ANALISA SISTEM

bagian 1

(Analisa Kelemahan Sistem Lama)

Sistem lama: dipertahankan, dibuang atau dipertahankan ?

Pegawai perpustakaan Universitas X telah lama mengeluhkan beban yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di perpustakaan memerlukan sistem katalog yang memudahkan pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga mengeluhkan antrian yang lama ketika akan meminjam atau mengembalikan buku. Di akhir semester, laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar. Namun penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti , apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam. Sistem lama terbukti membutuhkan pengembangan. Dengan apa ?

Rekayasa Perangkat Lunak

Ada dua jenis produk perangkat lunak :

Produk generik, produk yang dibuat dan ditentukan fungsionalitasnya oleh P.L. Produk pesanan (custom product) perangkat lunak yang dibuat atas pesanan klien

IDENTIFIKASI MASALAH

Terdapat tiga pertanyaan kunci yang harus dijawab :

Apa masalah yang harus diselesaikan dengan sistem informasi ? Apa penyebab masalah tersebut ? Siapa yang menjadi pengguna akhir sistem ?

IDENTIFIKASI MASALAH (2)

Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna Untuk itu analis bekerjasama dengan pemakai untuk mendapatkan permasalahan secara kasar.

Langkah-langkah Identifikasi masalah :

Mendefinisikan batasan dan sasaran Mengidentifikasikan masalah yang dihadapi pemakai Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan Mengidentifikasi pengguna akhir Memilih prioritas penanganan masalah Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar Membuat laporan hasil pendefinisian masalah

SASARAN DAN BATASAN SISTEM

Sasaran sistem adalah peningkatan kinerja, peningkatan efektifitas informasi, penurunan biaya, peningkatan keamanan aplikasi, peningkatan efisiensi dan peningkatan pelayanan terhadap pelanggan Batasan sistem adalah lingkungan yang membatasi aplikasi, misalnya peraturan-peraturan siapa yang boleh menggunakan sistem dan siapa yang tidak

MASALAH DALAM SISTEM

Masalah : kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran sistem bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan, misalnya kinerja mengalami penurunan, informasi tidak efektif atau sistem informasi tidak aman. Biasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan, misalnya :

Apakah sistem ini dapat meningkatkan kinerja ? Apakah sistem dapat menurunkan biaya ? Apakah sistem bisa meningkatkan keamanan ? Apakah sistem bisa menurunkan pemborosan ? Apakah sistem bisa meningkatkan penjualan ? Apakah sistem bisa meningkatkan pelayanan ?

ANALISIS PEICES

Untuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi dan pelayanan pelanggan. Analisa PIECES (Performance, Information, economy, control, eficiency dan services) Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Hal ini penting karena biasanya muncul di permukaan bukan masalah utama, tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.

ANALISIS KERJA

Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. Pada bagian pemasaran, kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan, pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut.

ANALISIS INFORMASI

Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi , tidak dengan menambah jumlah informasi , karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru

ANALISIS INFORMASI

Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi :

Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang. Kurangnya informasi yang tepat waktu. Terlalu banyak informasi Informasi tidak akurat

ANALISIS INFORMASI

Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem, analisis data, meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem. Permasalahan meliputi :

Data yang berlebihan . Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat. Kekakuan data. Data yang ditangkap dan disimpan , tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan.

ANALISIS EKONOMI

Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya Hal-hal yang perlu diperhatikan :

Biaya

Biaya tidak diketahui Biaya tidak dapat dilacak ke sumber Biaya terlalu tinggi Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi Pemasaran saat ini dapat diperbaiki Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan

Keuntungan

ANALISIS KEAMANAN

Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem, mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem, menjamin keamanan data, informasi dan persyaratan.

ANALISIS KEAMANAN

Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :

Keamanan atau kontrol yang lemah

Input data tidak diedit dengan cukup Kejahatan (mis: penggelapan atau pencurian) terhadap data Pelanggaran etika pada data atau informasi. Misalnya data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang Data tersimpan secara berlebihan, tidak konsisten pada file-file atau databasedatabase yang berbeda Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia, mesin atau P.L) Terjadi error saat membuat keputusan Prosedur birokratis memperlamban sistem Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan

Kontrol atau keamanan berlebihan

ANALISIS EFISIENSI

Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien :

Banyak waktu terbuang pada aktifitas sumber dayamanusia, mesin atau komputer Data diinput atau disalain secara berlebihan Data diproses secara berlebihan Informasi dihasilkan secara berlebihan Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan Materi yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan

LAYANAN

Beberapa kriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk:

Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah digunakan Sistem canggung untuk digunakan Sistem tidak fleksibel

STUDI KASUS

Berikut ini hasil analisis PIECES yang dilakukan pada sistem informasi penggajian pada perusahaan X

ANALISIS KINERJA (PERFORMANCE)

Kemampuan menyelesaikan tgas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Kinerka diukur dari jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuan manajemen pada perusahaan X Kelemahan :

Keterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yang bertambah membuat bendahara gaji harus melakukan perhitungan ulang gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak. Hal tersebut akan memperlambat kinerja proses. Adanya kenaikan pangkat pegawai yang menyebabkan bendahara gaji harus memintakan kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya, sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap

ANALISIS INFORMASI (INFORMATION)

Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting. Karena dengan informasi , pihak manajemen akan merencanakan langkah selanjutnya. Kelemahan :

Tidak adanya slip gaji membuat pegawai tidak mengetahui informasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan

ANALISIS EKONOMI

Penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang akan dikembangkan Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. Kelemahan :

Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi sistem penggajian yang lebih baik dan mudah penggunaannya maka harus membeli P.L untuk aplikasi tersebut dengan harga yang mahal

ANALISIS KEAMANAN (SECURITY)

Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan, misalnya dengan membuat back up data. Selain itu, sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan, biasanya dengan memberi password pada form aplikasi dan database Kelemahan

Keamanan aplikasi sistem penggajian pada perusahaan X belum begitu diperhatikan sehingga bisa dilibatkan pihak lain.

ANALISIS EFISIENSI (EFICIENCY)

Nerhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi manusia, informasi, waktu, ruang, uang, peralatan, dan keterlambatan pengolahan data Kelemahan :

Apabila bendahara gaji Perusahaan X yang mengurusi sistem penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan, proses penggajian akan terhambat karena tidak ada pengganti yang mengurusi sistem penggajian tersebut

ANALISIS LAYANAN (SERVE)

Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik. Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan :

Akurasi dalam pengolahan data Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal Sistem mudah pakai Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan sasaran Proses penyerahan gaji masih menggunakan sistem manual (tidak melalui rekening bank, tetapi diserahkan langsung kepada pegawai) sehingga memungkinkan antrian dalam penerimaan gaji.

Kelemahan :

Sehingga diperoleh analisa PIECES

Klik ke word

RANGKUMAN

Analisis kebutuhan sistem menitikberatkan pada bagaimana mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada sistem lama. Untuk mempermudah cara melakukannya, ditawarkan cara analisis dengan kerangka PIECES yang menguraikan analisis ke dalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu kinerja (performance), informasi (information), ekonomi (economy), kontrol (control), efisiensi (eficiency), dan keamanan (security) Hasil analisa PIECES adalah dokumen kelemahan sistem yang menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus dibuat pada sistem yang akan dikembangkan

LATIHAN

Lakukan analisa PIECES pada sistem laboratorium yang ada pada Lab D3 Unijoyo. Laporkan kelemahan-kelemahan yang Anda jumpai pada sistem laboratorium tsb!

Referensi

Al Fatta. H, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi, ANDI,Yogyakarta, 2007