ANALISA SISTEM

bagian 1

(Analisa Kelemahan Sistem Lama)

Sistem lama: dipertahankan, dibuang atau dipertahankan ?

Pegawai perpustakaan Universitas X telah lama mengeluhkan beban yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di perpustakaan memerlukan sistem katalog yang memudahkan pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga mengeluhkan antrian yang lama ketika akan meminjam atau mengembalikan buku. Di akhir semester, laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar. Namun penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti , apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam. Sistem lama terbukti membutuhkan pengembangan. Dengan apa ?

Produk pesanan (custom product) perangkat lunak yang dibuat atas pesanan klien .L.Rekayasa Perangkat Lunak  Ada dua jenis produk perangkat lunak : – – Produk generik. produk yang dibuat dan ditentukan fungsionalitasnya oleh P.

IDENTIFIKASI MASALAH  Terdapat tiga pertanyaan kunci yang harus dijawab : – – – Apa masalah yang harus diselesaikan dengan sistem informasi ? Apa penyebab masalah tersebut ? Siapa yang menjadi pengguna akhir sistem ? .

IDENTIFIKASI MASALAH (2)   Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna Untuk itu analis bekerjasama dengan pemakai untuk mendapatkan permasalahan secara kasar. .

Langkah-langkah Identifikasi masalah :        Mendefinisikan batasan dan sasaran Mengidentifikasikan masalah yang dihadapi pemakai Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan Mengidentifikasi pengguna akhir Memilih prioritas penanganan masalah Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar Membuat laporan hasil pendefinisian masalah .

peningkatan efektifitas informasi.SASARAN DAN BATASAN SISTEM   Sasaran sistem adalah peningkatan kinerja. peningkatan efisiensi dan peningkatan pelayanan terhadap pelanggan Batasan sistem adalah lingkungan yang membatasi aplikasi. peningkatan keamanan aplikasi. penurunan biaya. misalnya peraturan-peraturan siapa yang boleh menggunakan sistem dan siapa yang tidak .

misalnya kinerja mengalami penurunan. Biasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan. informasi tidak efektif atau sistem informasi tidak aman. misalnya : – – – – – – Apakah sistem ini dapat meningkatkan kinerja ? Apakah sistem dapat menurunkan biaya ? Apakah sistem bisa meningkatkan keamanan ? Apakah sistem bisa menurunkan pemborosan ? Apakah sistem bisa meningkatkan penjualan ? Apakah sistem bisa meningkatkan pelayanan ? .MASALAH DALAM SISTEM  Masalah : kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran sistem bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan.

ekonomi. economy. keamanan aplikasi. Information. control. efisiensi dan pelayanan pelanggan. Analisa PIECES (Performance. informasi.ANALISIS PEICES    Untuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan analisis terhadap kinerja. Hal ini penting karena biasanya muncul di permukaan bukan masalah utama. eficiency dan services) Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. . tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.

pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu. . Pada bagian pemasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap.ANALISIS KERJA      Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran.

Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul.ANALISIS INFORMASI    Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. tidak dengan menambah jumlah informasi . karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru . Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi .

Terlalu banyak informasi Informasi tidak akurat . Kurangnya informasi yang tepat waktu.ANALISIS INFORMASI  Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi : – – – – – Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang. Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang.

tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan. Permasalahan meliputi : – – Data yang berlebihan . Kekakuan data. Data yang ditangkap dan disimpan . meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem.ANALISIS INFORMASI   Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. analisis data. Sementara analisis informasi memeriksa output sistem. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat. .

ANALISIS EKONOMI     Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya Hal-hal yang perlu diperhatikan : – Biaya    Biaya tidak diketahui Biaya tidak dapat dilacak ke sumber Biaya terlalu tinggi Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi Pemasaran saat ini dapat diperbaiki Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan – Keuntungan    .

. mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem. menjamin keamanan data.ANALISIS KEAMANAN   Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem. informasi dan persyaratan.

L) Terjadi error saat membuat keputusan Prosedur birokratis memperlamban sistem Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan – Kontrol atau keamanan berlebihan    . Misalnya data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang Data tersimpan secara berlebihan. tidak konsisten pada file-file atau databasedatabase yang berbeda Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia.ANALISIS KEAMANAN  Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : – Keamanan atau kontrol yang lemah        Input data tidak diedit dengan cukup Kejahatan (mis: penggelapan atau pencurian) terhadap data Pelanggaran etika pada data atau informasi. mesin atau P.

ANALISIS EFISIENSI   Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. mesin atau komputer Data diinput atau disalain secara berlebihan Data diproses secara berlebihan Informasi dihasilkan secara berlebihan Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan Materi yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan . Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien : – – – – – – Banyak waktu terbuang pada aktifitas sumber dayamanusia.

LAYANAN  Beberapa kriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk: – – – – – – – Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah digunakan Sistem canggung untuk digunakan Sistem tidak fleksibel .

STUDI KASUS  Berikut ini hasil analisis PIECES yang dilakukan pada sistem informasi penggajian pada perusahaan X .

Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuan manajemen pada perusahaan X Kelemahan : – – Keterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yang bertambah membuat bendahara gaji harus melakukan perhitungan ulang gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak. sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap . Adanya kenaikan pangkat pegawai yang menyebabkan bendahara gaji harus memintakan kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya. Hal tersebut akan memperlambat kinerja proses. Kinerka diukur dari jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem.ANALISIS KINERJA (PERFORMANCE)     Kemampuan menyelesaikan tgas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai.

Karena dengan informasi .ANALISIS INFORMASI (INFORMATION)    Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting. pihak manajemen akan merencanakan langkah selanjutnya. Kelemahan : – Tidak adanya slip gaji membuat pegawai tidak mengetahui informasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan .

Kelemahan : – Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi sistem penggajian yang lebih baik dan mudah penggunaannya maka harus membeli P. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan. Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan.ANALISIS EKONOMI      Penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang akan dikembangkan Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan.L untuk aplikasi tersebut dengan harga yang mahal .

. sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan. Selain itu. biasanya dengan memberi password pada form aplikasi dan database Kelemahan – Keamanan aplikasi sistem penggajian pada perusahaan X belum begitu diperhatikan sehingga bisa dilibatkan pihak lain.ANALISIS KEAMANAN (SECURITY)   Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan. misalnya dengan membuat back up data.

ruang. waktu. proses penggajian akan terhambat karena tidak ada pengganti yang mengurusi sistem penggajian tersebut . informasi.ANALISIS EFISIENSI (EFICIENCY)    Nerhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. dan keterlambatan pengolahan data Kelemahan : – Apabila bendahara gaji Perusahaan X yang mengurusi sistem penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan. uang. peralatan. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi manusia.

ANALISIS LAYANAN (SERVE)  Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik. Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan : – – – – – Akurasi dalam pengolahan data Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal Sistem mudah pakai Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan sasaran Proses penyerahan gaji masih menggunakan sistem manual (tidak melalui rekening bank.  Kelemahan : – . tetapi diserahkan langsung kepada pegawai) sehingga memungkinkan antrian dalam penerimaan gaji.

Sehingga diperoleh analisa PIECES  Klik ke word .

ditawarkan cara analisis dengan kerangka PIECES yang menguraikan analisis ke dalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu kinerja (performance). kontrol (control). ekonomi (economy). Untuk mempermudah cara melakukannya. dan keamanan (security) Hasil analisa PIECES adalah dokumen kelemahan sistem yang menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus dibuat pada sistem yang akan dikembangkan .RANGKUMAN   Analisis kebutuhan sistem menitikberatkan pada bagaimana mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada sistem lama. informasi (information). efisiensi (eficiency).

Laporkan kelemahan-kelemahan yang Anda jumpai pada sistem laboratorium tsb! .LATIHAN  Lakukan analisa PIECES pada sistem laboratorium yang ada pada Lab D3 Unijoyo.

Yogyakarta.Referensi  Al Fatta. H. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. ANDI. 2007 .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful