ANALISA SISTEM

bagian 1

(Analisa Kelemahan Sistem Lama)

Sistem lama: dipertahankan, dibuang atau dipertahankan ?

Pegawai perpustakaan Universitas X telah lama mengeluhkan beban yang sangat berat. Jumlah buku yang sangat banyak di perpustakaan memerlukan sistem katalog yang memudahkan pencarian maupun penghitungan koleksi. Mahasiswa juga mengeluhkan antrian yang lama ketika akan meminjam atau mengembalikan buku. Di akhir semester, laporan tahunan menyatakan jumlah buku yang hilang cukup besar. Namun penyebab hilangnya buku ini tidak diketahui dengan pasti , apakah diambil dari perpustakaan tanpa ijin atau belum dikembalikan oleh mahasiswa yang meminjam. Sistem lama terbukti membutuhkan pengembangan. Dengan apa ?

produk yang dibuat dan ditentukan fungsionalitasnya oleh P.Rekayasa Perangkat Lunak  Ada dua jenis produk perangkat lunak : – – Produk generik. Produk pesanan (custom product) perangkat lunak yang dibuat atas pesanan klien .L.

IDENTIFIKASI MASALAH  Terdapat tiga pertanyaan kunci yang harus dijawab : – – – Apa masalah yang harus diselesaikan dengan sistem informasi ? Apa penyebab masalah tersebut ? Siapa yang menjadi pengguna akhir sistem ? .

.IDENTIFIKASI MASALAH (2)   Masalah yang dipelajari analis sistem adalah masalah yang dihadapi pengguna Untuk itu analis bekerjasama dengan pemakai untuk mendapatkan permasalahan secara kasar.

Langkah-langkah Identifikasi masalah :        Mendefinisikan batasan dan sasaran Mengidentifikasikan masalah yang dihadapi pemakai Mengidentifikasi penyebab masalah dan titik keputusan Mengidentifikasi pengguna akhir Memilih prioritas penanganan masalah Memperkirakan biaya dan manfaat secara kasar Membuat laporan hasil pendefinisian masalah .

SASARAN DAN BATASAN SISTEM   Sasaran sistem adalah peningkatan kinerja. penurunan biaya. peningkatan keamanan aplikasi. misalnya peraturan-peraturan siapa yang boleh menggunakan sistem dan siapa yang tidak . peningkatan efektifitas informasi. peningkatan efisiensi dan peningkatan pelayanan terhadap pelanggan Batasan sistem adalah lingkungan yang membatasi aplikasi.

informasi tidak efektif atau sistem informasi tidak aman.MASALAH DALAM SISTEM  Masalah : kondisi atau situasi yang menyimpang dari sasaran sistem bahkan menyimpang dari sasaran organisasi atau perusahaan. misalnya kinerja mengalami penurunan. Biasanya masalah dinyatakan dalam pertanyaan. misalnya : – – – – – – Apakah sistem ini dapat meningkatkan kinerja ? Apakah sistem dapat menurunkan biaya ? Apakah sistem bisa meningkatkan keamanan ? Apakah sistem bisa menurunkan pemborosan ? Apakah sistem bisa meningkatkan penjualan ? Apakah sistem bisa meningkatkan pelayanan ? .

Information. ekonomi. control. economy.ANALISIS PEICES    Untuk mengidentifikasi masalah harus dilakukan analisis terhadap kinerja. keamanan aplikasi. efisiensi dan pelayanan pelanggan. informasi. eficiency dan services) Dari analisis ini biasanya didapatkan beberapa masalah utama. Analisa PIECES (Performance. . Hal ini penting karena biasanya muncul di permukaan bukan masalah utama. tetapi hanya gejala dari masalah utama saja.

kinerja diukur berdasarkan volume pekerjaan. pangsa pasar yang diraih atau citra perusahaan Waktu tanggap adalah keterlambatan rata-rata antara suatu transaksi dengan tanggapan yang diberikan kepada transaksi tersebut. . Jumlah produksi adalah jumlah pekerjaan yang bisa diselesaikan selama jangka waktu tertentu.ANALISIS KERJA      Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Pada bagian pemasaran. Kinerja diukur dengan jumlah produksi dan waktu tanggap.

tidak dengan menambah jumlah informasi .ANALISIS INFORMASI    Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Dalam hal ini meningkatkan kualitas informasi . karena terlalu banyak informasi malah akan menimbulkan masalah baru . Evaluasi terhadap kemampuan sistem dalam menghasilkan informasi yang bermanfaat perlu dilakukan untuk menyikapi peluang dan menangani masalah yang muncul.

Kurangnya informasi yang relevan mengenai keputusan ataupun situasi sekarang.ANALISIS INFORMASI  Situasi yang membutuhkan peningkatan informasi meliputi : – – – – – Kurangnya informasi mengenai keputusan atau situasi yang sekarang. Kurangnya informasi yang tepat waktu. Terlalu banyak informasi Informasi tidak akurat .

Sementara analisis informasi memeriksa output sistem. Data yang sama ditangkap dan/atau disimpan di banyak tempat. analisis data.ANALISIS INFORMASI   Informasi juga dapat merupakan fokus dari suatu batasan atau kebijakan. . tetapi diorganisasikan sedemikian rupa sehingga laporan dan pengujian tidak dapat atau sulit dilakukan. Data yang ditangkap dan disimpan . Permasalahan meliputi : – – Data yang berlebihan . Kekakuan data. meneliti data yang tersimpan dalam sebuah sistem.

ANALISIS EKONOMI     Alasan ekonomi barangkali merupakan motivasi paling umum bagi suatu proyek. Pijakan dasar bagi kebanyakan manajer adalah biaya atau rupiah Persoalan ekonomis dan peluang berkaitan dengan masalah biaya Hal-hal yang perlu diperhatikan : – Biaya    Biaya tidak diketahui Biaya tidak dapat dilacak ke sumber Biaya terlalu tinggi Pasar-pasar baru dapat dieksplorasi Pemasaran saat ini dapat diperbaiki Pesanan-pesanan dapat ditingkatkan – Keuntungan    .

Kontrol dipasang untuk meningkatkan kinerja sistem.ANALISIS KEAMANAN   Tugas-tugas bisnis perlu dimonitor dan dibetulkan jika ditemukan kinerja yang di bawah standar. informasi dan persyaratan. . mencegah atau mendeteksi kesalahan sistem. menjamin keamanan data.

tidak konsisten pada file-file atau databasedatabase yang berbeda Pelanggaran peraturan atau panduan privasi data Terjadi error saat pemrosesan (oleh manusia. Misalnya data atau informasi diakses orang yang tidak berwenang Data tersimpan secara berlebihan.ANALISIS KEAMANAN  Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah : – Keamanan atau kontrol yang lemah        Input data tidak diedit dengan cukup Kejahatan (mis: penggelapan atau pencurian) terhadap data Pelanggaran etika pada data atau informasi. mesin atau P.L) Terjadi error saat membuat keputusan Prosedur birokratis memperlamban sistem Pengendalian yang berlebihan mengganggu para pelanggan atau karyawan Pengendalian berlebihan menyebabkan penundaan pemrosesan – Kontrol atau keamanan berlebihan    .

ANALISIS EFISIENSI   Efisiensi menyangkut bagaimana menghasilkan output sebanyak-banyaknya dengan input yang sekecil mungkin. Berikut adalah indikasi bahwa suatu sistem dapat dikatakan tidak efisien : – – – – – – Banyak waktu terbuang pada aktifitas sumber dayamanusia. mesin atau komputer Data diinput atau disalain secara berlebihan Data diproses secara berlebihan Informasi dihasilkan secara berlebihan Usaha yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan Materi yang dibutuhkan untuk tugas-tugas terlalu berlebihan .

LAYANAN  Beberapa kriteria penilaian dimana kualitas suatu sistem bisa dikatakan buruk: – – – – – – – Sistem menghasilkan produk yang tidak akurat Sistem menghasilkan produk yang tidak konsisten Sistem menghasilkan produk yang tidak dipercaya Sistem tidak mudah dipelajari Sistem tidak mudah digunakan Sistem canggung untuk digunakan Sistem tidak fleksibel .

STUDI KASUS  Berikut ini hasil analisis PIECES yang dilakukan pada sistem informasi penggajian pada perusahaan X .

Adanya kenaikan pangkat pegawai yang menyebabkan bendahara gaji harus memintakan kekurangan gaji atau rapel pada bulan berikutnya. Kinerka diukur dari jumlah produksi (throughput) dan waktu tanggap (response time) dari suatu sistem. sehingga akan semakin memperpanjang waktu tanggap .ANALISIS KINERJA (PERFORMANCE)     Kemampuan menyelesaikan tgas bisnis dengan cepat sehingga sasaran segera tercapai. Hal tersebut akan memperlambat kinerja proses. Sistem yang dikembangkan ini akan menyediakan jumlah produksi dan waktu tanggap yang memadai untuk kebutuan manajemen pada perusahaan X Kelemahan : – – Keterlambatan pemberian informasi mengenai jumlah anak yang bertambah membuat bendahara gaji harus melakukan perhitungan ulang gaji dengan menambahkan jumlah tunjangan anak.

Kelemahan : – Tidak adanya slip gaji membuat pegawai tidak mengetahui informasi perincian gaji yang diterima secara keseluruhan .ANALISIS INFORMASI (INFORMATION)    Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. pihak manajemen akan merencanakan langkah selanjutnya. Karena dengan informasi . Informasi merupakan hal yang tidak kalah penting.

Kelemahan : – Apabila bendahara gaji ingin mendapatkan aplikasi sistem penggajian yang lebih baik dan mudah penggunaannya maka harus membeli P.L untuk aplikasi tersebut dengan harga yang mahal . Penghematan didapat melalui pengurangan bahan baku dan perawatan. Sementara keuntungan didapat dari peningkatan nilai informasi dan keputusan yang dihasilkan.ANALISIS EKONOMI      Penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang akan dikembangkan Sistem ini akan memberikan penghematan operasional dan meningkatkan keuntungan perusahaan.

misalnya dengan membuat back up data. . Selain itu. sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan. biasanya dengan memberi password pada form aplikasi dan database Kelemahan – Keamanan aplikasi sistem penggajian pada perusahaan X belum begitu diperhatikan sehingga bisa dilibatkan pihak lain.ANALISIS KEAMANAN (SECURITY)   Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan.

waktu. peralatan. uang. ruang. Efisiensi dari sistem yang dikembangkan adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia meliputi manusia. informasi. proses penggajian akan terhambat karena tidak ada pengganti yang mengurusi sistem penggajian tersebut .ANALISIS EFISIENSI (EFICIENCY)    Nerhubungan dengan sumber daya yang ada guna meminimalkan pemborosan. dan keterlambatan pengolahan data Kelemahan : – Apabila bendahara gaji Perusahaan X yang mengurusi sistem penggajian berhalangan hadir saat penggajian dilaksanakan.

 Kelemahan : – . tetapi diserahkan langsung kepada pegawai) sehingga memungkinkan antrian dalam penerimaan gaji.ANALISIS LAYANAN (SERVE)  Perkembangan organisasi dipicu peningkatan pelayanan yang lebih baik. Peningkatan pelayanan terhadap sistem yang dikembangkan akan memberikan : – – – – – Akurasi dalam pengolahan data Kehandalan terhadap konsistensi dalam pengolahan input dan outputnya serta kehandalan dalam menangani pengecualian Kemampuan menangani masalah yang diluar kondisi normal Sistem mudah pakai Mampu mengkoordinasi aktifitas untuk mencapai tujuan sasaran Proses penyerahan gaji masih menggunakan sistem manual (tidak melalui rekening bank.

Sehingga diperoleh analisa PIECES  Klik ke word .

informasi (information). efisiensi (eficiency). Untuk mempermudah cara melakukannya. dan keamanan (security) Hasil analisa PIECES adalah dokumen kelemahan sistem yang menjadi rekomendasi untuk perbaikan-perbaikan yang harus dibuat pada sistem yang akan dikembangkan . ekonomi (economy). kontrol (control).RANGKUMAN   Analisis kebutuhan sistem menitikberatkan pada bagaimana mengidentifikasi kelemahan yang dijumpai pada sistem lama. ditawarkan cara analisis dengan kerangka PIECES yang menguraikan analisis ke dalam 6 fokus analisis kelemahan yaitu kinerja (performance).

LATIHAN  Lakukan analisa PIECES pada sistem laboratorium yang ada pada Lab D3 Unijoyo. Laporkan kelemahan-kelemahan yang Anda jumpai pada sistem laboratorium tsb! .

Yogyakarta. H.Referensi  Al Fatta. ANDI. 2007 . Analisis dan Perancangan Sistem Informasi.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful