Implementasi Teknik Motivasi Melalui Gugus Kendali Mutu PD Putra Jaya Food Industries

1. Pendahuluan Setiap Industri Kecil Menengah (IKM) menghadapi berbagai tuntutan dan harapan dari pelanggan yang meliputi : kualitas produk, harga, distribusi, dan layanan yang semakin baik. Oleh karena itu, IKM harus meningkatkan konsistensi proses produksi, efisiensi biaya, sistem dan prosedur kerja, dan motivasi serta sikap SDM. Setiap IKM harus membiasakan diri dengan perubahan termasuk menumbuhkan dan mengembangkan budaya perbaikan/penyempurnaan yang berkesinambungan. Salah satu budaya perbaikan/penyempurnaan dalam IKM adalah penerapan teknik motivasi. PD Putra Jaya Food Industries sudah dikenal oleh masyarakat Serang sebagai produsen kecap local merk “KOKI” yang pemasarannya sudah cukup luas.Toko-toko sembako di Pasar Rau (RTC) sebagai pasar utama produk ini dengan target para pemilik warung Bakso. Penjualan biasanya dilakukan langsung di pasar-pasar tradisional, dikirim ke warung-warung bakso langganan dan dijual ke luar daerah seperti Lampung dan Padang (Sumatera). Kondisi pembuatan kecap di pabrik ini memakai cara-cara tradisional. Akhir-akhir ini produksi kecap per hari sekitar 150 lusin, padahal kapasitas produksi sampai 300 lusin per hari. Pimpinan perusahaan mengatakan bahwa para pekerja seharusnya bisa lebih banyak produk kecap yang dihasilkan setiap harinya. Untuk meningkakan semangat kerja yang lebih tinggi; kelompok mengambil inisiatif sendiri dan melakukan tugas pemecahan persoalan yang dilakukan oleh manajemen agar hubungan hubungan manajemen dan buruh meningkat. Dari permasalahan yang ada, maka penelitian ini bertujuan untuk membentuk tim GKM yang beranggotakan para pekerja dalam rangka memecahkan permasalahan yang terjadi. Setelah itu, kegiatan GKM dilaksanakan sebagai implementasi teknik motivasi untuk meningkatkan produksi kecap per hari. teknik motivasi di sini adalah cara terbaik yang dapat digunakan dalam pelaksanaan motivasi. Merupakan suatu perubahan nilai tambah dari hasil perbandingan antara Input dan Output dalam produk maupun jasa dengan akselerasi waktu yang optimal. GKM mengarahkan agar setiap karyawan dapat terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kelompok yang dinamis daalm usaha untuk mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja.

Rencana Perbaikan. Langkah V Standardisasi Standarisasi diperlukan untuk menjaga agar tidak terjadi penyimpangan yang sama. yaitu : 1. Langkah III Pelaksanaan Perbaikan Pelaksanaan perbaikan agar disesuaikan dengan rencana pelaksanaan & tampilkan.Implementasi Teknik motivasi kelompok melalui GKM Langkah langkah pelaksanaan GKM – teknik motivasi terdiri dari 5 langkah . histogram dan alat lainnya yang disesuaikan. control chart. Bandingkan target dengan perusahaan lain yang performance kerja lebih baik. Langkah IV Pemeriksaan Hasil Selama pelaksanaan perbaikan tetap dilakukan kontrol / check Hasil yang diperoleh dijelaskan menggunakan check sheet / process balancing sheet. Target dapat ditentukan oleh pimpinan atau usulan bawahan yang disetujui pimpinan. 3. diagram pareto. balok atau garis). Standarisasi yang telah ditetapkan sebagai standard kerja baru harus : 1) Disetujui dan ditandatangani oleh Pimpinan yang berwenang . grafik (lingkaran. 4. Langkah II Analisa. Langkah 1 Menentukan Tema  Temukenali hal-hal untuk penentuan tema. 2. dan Target Analisa penyebab menggunakan diagram fishbone jika bersifat negatif dan Diagram pohon jika bersifat positif. Jika ada pelaksanaan perbaikan dilakukan dengan membandingkan sebelum dan sesudah perbaikan. Rencana perbaikan dibuat sesuai format kebutuhan.  Tema dari masalah yang sangat mendesak. 5. yaitu :  Tema ditentukan oleh pimpinan. atau usulan bawahan yang disetujui pimpinan. Bandingkan dengan proses sejenis yang terbaik.  Ditemukan dilapangan  Tentukan tema yang menyangkut masalah yang akan diatasi.

metode yang digunakan adalah metode Brainstorming atau lebih dikenal dengan sumbang saran.2) Standarisasi ditempel ditempat kerja 3) Dilaksanakan sepenuhnya.untuk orang yang terlibat pada proses tersebut 1) Suatu ketentuan yang harus diikuti oleh setiap pelaku pelaksana dilapangan. TARGET DAN RENCANA PERBAIKAN . tim GKM memutuskan “Rasa jenuh karyawan karena sudah bekerja bertahun-tahun“ yang diangkat sebagai tema dalam GKM pada saat ini. LANGKAH 2 : ANALISA PENYEBAB. Kemudian pemilihan tema ini juga relevan berdasarkan prioitas pemasaran kecap yang sering kekurangan stok. Adapun judul yang disepakati oleh tim GKM adalah “Pemberian Motivasi Kerja dengan Cara Menghilangkan Kejenuhan Karyawan ”. sedangkan kapasitas produksi sebesar 300 lusin per hari. 2) Hasil perbaikan di Monitor terus menerus dan ada catatan. Hasil Dan Pembahasan LANGKAH 1 : MENENTUKAN TEMA Dalam menentukan tema. Adapun jumlah produksi per hari rata-rata 175 lusin. Masalah – masalah yang timbul dapat dilihat dari tabel dibawah ini : Tabel 1 Inventarisasi masalah pada pabrik kecap PD. Pemilihan tema ini selain disetujui oleh seluruh tin GKM yang terdiri dari ketua dan anggotanya juga telah disetujui oleh pimpinan perusahaan. 3) Menjadi SOP / WI Perusahaan. Dalam diskusi yang melibatkan beberapa karyawan produksi yang mana dari masing – masing perwakilan memberikan masukan – masukan atau permasalahan yang sering timbul. Putra Jaya No 1 2 2 Masalah Rasa jenuh karyawan karena sudah bekerja bertahun-tahun Tidak adanya kenaikan gaji yang signifikan Tidak adanya jaminan kesehatan Berdasarkan 3 permasalahan yang telah teridentifikasi yang timbul pada perusahaan.

Setelah dilakukan berbagai diskusi dengan metode brainstorming (sumbang saran) mengenai penyebab mengapa karyawan merasa jenuh. karyawan Tabel 3 Jadwal Pelaksanaan Perbaikan N o 1 Minggu III 1 2 3 4 5 6 Minggu IV 1 2 3 4 5 6 Jenis Pekerjaan Perubaha n corong kran Pengamb ilan botol dari dalam peti krat 2 3 Perubahan pola kerja Waktu pengisian kecap 4 bersamaan dengan mensortir botol 5 Pengisian kecap satu lintasan Ø Rencana Perbaikan dan Target Tabel 4 Rencana perbaikan dan target No Faktor Why What Where When Who How How Much Ming. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tabel dibawah ini : Tabel 2 Analisa Penyebab No 1 Faktor Kejenuhan bekerja Masalah Penyebab Perusahaan tidak memiliki dana Perusahaan tidak pernah yang cukup untuk mengadakan mengadakan acara hiburan bagi acara hiburan.KaryaAgar Memilih mulut Pabrik Kran gu III wan mempercepat corong kran Kecap 1 Pengisian yang proses pengisian dengan yang bagian bagian Tidak sesuai Sept kecap lebih besar produksi produk-si Ming2 Pengambilan Agar Memilih peti Mengganti corong kran dengan yang 100 % lebih besar Mengganti karung 100 % .

Mencari pola hui pola kerja kerja yang yang terbaik terbaik Agar mempermudah karyawan dalam melakukan pengisian botol tanpa mensortir Agar mempermudah proses produksi pada kecap Minggu IV Sept Botol yang 4 belum siap dipakai Lintasan pengisian 5 botol yang kurang tepat Memperbaiki kegiatan inspeksi pada saat pencucian botol Memperbaiki layout pabrik menjadi satu lintasan Ming. Penggunaan kran pengisian botol kecap yang sesuai .Karyagu IV wan bagian Sept produk-si Target yang ingin dicapai oleh tim GKM “Maju Jaya “ adalah 225 lusin pengisian kecap per hari sesuai dengan pesanan rata-rata per hari dari bagian pemasaran LANGKAH 3 : PELAKSANAAN TINDAKAN PERBAIKAN Tabel 5 Pelaksanaan tindakan perbaikan No.botol masih dari karung mempermudah dalam pengambilan botol krat sebagai tempat pengambilan botol gu III Sept dengan peti krat sebagai tempat penyimpanan botol. Mencoba kombinasi masing2 100 % pekerjaan dengan pekerja yang tersedia Memberlakukan kegiatan inspeksi sortir botol pada 100 % saat pencucian botol Membuat layout baru menjadi satu 100 % lintasan proses produksi kecap Pola kerja 3 kurang tepat Agar mengeta.Karyagu IV wan bagian pencuciSept an botol Ming. Pengambilan botol masih dari karung Tindakan Perbaikan Mengganti corong kran untuk mengisi botol kecap dengan yang lebih besar Mengganti karung dengan peti krat sebagai tempat penyimpanan botol. 2 Masalah Kran Pengisian yang Tidak sesuai. 1. Mencoba kombinasi masing2 pekerjaan dengan pekerja yang tersedia Memberlakukan kegiatan inspeksi sortir botol pada saat pencucian botol Membuat layout baru menjadi satu lintasan proses produksi kecap 3 Pola kerja yang kurang tepat 4 Botol yang belum siap dipakai 5 Lintasan pengisian botol yang kurang tepat Ø Melaksanakan Perbaikan 1.

PD. 2.Menentukan pola kerja yang tepat dan sesuai Faktor yang diperbaiki Sasaran/tujuan perbaikan : : Pola kerja yang tepat dan sesuai Agar karyawan mengetahui cara kerja . Minggu ke-3 September 2007 Mengganti karung dengan peti krat sebagai tempat penyimpanan botol yang sesuai. 3.Faktor yang diperbaiki Sasaran/tujuan perbaikan Lokasi perbaikan Pelaksanaan (Periode kegiatan) Pelaksanaan perbaikan Cara pelaksanaan : : : : : : Penggunaan kran pengisian botol kecap yang sesuai. PD. Agar dapat mempercepat proses pengisian botol kecap. Minggu ke-3 September 2007 Mengganti corong kran untuk mengisi botol kecap dengan yang lebih besar agar dapat mengisi dengan lebih cepat. Putra Jaya Food Industies September 2007.Pengambilan botol kecap dari peti krat yang sesuai Faktor yang diperbaiki Sasaran/tujuan perbaikan Lokasi perbaikan Pelaksanaan (Periode kegiatan) Pelaksanaan perbaikan Cara pelaksanaan : : : : : : Pengambilan botol kecap dari peti krat yang sesuai Agar mempermudah dalam pengambilan botol pada saat akan atau sedang melakukan pengisian kecap. Putra Jaya Food Industies September 2007.

Putra Jaya Food Industies September 2007.Lintasan pengisian botol yang tepat dan sesuai Faktor yang diperbaiki Sasaran/tujuan perbaikan Lokasi perbaikan Pelaksanaan (Periode kegiatan) Pelaksanaan perbaikan Cara pelaksanaan : : : : : : Lintasan pengisian botol yang kurang tepat dan sesuai sehingga menghambat proses produksi kecap secara keseluruhan. . Agar mempermudah karyawan dalam melakukan pengisian botol tanpa harus mensortir terlebih dahulu. 5. Agar mempermudah dalam melakukan proses produksi pada pabrik kecap PD. PD. PD.Penyediaan botol kecap yang siap untuk digunakan Faktor yang diperbaiki Sasaran/tujuan perbaikan Lokasi perbaikan Pelaksanaan (Periode kegiatan) Pelaksanaan perbaikan Cara pelaksanaan : : : : : : : Penyediaan botol kecap yang siap untuk digunakan pada proses pengisian.Lokasi perbaikan Pelaksanaan : (Periode kegiatan) : Pelaksanaan perbaikan : Cara pelaksanaan : yang terbaik.4 September 2007 Memberlakukan kegiatan inspeksi sortir botol pada saat pencucian botol kepada para pekeja ditempat pencucian botol. Minggu ke. Minggu ke. Putra Jaya Food Industies September 2007.4 September 2007 Mencoba kombinasi masing-masing pekerjaan denga pekerja yang tersedia 4. Putra Jaya Food Industies September 2007.

2 Pengamb i-lan botol kecap yang masih berasal dari karung . Sebelum Perbaikan Gb. Sesudah Perbaikan Waktu pengisian botol kecap pada pabrikWaktu pengisian botol kecap pada pabrik kecap sebelum kran diganti cenderung kecap setelah kran diganti menjadi lebih cepat.4 September 2007 Membuat layout baru dimana layout tersebut menjadi satu lintasan proses produksi kecap LANGKAH 4 : PENGECEKAN HASIL DAN EVALUASI Tabel 6 Pengecekan hasil dan evaluasi N Masalah o. Kran pengisian botol yang tidak tepat dan tidak sesuai 1 Gb. lambat.Minggu ke.

Botol yang tidak siap digunakan disortir dulu sehingga mempercepat menyebabkan pekerja yang harus pengisian kecap. - Pola kerja 3. kadang-kadang pengisian kecap 3 orang. Botol yang tidak siap untuk digunaka n . kembali memeriksa bagian botol yang layak atau tidak sehingga . Pola kerja yang teratur. maka pekerja dengan mudah mengambil botol kecap . yang kurang tepat Pola kerja serabutan. ditumpuk dulu..Ketika botol kecap yang akan diisi ditempatkan pada peti krat.Proses pengambilan botol kecap yang berasal dari karung cenderung lebih menyulitkan pekerja ketika mengambi botol kecap . kemudian di-cap (ditutup) dan di-label. 1 orang dengan 1 pekerjaan sehingga tidak ada penumpukan dan lebih cepat 4.Botol siap untuk digunakan tanpa .

Gunakan pola kerja 1 orang pekerja untuk 1 pekerjaan. penutupan. -Proses pengisian kecap dalam 1 Lintasan sehingga mempercepat pengisian kecap Dengan 5 perbaikan diatas dan dilakukan secara bersamaan . dan penempelan label. - Lintasan pengisian botol kecap 5 yang tidak tepat sesuai . . yaitu masing-masing orang untuk pengisian. Gunakan corong kran pengisian kecap dengan mulut corong lebih lebar atau disompal sedikit ujungnya. pencelupan segel. Simpan botol kecap yang akan diisi dalam krat dengan jumlah yang cukup 3.memperlambat pengisian kecap.Lintasan yang tidak tepat dapat membuat proses pengisian kecap berjalan semakin lama. 2. maka dihasilkan jumlah pengisian kecap sebesar 250 lusin per hari dari target 225 lusin per hari atau melebihi target dengan tingkat keberhasilan sebesar 150 % LANGKAH 5 : STANDARDISASI DAN SOSIALISASI Uraian standardisasi 1.

. Anonimous.4. Susun lay out pekerjaan dengan 1 lintasan secara teratur sampai pengepakan. 2006. Pengantar Model GKM : TOT Fasilitator GKMIKM. yaitu Bapak Husen Oktodinata dan Bapak Widodo. Pillar Utama Management Development. Jakarta. Jakarta. yang telah membantu pelaksanaan pengabdian masyarakat di Kabupaten Serang. dan sedikit investasi. Simpulan Penerapan GKM 3P di pabrik kecap PD Putrajaya Food Industries telah berhasil meningkatkan produktivitas pengisian kecap sebesar 250 lusin perhari dari 175 lusin per hari atau keberhasilan tim GKM sebesar 150% dari target 225 lusin per hari.2007. Inplementasi 5K+2S. . Ucapan Terimakasih Kami mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada pimpinan perusahaan beserta manajemen Pabrik Kecap PD Putra jaya. Pillar Utama Management Development. kami menghaturkan terimakasih kepada Aparat Dinas Perindustrian.. GKM 3P lebih sesuai untuk Industri Kecil Menengah (IKM) karena lebih fleksibel dalam penggunaan alat (tools). lebih cepat penyelesaiannya. Daftar Pustaka Anonimous. Selain itu. Anonimous. yaitu Bapak M. Anonimous. Pemberdayaan IKM Untuk Meningkatkan Daya Saing Dengan GKM Model Percepatan Peningkatan Produktivitas (3P). atas bantuannya dalam memfasilitasi pembentukan dan pelaksanaan GKM 3P. Direktorat Jenderal IKM. Jumlah kecap yang dapat diisi sebanyak 250 lusin per hari atau 6 tumpuk per jam (1 tumpuk 3 krat @ 2 lusin) 4. Jakarta. 2007. Buku Panduan Pelaksanaan GKM 3P Percepatan Peningkatan Produktivitas. Pillar Utama Management Development. dan Koperasi Kabupaten Serang . Jakarta. 2007. Eka Jaya dan Bapak Armani. Perdagangan. 6. Lakukan pemeriksaan (sortir) botol kecap setelah dicuci oleh bagian pencucian botol 5.

. 1996. A. Partisipasi. Crocker. 1980.. JUSE. Tokyo. Jurusan Teknik Industri FT UNTIRTA. Cilegon. Jakarta. dan Produktivitas. Olga et. The TQM Magazine 6(2):53-57. 2007. Gugus Kendali Binaman Teknika Aksara. Cilegon: Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas . Al. Pelatihan Tulta: Metoda Pemecahan Masalah dalam Tujuh Langkah Tujuh Alat. Francis. Kaoru. 2000. 1986.. Ridwan. QC Circle Headquarter. Mutu dalam Realita. L. Hill. Organization learning for TQM through quality circles”. Jakarta Ridwan.. A.. Jakarta M. General Principles of the QC Circle.Ishikawa. Bumi Aksara. 2004. 2007. [PMMI] Perhimpunan Manajemen Mutu Indonesia. Penerapan Gugus Kendali Mutu (GKM) Dengan Lima Langkah Kesesuaian Alat. Gugus Kendali Mutu: Pedoman. Penerapan Gugus Kendali Mutu (GKM) Dengan Delapan Langkah Dan Tujuh Alat (DELTA).