Pemanfaatan Sistim Informasi dalam Pengelolaan Inventori

Inventori (stok barang) merupakan permasalahan operasional yang sering dihadapi oleh managemen. Inventori bisa berupa jumlah barang yang diletakkan/disimpan di gudang. Jika jumlah inventori terlalu sedikit dan permintaan/pemakaian terhadap barang semakin meningkat dimana kondisi tersebut tidak diimbangi dengan persediaan yang memadai, hal ini akan mengakibatkan terganggunya operasional bank dan kualitas pelayanan serta menimbulkan resiko reputasi bagi bank. Begitu juga jika inventori terlalu besar, hal ini akan mengakibatkan kerugian bagi bank karena harus menyediakan tempat yang lebih besar, kemungkinan terjadinya penyusutan nilai guna barang, serta harus menyediakan biaya-biaya tambahan yang terkait dengan dengan biaya inventori seperti biaya pemeliharaan dan biaya akuntansi. Karena itu, manajemen harus bisa memutuskan berapa banyak suatu barang harus disiapkan (distok) di gudang. Sistim informasi yang digunakan pada kali ini adalah sistim informasi yang bersifat web-based sehingga dapat diakses melalui jaringan baik lokal maupun internet dan bersifat opensource sehingga dapat digunakan dan dikustomisasi dengan bebas serta tidak perlu membayar biaya lisensi apapun (gratis). Aplikasi yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah phreebooks 2.0 yang diunduh gratis dari situs http://sourceforge.net/projects/phreebooks. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman php dan database Mysql. Aplikasi ini dapat dikustomisasi dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan pemrograman yang tinggi, karena aplikasi ini dapat diakses dengan memilih menu menu yang sudah tersedia. Alur proses penggunaan aplikasi mulai dari penambahan user sampai dengan pembuatan laporan dapat dilakukan dengan baik. Hak akses setiap user dapat diatur guna kepentingan keamanan, sehingga user tertentu hanya boleh melihat data data tertentu saja tanpa bisa melakukan perubahan erhadap data yang dilihatnya. Disamping itu, laporan yang dihasilkan cukup memberikan informasi tentang kondisi pembelian dan pemakaian inventori. Laporan juga bisa diekspor ke dalam format MS Excel, sehingga data laporan bisa diolah menjadi bentuk laporan yang lain. Sifat aplikasi yang opensource juga sangat menguntungkan karena bebas biaya lisensi dan dapat digunakan secara gratis. Aplikasi ini juga bersifat webbased yang diinstal pada komputer server, sehingga dapat diakses oleh pengguna yang berhak dari mana saja selama masih terhubung dalam jaringan atau internet. Berikut beberapa tampilan aplikasi inventori

halaman login phreebooks

daftar inventori phreebooks

contoh laporan

Sumber : http://ridwan.staff.unri.ac.id/2010/07/09/pemanfaatan-sistim-informasidalam-pengelolaan-inventori/

Analisis Pemanfaatan ICT pada Industri Makanan dan Minuman yakni pada PT. Coca Cola Amatil Indonesia
Posted on December 12, 2012 Oleh : Giovani (1401101471) Komputerisasi Akuntansi S1 (Applied ERP) B2014 Pengertian, Contoh-Contoh Pemanfaatan ICT, Kerugian dan Keuntungan Penerapan ICT dalam Industri Secara Umum ICT adalah kependekan dari Information and Communication Technology, yang berarti teknologi informasi (hardware, software, network, dll) yang berfokus kepada integrasi dari telekomunikasi, komputer, software, hardware yang memungkinkan user untuk mengakses, menyimpan, berbagi dan memanipulasi informasi. Integrasi ini menggunakan jaringan seperti LAN, WAN, dan MAN. Sekarang ini dengan kecanggihan yang ada, orang telah dapat membuat enterprise software seperti SAP yang digunakan untuk mengintegrasikan keseluruhan bagian perusahaan dalam berbagai industri. Contoh-contoh pemanfaatan ICT dalam industri diantaranya adalah sbb : 1. Pemanfaatan ICT pada industri secara umum Dalam industri secara umum seperti dalam industri pakaian, makanan, dll terdapat beberapa penggunaan ICT seperti menggunakan aplikasi SAP/ sistem ERP untuk mengintegrasikan keseluruhan departemen dalam perusahaan. Dimana sistem ini diterapkan dengan menggunakan database yang tersentralisasi dan satu serta memakai network / jaringan. Pemanfaatan ICT yang lain yakni penggunaan aplikasi / software dan hardware pendukung lainnya yang disesuaikan dengan proses bisnis yang ada. Juga ada penggunaan network untuk mengintegrasikan aplikasiaplikasi tersebut yakni intranet (menggunakan LAN untuk satu perusahaan), ekstranet (untuk berhubungan dengan pihak eksternal perusahaan seperti supplier, dll) dan internet. Dengan adanya jaringan / network terutama internet menyebabkan munculnya pemanfaatan ICT baru untuk industri secara umum yakni adanya e-business dan e-commerce yang termasuk didalamnya e-marketing, dll (yakni transaksi bisnis semua dilakukan secara online). Selain itu canggihnya teknologi memungkinkan proses produksi yang tadinya dikerjakan oleh manusia menjadi dikerjakan oleh mesin. Salah satu teknologi yang digunakan adalah CAD (Computer-Aided Design) dan CAM (Computer-Aided Manufacturing). Ini juga merupakan salah satu pemanfaatan ICT pada industri secara umum. Selain itu juga ada e-interactions untuk membuat komunikasi antara satu pegawai dengan yang lain menjadi lancar meskipun terpisah dengan ruang dan waktu.

2. Pemanfaatan ICT pada industri perbankan Dalam industri perbankan, pemanfaatan ICT hampir sama seperti pada umumnya di poin a tetapi tidak ada proses produksi didalamnya. Didalam industri perbankan, pemanfaatan ICT yaitu dengan menggunakan internet untuk membuat fasilitas e-banking bagi para nasabahnya yakni agar mempermudah nasabah untuk melakukan transaksi perbankan tanpa harus bersusah payah ke bank-bank atau ATM tertentu. 3. Pemanfaatan ICT pada dunia pendidikan Dalam dunia pendidikan, pemanfaatan ICT yakni dengan adanya e-learning yakni dengan menggunakan jaringan internet untuk belajar dari mana saja tanpa terbatas jarak dan waktu dan tanpa harus bertatap muka antara murid yang satu dengan yang lain dan antara murid dengan guru. 4. Pemanfaatan ICT pada dunia kesehatan Dalam dunia kesehatan, ICT atau IT dimanfaatkan dengan adanya smart card yang digunakan untuk memasukkan riwayat penyakit dan data pasien kedalamnya. Juga menggunakan teknologi artificial intelligence berupa robot untuk mendeteksi tumor atau untuk membantu operasi. Keuntungan dan kerugian penerapan ICT dalam industri secara umum adalah sbb : 1. Keuntungan Sistem ERP yakni aplikasi SAP beserta semua modulnya membuat proses bisnis menjadi lebih cepat dan real time serta mengurangi kesalahan-kesalahan akibat data yang crash atau tidak cocok antara satu bagian fungsional dengan bagian fungsional lainnya dalam perusahaan. Dengan CAD dan CAM dalam proses produksi membuat proses produksi menjadi lebih cepat, rapi dan teratur daripada dikerjakan oleh tenaga manusia. Dengan e-business dan e-commerce membuat transaksi penjualan dan pembelian menjadi lebih fleksibel (dapat dimana dan kapan saja). Begitu pula dengan e-banking untuk mempermudah nasabah melakukan transaksi. Selain itu e-business dan e-commerce menghemat biaya kertas, biaya marketing, dll dan mempercepat semua proses bisnis yang ada karena online (1 website) yang terhubung dengan sistem internal perusahaan. Mempermudah interaksi dan komunikasi antara satu pegawai dengan yang lainnya tanpa terhalang ruang dan waktu. Jaringan berupa intranet dan ekstranet juga internet mempermudah hubungan antara perusahaan dengan perusahaan seperti supplier, dll (B2B), perusahaan dengan konsumen (B2C) dan konsumen dengan konsumen (C2C). EDI (Electronic Data Interchange) mempermudah pertukaran data dengan pihak eksternal perusahaan, EDI juga digunakan untuk menunjang eprocurement (pembelian dengan supplier melalui ekstranet).

2. Kerugian Banyaknya pengurangan tenaga kerja karena digantikan teknologi sehingga menyebabkan banyak pengangguran. Dapat menghabiskan biaya yang banyak untuk pembelian software, hardware, dll jika pembelian tersebut tanpa rencana yang masak terlebih dahulu. Karena teknologi informasi ini meniadakan batas ruang dan waktu, orang cenderung menjadi individualis dan anti social. Karena dengan adanya kemajuan teknologi menyebabkan seseorang dapat dengan bebas bekerja dimana saja maka kerugiannya adalah seorang manajer atau atasan akan sulit untuk mengawasi tiap pekerjaan orang tersebut. Pemanfaatan ICT pada PT. Coca Cola Amatil Indonesia PT. Coca Cola Amatil Indonesia adalah salah satu produsen dan distributor minuman ringan terkemuka di Indonesia. PT. Coca Cola Amatil Indonesia ini telah beroperasi di Indonesia sejak tahun 1935. Produk-produk yang diproduksi dan didistribusikan oleh perusahaan ini diantaranya adalah Coca Cola, Diet Coke, Fanta, Sprite, Pulpy Orange, Ades, dll. Coca Cola Amatil Indonesia merupakan bagian dari Coca Cola regional di Asia Tenggara dan Australia yakni bersama-sama dengan Australia, New Zealand, Papua Nugini, dll. Di Indonesia sendiri, PT. Coca Cola Amatil dibagi menjadi 8 cabang yang terdapat dikota-kota besar yakni di Medan, CibitungBekasi, Padang, Lampung, Bandung, Semarang, Surabaya, dan Denpasar, dengan lebih dari 120 pusat penjualan yang tersebar diseluruh Indonesia. Ada 2 cara pendistribusian produk pada PT.Coca Cola Amatil ini yakni pendistribusian langsung dan tidak langsung (Manage Third Party). Pendistribusian langsung yakni melalui gerai-gerai / kulkas-kulkas Coca Cola yang ada ditoko-toko / warung-warung biasa (disebut General Trade). Contoh pendistribusian tidak langsung adalah Modern Immediate Consumption (MIC) yakni penjualan produk perusahaan ini ke caf-caf, restoran-restoran dan hotel-hotel serta ke foodstores (seperti supermarket, dll). Pendistribusian tidak langsung dibagi atas dasar luasnya wilayah, yakni PT Coca Cola Amatil menunjuk satu toko besar untuk mendistribusikan produk ke gerai-gerai kecil disekitarnya sehingga truk Coca Cola hanya mengantarkan dan mendistribusikan produk ke satu toko tersebut dan toko tersebut mempunyai kewajiban utnuk mendistribusikan ke toko-toko kecil lainnya dan padatnya wilayah. Kepadatan wilayah distribusi menjadikan suatu cara distribusi tidak langsung karena truk yang mendistribusikan produk tidak bisa masuk kedalam gerai-gerai kecil dijalan sempit sehingga menunjuk satu gerai besar untuk mendistribusikan produk kegerai-gerai kecil tersebut, sehingga truk PT Coca Cola hanya mengantarkan dan mendistribusikan produk ke toko terpilih tersebut untuk selanjutnya didistribusikan ke toko-toko kecil tersebut. Proses pendistribusian dan penjualan ini dimulai dengan mendaftarkan dulu gerai-gerai / tokotoko tradisional dengan memberikan bar code di kulkas-kulkas yang ditempatkan dimasingmasing toko tersebut. Bar code ini berisi informasi tentang letak toko dan keterangan toko

lainnya. Setelah data semua toko dan pelanggan telah tercatat semua, maka dengan memakai Strategic Route Planning yakni pemanfaatan ICT menggunakan GPS yang dilakukan oleh PT Coca Cola dalam mengalokasikan dan membuat rute efektif dan efesien bagi para salesmen nya dan truk-truk distribusinya. Setelah dialokasikan, tiap salesman per rute tersebut diberikan handphone yang sudah memiliki SMS, WAP, GPS, GPRS, bar code scanner, dan memakai Telkomsel sebagai partner jaringan telekomunikasinya. Guna handphone ini adalah untuk memasukkan pesanan pengiriman produk kali berikutnya oleh third party maupun pemilik tokotoko partner penjual eceran secara real time, yang artinya semua pesanan tersebut langsung masuk ke sistem penjualan PT Coca Cola Amatil. Semua hal pendistribusian dengan menggunakan teknologi handphone tersebut disebut menggunakan sistem yang bernama ROAM (Real Time Online Application for Mobile Users). Cara kerja sistem ROAM ini untuk penjualan dan pendistribusian langsung dan tak langsung adalah sbb : 1. Pendistribusian langsung (Konvensional) Salesman akan membawa produk untuk didistribusikan berdasarkan rute yang telah ditentukan. Lalu masuk kedalam tahapan sbb : a. Persiapan Salesman mempersiapkan produk untuk didistribusikan keesokan harinya. Jumlah produk yang dipersiapkan ini berdasarkan jumlah pesanan dalam satu rute tersebut yang lebih cepat dianalisis karena real-time masuk kedalam sistem menggunakan ROAM. Setelah memasukkan barang kedalam truk, staff inventory akan memasukkan produk apa saja beserta kuantitasnya kedalam sistem dan mencetak Los-Lis (Load Out-Load In Sheet). b. Barang Keluar dari Gudang Pada pagi hari sebelum truk dan salesman keluar dari gudang, shipper akan mengecek produk yang ada didalam truk apakah sesuai dengan Los-Lis. Lalu melakukan check out dengan ROAM handset (handphone). Selama belum dicheck out dengan ROAM handset, salesman tidak boleh pergi mendistribusikan dengan menggunakan ROAM handset tersebut. c. Penjualan Salesman mendistribusikan dan menjual produk ke gerai-gerai / toko-toko sesuai dengan rute yang ada (dapat dicari tempatnya dengan menggunakan GPS pada ROAM handset tersebut). Salesman akan memberikan invoice kepada pembeli / pemilik toko tersebut atas pembelian produk kali itu. Jika toko itu hendak melakukan pemesanan lagi dapat juga dimasukkan secara langsung melalui ROAM handset yang juga secara real time akan masuk kedalam sistem. Data toko yang memesan dapat diketahui dengan menggunakan barcode scanner (untuk membaca barcode ditiap kulkas tiap toko yang berisi informasi tentang toko tersebut). d. Barang Kembali ke Gudang

Ketika salesman kembali ke gudang, akan dicek lagi sisa barang yang ada ditruk apakah sama atau tidak dengan Los-Lis Sheet oleh shipper. e. Penyetoran Kas Salesman akan memberikan kepada admin untuk memasukkan invoice, data barang yang terjual, dan barang yang tersisa beserta cash yang didapat kedalam sistem penjualan PT.Coca Cola Amatil. 2. Pendistribusian tak langsung (Preselling) a. Mengambil Order Preseller akan mengambil order dari toko-toko kecil lainnya yang mengambil produk coca cola darinya. Lalu salesman yang bertugas untuk mendistribusikan produk kepreseller itu akan secara rutin datang ke preseller tersebut untuk memasukkan pesanan preseller (berdasarkan pesanan toko-toko kecil yang mengambil produk kepreseller tersebut) dengan ROAM handset. Dimana pesanan tersebut akan secara real time masuk ke sistem penjualan Coca Cola. b. Persiapan Salesman mempersiapkan produk sesuai pesanan-pesanan preseller-preseller dalam satu rute tersebut. Setelah memasukkan barang kedalam truk, staff inventory akan memasukkan produk apa saja beserta kuantitasnya kedalam sistem dan mencetak Los-Lis (Load Out-Load In Sheet). Juga mencetak preprinted invoice. c. Barang Keluar dari Gudang Pada pagi hari sebelum truk dan salesman keluar dari gudang, shipper akan mengecek produk yang ada didalam truk apakah sesuai dengan Los-Lis. Lalu melakukan check out dengan ROAM handset (handphone). Selama belum dicheck out dengan ROAM handset, salesman tidak boleh pergi mendistribusikan dengan menggunakan ROAM handset tersebut. d. Penjualan Salesman mengantarkan produk ke preseller tersebut sesuai dengan rute yang ada (dapat dicari tempatnya dengan menggunakan GPS pada ROAM handset tersebut). Setelah sampai dan memberikan barang pesanan ke preseller, salesman akan memberikan preprinted invoice kepada preseller tersebut atas pembelian produk kali itu beserta dengan diskon-diskon tertentu jika ada. Jika preseller itu hendak melakukan pemesanan lagi dapat juga dimasukkan secara langsung melalui ROAM handset yang juga secara real time akan masuk kedalam sistem. e. Barang Kembali ke Gudang Ketika salesman kembali ke gudang, akan dicek lagi sisa barang yang ada ditruk apakah sama atau tidak dengan Los-Lis Sheet oleh shipper.

f. Penyetoran Kas Salesman akan memberikan kepada admin untuk memasukkan invoice, data barang yang terjual, dan barang yang tersisa beserta cash yang didapat ke dalam sistem penjualan PT.Coca Cola Amatil. Kelebihan-kelebihan menggunakan sistem ROAM ini untuk distribusi adalah pertama, menghemat biaya kertas yang sebelumnya digunakan untuk mencatat pesanan. Kedua, pesanan dapat masuk kedalam sistem secara real time dan cepat sehingga produk dapat dipersiapkan dan dikeluarkan dari gudang tepat waktu yang mempercepat dan mencegah keterlambatan dalam pengiriman dan distribusi kepada para pelanggan (dalam hal ini preseller atau pemilik toko). Ketiga, memudahkan kontrol terhadap cash yang didapat dan inventory yang dikeluarkan, dijual, dan yang tersisa. Keempat, menyediakan komunikasi dan monitoring real time dalam kegiatan penjualan dan persediaan. Kelima, menyediakan fleksibelitas kepada konsumen dalam memesan produk. Selain sistem ROAM untuk distribusinya, PT. Coca Cola Amatil Indonesia juga menggunakan aplikasi lainnya dalam menunjang berbagai proses bisnis yang ada, yakni BASIS (sebagai sistem penjualan), ORACLE, Lotus Note, spreadsheet / Excel (untuk pencatatan output produksi), dll. Aplikasi-aplikasi tersebut ada yang bisa dibeli maupun ada yang dibuat sendiri oleh PT Coca Cola Amatil Indonesia, disesuaikan dengan proses bisnis yang ada. Karena banyaknya aplikasi yang digunakan dan berbeda-beda maka ini menyebabkan adanya islands of information didalam tubuh PT.Coca Cola Amatil sendiri. Artinya, informasi antara satu bagian / departemen tidak dapat berhubungan dengan informasi dari departemen lain sehingga dapat menyebabkan kesalahan informasi. Maka karena adanya islands of information, PT. Coca Cola Amatil sendiri memutuskan untuk secara bertahap mentransformasi dari sistem sekarang kepada sistem ERP yang menggunakan aplikasi SAP. Dengan menggunakan aplikasi SAP, semua departemen akan menjadi satu atau terhubung satu sama lainnya atau dengan kata lain menjadi terintegrasi baik secara informasinya maupun komunikasinya. Misalnya : jika terjadi transaksi penjualan maka stok barang disistem persediaan akan langsung dikurangi sesuai jumlah yang dibeli konsumen sehingga mengurangi atau meniadakan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi sebelumnya yakni seperti stok barang bisa minus, dsb. Sebenarnya, sekarang pun PT Coca Cola Amatil juga telah menggunakan beberapa modul dalam aplikasi SAP yakni modul Production Planning (untuk merencanakan raw materials utnuk produksi, dll) dan HCM (Human Capital Management) untuk payroll, dsb. Dengan penerapan sistem ERP yang jaringannya berkecepatan minimal 512 kbps ini pula, nantinya data center PT Coca Cola Amatil yang terpisah dengan data center Coca Cola di Australia akan dijadikan satu data center yakni akan ditempatkan di Coca Cola Australia sehingga jika ingin berkomunikasi dan berbagi data dengan perusahaan coca cola satu region lainnya seperti Coca Cola Australia, akan menjadi lebih mudah dan cepat. Transisi dari sistem yang sekarang ke sistem ERP tersebut tidaklah mudah. Banyak tantangan yang harus dihadapi oleh tim implementasi yakni salah satunya adalah orang-orang / yang akan menjadi user aplikasi SAP ini. Hal ini menjadi masalah karena banyak sekali orang yang masih

kurang kompetensinya untuk menggunakan aplikasi SAP ini karena aplikasi SAP ini memang rumit untuk digunakan. Sehingga, hal ini akan menimbulkan kecenderungan penolakan dari para pegawai yang akan menjadi user aplikasi ini. Maka dari itu PT Coca Cola Amatil harus membuat change management yang baik untuk menghadapi tantangan ini, salah satunya adalah dengan training para pegawai yang kurang kompeten dan yang akan menjadi user aplikasi ini. Untuk CRM (Customer Relationship Management), PT Coca Cola Amatil Indonesia telah membuat suatu NCC (National Contact Centre) untuk menanggapi keluhan, saran, dan kritik dari para pelanggannya melalui berbagai media yakni website, twitter, facebook, telepon, email, maupun SMS. Secara keseluruhan, artikel ini mengatakan bahwa pengaruh ICT (Information and Communication Technology) bagi industri makanan dan minuman khususnya PT. Coca Cola Amatil Indonesia sangatlah besar. Diantaranya adalah pertama, aplikasi dan sistem ROAM yang mempermudah distribusi dan penjualan produk. Kedua, aplikasi lainnya seperti BASIS, ORACLE, Lotus Note, dll sebagai aplikasi-aplikasi untuk memasukkan data-data sales serta mempermudah proses bisnis lainnya. Ketiga, aplikasi SAP yang dalam tahap pengimplementasian untuk mengintegrasikan keseluruhan perusahaan baik pusat maupun cabang perusahaan coca cola diseluruh Indonesia juga mengintegrasikan dan mempermudah pula komunikasi dengan Coca Cola Austalia, New Zealand dll (yang berada dalam satu region). Keempat, CRM berupa website untuk menangani keluhan customer.

References : [1] Company Visit pada tanggal 11 Desember 2012 ke PT.Coca Cola Amatil Indonesia yang terletak di Jalan Teuku Umar KM 46, Cibitung, Bekasi 17520. [2] Ross O Storey. Things go better with ROAM, 11 Desember 2012, [Online]. Tersedia : http://cio.co.nz/cio.nsf/spot/things-go-better-with-roam [Diakses : 11 Desember 2012] [3] Setiya Nugroho dkk. Sistem Informasi Coca Cola Bottling Indonesia, 11 Desember 2012, [Online]. Tersedia : http://mti.ugm.ac.id/~thohir/Sistem_Informasi/Tugas%20Sistem %20Informasi-KelIV.rar [Diakses : 11 Desember 2012] [4] Bonard Sitompul. Evolution of channel methodology, 11 Desember 2012, [Online]. Tersedia: http://lontar.ui.ac.id/file?file=digital/130681-T%2027285-Evaluation%20of %20channel-Metodologi.pdf [Diakses : 11 Desember 2012] [5] Team Wikipedia. Information and Communication Technology, 11 Desember 2012, [Online]. Tersedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Information_and_communications_technology [Diakses : 11 Desember 2012]

[6] Team Teknik Informatika. Manfaat ICT atau Teknologi Informasi dalam Dunia Kerja, 11 Desember 2012, [Online]. Tersedia: http://ti-blog92.blogspot.com/2012/01/manfaat-ict-atauteknologi-informasi.html [Diakses : 11 Desember 2012] [7] Team Ramboll Management. ICT and E-Business Impact in the Banking Industry, 11 Desember 2012, [Online]. Tersedia: http://ec.europa.eu/enterprise/archives/e-businesswatch/studies/sectors/banking/documents/Study_06-2008_Banking.pdf [Diakses : 11 Desember 2012]
Sumber : http://giovani.blog.binusian.org/2012/12/12/analisis-pemanfaatan-ictpada-industri-makanan-dan-minuman-yakni-pada-pt-coca-cola-amatil-indonesia/