Pemanfaatan Sistim Informasi dalam Pengelolaan Inventori

Inventori (stok barang) merupakan permasalahan operasional yang sering dihadapi oleh managemen. Inventori bisa berupa jumlah barang yang diletakkan/disimpan di gudang. Jika jumlah inventori terlalu sedikit dan permintaan/pemakaian terhadap barang semakin meningkat dimana kondisi tersebut tidak diimbangi dengan persediaan yang memadai, hal ini akan mengakibatkan terganggunya operasional bank dan kualitas pelayanan serta menimbulkan resiko reputasi bagi bank. Begitu juga jika inventori terlalu besar, hal ini akan mengakibatkan kerugian bagi bank karena harus menyediakan tempat yang lebih besar, kemungkinan terjadinya penyusutan nilai guna barang, serta harus menyediakan biaya-biaya tambahan yang terkait dengan dengan biaya inventori seperti biaya pemeliharaan dan biaya akuntansi. Karena itu, manajemen harus bisa memutuskan berapa banyak suatu barang harus disiapkan (distok) di gudang. Sistim informasi yang digunakan pada kali ini adalah sistim informasi yang bersifat web-based sehingga dapat diakses melalui jaringan baik lokal maupun internet dan bersifat opensource sehingga dapat digunakan dan dikustomisasi dengan bebas serta tidak perlu membayar biaya lisensi apapun (gratis). Aplikasi yang akan digunakan dalam penelitian ini adalah phreebooks 2.0 yang diunduh gratis dari situs http://sourceforge.net/projects/phreebooks. Aplikasi ini menggunakan bahasa pemrograman php dan database Mysql. Aplikasi ini dapat dikustomisasi dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan pemrograman yang tinggi, karena aplikasi ini dapat diakses dengan memilih menu – menu yang sudah tersedia. Alur proses penggunaan aplikasi mulai dari penambahan user sampai dengan pembuatan laporan dapat dilakukan dengan baik. Hak akses setiap user dapat diatur guna kepentingan keamanan, sehingga user tertentu hanya boleh melihat data – data tertentu saja tanpa bisa melakukan perubahan erhadap data yang dilihatnya. Disamping itu, laporan yang dihasilkan cukup memberikan informasi tentang kondisi pembelian dan pemakaian inventori. Laporan juga bisa diekspor ke dalam format MS Excel, sehingga data laporan bisa diolah menjadi bentuk laporan yang lain. Sifat aplikasi yang opensource juga sangat menguntungkan karena bebas biaya lisensi dan dapat digunakan secara gratis. Aplikasi ini juga bersifat webbased yang diinstal pada komputer server, sehingga dapat diakses oleh pengguna yang berhak dari mana saja selama masih terhubung dalam jaringan atau internet. Berikut beberapa tampilan aplikasi inventori

halaman login phreebooks .

daftar inventori phreebooks .

contoh laporan .

staff.id/2010/07/09/pemanfaatan-sistim-informasidalam-pengelolaan-inventori/ .Sumber : http://ridwan.ac.unri.

Kerugian dan Keuntungan Penerapan ICT dalam Industri Secara Umum ICT adalah kependekan dari Information and Communication Technology. makanan. Salah satu teknologi yang digunakan adalah CAD (Computer-Aided Design) dan CAM (Computer-Aided Manufacturing). Integrasi ini menggunakan jaringan seperti LAN. Selain itu canggihnya teknologi memungkinkan proses produksi yang tadinya dikerjakan oleh manusia menjadi dikerjakan oleh mesin. dll (yakni transaksi bisnis semua dilakukan secara online). Coca Cola Amatil Indonesia Posted on December 12. hardware yang memungkinkan user untuk mengakses. Pemanfaatan ICT pada industri secara umum Dalam industri secara umum seperti dalam industri pakaian. Dimana sistem ini diterapkan dengan menggunakan database yang tersentralisasi dan satu serta memakai network / jaringan. WAN. Contoh-Contoh Pemanfaatan ICT. Dengan adanya jaringan / network terutama internet menyebabkan munculnya pemanfaatan ICT baru untuk industri secara umum yakni adanya e-business dan e-commerce yang termasuk didalamnya e-marketing. Juga ada penggunaan network untuk mengintegrasikan aplikasiaplikasi tersebut yakni intranet (menggunakan LAN untuk satu perusahaan). dll) dan internet.Analisis Pemanfaatan ICT pada Industri Makanan dan Minuman yakni pada PT. ekstranet (untuk berhubungan dengan pihak eksternal perusahaan seperti supplier. dll terdapat beberapa penggunaan ICT seperti menggunakan aplikasi SAP/ sistem ERP untuk mengintegrasikan keseluruhan departemen dalam perusahaan. dll) yang berfokus kepada integrasi dari telekomunikasi. Sekarang ini dengan kecanggihan yang ada. Ini juga merupakan salah satu pemanfaatan ICT pada industri secara umum. network. yang berarti teknologi informasi (hardware. dan MAN. Pemanfaatan ICT yang lain yakni penggunaan aplikasi / software dan hardware pendukung lainnya yang disesuaikan dengan proses bisnis yang ada. komputer. berbagi dan memanipulasi informasi. software. orang telah dapat membuat enterprise software seperti SAP yang digunakan untuk mengintegrasikan keseluruhan bagian perusahaan dalam berbagai industri. Contoh-contoh pemanfaatan ICT dalam industri diantaranya adalah sbb : 1. Selain itu juga ada e-interactions untuk membuat komunikasi antara satu pegawai dengan yang lain menjadi lancar meskipun terpisah dengan ruang dan waktu. software. menyimpan. . 2012 Oleh : Giovani (1401101471) – Komputerisasi Akuntansi S1 (Applied ERP) – B2014 Pengertian.

Dengan e-business dan e-commerce membuat transaksi penjualan dan pembelian menjadi lebih fleksibel (dapat dimana dan kapan saja). pemanfaatan ICT yakni dengan adanya e-learning yakni dengan menggunakan jaringan internet untuk belajar dari mana saja tanpa terbatas jarak dan waktu dan tanpa harus bertatap muka antara murid yang satu dengan yang lain dan antara murid dengan guru. Dengan CAD dan CAM dalam proses produksi membuat proses produksi menjadi lebih cepat. Pemanfaatan ICT pada dunia pendidikan Dalam dunia pendidikan. Selain itu e-business dan e-commerce menghemat biaya kertas. Jaringan berupa intranet dan ekstranet juga internet mempermudah hubungan antara perusahaan dengan perusahaan seperti supplier. Juga menggunakan teknologi artificial intelligence berupa robot untuk mendeteksi tumor atau untuk membantu operasi. Begitu pula dengan e-banking untuk mempermudah nasabah melakukan transaksi. 3. Keuntungan Sistem ERP yakni aplikasi SAP beserta semua modulnya membuat proses bisnis menjadi lebih cepat dan real time serta mengurangi kesalahan-kesalahan akibat data yang crash atau tidak cocok antara satu bagian fungsional dengan bagian fungsional lainnya dalam perusahaan.2. pemanfaatan ICT yaitu dengan menggunakan internet untuk membuat fasilitas e-banking bagi para nasabahnya yakni agar mempermudah nasabah untuk melakukan transaksi perbankan tanpa harus bersusah payah ke bank-bank atau ATM tertentu. perusahaan dengan konsumen (B2C) dan konsumen dengan konsumen (C2C). Pemanfaatan ICT pada industri perbankan Dalam industri perbankan. pemanfaatan ICT hampir sama seperti pada umumnya di poin a tetapi tidak ada proses produksi didalamnya. Pemanfaatan ICT pada dunia kesehatan Dalam dunia kesehatan. . dll (B2B). biaya marketing. Mempermudah interaksi dan komunikasi antara satu pegawai dengan yang lainnya tanpa terhalang ruang dan waktu. Keuntungan dan kerugian penerapan ICT dalam industri secara umum adalah sbb : 1. rapi dan teratur daripada dikerjakan oleh tenaga manusia. EDI juga digunakan untuk menunjang eprocurement (pembelian dengan supplier melalui ekstranet). dll dan mempercepat semua proses bisnis yang ada karena online (1 website) yang terhubung dengan sistem internal perusahaan. EDI (Electronic Data Interchange) mempermudah pertukaran data dengan pihak eksternal perusahaan. Didalam industri perbankan. 4. ICT atau IT dimanfaatkan dengan adanya smart card yang digunakan untuk memasukkan riwayat penyakit dan data pasien kedalamnya.

hardware. Bar code ini berisi informasi tentang letak toko dan keterangan toko . Karena dengan adanya kemajuan teknologi menyebabkan seseorang dapat dengan bebas bekerja dimana saja maka kerugiannya adalah seorang manajer atau atasan akan sulit untuk mengawasi tiap pekerjaan orang tersebut. Diet Coke. sehingga truk PT Coca Cola hanya mengantarkan dan mendistribusikan produk ke toko terpilih tersebut untuk selanjutnya didistribusikan ke toko-toko kecil tersebut. Surabaya. Padang.2. dll). PT. Coca Cola Amatil Indonesia merupakan bagian dari Coca Cola regional di Asia Tenggara dan Australia yakni bersama-sama dengan Australia. Pemanfaatan ICT pada PT. restoran-restoran dan hotel-hotel serta ke foodstores (seperti supermarket. dan Denpasar. Ades. Semarang. Pendistribusian tidak langsung dibagi atas dasar luasnya wilayah. Coca Cola Amatil dibagi menjadi 8 cabang yang terdapat dikota-kota besar yakni di Medan. Di Indonesia sendiri. Sprite. PT. Karena teknologi informasi ini meniadakan batas ruang dan waktu. Ada 2 cara pendistribusian produk pada PT. Kerugian Banyaknya pengurangan tenaga kerja karena digantikan teknologi sehingga menyebabkan banyak pengangguran.Coca Cola Amatil ini yakni pendistribusian langsung dan tidak langsung (Manage Third Party). Bandung. Pendistribusian langsung yakni melalui gerai-gerai / kulkas-kulkas Coca Cola yang ada ditoko-toko / warung-warung biasa (disebut General Trade). Produk-produk yang diproduksi dan didistribusikan oleh perusahaan ini diantaranya adalah Coca Cola. dll jika pembelian tersebut tanpa rencana yang masak terlebih dahulu. dll. Papua Nugini. dll. yakni PT Coca Cola Amatil menunjuk satu toko besar untuk mendistribusikan produk ke gerai-gerai kecil disekitarnya sehingga truk Coca Cola hanya mengantarkan dan mendistribusikan produk ke satu toko tersebut dan toko tersebut mempunyai kewajiban utnuk mendistribusikan ke toko-toko kecil lainnya dan padatnya wilayah. Dapat menghabiskan biaya yang banyak untuk pembelian software. orang cenderung menjadi individualis dan anti social. Coca Cola Amatil Indonesia adalah salah satu produsen dan distributor minuman ringan terkemuka di Indonesia. Coca Cola Amatil Indonesia ini telah beroperasi di Indonesia sejak tahun 1935. Pulpy Orange. CibitungBekasi. Proses pendistribusian dan penjualan ini dimulai dengan mendaftarkan dulu gerai-gerai / tokotoko tradisional dengan memberikan bar code di kulkas-kulkas yang ditempatkan dimasingmasing toko tersebut. Contoh pendistribusian tidak langsung adalah Modern Immediate Consumption (MIC) yakni penjualan produk perusahaan ini ke café-café. Coca Cola Amatil Indonesia PT. Kepadatan wilayah distribusi menjadikan suatu cara distribusi tidak langsung karena truk yang mendistribusikan produk tidak bisa masuk kedalam gerai-gerai kecil dijalan sempit sehingga menunjuk satu gerai besar untuk mendistribusikan produk kegerai-gerai kecil tersebut. Lampung. New Zealand. Fanta. dengan lebih dari 120 pusat penjualan yang tersebar diseluruh Indonesia.

Setelah data semua toko dan pelanggan telah tercatat semua. d. Lalu melakukan check out dengan ROAM handset (handphone). WAP. yang artinya semua pesanan tersebut langsung masuk ke sistem penjualan PT Coca Cola Amatil. shipper akan mengecek produk yang ada didalam truk apakah sesuai dengan Los-Lis. salesman tidak boleh pergi mendistribusikan dengan menggunakan ROAM handset tersebut. Semua hal pendistribusian dengan menggunakan teknologi handphone tersebut disebut menggunakan sistem yang bernama ROAM (Real Time Online Application for Mobile Users). dan memakai Telkomsel sebagai partner jaringan telekomunikasinya. Guna handphone ini adalah untuk memasukkan pesanan pengiriman produk kali berikutnya oleh third party maupun pemilik tokotoko partner penjual eceran secara real time. maka dengan memakai Strategic Route Planning yakni pemanfaatan ICT menggunakan GPS yang dilakukan oleh PT Coca Cola dalam mengalokasikan dan membuat rute efektif dan efesien bagi para salesmen nya dan truk-truk distribusinya. Jika toko itu hendak melakukan pemesanan lagi dapat juga dimasukkan secara langsung melalui ROAM handset yang juga secara real time akan masuk kedalam sistem. c. Cara kerja sistem ROAM ini untuk penjualan dan pendistribusian langsung dan tak langsung adalah sbb : 1. bar code scanner. Barang Kembali ke Gudang . Penjualan Salesman mendistribusikan dan menjual produk ke gerai-gerai / toko-toko sesuai dengan rute yang ada (dapat dicari tempatnya dengan menggunakan GPS pada ROAM handset tersebut). Setelah memasukkan barang kedalam truk. Persiapan Salesman mempersiapkan produk untuk didistribusikan keesokan harinya. Selama belum dicheck out dengan ROAM handset. Setelah dialokasikan. tiap salesman per rute tersebut diberikan handphone yang sudah memiliki SMS.lainnya. GPS. GPRS. Pendistribusian langsung (Konvensional) Salesman akan membawa produk untuk didistribusikan berdasarkan rute yang telah ditentukan. Salesman akan memberikan invoice kepada pembeli / pemilik toko tersebut atas pembelian produk kali itu. Lalu masuk kedalam tahapan sbb : a. Data toko yang memesan dapat diketahui dengan menggunakan barcode scanner (untuk membaca barcode ditiap kulkas tiap toko yang berisi informasi tentang toko tersebut). Jumlah produk yang dipersiapkan ini berdasarkan jumlah pesanan dalam satu rute tersebut yang lebih cepat dianalisis karena real-time masuk kedalam sistem menggunakan ROAM. b. staff inventory akan memasukkan produk apa saja beserta kuantitasnya kedalam sistem dan mencetak Los-Lis (Load Out-Load In Sheet). Barang Keluar dari Gudang Pada pagi hari sebelum truk dan salesman keluar dari gudang.

Pendistribusian tak langsung (Preselling) a. salesman tidak boleh pergi mendistribusikan dengan menggunakan ROAM handset tersebut. akan dicek lagi sisa barang yang ada ditruk apakah sama atau tidak dengan Los-Lis Sheet oleh shipper. Lalu salesman yang bertugas untuk mendistribusikan produk kepreseller itu akan secara rutin datang ke preseller tersebut untuk memasukkan pesanan preseller (berdasarkan pesanan toko-toko kecil yang mengambil produk kepreseller tersebut) dengan ROAM handset. Penyetoran Kas Salesman akan memberikan kepada admin untuk memasukkan invoice. Penjualan Salesman mengantarkan produk ke preseller tersebut sesuai dengan rute yang ada (dapat dicari tempatnya dengan menggunakan GPS pada ROAM handset tersebut). Barang Kembali ke Gudang Ketika salesman kembali ke gudang. b. data barang yang terjual. Juga mencetak preprinted invoice. d. e. akan dicek lagi sisa barang yang ada ditruk apakah sama atau tidak dengan Los-Lis Sheet oleh shipper.Coca Cola Amatil. shipper akan mengecek produk yang ada didalam truk apakah sesuai dengan Los-Lis. Persiapan Salesman mempersiapkan produk sesuai pesanan-pesanan preseller-preseller dalam satu rute tersebut. Mengambil Order Preseller akan mengambil order dari toko-toko kecil lainnya yang mengambil produk coca cola darinya. Barang Keluar dari Gudang Pada pagi hari sebelum truk dan salesman keluar dari gudang. Selama belum dicheck out dengan ROAM handset. e. staff inventory akan memasukkan produk apa saja beserta kuantitasnya kedalam sistem dan mencetak Los-Lis (Load Out-Load In Sheet). Setelah sampai dan memberikan barang pesanan ke preseller. Jika preseller itu hendak melakukan pemesanan lagi dapat juga dimasukkan secara langsung melalui ROAM handset yang juga secara real time akan masuk kedalam sistem. 2. Lalu melakukan check out dengan ROAM handset (handphone). c. dan barang yang tersisa beserta cash yang didapat kedalam sistem penjualan PT. salesman akan memberikan preprinted invoice kepada preseller tersebut atas pembelian produk kali itu beserta dengan diskon-diskon tertentu jika ada. Dimana pesanan tersebut akan secara real time masuk ke sistem penjualan Coca Cola. . Setelah memasukkan barang kedalam truk.Ketika salesman kembali ke gudang.

Sebenarnya. dan yang tersisa. dll. Dengan penerapan sistem ERP yang jaringannya berkecepatan minimal 512 kbps ini pula. Penyetoran Kas Salesman akan memberikan kepada admin untuk memasukkan invoice. Aplikasi-aplikasi tersebut ada yang bisa dibeli maupun ada yang dibuat sendiri oleh PT Coca Cola Amatil Indonesia. Hal ini menjadi masalah karena banyak sekali orang yang masih . sekarang pun PT Coca Cola Amatil juga telah menggunakan beberapa modul dalam aplikasi SAP yakni modul Production Planning (untuk merencanakan raw materials utnuk produksi. Karena banyaknya aplikasi yang digunakan dan berbeda-beda maka ini menyebabkan adanya islands of information didalam tubuh PT. akan menjadi lebih mudah dan cepat.Coca Cola Amatil. pesanan dapat masuk kedalam sistem secara real time dan cepat sehingga produk dapat dipersiapkan dan dikeluarkan dari gudang tepat waktu yang mempercepat dan mencegah keterlambatan dalam pengiriman dan distribusi kepada para pelanggan (dalam hal ini preseller atau pemilik toko). Misalnya : jika terjadi transaksi penjualan maka stok barang disistem persediaan akan langsung dikurangi sesuai jumlah yang dibeli konsumen sehingga mengurangi atau meniadakan kesalahan-kesalahan yang sering terjadi sebelumnya yakni seperti stok barang bisa minus. dll) dan HCM (Human Capital Management) untuk payroll. Transisi dari sistem yang sekarang ke sistem ERP tersebut tidaklah mudah. Banyak tantangan yang harus dihadapi oleh tim implementasi yakni salah satunya adalah orang-orang / yang akan menjadi user aplikasi SAP ini. dsb. Selain sistem ROAM untuk distribusinya. ORACLE. Coca Cola Amatil sendiri memutuskan untuk secara bertahap mentransformasi dari sistem sekarang kepada sistem ERP yang menggunakan aplikasi SAP. PT. memudahkan kontrol terhadap cash yang didapat dan inventory yang dikeluarkan. Maka karena adanya islands of information. Kedua. Lotus Note. Coca Cola Amatil Indonesia juga menggunakan aplikasi lainnya dalam menunjang berbagai proses bisnis yang ada. Keempat. informasi antara satu bagian / departemen tidak dapat berhubungan dengan informasi dari departemen lain sehingga dapat menyebabkan kesalahan informasi. data barang yang terjual.Coca Cola Amatil sendiri. dan barang yang tersisa beserta cash yang didapat ke dalam sistem penjualan PT. Kelebihan-kelebihan menggunakan sistem ROAM ini untuk distribusi adalah pertama. yakni BASIS (sebagai sistem penjualan). menyediakan komunikasi dan monitoring real time dalam kegiatan penjualan dan persediaan.f. Artinya. dijual. menyediakan fleksibelitas kepada konsumen dalam memesan produk. spreadsheet / Excel (untuk pencatatan output produksi). semua departemen akan menjadi “satu” atau terhubung satu sama lainnya atau dengan kata lain menjadi terintegrasi baik secara informasinya maupun komunikasinya. Dengan menggunakan aplikasi SAP. nantinya data center PT Coca Cola Amatil yang terpisah dengan data center Coca Cola di Australia akan dijadikan satu data center yakni akan ditempatkan di Coca Cola Australia sehingga jika ingin berkomunikasi dan berbagi data dengan perusahaan coca cola satu region lainnya seperti Coca Cola Australia. PT. disesuaikan dengan proses bisnis yang ada. dsb. menghemat biaya kertas yang sebelumnya digunakan untuk mencatat pesanan. Kelima. Ketiga.

PT Coca Cola Amatil Indonesia telah membuat suatu NCC (National Contact Centre) untuk menanggapi keluhan.ac. CRM berupa website untuk menangani keluhan customer. 11 Desember 2012. “Evolution of channel methodology”. Coca Cola Amatil Indonesia sangatlah besar. 11 Desember 2012. Lotus Note. twitter. facebook.org/wiki/Information_and_communications_technology [Diakses : 11 Desember 2012] . Sehingga. Kedua. References : [1] Company Visit pada tanggal 11 Desember 2012 ke PT. salah satunya adalah dengan training para pegawai yang kurang kompeten dan yang akan menjadi user aplikasi ini.pdf [Diakses : 11 Desember 2012] [5] Team Wikipedia. Tersedia: http://en. telepon. Ketiga.id/file?file=digital/130681-T%2027285-Evaluation%20of %20channel-Metodologi. dll sebagai aplikasi-aplikasi untuk memasukkan data-data sales serta mempermudah proses bisnis lainnya. New Zealand dll (yang berada dalam satu region). email. dan kritik dari para pelanggannya melalui berbagai media yakni website. Maka dari itu PT Coca Cola Amatil harus membuat change management yang baik untuk menghadapi tantangan ini. “Sistem Informasi Coca Cola Bottling Indonesia”.Coca Cola Amatil Indonesia yang terletak di Jalan Teuku Umar KM 46. [Online]. “Things go better with ROAM”. [Online]. [Online].co.ugm. Diantaranya adalah pertama. Keempat. artikel ini mengatakan bahwa pengaruh ICT (Information and Communication Technology) bagi industri makanan dan minuman khususnya PT.wikipedia. “Information and Communication Technology”.ac.nsf/spot/things-go-better-with-roam [Diakses : 11 Desember 2012] [3] Setiya Nugroho dkk. aplikasi SAP yang dalam tahap pengimplementasian untuk mengintegrasikan keseluruhan perusahaan baik pusat maupun cabang perusahaan coca cola diseluruh Indonesia juga mengintegrasikan dan mempermudah pula komunikasi dengan Coca Cola Austalia. Bekasi 17520.nz/cio.id/~thohir/Sistem_Informasi/Tugas%20Sistem %20Informasi-KelIV. maupun SMS.rar [Diakses : 11 Desember 2012] [4] Bonard Sitompul. [Online].ui. Cibitung. saran. Tersedia : http://cio. Tersedia: http://lontar. hal ini akan menimbulkan kecenderungan penolakan dari para pegawai yang akan menjadi user aplikasi ini. aplikasi dan sistem ROAM yang mempermudah distribusi dan penjualan produk. aplikasi lainnya seperti BASIS. 11 Desember 2012. Tersedia : http://mti. Untuk CRM (Customer Relationship Management). ORACLE. Secara keseluruhan. 11 Desember 2012. [2] Ross O Storey.kurang kompetensinya untuk menggunakan aplikasi SAP ini karena aplikasi SAP ini memang rumit untuk digunakan.

Tersedia: http://ec.blog. 11 Desember 2012. [Online].binusian. “Manfaat ICT atau Teknologi Informasi dalam Dunia Kerja”. 11 Desember 2012.europa.pdf [Diakses : 11 Desember 2012] Sumber : http://giovani. “ICT and E-Business Impact in the Banking Industry”.html [Diakses : 11 Desember 2012] [7] Team Ramboll Management.com/2012/01/manfaat-ict-atauteknologi-informasi.org/2012/12/12/analisis-pemanfaatan-ictpada-industri-makanan-dan-minuman-yakni-pada-pt-coca-cola-amatil-indonesia/ .blogspot. Tersedia: http://ti-blog92.[6] Team Teknik Informatika.eu/enterprise/archives/e-businesswatch/studies/sectors/banking/documents/Study_06-2008_Banking. [Online].