Sistem 11

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI
UNSOED. Net
BAB KONSEP DASAR SISTEM
Supaya dapat memahami atau dapat mendefinisikan sebuah sistem terdapat dua pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkannya,yaitu dengan pendekatan: a. Prosedur Yaitu "suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang berupa urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu". Prosedur adalah "rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi serta untuk menyelesaikan suatu kegiatan tertentu". Urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaiman (how) mengerjakannya. b. Komponen/elemen Yaitu "kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu". Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub-sub sistem, dan sub-sub sistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil. Contoh : Sistem Akuntansi terdiri dari sub sistem akuntansi penjualan, sub sistem akuntansi pembelian, sub sistem akuntansi penggajian dan sub sistem akuntansi biaya, dengan dokumen-dokumen dasar sebagai komponennya, seperti buku jurnal, buku besar, buku pembantu, neraca saldo, laporan rugi/laba, dan laporan perubahan modal. Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem. Sering sekali seorang analis terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem, yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan. Suatu sistem terdiri dari komponen-komponen, yaitu pekerjaan, kegiatan, misi atau bagian-bagian sistem yang dibentuk untuk mewujudkan tujuan. Untuk komponen misi atau tujuan, seringkali sukar untuk dilihat. Manajemen suatu sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan yang diarahkan pada perencanaan dan pengendalian (feedback). +--------------------------------------------------------------------------+ : System : In data processing, a collection of men, machines, and : : methods organized to accomplish a set of specific functions. : +--------------------------------------------------------------------------+ +--------------------------------------------------------------------------+ : Sehingga untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang : : analis / perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai : : komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu : : sistem tersebut. : +--------------------------------------------------------------------------+ Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan

objectives meliputi ruang lingkup yang sempit.
UNSOED. Net
KLASIFIKASI SISTEM
a. Sistem Abstrak (Abstract System) dan Sistem Fisik (Physical System) Sistem abstrak adalah "sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik". (Contoh : Sistem Teologia). Sistem fisik adalah "sistem yang ada secara fisik". (Contoh : Sistem Komputer). b. Sistem Alamiah (Natural System) dan Sistem Buatan Manusia (Human Made System) Sistem alamiah adalah "sistem yang terjadi melalui proses alam dan tidak dibuat manusia". (Contoh : Sistem Perputaran Bumi). Sistem buatan manusia adalah "sistem yang dirancang oleh manusia dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin". (Contoh : Sistem Informasi). c. Sistem Tertentu (Deterministic System) dan Sistem Tak Tentu (Probabilistic System) Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi, interaksi diantara bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan (Contoh : Sistem Komputer melalui program). Sistem tak tentu adalah "sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas". d. Sistem Tertutup (Closed System) dan Sistem Terbuka (Open System) Sistem tertutup adalah "sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak diluarnya (kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup), yang ada hanyalah relatively closed system. Sistem terbuka adalah "sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya". Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya, sehingga harus memiliki sistem pengendalian yang baik.
KARAKTERISTIK SISTEM
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai : a. Komponen (components) Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut memiliki fungsi khusus dan akan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. b. Batas sistem (boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
UNSOED. Net
c. Lingkungan luar sistem (environments) Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan dipelihara, sebaliknya lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem. d. Penghubung (interface) Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan sumbarsumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya melalui penghubung disamping sebagai penghubung untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan. e. Masukan (input) Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi. f. Keluaran (output) Adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa pembuangan, sedangkan informasi adalah keluaran yang dibutuhkan. g. Pengolah (process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporanlaporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen. h. Sasaran (objectives) atau tujuan (goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan bersila bila mengenai sasaran atau tujuannya. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM Analisis sistem sangat bergantung pada teori sistem umum sebagai sebuah landasan konseptual. Terdapat banyak pendekatan untuk analisis sistem dan pada dasarnya semunya mempunyai tujuan yang sama, yaitu memahami sistem yang rumit kemudian melakukan modifikasi dengan beberapa cara. Hasil modifikasi dapat berupa subsistem baru, komponen baruatau serangkaian transformasi baru dan lain-lain. Tujuannya adalah untuk memperbaiki berbagai fungsi di dalam sistem agar lebih efisien, untuk mengubah sasaran sistem, untuk mengganti output, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat input yang lain atau untuk melakukan beberapa perbaikan serupa. Tahapan dalam menganalisis sistem : 1. Definisikan masalahnya. Bagian sistem yang mana yang tidak memuaskan ?. Apakah input telah mengalami perubahan bentuk, harga atau ketersediannya ?. Apakah output kurang memuaskan ?. Apa tujuan usaha analisis sistem ?. 2. Pahami sistem tersebut dan buat definisinya. Karena sistem mempunyai hirarki (terdapat subsistem di dalam sistem yang lebih besar) dan saling berhubungan dengan lingkungannya, maka akan sulit

untuk dapat merumuskan secara tepat apa saja komponen sistem yang sedang dipelajari. Tindakan ini selanjutnya dapat diperinci lebih lanjut dengan mengajukan beberapa pertanyaan berikut untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem. a. Apa yang menjadi variabel-variabel (komponen sistem) ? b. Bagaimana tiap variabel tersebut saling berhubungan dan juga dengan lingkungan? c. Apa yang menjadi batasan sistem, yaitu dimana sistem akan berakhir serta apa rumusan pengembangannya ? Alternatif apa saja yang tersedia untuk mencapai tujuan dengan memperhatikan modifikasi sistem tersebut ?. Pilihan apa saja yang tersedia untuk memperbaiki sistem, berapa biayanya serta apakah hal tersebut dapat diterapkan ?. Pilih salah satu alternatif yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya. Terapkan alternatif tersebut. Jika memungkinkan harus mencoba mengevaluasikan dampak dari perubahan yang telah dilakukan terhadap sistem.
UNSOED. Net
3.
4. 5. 6.
Berikut ini adalah beberapa dasar bagi teori sistem oleh para ahli : +--------------------------------------------------------------------------+ :No: Teori Sistem Umum : Kepentingannya bagi disain sistem informasi: +--------------------------------------------------------------------------+ :1 : Komponen-komponen dari : Gambarkan komponen-komponen dan hubungan : : : suatu sistem berinteraksi: antara mereka selama proses analisis : +--------------------------------------------------------------------------+ :2 : Sebuah sistem adalah : Yakinkan untuk merumuskan keseluruhan : : : suatu keseluruhan : sistem sebelum menguji sub sistem : +--------------------------------------------------------------------------+ :3 : Sistem adalah pengejar : Apa tujuan sebuah sistem informasi ? : : : tujuan (goal seeking) : : +--------------------------------------------------------------------------+ :4 : Sistem mempunyai masukan : Tugas utama disain adalah untuk menentukan : : : dan keluaran : masukan dan keluaran : +--------------------------------------------------------------------------+ :5 : Sistem mengubah masukan : Satu tugas utama disain adalah menentukan : : : untuk menghasilkan : pengolahan untuk membuat keluaran dari : : : keluaran : masukan : +--------------------------------------------------------------------------+ :6 : Sistem menunjukkan : Pengolahan informasi adalah hal krisis : : : adanya entropi : bagi keberhasilan sebuah organisasi : +--------------------------------------------------------------------------+ :7 : Sistem harus : Sistem informasi membantu mengendalikan : : : dikendalikan : organisasi; sistem informasi harus : : : : mempunyai umpan balik bagi unjuk kerja : : : : mereka serta harus dikendalikan : +--------------------------------------------------------------------------+ :8 : Sistem membentuk hirarki : Disain sistem informasi merupakan tugas : : : : yang berhirarki; sistem terdiri dari : : : : hirarki subsistem : +--------------------------------------------------------------------------+ :9 : Sistem memperlihatkan : Sistem informasi mempunyai banyak bagian- : : : adanya diferensiasi : bagian khusus : +--------------------------------------------------------------------------+ :10: Sistem memperlihatkan : Ada banyak cara untuk mendisain sebuah : : : adanya equifinality : sistem untuk mencapai sasaran yang : : : : dikehendaki :

+--------------------------------------------------------------------------+ Tabel 1 : Teori Sistem Umum dan Disain Sistem Informasi
UNSOED. Net
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983. 2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995. 3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987.
BAB INFORMASI
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.
DATA VERSUS INFORMASI

a. Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi (data is the description of th:ings and events that we face). b. Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization's description of things (resources) and events (transactions) that it faces). c. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut
UNSOED. Net
dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu. Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai : a. Laporan penjualan penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus. b. Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan. c. Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.
KONSEP DASAR INFORMASI

Terdapat beberapa definisi, antara lain : a. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. b. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan. c. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill company goals (the choice is called business decision making).
PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)

Adalah masa atau waktu yang digunakan untuk mendeskripsikan perubahan bentuk data menjadi informasi yang memiliki keguanaan (data processing is the term used to describe changes performed on data to produce purposeful information). Operasi yang dilakukan dalam pengolahan data : 1. Data input

a) Recording transaction data ke sebuah pengolahan data medium (contoh, punching number ke dalam kalkulator). b) Coding transaction data ke dalam bentuk lain (contoh, converting atribut kelamin female ke huruf F). c) Storing data or information untuk pengambilan keputusan (potential information for future). 2. Data transformation a) Calculating, operasi aritmatik terhadap data field. b) Summarizing, proses akumulasi beberapa data (contoh, menjumlah jumlah jam kerja setiap hari dalam seminggu menjadi nilai total jam kerja perminggu). c) Classifying data group-group tertentu : c.1) Categorizing data kedalam group berdasar karakteristrik tertentu (contoh, pengelompokkan data mahasiswa berdasar semester aktif). c.2) Sorting data kedalam bentuk yang berurutan (contoh, pengurutan nomor induk karyawan secara ascending). c.3) Merging untuk dua atau lebih set data berdasar kriteria tertentu (menggabungkan data penjualan bulan Januari, Februari dan Maret kedalam group triwulanan). c.4) Matching data berdasar keinginan pengguna terhadap group data (contoh, memilih semua karyawan yang total pendapatannya lebih dari 15 juta pertahun). 3. Information output a) Displaying result, menampilkan informasi yang dibutuhkan pemakai melalui monitor atau cetakan. b) Reproducing, penyimpanan data yang digunakan untuk pemakai lain yang membutuhkan. c) Telecommunicating, penyimpanan data secara elektronik melalui saluran komunikasi. +-----+ : : __________________ : M S : Data Input : : Information Output : A T :=============>: Data :====================> : J E : (Transaction): Transformation : (Report) : O P : __________________ : R S : : : : : : : :_____:_____________________________________________________ : : : : : F : * Record : * Calculate : * Display : U : : : : N : * Code : * Summarize : * Reproduce : C : : : : T : * Store : * Classify : * Telecommunicate : I : : : : O : * Select : : : N : : : : : : : +-----+ : : Gambar 1.2 : Proses Utama dan Fungsi Pengolahan Data
UNSOED. Net
TEST KEBUTUHAN INFORMASI

7
UNSOED. Net
Terdapat 4 tes untuk menjelaskan sebuah pesan yang spesifik dalam informasi : 1. Kepada siapa (pembuat keputusan) informasi ditujukan ? (to whom (which decision maker) is the message intended ?) 2. Untuk keputusan spesifik apa informasi ditujukan ? (for what specific decision is the message intended ?) 3. Sejauh mana informasi dapat digunakan untuk mendeteksi dan memecahkan masalah ? (how is the message used to detect or resolve the condition) 4. Sejauh mana (kapan) tingkat pembuatan keputusan ? (how often (when) is the decision made ?)
SIKLUS INFORMASI
Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi. Pertama-tama data dimasukkan ke dalam model yang umumnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan dihasilkan informasi tertentu yang bermanfaat bagi penerima (level management) sebagai dasar dalam membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan tertentu, Dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan ke dalam model (proses), begitu seterusnya. Dengan demikian akan membentuk suatu siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycles), seperti gambar berikut : +-----------+ : Proses : +------>: (Model) :-------+ : +-----------+ : : : : : +------------+ +---------------+ : Input : : Output : : (Data) : : (Information) : +------------+ +---------------+ ^ : : : +------------+ +---------------+ : Data : : Penerima : : (Kejadian) : : (User) : +------------+ +---------------+ ^ : : : +------------+ +-------------+ : Hasil : : Keputusan : : tindakan : : tindakan : +------------+ +-------------+ ^ : : : +---------------------------+ Gambar 1.3 : Siklus informasi
UNSOED. Net
KUALITAS INFORMASI
Kualitas informasi (quality of information) sangat dipengaruhi atau ditentuka 6 hal, yaitu : a. Relevan (relevancy) Berarti informasi harus memberikan manfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan * How is the message used for problem solving (decision masking) ? b. Akurat (accuracy) Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan, dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau merubah data-data asli tersebut. Komponen akurat : b.1) Completeness ; Are necessary message items present ? Berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian-sebagian tentunya akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik. b.2) Correctness ; Are message items correct ? b.3) Security ; Did the message reach all or only the intended systems users ? c. Tepat waktu (timeliness) Informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang usang tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga kalau digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal atau kesalahan dalam keputusan dan tindakan. Kondisi demikian menyebabkan mahalnya nilai suatu informasi, sehingga kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkannya memerlukan teknologi-teknologi terbaru. * How quickly is input transformed to correct output ? d. Ekonomis (Economy) * What level of resources is needed to move information through the problem-solving cycle ? e. Efisien (Efficiency) * What level of resources is required for each unit of information output ? f. Dapat dipercaya (Reliability)
NILAI INFORMASI
Ditentukan dari : a. Manfaat (use) b. Biaya (cost)

+-----------------------------------------------------------------------+ : Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif : : dibandingkan dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi : : tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, : : tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. : : Pengukurannya dapat menggunakan analisis cost effectiveness atau : : cost benefit. : +-----------------------------------------------------------------------+
UNSOED. Net
INFORMASI DAN TINGKAT MANAJEMEN

Berdasarkan tingkatan manajemen, informasi dapat dikelompokkan berdasar penggunanya, yaitu : a. Informasi Strategis Digunakan untuk mengambil keputusan jangka panjang, mencakup informasi eksternal (tindakan pesaing, langganan), rencana perluasan perusahaan dan sebagainya. b. Informasi Taktis Digunakan untuk mengambil keputusan jangka menengah, mencakup informasi trend penjualan yang dapat dipakai untuk menyusun rencana-rencana penjualan. c. Informasi Teknis Digunakan untuk keperluan operasional sehari-hari, informasi persedian stock, retur penjualan dan laporan kas harian. +-------------------------------------------------------------------------+ : Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna : : bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan : : informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan : : untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang : : diambilnya. : +-------------------------------------------------------------------------+
SISTEM INFORMASI
Dapat didefinisikan sebagai a. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponenkomponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi. b. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. c. Suatu sistem didalam suato organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar
10

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan,
UNSOED. Net
MANFAAT SISTEM INFORMASI

a. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksitransaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka. b. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. c. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang yang tersedia.
PEMAKAI SISTEM INFORMASI

Sebagian besar sistem informasi berlandaskan komputer terdapat di dalam suatu organisasi dalam berbagai jenis. Anggota organisasi adalah pemakai informasi yang dihasilkan sistem tersebut termasuk manajer yang bertanggung atas pengalokasian sumber daya untuk pengembangan dan pengoperasian perusahaan.
KOMPONEN SISTEM INFORMASI

a. Hardware Terdiri dari komputer, periferal (printer) dan jaringan. b. Software Merupakan kumpulan dari perintah/fungsi yang ditulis dengan aturan tertentu untuk memerintahkan komputer melaksanakan tugas tertentu. Software dapat digolongkan menjadi Sistem Operasi (Windows 95 dan NT), Aplikasi (Akuntansi), Utilitas (Anti Virus, Speed Disk), serta Bahasa (3 GL dan 4 GL). c. Data Merupakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. d. Prosedur Dokumentasi prosedur/proses sistem, buku penuntun operasional (aplikasi) dan teknis. e. Manusia Yang terlibat dalam komponen manusia seperti operator, pemimpin sistem informasi dan sebagainya. Oleh sebab itu perlu suatu rincian tugas yang jelas.
11
UNSOED. Net
KEGIATAN SISTEM INFORMASI

a. Input Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. b. Proses Menggambarkan bagaimana suatu data di proses untuk menghasilkan suatu informasi yang bernilai tambah. c. Output Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses di atas tersebut. d. Penyimpanan Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data. e. Control Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Dalam mendisain dan menganalisa sistem informasi, perlu menerapkan pengetahuan dari berbagai macaam bidang. Suatu sistem informasi melibatkan orang-orang pada berbagai tingkat di dalam sebuah organisasi, komputer, program, dan prosedur serta personil untuk mengoperasikan sistem. Bidang-bidang seperti manajemen, perilaku organisasi, teknik industri, ilmu komputer, teknik elektro, komunikasi, psikologi dan lain-lain semuanya memiliki peranan penting dalam membuat, mempelajari dan mendisain sistem informasi. Apabila Sistem Informasi digunakan dalam mendukung kegiatan manajemen, maka sistem tersebut disebut SIM (Sistem Informasi Manajemen). +--------------------------------------------------------------------------+ : Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sistem manajamen : : atau sistem yang menyediakan informasi yang bertujuan mendukung operasi : : manajemen dan pengambilan keputusan dalam suatu organisasi yang cenderung: : berhubungan dengan pengolahan informasi yang berbasis pada komputer : : (computer base information processing) dengan mempertimbangkan informasi : : apa, untuk siapa, dan kapan harus disajikan. : +--------------------------------------------------------------------------+ SIM tergantung dari besar kecilnya organisasi yang dapat terdiri dari sistemsistem informasi : a. Akuntansi (Accounting Information Systems) b. Pemasaran (Marketing Information Systems) c. Penyediaan (Inventory Information Systems) d. Personalia (Personnel Information Systems) e. Distribusi (Distribution Information Systems) f. Pembelian (Purchasing Information Systems) g. Kekayaan (Treasury Information Systems) h. Analisis Kredit (Credit Analysis Information Systems) i. Penelitian dan Pengembangan (Research and Development Information Systems) j. Teknik (Engineering Information Systems)
DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI
12

a. Blok Masukan (Input Block) Meliputi, metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen-dokumen dasar. b. Blok Model (Model Block) Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang berfungsi memanipulasi data untuk keluaran tertentu. c. Blok Keluaran (Output Block) Berupa keluaran dokumen dan informasi yang berkualitas. d. Blok Teknologi (Technology Block) Untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran serta membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e. Blok Basis Data (Database Block) Merupakan kumpulan data yang berhubungan satu dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f. Blok Kendali (Controls Block) Meliput masalah pengendalian yang berfungsi mencegah dan menangani kesalahan/kegagalan sistem.
UNSOED. Net
SISTEM INFORMASI BISNIS

Umumnya topik-topik yang membahas SIM (Sistem Informasi Manajemen) dan SIB (Sistem Informasi Bisnis) menekankan pada pembahasan sistem informasi penjualan, akuntansi, personalia dan sebagainya. Hal ini menunjukkan bahwa SIM dan SIB secara sepintas adalah sama, karena seorang manajer pada dasarnya menjalankan suatu bisnis, tetapi bila dianalisa lebih lanjut akan ditemukan beberapa hal yang berbeda, yaitu : a. Sumber data SIB lebih dominan bersumber dari luar organisasi (peraturan pemerintah, perpajakan, bursa tenaga kerja, demografi, lembaga keuangan, serikat buruh, pasar modal), sedangkan SIM dari transaksi harian organisasi. b. SIB lebih dominan digunakan oleh investor dan SIM lebih ditujukan untuk manajemen agar dapat mengawasi sumber daya yang tersedia sehingga dapat bekerja secara efisien dan efektif SIB dapat diperoleh dari hasil penelitian, membeli dari pusat data statistik dan dari informasiinformasi lainnya. c. SIM dalam menyajikan informasi penjualan berkaitan dengan target yang dicapai, perbandingan dengan anggaran, gambaran trend penjualan, sedangkan SIB lebih menekankan pada beberapa persen pangsa pasar yang dikuasai oleh perusahaan, beberapa persen lagi yang dapat dikuasai, bagaimana strategi pesaing dalam meningkatkan pangsa pasar. Dari tingkatannya SIM merupakan bagian dari SIB, sedangkan SIA merupakan bagian dari SIM
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983. 2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan
13

Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995. 3. Lucas JR, Henry C., Analisis, Desain, Dan Implementasi Sistem Informasi, Penerbit Erlangga, Edisi Tiga, Jakarta, 1987. 4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
UNSOED. Net
BAB 3 ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER

Sistem analis adalah orang yang menganalisis sistem dengan mempelajari masalah-masalah yang timbul dan menentukan kebutuhan-kebutuhan pemakai serta mengidentifikasikan pemecahan yang beralasan (lebih memahami aspek-aspek bisnis dan teknologi komputer). Nama lainnya : system designer, business analyst, system consultant, system engineer, software engineer, sistem analyst programmer, information system engineer. Programmer adalah orang yang menulis kode program untuk suatu aplikasi tertentu berdasarkan rancangan yang dibuat oleh system analis(lebih memahami teknologi komputer).
Tugas dan tanggung jawab :

Sistem analis : a. Tanggungjawab analis sistem tidak hanya pada pembuatan program komputer saja, tetapi pada sistem secara keseluruhan. b. Pengetahuan analis sistem harus luas, tidak hanya pada teknologi komputer, tetapi juga pada bidang aplikasi yang ditanganinya. c. Pekerjaan analis sistem dalam pembuatan program terbatas pada pemecahan masalah secara garis besar. d. Pekerjaan analis sistem melibatkan hubungan banyak orang, tidak terbatas pada sesama analis sistem,programer tetapi juga pemakai sistem dan manajer. Programmer : a. Tanggungjawab pemrogram terbatas pada pembuatan program komputer. b. Pengetahuan programer cukup terbatas pada teknologi komputer, sistem komputer, utilitas dan bahasa-bahasa program yang diperlukan. c. Pekerjaan programer sifatnya teknis dan harus tepat dalam pembuatan instruksi-instruksi program. d. Pekerjaan programer tidak menyangkut hubungan dengan banyak orang,terbatas pada sesama pemrogram dan analis sistem yang mempersiapkan rancang bangun (spesifikasi) program.
Pengetahuan dan keahlian analis sistem

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang luas dan keahlian yang khusus. Beberapa analis setuju bahwa pengetahuan-pengetahuan dan keahlian berikut sangat diperlukan bagi seorang analis sistem yang baik : a. Pengetahuan dan keahlian tentang teknik pengolahan data, teknologi
14
UNSOED. Net
b.
c.
d.
e.
f.
komputer dan pemograman komputer Keahlian teknis yang harus dimiliki adalah termasuk keahlian dalam penggunaan alat dan teknik untuk pengembangan perangkat lunak aplikasi serta keahlian dalam menggunakan komputer. Pengetahuan teknis yang harus dimiliki meliputi pengetahuan tentang perangkat keras, teknologi komunikasi data, bahasa-bahasa komputer, sistem operasi, utiliti, dan paket-paket perangkat lunak lainnya. Pengetahuan tentang bisnis secara umum Aplikasi bisnis merupakan aplikasi yang sekarang paling banyak diterapkan, maka analis sistem harus mempunyai pengetahuan tentang ini. Pengetahuan ini dibutuhkan supaya analis sistem dapat berkomunikasi dengan pemakai sistem. Pengetahuan tentang bisnis ini meliputi akuntansi keuangan, akuntansi biaya, akuntansi manajemen, sistem pengendalian manajemen, pemasaran produksi, manajemen personalia, keuangan, perilaku organisasi, kebijaksanaan perusahaan dan aspek-aspek bisnis lainnya. Pengetahuan tentang metode kuantitatip Dalam membangun model-model aplikasi, analis sistem banyak menggunakan metode-metode kuantitatif seperti linier programming, dynamic programming, regresion, network, decision tree, trend, simulasi. Ahli memecahkan masalah kompleks ke dalam masalah kecil Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk meletakkan permasalahanpermasalahan komplek yang dihadapi oleh bisnis, memecah-mecah masalah tersebut ke dalam bagian-bagiannya, menganalisisnya dan kemudian harus dapat merangkainya kembali menjadi suatu sistem yang dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut. Ahli berkomunikasi dan membina hubungan Analis sistem harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan komunikasi baik secara lisan maupun tertulis. Keahlian ini diperlukan di dalam wawancara, presentasi, rapat dan pembuatan laporan-laporan. Memahami metodologi pengembangan sistem informasi Manusia merupakan faktor yang kritis di dalam sistem dan watak manusia satu dengan yang lainnya berbeda. Analis sistem yang kaku dalam membina hubungan kerja dengan personil-personil lainnya yang terlibat, akan membuat pekerjaannya menjadi tidak efektif. Apalagi bila analis sistem tidak dapat membina hubungan yang baik dengan pemakai sistem, maka akan tidak mendapat dukungan dari pemakai sistem atau manajemen dan kecenderungan pemakai sistem akan mempersulitnya.
Team pengembangan sistem (I)

Dalam proyek pengembangan sistem yang kecil dan sederhana, kemungkinan hanya ada seorang analis sistem yang merangkap sebagai pemrogram (analis/pemrogram) atau seorang programer yang merangkap sebagai analis sistem (pemrogram/analis). Akan tetapi untuk proyek pengembangan sistem yang besar atau komplek, pekerjaan ini biasanya dilakukan oleh sejumlah orang dalam bentuk tim. Anggota dari tim pengembangan sistem ini tergantung dari besar kecilnya ruang lingkup proyek yang akan ditangani. Tim ini secara umum dapat terdiri dari personil-personil sebagai berikut : 1. Manajer analis sitem (manage of systems analyst) Manajer analis sistem disebut juga sebagai koordinator proyek dan mempunyai tugas dan tanggungjawab sebagai berikut : a. Sebagai ketua atau koordinator tim pengembangan sistem b. Mengarahkan, mengontrol dan mengatur anggota tim pengembangan sistem lainnya.
15

c. Membuat jadual pelaksanaan proyek pengembangan sistem yang akan dilakukan. d. Bertanggungjawab dalam mendefinisikan masalah, studi kelayakan, disain sistem dan penerapannya. e. Memberikan rekomendasi-rekomendasi perbaikan sistem. f. Mewakili tim untuk berhubungan dengan pemakai sistem dalam hal perundingan-perundingan dan pemberian-pemberian nasehat kepada manajemen dan pemakai sistem. g. Membuat laporan-laporan kemajuan proyek (progress report). h. Mengkaji ulang dan memeriksa kembali hasil kerja dari tim. Ketua analis sistem (lead systems analyst) Ketua analis sistem biasanya menjabat sebagai wakil dari manajer analis sistem. Tugasnya adalah membantu tugas dari manajer analis sistem dan mewakilinya bila manajer analis sistem berhalangan. Analis sistem senior Analis sistem senior (senior systems analyst) merupakan analis sistem yang sudah berpengalaman. Analis sistem junior (junior systems analyst) Analisis sistem junior merupakan analis sistem yang belum berpengalaman dan masih membutuhkan bimbingan-bimbingan dari analis sistem yang lebih senior. Analis sistem junior ini sering juga disebut dengan analis sistem yang masih dilatih (systems analyst trainee). Programer aplikasi senior (senior applications programmer) Programer apliakasi senior merupakan pemrogram komputer yang sudah berpengalaman dengan tugas merancang spesifikasi dari program aplikasi dan mengkoordinasi kerja dari pemrogram lainnya. Pemrogram aplikasi senior kadang-kadang juga disebut dengan pemrogram/analis. Programmer aplikasi (application programmer) Programer aplikasi merupakan programer komputer yang cukup berpengalaman dan dapat melakukan tugasnys tanpa harus dibimbing secara langsung lagi. Programer aplikasi yunior (junior applications programmer) Programer aplikasi yunior merupakan pemrogram komputer yang belum berpengalaman dan masih dibawah bimbingan langsung dari pemrogram yang lebih senior. Programer aplikasi yunior biasanya hanya dilibatkan pada pembuatan modul-modul program yang sederhana, seperti misalnya pembuatan bentuk-bentuk I/O. Pemrogram aplikasi yunior ini sering juga disebut dengan pemrogram aplikasi yang masih dilatih (applications programmer trainee).
UNSOED. Net
2.
3. 4.
5.
6. 7.
Team pengembangan sistem (II)

1. Pengguna Sistem a. User Sebagai end-user (operator) dan user-manager yang mengawasi pekerjaan end-user. b. Manajemen Memegang pernan penting dalam menyetujui rencana pengembangan sistem dan penyediaan dana. 2. Perancang Sistem a. Project Coordinator Bertanggungjawab agar tim dapat bekerja secara harmonis dan optimal serta mengontrol agar pelaksanaannya sesuai rencana. b. System Analyst & Design Personil yang memberikan solusi dan mendesain sistem baru.
16
UNSOED. Net
c. Programmer Personil yang membuat program berdasarkan rencangan dari sistem analis. d. Network Designer Bertanggungjawab terhadap desain jaringan, seperti LAN, MAN, WAN. e. Technician (Hardware) Personil yang menetapkan konfigurasi-konfigurasi hardware yang tepat agar dapat bekerja secara optimal. f. Database Administrator Personil yang bertanggjawab terhadap suatu sistem database, mencakup pola struktur data, integritas data, memberikan hak akses kepada user, backup, recovery dan mengoptimalkan performa database. g. Documenter Personil yang membuat dokumentasi sistem, mencakup buku operasional aplikasi, teknis dan sistem. h. Software Tester Personil yang menjamin bahwa program aplikasi yang dibuat programmer sesuai spesifikasi. i. Graphic Designer Pesonil yang memiliki keahlian dalam mendesain untuk aplikasi berbasis GUI (Graphic Interface).
Alat dan teknik pengembangan sistem

Terbagi atas : 1. Graphical tools a. HIPO b. Data Flow Diagram (DFD) c. Structure Chart d. SADT e. Warnier/Orr f. Jakson's Diagram 2. Diagram Chart 2.1 Activity Chart a. Systems Flowchart b. Program Flowchart (Program Logic Flowchart, Detailed Computer Program Flowchart) c. Paperwork Flowchart / Form Flowchart d. Database Relationship Flowchart e. Process Flowchart f. Gantt Chart 2.2 Layout Charting 2.3 Personal Relationship Charting a. Working Distribution Chart b. Organization Chart 3. Technique Public 3.1 Teknik Manajemen Proyek (Penjadualan Proyek) a. CPM (Critical Path Method) b. PERT (Program Evalution and Review Technique) 3.2 Fact Finding Technique (Mengumpulkan data dan menemukan fakta) a. Interview, Observation, Questionaires, Sampling 3.3 Cost Effectiveness Analysis / Cost Benefit Analysis 3.4 Inspection and Walkthrough 3.5 Meeting
17
UNSOED. Net
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983. 2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995. 4. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB SIKLUS HIDUP (SYSTEMS LIFE CYCLE)

4.1 General Systems Life Cycle (GSLC)
4 SISTEM
Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada semua sistem, baik sistem biologis, fisikal, sosial ataupun sistem lainnya. Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu : a. Development (introduction) b. Growth c. Maturity d. Deterioration (decline) Apabila digambarkan, GSLC akan terlihat seperti berikut : | | +---------------+\ | /: : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : | /--------+/ : : | / I : II : III : IV |/ : : : +--------------------------------------------------------------Development Growth Maturity Deterioration Gambar 4.1 : General Systems Life Cycle (GSLC)
4.2
18
Information Systems Life Cycle (ISLC)
UNSOED. Net
Merupakan fase-fase utama (general) yang terjadi pada sistem informasi. Adapun fase-fase tersebut terbagi dalam empat fase, yaitu : a. Systems Development (Design) b. Systems Implementation c. Systems Operation (Maintenance) d. Systems Obsolescence Apabila digambarkan, ISLC akan terlihat seperti berikut : | | +---------------+\ | /: : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : \ | / : : | /--------+/ : : | / I : II : III : IV |/ : : : +--------------------------------------------------------------Systems Systems Systems Operation Systems Development Implementation (Maintenance) Obsalescence (Design) Gambar 4.2 : Information Systems Life Cycle
4.3
Systems Development Life Cycle (SDLC)
SDLC berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan langkah-langkah dari setiap tahapan yang secara garis besar terbagi dalam tiga kegiatan utama, yaitu : a. Analysis b. Design c. Implementation Setiap kegiatan dalam SDLC dapat dijelaskan melalui tujuan (purpose) dan hasil kegiatannya (deliverable). Apabila kegiatan utama tersebut dijabarkan ke dalam langkah-langkah yang lebih rinci dapat digambarkan seperti berikut : +---------------------------------------------------------------------+ : ANALYSIS : DESIGN : IMPLEMENTATION : +---------------------------------------------------------------------+ : : +---------------+ : : +-->: Problem : : : | : Detection : : : | +---------------+ +-----------+ +-----------+ +---------> | | : | | : | | +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+ | : Initial : | : : Output : | : : Programming / : | : Investigation : | : : : | : : test : | +---------------+ | : +---------------+ | : +---------------+ +---------> | | : | | : |
19

| +---------------+ | | : Requirements : | | : Analysis : | | +---------------+ | +---------> | | +---------------+ | : Generation of : | : Alternatives : | +---------------+ | | | +---------------+ | : Selection of :--+ : Proper System : +---------------+ : : : : : : : : : : : : : : +---------------+ | : Input : | : : | +---------------+ | | | +---------------+ | : Files :--+ : : +---------------+ : : : : : : : : : : : : : : +---------------+ : Training / : : Other : +---------------+ | +---------------+ : System : : Change Over : +---------------+
UNSOED. Net
Gambar 4.3 : Stages of Problem Solving Systems Development Life Cycle (SDLC) ANALYSIS Dalam tahap analisis ini, digunakan oleh analis sistem untuk : a. Membuat keputusan apabila sistem saat ini mempunyai masalah atau sudah tidak berfungsi secara baik dan hasil analisisnya digunakan sebagai dasar untuk memperbaiki sistem b. Mengetahui ruang lingkup pekerjaannya yang akan ditanganinya. c. Memahami sistem yang sedang berjalan saat ini d. Mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya Kegiatan yang dilakukan dalam tahap analisis ini adalah : 1. Problem detection a. Tujuan : Mendeteksi sistem, apabila sistem saat ini semakin berkurang manfaatnya (memburuk). b. Hasil : Laporan pendahuluan tentang permasalahan yang terjadi dalam sistem. 2. Initial investigation a. Tujuan : Memerikan sistem saat ini dengan penekanan pada daerahdaerah yang menimbulkan permasalahan. b. Hasil : Penjelasan sistem saat ini. 3. Requirement analysis (determination of ideal systems) a. Tujuan : Mendapatkan konsensus dari komunitas pemakai dari sistem informasi yang ideal. Sebuah penggantian sistem akan menimbulkan jarak antara sistem saat ini dengan sistem yang ideal (yang mengacu ke komputerisasi). b. Hasil : Penjelasan kebutuhan analisis terhadap sistem. 4. Generation of system alternatives a. Tujuan : Menggali (explore) perbedaan dari alternatif sistem dalam mengurangi jarak (gap) antara sistem saat ini dengan sistem idealnya. b. Hasil : Dokumen-dokumen tentang alternatif sistem yang akan digunakan untuk memperbaiki sistem. 5. Selection of proper system a. Tujuan : Membandingkan alternatif-alernatif sistem dengan menggunakan metodologi terstruktur, memilih alternatif sistem yang paling baik, dan menjualnya (sell) kepada
20

management. Hasil-hasil dari studi sistem.
UNSOED. Net
b. Hasil
DESIGN Dalam tahap perancangan (desgin) memiliki tujuan, yaitu untuk : a. Mendesain sistem baru yang dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh dari pemilihan alternatif sistem yang terbaik. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap perancangan ini adalah : 6. Output design a. Tujuan : b. Hasil : 7. Input design a. Tujuan : b. Hasil : Memerikan bentuk-bentuk laporan sistem dan dokumennya. Bentuk (forms) dari dokumentasi keluaran (output). Memerikan bentuk-bentuk masukan didokumen dan dilayar ke sistem informasi. Bentuk (forms) dari dokumentasi masukan (input). Memerikan bentuk-bentuk file-file yang dibutuhkan dalam sistem informasi. Bentuk (forms) dari dokumentasi file.
8. File design a. Tujuan : b. Hasil :
IMPLEMENTATION Dalam tahap implementasi memiliki beberapa tujuan, yaitu untuk : a. Melakukan kegiatan spesifikasi rancangan logikal ke dalam kegiatan yang sebenarnya dari sistem informasi yang akan dibangunnya atau dikembangkannya. b. Mengimplementasikan sistem yang baru. c. Menjamin bahwa sistem yang baru dapat berjalan secara optimal. Kegiatan yang dilakukan dalam tahap implementasi ini adalah : 9. Programming & testing a. Tujuan : Mengkonversikan perancangan logikal ke dalam kegiatan operasi coding dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu, dan mengetest semua program serta memastikan semua fungsi / modul program dapat berjalan secara benar. b. Hasil : Coding program dan spesifikasi program. 10.Training a. Tujuan b. Hasil : Memimpin (conduct) pelatihan dalam menggunakan sistem, persiapan lokasi latihan dan tugas-tugas lain yang berhubungan denganp pelatihan (buku-buku panduan sistem). : Rencana pelatihan sistem, modul-modul katihan dan sebagainya.
11. System changeover a. Tujuan : Merubah pemakaian sistem lama ke sistem bari dari sistem informasi yang berhasil dibangun.Perubahan sistem merupakan tanggungjawab team designer ke pemakai siste (user organization). b. Hasil : Rencana (jadwal dan metode) perubahan sistem (contract).
21
UNSOED. Net
Daftar Pustaka
1. Davis, William S., Systems Analysis And Design : A Structured Approach, Addison-Wesley Publishing Company, 1983. 2. HM., Yogiyanto, Analisis dan Disain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Penerbit Andi Offset, Yogyakarta, 1995. 3. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB 5 DETEKSI MASALAH SISTEM (DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)

5.1 Permasalahan Sistem
Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena : a. Waktu (overtime). b. Lingkungan sistem yang berubah. c. Perubahan prosedur operasional. Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor). Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu : a. b. c. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness), d. kebenaran (correctness), dan keamanan (security). e. f. Ketepatan waktu (timeliness). g. h. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan i. biaya (cost). j. k. Efisiensi (eficiency). l. m. Dapat dipercaya (reliability). n. o. Kegunaan (usability). Relevansi (relevancy).
22

p.
UNSOED. Net
Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi. Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain : Banyak laporan yang isinya terlalu panjang Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya. Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI. Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan. Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.
Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif. Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness). Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap. Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan. Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.
23
UNSOED. Net
Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain : Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya. Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan. Masalah yang kenaikan. terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami
Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan. Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.
Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.
Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu : Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan. Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan. Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan. Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda). Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
24

Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.
UNSOED. Net
Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang didapat.
Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah : 100.000 ------- = 20% 500.000 Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain : Keluaran / nilai uang (trougput/dollar). Keluaran / waktu worked). untuk memasukkan data (trougput/data entry hours
Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours). Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar). Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers). Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).
25
UNSOED. Net
Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain : Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya bagus, kemudian komputer mengalami penurunan. Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining. Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu. Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya. Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak. Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.
Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem. Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain : Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula. Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi. Naiknya keluhan-keluhan pemakai. Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.
26
UNSOED. Net
5.2
Information systems backlog
Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius. Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs. Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi : 1. Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase). 2. Penurunan kinerja (decreasing performance). 3. Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover). 4. System downtime. 5. Transaction variances. Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain : Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency). Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates). Kenaikan biaya (increased costs). Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).
Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi : a. Keluhan pemakai (user complaints). b. Perhatian top manajemen (top management concerns) c. Penunjuk jalan (scouting). d. Pengawas pemakai (user surveys). e. Pengawas (audits). f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).
5.3
Laporan awal masalah
Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut: 1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal. 2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah. 3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem
27

nature). 4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan. Tipe recommendation, terdiri dari : a. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan. b. Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem. c. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.
UNSOED. Net
Daftar Pustaka
1. Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan Publishing Company, New York, 1991.
BAB PENGAMATAN (INITIAL INVESTIGATION)

6.1 Konsep sistem investigasi (System Investigation Concepts)
6 AWAL
/~~~~~~~~~~~~~\ : Discontinue : +---------+ \ SDLC / : Systems : ~~~~~~/\~~~~~ : Goals : -----+ : +---------+ } : } +----------+ +-------------+ +----------+ Expectation }==>: Detected :==>: Initial :==>: Valid : gap (problem) } : Problem : :Investigation: : Problem : } +----------+ +-------------+ +----------+ +---------+ } : : Current : -----+ : : System : \/ : Status : +--------------+ +---------+ : Requirements : : Analysis : +--------------+
28
UNSOED. Net
Masalah (problem) adalah kesenjangan perbedaaan (gap) antara tujuan sistem dan kondisi sistem yang sebenarnya, dengan pengertian lain kenapa sistem gagal untuk mencapai tujuan sistem yang telah ditentukan sebelumnya. Untuk mengetahui hal-hal apa saja yang telah menyebabkan kegagalan sistem, maka seorang analis sebaiknya melakukan investigasi lebih dahulu sebelum melakukan tindakan untuk memperbaiki sistem. Dengan investigasi, seorang analis akan lebih memahami masalah dan alur sistemnya lebih mendalam, meskipun dalam detect problem sudah diketahui permasalahannya tetapi masih menggambarkan garis besarnya saja. Banyak laporan dalam deteksi masalah mungkin tidak benar-benar nyata atau tidak dapat dipecahkan. Hal tersebut mungkin dikarenakan : a. Tujuan yang terlalu ideal sehingga sulit atau mungkin tidak akan tercapai. b. Sistem tidak dapat dikembangkan karena kekurangan sumberdaya, sikap atau keduanya. c. Pengukuran sistem yang tidak akurat. d. Pernyataan tujuan sistem yang sudah ketinggalan (statement of goals is dated). e. Kesenjangan antara sistem yang ideal dan sistem saat ini sifatnya sementara (the gap between the ideal and the current system is temporary and will decrease given patience). Dalam tahap problem solving, sebaiknya memberikan penjelasan tentang : a. Penjabaran kondisi sistem yang berjalan melalui kegiatan investigasi secara rinci. b. Mendapatkan konsensus sistem yang ideal. c. Mengembangkan beberapa alternatif untuk mengurangi perbedaan (gap) antara sistem yang ideal dengan sistem yang sedang berjalan. d. Memilih alternatif yang terbaik dan menjualnya ke manajemen. Tugas mulai point b sampai d akan memakan waktu yang cukup lama termasuk biaya yang dibutuhkan. Tujuan dari investigasi adalah untuk memantapkan atau menunjukkan masalah yang sebenarnya terjadi disamping sebagai cara seorang analis untuk mengerti sistemnya secara mendalam.
6.2
Kendala dalam sistem investigasi
Dalam melakukan investigasi terdapat beberapa hambatan atau kendala yang akan terjadi , diantaranya masalah : a. Waktu (time) Analis kekurangan sumber daya (resource) waktu, sehingga hanya melakukan sebagian kegiatan investigasi. Biasanya waktu berhubungan dengan masalah biaya yang dibutuhkan. b. Biaya (cost) Seringkali biaya yang dikeluarkan berhubungan dengan lamanya waktu untuk kegiatan investigas, sehingga manajemen akan memberikan batasan biaya. c. Ilmu pengetahuan (knowledge) Manager sistem informasi cenderung menyuruh analis yunior yang belum memiliki keahlian teknis atau pengetahuan yang cukup, sehingga akan berdampak pada hasil investigasi yang kurang mendalam,matang atau lengkap. d. Politik (politics) Manajemen atau pihak-pihak tertentu mungkin menyebarkan isu-isu yang tujuannya untuk menghambat kegiatan investigasi. e. Campur tangan (interference) Adalah terdapatnya pihak-pihak yang berusaha campur tangan atau mengatur dalam kegiatan investigas sehingga akan menganggu atau menimbulkan
29

kekacauan.
UNSOED. Net
6.3
Rekomendasi
Hasil dari investigasi adalah sebuah rekomendasi, yang salah satunya adalah sebagai berikut : a. Tidak mengambil tindakan apapun karena tidak ditemukan masalah. Hal tersebut dapat terjadi karena mungkin dalam preliminary report, masalahnya dibuat-buat sehingga pada saat dilakukan investigasi masalahmasalahnya tersebut tidak terjadi atau tidak ditemukan. b. Melakukan pemeliharaan sistem untuk masalah-masalah yang kecil. Pemeliharaan sistem yang dilakukan setiap hari (periode pendek) akan membantu meminimalkan masalah-masalah yang muncul sehingga cepat untuk ditangani dan selalu terkontrol secara baik. c. Meningkatkan kemampuan atau ketrampilan pemakai didalam menjalankan atau menggunakan sistem informasi. d. Mempertimbangkan untuk modifikasi sistem secara total, sehingga perlu pemikiran untuk menggantinya dengan sistem yang baru. e. Menempatkan masalah yang terjadi kedalam rencana pengembangan sistem yang segera dilakukan.
6.4
Taktik investigasi
a. Dengarkan, jangan mengurui (listen, do not lecture). Jika anda tahu semua jawaban, pasti anda tidak akan melakukan investigasi. Sehingga dalam kegiatan investigasi sebaiknya memberikan waktu yang cukup bagi pihak manajemen atau pemakai untuk menjelaskan secara lengkap dan jelas dan analis sistem jangan terlalu mendominasi pembicaraan. b. Jangan memberikan pemecahan awal terhadap masalah (do not presolve the problem). Artinya jangan berusaha menunjukkan pemikiran untuk memecahkan masalah, sebelum seluruh kegiatan investigasi selesai dilakukan, sehingga menghindari solusi-solusi yang sebagian-sebagian. c. Membandingkan cerita (compare stories). Berbeda orang berarti berbeda pandangan terhadap masalah yang sama, sehingga perlu melibatkan supervisor dan bawahan dalam memberikan pandangan masalah secara jelas dan dapat dipercaya. Sebaiknya tidak mendengarkan dari 1 sumber sehingga hanya ada 1 pandangan (opionio). Ketika pemakai memiliki perbedaan pandangan, sebaiknya cari perbedaannya dan kemudian mencari pandangan yang memiliki kesamaan. d. Perhatikan keengganan tanggapan (look for reluctant responses). Keengganan memberikan tanggapan mengindikasikan sesuatu yang disembunyikan. Terlalu banyak masalah sistem dapt juga menyebabkan kebingungan sehingga tidak mampu menjelaskan secara lengkap. e. Perhatikan masalah inkonsistensi logikal (probe for logical inconsistencies). Inkonsistensi logikal adalah penghentian flow data dimana data tersebut hilang, atau secara tiba-tiba muncul data tertentu. Beberapa hal yang berhubungan dengan masalah ini :
30
UNSOED. Net
* Ada data masukkannya tetapi tidak ada outputnya (black hole). * Ada keluaran (output) tetapi tidak ada data masukannya (miracles). f. Perhatikan dampak anda (observe your effect). Memperhatikan perbedaan dari pemakai ketika anda hadir dan saat anda tidak hadir. Penilaian secara langsung disebut dengan internal probe. Sedangkan external probe adalah penilaian yang dilakukan tanpa diketahui oleh siapapun (searching external material), seperti dengan menganalisa laporan, sejarah permasalah terdahulu, dan sumber-sumber investigasi sekunder lainnya. g. Memerlukan kerja keras, sehingga menimbulkan kebosanan (expect hard, boring work). Jadilah detektif yang profesional dan sabarlah dalam menangani permasalahan sistem secara bertahap.dan berkesinambungan. h. Hindari masalah politk (avoid politics). Misi analis sistem adalah fakta bukan mengadili (your mission is fact, not judgement).
6.5
Teknik investigasi
Teknik investigasi meliputi kegiatan : a. Secara langsung (direct (internal) probes) Yaitu untuk mengetahui secara langsung apa yang terjadi dalam lingkungan pemakai. Mereka mengijinkan anda untuk memperhatikannya langsung tanpa melalui pihak-pihak tertentu (interpreter). Internal probes merupakan sumber kekacauan (disruptive), karena timbul perbedaan sikap. Internal probes digunakan sebagai pengkayaan (a richer) dan kelompok pembenar dari fakta yang terjadi (truer group of facts). Terdapat tiga teknik untuk melakukan investigasi langsung, yaitu dengan : * Kuesioner (questionnaires). Teknik ini sangat tepat, apabila dalam investigasi memiliki kendala waktu dan biaya. Meskipun mendapatkannya dari responde melalui blangko isian. Adapun hal-hal dalam kuesioner kondisi akan penjelasannya akan berbeda apabila dilakukan tatap muka langsung (face to face interview). Hal terbaik dari kuesioner adalah sebagai dokumen yang dapat menunjukkan perbedaan-perbedaan yang terjadi pada responden. * Tanya jawab (interview). Kegiatan ini membutuhkan waktu dan keahlian khusus. Tidak semua orang dapat melakukan tanya jawab dengan sukses. Interview dapat digunakan untuk pertanyaan yang berurutan secara mendalam disamping lebih fleksibel sesuai dengan kondisi lapangan. Kendala yang dihadapi adalah waktu dan keahlian khusus. * Pengamatan (observation). Merupakan internal probe yang kuat (a powerful internal probe). Duduk bersama dengan pemakai sistem dengan melakukan pengamatan dengan pertanyaan yang lebih spesifik. Mengapa anda melakukan kegiatan ini ? atau dimana dokumen ini akan dipindahkan ?. Setiap pertanyaan mungkin akan dapat menunjukkan pemecahan masalah misterius. b. Secara tidak langsung (indirect (external) probes) Kegiatan yang dapat dilakukan dengan cepat dan tidak kelihatan dari operasional personel, sehingga dapat mengetahui sisi luar atau sesuatu yang disembunyikan dari komunitas pemakai. Kegiatan ini akan mendominasi
31

pada awal kegiatan SDLC, selanjutnya internal probe untuk memperdalam. * Aliran prosedur (procedure flow). Prosedure operasional merupakan sarana (vehicles) bagi pegawai baru mengerti pekerjaannya dan pengalaman karyawan untuk menangani masalah. Jika procedure flow tidak benar, sistem informasi tidak dapat dioperasikan secara benar pula. Gunakan system flowchart untuk menelusuri jalannya informasi sebagai penjelasan prosedure operasinya. Apabila ada permasalahan diprosedur, masalah tersebut mungkin akan timbul dalam operasional yang sebenarnya. * Mempelajari dokumen (document review). Adalah dengan mendapatkan dan mengumpulkan dokumen-dokumen penting (critical document). Jika masalah banyak terjadi di customer orders, kumpulkan sumber dokumen asli dari customer orders tersebut yang digunakan sebagai data entry-nya, format interaktif layar, detail transaksi, ringkasan dan kesalahan laporan yang terjadi. Dokumen seringkali menjadi penyebab masalah. * Sampel (sampling). Mungkin anda membutuhkan informasi dari para vendor billing yang telah memberikan diskon pada saat pembayran, karena perusahaan kehilangan uang saat diskon tidak diberikan ketika terjadi penundaan pembayaran. Anda dapat melibatkan para pelanggan pembayar untuk mendapatkan informasi (walaupun ada banyak transaksi). Akhirnya anda dapat membuat daftar sampel data dengan pemilihan random untuk satu minggu terakhir, memilih 20 halaman dari transaksi harian, memilih 5 item dari setiap halaman yang terpilih., merekam informasi untuk setiap 5 item dan menghitung rata-raa dan varian untuk sampel-sampel dari semua transaksi pembayaran yang terjadi. * Tabular (Tabular tools) Disebut juga matrix, yaitu daftar cek (checklists) untuk menemukan perselisihan (discrepancies) dalam alur transaksi seperti berikut : ========================================================================= Output Reports ========================================================= Record fields Order Back Customer Shipping Salesperson detail Order Service Status Summary --------------------------------------------------------Customer number v v v v Order date v Inventory item number v v Quantity ordered v v v v v Warehouse location Shipping code v v Substitute code v v Backorder code v v =========================================================================
UNSOED. Net
6.6
Deskripsi sistem saat ini
Menentukan kinerja sistem saat ini akan mengalami kesulitan apabila perusahaan tidak memiliki sebuah standar pengukuran kinerja sistem. Sayang sekali, perusahaan cenderung tidak memperbarui (to update) dokumentasi sistem yang berjalan. Karenanya, analis memperbaiki dokumen selama investigasi masalah sistem.
32

Deskripsi sistem saat ini meliputi penjelasan : a. Masukan (inputs) b. Keluaran (outputs) c. File (files) d. Elemen data (data elements) e. Volume transaksi dan dokumen tindakan (transaction and action document volume) f. Diagram aliran data (data flow diagrams)
UNSOED. Net
Pertanyaan
1. Mengapa deteksi masalah menjadi tidak nyata atau tidak terungkap ? 2. Mengapa initial investigation begitu penting bagi departemen sistem informasi ? 3. Jelaskan lima faktor kendala investigasi ! 4. Jelaskan bagaimana langkah pemecahannya dari kelima faktor kendala tersebut ! 5. Jelaskan kemungkinan rekomendasi dari hasil investigasi ? 6. Jelaskan 8 taktik investigasi yang dapat digunakan oleh analis sistem ? 7. Apa perbedaan antara internal dan external probes ? 8. Jelaskan keuntungan dan kerugian dari kuesioner dan interview ? 9. Jelaskan tentang procedure flow operates ! 10.Mengapa sampling begitu penting ! 11.Mengapa deskripsi sistem saat ini perlu dijelaskan ! 12.Jelaskan komponen dalam deskripsi sistem saat ini !
Daftar Pustaka
BAB KEBUTUHAN (REQUIREMENT ANALYSIS)
7 ANALISIS
Dalam melakukan tahap ini akan dicapai 4 tujuan, yaitu : a. Menjelaskan sistem saat ini secara lengkap. b. Menggambarkan sistem informasi yang ideal. c. Membawa sistem informasi yang ideal ke kondisi saat ini dengan memperhatikan kendala sumber daya.
33

d. Memberi dorongan terhadap keyakinan pemakai kedalam team pengembangan sistem. Tahap requirement analysis adalah tahap interaksi intensif antara analis sistem dengan komunitas pemakai sistem (end-user), dimana team pengembangan sistem menunjukkan keahliannya untuk mendapatkan tanggapan dan kepercayaan pemakai, sehingga mendapat partisipasi yang baik. Merupakan pekerjaan sulit untuk mendapatkan kesepakatan (skeptical) pemakai tentang kebutuhan mereka dari sebuah sistem informasi, karena mungkin pemakai mengalami kegagalan sistem informasi sebelumnya.
UNSOED. Net
Keinginan pemakai
Tahap awal dalam requirement system adalah melakukan survey terhadap keinginan pemakai dan menjelaskan sistem informasi yang ideal. Ideal disini merupakan konsep daripada kenyataan, artinya bahwa tidak ada sistem yang ideal (tidak ada sistem informasi yang sempurna) tetapi bersifat subyektif saja. Kalau hal ini tidak dijelaskan secara mendalam dapat menimbulkan perbedaan pandangan atau akan mengecewakan end-user.
Metode kebutuhan analisis

Perlu pemilihan metode pengumpulan data yang tepat selama melakukan requirement system. Metode tersebut adalah interviews, questionnaires, observation, procedure analysis, dan document survey. Setiap metode akan dijelaskan secara mendalam sebagai berikut :
Tanya jawab (Interviews)

1. Bagaimana metode itu digunakan. Pemilihan potential interviewees. Membuat perjanjian terhadap potential interviewees. Menyiapkan struktur pertanyaan yang lengkap dan jelas. Memilih person yang diinterview secara pribadi dan merekamnya. 2. Target dari metode. Kunci pribadi dalam proses DFD. Kadangkala melibatkan orang luar, seperti pelanggan atau vendors. 3. Keuntungan metode. Pewawancara dapat mengukur respon melalui pertanyaan dan menyesuaikannya sesuai situasi yang terjadi. Baik untuk permasalahan yang tidak terstruktur, seperti mengapa anda berpikir hal ini dapat terjadi ?. Menunjukkan kesan interviewer secara pribadi. Memunculkan respons yang tinggi sejak penyusunan pertemuan. 4. Kerugian metode. Membutuhkan waktu dan biaya yang tidak sedikit. Membutuhkan pelatihan dan pengalaman khusus dari pewawancara. Sulit membandingkan laporan wawancara karena subyektivitas alamiah.
34

5. Kapan metode tersebut baik digunakan. Mendapatkan penjelasan atau pandangan dari personel kunci. Test kredibilitas dari interviewees. Mencari interview yang unsureness atau contradictions. Memantapkan kredibilitas team. Beberapa faktor penting dalam interview yang baik, yaitu objektives, audience, format, weighting dan combining responses, and docummentation.
UNSOED. Net
Kuesioner (Questionnaires)
1. Bagaimana metode itu digunakan. Mendisain dengan menggunakan standar kuesioner. Kuesioner dikirimkan ke lingkungan kerja end-users. Struktur respon diringkas dalam statistik distribusi. 2. Target dari metode. Semua end-user dengan wawasannya akan dilibatkan dalam proses solusi pemecahan sistem. End-user dihubungkan dengan proses pemakaian simbol-simbol dalam DFD. 3. Keuntungan metode. Murah dan cepat dari pada interviews. Tidak membutuhkan investigator yang terlatih (hanya satu ahli yang dibutuhkan untuk mendesain kuesioner untuk end-user yang terpilih. Mudah untuk mensintesis hasil sejak pembuatan kuesioner. Dengan mudah dapat meminimalkan biaya untuk semua end-user. 4. Kerugian metode. Tidak dapat membuat pertanyaan yang spesifik bagi end-user. Analis melibatkan kesan sehingga tidak dapat menampakkan pribadi end-user. Tanggapan yang rendah karena tidak adanya dorongan yang kuat untuk mengembalikan kuesioner. Tidak dapat menyesuaikan pertanyaan ke end-user secara spesifik. 5. Kapan metode tersebut baik digunakan. Pertanyaannya sederhana, dan tidak memiliki arti mendua. Membutuhkan wawasan yang luas dari end-user. Bila memiliki sedikit waktu dan biaya.
Observasi (Observation)
1. Bagaimana metode itu digunakan. Secara pribadi seorang analis mengunjungi lokasi pengamatan. Analis merekam kejadian dalam lokasi pengamatan, termasuk volumen dan pengolahan lembar kerja. 2. Target dari metode. Lokasi proses secara geografis ditunjukkan dalam DFD (Data Flow Diagram) 3. Keuntungan metode. Mendapatkan fakta records daripada pendapat (opinion). Tidak membutuhkan konstruksi pertanyaan. Tidak menganggu atau menyembunyikan sesuatu (end-users tidak mengetahui bahwa mereka sedang diamati). Analis tidak bergantung pada penjelasan lisan dari end-users.
35
UNSOED. Net
4. Kerugian metode. Jika terlihat, analis mungkin mengubah operasi (end-user merasa diamati). Dalam jangka panjang, fakta yang diperoleh dalam satu observasi mungkin tidak tepat (representative) dalam kondisi harian atau mingguan. Membutuhkan pengalaman dan kehlian khusus dari analis. 5. Kapan metode tersebut baik digunakan. Membutuhkan gambaran kuantitatif seperti waktu, volume dan sebagainya. Kecurigaan bahwa end-user mengatakan suatu kejadian yang sebenarnya tidak terjadi (dibuat-buat). Tip praktis dalam melakukan observasi : a. Jangan mengamati dalam waktu yang lama. Terdapat dua alasan, yaitu : dengan waktu yang lama akan mengacau operasi yang sedang diamati, dan akan membiaskan permasalahan yang sebenarnya. b. Buat catatan yang ringkas. c. Sebelum observasi, beritahukan kepada supervisor dan pemakai yang terlibat tentang apa yang akan dikerjakan dan mengapa dikerjakan, sehingga akan mengurangi gangguan. d. Gunakan checklist yang singkat tentang informasi yang dibutuhkan bersama. e. Jangan melakukan observasi tanpa rencana..
Prosedur analisis (Procedure Analysis)

1. Bagaimana metode itu digunakan. Dengan prosedur operasi dapat mempelajari dan mengidentifikasikan aliran dokumen kunci melalui sistem informasi, yaitu dengan data flow diagram (DFD). Setiap aliran dokumen kunci menjelaskan prosedur operasi sistem. Melalui observasi, analis mempelajari kenyataan daripada mendeskripsikan volume distribusi (tinggi, rendah, sedang) dan apa yang selanjutnya dikerjakan terhadap salinan dari dokumen aslinya. 2. Target dari metode. Dokumen utama dalam DFD (Data Flow Diagram) Proses dalam DFD. 3. Keuntungan metode. Evaluasi prosedur dapat dikerjakan dengan campur tangan (interferences) yang minimal dan tidak mempengaruhi operasi pemakai. Prosedur aliran dapat dapat menjadi sebuah struktur checklist untuk melakukan observasi. 4. Kerugian metode. Prosedure mungkin tidak lengkap dan tidak -up to date lagi. Mempelajari bagan aliran dokumen membutuhkan waktu dan keahlian analis. 5. Kapan metode tersebut baik digunakan. Memutuskan apakah masalah kegagalan sistem dapat membantu perancangan yang baik. Tim analis tidak secara total familiar dengan aliran dokumen. Mendeskripsikan aliran dokumen yang menganggu kerjanya fungsi.
Pengamatan dokumen (Document Survey)
36

1. Bagaimana metode itu digunakan. Mengidentifikasikan dokumen utama dan laporan (physical data flow diagram). Mengumpulkan salinan dokumen aktual dan laporan. Setiap dokumen atau laporan, digunakan untuk record data, meliputi field (ukuran dan tipe), frekuensi penggunaan dan struktur kodingnya (coding structure). 2. Target dari metode. Aliran data kunci ditunjukkan dalam data flow diagram (DFD). 3. Keuntungan metode. Meminimalkan interupsi dari fungsi operasionalnya. Permulaan elemen kamus data. Seringkali, dapat mempertimbangkan modifikasi major procedural. 4. Kerugian metode. Membutuhkan waktu yang cukup (terdapat organisasi bisnis yang mengalami kebanjiran dokumen dan laporan). 5. Kapan metode tersebut baik digunakan. Harus dikerjakan jika sebuah sistem akan didesain (selama kegiatan analisis, dalam memperjelas desain sistem yang baru dan analisis dokumen dapat membantu untuk menentukan tugas perancangan selanjutnya).
UNSOED. Net
Sampling
Sampling dapat membantu mengurangi waktu dan biaya. Perlu kecermatan untuk memilih sample dari populasi, sehingga membutuhkan keahlian statistik supaya tidak mengalami kegagalan atau ancaman.
Kendala sumber daya

a. Waktu Sebuah pengantian sistem harus diutarakan dalam kerangka kerja sejak sistem mengalami penurunan fungsi dengan cepat. Kendala waktu ini dapat mempengaruhi analis untuk mempertimbangkan inovasi teknologi yang tidak mungkin dioperasikan dalam waktu yang singkat. Oleh karena itu perlu membutuhkan waktu yang cukup supaya memiliki kelonggaran waktu sehingga dapat membuat alternatif yang paling baik. b. Uang Sistem informasi yang ideal akan membutuhkan biaya yang mahal, sehingga membutuhkan pendanaan yang cukup. Hal ini akan terjadi karena terjadi persaingan dengan para pesaingnya dimana mereka menanamkan investasi yang besar dalam sistem informasinya. c. Keahlian. Staff sistem informasi mungkin tidak memiliki pengetahuan atau pengalaman yang cukup seperti masalah telekomunikasi, integrasi database, dan interactive setting. Perusahaan dapat mengkontrak konsultan untuk menambah kemampuan mendesain. Hal ini nantinya akan diperhadapkan pada kendala biaya yang dikeluarkan untuk tenaga konsultan. d. Teknologi. Kebutuhan teknologi mungkin akan menjadi masalah utama dalam mendukung kerja sistem, sehingga perlu memperhatikan perkembangan teknologi terusmenerus, yang konsekuensinya terjadi pengeluaran biaya yang besar dan
37

jangan sampai teknologi yang dipakai ketinggalan dari para pesaingnya. e. Faktor ekternal. Banyak kendala yang datang dari luar setting design, seperti pencegahan menggunakan teknologi eksotik (exotic of technologies), mencegah memelihara data lokal dalam sebuah sistem database pusat, dan sebagainya.
UNSOED. Net
Dokumen kebutuhan analisis

1. Arahan (conduct) analisis. Hubungan dengan pemakai akhir. Menganalisa records, forms dan laporan. Pengamatan proses. Menganalisa metode yang digunakan. Permasalahan dalam pengumpulan data. 2. Kebutuhan pemakai. Apa yang menjadi kebutuhan sebenarnya. Kebutuhan laporan (jenis dan frekuensinya). Kebutuhan pelatihan. Pengaruh sistem baru. 3. Kendala sistem. Menjelaskan kendala waktu, biaya, keahlian, teknologi dan faktor ekternal. Realistik sistem. 4. Dokumentasi. Intrumen pengumpulan data (kebutuhan kuesioner, interview). Konsensus statistik. Aliran data secara logikal dan phisik. Element awal dalam kamus data.
Daftar Pustaka
BAB PEMBUATAN ALTERNATIF (GENERATING ALTERNATIVES)
8 SISTEM SYTEMS
Dalam bab ini akan muncul pertanyaan bagaimana perbedaan kondisi sistem saat ini dengan sistem ideal dapat didekatkan (how is the performance gap closed).
38

Pertama, pembuatan alternatif untuk memecahkan masalah sistem informasi. Kemudian alternatif-alternatif tersebut ditetapkan yang terbaik secara bijaksana (most expedient).
UNSOED. Net
Pilihan stategi
Manajemen tingkat atas membuat pilihan strategi dengan memperhatikan semua kendala.Adapun pilihan strategi yang biasa digunakan adalah sebagai berikut:
Distributed versus centralized processing

Saat ini, ada kecenderungan terjadi perubahan keputusan informasi dari centralized data processing ke decentralized end-user responsibility centers. Dalam lingkungan proses terdistribusi, end-user memutuskan peralatan, implementasi dan prioritas pengembangan. Di bagian lain terdapat pertumbuhan jumlah end-user yang masuk ke dunia komputer. Mereka mencoba teknologi terbaru tanpa memperhatikan biaya, dan resiko. Tanpa keahlian, perancang sistem akan berada dalam lingkungan konservatif (kolot).
Integrated versus dispersed databases (sistem database tersebar)

Ketika organisasi menggunakan sistem database tersebar, perancang sistem mempunyai pilihan pertimbangan tentang file apa saja yang termasuk dalam database dan data apa saja yang masuk dalam file. Integrated database ditangani oleh administrator database yang memelihara semua kontrol data storage, access dan modification. Manajemen tingkat atas memutuskan sesuai dengan pilihan perancang sistem dengan memperhatikan sisi kemudahan kontrolnya.
Surround strategy of system development

Strategi pengembangan sistem adalah penting karena banyak perusahaan mempunyai tumpukan (backlog) dari sistem baru yang dirancang dan kondisi sistem yang sedang dimodifikasi. Strategi ini mengijinkan perancang sistem menggunakan perbedaan bahasa program dan menjalankannya pada komputer yang berbeda untuk sebuah sistem kompatibilitas penuh (a totally compatible system). Lingkungan sekitar strategi sangat penting dalam masalah pengambilalihan perusahaan, dimana satu perusahaan mendapatkan perusahaan lain dan mungkin sistem informasinya tidak kompatibel dengannya (berbeda).
39
UNSOED. Net
Pilihan taktik
Manajemen memutuskan sekarang atau nanti, mengganti lawan modifikasi, dan konfigurasi SDLC. Pemilihan ini dilakukan sebelum pilihan operasional.
Sekarang atau nanti

b Teknologi. Sebuah terobosan teknologi adalah memerlukan pertimbangan untuk beberapa tahun mendatang. b Aliran kas. Kondisi aliran kas perusahaan perlu untuk dipertimbangkan didalam pengembangan atau penggantian sistem. b Sumber daya keahlian. Dalam melakukan pengembangan sistem perlu untuk memperhatikan tenagatenaga ahli yang terlibat baik dalam perancangannya maupun dalam pemakaiannya nanti. b Politik. Banyak sistem informasi saat ini diusulkan oleh seseorang dalam perusahaan. Untuk satu atau lebih alasan, departemen sistem informasi boleh memilih memperlambat pengembangan atau penggantian sistem.
Penggantian lawan modifikasi
40
UNSOED. Net
Kecepatan lawan biaya

Alternatif sistem informasi pertama kali akan dibandingkan secara kuantitatif penggunaan biaya. Karenanya perancang punya kesulitan menyesuaikan kenaikan kecepatan dalam bentuk penghematan biaya.
Delapan pilihan tentang perancangan operasional

Pilihan perancangan dikelompokkan kedalam input, processing, dan output. Masing-masing kelompok dapat memiliki pilihan sebagai berikut : a. Input 1. On-line versus off-line data entry. Off-line data entry tidak memiliki kemampuan yang baik untuk validasi transaksi dengan segera. Oleh karena itu, on-line data entry disarankan tetap digunakan dalam konfigurasi sistem informasi. 2. Keyed versus machine-readable data entry. Machine-readable data entry dapat meningkatkan kecepatan, mengurangi kesalahan pemasukan data, dan menghemat biaya untuk pekerja (save human costs). Bagaimanapun juga membutuhkan investasi yang besar dalam hal peralatan dan pemeliharaannya.
41

3. Centralized versus decentralized data entry. Decentralized entry adalah lebih cepat tetapi tingkat kesalahannya tinggi karena banyak pemakai yang memasukkan data. Machine-readable entry membutuhkan pemasukan desentralisasi yang memberikan keuntungan kecepatan proses dalam menangkap sumber data (point of sale). b. Processing 4. Batch versus real-time record update. Batch processing menyebabkan update rekord lama, cocok untuk centralized data entry. Real time processing membutuhkan biaya peralatan dan menaikkan kecepatan proses. 5. Sequential versus direct access to records. Sequential access adalah berhubungan dengan batch processing. Direct access berhubungan dengan real-time processing. 6. Single versus multiple-user update of records. Sebuah desain sistem untuk multiple-user lebih komplek (rumit) dalam keamanan akses dan mengupdate record secara simultan. Kekomplekkan (kerumitan) terjadi saat kecepatan proses adalah penting dan aplikasinya dengan proses -real time. c. Ouput 7. Traditional versus turnaround documents. Traditional document adalah dokumen yang cara pendataannya ke sistem dilakukan melalui keyboard (key input). Turnaround documents adalah pendataan ke sistem dilakukan melalui mesin pembaca dokumen 8. Structured versus inquiry-based reports. Structured report dibuat dalam format yang baku dan disediakan secara rutin, sedangkan inquiry-based reports dibuat berdasarkan permintaan dengan format sesuai permintaan pemakai. Seringkalli inquiry-base report ditemukan dalam lingkungan real-time dimana data harus diakses secara cepat.
UNSOED. Net
42
UNSOED. Net
43
UNSOED. Net
Daftar Pustaka
BAB 9 PEMILIHAN SISTEM (SELECTING THE PROPER SYSTEM)

44

Dalam tahap ini (SDLC), sejumlah alternatif yang telah dibuat perlu untuk dibandingkan sehingga dapat menemukan hanya satu sistem yang terbaik. Masing-masing alternatif sistem yang sudah tetap dibandingkan dengan kondisi sistem saat ini. Perlu diperhatikan, bahwa sistem saat ini dapat dilanjutkan dalam bentuk penggantian sistem baru. Kalau sebuah candidat sistem pengganti tidak memberikan keuntungan yang lebh dibanding sistem saat ini, maka sistem saat ini akan tetap digunakan, sehingga sistem pengganti harus benar-benar memberikan keuntungan dan manfaat melebihi sistem sekarang secara maksimal.
UNSOED. Net
Taktik membandingkan (comparison tactics)

Sistem dibandingkan berdasarkan biaya dan keuntungan secara relatif. Biaya adalah kebutuhan pembayaran untuk perancang dan pengoperasi sistem informasi. Keuntungan adalah nilai atau kondisi tambahan sebagai hasil implementasi sistem informasi. Hal-hal tersebut termasuk mengurangi tingkat kesalahaan (error rates), meningkatkan penjualan (increased customer sales), dan mempercepat waktu respon. Keuntungan merupakan sesuatu yang sulit diukur karena bersifat kualitatif (bukan berupa angka hanya deskriptif saja). Meningkatkan kepuasan konsumen dan mengurangi perlawanan pemakai (end-user resistance) adalah keuntungan kualitatif. Keuntungan adalah kesempatan untuk meningkatkan (memperbaiki) keuntungan perusahaan. Ada tiga cara satu sistem (A) dapat lebih unggul dibanding sistem lainnya (B). 1. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan kedua sistem mempunyai keuntungan sama. 2. Mempunyai biaya yang rendah dibanding B, dan A juga mempunyai keuntungan yang lebih banyak dibanding B. 3. A dan B mempunyai biaya yang sama, tetapi A mempunyai keuntungan yang lebih banyak. Sebuah contoh pertanyaan sulit dijawab, jika sistem A biayanya rendah, tetapi sistem B mempunyai keuntungan yang lebih banyak, mana sistem yang baik ? Ada banyak contoh perusahaan menyesuaikan sistem informasi baru dengan memperhatikan kenaikan keuntungan dibanding penurunan biaya. Pertama, penggunaan kartu ATM dibenarkan untuk meningkatkan jumlah nasabah bank sehingga menambah pelayanan (added service). Kedua penggunaan laser scanning untuk supermarket adalah untuk mengurangi antrian pembayaran (checkuot lines), yang akan diterjemahka sebagai projected meningkatkan layanan (market share) konsumen. Penekanan pemakaian automation sebagai peningkatan penjualan dan keuntungan dibanding mengurangi biaya. Menjual (selling) sistem informasi ke manajemen sebagai projected benefits mempunyai dua masalah, yaitu : a. Sulit menaksir keuntungan secara kuantitatif (to quantify benefits). Berapa banyak nasabah bank menarik uangnya melalui mesin ATM ?. Berapa besar tingkat pinjaman baru pribadi (the average new customer's loan), checking dan savings balance ?. Banyak yang telah mencoba memecahkan pertanyaan-pertanyaan tersebut melalui probabilitas (use of future probabilities). Masing-masing pendekatan menambahkan masalah estimasi probabilitas mendatang dan masalah estimasi pendatang mendatang (estimating future revenues). b. Kalaupun keuntungan dapat ditaksir secara kuantitatif, jarang dalam
45

bentuk nilai uang. Bagaimana waktu tunggu yang pendek dari nasabah terhadap tingkat keuntungan uang yang diperoleh. Bagaimana dapat menterjemahkan mengurangi tingkat kesalahan dengan mengurangi biaya atau menaikkan pendapatan ?. Memang dapat dikerjakan, tetapi sulit, merupakan tugas yang samar-samar (imprecise task). Mengapa penting untuk diterjemahkan (to translate) menjadi keuntungan yang dapat diukur dalam uang (to measurable dollars) ?. Ada tiga alasan, yaitu : a. Perusahaan membuat catatan (keep track) uang dengan sistem akuntansi tradisional. b. Alternatif sistem informasi bersaing dengan alternatif yang berasal dari area lain dalam perusahaan. c. Top management memutuskan apakah atau tidak memutuskan dengan pengembangan sistem informasi baru.
UNSOED. Net
Suatu saat, adalah relatif mudah membenarkan (justify) otomatisasi berdasar keuntungan daripada biaya. Pada awal proses informasi, pilihanya adalah manual lawan sistem otomatisasi. Perusahaan menjadi modern melalui otomatisasi. Sekarang pilihan lebih sulit. Secara khas, pilihan adalah diantara lama dan versi baru otomatisasi sistem. Menjadi jauh lebih sulit menjual pengembangan sistem baru kepada manajemen berdasarkan probabilistic benefits daripada prediksi biaya yang beralasan. Karenanya, bahasan akan menjelaskan pedoman praktis untuk membandingkan alternatif sistem informasi : Choose one system over another based on dollars. When two alternatives are nearly equal in dollars, select the system with more nondollar benefits. Akan digunakan aturan (rule) atau taktik (tactic), sistem analis harus berhati-hati dengan pertimbangan sebagai berikut : a. Hanya seorang sistem analis dengan kemampuan komunikasi yang tinggi (superior communication skills) dan pertimbangan pengaruh (considerable influence) dapat menjual (sell) ke manajemen sebuah sistem dengan pengukuran biaya yang tinggi tetapi keuntungan yang tidak terukur adalah lebih baik. Hal ini merupakan kesedihan, tetapi masih benar. b. Angka uang (dollar figures) menyatakan secara tidak langsung (imply) lebih akurat daripada kelayakan. Sebuah perusahaan dapat memprediksi market share-nya dua puluh tahun dari sekarang. Angka peramalan (forecast figure) berisi 3 desimal point yang kelihatan lebih akurat. Kebenaran akurasi adalah jawaban yang lebih baik.
Biaya sistem informasi

Keuntungan mencakup dalam model analisis yang hanya dapat diekpresikan dalam nilai uang, dimana jarang terjadi. Ketika dapat diekspresikan dalam nilai uang, ditunjukkan dalam biaya negatif. Additional system costs $ 49,357 Additional system benefits $(16,423) Net additional system costs $ 32,934 Biaya sistem informasi dapat dikelompokkan menjadi 3, yaitu : categories, nature, dan when they occur.
46
UNSOED. Net
Kategori biaya
Pada dasarnya biaya dibagi dalam kategori : a. Hardware : mainframe, minicomputers, microcomputers, dan peripheral equipment. b. Software : systems, utility, dan application software. c. People : analysts, programmers, operators, data entry personnel, dan sebagainya. d. Supplies : paper, tapes, disk, dan sebagainya. e. Telecommunications : modem, local area network cabling, multiplexors, front-end processors, dan sebagainya. f. Physical site : air conditioning, humidity control, security, dan sebagainya.
Gambar 9.1 : Typical sistems operating costs
Nature of costs
Membandingkan biaya sistem informasi melalui kehidupan sistem, analis memproyeksi berapa perubahan biaya untuk masa depan. Untuk melakukannya, ada tiga model biaya operasi sistem informasi, yaitu : a. Linear. b. Exponential. c. Step function.
47
UNSOED. Net
Ketika biaya terjadi (When costs occur)

Biaya sistem informasi dapat terjadi sekali atau berkesinambungan. On-time costs, development costs adalah berhubungan dengan pengembangan sistem, dan recurring costs, operational costs adalah berhubungan dengan operasi sistem informasi setiap hari. Perbedaan antara one-time (development) dan recurring (operational costs) seringkali dari pilihan materi (matter). Misalnya, pembelian sebuah komputer adalah one-time development system, sedangkan menyewa komputer yang sama adalah recurring operational cost. Gunakan daftat berikut untuk menetapkan biaya : a. One-time (development) costs. 1. Hardware purchase. 2. Software purchase. 3. Analysis, design, programming, and testing personnel hours. 4. Preparation of computer site. 5. Initial training and orientation of users. 6. Docummentation for new system. 7. Changeover from old to new system.
48

8. Conversion from old to new file format. b. Recurring (operational) costs. 1. Hardware and software lease. 2. Hardware and software maintenance contracts. 3. Day-to-day personnel cost including analysts and programmers, computer operations, data entry operators, and end-user costs. 4. Computer supplies. 5. Telecommunication costs. 6. Computer site rental or lease. 7. Ongoing training.
UNSOED. Net
Metode untuk komparasi sistem

Ada 4 metode yang biasa digunakan untuk membandingkan dua atau lebih sistem informasi, yaitu : a. Break-even analysis (BEP) b. Payback period c. Discounted payback period d. Internal rate of return (IRR).
Faktor kualitatif
Hanya seorang analis sistem yang berkharismatik saja yang dapat menjual sistem informasi ke top management tanpa menunjukkan peningkatan keuntungan. Mungkin sistem baru mempunyai biaya yang rendah atau penjualan yang tinggi daripada sistem yang lama. Mungkin laporannya dalam meningkatkan keakuratan atau kepuasan konsumen. Walaupun demikian, faktor-faktor tersebut tidak menyangkut besarnya penghematan uang atau besarnya uang yang dikeluarkan. Suatu saat anda dapat posisi mengirikan dapat menjual sebuah sistem informasi baru ke manajemen dengan menggunakan antisipasi keuntungan daripada penghematan uang. Selamat !. Anda harus berusaha membantu manajer tingkat atas yang terkait agar dapat ditingkatkan. Mungkin anda akan menjual kemampuan saat ini yang tidak ada. Dalam setiap sebuah kasus, ada sistem informasi saat ini tidak dibandingkan dengan biaya usulan sistem baru. Membuat rencana menjual sistem informasi baru berdasarkan keuntungan kualitatif daripada biaya kuantitatif adalah hal yang tidak biasa. Seringkali anda menunjukkan beberapa perbedaan biaya sebelum top management mempertimbangkan rekomendasi anda untuk mendesain sebuah sistem informasi baru. Memang terdapat kaitan antara sistem yang diperbandingkan melalui biaya, tidak dapat diukur dan faktor-faktor perbandingan non-biaya. Faktor kualitatif seperti kinerja sistem informasi dan keuntungan strategi kompetetif menjadi relevan.
Faktor sistem informasi

Beberapa faktor kualitatif yang mengarah kinerja sistem informasi yang baik :
49

a. b. c. d. e. f. g. Mengurangi tingkat kesalahan (increased accuracy). Mengurangi waktu untuk memperbaiki kesalahan. Mengurangi waktu tanggap dari workstation interaktif. Mempercepat waktu penyediaan laporan (informasi). Meningkatkan keamanan sistem. Memperbanyak update sumber record aktif. Meningkatkan kepuasaan pemakai. Beberapa faktor tersebut dapat diukur, tetapi tidak dalam uang.
UNSOED. Net
Faktor strategi perusahaan

Sistem informasi dapat membuat keuntungan kompetetif dalam perusahaan. Meningkatkan keuntungan saat ini, bagaimanapun juga adalah sulit untuk diestimasi. Kenaikan profit seringkali tidak terjadi secara tiba-tiba, tetapi terjadi beberapa tahun sesudah implementasi dari sistem baru. Ketika dua alternatif sistem mendekati kesamaan perbandingan, pintu terbuka untuk mempertimbangkan faktor strategi perusahaan. Terdapat faktor-faktor strategi perusahaan tersebut adalah sebagai berikut : 1. Kepuasan konsumen (customer satisfaction). Sebuah sistem informasi dapat menyebabkan kehati-hatian menyampaikan produk dan keinginan efisien konsumen. Meningkatkan kepuasan konsumen akan tidak diragukan meningkatkan penjualan. Seperti peningkatan penjualan, bagaimanapun juga sulit untuk diprediksi dan secara kuantitatif. 2. Meningkatkan penjualan (increased sales). Sistem point of sales (POS) membebaskan dari penyimpanan tugas-tugas rekord. Manajemen mengharap penjualan staff setia terhadap waktu usaha pemasaran dan ini meningkatkan penjualan. Hanya saja penjualan akan meningkatkan kesulitan memprediksi dalam uang. 3. Komitmen konsumen dan vendor (customer and vendor commitments). Perusahaan mendesain masukan sistem secara online dan memperbolehkan konsumen langsung mengakses ke sistemnya. Konsumen sekarang terkunci (tergantung) pada sistem ini sehingga memiliki komitmen untuk setia (senang) pada perusahaan tersebut. Komitmen konsumen dan vendor sulit untuk diprediksi. 4. Information product marketing. Seringkali, sistem informasi baru dapat dipakai oleh perusahaan lainnya. Seperti American Airline menyediakan sistem informasi pemasaran produk selama tahun 1970, perusahaan mengembangkan sebuah sistem pemesanan tiket dan kemudian sistem pemasaran ini juga digunakan oleh jasa penerbangan lainnya, sehingga menjadi produk yang menguntungkan.
STUDI SISTEM
Problem statement 1. Nature of the problem detected (for example, increasing data entry backlogs). 2. How problem was detected (for example, customer complaints or performance measurement system). 3. Impact of problem on organizational goals (for example, delays
50

processing of customer orders or reduces cash flow). 4. Departments and functions involved (for example, marketing department and order processing section of production department). Existing system documentation 1. System function and interrelationships (this can be done with a graphic tools, such as a phyical data flow diagram, accompanied by step-by-step narrative description). 2. Processing volumes by type of document. 3. Processing times by type of document. 4. Bottlenecks (distribution of backlogs). 5. Organization policies affecting processing (example, a policy requiring that clerks process all commercial orders before residential orders). 6. Processing constraints. o People (for example, an average 20 percent vacancy rate among data entry operators). o Hardware. o Software. o Development funds. 7. Organization of involved departments and function (for example, an organizational chart). Problem correction alternatives 1. Procedure for generating information systems alternatives. 2. Cost determination for different alternatives. 3. Feasibility analysis. o Break-even years. o Payback years or discounted payback years. o Internal rate of return. 4. Qualitative factors. 5. Alternative recommended and why. 6. Alternative comparison with firm's goals (for example, ROI). Recommended solution 1. Overall system description for recommended alternative. 2. New system functions and relationships (for example, logical data flow diagram). 3. Expected new system results. o Costs. o Benefits. 4. Proposed development schedule. 5. Development resource needs. Docummentation 1. Physical and logical data flow diagrams. 2. Processing flow statistics (volume, timing, and so on). 3. Organizational charts. 4. Feasibility analysis details. 5. Development project schedule chart. 6. Development project proposed cost schedule. Here are some guidelines for presenting the system study successfully : 1. Melakukan presentasi secara singkat untuk menghindari melampaui waktu yang diberikan. 2. Mengurangi penjelasan teknik secara detail seminimal mungkin. Lebih baik menjelaskan teknik secara detail dalam menjawab pertanyaan spesifik daripada tidak diminta.
UNSOED. Net
51

3. Presentasikan secara jelas, supaya tidak berantarkan gunakan peralatan visual. 4. Jika menggunakan model (prototyping), bawalah bring workstation portable (laptop). Demonstrasi secara langsung adalah lebih informatif dan menarik daripada inactive visual aids. 5. Tekankan keuntungan-keuntungan usulan sistem informasi dengan beberapa alternatif sesuai dengan kondisi yang dialami perusahaan. Jangan membatasi membandingkan sistem informasi lainnya. Gunakan komparasi nilai-nilai keuangan seperti ROI (return of investment).
UNSOED. Net
Go / No-go decision
Top management harus memutuskan melanjutkan (go) dengan mengembangkan sistem informasi yang baru atau memperlambat atau tidak menyetujui pengembangan sistem (no-go). Jika keputusan manajemen tingkat atas memutuskan untuk mengembangkankan sistem, departemen sistem informasi mulai melakukan proses desain (perancangan) tahap berikutnya. Jika top management tidak menyetujui usulan sistem informasi yang baru, maka systems development life cycle(SDLC) dihentikan. Jarang keputusan sesederhana itu. Sering, top management menemukan masalah dengan system study. Masalah yang tidak cukup serius menyebabkan penghentian project, tetapi mereka meminta kerja ulang (rework system study). Keputusan ini adalah dasar untuk waterwall model of systems analysis. Model menjelaskan beberapa bagian tahapan yang diulang. Kadang-kadang, departemen sistem informasi membuat keputusan mengulang tahapan (repeat stages) sebelum menjelaskan (mempresentasikan) system study. Dengan alternatif, keputusan mengulang sebuah tahapan SDLC sebelumnya atau tidak disebut dengan go / no-go decision. Jika top management menyetujui pengembangan usulan sistem informasi yang baru, tahap berikutnya dalam SDLC adalah system design.
Daftar Pustaka
52

Sistem 11

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Sistem 11

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

BAB KONSEP DASAR SISTEM

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DATA VERSUS INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

KONSEP DASAR INFORMASI

PENGOLAHAN DATA (DATA PROCESSING)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

TEST KEBUTUHAN INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

INFORMASI DAN TINGKAT MANAJEMEN

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

MANFAAT SISTEM INFORMASI

PEMAKAI SISTEM INFORMASI

KOMPONEN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

KEGIATAN SISTEM INFORMASI

DETAIL KOMPONEN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

SISTEM INFORMASI BISNIS

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

BAB 3 ANALIS SISTEM DAN PROGRAMMER

Tugas dan tanggung jawab :

Pengetahuan dan keahlian analis sistem

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Team pengembangan sistem (I)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Team pengembangan sistem (II)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Alat dan teknik pengembangan sistem

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

BAB SIKLUS HIDUP (SYSTEMS LIFE CYCLE)

Information Systems Life Cycle (ISLC)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Systems Development Life Cycle (SDLC)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

8. File design a. Tujuan : b. Hasil :

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

BAB 5 DETEKSI MASALAH SISTEM (DETECTION OF SYSTEM PROBLEMS)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Ketepatan waktu (timeliness)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Dapat dipercaya (reliability)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Information systems backlog

Laporan awal masalah

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

BAB PENGAMATAN (INITIAL INVESTIGATION)

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Kendala dalam sistem investigasi

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

Deskripsi sistem saat ini

DIKTAT KULIAH ANALISIS DAN DESAIN SISTEM INFORMASI

BAB KEBUTUHAN (REQUIREMENT ANALYSIS)