MODUL PRAKTIKUM

MYOB Accounting Plus V18

UNTUK PERUSAHAAN JASA PENDIDIKAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

DI SUSUN OLEH : Mukhammad Idrus, SE. Ak, M.Si Rachmayanti Tihan

FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MAKASSAR 2011

KHUSUS DIGUNAKAN DALAM LINGKUNGAN KAMPUS UNM

MODUL 1 : MEMULAI MYOB Accounting 1. Sekilas MYOB Accounting Plus V18 MYOB Accounting Plus V18 merupakan versi terbaru yang dikeluarkan oleh perusahaan MYOB untuk Asia dan Internasional (termasuk Indonesia). Didalam MYOB Accounting Versi 18 terdapat beberapa penambahan fitur, salah satunya adalah fasilitas Undo Reconciliation yang dapat digunakan untuk membatalkan rekonsiliasi bank 2. Gambaran Singkat Perusahaan Perusahaan jasa adalah perusahaan yang kegiatan utamanya menjual jasa kepada konsumen. Dalam kasus ini, akan mengambil contoh pada sebuah perusahaan yang bergerak dibidang jasa penyewaan kendaraan pribadi untuk keperluan individu maupun perorangan, juga menyediakan tiket pesawat terbang untuk paket wisata dalam negeri, yang diberi nama Prima Rent Car & Travel. Perusahaan ini didirikan pada tanggal 1 Juni 2007. Kebijakan akuntansi yang diterapkan oleh perusahaan antara lain : Perusahaan menggunakan sistem dana tidak tetap (Fluktuasi) untuk mengelola dana kas kecil Sistem pencatatan akuntansi menggunakan metode Accrual Basis, dimana pendapatan dan beban diakui pada saat transaksi, kecuali untuk paket wisata diakui setelah tour berlangsung. Untuk sewa kendaraan dan pembelian tiket pesawat konsumen dapat melakukan pemesanan terlebih dahulu Pengakuan penyusutan aktiva tetap dilakukan setiap tanggal 28 bulan yang bersangkutan Mulai tahun 2008 perusahaan akan menggunakan program MYOB Accounting untuk mengelola administrasi keuangannya. 3. Membuat Data Perusahaan 1. Klik tombol start pada Taskbar 2. Klik All program, pilih MYOB Accouting Plus V18 > MYOB Accounting Plus V18 . lihat gambar 1.1 Selanjutnya akan tampil jendela Welcome to MYOB Accounting, lihat gambar 1.2. berikut penjelasan singkat dari fungsi tombol yg terdapat dalam MYOB 2 Open your company file, digunakan untuk membuka file yang pernah disimpan (myo)

Create a new company file, digunakan untuk membuat data perusahaan baru. Explore the sample company, digunakan untuk membuka file contoh yang telah disediakan oleh MYOB Whats New in this version, digunakan untuk melihat fitur-fitur baru yang terdapat pada MYOB versi ini Exit MYOB Accounting digunakan untuk mengakhiri program MYOB.

Gambar 1.1 Membuka program MYOB Accounting Plus V18

Gambar 1.2 Jendela Welcome to MYOB Accounting 3

4. Klik Create a New company file, maka akan tampil jendela informasi a New Company file Assistant, lihat Gambar 1.3

Gambar 1.3 Jendela New Company File Asisstant 5. Klik Next, untuk melanjutkan ke tahap pengisian data perusahaan, Isi data perusahaan seperti contoh Gambar 1.4

Gambar 1.4 Mengisi data Perusahaan 4

6. Setelah selesai, Klik Next. Berikutnya anda akan mengisi periode akuntansi yang akan digunakan perusahaan. Ikuti petunjuknya seperti Gambar 1.5

Gambar 1.5 Mengisi periode akuntansi Ket : - Current Financial Year : Isi tahun buku pembukuan - Last Month of Financial Year : Akhir Periode pembukuan - Conversion Month : Awal Periode Pembukuan - Number of Accounting Periode : Jumlah Periode 7. Klik Next untuk menampilkan informasi periode akutansi sesuai dengan pengaturan yang telah dilakukan. Baca kembali informasi yang ditampilkan, jiak terdapat kesalahan klik tombol Back untuk memperbaikinya, jika tidak langsung klik Next 8. Pada kotak pilihan Build Your Account List, anda tentukan cara pembuatan daftar akun yang akan digunakan. MYOB menyediakan 3 pilhan pembukuan daftar akun yaitu : I Would like to start with one of the list provided by MYOB Accounting, artinya Anda akan menggunakan daftar akun yang telah disediakan oleh MYOB I Would like to import to list of account provided by my accountant after Im done creating my company file. Artinya anda akan mengimpor daftar akun dari file lain. I Would like to build my own accounts list once I begin using MYOB, artinya anda akan membuat sendiri daftar akun secara langsung. Pada Kasus kali ini Klik pilihan Kedua. Lalu klik Next 5

9. Berikutnya akan tampil jendela informasi lokasi penyimpanan file. Standarnya MYOB akan menyimpan file didalam drive C:\myob18ED\Prima Rent Car&Travel.myo. jika ingin mengubah lokasi penyimpanan file klik tombol Change, jika tidak langsung klik Next. 10. Selanjutnya MYOB akan memproses data perusahaan yag telah kita masukkan. 11. Setelah proses selesai akan tampil informasi Congratulations! Artinya bahwa pembuatan file perusahaan sukses. Lihat Gambar 1.6 Gambar 1.6 Informasi Pembuatan file Sukses 12. Masih pada Gambar 1.6 untuk masuk ke menu utama MYOB klik Commad Center 13. Menu utama MYOB Accounting Plus V18 ditampilkan. Lihat Gambar 1.7

MODUL II : PERSIAPAN DATA AWAL 1. Persiapan Data Menggunakan Excel Berikut ini anda akan menyiapkan daftar akun yang akan digunakan oleh perusahaan menggunakan program aplikasi MS. Excel 2007 atau anda juga dapat menggunakan versi sebelumnya. Kolom atau fields yang diperlukan untuk membuat daftar akun antara lain : Account Number yaitu kolom yang berisi nomor perkiraan Account Name yaitu kolom yang berisi nama perkiraan Header yaitu kolom yang berisi huruf H untuk perkiraan Header Account dan kosong untuk Detail Account. Balance yaitu kolom yang berisi saldo awal akun. Anda dapat mengosongkan kolom inim jika anda ingin memasukkan saldo awal akun secara manual Account Type yaitu kolom yang berisi tipe masing-masing rekening. Ikuti langkah-langkah dibawah ini : 1. Buka file daftar_akun.xls yang sudah anda buat 2. Simpan ulang file tersebut dalam format Text (Tab delimited), caranya bagi anda yang menggunakan MS. Excel 2007, klik icon Office Button lalu pilih Save as. Untuk anda yang menggunakan MS. Excel 2003 dan versi dibawahnya klik menu File lalu pilih Save As.

3. Tentukan lokasi penyimpanan file yang anda inginkan, misalnya My Documents. Biarkan nama file tetap sama, kemudian pilih Save As type Text (Tab delimited), lalu klik Save. 4. Ketika kotak konfirmasi Microsoft Excel tampil, klik OK. Berikutnya tampil informasi yang menanyakan apakah Anda ingin menyimpan file dalam format tersebut, Klik Yes 5. Setelah selesai tutup program Excel anda. Ketika kotak konfirmasi penyimpanan file tampil klik No

2. Import Daftar Akun Setelah daftar akun disiapkan, selanjutnya anda akan mengimpor daftar akun tersebut kedalam MYOB. Berikut langkah-langkahnya 1. Aktifkan program MYOB Accounting Plus V18, lalu buka kembali Prima Rent Car&Travel.myo anda. (sesuai dengan nama perusahaan yg telah anda buat).

2. Dari menu utama MYOB Accounting Klik File > Import Data > Accounts > Account Information. 3. Kotak dialog Import File ditampilkan. Ikuti petunuk seperti gambar 4. Pada kotak dialog Open, pilih file daftar_akun yang telah disimpan dalam format Text (Tab delimited) dilokasi penyimpanan yang anda tentukan sebelumnya, lalu klik Open

5. Pindahkan semua fields yang terdapat didalam kolom Import Fields ke dalam kolom Matching Import Field. Caranya klik nama fields terlebih dahulu, lalu klik kolom Matching Import Field, lakukan satu persatu untuk semua fileds. 6. Hasilnya nama fields akan tampil didalam kolom Matching Import Field seperti gambar. 7. Klik tombol Import Proses import file dilakukan 8. Setelah selesai akan tampil informasi seperti gambar. Pada baris records skipped harus terisi angka 0. Jika tidak, berarti akun yang gagal di import dan harus diperbaiki. Lakukan perbaikan setelah selesai import kembali. Klik OK

10

9. Untuk melihat daftar akun yang telah diimpor, pilih modul Accounts lalu klik Accounts List

11

3. Linked Akun Setelah daftar akun diimpor ke dalam MYOB berikutnya anda akan membuat link akun yang menghubungkan akun satu dengan akun lainnya. Link akun berfungsi untuk mengotomatisasi sistem kerja MYOB Accounts & banking linked accounts Berikut ini anda akan membuat link untuk perkiraan buku besar dan kas/bank (Accounts & Banking Linked Accounts) 1. Dari menu utama MYOB, klik menu Setup > Linked Accounts > Accounts & Banking Accounts 2. Kotak dialong Accounts & Banking Linked Accounts ditampilkan Keterangan : 12 Equity Accounts for Current Earnings = Perkiraan modul untuk laba periode berjalan Aquity Accounts for Retained Earnings = Perkiraan modul untuk laba ditahan Equity Acconts for Historical Balancing = Perkiraan modul untuk selisih pembukuan Bank Account for Electronic Payments = Akun bank untuk pembayaran elektronik Bank Account for Unndeposite Funds = Akun untuk menampung penerimaan sementara

3. Ganti nama akun Hostirical Balancing menjadi selisih pembukuan. Caranya Klik tanda panah Kotak Equity Account for Historical Balancing. 4. Pada kotak dialong Edit Account pilih tab Profile ketik : Selisih Pembukuan di dalam kolom Account Name, lalu klik OK 5. Berikutnya klik tombol panah kotak Electonic Claring Account 6. Tampil kotak dialong select from list, pilih akun Bank Delta, lalu klik Use Account. 7. Ketika MYOB menampilkan konfirmasi yang menanyakan apakah anda akan mengubah akun untuk pembayaran elektronik, klik Yes

13

14

Linked Sales accounts Selanjutnya anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan penjualan. Berikut langkah-langkahnya : 1. Pastikan menu utama MYOB Accounting anda masih aktif. Klik menu Setup > Linked Accounts > Sales Accounts 2. Kotak dialog Sales Linked Accounts ditampilkan

Keterangan : Asset Account for Trancking Receivables = Perkiraan aktiva untuk menampung piutang Bank Account for Customer Receipts = Perkiraan bank untuk penerimaan piutang 15

I Charge freight on sales = Perkiraan untk menampung biaya penjualan I track deposits collected from customers = Perkiraan penerimaan uang muka pelanggan I give discounts for early payment = Perkiraan untuk menampung potongan penjualan I assess charges for late payment = Perkiraa untuk denda keterlambatan pembayaran

3. Klik tombol drop down pada kotak Asset Account for Tracking Receivables 4. Pilih akun Piutang Usaha lalu klik Use Account 5. Pada kotak Bank Account for Customer Receipts, ganti menjadi akun Bank Delta 6. Setelah itu klik kotak pilihan I track deposits collected from customers 7. Klik tombol drop down pada kotak Liability Account for customer deposits. Lihat gambar dibawah ini

8. Kotak pilihan Select from list ditampilkan. Pilih akun Pendapatan diterima dimuka, lalu klik tombol Use Account

16

9. hasilnya akan terlihat seperti gambar berikut ini. Klik OK untuk menutup kotak dialog Sales Linked Accounts Purchases Linked Account Berikutnya anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan pembelian.

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : 1. Dari menu utama MYOB Accounting, klik Setup > Linked Accounts > Purchases Accounts 2. Kotak dialog Purchases Linked Accounts ditampilkan 3. Klik tombol drop down Liability Account for Tracking Payables, pilih akun Hutang Usaha lalu klik tombol Use Account

17

Keterangan : Liability Account for Tracking Payables = Perkiraan kewajiban untuk hutang Bank Account for Paying Bills = Perkiraan untuk pembayaran hutang I can receive items without a Supplier bill = perkiraan untuk pembayaran tanpa tagihan I pay freight on purchases = Perkiraan untuk biaya angkut pembelian I track deposits paid to suppliers = Perkiraan untuk uang muka pembelian I take discounts for early payment = Perkiraan untuk potongan pembelian I pay charges for late payment = Perkiraan untuk denda keterlambatan pembayaran 4. Ulangi langkah no. 3 untuk mengubah link akun Bank Account for paying bills menjadi akun Bank Sejati 5. Setelah selesai hasilnya akan tampil seperti gambar dibawah ini. Klik OK untuk menutup kotak dialog Purchases Linked Accounts

18

Payroll Linked account Terakhir anda akan membuat link untuk akun yang berhubungan dengan pembayaran gaji. Ikuti langkah berikut ini : 1. Masih dari menu utama MYOB Accounting, klik Setup > Linked Accounts > Payroll Accounts 2. Kotak dialog Payroll Linked Accounts ditampilkan. Keterangan : Bank Account for Cah Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran secara tunai Bank Account for Cheque Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran menggunakan cek Bank Account for Electronic Payments = Perkiraan bank untuk pembayaran elektronik Default Employer Expense Account = Perkiraan untuk beban gaji lainnya Default Wages Expense Account = Perkiraan untuk pembebanan gaji Default Tax/Deductions Payable Account = Perkiraan untuk pajak penghasilan

19

3. Sama seperti pada langkah-langkah sebelumnya, anda ganti akun tersebut seperti gambar dibawah ini. Kemudian setelah selesai klik OK

4. Menghapus Akun 20

Pada tahap ini anda akan menghapus akun-akun yang sebelumnya telah disediakan oleh MYOB tetapi tidak anda perlukan. Menghapus akun tanpa link Akun tanpa linked adalah akun yang tidak berhubung dengan akun yang lainnya. Untuk menghapusnya ikuti petunjuk langkah berikut : 1. Dari menu utama MYOB Accounting, pilih modul Accounts lalu klik Accounts List 2. Jendela Accounts List ditampilkan. Perhatikan pada kolom Linked, untuk akun yang linked akan diberi tanda centang . Klik tanda panah pada akun yang akan dihapus. Milsalnya akun Cheque Account, lihat pada gambar

3. Tampil Kotak dialog Edit Accounts, pilih tab profile 4. Klik menu Edit lalu pilih Delete Account 5. Hasilnya akun Cheque Account akan terhapus dari Account List 6. Ulangi langkah yang sama untuk menghapus akun tanpa linked lainnya Hasilnya seperti gambar berikut.

21

5. Menghapus Linked Akun Untuk menghapus akun yang terhubung dengan akun lain (Linked) ikuti langkah-langkah ini : 1. Pastikan jendela Accounts List masih aktif, pilih tab Expense. Sebagai contoh, adan akan menghapus akun Wages & Salaries. Untuk itu anda klik tanda panah pada akun Wages & Salaries 2. Pada kotak dialog Edit Accounts, pilih tab Details. Sebelum anda menghapus akun tersebut, terlebih dahulu anda akan memindahkan link akun tersebut menjadi Beban Gaji. Caranya klik tanda panah Linked Account for wages expense 3. Tampil kotak dialog Payroll Linked Accounts. Klik tanda panah Wages & Salaries 4. Pilih akun Beban gaji lalu klik Use Account. Hasilnya seperti gambar 5. Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Edit Account. Perhatikan pada keterangan Linked Account for telah berubah menjadi Unlinked. 6. Pilih tab Profile lalu klik menu Edit > Delete Account. Hasilnya akun Wages & Salaries akan terhapus dari Accounts List. 7. Beralih ke tab Equity. Anda ganti nama akun Retained Earnings menjadi akun Laba ditahan. Caranya, klik tanda panah akun Retained Earnings.

22

23

8. Pada kotak dialog Edit Account, ganti Account Number menjadi 3-2000, tekan tombol Tab lalu ketik Laba ditahan. Setelah selesai klik OK

24

9. Dengan cara yang sama, Anda ganti akun Current Year Earnings menjadi akun Laba Periode berjalan. Untuk nomor akun tidak perlu diganti. Hasilnya akan tampil seperti gambar di bawah ini

10. Klik tombol Close untuk menutup jendela Account List. 6. Membuat Kode Pajak MYOB menyediakan fasilitas Tax Codes atau kode pajak yang dapat digunakan untuk perhitungan dan pencatatan pajak pertambahan nilai (PPn) masukan maupun keluran. Fasilitas ini secara otomatis terkait dengan transaksi pembelian dan penjualan barang atau jasa. Berikut langkah-langkah untuk membuat kode pajak. 1. Klik menu Lists>Tax Codes 2. Standarnya MYOB menyediakan fasilitas pajak sesuai dengan peraturan pajak yang berlaku diAustralia. Untuk itu anda dapat menghapus kode pajak yang tidak diperlukan. Caranya klik pajak yang akan dihapus lalu pilih menu Edit>Delete Tax Code 3. Ulangi langkah yang sama untuk menghapus kode pajak yang lain, kecuali untuk kode pajak GST dan N-T.

25

4. Klik kode pajak GST, lalu klik tombol Edit untuk menampilkan jendela Tax Code Information. Pada baris Tax Code ketik PPN, tekan tombol Tab, ketika tampil kotak informasi MYOB Accounting klik OK.

26

5. Kemudian Anda klik tombol New untuk membuat kode pajak baru. Anda akan membuat kode pajak pertambahan nilai untuk penjualan paket wisata dengan tariff 1% 6. setelah selesai Close untuk menutup jendela Tax Code List 7. Daftar Relasi dan Produk Daftar relasi atau Card File merupakan kumpulan data yang berisi informasi pihak-pihak yang mempunyai hubungan dengan perusahaan. Setiap data Customer (Pelanggan), Supplier (pemasok), Employee (karyawan) dan Personal (Individu). Daftar produk atau Item List adalah kumpulan data yang berisi informasi tentang produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan. 7.1 Membuat daftar customer Berikut data Customer (pelanggan) yang dimiliki oleh PT. Prima Rent Card & Travel.
Kode Nama Alamat Kontak Person Telepon E-mail Saldo Awal C01 CV. Sentosa Jl. Jend. Ahmad Yani Plaju Makassar Irma Suryanie 0711-377088 sentosa@yahoo.co.id C02 PT. Semarak Komp. Palem indah Blok A-10 Makassar Sucitra 0711-818000 semarak@yahoo.com

Berdasarkan tabel diatas anda masukkan datanya kedalam MYOB, ikuti langkah berikut ini 1. Dari jendela Command Centre, klik modul Card File lalu pilih Cards List. 2. Pilih tab Customer, lalu klik tombol New untuk membuat data Customer baru 3. Di dalam jendela Card Information tab Profile, anda isi data customer,. Tekan tombol Tab pada Keybord untuk berpindah antar kolom 4. Setelah selesai klik tab Selling Details untuk mengisi detail penjualan pada CV. Sentosa. 5. Untuk kolom isian Income Account dan syarat pembayaran anda kosongkan saja 6. Hasil pengisian akan tampil seperti gambar 7. Ulangi langkah no. 2 s/d 4 untuk memasukkan data customer PT. Semarak.

27

7.2 Membuat daftar Supplier 28

Kode Nama Alamat Kontak Person Telphon Email Saldo Awal

S01 Surya Air Jl. Jend Sudirman KM 10 Makassar Nurhayati 0711-545000 Surya_air@yahoo.co.id

S02 Pelangi Air Jl. Merdeka No. 223 makassar Idhan Mukhlis 0711-415500 Pelangi_air@yahoo.com

S03 Nusantara Motor Jl. Selaras 25-16 B Makassar Salman 0711-730740 nusantara@yahoo.com Rp 91.560.000,00

Untuk membuat daftar supplier ke dalam MYOB ikuti langkah berikut ini 1. Masih di dalam jendela Card List, pilih tab Supplier lalu klik tombol New 2. Didalam tab Profile, anda input data supplier sesuai dengan data diatas. 3. Kemudian klik tab Buying Details untuk mengisi detail pembelian 4. Ulangi langkah no 1 s/d 3 untuk membuat daftar supplier lainnya. Untuk supplier Pelangi air, pilih akun HPP : 51200 Harga Pokok Tiket Pelangi Air. Sedangkan untuk Nusantara Motor, pada kolom Expense Account Anda kosongkan saja.

29

7.3 Membuat daftar Karyawan

Kode Nama Alamat Telephon Email K101 Pramana Wijaya Jl. Sako Kenten No. 23 A Makassar 0711-321213 pram@yahoo.com K102 Tri Ningga Perumnas Abadi Blok C-12 Makassar 0711-520205 Tri_ninggar@gmail.com K103 Zahra Khalisa Komp. Palem Raya No. 10 Makassar 0711-631003 lisa@yahoo.co.id K104 Annisa Putri Komp. Kertapati Makassar 0711-715507 nisa@yahoo.com K105 Dika Anggara Perumahan Indah Blok E11 Makassar 0711-717687 dika@yahoo.com

Berikut ini langkah-langkah untuk memasukkan data karyawan ke dalam MYOB : 1. Masih didalam jendela Cards List, pilih tab Employee lalu klik tombol New 2. Isi data karyawan satu persatu sesuai dengan tabel diatas. Klik tombol tab pada keybord untuk berpindah antar kolom 3. Klik tombol New kembali untuk mengisi data karyawan berikutnya. Setelah selesai klik OK 4. Klik Close untuk menutup Jendela Card List. 7.4 Membuat daftar produk jasa Selanjutnya anda akan membuat daftar produk jasa yang dijual oleh perusahaan. Data produk tersebut sebagai berikut :

Daftar harga sewa mobil 30

Kode Jasa APV-H APV-B Avanza-H Avanza-B Innova-H Innova-B

Nama Jasa Sewa mobil APV Harian Sewa mobil APV Bulanan Sewa mobil Avanza Harian Sewa mobil Avanza Bulanan Sewa mobil Innova Harian Sewa mobill Innova Bulanan Harga/Orang Rp 2.000.000

Harga Rp 250.000 Rp 3.500.000 Rp 300.000 Rp 3.700.000 Rp 400.000 Rp 5.500.000 Fasilitas Tiket pesawat PP Hotel Transportasi & akomodasi Tiket pesawat PP Hotel Transportasi & akomodasi

Daftar harga paket Wisata

Kode PW-Yogya Nama Paket Paket holiday Yogya Lama 3 hari 2 malam

PW-Bali

Paket holiday Bali

Rp 4.500.000

3 hari 2 malam

Daftar kode tiket pesawat

Tujuan Makassar-Jakarta Makassar-Surabaya Makassar-Yogyakarta Makassar-Jakarta Makassar-Denpasar Makassar-Medan Surya Air 1-UPG-CGK 1-UPG-SUB 1-UPG-JOG Pelangi Air

2-UPG-CGK 2-UPG-DPS 2-UPG-MES

Langkah-langkah adalah sebagai berikut : 1. Dari jendela Command Centre, Pilih modul Inventory lalu Items List 2. Pada kotak dialog Items List, klik tombol New untuk membuat data produk baru 3. Isi data produk jasa sewa mobil sesua dengan tabel Daftar harga sewa mobil 4. Karena produk tersebut merupakan produk jasa maka anda hanya perlu member anda chek pada kotak pilihan I Sell This Item. Sedangkan kotak pilihan I Buy This Item dan I Inventory This Item tidak perlu diisi karena jasa tidak mengenal transaksi beli dan persediaan 5. Beralih ke tab selling details, isi harga jual jasa di dalam kolom isian Base Selling Price. Pada kolom Selling Unit of Measure, untuk sewa mobil harian isi Hari, Sedangkan untuk bulanan Isi: Bln. 6. Ulangi langkah no 2 s/d 5 untuk membuat data produk jasa sewa mobil lainnya.

31

7. Berikutnya, anda masukkan daftar harga paket wisata sesuai dengan tabel Daftar harga paket wisata. Klik tombol New kembali 8. Isi data produ di dalam jendela Item Information tab Profile 9. Setelah selesai, klik tab Item Details untuk membuat Description Product 10. Lanjutkan dengan mengisi harga jual dan kode pajak di dalam tab Selling Details 32

33

11. Setelah selesai Klik OK, ulangi langkah no. 7 s/d 10 untuk mengisi data paket wisata berikutnya. 12. Klik tombol New kembali untuk membuat daftar produk tiket pesawat. Perusahaan menerima tiket dari pihak Airline setelah menyetor hasil penjualan tiket. Sebelum tiket habis terjual, tiket akan menjadi stok perusahaan. 13. Klik tab Buying Details untuk mengisi informasi detail pembelian tiket pesawat 14. Berikutnya klik tab Selling Details untuk mengisi formulir detil penjualan. 15. Ulangi langkah no. 12 s/d 14 untuk mengisi daftar tiket pesawat lain 16. Klik tombol Close untuk menutup jendela Items List

34

35

MODUL III : PERSIAPAN DATA AWAL 36

Saldo awal akun adalah saldo akun pada awal periode akuntansi atau pada saat dimulainya sistem pencatatan akuntansi. Berikut ini neraca saldo awal periode PT. Prima Rent & Car Travel
No. Akun 10000 11000 11101 11102 11201 11202 11500 11601 11602 11603 11604 12000 12100 12110 12200 12220 20000 21100 21200 30000 31000 32000 Nama Akun Aktiva Aktiva Lancar Kas Kas Kecil Bank Delta Bank Sejati Perlengkapan Kantor Deposit Tiket Domestik Deposit Hotel Asuransi dibayar dimuka Sewa dibayar dimuka Aktiva tetap Peralatan kantor Akum. Peny. Peralatan Kendaraan Akum. Peny. Kendaraan Kewajiban Hutang Usaha Pendapatan diterima dimuka Modal Modal Usaha Laba ditahan Saldo

15.950.000 685.0000 59.188.000 10.000.000 1.000.000 30.000.000 12.500.000 8.000.000 2.500.000 6.500.000 (325.000) 431.572.000 (24.335.500) 91.560.000 3.850.000 430.000.000 27.824.500

8.1 Saldo Awal akun Untuk mencatat saldo awal akun kedalam MYOB Accounting, ikuti langkah berkut 1. Pastikan jendela Commad Center Anda masih dalam keadaan aktif. Klik menu Setup>Balances>Account Opening Balances 2. Kotak dialog Account Opening Balances ditampilkan. Masukkan semua nilai akun kedalam kotak Opening Balance 3. Misalnya anda masukkan saldo awal kas, Ketik 15950000 lalu tekan Enter. Kas Kecil : 685000 tekan Enter dan seterusnya. Untuk nilai akun akumulasi penyusutan, tambahkan tanda min (-) diawal penulisan Misalkan akun akumulasi penyusutan peralatan, ketik : -325000. 4. Masukkan semua nilai saldo awal akun, setelah selesai hasilnya pada baris Amount left to be allocated, harus terisi dengan angka 0. Jika tidak, berarti saldo neraca tidak seimbang. Lakukan perbaikan sebelum melanjutkan pekerjaan anda. Setelah selesai klik OK 37

5. Cara lain untuk mengetahui apakah saldo awal neraca seimbang atau tidak, adalah dengan melihat nilai pada akun : 3-009 Selisih pembukuan. Karena akun tersebut adalah akun yang menampung selisih antara saldo aktiva dengan passive. 6. Pilih modul Accounts lalu Klik Acounts List. Pilih tab Equity, jika nilai akun selisih pembukuan menunjukkan angka 0 berarti saldo neraca seimbang. Dan tidak terdapat kesalahan pada pengisian akun aktiva dan passiva. 7. Klik tombol Close untuk menutup jendela Accounts List 8.2 Saldo awal Supplier Selanjutnya anda akan memasukkan nilai saldo awal masing-masing suppier. Caranya 1. Klik menu Setup kembali, pilih Balances lalu klik Supplier Balances 2. Klik tombol Add Purchase untuk melanjutkan ke pengisian Historical Purchase. 3. Pada kolom isian supplier name, klik tanda panah lalu pilih Nusantara Motor, klik Use Supplier. 4. MYOB akan memberikan ucapan selamat, karena nilai saldo awal supplier yang anda masukkan sama dengan nilai saldo awal hutang yang telah anda masukkan pada Account Opening Balances. Klik OK 5. Ketika tampilan kotak konfirmasi MYOB, klik OK, hasil pengisian saldo awal supplier tersebut akan tampil di dalam kolom Amount Due. 6. Klik Close untuk menutup jendela Supplier Balances 7. Setelah semua data awal anda masukkan ke dalam MYOB, maka anda sudah siap menggunakan MYOB untu mencatat transaksi keuangan anda. Tetapi sebelumnya, anda akan melakukan rekonsiliasi terlebih dahulu terhadap data-data tersebut. Rekonsiliasi ini bertujuan ini : Memastikan bahwa saldo hutang, piutang, persediaan yang ada di dalam neraca sudah sama dengan saldo kartu hutang, kartu piutang dan kartu persediaan. Selain itu rekonsiliasi ini juga bertujuan untuk memeriksa apakah ada kesalahan lainnya pada tahap pembuatan data baru. 8. Caranya, dari jendela Command Centre pilih modul Accounts lalu klik Company Data Auditor. 9. Tampilan Company File Overview yang berisi data perusahaan dan versi MYOB yang digunakan

38

10. Klik tombol Next untuk menampilkan jendela Account Reconciliation Review. Klik tombol Next untuk melanjutkan ke tahap Transaction Review. 11. Pada kolom Start Date isi tanggal awal periode akuntansi, misalnya 01/01/2008. Pada kolom End Date isi tanggal akhir periode, misalnya 31/01/2008. Setelah itu klik tombol Run Review. 12. Perhatikan pada semua baris keterangan Review Will. Jika semua kelompok telah diberi tanda centang berarti tidak terdapat kesalahan dalam pengisian data. Sebaliknya jika ada kesalahan pada baris tertentu maka akan diberi tanda Tanya (?) 13. Klik Next untuk melanjutkan ke tahap review terhadap kode pajak yang digunakan. 14. Langsung saja klik tombol Run Review, karena pengaturan tanggalnya masih sama seperti tahap sebelumnya 15. Klik finish. Jika tampilan konfirmasi MYOB yang menanyakan apaka anda ingin mencetak laporan tersebut. Klik Yes jika anda ingin mencetak laporan dan No jika tidak. Untuk itu anda klik No. 16. Anda akan dibawa kembali ke jendela Command Centre. Sekarang anda sudah siap untuk menggunakan MYOB Accounting.

MODUL IV : TRANSAKSI PENJUALAN JASA Pada bab ini akan dibahas transaksi penjualan jasa yang dilakukan oleh perusahaan. Transaksi tersebut meliputi pencatatan transaksi pemesanan, pembuatan faktur penjualan, pembayaran dimuka serta pelunansan pembayaran. 1. Penjualan Jasa Sewa Mobil Kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan jasa sewa mobil adalah sebagai berikut : 39 Sewa mobil dapat dilakukan secara harian maupun bulanan, dapat menggunakan sopir atau tidak Customer dapat melakukan pemesanan terlebih dahulu untuk mobil yang ingin disewa

Customer diharuskan mengisi formulir data pribadi secara lengkap dengan disertai fotocopy identitas

2. Menonaktifkan kode sewa mobil Sebelum anda mulai mencatat transaksi sewa mobil, terlebih dahulu anda akan menonaktifkan kode sewa untuk mobil yang saat ini masih ada di customer. Hal ini bertujuan untuk mengetahui mobil apa saja yang masih ada diperusahaan dan siap untuk disewakan. Berikut daftar mobil yang masih disewa oleh customer : Nama Customer Kode Sewa Tanggal habis sewa CV. Sentosa APV-B 01 Feb 08 Putra Innova-B 03 Jan 08 Untuk menonaktifkan kode sewa tersebut, ikuti langkah berikut ini : 1. Buka program MYOB Accounting lalu pilih file Prima Rent Car&Travel.myo anda 2. Dari jendela Command Centre, pilih modul Inventory lalu klik Item List 3. Dari jendela Item list, klik dua kali pada Item APV-B, 4. Beri tanda chek pada kotak pilihan Inactive Item. Ketika tampil informasi yang menyatakan bahwa anda telah menonaktifkan iem ini, klik OK 5. Kembali ke jendela Item Information, Klik OK 6. Anda akan dibawa kembali ke jendela Item List. Berikutnya klik kode sewa Innova-B, nonaktifkan kode sewa tersebut dengan cara yang sama seperti langkah sebelumnya 7. Coba anda perhatikan di dalam jendela Item List, kedua kode sewa tersebut masih tetap ada. Tetapi jika anda melihat didalam kotak dialog Select from list nanti, kedua sewa tersebut tidak akan ditampilkan lagi 8. Klik Close untuk menutup kotak dialog Item List. 3. Transaksi Sewa mobil Sebagai contoh transaksi sewa mobil yang terjadi pada bulan januari adalah Tgl 2 januari disewa mobil Avanza oleh Linda selama 20 Hari yang dibayar secara tunai (Kas). Untuk mencatat transaksi tersebut ke dalam MYOB, ikuti langkah dibawah ini : 1. Pastikan anda masih berada di jendela Command Centre, pilih modul Sales. Berikut penjelasan singkat tentang fungsi-fungsi yang terdapat didalam modul Sales. 40 Sales Register : digunakan untuuk menampilkan semua daftar transaksi penjualan Enter Sales : digunakan untuk membuat faktur penjualan Receive Payments : digunakan untuk memasukkan penerimaan pembayaran piutang dari customer Print Receipts : digunakan untuk mencetak daftar penerimaan penjualan

Print/Email Invoices : digunakan untuk mencetak atau mengirim tagihan (invoice) via email. Print/Email Statements : digunakan untuk mencetak atau mengirim statement, yang berisi semua informasi yang berhubungan dengan pelanggan. MYOB menyediakan dua tipe statement yaitu faktur dan aktivitas. Transaction Journal : digunanakn untuuk menampilkan jurnal transaksi 2. Klik Enter Sales, untuk menampilkan kotak dialog Sales-New-Service. MYOB menyediakan tiga pilihan status penjualan. Quote : digunakan untuk membuat penawaran atau permintaan barang. Pilihan ini hanya digunakan untuk kepentingan Internal. Order : digunakan untuk membuat pesanan penjualan Invoice : digunakan untuk membuat faktur penjualan 3. Pilih INVOICE karena anda akan langsung membuat faktur penjualan 4. Klik tombol Layout untuk memilih layout yang digunakan. MYOB menyediakan 5 pilihan diantaranya ; Serivce : digunakan untuk transaksi yang bersifat jasa dan daftar produknya tidak terdapat di dalam Item List. Item : layout ini digunakan untuk transaksi penjualan barang atau jasa yang daftar produknya ada didalam Item List. Professional : layout ini digunakan untuk transaksi yang bersifat jasa Time Billing : layout ini digunakan untuk transaksi penjualan atas aktivitas jasa yang dicatat di dalam kartu aktifitas Miscellaneous : layout ini digunakan untuk mecatat transaksi penjualan dengan tujuan tidak untuk dicetak dan dikirim. 5. Pilih layout Item, lalu klik OK 6. Klik tanda panah pada kolom Customer, untuk memilih nama customer 7. Karena customer tersebut belum pernah melakukan transaksi dengan perusahaan, maka andan harus membuat datanya terlebiih dahulu. Klik tombol New 8. Di dalam kotak dialog Card Information, isi data pribadi customer 9. Setelah selesai klik OK 10. Kembali ke kotak dialog Sales-New Item. Klik kembali tanda panah pada kolom customer, lalu klik customer : Linda, Klik Use Customer 11. Perhatikan pada kolom isian Ship to akan langsung terisi dengan nama dan alamat customer 12. Hilangkan tanda check pada kotak pilihan Tax Inclusive, karena harga sewa tidak termasuk pajak

41

13. Masukkan no Invoice tidak melebihi 8 karakter di dalam kolom Invoice #. Misalnya no Inoivce : S-0051. Lalu tekan tombol Tab, pada kolom tanggal ketik 02/01/2008. Kosongkan kolom isian Cutomer PO #. Tekan Tab kembali sampai ke kolom isian Ship. 14. Dalam kolom Ship ketik : 20 (sewa selama 20 hari). Kosongkan kolom Backorder. Tekan tombol Tab sampai tampil kotak dialog Select From list. Coba anda perhatikan, kode sewa mobil yang sebelumnya telah dinonaktifkan yaitu kode sewa APV-B dan Innova-B tidak ditampilkan lagi. 15. Pilih Avanza-H, lalu klik Use Item 16. Tekan tombol Tab kembali, secara otomatis harga jual sewa akan tampil, pastikan kolom Tax terisi dengan tarif PPN 17. Pada kolom Item Number, klik tanda panah kode sewa untuk membuka jendela Item Information 18. Klik pilihan Inactive Item untuk menonaktifkan kode sewa tersebut. Ketika tampil konfirmasi MYOB klik OK. Klik OK kembali untuk mentup jendela Item Information. 19. Klik tanda panah pada kolom tax yang sejajar dengan kolom Freight, lalu pilih kode pajak N-T 20. Karena dibayar secara tunai, maka anda masukkan jumlah harga sewa didalam kolom Paid Today sebesar Rp 6.600.000 (ketik 6600000 tanpa spasi). Tekan Tab, perhatikan pada baris Balance Due akan terisi : Rp 0,00 yang berarti pembayaran lunas dan tidak ada saldo piutang lagi untuk customer tersebut. Klik tombol Details untuk menampilkan kotak dialog Applied Payment Details 21. Klik tombol pilihan Group with Undeposited Funds (Akun penampung penerimaan sementara) yaitu Kas. Klik OK

42

22. Pilih tombol print untuk mencetak faktur penjualan atau tombol Send To untuk mengirim faktur penjualan via Email atau Fax 23. Klik tombol Record untuk menyimpan transaksi penjualan, lalu klik Cancel untuk kembali ke jendela Command Centre Pencatatan transaksi dalam faktur penjualan tersebut, secara otomatis akan langsug dicatat dalam jurnal pencatatan dan penerimaan kas. Untuk menampilkan, ikuti langkah berikut : 1. Masih dijendela Command Centre, klik Transaction Jurnal 2. Terdapat tujuh Tab yang dapat anda pilih untuk menampilkan jurnal yang anda inginkan 3. Pilih Tab Sales, pada koloom isian Dated From ketik tanggal : 01/01/2008 tekan Tab lalu pada kolom isian To ketik Tanggal : 31/01/2008 4. Kosongkan kolom isian ID From lalu tekan Tab lagi, hasilnya Jurnal penjualan 5. Untuk menampilkan jurnal penerimaan kas, klik Tab Receipts 6. Klik Close untuk menutup Jendela Trasaction Journal. 4. Transaksi pemesanan sewa mobil Berikutnya anda akan melakukan pencatatan untuk transaksi pemesanan sewa mobil. Sebagai contoh, pada bulan Januari terjadi transaksi sebagai berikut : 43 Tanggal 4 januari dipesan mobil Innova oleh Ria selama 7 hari

Untuk transaksi tersebut anda akan membuatkan order penjualan, langkahnya sebagai berikut : 1. Pilih modul Sales kembali, lalu pilih Enter Sales 2. Pilih status penjualan ORDER karena anda akan membuat pesanan penjualan. Lalu anda klik tanda pada kolom Customer 3. Klik tombol New untuk membuat data customer baru. 4. Setelah selesai klik OK. Kembali ke kotak dialog Sales-New Item, klik tanda panah Customer pilih Ria, lalu klik Use Customer 5. Pastikan layout penjualan adalah Item. Non aktifkan pilihan Tax Inclusvive. Pada kolom Invoice # ketik nomor invoice nya, misalnya S-0054. Tekan Tab 6. Isi tanggal pemesanan : 04/01/08 tekan Tab sampai ke kolom Ship, ketik lama sewa yaitu 7 hari. Pilih Item Number : Innova-H, lalu klik Use Item 7. Tekan Tab, maka secara otomatis harga sewa akan langsung terisi, pastikan kolom Taxi terisi dengan PPN. Untuk kode pajak yang sejajar dengan kolom isian Freight, ubah menjadi N-T 8. Tekan Tab, kosongkan kolom Paid Today, karena belum ada pembayaran 9. Perhatikan pada kolom Balance Due akan terisi dengan Rp 3.080.000,- nilai tersebut merupakan total harga sewa yang harus dibayar 10. Klik tombol Details. Pilih Group with Undeposted Funds, klik OK 11. Setelah selesai klik tombol Record. Klik Cancel untuk kembali jendela Command Centre 5. Pengambilan Pesanan Sewa Mobil Selanjutnya anda akan mencatat transaksi pengambilan pesanan sewa mobil yang telah dipesan oleh Ria dan pelunasan pembayarannya. Misalkan terjadi transaksi seperti dibawah ini : Tanggal 6 januari diambil pesanan sewa mobil oleh Ria dan diterima pelunasan pembayarannya, secara tunai Untuk memasukkan transaksi tersebut ke dalam MYOB, ikuti langkah berikut ini : 1. Dari jendela Command Centre, klik Sales Register 2. Jendela Sales Register ditampilkan

44

Terdapat 6 tab didalam jendela Sales Register, yaitu : 3. All Sales : menampilkan semua transaksi penjualan Quotes : menampilkan transaksi permintaan atau penawaran Orders : menampilkan transaksi pesanan penjualan Open Invoices : menampilkan transaksi penjualan yang belum diterima pembayarannya Returns&Credits : menampilkan transaksi retur penjualan Closed Invoices : menampilkan transaksi penjualan yang sudah lunas Pilih tab Orders pada kolom Search by pilih All Customer. Isi kolom Dated From : 01/01/2008, tekan Tab lalu ketik tanggal : 31/01/2008 tekan Tab kembali. 4. Tampil transaksi pesanan penjualan tanggal 04/01/2008, no pesanan S-0054 atas nama Ria. Pada kolom Amount berisi nilai total penjualan sedangkan pada kolom Amt Due berisi nilai sisa yang masih harus dibayar 5. Klik tanda panah pada transaksi order penjualan tersebut 6. Setelah kotak dialog Sales-Edit Item tampil, klik tombol Invoice untuk membuat faktur penjualannya. 7. Didalam jendela Sales-New tampil faktur penjualan atau Invoice yang telah berisi data sesuai dengan pesanan. Tekan tombol Tab, ganti no invoice menjadi : S-0055. Tekan tab lagi, isi tanggal pengambilan pesanan : 06/01/2008 8. Pada kolom Item Number, klik tanda panah baris transaksi untuk membuka kotak dialog Item Information. 9. Beri tanda Check pada kota pilihan Inactive Item, ketika tampil informasi MYOB Accounting klik OK 45

10. Klik OK kembali, untuk menutup kotak dialog Item Information. 11. Setelah selesai, Klik tombol Record untuk menyimpan faktur penjualan 12. Ketika tampil kotak konfirmasi MYOB Accounting klik OK 13. Anda akan dibawa dikotak dialog Sales Register. Perhatikan pada tab Orders sekarang telah kosong, karena pesanan tersebut telah diganti menjadi faktur penjualan dan masuk ke dalam tab Open Invoice. Setelah faktur penjualan dibuat, berikutnya anda akan mencatat pelunasan pembayarannya. Cara 1. Masih di dalam jendela Sales Register, pilih tab Open Invoices, atau cara lainnya anda dapat menggunakan pilihan Recive Payment yang mempunyai fungsi sama di dalam modul Sales dan mdul Banking. 2. Klik tanda panah pada baris transaksi, faktur penjualan ditampilkan, klik tombol Payment untuk melanjutkan ke tahap penerimaan pembayaran 3. Klik pilihan Group with Undeposited Funds (Kas) karena pembayarannya dilakukan secara tunai. Kolom Balance menunjukkan saldo akun Kas pasa saat ini. Pastikan nama customer terisi dengan nama Ria. 4. Ketik jumlah yang dibayarkan : 3080000 didalam kolom Amount Received, tekan tab. Klik tanda panah pada kolom Payment Method, pilih Cash lalu klik tombol Use Method 5. Tekan Tab dua kali, ketik keterangan didalam kolom Memo : Pembayaran sewa mobil,, tekan Tab 6. Pada kolom ID # isi nomor bukti kas masuk, mislanya : KM-010. Tekan Tab kembali, ketik tanggal pembayaran 06/01/2008. 7. Tekan tombol Tab empat kali. Pada kolom Amount Applied otomatis akan terisi dengan jumlah pembayaran dan pada kolom Out of Balance akan bernilai Rp.0,00 8. Klik tombol Record untuk menyimpannya. Klik tombol Cancel untuk menutup faktur penjualan 9. Kembali kekotak dialog Sales Register, tab Open Invoices kini telah kosong, karena transaksi penjualan tersebut masuk kedalam tab Closed Invoices 10. Klik Close untuk menutup kotak dialog Sales Register 11. Untuk menampilkan jurnal transaksinya, klik Transaction Jurnal. Pilih tab Sales lalu masukkan Dated From : 01/01/2008 dan To : 31/01/2008 12. Klik tab Receipts untuk menampilkan jurnal penerimaan kas 13. Klik Close untuk menutup jendela Transaction Journal 46

6. Transaksi Pengembalian Sewa Mobil Untuk transaksi pengembalian sewa mobil anda tidak akan membuat jurnal. Anda hanya akan mengaktifkan kembali kode sewa untuk mobil yang telah dikembalikan oleh customer. Misalnya 1. Tanggal 3 januari, dikembalikan mobil Innova oleh Putra karena masa sewanya telah habis 2. Tanggal 12 januari, dikembalikan mobil Innova oleh Ria karena masa sewanya telah habis 3. Tanggal 13 januari, dikembalikan mobil Avanza oleh Linda karena masa sewanya telah habis. Untuk mengaktifkan kembali kode sewa mobil tersebut langkahnya adalah : 1. Dari jendela Commad Centre, pilih modul Inventory lalu klik Items List 2. Di dalam jendela Items List, klik dua kali pada kode sewa Innova-B 3. Hilangkan tanda check pada kotak pilihan Inactive Item

4. Klik OK 5. Ulangi langkah no. 2 s/d 4 untuk menonaktifkan kode sewa mobil lainnya 6. Setelah itu klik Close untuk menutup jendela Items List 7. Penerimaan Tiket Pesawat 47

Transaksi penerimaan stok tiket pesawat baru akan dicatat dalam modul Purchase. Hal itu di karenakan perusahaan menganggap transaksi tersebut sama dengan transaksi pembelian yang menimbulkan adanya hutang kepada pihak lain. Sebagai contoh, berikut ini daftar tiket yg diterima perusahaan pada tanggal 2 januari 2008 Daftar harga tiket
Route Surya Air UPG-CGK UPG-SUB UPG-JOG Pelangi Air UPG-CGK UPG-DPS UPG-MES Pax Paid 400.000 500.000 450.000 375.000 600.000 550.000 Komisi 50.0000 40.000 50.000 45.000 50.000 50.000 Agen Paid 350.000 460.000 400.000 330.000 550.000 500.000 Jumlah tiket 10 5 10 10 10 5

Untuk mencatat transaksi tersebut kedalam MYOB ikuti langkah berikut ini : 1. Dari jendela Command Centre, pilih modul Purchases 2. Klik Enter Purchases untuk membuka kotak dialog Purchases-New Service. Ganti layout pembelian menjadi Item. Klik tombol panah di sudut kiri atas untuk menentukan status pembelian 3. Pilih BILL lalu klik tanda panah pada kolom Supplier, pilih Supplier Surya Air lalu klik Use Supplier. 4. Hilangkan tanda Check pada kolom Tax Inclusive 5. Perhatikan pada kolom Ship to akan langsung terisi dengan nama dan alamat perusahaan. Tekan Tab untuk mengisi nomor faktur pada kolom Purchase #, ketik P-100 lalu isi tanggal : 02/01/2008 tekan Tab 6. Kosongkan kolom Supplier Inv#. Pada kolom Bill ketik : 10, tekan Tab maka kolom Received akan otomatis terisi. 7. Kosongkan kolom Backorder, tekan Tab lagi lalu pilih kode item : 1-PLM-CGK, tekan Tab kembali, ketika harga beli : Rp 350.000 8. Ubah tariff pajak pada kolom Tax dengan tariff N-T masukkan kembali quantity pembelian berikutnya 9. Tekan Tab lagi, kosongkan kolom Paid Today 10. Setelah selesai klik tombol Record 11. Ketika tampil kotak konfirmasi MYOB Accounting yang menanyakan apakah anda ingin mengubah kode pajak yang digunakan, klik NO 48

12. Ulangi langkah no. 3 s/d 10 untuk memasukkan transaksi penerimaan stok tiket dari Pelangi Air dengan nomor faktur pembelian : P-210. 13. Setelah selesai klik Cancel untuk menutup kotak dialog Purchaes-New Item 14. Kembali ke jendela Command Centre, untuk melihat jurnal transaksi pembelian yang baru saja dibuat, klik Transaction Journal 15. Pilih tab Purchases pada kolom isian Dated From ketik : 01/01/2008,To : 31/01/2008 16. Klik Close untuk menutup kotak dialog Transaction Journal

49

8.

Penjualan Tiket pesawat

Untuk mencatat transaksi penjualan tiket pesawat, perusahaan menggunakan satu nama customer yaitu Customer Umum. Contoh daftar trasaksi penjualan 1. tanggal 3 januari, terjadi penjualan tiket sebagai berikut : Route UPG-CGK UPG-SUB UPG-CGK UPG-MES Route UPG-CGK UPG-JOG UPG-MES UPG-CGK Maskapai Surya Air Surya Air Pelangi Air Pelangi Air Maskapai Pelangi Air Surya Air Pelangi Air Surya Air Jumlah 2 1 3 2 Jumlah 5 2 2 5

2. Tanggal 5 januari, terjadi penjualan tiket sebagai berikut :

Langkah-langkah pencatatan ke dalam MYOB adalah sebagai berikut : 1. Dari jendela Command Centre, pilih modul Sales lalu klik Enter Sales 50

2. Pilih status penjualan Invoice, lalu klik tanda panah pada kolom Customer. Klik tombol New untuk membuat data customer. 3. Beri nama : Customer Umum, dengan kode : C05, lalu klik OK 4. Klik kembali tanda panah pada kolom customer, lalu pilih Customer Umum 5. Tandai kotak pilihan Tax Inclusive. Ketik nomor Inovoice # : S-0053, masukkan tanggal 03/01/2008. Tekan Tab, pada kolom Ship ketik : 2 tekan Tab. Pilih kode tiket : UPGCGK. Pada kolom Tax pilih kode pajak N-T. 6. Masukkan jumlah dan kode tiket berikutnya. 7. Ganti kode pajak yang sejajar dengan kolom Freight menjadi N-T. pada kolom Today masukkan jumlah pembayarannya : 3525000. 8. Klik tombol Details lalu pilih Group With Undeposited Funds kemudian klik OK 9. Di dalam kolom journal Memo, ketik : Penjualan Tiket Pesawat 10. Klik tombol Record untuk menyimpan faktur penjualan tersebut 11. Ulangi langkah no. 4 s/d 10 untuk tansaksi selanjutnya. 12. Setelah selesai, klik Cancel untuk kembali ke jendela Commad Centre 13. Transaksi penjualan tersebut akan dicatat dalam jurnal penjualan dan penerimaan kas. Untuk menampilkannya klik Transaction Journal 14. Pilih tab Sales, pada kolom Dated From ketik tanggal : 01/01/2008, To : 31/01/2008 15. Pilih tab Receipts untuk menampilkan jurnal penerimaan kas. 16. Klik Close untuk kembali ke jendela Command Centre. 9. Penjualan Paket Wisata Berikutnya anda akan mencatat transaksi penjualan paket wisata. Sebagai contoh : pada tanggal 7 januari, dijual paket wisata Bali kepada CV. Sentosa sebanyak 9 paket @ Rp. 4.500.000,pembayaran dilakukan melalui transfer Bank Delta. Pelaksanaan tour pada tanggal 20 januari 2008. 1-1201 2-1200 Perhitungan : (9 X Rp 4.500.000,-) + PPn 1 % = Rp 40.905.000,Bank Delta Rp 40.905.000,Rp 40.905.000,Pendapatan diterima dimuka

Untuk mencatat transaksi tersebut ke dalam MYOB ikuti langkah berikut ini : 1. Dari jendela Commad Centre, pilih modul Banking, klik Receive Money

51

2. Kotak dialog Receive Money ditampilkan klik tombol pilihan Deposit to Account pilih akun Bank Delta lalu klik Use Account 3. Biarkan Tax Inclusive dalam keadaan terpilih. Ketik nomor bukti kas masuk di dalam kolom ID# misalnya : KM-009 tekan Tab. Masukkan tanggal transaksi : 07/01/2008 tekan Tab 4. Klik tanda panah kolom isian Payor, lalu pilih CV. Sentosa, tekan Tab 5. Masukkan jumlah uang yang diterima pada kolom Amount Received : Rp 40.905.000 ( sudah termasuk pajak wisata 1%) tekan Tab. 6. Klik tanda panah pada kolom Payment Method. Klik tombol New untuk membuat metode pembayaran baru. Ketik : Transfer Bank pada kolom isisan Payment Method, lalu pilih Method Type : Other kemudian klik ok 7. Klik kembali tanda panah Payment Method, pilih Transfer Bank lalu klik Use Method 8. Pada kolom Isian Memo ketik : Penjualan 9 paket wisata bali, tekan Tab 9. Tekan Tab kembali, tampil kotak dialog Select From List. Pilih akun Pendapatan diterima dimuka (karena tur belum dilaksanakan jadi belum dapat diakui sebagai pendapatan ) klik Use Account 10. Di dalam kolom Amont ketik nilai pendapatan yaitu : Rp 40.905.000 11. Tekan Tab sampai kolom Memo, lalu ketik : PW-Bali, tekan Tab lagi pilih kode tarif pajak N-T 12. Perhatikan pada kolom Out of Balance akan bernilai Rp. 0,00 13. Klik tombol Record untuk menyimpan transaksi penerimaan uang. Klik Cancel untuk menutup kotak dialog Receive Money 14. Transaksi yang baru saja anda masukkan akan dicatat dalam jurnal penerimaan kas. Untuk melihatnya klik Transaction Journal 15. Pilih tab Recepits, isi Dated From : 01/01/2008 To : 31/01/2008 16. Klik Close untuk menutup Jendela Transaction Journal.

10. Laporan Penjualan

52

MYOB menyediakan fasilitas Report yang berfungsi untuk menampilkan laporan semua aktifitas dan transaksi yang telah dimasukkan ke dalam MYOB, salah satunya adalah laporan penjualan yaitu laporan yang berhubungan dengan aktifitas penjualan. Untuk menampilkannya ikut langkah berikut ini : 1. Dari jendela Command Centre, pada baris Commad Panel Klik tombol drop down Reports lalu pilih Sales. 2. Tampil jendela Index to Reports 3. Didalam kolom Name terdapat beberapa kolom laporan yang dapat anda pilih sesuai dengan kebutuhan anda. 4. Didalam kolom Item pilih Sales Detail untuk melihat laporan penjualan per item. Lalu klik tombol Customise 5. Kotak dialog Report Customisation-Sales Detial ditampilkan pada kolom Items anda pililh All 6. Pada tab Advanced filtes, masukkan periode laporan pada kolom Dated From. Misalnya Januari lalu pada kolom To juga pilih Januari secara otomatis akan tampil tanggal awal dan akhir periode 7. Pada kolom Sale Status pilih All Invoices 8. Selanjutnya klik tab Repost Fiedls. Pada kolom Available Fields terdapat nama fileds yang dapat dipilih untuk ditampilkan dalam laporan; kolom Selected Fields akan menampung nama-nama fields yang akan ditampilkan 9. Untuk memilih field yang ingin ditampilkan, anda klik kotak yang terdapat tanda centang disebelah kolom Available fields. Maka nama fields akan tampil di dalam kolom Selected Fields, mislanya anda klik kotak disebelah kanan field Untis on Hand 10. Hasilnya field Unit on Hand akan tampil didalam kolom Selected Fields 11. Klik tab Finishing 12. Setelah selesai Klik Display 13. Untuk mencetak klik tombol Print.

53