P. 1
Persuratan OK

Persuratan OK

|Views: 4|Likes:

More info:

Published by: Phalaenopsis Amabilis on Jun 12, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/25/2014

pdf

text

original

LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA NOMOR ……………………………………… TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DIREKTORAT

JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata persuratan dinas mengatur tata cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelesta'tian. Pengaturannya meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas, yang merupakan satu kesatuan daur kearsipan. Pengaturan surat dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan, oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasilguna. Dengan kecanggihan teknologi informasi, tata persuratan perlu diselaraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.Oleh karena itu pengaturan tata persuratan dalam peraturan ini diupayakan untuk menampung kemajuan teknologi, sistem teknologi informasi, dan sistem konvensional sehingga diperlukan tata persuratan yang dituangkan dalam bentuk pedoman. B. Maksud dan Tujuan

b. Maksud Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. 2. Asas Keamanan Surat dinas harus tertutup. Terciptanya kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pelaksanaannya. agar dapat diselaraskan dengan tata persurata dan kearsipan di lingkungan Mahkamah Agung RI. termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat-menyurat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. C. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan. koresponden pengendalian c. 2. d.1. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas. sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga. Asas-Asas Tata Persuratan 1. Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaan surat dinas. Tujuan a. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas) . Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan.

tidak berbelit-belit. Asas Efektif Surat dinas harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penye1enggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Asas Keterkaitan Surat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya. 6. Asas Efisiensi Surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input. aman. 5.Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan. ekonomis. Mahkamah Agung RI. . 3. format maupun prosedurnya. D. oleh penandatangan surat baik dari segi isi. Asas Pelayanan Prima Surat dinas harus dapat diselesaikan dengan cepat. Pengertian Umum 1. jelas. 4.

tata letak. 9. dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom/lajur dengan judul tertentu.Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal . Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan. Surat statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja. Jenis surat dinas adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan formatnya. 3. 7.2. 10. logo serta cap dinas. 6. Surat nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat pengaturan. Format surat dinas adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional. Formulir adalah lembaran yang memiliki desain/format khusus untuk memuat data kedinasan dalam tugas tertentu. 5. 4. Sifat surat dinas adalah tingkatan pentingnya surat dilihat dari berbagai aspek. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. dan penggunaan lambang negara. peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 8.

Kode indeks surat dinas adalah tanda pengenal surat dari satuan/unit organisasi. tanda pengenal dari isi surat atau masalah dalam bentuk huruf dan angka.maupun berkelompok. pengiriman surat.Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam burung garuda sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. penggunaan kertas/amplop. Ruang Lingkup Tata Persuratan Dinas ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi penggolongan dan jenis surat dinas. 11. bagian surat. mesin ketik/komputer. cara pembuatan surat. 15. penandatanganan surat.Lambang/logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga. satuan/unit organisasi pusat dan daerah. 14. 13. 12. jalur surat. cap dinas. . dan kode indeks surat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasannya.Kode klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi surat. E.

Surat Statuter. 2.BAB II PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS A. Surat statuter. terdiri dari : . Penggolongan Surat Dinas Surat dinas digolongkan menjadi : 1. Jenis Surat Dinas 1. Surat nonstatuter. B.

Peraturan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Instruksi Satuan/Unit Organisasi. adalah surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan organisasi yang berisi pemberitahuan. permintaan.a. perintah Ketua Mahkamah Agung untuk melaksanakan suatu peraturan perundang-undangan atau kebijakan. 2. anjuran. merupakan suatu Produk Hukum yang berpedoman pada Instruksi Presiden RI Nomor : 15/1970 yang pelaksanaannya dibedakan pada yang bersifat mengatur yang berisikan pasal-pasal. c. Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. d. tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan. terdiri dari : a. adalah jenis peraturan Perundang-undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/obyek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan Peraturan Satuan/Unit Organisasi. Surat Nonstatuter. adalah perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi. Surat Dinas. Instruksi Mahkamah Agung. e. Peraturan Mahkamah Agung. f. pernyataan. saran. b. adalah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Ketua Mahkamah Agung RI dalam lingkungan satuan organisasi. adalah surat yang berisikan informasi mengenai ketetapan-ketetapan di bidang teknis maupun administrasi Mahkamah Agung RI. . Keputusan Mahkamah Agung.

Surat Kawat. Dalam undangan khusus dapat dicantumkan : * pakaian yang hams dipergunakan. h. adalah surat yang berisi pertanggungjawaban kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. tanggal. d. adalah surat yang sifatnya formal. Telegram. c. jam. e. adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum. Undangan. adalah surat yang bersifat informal/tidak resmi isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. tempat dan acara yang telah ditentukan. Nota Dinas. atau instruksi. Laporan. adalah surat yang disusun secara singkat yang disampaikan/diterima oleh/dari pihak lain untuk diselesaikan dengan cepat dan penyampaiannya melalui pos. adalah surat yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal yang telah diatur dalam keputusan. g. f.b. adalah surat singkat dan padat yang perlu segera disampaikan dengan cepat melalui kantor telegraf. adalah surat yang isinya mengundang agar yang diundang datang pada hari. . Edaran. Pengumuman. Memo. i.

video dan atau gabungan dari semuanya. adalah surat yang isinya merupakan pengantar pengiriman baik surat maupun barang dan lain-lain yano. adalah informasi yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks yang pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan telegram. dapat ditulis tangan atau diketik. . sehingga memungkinkan mengirimkan isi surat sama ke beberapa alamat pemakai e-mail/internet. Telepon. p. Faksimile (Fax). Surat Pengantar. o. j. data gambar diam atau gerak. alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara lisan dengan cepat. data animasi. n. merupakan suatu alat komunikasi dalam suatu satuan/unit organisasi yang bersifat informal. Electronik Mail (e-mail) adalah fasilitas pengiriman dan penerimaan surat elektronik yang dilengkapi dengan fasilitas "copy carbon (tembusan). adalah copy surat yang disampaikan dengan peralatan Faksimile. Teleks.* RSVP (harap dijawab). Word Wide Web (www) atau Website adalah fasilitas tayangan informasi dengan alamat khusus (URL=Uniform Resource Locator) yang menampilkan informasi data teks. penjelasan singkat. baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). suara. m. k. Memorandum. l. di. * Surat asli harus dikirim melalui pos.

Peraturan/Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi dan Instruksi Mahkamah Agung/Pimpinan . Bagian Surat Statuter Surat Statuter yang terdiri dari Peraturan/Keputusan Mahkamah Agung.BAB III BAGIAN SURAT A.

Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan (Kalimat “Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). Peraturan/Keputusan) Menetapkan. Peraturan/Keputusan Satuan/Unit Organisasi a. . Diktum (Memutuskan. Nama 2) 3) 4) 5) c. Memperhatikan (apabila perlu). Pasal dan Ayat. Nomor dan Tahun. Batang Tubuh. Nama Jabatan. Nama Peraturan/Keputusan. Mahkamah Agung/Pimpinan b. terdiri atas : 1) 2) 3) Kalimat “Peraturan/Keputusan Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi.Satuan/Unit Organisasi menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. terdiri dari Bab. Judul. Konsiderans (Menimbang). d. Tanggal. terdiri dari : 1) 2) 3) Nama tempat penetapan. Dasar Hukum (Mengingat). Penutup. bulan dan tahun penetapan.

Dasar Hukum (Mengingat). dst. terdiri atas : 1) Jabatan Pembentuk Instruksi (Kalimat “Instruksi Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”).4) 5) 6) 7) Tanda tangan pejabat. 2) 3) 4) 5) c. Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang-undangan (Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Nama Instruksi. Judul. Menyebutkan pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan). Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit 2. 2) 3) b. Batang tubuh (Kepada/Untuk : Pertama. Memperhatikan (apabila perlu). Instruksi Organisasi a. Diktum (Menginstruksikan. Tembusan (bila perlu). Konsiderans (Menimbang). Kedua.) . Nama terang pejabat. Cap dinas/cap jabatan. Nomor dan Tahun.

B. Surat Edaran a. Nama terang pejabat. Cap dinas/cap jabatan. terdiri dari : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Nama tempat penetapan. Lampiran dan Hal. Tanggal. Kepala Surat. Kaki Surat. Nomor. bulan dan tahun penetapan.d. terdiri dari : 1) Tempat. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) Kop Surat. bulan dan tahun. Penutup. tanggal. Isi Surat. c. Sifat. Tembusan (bila perlu). Bagian Surat Non statuter : Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. . Tanda tangan pejabat. berisi penjelasan atau petunjuk-petunjuk secara terperinci mengenai cara-cara pelaksanaan peraturan atau perintah yang telah ada. Kalimat “SURAT EDARAN”. Nama Jabatan. Alamat Surat b.

Surat Dinas Biasa a. (c) Salinan. kode b) Sifat surat ditulis dibawah nomor. Kepala Surat. Cap Jabatan/cap dinas. (2) Bobot informasi : (a) Surat penting. terdiri atas : 1) 2) Kop Surat.2) 3) 4) 5) 6) Nama Jabatan. Nama Pejabat (Pemangku jabatan). Tanda tangan pejabat. (d) Petikan. Lampiran dan Hal. NIP. dengan memperhatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan sebagai berikut : (1) Keaslian surat : (a) Asli. (b) Surat biasa. Nomor. (b) Tembusan. 2. kode klasifikasi dan tahun. . Sifat. a) Penomoran surat dilengkapi dengan indeks.

yang d) Hal ditulis dibawah lampiran yang menerangkan maksud/isi surat. 3) 4) Tempat. (d) Biasa. terdiri atas : 1) 2) 3) Pembukaan. Isi pokok. . b. c) Lampiran ditulis dibawah sifat surat menerangkan jumlah lampiran surat. Isi Surat. Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlakukan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: (a) Proses pembuatan surat. (d) Penyampaian/pengiriman surat.(3) Pengamanan informasi: (a) Sangat rahasia. (b) Rahasia. (b) Penomoran surat. (c) Penyampulan surat. bulan dan tahun. (c) Terbatas. tanggal. Penutup. Alamat surat.

C. BAB IV PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT . Tembusan (bila perlu). 4. 3. Cap jabatan/cap dinas. Nama pejabat (Pemangku jabatan). 2. Penggunaan Larnbang/Logo D. Kaki Surat. Untuk surat Non statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama.n. Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. menggunakan logo Departemen Agama. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT selain tersebut butir 4. Surat UIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/STABN menggunakan logo masing-masing. Untuk surat statuter yang ditandatangani oleh atau a. menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas.c. Tanda tangan. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) 5) 6) Nama jabatan (Titelatur). NIP (bila perlu).

Surat asli yang telah ditandatangani berikut konsepnya wajib disimplIlI oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hllklilH. kOllsl'! terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat/llnit k~ql. 3) Selain tersebut pada point 1 dan 2. Proses dan Cara Pernbuatan Surat Statuter 1. Pengajuan Konsep a. Konsep diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam IIlIi kerja/organisasi. d. Penomoran Surat . c. 2) Sekretaris untuk Surat Keputusan yang ditandatangani 01\:11 Inspektur Jenderal. Direktur Jenderal dan Kepala Badllll Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pclatihllll. Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat.A. jelas. Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja. HUI t menggunakan bahasa Indonesia yang baku. dan Instruksi Menteri yang ditandatangani old Menteri/ Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. pengajuan kepada pcjablll yang berwenang melalui pejabat yang bertanggungjawab ell bidang pembinaan administrasi. b. baik dan bl:lltll 2. kemudian diteliti dan diparaf oleh pejabat Yl1I1l terkait sebagai pertanggungjawaban. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang mdtlltll I) Kepala Biro Hukum dan KeIjasama Luar Negeri untuk Peratlllllll Keputusan. terkait. dan singkat.

Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum.Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. c. d. untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. 4. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. b. Pengetikan Surat .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->