LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA NOMOR ……………………………………… TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DIREKTORAT

JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata persuratan dinas mengatur tata cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelesta'tian. Pengaturannya meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas, yang merupakan satu kesatuan daur kearsipan. Pengaturan surat dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan, oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasilguna. Dengan kecanggihan teknologi informasi, tata persuratan perlu diselaraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.Oleh karena itu pengaturan tata persuratan dalam peraturan ini diupayakan untuk menampung kemajuan teknologi, sistem teknologi informasi, dan sistem konvensional sehingga diperlukan tata persuratan yang dituangkan dalam bentuk pedoman. B. Maksud dan Tujuan

Asas Keamanan Surat dinas harus tertutup.1. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan. Maksud Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat-menyurat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. Asas-Asas Tata Persuratan 1. agar dapat diselaraskan dengan tata persurata dan kearsipan di lingkungan Mahkamah Agung RI. 2. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas. b. C. 2. Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaan surat dinas. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas) . d. Tujuan a. sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga. Terciptanya kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pelaksanaannya. koresponden pengendalian c.

Asas Pelayanan Prima Surat dinas harus dapat diselesaikan dengan cepat. Asas Efisiensi Surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input. 5. jelas. . D. tidak berbelit-belit. 6. Asas Efektif Surat dinas harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna. 3.Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan. 4. format maupun prosedurnya. Mahkamah Agung RI. oleh penandatangan surat baik dari segi isi. aman. ekonomis. dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penye1enggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. Pengertian Umum 1. Asas Keterkaitan Surat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya.

logo serta cap dinas. 4.2. Surat nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat pengaturan. dan penggunaan lambang negara. peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 7. Sifat surat dinas adalah tingkatan pentingnya surat dilihat dari berbagai aspek. 9. Formulir adalah lembaran yang memiliki desain/format khusus untuk memuat data kedinasan dalam tugas tertentu. tata letak. 3. 10. 8. 6. dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom/lajur dengan judul tertentu. Surat statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja. Format surat dinas adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional.Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal . Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 5. Jenis surat dinas adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan formatnya. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan.

Kode klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi surat. tanda pengenal dari isi surat atau masalah dalam bentuk huruf dan angka. bagian surat. penggunaan kertas/amplop. penandatanganan surat. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. 13.Kode indeks surat dinas adalah tanda pengenal surat dari satuan/unit organisasi. E. Ruang Lingkup Tata Persuratan Dinas ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi penggolongan dan jenis surat dinas.Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam burung garuda sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. mesin ketik/komputer. dan kode indeks surat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. cara pembuatan surat. 14. satuan/unit organisasi pusat dan daerah. jalur surat. cap dinas. pengiriman surat. 15. 12.Lambang/logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga.Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasannya.maupun berkelompok. . 11.

Surat statuter. 2. Surat nonstatuter. terdiri dari : . Jenis Surat Dinas 1.BAB II PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS A. Surat Statuter. B. Penggolongan Surat Dinas Surat dinas digolongkan menjadi : 1.

adalah surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan organisasi yang berisi pemberitahuan. Keputusan Mahkamah Agung. . Peraturan Mahkamah Agung. terdiri dari : a. b. f. tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan. adalah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Ketua Mahkamah Agung RI dalam lingkungan satuan organisasi. anjuran. Surat Dinas. adalah surat yang berisikan informasi mengenai ketetapan-ketetapan di bidang teknis maupun administrasi Mahkamah Agung RI. permintaan. adalah perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi.a. 2. pernyataan. e. saran. Peraturan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Instruksi Satuan/Unit Organisasi. merupakan suatu Produk Hukum yang berpedoman pada Instruksi Presiden RI Nomor : 15/1970 yang pelaksanaannya dibedakan pada yang bersifat mengatur yang berisikan pasal-pasal. d. perintah Ketua Mahkamah Agung untuk melaksanakan suatu peraturan perundang-undangan atau kebijakan. Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. c. Instruksi Mahkamah Agung. Surat Nonstatuter. adalah jenis peraturan Perundang-undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/obyek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan Peraturan Satuan/Unit Organisasi.

adalah surat yang disusun secara singkat yang disampaikan/diterima oleh/dari pihak lain untuk diselesaikan dengan cepat dan penyampaiannya melalui pos. atau instruksi. adalah surat yang sifatnya formal. adalah surat yang isinya mengundang agar yang diundang datang pada hari. Surat Kawat. d. tempat dan acara yang telah ditentukan. i. adalah surat yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal yang telah diatur dalam keputusan. isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. Laporan. adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum. adalah surat yang bersifat informal/tidak resmi isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. Edaran. Undangan. g. Pengumuman. c. . tanggal. Telegram. Nota Dinas.b. e. Dalam undangan khusus dapat dicantumkan : * pakaian yang hams dipergunakan. jam. adalah surat yang berisi pertanggungjawaban kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. adalah surat singkat dan padat yang perlu segera disampaikan dengan cepat melalui kantor telegraf. Memo. f. h.

Electronik Mail (e-mail) adalah fasilitas pengiriman dan penerimaan surat elektronik yang dilengkapi dengan fasilitas "copy carbon (tembusan). alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara lisan dengan cepat. m. data animasi. Faksimile (Fax). j. sehingga memungkinkan mengirimkan isi surat sama ke beberapa alamat pemakai e-mail/internet. adalah copy surat yang disampaikan dengan peralatan Faksimile. Telepon. o. suara. p. di. penjelasan singkat. video dan atau gabungan dari semuanya. Memorandum. * Surat asli harus dikirim melalui pos. Surat Pengantar. k. adalah surat yang isinya merupakan pengantar pengiriman baik surat maupun barang dan lain-lain yano. Teleks. baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). l. dapat ditulis tangan atau diketik. n. merupakan suatu alat komunikasi dalam suatu satuan/unit organisasi yang bersifat informal.* RSVP (harap dijawab). . Word Wide Web (www) atau Website adalah fasilitas tayangan informasi dengan alamat khusus (URL=Uniform Resource Locator) yang menampilkan informasi data teks. adalah informasi yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks yang pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan telegram. data gambar diam atau gerak.

Peraturan/Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi dan Instruksi Mahkamah Agung/Pimpinan .BAB III BAGIAN SURAT A. Bagian Surat Statuter Surat Statuter yang terdiri dari Peraturan/Keputusan Mahkamah Agung.

Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan (Kalimat “Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”).Satuan/Unit Organisasi menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. Batang Tubuh. Diktum (Memutuskan. Konsiderans (Menimbang). Dasar Hukum (Mengingat). Pasal dan Ayat. Judul. Penutup. bulan dan tahun penetapan. Nama Peraturan/Keputusan. Peraturan/Keputusan Satuan/Unit Organisasi a. . terdiri dari : 1) 2) 3) Nama tempat penetapan. Tanggal. d. Peraturan/Keputusan) Menetapkan. Memperhatikan (apabila perlu). Nama 2) 3) 4) 5) c. terdiri dari Bab. terdiri atas : 1) 2) 3) Kalimat “Peraturan/Keputusan Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Nama Jabatan. Mahkamah Agung/Pimpinan b. Nomor dan Tahun.

Kedua. Menyebutkan pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan). Tembusan (bila perlu). Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang-undangan (Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Judul. Cap dinas/cap jabatan. Memperhatikan (apabila perlu). terdiri atas : 1) Jabatan Pembentuk Instruksi (Kalimat “Instruksi Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). Dasar Hukum (Mengingat). dst. Batang tubuh (Kepada/Untuk : Pertama. Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit 2.) .4) 5) 6) 7) Tanda tangan pejabat. Konsiderans (Menimbang). 2) 3) b. Nama terang pejabat. 2) 3) 4) 5) c. Nomor dan Tahun. Instruksi Organisasi a. Diktum (Menginstruksikan. Nama Instruksi.

Bagian Surat Non statuter : Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) Kop Surat. Nama Jabatan. Sifat. Tanda tangan pejabat. Cap dinas/cap jabatan. Isi Surat. Penutup. Kaki Surat. berisi penjelasan atau petunjuk-petunjuk secara terperinci mengenai cara-cara pelaksanaan peraturan atau perintah yang telah ada. Kepala Surat. terdiri dari : 1) Tempat. Nama terang pejabat. Tembusan (bila perlu). Surat Edaran a. terdiri dari : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Nama tempat penetapan. Tanggal.d. Lampiran dan Hal. Kalimat “SURAT EDARAN”. bulan dan tahun penetapan. tanggal. Alamat Surat b. c. . Nomor. bulan dan tahun. B.

Cap Jabatan/cap dinas. kode klasifikasi dan tahun. Nama Pejabat (Pemangku jabatan). (b) Surat biasa. (c) Salinan. 2. (2) Bobot informasi : (a) Surat penting. Nomor. terdiri atas : 1) 2) Kop Surat. kode b) Sifat surat ditulis dibawah nomor. . Lampiran dan Hal.2) 3) 4) 5) 6) Nama Jabatan. (b) Tembusan. Sifat. Surat Dinas Biasa a. a) Penomoran surat dilengkapi dengan indeks. dengan memperhatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan sebagai berikut : (1) Keaslian surat : (a) Asli. Tanda tangan pejabat. Kepala Surat. (d) Petikan. NIP.

(c) Terbatas. (b) Rahasia. terdiri atas : 1) 2) 3) Pembukaan. bulan dan tahun. Isi Surat. tanggal. (d) Penyampaian/pengiriman surat. Isi pokok. . (b) Penomoran surat. (d) Biasa. Penutup. (c) Penyampulan surat. 3) 4) Tempat. c) Lampiran ditulis dibawah sifat surat menerangkan jumlah lampiran surat. Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlakukan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: (a) Proses pembuatan surat. b. yang d) Hal ditulis dibawah lampiran yang menerangkan maksud/isi surat. Alamat surat.(3) Pengamanan informasi: (a) Sangat rahasia.

Penggunaan Larnbang/Logo D. Tanda tangan. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama. Cap jabatan/cap dinas. Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. Tembusan (bila perlu). Kaki Surat. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) 5) 6) Nama jabatan (Titelatur). Surat UIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/STABN menggunakan logo masing-masing. NIP (bila perlu).c. 3. BAB IV PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT .n. C. menggunakan logo Departemen Agama. 4. Untuk surat statuter yang ditandatangani oleh atau a. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT selain tersebut butir 4. Untuk surat Non statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama. Nama pejabat (Pemangku jabatan). 2. menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas.

3) Selain tersebut pada point 1 dan 2. Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja. dan singkat. HUI t menggunakan bahasa Indonesia yang baku. jelas. dan Instruksi Menteri yang ditandatangani old Menteri/ Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. Konsep diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam IIlIi kerja/organisasi. pengajuan kepada pcjablll yang berwenang melalui pejabat yang bertanggungjawab ell bidang pembinaan administrasi.A. 2) Sekretaris untuk Surat Keputusan yang ditandatangani 01\:11 Inspektur Jenderal. c. Direktur Jenderal dan Kepala Badllll Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pclatihllll. Penomoran Surat . Surat asli yang telah ditandatangani berikut konsepnya wajib disimplIlI oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hllklilH. Proses dan Cara Pernbuatan Surat Statuter 1. b. baik dan bl:lltll 2. terkait. kemudian diteliti dan diparaf oleh pejabat Yl1I1l terkait sebagai pertanggungjawaban. kOllsl'! terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat/llnit k~ql. Pengajuan Konsep a. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang mdtlltll I) Kepala Biro Hukum dan KeIjasama Luar Negeri untuk Peratlllllll Keputusan. Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat. d.

untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. c.Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. d. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. b. Pengetikan Surat . Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. 4.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful