LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA NOMOR ……………………………………… TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DIREKTORAT

JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata persuratan dinas mengatur tata cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelesta'tian. Pengaturannya meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas, yang merupakan satu kesatuan daur kearsipan. Pengaturan surat dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan, oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasilguna. Dengan kecanggihan teknologi informasi, tata persuratan perlu diselaraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.Oleh karena itu pengaturan tata persuratan dalam peraturan ini diupayakan untuk menampung kemajuan teknologi, sistem teknologi informasi, dan sistem konvensional sehingga diperlukan tata persuratan yang dituangkan dalam bentuk pedoman. B. Maksud dan Tujuan

Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas. Terciptanya kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pelaksanaannya. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas) . Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaan surat dinas. agar dapat diselaraskan dengan tata persurata dan kearsipan di lingkungan Mahkamah Agung RI. koresponden pengendalian c. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan. 2. Tujuan a. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan. C. b. Maksud Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. d. Asas-Asas Tata Persuratan 1. termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat-menyurat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. 2.1. sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga. Asas Keamanan Surat dinas harus tertutup.

3. Asas Pelayanan Prima Surat dinas harus dapat diselesaikan dengan cepat.Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan. Asas Keterkaitan Surat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya. 6. ekonomis. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penye1enggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. Mahkamah Agung RI. tidak berbelit-belit. aman. . jelas. D. 5. format maupun prosedurnya. Pengertian Umum 1. dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Asas Efisiensi Surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input. Asas Efektif Surat dinas harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna. 4. oleh penandatangan surat baik dari segi isi.

peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 6. Sifat surat dinas adalah tingkatan pentingnya surat dilihat dari berbagai aspek.2. Formulir adalah lembaran yang memiliki desain/format khusus untuk memuat data kedinasan dalam tugas tertentu. Surat statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja. 7. Format surat dinas adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional. tata letak. dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom/lajur dengan judul tertentu. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan. 3. 5. Surat nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat pengaturan. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 8. 4. logo serta cap dinas.Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal . dan penggunaan lambang negara. 10. 9. Jenis surat dinas adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan formatnya.

dan kode indeks surat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. satuan/unit organisasi pusat dan daerah.Kode indeks surat dinas adalah tanda pengenal surat dari satuan/unit organisasi. cap dinas. jalur surat.Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam burung garuda sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. 11. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. mesin ketik/komputer. 15. Ruang Lingkup Tata Persuratan Dinas ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi penggolongan dan jenis surat dinas.Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasannya. 14. tanda pengenal dari isi surat atau masalah dalam bentuk huruf dan angka. bagian surat. . E. penggunaan kertas/amplop. pengiriman surat. cara pembuatan surat.maupun berkelompok.Kode klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi surat.Lambang/logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga. penandatanganan surat. 13. 12.

Penggolongan Surat Dinas Surat dinas digolongkan menjadi : 1. Surat statuter. B. Surat nonstatuter. 2.BAB II PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS A. Jenis Surat Dinas 1. Surat Statuter. terdiri dari : .

permintaan. perintah Ketua Mahkamah Agung untuk melaksanakan suatu peraturan perundang-undangan atau kebijakan. adalah jenis peraturan Perundang-undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/obyek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan Peraturan Satuan/Unit Organisasi. e. Peraturan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan. Keputusan Mahkamah Agung. d. Peraturan Mahkamah Agung. saran. f. Instruksi Mahkamah Agung. adalah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Ketua Mahkamah Agung RI dalam lingkungan satuan organisasi. . pernyataan. anjuran. adalah surat yang berisikan informasi mengenai ketetapan-ketetapan di bidang teknis maupun administrasi Mahkamah Agung RI. c. Instruksi Satuan/Unit Organisasi. Surat Dinas. adalah surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan organisasi yang berisi pemberitahuan. terdiri dari : a. adalah perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi. Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. merupakan suatu Produk Hukum yang berpedoman pada Instruksi Presiden RI Nomor : 15/1970 yang pelaksanaannya dibedakan pada yang bersifat mengatur yang berisikan pasal-pasal. b. 2. Surat Nonstatuter.a.

Edaran. atau instruksi. c. tanggal. adalah surat yang disusun secara singkat yang disampaikan/diterima oleh/dari pihak lain untuk diselesaikan dengan cepat dan penyampaiannya melalui pos. adalah surat yang bersifat informal/tidak resmi isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. f. g. Laporan. Telegram. Pengumuman. . i. h. d. tempat dan acara yang telah ditentukan. adalah surat yang isinya mengundang agar yang diundang datang pada hari. Memo. e.b. adalah surat singkat dan padat yang perlu segera disampaikan dengan cepat melalui kantor telegraf. isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. Undangan. Nota Dinas. adalah surat yang sifatnya formal. Dalam undangan khusus dapat dicantumkan : * pakaian yang hams dipergunakan. Surat Kawat. jam. adalah surat yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal yang telah diatur dalam keputusan. adalah surat yang berisi pertanggungjawaban kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum.

adalah informasi yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks yang pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan telegram. . n. adalah surat yang isinya merupakan pengantar pengiriman baik surat maupun barang dan lain-lain yano. Word Wide Web (www) atau Website adalah fasilitas tayangan informasi dengan alamat khusus (URL=Uniform Resource Locator) yang menampilkan informasi data teks. video dan atau gabungan dari semuanya. Telepon. suara. p. Faksimile (Fax). l. merupakan suatu alat komunikasi dalam suatu satuan/unit organisasi yang bersifat informal. j.* RSVP (harap dijawab). Teleks. * Surat asli harus dikirim melalui pos. Memorandum. di. data animasi. dapat ditulis tangan atau diketik. o. data gambar diam atau gerak. k. alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara lisan dengan cepat. Surat Pengantar. adalah copy surat yang disampaikan dengan peralatan Faksimile. baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Electronik Mail (e-mail) adalah fasilitas pengiriman dan penerimaan surat elektronik yang dilengkapi dengan fasilitas "copy carbon (tembusan). m. sehingga memungkinkan mengirimkan isi surat sama ke beberapa alamat pemakai e-mail/internet. penjelasan singkat.

Bagian Surat Statuter Surat Statuter yang terdiri dari Peraturan/Keputusan Mahkamah Agung.BAB III BAGIAN SURAT A. Peraturan/Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi dan Instruksi Mahkamah Agung/Pimpinan .

Mahkamah Agung/Pimpinan b. Pasal dan Ayat. bulan dan tahun penetapan. Diktum (Memutuskan. Tanggal. Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan (Kalimat “Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). . Nama Jabatan. Konsiderans (Menimbang).Satuan/Unit Organisasi menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. Dasar Hukum (Mengingat). terdiri dari : 1) 2) 3) Nama tempat penetapan. Nomor dan Tahun. Nama 2) 3) 4) 5) c. Judul. terdiri dari Bab. Nama Peraturan/Keputusan. d. terdiri atas : 1) 2) 3) Kalimat “Peraturan/Keputusan Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Batang Tubuh. Peraturan/Keputusan) Menetapkan. Peraturan/Keputusan Satuan/Unit Organisasi a. Penutup. Memperhatikan (apabila perlu).

4) 5) 6) 7) Tanda tangan pejabat. Batang tubuh (Kepada/Untuk : Pertama. Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit 2. Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang-undangan (Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. 2) 3) 4) 5) c. 2) 3) b. Nama terang pejabat. Instruksi Organisasi a. Judul.) . Tembusan (bila perlu). Dasar Hukum (Mengingat). Konsiderans (Menimbang). Nomor dan Tahun. Nama Instruksi. Cap dinas/cap jabatan. Diktum (Menginstruksikan. terdiri atas : 1) Jabatan Pembentuk Instruksi (Kalimat “Instruksi Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). dst. Memperhatikan (apabila perlu). Menyebutkan pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan). Kedua.

Sifat. berisi penjelasan atau petunjuk-petunjuk secara terperinci mengenai cara-cara pelaksanaan peraturan atau perintah yang telah ada. c. bulan dan tahun. Nama terang pejabat. Penutup. terdiri dari : 1) Tempat. Cap dinas/cap jabatan. terdiri dari : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Nama tempat penetapan. Tanggal. Alamat Surat b. . Kepala Surat. B. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) Kop Surat. Nomor. Bagian Surat Non statuter : Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. Tanda tangan pejabat.d. tanggal. Kalimat “SURAT EDARAN”. bulan dan tahun penetapan. Nama Jabatan. Tembusan (bila perlu). Kaki Surat. Isi Surat. Surat Edaran a. Lampiran dan Hal.

(b) Tembusan. a) Penomoran surat dilengkapi dengan indeks. (c) Salinan. terdiri atas : 1) 2) Kop Surat. Sifat. Nama Pejabat (Pemangku jabatan). kode klasifikasi dan tahun. Kepala Surat. (b) Surat biasa. NIP. Surat Dinas Biasa a. 2. kode b) Sifat surat ditulis dibawah nomor.2) 3) 4) 5) 6) Nama Jabatan. Nomor. Lampiran dan Hal. . (2) Bobot informasi : (a) Surat penting. dengan memperhatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan sebagai berikut : (1) Keaslian surat : (a) Asli. Tanda tangan pejabat. (d) Petikan. Cap Jabatan/cap dinas.

(b) Rahasia. Alamat surat.(3) Pengamanan informasi: (a) Sangat rahasia. (d) Penyampaian/pengiriman surat. (c) Terbatas. Isi pokok. c) Lampiran ditulis dibawah sifat surat menerangkan jumlah lampiran surat. (b) Penomoran surat. Isi Surat. (d) Biasa. terdiri atas : 1) 2) 3) Pembukaan. tanggal. 3) 4) Tempat. Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlakukan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: (a) Proses pembuatan surat. yang d) Hal ditulis dibawah lampiran yang menerangkan maksud/isi surat. (c) Penyampulan surat. Penutup. bulan dan tahun. b. .

Tembusan (bila perlu). NIP (bila perlu). Penggunaan Larnbang/Logo D. 3. Nama pejabat (Pemangku jabatan). menggunakan logo Departemen Agama. C. BAB IV PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT .c. Untuk surat Non statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama. 2. Cap jabatan/cap dinas. Surat UIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/STABN menggunakan logo masing-masing. 4.n. Kaki Surat. Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. Untuk surat statuter yang ditandatangani oleh atau a. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama. menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT selain tersebut butir 4. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) 5) 6) Nama jabatan (Titelatur). Tanda tangan.

Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat.A. Direktur Jenderal dan Kepala Badllll Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pclatihllll. kemudian diteliti dan diparaf oleh pejabat Yl1I1l terkait sebagai pertanggungjawaban. Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja. kOllsl'! terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat/llnit k~ql. c. Konsep diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam IIlIi kerja/organisasi. Pengajuan Konsep a. jelas. dan singkat. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang mdtlltll I) Kepala Biro Hukum dan KeIjasama Luar Negeri untuk Peratlllllll Keputusan. HUI t menggunakan bahasa Indonesia yang baku. d. dan Instruksi Menteri yang ditandatangani old Menteri/ Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. Proses dan Cara Pernbuatan Surat Statuter 1. 2) Sekretaris untuk Surat Keputusan yang ditandatangani 01\:11 Inspektur Jenderal. b. baik dan bl:lltll 2. 3) Selain tersebut pada point 1 dan 2. pengajuan kepada pcjablll yang berwenang melalui pejabat yang bertanggungjawab ell bidang pembinaan administrasi. Surat asli yang telah ditandatangani berikut konsepnya wajib disimplIlI oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hllklilH. terkait. Penomoran Surat .

Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi.Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. d. c. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. b. untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. 4. Pengetikan Surat .

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful