LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA NOMOR ……………………………………… TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DIREKTORAT

JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata persuratan dinas mengatur tata cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelesta'tian. Pengaturannya meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas, yang merupakan satu kesatuan daur kearsipan. Pengaturan surat dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan, oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasilguna. Dengan kecanggihan teknologi informasi, tata persuratan perlu diselaraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.Oleh karena itu pengaturan tata persuratan dalam peraturan ini diupayakan untuk menampung kemajuan teknologi, sistem teknologi informasi, dan sistem konvensional sehingga diperlukan tata persuratan yang dituangkan dalam bentuk pedoman. B. Maksud dan Tujuan

Asas Keamanan Surat dinas harus tertutup. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas. Maksud Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. Tujuan a. Asas-Asas Tata Persuratan 1. Terciptanya kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pelaksanaannya. C. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas) . koresponden pengendalian c. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan. 2. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan. termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat-menyurat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. agar dapat diselaraskan dengan tata persurata dan kearsipan di lingkungan Mahkamah Agung RI. b. sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga. 2. d. Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaan surat dinas.1.

. Asas Efisiensi Surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input. 4. dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat.Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan. Pengertian Umum 1. Asas Keterkaitan Surat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya. D. jelas. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penye1enggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. tidak berbelit-belit. format maupun prosedurnya. 3. 5. Mahkamah Agung RI. ekonomis. aman. Asas Pelayanan Prima Surat dinas harus dapat diselesaikan dengan cepat. oleh penandatangan surat baik dari segi isi. 6. Asas Efektif Surat dinas harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna.

logo serta cap dinas. 4. 6. 8. Formulir adalah lembaran yang memiliki desain/format khusus untuk memuat data kedinasan dalam tugas tertentu. Jenis surat dinas adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan formatnya. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan. dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom/lajur dengan judul tertentu.Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal . 5. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Surat statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja. Surat nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat pengaturan. 7. 9. Format surat dinas adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional. peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 3. 10. tata letak. Sifat surat dinas adalah tingkatan pentingnya surat dilihat dari berbagai aspek.2. dan penggunaan lambang negara.

Kode indeks surat dinas adalah tanda pengenal surat dari satuan/unit organisasi. cap dinas.Lambang/logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga.Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam burung garuda sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku.maupun berkelompok. 11. cara pembuatan surat. mesin ketik/komputer. 13. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. E. satuan/unit organisasi pusat dan daerah. 14.Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasannya. penandatanganan surat. tanda pengenal dari isi surat atau masalah dalam bentuk huruf dan angka. penggunaan kertas/amplop. pengiriman surat. dan kode indeks surat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. . 12. 15. bagian surat. jalur surat.Kode klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi surat. Ruang Lingkup Tata Persuratan Dinas ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi penggolongan dan jenis surat dinas.

B. 2. Jenis Surat Dinas 1. Surat Statuter. Penggolongan Surat Dinas Surat dinas digolongkan menjadi : 1. Surat nonstatuter. terdiri dari : . Surat statuter.BAB II PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS A.

Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Keputusan Mahkamah Agung. Surat Nonstatuter. e. adalah perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi. merupakan suatu Produk Hukum yang berpedoman pada Instruksi Presiden RI Nomor : 15/1970 yang pelaksanaannya dibedakan pada yang bersifat mengatur yang berisikan pasal-pasal. permintaan. saran. Instruksi Mahkamah Agung. c. adalah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Ketua Mahkamah Agung RI dalam lingkungan satuan organisasi. perintah Ketua Mahkamah Agung untuk melaksanakan suatu peraturan perundang-undangan atau kebijakan. pernyataan. .a. adalah surat yang berisikan informasi mengenai ketetapan-ketetapan di bidang teknis maupun administrasi Mahkamah Agung RI. b. Surat Dinas. Peraturan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. adalah jenis peraturan Perundang-undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/obyek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan Peraturan Satuan/Unit Organisasi. Peraturan Mahkamah Agung. Instruksi Satuan/Unit Organisasi. f. adalah surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan organisasi yang berisi pemberitahuan. anjuran. 2. terdiri dari : a. d. tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan.

Memo. jam. Telegram. adalah surat yang disusun secara singkat yang disampaikan/diterima oleh/dari pihak lain untuk diselesaikan dengan cepat dan penyampaiannya melalui pos. tempat dan acara yang telah ditentukan. adalah surat yang sifatnya formal. adalah surat yang bersifat informal/tidak resmi isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. i. c. Dalam undangan khusus dapat dicantumkan : * pakaian yang hams dipergunakan. adalah surat yang berisi pertanggungjawaban kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. adalah surat yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal yang telah diatur dalam keputusan. Surat Kawat. Pengumuman. Nota Dinas. h. Edaran. f. Undangan. adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum. atau instruksi.b. g. d. e. . adalah surat yang isinya mengundang agar yang diundang datang pada hari. tanggal. adalah surat singkat dan padat yang perlu segera disampaikan dengan cepat melalui kantor telegraf. Laporan.

baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). o. di. Word Wide Web (www) atau Website adalah fasilitas tayangan informasi dengan alamat khusus (URL=Uniform Resource Locator) yang menampilkan informasi data teks. k. adalah surat yang isinya merupakan pengantar pengiriman baik surat maupun barang dan lain-lain yano.* RSVP (harap dijawab). . alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara lisan dengan cepat. adalah informasi yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks yang pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan telegram. data animasi. p. * Surat asli harus dikirim melalui pos. m. Teleks. Faksimile (Fax). adalah copy surat yang disampaikan dengan peralatan Faksimile. penjelasan singkat. dapat ditulis tangan atau diketik. Surat Pengantar. Telepon. video dan atau gabungan dari semuanya. merupakan suatu alat komunikasi dalam suatu satuan/unit organisasi yang bersifat informal. j. suara. n. Memorandum. l. Electronik Mail (e-mail) adalah fasilitas pengiriman dan penerimaan surat elektronik yang dilengkapi dengan fasilitas "copy carbon (tembusan). sehingga memungkinkan mengirimkan isi surat sama ke beberapa alamat pemakai e-mail/internet. data gambar diam atau gerak.

Peraturan/Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi dan Instruksi Mahkamah Agung/Pimpinan . Bagian Surat Statuter Surat Statuter yang terdiri dari Peraturan/Keputusan Mahkamah Agung.BAB III BAGIAN SURAT A.

terdiri dari : 1) 2) 3) Nama tempat penetapan. Nama Peraturan/Keputusan. bulan dan tahun penetapan. Nama 2) 3) 4) 5) c. Pasal dan Ayat. Batang Tubuh. terdiri dari Bab. Penutup. Judul. Nama Jabatan. terdiri atas : 1) 2) 3) Kalimat “Peraturan/Keputusan Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Nomor dan Tahun. Dasar Hukum (Mengingat). Diktum (Memutuskan. Peraturan/Keputusan) Menetapkan. Tanggal. d. Memperhatikan (apabila perlu). Mahkamah Agung/Pimpinan b.Satuan/Unit Organisasi menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. . Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan (Kalimat “Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). Peraturan/Keputusan Satuan/Unit Organisasi a. Konsiderans (Menimbang).

2) 3) 4) 5) c. Tembusan (bila perlu). Instruksi Organisasi a. Nama Instruksi. Cap dinas/cap jabatan.) . Diktum (Menginstruksikan. Konsiderans (Menimbang). Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang-undangan (Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Judul. Dasar Hukum (Mengingat). Nama terang pejabat. dst. Batang tubuh (Kepada/Untuk : Pertama. Kedua. 2) 3) b. Menyebutkan pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan). Memperhatikan (apabila perlu). Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit 2. terdiri atas : 1) Jabatan Pembentuk Instruksi (Kalimat “Instruksi Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”).4) 5) 6) 7) Tanda tangan pejabat. Nomor dan Tahun.

Alamat Surat b. B.d. Lampiran dan Hal. Tanggal. c. Nama terang pejabat. terdiri dari : 1) Tempat. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) Kop Surat. Tanda tangan pejabat. Sifat. Nomor. Isi Surat. . Kalimat “SURAT EDARAN”. tanggal. Penutup. bulan dan tahun penetapan. Kaki Surat. Surat Edaran a. terdiri dari : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Nama tempat penetapan. berisi penjelasan atau petunjuk-petunjuk secara terperinci mengenai cara-cara pelaksanaan peraturan atau perintah yang telah ada. Bagian Surat Non statuter : Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. Nama Jabatan. Tembusan (bila perlu). bulan dan tahun. Cap dinas/cap jabatan. Kepala Surat.

(b) Tembusan. Sifat. Cap Jabatan/cap dinas. Kepala Surat. . (c) Salinan. 2. Nomor. (b) Surat biasa. dengan memperhatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan sebagai berikut : (1) Keaslian surat : (a) Asli. Surat Dinas Biasa a. (d) Petikan. Tanda tangan pejabat. kode b) Sifat surat ditulis dibawah nomor. terdiri atas : 1) 2) Kop Surat. kode klasifikasi dan tahun.2) 3) 4) 5) 6) Nama Jabatan. NIP. a) Penomoran surat dilengkapi dengan indeks. Lampiran dan Hal. Nama Pejabat (Pemangku jabatan). (2) Bobot informasi : (a) Surat penting.

Isi pokok. Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlakukan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: (a) Proses pembuatan surat. . tanggal. Alamat surat. (b) Penomoran surat. (d) Penyampaian/pengiriman surat. c) Lampiran ditulis dibawah sifat surat menerangkan jumlah lampiran surat. (c) Terbatas. yang d) Hal ditulis dibawah lampiran yang menerangkan maksud/isi surat. bulan dan tahun. 3) 4) Tempat. terdiri atas : 1) 2) 3) Pembukaan. Isi Surat. (c) Penyampulan surat.(3) Pengamanan informasi: (a) Sangat rahasia. b. (d) Biasa. (b) Rahasia. Penutup.

2. Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. NIP (bila perlu). Cap jabatan/cap dinas. menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. BAB IV PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT . Surat UIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/STABN menggunakan logo masing-masing. Untuk surat Non statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) 5) 6) Nama jabatan (Titelatur). Tembusan (bila perlu). Tanda tangan. C.n. Penggunaan Larnbang/Logo D. Kaki Surat.c. 4. Nama pejabat (Pemangku jabatan). Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT selain tersebut butir 4. Untuk surat statuter yang ditandatangani oleh atau a. menggunakan logo Departemen Agama. 3.

Direktur Jenderal dan Kepala Badllll Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pclatihllll. dan singkat. Konsep diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam IIlIi kerja/organisasi. dan Instruksi Menteri yang ditandatangani old Menteri/ Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang mdtlltll I) Kepala Biro Hukum dan KeIjasama Luar Negeri untuk Peratlllllll Keputusan. Penomoran Surat . Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja. d. pengajuan kepada pcjablll yang berwenang melalui pejabat yang bertanggungjawab ell bidang pembinaan administrasi. kemudian diteliti dan diparaf oleh pejabat Yl1I1l terkait sebagai pertanggungjawaban. b. 2) Sekretaris untuk Surat Keputusan yang ditandatangani 01\:11 Inspektur Jenderal.A. Proses dan Cara Pernbuatan Surat Statuter 1. Surat asli yang telah ditandatangani berikut konsepnya wajib disimplIlI oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hllklilH. 3) Selain tersebut pada point 1 dan 2. HUI t menggunakan bahasa Indonesia yang baku. Pengajuan Konsep a. Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat. jelas. terkait. kOllsl'! terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat/llnit k~ql. c. baik dan bl:lltll 2.

d. b.Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian. c. untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. Pengetikan Surat . 4. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful