LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA NOMOR ……………………………………… TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DIREKTORAT

JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata persuratan dinas mengatur tata cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelesta'tian. Pengaturannya meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas, yang merupakan satu kesatuan daur kearsipan. Pengaturan surat dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan, oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasilguna. Dengan kecanggihan teknologi informasi, tata persuratan perlu diselaraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.Oleh karena itu pengaturan tata persuratan dalam peraturan ini diupayakan untuk menampung kemajuan teknologi, sistem teknologi informasi, dan sistem konvensional sehingga diperlukan tata persuratan yang dituangkan dalam bentuk pedoman. B. Maksud dan Tujuan

Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaan surat dinas. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan. sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga. 2. Asas-Asas Tata Persuratan 1. koresponden pengendalian c. Maksud Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas. d. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas) . 2. b. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan. Asas Keamanan Surat dinas harus tertutup. termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat-menyurat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. Tujuan a. Terciptanya kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pelaksanaannya.1. C. agar dapat diselaraskan dengan tata persurata dan kearsipan di lingkungan Mahkamah Agung RI.

tidak berbelit-belit. Asas Keterkaitan Surat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya. Mahkamah Agung RI. Pengertian Umum 1. Asas Efektif Surat dinas harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna. ekonomis. . D. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penye1enggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. 3. format maupun prosedurnya. aman. Asas Pelayanan Prima Surat dinas harus dapat diselesaikan dengan cepat. 6. oleh penandatangan surat baik dari segi isi. 5. 4. dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Asas Efisiensi Surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input. jelas.Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan.

Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Jenis surat dinas adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan formatnya. peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. Formulir adalah lembaran yang memiliki desain/format khusus untuk memuat data kedinasan dalam tugas tertentu. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan. Surat statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja. 9. dan penggunaan lambang negara. logo serta cap dinas. Format surat dinas adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional. Surat nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat pengaturan. dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom/lajur dengan judul tertentu.2. 6. 10. 3. 8.Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal . 5. 7. tata letak. Sifat surat dinas adalah tingkatan pentingnya surat dilihat dari berbagai aspek. 4.

13. cara pembuatan surat. penandatanganan surat. 15. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. E. mesin ketik/komputer. dan kode indeks surat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasannya. 12. cap dinas. penggunaan kertas/amplop. tanda pengenal dari isi surat atau masalah dalam bentuk huruf dan angka. Ruang Lingkup Tata Persuratan Dinas ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi penggolongan dan jenis surat dinas.Kode indeks surat dinas adalah tanda pengenal surat dari satuan/unit organisasi. jalur surat.Kode klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi surat. . pengiriman surat. 14.maupun berkelompok. bagian surat.Lambang/logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga. 11.Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam burung garuda sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. satuan/unit organisasi pusat dan daerah.

Surat Statuter. Jenis Surat Dinas 1.BAB II PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS A. 2. B. terdiri dari : . Surat statuter. Penggolongan Surat Dinas Surat dinas digolongkan menjadi : 1. Surat nonstatuter.

adalah jenis peraturan Perundang-undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/obyek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan Peraturan Satuan/Unit Organisasi. . merupakan suatu Produk Hukum yang berpedoman pada Instruksi Presiden RI Nomor : 15/1970 yang pelaksanaannya dibedakan pada yang bersifat mengatur yang berisikan pasal-pasal. Surat Nonstatuter. Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. d. permintaan. adalah surat yang berisikan informasi mengenai ketetapan-ketetapan di bidang teknis maupun administrasi Mahkamah Agung RI.a. Instruksi Satuan/Unit Organisasi. Keputusan Mahkamah Agung. Surat Dinas. pernyataan. f. Peraturan Mahkamah Agung. e. tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan. terdiri dari : a. Instruksi Mahkamah Agung. saran. anjuran. adalah surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan organisasi yang berisi pemberitahuan. perintah Ketua Mahkamah Agung untuk melaksanakan suatu peraturan perundang-undangan atau kebijakan. adalah perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi. b. adalah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Ketua Mahkamah Agung RI dalam lingkungan satuan organisasi. 2. Peraturan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. c.

adalah surat yang sifatnya formal. adalah surat yang berisi pertanggungjawaban kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. f. c. isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. e. d. atau instruksi. Nota Dinas. h.b. Edaran. adalah surat yang disusun secara singkat yang disampaikan/diterima oleh/dari pihak lain untuk diselesaikan dengan cepat dan penyampaiannya melalui pos. Pengumuman. Memo. adalah surat yang isinya mengundang agar yang diundang datang pada hari. adalah surat yang bersifat informal/tidak resmi isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. Telegram. Dalam undangan khusus dapat dicantumkan : * pakaian yang hams dipergunakan. adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum. jam. tempat dan acara yang telah ditentukan. g. i. Laporan. adalah surat yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal yang telah diatur dalam keputusan. . Undangan. tanggal. adalah surat singkat dan padat yang perlu segera disampaikan dengan cepat melalui kantor telegraf. Surat Kawat.

penjelasan singkat. Telepon. dapat ditulis tangan atau diketik. * Surat asli harus dikirim melalui pos. sehingga memungkinkan mengirimkan isi surat sama ke beberapa alamat pemakai e-mail/internet. alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara lisan dengan cepat. merupakan suatu alat komunikasi dalam suatu satuan/unit organisasi yang bersifat informal. m. di. n. data gambar diam atau gerak. Teleks. Surat Pengantar. video dan atau gabungan dari semuanya. Electronik Mail (e-mail) adalah fasilitas pengiriman dan penerimaan surat elektronik yang dilengkapi dengan fasilitas "copy carbon (tembusan). . data animasi. p. adalah surat yang isinya merupakan pengantar pengiriman baik surat maupun barang dan lain-lain yano. suara. adalah copy surat yang disampaikan dengan peralatan Faksimile. Memorandum. l. k. adalah informasi yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks yang pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan telegram.* RSVP (harap dijawab). j. Faksimile (Fax). baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Word Wide Web (www) atau Website adalah fasilitas tayangan informasi dengan alamat khusus (URL=Uniform Resource Locator) yang menampilkan informasi data teks. o.

Bagian Surat Statuter Surat Statuter yang terdiri dari Peraturan/Keputusan Mahkamah Agung. Peraturan/Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi dan Instruksi Mahkamah Agung/Pimpinan .BAB III BAGIAN SURAT A.

Nomor dan Tahun. Nama Jabatan. terdiri dari Bab. Penutup. terdiri dari : 1) 2) 3) Nama tempat penetapan. Konsiderans (Menimbang). Dasar Hukum (Mengingat).Satuan/Unit Organisasi menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. Peraturan/Keputusan Satuan/Unit Organisasi a. Mahkamah Agung/Pimpinan b. Judul. Nama 2) 3) 4) 5) c. Tanggal. . Pasal dan Ayat. bulan dan tahun penetapan. Diktum (Memutuskan. d. terdiri atas : 1) 2) 3) Kalimat “Peraturan/Keputusan Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Peraturan/Keputusan) Menetapkan. Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan (Kalimat “Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). Memperhatikan (apabila perlu). Nama Peraturan/Keputusan. Batang Tubuh.

Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang-undangan (Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Nama Instruksi. Memperhatikan (apabila perlu). 2) 3) b. Dasar Hukum (Mengingat). dst. Kedua. 2) 3) 4) 5) c. Judul. Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit 2. Konsiderans (Menimbang). terdiri atas : 1) Jabatan Pembentuk Instruksi (Kalimat “Instruksi Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). Batang tubuh (Kepada/Untuk : Pertama. Nomor dan Tahun.4) 5) 6) 7) Tanda tangan pejabat. Menyebutkan pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan). Tembusan (bila perlu). Cap dinas/cap jabatan. Nama terang pejabat. Instruksi Organisasi a. Diktum (Menginstruksikan.) .

Nomor. Kepala Surat. bulan dan tahun. Bagian Surat Non statuter : Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. berisi penjelasan atau petunjuk-petunjuk secara terperinci mengenai cara-cara pelaksanaan peraturan atau perintah yang telah ada. Penutup. Isi Surat. Kaki Surat. Cap dinas/cap jabatan. Sifat.d. Lampiran dan Hal. Tanggal. Kalimat “SURAT EDARAN”. Alamat Surat b. Nama terang pejabat. B. . Surat Edaran a. terdiri dari : 1) Tempat. Tanda tangan pejabat. bulan dan tahun penetapan. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) Kop Surat. Nama Jabatan. c. terdiri dari : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Nama tempat penetapan. tanggal. Tembusan (bila perlu).

kode klasifikasi dan tahun. Lampiran dan Hal. terdiri atas : 1) 2) Kop Surat. 2. (b) Surat biasa. NIP. Sifat. Tanda tangan pejabat. Kepala Surat. . (c) Salinan.2) 3) 4) 5) 6) Nama Jabatan. Cap Jabatan/cap dinas. Nama Pejabat (Pemangku jabatan). (d) Petikan. kode b) Sifat surat ditulis dibawah nomor. (2) Bobot informasi : (a) Surat penting. (b) Tembusan. a) Penomoran surat dilengkapi dengan indeks. Nomor. dengan memperhatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan sebagai berikut : (1) Keaslian surat : (a) Asli. Surat Dinas Biasa a.

(d) Penyampaian/pengiriman surat. bulan dan tahun. . (b) Rahasia. (d) Biasa. c) Lampiran ditulis dibawah sifat surat menerangkan jumlah lampiran surat.(3) Pengamanan informasi: (a) Sangat rahasia. Isi pokok. Alamat surat. terdiri atas : 1) 2) 3) Pembukaan. Isi Surat. tanggal. 3) 4) Tempat. (b) Penomoran surat. yang d) Hal ditulis dibawah lampiran yang menerangkan maksud/isi surat. (c) Terbatas. Penutup. b. Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlakukan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: (a) Proses pembuatan surat. (c) Penyampulan surat.

Untuk surat Non statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama. 4. 2. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) 5) 6) Nama jabatan (Titelatur).c. Tanda tangan. Penggunaan Larnbang/Logo D. Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. Nama pejabat (Pemangku jabatan). Cap jabatan/cap dinas. Surat UIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/STABN menggunakan logo masing-masing. menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT selain tersebut butir 4. Tembusan (bila perlu). C. BAB IV PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT . Kaki Surat. menggunakan logo Departemen Agama. Untuk surat statuter yang ditandatangani oleh atau a. NIP (bila perlu). 3.n.

3) Selain tersebut pada point 1 dan 2. HUI t menggunakan bahasa Indonesia yang baku. jelas. dan Instruksi Menteri yang ditandatangani old Menteri/ Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat. dan singkat. Penomoran Surat . Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja. kOllsl'! terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat/llnit k~ql. c. Konsep diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam IIlIi kerja/organisasi.A. b. Surat asli yang telah ditandatangani berikut konsepnya wajib disimplIlI oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hllklilH. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang mdtlltll I) Kepala Biro Hukum dan KeIjasama Luar Negeri untuk Peratlllllll Keputusan. Direktur Jenderal dan Kepala Badllll Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pclatihllll. d. baik dan bl:lltll 2. 2) Sekretaris untuk Surat Keputusan yang ditandatangani 01\:11 Inspektur Jenderal. Pengajuan Konsep a. pengajuan kepada pcjablll yang berwenang melalui pejabat yang bertanggungjawab ell bidang pembinaan administrasi. terkait. Proses dan Cara Pernbuatan Surat Statuter 1. kemudian diteliti dan diparaf oleh pejabat Yl1I1l terkait sebagai pertanggungjawaban.

4. untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian.Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. d. c. Pengetikan Surat . Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. b.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful