LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA NOMOR ……………………………………… TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DIREKTORAT

JENDERAL BADAN PERADILAN AGAMA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Tata persuratan dinas mengatur tata cara pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan dalam mendukung kelancaran pelaksanaan tugas. Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada tahap pelesta'tian. Pengaturannya meliputi tata persuratan, pengurusan surat dan penataan berkas, yang merupakan satu kesatuan daur kearsipan. Pengaturan surat dinas mempunyai kaitan erat dengan tata kearsipan, oleh karena itu perlu diatur untuk ketertiban administrasi yang berdayaguna dan berhasilguna. Dengan kecanggihan teknologi informasi, tata persuratan perlu diselaraskan, guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi.Oleh karena itu pengaturan tata persuratan dalam peraturan ini diupayakan untuk menampung kemajuan teknologi, sistem teknologi informasi, dan sistem konvensional sehingga diperlukan tata persuratan yang dituangkan dalam bentuk pedoman. B. Maksud dan Tujuan

koresponden pengendalian c. Asas Keamanan Surat dinas harus tertutup. d. b. Diperolehnya keseragaman dalam penyelenggaraan.1. Asas-Asas Tata Persuratan 1. Meningkatnya dayaguna dan hasilguna pengelolaan surat dinas. Asas Pertanggungjawaban (Akuntabilitas) . 2. Tujuan a. Pejabat dan pengelola surat tidak dibenarkan memberikan informasi tentang isi surat kepada yang tidak berkepentingan. 2. Terwujudnya pedoman dalam pembuatan surat dinas. Terciptanya kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pelaksanaannya. sehingga kerahasiaan isinya tetap terjaga. termasuk keseragaman pola/bentuk dan tindakan dalam kegiatan surat-menyurat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. C. agar dapat diselaraskan dengan tata persurata dan kearsipan di lingkungan Mahkamah Agung RI. Maksud Tata persuratan ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pembuatan surat dinas di Lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama.

dan tepat waktu guna mendukung kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. ekonomis. tidak berbelit-belit. 3. D. Asas Efisiensi Surat dinas harus menggambarkan rasionalitas antara hasil yang diperoleh atau out put dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber-sumber dan waktu yang dipergunakan atau input. jelas. 6.Surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan. . Mahkamah Agung RI. Pengertian Umum 1. format maupun prosedurnya. aman. Asas Keterkaitan Surat dinas pada dasarnya memiliki keterkaitan dengan tata kearsipan dan administrasi perkantoran pada umumnya. 5. Asas Efektif Surat dinas harus menggambarkan pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara berdayaguna dan berhasilguna. 4. Tata Persuratan Dinas adalah pengaturan penye1enggaraan korespondensi dinas yang dilaksanakan di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. Asas Pelayanan Prima Surat dinas harus dapat diselesaikan dengan cepat. oleh penandatangan surat baik dari segi isi.

logo serta cap dinas. 9.Arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal . Format surat dinas adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan redaksional. 7. 3. Surat nonstatuter adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat pengaturan. peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 8. Jenis surat dinas adalah macam surat yang dibedakan atas dasar isi dan formatnya. Formulir adalah lembaran yang memiliki desain/format khusus untuk memuat data kedinasan dalam tugas tertentu. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang keadaan.2. dan penggunaan lambang negara. 10. Surat adalah pernyataan tertulis dalam segala bentuk dan corak yang diatur dan digunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku. tata letak. Sifat surat dinas adalah tingkatan pentingnya surat dilihat dari berbagai aspek. dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak yang telah ditetapkan dan mempunyai kolom/lajur dengan judul tertentu. Surat statuter adalah pernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi/kerja. 5. 6. 4.

penandatanganan surat.Kode indeks surat dinas adalah tanda pengenal surat dari satuan/unit organisasi. cap dinas. 12. jalur surat. . pengiriman surat. 15.maupun berkelompok. dan kode indeks surat dinas di lingkungan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama. satuan/unit organisasi pusat dan daerah. 14. Ruang Lingkup Tata Persuratan Dinas ini mengatur seluruh komunikasi kedinasan yang berbentuk surat meliputi penggolongan dan jenis surat dinas. tanda pengenal dari isi surat atau masalah dalam bentuk huruf dan angka. penggunaan kertas/amplop. mesin ketik/komputer. E. 11. cara pembuatan surat. bagian surat.Kode klasifikasi adalah bagian dari klasifikasi surat.Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam burung garuda sesuai dengan peraturan perundangundangan yang berlaku. dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.Kewenangan penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk menandatangani surat yang melekat pada jabatan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasannya. 13.Lambang/logo adalah gambar/huruf sebagai identitas lembaga.

Penggolongan Surat Dinas Surat dinas digolongkan menjadi : 1. terdiri dari : . 2. Surat statuter. B. Jenis Surat Dinas 1. Surat Statuter. Surat nonstatuter.BAB II PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS A.

b. f. . Surat Dinas. anjuran.a. perintah Ketua Mahkamah Agung untuk melaksanakan suatu peraturan perundang-undangan atau kebijakan. tanggapan dan jawaban atas pertanyaan/permintaan. Keputusan Mahkamah Agung. saran. adalah ketentuan yang memuat suatu kebijakan teknis khusus untuk melaksanakan kebijakan pokok Ketua Mahkamah Agung RI dalam lingkungan satuan organisasi. terdiri dari : a. e. adalah jenis peraturan Perundang-undangan yang materi muatannya berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat penetapan terhadap suatu subyek/obyek sebuah penyelenggaraan kegiatan/pelaksanaan kebijakan Peraturan Satuan/Unit Organisasi. adalah surat yang menyangkut kedinasan yang digunakan antar satuan organisasi yang berisi pemberitahuan. Peraturan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. d. Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. c. merupakan suatu Produk Hukum yang berpedoman pada Instruksi Presiden RI Nomor : 15/1970 yang pelaksanaannya dibedakan pada yang bersifat mengatur yang berisikan pasal-pasal. pernyataan. 2. adalah perintah pimpinan satuan organisasi untuk melaksanakan kebijakan yang digariskan pimpinan satuan organisasi. permintaan. Surat Nonstatuter. adalah surat yang berisikan informasi mengenai ketetapan-ketetapan di bidang teknis maupun administrasi Mahkamah Agung RI. Instruksi Satuan/Unit Organisasi. Instruksi Mahkamah Agung. Peraturan Mahkamah Agung.

Telegram. c. adalah surat yang disusun secara singkat yang disampaikan/diterima oleh/dari pihak lain untuk diselesaikan dengan cepat dan penyampaiannya melalui pos. adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang ditujukan kepada para karyawan atau masyarakat umum. Edaran. adalah surat yang sifatnya formal. h. atau instruksi. Surat Kawat. adalah surat singkat dan padat yang perlu segera disampaikan dengan cepat melalui kantor telegraf. isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. adalah surat yang isinya mengundang agar yang diundang datang pada hari. Laporan. g. jam. Undangan. d. adalah surat yang bersifat informal/tidak resmi isinya ringkas dan jelas yang digunakan antar pejabat dalam lingkungan satuan organisasi. Dalam undangan khusus dapat dicantumkan : * pakaian yang hams dipergunakan. tempat dan acara yang telah ditentukan. Nota Dinas. tanggal. adalah surat yang ditujukan kepada pejabat tertentu yang isinya memberikan penjelasan atau petunjuk yang dianggap perlu tentang hal-hal yang telah diatur dalam keputusan. . Memo. e. adalah surat yang berisi pertanggungjawaban kepada atasan tentang pelaksanaan tugas yang dibebankan kepadanya. f. Pengumuman.b. i.

dapat ditulis tangan atau diketik. alat yang digunakan untuk menyampaikan informasi secara lisan dengan cepat. k. merupakan suatu alat komunikasi dalam suatu satuan/unit organisasi yang bersifat informal. adalah informasi yang dikomunikasikan melalui pesawat teleks yang pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan telegram. baik yang bersifat statis maupun dinamis yang membentuk satu rangkaian bangunan yang saling terkait dimana masing-masing dihubungkan dengan jaringan-jaringan halaman (hyperlink). Word Wide Web (www) atau Website adalah fasilitas tayangan informasi dengan alamat khusus (URL=Uniform Resource Locator) yang menampilkan informasi data teks. Memorandum. video dan atau gabungan dari semuanya. data animasi. o. n. p. Faksimile (Fax). j. suara. Telepon. * Surat asli harus dikirim melalui pos. adalah surat yang isinya merupakan pengantar pengiriman baik surat maupun barang dan lain-lain yano. di. . sehingga memungkinkan mengirimkan isi surat sama ke beberapa alamat pemakai e-mail/internet. Teleks. Electronik Mail (e-mail) adalah fasilitas pengiriman dan penerimaan surat elektronik yang dilengkapi dengan fasilitas "copy carbon (tembusan). m.* RSVP (harap dijawab). l. penjelasan singkat. adalah copy surat yang disampaikan dengan peralatan Faksimile. Surat Pengantar. data gambar diam atau gerak.

Peraturan/Keputusan Pimpinan Satuan/Unit Organisasi dan Instruksi Mahkamah Agung/Pimpinan . Bagian Surat Statuter Surat Statuter yang terdiri dari Peraturan/Keputusan Mahkamah Agung.BAB III BAGIAN SURAT A.

Dasar Hukum (Mengingat). Penutup. bulan dan tahun penetapan. Mahkamah Agung/Pimpinan b. Peraturan/Keputusan Satuan/Unit Organisasi a. Konsiderans (Menimbang). d. terdiri dari Bab. terdiri dari : 1) 2) 3) Nama tempat penetapan. Memperhatikan (apabila perlu). Batang Tubuh. Nomor dan Tahun. Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan (Kalimat “Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). Nama Peraturan/Keputusan. Judul. Pasal dan Ayat. . Nama Jabatan. Tanggal. Peraturan/Keputusan) Menetapkan. Diktum (Memutuskan. Nama 2) 3) 4) 5) c. terdiri atas : 1) 2) 3) Kalimat “Peraturan/Keputusan Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi.Satuan/Unit Organisasi menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1.

Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit 2. Instruksi Organisasi a. Pembukaan 1) Jabatan Pembentuk Peraturan Perundang-undangan (Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi. Dasar Hukum (Mengingat).) . Judul. Nama Instruksi. Menyebutkan pejabat yang dituju dan memuat isi yang harus dilaksanakan). Tembusan (bila perlu). Nomor dan Tahun.4) 5) 6) 7) Tanda tangan pejabat. Diktum (Menginstruksikan. 2) 3) b. Konsiderans (Menimbang). Cap dinas/cap jabatan. Kedua. dst. Memperhatikan (apabila perlu). terdiri atas : 1) Jabatan Pembentuk Instruksi (Kalimat “Instruksi Ketua Mahkamah Agung/Pimpinan Satuan/Unit Organisasi”). 2) 3) 4) 5) c. Nama terang pejabat. Batang tubuh (Kepada/Untuk : Pertama.

Bagian Surat Non statuter : Surat Nonstatuter menggunakan pola penulisan bagian surat sebagai berikut : 1. terdiri atas : 1) 2) 3) 4) Kop Surat. B. bulan dan tahun penetapan. berisi penjelasan atau petunjuk-petunjuk secara terperinci mengenai cara-cara pelaksanaan peraturan atau perintah yang telah ada. Sifat. Surat Edaran a. Tanda tangan pejabat. Nomor. tanggal. terdiri dari : 1) Tempat. Nama Jabatan. . Kalimat “SURAT EDARAN”. bulan dan tahun. Tembusan (bila perlu).d. Kepala Surat. Tanggal. Nama terang pejabat. Kaki Surat. terdiri dari : 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Nama tempat penetapan. c. Cap dinas/cap jabatan. Isi Surat. Lampiran dan Hal. Alamat Surat b. Penutup.

Cap Jabatan/cap dinas. . (b) Surat biasa. Nomor. Surat Dinas Biasa a. kode b) Sifat surat ditulis dibawah nomor. Nama Pejabat (Pemangku jabatan). Tanda tangan pejabat. terdiri atas : 1) 2) Kop Surat. kode klasifikasi dan tahun. Lampiran dan Hal. NIP. Kepala Surat. (2) Bobot informasi : (a) Surat penting. (b) Tembusan.2) 3) 4) 5) 6) Nama Jabatan. Sifat. 2. (c) Salinan. a) Penomoran surat dilengkapi dengan indeks. (d) Petikan. dengan memperhatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan sebagai berikut : (1) Keaslian surat : (a) Asli.

(c) Terbatas. (b) Penomoran surat. Alamat surat. 3) 4) Tempat. bulan dan tahun. yang d) Hal ditulis dibawah lampiran yang menerangkan maksud/isi surat. (d) Biasa. c) Lampiran ditulis dibawah sifat surat menerangkan jumlah lampiran surat. (d) Penyampaian/pengiriman surat. Untuk penanganan surat sangat rahasia/rahasia diberlakukan secara khusus dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: (a) Proses pembuatan surat. Isi Surat. (b) Rahasia. Penutup. b.(3) Pengamanan informasi: (a) Sangat rahasia. tanggal. (c) Penyampulan surat. . terdiri atas : 1) 2) 3) Pembukaan. Isi pokok.

terdiri atas : 1) 2) 3) 4) 5) 6) Nama jabatan (Titelatur). Cap jabatan/cap dinas. BAB IV PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT . 3. Untuk surat Non statuter yang ditandatangani oleh Menteri Agama. Menteri Agama menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. menggunakan logo Departemen Agama. NIP (bila perlu). Nama pejabat (Pemangku jabatan).c. Kaki Surat. Surat dinas yang ditandatangani oleh selain Menteri Agama menggunakan logo Departemen Agama. menggunakan Lambang Negara Republik Indonesia dan tulisan Menteri Agama Republik Indonesia yang terletak di tengah atas. C. Tembusan (bila perlu). 4. 2. Surat UIN/IAIN/IHDN/STAIN/STAKN/STAHN/STABN menggunakan logo masing-masing. Untuk surat statuter yang ditandatangani oleh atau a. Penggunaan Larnbang/Logo D. Tanda tangan.n. Surat dinas Instansi Vertikal dan UPT selain tersebut butir 4.

dan Instruksi Menteri yang ditandatangani old Menteri/ Sekretaris Jenderal atas nama Menteri. Jika materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja. kemudian diteliti dan diparaf oleh pejabat Yl1I1l terkait sebagai pertanggungjawaban. Penomoran Surat .A. kOllsl'! terlebih dahulu diedarkan dan dibahas dengan pejabat/llnit k~ql. jelas. Proses dan Cara Pernbuatan Surat Statuter 1. 3) Selain tersebut pada point 1 dan 2. Pengajuan Konsep a. terkait. b. baik dan bl:lltll 2. Konsep diajukan secara hirarkis sesuai prosedur dalam IIlIi kerja/organisasi. d. Penyiapan Konsep Penyiapan konsep dilakukan dengan tepat. pengajuan kepada pcjablll yang berwenang melalui pejabat yang bertanggungjawab ell bidang pembinaan administrasi. Net Surat Statuter diajukan kepada pejabat yang berwenang mdtlltll I) Kepala Biro Hukum dan KeIjasama Luar Negeri untuk Peratlllllll Keputusan. Direktur Jenderal dan Kepala Badllll Penelitian dan Pengembangan serta Pendidikan dan Pclatihllll. dan singkat. c. HUI t menggunakan bahasa Indonesia yang baku. 2) Sekretaris untuk Surat Keputusan yang ditandatangani 01\:11 Inspektur Jenderal. Surat asli yang telah ditandatangani berikut konsepnya wajib disimplIlI oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hllklilH.

b. Penomoran surat dilaksanakan oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang hukum. d. 4. untuk menjaga agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama. c. Pengetikan Surat . Khusus penomoran surat yang berkaitan dengan kepegawaian diatur oleh unit yang menangani tugas dan fungsi bidang kepegawaian.Penomoran surat dilaksanakan setelah surat ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi.