PAYMENT (Pembayaran hutang dan pembayaran lain-lain)

Sistem Akuntansi pengeluaran kas dengan cek

DESKRIPSI KEGIATAN Pengeluaran kas dalam perusahaan dilakukan dengan menggunakan cek . Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (biasanya karena jumlahnya yang relative kecil), dilaksanakan melalui dana kas kecil yan diselenggarakan dengan salah satu dia antara dua system ; fluctuating-fund-balance system dan imprest system. Pengeluaran kas dengan cek memiliki kebaikan ditinjau dari pengendalian intern berikut ini : 1. Dengan digunakannya cek atas nama , pengeluaran cek akan dapat diterima oleh pihak yang namanya sesuai dengan yang terrulis pada formulir cek. Dengan demikian pengeluaran kas dengan cek menjamin diterimanya cek tersebut oleh pihak yang dimaksud oleh pihak pembayar. 2. Dilibatkannya pihak luar, dalam hal ini bank dalam pencatatan transaksi pengeluaran kas perusahaan. Dengan digunakannya cek dalam setuap pengeluaran kas perusahaan, transaksi pengeluaran kas akan direkam juga oleh bank, yang secara periodik mengirimkan rekening Koran bank kepada perusahaan nasabahnya. 3. Jika system perbankan mengembalikan cancelled check kepada check issuer, pengeluaran kas dengan cek memberikan manfaat tambahan bagi perusahaan yang mengeluarkan cek dengan dapat digunakannya sebagai tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN Dokumen yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Bukti kas keluar 2. Cek 3. Permintaan cek ( check request ) Penjelasan : 1. Bukti Kas Keluar Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pegeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut . Disamping itu dokumen ini berfungsi sebagai surat pemberitahuan uang dikirim kepada kreditur dan berfungsi pula sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya hutang . 2. Cek Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan pihak bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Ada 2 macam cek, yaitu : 1 . cek atas nama , 2 . cek atas tunjuk . 3. Permintaan Cek ( Check Request )
Page | 1

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pengeluaran kas yang bukan untuk pembayaran hutang yang timbul dari transaksi pembelian, fungsi yang memerlukan kas menulis permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Utang) untuk kepentingan pembuatan bukti kas keluar. Bukti kas keluar ini dibuat sebagai perintah kepada fungsi keuangan untuk membuat cek sebesar jumlah yang tercantum di dalam dokumen tersebut. Dalam transaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, dikarenakan system pembelian secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) ke tangan bagian hutang, sehingga bagian ini memiliki dasar untuk membuat bukti kas keluar. Dalam transaksi pembelian jasa, seperti jasa asuransi, iklan, dan telepon, fungsi yang bertanggung jawab untuk mengadakan jasa tersebut mengajukan permintaan cek kepada bagian utang untuk keperluan pembayaran kepada para pemasok jasa tersebut . Dan selanjutnya bagian utang membuat bukti kas keluar Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Jurnal Pengeluaran Kas ( Cash Distribursement Journal ) 2. Register Cek ( Check Register ) Penjelasan : 1. Jurnal pengeluaran Kas Dalam pencatatan utang dengan account payable system , untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian, dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas. Sumber dokumen yang dipakai sebagai dasar dalam pencatatan jurnal pengeluaran kas adalah faktur dari pemasok yang telah bercapkan LUNAS oleh fungsi kas. 2. Register Cek Dalam pencatatan utang dengan voucher payable system, transaksi untuk mencatat transaksi pengeluaran kas menggunakan cek, register cek digunakan untuk mencatat cekcek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain . Fungsi Yang Terkait Fungsi yang terkait dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah : 1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas 2. Fungsi kas 3. Fungsi akuntansi 4. Fungsi pemeriksa intern Penjelasan :
Page | 2

1. Fungsi yang Memerlukan Pengeluaran Kas Jika suatu fungsi memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akuntansi (Bagian Hutang). Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuaan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system, bagian utang kemudian membuat bukti kas keluar (voucher) untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas . 2. Fungsi kas Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisis cek, memintakan otoriasasi atas cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur . 3. Fungsi Akuntansi Dalam system akuntansi pengeluaran kas dengan cek , fungsi akuntansi bertanggungjawab atas : 1) Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dari persediaan . fungsi ini berada di tangan bagian kartu persediaan dan bagian kartu biaya 2) Pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Fungsi ini berada di tangan bagian jurnal 3) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut . fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verivikasi kelengkapan dan kesalahan dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar . dalam metode pencatatan utang tertentu (full fledged voucher system) , fungsi akuntansi juga berfungsi menyelenggarakan arsip bukti kas keluar yang belum dibayar (unpaid voucher file) yang berfungsi sebagai buku bantu utang perusahaan . 4. Fungsi Pemeriksa Intern Dalam system informasi akuntansi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (Cash Count) secara periodik dan mencocokan hasil perhitungannya degnan saldo kas menurut catatan akuntansi (rekening kas dalam buku besar) . Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi tiga macam system , yang masing-masing system tersebut terdiri dari berbagai jaringan prosedur berikut ini : 1. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek , yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a) Prosedur pembuatan bukti kas keluar b) Prosedur pembayaran kas c) Prosedur pencatatan pengeluaran kas

Page | 3

Dalam transaksi pembelian barang, pengeluaran kas untuk pembayaran hutang kepada pemasok tidak memerlukan dokumen permintaan cek, dikarenakan system pembelian secara otomatis mengumpulkan dokumen-dokumen pendukung seperti (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) ke tangan bagian hutang. Dalam voucher system bagian hutang membuat bukti kas keluar (voucher) atas dasar dokumen pendukung tersebut . Pada saat utang kepada pemasok jatuh tempo, bukti kas keluar dipakai sebagai perintah kebagian kasa untuk membuat cek. Atas dasar bukti kas keluar tersebut , bagian kasa mengisi cek, mendapatkan otorisasi atas cek dari pihak yang berwenang, dan kemudian mengirimkan cek, tersebut kepada kreditur. Dengan demikian, pengeluaran cek untuk pembayaran utang yang timbul dari transaksi pembelian tidak memrlukan dokumen permintaan cek, karena bagian hutang menerima berbagai dokumen yang diperlukan dalam pembuatan bukti kas keluar dari system akuntansi pembelian, sehingga pembuatan bukti kas keluar (sebagi perintah pengeluaran kas) dapat secara otomatis dilakukan oleh bagian utang berdasarkan dokumen-dokumen yang terkumpul ditangannya . 2. Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek yang memerlukan permintaan cek , yang terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : a) Prosedur permintaan cek b) Prosedur pemmbuatan bukti kas keluar c) Prosedur pembayaran kas d) Prosedur pencatatan pengeluaran kas Jika pengeluaran kas timbul dari transaksi selain dari transaksi pembelian, dokumendokumen pendukung seperti kontrak kontrak pembelian jasa berada ditangan fungsi yang memerlukan jasa tersebut. Oleh karena itu, jika ada pembayaran maka fungsi yang memerlukan jasa tersebur mengajukan permintaan cek kepada bagian hutang . Prosedur Permintaan Cek Dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan cek mengajukan permintaan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek. Dokumen ini dimintakan otorisasi dari kepala fungsi yang bersangkutan dan dikirimkan ke fungsi akuntansi (yaitu bagian Hutang ) sebagai dasar yang terakhir ini dalam pembuatan bukti kas keluar. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Berdasarkan dokumen pendukung yang dikumpulkan melalui system pembelian atau berdasarkan permintaan cek yang diterima fungsi akuntansi (bagian Hutang), dalam prosedur pembuatan bukti kas keluar, bagian hutang membuat bukti kas keluar, bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut .

Page | 4

Prosedur Pembayaran Kas Dalam prosedur ini, fungsi kas mengisi cek, meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang, dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya tercantum pada bukti kas keluar . Prosedur Pencatatan Pengeluaran Kas Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. dalam one-time voucher system dengan cash basis, disamping fungsi akuntansi mencatat pengeluaran kas di dalam jurnal pengeluaran kas, pendebitan yang timbul dari transaksi pengeluaran dicatat dalam buku pembantu (dalam kartu biaya dan kartu persediaan) Unsur Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern yang baik dalam system kas mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar ( bank ) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan dengan cara sebagai berikut : 1. Penerimaan kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya 2. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek 3. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan imprest system Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang. Transaksi pengeluaran kas di otorisasi oleh pejabat berwenang dengan menggunakan dokumen bukti kas keluar. Berdasarkan bukti kas keluar ini kas perusahaan berkurang dan catatan akuntansi di mutakhirkan (up date). Pembukaan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang. Rekening giro perusahaan di bank merupakan sarana untuk menerima dan mengeluarkan kas perusahaan. Jika terjadi pembukaan dan penutupan rekening giro perusahaan di bank tanpa otorisasi dari pejabat yang berwenang, kemungkinan penyaluran penerimaan kas perusahaan ke rekening giro yang tidak sah dan pengeluaran kas perusahaan untuk kepentingan pribadi karyawan. 1. Pencatatan dalam Jurnal pengeluaran kas (atau dalam Metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus di dasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang di lampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Sistem pengendalian intern mengharuskan setiap pencatatan ke dalam catatan akuntansi didasarkan pada dokumen sumber yang di otorisasi oleh pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung lengkap, yang telah diproses melalui sistem otorisasi yang berlaku. 2. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya. Dalam sistem kas seperti yang digambarkan di atas, saldo kas yang ada di tangan adalah berupa dana kas kecil dan penerimaan kas dari penjualan tunai dan dari piutang yang belum di setor ke bank. Saldo kas ini perlu
Page | 5

3.

4.

5.

6.

dilindungi dari kemungkinan pencurian dengan cara menyimpannya dalam lemari besi dan menempatkan kasir di suatu ruangan yang terpisah. Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus di bubuhi cap Lunas oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas di lakukan. Dalam transaksi pengeluaran kas, bukti kas keluar dibuat oleh fungsi akuntansi (Bagian hutang) setelah dokumen pendukungnya lengkap. Bukti kas keluar ini merupakan dokumen perintah pengeluaran kas dari pejabat yang berwenang kepada fungsi keuangan. Oleh karena itu, untuk menghindari penggunaan dokumen pendukung lebih dari satu kali sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar, fungsi keuangan harus membubuhkan cap Lunas pada bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya, segera setelah pengiriman cek kepada kreditur dilakukan. Penggunaan rekening koran bank (Bank Statement), yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas. Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas melibatkan fungsi operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi yang dicatat dalam register cek dan jurnal penerimaan kas, dalam sistem kas dapat dirancang penggunaan rekening koran bank sebagai alat untuk mengawasi catatan kas perusahaan. Rekening koran bank yang diterima secara periodik oleh perusahaan digunakan untuk mengecek ketelitian register cek dan jurnal penerimaan kas dalam kegiatan yang disebut rekonsiliasi bank. Sistem pengendalian intern mengharuskan rekonsiliasi bank ini dilakukan oleh fungsi pemeriksa intern (internal audit function) yang merupakan pihak yang tidak menyelenggarakan catatan kas dan tidak memegang fungsi penyimpanan kas. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan. Pembayaran dengan cek dapat dilakukan dengan 2 cara: a) Dengan menuliskan kata tunai (cek atas unjuk) - lihat gambar 14.2 Cek atas unjuk = Cek tersebut hanya dapat di uangkan oleh siapa saja yang dapat menyerahkan (mengunjukkan) cek tersebut ke bank. b) Dengan menuliskan nama penerima cek yang dituju (cek atas nama) - lihat gambar 14.1 Cek atas nama = Cek hanya dapat di uangkan oleh orang atau perusahaan yang namanya tercantum dalam cek tersebut. Pembayaran melalui bank dapat pula dilakukan dengan pemindah bukuan dana dari rekening giro perusahaan pembayar ke rekening giro perusahaan penerima. Pembayaran dengan menggunakan cek atas nama dan dengan cara pemindah bukuan ini dilakukan agar perusahaan memperoleh kepastian bahwa kas yang dikeluarkan ini sampai ke alamat yang dituju (tidak ke tangan pribadi penagih atau karyawan perusahaan penerima) Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang Akuntansinya diselenggarakan dengan Imprest System. Seperti telah dijelaskan diatas, agar catatan akuntansi kas perusahaan dapat diawasi ketelitian dan keandalannya dengan menggunakan jasa pihak luar yang bebas, setiap penerimaan dan pengeluaran kas harus melibatkan bank. Untuk itu, setiap penerimaan kas harus segera disetor penuh ke bank, dan setiap pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena
Page | 6

jumlahnya relatif kecil) dilakukan melalui dana kas kecil yang penyelenggaraannya dengan imprest system. 7. Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan. Perhitungan fisik kas (cash count) yang ada di tangan perusahaan harus dilakukan secara periodik untuk mencegah karyawan perusahaan menggunakan kesempatan penyelewengan penggunaan kas. Perhitungan fisik kas dilakukan terhadap jumlah kas yang belum disetor ke bank dan saldo dana kas kecil yang ada di tangan perusahaan pada saat tertentu. Jumlah kas yang belum disetor ke bank pada saat perhitungan fisik kas di cocokan dengan jumlah kas yang diterima oleh perusahaan menurut jurnal penerimaan kas. Besarnya saldo dana kas kecil yang dihitung harus sama dengan saldo dana kas kecil yang dibentuk menurut keputusan direktur keuangan dikurangi dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan namun belum diganti. 8. Kas yang ada ditangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransi dari kerugian. Jika kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan jumlahnya relatif besar, sehingga diperkirakan akan timbul kerugian yang besar jika terjadi perampokan atau pencurian, perusahaan sebaiknya menutup asuransi untuk menghindari resiko kerugian tersebut. 9. Kasir di asuransikan (Fidelity Bond Insurance). Untuk menghindari kerugian akibat penyelewengan kas yang dilakukan oleh karyawan yang diserahi tugas sebagai penyimpan kas, karyawan tersebut perlu diasuransikan. Fidelity Bond Insurance menjamin pengantian atas kerugian yang timbul sebagai akibat penyelewengan yang dilakukan oleh kasir. 10. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan (Misalnya Mesin register kas, Almari kas, dan Strong room). Untuk menjaga fisik kas yang ada di tangan, bagian kasa harus diberi perlengkapan yang memadai. Umumnya setiap perusahaan menempatkan bagian kasa dalam suatu ruangan yang tidak setiap karyawan diperkenankan melakukan akses kedalamnya, tanpa ijin dari pejabat yang berwenang. Mesin register kas, almari besi, dan strong room merupakan perlengkapan yang biasanya disediakan bagi bagian kasa untuk melindungi kas yang ada ditangan perusahaan. 11. Semua nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa. Karena formulir cek berfungsi sebagai perintah kepada bank untuk membayarkan sejumlah uang perusahaan kepada orang tertentu atau kepada pembawa cek tersebut, maka penggunaan cek diawasi dengan mengontrol penggunaan nomor urut cek tersebut. Setiap nomor cek harus dipertanggung jawabkan oleh bagian kasa, karena bagian ini bertugas untuk mengisi cek (berdasarkan bukti kas keluar yang diterbitkan oleh fungsi pencatat utang) dan memintakan otorisasi atas cek tersebut. Bagan alir sistem pengeluaran kas dengan cek Sistem pengeluaran kas dengan cek dibagi menjadi 2 macam berikut ini : 1. Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam account payable system 2. Sistem pengeluaran kas dengan cek dalam voucher payable system a) One time voucher payable system dengan cash basis b) One time voucher payable system dengan accrual basis c) Built up voucher payable system
Page | 7

Penjelasan : 1. Bagan alir dokumen sistem pengeluaran kas dengan cek dalam Account payable system Dalam Account payable system pencatatan transaksi pembelian dalam jurnal pembelian dilaksanakan oleh bagian jurnal berdasarkan faktur dari pemasok sebagai dokumen sumber. Rekening yang di debet dan di kredit dalam jurnal pembelian ini adalah : Persediaan xx Utang dagang xx Faktur dari pemasok kemudian dicatat dalam kartu utang dan di simpan bersama dengan dokumen pendukung yang bersangkutan (surat order pembelian dan laporan penerimaan barang) oleh bagian utang berdasarkan tanggal jatuh temponya. Pada saat jatuh temponya, faktur dari pemasok dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian utang kepada bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada kreditur. Faktur dari pemasok dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk dicatat oleh bagian yang terakhir ini dalam jurnal pengeluaran kas. Rekening yang di debet dan dikredit dalam jurnal pengeluaran kas adalah : Utang dagang xx Kas xx

Gambar 14.5 Prosedur pencatatan utang dengan Account Payable System dan pengeluaran kas dengan cek
Page | 8

2. a)Bagan alir dokumen one time voucher payable system dengan cash basis Dalam voucher payable system cash basis, pencatatan transaksi pembelian didasarkan atas bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok jatuh tempo. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian utang dengan jurnal sebagai berikut : Persediaan xx Bukti kas keluar yang akan dibayar xx Dalam voucher payable system cash basis ini pencatatan biaya atau persediaan di dasarkan bukti kas keluar lembar ke 3 yang dibuat pada saat faktur dari pemasok jatuh tempo. Pada saat jatuh tempo, faktur dari pemasok dilampiri denga dokumen pendukungnya di buatkan bukti kas keluar oleh bagian utang dan bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukung (berupa surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) diserahkan kepada bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada kreditur dilampiri dengan bukti kas keluar lembarke 1 sebagai surat pemberitahuan (remittance advice). Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya setelah di cap lunas akan diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk dicatat oleh bagian yang terakhir ini dalam register cek. Rekening yang di debit dan dikredit dalam register cek ini adalah : Bukti kas keluar yang akan dibayar xx Kas xx

Page | 9

Gambar 14.6 Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System-Cash Basis dan pengeluaran kas dengan cek

b)Bagan alir dokumen one time voucher payable system dengan Accrual Basis Dalam voucher payable system Accrual Basis pencatatan transaksi pembelian didasarkan bukti kas keluar yang dibuat pada saat faktur dari pemasok oleh bagian utang dari bagian pembelian. Bukti kas keluar dicatat dalam register bukti kas keluar oleh bagian jurnal dengan jurnal sebagai berikut : Persediaan xx Bukti kas keluar yang akan dibayar xx Dalam voucher payable Accrual Basis ini pencatatan biaya atau persediaan didasarkan bukti kas keluar lembar ke 3 yang dibuat pada saat faktur dari pemasok diterima oleh bagian utang dari bagian pembelian. Pada saat jatuh tempo, oleh bagian utang bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukung (berupa surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) diserahkan kepada bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang serta mengirimkan cek tersebut kepada kreditur dilampiri dengan bukti kas keluar lembar ke 1 sebagai surat pemberitahuan. Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya setelah di cap lunas di serahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk di catat oleh bagian yang terakhir ini dalam register cek. Rekening yang di debit dan di kredit dalam register cek ini adalah :
Page | 10

Bukti kas keluar yang akan dibayar Persediaan

xx xx

Gambar 14.7 Prosedur pencatatan utang dengan Voucher Payable System- Accrual Basis dan pengeluaran kas dengan cek c)Bagan alir dokumen bulit up voucher payable system Dalam sistem ini satu bukti kas keluar dapat digunakan untuk lebih dari satu faktur dari pemasok yang sama. Bulit up voucher payable system digunakan jika perusahaan melakukan pembayaran kepada krediturnya secara periodik. Misalkan perusahaan membuat perjanjian dengan para pemasoknya untuk melakukan pembayaran utangnya
Page | 11

pada tanggal 1 setiap bulan untuk pembelian yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam jangka waktu sejak tanggal 2 sampai dengan tanggal 30, bulan sebelumnya. Bukti kas keluar dibuat oleh bagian utang untuk mencatat faktur-faktur yang diterima dari pemasok dalam jangka waktu tertentu. Pada saat pembayaran yang dijadwalkan, bagian utang menjumlah rupiah faktur yang dicatat dalam bukti kas keluar, kemudian mencatat bukti kas keluar tersebut dengan jurnal sebagai berikut : Persediaan xx Bukti kas keluar yang akan dibayar xx Dalam bulit up voucher system ini pencatatan biaya atau persediaan didasarkan atas bukti kas keluar lembar ke 3 yang dibuat pada saat pembayaranyang dijadwalkan. Pada tanggal pembayaran yang dijadwalkan, oleh bagian utang, bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukung (berupa surat order pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok) diserahkan kepada bagian kasa. Bagian kasa membuat cek atas nama dan meminta tanda tangan atas cek dari pejabat yang berwenang, serta mengirimkan cek tersebut kepada kreditur dilampiri dengan bukti kas keluar lembar ke 1 sebagai surat pemberitahuan. Bukti kas keluar dan dokumen pendukungnya setelah di cap lunas diserahkan oleh bagian kasa kepada bagian jurnal untuk dicatat oleh bagian yang terakhir ini dalam register cek. Rekening yang di debet dan di kredit dalam register cek ini adalah : Bukti kas keluar yang akan di bayar xx Kas xx

Page | 12

Gambar 14.8 Prosedur Pencatatan utang dengan Built-up Voucher payable system

Page | 13

 Sistem Dana Kas Kecil

Deskripsi Kegiatan Penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara: 1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating-fund-balance system) Dalam sistem saldo berfluktuasi, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: a) Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. b) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil, sehingga setiap saat saldo rekening ini berfluktuasi. c) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening Dana Kas Kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. Dengan demikian, dalam sistem saldo berfluktuasi, catatan kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan catatan bank, oleh karena itu rekonsiliasi bank bukan merupakan alat pengendalian bagi catatan kas perusahaan. 2. Imprest system Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut: a) Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. b) Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatatdalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening Dana Kas Kecil). c) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil. Pengisian kembali dana kas kecil ini dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening Biaya dan mengkredit rekening Kas. Baik dengan imprest system maupun dengan fluctuating-fund-balance penyelenggaraan dana kas kecil dilaksanakan melalui tiga prosedur: 1) Prosedur pembentukan dana kas kecil 2) Prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran dana kas kecil 3) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil system,

Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: 1) Bukti kas keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. Lihat contoh dokumen ini pada Gambar 9.16. 2) Cek. 3) Permintaan pengeluaran kas kecil.
Page | 14

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil, dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya kas kecil olehnya. Lihat contoh formulir permintaan pengeluaran kas kecil pada Gambar 14.9. 4) Bukti pengeluaran kas kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Lihat bukti pengeluaran kas kecil pada Gambar 14.10. 5) Permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada Bagian Utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Lihat formulir permintaan pengisian kembali kas kecil pada Gambar 14.11. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil adalah: 1. Jurnal pengeluaran kas (cash disbursement journal). Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas adalah bukti kas keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi kas. Lihat contoh jurnal pengeluaran kas pada Gambar 4.2. 2. Register cek (check register). Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Lihat contoh register cek pada Gambar 10.7. 3. Jurnal pengeluaran dana kas kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus. Jurnal ini sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Gambar 14.12 melukiskan contoh jurnal pengeluaran dana kas kecil. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem dana kas kecil adalah: 1. Fungsi kas. Dalam sistem dana kas kecil, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. 2. Fungsi akuntansi. Dalam sistem dana kas kecil, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: a) Pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan. b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil. c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil (dalam fluctuating-fund-balance system).
Page | 15

e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. 3. Fungsi pemegang dana kas kecil. Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai. 5. Fungsi pemeriksa intern. Dalam sistem kas, fungsi ini bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Bagan alir dokumen sistem Dana kas kecil Seperti telah disebutkan di atas, sistem dana kas kecil dibagi menjadi : 1. Prosedur pembentukan dana kas kecil 2. Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil a) Dengan Imprest System b) Dengan fluctuating-fund-balance system 3. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil. a) Dengan Imprest System b) Dengan fluctuating-fund-balance system Penjelasan : 1. Prosedur pembentukan dana kas kecil Prosedur pembentukan dana kas kecil dengan imprest system tidak berbeda dengan prosedur pembentukan dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system. Bagan alir prosedur pembentukan dana kas kecil dilukiskan pada gambar 14.13. Pada gambar tersebut, Bagian utang mencatat pembentukan dana kas kecil di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal : Dana kas kecil xx Bukti kas keluar yang akan dibayar xx Bukti kas keluar dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil diserahkan Bagian utang ke Bagian kasa. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, Bagian kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil, dan bukti kas keluar diserahkan kepada Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh bagian kasa. Bagian Jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut : Bukti kas keluar yang akan dibayar xx Kas xx

Page | 16

Gambar 14.13 Prosedur Pembentukan Dana Kas kecil 2. Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil a) Dengan Imprest System Dalam Imprest system pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam catatan akuntansi. Oleh karena itu, tidak terlihat dokumen yang dikirimkan oleh pemegang dana kas kecil ke Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan. Pemegang dana kas kecil hanya mengarsipkan dokumen permintaan pengeluaran kas kecil menurut abjad nama pemakai dana kas kecil. Jika pengeluaran dana kas kecil telah dipertanggungjawabkan oleh pemakai dana kas kecil, pemegang dana kas kecil mengarsipkan bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan permintaan pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya. Dokumen-dokumen ini dikumpulkan untuk dipakai sebagai dasar permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah dana yang telah dikeluarkan.

Page | 17

Gambar 14.14 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban Pengeluaran Dana kas kecil dalam Sistem Dana kas kecil dengan Imprest System b) Dengan fluctuating-fund-balance system Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Jurnal yang dibuat yang bersangkutan dengan pembentukan, pemakaian, dan pengisisan kembali dana kas kecil adalah sebagai berikut : 1) Pembentukan dana kas kecil dicatat dalam register bukti kas keluar dan register cek dengan jurnal : Register bukti kas keluar : Dana kas kecil Bukti kas keluar yang akan dibayar Register cek : Bukti kas keluar yang akan dibayar Kas

xx xx xx xx

2) Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan jurnal pengeluaran dana kas kecil dengan jurnal : Biaya Overhead pabrik xx Biaya Administrasi umum xx
Page | 18

Biaya Pemasaran Dana kas kecil

xx xx

3) Pengisian kembali dana kas kecil dicatat dengan register bukti kas keluar dan register cek dengan jurnal : Register bukti kas keluar : Dana kas kecil Bukti kas keluar yang akan dibayar Register cek : Bukti kas keluar yang akan dibayar Kas

xx xx xx xx

Pada bagan alir dokumen permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, setelah pemegang dana kas kecil menyerahkan uang tunai kepada penakai dana kas kecil (dilampiri permintaan pengeluaran kas kecil lembar ke 2), pemegang dana kas kecil menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya ke bagian jurnal. Berdasarkan bukti pengeluaran kas kecil, Bagian Jurnal mencatat pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal khusus(jurnal pengeluaran dana kas kecil) sebagai berikut : Biaya Overhead pabrik Biaya Administrasi umum Biaya Pemasaran Dana kas kecil xx xx xx xx

Karena jumlah setiap transaksi pengeluaran kas melalui dana kas kecil relatif kecil, maka pencatatan transaksi pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil tidak dilaksanakan dengan mencatat satu persatu bukti pengeluaran kas kecil, namun satu kelompok dokumen tersebut selama jangka waktu tertentu (harian atau mingguan). Bukti pengeluaran kas kecil dikumpulkan oleh Bagian Jurnal untuk jangka waktu tertentu, dibuatkan rekapitulasi dan dicatat hasil rekapitulasinya dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. Bagian Jurnal kemudian menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil kepada Bagian Kartu Biaya. Atas dasar bukti pengeluaran kas kecil, Bagian Kartu Biaya mencatat rincian biaya yang dikeluarkan dari dana kas kecil dalam kartu biaya.

Page | 19

Gambar 14.15 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecildengan fluctuating-fund-balance system
Page | 20

3. Prosedur pengisian kembali dana kas kecil a) Dengan Imprest System Prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system sedikit berbeda dengan prosedur yang sama dalam fluctuating-fund-balance system. Pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system didasarkan atas jumlah uang tunai yang telah dikeluarkan menurut bukti pengeluaran kas kecil, sedangkan dalam fluctuating-fundbalance system didasarkan atas taksiran jumlah uang tunai yang diperlukan oleh pemegang dana kas kecil. Di samping itu, pengisian kembali dana kas kecil dalam imprest system dicatat dengan mendebit rekening biaya, sedangkan dalam fluctuatingfund-balance system dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil. Bagan alir prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan imprest system dilukiskan pada Gambar 14.16. Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada Bagian Utang. Bagian Utang membuat bukti kas keluar sebesar jumlah rupiah yang dicantumkan dalam permintaan pengisian kembali kas kecil. Bukti kas keluar dicatat di dalam register bukti kas keluar oleh Bagian Utang dengan jurnal sebagai berikut: Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xx Biaya Administrasi dan Umum xx Biaya Pemasaran xx Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx Bukti kas keluar lembar ke-2 diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kartu Biaya untuk kepentingan pencatatan rincian biaya overhead pabrik, biaya administrasi dan umum, dan biaya pemasaran dalam kartu biaya yang bersangkutan. Bukti kas keluar dilampiri dengan dokumen pendukungnya diserahkan oleh Bagian Utang ke Bagian Kasa. Berdasarkan bukti kas keluar tersebut, Bagian Kasa membuat cek atas nama dan memintakan tanda tangan otorisasi atas cek. Cek diserahkan kepada pemegang dana kas kecil dan bukti kas keluar diserahkan kepada Bagian Jurnal setelah dibubuhi cap lunas oleh Bagian Kasa. Bagian Jurnal mencatat pengeluaran kas dalam register cek dengan jurnal sebagai berikut: Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar Kas xx xx

Page | 21

Gambar 14.16 Prosedur Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan Imprest System

Gambar 14.16 Prosedur Permintaan pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan Imprest System
Page | 22

b) Dengan fluctuating-fund-balance system Bagan alir prosedur pengisian kembali dana kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system sedikit berbeda dengan yang dilukiskan pada Gambar 14.16. Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, permintaan pengisian kembali dana kas kecil dilakukan oleh pemegang dana kas kecil juga dengan menggunakan formulir permintaan pengisian kembali kas kecil. Namun, dokumen ini tidak dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya karena dalam fluctuating-fund-balance system, dokumen pendukung (bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya) telah diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada Bagian Jurnal untuk kepentingan pencatatan pengeluaran kas kecil. Dengan demikian dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, permintaan pengisian kembali kas kecil yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil diserahkan kepada Bagian Utang tanpa dilampiri dengan dokumen pendukung. Aliran dokumen selanjutnya dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system tidak berbeda dengan yang dilukiskan pada Gambar 14.16. Dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating-fund-balance system, Bagian Utang mencatat bukti kas keluar di dalam register bukti kas keluar dengan jurnal sebagai berikut: Dana Kas Kecil xx Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xx Resiko, ancaman dan sistem pengendalian Siklus pengeluaran menghadapi resiko dan ancaman, baik secara potensial muncul dari dalam perusahaan maupun dari luar perusahaan. Risiko risiko dan ancaman ancaman tersebut harus dikurangi dan bila memungkinkan ditiadakan. Untuk menghindari resiko dan ancaman, harus diterapkan sistem pengendalian yang baik. Pengendaliam umum yang harus diterapkan ke dalam sistem pengeluaran, adalah Adanya rencana kerja, anggaran dan jadwal produksi yang dirancang bersama dan dikoordinasikan dengan pihak-pihak atau bagian-bagian terkait. Adanya sistem pencatatan yang baik (sebaiknya menggunakan sistem komputer) dengan menerapkan berbagai teknologi yang mendukung, misalnya teknologi kode bar (barcode) Adanya sistem otorisasi, sehingga setiap ada permintaan barang (atau juga jasa) harus disetujui oleh atasan nya Penugasan karyawan yang cakap untuk mencatat dan menangani persediaan Pemantauan kinerja karyawan oleh pimpinan, sehingga apabila ada masalah segera dapat diatasi bersama.

Page | 23

Resiko, ancaman dan sistem pengendalian yang perlu diterapkan dalam berbagai prosedur yang ada pada siklus pengeluaran dapat dilihat pada tabel berikut : Prosedur Ancaman/Resiko Pengendalian Pembayaran Tidak mengetahui kalau faktur Bagian untung harus memeriksa tagihan tagihan mengandung kesalahan keabsahan dan kebenaran hitungan setiap tagihan yang diterima: faktur tagihan harus dicocokan dengan P\O dan laporan penerima barang Pembayaran tidak diterima oleh Hindari pembayaran dengan kas, pemasok tetapi gunakan transfer bank, cek, atau alat pembayaran lain; Perusahaan tidak memperoleh Terapkan metode penyimpanan faktur potongan tunai yang sistematis; karyawan harus dilatih dengan baik; terapkan komputerisasi penanganan utang dagang Menerima faktur tagihan lebih Perusahaan harus memiliki catatan dari satu kali yang baik untuk semua faktur, baik yang sudah maupun yang belum dibayar; setiap faktur yang sudah dibayar harus dibatalkan (dengan diberi cap LUNAS dan di sertai dengan dokumen pendukung).

Page | 24

Daftar Pustaka

Page | 25