Kode Modul: SEK.25.D.3.

MENULIS SURAT

DINAS

Penyusun :

OKSIANA JATININGSIH
Editor TEGUH BUDI KARYANTO MOHAMAD EDWAR

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003

Kode Modul: SEK.25.D.3.

MENULIS SURAT DINAS

BAGIAN PROYEK PENGEMBANGAN KURIKULUM DIREKTORAT PENDIDIKAN MENENGAH KEJURUAN DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL 2003

dan tenaga ahli desain grafis) atas dedikasi. Dengan proses tersebut diharapkan. Namun. Sumber dan bahan ajar pokok Kurikulum SMK Edisi 2004 adalah modul. terutama tim penyusun modul (penulis. demikian. Pekerjaan ini dapat terselesaikan berkat dukungan dan bantuan dari berbagai pihak. pengorbanan waktu. sebagai konsekuensi logis Kurikulum SMK Edisi 2004 yang menggunakan pendekatan kompetensi (CBT: Competency Based Training). dengan mengacu pada Standar Kompetensi Nasional (SKN) atau standardisasi pada dunia kerja dan industri. yakni penyiapan materi modul. Modul ini diharapkan dapat digunakan sebagai sumber belajar pokok oleh peserta diklat untuk mencapai kompetensi kerja standar yang diharapkan oleh dunia kerja dan industri. tenaga. jika kami sampaikan rasa terima kasih dan penghargaan berbagai pihak. editor. pada kesempatan ini patutlah. agar modul ini dapat menjadi bahan dan sumber belajar yang berbobot untuk membekali peserta diklat dengan kompetensi kerja yang diharapkan. sedangkan uji coba empirik dilakukan pada beberapa peserta didik SMK. Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judul Modul: Membuat Surat dinas . seting dengan bantuan alatalat komputer. Modul ini disusun dengan menggunakan pendekatan pembelajaran berdasarkan kompetensi. masukan atau bahan perbaikan modul ini agar relevan dengan kondisi lapangan masih selalu diperlukan. Modul ini disusun dalam beberapa tahapan. karena kemajuan di dunia industri begitu cepat terjadi. dan pikiran untuk menyelesaikan penyusunan modul ini. Oleh karena itu. dan uji coba empirik secara terbatas. Program Keahlian Sekretaris/Adminstrasi Bisnis. proses.KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa atas karunia dan hidayah-Nya sehingga kami dapat menyusun bahan ajar modul manual untuk Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. baik modul manual maupun interaktif. penyunting bahasa tenaga komputerisasi modul. validasi. penyusunan naskah secara tertulis. Validasi dilakukan dengan teknik telaah ahli ( expert-judgment ).

kesesuaian. khususnya peserta diklat SMK Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen. Maret 2004 a. Jakarta. serta tetap mengacu pada perkembangan iptek pada dunia usaha dan industri. dan fleksibilitas. praktisi dunia usaha dan industri. Diharapkan agar pemakai modul ini berpegang pada asas keterlaksanaan. Gatot Hari Priowirjanto NIP 130675814 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans ii . ataupun praktisi yang sedang mengembangkan bahan ajar modul SMK.Kami mengharapkan saran dan kritik dari para pakar di bidang psikologi. Direktur Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Direktur Pendidikan Menengah Kejuruan. Ir. Dr. semoga modul ini dapat bermanfaat bagi kita semua. potensi SMK. Akhirnya.n. serta dukungan dunia usaha dan industri dalam rangka membekali kompetensi yang terstandar kepada peserta diklat. dan pakar akademik sebagai bahan untuk melakukan peningkatkan kualitas modul.

........... Lembar Kerja 2 ................................... 2 Petunjuk Penggunaan Modul ............................................................. ........................................................................... 25 e........... 38 a.. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 .............................................................................. Tugas 2 ....................................................................... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 2 ............... 8 B........................................................................................................................................................................................................... 34 e. Rangkuman 3............ 36 g..................................................... 41 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans iii ........................................................................................................................... Uraian Materi 2 ....... viii PENDAHULUAN A...................................................... 6 Cek Kemampuan....................... i Halaman Francis .................................Daftar Isi q q q q q q Halaman Sampul ............................... 31 c............................................................................................... Uraian Materi 3 ........................................................................................................... Tes Formatif 2 ...........34 f....................................................................... II............................ Kunci Jawaban 2 ............................................................ Rangkuman 2............. Kegiatan Belajar 1: Surat Dinas ...................... 1 Prasyarat................ iv Peta Kedudukan Modul ...................................................................................................................... 9 a... 31 a........................................ iii Daftar Isi............ F.... 7 I................. 9 c.. Kegiatan Belajar 3: Surat Edaran ……………………......... Tugas 1...........25 f................................ Rencana Belajar Siswa ........... 38 c...... ........................ Kunci Jawaban 1.............................vi Glosar ium ................. Deskripsi .......................................................................................................................................... PEMBELAJARAN A......... D............. 31 b............................... Uraian Materi 1 ......... 33 d............................................. 40 d................................................................................................................................ 3 Tujuan Akhir ................................. 5 Kompetensi.................................................................... Lembar Kerja 1 ............................................ 38 b........................................ 9 b..................................... Kegiatan Belajar 2: Surat Undangan Dinas………………............ C............. 24 d............................ E........... B............................................................ Kegiatan Belajar 1............................. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 ....................................................... 27 g.... 37 3.... Rangkuman 1.. Tes Formatif 1..... Tugas 3 ............................................................................... 29 2.... ii Kata Pengantar ..........

.......... 8...... 45 c......................... PENUTUP .......................................................... 47 d....... 45 a..................41 f................ Kegiatan Belajar 4: Surat Perintah.............................................................. Rangkuman 4......... 6.............................. Tes Formatif 3 ........................ 51 58 65 73 EVALUASI A.........47 f.................. Kegiatan Pembelajaran 8 : Surat Keputusan ............ III.................................................... 43 4..... 42 g................................... .............................................. Tugas 4 ...................... LembarPenilaianTes praktik……………………………………..... 92 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans iv .............. Kegiatan Pembelajaran 5: Surat Instruks i ………………….............82 KUNCI JAWABAN A.... Tes Tertulis .... ....... Kunci Jawaban 3 ................................................................. ....... 82 B............... Lembar Kerja 4 ..................... Kegiatan Pembelajaran 7 : Surat Perjanjian Dinas …………... ........................................................ 48 g........................................................... Lembar Kerja 3 ....... Kunci Jawaban 4 ....................................... Tes Praktik .......................... Kegiatan Pembelajaran 6: Surat Tugas…………………….................. 47 e......................................................................................... ......... 49 5..............91 DAFTAR PUSTAKA.................. 7................... Tes Formatif 4 .........................................................................................……………….................e.. Tes Tertulis ................ Uraian Materi 4 ...................................... Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 ................................ … 87 IV............... 45 b................................................... 84 B...........................

2 SEK.C .G.G.B.25.2 BM.20.G.5 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans v .20.3 SEK.C.20.D.G.E.B.2 BM.20.25.3 SEK.3 SEK.A.25.20.G.1 SEK.4 SEK.F.1 BM.10 SEK.4 SEK.20.D.1 SEK.25.3 SEK.B.G.6 BM.7 SEK.1 BM.A.A.25.5 SEK.1 SEK.E.25.E.D.25.B.B.G.3 BM.G.25.1 SEK.25.25.4 BM.20.25.F.6 SEK.F.1 BM.4 SEK.25.20.25.9 SEK.2 SEK.2 BM.25.25.25.7 SEK.25.5 BM.E.20.20.G.25.3 BM.E.E.A.4 SEK.25 .25.25.20.ETA KEDUDUKAN MODUL BIDANG BISNIS MANAJEMEN PROGRAM KEAHLIAN SEKRETARIS (ADMINISTRASI PERKANTORAN/BISNIS) BM.6 SEK.8 SEK.20.6 BM.F.D.4 BM.G.25.20.25.C.A.25.B.25.2 SEK.E.20.E.3 SEK.2 SEK.A.8 SEK.20.5 BM.25.

F.C.B.B.25.20.20. BAHAN PRESENTASI.B.20.25.1 BM.5 BM. kolom dan tabel Mengoperasikan program Power.A. CHATTING.25. elektrik dan elektronik Mengetik berbagai bentuk surat Mengetik berbagai macam surat Mengetik berbagai macam pekerjaan kecil dan dokumen Mengetik berbagai macam daftar dan tabel berkolom Mengetik berbagai macam naskah MENGOPERASIKAN KOMPUTER UNTUK MENYUSUN NASKAH.20.25.A.A. ELEKTRIK DAN ELEKTRONIK Durasi 1 2 3 4 5 6 BM.E. 24 48 36 36 48 48 240 7 8 9 10 11 12 BM. DAFTAR TABEL.3 SEK.20.3 SEK.3 BM.A.D.25.E.20.3 Melaksanakan komunikasi.E.5 BM. leadership.E.8 Pengertian pengetahuan kearsipan Menerapkan teknik menyimpan dan menemukan kembali surat dan dokumen Merencanakan pengarsipan surat dan dokumen kantor Mengelola dokumen dengan sistem tanggal Mengelola dokumen dengan sistem nomor Mengelola dokumen dengan sistem abjad Mengelola dokumen dengan sistem wilayah Mengelola dokumen dengan sistem perihal (pokok masalah) MENGERJAKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN 12 48 48 48 48 48 48 48 348 29 SEK.2 SEK.20.25.3 BM.25.20.C.D.2 BM.B.4 BM.D.A. E -MAIL.25.25.1 BM.E.20.2 BM.D.20.25. motivasi dan proaktif Mengoperasikan Telepon untuk berkomunikasi Mengoperasikan mesin Faksimili MENGERJAKAN SURAT.6 Mengoperasikan progam WS untuk menyusun naskah Mengoperasikan progran MS.4 SEK.6 Mengenalkan jenis dan bagian mesin tik manual.Point untuk menyusun bahan presentasi Menerapkan program Internet untuk Email Menerapkan program Internet untuk Chatting MENGOPERASIKAN ALAT-ALAT KOMUNIKASI KANTOR 96 96 96 96 48 48 480 13 14 15 BM.DAFTAR JUDUL MODUL Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen Program Keahlian: Sekretaris (Administrasi Perkantoran Bisnis) No Kode Modul Nama MENGETIK NASKAH SECARA MANUAL. PERHITUNGAN SEDERHANA.20.Word untuk menyusun naskah Mengoperasikan program Excel untuk perhitungan.E.20.MENYURAT 120 32 32 184 16 17 18 19 SEK.1 BM.5 SEK.7 SEK.20.25.C.20.20.B.2 SEK.25.1 SEK.25.E.E.1 SEK.1 Mengerjakan tata usaha kepegawaian 48 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans vi . daftar.4 BM.A.B.2 BM.4 Pengertian surat menyurat & etika dalam bersurat Mengerjakan surat pribadi Mengerjakan surat niaga Mengerjakan surat dinas MENGARSIP SURAT DAN DOKUMEN KANTOR 12 24 120 120 276 20 21 22 23 24 25 26 27 SEK.6 SEK.

30 31 32 SEK.F.5 SEK.G.25.F.6 SEK.9 SEK.25.G.25.8 SEK.3 SEK.3 SEK.7 SEK.25.25.G.25.G.G.2 SEK.10 Melakukan komunikasi dengan beretika Melakukan penampilan diri beretika Mengembangkan kepribadian diri sekretaris Mengelola kas kecil Mengelola administrasi kantor Menangani dikte Mengatur jadwal kegiatan pimpinan Menyusun laporan tugas sekretaris Melakukan kegiatan kehumasaan Melakukan tatacara protokoler 48 48 120 32 48 48 48 96 96 96 680 Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans vii .2 SEK.25.F.4 SEK.G.G.G.25.G.1 SEK.25.25.25.4 Mengerjakan tata usaha perlengkapan Mengerjakan tata usaha keuangan Mengerjakan tata ruang kantor MENGERJAKAN TUGAS-TUGAS SEKRETARIS 96 120 120 384 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 SEK.25.G.25.

ca c. Loc.n.p. a.PERISTILAHAN/GLOSARIUM A/C acc a.q.c.O. a.) : Cash On Delivery ‘pembayaran pada waktu penyerahan barang’ : Casu quo ‘dalam hal ini’ : in case (in case) ‘ dalam hal ini’ : Loco citato ‘ pada tempat yang telah dikutip’ : Limited ‘perseroan terbatas’ : Manchineship ‘kapal motor’ : Nota Bene ‘catatan. c.a. : carbon copy ‘tembusan’ : infer ‘bandingkan atau bandingkan dengan’ : care of ‘dengan alamat’ (d.a. i. B. Passim Pf P. perhatian’ : Opere Citato ‘pada karya yang telah dikutip’ : per alamat : ‘tersebar di sana sini’ : Pour feliceter ‘ucapan selamat’ : Post Office Box ‘kotak pos’ : Pour remersier ‘terima kasih’ : per procuration ‘yang diberi kuasa’ Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans viii . a.n. of atau con f c/o c. c.p (perproe) - : Account Current ‘rekening koran’ : according ‘setuju’ : above mentioned ‘tersebut di atas’ : atas nama : atas nama beliau : atas perintah. Cit p.c. atas perhatian : Bill of Loading ‘surat muatan kapal’ : circa ‘kira-kira atau sekitar’.b.o.m.d. dipakai untuk tahun tetapi diragukan ketepatannya. Box Pr p. Cit Ltd MS MS Op.L.

P.T.O. P.S. d.a. D/O Doz d.d.o d.o E.E. E & OE ETA et al E.T.D.

: please tur ober ‘lihat sebalik’ : postscript ‘catatan, nota bene’ : dengan alamat : Delivery Order ‘surat penyerahan barang (pengeluaran dari gudang) : dozen (s) ‘dosin’ : de dato ‘tertanggal’ : ditto ‘idem, atau ibidem (ibid) : erros ezcepted ‘koreksi yang disetujui’ : Error and Ommissien Ezcepted ‘koreksi yang disetujui’ : Estimated Time of Arrivel ‘waktu kedatangan yang diperlukan’ : et alii ‘dan lain-lain’ : Estimated Time of Disembark ‘waktu pemberangkatan yang diperkirakan ’et sequens atau etsequentes‘ dan ‘halaman halaman berikut’ : Ecominische Zaken Prys (Bld) ‘harga resmi’ : Ibidem ‘pada tempat yang sama’ : Di bawah ‘lihat pada karangan yang sama di bawah’

EZ ibid

q.q. infra Kertas Segel R.C.

: Qualitate Quo ‘karena (selaku) jabatan’ : Rekening Courant (Bld) ‘rekening koran, atau rekening giro di Bank’ : kertas untuk membuat surat perjanjian dan macam macam akta : Salvo error and Ommissions ‘jika terdapat kesalahan dapat diperbaiki kembali : ‘di atas, sudah terdapat lebih dulu pada teks yang sama’ : untuk perhatian : Surat resmi yang digunakan oleh instansi/organisasi untuk kepentingan administrasi instansi/organisasi : Surat yang ditujukan ke dal am lingkungan organisasi : Surat yang ditujukan ke luar lingkungan organisasi : untuk beliau : eie Ommezyde (Bld) ‘untuk perintah” : untuk perhatian ‘lihat sebelah’

SE R O Supra Surat dinas Surat intern Surat ekstern ub up zoz

Program Keahlian: Administrasi Perkantoran Judu Modul: Menulis Surat Dinans

ix

BAB I PENDAHULUAN
DESKRIPSI

Modul ini menekankan pembahasannya pada cara menulis surat -surat dinas, disertai contoh konkret untuk memberikan gambaran yang jelas, sehingga akan menjadi pedoman dan menyelesaikan latihan yang disajikan di akhir pembahasan. Surat-surat dinas yang berisi masalah-masalah dinas suatu organisasi antara lain sebagai berikut. • • • • • • • Surat undangan dinas Surat edaran Surat perintah Surat instruksi Surat tugas Surat perjalanan dinas Surat keputusan Urutan pembahasan surat dinas meliputi pengertian, isi, tata cara penulisan, dan latihan-latihan.

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas

1

PRASYARAT

Sebelum mempelajari modul ini, Anda harus memiliki kemampuan awal atau penguasaan tentang ketentuan pokok menulis surat. Dengan kata lain, Anda telah mempelajari modul -modul tertent u dengan tuntas , seperti terlihat pada peta kedudukan modul dengan menunjukkan alat bukti yang otentik. Modul-modul yang harus Anda kuasai dengan tuntas tersebut adalah i modul yang berjudul ¡ “Pengertian Surat dan Etika dalam Bersurat” ¡ “Mengetik Berbagai Macam dan Bentuk Surat” ¡ “Bahasa Indonesia”

Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas

2

7.PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL Bacalah petunjuk penggunaan modul ini dan pahamilah isinya agar Anda dan guru/instruktur mudah dalam menggunakan modul ini pada proses pembelajaran. Lakukan kegiatan ini sampai Anda tuntas menguasai hasil belajar yang diharapkan. 6. pelajarilah modul selanjutnya sesuai dengan yang tertuang pada peta kedudukan modul untuk Program Keahlian Sekret aris/Administrasi Bisnis. 5. 3. Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul. Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada “cek kemampuan” sebagai pengukur kompetensi yang harus sudah dikuasai dalam modul ini. 4. kerjakan tugas. Bila masih ragu. Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir kegiatan belajar ini. kemudian cocokkan jawaban Anda dengan kunci jawaban. 2. dan kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. maka bertanyalah pada guru/instruktur sampai Anda paham. Lakukan hal ini pada awal dan akhir Anda pembelajaran modul untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi sebagai pencapaian hasil belajar Anda. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini. kriteria keberhasilan. Tujuan tersebut memuat kinerja yang diharapkan. dan pengertian istilah-istilah sulit dan penting dalam modul. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 3 . a) Langkah-Langkah yang Harus Anda (Peserta Diklat) Tempuh 1. Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar. Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul. Apabila dalam proses memahami materi ini Anda mendapatkan kesulitan. diskusikan dengan teman-teman Anda atau konsultasikan dengan guru/instruktur. dan jawablah pertanyaan tes. prasyarat. rencanakan kegiatan belajar.

Berikan motivasi. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 4 . 9. bimbingan. 4. ini. penyelesaian akhir pembelajaran agar mereka dapat belajar efektif dan efisien untuk mencapai sub kompetensi standar. Berikan perhatian khusus dan pada waktu perencanaan tempat kegiatan belajar. b) Peranan Guru/Instruktur 1. Identifikasi dan analisislah sarana dan prasarana kegiatan belajar yang ada di SMK dan industri untuk mengoptimalkan kegiatan pembelajaran. 3. Pastikan bahwa peserta diklat yang akan mempelajari modul ini telah mempelajari modul-modul prasyarat secara tuntas. Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari.8. Bantulah peserta diklat dalam menyusun rencana kegiatan belajar dalam rangka mempelajari jenis modul kegiatan. ajukan uji kompetensi dan sertifikasi. Anda tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya aapabila belum menguasai benar materi pada kegiatan belajar sebelumnya. 2. dan pendampingan pada peserta diklat agar gairah belajarnya meningkat.

dan lain-lain. dapat menulis/menyusun surat dinas dengan benar. penulisan surat dinas. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 5 . adalah Anda Kinerja tersebut mencakup: ¡ ¡ pengetahuan dan teknik-teknik menulis surat dinas. yang mencakup surat undangan.TUJUAN AKHIR Spesifikasi kinerja yang diharapkan Anda kuasai setelah menyelesaikan modul ini. surat edaran.

surat panggilan. surat keputusan. surat undangan.KOMPETENSI Kompetensi Sub-Kompetensi Alokasi Waktu Kompetensi / Subkopentensi D. berita acara. surat pengantar. surat tugas. surat kuasa. surat pengumuman. surat rekomendasi. nota. surat kuasa. memorandum.3. surat undangan. surat perjalanan dinas. § § § § § Materi Pokok Pembelajaran Pengetahuan • • • Pengertian surat dinas Lingkup penulisan surat dinas Arti m enjabarkan nota. surat perintah. • Membuat skema lingkup surat dinas • Menggunakan istilah dan menentukan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas • Membuat surat dinas dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. notula. surat pengantar. surat peringatan. surat pengumuman. surat edaran. surat pengantar. surat pengumuman. surat peringatan. nota. surat instruksi. surat keputusan. surat tugas. memorandum. surat edaran. surat instruksi. surat perintah. Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 6 . surat Sikap Jujur Cermat Teliti Tekun Disiplin Keterangan Mampu menjabarkan arti surat dinas. Mengerjakan surat dinas dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris • : Pekerjaan Surat-Menyurat : Membuat Surat Dinas : 120 jam Kriteria Unjuk kerja Lingkup Belajar • Pengertian surat dinas. notula. surat panggilan. surat kuasa. surat peringatan. berita acara. surat rekomendasi. surat panggilan. surat undangan. memorandum. surat edaran. surat perjalanan dinas.

surat rekomendasi. surat keputusan. surat pengantar. surat keputusan. • • • • • Lingkup penulisan surat dinas. surat pengumuman. berita acara Arti. berita acara dilihat dari subyek penerima surat. surat edaran. surat perjalanan dinas.• • • • • Mampu menguraikan lingkup penulisan surat dinas. surat rekomendasi. notula. surat tugas. surat kuasa. dan tata cara penulisan surat dinas. surat perintah. surat perintah. surat pengantar. surat perintah. surat perjalanan dinas. surat peringatan. isi pokok. dan tata cara penulisan surat dinas. surat keputusan. dan tata cara penulisan surat dinas. Terampil membuat skema lingkup surat dinas Terampil mengunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. surat instruksi. isi pokok. Membuat skema lingkup surat dinas Menggunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. surat instruksi. surat edaran. surat undangan. memorandum. surat panggilan. Macam-macam nota. surat instruksi. memorandum. surat undangan. isi pokok. surat perjalanan dinas. • • • • tugas. surat rekomendasi. Membuat skema lingkup surat dinas Mengunakan istilah dan dokumen secara tepat dalam persuratan dinas. notula. • Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 7 . berita acara Menjelaskan arti. surat kuasa. surat tugas. surat peringatan. Mampu menjabarkan nota. Mampu menjelaskan arti. surat panggilan. notula. surat pengumuman.

pelajari hal-hal yang belum Anda kuasai kompetensinya. No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Butir-Butir Pertanyaan dan Pernyataan Apakah yang dimaksud dengan surat dinas? Terangkan bagian-bagian utama surat dinas! Terangkan masalah pokok dalam surat dinas Bagaimana karakteristik surat dinas? Apakah fungsi surat dinas? Terangkan Bagaimana langkah -langkah dalam menulis surat dinas? Terangkan mengenai bentuk-bentuk surat dinas! Apakah yang dimaksud dengan surat undangan dinas? Kapankah surat undangan dinas harus dikirimkan? Apakah yang dimaksud surat edaran? Dalam hal bagaimanakah dikeluarkan surat edaran? Terangkan komponen-komponen surat edaran Apakah perbedaan antara surat undangan dinas dengan surat edaran Apakah yang dimaksud surat tugas? Apakah yang dimaksud dengan surat instruksi? Kapankah atau dalam hal bagaimanakah surat instruksi dibuat? Apakah yang dimaksud dengan surat keputusan? Kemampuan Dapat Tidak Program Keahlian Administrasi Perkantoran Judul Modul: Menulis Surat inas 8 . Kemudian. Anda diminta untuk menjawab semua pertanyaan di bawah ini. Jawablah semua pertanyaan dengan uraian singkat dan jelas.CEK KEMAMPUAN Sebelum mempelajari modul ini.

BAB II PEMBELAJARAN A. Kompetensi Subkompetensi Alokasi Waktu RENCANA BELAJAR PESERTA DIKLAT : Pekerjaan Surat-Menyurat : Membuat Surat Dinas : 120 jam Tempat Belajar Alasan Perubah an Tanda Tangan Guru Jenis Kegiatan Tanggal Waktu Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 8 .

Oleh karena itu. Surat. terutama surat-surat resmi. 2. Dalam suatu perusahaan. surat edaran. Contoh surat resmi ialah surat undangan. B. surat-surat yang diarsipkan juga dapat menjadi alat bukti historis dan alat pengingat aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. pembuatan surat-surat resmi merupakan bagian dari pekerjaan administratif yang penting. Uraian Materi 1 a. nota dinas. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 1 Setelah menyelesaikan pembelajaran tentang surat dinas ini Anda diharapkan dapat 1. pengumuman. menulis surat dinas secara benar. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 9 . isi atau percakapan atau pesan yang dimaksud dapat sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Lebih lanjut. membedakan jenis -jenis surat dinas . melalui surat orang bisa saling berdialog dan berkomunikasi. surat keputusan. surat harus ditulis dan disusun dengan selalu berhati-hati dan cermat. mengenali bagian-bagian surat dinas . juga bisa menjadi alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan hukum. Surat merupakan bentuk percakapan tertulis. 3. Penyampaian pesan sebagaimana yang dimaksud ini sangat penting dalam urusan bisnis. dapat dikemukakan bahwa surat merupakan duta organisasi atau duta perusahaan. KEGIATAN PEMBELAJARAN 1. Dengan kata lain. Adapun yang dimaksud dengan surat resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau bisnis tertentu. surat tugas. Pengertian dan Fungsi Surat Dinas Surat merupakan bentuk tulisan untuk menjelaskan pikiran dan perasaan seseorang. Melalui surat. Kegiatan Pembelajaran 1: Surat Dinas A. dan nilai pejabat jawatan/kantor yang bersangkutan.B. Oleh karena itu. keadaan mentalitas. dan surat panggilan. Oleh karena itu. Hal ini berbeda dengan komunikasi yang terjadi secara lisan. surat juga mencerminkan corak.

Demi keamanan surat ini dikirim dengan sampul rangkap tiga. dan surat biasa. surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan. surat rahasia. Contoh hasil rapat pimpinan terbatas. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 10 . organisasi. sedangkan sampul ketiga (luar) dialamati seperti surat biasa. dapat dipakai sebagai pedoman kerja oleh lem baga/pejabat yang bersangkutan. Surat biasa ialah surat yang berisi masalah biasa. misalnya surat keputusan atau instruksi. Surat sangat segera merupakan surat yang harus diprioritaskan pertama penyelesaiannya. Sampul pertama (dalam) dilengkapi dengan kode R atau RHS. dokumen dari negara tetangga. dan surat biasa. ditinjau dari derajat penyelesaiannya. Surat dengan kode SR atau SRHS ini tidak boleh diterima oleh orang yang tidak berhak menerimanya. dan surat pemberitahuan. surat tugas. surat terbatas. perusahaan atau pejabat yang berangkutan. Sampul pertama dan kedua dialamai secara lengkap dengan kode SR atau SRHS. Jika d itinjau dari sifat keamanan isi surat. surat resmi dibedakan menjadi empat jenis . surat edaran. sedangkan sampul kedua (luar) ditulis biasa.Akhirnya. surat segera. Surat dengan kode R atau RHS ini isinya tidak boleh diketahui oleh pihak lain sebab hal itu akan dapat merugikan instansi. Contoh surat biasa ialah surat undangan. dan laporan perjalanan dinas. Surat rahasia ialah surat yang berisi dokumen penting yang hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya. Selain itu. surat dibedakan menjadi surat sangat segera (kilat). Contoh surat ini ialah surat rekomendasi dan laporan konduite dari seorang pejabat (DP3). Surat terbatas ialah surat yang isinya hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu. Surat ini bisa diketahui oleh pihak lain. Surat seperti ini harus dipertimbangkan semasak-masaknya sebelum diberitahukan kepada pihak-pihak yang bersangkutan. usul pengangkatan pegawai baru. yaitu surat sangat rahasia. Surat ini dikirim dengan sampul rangkap dua. Contoh surat dengan kode ini ialah dokumen di kalangan kemiliteran. Surat sangat rahasia ialah surat yang berisi dokumen/naskah yang sangat penting yang berhubungan dengan rahasia kemanan negara.

Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar. biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan intern. • warna: putih HVS untuk lembar asli. yaitu a. pemakaian kertas yang sesuai • ukuran : kuarto 21 x 29 cm • jenis : HVS untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas tembus (doorslag) untuk tembusan. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia. dan rapi. b. dan eksplisit. dan merah muda HVS untuk surat rahasia. memahami kedudukan masalah yang dikemukakan. dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat. mengetahui posisi dan bidang tugasnya. pengetikan yang benar. syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah a.b. Bahasa surat resmi haruslah logis. wajar. 3. c. atau lembaga untuk kepentingan dinas. cermat. Selain ketiga hal di atas. penyusunan letak bagian-bagian surat. sopan. 1. 2. jelas. hemat. perusahaan. dan menarik. c. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 11 . Syarat-Syarat Surat yang Baik Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi oleh seseorang. bersih. Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan tidak ragu-ragu. hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan. seperti yang dikehendaki. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas. memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu. Tiga hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat yang baik adalah sebagai berikut. jelas. b. d. kuning untuk kertas tembus perbal.

(8c) ……………. Indonesia lama. …………………(9) ………………… (10) …………………. (6) ………………. ……………………………………………………. bentuk lurus ( block ). 1.. ………………. (8a) ……………………………………………………. 3. ………………………. (2) ……………….. 2. …………………………… ……………………………………………………. (4) ………………. dan Indonesia baru.c.. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 12 .. (5) ………………. (3) ………………. Surat dinas yang berbentuk lurus penuh disusun dengan aturan sebagai berikut.. Semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama Batas -batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak spasi Setiap paragraf baru dimulai pada margin yang sama dan antara paragraf yang satu dengan yang lain berjarak satu spasi juga. bentuk setengah lurus (semi block). (7) …………………………………………………….. (11) …………………. (8b) …………………………………………………….. Bentuk-Bentuk Surat Bentuk surat resmi yang biasa digunakan ialah 1) 2) 3) 4) 5) bentuk lurus penuh ( full block). (1) ……………………………………….. ……………….

.... (7) dua kait ……………………………………………………. dua kait ……………….Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. ………………………. (1) ………………………………………. ………………… (10) ………………… (11) …………………. (4) ………………. (8a) ……………………………………………………. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 13 . (3) ………………...……………. …………………. 3 kait …………………(9) 4 kait …………………. (5) dua kait ………………… (2) ………………. (8c) ……………. (6) ………………. dua kait ……………………………………………………. Perbedaannya terletak pada pengetikan tanggal surat dan penutup. ------------------------------------------------------------------------dua kait …. (8b) ……………………………………………………. …………………………… dua kait …………………………………………………….(13) …………………...

(8c) ……………. (12) Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 14 . (6) ……………….. dan antara paragraf yang satu dengan yang lain tidak perlu berjarak. ………………. (8b) …………………………………………………….………………………………………. ………………… (10) ………………… (11) ………………….……………………………………. ……………….. …………………………… …………………………………………. ………………………. (7) ………………… (2) ….Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus. (4) ……………….. ……. (3) ……………….. …………………. (1) ……………………………………….. Setip paragraf diketik lima ketukan ke dalam dari margin kiri.(13) …………………. Perbedaannya hanya terletak pada pengetikan paragrafparagrafnya.. (8a) ……………………………………………………. (5) ………………. …………………(9) …………………...

Bentuk resmi Indonesia lama mirip dengan bentuk setengah lurus, perbedaannya terdapat pada pengetikan alamat surat. Alamat surat pada bentuk resmi Indonesia lama diketik di sebelah kanan di bawah tanggal surat.

……………………….. (1) ………………………………………. ………………. (3) ………………. (4) ………………. (5) ………………… (2) ………………. (6) ……………….

……………….. (7) ….……………………………………….. (8a) …………………………………………………….. …….…………………………………….. (8b) …………………………………………………….. …………………………… ………………………………………….. (8c) ……………..

…………………(9)

………………….(13) …………………. ………………….

………………… (10) ………………… (11) …………………. (12)

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

15

Bentuk resmi Indonesia baru

merupakan variasi bentuk

setengah lurus atau bentuk resmi Indonesia. Perbedaannya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup. Pada bentuk setengah lurus dicantumkan salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP. sedangkan pada bentuk resmi Indonesia baru dicantumkan salam penutup, tanda tangan, nama terang dan nama jabatan.

Perbedaannya dengan bentuk resmi Indonesia lama terletak pada penulisan (1) nama tempat dan tanggal; (2) alamat; (3) dan salam penutup. Pada bentuk resmi Indonesia lama 1. tanggal surat didahului oleh nama tempat; 2. alamat surat dituliskan di sebelah kanan, di bawah nama tempat dan tanggal; 3. jabatan pengirim dituliskan di atas tanda tangan, dan nama terang diapit tanda kurung.

Pada bentuk resmi Indonesia baru 1. nama tempat tidak dituliskan karena sudah tertera pada kepala surat; 2. alamat dituliskan di sebelah kiri agar dapat ditulis lengkap; 3. jabatan pengirim (*) dituliskan di bawah tanda tangan dan nama terang tidak diapit oleh tanda kurung.

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

16

……………………….. (1) ………………………………………. ------------------------------------------------------------------------………………. (3) ………………. (4) ………………. (5) ………………. (6) ………………. ………………… (2)

……………….. (7) ….……………………………………….. (8a) …………………………………………………….. …….…………………………………….. (8b) …………………………………………………….. …………………………… ………………………………………….. (8c) …………….. …………………(9)

………………….(13) …………………. …………………. Keterangan : 1. Kepala surat 2. Tanggal surat 3. Nomor surat 4. Lampiran 5. Hal 6. Alamat 7. Salam pembuka

………………… (10) ………………… (11) …………………. (14)

8. Isi surat 9. Salam penutup 10. Tanda tangan 11. Nama terang 12. NIP 13. Tembusan 14. Jabatan

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas

17

pemotongan surat hendaknya dilakukan dengan sebaik-baiknya sehingga tidak terjadi bahwa halaman berikutnya memuat penutup saja. alamat kawat. Oleh karena itu. Dalam surat dagang disebutkan pula (1) alamat kantor cabang. jangan menggunakan blangko surat dinas untuk kepentingan pribadi. Nama tempat ini tidak ditulis jika blangko surat yang digunakan adalah blangko surat resmi yang memuat kepala surat. atau di sebelah kanan bawah. (3) nama usahanya. 1) Kepala Surat Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah. Surat dinas yang terdiri atas lebih dari satu lembar. hanya halaman pertamanya yang memakai kertas berkepala surat. misalnya ekspor-impor. Tanggal sebaiknya ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak diakhiri dengan tanda titik. Tanggal surat menunjukkan tanggal surat itu dikirim. (3) nomor telepon. Tanggal ini dibubuhkan segera setelah surat itu ditandatangani oleh pejabat atau pihak yang berwenang. sedangkan lembar yang lain memakai kertas tidak berkepala surat. bukan tanggal penulisan surat. Tanggal ini berfungsi untuk mengetahui batas waktu dan cepat atau lambatnya penyelesaian hal yang dipersoalkan dalam surat itu. Dalam hal demikian. Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas (bentuk setengah lurus dan Indonesia). Bagian-bagian surat tersebut meliputi hal -hal berikut. Kepala surat menyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi. atau e-mail (jika ada). dan (4) gambar-gambar yang bersifat reklame. faksimile. 2) Nama Tempat dan Tanggal Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. (4) nomor kotak pos. Misalnya: Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 18 .d. (2) nama bankir. Kepala surat menunjukkan resminya sebuah surat. Bagian-Bagian Surat Bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat. (2) alamat.

Jika “Nomor” disingkat “No.7 April 2002 1 Oktober 2003 31 Januari 2004 bukan 7-4-2002 1 Okt. “Lampiran” juga harus disingkat “Lamp. jika bilangan lebih dari dua kata. Nomor surat diketik segaris dengan tanggal. gunakan angka Misalnya: Lamp. dan (3) tahun. bukan 4 (empat) lembar atau 25 lembar 5) Hal/Perihal Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara sing kat. 4) Lampiran Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu. akan tetapi.”. (4) mempercepat penyelesaian surat-menyurat. surat keterangan kesehatan dari dokter. tetapi harus dilakukan dengan taat asas. Guna nomor surat adalah untuk (1) memudahkan mengatur penyimpanan.: 200/Diklat-1/2004.: empat lembar. keduanya harus ditulis lengkap. misalnya surat keputusan.” Jika hendak ditulis lengkap. Penulisan jumlah lampiran hendaknya ditulis dengan huruf jika bilangan hanya satu atau dua kata. (2) memudahkan mencari kembali. Oleh k arena itu pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 19 . Misalnya No. dan (5) memudahkan petugas kearsipan. 2003 31 Januari ’04 18 April 2004. (3) mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar. Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat. Nomor dan tanggal surat menunjukkan kapan surat itu dikirimkan. dan tahun. bulan. 3) Nomor Surat resmi selalu diberi (1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar). (2) kode. bukan kapan surat itu diketik.

Jika pejabat itu tidak diketahui dengan pasti namanya. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 20 . Kata ini tidak perlu ditulis jika diikuti nama jabatan. No. hal. : Satu berkas Hal 2. tidak disingkat atau diubah ejaannya. Kata sapaan “Bapak”. (2) nama jalakan dan nomor rumah/gedung. (3) nama kota. mis alnya direktur atau rektor. atau yang lain dapat ditulis di depan nama orang.itu. Di depan nama orang/jabatan itu dituliskan ungkapan Yth. bukan “pimpinan. Selain nomor. (Yang terhormat).A1/2003 : Pengiriman sampel barang : Biasa Perhatikan bahwa penulisan nomor. Dalam hal demikian. serta sifat tidak diakhiri dengan tanda baca apa pun. kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan. Contoh: 1. lampiran. Nama orang/jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal setiap unsur nama itu. dan hal. “Ibu”. Surat hendaknya dialamatkan kepada pejabatnya. Nama orang ditulis lengkap dan cermat sesuai dengan kebiasaan yang dituliskan oleh yang bersangkutan. Alamat ini ditulis dengan tanpa diakhiri tanda baca apa pun. sifat surat biasanya dicantumkan di bawah nomor atau di bawah hal. Sifat : 74/RPB-1/2004 : Penting Lamp. No. Hal Sifat : Undangan rapat penerimaan calon pegawai : 2732/ EKS. Misalnya: jadwal diklat. 6) Alamat surat Ada dua macam alamat surat. dapat dipakai istilah “Kepala” atau “ Pemimpin”. bukan kepada instansinya. Jika tidak ada yang dilampirkan. kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat yang dikirimkan itu. Alamat dalam berturut -turut menyebutkan (1) nama orang/jabatan. dan lampiran. yaitu alamat dalam (pada helai surat) dan alamat luar (pada sampul surat).

Bapak. Tidak lazim ditulis di depan kiri bawah atau belakang sampul. penutup berisi ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat atau harapan penulis surat. Alamat pengirim lazimnya ditulis di halaman depan kiri atas. dan nama kota serta kode pos. S. Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat. Sebelum dimasukkan ke dalam amplop. yaitu pembukaan.Nama Jalan hendaklah ditulis lengkap. “Dengan ini kami beri tahukan …. Yanto Intan Rosyidi.E. kami ucapkan terima kasih. surat yang telah siap dikirim hendaklah dilipat dengan model lipatan ganda sejajar dengan kepala dan alamat surat tampak di atas. 7) Salam pembuka Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia “berbicara” secara tertulis. Misalnya: “Dengan ini kami beri tahukan kepada Saudara …. (1) nama orang/jabatan. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma dan ditulis dengan tidak disingkat.” (kata “Saudara” jangan disingkat “Sdr. Misalnya: “Sehubungan dengan surat Saudara tanggal …”. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa digunakan ialah “Dengan hormat. Misalnya: Jalan Jenderal Basuki Rahmat. isi yang sesungguhnya dan penutup.”.” Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberi tahukan atau yang disampaikan kepada penerima surat.” ”Demikian pemberitahuan kami Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 21 . jangan disingkat. Direktur PT Pillar Sejahtera Jalan Kencana 25 Surabaya Alamat luar disusun berturut-turut sebagai berikut. (3) nama jalan/gang/nomor rumah bangunan. 8) Isi surat (tubuh) Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal. Contoh: Yth. sedangkan nama kota tidak didahului dengan kata depan “di”. Pada umumnya. (2) nama instansi. Misalnya: “Atas perhatian Bapak.”) Penutup surat merupakan simpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.

” “Hormat kami. atau Ibu. alat pengingat.. sebaris dengan NIP atau nomor yang lain. atau kata sapaan seperti Sdr..” “Mudah-mudahan keterangan yang kami sampaikan di atas berguna bagi Saudara. alat bukti historis. Salam penutup diketik berjarak dua baris dari kalimat penutup.. Drs. Pada tembusan yang terakhir juga tidak perlu ditulis kata Arsip atau Pertinggal sebab setiap kita mengetik sebuah surat untuk dikirimkan pasti dengan sendirinya ditinggalkan selembar sebagai arsip. Bapak. 2. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah. duta organisasi. Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi. lurus ke atas dengan nomor. organisasi.harap Saudara maklum.” Contoh: Hormat kami. Misalnya: “Salam kami. Tembusan ditulis urut sesuai dengan tingkat jabatan instansi yang bersangkutan.” 9) Salam penutup Salam penutup terdiri atas (1) nama jabatan. dan lampiran. Dalam surat resmi yang tidak formal (bukan antarinstansi pemerintah) dapat dipakai salam penutup. (2) tanda tangan. (3) nama terang. Candra Sakti.c.” atau “Was salam.M. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 22 . atau perusahaan untuk kepentingan dinas. alat bukti tertulis. Rangkuman 1 1. Direktur Pemasaran 10) Tembusan Tembusan (c. Pada tembusan tidak perlu ditulis ungkapan Yth. C. Surat dinas merupakan surat yang dibuat oleh suatu instansi. (4) nomor kepegawaian. dan pedoman kerja.= carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang berhubungan dengan surat itu. hal. M.

(8) isi surat. Unsur-unsur surat resmi adalah (1) kepala surat. D. (2) tanggal surat. Ambillah sebuah surat yang dikeluarkan oleh lembaga tersebut dan fotocopilah. Tes Formatif 1 1. Selanjutnya. (3) nomor surat. (10) tanda tangan. Surat dinas yang baik ditulis dengan memperhatikan beberapa hal yang terkait dengan persoalan teknis dan cara penuturan kalimat -kalimat dalam surat tersebut. E. (13) tembusan. 5. Pergilah ke kantor TU sekolah Anda atau ke instansi terdekat (tanyakan kepada guru/instruktur Anda). (11) nama terang. 3. yaitu bentuk surat lurus penuh. Apakah yang dimaksud dengan surat dinas (resmi)? Apakah bedanya dengan surat pribadi dan surat dagang? 2. (6) alamat. Lakukan identifikasi bagian-bagian surat untuk surat-surat yang telah Anda kumpulkan di nomor 5 dan 6. 4. Identifikasilah bentuknya! 7. Fotocopilan. (4) lampiran. Bagaimanakah karakteristik surat dinas (resmi)? Apakah fungsi surat? Jelaskan secara singkat! Terangkan bentuk-bentuk surat yang biasa digunakan dalam surat-surat resmi! 5. carilah contohcontoh surat masuk yang bentuknya bervariasi.3. dan bentuk surat resmi Indonesia baru. bentuk surat setengah lurus. Soal ini masih terkait dengan soal nomor 5. (7) salam pembuka. Mengapa surat dapat dikatakan berfungsi sebagai duta organisasi? Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 23 . Bentuk penulisan apakah yang digunakan oleh instansi tersebut? 6. bentuk surat resmi Indonesia lama. (14) jabatan. bentuk surat lurus. (12) NIP. 4. (5) hal. (9) salam penutup. Ada beberapa bentuk surat. Tugas 1 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1.

Permohonan tambahan jatah tersebut akan kami salurkan kedaerahdaerah Malang Selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya.T. Pimpinan P. Gapermigas Cabang Malang diMalang. 23 Peb. Kepala Penjualan Pertamina Unit Pemasaran V di -Surabaya 2. bersama ini kami mohon dapat diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan.D.__ Kepada: Yth. Hidup Sejahtera Jalan Kembang Kenongo 1/23 Malang. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 24 . Demi memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami. Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara Pertamina PT Gapermigas dalam bulan April yang akan datang. ttd Sudirman Tindasan: 1.T. U. yaitu daerah Dampit dan sekitarnya. Perlu kami beri tahukan disini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan. Wira Penjualan Pertamina Rayon III di -Malang 3. Demikian permohonan atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih. Bpk.__ Lamp. identifikasilah kesalahan-kesalahan dalam penulisan surat tersebut dan lakukan revisi untuk surat tersebut.__ Nomor : 030/II/bs/’01. Kuasa Direksi P. Bpk. Bpk. : -Hak : Permohonan tambahan Jatah minyak tanah. Arsip. telepon: 0341-497357 Dampit.__ Hormat kami. ’01.__ Dengan hormat. besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini. Perhatikan surat berikut. Bpk. Kemudian.2. Gapermigas Jawa Timur di -Surabaya 4.

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 25 . 2. Surat berfungsi sebagai duta organisasi karena melalui surat selain terungkap cara berkomunikasi seseorang yang dalam hal ini mewakili organisasi atau instansi tempat orang tersebut bekerja.D.F.__ seharusnya banyak terima kasih. Revisi untuk surat di atas juga dilakukan pada penataan paragraf dan letak bagian surat sehingga surat tersebut menjadi sebagai berikut. U.__seharusnya Nomor: 030/II/bs/2001 jatah minyak tanah seharusnya jatah minyak tanah Kepada seharusnya (tidak ada) Yth. Bpk.Malang. Kepala… seharusnya Kepala … Arsip seharusnya (tidak ada) Diperbanyak terimakasih. Pimpinan Disampaikan kepada Yth. 23 Peb. Di. P.: seharusnya (tidak ada) Bpk.__ Disini Di –Surabaya Di –Malang Lamp.T. juga terungkap unsur rasa dan etika berkomunikasi sehingga melalui surat mungkin timbul kesan yang menyenangkan atau tidak menyenangkan. Kunci Jawaban tes Formatif 1 1. ’01 seharusnya PT seharusnya UD seharusnya Malang seharusnya di sini seharusnya di Surabaya seharusnya di Malang seharusnya (tidak ada) seharusnya 23 pebruari 2001 Nomor: 030/II/bs/’01. Pimpinan seharusnya Yth. Dalam surat di atas terdapat kesalahan ejaan dan cara penulisan.

Tambahan jatah tersebut akan kami salurkan ke daerah-daerah Malang Selatan di antaranya daerah Dampit dan sekitarnya. Demikian atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak pimpinan kami ucapkan diperbanyak terimakasih.T. Kembang Kenongo 1/23 Malang telepon: 0341-497357 Nomor: 030/II/bs/2001 Hal : perm ohonan tambahan jatah minyak tanah Dampit. gapermigas dalam bulan April yang akan datang. Hidup Sejahtera Jln. besar harapan kami akan terkabulnya permohonan ini.U. Wira Penjualan Pertamina Rayon III di Malang 3. Kuasa Direksi PTGapermigas Jawa Timur di Surabaya Sudirman Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 26 . yaitu daerah Dampit dan sekitarnya. Dalam rangka kontrak baru minyak tanah antara Pertamina dengan P.D. Pimpinan PT Gapermigas Cabang Malang Malang Dengan hormat.__ Hormat kami. Demi memenuhi kebutuhan akan minyak tanah di daerah kami. 23 Pebruari 2001 Yth. Kepala Penjualan Pertamina Unit Pemasaran V di Surabaya 2. dengan ini kami mohon dapatnya diberi tambahan jatah minyak tanah sebesar 200 ton per bulan. ttd Tindasan: Disampaikan kepada Yth.: 1. Perlu kami beritahukan di sini bahwa pada saat ini jatah yang kami punyai adalah sebesar 275 ton per bulan dan kami memiliki tiga armada angkutan.

16 Surabaya. Buatlah surat resmi untuk urusan berikut dalam bentuk full block. Bahan Bahan-bahan yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan ini adalah sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) kertas HVS. block. Anda adalah seorang sekretaris di perusahaan konstruksi bangunan PT Buana Surya Sakti yang beralamat di Jalan Babatan Pilang H -1 No. 1) 2) 3) alat tulis . karbon. (2) Setelah menyelesaikan pekerjaan pertama tersebut. Terkait dengan surat permintaan pengiriman bahan-bahan bangunan yang dikirimkan kepada CV Taman Permata dengan alamat Jalan Budi Sejati 123 Jombang 61482 tertanggal 7 April 2004. dan semi block . Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 27 . yang ternyata tidak mendapatkan tanggapan seperti yang diharapkan karena bahan-bahan bangunan yang dikirimkan pada tanggal 18 April 2004 seperti keramik dan lampu-lampu hias untuk taman secara kualitas ternyata tidak sesuai dengan pesanan yang telah diajukan. dan map. Alat Alat-alat yang diperlukan dalam melaksanakan kegiatan dalam lembar kerja ini adalah sebagai berikut. 1. komputer atau mesin ketik. Lembar Kerja 1 (1) Misalnya. Nomor surat dan keterangan lain yang diperlukan dapat Anda buat secara fiktif.G. dan printer dan tinta 2. Direktur perusahaan tersebut adalah Soeryanto Sejatining Putra. sampul surat. sekarang bertindaklah Anda sebagai sekretaris dari CV Taman Permata yang memberikan jawaban atas surat yang diterima tersebut.

undangan berarti orang yang dipanggil/dipersilahkan hadir. 2. Tujuan Kegiatan Pe mbelajaran 2 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat undangan dinas ini Anda diharapkan dapat 1. Fungsi akhiran an. Surat undangan adalah surat yang berfungsi memanggil dan mengharapkan seseorang (penerima surat) untuk hadir pada waktu. Kata undangan adalah kata turunan. memahami cara menulis/menyusun surat undangan dinas . Mengundang berarti memanggil atau mempersilahkan datang. tanggal dan tempat yang sudah ditetapkan. Langkah Kerja 1) 2) 3) Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4) Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 5) 6) 7) 8) 9) Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan kepada guru/instruktur Anda 10) Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi.3. berasal dari kata dasar undang dan akhiran an. pembentuk kata benda. Undang berarti panggil. B. mengerjakan (menulis/menyusun) surat undangan dinas. 2. hari. Kegiatan Pembelajaran 2 : Surat Undangan Dinas A. Oleh karena itu. Uraian Materi 2 Surat undangan adalah alat yang digunakan untuk mengumpulkan para peserta untuk mengikuti kegiatan organisasi. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 28 .

Lampiran. sebaiknya disertai berkas-berkas atau bahan yang menjadi bahan rapat atau pertemuan. Hal c. nama jabatan c. tanggal f. isi surat. menggunakan sampul yang sesuai. tanda tangan d. jelas isi yang terkandung di dalamnya. tempat g. a. hari.alamat/kedudukan organisasi 2) Isi/badan surat. tembusan e. alamat yang dituju d. logo organisasi e. waktu g. nomor. nomor induk pegawai f. nomor telepon d. memuat a. Sebaiknya. Untuk dapat bertindak sebagai tanda penghormatan maka surat undangan hendaknya disusun di kertas menarik dan berkualitas baik. Bagian -Bagian Surat Undangan Dinas Surat undangan terdiri atas kepala surat. acara c. Undangan dinas yang bermaksud membahas suatu masalah yang memerlukan daya pikir dan diharapkan membuahkan keputusan tertentu.Surat undangan tak ubahnya penghormatan untuk datang yang diberikan oleh penulis surat kepada si penerima surat. tanggal surat b. dan identitas lainnya Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 29 . bahan itu disampaikan jauh sebelumnya agar si penerima undangan dapat mempelajari terlebih dahulu materi tersebut. 1) Kepala surat memuat a. nama organisasi b. dan disampaikan dengan tenggang waktu cukup untuk sehingga si penerima surat dapat mempersiapkan diri untuk memenuhi undangan tersebut. alasan 3) Kaki surat memuat a. nama jelas e. Tenggang waktu yang cukup amat penting untuk diperkirakan oleh pengirim surat undangan sehingga yang diundang dapat mempersiapkan diri dengan baik dan juga untuk menulis surat jawaban undangan apabila terpaksa tidak dapat menghadiri undangan tersebut. dan kaki surat. nama organisasi b.

dan penutup. isi/tubuh surat. tanggal: Senin. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 30 . Surat undangan terdiri atas kepala surat. Atas kehadiran Saudara. 2. Kepala Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta Kami mengharap dengan hormat kedatangan Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada hari. Suryatmojo NIP 131126146 C. H Juanda No. 256 JAKARTA Nomor : 121/C15.00 WIB tempat: Ruang Sidang Lembaga Pengkajian Surat Dinas acara : Pengkajian buku Surat Menyurat. Drs. 3. kami mengucapkan terima kasih. Ketua. : Satu Hal : Undangan pengkajian Buku Surat Menyurat 4 Desember Yth.b. Surat undangan merupakan surat resmi yang dibuat dalam rangka mengharapkan kehadiran seseorang untuk suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan harus dibuat dan disampaikan kepada orang yang bersangkutan pada waktu yang cukup untuk memb erikan kesempatan kepada terundang guna mempersiapkan diri atau menjawab surat undangan tersebut. 10 Desember 2001 pukul : 10. Contoh Surat Undangan Dinas LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS Jalan Ir.P/XII/2001 2001 Lamp. Rangkuman 2 1.

Ikutilah latar belakang situasi berikut menulis surat undangan. Di kantor Lembaga Pengkajian Surat Dinas.D. Suryatmojo dengan sekretarisnya. Pak. Drs. Apakah tujuan pembuatan surat undangan? 3. Pinjamlah arsip sebuah surat undangan. Dewi Anjani : Memang benar. Suryatmojo Dewi Anjani : : Kira-kira bagaimana jalan keluarnya? Menurut pendapat saya. Juanda No. Apakah yang dimaksud dengan surat undangan? 2. Ketikl ulanglah surat tersebut. Tes Formatif 2 Bacalah baik-baik ilustrasi di bawah ini sebelum Anda memulai menulis surat. Berapakah jangka waktu yang kira-kira diperlukan untuk menyampaikan undangan yang dibuat dalam rangka pembahasan atau evaluasi kinerja kegiatan tiap bagian di perusahaan? Apakah pertim bangan- pertimbangan yang harus dilakukan? 4. sebaiknya memanggil para pengusaha toko untuk diajak kerja sama dan kalau perlu memberikan tanda penghargaan berupa piagam atas jasa-jasanya. Dewi Anjani. Tugas 2 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. sebagai berikut Drs. 129 Surabaya. yang beralamat di Jalan Ir. Masalah yang dilukiskan dalam latihan ini merupakan situasi di Lembaga Pengkajian Surat Dinas. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. Suryatmojo : Ada kemunduran pemasaran buku terbitan perusahaan kita. terjadi percakapan antara Drs. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 31 . Dari laporan penjualan untuk triwulan kesatu dan kedua tahun ini tampak sekali kemunduran tersebut. sebutkan bagianbagian dari surat undangan itu. E. Kemudian.

jam serta acara kamu tetapkan sendiri asal tidak mengganggu acara pertemuan dengan Wakil Depdiknas yang akan mengunjungi kantor kita. itu ide bagus. dan diselenggarakan pukul 10.Drs. Dewi Anjani Saya usahakan Pak. dan surat penghargaan pun akan saya persiapkan. Suryatmojo : : Baik. Suryatmojo Selamat bekerja. undang PT Karya Ilmu. Drs. Suryatmojo : Baik. 5. 1. apa yang hendak Anda kerjakan? Untuk membantu penyelesaian masalah tersebut di atas. Kapan akan dilaksanakan? Hari. 8. Drs. 4. Suryatmojo Baik. Sebentar saya melihat acara Bapak dahulu. akan segera saya kerjakan Sebaiknya. Pak. Siapkan makan siang bersama. Suryatmojo : Ya. Pak. sebaiknya dalam rapat Kepala Bagian. tanggal. pertanyaan-pertanyaan di bawah ini akan banyak membantu. 7. Hari Senin. 6. Oleh karena itu.00. Dewi Anjani Drs. Dewi Anjani Drs. Cabang Surabaya untuk mengikuti rapat. Siapa yang berkirim surat? Bagaimana kepala surat untuk surat undangan di atas? Tanggal berapa surat tersebut sebaiknya dicantumkan? Alamat surat tersebut bagaimana? Haruskah Anda mengarang alamat tersebut? Siapa yang harus menandatangani surat tersebut? Siapa yang perlu diberi tembusan surat undangan tersebut? Dengan bentuk apa surat itu akan diketik? Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 32 . surat tersebut saya tanda tangani hari ini Anjani. 3. Jangan lupa surat perhargaan. 2. Dewi Anjani : Ya. Dari percakapan di atas seandainya Anda sebagai sekretaris (pengganti Dewi Anjani). Pak. 3 Desember 2001.

Lembar Kerja Mengetik Surat Undangan 1. Kalau konsep sudah selesai. Suryatmojo G. mulailah membuat konsep. 3 Desember 2003 : 10. Juanda No. 129 SURABAYA Nomor Lampiran Hal Kepada Yth : : : Undangan : Direktur PT Karya Ilmu Cabang Surabaya 7 Desember 2003 Kami mengharap dengan hormat kehadiran Saudara untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada hari. Ketua. Alat • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 33 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . 00 WIB : Ruang Rapat Lembaga Pengkajian Surat Dinas : Pemasaran Buku Terbitan Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.Apabila Anda dapat menjawab seluruh pertanyaan tanpa ragu-ragu. Kunci Jawaban Formatif 2 LEMBAGA PENGKAJIAN SURAT DINAS Jalan Ir. F. ketiklah dengan bentuk semi block. Drs. tanggal pukul tempat acara : Senin.

Dalam ilustrasi itu Anda bertindak sebagai sekretaris. • • • • • • • • • • Pahami permasalahan dengan baik Tetapkan garis besar pokok-pokok permasalahan Susun konsep surat yang akan diketik Ketiklah surat dengan bentuk yang akan dipergunakan di kantor Ketik sampul surat Baca terlebih dahulu hasil ketikan Saudara Mintakan tanda tangan dari pejabat yang berwenang Masukkan ke dalam sampul dan lem Masukkan hasil kerja Anda ke dalam map yang telah diberi nama. memahami cara menulis atau menyusun surat edaran. Kegiatan Pembelajaran 3: Surat Edaran A. kemudian serahkan kepada guru/instruktur Jangan lupa mematikan komputer yang tidak dipergunakan lagi. Bahan Kertas ukuran folio. Langkah kerja Buatlah ilustrasi situasi yang membuat dikeluarkannya surat undangan rapat. 3. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 34 . langkah untuk memecahkan masalah itu sebagai berikut. Anda diharapkan dapat 1.• • • • • Printer dan tinta 2. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 3 Setelah menyelesaikan pembelajaran surat edaran ini. kuarto atau A4 Karbon Sampul surat Map 3. Secara singkat.

Bagian-Bagian Surat Edaran Tata cara penulisan surat edaran tak ubahnya dengan penulisan suratsurat biasa. Kepala surat edaran umumnya memuat bagian-bagian berikut ini: • Nama instansi. Penambahan akhiran an pada kata dasar sehingga menjadi kata edaran. • • • Perkataan surat edaran kadang-kadang dilengkapi dengan pokok masalah surat edaran. badan usaha. lembaga. bahkan sering ditambahkan dengan nomor telepon. menulis atau menyusun surat edaran. diikuti alamat lengkap. sehingga setiap surat keputusan akan memiliki bobot dan kekuatan lebih mantap. tetapi bentuk dan isinya sama. isi surat. sehingga akan terbaca “surat edaran tentang……… Nomor. Dengan demikian. terdiri atas tiga pokok. 35 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . alamat kawat . Uraian Materi 3 Perkataan edaran berasal dari kata edar yang berarti berputar atau berkisar. Penambahan satu kata dasar surat menjadi surat edaran bermakna surat yang diedarkan atau surat yang perlu disampaikan kepada berbagai pihak dengan cara diedarkan. Alamat surat. Apabila kita mempergunakan salah satu bentuk surat. Bagian-bagian surat edaran juga sama dengan bagian-bagiann surat-at yang lain. Surat edaran atau circular (bahasa Inggris) atau rondshijven (bahasa Belanda) berarti surat yang dikirim ke berbagai pihak. Di kalangan instansi. bagian hal diisi dengan perkatan edaran.2. lampiran. tempat kedudukan. dan perihal surat edaran. surat edaran merupakan surat yang berfungsi penunjukan atau penjelasan secara lebih terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan instansi atau kebijakan pimpinan. dan kaki surat. B. atau kantor. Penjabaran pelaksanaan keputusan dengan mempergunakan surat edaran akan mengakibatkan bahwa surat keputusan tidak perlu sering dikeluarkan. dan lain-lain. yakni kepala surat. surat edaran merupakan pedoman melaksanakan suatu kebijaksanaan yang harus diedarkan oleh seluruh aparat di lingkungan instansi tertentu.

Tempat. Surat-surat instansi pemerintah sering meniadakan salam pembuka ini. diikuti nama jelas. Umumnya berisi petunjuk pelaksanaan peraturan perintah instruksi yang bersumber dari surat keputusan. • • • Salam penutup seperti halnya salam pembuka. • • isi surat edaran. tanggal. bulan. Nama jabatan penanggung jawab surat edaran atau nama instansi. Susunan bagian-bagian kaki surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut. dan tembusan bila perlu. serta tahun surat edaran dibuat. penutup surat edaran.P/XII/2003 : : Edaran Penunjukan 4 Desember 2003 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 36 .Susunan bagian isi surat diatur seperti surat-surat biasa terdiri atas dengan • salam pembuka atau tanpa salam pembuka.12. 24 JAKARTA Nomor Lamp. tetapi langsung dengan alinea pertama. Contoh Surat Edaran LEMBAGA BINA BAHASA INDONESIA Jalan Mangunsarkoro No. salam penutup ini pun sering ditiadakan dalam surat-menyurat kantor. Hal : 45/C.

Apakah tujuan pembuatan surat edaran? 3. Surat edaran merupakan pedoman melaksanakan suatu kebijaksanaan yang harus diedarkan oleh seluruh aparat di lingkungan instansi tertentu. : Ketua-ketua unit Lembaga Bina Bahasa Jalan Mangunsarkoro No. Surat edaran terdiri atas kepala surat. Muhtasin NIP 1312333447 C. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. 24 Jakarta . 2. sebutkan bagian-bagian dari surat edaran itu. Pinjamlah arsip sebuah surat edaran. Tes Formatif 3 37 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Drs. Rangkuman 3 1.Yth. Kemudian. D. tubuh surat.d 15 Desember 2001. 3. ketua hubungan masyarakat untuk menjalankan tugas -tugas harian sebagai Direktur Lembaga Pengkajian Bahasa. Dengan hormat. E. Tugas 3 1. Surat edaran merupakan surat yang berfungsi penunjukan atau penjelasan secara lebih terinci tentang pelaksanaan suatu peraturan instansi atau kebijakan pimpinan. Apakah yang dimaksud dengan surat edaran? 2. Kami menunjuk Drs. Direktur. dan kaki surat. Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian dari seluruh karyawan Lembaga Pusat Pengkajian Bahasa. selama Direktur mengikuti Diklat Keterampilan Manajemen di Brunei Darusalam dari tanggal 10 s. Semi Block. Ketik ulanglah surat tersebut.

56 BEKASI 17113 Nomor Hal : 25 November 2003 : Edaran Penambahan Bus Malam Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 38 . tanggal 20 November 2001. Apakah kepala surat edaran itu lengkap? Apakah maksud perkataan segera? Apakah jabatan Bapak Ir. Direktur PT Agung Oleh Bhakti. 3. PT Agung Bhakti. Jalan Pemuda 47 Bekasi. karena itu. 1. Rachman Wirjomidjojo. 2. perhatika n pertanyaan berikut ini. Telepon. 6. Baca dengan baik latar belakang masalah berikut ini. Rachman Wirjomidjojo? Ringkaskan alinea pertama surat edaran itu! Bagaimana isi alenia inti surat edaran itu? Bagaimana isi alenia penutup surat edaran itu? Lengkapilah nomor surat dan keterangan-keterangan lain yang diperlukan secara fiktif! F. 56 Bekasi 17113. H. Setelah Anda membuat surat membaca masalah tersebut. memerintahkan pegawai tata usahanya untuk menyusun surat edaran. tentang penambahan usaha bus malam antarkota 15% selama bulan Desember 2001.Berikut ini adalah ilustrasi keadaan suatu kantor yang bergerak di bidang pengangkutan. 4. 5. Jalan Ir. 7. Juanda No. Kunci Jawaban Formatif 3 PT AGUNG BHAKTI Jalan Ir. Ir. 8807056 memperoleh surat instruksi dari Dinas Departemen Perhubungan. H Juanda No.

Alat • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer b.Yth. Bahan Kertas ukuran folio. Kami mengharapkan agar edaran ini mendapat perhatian dari seluruh karyawan PT Agung Bhakti. Oleh karena itu manajemen memutuskan bahwa perusahaan akan melaksanakan instruksi tersebut. Direktur. Rachmat Wirjomindjojo G. bahwa sehubungan dengan Instruksi Dinas Departemen Perhubungan Bekasi. bahwa selama bulan Desember Perusahaan diharapkan menambah operasi bus malam antarprovinsi sebanyak 15%. Lembar Kerja Membuat Surat Edaran a. Juanda No. : Karyawan PT Agung Bhakti Jalan Ir. 56 Bekasi Dengan hormat kami memberitahukan kepada seluruh karyawan PT Agung Bhakti. kuarto atau A4 Karbon Amplop 39 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . H. Ir.

Perlukah tembusan dalam surat edaran yang akan ditulis? 11. Rumus kan isi surat edaran . kegiatan kerja Anda adalah sebagai berikut. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . dan menarik. 9. Pertanyaan di bawah ini akan membantu perencanaan penulisan surat edaran. 8. 5. 2. badan (isi). serta kaki surat. 6. 40 menggunakan komputer agar mudah dalam pembetulkan. mulailah membuat konsep dan menuliskan kalimat -kalimat yang dipergunakan. • • • Tetapkan kepala surat edaran terlebih dahulu. Bacalah terlebih dahulu teks surat itu jika sudah selesai diketik dan kertas masih terpasang di mesin ketik atau sebelum teks dicetak jika Anda Jadi. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat edaran yang akan ditulis? Tanggal berapa surat edaran yang akan ditulis? Apakah surat edaran yang akan ditulis memerlukan lampiran? Kepada siapa surat edaran dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat edaran yang akan ditulis? 10.• Map c. Memilih bentuk pengetikan surat edaran dan mengetik surat edaran merupakan hal yang penting. Bentuk surat apa yang akan dipilih? Setelah jelas arah tujuan perencanaan isi surat dengan bantuan daftar pertanyaan di atas. sebagai batu uji sebelum menulis surat. Dalam penulisan surat edaran. Anda bertindak sebagai sekretaris dalam ilustrasi itu. rapi. kita perlu memilih bentuk serta dasar pembuatan surat edaran dan langkah-langkah penulisan surat edaran berupa penetapan kepala surat. 4. Surat edaran hendaknya diketik dengan benar. Langkah Kerja Buatlah ilustrasi yang melatarbelakangi dikeluarkannya surat edaran. antara lain: 1. 3. 7. Tetapkan kaki surat edaran.

2. menulis atau menyusun surat perintah. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 41 .• • • Pilih bentuk pengetikan yang dikehendaki. masukkan hasil pekerjaan Anda ke dalam map yang telah diberi nama dan serahkan. Setelah surat diketik. Ketiklah atau tulislah. jangan lupa Anda mempersiapkan sampulnya dan memasukkan surat itu ke dalam sampulnya. Selanjutnya. memahami cara menyusun dan menulis surat perintah. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 4 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perintah ini diharapkan Anda dapat 1. 4. Baca surat itu sebelum surat diserahkan dan ditandatangani pimpinan.map tersebut kepada guru/instruktur Anda. Kegiatan Pembelajaran 4: Surat Perintah A.

yaitu pemerintah. Contoh Surat Perintah Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 42 . Kadang-kadang surat perintah berisi pula sarana yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Apabila perkataan perintah dirangkaikan dengan perkataan surat rangkaian ini membentuk kata majemuk surat perintah yang mengandung makna bahwa surat itu berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan. Pengetikan surat perintah dapat dilakukan seperti bentuk surat biasa dan ditambah perkataan surat perintah dan nomor di tengah kertas. ada pula kata turunan dari perintah yang berbentuk kata benda. 3. Bagian -Bagian Surat Perintah Seperti surat-surat dinas yang lain. b. nama terang. nomor induk pegawai. memerintahi. dan nomor induk pegawai. aturan dari pihak atasan yang harus dilakukan. Badan surat pada dasarnya berisi keterangan tentang nama. a. Uraian Materi 4 Dalam Kamus Bahasa Indonesia terdapat perkataan perintah yang mempunyai arti antara lain sebagai berikut 1. Kaki surat terdiri atas nama instansi (badan usaha). Kepala surat meliputi nama instansi lengkap dengan alamat dan tempat kedudukan. jabatan. hal. kedudukan penanggung jawab isi surat. bagian surat perintah meliputi kepala surat. jangka waktu melaksanakan perintah. dan kaki surat. nomor telepon. dan alamat yang dituju. 2. badan surat (isi surat). nomor surat. komando . perkataan perintah memiliki kata turunan.B. aba-aba. seperti memerintah. isi surat perintah sesungguhnya. perkataan yang bermaksud menyuruh melakukan sesuatu sesuatu yang harus dilakukan. dan penutup surat. lampiran. nama bagian (unit organisasi). Kemudian. memerintahkan sebagai kata kerja.

d 10 April 2002 dan harus senantiasa menjaga kerahasiaan serta segera laporan jika sudah selesai. Pinjamlah arsip sebuah surat perintah. menggandakan soal -soal EBTA. Joyo Martono 23 BEKASI SURAT PERINTAH Nomor: 234/SMK/EBTA/IV/2002 Dalam rangka pengamanan pengadaan soal-soal EBTA SMK Karya Agung. memasukkan soal ke dalam sampul. Tugas 4 1.M.PEMERINTAH DAERAH TINGKAT II BEKASI SEKOLAH MENENGAH KEJURAN (SMK) KARYA AGUNG Jalan H. Surat perintah adalah surat yang berisi perintah dari pimpinan kepada bawahan dan berisi petunjuk yang harus dilakukan. sebutkan bagian-bagian dari surat perintah itu. kami memberikan perintah kepada nama : Drs. NIP : 1311231245 Jabatan : Kepala Tata Usaha Untuk melaksanakan kegiatan 1. Sarminto H. menyetempel/mengelak sampul soal ujian. D. Kemudian. Adapun jangka penyelesaian pekerjaan itu selama empat hari kerja mulai tanggal 6 s. Datanglah ke kantor TU sekolah Anda. Rangkuman 4 1. 2. surat perintah harap Saudara melaksanakan perintah ini dengan penuh tanggung jawab. Apakah tujuan pembuatan surat perintah? 3. Martoatmajo NIP 131123456 C. Apakah yang dimaksud dengan surat perintah? 2.M. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 43 . badan surat. dan 3. tahun ajaran 2001/2002. Kepala. Ketik ulanglah surat tersebut. dan kaki surat. 2. Demikian. Surat perintah terdiri atas kepala surat. Drs.

2.E. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 44 . Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. hendaknya Anda secara teliti merencanakan konsep yang akan dijadikan naskah. Perseroan dipimpin oleh Drs. 5. Bentuk surat apa yang dipilih? PT Agung Bhakti beralamat di Jalan Tertib Lalu Lintas Nomor 15 Yogyakarta. 8. Sebagai gambaran. 7. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. Richi Prasetianto. 1. Telepon 314291. Tes Formatif 4 Untuk melatih menyusun surat perintah. Pada tanggal 3 Desember 2001. bacalah keterangan di bawah ini dengan baik dan tetapkan intinya dengan menjawab pertanyaan yang disajikan sebelum membuat surat. Atas dasar perintah tersebut. 4. Bapak Wahyu meminta sekretarisnya bernama Trie Puspita untuk membuat surat perintah yang ditujukan kepada ketua cabang di Semarang. 6. untuk mengurus pemberian bantuan kredit dari Departemen Perhubungan berupa kredit 30 unit kendaraan bus Merk Mercy di pelabuhan Semarang. Trie Puspita membuat konsep dengan membuat pertanyaan dan ada satu jawaban untuk tiap-tiap pernyataan. 9. 3. Wahyu Hardianto sebagai Direktur Pusat dan perusahaan tersebut memiliki cabang di Semarang yang dipimpin oleh Drs.

15 YOGYAKARTA SURAT PERINTAH Nomor: 234/SMK/EBTA/IV/2002 Dalam rangka pengembangan usaha bus di Kantor Cabang Semarang. Demikian.F. Drs. Kunci Jawaban Formatif 4 PT AGUNG BHAKTI Jalan Tertib Lalu Lintas No. Semarang untuk melaksanakan pengurusan bantuan kredit Mercy. Bekasi. Wahyu Hardianto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 45 . maka kami memberikan perintah kepada nama : Drs. 3 Desember 2001 Kepala. Richi Prasetianto jabatan : Kepala Cabang. perintah kami harap Saudara melaksanakan perintah ini dengan penuh tanggung jawab.

1. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul Map Buatlah ilustrasi situasi yang membuat dikeluarkannya surat perintah. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin ketik atau komputer 2. Apa nama instansi yang memerintah? 2. Telitilah pertanyaan di bawah ini 1. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. berikutnya mulailah Anda bekerja. Pola dasar penulisan surat perintah. Di mana alamat lengkap instansi yang membuat surat perintah? 3. Tanggal berapa surat perintah yang akan ditulis? 5. 2. Daftar pertanyaan di bawah ini sematamata untuk memudahkan pembuatan konsep. Lembar Kerja 4 Membuat Surat perintah 1. Siapa yang akan menandatangani dan apa jabatannya? 9. Lengkapi daftar tersebut dengan jawaban sehingga Anda dapat menyusun surat perintah. bagian. Bagaimana penutup surat perintah yang akan ditulis? 8. buatlah pertanyaan guna memudahkan penyusunan konsep. dan contoh telah diuraika. Apa judul perintah dan nomor berapa? 4. Jelaskan secara lengkap siapa yang mendapat perintah? 6. Sebelum Anda menulis surat perintah. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mengetik surat itu. Apa isi perintah yang akan ditulis? 7.. Langkah Kerja Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan 46 3.G.

5. 7. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan map kepada guru/instruktur Anda 10. 8. 6. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika komputer tidak dipergunakan lagi. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 47 .3. 9.

atau surat tugas. menulis atau menyusun surat instruksi.5. Uraian Materi 5 Dalam kamus bahasa Inggris terdapat perkataan instruct yang berarti memerintah. memahami cara menulis atau menyusun surat instruksi. Menginstruksikan berarti memerintahkan atau mengajarkan. Anda diharapkan dapat 1. Dengan perkataan lain. Jadi. Kegiatan Pembelajaran 5: Surat Instruksi A. surat instruksi atau instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk-petunjuk untuk melaksanakan sesuatu. tetapi cukup dengan surat perintah. Apabila tidak perlu sekali. dan menjaga ciri kewibawaan. bahasa instruksi harus tegas dan singkat serta penuh wibawa. Oleh karena itu. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan. B. nota memo. mempertahankan. Bagian -Bagian Surat Instruksi Surat instruksi berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan. Dari perkataan instruct terbentuk kata benda instruction yang berarti perintah. perkataan instruksi mengandung arti perintah dan juga pelajaran at au petunjuk pelaksanaan. 2. sebaiknya tidak dikeluarkan instruksi. 0. Instruksi memuat petunjuk secara rinci tentang apa yang harus dilaksanakan dalam merealisasikan suatu aturan dan bagaimana melaksanakan serta menerapkan sanksi kalau instruksi itu tidak dilakukan. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 5 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat instruksi ini. Apabila membuka kamus bahasa Indonesia Anda akan menjumpai perkataan instruksi yang berarti perintah atau aturan untuk melakukan suatu pekerjaan dalam jawatan negeri dan sebagainya. Uraian pada bagian ini hanya membatasi penulisan surat instruksi yang berpola surat. sehingga penulisannya harus dilakukan secara cermat dengan mempertimbangkan. sedangkan yang berpola Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 51 . Instruksi dapat dituangkan dalam bentuk surat dan dapat pula ditulis dalam bentuk surat keputusan yang pada dasarnya sama.

3. Memilih sampul yang sesuai. 5. tempat kedudukan tanggal surat nomor instruksi lampiran hal: Instruksi …. Anda perlu memperhatikan langkah-langkah berikut ini. Menyiapkan konsep secara cermat. instruksi juga terdiri atas kepala suart. dan sebagainya. Kelompok kaki surat memuat: nama instansi jabatan penandatangan nama terang penandatangan tembusan. Mengirim melalui kurir atau kantor pos tercatat. Kelompok isi surat memuat alinea ke-1.surat keputusan akan diuraikan kemudian. alinea ke-2 . Seperti surat undangan. apa pun bentuk penulisan surat instruksi yang dipilih hendaknya penulisan atau pengetikannya dilakukan dengan tanpa kesalahan. Kertas yang dipilih yang berkualitas baik. 2. Memilih bentuk surat yang lebih tepat. alamat.. Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik. dan kaki surat. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 52 . Kelompok kepala surat memuat • • • • • • • • • • • • • • nama instansi. 4. Untuk menghasilkan instruksi yang tepat. Akan tetapi. alinea ke-3. 6. pengumuman. badan (isi surat). Menandatangani. edaran. alinea ke-4. 1.

4 melaporkan pelaksanaan instruksi ini selambat-lambatnya dalam minggu kedua bulan Januari 2004.01/XI/2001. dan tenaga pengajar. kurikulum.M. 2 menatar guru-guru yang akan diserahi tugas sebagai instruktur. H. Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. buku-buku. 3 mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait. 34 MEDAN INSTRUKSI Nomor: 99/LPSS/XII/2003 Sesuai dengan SK Dinas Pendidikan Nasional Sumatra Utara. Nomor 123/I. tanggal 12 Nopember 2003. NIP 132456654 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 53 . Direktur. maka kami menginstruksikan kepada Kabid Litbang LPKS untuk mengambil langkah-langkah berikut: 1 mempersiapkan kursus sekretaris.Contoh Surat Intruksi LEMBAGA PENDIDIKAN KEAHLIAN SEKRETARIS Jalan Gajah Mada No. M. M. Drs. Sujono.

137/101. 2. Lembaga Pengembangan Profesi. Nurhayati menginstruksikan kepada Kepala Bidang Litbang LPF untuk membuka Kursus Bahasa Bugis mulai tahun ajaran 2002/2003. Nurhayati.D8/T. D. Bagaimanakah jika sebuah instruksi tidak dilaksanakan dengan baik? 3. Instruksi terdiri atas kepala surat. dan mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan. Penulisan instruksi dapat dilakukan dengan dua pola. 4. Ambillah sebuah surat instruksi dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. yaitu pola surat atau pola surat keputusan. dan kaki surat. Tugas 5 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. pada tanggal 7 Desember 2001 menerima surat Keputusan No. Makassar dan dipimpin Dra. Surat instruksi adalah suatu surat yang berisi perintah dengan petunjuk untuk melaksanakan sesuatu. kemudian sebutkan bagianbagian dari surat instruksi itu! E.C. tubuh surat. tanggal 25 November 2001 dari Kanwil Depdiknas Sulawesi Selatan. Ketiklah kembali surat tersebut. dimaksud! Susunlan surat instruksi yang Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 54 .2001. 3. Sumber instruksi adalah peraturan atau kebijakan pimpinan. Oleh karena itu. tiap rombongan dua puluh orang. Surat keputusan tersebut berisi petunjuk LPF untuk membuka Kursus Bahasa Bugis dan untuk penyelenggara itu Depdiknas memberi subsidi selama 3 tahun. yang berkedudukan di Jalan Dipenogoro Nomor 138. Dra. Apakah yang dimaksud dengan instruksi? 2. Tes Format if 5 Perhatikan ilustrasi yang digambarkan di bawah ini dengan saksama guna menarik permasalahan sebelum menyusun surat instruksi. Rangkuman 5 1.

Nurhayati Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 55 . melaporkan setiap perkembangan yang dicapai.D8/T.2003. tiap rombongan pembelajaran dua puluh orang. Instruksi ini harus Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Makassar Selatan.F. mempersiapkan buku-buku dan tenaga pengajar yang diperlukan. Nomor 137/101. 3. tanggal 25 November 2003. 7 Desember 2003 Direktur. tentang petunjuk membuka Kursus Bahasa Bugis dan penyelenggara mendapat subsidi selama 3 tahun. mulai tahun ajaran 2. kami mengintruksikan Kabid Litbang LPF untuk mengambil langkah-langkah berikuti: 1. Kunci Jawaban Formatif 5 LEMBAGA PENGEMBANGAN PROFESI Jalan Diponegoro No. Makassar. mempersiapkan 2004/2005. 4. 138 MAKASSAR INSTRUKSI Nomor: 99/LPSS/XII/2003 Sesuai dengan SK Kanwil Depdiknas. Dra. Kurus Bahasa Bugis.

9. 8. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. Lembar Kerja 5 A. 1. 2. jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat instruksi tersebut. 7. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer B.G. 3. 2. 56 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . 6. 1. 5. Apa yang perlu ditulis? Berapa nomor kode surat yang akan ditulisdalam kepala surat? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. 4. Selanjutnya. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Amplop Map C. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik. Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas berikutnya mulailah bekerja. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Langkah Kerja Menulis Surat Instruksi Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan instruksi.

9. kepolisian. tidak dipergunakan lagi. Serahkan pekerjaan Anda kepada guru/instruktur Anda. Oleh k arena itu. swasta. menulis atau menyusun surat tugas. dan fungsi. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud. Kegiatan pembelajaran 6 : Surat Tugas A. tata cara penulisan dan isinya perlu d iatur sehingga isi penugasan itu jelas dipahami oleh pihak yang bersangkutan. 7. Uraian Materi 6 Perkataan tugas sebagai kata dasar memiliki tiga pengertian. Cara penulisan surat tugas yang baik dapat menimbulkan Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 57 . 8.3. dan lain-lain instansi. 5. Tujuan Kegiatan pembelajaran 6 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat tugas ini Anda diharapkan dapat 1. Dalam hal ini surat tugas bermanfaat sebagai bukti diri. B. 6. Apa pengertian surat tugas? Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut. 4. 2. Jangan lupa buat sampul suratnya. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika 6. Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah. yakni kewajiban. 10. suruhan/perintah. Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama. Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya. memahami cara menulis atau menyusun surat tugas . Mintakan tanda tangan dari yang berwenang.

serta mengefisienkan pelaksanaan pengemban tugas pekerjaan. Bagian-bagian surat tugas tidak berbeda dengan bagian-bagian surat pada umumnya. Sebagai pola dasar penulisan. Kelompok isi surat terdiri atas : alinea pendahuluan inti penutup. Adapun rincian setiap kelompok sebagai berikut Kelompok kepala surat terdiri atas: • • • • • • • • • • • • nama instansi. ada instansi yang telah menyediakan draft isian kertas berkepala surat yang khusus untuk penulisan surat tugas.penghargaan kepada instansi yang memberi tugas. alamat dan tempat kedudukan. kata “Surat Tugas” dan nomor surat tugas tanggal alamat dalam. yaitu terdiri atas kelompok kepala surat. badan/isi surat. Alinea isi surat memuat keterangan. dan kaki surat. bahkan keterangan lain yang dianggap perlu. Bagian -Bagian Surat Tugas Penulisan surat tugas umumnya menggunakan kertas berkepala yang telah tersedia bagian-bagian tertentu dalam keadaan tercetak. bagian surat tugas yang telah terurai di atas perlu dipegang teguh. Alinea penutup menjelaskan lebih jauh tentang harapan pemberi tugas dari pengemban tugas. Bentuk-bentuk surat tugas perlu disesuaikan dengan tata Administrasi Perkantoran 58 Menulis Surat Dinas . Kelompok kaki surat terdiri atas tempat dan tanggal pemberian tugas nama instansi nama jabatan nama orang/jelas tembusan. Alinea pendahuluan berisi dasar -dasar kebijakan yang diperlukan untuk menerbitkan surat tugas. menghasilkan komunikasi positif. isi tugas yang harus dilaksanakan. baik pemberi tugas maupun penerima tugas. Bahkan. a.

2. Memilih bentuk surat sesuai dengan penetapan pedoman surat menyurat suatu kantor tempat penulisan atau pembuat konsep surat tugas bekerja. Menulis kaki surat. 8. Merancang alinea inti yang memuat antara lain keterangan pemberi tugas (nama. jabatan. jabatan. Penandatangan surat tugas.tertib pedoman surat menyurat yang telah diterapkan oleh organisasi. artinya bentuk surat tugas yang dikeluarkan setiap kali sama polanya. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 59 . 3. 6. Merancang alinea pendahuluan secara tepat. 7. dan lain-lain) dan nama pengemban tugas (nama. Menulis kepala surat jika kertas yang dipakai tidak mempergunakan kepala surat atau melengkapi isian jika kepala surat yang talah dicetak belum lengkap. keterangan lain yang perlu) 5. 4. Merancang alinea penutup. Mengetik konsep yang telah diparaf dalam bentuk ketikan rapi. Bentuk pengetikan apa pun yang dipilih hendaknya dijaga kelangsungannya. Secara singkat tatacara menyusun surat tugas dapat ditempuh dengan langkah-langkah: 1.

M . Direktur PPAP Drs. Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. Cipayung. 44 BEKASI SURAT TUGAS Nomor: 234/PPAP/XII/2001 Kami Direktur Pusat Pengembangan Perkantoran memberikan tugas kepada nama NIP jabatan : Drs.b. M. Slamet Siswadi. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 60 . Contoh Surat Tugas PUSAT PENGEMBANGAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Jalan Tambang Ilmu No. Bogor. Mujiyono : 132345543 : Dosen pada PPAP Administrasi untuk mengikuti seminar peningkatan efisiensi peralatan kantor yang akan diselenggarakan hari tanggal temnpat : Senin : 10 Desember 2001 : Hotel Lestari.

Kepala Bagian Pemasaran. Tugas 6 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. Jakarta. kepolisian. Ambillah sebuah surat tugas meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. selama 7 hari mulai 19 November 2001 hingga 24 November 2001. kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu! E. S.E. untuk mengikuti penataran tersebut.H. Isi surat menyatakan bahwa Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour diperintahkan untuk mengirim seorang pegawai senior untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik di Hotel Wisata Indonesia. Bagaimanakah jika sebuah surat tugas tidak dilaksanakan dengan baik? 3. Dalam hal ini. Bagian-bagian surat tugas adalah kepala surat. surat tugas bermanfaat sebagai bukti diri. Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour Bapak Sujono H. dan kaki surat. Surat tugas juga berguna untuk orang atau instansi yang dituju dan untuk memperlancar tugas pegawai/pejabat yang hendak berhubungan dengan lembaga pemerintah. S. Pada tanggal 12 November 2001 Biro Perjalanan Mahkota Tour. dan lain-lain.. 3. 136/UM-4/2001. Ketiklah kembali surat tersebut.C. swasta. Jalan Malioboro No. tubuh surat. M. Rangkuman 6 1. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 61 . Tes Formatif 6 Keterangan berikut ini menggambarkan situasi bagi penulisan surat tugas yang terjadi di suatu biro perjalanan Mahkota Tour di Yogyakarta. tanggal 5 November 2001 No. menerima surat dari Dirjen Pariwisata Jakarta. 2. memberi tugas kepada Saudara Ngalim Purwanto. Untuk memenuhi perintah tersebut. Susunlah surat tugas yang dimaksud. Apakah perbedaan antara surat tugas dengan surat instruksi? 4. Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan seseorang pejabat/pegawai guna melaksanakan tugas yang diberikan oleh organisasi atau kantor dan untuk kepentingan kantor. D. 11. Apakah yang dimaksud dengan surat tugas? 2.. Yogyakarta.

10 November 2003 Direktur. Sujono H.H.. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 62 .b. 11 YOGYAKARTA SURAT TUGAS Nomor: 234/BPMT/XI/2003 Kami.M. yang akan diselenggarakan pada tanggal : 19 – 24 Nopember 2003 tempat : Hotel Wisata Indonesia. Kunci Jawaban 6 BIRO PERJALANAN MAHKOTA TOUR Jalan Malioboro No. S. Jakarta Kami mengharapkan agar tugas tersebut Saudara laksanakan dengan penuh tanggung jawab. jabatan : Kepala Bagian Pemasaran untuk mengikuti Penataran Pelayanan Wisata Domestik. Yogyakarta. memberikan tugas kepada nama : Ngalim Purwanto. Jakarta. Di Hotel Wisata Indonesia. Direktur Biro Perjalanan Mahkota Tour. S.E.

1. 5. jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. 8. Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 63 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . 2. 9. 1.c. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Lembar Kerja 6 1. 3. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat diberikan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. berikutnya mulailah bekerja. 3. 6. 4. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. Langkah Kerja Menulis Surat Tugas Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat tugas. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. Selanjutnya. 7. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud 4. 2.

5. antara lain a. Surat perjalanan dinas memuat keterangan tentang penugasan seorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. Kegiatan Pembelajaran 7: Surat Perjalanan Dinas A. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 64 . Bagian-Bagian Surat Perjalanan Dinas Surat perjalanan dinas diketik dengan bentuk yang harus disesuaikan dengan pedoman surat menyurat kantor yang telah dianut oleh suatu kantor tertentu. a. Uraian Materi 7 Surat perjalanan dinas berguna sebagai pelengkap keterangan bagi si pemilik agar dalam melaksanakan tugas dinas dapat berjalan dengan efesien sesuai dengan jadwal waktu yang tersedia. jangka waktu surat perjalanan dinas memuat macam dan biaya. Oleh karena itu. nama pegawai atau pejabat yang diberi tugas. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang Jangan lupa buat sampul suratnya Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama Serahkan pekerjaan itu kepada guru/instruktur Anda 10. tugas. menulis atau menyusun surat perjalanan dinas B. Data-data yang termuat dalam surat perjalanan dinas . jangka waktu perjalanan dinas. 8. Tujuan Kegiatan pembelajaran 7 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat perjalanan dinas ini Anda diharapkan dapat 1. dan keterangan lain yang dianggap perlu. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika tidak dipergunakan lagi. 6. 7. 7. memahami cara menulis atau menyusun surat perjalanan dinas . 2. Atas dasar penjelasan di atas. dalam menyusun surat perjalanan dinas perlu memperhatikan jenis tugas yang harus dilaksanakan. 9.

Menyusun bagian kepala. i. c. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 65 . Biasanya bentuk surat pun ditetapkan dalam pedoman suratmenyurat. transportasi yang dipergunakan. Langkah kedua adalah memilih bentuk surat. b. jenis tugas dalam perjalanan dinas. d. dan bagian kaki surat. tempat tujuan. Mempelajari pedoman surat menyurat. a. dan kaki surat perintah perjalanan dinas. bagian badan. jabatan yang diberi tugas . Akomodasi penginapan. Biaya diperlukan. Perlengkapan yang diperlukan. badan. seperti tampak pada contoh di bawah ini. g. f. b. d. Dan lain-lain yang diperlukan. Langkah-langkah dalam penyusunan surat tersebut yang pertama adalah mempelajari benar-benar ketetapan yang tercantum dalam pedoman surat menyurat yang ditetapkan bagian oleh kantor setempat karena pedoman surat menyurat merupakan panduan untuk menyusun surat-surat dinas yang harus dipatuhi. badan. Menetapkan bentu surat. Contoh Surat Perjalanan Dinas Penyusun surat perjalanan dinas harus mengikuti pola-pola penetapan pedoman surat menyurat.. Dari uraian di atas dapat diambil kesimpulan langkah-langkah penyusunan surat perjalanan dinas adalah sebagai berikut. c. j. sederhana dan jelas . jangka waktu perjalanan dinas . Data-data tersebut disusun sesuai dengan letak kepala surat. Langkah ketiga adalah menetapkan bagian kepala surat.b. e. h. Memilih bahasa yang tepat. dan kaki surat.

Demikian surat perjalanan dinas ini harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihat guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut. Direktur. Trei Puspita H Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 66 . konsumsi.LPK SEKRETARIS TUNAS JAYA Jalan Diponegoro 45 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS NOMOR: 341/C. dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab LPK sesuai dengan peraturan yang berlaku. Agus Budihartanto : Kabag Litbang LPK Tunas Jaya : Jalan Diponegoro 45. Dra.12/XII/2001 Dalam rangka menjalin kerja sama antar LPK Tunas Jaya dan BLK di Bali. Jakarta untuk melakukan dinas ke Denpasar. Bali. kami memberi tugas kepada nama jabatan alamat : Drs. Adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut Berangkat Kembali Kendaraan Akom odasi Semua biaya : 3 Desember 2001 : 8 Desember 2001 : Bus : Hotel kelas melati perjalanan.

B. Sugiarti direktur PT tersebut dan sekretaris bernama Dra. 2. Pembicaraan telepon tersebut dapat diikuti dalam rekaman sebagai berikut. Ketiklah kembali surat tersebut. Surat perjalanan dinas terdiri atas bagian-bagian surat. Surat perjalanan dinas adalah surat yang memuat keterangan tentang penugasan seorang pejabat atau pegawai suatu kantor untuk bertugas ke suatu wilayah dalam jangka waktu yang telah ditentukan dan dengan biaya kantor. pada tanggal 12 November 2003 terjadi dialog melalui telepon antara Dra. jangka waktu. C. kemudian sebutkan bagian-bagian dari surat itu! D. Tes Formatif 7 Di kantor PT Mahkuto Romo. Jalan Ahmad Yani Nomor 170 Jakarta. Rangkuman 7 1. surat tubuh. Surat perjalanan dinas memuat informasi tentang macam tugas. Apakah yang dimaksud dengan surat perjalanan dinas? 2. Bagaimanakah hubungan antara surat tugas dengan surat perjalanan dinas? 3. Direktur : Ibu Astuti. 3. yaitu kepala. dan biaya. dan kaki surat. Tugas 7 Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat! 1. Perusahaan kita perlu menyelidiki kemungkinan pemasaran di daerah Makasar. Ambillah sebuah surat tugas dengan meminjamnya di kantor TU sekolah Anda. Astuti. Sekretaris Direktur : : Maksud Ibu? Produksi kita harus dipasarkan di Makassar dan menunjuk agen di sana Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 67 .

Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 68 . Astuti. setelah menerima telepon segera membuat konsep surat dimaksud. Makassar telah lama memohon untuk menjadi agen tunggal. lalu siapa yang ditunjuk? Pak Sukamto saja. lakukanlah pekerjaan tersebut.Sekretaris : O. mengenai PT Surya Kencana/ bagaimana pendapat Ibu? Sekretaris Direktur : : Bagus sekali. terima kasih. kalau begitu sebentar Ibu. Seandainya Anda adalah Dra. Bagaimana? Direktur : Tolong buatkan surat perjalanan dinas dan mengurus pemesanan pesawat serta buatkan saya nota Sekretaris : Baik Ibu. Selamat pagi Dra. Ke Makassar selama 7 hari dari 19 November 2001. Astuti. Direktur : Nah! Kita utus salah satu kepala bagian untuk menjajaki pemasaran di Makasar. saya akan mengambil file permintaan agen tunggal Direktur : PT Surya Kencaana Jalan Samratulangi 15.

Jakarta. Dra. Demikian surat perjalanan dinas harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihak guna kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas tersebut. 15 November 2001 Direktur. kami memberikan tugas kepada nama jabatan alamat : Sukamto : Karyawan PT Makuto Romo : Jalan Ahmad Yani No 170. dan akomodasi selama melakukan perjalanan dinas menjadi tanggung jawab PT Makuto Romo. sesuai dengan peraturan yang berlaku. Semua biaya perjalanan. 170 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS NOMOR: 341/C. Jakarta Untuk melakukan dinas ke Makassar. konsumsi. Sugiarti Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 69 . Adapun pelaksanaan dinas dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: Berangkat Kembali Kendaraan Akomodasi : 19 November 2001 : 24 November 2001 : Pesawat terbang : Hotel kelas melati.12/XII/2001 Dalam rangka mengadakan penelitian dan pengkajian pemasaran produk di daerah Makassar. Sulawesi Selatan. Kunci Jawaban Formatif 7 PT MAHKUTO ROMO Jalan Ahmad Yani No.E.

Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. Lembar Kerja 7 1. Duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat itu akan dikirimkan? Bagaimana isi alinea pertama yang akan ditulis? Bagaimana isi alinea inti yang akan ditulis? Bagaimana alinea penutup yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? 10. Langkah Kerja Menulis Surat Perjalanan Dinas Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas. 2. 8. 4. 1. 9. 5. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 70 . 7. 1. Bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu.F. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan berikutnya mulailah bekerja. Alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. 2. Hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik. Selanjutnya jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. di atas. 3. 6.

Cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut. Mengambil keputusan merupakan masalah kepemimpinan yang amat penting karena menyangkut pilihan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. tidak dipergunakan lagi. 9. Jangan lupa buat sampul suratnya. 7. Jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika 8. Uraian Materi 8 Surat keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan. 5. menulis atau menyusun surat keputusan B. Mengambil keputusan berarti memilih dengan pertimbangan masak satu di antara berbagai alternatif dan kemudian melaksanakannya.3. Tujuan Kegiatan Pembelajaran 8 Setelah menyelesaikan kegiatan pembelajaran surat keputusan ini Anda diharapkan dapat 1. mengambil keputusan adalah memillih apa yang akan dilakukan dan bagaimana bertindak melaksanakan pilihan alternatif tersebut setelah melalui pertimbangan masak. 2. Letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang. 4. 8. Kegiatan pembelajaran 8: Surat Keputusan A. 6. Dengan kata lain. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 71 . memahami cara menulis atau menyusun surat keputusan. 10. Ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud. Serahkan pekerjaan itu kepada guru/instruktur Anda. Lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya.

c. 3. c.Surat keputusan berisi kebijakan atau petunjuk pelaksanaan suatu peraturan atau kebijakan. Hukuman murid. Memilih bentuk surat yang lebih tepat. e. 1. b. pelaksanaan pekerjaan dan penetapan pelimpahan wewenang kepada pejabat. Kertas yang dipilih yang berkualitas baik. Mutasi. antar a lain a. Pelaksanaan pelulusan. Cuti. Mengetik surat tanpa ada kesalahan ketik. keberlakuan peraturan. 5. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas d. Promosi. Untuk menghasilkan surat keputusan yang tepat. b. Menandatangani surat. 72 . tata tertib. b. biasanya pimpinan. Surat keputusan memuat status seorang pegawai. d. pedoman tata kearsipan. antara lain a. 4. 2. Pengangkatan. Surat tersebut berisi pernyataan yang mengikat semua pihak yang terlibat. Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas apabila dibandingkan dengan surat lain sehingga waktu menulis perlu mempertahankan dan menjaga ciri kewibawaan. anggaran dasar/rumah tangga. perlu diperhatikan langkah-langkah berikut ini. 3. 1. surat keputusan memuat ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. Pelaksanaan ujian. Surat keputusan ditandatangani oleh pejabat tertentu. Oleh karena itu. Masalah status pegawai. Masalah pelaksanaan pekerjaan. Masalah melimpahkan wewenang seperti keputusan kepada pejabat guna memangku jabatan baru atau meletakkan jabatan. Hukuman kepagawaian dan Pensiun. Menyiapkan konsep secara cermat. pedoman surat menyurat. f. Rincian lebih lanjut sebagai berikut. c. Masalah peraturan antara lain a. 4. 2.

Ketiga bagian tersebut ialah kepala surat. Oleh karena itu. dan memperhatikan. Kepala surat memuat nama instansi. Bagian -Bagian Surat Keputusan Ada tiga bagian penting susunan surat keputusan. Selanjutnya. Mengirim kan surat melalui kurir atau kantor pos tercatat.pasal. a. Nomor. 7. pada tanggal …”. Perkataan konsiderans berasal dari perkataan considerare . kemudian disusul dengan isi keputusannya. surat keputusan juga sering harus disampaikan kepada yang perlu mengetahui. Di bagian ini dapat ditemukan perkataan Keputusan. isi/badan. Sesudah konsiderans isi surat keputusan dilanjutkan dengan diktum. menetapkan. Diktum surat keputusan atau menyatakan tentang keputusan yang diambil. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 73 . perkataan yang berarti berasal pula dari bahasa latin dicere yang berarti menyatakan. mengingat. Co berarti dengan. Perkataan yang dipergunakan dalam diktum ialah memutuskan. nama jabatan. tanda tangan nama terang dan nomor NIP. Bagian ini memuat perkataan ditetapkan di …. siderare berarti mempertimbangkan. selain harus disampaikan kepada yang harus melaksanakan sehingga sering pula surat keputusan ini ditambah dengan tembusan. dan tentang. alamat. logo kalau ada. Bahan-bahan pertimbangan dapat berupa peraturan sebagai landasan penerbitan dan dasar wewenang menerbitkan surat keputusan dan pertimbangan lain yang dianggap perlu.6. dan kalau perlu dengan ayat-ayat. Isi atau badan surat keputusan terdiri atas konsederans dan diktum. bagian konsiderans ini memuat perkataan menimbang. dan kaki. Kadang-kadang isi keputusan diatur dengan pasal. Memilih sampul yang sesuai. Ada kalanya surat keputusan disertai lampiran agar konsiderans dan diktum hanya memuat pokok-pokok saja. Bagian ini menujukkan landasan pertimbangan mengapa surat keputusan diterbitkan. Bagian ketiga surat keputusan adalah kaki surat keputusan. tempat kedudukan.

30 tahun 1990 3. 0132/U/2000 Hasil musyawarah pengurus Yayasan Lembaga Bina Profesi bersama dengan dewan dosen dan senat mahasiswa MEMUTUSKAN Menetapkan Pertama Kedua : : : Mulai tahun kuliah 2001/2002 Lembaga Bina Profesi. peraturan-peraturan lain yang bertentangan dengan surat keputusan ini dinyatakan tidak berlaku Hal yang berhubungan dengan keputusan ini diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal. Agung Suratman Direktur Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 74 . Undang-Undang no. 2 tahun 1989 2. Contoh Sur at Keputusan LEMBAGA BINA PROFESI Jalan Matraman No.b. Surat Keputusan Menteri No. Peraturan Pemerintah no. 3 Desember 2001 Lembaga Bina Profesi Mengingat Memperhati kan Ketika Keempat : : Drs. melaksanakan sistem kredit semester (SKS) Pelaksanaan program pendidikan dengan SKS pada Lembaga Bina Profesi diatur dalam lampiran surat keputusan ini Semenjak ditetapkan keputusan ini. 56 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR LEMBAGA BINA PROFESI Nomor: 44/LBF/XI/2001 PROGRAM PENDIDIKAN SEKRETARIS tentang Menimbang DIREKTUR LEMBAGA BINA PROFESI : Bahwa dalam rangka pelaksanaan peningkatan penyel enggaraan pendidikan atas dasar sistem kredit semester sesuai dengan kebijakan Pemerintah : : 1.

2. Keempat: Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersediri. Pinjamlah sebuah surat keputusan. 1. Tentang program pendidikan akademi pariwisata Indonesia. 4. Surat keputusan adalah surat yang memuat ketetapan yang sudah dipertimbangkan masak-masak. biasanya pimpinan. 4. Memutuskan. Memperhatikan edaran mendiknas. Nomor: belum ada. Apakah yang dimaksud dengan konsiderans? Apakah isinya? 4. Surat keputusan memuat status seorang dan pegawai. 75 Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas . Ditetapkan di Jakarta. Tes Formatif 8 Susunlah surat keputusan dengan menurut keterangan-keterangan yang tersedia di bawah ini dengan mencantumkan urutan nomor bagian-bagian dengan skema yang tersedia. 7. D. Tugas 8 1. Siapakah yang berhak memberikan tanda tangan pada surat keputusan? 3.C. 5. wewenang kepada pejabat. kemudian identifikasilah bagian-bagian dari surat itu! E. Surat keputusan terdiri atas bagian-bagian kepala surat. Pergilah ke kantor TU sekolah Anda. 6. Kedudukan surat keputusan terletak di tingkat teratas apabila dibandingkan dengan surat lain sehingga yang menandatanganinya adalah pejabat tertentu. Ketiklah kembali surat keputusan itu secara benar. penetapan keberlakuan pelimpahan peraturan. 3. 2. Keputusan Akademi Pariwisata Indonesia. Apakah yang dimaksud dengan diktum? Apakah isinya? 5. pelaksanaan pekerjaan. Apakah yang dim aksud dengan surat keputusan? 2. tubuh surat yang terdiri atas konsiderans dan diktum. 3. Rangkuman 8 1. dan kaki surat.

Direktur Akademi Pariwisata Indonesia. M . Kedua: Program peralihan sistem kredit semester. Akademi Pariwisata Indonesia.M. 17. Menimbang: bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas pendidikan pada Akademi Pariwisata Indonesia perlu direalis asi penyelenggaraan pendidikan atas dasar sistem kridit. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 76 . Jalan Rawamangun 55. 15. 11. Akademi Pariwisata Indonesia. 12. 16. Jakarta. pada Akademi Pariwisata Indonesia tersebut sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini. 13. Drs. 14. Undang-undang nomor 2 tahun 1989. Ketiga: Sejak ditetapkan keputusan ini keputusan lain yang bertentangan tidak berlaku. Pertama: Program pendidikan Akademi Pariwisata Indonesia terhitung mulai tahun kuliah 2002/2003 diberlakukan sistem kredit semester. 10. Gunawan. Pada tanggal: 5 Januari 2002. Mengingat: 1.8. 9.

2 tahun 1989 MEMUTUSKAN Memperhatikan: Edaran Mendiknas Menetapkan: Pertama: Kedua: Program Pendidikan Akademi Pariwisata Indonesia. Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini. Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal. Direktur Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 77 .M. Undang-undang no.F. M . 5 Januari 2001 Akademi Pariwisata Indonesia Ketika: Keempat: Drs. Semenjak ditetapkan keputusan ini. 256 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR AKADEMI PARIWISATA INDONESIA Nomor: tentang PROGRAM PEDIDIKAN AKADEMI PARIWISATA INDONESIA DIREKTUR AKADEMI PARIWISATA INDONEIA Menimbang Mengingat: : Bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas pendidikan pada Akademi Pariwisata Indonesia perlu direalisir penyelenggaraan pendidikan atas dasar Sistem Kredit. Gunawan. : 1. Kunci Jawaban Formatif 8 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. pada Akademi Pariwisata Indonesia tersebut sebagaimana tercantum dalam lampiran surat keputusan ini. terhitung mulai tahun kuliah 2002/2003 diberlakukan sistem kredit semester. Program peralihan sistem kredit semester. akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri. keputusan lain yang bertentangan tidak berlaku.

hidupkan komputer atau siapkan mesin ketik duduklah dengan posisi yang benar di kursi yang disediakan ketiklah materi yang diminta setelah Anda memahami persoalan yang dimaksud Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 78 . 7. berikutnya mulailah bekerja. 2. bahan Kertas HVS ukuran folio/kuarto/A4 Karbon Sampul surat Map 3. 1. 6. 5. Lembar Kerja 8 1. 2. alat • • • • • • Alat tulis Mesin tik atau komputer 2. 1.G. 4. Apa yang perlu ditulis dalam kepala surat? Berapa nomor kode surat yang akan ditulis? Tanggal berapa surat yang akan ditulis? Apakah surat yang akan ditulis perlu lampiran? Kepada siapa surat itu akan dikirimkan? Bagaimana isi konsiderans yang akan ditulis? Bagaimana isi diktum yang akan ditulis? Bagaimana isi kaki surat yang akan ditulis? Siapakah yang menandatangani surat itu? 10. 3. 3. 9. Bentuk surat apa yang dipilih? Setelah Anda dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas. 8. Anda adalah sekretaris yang akan mengonsep dan mempersiapkan surat itu. Selanjutnya jawablah pertanyaanpertanyaan berikut yang jawabannya merupakan bahan persiapan dalam pembuatan surat tersebut. Perlukah tembusan surat yang akan ditulis? 11. langkah kerja Menulis Surat Keputusan Buatlah ilustrasi situasi yang menunjukkan perlunya dikeluarkan surat perjalanan dinas .

7. jangan lupa matikan komputer dan putuskan hubungan listriknya jika Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 79 . letakkan pekerjaan Anda dalam satu map yang telah Anda beri nama 9. cetaklah hasil ketikan Anda setelah Anda membaca ulang ketikan tersebut 5. serahkan kepada guru/instruktur Anda tidak dipergunakan lagi. 10. 6. Mintakan tanda tangan dari yang berwenang jangan lupa buat sampul suratnya lipat surat yang telah Anda ketik dan masukkan ke dalam sampulnya 8.4.

surat tertanggal 1 November 2001. mempersiapkan langkahlangkah pembukaan cabang. tanggal surat 19 November 2001. S. antara lain. sentering kata surat edaran di tengah.E. sentering. 267. untuk mengurus bantuan kredit kendaraan angkutan barang dari dinas Perindag. dengan keterangan bahwa direktur memberikan instruksi pada tanggal 26 November 2001 Kepada Bagian Pengembangan untuk membuka cabang di Sulawesi Selatan. Telepon 8807056. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 80 . dan melakukan koordinasi dengan Dinas Perindag dan Penguasa Pelabuhan Semarang. 3. Jakarta.d 9 Nopember 2001. dengan keterangan bahwa direktur memerintahkan kepada Ir. 4. Siswadi Kepala Cabang Semarang. Jalan Pemuda No. manajer produksi untuk melaksanakan tugas-tugas harian manajer pemasaran selama Suprapto. Isi instruksi. Surat undangan. mempersiapkan sumber daya manusia yang akan diserahi untuk mengelola. dan mengkoordinasikan. melapor paling lambat 10 Desember 2001. Hadi Subroto. melakukan pendekatan dengan instansi terkait. surat sentering. Selanjutnya. 1. nomor surat tentukan sendiri. Pimpinan Anda. 43 Semarang. Jalan Rindu No. Surat perintah.E. 2. Drs. S. Surat edaran. nomor surat tentukan sendiri.00 akan mengadakan rapat bertempat di ruang rapat PT Rasa Sayang. direktur pada PT Rasa Sayang. buatlah surat undangan dimaksud tertanggal 30 November 2001. salah satu yang diundang adalah Bapak Suprapto. manajer pemasaran PT Rasa Sayang. bentuk surat lurus.BAB III EVALUASI Kedudukan Anda sebagai sekretaris pada PT Rasa Sayang. dengan keterangan bahwa direktur perusahaan menunjuk Saudara Suharyanto. nomor surat tentukan sendiri. dan melaporkan setiap minggu.E. manajer pemasaran mengikuti seminar di Singapura dari tanggal 5 s. nomor surat tentukan sendiri. meminta Anda menyusun/membuat tujuh buah surat dengan rincian dan informasi sebagai berikut. S. Surat instruksi. dengan keterangan untuk membahas kelesuan/kemunduran pemasaran hasil pertanian pada hari Rabu tanggal 5 Desember 2001. mulai pukul 9.

6. SE manajer pemasaran untuk mengikuti penataran dari tanggal 26 s. Surat keputusan. bentuk surat bebas. Sulawesi Selatan. 30 November 2001 di Dinas Perindag Jakarta. Surat perjalanan dinas. Surat tugas. dan diktum sebagai berikut. untuk Saudara Drs. akte pendirian perusahaan. dengan pesawat terbang. jenjang diklat terlampir dalam keputusan ini. nomor surat tentukan sendiri.5. Program pendidikan dan pelatihan dikembangkan dengan sistem berjenjang. 7.d. halhal lain akan diatur tersendiri. tanggal 5 Desember 2001. berangkat tanggal 3 Desember 2001 dan kembali tanggal 8 Desember 2001. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 81 . guna melaksanakan perjalanan dinas ke kantor cabang di Makassar. nomor surat bebas. Undang-Undang Nomor 23 tahun 1999 tentang tenaga kerja. tentang perintah mengikuti penataran manajemen pemasaran. nomor surat tentukan sendiri. nomor surat bebas. surat dibuat tanggal 20 November 2001. dengan keterangan bahwa Anda diminta untuk membuat surat perjalanan dinas pada hari ini tanggal 29 Nopember 2001. bentuk bebas. ketentuan lain yang bertentangan tidak berlaku lagi. Sujatmiko. Ditetapkan di Jakarta. dengan keterangan bahwa sesuai dengan surat dinas Perindag tanggal 5 Nopember 2001. dengan keterangan bahwa direktur mengambil keputusan untuk dengan konsiderans dalam rangka peningkatan efisiensi dan efekti vitas perlu direalisasi program pengembangan karyawan. maka Anda disuruh membuat surat tugas kepada Suprapto. surat edaran menteri Tenaga Kerja. Kepala Pengembangan Usaha.

Kunci Jawaban Evaluasi Jawaban no. 1 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Hormat kami Direktur. Drs. tanggal waktu tempat acara : : : : Rabu.00 – Ruang sidang PT Rasa Sayang Pembahasan kelesuan pemasaran Kehadiran Saudara sangat kami harapkan. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 82 . 267 Jakarta Dengan hormat . dan terima kasih atas perhatian Saudara. 267 JAKARTA Nomor : Lamp. Dengan ini kami mengharap kehadiran Saudara dalam rapat yang akan kami selenggarakan pada hari. : Hal : Undangan rapat 30 November 2003 Yth. 5 Desember 2003 Pukul 09. Manajer Pemasaran PT Rasa Sayang Jalan Rindu No.

Jakarta. untuk menjalankan tugas harian manajer pemasaran Saudara Suprapto.Jawaban No. manajer produksi. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 83 . Kami menunjuk Suharyanto. S. 2 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. S. Kami mengharap agar surat edaran ini memperoleh perhatian seluruh karyawan PT Rasa Sayang. selama yang bersangkutan mengikuti seminar tentang strategi pemasaran di Singapura dari tanggal 5 s. 1 November 2003 Direktur.E. S.d 9 November 2003. khususnya pada bagian pemasaran.E. Drs.T/XI/2003 tentang Penunjukan Suharyanto.E. 267 JAKARTA SURAT EDARAN Nomor: 23/P.

Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 84 . 3. Melapor seluruh kegiatan apabila sudah selesai melaksanakan perintah ini selambat-lambatnya tanggal 10 Desember 2003 Jakarta.Jawaban No. 19 November 2003 Direktur. Semarang alamat: Jalan Pemuda No. Pengurusan bantuan kredit kendaraan angkutan barang sebanyak 10 unit truk dari dinas perindustian dan perdagangan. Drs. 2. 3 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. 267 JAKARTA SURAT PERINTAH Nomor: 84/PP/XI/2003 Kami memberi perintah kepada nama : Ir. Siswadi jabatan: Kepala Cabang PT Rasa Sayang. Melakukan koordinasi dengan dinas perindustrian dan perdagangan Semarang dan Kepala Penguasa Pelabuan Semarang. 43 Semarang untuk melaksanakan hal-hal sebagai berikut 1.

mempersiapkan pembukaan cabang di Sulawesi Selatan. mengadakan pendekatan dan koordinasi sebaik-baiknya dengan instansi terkait. Instruksi ini harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab. kami menginstruksikan kepada Kepala Bidang Pengembangan untuk mengambil langkah-langkah yang meliputi 1. mempersiapkan sumber daya manusia yang akan diserahi tugas memgelola cabang. 4. 2. 267 JAKARTA INSTRUKSI Nomor: 126/RS/XI/2003 Sesuai dengan SK Dinas Perindustrian dan Perdagangan Sulawesi Selatan. Drs. 3. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 85 .Jawaban No. melapor pelaksanaan instruksi ini setiap minggu. 4 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. 26 November 2003 Direktur. Jakarta.

Jakarta. : Manajer Pemasaran : P 233 dengan ini kami untuk mewakili perusahaan dan mengikuti Penataran Manajemen Pemasaran di Dinas Perindustrian dan Perdagangan. tentang penataran manajemen pemasaran. Drs.Jawaban No. 20 November 2003 Direktur. tanggal 5 November 2003. 5 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. mulai tanggal 26 s. memberikan tugas kepada nama jabatan nopeg : Suprapto. Tugas ini hendaknya dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan diharap saudara melapor setelah selesai bertugas. 267 JAKARTA SURAT TUGAS Nomor: 34/C15/XI/2003 Sesuai dengan surat perintah Dinas Perindustrian dan Perdagangan.E.d 30 November 2003. Jakarta. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 86 . S.

Jakarta tujuan : Makassar. PT Rasa Sayang : Jalan Rindu 267. 6 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No.Jawaban No. 267 JAKARTA SURAT PERJALANAN DINAS Nomor: 65/RS-H/XII/2003 Surat perjalanan dinas ini diberikan kepada nama jabatan alamat : Drs. Sujatmiko : Kepala Pengembangan Usaha. Hadi Subroto Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 87 . Drs. Jakarta. Sulawesi Selatan berangkat kembali kendaraan keperluan : 3 Desember 2001 : 8 Desenber 2001 : Pesawat terbang : Peninjauan Kantor cabang PT Rasa Sayang di Makassar Sulawesi Selatan Demikian surat perjalanan Dinas harap Saudara melaksanakan dan kami mohon bantuan semua pihak agar membantu kelancaran pelaksanaan perjalanan dinas ini. 29 November 2003 Direktur.

Undang-Undang No. Ditetapkan di : Jakarta Pada tanggal : 5 Desember 2003 Direktur.Jawaban No. Drs. Hadi Subroto Kedua Ketiga Keempat : : : Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 88 . : 1. 23 tahun 1999 tentang Ketenagakerjaan 2. peraturan lain yang bertentangan tidak berlaku lagi Hal-hal yang belum diatur dalam surat keputusan ini akan diatur lebih lanjut dalam keputusan tersendiri./XI/2003 Tentang PROGRAM PENDIDIKAN DAN LATIHAN KARYAWAN DIREKTUR PT RASA SAYANG Menimbang Mengingat : Bahwa dalam rangka usaha peningkatan efisiensi dan efektifitas perusahaan perlu direalisir penyelenggaraan progran diklat bagi karyawan PT Rasa Sayang. 7 PT RASA SAYANG Jalan Rindu No. Akte pendirian usaha : Edaran menteri tenaga kerja Memperhatik an MEMUTUSKAN Pertama : Program pendidikan dan Pelatihan dikembangkan dengan sistem berjenjang bagi karyawan yang berprestasi Program pendidikan dan Pelatihan berjenjang tercantum dalam lampiran surat keputusan ini Sejak ditetapkan keputusan ini. 267 JAKARTA KEPUTUSAN DIREKTUR PT RASA SAYANG Nomor: 54/Kep.

Apabila berdasarkan hasil evaluasi dalam modul ini. Anda berhak untuk melanjutkan ke topik/modul Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 89 . hasil yang berupa nilai dari guru/instruktur atau berupa portofolio dapat dijadikan sebagai bahan verifikasi oleh pihak industri atau asosiasi profesi. Anda berhak mendapatkan sertifikat kompetensi yang dikeluarkan oleh dunia usaha dan industri atau asosiasi profesi di bidang administrasi bisnis. Anda berhak untuk mengikuti tes praktik untuk mengetahui penguasaan Anda terhadap kompetensi yang telah Anda pelajari. Mintalah kepada guru/instruktur untuk melakukan uji kompetensi dengan sistem penilaian yang dilakukan langsung oleh pihak dunia industri atau asosiasi profesi yang berkompeten apabila Anda telah menyelesaikan kompetensi tertentu. Selanjutnya. berikutnya. PENUTUP Setelah menyelesaikan modul ini. Apabila Anda telah menyelesaikan seluruh evaluasi dari setiap modul. hasil tersebut dapat dijadikan sebagai penentu pemenuhan standar kompetensi tertentu dan apabila memenuhi syarat.BAB IV. Anda dinyatakan memenuhi syarat kelulusan.

E.DAFTAR PUSTAKA Arifin. E. Zaenal 1989. Jakarta: Karya Dinamika Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. Zaenal dan S. J. Nina Dinamiki. 1986. Thomas. Sabariyanto. 1987 Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Jakarta. E. Jakarta: Akademika Pressindo Badudu. Arifin. Jakarta: Gramedia Bratawidjaya. 1987 Inilah Bahasa Indonesia yang Benar II. Dirgo. Dicky J. Lamuddin. 1986 Mahir Surat Menyurat Dinas Bahasa Indonesia.S. Soedjito dan Solchan. Umpel. Jakarta : MPS. 2003 Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Martono. Yogyakarta: PT Mitra Gama Widya. Jakarta: ASMI. dkk Korespondesi Niaga Indonesia Modern. Jakarta: PT Pustakan Binaman Pressindo bersama lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen. 1989 Mengetik dengan Metode Ilmiah .1989 Bahasa Surat Dinas . Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Amran Tasai. Penggunaan Bahasa Indonesia dalam Surat Dinas. 1989 Cermat Berbahasa Indonesia untuk Perguruan Tinggi Cetakan III. 1982 Surat Bisnis Modern. Finoza. MPS. Administrasi Perkantoran Menulis Surat Dinas 90 . Jakarta.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful