Professional Documents
Culture Documents
Headline 2
Training Auditor Internal Tanpa terasa kita sudah memasuki bulan ke 4 di tahun
2009, tentunya berbagai aktivitas yang sudah kita ren-
Quality Management Article 3 canakan di tahun 2009 ada yang sudah terealisasi.
Simple Guidance for
Internal Auditor
Pada Edisi April ini, secara khusus, redaksi memuat
Quality Tools Article 4-6
bagian ke-I tulisan dari seorang praktisi di bidang
Part I : manajemen dan pengendalian mutu, pengembangan
Kepuasan Pelanggan = Mutu produk dan pasar, Bapak Haeryip Sihombing.
adalah Quality Myopia
Serba Serbi 7 Edisi ini juga memuat artikel yang berisi tips-tips bagi
Profile : Internal Auditor, pada rubrik serba-serbi diulas profil
Dr. Walter A. Shewhart
Father of Statistical Quality Control, Dr. Walter A. She-
(1891-1967)
whart.
Berita terkini 8
ISO Guidance for ICT
Selamat membaca, semoga memberikan inspirasi bagi
kita semua.
Total Quality Management 8
Glosarry
Redaksi
Proses Audit Mutu Internal (AMI) di Universitas Bina saran untuk perbaikan kepada auditee.
Nusantara (UBINUS) sudah berjalan selama 10 tahun dan 4. Memegang teguh prinsip (ethical conduct, fair presenta-
akan terus berlanjut. Proses AMI ini didukung oleh kary- tion, due professional care, independence, evidence based ap-
awan – karyawan UBINUS yang berperan sebagai auditor proach), etika dan aturan – aturan pada saat mengaudit.
internal. Syarat untuk menjadi seorang auditor internal Pada saat proses audit berjalan, auditor berada pada posisi
adalah sudah mengikuti Training Auditor Internal yang diada- tertinggi. Namun, hal itu tidak dapat dijadikan alasan untuk
kan oleh QMC. bersikap ”semau gue”. Jangan sampai pada saat proses audit
Sejak proses AMI pertama kali dilaksanakan sampai saat berjalan, auditee merasa tegang, terintimidasi dan tidak
ini, selalu muncul beragam masukan mengenai auditor inter- dihormati. Oleh karena itu, seorang auditor hendaknya
nal baik yang positif ataupun negatif. Pada pelaksanaannya, tahu bagaimana cara menempatkan diri pada saat
memang selalu ada pro dan kontra mengenai kinerja seorang menjalankan tugasnya.
auditor. Setiap unit yang diaudit (auditee) memiliki pendapat 5. Memiliki persiapan yang matang sebelum mengaudit.
yang berbeda – beda mengenai auditor yang bertugas. Seo- Antara lain dengan cara mencari tahu tentang profil unit
rang auditor baik di mata unit A, belum tentu baik di unit B. yang akan diaudit serta proses yang dijalankan.
Hal ini terus menerus terjadi sehingga muncul pertanyaan 6. Bersikap profesional pada saat proses audit.
menarik. Apa definisi auditor yang baik? Apakah semakin
Profesional di sini adalah dengan tidak melihat posisi
banyak temuan, maka seorang auditor bisa dikategorikan
auditee sebagai teman maupun lawan.
bagus? Apakah semakin teliti, juga bisa dikategorikan bagus?
7. Mampu membuat laporan temuan serta menentukan
Bagaimana cara menjadi seorang auditor yang baik?
Benarkah auditor yang baik itu sulit untuk ditemukan? kriteria dari temuan. Selain itu, auditor juga bisa
“Seorang auditor yang baik adalah auditor yang tidak memberikan saran perbaikan pada saat menginformasikan
mencari – cari kesalahan dari auditee dan bisa memberikan hasil temuan kepada auditee.
saran yang membangun”, demikian pendapat beberapa kary- 8. Teliti pada saat melakukan observasi, pemeriksaan fisik
awan UBINUS ketika ditanyakan definisi auditor yang baik. dan prosedur yang berlaku serta data – data statistik yang
Ada juga yang mengatakan bahwa auditor yang baik adalah ada. Pemeriksaan dilakukan secara acak (random).
auditor yang tidak membuat suasana tegang pada saat proses Selain kedelapan hal di atas, pada umumnya seorang
audit berjalan. auditor juga diharapkan dapat memotivasi diri sendiri,
Pendapat di atas benar adanya. Namun, hal tersebut di memiliki komitmen yang kuat, bertanggungjawab, tenang,
atas belumlah cukup. Masih ada beberapa hal yang harus tegas, tekun, memiliki pengetahuan yang luas dan bisa
diketahui untuk menjadi seorang auditor yang baik karena bekerja dengan sesama auditor.
pada intinya definisi dari auditor adalah seseorang yang Berdasarkan ISO 19011, secara personal seorang
memiliki kompetensi untuk mengaudit. Hal – hal yang perlu auditor harus beretika, berpikiran terbuka, memiliki
diketahui dan dijalankan oleh seorang auditor adalah sebagai kemampuan diplomasi yang baik, perhatian, mudah
berikut: mengetahui sesuatu, pandai dalam berbagai hal, teguh pada
1. Mengerti isi dan manfaat dari standard dan prinsip pendirian, tegas dan percaya diri.
manajemen mutu. Dengan menguasai dasar dari standard Tidak ada temuan belum tentu menandakan tidak ada
dan prinsip manajemen mutu, auditor nantinya akan ketidaksesuaian, karena kualitas seorang auditor tidak dapat
terbantu pada saat menjalankan proses audit dan memahami diukur dari banyak atau sedikitnya jumlah temuan
proses yang dijalankan suatu unit. Dan pada akhirnya, melainkan dari kinerjanya pada saat mengaudit.
auditor dapat memberikan saran yang membantu auditee Jadi bagi para auditor, apalagi yang anda tunggu?
untuk melakukan continuous improvement. ”Improve yourself and be a good auditor!” (DB/DA)
2. Memahami istilah – istilah audit. Source:
3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik (good - ISO 19011 :Guidelines for Quality and / or environmental
Management Systems Auditing
communication skill). Kemampuan ini akan sangat bermanfaat - ISO 9000:200 series Auditor / Lead Auditor
khususnya pada saat menginformasikan hasil temuan serta - Auditing Tip of The Month: The “Must Knows” of Good Auditor
Email: Jika ditanya apa tepatnya arti mutu, coba anda tanyakan kepada praktisi-
iphaery@utem.edu.my praktisi TQM. Saya percaya anda kemudian akan yakin, bahwa kata itu
haery@australia.edu akan memicu satu debat yang tak berkesudahan, dan seringkali
bahkan boleh jadi sebagai debat yang dapat menyakitkan hat i.
Anda mungkin bisa-bisa dikatakan: salah dan tidak tepat. Walaupun dari jawaban yang diberikan, anda akan
bersitegang dengan menghadirkan bukti-bukti yang mendukungnya. Sehingga dari keadaan itu, boleh menjadikan
mengapa diri anda sering gamang ketika menjadi seorang pembelajar terhadap mutu. Apalagi, jika anda hanya
mempelajarinya sekedar sebagai teori di ruang-ruang kursus, pelatihan, dan bangku-bangku kelas sebagai peserta
ajar atau mahasiswa. Padahal, beberapa ‟guru-guru‟ mutu sendiripun, mendefinisikannya berbeda- beda.
Anda dapat membaca teori-teori dan kutipan-kutipan mereka, mengingat dan menyebutkan satu persatu.
Sebutlah menurut W. Shewhart dengan statistical proses control-nya, Edward W. Deming bapak mutu dengan
PDCA-nya, Joseph Juran dengan trilogi mutunya, Armand V. Feigenbaum dengan TQM-nya, Philip Crosby dengan
zero defect-nya, Ishikawa dengan total quality control-nya, atau Taguchi dengan quality desain-nya.
Namun, apakah anda menemukan satu definisi yang sama dari antara mereka? Boleh jadi juga, mungkin anda
akan semakin kehilangan pemaknaannya, jika mutu semata-mata hanya diletakkan sebagai sebuah definisi ketika
secara konsep, teori, teknik dan aplikasinya, mutu tersebut berkembang dan diterjemahkan melalui QFD, QCC,
5S, JIT, FMEA, Hoshin Kanri, CRM, SCM, ERP, Six Sigma, Balanced Scorecard, Knowledge Management, Lean,
Lean Sigma, dan lain sebagainya.
Namun demikian, dari kenyataan tersebut, juga bukan berarti bahwa mutu adalah sesuatu yang tidak pasti,
abstrak, dan sumir. Di dalam hal ini, Garvin (1998) coba merumuskan pendefinisiaan mutu terhadap beberapa
ide dan pendapat dari beberapa penganjur, penulis, dan praktisi mutu menurut konteks, kriteria, dan
kategorinya dalam pemahaman, seperti: transcendent, berdasarkan produk (product-based), berdasarkan pengguna
(user-based), berdasarkan pembuatan atau manufaktur produk (manufacturing-based), dan berdasarkan nilai (value
-based).
Anda sekarang, tentunya tidak akan membeli HP yang tidak ada fasilitas untuk mengirimkan pesan teksnya
(SMS), bukan? Padahal, fasilitas tersebut baru tiba untuk menjadi suatu persyaratan bagi anda untuk dipenuhi
setelah produsen membuat fasilitas itu melalui desain handset HP yang diproduksinya. Andalah yang membuat
fitur tersebut menjadi persyaratan dasar bagi perangkat HP umumnya, disamping fitur- fitur lainnya yang menjadi
persyaratan dasar bagi anda sebagai konsumen. Di sini, seiring dengan semakin terpenuhinya kebutuhan anda
sebagai konsumen, persyaratan- persyaratan konsumen menjadi semakin banyak dan beragam. Ini juga
mungkin berlaku dengan apa yang kita inginkan, sekalipun tidak praktis. Contohnya, kita membutuhkan satu
komputer yang berkemampuan pantas untuk memudahkan kita dalam keperluan penulisan dan perhitungan-
perhitungan pekerjaan administratif kantor.
Jika anda sebagai pelaku dan penerap mutu di dalam organisasi yang mengaplikasikan sistem manajemen
mutu (quality management system) yang semata-mata berpijak pada pendirian dari definisi ISO 9001, mungkin
secara sederhana anda akan menggarisbawahinya antara persyaratan dan kepuasan komitmen dan perbaikan-
peningkatan berkesinambungan sebagai hasil dari rangkaian siklus manajemen organisasi dari bagaimana
mutu merupakan satu siklus internal organisasi, di antara dua bagan yang terpisah terhadap persyaratan
pelanggan dan kepuasaan pelanggan (lihat Gambar 1).
Q = Mutu (Quality)
Q = P/E Di mana, P = Kinerja (Performance)
E = Harapan dan keinginan- keinginan (Expectations)
Artinya, jika Q adalah sama atau lebih daripada 1, maka konsumen memiliki satu perasaan yang baik (good
feeling) terhadap produk-produk dan layanan-layanan. Hal ini disebabkan, bahwa organisasi menghasilkan
produk dan layanannya dengan kinerja individu/organisasi yang sama terhadap apa yang konsumen ingin dan
butuhkan melalui persyaratan-persyaratan mereka. Namun demikian, di sini teori tersebut tidak menyatakan
bagaimana besaran dan ukuran dari ‟good feeling‟ tadi ditetapkan dan diterjemahkan sebagai kepuasaan dalam
kerangka bisnis dan persaingan suatu organisasi untuk tetap unggul, sehingga suatu organisasi dan individu-
individu didalamnya dapat dikatakan bermutu.
Shewhart berpendapat bahwa data dari proses fisik tidak pernah menghasilkan kurva distribusi
normal, sehingga beliau menyimpulkan, ketika suatu proses menunjukkan adanya variasi, ada be-
berapa proses yang menunjukkan variasi terkontrol (secara alami terjadi selama proses) dan
proses yang lainnya menunjukkan variasi tidak terkontrol (yang tidak muncul dalam proses
sepanjang waktu).
Shewhart kemudian mengembangkan pemikiriannya dengan bekerja pada Bell Telephone Labora-
tories dari tahun 1925-1956 dan menerbitkan serangkaian tulisannya dalam Bell System Technical
Journal. Pada tahun 1931 hasil pemikirannya tertuang dalam bukunya yang berjudul Economic
Control of Quality of Manufactured Product. Pada tahun 1939, buku
keduanya yang berjudul Statistical Method from the Viewpoint of Quality
Control diterbitkan yang menekankan pada apa yang bisa ilmu statistik
pelajari dari quality control yang ada di industri. Pada tahun 1933, control
chart diadopsi oleh American Society for Testing and Materials (ASTM)
dan digunakan untuk memperbaiki produksi selama Perang Dunia II pada
American War Standards Z1.1-1941, Z1.2-1941 and Z1.3-1942.
Source :
http://en.wikipedia.org/wiki/Walter_A._Shewhart
http://walter-a-shewart.blogspot.com/
Sebagai organisasi terdepan dalam pengembangan standar mutu dengan lebih dari
17800 portofolio di seluruh dunia, International Organization for Standardization
(ISO) kembali menerbitkan sebuah pedoman baru untuk membantu dalam mening-
katkan kegunaan teknologi informasi dan komunikasi (ICT: Information and Commu-
nication Technology) yakni standar kerja untuk web. Pedoman ini ditujukan untuk
anggota ISO yang berasal dari berbagai negara.
Penerbitan pedoman ini diilhami peralihan proses kerja di ISO dari “process
based on papers” menjadi sistem elektronik. Sistem ini meliputi operasional
website ISO, membantu dalam akses dan pertukaran informasi yang berkaitan
dengan ISO.
Pedoman ISO untuk ICT ini nantinya akan menyediakan informasi, prosedur, dan panduan untuk institusi
yang memerlukan.
Dalam pengantarnya, Alan Bryden, General Secretary ISO (tahun 2003 – 2008), mengatakan: Salah satu
peran utama dari Sekretariat ISO adalah membuat ketentuan pelayanan peralatan elektronik baru yang akan
membantu dalam memfasilitasi komunikasi antar semua pihak yang terkait dengan standarisasi internasional.
Sementara itu, Rob Steele, General Secretary ISO yang baru menjabat tanggal 1 Januari 2009 yang lalu,
mengemukakan pendapatnya. Publikasi dari standar – standar kerja pada web melambangkan kegiatan lebih
jauh pada sasaran strategis ISO yang lebih maju dan memperkuat standarisasi infrastruktur.
Standar – standar kerja web ini sudah diterbitkan dalam format A5, binder model ring, menggunakan bahasa
Inggris (ISBN 978-92-67-10493-5, dan setebal 98 halaman) dan Perancis (ISBN 978-92-67-20493-2, 104
halaman). Pedoman ini diberikan secara cuma – cuma. Para anggota cukup menghubungi departemen
pemasaran dan komunikasi atau men-download dari website ISO. (PIS)
Source : www.iso.org