PERANCANGAN PROGRAM APLIKASI PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BUKU DI PERPUSTAKAAN SD NEGERI 3 KUTASARI PURWOKERTO

Agusman Dwiarto Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer Stmik Tasikmalaya

ABSTRACT : Developments in science and technology and the rapidly growing global, constantly evolving human triggers and compete in the mastery of technology. Especially information technology and computers. Currently, most of the information needed can be obtained via the internet, it is quite a big influence in the world of education. Many educational institutions are utilizing Internet technology to education. Seeing the reality of the above, the author participated actively trying to create an application program design. Program applications will be made to the institution "SD Negeri 3 Kutasari" addressed in order to provide service to the institution. Thus the library system is expected to facilitate the institution. It is intended to provide some ease to the institution. Keywords: Designing Loan Program and Return Library Books In Elementary School Kutasari

ABSTRAK : Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi semakin pesat dan global, selalu memicu manusia berkembang dan bersaing dalam penguasaan teknologi. Khususnya teknologi informasi dan komputer. Saat ini hampir sebagian besar informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh melalui internet, hal ini berpengaruh cukup besar dalam dunia pendidikan. Banyak lembaga-lembaga pendidikan yang memanfaatkan teknologi internet untuk pendidikan. Melihat kenyataan diatas, penulis mencoba ikut serta berperan aktif untuk membuat sebuah rancangan program aplikasi. Program aplikasi yang akan dibuat pada lembaga pendidikan SD Negeri 3 Kutasari ditujukan agar bisa memberikan pelayanan kepada lembaga. Maka dari itu dengan sistem perpustakaan diharapkan dapat mempermudah lembaga. Hal ini dimaksudkan untuk memberi beberapa kemudahan kepada lembaga. Kata Kunci : Perancangan Program Peminjaman Dan Pengembalian Buku Pada

Perpustakaan SD Negeri 3 Kutasari

1.

PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah Perkembangan komputer sekarang ini sudah demikian pesatnya, tidak seperti dahulu yang masih dianggap barang langka. Komputer sudah hadir dimana-mana menjadi barang yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan sehari-hari. Definisi komputer secara singkat adalah alat yang dengan bantuan program akan mengolah data menjadi informasi, data dapat dianalogikan dengan bahan mentah yang harus diolah menjadi barang jadi yang siap dipakai yang disebut informasi. Alat pengolahan terdiri dari tiga unsur utama yaitu perangkat keras (brainware), perangkat lunak (sofware), dan memegang kendali utama adalah pelaksana (brainware) dari tiga unsur itulah terletak kunci keberhasilan waktu komputerisasi. Sejauh ini pengolahan data dengan komputer semakin banyak digunakan pada berbagai perusahaan, tidak saja perusahaan besar tetapi perusahaan kecilpun telah menggunakan jasa komputer. Hal ini disebabkan karena pengolahan data dengan komputer lebih cepat dalam penyimpanan data. Pendidikan disadari sebagai salah satu instrument yang sangat strategis dalam upaya pembangunan sumber daya manusia. Mengingat betapa besarnya peranan pendidikan dalam memberikan arahan untuk melakukan pembenahan berbagai sektor kehidupan termasuk pendidikan Sekolah Dasar (SD) Dengan tehnologi komputer maka dapat memudahkan dalam hal melaksanakan pekerjaan rutin seperti berhitung, menyimpan informasi dalam jumlah besar, mengambil data secara acak maupun mengurutkan data dalam waktu yang cepat sehingga mengoptimalkan pelayanan pada perpustakaan sekolah. Sedangkan untuk sementara ini, SD Negeri 3 Kutasari dalam mengolah sistem perpustakaannya masih menggunakan cara manual, baik dalam pendataan anggota perpustakaan, pendataan buku serta proses peminjaman dan pengembalian buku dilakukan dengan

manual, sehingga data anggota, data buku, data peminjaman serta pengembalian buku tidak terkelola dengan baik. Oleh karena itu penulis mencoba merancang program yang bertujuan untuk mempermudah sistem perpustakaan pada SD Negeri 3 Kutasari . Sehubungan dengan ini maka penulis membuat tugas akhir dengan judul : Perancangan Program Peminjaman Dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SD Negeri 3 Kutasari

1.2. Pembatasan Masalah Dalam penulisan tugas akhir ini penulis membatasi ruang lingkup dalam pengolahan data peminjaman dan pengembalian buku, mulai dari proses penginputan data seperti data pengguna, data anggota, data jenis buku, data buku dan proses transaksi peminjaman serta pengembalian buku sesuai waktu peminjaman hingga pembuatan laporan data pengguna, data anggota, data buku, data transaksi peminjaman dan pengembalian buku.

1.3. Indentifikasi Masalah Berdasarkan penyebab masalah Sistem Perpustakaan yang ada di SD Negeri 3 Kutasari, sementara ini masih menggunakan cara manual, baik dalam pendataan anggota perpustakaan, pendataan buku serta proses peminjaman dan pengembalian buku dilakukan dengan manual, sehingga data anggota, data buku, data peminjaman serta pengembalian buku tidak terkelola dengan baik. Sehubungan dengan hal tersebut, maka penulis ingin merancang sebuah software Perpustakaan yang berbasis komputer sehingga dapat memudahkan dalam hal melaksanakan pekerjaan rutin seperti berhitung, menyimpan informasi dalam jumlah besar, mengambil data secara acak maupun mengurutkan data dalam waktu yang cepat sehingga

mengoptimalkan pelayanan pada perpustakaan sekolah.

1.4. Tujuan Penelitian 1. Merancang aplikasi sistem informasi peminjaman dan pengembalian buku pada perpustakaan 2. Menganalisis system pengolah data perpustakaan agar dapat memberi informasi yang cepat, tepat dan akurat.

1.5. Manfaat Penelitian Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah memberikan kemudahan dalam mengolah data-data di perpustakaan, sehingga mengurangi kesalahan dalam penanganan data-data transaksi peminjaman dan pengembalian buku menjadi lebih kecil bila dibandingkan dengan penanganan secara manual.

2.

LANDASAN TEORI Pembuatan Tugas Akhir ini tidak lepas dari teori-teori yang mendukung kemudahan dalam mempelajari serta merancang program aplikasi yang diharapkan dapat berfungsi secara maksimal. Kemudahan dalam menggunakan suatu program aplikasi bagi setiap pengguna akan sangat membantu dalam menyelesaikan setiap pekerjaan. keuntungan lain dari suatu program aplikasi yang mudah digunakan adalah akan memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan yang dilakukan oleh pengguna pada saat menjalankan program aplikasi tersebut. Berikut ini adalah landasan teori yang menjabarkan teori-teori yang penulis gunakan pada analisa dan perancangan sistem yang akan dirancang.

2.1. Teori Merancang Program Teknik pemrograman yang baik memiliki ciri-ciri atau karakteristik sebagai berikut : 1. Mengandung algoritma pemecahan masalah yang tepat, benar, sederhana, standar, dan efektif.

2. Memiliki struktur logika dan struktur program yang benar dan mudah dipahami. 3. Membutuhkan biaya testing, pemeliharaan dan pengembangan yang rendah. 4. Memiliki dokumentasi yang baik. Untuk menyusun suatu program komputer ada beberapa langkah yang harus dilakukan oleh pemrogram atau programmer yaitu : 1. Menganalisa Masalah Untuk menemukan dan memahami persoalan, kemudian

dikembangkan dalam proses urutan logika untuk menyelesaikan masalah bentuk algoritma. 2. Mendefinisikan Masalah Langkah ini dilakukan untuk banyak input, output yang diinginkan dan sebagai gambaran tentang data yang akan diproses serta informasi yang dihasilkan. Penjelasan tentang hal ini diperlukan yang sesuai dengan kebutuhan. 3. Menyusun Flowchart Flowchart ini disusun dengan menggunakan simbol-simbol untuk menceritakan aktifitas data yang akan diolah menjadi informasi. 4. Menyusun Kode Merupakan pengkodean dari algoritma yang dibuat, diterjemahkan ke dalam bentuk statement-statement yang sesuai dengan bahasa pemrograman yang digunakan. 5. Melakukan test Program Dari proses logika yang dibuat, diperiksa apakah program tersebut sudah benar dan bebas dari unsur kesalahan atau masih harus diperbaiki kembali. Semua kesalahan yang terjadi diperbaiki agar program komputer dapat dijalankan dan memberi hasil seperti yang diharapkan.

6. Dokumentasi Dokumentasi yang dihasilkan adalah berupa catatan-catatan atau keterangan-keterangan yang dibuat untuk menjelaskan urutan suatu program, yang berkaitan dengan proses data yang akan dilakukan pada program tersebut. Dengan adanya dokumentasi yang lengkap, maka dapat diketahui fungsi dari suatu program, bentuk input, process serta susunan outputnya.

3.

METODELOGI PENELITIAN 3.1. Sejarah Tempat Penelitian a. Sejarah Sekolah SD Negeri 3 Kutasri Berdiri pada tahun 1985. Sekolah ini berstatus Negeri, beralamat di Jl. Moch. Besar No. 73 Kutasari, Baturraden. Kepala sekolah yang sekarang memimpin SD Negeri 3 Kutasari adalah Ibu Hartati, S.Pd. b. Struktur Organisasi

3.2. Metode Penelitian Dalam menganalisis Perancangan Program Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku Di Perpustakaan SDN 3 Kutasari , penulis

melakukan pengumpulan data dan analisis sistem berjalan pada perusahaan untuk membantu penulis dalam penelitian ini. 3.3. Teknik Pengumpulan Data Dalam penyusunan tugas ini, dibutuhkan berbagai data yang menunjang dalam penulisan dan didalam pengumpulan data, penulis melakukan penelitian dengan cara sebagai berikut : a. Studi Pustaka Metode ini penulis mencari dan mempelajari dari buku-buku atau literatur dengan maksud untuk mendapatkan teori-teori atau pengertian - pengertian yang berhubungan dengan pokok pembahasan sehingga memudahkan penulis di dalam merancang atau membuat tugas akhir ini. b. Observasi Metode ini penulis melakukan pengamatan terhadap data - data yang ada, yang berhubungan dengan objek penulisan. c. Wawancara Metode ini Penulis melakukan wawancara langsung kepada Ibu Hartati , S.Pd selaku Kepala Sekolah SD Negeri 3 Kutasari dan juga Ibu Cahyati ,A.Ma.Pd sebagai kepala Perpustakaan SD Negeri 3 Kutasari yang berhubungan dengan penulisan tugas akhir ini.

4.

ANALISIS DAN PEMBAHASAN MASALAH 4.1. Analisis Prosedur 4.1.1. Analisis Masalah Berdasarkan hasil analisis terhadap permasalahan yang ada di perpustakaan SD Negeri 3 Kutasari, penulis berpendapat bahwa sistem tersebut harus diperbaharui karena di perpustakaan SD Negeri 3 Kutasari masih manual. Untuk itu penulis merancang sebuah sistem yang baru yaitu sebuah program Aplikasi Peminjaman dan Pengembalian Buku di perpustakaan SD Negeri

3 Kutasari menggunakan Visual Basic 6.0 Crystal Report 8.5 4.2. Analisis Dokumen 4.2.1. Analisis Dokumen Input

serta dibantu dengan

Bentuk dokumen masukan merupakan dokumen atau data yang dipakai sebagai acuan untuk pembuatan dan mengisi data pada program aplikasi yang dibuat, dokumen tersebut terdiri dari : Nama Masukan Fungsi : Formulir Pendaftaran : Untuk mengetahui biodata calon anggota perpustakaan Sumber Tujuan : Calon Anggota : Staff

4.2.2. Analisis Dokumen Proses 1. Proses Pendaftaran Anggota yang akan meminjam buku harus mengisi formulir dengan data anggota untuk disimpan dalam arsip anggota dan dibuatkan kartu anggota dari data anggota tersebut. 2. Proses Peminjaman Buku Untuk mendapatkan buku yang ingin dipinjam maka anggota perpustakaan harus menyerahkan kartu anggota dan kartu peminjaman buku kepada staf perpustakaan untuk

mencocokkan dengan data yang ada pada arsip anggota. Pilihan buku yang akan dipinjam oleh anggota diserahkan kepada staf perpustakaan untuk memastikan apakah

keberadaan buku itu masih tersedia, selanjutnya dicatat dalam kartu peminjaman kemudian dikembalikan kepada anggota. 3. Proses Pengembalian Buku Setelah batas waktu peminjaman buku telah habis maka anggota perpustakaan wajib mengembalikann buku yang dipinjam sambil menyerahkan kartu anggota dan kartu

peminjaman buku kepada staf perpustakaan, kemudian staf perpustakaan akan memeriksa data anggota dengan melihat arsip anggota berdasarkan kartu peminjaman bukunya kemudian staf perpustakaan mengecek dari arsip peminjaman buku untuk merubah data pada hasil buku. Apabila anggota mendapatkan denda keterlambatan pengembalian buku, maka staf perpustakaan akan menghitung denda dengan melihat data pinjam dari arsip peminjaman kemudian staf perpustakaan akan memberikan denda keterlambatan kepada anggota dan menyimpan data keterlambatan ke arsip denda. 4. Proses Pembuatan Laporan Proses akhir dari sistem peminjaman dan pengembalian buku adalah pembuatan laporan data-data yang akan dijadikan laporan diambil dari arsip peminjaman dan pengembalian buku. Setelah laporan selesai dibuat, laporan tersebut diserahkan kepada kepala perpustakaan. 4.2.3. Analisis Dokumen Keluaran Bentuk keluaran adalah bentuk dokumen perpustakaan yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumendokumen hasil percatatan laporan. Adapun bentuk keluaran tersebut sebagai berikut : a. Nama Keluaran : Label Buku Fungsi : Sebagai identitas di setiap buku yang ada di perpustakaan Sumber Tujuan Frekuensi : Staff Perpustakaan : Asisten Perpustakaan : Setiap ada transaksi buku baru

b. Nama Keluaran : Kartu Buku Fungsi : Sebagai bukti identitas peminjaman dan pengembalian buku Sumber : Staff perpustakaan

Tujuan Frekuensi

: Anggota perpustakaan : Setiap ada transaksi peminjaman dan pengembalian buku

c. Nama Keluaran : Kartu anggota Fungsi : Sebagai bukti identitas anggota perpustakaan Sumber Tujuan Frekuensi : Staff perpustakaan : Anggota perpustakaan : Setiap ada transaksi Pendaftaran anggota perpustakaan d. Nama Keluaran : Laporan Data Buku Fungsi : Sebagai bukti laporan data-data buku yang tersimpan di perpustakaan Sumber Tujuan Frekuensi : Staff perpustakaan : Kepala Perpustakaan : Setiap 1 Bulan Sekali

e. Nama Keluaran : Laporan Data Anggota Fungsi : Sebagai bukti laporan data-data terdaftar sebagai anggota perpustakaan Sumber Tujuan Frekuensi : Staff Perpustakaan : Kepala Perpustakaan : Setiap 1 bulan sekali

f. Nama Keluaran : Laporan Data Pengguna Fungsi : Sebagai laporan data-data pengguna aplikasi program perpustakaan Sumber Tujuan Frekuensi : Staff Perpustakaan : Kepala Perpustakaan : Setiap diperlukan informasi menganai data pengguna aplikasi g. Nama Keluaran : Laporan Data Peminjaman Fungsi : Sebagai bukti laporan data-data

peminjaman buku perpustakaan Sumber Tujuan Frekuensi : Staff Perpustakaan : Kepala Perpustakaan : Setiap 1 bulan sekali

h. Nama Keluaran : Laporan Data Pengembalian Fungsi : Sebagai bukti laporan data-data pengembalian buku perpustakaan Sumber Tujuan Frekuensi : Staff Perpustakaan : Kepala Perpustakaan : Setiap 1 bulan sekali

4.3. Analisis Aliran Data dan Informasi Tabel 4.1. Analisis Aliran Data dan Informasi Kegiatan Peminjaman dan Pengembalian Buku Nama Personil Teknologi Yang Digunakan Komputer

1.

Pembuatan Laporan

Cahyati , A.Ma.Pd

Komputer

Analisis data dan informasi dapat dilihat pada tabel 4.1. Distribusi pekerjaan menunjukkan kegiatan yang dilakukan oleh Staf Perpustakaan.

4.4. Evaluasi Sistem Sedang Berjalan 4.4.1. Sistem Berjalan Sistem yang ada pada SD Negeri 3 Kutasari cukup sederhana. Sebagian besar kegiatan dilakukan secara manual. Pegawai/Staf perpustakaan mencatat peminjaman dan pengembalian yang masuk dan keluar secara manual serta pembuatan laporan hasil peminjaman dan pengembalian buku dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel.

Kelemahan

yang

terdapat

pada

sistem

berjalan

pada

perpustakaan sekarang ini adalah: 1. Adanya pengulangan di dalam pencatatan data. 2. Pencarian data anggota dan data buku cukup lama karena proses pencarian datanya berupa arsip arsip yang dibuat secara manual dan belum adanya program khusus yang lebih efektif. 3. Pemasukkan data tidak dapat diproses dengan cepat karena data yang diolah cukup banyak sehingga terjadi kesalahan dalam pemasukkan data. 4. Di dalam penyimapanan data tidak aman, karena masih dalam bentuk lembaran 5. Selain itu penyajian informasi perpustakaan yang tidak akurat dapat mengakibatkan pelayanan kepada anggota perpustakaan terhambat. 4.4.2. Sistem Usulan Sistem yang penulis usulkan merupakan sistem yang telah terkomputerisasi. Sistem tersebut menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0. dengan Microsoft Office Access 2003 sebagai format databasenya dan Seagate Crystal Report 8.5. sebagai perancang laporannya. Keunggulan dari sistem usulan adalah: 1. Mempermudah kinerja pengelolaan perpustakaan. 2. Mempercepat pemberian Informasi. 3. Menghindari dan mendeteksi secara dini terhadap penyalahgunaan atau kesalahan sistem serta untuk menjamin keamanan data atau informasi. 4. Dapat mengurangi beban user agar pekerjaannya lebih mudah dengan hasil kerja yang sesuai dengan kebutuhan. 5. Terciptanya peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem dan dapat meningkatkan kepuasan anggotanya

5.

KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Dari uraian penulisan Tugas Akhir ini, maka penulis mencoba menyimpulkan seluruh pokok pembahasan khususnya dalam pembuatan Program Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SD NEGERI 3 KUTASARI sebagai berikut : 1. Dengan adanya program aplikasi komputer maka akan memberikan kemudahan dalam pengolahan data-data di perpustakaan. 2. Kemungkinan terjadinya kesalahan dalam penanganan data-data transaksi peminjaman dan pengembalian buku menjadi lebih kecil bila dibandingkan dengan penanganan secara manual. 5.2. Saran-saran Saran-saran yang dapat penulis berikan dalam pembuatan Tugas Akhir ini sebagai berikut : 1. Perlunya dibuat Back Up File agar data yang sudah ada dapat terjaga keamanannya. Pembuatan program haruslah interaktif dan komunikatif dalam arti pemakai program harus tahu dan mengerti tentang proses dari program yang sedang dijalankan. Dalam mengatasi masalah keunggulan program, maka pengguna dianjurkan untuk memperbaharui sebagian program aplikasi yang ada untuk melengkapi kelemahan dan kekurangan dari program yang sudah ada secara berkala. 2. Perlu adanya perawatan terhadap hardware dan software yang terencana dan rutin demi kelancaran aktivitas SD NEGERI 3 KUTASARI.

6.

DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif. 2007. Analisa dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi Offset. Yuswanto. 2009. Pemrograman dengan Visual Basic. Net 2005. Jakarta : Cerdas Pustaka Publisher. Madcoms. (2008). Mahir dalam 7 Hari : Pemrograman Visual Basic 6.0. Yogyakarta : Penerbit Andi dan Madcoms. Madcoms. (2008). Pemrograman Tingkat Lanjut dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta : Penerbit Andi dan Madcoms. Adian Susanto.(2011).Pengertian Program. Retrieved , From http://adiansusanto.blogspot.com/2011/12/pengertian-program.html Nita Afriani. (2013). Pengertian Normalisasi. Retrieved, From http://nitaafriani.wordpress.com/2013/02/26/pengertian-normalisasi/ BayuZu. (2011). Pengertian Visual Basic. Retrieved, From http://bayuzu.blogspot.com/2011/02/pengertian-vb-visual-basic.html Adian Susanto.(2011).Definisi Diagram Hipo. Retrieved , From http://adiansusanto.blogspot.com/2011/12/definisi-diagram-hipo.html Cindy. (2011). Pengertian Visual Basic. Retrieved, From http://cindysheep.blogspot.com/2012/02/pengertian-crystalreport.html Adian Susanto.(2011).Definisi Flowchart. Retrieved , From http://adiansusanto.blogspot.com/2011/12/definisi-flowchart.html Shvoong. (2012). Definisi Perancangan Sistem. Retrieved , From

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2129410definisi-perancangan-sistem/#ixzz2PmWIhZUK Resza Prihantoro. (2010). Arti Perancangan Menurut Para Ahli. Retrieved, From http://h0404055.wordpress.com/2010/04/02/arti-perencanaanmenurut-para-ahli/ Lasa. 2007. Manajemen Perpustakaan Sekolah. Yogyakarta: Pinus Kajian Pustaka. (2012). Pengertian Perpustakaan. Retrieved , From http://www.kajianpustaka.com/2012/11/perpustakaan.html#ixzz2P nPmdRSy