28

BAB 2 LANDASAN TEORI

2.1 2.1.1

Pengertian Quality Assurance Pengertian Umum Quality Assurance (penjaminan mutu) adalah semua tindakan terencana,

sistematis dan didemonstrasikan untuk meyakinkan pelanggan bahwa persyaratan yang ditetapkan "akan dijamin" tercapai. Salah satu elemen dari QA adalah QC. Elemen yang lain yaitu: Planning, organization for quality, Established Procedure, Supplier Selection, Corrective Action, Document control, training, Audit dan Management review. QA lebih berperan sebagai analyst untuk memperbaiki mutu produk, dan datanya bisa diperoleh dari data sampling orang QC atau feedback dari internal perusahaan ataupun adanya Quality complain dari luar perusahaan yaitu costumer. Dan QA biasanya juga berperan sebagai sertifikasi dari produk tersebut. (Sumber: Mailing List Migas Indonesia, Juni 2007). Berdasarkan ISO 9000:2000 (QMS-Fundamentals and Vocabulary) (section 3.2.11) Quality Assurance “Part of quality management focused on providing confidence that quality requirements will be fulfilled”. Jika diterjemahkan Quality Assurance terfokus pada pemberian jaminan/keyakinan bahwa persyaratan mutu akan dipenuhi.

29

Quality Assurance tugasnya memahami spec. customer dan standard atau spec. yang berhubungan dengan product, kemudian membuat / menentukan cara inspeksinya (berupa prosedur) dan mendokumentasi hasil inspeksinya

(manufacturing data report). Jadi kesimpulannya : QA bersifat proactive, preventive in nature.

2.1.2

Pengertian Dalam Konteks Manajemen Proyek Merupakan semua aktifitas yang dilakukan oleh organisasi proyek (Manager

proyek, tim proyek, dan manajemen) untuk memberikan jaminan tentang kebijakan kualitas, tujuan dan tanggungjawab dari pelaksanaan proyek agar proyek dapat memenuhi kebutuhan dan permintaan mutu yang sudah disepakati. Kualitas yang dimaksud di sini biasanya memiliki hubungan keterkaitan yang sangat erat dengan sejumlah standar internasional, seperti contohnya adalah memenuhi ISO sebagai panduan sistem manajemen mutu (misalnya dalam pembuatan aplikasi diperhatikan kaidah baku software engineering yang memenuhi software quality assurance). Ada 2 tipe dari Quality Assurance dalam proyek yaitu: • • Internal QA: Jaminan yang disediakan untuk manajemen dan tim proyek. External QA: Jaminan yang disediakan kepada customer yang ada di luar proyek. Dalam pelaksanaan Quality Assurance pada proyek, perlu disusun suatu rencana mutu yang dapat diartikan sebagai totalitas ekspektasi yang diharapkan oleh

• Perform Quality Asurance. mengidentifikasi standar kualitas untuk pelaksanaan proyek dan bagaimana memenuhinya. Penjelasan detail dapat dilihat pada bagan berikut: . memonitor hasil pelaksanaan proyek apakah memenuhi standar kualitas atau tidak. Dalam proyek juga dikenal adanya Project Quality Management yang terdiri dari beberapa aktifitas antara lain: • Quality Planing. mengimplementasikan rencana jaminan kualitas agar proyek memenuhi semua requairement • Perform Quality Control.30 pemrakarsa atau sponsor proyek. dalam arti kata mereka yang termasuk di dalam stakeholder proyek mendefinisikan harapan harapannya terhadap hasil dari proyek yang dikerjakan.

1 Struktur Project Quality Management .31 Gambar 2.

Manual Mutu. keuangan maupun ketentuan lain seperti yang dipersyaratkan dalam Perencanaan Program.32 2. . instruksi kerja. administrasi. • Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam rangka memenuhi mutu konstruksi yang diinginkan.3 Rencana Mutu Rencana Mutu minimal harus memenuhi hal-hal berikut : • Rencana Mutu harus sesuai dengan Sasaran Mutu (quality objective) dan sejalan dengan persyaratan proses lain dari sistem manajemen mutu konstruksi. validasi. • Rencana Mutu harus mencakup aktivitas verifikasi. pemantauan. • Rencana Mutu harus berisikan persyaratan teknis. • Rencana Mutu harus mencakup kebutuhan dokumen sistem manajemen mutu konstruksi (meliputi: Pedoman Mutu. inspeksi dan pengujian yang diperlukan beserta kriteria penerimaannya. dan daftar periksa/simak) dalam rangka mencapai kesesuaian mutu konstruksi yang diinginkan. • Rencana Mutu harus mencakup Catatan Mutu (quality records) yang dibutuhkan untuk menunjukkan bukti bahwa perencanaan kegiatan memenuhi persyaratan mutu konstruksi yang telah ditetapkan. Prosedur Mutu.1. petunjuk teknis.

. sehingga dimungkinkan untuk segera mengambil tindakan yang efektif menuju perbaikan yang berkelanjutan. Sasaran mutu tersebut harus dicantumkan dalam dokumen RMP maupun RMK sebagai upaya untuk mengkomunikasikan kepada setiap personil yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. Sasaran mutu merupakan persyaratan yang sifatnya sangat strategis untuk menilai kinerja sistem manajemen mutu penyelenggaraan proyek.33 Dalam penyusunan Rencana Mutu Proyek (RMP) diwajibkan untuk mencantumkan Sasaran Mutu yang ditetapkan oleh Pimpinan. agar mereka memiliki tanggung jawab dalam keterlibatannya untuk mencapai jaminan mutu tersebut dalam pelaksanaan proyek. Adapun kriteria bagi penetapan sasaran mutu adalah kegiatan apa saja yang dapat diukur atau dapat dijadikan terukur terkait dengan sistem manajemen mutu. target pemasaran.target yang direncanakan bagi pelaksanaan proyek. efisiensi kinerja. tingkat kedisiplinan pegawai dan sebagainya. target perolehan omzet. Secara umum sasaran mutu harus dinyatakan dalam dalam bentuk target. misalnya : perolehan laba. terutama yang terkait dengan kendala keterbatasan Biaya. Semua pihak yang terkait. target pelaksanaan pelatihan. Sasaran mutu merupakan suatu pernyataan yang harus ditetapkan dalam Rencana Mutu Proyek (RMP) maupun Rencana Mutu Kontrak (RMK) sebagai suatu bentuk komitmen pencapaian kinerja yang terukur dalam penerapan sistem manajemen mutu. Mutu dan Waktu (BMW) pelaksanaan proyek. baik Pimpinan atasan Ka Satker maupun Direksi atasan Penanggung Jawab Penyedia Jasa akan mudah mengukur dan memonitor kinerja proyek sejauh apa pencapaian mutunya.

ada batas waktu yang ditentukan (Nara Sumber : Edy Rahen. yaitu sederhana dan mudah untuk dimengerti. yaitu waktu pencapaiannya jelas. dan ditetapkan sasaran mutu yang baru atau diperbaiki. Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam membuat sasaran mutu harus memenuhi persyaratan dalam peristilahan kata : SMART yang selanjutnya diuraikan sebagai berikut : • • • • Simple. mudah dipantau. Applicable. Reasonable. yaitu dapat diukur pencapaiannya. • Timely. yaitu dapat diaplikasikan sesuai dengan kemampuan yang ada.34 Sasaran mutu sebaiknya dibuat secara sistematis. maka RMK atau RMP harus dikaji ulang dan direvisi. sehingga apabila di suatu saat terjadi perubahan program atau kontrak karena suatu kondisi tertentu dalam pelaksanaan proyek. Measureable. yaitu memiliki alasan yang jelas bagaimana sasaran tersebut digunakan dan diterapkan.2007) .

dsb.35 2. (QC= Executor) 2 Prosedur untuk pencapaian mutu Aktifitasnya prosedur tsb) (pelaksanaan yang dari dibuktikan dengan record-record 3 Kategori QA: Perencanaan mutu.1 Perbedaan QC dan QA No QA 1 QC Berperan sebagai analyst untuk Orang operasional yang langsung memperbaiki mutu produk (QA= Conceptor) melakukan aktivitas checking atau inspeksi terhadap produk. manajemen. problem solving nature in nature QC= Tools 5 QA= Sistem . outgoing). Kategori QC: Kegiatan2 inspeksi sertifikasi ISO. in-process. 4 Bersifat proactive. preventive in Bersifat reactive. audit sistem dan uji (in-coming.2 Perbedaan QC dengan QA Tabel 2.

2 Tingkat Evolusi Manajemen Mutu .36 2.3 Kedudukan Quality Assurance dalam Manajemen Mutu Gambar 2.

4 Prosedur Quality Assurance Gambar 2.37 2.3 Prosedur Umum Pelaksanaan Quality Assurance .

Membuat QA Plan. Personil QA akan memverifikasi ketepatan hasil tindakan koreksi. Untuk proyek aplikasi merujuk pada template Software Quality Assurance (SQA) Plan. • Review dilakukan terhadap setiap tahapan proyek atau dengan ruang lingkup yang ditetapkan bersama Ketua Tim Proyek. 2. • • Personil QA melakukan review terhadap pekerjaan proyek sesuai QA Plan. • • jika tindakan koreksi tepat.38 Adapun langkah pada prosedur di atas dapat dijabarkan sebagai berikut: 1. personil QA menutup Laporan QA. • • 3. Ketua Tim Proyek menugaskan tindak lanjut Laporan Quality Assurance. . • Review dilakukan oleh personil QA yang tidak terlibat dalam pekerjaan proyek yang direview. personil QA akan meminta Ketua Tim untuk penugasan tindakan koreksi yang baru. 4. Personil QA menyusun dokumen QA Plan. 6. jika tindakan koreksi tidak tepat. Umum. Personal QA menyampaikan Laporan Quality Assurance ke Ketua Tim Proyek untuk disetujui dan ditindaklanjuti. Dokumen QA Plan harus disetujui oleh Ketua Tim Proyek Review Quality. Tim proyek melaksanakan dan menyelesaikan tindakan koreksi atau peningkatan (improvement) dalam jangka waktu yang telah ditetapkan di Laporan Quality Assurance. baik berupa tindakan koreksi atau peningkatan (improvement) ke tim proyek. 5.

39 2.5 Quality Assurance Tools and Methods Termasuk di dalam QA Tools and Methods ini antara lain: • • • • • • • • • • • • • • • Systems modeling Flowchart Cause-and-effect analysis Force field analysis Statistical and data presentation tools Bar and pie charts Run chart Control chart Histogram Scatter diagram Pareto chart Client window Benchmarking Gantt chart Quality assurance storytelling .

40 2.1 Pareto Chart Diagram 2.5. Pareto bekerja dengan memaparkan dan mengorganisir informasi untuk menunjukkan kepentingan relatif dari berbagai masalah atau penyebab masalah. Adapun bentuk dari Pareto chart ini sendiri merupakan hubungan antara: • Sumbu horizontal yang menempatkan item dalam urutan (dari nilai tertinggi hingga terendah) dengan. harga. dan waktu . • Nilai Satuan dari item itu sendiri seperti frekuensi.1 Contoh Pareto Chart Dalam Quality Assurance pareto chart menyediakan fakta yang dibutuhkan untuk memilih prioritas kendala/resiko yang hendak diperbaiki.

atau penyebab masalah untuk dibandingkan Langkah 2: Tentukan satuan ukuran pembanding dari item-item tersebut. Dalam pareto chart ini dikenal apa yang dinamakan the Pareto Principles. item . Prinsip ini lebih dikenal dengan prinsip 80/20 yang dapat diartikan 80 % masalah diakibatkan oleh 20% penyebab. yang menyatakan bahwa ketika beberapa faktor mempengaruhi situasi. ƒ Frekuensi terjadinya masalah ƒ Lamanya masalah terjadi ƒ Berapa banyak biaya yang digunakan Langkah 3: Tentukan waktu pengumpulan data Langkah 4: Urutkan masalah dari satuan terbesar hingga terkecil . akan mempermudah penentuan masalah yang paling penting dan akar penyebab masalah yang memberikan dampak terbesar. faktor yang paling sedikit akan memberikan dampak yang paling tinggi .41 Menempatkan masalah dalam urutan frekuensi yang semakin menurun. Dengan demikian tim dapat fokus pada usaha penanggulangan dari dampak potensial terbesar tersebut. Langkah pengerjaan: Langkah 1: Buatlah list-list dari masalah.

atau waktu yang diperlukan). berapa banyak kejadian (atau biaya. Lalu jumlahkan untuk menentukan total keseluruhan untuk semua item. untuk tiap item. Tentukan persentase dari tiap item dengan membagi antara jumlah kumulatif antar item (n+ (n-1)) dengan jumlah total seluruh item dan dikalikan dengan 100. Contoh: Tabel 2.42 Langkah 5: Tally.2 Contoh Tabel Perhitungan Pada Diagram Pareto Causes for Late Arrival (Decreasing Order) Traffic tie-up Woke up late Family problems Sick Had to take the bus Bad weather Number Occasions 32 20 8 6 4 3 of Percentage Cumulative Percentage 44 28 10 8 6 4 44 71 82 90 96 100 .

Gambar bars untuk tiap itemnya. 2.5.2 Cause and Effect Analysis Cause and Effect analysis mengelompokkan dan menghasilkan hipotesa tentang kemungkinan-kemungkinan penyebab masalah dalam suatu proses dengan mendaftarkan seluruh penyebab dan efek yang ditimbulkan dari problem yang ditemukan. Lakukan ini dengan mencari breakpoint dari line graph yang memiliki tanda penurunan level lebih cepat. Langkah 8: Analisa diagram dengan identifikasi item yang menimbulkan dampak paling besar. harga.43 Langkah 6: Masukkan urutan item tersebut ke garis horizontal pada pareto chart dan untuk satuan (frekuensi. Jika tidak ada break point tentukan item mana yang menyumbang 50 % atau lebih dari efek. Lalu pisahkan data tersebut dan buat pareto chart terpisah untuk tiap subgrup untuk melihat jika ada perubahan pola grafik. Jika ternyata pola grafik stabil (tidak ada perbedaan tinggi antar bar). Sedangkan garis vertikal kanan diisi oleh persentase kumulatif (Jumlah kumulatif harus dengan total 100%). Alat analisis ini menyusun sejumlah informasi dengan menunjukkan . shift. waktu) letakkan di garis vertikal kiri. dll). pikirkan beberapa faktor yang mungkin mempengaruhi hasil seperti: Hari kerja. Langkah 7: Hubungkan garis persentase kumulatif tiap item dimana untuk titik awal dimulai dari paling atas bars item pertama.

memperlakukannya sebagai “facts” seringkali mengantar tim pada implementasi solusi yang salah dan menyianyiakan waktu. . Diagram cause and effect dapat merefleksikan baik penyebab masalah yang menghambat pencapaian keadaan ideal yang diinginkan maupun faktor lain yang berguna dalam pencapaian keadaan ideal tersebut. Cause and Effect analysis memberi peluang bagi problem solver untuk memperluas pemikiran mereka dan melihat gambaran keseluruhan dari masalah. Kegagalan dalam menyusun hipotesa in.44 hubungan antara kejadian dengan kemungkinan/ penyebab aktualnya dan menyediakan gambaran tentang “mengapa terjadi masalah dan apa kemungkinan efek yang diakibatkan dari masalah tersebut”. Tipe-tipe Cause and Effect Analyses: • • Berdasarkan kategori: Dinamakan diagram fishbone atau Ishikawa diagram Berdasarkan rantai penyebab: Dinamakan diagram pohon (tree diagram) Sesuai dengan metoda pengolahan data yang dipakai dalam laporan ini. maka penulis hanya akan menjabarkan tentang teori Tree diagram. Peringatan: Ingatlah bahwa cause and effect diagram ini mewakili hipotesa tentang “causes” bukan “facts”.

menggali lebih dalam untuk mencari akar permasalahan.” Kenapa ini terjadi?”. Diagram ini dimulai dengan efek dan kelompok mayoritas dari penyebab untuk kemudian ditanya setiap cabangnya. “Apa penyebabnya?”. Metode ini menjabarkan susunan dari penyebab-penyebab masalah. Diagram pohon juga merupakan tampilan grafik dari metode sederhana yang dikenal dengan metode Five Why’s. Diagram 2. 2 Contoh Layout Diagram Pohon pada Metode 5 Why’s .45 Diagram pohon (tree diagram) merupakan tipe kedua dari cause and effect analysis yang menunjukkan serangkaian rantai penyebab masalah. Metode ini dapat digunakan sendiri atau digabung dengan diagram cause and effect lainnya.

Tentukan penyebab spesifik dan masukkan dalam cabang atau sub cabang yang sesuai. (b) Jika dihilangkan akan mengeliminasi atau mengurangi masalah. Jika sebuah ide cocok untuk lebih dari satu cabang. Gunakan brainstorming sederhana untuk mencatat ide-ide sebelum mengklasifikasikannnya dalam diagram. . atau gunakan cabang yang telah ada terlebih dahulu untuk menstimulasi keluarnya ide. Lakukan perubahan bila perlu. Pastikan bahwa peyebab masalah yang telah disusun memiliki hubungan langsung dan logic terhadap masalah atau efek yang disebutkan pada kepala diagram pohon. Teruslah bertanya “Why?” dan “Why else?” untuk setiap penyebab ssampai akar masalahnya ditemukan. Sepakati masalah atau kondisi ideal yang ingin dicapai dan tuliskan dalam kotak effect. Cobalah untuk meyakinkan bahwa jawaban dari pertanyaan “Why” merupakan penjelasan yang dapat diterima dan jika mungkin dapat diajukan sebagai action. Akar masalah adalah sesuatu yang: (a) Dapat menjelaskan “effect” baik secara langsung atau melalui serangkaian kejadian.46 Langkah pengerjaan Five Why’s diagram: Step 1. tempatkan pada keduanya. Cobalah untuk lebih spesifik dalam memilih topik permasalahan. Step 2. Periksa kelogisan dari rantai penyebab masalah : baca diagram dari akar hingga effect untuk melihat apakah alirannya logis dan tidak melenceng dari topik. Step 3. Masalah yang terlalu luas atau samar dapat menjerumuskan tim.

Pastikan untuk mengembangkan setiap cabang secara penuh. . Pemecahan masalahnya terlalu melebar atau tidak kena sasaran Tidak melibatkan orang-orang terkait Peringatan: Dalam menentukan akar masalah tim harus mengumpulkan data untuk menguji hipotesis.47 5 Kesalahan yang sering terjadi dalam menyusun Five Why Analysis: • • • • • • Langsung ke kesimpulan Mencari symptoms dan bukannya sebab utama Tidak banyak bukti yang dikumpulkan Tidak mengecek atau memeriksa langsung kondisi lapangan. Effect atau masalah harus dijabarkan dengan jelas untuk menghasilkan hipotesis paling relevan tentang penyebab (cause). Jika effect atau masalah terlalu umum tim akan kesulitan dalam fokus terhadap effect. dan diagram akan “membengkak” dan kompleks. Jika tidak mungkin tim perlu mengumpulkan lebih bannyak informasi atau bantuan dari pihak lain untuk mencapai pemenuhan dari seluruh cabang-cabang ini.

48 2.4 Contoh Layout System Modelling Pemodelan sistem menunjukkan bagaimana sistem seharusnya bekerja. dan bagaimana produk atau servis diharapkan untuk memenuhi kebutuhan masyakat/user. model sistem mempermudah pembaca untuk mengerti hubungan di antara aktivitas dan pengaruh aktivitas satu terhadap lainnya.3 System Modelling Gambar 2. Dengan membuat diagram dari sambungan aktivitas-aktivitas sistem. Model sistem bermanfaat ketika suatu gambar keseluruhan dibutuhkan. Model sistem menggambarkan proses sebagai bagian dari sistem yang lebih besar yang sasarannya untuk memenuhi keinginan client. Teknik ini digunakan untuk menilai bagaimana sejumlah variasi komponen bekerja bersama untuk menghasilkan output tertentu. dimana input kritis berasal. Model sistem menunjukkan bagaimana servis langsung dan pendukung berinteraksi. Ketika tim tidak tahu bagaimana memulai. model sistem .5.

konseling dengan pasien. produk atau servis yang dihasilkan oleh bagian lain dalam sistem. proses terdiri dari kegiatan diagnosis. Input dapat berupa bahan mentah. • Proses Proses merupakan aktivitas dan tugas yang diperlukan untuk merubah input menjadi produk dan servis. Untuk penyembuhan malaria. dan proses penyembuhan itu sendiri. Secara keseluruhan model sistem dapat membantu dalam pengawasan kinerja performansi. input meliputi obat anti malaria dan pekerja kesehatan terlatih. Contoh: Dalam sistem penyembuhan Malaria. Model sistem ini juga dapat mencapai sasaran dari area masalah lain. . Bagian lain dari sistem yang menyediakan kedua input ini adalah: Subsistem logistik dan pusat pelatihan. Element Pemodelan Sistem System modeling terdiri dari 4 elemen yaitu: • Input Input merupakan sumber-sumber yang digunakan untuk pelaksanaan aktivitas proses.49 dapat membantu menempatkan area masalah atau menganalisa masalah dengan menunjukkan beragam komponen sistem dan hubungan di antara mereka.

Control merupakan segala usaha yang dilakukan untuk menjaga proses tetap berjalan secara terkendali sehingga dapat menghasilkan output sesuai kriteria yang diinginkan. Sedangkan dampak merupakan hasil jangka panjang dari output yang dirasakan oleh client maupun masyarakat luas. Efek timbul akibat perubahan dalam sikap. maupun psikologis yang disebabkan dari output. Dalam kasus malaria ini. Untuk kasus malaria ini dampaknya berupa peningkatan status kesehatan masyarakat dan minimalisasi terhadap tingkat kematian pada bayi dan anak kecil. Output secara umum merujuk pada output langsung yang dihasilkan proses. Hal ini dapat dilakukan dengan mengontrol seluruh . dapat pula berupa efek tak langsung yang dirasakan oleh client atau dampak kepada komunitas yang lebih luas. efek berupa pengurangan tingkat fatalitas dari kasus penyakit tersebut dan penambahan pengetahuan dari pasien tentang cara penanganan jika demam kembali terjadi.50 • Output Output merupakan hasil langsung (produk atau servis) dari proses. pengetahuan. • Control. perilaku. Hasil yang dirasakan dari output ini dapat berupa efek maupun dampak. Untuk sistem penyembuhan malaria ini outputnya berupa pasien menerima terapi dan konseling.

kebutuhan stakeholder. orang yang bertugas melaksanakan proses. dan kompetensi Merupakan masukan dasar yang melandasi setiap proses yang hendak dijaminkan mutunya.51 komponen yang terlibat dalam proses. Semua proses tersebut sebaiknya menunjang visi. dan sasaran mutu yang telah ditetapkan. misi. Visi. metoda yang digunakan. • Visi. frekuensi pengecekan. baik inputnya sendiri. . misi. sampai relevansi proses terhadap sasaran dan target. dan sasaran mutu biasanya ditetapkan untuk jangka waktu tertentu misalnya 4 hingga 5 tahun atau untuk satu siklus kerja saja seperti yang terjadi pada proyek-proyek pembangunan. sosialisasi peraturan. misi. sasaran mutu.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful