PERANAN KEARSIPAN

Administrasi Perkantoran
Christine Salim

DAFTAR ISI
BAB II : TINJAUAN UMUMPERUSAHAAN 2.1 Sejarah Perusahaan. 6 2.2 Struktur dan Organisasi Perusahaan 9 : LANDASAN TEORITIS 3.1 Pengertian Arsip 10 3.2 Pengertian Sistem kearsipan... 10 3.3 Tujuan Kearsipan.. 10 3.4 Fungsi Kearsipan 11 3.5 Prosedur Kearsipan. 11 3.6 Peralatan Kearsipan.. 12 3.7 Macam-Macam Sistem Kearsipan... 15 3.8 Asas-Asas.. 22 : TINJAUAN KHUSUS 4.1 Penataan Arsip.. 29 4.2 Peranan Kearsipan.. 32 4.3 Kinerja Kearsipan. 33 4.4 Kegiatan Utama Kearsipan...... 33

BAB III

BAB IV

BAB II
2.1 Sejarah Singkat Berdirinya PT. Yodya Karya (Persero) PT. Yodya Karya (Persero) Berasal dari perusahaan N.V. Job dan Sprey yang didirikan di jakarta tahun 1948 oleh Mr. Sprey seorang warga negara Belanda Beralamat di jalan Cikini Raya No. 1, Jakrta Pusat, dimana kegiatan utama Perusahaan adalah jasa Konsultansi untuk pekerjaan perencanaan dan pengawasan bangunan gedung.

BAB III
3.1 Pengertian Arsip Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dsb), lisan (pidato, ceramah), atau bergambar (foto, film, dsb) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, flash disk computer dsb), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara ditempat khusus untuk referensi. 3.2 Pengertian Kearsipan Kearsipan adalah suatu ilmu pengetahuan yang mempelajari tata cara penanganan arsip mlai dari pengumpulan, penataan, pencatatan dan penemuan kembali warkat-warkat yang disimpan dengan metode kearsipan yang di bakukan. 3.3 Tujuan Kearsipan Tujuan Kearsipan adalah apabila sewaktu-waktu membutuhkan informasi yang ada pada arsip, kita dapat dengan mudah menemukannya. Agar tujuan kearsipan dapat tercapai dengan baik, maka diperlukan berbagai cara dan usaha yang tepat, efektif dan efisien. 3.4 Fungsi Arsip Fungsi arsip Membedakan menjadi 2 : 1. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidup kebangsaan pada uumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. 2. Arsip statis. Yang dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

3.5 Prosedur Kearsipan Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin keecepatan dan ketetapan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.
3.6 Peralatan Kearsipan 1. Filing Cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. 2. Lemari Arsip adalah lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. 3. Folder adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. 4. Guide Card (tanda batas/sekat penunjuk) adalahalat yang berfungsi untuk sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. 5. Map adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. 6. Rak Sortir adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing. Fungsinya untuk digunakan memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan kedalam folder masing-masing. 7. Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. 8. Portepel adalah sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 x 25 cm dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat. Fungsnya untuk memasukkan suatau arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan kesuatu tempat yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

3.7 Macam-Macam Sistem Kearsipan Sistem kearsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan dan sistematis dengan memaikai abjad, numeric/nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait. Ada 5 macam system pengarsipan antara lain : 1. Sistem abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. 2. Sistem Nomor adalah sistem menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. 3. Sistem Geografis/Wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat. 4. Sistem Tunggal (chronologis) adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tunggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). 5. Sistem Perihal (pokok isi surat) adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
3.8 Asas-Asas 1. Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian bagian pokok bekerja. 2. Asas Sentralisasi (Pemusatan) adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian atau unit tertentu, kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada kepada satu orang yang khusus bertanggung jawab dalam idang aktivitas perkantoran.

BAB IV
4.1 Penataan Arsip Penataan arsip dinamis aktif pada PT. Yodya Karya (Persero) meggunakan 2 metode yaitu : 1. Pentaan arsip konvesional , dilakukan secara terus menerus dimaksudkan untuk penyajian yang cepat, tepat, lengkap dan menyeluruh berdasarkan kebutuhan informasi bagi manajemen. 2. Penataan arsip media baru, pola penataan arsip media baru pada prinsipnya sama seperti yang dimaksud pada penataan arsip konvesional, dan tetap menggunakan pola penataan berdasarkan masalah.

4.2 Peranan Kearsipan Pada dasarnya kegiatan kearsipan pada PT. Yodya Karya (Persero) dipergunakan untuk menyelesaikan segala pekerjaan kantor guna mencapai tujuan yang telah di tetapkan. Peranan kerasipan pada umunya adalah untuk mencapai agar kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan setiap hari dalam kantor dapat berjalan dengan efisien atau berjalan dengan tepat waktu, berguna dan terselenggara dengan baik dan teratur, sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah ditetapkan dan kearsipan mempunyai tujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban tentang perencanaan.

4.3 Kinerja Kearsipan Kegunan arsip secara umum terbagi atas dua, yaitu kegunaan bagi instansi pencipta arsip, dan kegunaan bagi kehidupan kebangsaan. Bagi instansi pencipta, kegunaan arsip antara lain meliputi : - Endapan informasi peleksanaan kegiatan sebagai wujud dari memori kolektif instansi - Pendukung kearsipan informasi bagi pembuat keputusan Bagi kehidupan kebangsaan, kegunaan arsip antara lain meliputi : - Bukti petanggung jawaban/akuntabilitas nasional - Bukti sejarah
4.4 Kegiatan Utama Kearsipan