BIDANG TUGAS AHLI JAWATAN KUASA AHLI JAWATANKUASA Sambutan BIDANG TUGAS 1.

Menyambut tetamu ke tempat upacara dijalankan dengan sopan dan teratur. 1. Menyediakan surat makluman kepada ibu bapa berserta borang jawapan kehadiran. 2. Mengedarkan surat jemputan ahli jawatankuasa PIBG 3. Mengenalpasti jumlah kehadiran ibu bapa. 4. Memaklumkan kehadiran kepada ahli jawatankuasa makanan 1. Menyediakan teks pengacara majlis 2. Mengendalikan upacara majlis dengan teratur dan lancar. 1. Menyediakan teks bacaan doa yang sesuai dan membaca doa. 1. Menyediakan buku program yang cantik dan kemas. 2. Mengedarkan buku program kepada tetamu 1. Menyediakan borang pendaftaran ibu bapa mengikut tingkatan. 2. Menyediakan 6 buah meja, 3 untuk PMR dan 3 buah meja untuk SPM. 3. Menyerahkan senarai kehadiran ibu bapa kepada AJK Dokumentasi 1. Menyiapkan dokumentasi mengenai upacara dalam tempoh 2 minggu laporan 2. Menyediakan laporan program kepada pengetua

Jemputan

Juruacara

Bacaan Doa

Buku Program

Pendaftaran

Dokumentasi program

dan

Pencatat

1. Membuat catatan terhadap komen dan saranan ibu bapa dan meyerahkan kepada AJK Dokumentasi 1. Memastikan semua papan kenyataan mengandungi maklumat terkini terutama kawasan sepanjang laluan dan tumpuan Keceriaan tetamu/ibu bapa. 2. Memaklumkan kepada guru-guru terlibat supaya mengemaskini maklumat di papan kenyataan masing-masing.

Kebersihan dan Papan Kenyataan

1. 2. 3. Perhiasan Pentas,Back Drop 4. & Kain Rentang 5. 6.

Menyediakan back drop. Menghias pentas. Memastikan kekemasan pentas. Menyusun kerusi VIP. Menyediakan rostrum. Berhubung dengan Pengetua tempahan kain rentang.

untuk

Penyediaan Maklumat Bahan Edaran

1. Mengumpul bahan-bahan daripada setiausaha berkaitan untuk dijadikan buku 2. Bukul ini akan diberikan kepada setiap ibu bapa yang hadir semasa pendaftaran. 3. Setiausaha berkenaan perlu berbincang dengan GPK masing-masing untuk menentukan bahan edaran yang sesuai sebelum diserahkan kepada Pn Zurina dan dan Pn Nasriah 4. Bahan-bahan untuk edaran mesti dihantar selewat-lewatnya pada hari Isnin (7 Mac 2011) untuk tujuan riso dan sebagainya. 5. Bahan-bahan tersebut perlulah disusun menjadi buku pada hari Khamis (10.3.2011). 6. Bahan-bahan hendaklah ditaip menggunakan font arial, saiz 12 dan diemail kepada Pn Zurina atau Pn Nasriah. 1. Menyediakan 6 buah meja pelajar beserta alas dan disusun di depan pentas. 2. Menyediakan kerusi untuk ibu bapa dan guru-guru. 3. Menyediakan meja untuk pencatat 4. Mengemas semula dewan setelah majlis selesai. 1. Merakam foto sepanjang majlis dijalankan 2. Menyediakan gambar untuk tujuan dokumentasi. 1. Menyediakan papan tanda pandu arah. 2. Menyediakan pasukan pelajar(pengawas/kadet polis / kadet remaja sekolah) untuk menunjuk arah. 3. Memastikan kenderaan diletak di tempat yang betul dan tidak berlaku kesesakan. 4. Jika perlu gunakan standing label untuk pandu arah. 1. Membuat anggaran perbelanjaan 2. Menyediakan menu yang sesuai. 3. Memesan makanan. 4. Menguruskan tempat jamuan.

Penyediaan Tempat/Dewan (Sebelum dan Selepas)

Fotografi

Keselamatan/Lalulintas/ Tanda Arah

Jamuan

5. Menyediakan meja jamuan VIP untuk 10 orang. 6. Berurusan dengan kantin 1. Memastikan peralatan mencukupi dan berfungsi. 2. Menyediakan peralatan berkenaan satu jam sebelum upacara. 3. Menyimpan semula semua peralatan berkenaan setelah upacara selesai. 1. Memastikan kawasan-kawasan terlibat bersih daripada sampah sarap sebelum dan selepas majlis. 1. Memastikan tandas tidak berkunci dan boleh digunakan. 2. Memastikan tandas dalam keadaan bersih. 1. Menyediakan bahan persembahan multimedia 2. Memastikan keadaan sesuai untukpersembahan multimedia 3. Memastikan persembahan multimedia lancar majlis

Siaraya

Kebersihan Dewan

Kebersihan tandas

Persembahan Multimedia