KERAJAAN SERI PADUKA BAGINDA MALAYSIA

PEKELILING SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN BILANGAN 4 TAHUN 2013

PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN TUJUAN 1. Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan prosedur dan tatacara

pengesahan dalam perkhidmatan (PDP) dan pemberian taraf berpencen (PTB) Anggota Perkhidmatan Pendidikan di bawah bidang kuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Malaysia.

LATAR BELAKANG 2. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan

Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2012 [P.U.(A)1/2012] telah dikuat kuasakan pemakaiannya mulai 1 Januari 2012. Peraturan ini Peraturan-Peraturan dan Pegawai Awam (Pelantikan, 2005

menggantikan Kenaikan

Pangkat

Penamatan

Perkhidmatan)

[P.U.(A)176/2005].
1

3.

Di samping itu, pelaksanaan Kursus Induksi yang menjadi satu

daripada syarat pengesahan dalam perkhidmatan telah dimansuhkan mulai 31 Disember 2012. Sebagai gantinya, melalui pelaksanaan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012, Kerajaan telah menetapkan pegawai lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013 yang berkhidmat secara tetap disyaratkan untuk mengikuti Progam Transformasi Minda (PTM) sebagai salah satu syarat untuk tujuan pengesahan dalam perkhidmatan.

TAKRIFAN KETUA JABATAN 4. Bagi maksud pemakaian Pekeliling ini, Ketua Jabatan

bermaksud Ketua Setiausaha Kementerian Pendidikan Malaysia dan Ketua Pengarah Pelajaran Malaysia atau mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan untuk bertindak bagi pihaknya dan bertanggungjawab mengawal Buku Rekod

Perkhidmatan seperti yang berikut: i. Pegawai yang berkhidmat di Bahagian-Bahagian, Kementerian Pendidikan Malaysia, Ketua Jabatan ialah Pengarah atau Setiausaha Bahagian yang berkenaan; ii. Pegawai berkhidmat di Institut Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) dan Kampus-Kampusnya, Ketua Jabatan ialah Rektor IPGM atau Pengarah bagi IPG Kampus yang berkenaan; iii. Pegawai berkhidmat di Politeknik, Kolej Komuniti, Kolej

Matrikulasi, Ketua Jabatan ialah Pengarah di institusi yang berkenaan; iv. Pegawai berkhidmat di Jabatan Pendidikan Negeri, Ketua Jabatan ialah Pengarah Pendidikan Negeri atau Pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Pengarah Pendidikan Negeri;

v.

Pegawai yang berkhidmat di Pejabat Pendidikan Daerah, Ketua Jabatan ialah Pegawai Pendidikan Daerah;

vi.

Pegawai yang berkhidmat di semua jenis sekolah menengah dan Pengarah Kolej Vokasional, Ketua Jabatan ialah pengetua sekolah menengah dan Kolej Vokasional yang berkenaan; dan

vii.

Pegawai yang berkhidmat di semua jenis sekolah rendah, Ketua Jabatan ialah Pegawai Pendidikan Daerah.

5.

Bagi maksud pekeliling ini, walaupun Guru Besar sekolah rendah

tidak ditakrifkan sebagai Ketua Jabatan, namun begitu Guru Besar adalah bertanggungjawab untuk menyediakan perakuan urusan

perkhidmatan bagi pegawai-pegawai yang berada di bawah seliaannya.

SYARAT PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN 6. Seseorang pegawai tetap yang sedang berkhidmat dalam tempoh

percubaan layak disahkan dalam perkhidmatan apabila telah memenuhi syarat-syarat seperti yang berikut: i. Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) dan Pegawai

Pendidikan Pengajian Tinggi (PPPT) a. b. Menjalani percubaan bagi tempoh 1 hingga 3 tahun; Hadir dengan jayanya Kursus Induksi /Program Transformasi Minda (PTM); dan c. ii. Diperaku oleh Ketua Jabatan.

Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP) a. b. Menjalani percubaan bagi tempoh 1 hingga 3 tahun; Hadir dengan jayanya Kursus Induksi /Program Transformasi Minda (PTM);
3

c.

Lulus Peperiksaan Perkhidmatan seperti yang disyaratkan mengikut Skim Perkhidmatan; dan

d.

Diperaku oleh Ketua Jabatan. dalam kategori AKP di bawah Perkhidmatan

Jawatan-jawatan

Pendidikan ialah seperti di LAMPIRAN A. PENGECUALIAN MENGHADIRI PTM / KURSUS INDUKSI 7. Pegawai tetap yang sedang berkhidmat dan masih dalam tempoh

percubaan tetapi telah lulus PTM, Kursus Induksi atau lulus Peperiksaan Am Kerajaan di skim perkhidmatan terdahulu adalah dikecualikan dari menghadiri PTM. Pengecualian daripada menghadiri PTM boleh diberikan oleh Pengurus Sumber Manusia, Kementerian/Jabatan/Agensi dan hendaklah direkodkan di dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) pegawai. PEMILIHAN PEKERJA 8. OPSYEN SKIM KUMPULAN WANG SIMPANAN

Subseksyen (1) di bawah Seksyen 6A Akta Pencen 1980 (Akta

227) memberi peluang kepada pegawai yang dilantik pada atau selepas 12 April 1991 memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) atau pencen sebelum disahkan dalam perkhidmatan. 9. Ketua Jabatan seperti mana yang ditakrifkan mengikut perenggan

4(i) hingga (vii) hendaklah memberi penjelasan kepada pegawai mengenai faedah yang boleh diperolehi apabila memilih Skim KWSP atau pencen. Walau bagaimanapun, Guru Besar boleh memberi penjelasan sekiranya diwakilkan oleh PPD. Perkara-perkara yang perlu ditegaskan oleh Ketua Jabatan adalah seperti yang berikut:

(i)

implikasi pilihan dengan membuat perbandingan faedah di antara Skim KWSP dan Pencen;

(ii)

menyatakan dengan jelas pilihan yang telah dibuat oleh pegawai dan mengemukakan Jadual Kelima Peraturan 37, P.U.(A)1/2012 yang telah dilengkapkan oleh pegawai ke Suruhanjaya bersamasama dengan perakuan pengesahan dalam perkhidmatan;dan

(iii)

memberi peringatan kepada pegawai bahawa : (a) Pegawai yang gagal mengembalikan Jadual Kelima

Peraturan 37, P.U.(A)1/2012 atau mengembalikan Jadual Kelima Peraturan 37, P.U.(A)1/2012 tanpa menyatakan sebarang pilihan atau membuat pilihan dengan bersyarat akan dianggap telah menolak opsyen Skim KWSP; dan (b) Opsyen yang telah ditandatangani oleh pegawai dan telah diterima oleh Suruhanjaya adalah MUKTAMAD dan TIDAK BOLEH DIPINDA. TATACARA PERAKUAN PDP OLEH KETUA JABATAN DAN PENETAPAN TARIKH PDP 10. Bagi pegawai dalam tempoh percubaan yang telah memenuhi

semua syarat PDP dan telah berkhidmat tidak kurang dari tempoh percubaan minimum (satu tahun), Ketua Jabatan hendaklah mengambil salah satu tindakan seperti yang berikut: i. Memperakukan PDP Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan borang-borang berikut : (a) Borang SPP/K/002 seperti di Lampiran I; (b) Borang Jadual Ketiga: (i) Pengesahan Dalam Perkhidmatan seperti di Lampiran II bagi pegawai yang sedang berkhidmat di semua jenis Sekolah Rendah; dan
5

(ii) Pengesahan Dalam Perkhidmatan seperti di Lampiran III bagi pegawai yang sedang berkhidmat di agensi-agensi kecuali yang berkhidmat di Sekolah Rendah. (c) Borang Jadual Kelima Borang Opsyen Kumpulan Wang Simpanan Pekerja Mengikut Subseksyen 6A(1), Akta Pencen 1980 seperti di Lampiran IV; (d) Kenyataan Perkhidmatan pegawai yang telah dikemaskinikan;

ATAU ii. Tidak Memperakukan PDP dengan mengemukakan Borang Jadual Ketiga Pengesahan Dalam Perkhidmatan seperti di Lampiran II dan menyatakan dengan jelas sebab-sebab pegawai tidak diperakukan.

11.

Perakuan PDP bagi pegawai seperti di perenggan 10(i) hendaklah

dikemukakan dalam tempoh satu bulan dari tarikh pegawai layak diperakukan untuk pengesahan, dengan syarat perakuan itu hendaklah dikemukakan tidak kurang dari tempoh percubaan minimum iaitu satu tahun. 12. Perakuan Ketua Jabatan hendaklah menepati prestasi dan

kebolehan sebenar pegawai merangkumi sahsiah, tingkah laku dan disiplin kehadiran sepanjang pegawai berkhidmat dalam tempoh percubaan. Sekiranya perakuan Ketua Jabatan didapati bercanggah dengan kelakuan sebenar pegawai, Suruhanjaya tidak terikat untuk mengesahkan perkhidmatan pegawai iaitu seperti yang dinyatakan dalam Peraturan 29(7) P.U.(A)1/2012.

13.

Penetapan tarikh PDP yang diluluskan oleh Suruhanjaya adalah

seperti yang berikut: A. Hari Pertama Selepas Tarikh Pegawai Memenuhi Semua Syarat Yang Ditetapkan i. Contoh penetapan tarikh PDP bagi pegawai yang memenuhi
syarat dalam tempoh 1 tahun adalah seperti yang berikut:
Perkara 1. Lantikan tetap sebagai PPPS 2. Tempoh percubaan (tempoh minimum) Tarikh 01.01.2010 01.01.2010 hingga 31.12.2010 01.06.2010 01.01.2011

3. Lulus Kursus Induksi 4. Perakuan Ketua Jabatan (Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan antara 01.01.2011 01.02.2011) 5. Pengesahan Dalam Perkhidmatan

01.01.2011

ii.

Contoh penetapan tarikh PDP bagi pegawai yang memenuhi syarat PDP selepas tempoh 1 hingga 3 tahun adalah seperti yang berikut:
Perkara 1. Lantikan tetap sebagai PPPS 2. Tempoh percubaan (tempoh minimum) Tarikh 01.01.2010 01.01.2010 hingga 31.12.2010 31.05.2011

3. Lulus Kursus Induksi 4. Perakuan Ketua Jabatan (Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan antara 01.06.2011 01.07.2011) 5. Pengesahan Dalam Perkhidmatan

02.06.2011 01.06.2011

iii. Contoh penetapan tarikh PDP berdasarkan tarikh yang diperakukan oleh Ketua Jabatan adalah seperti yang berikut:
Perkara 1. Lantikan tetap sebagai AKP 2. Tempoh percubaan (tempoh minimum) Tarikh 02.01.2008 02.01.2008 hingga 01.01.2009 01.08.2008 01.11.2008 16.12.2009

3. Lulus Kursus Induksi 4. Lulus Peperiksaan Perkhidmatan 5. Perakuan Ketua Jabatan (Ketua Jabatan dikehendaki memberi sebab mengapa tarikh perakuan PDP pegawai bukan pada tarikh pegawai layak sama ada disebabkan oleh tingkah laku dan prestasi) 6. Pengesahan Dalam Perkhidmatan

17.12.2009

B. Penetapan Tarikh Lain Oleh Suruhanjaya (a) Kaedah ini terpakai bagi pegawai yang sama ada dikenakan tindakan tatatertib ataupun mengambil cuti tanpa gaji atau tidak hadir bertugas tanpa cuti atau tanpa kebenaran atau sebab-sebab yang munasabah (yang tidak dikenakan tindakan tatatertib) semasa dalam tempoh percubaan.

TANGGUNGJAWAB KETUA JABATAN 14. Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk: i. memperakukan PDP pegawai dengan mengisi Borang Perakuan Dalam Perkhidmatan Jadual Ketiga

P.U.(A)1/2012.

a. Ketua Jabatan perlu memastikan pegawai yang diperakukan untuk PDP telah menjalankan tugasnya dengan jujur, tekun dan berkebolehan dan berpuas hati dengan sifat peribadi dan kelakuannya;dan b. Borang Perakuan Dalam Perkhidmatan Jadual Ketiga P.U.(A)1/2012 ditandatangani dan Borang SPP/K/002 yang telah oleh Ketua Jabatan hendaklah

dikemukakan ke Suruhanjaya dalam tempoh satu bulan dari tarikh pegawai itu didapati layak untuk diberi pengesahan mengikut peruntukan di Peraturan 29(2) P.U.(A)1/2012. c. Bagi pegawai yang dikenakan tindakan tatatertib kecuali hukuman buang kerja atau turun pangkat, perakuan PDP hendaklah dibuat setelah selesai proses tindakan tatatertib tersebut. Sekiranya proses ini melebihi tempoh percubaan asal iaitu 3 tahun, perakuan pelanjutan tempoh percubaan pegawai hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada

Suruhanjaya. d. Bagi pegawai yang diluluskan cuti tanpa gaji, perakuan PDP hendaklah dibuat setelah genap tempoh satu tahun perkhidmatan yang boleh diambil kira (dengan menolak bilangan hari cuti tanpa gaji yang telah diluluskan).

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI 15. Bagi pegawai lantikan tetap yang telah berkhidmat melebihi

tempoh setahun dalam tempoh percubaan dan memenuhi semua syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan untuk PDP tetapi Ketua
9

Jabatan

gagal

mengemukakan

perakuan

mengikut

tatacara

di

perenggan 10(ii), maka pegawai boleh memohon kepada Suruhanjaya untuk disahkan. Satu salinan permohonan tersebut hendaklah dihantar kepada Ketua Jabatan. 16. Berdasarkan kepada permohonan pegawai, Suruhanjaya boleh

memulakan siasatan. Maklumat Ketua Jabatan yang dikemukakan mengikut dokumen di perenggan 10(ii) boleh dijadikan asas untuk siasatan dimulakan. 17. Sekiranya hasil siasatan mendapati pegawai masih kekal dalam

tempoh percubaan berpunca daripada kegagalan Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan mengikut tempoh yang ditetapkan oleh Peraturan 29(3) P.U.(A)1/2012, maka Ketua Jabatan boleh disifatkan melakukan suatu pelanggaran tatatertib di bawah Peraturan 4(2)(g), (i) dan (j), Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993 seperti berikut : 4(2) Seseorang pegawai tidak boleh(g) tidak bertanggungjawab; (i) ingkar perintah atau berkelakuan dengan apa-apa cara yang boleh ditafsirkan dengan munasabah sebagai ingkar perintah; dan (j) cuai dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 18. Bagi seseorang pegawai yang telah disahkan dalam

perkhidmatan, genap tempoh perkhidmatan yang boleh dimasukira untuk selama 3 tahun dan tidak memilih skim KWSP, Ketua Jabatan
10

bertanggungjawab mengemukakan perakuan dalam borang yang dinyatakan dalam Jadual Keenam Peraturan 38, P.U.(A)1/2012 dan

Borang SPP/K/003 ke Suruhanjaya untuk pemberian taraf berpencen.

19.

Bagi pegawai yang telah diberi taraf berpencen dalam pelantikan

yang terdahulu dalam skim perkhidmatan yang lain dan dengan syarat pelantikan tersebut adalah mengikut Peraturan 10, P.U.(A)1/2012, pelantikan tersebut tidak menjejaskan taraf berpencen mengikut undang-undang pencen yang berkuat kuasa melainkan pegawai tersebut memilih Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja semasa

pelantikan yang terkini.

PROSEDUR PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 20. Perakuan bagi PTB hendaklah dikemukakan dalam tempoh satu

bulan dari tarikh pegawai layak diperakukan untuk pemberian taraf berpencen. Perakuan hendaklah lengkap dengan disertakan borangborang berikut : Pemberian Taraf Berpencen i. Perakuan Pemberian Taraf Berpencen Jadual Keenam Peraturan 38 P.U.(A) 1/2012 seperti di Lampiran V; ii. iii. Borang SPP/K/003 seperti di Lampiran VI; Salinan Kenyataan Perkhidmatan Yang Kemas Kini dengan catatan berikut : (a) Tarikh Pengesahan Pelantikan ; (b) Tarikh Pengesahan Dalam Perkhidmatan ;dan (c) Catatan Opsyen Pencen

11

iv.

Pengesahan ADA atau TIADA mengambil cuti tanpa gaji dengan menyatakan tempoh cuti dan bilangan hari yang diambil.

PENETAPAN TARIKH PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 21. Tarikh PTB yang ditetapkan oleh Suruhanjaya adalah seperti yang berikut: (a) tarikh semasa iaitu satu hari bulan pada bulan berikutan selepas Suruhanjaya menerima perakuan lengkap daripada Ketua Jabatan; atau (b) sehari sebelum tarikh bersara bagi pegawai-pegawai yang bersara dalam keadaan biasa yang belum diberi taraf berpencen; atau (c) sehari sebelum tarikh kematian bagi pegawai-pegawai telah genap berkhidmat 3 tahun dan meninggal dunia sebelum diberi taraf berpencen. TAFSIRAN KELEWATAN 22. Perakuan PDP oleh Ketua Jabatan hendaklah dikemukakan dalam

tempoh tiga bulan dari tarikh pegawai memenuhi semua syarat yang ditetapkan. Bagi perakuan PDP yang dikemukakan melebihi tempoh tiga bulan dari tarikh pegawai layak diperakukan, perakuan tersebut adalah ditafsirkan oleh Suruhanjaya sebagai lewat. Contoh perakuan PDP yang lewat oleh Ketua Jabatan adalah seperti yang berikut:
Perkara 1. Lantikan tetap sebagai PPPS 2. Tempoh percubaan (tempoh minimum) Tarikh 01.01.2010 01.01.2010 hingga 31.12.2010 01.06.2010
12

3. Lulus Kursus Induksi

4. Perakuan Ketua Jabatan 5. Pengesahan Dalam Perkhidmatan

02.04.2011 01.01.2011

PEGAWAI YANG DIKENAKAN TINDAKAN TATATERTIB DALAM TEMPOH PERCUBAAN 23. Suruhanjaya telah menetapkan tarikh PDP pegawai yang

dikenakan tindakan tatatertib dalam tempoh percubaan adalah mengikut jenis hukuman yang telah dikenakan. Perakuan PDP pegawai yang dikenakan tindakan tatatertib dalam tempoh percubaan hendaklah dikemukakan ke SPP untuk urusan PDP. Perakuan ini adalah juga terpakai bagi pegawai yang memegang jawatan yang diwakilkan kuasa di bawah Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Bilangan 1 Tahun 2009 mengenai Perwakilan Kuasa Urusan Pengambilan Ke Jawatan Yang Mensyaratkan Kelayakan Masuk Lebih Rendah Daripada Penilaian Menengah Rendah Atau Yang Setaraf Dengannya Dan Urusan Perkhidmatan Yang Berkaitan. Dokumen tambahan perlu dikemukakan bagi urusan PDP pegawai yang dikenakan tindakan tatatertib dalam tempoh percubaan adalah seperti berikut : (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) Salinan Surat Pertuduhan Tatatertib; Salinan Surat Representasi Pegawai; Salinan Keputusan Lembaga Tatatertib; Salinan Surat Rayuan Pegawai (jika ada); Keputusan Lembaga Rayuan Tatatertib (jika ada); Surat Perakuan Khas Ketua Jabatan; dan

(vii) Laporan Nilaian Prestasi Tahunan bagi 3 tahun terkini.

PERINGATAN KEPADA KETUA JABATAN 24. Ketua Jabatan juga adalah diingatkan untuk memastikan borang

yang digunakan bagi tujuan PDP dan PTB adalah seperti yang terdapat di dalam Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan
13

Pangkat

dan

Penamatan

Perkhidmatan)

2012

[P.U.(A)1/2012].

Sebarang pindaan atau ubah suai ke atas borang yang yang digunakan bagi tujuan PDP dan PTP adalah TIDAK DIBENARKAN.

25.

Bagi kemudahan Anggota Perkhidmatan Pendidikan, semua

borang-borang urusan perkhidmatan boleh didapati dan di muat turun dari Laman Web Suruhanjaya di alamat : www.spp.gov.my.

PELAKSANAAN PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN BAGI PEGAWAI YANG DILANTIK DI BAWAH PERWAKILAN KUASA SURUHANJAYA PERKHIDMATAN PELAJARAN 26. Bagi tujuan mewujudkan keseragaman urusan Pengesahan Dalam

Perkhidmatan di peringkat Suruhanjaya dengan urusan Pengesahan Dalam Perkhidmatan yang diwakilkan kuasa di bawah Perkara 144(6) Perlembagaan Persekutuan, maka pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa seperti dalam Perwakilan Kuasa hendaklah mematuhi prosedur dan kaedah dalam pekeliling ini dalam melaksanakan urusan

Pengesahan Dalam Perkhidmatan dan Pemberian Taraf Berpencen.

PEMAKAIAN 27. Pekeliling ini terpakai untuk semua pegawai yang dilantik di bawah

bidang kuasa Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran termasuk pelantikan yang diwakilkan kuasa oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran di bawah Perkara 144(6) Perlembagaan Persekutuan.

TARIKH KUAT KUASA 28. Pekeliling ini dikuatkuasakan pada tarikh ia dikeluarkan.

14

PEMBATALAN 29. Dengan berkuat kuasanya Pekeliling ini, Surat Pekeliling

Perkhidmatan Pelajaran Bilangan 1 Tahun 2006, Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Bilangan 4 Tahun 2008 dan Pekeliling Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Bilangan 2 Tahun 2010 adalah dibatalkan.

PERTANYAAN 30. Sebarang kemusykilan dan pertanyaan berhubung dengan

pekeliling ini hendaklah dirujuk ke Bahagian Perkhidmatan, Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran Malaysia.

15

Edaran Kepada: Ketua Setiausaha I dan II Kementerian Pendidikan Malaysia

Salinan Kepada : Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

Setiausaha, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Malaysia

Semua Setiausaha Suruhanjaya Perkhidmatan Awam Negeri

Semua Pihak Berkuasa Berkanun

Semua Pihak Berkuasa Tempatan

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25