Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

BAB 4 PERAMALAN PRODUKSI DALAM MANAJEMEN OPERASIONAL A. Pendahuluan Menentukan tingkat produksi dari barang atau jasa yang perlu disiapkan untuk masa mendatang merupakan salah satu keputusan penting dalam perusahaan yang dilakukan oleh manjemen. Penentuan tingkat produksi, yang merupakan tingkat penawaran, dipengaruhi oleh jumlah permintaan pasar yang dipengaruhi oleh perusahaan. Tingkat penawaran yang lebih tinggi dari permintaan pasar dapat mengakibatkan terjadinya pemborosan biaya, seperti biaya penyimpanan, biaya modal dan biaya kerusakan barang. Tingkat penawaran yang lebih rendah dibandingkan dengan kemampuan pangsa pasar yang dapat diraih mengakibatkan hilangnya kesempatan untuk memperoleh keuntungan, bahkan mengakibatkan hilangnya pelanggan karena beralih ke pesaing. Untuk membantu tercapainya suatu keputusan yang optimal diperlukan adanya suatu cara yang tepat, sistematis dan dapat dipertanggungjawabkan. Salah satu alat yang diperlukan oleh manajemen dan merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan adalah metode peramalan. Metode peramalan digunakan untuk mengukur atau menaksir keadaan dimasa datang. Dalam setiap perusahaan, bagian yang satu selalu mempunyai keterkaitan dengan bagian yang lain sehingga suatu

~ 39 ~

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

peramalan yang baik atau buruk akan mempengaruhi perusahaan secara keseluruhan. B. Definisi Peramalan Peramalan adalah proses untuk memperkirakan beberapa kebutuhan dimasa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. Selain itu peramalan juga didefinisikan sebagai seni dan ilmu untuk memperkirakan kejadian di masa depan. Hal ini dapat dilakukan dengan melibatkan pengambilan data masa lalu dan menempatkannya ke masa yang akan datang dengan suatu bentuk model matematis. Bisa juga merupakan prediksi intuisi yang bersifat subjektif. Atau bias juga dengan menggunakan kombinasi model matematis yang disesuaikan dengan pertimbangan yang baik dari seorang manajer. Peramalan (forecasting) merupakan alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien khususnya dalam bidang ekonomi. Peramalan mempunyai peranan langsung pada peristiwa eksternal yang pada umumnya berada di luar kendali manajemen, seperti ekonomi, pelanggan, pesaing, pemerintah dan lain sebagainya. Peramalan permintaan memegang peranan penting dalam perencanaan dan pengambilan keputusan khususnya dibidang produksi. Aktivitas manajemen operasi menggunakan peramalan permintaan dalam perencanaan yang menyangkut penjadwalan produksi, perencanaan pemenuhan kebutuhan bahan, perencanaan
40
Manajemen Operasional

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

kebutuhan tenaga kerja, perencanaan kapasitas produksi, perencanaan layout fasilitas, penentuan lokasi, pemenuhan metode proses, penentuan jumlah mesin, desain aliran bahan dan lain sebagainya. Peranan ini disebabkan adanya tenggang waktu antara suatu peristiwa dengan kebutuhan mendatang. Walaupun terdapat banyak bidang lain yang memerlukan peramalan permintaan, namun aktivitas manajemen operasi di atas merupakan bentuk khas dari keperluan peramalan permintaan baik jangka pendek, menengah mauppun jangka panjang. Pada gilirannya, perusahaan perlu memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang meliputi: 1. Identifikasi dan definisi masalah peramalan. 2. Aplikasi metode peramalan. 3. Pemilihan metode peramalan yang tepat untuk situasi tertentu. 4. Dukungan manajemen untuk menggunakan metode peramalan tertentu. C. Jenis-Jenis Peramalan Organisasi pada umumnya menggunakan tiga tipe peramalan yang utama dalam perencanaan operasi di masa depan: 1. Peramalan ekonomi (economic forecast) menjelaskan siklus bisnis dengan memprediksikan tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan untuk membangun perumahan dan indikator perencanaan lainnya. 2. Peramalan teknologi (technological forecast) memperhatikan tingkat kemajuan teknologi yang
Ana Dewi, Muzairiyah Amir & Umi Ermawati

41

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

dapat meluncurkan produk baru yang menarik, yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. 3. Peramalan permintaan (demand forecast) adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini disebut juga peramalan penjualan, yang mengendalikan produksi, kapasitas, serta sistem penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran dan sumber daya manusia. Peramalan ekonomi dan teknologi adalah teknik khusus yang mungkin bukan termasuk bagian dari tugas manajer operasi. Karena itu penekanan pada buku ini adalah pada peramalan permintaan. 1. Kepentingan Strategis Peramalan Peramalan yang baik sangat penting dalam semua aspek bisnis. Peramalan merupakan satu-satunya prediksi atas permintaan hingga permintaan yang sebenarnya diketahui. Peramalan permintaan mengendalikan keputusan di banyak bidang. Berikut ini akan dibahas dampak peramalan produk pada tiga aktivitas, yaitu sumber daya manusia, kapasitas dan manajemen rantai-pasokan (supply-chain management). a. Sumber Daya Manusia Mempekerjakan, melatih dan memberhentikan pekerja, semuanya bergantung pada permintaan. jika departemen sumber daya manusia harus mempekerjakan pekerja tambahan tanpa adanya persiapan, akibatnya kualitas pelatihan menurun dan kualitas pekerja juga menurun. Sebuah perusahaan kimia besar di Louisiana hampir kehilangan konsumen
42
Manajemen Operasional

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

terbesarnya saat melakukan ekspansi cepat yang memberlakukan shift tanpa henti 24 jam, yang mengakibatkan rendahnya pengendalian kualitas pada shift kedua dan ketiga. b. Kapasitas Saat kapasitas tidak mencukupi, kekurangan yang diakibatkannya bisa berarti tidak terjaminnya pengiriman, kehilangan konsumen dan kehilangan pangsa pasar. Inilah yang terjadi pada Nabisco saat la melakukan kesalahan dengan menghitung terlalu rendah permintaan untuk Biskuit Barn bernama Snackwell Devil's Food yang rendah kalori, yang ternyata permintaannya sangat besar. Bahkan dengan bekerja lembur, Nabisco tidak bisa memenuhi permintaan dan kehilangan konsumen. Tetapi jika kapasitas dibangun berlebihan, biayanya bisa melonjak tajam. c. Manajemen Rantai Pasokan Hubungan yang baik dengan pemasok dan harga barang dan komponen yang bersaing, bergantung pada peramalan yang akurat. Sebagai contoh, manufaktur pembuat mobil yang menginginkan TRW Corp. menjamin ketersediaan kantung udara (air bag) yang cukup, harus menyediakan ramalan yang akurat untuk membenarkan ekspansi pabrik TRW. Dalam pasar global, di mana komponen mahal untuk Jet Boeing 777 dibuat di Lusinan negara, koordinasi yang dikendalikan oleh peramalan sangat penting. Penjadwalan transportasi ke Seattle untuk perakitan akhir pada biaya serendah mungkin berarti tidak ada
Ana Dewi, Muzairiyah Amir & Umi Ermawati

43

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

kejutan tiba-tiba di akhir waktu yang akan menurunkan margin keuntungan yang sudah rendah. 2. Tujuh Langkah Sistem Peramalan Peramalan terdiri dari tujuh langkah dasar. Tupperware Corporation, yang merupakan fokus profil perusahaan global pada bab ini, akan digunakan sebagai contoh setiap langkah. a. Menetapkan tujuan peramalan. Tupperware menggunakan peramalan permintaan untuk mengendalikan produksi pada 13 pabriknya. b. Memilih unsur apa yang akan dismal. Tupperware yang memiliki lebih dari 400 produk, dengan unit simpan produknya (stock keeping unit SKU) masingmasing. Tupperware melakukan peramalan permintaan sesuai dengan pengelompokan produk ini. c. Menentukan horizon waktu peramalan. Apakah ini merupakan peramalan jangka pendek, menengah, atau jangka panjang? Tupperware menyusun prediksi penjualan bulanan, kuartalan dan tahunan. d. Memilih tipe model peramalan. Tupperware menggunakan beragam model statistik yang akan didiskusikan, termasuk rata-rata bergerak, penghalusan eksponensial dan analisis regresi. Selain itu juga model yang menggunakan penilaian subjektif atau nonkuantitatif. e. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk melakukan peramalan. Kantor pusat Tupperware mempunyai database yang besar untuk mengawasi penjualan setiap produk.
44
Manajemen Operasional

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

f. Membuat peramalan. g. Memvalidasi dan menerapkan basil peramalan. Pada Tupperware, peramalan dikaji di departemen penjualan, pemasaran, keuangan dan produksi untuk memastikan bahwa model, asumsi dan data yang digunakan sudah valid. Perhitungan kesalahan dilakukan, kemudian peramalan digunakan untuk menjadwalkan bahan, peralatan dan pekerja pada setiap pabrik. Tujuh langkah ini menyajikan jalan yang sistematis untuk memulai, mendesain dan menerapkan sistem peramalan. Apabila sistem tersebut digunakan untuk menghasilkan ramalan berkala, maka data harus dikumpulkan secara rutin. Kemudian perhitungan aktual dibuat dengan bantuan komputer. Terlepas dari sistem yang digunakan oleh perusahaan seperti Tupperware, setiap perusahaan menghadapi beberapa kenyataan: a. Peramalan jarang ada yang sempurna. Hal ini berarti faktor luar yang tidak dapat kita duga atau kendalikan sering mempengaruhi peramalan. Perusahaan harus memberikan kelonggaran untuk kenyataan ini. b. Hampir semua teknik peramalan mengasumsikan bahwa sistem akan tetap stabil. Oleh karena itu, beberapa perusahaan membuat ramalan secara otomatis menggunakan komputer dengan software peramalan dan hanya mengawasi produk yang mempunyai permintaan tidak menentu.

Ana Dewi, Muzairiyah Amir & Umi Ermawati

45

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

c. Baik peramalan kelompok produk maupun peramalan secara keseluruhan lebih akurat daripada peramalan produk individu. Sebagai contoh, Tupperware, melakukan peramalan melalui pengelompokkan ukuran produk dan daerah pemasaran. pendekatan ini menolong menyeimbangkan prediksi yang mungkin kurang atau berlebih untuk setiap produk dan daerah pemasaran. D. Pendekatan Peramalan Terdapat dua pendekatan umum peramalan, sebagaimana ada dua cara mengatasi semua model keputusan. 1. Peramalan Kuantitatif Peramalan kuantitatif (quantitative forecast) menggunakan model matematis yang beragam dengan data masa lalu dan variabel sebab akibat untuk meramalkan permintaan. Adapun tinjauan metode kuantitatif adalah sebagai berikut: a. Pendekatan Naif Pendekatan Naif adalah teknik peramalan yang mengasumsikan permintaan, di periode mendatang sama dengan permintaan terkini. Terbukti untuk beberapa jenis produk, pendekatan naif (naive approach) ini merupakan model peramalan objektif yang paling efektif dan efesien dari segi biaya. paling tidak, pendekatan naif memberikan titik awal untuk perbandingan dengan model lain yang lebih canggih.

46

Manajemen Operasional

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

b. Rata-Rata Bergerak Rata-Rata Bergerak merupakan metode peramalan yang menggunakan rata-rata dari sejumlah (n) data terkini untuk meramalkan periode mendatang. Ratarata bergerak berguna jika kita dapat mengasumsikan bahwa permintaan pasar akan stabil sepanjang masa yang kita ramalkan. Rata-Rata Bergerak = permintaan n periode sebelumnya / n c. Penghalusan Eksponensial (Exponential Smoothing) Penghalusan Eksponensial adalah teknik peramalan rata-rata bergerak dengan pembobotan dimana data diberi bobot oleh sebuah fungsi eksponensial. Penghalusan eksponensial mungkin terdengar aneh, tetapi sebenarnya banyak digunakan dalam bisnis dan merupakan bagian penting dari sistem pengendalian persediaan berbasis komputer. d. Proyeksi Tren Proyeksi Tren merupakan metode peramalan time series yang mnyesuaikan sebuah garis tren pada sekumpulan data masa lalu, dan kemudian diproyeksikan dalam garis untuk meramalkan masa depan. e. Analisis Regresi Linier Analisis Regresi Linier adalah model matematis garis lurus yang menjelaskan hubungan fungsional antara variabel bebas dan variabel terikat. persamaan regresi menunjukkan bagaimana satu variabel

Ana Dewi, Muzairiyah Amir & Umi Ermawati

47

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

berhubungan pada nilai dan perubahan pada variabel lain. Bentuk umum persamaan regresi linier sederhana sebagai berikut: Y = a + bX Dimana: Y = variabel tidak bebas (yang diramalkan) X = variabel bebas a = nilai daripada Y jika X = 0 b = perubahan rata-rata Y terhadap perubahan per unit X 2. Peramalan Kualitatif Peramalan subjektif atau kualitatif (qualitative forecast) menggabungkan faktor seperti intuisi, emosi, pengalaman pribadi, dan sistem nilai pengambil keputusan untuk meramal. Beberapa perusahaan menggunakan satu pendekatan, dan perusahaan lain menggunakan pendekatan yang lain. Pada kenyataannya, kombinasi dari keduanya merupakan yang paling efektif. a. Keputusan dari pendapat juri eksekutif (jury of executive opinion) Teknik peramalan yang meminta pendapat segolongan kecil manajer tingkat tinggi dan menghasilkan estimasi permintaan kelompok. Dalam metode ini, pendapat sekumpulan kecil manajer atau pakar tingkat tinggi, sering dikombinasikan dengan model statistik, dikumpulkan untuk mendapatkan prediksi kelompok. b. Metode Delphi (Delphi Method)
48
Manajemen Operasional

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

Teknik peramalan yang menggunakan proses kelompok dimana para pakar melakukan peramalan. Ada 3 jenis peserta dalam metode ini: pengambil keputusan, karyawan, dan responden. Pengambil keputusan biasanya terdiri dari 5 hingga 10 orang pakar yang akan melakukan peramalan. Karyawan membantu pengambil keputusan dengan menyiapkan, menyebarkan, mengumpulkan, serta meringkas sejumlah kuesioner dan hasil survei. Responden adalah sekelompok orang, biasanya ditempatkan di tempat yang berbeda, dimana penilaian dilakukan. Kelompok ini memberikan input pada pengambil keputusan sebelum peramalan dibuat. c. Gabungan dari tenaga penjualan (sales force composite) Teknik peramalan berdasarkan prediksi tenaga penjualan akan penjualan yang diharapkan. Dalam pendekatan ini, setiap tenaga penjualan memperkirakan berapa penjualan yang bisa ia lakukan dalam wilayahnya. Peramalan ini kemudian dikaji untuk memastikan apakah peramalan cukup realistis. Kemudian peramalan dikombinasikan pada tingkat wilayah dan nasional untuk mendapatkan peramalan secara keseluruhan. d. Survei pasar konsumen (consumer market survey) Metode peramalan yang meminta input dari konsumen mengenai rencana pembelian mereka di masa depan. Hal ini membantu tidak hanya dalam menyiapkan peramalan tetapi juga memperbaiki desain produk dan perencanaan produk baru. Survei
Ana Dewi, Muzairiyah Amir & Umi Ermawati

49

Peramalan Produksi dalam Manajemen Operasional

konsumen dan gabungan tenaga penjualan bisa jadi tidak benar, karena peramalan yang berasal dari input konsumen yang terlalu optimis. Selain memerlukan waktu, metode ini juga mahal dan sulit. E. Kesimpulan Dari penjelasan di atas yang membahas tentang peramalan produksi dalam manajemen operasional maka dapat diperoleh beberapa point penting tentang peramalan yaitu: 1. Peramalan adalah proses untuk memperkirakan beberapa kebutuhan dimasa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. 2. Peramalan merupakan tahapan awal dalam perencanaan sistem operasi produksi. 3. Jenis-jenis peramalan menurut horizon waktu dibagi menjadi tiga yaitu peramalan jangka panjang, peramalan jangka menengah, peramalan jangka pendek. 4. Perusahaan harus bisa menentukan pendekatan peramalan yang akan digunakan. Pendekatan peramalan dibagi menjadi 2 yaitu pendekatan kuantitatif dan kualitatif pada kenyataannya kombinasi dari keduanya adalah yang paling efektif. Model yang paling tepat harus dipilih dalam melakukan peramalan.

50

Manajemen Operasional