Definisi Pengorganisasian

Proses di mana pengurus menyusun dan

mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk
melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar
dapat mencapai matlamat organisasi.
 Kepentingan Pengorganisasian
1. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang
sistematik bagi mencapai matlamat organisasi.
2. Membantu pengurus melaksanakan aktiviti organisasi.
Aktiviti yang pelbagai perlu kemahiran yang berbeza.
3. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan
dapat dilakukan dengan saksama.
4. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan
sistem yang telah ditetapkan.
 Organisasi Formal dan
Tidak Formal
Organisasi Formal
Dibentuk berdasarkan struktur peranan yang
dikelolakan secara formal mengikut tingkat autoriti
yang telah ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau
pertubuhan. (seperti yang digambarkan oleh carta
organisasi)
Cth, sekolah
Organisasi Tidak Formal

• Hubungan tidak rasmi yang wujud akibat interaksi

antara pekerja di dalam organisasi rasmi.
• Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik
sebagai ketua atau pemimpin secara tak rasmi.
• Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu
kepentingan.
• Contoh: pasukan bola sepak Kolej Matrikulasi
Pahang terdiri daripada pelbagai tahap
pengurusan.
 PRINSIP
ORGANISASI
1.Pengkhususan Kerja
• Proses mengenalpasti kerja-kerja khusus dan
menentukan individu yang akan melaksanakan kerja
tersebut.
• Dikenali juga sebagai pembahagian kerja
• Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang
tertentu sahaja.
• Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam
sesuatu kerja.
2. Kesatuan Arahan

• Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja.

• Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua
sahaja.
 3. Rantaian Arahan
• Garisan autoriti yang
menghubungkan individu Pengarah Urusan
dalam organisasi dan
menggambarkan secara Pengarah Bahagian
khusus siapa melapor kepada
siapa.
• Rantaian arahan memudahkan Pengurus
hubungan autoriti iaitu
tanggungjawab antara pihak Penyelia
pengurusan dengan orang-
orang bawahan dalam
keseluruhan organisasi dapat Pekerja
diketahui dengan jelas.
• Rujuk rajah.
3. Kesatuan Objektif
• Semua objektif jabatan, bahagian dan individu
mengarah kepada objektif organisasi yang sama.

4. Jangkauan Kawalan
• Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor
terus kepada seorang ketua/pengurus
• Terdiri daripada jangkauan kawalan sempit dan
jangkauan kawalan luas.
i. Jangkauan Kawalan Luas

• Bilangan staf yang diletakkan dibawah

kawalan pengurus/ ketua adalah ramai.
ii. Jangkauan Kawalan Sempit

• Bilangan staf yang diletakkan dibawah

seorang pengurus adalah sedikit.
5. Autoriti
• Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak
pengurus untuk membuat sesuatu keputusan,
memberi arahan, mengagihkan sumber untuk
mencapai matlamat organisasi.
• Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah
autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza berasaskan
peringkat pengurusan di mana mereka berada.
• Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di
dalam sesebuah organisasi didefinasikan di dalam
huraian kerja (job description)
• Terdapat 2 jenis autoriti; autoriti lini dan autoriti staf.
 Terdiri daripada:

ii. Autoriti Lini

• Satu bentuk autoriti di mana pengurus mempunyai kuasa
formal untuk memberi arahan dan mengawal pekerja
bawahan ke arah mencapai matlamat organisasi..
• Autoriti lini melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi
dan matlamat utama organisasi.
• Autoriti ini bergerak terus ke bawah dari pengurus atasan
sehingga pekerja bawahan.
• Cth, pengurus pemasaran mengarahkan penyelia
pemasaran untuk menjalankan penyelidikan pemasaran

• Autoriti Staf
• Autoriti staf adalah kuasa pengurus untuk menasihati jabatan-
jabatan lini yang melibatkan kemahiran dan tugas khusus bagi
menyokong aktiviti-aktiviti jabatan.
• Menggambarkan hubungan sebagai penasihat kepada
organisasi. Mereka tiada kuasa untuk mengarah/memaksa ahli
organisasi menerima nasihat mereka.
• Contoh; Pengurus pemasaran menasihati unit pengeluaran
meningkatkan kualiti produk.
• Cth, peguam yang kapasitinya berbentuk staf (penasihat) kepada pengarah
urusan syarikat
 Delegasi Tugas dan Autoriti

• Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara

penurunan kuasa dalam sesebuah organisasi.

• Terdapat dua jenis delegasi tugas, iaitu pemusatan dan

pemencaran.
 Pemusatan dan Pemencaran
Pemusatan
• Autoriti tertumpu pada peringkat atasan dan hanya sedikit sahaja
autoriti membuat keputusan diberi kepada peringkat bawahan.
• Cth: Apabila proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu
pejabat dan amat sedikit di cawangan.

Kebaikan:
i. Keseragaman prosedur dan polisi yang diamalkan.
ii. Kawalan yang lebih ketat oleh pihak atasan.
iii. Mengurangkan risiko kesalahan dalam organisasi.
iv. Mengurang berlakunya pertindihan kerja.
v. Menjimatkan kos pengurusan.

Kelemahan:
i. Berlaku penyalahgunaan kuasa oleh pihak atasan.
ii. Pengurus bawahan kurang bermotivasi kerana tidak terlibat dalam
proses membuat keputusan.
iii. Memberikan tekanan kerja kepada pengurus atasan.
iv. Mengambil masa yang lama untuk membuat keputusan.
v. Keputusan yang dibuat kurang tepat kerana maklumat yang kurang
jelas dari cawangan .
 Ciri-ciri pemusatan
• Keputusan banyak dibuat di peringkat pengurusan
atasan.
• Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan
keseragaman.
Pemencaran
• Autoriti membuat keputusan diturunkan (didelegasikan)oleh
pengurus atasan kepada pengurus bawahan.
• Cth: Apabila proses pembuatan keputusan banyak dibuat di
peringkat cawangan.
Kebaikan:
i. Pengurus boleh membuat keputusan dengan cepat.
ii. Memberikan pembuat keputusan lebih bertanggungjawab
terhadap tindakannya.
iii. Pengurus lebih kreatif.
iv. Keputusan dibuat lebih tepat kerana pengurus cawangan
lebih memahami persekitaran kerjanya.
Kelemahan:
i. Sukar untuk mengkoordinasikan prosedur dan undang-
undang perniagaan.
ii. Kurang keseragaman polisi.
iii. Pengurus atasan yang berpengalaman kurang menggunakan
kredibiliti mereka kerana kuasa mereka
dikurangkan.
iv. Meningkatkan kos pengurusan syarikat.
 Ciri-ciri pemencaran
• Peringkat bawahan diberi kuasa membuat keputusan.
• Keputusan dapat dilakukan dengan cepat.
• Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam
pembuatan keputusan.
 Struktur Organisasi
• Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan
bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul
dan diselaraskan.
• Menggambarkan hubungan diantara pelbagai
tahap pengurusan.
• Membentuk struktur lini dan staf melalui carta
organisasi.
Struktur Struktur
Divisional Fungsian

Jenis-Jenis
Struktur Organisasi

Struktur Matrik
 Struktur Divisional

Pembahagian jabatan dibuat mengikut:

• Geografik
• Pelanggan
• Produk.
 Ciri-ciri struktur divisional
• Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan
geografik.

• Setiap division mempunyai sumber fungsi utama

yang diperlukan dan tidak bergantung kepada
division yang lain.
 Struktur Organik Mengikut
Produk

Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus

Bahagian Bahagian Bahagian
Kosmetik Hiasan Pakaian
 Struktur Organik Mengikut
Pengguna

Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus

pakaian pakaian pakaian
kanak-kanak remaja dewasa
 Struktur Organik Mengikut
Geografik

Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus

Cawangan Cawangan Cawangan
Utara Tengah Selatan
 Kebaikan
• Bagi struktur divisional produk, dapat meningkatkan
kemahiran dalam pengeluaran produk tertentu;
meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana
berlakunya pengkhususan kerja;mudah untuk menangani
perubahan dan masalah dalam proses pengeluaran
produk.

• Struktur organik menurut pengguna akan meningkatkan

tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja kerana
dilatih untuk memenuhi kehendak pengguna.

• Struktur organik menurut kawasan,

kawasan pengurus mempunyai
pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat
pengguna bagi kawasan masing-masing
 Keburukan

1. Bagi struktur produk, kos yang terlibat adalah tinggi

kerana setiap produk mempunyai piawaian yang
tertentu.
Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran
tertentu sahaja.

4. Bagi struktur mengikut pengguna, berlaku pertindihan

usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan
kepada pengguna dan bukannya tugas. Melibatkan
kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan
membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis
pengguna.

4. Bagi struktur menurut geografik, pengurus merasa

kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan dan
ia melibatkan kos yang tinggi akibat faktor demografi.
 Struktur Fungsian

Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi.

• Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran.
• Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya
digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai
produk yang terhad.
 Ciri-ciri struktur fungsian
• Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran).
• Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan
dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja.
• Cth;
- pengeluaran; aktiviti yang berkait tentang
pengilangan produk
- pemasaran; aktiviti promosi dan jualan produk
- sumber manusia; bertanggungjawabmendapatkan dan
mempertahankan pekerja yang berpotensi.
- Kewangan; mendapatkan dan menguruskan sumber
dana
 Struktur Fungsian

Pengurus Besar

Pengurus Pengurus Pengurus

Kewangan Pengeluaran Pemasaran
 Kebaikan

• Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja,

berlaku pengkhususan terhadap tugas.
• Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja
yang sama dalam jabatan.
• Mudah melatih pekerja baru kerana bidang pengkhususan
yang sama.
• Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana
wujudnya perkongsian sumber .
 Keburukan

1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea

dengan jabatan yang lain kerana bidang tugas yang
berbeza.

2. Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan ini

akan meningkatkan kos dan masa yang panjang.
 Struktur Matrik

• Merupakan gabungan antara struktur divisional dan

struktur fungsian. Juga dikenali sebagai “sistem berbilang
arahan”.

• Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua

fungsian dan ketua jabatan divisional.
 Ciri-ciri struktur matrik
• Menggabungkan struktur division dan fungsian.
• Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan
melintang.
• Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua
(division dan fungsian)
• Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan
(unity of command) menyebabkan ianya sukar untuk
diuruskan.
 Struktur Matrik
Pengarah Urusan

Pengurus Pengurus Pengurus

projek kewangan pengeluaran

Pengurus Staf A & Staf A &

projek A kewangan pengeluaran

Pengurus
Staf B & Kewangan Staf B &
Projek B
pengeluaran

Pengurus
Staf C & Staf C &
Projek C
Kewangan pengeluaran
 Kebaikan :

• Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak

kerana ada 2 penugas autoriti.
• Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam
persekitaran.
• Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih
cekap dan berkesan.
• Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat
meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan kepelbagaian
keluaran dapat dilakukan.
 Keburukan

• Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak

masalah.
• Menyebabkan kos pengurusan yang tinggi, contohnya
apabila lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan
untuk mencapai kesepakatan.
• Percanggahan arahan.
• Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan
perselisihan faham antara staf dan pengurus.
• Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu yang
ekstrovert.
Pengurusan Sumber Manusia
(PSM)