P. 1
Bab 6 Pengorganisasian

Bab 6 Pengorganisasian

3.33

|Views: 7,431|Likes:
Published by ikinarif

More info:

Published by: ikinarif on May 21, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PPT, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

08/03/2013

pdf

text

original

Definisi Pengorganisasian

Proses di mana pengurus menyusun dan mengagihkan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan tugas yang telah ditetapkan agar dapat mencapai matlamat organisasi.

Kepentingan Pengorganisasian
1. 2. 3. 4. Menghasilkan satu susunan tenaga kerja yang sistematik bagi mencapai matlamat organisasi. Membantu pengurus melaksanakan aktiviti organisasi. Aktiviti yang pelbagai perlu kemahiran yang berbeza. Memastikan pengagihan sumber di antara jabatan dapat dilakukan dengan saksama. Mengawal tingkah laku pekerja melalui prosedur dan sistem yang telah ditetapkan.

Organisasi Formal dan Tidak Formal
Organisasi Formal
Dibentuk berdasarkan struktur peranan yang dikelolakan secara formal mengikut tingkat autoriti yang telah ditetapkan di dalam sesebuah syarikat atau pertubuhan. (seperti yang digambarkan oleh carta organisasi) Cth, sekolah

Organisasi Tidak Formal
• Hubungan tidak rasmi yang wujud akibat interaksi antara pekerja di dalam organisasi rasmi. • Mereka yang lebih berketrampilan akan terlantik sebagai ketua atau pemimpin secara tak rasmi. • Berlaku secara spontan bagi mencapai sesuatu kepentingan. • Contoh: pasukan bola sepak Kolej Matrikulasi Pahang terdiri daripada pelbagai tahap pengurusan.

1.Pengkhususan Kerja

PRINSIP ORGANISASI

• Proses mengenalpasti kerja-kerja khusus dan menentukan individu yang akan melaksanakan kerja tersebut. • Dikenali juga sebagai pembahagian kerja • Pekerja hanya menumpukan kepada kerja yang tertentu sahaja. • Dapat meningkatkan kemahiran dan kebolehan dalam sesuatu kerja.

2. Kesatuan Arahan
• Setiap pekerja hanya ada seorang ketua sahaja. • Pekerja hanya melapor kepada seorang ketua sahaja.

3. Rantaian Arahan
• Garisan autoriti yang Pengarah Urusan menghubungkan individu dalam organisasi dan menggambarkan secara Pengarah Bahagian khusus siapa melapor kepada siapa. Pengurus • Rantaian arahan memudahkan hubungan autoriti iaitu tanggungjawab antara pihak Penyelia pengurusan dengan orangorang bawahan dalam keseluruhan organisasi dapat Pekerja diketahui dengan jelas. • Rujuk rajah.

3. Kesatuan Objektif
• Semua objektif jabatan, bahagian dan individu mengarah kepada objektif organisasi yang sama.

4. Jangkauan Kawalan
• Merujuk bilangan staf bawahan yang melapor terus kepada seorang ketua/pengurus • Terdiri daripada jangkauan kawalan sempit dan jangkauan kawalan luas.

i. Jangkauan Kawalan Luas
• Bilangan staf yang diletakkan dibawah kawalan pengurus/ ketua adalah ramai.

ii. Jangkauan Kawalan Sempit •
Bilangan staf yang diletakkan dibawah seorang pengurus adalah sedikit.

5. Autoriti
• Autoriti adalah kuasa formal dan hak mutlak pengurus untuk membuat sesuatu keputusan, memberi arahan, mengagihkan sumber untuk mencapai matlamat organisasi. • Semua pengurus mempunyai autoriti tetapi darjah autoriti yang dimiliki itu adalah berbeza berasaskan peringkat pengurusan di mana mereka berada. • Autoriti yang dimiliki oleh seseorang pengurus di dalam sesebuah organisasi didefinasikan di dalam huraian kerja (job description) • Terdapat 2 jenis autoriti; autoriti lini dan autoriti staf.

Terdiri daripada:

ii. Autoriti Lini
• • • • Satu bentuk autoriti di mana pengurus mempunyai kuasa formal untuk memberi arahan dan mengawal pekerja bawahan ke arah mencapai matlamat organisasi.. Autoriti lini melibatkan aktiviti-aktiviti berdasarkan misi dan matlamat utama organisasi. Autoriti ini bergerak terus ke bawah dari pengurus atasan sehingga pekerja bawahan. Cth, pengurus pemasaran mengarahkan penyelia pemasaran untuk menjalankan penyelidikan pemasaran


• • •

Autoriti Staf
Autoriti staf adalah kuasa pengurus untuk menasihati jabatanjabatan lini yang melibatkan kemahiran dan tugas khusus bagi menyokong aktiviti-aktiviti jabatan. Menggambarkan hubungan sebagai penasihat kepada organisasi. Mereka tiada kuasa untuk mengarah/memaksa ahli organisasi menerima nasihat mereka. Contoh; Pengurus pemasaran menasihati unit pengeluaran meningkatkan kualiti produk.
Cth, peguam yang kapasitinya berbentuk staf (penasihat) kepada pengarah urusan syarikat

Delegasi Tugas dan Autoriti
• Delegasi tugas berlaku apabila autoriti diagihkan secara penurunan kuasa dalam sesebuah organisasi. • Terdapat dua jenis delegasi tugas, iaitu pemusatan dan pemencaran.

Pemusatan dan Pemencaran
Pemusatan
• • Autoriti tertumpu pada peringkat atasan dan hanya sedikit sahaja autoriti membuat keputusan diberi kepada peringkat bawahan. Cth: Apabila proses pembuatan keputusan banyak dibuat oleh ibu pejabat dan amat sedikit di cawangan. Kebaikan: i. Keseragaman prosedur dan polisi yang diamalkan. ii. Kawalan yang lebih ketat oleh pihak atasan. iii. Mengurangkan risiko kesalahan dalam organisasi. iv. Mengurang berlakunya pertindihan kerja. v. Menjimatkan kos pengurusan. Kelemahan: i. Berlaku penyalahgunaan kuasa oleh pihak atasan. ii. Pengurus bawahan kurang bermotivasi kerana tidak terlibat dalam proses membuat keputusan. iii. Memberikan tekanan kerja kepada pengurus atasan. iv. Mengambil masa yang lama untuk membuat keputusan. v. Keputusan yang dibuat kurang tepat kerana maklumat yang kurang jelas dari cawangan .

Ciri-ciri pemusatan
• Keputusan banyak dibuat di peringkat pengurusan atasan. • Aktiviti antara unit dikoordinasikan bagi mewujudkan keseragaman.

Pemencaran

Autoriti membuat keputusan diturunkan (didelegasikan)oleh pengurus atasan kepada pengurus bawahan.
Cth: Apabila proses pembuatan keputusan banyak dibuat di peringkat cawangan. Kebaikan: i. Pengurus boleh membuat keputusan dengan cepat. ii. Memberikan pembuat keputusan lebih bertanggungjawab terhadap tindakannya. iii. Pengurus lebih kreatif. iv. Keputusan dibuat lebih tepat kerana pengurus cawangan lebih memahami persekitaran kerjanya. Kelemahan: i. Sukar untuk mengkoordinasikan prosedur dan undangundang perniagaan. ii. Kurang keseragaman polisi. iii. Pengurus atasan yang berpengalaman kurang menggunakan kredibiliti mereka kerana kuasa mereka dikurangkan. iv. Meningkatkan kos pengurusan syarikat.

Ciri-ciri pemencaran
• Peringkat bawahan diberi kuasa membuat keputusan. • Keputusan dapat dilakukan dengan cepat. • Pekerja lebih bermotivasi kerana terlibat dalam pembuatan keputusan.

Struktur Organisasi
• Suatu sistem atau jaringan formal menunjukkan bagaimana aktiviti organisasi dibahagi, dikumpul dan diselaraskan. Menggambarkan hubungan diantara pelbagai tahap pengurusan. Membentuk struktur lini dan staf melalui carta organisasi.

• •

Struktur Divisional

Struktur Fungsian

Jenis-Jenis Struktur Organisasi

Struktur Matrik

Struktur Divisional
Pembahagian jabatan dibuat mengikut: • Geografik • Pelanggan • Produk.

Ciri-ciri struktur divisional
• Struktur diagihkan mengikut produk, pengguna dan geografik. • Setiap division mempunyai sumber fungsi utama yang diperlukan dan tidak bergantung kepada division yang lain.

Struktur Organik Mengikut Produk
Pengurus Besar

Pengurus Bahagian Kosmetik

Pengurus Bahagian Hiasan

Pengurus Bahagian Pakaian

Struktur Organik Mengikut Pengguna
Pengurus Besar

Pengurus pakaian kanak-kanak

Pengurus pakaian remaja

Pengurus pakaian dewasa

Struktur Organik Mengikut Geografik
Pengurus Besar

Pengurus Cawangan Utara

Pengurus Cawangan Tengah

Pengurus Cawangan Selatan

Kebaikan
• Bagi struktur divisional produk, dapat meningkatkan kemahiran dalam pengeluaran produk tertentu; meningkatkan produktiviti dan kreativiti kerana berlakunya pengkhususan kerja;mudah untuk menangani perubahan dan masalah dalam proses pengeluaran produk. Struktur organik menurut pengguna akan meningkatkan tahap perkhidmatan dan kemahiran pekerja kerana dilatih untuk memenuhi kehendak pengguna. Struktur organik menurut kawasan, pengurus mempunyai kawasan pengetahuan yang luas tentang kehendak dan gelagat pengguna bagi kawasan masing-masing

Keburukan
1. Bagi struktur produk, kos yang terlibat adalah tinggi kerana setiap produk mempunyai piawaian yang tertentu. Pekerja bimbang mereka mahir dalam keluaran tertentu sahaja. Bagi struktur mengikut pengguna, berlaku pertindihan usaha dalam menguruskan operasi kerana penekanan kepada pengguna dan bukannya tugas. Melibatkan kos yang tinggi untuk mengupah, melatih dan membangunkan ramai pengurus untuk setiap jenis pengguna. Bagi struktur menurut geografik, pengurus merasa kurang kuasa untuk mengawal pekerja cawangan dan ia melibatkan kos yang tinggi akibat faktor demografi.

4.

4.

Struktur Fungsian
Struktur yang diagihkan menurut tugas dan fungsi. • Contoh: pengeluaran, kewangan dan pemasaran. • Merupakan penjabatan yang paling asas dan lazimnya digunakan oleh organisasi kecil yang mempunyai produk yang terhad.

Ciri-ciri struktur fungsian
• Dikelaskan mengikut fungsi utama (kemahiran). • Kedudukan ahli organisasi adalah mengikut persamaan dalam kepakaran, kemahiran dan aktiviti kerja. • Cth; - pengeluaran; aktiviti yang berkait tentang pengilangan produk - pemasaran; aktiviti promosi dan jualan produk - sumber manusia; bertanggungjawabmendapatkan dan mempertahankan pekerja yang berpotensi. - Kewangan; mendapatkan dan menguruskan sumber dana

Struktur Fungsian
Pengurus Besar

Pengurus Kewangan

Pengurus Pengeluaran

Pengurus Pemasaran

Kebaikan
• Penumpuan kepada bidang tugas yang diberikan sahaja, berlaku pengkhususan terhadap tugas. • Dapat meningkatkan kemahiran kerana melakukan kerja yang sama dalam jabatan. • Mudah melatih pekerja baru kerana bidang pengkhususan yang sama. • Dapat mengurangkan kos dan masalah pengurusan kerana wujudnya perkongsian sumber .

Keburukan
1. Tiada penekanan kepada kerjasama dan pertukaran idea dengan jabatan yang lain kerana bidang tugas yang berbeza. Masalah yang timbul mempengaruhi jabatan lain dan ini akan meningkatkan kos dan masa yang panjang.

2.

Struktur Matrik
• Merupakan gabungan antara struktur divisional dan struktur fungsian. Juga dikenali sebagai “sistem berbilang arahan”. • Staf membuat laporan kepada dua orang ketua iaitu ketua fungsian dan ketua jabatan divisional.

Ciri-ciri struktur matrik
• Menggabungkan struktur division dan fungsian. • Mempunyai dua rantaian arahan; menegak dan melintang. • Pekerja perlu membuat laporan kepada dua ketua (division dan fungsian) • Struktur ini bercanggah dengan prinsip kesatuan arahan (unity of command) menyebabkan ianya sukar untuk diuruskan.

Struktur Matrik
Pengarah Urusan

Pengurus projek Pengurus projek A Pengurus Projek B Pengurus Projek C

Pengurus kewangan Staf A & kewangan Staf B & Kewangan

Pengurus pengeluaran Staf A & pengeluaran Staf B & pengeluaran Staf C & pengeluaran

Staf C & Kewangan

Kebaikan :
• Kebolehan untuk mengendalikan 2 matlamat serentak kerana ada 2 penugas autoriti. • Organisasi lebih peka kepada perubahan dalam persekitaran. • Kerjasama antara bidang dapat dilakukan dengan lebih cekap dan berkesan. • Peningkatan komunikasi antara pekerja, dapat meningkatkan pertumbuhan perniagaan dan kepelbagaian keluaran dapat dilakukan.

Keburukan
• Terlalu kompleks dan ini akan menimbulkan banyak masalah. • Menyebabkan kos pengurusan yang tinggi, contohnya apabila lebih banyak perbincangan terpaksa dilakukan untuk mencapai kesepakatan. • Percanggahan arahan. • Ketua yang ramai akan menyebabkan pergaduhan dan perselisihan faham antara staf dan pengurus. • Kuasa selalunya didominasi oleh individu-individu yang ekstrovert.

Pengurusan Sumber Manusia (PSM)

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->