Professional Documents
Culture Documents
Manual Amalan 5s
ii
Manual Amalan 5s
Diterbitkan oleh: Jabatan Penerbitan & Dokumentasi Pusat Dokumentasi & Sumber Pendidikan Institut Aminuddin Baki Kementerian Pelajaran Malaysia Sri Layang 69000 Genting Highlands Pahang Darul Makmur Tel : 03- 6105 6100 Faks : 03-6105 6299 http://www.iab.edu.my iab@iab.edu.my Cetakan Pertama 2011
ISBN 978-983-9479-86-7
9 789839 479867
Hak Cipta IAB 2011 Hak Cipta Terpelihara. Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat juga pun, sama ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah, Institut Aminuddin Baki terlebih dahulu. Pengurus Penerbitan: Sukumaran Suppiah Dicetak oleh: HS Massyi Sdn. Bhd. 40A, Jalan Selaseh Indah, Taman Selaseh (Fasa 1), 68100 Batu Caves, Selangor Darul Ehsan Tel:03-6187 8697 emel: hs_massyi@yahoo.com.my
Manual Amalan 5s
ii
Manual Amalan 5s
KANDUNGAN
Kata Alu-aluan Pengarah
MUKA SURAT
1 2 3 4 5 5 5 5 6 6 7 7 8 8 9 10 11 11 12 13 16 18 33 40 41 42-46 47 48
Kata Alu-aluan Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi Dan Standard Latihan Jawatankuasa Induk Amalan 5S IAB Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S IAB Pengenalan Dasar Amalan 5S IAB Slogan Amalan 5S IAB Falsafah Amalan 5S Tujuan Objektif Amalan 5S IAB Faedah Pelaksanaan Amalan 5S Kunci Kejayaan Amalan 5S Definisi Operasi Konsep Amalan 5S Sisih (Seiri) Susun (Seiton) Sapu (Seiso) Seragam (Seiketsu) Sentiasa Amal (Shitsuke)
Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Amalan 5S Standard Amalan 5S IAB Kriteria Audit Penutup Sekalung Penghargaan Lampiran: Panduan Amalan 5S Perkhidmatan Awam Malaysia Rujukan
1 1
Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia. Sukacita saya merakamkan ucapan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa yang terlibat dalam penghasilan Manual Amalan 5S IAB. Penghargaan juga dititipkan kepada seluruh warga IAB yang menjadi pendokong kuat kepada pelaksanaan Amalan 5S. Saya yakin pelaksanaan Amalan 5S ini mampu memupuk disiplin dalam kalangan warga kerja IAB di samping meningkatkan semangat kerja sepasukan dan mewujudkan suasana persekitaran kerja yang kondusif. Saya mengambil kesempatan ini untuk menyeru semua warga IAB supaya membudayakan Amalan 5S ini pada setiap masa. Seiring dengan pelaksanaan IAB sebagai Premier Centre, maka Amalan 5S akan dapat meningkatkan tahap kreativiti dan inovasi dalam menguruskan persekitaran kerja masingmasing. Komitmen dan kerjasama merupakan asas kepada keharmonian bekerja dalam sesebuah organisasi. Ketekunan mengamalkan prinsip 5S ini pasti merealisasikan segala hasrat dan cita-cita. Justeru, selamat melaksanakan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal!
Manual Amalan 5s
Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia. Terlebih dahulu saya mengucapkan syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan rahmatNya pasukan saya berjaya menyiapkan Manual Amalan 5S IAB. Saya mengambil kesempatan ini merakamkan ucapan terima kasih kepada pihak pengurusan atasan yang sentiasa memberi dorongan dan sokongan kepada pasukan ini bagi menyiapkan tugas ini dalam masa lebih kurang dua bulan. Tiga bengkel telah dijalankan dan akhirnya Manual Amalan 5S IAB dapat disiapkan. Ucapan syabas dan terima kasih juga saya rakamkan kepada semua ahli pasukan yang telah mengutamakan tugas ini daripada kepentingan individu walaupun terpaksa bekerja dalam masa cuti, siang dan malam. Justeru, saya yakin semua yang terlibat dapat merasai kepuasannya apabila Manual 5S IAB ini terhasil seiring dengan semangat dan budaya kualiti yang bersemarak dalam jiwa setiap warga IAB. Setiap Barang Ada Tempatnya Setiap Tempat Ada Barangnya Sekian, terima kasih. WAN GHAZALI BIN WAN DIN Ketua Jabatan Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan Institut Aminuddin Baki
Manual Amalan 5s
Penaung Pengarah
PenGERUSI Pendaftar
PenYelaras
KETUA PUSAT
KETUA CAWANGAN
PenYelaras ZON
AHLI/ KUMPULAN
AHLI/ KUMPULAN
AHLI/ KUMPULAN
AHLI/ KUMPULAN
AHLI/ KUMPULAN
AHLI/ KUMPULAN
Manual Amalan 5s
PENYELARAS Wan Ghazali bin Wan Din SETIAUSAHA Lee Tsock Wah Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel FASILITATOR Lee Tsock Wah Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel Siti Hasmiza binti Mahassan PENYELARAS BAHAGIAN PENTADBIRAN Sabri bin Sihi PENYELARAS PENGURUSAN ASET Norlidar binti Mohd Rashid PENYELARAS ASRAMA/PENGURUSAN DOMESTIK Khairul Anuar bin Abdul Rahman PENYELARAS ZON AWAM Iskandar Shah bin Haji Suak JAWATANKUASA PROMOSI Gerald a/l Kochappan JAWATANKUASA LATIHAN Wakil Tetap Setiap Pusat JAWATANKUASA AUDIT Kamaruddin bin Abu Bakar Haji Sallehuddin bin Ab. Talib Chua Siok Hong Mariza binti Alias Amalludin bin Sufian Ainol Hidayah binti Abdul Rauof JAWATANKUASA PUSAT/CAWANGAN/ZON Semua Ketua Pusat/Penyelaras Zon dan 2 orang Penyelaras 5S tetap setiap pusat
Manual Amalan 5s
PENGENALAN
Amalan 5S (A5S) merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Amalan 5S IAB bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos, memudahkan proses kerja dan penggunaan ruang kerja yang optimum. Amalan 5S juga berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti IAB berasaskan Standard MS ISO 9001:2008 bagi mencapai visi IAB sebagai pusat kepimpinan pendidikan yang terbilang.
Manual Amalan 5s
TUJUAN
Manual Amalan 5S IAB merupakan dokumen yang menerangkan tentang konsep Amalan 5S IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman kepada seluruh warga IAB. Manual ini juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S IAB yangtujuan dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping dapat membantu warga IAB memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Manual Amalan 5S IAB (Rujuk merupakan dokumen yang menerangkan tentang konsep Amalan 5S Pentadbiran JPA Bil 1/2010. Lampiran)
IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman kepada seluruh warga IAB. Ia juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S IAB yang dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping dapat membantu warga IAB memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Pentadbiran JPA Bil 1/2010. (Rujuk Lampiran)
OBJEKTIF AMALAN 5S
OBjeKtIf aMalan 5s
Manual Amalan 5s
Mengurangkan kos
PEMBUDAYAAN
ILTIZAM
PELAN PELAKSANAAN
KERJASAMA
PERKONGSIAN A5S
LATIHAN A5S
KOMUNIKASI BERKESAN
KEFAHAMAN
KESEDARAN
DefInIsI OPeRasI
Manual Amalan 5s
DEFINISI OPERASI
Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual Amalan 5S IAB adalah seperti berikut: Zon: Pembahagian kawasan di IAB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan dan IAB cawangan berdasarkan pengurusan masing-masing. Subzon: Pembahagian kawasan berdasarkan jabatan atau pengurusan pusat masingmasing FIFO: FIRST-IN-FIRST-OUT 5W1H: Senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. 1. Who - Siapa yang bertanggungjawab? 2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan? 3. When - Bila perlu dilakukan? 4. Where - Di mana perlu dilaksanakan? 5. What - Apa tindakan yang perlu diambil? 6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan?
KONSEP AMALAN 5S
5S adalah istilah asal dalam Bahasa Jepun. Namun begitu, penterjemahan istilah ini ke dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris masih mampu mengekalkan konsep Amalan 5S ini seperti yang terdapat di dalam jadual di bawah:
BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU CONTOH
Seiri
Sort
Sisih
Menyisih fail lama tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif. Menyusun dokumen/bahan/ alatan pejabat supaya mudah diambil/diguna. Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu. Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik meyuarat/ peralatan pejabat. Mengamalkan selalu aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam.
Seiton
Set in Order
Susun
Seiso
Shine
Sapu
Seiketsu
Standardise
Seragam
Shitsuke
Sustain
Sentiasa Amal
Manual Amalan 5s
Sisih (Seiri)
SISIH Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu dari tempat kerja. SISIH secara berkesan: Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning. Tindakan Sisih boleh dilakukan seperti berikut:
Pengasingan Barang/dokumen yang tiada nilai dan senang dibuang Barang/dokumen yang tidak diperlukan Barang/dokumen yang tiada nilai dan senang dibuang Barang/dokumen yang tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi Tindakan Lupus dengan segera Dihapuskira/dijual mengikut prosedur Lupus dengan menggunakan kaedah/kos yang paling rendah
Mewujudkan kawasan Tag Merah - kawasan pengumpulan barang/peralatan/ rekod yang tidak diperlukan untuk pelupusan
Melekat/melabel Tag Kuning ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah dikenal pasti
Membuat penilaian terhadap barang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk pelupusan atau penyimpanan
Kesan kejayaan SISIHboleh boleh diukur melalui: Kesan kejayaan SISIH diukur melalui: Kesan kejayaan SISIH boleh diukur mel Di tempat kerja hanya terdapat barang/dokumen/peralatan yang diperlukan sahaja. Di tempat kerja hanya terdapat barang / dokumen / peralatan yang diperlukan sahaja.
10
Manual Amalan 5s
Susun (Seiton) SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya. SUSUN secara berkesan: Guna Falsafah 5S: Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya. Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO) Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai Kaedah Susun:
Uruskan stok barang/alat tulis mengikut kaedah First-In-First-Out (FIFO) Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas dan dilabelkan Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula Barang/peralatan/dokumen hendaklah mudah dicapai sebaik-baiknya dalam 30 saat Alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam diasingkan daripada alatan biasa Sediakan parkir untuk ruang mesin/alatan mudah alih seperti mesin fotostat, pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya
tidak digunakan semasa Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui: urusan harian tetapi
perlu dirujuk dan mesti Pencarian / capaian barang / peralatan / dokumen disimpan dalam tempoh 30
Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui: Pencarian/capaian barang/peralatan/dokumen dalam tempoh 30 saat.
saPu secara berkesan
sapu (seiso)
SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan peralatan.
Manual Amalan 5s
11
Sapu (Seiso) SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan peralatan. SAPU secara berkesan Mengagihkan tugasan pembersihan Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan Melaksanakan kerja pembersihan Tindakan Sapu
Hasil
BERSIH
Kesan kejayaan SAPU boleh diukur melalui: Produk dan hasil kerja yang berkualiti Persekitaran kerja yang selesa dan selamat Keadaan persekitaran lebih bersih Kos penyelenggaraan lebih rendah
Seragam (Seiketsu) SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai. SERAGAM secara berkesan: Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H Mewujudkan senarai semak peraturan inventori Mengadakan prosedur kerja pembersihan Mengadakan jadual penyelenggaraan Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM
12
Manual Amalan 5s
MENYUSUN
SERAGAM
MELABEL
Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui: Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik Mempunyai impak visual yang positif Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)
Sentiasa Amal (Shitsuke) SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan empat Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/ Agensi. Panduan Mengekalkan Amalan 5S Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala Memastikan aktiviti promosi berterusan Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga IAB Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik
Manual Amalan 5s
13
PERSEDIAAN
PELAKSANAAN
PENGIKTIRAFAN
PELANCARAN
AUDIT
PERSEDIAAN Persediaan bagi melaksanakan Amalan 5S IAB dilakukan bertujuan menjamin objektif Amalan 14 5S IAB tercapai. Persediaannya adalah seperti berikut:
14
Manual Amalan 5s
PELANCARAN
Pelancaran Amalan 5S IAB dilakukan secara rasmi disertai dengan beberapa perkara seperti yang dinyatakan dalam jadual di bawah:
Merasmikan Amalan 5S
PELAKSANAAN AMALAN 5S IAB Amalan 5S IAB dilaksanakan melalui pendekatan pengurusan yang merangkumi perkaraperkara berikut:
Pembahagian Zon 5S
IAB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan, pembahagian subzon pula berdasarkan Jabatan atas budi bicara pusat masing-masing IAB cawangan berdasarkan budi bicara pengurusan masing-masing
Nama Zon 5S
Menubuhkan JKPZ Amalan 5S Ketua Zon membentangkan Laporan Amalan 5S Zon di setiap Perhimpunan Bulanan Disediakan bertujuan memberi maklumat terkini berkaitan Amalan 5S kepada warga IAB Berimej korporat tanpa hiasan berlebihan
Manual Amalan 5s
15
Kandungan Sudut 5S
Bil Perkara 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Polisi/Objektif/Matlamat Amalan 5S Carta Organisasi Jawatankuasa Amalan 5S Carta Gantt Pelaksanaan 5S Pelan Lokasi/Pelan Lantai Zon 5S Rekod Aktiviti (Gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu Amalan 5S Slogan Amalan 5S Buletin berkaitan Amalan 5S (jika berkenaan) Maklumat bagi tujuan promosi Amalan 5S di IAB Nama Kumpulan mengikut Zon 5S
10 Penjelasan tentang Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penarafan (Jadual 4P) 11 Jadual Tugas dan Pelaksanaan Aktiviti 12 Jadual Mesyuarat/Perjumpaan Zon 5S
AUDIT 5S Proses audit Amalan 5S bagi mendapatkan pengiktirafan pensijilan dijalankan dalam dua peringkat:
IAB
Rujuk Kriteria Audit Rujuk Pelan Perancangan Amalan 5S Induk Pelaporan Amalan 5S oleh Ketua Zon
MAMPU
PENGIKTIRAFAN Pengiktirafan Amalan 5S IAB di peringkat IAB diumumkan dalam setiap perhimpunan bulanan, manakala di peringkat MAMPU adalah seperti yang ditetapkan dalam Pelan Perancangan Amalan 5S IAB. Rajah pengiktirafan Amalan 5S IAB adalah seperti berikut:
IAB
Sijil Amalan 5S
MAMPU
16
Manual Amalan 5s
2. PENYELARAS
3. JAWATANKUASA PROMOSI
4. JAWATANKUASA AUDIT
Manual Amalan 5s
17
5. JAWATANKUASA LATIHAN
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk Amalan 5S kepada semua warga kerja dalam organisasi. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti Amalan 5S. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan 5S secukupnya. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli kumpulan. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan. Menentukan pembahagian zon. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan. Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan. Mewujudkan subzon bagi Zon Amalan 5S masing-masing Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti Amalan 5S. Merancang aktiviti kumpulan. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan Amalan 5S kepada fasilitator. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar. Memberikan komitmen secara berterusan. Menyertai aktiviti 5S secara aktif. Bekerjasama dalam kumpulan. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.
6. FASILITATOR
8. AHLI-AHLI KUMPULAN
18
Manual Amalan 5s
Pelan Tindakan
MAKLUMAT BERUBAH
Gambar sebelum dan selepas 5S Data-data/makluman semasa Pencapaian (Audit Dalaman) Penghargaan
Papan Maklumat Berubah
B)
KAWALAN RUANG KERJA (RUANG PEJABAT, LACI MEJA DAN RUANG KERJA PERIBADI KAKITANGAN) RUANG PEJABAT
Pelan Lantai pejabat ditampal di tempat sesuai dan mudah dilihat oleh pelanggan
Pelan Lantai
Manual Amalan 5s
19
Berlabel di luar laci Dalam laci disediakan Partition alat tulis Laci aras 1 alat tulis Laci aras 2 peralatan/CD tersusun rapi Laci aras 3 Barangan peribadi
Kabinet Laci Laci Alat Tulis
Suis Lampu
Ruang Menunggu
Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau pada kubikal dan seragam mengikut Zon 5S Bunting Ingatan Amalan 5S IAB ditampal dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam seluruh IAB
Tanda Nama dan Jam Pergerakan Kakitangan
Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang bertutup dan kabinet besi
20
Manual Amalan 5s
Tray surat berlabel (In, Out, KIV) Set komputer kabel CPU, monitor dan pencetak diikat Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah dicapai serta label nombor telefon tersebut ditampal padanya Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan Ketua Zon 5S Seragam dan kesesuaian)
Bilik Kerja
Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang) Dibenarkan meletak cermin alas meja dan hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja di bawahnya Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang peribadi yang tertutup)
KUBIKAL
Dibenarkan perhiasan individu atas meja (maksimum 2 item) Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger Satu kerusi kakitangan dan maksimum 2 kerusi tetamu Fail yang disusun atas meja belakang maksimum 20 fail disusun mengikut nombor
Hiasan
Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan dan diletakkan di luar kubikal serta berparkir secara seragam mengikut Zon 5S masingmasing Dibenarkan Papan Carta maksimum 1 dan maklumat ditampal dengan kemas di dinding kubikal Dibenarkan perhiasan individu atas almari kayu/ besi (maksimum 3 item) Dibenarkan cermin muka - digantung di dinding kubikal/diletakkan di atas meja kerja
Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau pada kubikal dan seragam mengikut Zon 5S
Manual Amalan 5s
21
Bunting Ingatan Amalan 5S IAB ditampal dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam seluruh IAB Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang bertutup dan kabinet besi Tray surat berlabel (In, Out, KIV) Set komputer kabel CPU, monitor dan pencetak diikat Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah dicapai serta label nombor telefon tersebut ditampal padanya Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan Ketua Zon 5S Seragam dan kesesuaian) Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang) Dibenarkan meletak cermin alas meja dan hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja di bawahnya Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang peribadi yang tertutup)
C)
(P.B)
untuk
22
Manual Amalan 5s
D)
Label bilangan Magazine/File Holder sekiranya lebih daripada satu atau disusun mengikut abjad bagi yang berkaitan sahaja
FAIL KERAS
Label dan bernombor di tulang fail Ditampalkan indeks Susunan mengikut nombor indeks (nombor ditentukan sendiri oleh empunya fail) Warna label fail adalah seragam dan mengikut Zon 5S Nama Pusat dan Jabatan perlu ada pada label fail
Fail Keras
Fail Baring
Manual Amalan 5s
23
E)
RUBBER STAMP
Pasang bilangan pada cap Senarai indeks bagi semua cap Bilangan pada hanger cap jika lebih daripada satu
24
Manual Amalan 5s
G)
KAWALAN STOR ALAT TULIS / BILIK PERALATAN STOR ALAT TULIS/BILIK PERALATAN
Personel Bertanggungjawab (P.B) Master Indeks di tepi rak: Nombor, label rak dan aras rak Label Item Item yang kerap diambil/digunakan berada di aras yang mudah diambil
Stor Peralatan
Manual Amalan 5s
25
I)
J)
26
Manual Amalan 5s
K)
L)
Manual Amalan 5s
27
Meja bacaan bernombor disusun bersamasama kerusi dan dinomborkan Hiasan berimej korporat dibenarkan dan diselenggara secara berkala Pelan lantai dipamerkan di ruang yang mudah dilihat Etika penggunaan bilik dipamerkan dengan jelas Tanda arah disediakan perpustakaan
Jadual Waktu penggunaan perpustakaan dipamerkan dengan jelas di ruang dalaman yang mudah dilihat dan di luar pintu Misi, Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan
N)
28
Manual Amalan 5s
RUANG MENUNGGU
Semua peralatan disusun dengan kemas, cantik dan berkeadaan baik Laluan-laluan umum bersih terhalang dengan peralatan dan tidak
Senarai Pusat/Jabatan/Unit dipamerkan di luar lif atau tangga bangunan berkaitan Maklumat seperti Pelan Strategik/Misi/Visi/ Piagam Pelanggan sentiasa dikemas kini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.
O)
KAWALAN BILIK KULIAH/BILIK LATIHAN/MAKMAL KOMPUTER BILIK KULIAH/BILIK LATIHAN/ MAKMAL KOMPUTER
Personel Bertanggungjawab (P.B) Bilik sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas serta selesa untuk digunakan Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
Bilik Latihan
Peralatan bilik dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala Kerusi dan meja dinomborkan Nama bilik dan pelan lantai bilik dipamerkan Etika penggunaan bilik dipamerkan dengan jelas
Makmal Komputer
Manual Amalan 5s
29
P)
Personel Bertanggungjawab (P.B) Log pergerakan fail diwujudkan (jika berkaitan dan perlu) Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan berada di tempat khas dan berparkir
Susunan Kabinet Besi
KABINET
Label bilangan kabinet Dokumen kerap digunakan di tingkat satu Sediakan indeks kandungan dan ditampal di hadapan laci
Susunan Dalam Kabinet Fail
Sediakan poket log keluar fail (sekiranya berkaitan dan perlu) bagi mengelak kehilangan fail Kemas kini kandungan fail dari semasa ke semasa Personel Bertanggungjawab (P.B) bagi kabinet guna sama dan tidak berada di dalam bilik yang mempunyai P.B sendiri
30
Manual Amalan 5s
Q) PANTRI PANTRI
Etika Penggunaan Label Item Personel Bertanggungjawab (P.B)
Pantri
R) TANDAS TANDAS
Personel Bertanggungjawab (P.B) untuk memantau kerja Pekerja Am yang dilantik Log/Jadual Pembersihan Etika penggunaan Label peralatan (sabun dan tisu)
Manual Amalan 5s
31
S)
KAWALAN ASRAMA (BILIK TIDUR / KAFETARIA / RUANG LETAK KERETA /GIMNASIUM ) BILIK TIDUR ASRAMA
Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kemudahan tandas sentiasa boleh diguna dan diselenggara mengikut jadual Pamerkan Jadual Penyelenggaraan di pintu bilik tidur asrama Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan Label Nombor Bilik ditampal di luar pintu
KANTIN/KAFETERIA
Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan sentiasa cukup dan bersih untuk digunakan Kaunter berlabel dan sentiasa bersih Singki basuh tangan disediakan dan sentiasa bersih serta boleh digunakan Label harga bagi setiap makanan (Kantin makanan berbayar individu) Kemudahan tanda arah
32
Manual Amalan 5s
Parkir Kereta
GIMNASIUM
Personel Bertanggungjawab (P.B) Disusun dengan kemas serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan Peralatan diselenggara mengikut jadual Jadual Penyelenggaraan dan Jadual Penggunaan disedia dan dipamerkan
T)
PERALATAN BERGERAK
Personel Bertanggungjawab (P.B) Sediakan parkir Label bilangan lot parkir sekiranya lebih daripada satu Labelkan pada peralatan label bilangan peralatan sama dengan label bilangan parkirnya
Troli berparkir
Kriteria Audit
KATEGORI
NO
A1) DASAR 5S
JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) Disediakan selaras dengan matlamat agensi. 1 2 Dipaparkan dan disebar kepada warga agensi. 3 Ditandatangani oleh Ketua Agensi & mempunyai tarikh 4 Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik. 5 Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi. 6 Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmtan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.
8 9 10
Carta disediakan dengan jelas dan semua jabatan/bahagian menjadi ahli. Dokumentasi/carta JKP ini direkodkan dengan sistematik Fasilitator 5S dilantik dan ditunjukkan dalam carta tersebut. Minit mesyuarat JKP direkodkan semasa mesyuarat & disimpan secara teratur serta diedarkan
JAWATANKUASA LATIHAN
Manual Amalan 5s
Jawatankuasa latihan dilantik oleh pihak pengurusan Pelan latihan mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan) 13 Pelan ini telah dipatuhi dengan baik bagi menyediakan latihan 5S kepada warga agensi (rekod disimpan). JAWATANKUASA LATIHAN
11 12
14 15
33
16
Jawatankuasa promosi dilantik oleh pihak pengurusan. Pelan promosi mengenai Amalan 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan). Pelan promosi dilaksanakan dengan baik (rekod disimpan).
KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR
NO
PERKARA
34
Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI
JAWATANKUASA AUDIT 17 Jawatankuasa audit dilantik oleh pihak pengurusan. 18 Pelan audit 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan). 19 Pelan audit dijalankan dengan baik (rekod disimpan) 20 Maklumat mengenai latihan, promosi dan audit yang telah dirancang itu telah disebar kepada semua warga agensi. 21 Pelan Zon/Kawasan yang jelas disediakan untuk semua A3) PETA KAWASAN KERJA kumpulan 5S. KUMPULAN 5S Pelan tersebut dipaparkan di Sudut 5S 22 Setiap kumpulan 5S menyediakan pelan aktiviti 5S berdasarkan 23 kepada dasar dan justifikasi untuk kawasan mereka. Aktiviti pembaikan 5S telah dilakukan mengikut perancangan. 24 A4) REKOD 25 Ada rekod menunjukkan berlaku penambahbaikan Amalan 5S. AKTIVITI 5S 26 Terdapat bukti gambar sebelum dan selepas aktiviti Amalan 5S dilakukan 27 Mesyuarat di peringkat JKP direkodkan untuk tindakan selanjutnya. A5) MINIT 28 Mesyuarat di peringkat Jabatan/Agensi/Bahagian/Zon/Unit MESYUARAT diadakan dan rekod disimpan untuk rujukan dan tindakan. 29 Terdapat rekod mesyuarat/perbincangan Kumpulan 5S di kawasan mereka mengenai aktiviti yang dilaksanakan. 30 Garis Panduan disediakan selaras dengan A6) GARIS Dasar Amalan 5S agensi. PANDUAN 5S DI 31 Perkataan yang digunakan mudah difahami oleh warga agensi. AGENSI 32 Garis Panduan telah diedarkan (hard copy/soft copy) kepada semua warga untuk dijadikan panduan A5S 33 Kandungan buku panduan ini lengkap dan sesuai dijadikan buku panduan. 34 Kriteria audit telah disediakan untuk kegunaan dalaman A7) AUDIT 35 Kriteria ini sesuai untuk digunakan mengikut kawasan kerja atau DALAMAN tempat seperti yang telah ditentukan 36 Hasil audit disebar atau dipaparkan untuk makluman semua warga agensi 37 Kekerapan aktiviti audit di peringkat agensi telah ditentukan dan aktiviti tersebut dijalankan oleh juruaudit yang dilantik
KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR
NO
PERKARA
A8) PENGIKTIRAFAN
38 39
40
Pengurusan mempunyai program pengiktirafan Amalan 5S. Maklumat mengenai program pengiktirafan disebarkan kepada warga agensi. Rekod aktiviti pengiktirafan dikemas kini.
KATEGORI
NO
B2) SUDUT 5S
B3) LANTAI
Manual Amalan 5s
35
JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) Carta kumpulan 5S yang jelas disediakan. 1 Nama kumpulan 5S dinyatakan dan carta ahli kumpulan juga 2 dipaparkan. Kumpulan 5S mempunyai ketua kumpulan yang dilantik. 3 Disediakan oleh pihak pengurusan dan kedudukannya adalah 4 strategik. Penggunaan sudut 5S ini adalah memuaskan dan baik. 5 Bahan atau maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan dalam 6 keadaan baik. Kumpulan 5S memahami kawasan kerja yang telah ditugaskan 7 untuk mengamalkan aktiviti 5S. Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. 8 Ada tempat pembuangan sampah yang khas. 9 Tidak berlubang/pecah/terkoyak dan sebagainya. 10 Laci pertama dikhaskan untuk alat tulis sahaja. 11 Diletakkan di tempat yang sesuai, kemas dan selamat. 12 Susunan mengikut label yang seragam. 13 Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang kemas. 14 Teknik susunan mempermudahkan carian/capaian dalam tempoh 15 30 saat.
KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR
NO
PERKARA
36
16
17 18 19 20
Manual Amalan 5s
B6) PENDAWAIAN
21
B7) LAMPU
22 23 24 25 26 27
28
B9) PERHIASAN
29
B10) PELABELAN
30 31 32 33
Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja, laci atau dalam rak simpanan. Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan. Tidak berdebu, bersih dan kemas. Tidak terdapat peralatan rosak. Menggunakan tanda/label bagi bahan yang tersimpan dalam ruang tertentu/laci/perabot. Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan sempurna, teratur dan tidak berserabut. Label petunjuk pada suis lampu. Bersih dan tiada lampu yang rosak. Susunan fail kemas dan selamat. Disusun dengan teratur menggunakan tanda/label/abjad. Menggunakan sistem kawalan yang baik dan selamat. Terdapat papan notis/papan putih/nota kenyataan yang digunakan dengan baik. Fail lama disimpan di tempat yang sesuai dan selamat serta secara sistematik. Terdapat hiasan yang memadai dan sesuai dengan keadaan persekitaran pejabat. Tiada hiasan yang usang. Tidak berdebu dan berkeadaan baik. Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau meja. Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran.
34
35 36 37 38
39 40 41
Perabot dan bahan bacaan disediakan dan tersusun. Bersih, kemas dan selamat. Terdapat maklumat agensi atau maklumat lain yang bersesuaian. Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik. Persekitaran bilik mesyuarat adalah kemas dan selamat. Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini. Peralatan berada dalam keadaan baik.
KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR
NO
PERKARA
MARKAH
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
B15) KAUNTER
42 43 44
45 46 47
48
B16) STOR
49
50
51 52 53
54
Manual Amalan 5s
55
Kaunter adalah bersih dan kemas. Pelanggan dilayan dengan mesra. Semua peralatan dilabel (yang berkenaan sahaja) dengan seragam. Bersih dan sentiasa dalam jagaan/kawalan. Stor dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik & memuaskan Terdapat label pada setiap bahan/komponen dan mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/ label/abjad) Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/peralatan yang sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan dipatuhi warga kerja Terdapat penanda/petunjuk aras/kad inventori stok dan makulumat dikemas kini Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan Bilik yang bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas Terdapat label pada setiap bahan/komponen, mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/ abjad) Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi. Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmtan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja sepasukan serta kepuasan pelanggan.
37
38
KATEGORI
NO
PERKARA
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
Manual Amalan 5s
C1) ASRAMA
1 2
C3) GIMNASIUM
5 6 7 8 9 10 11 12
C5) PANTRI
13 14 15 16 17 18
19
20 21
22 23
Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kemudahan tandas sentiasa boleh digunakan dan diselenggara mengikut jadual Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan Label Nombor Bilik di tampal di luar pintu Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kaunter berlabel dan sentiasa bersih Sinki basuh tangan disediakan, bersih dan boleh digunakan Kemudahan tanda arah yang jelas Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan selamat untuk digunakan Setiap peralatan berlabel dan ada manual ringkas penggunaan Kemudahan tanda arah yang jelas Jadual penggunaan bilik dipamerkan Peralatan di dalamnya berkeadaan baik dan boleh digunakan Bersih, teratur, kemas dan menyenangkan Peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan Terdapat pemakluman disediakan seperti jadual tugas, etika dan peraturan Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam keadaan terurus Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur Tiada halangan di semua laluan dan di pintu kecemasan Lantai bersih, tiada kerosakan, tiada sampah dan kemas
KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR
NO
PERKARA
MARKAH
CADANGAN PENAMBAHBAIKAN
C8) TANDAS
24 25 26 27 28 29 30 31 32
33 34 35
36 37 38 39 40 41
42
Papan tanda dalam keadaan baik dan bersih Saiz yang sesuai dan senang difahami. Mudah dilihat oleh orang dan kedudukannya strategik Tanda arah yang jelas untuk ke bilik mesyuarat dan sebagainya. Peralatan dan kemudahan dalam keadaan baik dan selamat. Sistem paip air dan lampu dalam keadaan baik dan selamat. Mangkuk tandas bersih dan kering. Lantai bersih dan kering. Perhiasan tandas dalam keadaan baik dan tiada notis usang dalam tandas. Tidak berbau busuk. Ada jadual pembersihan Disediakan di tempat yang sesuai sama ada untuk pekerja/ pelawat. Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan. Berada dalam keadaan baik dan bersih Ada sistem kawalan keluar masuk. Tiada sampah di sekitar kawasan. Tong sampah disediakan. Cat bangunan di dalam dan luar adalah kemas dan tidak tertanggal Ada tanda keluar masuk yang jelas untuk kenderaan memasuki kawasan pejabat
Manual Amalan 5s
39
40
Manual Amalan 5s
Penutup
Amalan 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa amal adalah sangat penting dalam program peningkatan kualiti pengurusan IAB yang dilaksanakan secara berterusan. Amalan 5S akan menanamkan nilai-nilai positif bagi setiap warga IAB seperti bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja sepasukan, bangga dan sayangkan organisasi. Melalui amalan ini dapat mengubah pandangan dan persepsi terhadap kerja dan persekitaran tempat kerja yang akhirnya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan staf IAB secara keseluruhannya. Peningkatan dalam kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa akan memartabatkan perkhidmatan IAB dan seterusnya mendapat pengiktirifan dan persijilan daripada MAMPU. Melalui Amalan 5S IAB akan berusaha memenuhi permintaan pelanggan yang semakin mencabar. Penyampaian maklumat Amalan 5S melalui mesyuarat, taklimat dan bengkel dapat memberi kefahaman yang lebih jelas kepada seluruh warga IAB tentang peranan dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan. Amalan ini tidak mustahil untuk dicapai oleh sesuatu organisasi jika semua warga IAB menjiwai kepentingannya dan berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat yang satu.
Manual Amalan 5s
41
Sekalung Penghargaan
Sekalung penghargaan kepada Pengarah, Timbalan Pengarah Khidmat Profesional, Timbalan Pengarah Khidmat Latihan, Pendaftar yang memberi sokongan dan dorongan kepada Urus setia yang menjayakan Manual Amalan 5S IAB, terutama kepada: Wan Ghazali bin Wan Din Amalludin bin Sufian Lee Tsock Wah Aziah binti Adi Ainol Hidayah binti Abdul Rauof al-Samawi Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel Chew Hook Liong Sukumaran Suppiah Nakoo bin Mustan Khairul Badri bin Ahmad Aziz bin Salleh Faridah binti Mahmood Surani binti Jemali Pendi anak Sadi Khairul Anuar bin Abd. Rahman dan Penghargaan yang tidak terhingga kepada: Semua warga IAB yang menyokong pelaksanaan Amalan 5S IAB
42
Manual Amalan 5s
LAMPIRAN
Manual Amalan 5s
43
jaBatan PeRKhIDMatan aWaM Blok C1 Dan C2, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 Putrajaya
1.2
44
Manual Amalan 5s
1.3
menerangkan keperluan Amalan 5S di JPA yang memberi keutamaan kepada penghasilan persekitaran yang bersih, kemas dan selamat sebagai nilai tambah kepada imej korporat JPA; dan menerangkan keperluan Amalan 5S kepada semua peringkat organisasi JPA tentang pematuhan piawaian dan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa dan bersangkutan secara konsisten serta memenuhi keperluan pelanggan.
1.4
lataR BelaKang 2. Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam) dan Shitsuke (Sentiasa Amal). Amalan 5S ini berkesan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Keberkesanan pelaksanaannya menjamin peningkatan kualiti perkhidmatan pada kos yang optimum dengan proses kerja yang lebih berkesan dan meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan dalaman dan luaran.
3. Tumpuan utama penggunaan teknik Amalan 5S di JPA adalah untuk menyumbang kepada proses penambahbaikan terhadap persekitaran tempat kerja yang memberi keutamaan dalam aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja. Amalan 5S dapat memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti JPA (MS ISO 9000), khususnya keperluan piawaian di bawah Klausa Pengurusan Sumber iaitu Klausa 6.4 - Persekitaran Kerja. Hasil daripada Amalan 5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat JPA.
PanDuan MelaKsanaKan aMalan 5s DI jPa 4. Panduan Amalan 5S ini digubal untuk memastikan keseragaman pelaksanaan Amalan 5S di JPA. Panduan ini terbahagi kepada lima (5) bahagian utama yang akan menerangkan tentang aspek-aspek pelaksanaan Amalan 5S di JPA seperti berikut: 4.1 4.2 Bahagian satu: Mengenali Amalan 5S. Bahagian Dua: Hala Tuju Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.
Manual Amalan 5s
45
4.3
Bahagian tiga: Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Bahagian empat: Piawaian Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia : Kebersihan, Kekemasan dan Keselamatan. Bahagian lima: Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan 5S.
4.4
4.5
5. Selain daripada panduan ini, semua peringkat anggota di JPA digalakkan merujuk kepada pekeliling-pekeliling dan peraturan-peraturan yang sedang berkuatkuasa serta lain-lain bahan rujukan Amalan 5S untuk membantu dalam pelaksanaan Amalan 5S ini.
6. Keizinan diberikan kepada mana-mana jawatankuasa dalam organisasi JPA dengan khidmat nasihat dan pertimbangan daripada Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti Jabatan Perkhidmatan Awam untuk mengeluarkan garis-garis panduan yang bersesuaian untuk menjelaskan lagi aktiviti-aktiviti pelaksanaan Amalan 5S di JPA.
KePeRluan PeRsIjIlan Dan PengauDItan aMalan 5s 7. Amalan 5S di JPA memerlukan pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC). JPA yang menyertai persijilan ini hendaklah memastikan sistem persekitaran kualiti Amalan 5S melalui proses pengauditan dari semasa ke semasa.
8. Pengauditan Amalan 5S hendaklah dilakukan secara berkala oleh kumpulan juruaudit dalaman dan juruaudit pihak ketiga.
PenguatKuasaan 9. Panduan Amalan 5S JPA ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.
10. Panduan ini dikuatkuasakan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) untuk digunapakai oleh semua Bahagian di JPA.
46
Manual Amalan 5s
PeMaKaIan PanDuan aMalan 5s jPa 11. Pemakaian panduan ini adalah kepada semua Bahagian di JPA supaya pelaksanaan Amalan 5S dapat diselaras dan diseragam dengan cekap, teratur dan berkesan.
12. Panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut keperluan, perubahan dan kesesuaian pelaksanaan Amalan 5S di JPA dalam persekitaran Perkhidmatan Awam.
13. Panduan ini boleh juga dirujuk secara talian terus menerusi Portal JPA http://www.jpa.gov.my/informasi-jpa/sudut-amalam-5s/.
DatO DR. IsMaIl alIas Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi) Selaku Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
18 Januari 2010 s.k.: Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan)
Manual Amalan 5s
47
Rujukan
1. Arahan Pentadbiran Bilangan 1 Tahun 2010 Panduan Amamalan 5S Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. 2. Panduan Arahan 5S MAMPU 3. Panduan Amalan 5S Bahagian Buku Teks KPM
48
Manual Amalan 5s