You are on page 1of 53

Institut Aminuddin Baki

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

Institut Aminuddin Baki

ii

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Diterbitkan oleh: Jabatan Penerbitan & Dokumentasi Pusat Dokumentasi & Sumber Pendidikan Institut Aminuddin Baki Kementerian Pelajaran Malaysia Sri Layang 69000 Genting Highlands Pahang Darul Makmur Tel : 03- 6105 6100 Faks : 03-6105 6299 http://www.iab.edu.my iab@iab.edu.my Cetakan Pertama 2011

ISBN 978-983-9479-86-7

9 789839 479867

Hak Cipta IAB 2011 Hak Cipta Terpelihara. Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat juga pun, sama ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah, Institut Aminuddin Baki terlebih dahulu. Pengurus Penerbitan: Sukumaran Suppiah Dicetak oleh: HS Massyi Sdn. Bhd. 40A, Jalan Selaseh Indah, Taman Selaseh (Fasa 1), 68100 Batu Caves, Selangor Darul Ehsan Tel:03-6187 8697 emel: hs_massyi@yahoo.com.my

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

JAWATANKUASA PENULISAN MANUAL AMALAN 5S INSTITUT AMINUDDIN BAKI


Penaung Dr. Amin bin Senin Pengarah Institut Aminuddin Baki Penasihat Dr. Zainab binti Hussin Timbalan Pengarah Khidmat Profesional Dr. Jamil bin Adimin Timbalan Pengarah Khidmat Latihan Nor Asiah binti Ibrahim Menjalankan tugas Pendaftar Abdul Razak bin Abdul Rahim Ketua Pusat Dokumentasi dan Sumber Pendidikan KETUA EDITOR Wan Ghazali bin Wan Din Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan Pusat Pembangunan Organisasi EDITOR Amalludin bin Sufian Aziah binti Adi Ainol Hidayah binti Abdul Rauof Sukumaran Suppiah Siti Amidah binti Mahadi Aziah binti Samichan

ii

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KANDUNGAN
Kata Alu-aluan Pengarah

MUKA SURAT
1 2 3 4 5 5 5 5 6 6 7 7 8 8 9 10 11 11 12 13 16 18 33 40 41 42-46 47 48

Kata Alu-aluan Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi Dan Standard Latihan Jawatankuasa Induk Amalan 5S IAB Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S IAB Pengenalan Dasar Amalan 5S IAB Slogan Amalan 5S IAB Falsafah Amalan 5S Tujuan Objektif Amalan 5S IAB Faedah Pelaksanaan Amalan 5S Kunci Kejayaan Amalan 5S Definisi Operasi Konsep Amalan 5S Sisih (Seiri) Susun (Seiton) Sapu (Seiso) Seragam (Seiketsu) Sentiasa Amal (Shitsuke)

Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Amalan 5S Standard Amalan 5S IAB Kriteria Audit Penutup Sekalung Penghargaan Lampiran: Panduan Amalan 5S Perkhidmatan Awam Malaysia Rujukan

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Manual Amalan Amalan 5s 5s IAB

1 1

KATA ALU-ALUAN pengarah

Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia. Sukacita saya merakamkan ucapan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa yang terlibat dalam penghasilan Manual Amalan 5S IAB. Penghargaan juga dititipkan kepada seluruh warga IAB yang menjadi pendokong kuat kepada pelaksanaan Amalan 5S. Saya yakin pelaksanaan Amalan 5S ini mampu memupuk disiplin dalam kalangan warga kerja IAB di samping meningkatkan semangat kerja sepasukan dan mewujudkan suasana persekitaran kerja yang kondusif. Saya mengambil kesempatan ini untuk menyeru semua warga IAB supaya membudayakan Amalan 5S ini pada setiap masa. Seiring dengan pelaksanaan IAB sebagai Premier Centre, maka Amalan 5S akan dapat meningkatkan tahap kreativiti dan inovasi dalam menguruskan persekitaran kerja masingmasing. Komitmen dan kerjasama merupakan asas kepada keharmonian bekerja dalam sesebuah organisasi. Ketekunan mengamalkan prinsip 5S ini pasti merealisasikan segala hasrat dan cita-cita. Justeru, selamat melaksanakan Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal!

Dr. AMIN BIN SENIN Pengarah Institut Aminuddin Baki

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KATA ALU-ALUAN KETUA JABATAN PENGURUSAN INOVASI dan standard latihan

Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia. Terlebih dahulu saya mengucapkan syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan rahmatNya pasukan saya berjaya menyiapkan Manual Amalan 5S IAB. Saya mengambil kesempatan ini merakamkan ucapan terima kasih kepada pihak pengurusan atasan yang sentiasa memberi dorongan dan sokongan kepada pasukan ini bagi menyiapkan tugas ini dalam masa lebih kurang dua bulan. Tiga bengkel telah dijalankan dan akhirnya Manual Amalan 5S IAB dapat disiapkan. Ucapan syabas dan terima kasih juga saya rakamkan kepada semua ahli pasukan yang telah mengutamakan tugas ini daripada kepentingan individu walaupun terpaksa bekerja dalam masa cuti, siang dan malam. Justeru, saya yakin semua yang terlibat dapat merasai kepuasannya apabila Manual 5S IAB ini terhasil seiring dengan semangat dan budaya kualiti yang bersemarak dalam jiwa setiap warga IAB. Setiap Barang Ada Tempatnya Setiap Tempat Ada Barangnya Sekian, terima kasih. WAN GHAZALI BIN WAN DIN Ketua Jabatan Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan Institut Aminuddin Baki

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

JAWATANKUASA AMALAN 5S IAB

JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S IAB

Penaung Pengarah

Penasihat II Timbalan Pengarah Khidmat Latihan

Penasihat I Timbalan Pengarah Khidmat Profesional

Penasihat III Pengarah IAB Utara

PenGERUSI Pendaftar

PenYelaras

Ketua jawatankuasa latihan/fasilitator

Ketua jawatankuasa PROMOSI

Ketua jawatankuasa AUDIT

KETUA PUSAT

KETUA CAWANGAN

PenYelaras ZON

AHLI/ KUMPULAN

AHLI/ KUMPULAN

AHLI/ KUMPULAN

AHLI/ KUMPULAN

AHLI/ KUMPULAN

AHLI/ KUMPULAN

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN 5S IAB (JKPA5S)

PENYELARAS Wan Ghazali bin Wan Din SETIAUSAHA Lee Tsock Wah Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel FASILITATOR Lee Tsock Wah Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel Siti Hasmiza binti Mahassan PENYELARAS BAHAGIAN PENTADBIRAN Sabri bin Sihi PENYELARAS PENGURUSAN ASET Norlidar binti Mohd Rashid PENYELARAS ASRAMA/PENGURUSAN DOMESTIK Khairul Anuar bin Abdul Rahman PENYELARAS ZON AWAM Iskandar Shah bin Haji Suak JAWATANKUASA PROMOSI Gerald a/l Kochappan JAWATANKUASA LATIHAN Wakil Tetap Setiap Pusat JAWATANKUASA AUDIT Kamaruddin bin Abu Bakar Haji Sallehuddin bin Ab. Talib Chua Siok Hong Mariza binti Alias Amalludin bin Sufian Ainol Hidayah binti Abdul Rauof JAWATANKUASA PUSAT/CAWANGAN/ZON Semua Ketua Pusat/Penyelaras Zon dan 2 orang Penyelaras 5S tetap setiap pusat

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

PENGENALAN
Amalan 5S (A5S) merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa, kemas dan selamat. Amalan 5S IAB bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan, menjimatkan kos, memudahkan proses kerja dan penggunaan ruang kerja yang optimum. Amalan 5S juga berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti IAB berasaskan Standard MS ISO 9001:2008 bagi mencapai visi IAB sebagai pusat kepimpinan pendidikan yang terbilang.

DASAR AMALAN 5S IAB


Amalan 5S IAB bertujuan membentuk budaya pengurusan persekitaran kerja yang mengutamakan kebersihan, kekemasan, keceriaan dan keselamatan dalam penyampaian perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan.

SLOGAN AMALAN 5S IAB


Amalan 5S Budaya Kita

FALSAFAH AMALAN 5S IAB


Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

TUJUAN
Manual Amalan 5S IAB merupakan dokumen yang menerangkan tentang konsep Amalan 5S IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman kepada seluruh warga IAB. Manual ini juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S IAB yangtujuan dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping dapat membantu warga IAB memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Manual Amalan 5S IAB (Rujuk merupakan dokumen yang menerangkan tentang konsep Amalan 5S Pentadbiran JPA Bil 1/2010. Lampiran)
IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman kepada seluruh warga IAB. Ia juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S IAB yang dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping dapat membantu warga IAB memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Pentadbiran JPA Bil 1/2010. (Rujuk Lampiran)

OBJEKTIF AMALAN 5S
OBjeKtIf aMalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN 5S


Faedah pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan faedah-faedah seperti berikut:
Meningkatkan imej korporat organisasi

Persekitaran tempat kerja lebih selamat

Mengurangkan rungutan pelanggan

Tempat kerja yang kondusif dan rapi

Meningkatkan semangat kerja sepasukan

Mengurangkan kos

Penggunaan ruang kerja yang optimum

Kawalan stok/inventori lebih berkesan

Memudahkan urusan penyelenggaraan

Mewujudkan piawaian kerja yang jelas

KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S IAB


Kunci kejayaan Amalan 5S IAB bergantung kepada perkara berikut:
SOKONGAN PADU PENGURUSAN

PEMBUDAYAAN

ILTIZAM

PELAN PELAKSANAAN

KERJASAMA

PERKONGSIAN A5S

LATIHAN A5S

KOMUNIKASI BERKESAN

KEFAHAMAN

KESEDARAN

DefInIsI OPeRasI

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

DEFINISI OPERASI
Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual Amalan 5S IAB adalah seperti berikut: Zon: Pembahagian kawasan di IAB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan dan IAB cawangan berdasarkan pengurusan masing-masing. Subzon: Pembahagian kawasan berdasarkan jabatan atau pengurusan pusat masingmasing FIFO: FIRST-IN-FIRST-OUT 5W1H: Senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. 1. Who - Siapa yang bertanggungjawab? 2. Why - Mengapa perlu dilaksanakan? 3. When - Bila perlu dilakukan? 4. Where - Di mana perlu dilaksanakan? 5. What - Apa tindakan yang perlu diambil? 6. How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan?

KONSEP AMALAN 5S
5S adalah istilah asal dalam Bahasa Jepun. Namun begitu, penterjemahan istilah ini ke dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris masih mampu mengekalkan konsep Amalan 5S ini seperti yang terdapat di dalam jadual di bawah:
BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU CONTOH

Seiri

Sort

Sisih

Menyisih fail lama tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif. Menyusun dokumen/bahan/ alatan pejabat supaya mudah diambil/diguna. Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu. Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik meyuarat/ peralatan pejabat. Mengamalkan selalu aktiviti sisih, susun, sapu dan seragam.

Seiton

Set in Order

Susun

Seiso

Shine

Sapu

Seiketsu

Standardise

Seragam

Shitsuke

Sustain

Sentiasa Amal

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

Sisih (Seiri)

SISIH Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu dari tempat kerja. SISIH secara berkesan: Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning. Tindakan Sisih boleh dilakukan seperti berikut:
Pengasingan Barang/dokumen yang tiada nilai dan senang dibuang Barang/dokumen yang tidak diperlukan Barang/dokumen yang tiada nilai dan senang dibuang Barang/dokumen yang tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi Tindakan Lupus dengan segera Dihapuskira/dijual mengikut prosedur Lupus dengan menggunakan kaedah/kos yang paling rendah

Kaedah Tag Merah

Menentukan jenis barang/peralatan/ rekod yang hendak dilupuskan

Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/peralatan/ rekod yang telah dikenalpasti

Mewujudkan kawasan Tag Merah - kawasan pengumpulan barang/peralatan/ rekod yang tidak diperlukan untuk pelupusan

Mencatatkan barang/peralatan/ rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah

Kaedah tag Kuning


Kaedah Tag Kuning Kaedah tag Kuning

Menentukan jenis barang/peralatan/ rekod yang hendak dinilai

Melekat/melabel Tag Kuning ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah dikenal pasti

Membuat penilaian terhadap barang yang dilabel Tag Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk pelupusan atau penyimpanan

Mencatatkan barang/peralatan/ rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning

Kesan kejayaan SISIHboleh boleh diukur melalui: Kesan kejayaan SISIH diukur melalui: Kesan kejayaan SISIH boleh diukur mel Di tempat kerja hanya terdapat barang/dokumen/peralatan yang diperlukan sahaja. Di tempat kerja hanya terdapat barang / dokumen / peralatan yang diperlukan sahaja.

Di tempat kerja hanya terdapat b

10

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Susun (Seiton) SUSUN - Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya. SUSUN secara berkesan: Guna Falsafah 5S: Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya. Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO) Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai Kaedah Susun:
Uruskan stok barang/alat tulis mengikut kaedah First-In-First-Out (FIFO) Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas dan dilabelkan Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula Barang/peralatan/dokumen hendaklah mudah dicapai sebaik-baiknya dalam 30 saat Alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam diasingkan daripada alatan biasa Sediakan parkir untuk ruang mesin/alatan mudah alih seperti mesin fotostat, pencetak, mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya

Tindakan Susun boleh dilakukan seperti berikut:

Tindakan Susun boleh dilakukan seperti berikut:


Kelompok barang /dokumen Barang/dokumen selalu digunakan Barang/dokumen diperlukan Barang/dokumen jarang digunakan semasa urusan harian Barang/dokumen

Tindakan yang perlu


Susun dekat dengan tempat kerja dan cepat dicapai Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi barang/ dokumen yang jarang digunakan/jarang dirujuk Letakkan ditempat yang dikhaskan nagi barang/ dokumen yang dirujuk saat. secara bermusim

tidak digunakan semasa Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui: urusan harian tetapi

perlu dirujuk dan mesti Pencarian / capaian barang / peralatan / dokumen disimpan dalam tempoh 30

Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui: Pencarian/capaian barang/peralatan/dokumen dalam tempoh 30 saat.
saPu secara berkesan

sapu (seiso)

SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan peralatan.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

11

Sapu (Seiso) SAPU - Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk, kotoran di lantai, mesin dan peralatan. SAPU secara berkesan Mengagihkan tugasan pembersihan Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan Melaksanakan kerja pembersihan Tindakan Sapu

Aktiviti Kenalpasti ruang dan peralatan tempat kerja yang kotor

Proses Tindakan membersihkan kekotoran

Hasil

BERSIH

Kesan kejayaan SAPU boleh diukur melalui: Produk dan hasil kerja yang berkualiti Persekitaran kerja yang selesa dan selamat Keadaan persekitaran lebih bersih Kos penyelenggaraan lebih rendah

Seragam (Seiketsu) SERAGAM - sekeadaan, sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur, susun atur dan piawai. SERAGAM secara berkesan: Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H Mewujudkan senarai semak peraturan inventori Mengadakan prosedur kerja pembersihan Mengadakan jadual penyelenggaraan Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM

12

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Seragam Yang Berkesan

MENYUSUN

SISTEM NOMBOR/ RUJUKAN

SERAGAM
MELABEL

MENGGUNAKAN SKEMA WARNA

Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui: Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik Mempunyai impak visual yang positif Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP)

Sentiasa Amal (Shitsuke) SENTIASA AMAL - usaha mengekalkan empat Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/ Agensi. Panduan Mengekalkan Amalan 5S Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala Memastikan aktiviti promosi berterusan Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga IAB Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

13

langKah-langKah PelaKsanaan LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALANaMalan 5S IAB 5s IaB


Langkah-langkah pelaksanaan Amalan terdiridaripada daripada 5 langkah iaitu: Langkah-langkah pelaksanaan Amalan5S 5S IAB IAB adalah adalah terdiri 5 langkah iaitu:

PERSEDIAAN

PELAKSANAAN

PENGIKTIRAFAN

PELANCARAN

AUDIT

PERSEDIAAN Persediaan bagi melaksanakan Amalan 5S IAB dilakukan bertujuan menjamin objektif Amalan 14 5S IAB tercapai. Persediaannya adalah seperti berikut:

Mendapatkan Komitmen Pengurusan terhadap pelaksanaan Amalan 5S

Menubuhkan JKK Induk A5S IAB dan JK Pelaksana Amalan 5S IAB

Menyenarai peranan JK Amalan 5S

Menyediakan Pelan Tindakan Amalan 5S

Menghadiri latihan Amalan 5S daripada MAMPU

14

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

PELANCARAN
Pelancaran Amalan 5S IAB dilakukan secara rasmi disertai dengan beberapa perkara seperti yang dinyatakan dalam jadual di bawah:

Merasmikan Amalan 5S

Mempromosi Amalan 5S melalui poster, bunting dan sebagainya

Mengadakan Penandaarasan Amalan 5S

Menyediakan Manual Amalan 5S untuk warga organisasi

PELAKSANAAN AMALAN 5S IAB Amalan 5S IAB dilaksanakan melalui pendekatan pengurusan yang merangkumi perkaraperkara berikut:

Melaksanakan Amalan 5S bedasarkan

Pelan Perancangan Arahan JK Pelaksana Amalan 5S

Pembahagian Zon 5S

IAB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan, pembahagian subzon pula berdasarkan Jabatan atas budi bicara pusat masing-masing IAB cawangan berdasarkan budi bicara pengurusan masing-masing

Nama Zon 5S

Berdasarkan nama cendekiawan negara

Jawatankuasa Pelaksana Zon 5S (JKPZA5S)

Menubuhkan JKPZ Amalan 5S Ketua Zon membentangkan Laporan Amalan 5S Zon di setiap Perhimpunan Bulanan Disediakan bertujuan memberi maklumat terkini berkaitan Amalan 5S kepada warga IAB Berimej korporat tanpa hiasan berlebihan

Sudut Amalan 5S di setiap 5S

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

15

Kandungan Sudut 5S
Bil Perkara 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Polisi/Objektif/Matlamat Amalan 5S Carta Organisasi Jawatankuasa Amalan 5S Carta Gantt Pelaksanaan 5S Pelan Lokasi/Pelan Lantai Zon 5S Rekod Aktiviti (Gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu Amalan 5S Slogan Amalan 5S Buletin berkaitan Amalan 5S (jika berkenaan) Maklumat bagi tujuan promosi Amalan 5S di IAB Nama Kumpulan mengikut Zon 5S

10 Penjelasan tentang Perancangan, Pelaksanaan, Pemantauan, dan Penarafan (Jadual 4P) 11 Jadual Tugas dan Pelaksanaan Aktiviti 12 Jadual Mesyuarat/Perjumpaan Zon 5S

AUDIT 5S Proses audit Amalan 5S bagi mendapatkan pengiktirafan pensijilan dijalankan dalam dua peringkat:

IAB

Rujuk Kriteria Audit Rujuk Pelan Perancangan Amalan 5S Induk Pelaporan Amalan 5S oleh Ketua Zon

MAMPU

Badan Pensijilan Audit Luar

PENGIKTIRAFAN Pengiktirafan Amalan 5S IAB di peringkat IAB diumumkan dalam setiap perhimpunan bulanan, manakala di peringkat MAMPU adalah seperti yang ditetapkan dalam Pelan Perancangan Amalan 5S IAB. Rajah pengiktirafan Amalan 5S IAB adalah seperti berikut:

IAB

3 Zon Terbaik 3 Subzon Terbaik 5 Individu Terbaik

Sijil Amalan 5S

MAMPU

16

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S


1. JAWATANKUASA INDUK Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan 5S. Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S. Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan. Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan. Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator. Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan. Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam). Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh amalan terbaik. Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana 5S. Menyelaraskan program Amalan 5S. Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan 5S. Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan 5S. Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit. Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan 5S dalam organisasi Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S. Mengenalpasti aktiviti/ kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S. Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan. Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran Amalan 5S dalam kalangan warga IAB Menyediakan kriteria audit dalaman 5S. Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S. Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.

2. PENYELARAS

3. JAWATANKUASA PROMOSI

4. JAWATANKUASA AUDIT

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

17

5. JAWATANKUASA LATIHAN

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk Amalan 5S kepada semua warga kerja dalam organisasi. Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti Amalan 5S. Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan 5S secukupnya. Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli kumpulan. Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan. Menentukan pembahagian zon. Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan. Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan. Mewujudkan subzon bagi Zon Amalan 5S masing-masing Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan. Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti Amalan 5S. Merancang aktiviti kumpulan. Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan Amalan 5S kepada fasilitator. Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar. Memberikan komitmen secara berterusan. Menyertai aktiviti 5S secara aktif. Bekerjasama dalam kumpulan. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.

6. FASILITATOR

7. KETUA ZON Amalan 5S

8. AHLI-AHLI KUMPULAN

18

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

STANDARD AMALAN 5S IAB


SUSUN DAN SERAGAM (SEITON DAN SEIKETSU) A) SUDUT 5S MAKLUMAT KEKAL
Nama Kumpulan Polisi dan Objektif Amalan 5S Pelan Tapak Zon Carta Organisasi J/K Amalan 5S Pelan Perancangan
Papan Maklumat Kekal

Pelan Tindakan

MAKLUMAT BERUBAH
Gambar sebelum dan selepas 5S Data-data/makluman semasa Pencapaian (Audit Dalaman) Penghargaan
Papan Maklumat Berubah

Aktviti Amalan 5S Zon

B)

KAWALAN RUANG KERJA (RUANG PEJABAT, LACI MEJA DAN RUANG KERJA PERIBADI KAKITANGAN) RUANG PEJABAT
Pelan Lantai pejabat ditampal di tempat sesuai dan mudah dilihat oleh pelanggan

Pelan Lantai

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

19

Berlabel di luar laci Dalam laci disediakan Partition alat tulis Laci aras 1 alat tulis Laci aras 2 peralatan/CD tersusun rapi Laci aras 3 Barangan peribadi
Kabinet Laci Laci Alat Tulis

RUANG KERJA PERIBADI KAKITANGAN BILIK KERJA


Label suis ditampal berhampiran suis Label setiap rak pada kabinet kayu yang mudah dilihat (BAHAN RUJUKAN, FAIL) Dibenarkan satu sudut untuk koleksi peribadi yang sesuai untuk suasana tempat kerja (maksimum 5 item) Satu kerusi bagi setiap kakitangan dan maksimum 4 kerusi bagi tetamu (berdasarkan ruang bilik dan jumlah kakitangan yang berkongsi) Bilik yang mempunyai sudut rehat dilabel dengan RUANG REHAT/RUANG TETAMU serta sentiasa memastikan sofa berada dalam keadaan kemas dan bersih Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan dan diletakkan di luar bilik serta berparkir secara seragam mengikut Zon 5S masingmasing Dibenarkan Papan Carta maksimum 1 bagi seorang kakitangan dan maklumat ditampal dengan kemas di dinding bilik Dibenarkan cermin muka dinding bilik - digantung di

Suis Lampu

Ruang Menunggu

Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau pada kubikal dan seragam mengikut Zon 5S Bunting Ingatan Amalan 5S IAB ditampal dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam seluruh IAB
Tanda Nama dan Jam Pergerakan Kakitangan

Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang bertutup dan kabinet besi

20

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Tray surat berlabel (In, Out, KIV) Set komputer kabel CPU, monitor dan pencetak diikat Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah dicapai serta label nombor telefon tersebut ditampal padanya Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan Ketua Zon 5S Seragam dan kesesuaian)
Bilik Kerja

Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang) Dibenarkan meletak cermin alas meja dan hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja di bawahnya Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang peribadi yang tertutup)

KUBIKAL
Dibenarkan perhiasan individu atas meja (maksimum 2 item) Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger Satu kerusi kakitangan dan maksimum 2 kerusi tetamu Fail yang disusun atas meja belakang maksimum 20 fail disusun mengikut nombor
Hiasan

Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan dan diletakkan di luar kubikal serta berparkir secara seragam mengikut Zon 5S masingmasing Dibenarkan Papan Carta maksimum 1 dan maklumat ditampal dengan kemas di dinding kubikal Dibenarkan perhiasan individu atas almari kayu/ besi (maksimum 3 item) Dibenarkan cermin muka - digantung di dinding kubikal/diletakkan di atas meja kerja

Keadaan kubikal yang kemas

Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau pada kubikal dan seragam mengikut Zon 5S

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

21

Bunting Ingatan Amalan 5S IAB ditampal dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam seluruh IAB Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang bertutup dan kabinet besi Tray surat berlabel (In, Out, KIV) Set komputer kabel CPU, monitor dan pencetak diikat Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah dicapai serta label nombor telefon tersebut ditampal padanya Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan Ketua Zon 5S Seragam dan kesesuaian) Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang) Dibenarkan meletak cermin alas meja dan hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja di bawahnya Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang peribadi yang tertutup)

Label Bilik Kerja Kakitangan

C)

KAWALAN KABINET / RAK KAYU STAF KABINET BESI


Label bilangan kabinet Dokumen yang kerap digunakan di tingkas 1 Terdapat indeks kandungan dokumen dan tampal di hadapan laci Sediakan bilangan nombor/nama di poket fail mengikut indeks luar Kemas kini kandungan fail dari semasa ke semasa
Tag Kabinet Besi

Personel Bertanggungjawab kabinet guna sama

(P.B)

untuk

RAK KAYU STAF


Label rak mengikut jenis bahan yang diletakkan di situ. contoh: BAHAN RUJUKAN,FAIL KURSUS, FAIL JABATAN
Tag Rak Kayu

22

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

D)

KAWALAN FAIL FAIL PUTIH


Label dan bernombor di tepi fail Disusun berdiri dalam Magazine/File Holder mengikut nombor indeks fail Indeks ditampal Warna label fail adalah seragam dan mengikut Zon 5S
Fail Putih

Label bilangan Magazine/File Holder sekiranya lebih daripada satu atau disusun mengikut abjad bagi yang berkaitan sahaja

FAIL KERAS
Label dan bernombor di tulang fail Ditampalkan indeks Susunan mengikut nombor indeks (nombor ditentukan sendiri oleh empunya fail) Warna label fail adalah seragam dan mengikut Zon 5S Nama Pusat dan Jabatan perlu ada pada label fail
Fail Keras

FAIL DALAM KEADAAN BARING


Label di bawah fail

Fail Baring

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

23

E)

POIN/SUIS/WAYAR/RUBBER STAMP POIN/SUIS/WAYAR


Label pada ruang plug dan suis (sekiranya lebih daripada satu suis) Kabel/wayar diikat dengan kemas Pamerkan arahan pada plug guna sama Labelkan ditepi suis lampu/kipas kedudukan lampu/kipas untuk setiap suis sekiranya lampu/kipas lebih daripada satu

Suis Lampu dilabel

Wayar diikat rapi

RUBBER STAMP
Pasang bilangan pada cap Senarai indeks bagi semua cap Bilangan pada hanger cap jika lebih daripada satu

Susunan rapi Rubber Stamp

F) ALAT PEMADAM API ALAT PEMADAM API


Digantung Label bilangan Manual Ringkas Penggunaan Tarikh Luput

Alat Pemadam Api

24

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

G)

KAWALAN STOR ALAT TULIS / BILIK PERALATAN STOR ALAT TULIS/BILIK PERALATAN
Personel Bertanggungjawab (P.B) Master Indeks di tepi rak: Nombor, label rak dan aras rak Label Item Item yang kerap diambil/digunakan berada di aras yang mudah diambil
Stor Peralatan

Kod stok mengikut aras dan rak

H) KAWALAN PIGEON HOLE Pigeon Hole Staf


Personel Bertanggungjawab (P.B) Bilangan pada Pigeon Hole Nama Jabatan/Pusat bagi Pigeon Hole Staf Nama empunya pada Hole

Pigeon Hole Kakitangan

Pigeon HOLE Dokumen


Personel Bertanggungjawab (P.B) Hole atas kerap digunakan Hole bawah jarang digunakan Tanda maksimum / minimum
Penanda Aras Hole bagi Pigeon Hole Dokumen

Bilangan pada Pigeon Hole

Pigeon Hole Dokumen

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

25

I)

PERALATAN / MESIN GUNA SAMA PERALATAN/MESIN GUNA SAMA


Personel Bertanggungjawab (P.B) Parkir disediakan Nombor bilangan mesin sekiranya melebihi daripada satu Manual ringkas penggunaan

Peralatan/mesin guna sama

Manual ringkas penggunaan mesin fotostat

J)

BILIK MESYUARAT BILIK MESYUARAT


Personel Bertanggungjawab (P.B) Nama Bilik mesyuarat Etika Penggunaan Bilik Mesyuarat Kerusi dinomborkan Misi, Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan
Bilik Mesyuarat

KEW PA 7 dipamerkan Pelan Lantai dipamerkan dengan jelas

Pelan Lantai Bilik Mesyuarat

26

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

K)

KAWALAN DEWAN/AUDITORIUM DEWAN/AUDITORIUM


Personel Bertanggungjawab (P.B) Sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas Peralatan/kemudahan dewan berkeadaan sempurna dan boleh digunakan Kemudahan tanda arah dipamerkan dengan jelas Kerusi dinomborkan Pelan lantai dewan dipamerkan Nama dewan diletakkan di luar pintu Etika penggunaan dewan Misi, Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan
Auditorium

Hiasan berbentuk korporat boleh dipamerkan dan diselenggara secara berkala

L)

KAWALAN SURAU / BILIK SOLAT SURAU/BILIK SOLAT


Personel Bertanggungjawab (P.B) Arah kiblat dipamerkan dengan jelas Jadual waktu solat disediakan untuk panduan Rak mestilah berlabel berdasarkan bahan yang simpan di ruang tersebut

Ruang Solat yang Tersusun Rapi dan Selesa

Tempat telekung dilabelkan Sentiasa memastikan kebersihan telekung/ sejadah

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

27

M) KAWALAN PERUSTAKAAN/PUSAT SUMBER PERPUSTAKAAN/PUSAT SUMBER


Personel Bertanggungjawab (P.B) Bilik sentiasa kemas, teratur dan bersih Susunan buku mudah dicapai serta disusun mengikut indeks Rak bernombor, berlabel dan disediakan indeks
Rak buku perustakaan

Meja bacaan bernombor disusun bersamasama kerusi dan dinomborkan Hiasan berimej korporat dibenarkan dan diselenggara secara berkala Pelan lantai dipamerkan di ruang yang mudah dilihat Etika penggunaan bilik dipamerkan dengan jelas Tanda arah disediakan perpustakaan

Ruang membaca yang tersusun

Jadual Waktu penggunaan perpustakaan dipamerkan dengan jelas di ruang dalaman yang mudah dilihat dan di luar pintu Misi, Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan

N)

LOBI UTAMA (KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN RUANG MENUNGGU) KAUNTER


Label kaunter diletak di tempat yang mudah dilihat Ada tanda nama staf bertugas Jadual Tugas Khidmat Kaunter dipamerkan Peralatan di kaunter disusun dengan rapi dan berparkir serta berlabel

28

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

RUANG MENUNGGU
Semua peralatan disusun dengan kemas, cantik dan berkeadaan baik Laluan-laluan umum bersih terhalang dengan peralatan dan tidak

Pelan Lantai IAB dipamerkan di ruang yang mudah dilihat


Ruang Menunggu yang Teratur

Senarai Pusat/Jabatan/Unit dipamerkan di luar lif atau tangga bangunan berkaitan Maklumat seperti Pelan Strategik/Misi/Visi/ Piagam Pelanggan sentiasa dikemas kini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.

O)

KAWALAN BILIK KULIAH/BILIK LATIHAN/MAKMAL KOMPUTER BILIK KULIAH/BILIK LATIHAN/ MAKMAL KOMPUTER
Personel Bertanggungjawab (P.B) Bilik sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas serta selesa untuk digunakan Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan
Bilik Latihan

Peralatan bilik dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala Kerusi dan meja dinomborkan Nama bilik dan pelan lantai bilik dipamerkan Etika penggunaan bilik dipamerkan dengan jelas

Makmal Komputer

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

29

P)

BILIK FAIL BILIK FAIL


Pelan lantai susun atur bilik fail dipamerkan di ruang yang mudah dilihat Kabinet fail dilabel mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan Fail dilabel dan disusun mengikut indeks dan boleh dicapai dalam tempoh 30 saat Arahan ringkas dipamerkan penggunaan bilik fail

Pelan Lantai Bilik

Personel Bertanggungjawab (P.B) Log pergerakan fail diwujudkan (jika berkaitan dan perlu) Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan berada di tempat khas dan berparkir
Susunan Kabinet Besi

Kawalan makhluk perosak dilaksanakan secara berjadual

KABINET
Label bilangan kabinet Dokumen kerap digunakan di tingkat satu Sediakan indeks kandungan dan ditampal di hadapan laci
Susunan Dalam Kabinet Fail

Sediakan poket log keluar fail (sekiranya berkaitan dan perlu) bagi mengelak kehilangan fail Kemas kini kandungan fail dari semasa ke semasa Personel Bertanggungjawab (P.B) bagi kabinet guna sama dan tidak berada di dalam bilik yang mempunyai P.B sendiri

Tag Kabinet Besi

30

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Q) PANTRI PANTRI
Etika Penggunaan Label Item Personel Bertanggungjawab (P.B)

PB dan Peraturan Penggunaan Pantri

Pantri

R) TANDAS TANDAS
Personel Bertanggungjawab (P.B) untuk memantau kerja Pekerja Am yang dilantik Log/Jadual Pembersihan Etika penggunaan Label peralatan (sabun dan tisu)

Tag Bilangan Tandas

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

31

S)

KAWALAN ASRAMA (BILIK TIDUR / KAFETARIA / RUANG LETAK KERETA /GIMNASIUM ) BILIK TIDUR ASRAMA
Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kemudahan tandas sentiasa boleh diguna dan diselenggara mengikut jadual Pamerkan Jadual Penyelenggaraan di pintu bilik tidur asrama Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan Label Nombor Bilik ditampal di luar pintu

Bilik tidur asrama

KANTIN/KAFETERIA
Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan sentiasa cukup dan bersih untuk digunakan Kaunter berlabel dan sentiasa bersih Singki basuh tangan disediakan dan sentiasa bersih serta boleh digunakan Label harga bagi setiap makanan (Kantin makanan berbayar individu) Kemudahan tanda arah

Dewan Makan/Kantin Asrama

32

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

RUANG LETAK KERETA


Parkir disediakan dengan jelas Nombor bilangan parkir Label parkir bagi parkir khas

Parkir Kereta

GIMNASIUM
Personel Bertanggungjawab (P.B) Disusun dengan kemas serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan Peralatan diselenggara mengikut jadual Jadual Penyelenggaraan dan Jadual Penggunaan disedia dan dipamerkan

Gymnasium dijaga dalam keadaan selamat

T)

MESIN / PERALATAN BERGERAK MESIN


Personel Bertanggungjawab (P.B) bagi mesin yang tidak dikumpul di bilik khas (mempunyai P.B bilik tersebut) Parkir disediakan Manual ringkas penggunaan untuk mesin guna sama Nombor bilangan mesin sekiranya terdapat lebih daripada satu
Mesin berparkir

PERALATAN BERGERAK
Personel Bertanggungjawab (P.B) Sediakan parkir Label bilangan lot parkir sekiranya lebih daripada satu Labelkan pada peralatan label bilangan peralatan sama dengan label bilangan parkirnya
Troli berparkir

Kriteria Audit

KOMPONEN A: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA


PERKARA 1 2 3 4 5 SKOR MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

KATEGORI

NO

A1) DASAR 5S

JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) Disediakan selaras dengan matlamat agensi. 1 2 Dipaparkan dan disebar kepada warga agensi. 3 Ditandatangani oleh Ketua Agensi & mempunyai tarikh 4 Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik. 5 Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi. 6 Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmtan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan.

JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP)

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

8 9 10

Carta disediakan dengan jelas dan semua jabatan/bahagian menjadi ahli. Dokumentasi/carta JKP ini direkodkan dengan sistematik Fasilitator 5S dilantik dan ditunjukkan dalam carta tersebut. Minit mesyuarat JKP direkodkan semasa mesyuarat & disimpan secara teratur serta diedarkan

A2) CARTA AGENSI 5S

JAWATANKUASA LATIHAN

Manual Amalan 5s

Jawatankuasa latihan dilantik oleh pihak pengurusan Pelan latihan mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan) 13 Pelan ini telah dipatuhi dengan baik bagi menyediakan latihan 5S kepada warga agensi (rekod disimpan). JAWATANKUASA LATIHAN

11 12

14 15

33

16

Jawatankuasa promosi dilantik oleh pihak pengurusan. Pelan promosi mengenai Amalan 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan). Pelan promosi dilaksanakan dengan baik (rekod disimpan).

KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR

NO

PERKARA

MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

34
Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI

JAWATANKUASA AUDIT 17 Jawatankuasa audit dilantik oleh pihak pengurusan. 18 Pelan audit 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan). 19 Pelan audit dijalankan dengan baik (rekod disimpan) 20 Maklumat mengenai latihan, promosi dan audit yang telah dirancang itu telah disebar kepada semua warga agensi. 21 Pelan Zon/Kawasan yang jelas disediakan untuk semua A3) PETA KAWASAN KERJA kumpulan 5S. KUMPULAN 5S Pelan tersebut dipaparkan di Sudut 5S 22 Setiap kumpulan 5S menyediakan pelan aktiviti 5S berdasarkan 23 kepada dasar dan justifikasi untuk kawasan mereka. Aktiviti pembaikan 5S telah dilakukan mengikut perancangan. 24 A4) REKOD 25 Ada rekod menunjukkan berlaku penambahbaikan Amalan 5S. AKTIVITI 5S 26 Terdapat bukti gambar sebelum dan selepas aktiviti Amalan 5S dilakukan 27 Mesyuarat di peringkat JKP direkodkan untuk tindakan selanjutnya. A5) MINIT 28 Mesyuarat di peringkat Jabatan/Agensi/Bahagian/Zon/Unit MESYUARAT diadakan dan rekod disimpan untuk rujukan dan tindakan. 29 Terdapat rekod mesyuarat/perbincangan Kumpulan 5S di kawasan mereka mengenai aktiviti yang dilaksanakan. 30 Garis Panduan disediakan selaras dengan A6) GARIS Dasar Amalan 5S agensi. PANDUAN 5S DI 31 Perkataan yang digunakan mudah difahami oleh warga agensi. AGENSI 32 Garis Panduan telah diedarkan (hard copy/soft copy) kepada semua warga untuk dijadikan panduan A5S 33 Kandungan buku panduan ini lengkap dan sesuai dijadikan buku panduan. 34 Kriteria audit telah disediakan untuk kegunaan dalaman A7) AUDIT 35 Kriteria ini sesuai untuk digunakan mengikut kawasan kerja atau DALAMAN tempat seperti yang telah ditentukan 36 Hasil audit disebar atau dipaparkan untuk makluman semua warga agensi 37 Kekerapan aktiviti audit di peringkat agensi telah ditentukan dan aktiviti tersebut dijalankan oleh juruaudit yang dilantik

KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR

NO

PERKARA

MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

A8) PENGIKTIRAFAN

38 39

40

Pengurusan mempunyai program pengiktirafan Amalan 5S. Maklumat mengenai program pengiktirafan disebarkan kepada warga agensi. Rekod aktiviti pengiktirafan dikemas kini.

JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)

KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN


PERKARA 1 2 3 4 5 MARKAH SKOR CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

KATEGORI

NO

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

B1) KUMPULAN PELAKSANA 5S

B2) SUDUT 5S

B3) LANTAI

Manual Amalan 5s

B4) SUSUN ATUR PERALATAN

35

JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) Carta kumpulan 5S yang jelas disediakan. 1 Nama kumpulan 5S dinyatakan dan carta ahli kumpulan juga 2 dipaparkan. Kumpulan 5S mempunyai ketua kumpulan yang dilantik. 3 Disediakan oleh pihak pengurusan dan kedudukannya adalah 4 strategik. Penggunaan sudut 5S ini adalah memuaskan dan baik. 5 Bahan atau maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan dalam 6 keadaan baik. Kumpulan 5S memahami kawasan kerja yang telah ditugaskan 7 untuk mengamalkan aktiviti 5S. Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. 8 Ada tempat pembuangan sampah yang khas. 9 Tidak berlubang/pecah/terkoyak dan sebagainya. 10 Laci pertama dikhaskan untuk alat tulis sahaja. 11 Diletakkan di tempat yang sesuai, kemas dan selamat. 12 Susunan mengikut label yang seragam. 13 Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang kemas. 14 Teknik susunan mempermudahkan carian/capaian dalam tempoh 15 30 saat.

KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR

NO

PERKARA

MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

36

16

B5) KEADAAN PERALATAN

17 18 19 20

Manual Amalan 5s

B6) PENDAWAIAN

21

B7) LAMPU

B8) SUSUNAN FAIL

22 23 24 25 26 27

28

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

B9) PERHIASAN

29

B10) PELABELAN

30 31 32 33

Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja, laci atau dalam rak simpanan. Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan. Tidak berdebu, bersih dan kemas. Tidak terdapat peralatan rosak. Menggunakan tanda/label bagi bahan yang tersimpan dalam ruang tertentu/laci/perabot. Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan sempurna, teratur dan tidak berserabut. Label petunjuk pada suis lampu. Bersih dan tiada lampu yang rosak. Susunan fail kemas dan selamat. Disusun dengan teratur menggunakan tanda/label/abjad. Menggunakan sistem kawalan yang baik dan selamat. Terdapat papan notis/papan putih/nota kenyataan yang digunakan dengan baik. Fail lama disimpan di tempat yang sesuai dan selamat serta secara sistematik. Terdapat hiasan yang memadai dan sesuai dengan keadaan persekitaran pejabat. Tiada hiasan yang usang. Tidak berdebu dan berkeadaan baik. Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau meja. Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran.

B11) KEADAAN PERSEKITARAN DALAMAN

34

Persekitaran dalam yang kemas dan selamat.

B12) RUANG MENUNGGU

B13) BILIK MESYUARAT

35 36 37 38

B14) BILIK LATIHAN

39 40 41

Perabot dan bahan bacaan disediakan dan tersusun. Bersih, kemas dan selamat. Terdapat maklumat agensi atau maklumat lain yang bersesuaian. Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin komputer, projektor berada dalam keadaan baik. Persekitaran bilik mesyuarat adalah kemas dan selamat. Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini. Peralatan berada dalam keadaan baik.

KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR

NO

PERKARA

MARKAH

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

B15) KAUNTER

42 43 44

45 46 47

48

B16) STOR

49

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

50

51 52 53

B17) BILIK CETAK

54

Manual Amalan 5s

55

Kaunter adalah bersih dan kemas. Pelanggan dilayan dengan mesra. Semua peralatan dilabel (yang berkenaan sahaja) dengan seragam. Bersih dan sentiasa dalam jagaan/kawalan. Stor dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik & memuaskan Terdapat label pada setiap bahan/komponen dan mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/ label/abjad) Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/peralatan yang sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan dipatuhi warga kerja Terdapat penanda/petunjuk aras/kad inventori stok dan makulumat dikemas kini Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan Bilik yang bersih, tidak berdebu, tersusun dan kemas Peralatan, kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur, baik dan kemas Terdapat label pada setiap bahan/komponen, mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/ abjad) Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi. Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen keperluan kebersihan dan keselamatan, produk/perkhidmtan, perkhidmatan berkualiti, ciri kerja sepasukan serta kepuasan pelanggan.

JUMLAH SKOR (KOMPONEN B)

37

38

KOMPONEN C: PERSEKITARAN TEMPAT KERJA DAN KEMUDAHAN


MARKAH 1 2 3 4 5 SKOR

KATEGORI

NO

PERKARA

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

Manual Amalan 5s

C1) ASRAMA

1 2

C2) DEWAN MAKAN ASRAMA

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

C3) GIMNASIUM

5 6 7 8 9 10 11 12

C4) SURAU / BILIK SOLAT

C5) PANTRI

13 14 15 16 17 18

19

C6) LALUAN UTAMA / KORIDOR

20 21

22 23

Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kemudahan tandas sentiasa boleh digunakan dan diselenggara mengikut jadual Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan Label Nombor Bilik di tampal di luar pintu Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kaunter berlabel dan sentiasa bersih Sinki basuh tangan disediakan, bersih dan boleh digunakan Kemudahan tanda arah yang jelas Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan selamat untuk digunakan Setiap peralatan berlabel dan ada manual ringkas penggunaan Kemudahan tanda arah yang jelas Jadual penggunaan bilik dipamerkan Peralatan di dalamnya berkeadaan baik dan boleh digunakan Bersih, teratur, kemas dan menyenangkan Peralatan berada dalam keadaan baik, tersusun dan boleh digunakan Terdapat pemakluman disediakan seperti jadual tugas, etika dan peraturan Bersih, tidak berdebu dan sentiasa dalam keadaan terurus Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas, bersih dan teratur Tiada halangan di semua laluan dan di pintu kecemasan Lantai bersih, tiada kerosakan, tiada sampah dan kemas

KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR

NO

PERKARA

MARKAH

CADANGAN PENAMBAHBAIKAN

C7) PAPAN TANDA

C8) TANDAS

24 25 26 27 28 29 30 31 32

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

C9) TEMPAT MELETAK KERETA

33 34 35

C10) KAWASAN SEKITAR

36 37 38 39 40 41

42

Papan tanda dalam keadaan baik dan bersih Saiz yang sesuai dan senang difahami. Mudah dilihat oleh orang dan kedudukannya strategik Tanda arah yang jelas untuk ke bilik mesyuarat dan sebagainya. Peralatan dan kemudahan dalam keadaan baik dan selamat. Sistem paip air dan lampu dalam keadaan baik dan selamat. Mangkuk tandas bersih dan kering. Lantai bersih dan kering. Perhiasan tandas dalam keadaan baik dan tiada notis usang dalam tandas. Tidak berbau busuk. Ada jadual pembersihan Disediakan di tempat yang sesuai sama ada untuk pekerja/ pelawat. Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan. Berada dalam keadaan baik dan bersih Ada sistem kawalan keluar masuk. Tiada sampah di sekitar kawasan. Tong sampah disediakan. Cat bangunan di dalam dan luar adalah kemas dan tidak tertanggal Ada tanda keluar masuk yang jelas untuk kenderaan memasuki kawasan pejabat

Manual Amalan 5s

JUMLAH SKOR (KOMPONEN C)

39

40

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Penutup
Amalan 5S iaitu Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa amal adalah sangat penting dalam program peningkatan kualiti pengurusan IAB yang dilaksanakan secara berterusan. Amalan 5S akan menanamkan nilai-nilai positif bagi setiap warga IAB seperti bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja sepasukan, bangga dan sayangkan organisasi. Melalui amalan ini dapat mengubah pandangan dan persepsi terhadap kerja dan persekitaran tempat kerja yang akhirnya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan staf IAB secara keseluruhannya. Peningkatan dalam kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa akan memartabatkan perkhidmatan IAB dan seterusnya mendapat pengiktirifan dan persijilan daripada MAMPU. Melalui Amalan 5S IAB akan berusaha memenuhi permintaan pelanggan yang semakin mencabar. Penyampaian maklumat Amalan 5S melalui mesyuarat, taklimat dan bengkel dapat memberi kefahaman yang lebih jelas kepada seluruh warga IAB tentang peranan dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan. Amalan ini tidak mustahil untuk dicapai oleh sesuatu organisasi jika semua warga IAB menjiwai kepentingannya dan berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat yang satu.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

41

Sekalung Penghargaan
Sekalung penghargaan kepada Pengarah, Timbalan Pengarah Khidmat Profesional, Timbalan Pengarah Khidmat Latihan, Pendaftar yang memberi sokongan dan dorongan kepada Urus setia yang menjayakan Manual Amalan 5S IAB, terutama kepada: Wan Ghazali bin Wan Din Amalludin bin Sufian Lee Tsock Wah Aziah binti Adi Ainol Hidayah binti Abdul Rauof al-Samawi Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel Chew Hook Liong Sukumaran Suppiah Nakoo bin Mustan Khairul Badri bin Ahmad Aziz bin Salleh Faridah binti Mahmood Surani binti Jemali Pendi anak Sadi Khairul Anuar bin Abd. Rahman dan Penghargaan yang tidak terhingga kepada: Semua warga IAB yang menyokong pelaksanaan Amalan 5S IAB

42

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

LAMPIRAN

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

43

Rujukan : JPA(BKP)71/17 Klt. 3 ( 39 )

jaBatan PeRKhIDMatan aWaM Blok C1 Dan C2, Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 Putrajaya

semua Pengarah Bahagian, Penasihat undang-undang, Ketua unit audit Dalam.

aRahan PentaDBIRan BIl.1 tahun 2010

PanDuan aMalan 5s jaBatan PeRKhIDMatan aWaM MalaYsIa


tujuan 1. Tujuan Panduan Amalan 5S ini ialah untuk: 1.1 memberi panduan asas pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA) dengan menggunakan teknik Amalan 5S (Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Amal); menerangkan keperluan Amalan 5S di JPA sebagai usaha penambahbaikan secara berterusan ke atas sistem, proses dan sumber manusia dengan penggunaan kosnya yang cekap dan berkesan;

1.2

44

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

1.3

menerangkan keperluan Amalan 5S di JPA yang memberi keutamaan kepada penghasilan persekitaran yang bersih, kemas dan selamat sebagai nilai tambah kepada imej korporat JPA; dan menerangkan keperluan Amalan 5S kepada semua peringkat organisasi JPA tentang pematuhan piawaian dan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa dan bersangkutan secara konsisten serta memenuhi keperluan pelanggan.

1.4

lataR BelaKang 2. Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun iaitu Seiri (Sisih), Seiton (Susun), Seiso (Sapu), Seiketsu (Seragam) dan Shitsuke (Sentiasa Amal). Amalan 5S ini berkesan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Keberkesanan pelaksanaannya menjamin peningkatan kualiti perkhidmatan pada kos yang optimum dengan proses kerja yang lebih berkesan dan meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan dalaman dan luaran.

3. Tumpuan utama penggunaan teknik Amalan 5S di JPA adalah untuk menyumbang kepada proses penambahbaikan terhadap persekitaran tempat kerja yang memberi keutamaan dalam aspek kebersihan, kekemasan dan keselamatan di tempat kerja. Amalan 5S dapat memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti JPA (MS ISO 9000), khususnya keperluan piawaian di bawah Klausa Pengurusan Sumber iaitu Klausa 6.4 - Persekitaran Kerja. Hasil daripada Amalan 5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat JPA.

PanDuan MelaKsanaKan aMalan 5s DI jPa 4. Panduan Amalan 5S ini digubal untuk memastikan keseragaman pelaksanaan Amalan 5S di JPA. Panduan ini terbahagi kepada lima (5) bahagian utama yang akan menerangkan tentang aspek-aspek pelaksanaan Amalan 5S di JPA seperti berikut: 4.1 4.2 Bahagian satu: Mengenali Amalan 5S. Bahagian Dua: Hala Tuju Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

45

4.3

Bahagian tiga: Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Bahagian empat: Piawaian Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia : Kebersihan, Kekemasan dan Keselamatan. Bahagian lima: Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan 5S.

4.4

4.5

5. Selain daripada panduan ini, semua peringkat anggota di JPA digalakkan merujuk kepada pekeliling-pekeliling dan peraturan-peraturan yang sedang berkuatkuasa serta lain-lain bahan rujukan Amalan 5S untuk membantu dalam pelaksanaan Amalan 5S ini.

6. Keizinan diberikan kepada mana-mana jawatankuasa dalam organisasi JPA dengan khidmat nasihat dan pertimbangan daripada Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti Jabatan Perkhidmatan Awam untuk mengeluarkan garis-garis panduan yang bersesuaian untuk menjelaskan lagi aktiviti-aktiviti pelaksanaan Amalan 5S di JPA.

KePeRluan PeRsIjIlan Dan PengauDItan aMalan 5s 7. Amalan 5S di JPA memerlukan pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC). JPA yang menyertai persijilan ini hendaklah memastikan sistem persekitaran kualiti Amalan 5S melalui proses pengauditan dari semasa ke semasa.

8. Pengauditan Amalan 5S hendaklah dilakukan secara berkala oleh kumpulan juruaudit dalaman dan juruaudit pihak ketiga.

PenguatKuasaan 9. Panduan Amalan 5S JPA ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan.

10. Panduan ini dikuatkuasakan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) untuk digunapakai oleh semua Bahagian di JPA.

46

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

PeMaKaIan PanDuan aMalan 5s jPa 11. Pemakaian panduan ini adalah kepada semua Bahagian di JPA supaya pelaksanaan Amalan 5S dapat diselaras dan diseragam dengan cekap, teratur dan berkesan.

12. Panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut keperluan, perubahan dan kesesuaian pelaksanaan Amalan 5S di JPA dalam persekitaran Perkhidmatan Awam.

13. Panduan ini boleh juga dirujuk secara talian terus menerusi Portal JPA http://www.jpa.gov.my/informasi-jpa/sudut-amalam-5s/.

"jPa PeneRaju PeRuBahan PeRKhIDMatan aWaM" BeRKhIDMat untuK negaRa

DatO DR. IsMaIl alIas Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi) Selaku Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia

18 Januari 2010 s.k.: Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan)

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

47

Rujukan
1. Arahan Pentadbiran Bilangan 1 Tahun 2010 Panduan Amamalan 5S Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. 2. Panduan Arahan 5S MAMPU 3. Panduan Amalan 5S Bahagian Buku Teks KPM

48

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

You might also like