P. 1
Manual a5s Massyi

Manual a5s Massyi

|Views: 6|Likes:
Published by brandontan

More info:

Published by: brandontan on Aug 05, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/01/2014

pdf

text

original

Institut Aminuddin Baki

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

i

Institut Aminuddin Baki

ii

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Diterbitkan oleh: Jabatan Penerbitan & Dokumentasi Pusat Dokumentasi & Sumber Pendidikan Institut Aminuddin Baki Kementerian Pelajaran Malaysia Sri Layang 69000 Genting Highlands Pahang Darul Makmur Tel : 03- 6105 6100 Faks : 03-6105 6299 http://www.iab.edu.my iab@iab.edu.my Cetakan Pertama 2011

ISBN 978-983-9479-86-7

9 789839 479867

Hak Cipta IAB 2011 Hak Cipta Terpelihara. Tiada bahagian daripada terbitan ini boleh diterbitkan semula, disimpan untuk pengeluaran atau ditukarkan ke dalam sebarang bentuk atau dengan sebarang alat juga pun, sama ada dengan cara elektronik, gambar serta rakaman dan sebagainya tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah, Institut Aminuddin Baki terlebih dahulu. Pengurus Penerbitan: Sukumaran Suppiah Dicetak oleh: HS Massyi Sdn. Bhd. 40A, Jalan Selaseh Indah, Taman Selaseh (Fasa 1), 68100 Batu Caves, Selangor Darul Ehsan Tel:03-6187 8697 emel: hs_massyi@yahoo.com.my

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

Manual Amalan 5s

i

JAWATANKUASA PENULISAN MANUAL AMALAN 5S INSTITUT AMINUDDIN BAKI
Penaung Dr. Amin bin Senin Pengarah Institut Aminuddin Baki Penasihat Dr. Zainab binti Hussin Timbalan Pengarah Khidmat Profesional Dr. Jamil bin Adimin Timbalan Pengarah Khidmat Latihan Nor Asiah binti Ibrahim Menjalankan tugas Pendaftar Abdul Razak bin Abdul Rahim Ketua Pusat Dokumentasi dan Sumber Pendidikan KETUA EDITOR Wan Ghazali bin Wan Din Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan Pusat Pembangunan Organisasi EDITOR Amalludin bin Sufian Aziah binti Adi Ainol Hidayah binti Abdul Rauof Sukumaran Suppiah Siti Amidah binti Mahadi Aziah binti Samichan

ii

Manual Amalan 5s

INSTITUT AMINUDDIN BAKI

KANDUNGAN
Kata Alu-aluan Pengarah

MUKA SURAT
1 2 3 4 5 5 5 5 6 6 7 7 8 8 9 10 11 11 12 13 16 18 33 40 41 42-46 47 48

Kata Alu-aluan Ketua Jabatan Pengurusan Inovasi Dan Standard Latihan Jawatankuasa Induk Amalan 5S IAB Jawatankuasa Pelaksana Amalan 5S IAB Pengenalan Dasar Amalan 5S IAB Slogan Amalan 5S IAB Falsafah Amalan 5S Tujuan Objektif Amalan 5S IAB Faedah Pelaksanaan Amalan 5S Kunci Kejayaan Amalan 5S Definisi Operasi Konsep Amalan 5S Sisih (Seiri) Susun (Seiton) Sapu (Seiso) Seragam (Seiketsu) Sentiasa Amal (Shitsuke)

Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S Peranan dan Tanggungjawab Jawatankuasa Amalan 5S Standard Amalan 5S IAB Kriteria Audit Penutup Sekalung Penghargaan Lampiran: Panduan Amalan 5S Perkhidmatan Awam Malaysia Rujukan

Seiring dengan pelaksanaan IAB sebagai Premier Centre. Ketekunan mengamalkan prinsip 5S ini pasti merealisasikan segala hasrat dan cita-cita.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Manual Amalan Amalan 5s 5s IAB 1 1 KATA ALU-ALUAN pengarah Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia. Penghargaan juga dititipkan kepada seluruh warga IAB yang menjadi pendokong kuat kepada pelaksanaan Amalan 5S. AMIN BIN SENIN Pengarah Institut Aminuddin Baki . Komitmen dan kerjasama merupakan asas kepada keharmonian bekerja dalam sesebuah organisasi. Saya yakin pelaksanaan Amalan 5S ini mampu memupuk disiplin dalam kalangan warga kerja IAB di samping meningkatkan semangat kerja sepasukan dan mewujudkan suasana persekitaran kerja yang kondusif. Sapu. Susun. Seragam dan Sentiasa Amal! Dr. Saya mengambil kesempatan ini untuk menyeru semua warga IAB supaya membudayakan Amalan 5S ini pada setiap masa. selamat melaksanakan Sisih. maka Amalan 5S akan dapat meningkatkan tahap kreativiti dan inovasi dalam menguruskan persekitaran kerja masingmasing. Justeru. Sukacita saya merakamkan ucapan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa yang terlibat dalam penghasilan Manual Amalan 5S IAB.

saya yakin semua yang terlibat dapat merasai kepuasannya apabila Manual 5S IAB ini terhasil seiring dengan semangat dan budaya kualiti yang bersemarak dalam jiwa setiap warga IAB.2 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI KATA ALU-ALUAN KETUA JABATAN PENGURUSAN INOVASI dan standard latihan Salam Sejahtera dan Salam 1Malaysia. terima kasih. Terlebih dahulu saya mengucapkan syukur ke hadrat Allah SWT kerana dengan rahmatNya pasukan saya berjaya menyiapkan Manual Amalan 5S IAB. Ucapan syabas dan terima kasih juga saya rakamkan kepada semua ahli pasukan yang telah mengutamakan tugas ini daripada kepentingan individu walaupun terpaksa bekerja dalam masa cuti. Tiga bengkel telah dijalankan dan akhirnya Manual Amalan 5S IAB dapat disiapkan. Saya mengambil kesempatan ini merakamkan ucapan terima kasih kepada pihak pengurusan atasan yang sentiasa memberi dorongan dan sokongan kepada pasukan ini bagi menyiapkan tugas ini dalam masa lebih kurang dua bulan. Setiap Barang Ada Tempatnya Setiap Tempat Ada Barangnya Sekian. Justeru. siang dan malam. WAN GHAZALI BIN WAN DIN Ketua Jabatan Jabatan Pengurusan Inovasi dan Standard Latihan Institut Aminuddin Baki .

INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 3 JAWATANKUASA AMALAN 5S IAB JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S IAB Penaung Pengarah Penasihat II Timbalan Pengarah Khidmat Latihan Penasihat I Timbalan Pengarah Khidmat Profesional Penasihat III Pengarah IAB Utara PenGERUSI Pendaftar PenYelaras Ketua jawatankuasa latihan/fasilitator Ketua jawatankuasa PROMOSI Ketua jawatankuasa AUDIT KETUA PUSAT KETUA CAWANGAN PenYelaras ZON AHLI/ KUMPULAN AHLI/ KUMPULAN AHLI/ KUMPULAN AHLI/ KUMPULAN AHLI/ KUMPULAN AHLI/ KUMPULAN .

Talib Chua Siok Hong Mariza binti Alias Amalludin bin Sufian Ainol Hidayah binti Abdul Rauof JAWATANKUASA PUSAT/CAWANGAN/ZON Semua Ketua Pusat/Penyelaras Zon dan 2 orang Penyelaras 5S tetap setiap pusat .4 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI JAWATANKUASA PELAKSANA AMALAN 5S IAB (JKPA5S) PENYELARAS Wan Ghazali bin Wan Din SETIAUSAHA Lee Tsock Wah Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel FASILITATOR Lee Tsock Wah Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel Siti Hasmiza binti Mahassan PENYELARAS BAHAGIAN PENTADBIRAN Sabri bin Sihi PENYELARAS PENGURUSAN ASET Norlidar binti Mohd Rashid PENYELARAS ASRAMA/PENGURUSAN DOMESTIK Khairul Anuar bin Abdul Rahman PENYELARAS ZON AWAM Iskandar Shah bin Haji Suak JAWATANKUASA PROMOSI Gerald a/l Kochappan JAWATANKUASA LATIHAN Wakil Tetap Setiap Pusat JAWATANKUASA AUDIT Kamaruddin bin Abu Bakar Haji Sallehuddin bin Ab.

keceriaan dan keselamatan dalam penyampaian perkhidmatan berkualiti kepada pelanggan. Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti perkhidmatan. memudahkan proses kerja dan penggunaan ruang kerja yang optimum. DASAR AMALAN 5S IAB Amalan 5S IAB bertujuan membentuk budaya pengurusan persekitaran kerja yang mengutamakan kebersihan. Amalan 5S IAB bermatlamat mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. kemas dan selamat. kekemasan.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 5 PENGENALAN Amalan 5S (A5S) merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh pihak industri di Jepun bertujuan mewujudkan persekitaran tempat kerja yang selesa. SLOGAN AMALAN 5S IAB Amalan 5S Budaya Kita FALSAFAH AMALAN 5S IAB Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya . menjimatkan kos. Amalan 5S juga berupaya memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti IAB berasaskan Standard MS ISO 9001:2008 bagi mencapai visi IAB sebagai pusat kepimpinan pendidikan yang terbilang.

Lampiran) IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman kepada seluruh warga IAB. Manual ini juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S IAB yangtujuan dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping dapat membantu warga IAB memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Manual Amalan 5S IAB (Rujuk merupakan dokumen yang menerangkan tentang konsep Amalan 5S Pentadbiran JPA Bil 1/2010. (Rujuk Lampiran) OBJEKTIF AMALAN 5S OBjeKtIf aMalan 5s 7 . Ia juga menjadi panduan asas pelaksanaan dan kaedah pengauditan dalam Amalan 5S IAB yang dapat merealisasikan misi dan visi IAB di samping dapat membantu warga IAB memahami dan membudayakan amalan 5S berdasarkan Arahan Pentadbiran JPA Bil 1/2010.6 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI TUJUAN Manual Amalan 5S IAB merupakan dokumen yang menerangkan tentang konsep Amalan 5S IAB secara umum dan bertujuan diguna pakai untuk memberikan kefahaman kepada seluruh warga IAB.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 7 FAEDAH PELAKSANAAN AMALAN 5S Faedah pelaksanaan Amalan 5S akan menghasilkan faedah-faedah seperti berikut: Meningkatkan imej korporat organisasi Persekitaran tempat kerja lebih selamat Mengurangkan rungutan pelanggan Tempat kerja yang kondusif dan rapi Meningkatkan semangat kerja sepasukan Mengurangkan kos Penggunaan ruang kerja yang optimum Kawalan stok/inventori lebih berkesan Memudahkan urusan penyelenggaraan Mewujudkan piawaian kerja yang jelas KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S IAB Kunci kejayaan Amalan 5S IAB bergantung kepada perkara berikut: SOKONGAN PADU PENGURUSAN PEMBUDAYAAN ILTIZAM PELAN PELAKSANAAN KERJASAMA PERKONGSIAN A5S LATIHAN A5S KOMUNIKASI BERKESAN KEFAHAMAN KESEDARAN DefInIsI OPeRasI .

Menyusun dokumen/bahan/ alatan pejabat supaya mudah diambil/diguna. 1. Bila perlu dilakukan? 4. Namun begitu. Why . Where . susun. Bagaimana aktiviti dijalankan dan diseragamkan? KONSEP AMALAN 5S 5S adalah istilah asal dalam Bahasa Jepun. Menyeragamkan susunan fail/meja kerja/bilik meyuarat/ peralatan pejabat. penterjemahan istilah ini ke dalam Bahasa Malaysia dan Bahasa Inggeris masih mampu mengekalkan konsep Amalan 5S ini seperti yang terdapat di dalam jadual di bawah: BAHASA JEPUN BAHASA INGGERIS BAHASA MELAYU CONTOH Seiri Sort Sisih Menyisih fail lama tidak aktif dengan fail baru yang masih aktif. Mengapa perlu dilaksanakan? 3.8 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI DEFINISI OPERASI Definisi Operasi yang terkandung dalam Manual Amalan 5S IAB adalah seperti berikut:  Zon: Pembahagian kawasan di IAB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan dan IAB cawangan berdasarkan pengurusan masing-masing. Siapa yang bertanggungjawab? 2. Di mana perlu dilaksanakan? 5. Seiton Set in Order Susun Seiso Shine Sapu Seiketsu Standardise Seragam Shitsuke Sustain Sentiasa Amal . Menyapu/membersih ruang pejabat dan ruang kerja/bilik serta peralatan kerja individu. When . Who . How . Mengamalkan selalu aktiviti sisih.  Subzon: Pembahagian kawasan berdasarkan jabatan atau pengurusan pusat masingmasing  FIFO: “FIRST-IN-FIRST-OUT”  5W1H: Senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H. What . sapu dan seragam. Apa tindakan yang perlu diambil? 6.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 9 Sisih (Seiri) SISIH – Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu dari tempat kerja.kawasan pengumpulan barang/peralatan/ rekod yang tidak diperlukan untuk pelupusan Mencatatkan barang/peralatan/ rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Merah Kaedah tag Kuning Kaedah Tag Kuning Kaedah tag Kuning Menentukan jenis barang/peralatan/ rekod yang hendak dinilai Melekat/melabel Tag Kuning ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah dikenal pasti Membuat penilaian terhadap barang yang dilabel Tag Kuning. SISIH secara berkesan: Tandakan barang-barang yang tidak diperlukan dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah Tag Kuning. Tindakan Sisih boleh dilakukan seperti berikut: Pengasingan Barang/dokumen yang tiada nilai dan senang dibuang Barang/dokumen yang tidak diperlukan Barang/dokumen yang tiada nilai dan senang dibuang Barang/dokumen yang tiada nilai tapi kos pelupusan tinggi Tindakan Lupus dengan segera Dihapuskira/dijual mengikut prosedur Lupus dengan menggunakan kaedah/kos yang paling rendah Kaedah Tag Merah Menentukan jenis barang/peralatan/ rekod yang hendak dilupuskan Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/peralatan/ rekod yang telah dikenalpasti Mewujudkan kawasan Tag Merah . Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk pelupusan atau penyimpanan Mencatatkan barang/peralatan/ rekod yang telah dilabelkan dengan Tag Kuning Kesan kejayaan SISIHboleh boleh diukur melalui: Kesan kejayaan SISIH diukur melalui: Kesan kejayaan SISIH boleh diukur mel  Di tempat kerja hanya terdapat barang/dokumen/peralatan yang diperlukan sahaja.  Di tempat kerja hanya terdapat barang / dokumen / peralatan yang diperlukan sahaja.  Di tempat kerja hanya terdapat b .

10 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI Susun (Seiton) SUSUN . kotoran di lantai. Menggunakan kaedah First-In-First-Out (FIFO) Melabel dan mengindeks nama dan nombor pada barang/peralatan/rekod Menyusun barang/peralatan/rekod mengikut kategori Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin supaya mudah dicapai Kaedah Susun: Uruskan stok barang/alat tulis mengikut kaedah First-In-First-Out (FIFO) Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas dan dilabelkan Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang mudah diambil dan disimpan semula Barang/peralatan/dokumen hendaklah mudah dicapai sebaik-baiknya dalam 30 saat Alatan eksklusif seperti kamera video. SUSUN secara berkesan: Guna Falsafah 5S: Setiap Barang Ada Tempatnya dan Setiap Tempat Ada Barangnya. secara bermusim tidak digunakan semasa Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui: urusan harian tetapi perlu dirujuk dan mesti  Pencarian / capaian barang / peralatan / dokumen disimpan dalam tempoh 30 Kesan Kejayaan SUSUN boleh diukur melalui:  Pencarian/capaian barang/peralatan/dokumen dalam tempoh 30 saat. . mudah diambil dan disimpan semula di tempatnya. alat perakam diasingkan daripada alatan biasa Sediakan parkir untuk ruang mesin/alatan mudah alih seperti mesin fotostat. mesin dan peralatan.Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas. saPu secara berkesan sapu (seiso) SAPU . mesin faksimili. mesin penjilid dan sebagainya Tindakan Susun boleh dilakukan seperti berikut: Tindakan Susun boleh dilakukan seperti berikut: Kelompok barang /dokumen Barang/dokumen selalu digunakan Barang/dokumen diperlukan Barang/dokumen jarang digunakan semasa urusan harian Barang/dokumen Tindakan yang perlu Susun dekat dengan tempat kerja dan cepat dicapai Letakkan di tempat yang dikhaskan bagi barang/ dokumen yang jarang digunakan/jarang dirujuk Letakkan ditempat yang dikhaskan nagi barang/ dokumen yang dirujuk saat.Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk. pencetak.

sebentuk dan sewarna sama ada pada ciri-ciri.sekeadaan.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 11 Sapu (Seiso) SAPU . SERAGAM secara berkesan: Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H Mewujudkan senarai semak peraturan inventori Mengadakan prosedur kerja pembersihan Mengadakan jadual penyelenggaraan Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM . susun atur dan piawai. kotoran di lantai.Membersih tempat kerja dengan rapi supaya tiada habuk. susun atur atau peraturannya dengan mewujudkan keseragaman prosedur. SAPU secara berkesan Mengagihkan tugasan pembersihan Menentukan hak milik (ownership) ruang/peralatan bagi setiap ahli Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan digunakan Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk kerja pembersihan Melaksanakan kerja pembersihan Tindakan Sapu Aktiviti Kenalpasti ruang dan peralatan tempat kerja yang kotor Proses Tindakan membersihkan kekotoran Hasil BERSIH Kesan kejayaan SAPU boleh diukur melalui: Produk dan hasil kerja yang berkualiti Persekitaran kerja yang selesa dan selamat Keadaan persekitaran lebih bersih Kos penyelenggaraan lebih rendah Seragam (Seiketsu) SERAGAM . mesin dan peralatan.

Panduan Mengekalkan Amalan 5S Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan Amalan 5S dengan mengadakan latihan yang berterusan Memastikan audit dalaman Amalan 5S dilaksanakan secara berkala Memastikan aktiviti promosi berterusan Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga IAB Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan sistematik . Seiso dan Seiketsu di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di premis Jabatan/ Agensi.usaha mengekalkan empat Amalan 5S yang pertama iaitu Seiri. Seiton.12 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI Seragam Yang Berkesan MENYUSUN SISTEM NOMBOR/ RUJUKAN SERAGAM MELABEL MENGGUNAKAN SKEMA WARNA Kesan Kejayaan SERAGAM boleh diukur melalui:    Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih baik Mempunyai impak visual yang positif Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP) Sentiasa Amal (Shitsuke) SENTIASA AMAL .

Persediaannya adalah seperti berikut: Mendapatkan Komitmen Pengurusan terhadap pelaksanaan Amalan 5S Menubuhkan JKK Induk A5S IAB dan JK Pelaksana Amalan 5S IAB Menyenarai peranan JK Amalan 5S Menyediakan Pelan Tindakan Amalan 5S Menghadiri latihan Amalan 5S daripada MAMPU .INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 13 langKah-langKah PelaKsanaan LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN AMALANaMalan 5S IAB 5s IaB Langkah-langkah pelaksanaan Amalan terdiridaripada daripada 5 langkah iaitu: Langkah-langkah pelaksanaan Amalan5S 5S IAB IAB adalah adalah terdiri 5 langkah iaitu: PERSEDIAAN PELAKSANAAN PENGIKTIRAFAN PELANCARAN AUDIT PERSEDIAAN Persediaan bagi melaksanakan Amalan 5S IAB dilakukan bertujuan menjamin objektif Amalan 14 5S IAB tercapai.

pembahagian subzon pula berdasarkan Jabatan atas budi bicara pusat masing-masing • IAB cawangan berdasarkan budi bicara pengurusan masing-masing Nama Zon 5S • Berdasarkan nama cendekiawan negara Jawatankuasa Pelaksana Zon 5S (JKPZA5S) • Menubuhkan JKPZ Amalan 5S • Ketua Zon membentangkan Laporan Amalan 5S Zon di setiap Perhimpunan Bulanan • Disediakan bertujuan memberi maklumat terkini berkaitan Amalan 5S kepada warga IAB • Berimej korporat tanpa hiasan berlebihan Sudut Amalan 5S di setiap 5S .14 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI PELANCARAN Pelancaran Amalan 5S IAB dilakukan secara rasmi disertai dengan beberapa perkara seperti yang dinyatakan dalam jadual di bawah: Merasmikan Amalan 5S Mempromosi Amalan 5S melalui poster. bunting dan sebagainya Mengadakan Penandaarasan Amalan 5S Menyediakan Manual Amalan 5S untuk warga organisasi PELAKSANAAN AMALAN 5S IAB Amalan 5S IAB dilaksanakan melalui pendekatan pengurusan yang merangkumi perkaraperkara berikut: Melaksanakan Amalan 5S bedasarkan • Pelan Perancangan • Arahan JK Pelaksana Amalan 5S Pembahagian Zon 5S • IAB Induk berdasarkan 9 pusat pengurusan.

Rajah pengiktirafan Amalan 5S IAB adalah seperti berikut: IAB • 3 Zon Terbaik • 3 Subzon Terbaik • 5 Individu Terbaik • Sijil Amalan 5S MAMPU . manakala di peringkat MAMPU adalah seperti yang ditetapkan dalam Pelan Perancangan Amalan 5S IAB. Pemantauan. Pelaksanaan.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 15 Kandungan Sudut 5S Bil Perkara 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Polisi/Objektif/Matlamat Amalan 5S Carta Organisasi Jawatankuasa Amalan 5S Carta Gantt Pelaksanaan 5S Pelan Lokasi/Pelan Lantai Zon 5S Rekod Aktiviti (Gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan sesuatu Amalan 5S Slogan Amalan 5S Buletin berkaitan Amalan 5S (jika berkenaan) Maklumat bagi tujuan promosi Amalan 5S di IAB Nama Kumpulan mengikut Zon 5S 10 Penjelasan tentang Perancangan. dan Penarafan (Jadual 4P) 11 Jadual Tugas dan Pelaksanaan Aktiviti 12 Jadual Mesyuarat/Perjumpaan Zon 5S AUDIT 5S Proses audit Amalan 5S bagi mendapatkan pengiktirafan pensijilan dijalankan dalam dua peringkat: IAB • Rujuk Kriteria Audit • Rujuk Pelan Perancangan Amalan 5S Induk • Pelaporan Amalan 5S oleh Ketua Zon MAMPU Badan Pensijilan Audit Luar PENGIKTIRAFAN Pengiktirafan Amalan 5S IAB di peringkat IAB diumumkan dalam setiap perhimpunan bulanan.

PENYELARAS 3.  Membentuk pelan tindakan pelaksanaan Amalan 5S. JAWATANKUASA INDUK  Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan Amalan 5S. Audit Dalam). Promosi.  Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan Amalan 5S.  Mengenalpasti aktiviti/ kempen promosi bagi memupuk kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S. latihan dan audit.  Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan Amalan 5S. peraturan serta garis panduan.  Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa kecil (Latihan.  Membantu pengurusan aktiviti promosi.  Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran Amalan 5S dalam kalangan warga IAB  Menyediakan kriteria audit dalaman 5S.  Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan.  Menetapkan dasar.16 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA INDUK AMALAN 5S 1.  Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan Amalan 5S dalam organisasi  Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi 5S. JAWATANKUASA AUDIT .  Menyemak kriteria audit dalaman 5S dari semasa ke semasa mengikut keperluan.  Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana 5S.  Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.  Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman 5S. 2.  Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman 5S. ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator.  Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan.  Menyelaraskan program Amalan 5S.  Memantau kemajuan pelaksanaan Amalan 5S melalui contoh amalan terbaik.  Melantik penyelaras. JAWATANKUASA PROMOSI 4.

 Memberikan latihan dan panduan kepada ketua dan ahli kumpulan.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 17 5. Bekerjasama dalam kumpulan. FASILITATOR 7.  Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan Amalan 5S kepada fasilitator.  Mengenal pasti jenis latihan yang diperlukan dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti Amalan 5S.  Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan. JAWATANKUASA LATIHAN  Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk Amalan 5S kepada semua warga kerja dalam organisasi.  Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar. AHLI-AHLI KUMPULAN .  Merancang aktiviti kumpulan.  Menentukan pembahagian zon.     Memberikan komitmen secara berterusan.  Mewujudkan subzon bagi Zon Amalan 5S masing-masing  Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan. 6. Menyertai aktiviti 5S secara aktif. KETUA ZON Amalan 5S 8.  Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan.  Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan. Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi menjayakan pelaksanaan Amalan 5S.  Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan aktiviti Amalan 5S.  Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan 5S secukupnya.

LACI MEJA DAN RUANG KERJA PERIBADI KAKITANGAN) RUANG PEJABAT Pelan Lantai pejabat ditampal di tempat sesuai dan mudah dilihat oleh pelanggan Pelan Lantai .18 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI STANDARD AMALAN 5S IAB SUSUN DAN SERAGAM (SEITON DAN SEIKETSU) A) SUDUT 5S MAKLUMAT KEKAL Nama Kumpulan Polisi dan Objektif Amalan 5S Pelan Tapak Zon Carta Organisasi J/K Amalan 5S Pelan Perancangan Papan Maklumat Kekal Pelan Tindakan MAKLUMAT BERUBAH Gambar sebelum dan selepas 5S Data-data/makluman semasa Pencapaian (Audit Dalaman) Penghargaan Papan Maklumat Berubah Aktviti Amalan 5S Zon B) KAWALAN RUANG KERJA (RUANG PEJABAT.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 19 Berlabel di luar laci Dalam laci disediakan Partition alat tulis Laci aras 1 – alat tulis Laci aras 2 – peralatan/CD tersusun rapi Laci aras 3 – Barangan peribadi Kabinet Laci Laci Alat Tulis RUANG KERJA PERIBADI KAKITANGAN BILIK KERJA Label suis ditampal berhampiran suis Label setiap rak pada kabinet kayu yang mudah dilihat (BAHAN RUJUKAN.digantung di Suis Lampu Ruang Menunggu Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau pada kubikal dan seragam mengikut Zon 5S Bunting Ingatan Amalan 5S IAB ditampal dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam seluruh IAB Tanda Nama dan Jam Pergerakan Kakitangan Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang bertutup dan kabinet besi . FAIL) Dibenarkan satu sudut untuk koleksi peribadi yang sesuai untuk suasana tempat kerja (maksimum 5 item) Satu kerusi bagi setiap kakitangan dan maksimum 4 kerusi bagi tetamu (berdasarkan ruang bilik dan jumlah kakitangan yang berkongsi) Bilik yang mempunyai sudut rehat – dilabel dengan RUANG REHAT/RUANG TETAMU serta sentiasa memastikan sofa berada dalam keadaan kemas dan bersih Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan dan diletakkan di luar bilik serta berparkir secara seragam mengikut Zon 5S masingmasing Dibenarkan Papan Carta – maksimum 1 bagi seorang kakitangan dan maklumat ditampal dengan kemas di dinding bilik Dibenarkan cermin muka dinding bilik .

KIV) Set komputer – kabel CPU.digantung di dinding kubikal/diletakkan di atas meja kerja Keadaan kubikal yang kemas Tanda nama kakitangan dan Jam pergerakan kakitangan ditampal di daun pintu bilik atau pada kubikal dan seragam mengikut Zon 5S .20 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI Tray surat berlabel (In. Out. monitor dan pencetak diikat Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah dicapai serta label nombor telefon tersebut ditampal padanya Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan Ketua Zon 5S – Seragam dan kesesuaian) Bilik Kerja Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang) Dibenarkan meletak cermin alas meja dan hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja di bawahnya Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang peribadi yang tertutup) KUBIKAL Dibenarkan perhiasan individu atas meja (maksimum 2 item) Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger Satu kerusi kakitangan dan maksimum 2 kerusi tetamu Fail yang disusun atas meja belakang – maksimum 20 fail disusun mengikut nombor Hiasan Satu bakul sampah bagi seorang kakitangan dan diletakkan di luar kubikal serta berparkir secara seragam mengikut Zon 5S masingmasing Dibenarkan Papan Carta – maksimum 1 dan maklumat ditampal dengan kemas di dinding kubikal Dibenarkan perhiasan individu atas almari kayu/ besi (maksimum 3 item) Dibenarkan cermin muka .

KIV) Set komputer – kabel CPU.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 21 Bunting Ingatan Amalan 5S IAB ditampal dalam bilik pejabat atau kubikal dan seragam seluruh IAB Label di pintu kabinet bagi kabinet kayu yang bertutup dan kabinet besi Tray surat berlabel (In.B) untuk RAK KAYU STAF Label rak mengikut jenis bahan yang diletakkan di situ. Out. monitor dan pencetak diikat Telefon diletak di atas meja kerja dan mudah dicapai serta label nombor telefon tersebut ditampal padanya Dibenarkan satu bekas alat tulis/cap Parkir ikut kesesuaian (berbincang dengan Ketua Zon 5S – Seragam dan kesesuaian) Kasut/selipar berparkir (maksimum 2 pasang) Dibenarkan meletak cermin alas meja dan hanya meletak kalendar kerja tahunan sahaja di bawahnya Jaket dan tali leher yang tidak dipakai digantung dengan kemas pada stool hanger (Maksimum 3 tali leher sahaja yang dibenarkan dan selebihnya disusun di ruang peribadi yang tertutup) Label Bilik Kerja Kakitangan C) KAWALAN KABINET / RAK KAYU STAF KABINET BESI Label bilangan kabinet Dokumen yang kerap digunakan di tingkas 1 Terdapat indeks kandungan dokumen dan tampal di hadapan laci Sediakan bilangan nombor/nama di poket fail mengikut indeks luar Kemas kini kandungan fail dari semasa ke semasa Tag Kabinet Besi Personel Bertanggungjawab kabinet guna sama (P. contoh: BAHAN RUJUKAN. FAIL JABATAN Tag Rak Kayu .FAIL KURSUS.

22 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI D) KAWALAN FAIL FAIL PUTIH Label dan bernombor di tepi fail Disusun berdiri dalam Magazine/File Holder mengikut nombor indeks fail Indeks ditampal Warna label fail adalah seragam dan mengikut Zon 5S Fail Putih Label bilangan Magazine/File Holder sekiranya lebih daripada satu atau disusun mengikut abjad bagi yang berkaitan sahaja FAIL KERAS Label dan bernombor di tulang fail Ditampalkan indeks Susunan mengikut nombor indeks (nombor ditentukan sendiri oleh empunya fail) Warna label fail adalah seragam dan mengikut Zon 5S Nama Pusat dan Jabatan perlu ada pada label fail Fail Keras FAIL DALAM KEADAAN BARING Label di bawah fail Fail Baring .

INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 23 E) POIN/SUIS/WAYAR/RUBBER STAMP POIN/SUIS/WAYAR Label pada ruang plug dan suis (sekiranya lebih daripada satu suis) Kabel/wayar diikat dengan kemas Pamerkan arahan pada plug guna sama Labelkan ditepi suis lampu/kipas kedudukan lampu/kipas untuk setiap suis sekiranya lampu/kipas lebih daripada satu Suis Lampu dilabel Wayar diikat rapi RUBBER STAMP Pasang bilangan pada cap Senarai indeks bagi semua cap Bilangan pada hanger cap jika lebih daripada satu Susunan rapi Rubber Stamp F) ALAT PEMADAM API ALAT PEMADAM API Digantung Label bilangan Manual Ringkas Penggunaan Tarikh Luput Alat Pemadam Api .

24 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI G) KAWALAN STOR ALAT TULIS / BILIK PERALATAN STOR ALAT TULIS/BILIK PERALATAN Personel Bertanggungjawab (P.B) Bilangan pada Pigeon Hole Nama Jabatan/Pusat bagi Pigeon Hole Staf Nama empunya pada Hole Pigeon Hole Kakitangan Pigeon HOLE Dokumen Personel Bertanggungjawab (P.B) Hole atas – kerap digunakan Hole bawah – jarang digunakan Tanda maksimum / minimum Penanda Aras Hole bagi Pigeon Hole Dokumen Bilangan pada Pigeon Hole Pigeon Hole Dokumen .B) Master Indeks di tepi rak: Nombor. label rak dan aras rak Label Item Item yang kerap diambil/digunakan berada di aras yang mudah diambil Stor Peralatan Kod stok mengikut aras dan rak H) KAWALAN PIGEON HOLE Pigeon Hole Staf Personel Bertanggungjawab (P.

B) Parkir disediakan Nombor bilangan mesin sekiranya melebihi daripada satu Manual ringkas penggunaan Peralatan/mesin guna sama Manual ringkas penggunaan mesin fotostat J) BILIK MESYUARAT BILIK MESYUARAT Personel Bertanggungjawab (P. Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan Bilik Mesyuarat KEW PA 7 dipamerkan Pelan Lantai dipamerkan dengan jelas Pelan Lantai Bilik Mesyuarat .B) Nama Bilik mesyuarat Etika Penggunaan Bilik Mesyuarat Kerusi dinomborkan Misi.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 25 I) PERALATAN / MESIN GUNA SAMA PERALATAN/MESIN GUNA SAMA Personel Bertanggungjawab (P.

26 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI K) KAWALAN DEWAN/AUDITORIUM DEWAN/AUDITORIUM Personel Bertanggungjawab (P.B) Arah kiblat dipamerkan dengan jelas Jadual waktu solat disediakan untuk panduan Rak mestilah berlabel berdasarkan bahan yang simpan di ruang tersebut Ruang Solat yang Tersusun Rapi dan Selesa Tempat telekung dilabelkan Sentiasa memastikan kebersihan telekung/ sejadah .B) Sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas Peralatan/kemudahan dewan berkeadaan sempurna dan boleh digunakan Kemudahan tanda arah dipamerkan dengan jelas Kerusi dinomborkan Pelan lantai dewan dipamerkan Nama dewan diletakkan di luar pintu Etika penggunaan dewan Misi. Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan Auditorium Hiasan berbentuk korporat boleh dipamerkan dan diselenggara secara berkala L) KAWALAN SURAU / BILIK SOLAT SURAU/BILIK SOLAT Personel Bertanggungjawab (P.

berlabel dan disediakan indeks Rak buku perustakaan Meja bacaan bernombor disusun bersamasama kerusi dan dinomborkan Hiasan berimej korporat dibenarkan dan diselenggara secara berkala Pelan lantai dipamerkan di ruang yang mudah dilihat Etika penggunaan bilik dipamerkan dengan jelas Tanda arah disediakan perpustakaan Ruang membaca yang tersusun Jadual Waktu penggunaan perpustakaan dipamerkan dengan jelas di ruang dalaman yang mudah dilihat dan di luar pintu Misi. Visi dan Piagam Pelanggan dipamerkan N) LOBI UTAMA (KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN RUANG MENUNGGU) KAUNTER Label kaunter diletak di tempat yang mudah dilihat Ada tanda nama staf bertugas Jadual Tugas Khidmat Kaunter dipamerkan Peralatan di kaunter disusun dengan rapi dan berparkir serta berlabel . teratur dan bersih Susunan buku mudah dicapai serta disusun mengikut indeks Rak bernombor.B) Bilik sentiasa kemas.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 27 M) KAWALAN PERUSTAKAAN/PUSAT SUMBER PERPUSTAKAAN/PUSAT SUMBER Personel Bertanggungjawab (P.

28 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI RUANG MENUNGGU Semua peralatan disusun dengan kemas.B) Bilik sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas serta selesa untuk digunakan Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan Bilik Latihan Peralatan bilik dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala Kerusi dan meja dinomborkan Nama bilik dan pelan lantai bilik dipamerkan Etika penggunaan bilik dipamerkan dengan jelas Makmal Komputer . O) KAWALAN BILIK KULIAH/BILIK LATIHAN/MAKMAL KOMPUTER BILIK KULIAH/BILIK LATIHAN/ MAKMAL KOMPUTER Personel Bertanggungjawab (P. cantik dan berkeadaan baik Laluan-laluan umum bersih terhalang dengan peralatan dan tidak Pelan Lantai IAB dipamerkan di ruang yang mudah dilihat Ruang Menunggu yang Teratur Senarai Pusat/Jabatan/Unit dipamerkan di luar lif atau tangga bangunan berkaitan Maklumat seperti Pelan Strategik/Misi/Visi/ Piagam Pelanggan sentiasa dikemas kini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.

troli dan kerusi berada dalam keadaan baik dan berada di tempat khas dan berparkir Susunan Kabinet Besi Kawalan makhluk perosak dilaksanakan secara berjadual KABINET Label bilangan kabinet Dokumen kerap digunakan di tingkat satu Sediakan indeks kandungan dan ditampal di hadapan laci Susunan Dalam Kabinet Fail Sediakan poket log keluar fail (sekiranya berkaitan dan perlu) bagi mengelak kehilangan fail Kemas kini kandungan fail dari semasa ke semasa Personel Bertanggungjawab (P.B sendiri Tag Kabinet Besi .B) bagi kabinet guna sama dan tidak berada di dalam bilik yang mempunyai P.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 29 P) BILIK FAIL BILIK FAIL Pelan lantai susun atur bilik fail dipamerkan di ruang yang mudah dilihat Kabinet fail dilabel mengikut jenis dokumen dan nombor indeks/rujukan Fail dilabel dan disusun mengikut indeks dan boleh dicapai dalam tempoh 30 saat Arahan ringkas dipamerkan penggunaan bilik fail Pelan Lantai Bilik Personel Bertanggungjawab (P.B) Log pergerakan fail diwujudkan (jika berkaitan dan perlu) Tangga mudah alih.

30 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI Q) PANTRI PANTRI Etika Penggunaan Label Item Personel Bertanggungjawab (P.B) PB dan Peraturan Penggunaan Pantri Pantri R) TANDAS TANDAS Personel Bertanggungjawab (P.B) untuk memantau kerja Pekerja Am yang dilantik Log/Jadual Pembersihan Etika penggunaan Label peralatan (sabun dan tisu) Tag Bilangan Tandas .

INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 31 S) KAWALAN ASRAMA (BILIK TIDUR / KAFETARIA / RUANG LETAK KERETA /GIMNASIUM ) BILIK TIDUR ASRAMA Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kemudahan tandas sentiasa boleh diguna dan diselenggara mengikut jadual Pamerkan Jadual Penyelenggaraan di pintu bilik tidur asrama Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan Label Nombor Bilik ditampal di luar pintu Bilik tidur asrama KANTIN/KAFETERIA Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan sentiasa cukup dan bersih untuk digunakan Kaunter berlabel dan sentiasa bersih Singki basuh tangan disediakan dan sentiasa bersih serta boleh digunakan Label harga bagi setiap makanan (Kantin makanan berbayar individu) Kemudahan tanda arah Dewan Makan/Kantin Asrama .

32 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI RUANG LETAK KERETA Parkir disediakan dengan jelas Nombor bilangan parkir Label parkir bagi parkir khas Parkir Kereta GIMNASIUM Personel Bertanggungjawab (P.B) bagi mesin yang tidak dikumpul di bilik khas (mempunyai P.B) Disusun dengan kemas serta mengambil kira ciri-ciri keselamatan Peralatan diselenggara mengikut jadual Jadual Penyelenggaraan dan Jadual Penggunaan disedia dan dipamerkan Gymnasium dijaga dalam keadaan selamat T) MESIN / PERALATAN BERGERAK MESIN Personel Bertanggungjawab (P.B bilik tersebut) Parkir disediakan Manual ringkas penggunaan untuk mesin guna sama Nombor bilangan mesin sekiranya terdapat lebih daripada satu Mesin berparkir PERALATAN BERGERAK Personel Bertanggungjawab (P.B) Sediakan parkir Label bilangan lot parkir sekiranya lebih daripada satu Labelkan pada peralatan label bilangan peralatan sama dengan label bilangan parkirnya Troli berparkir .

1 2 Dipaparkan dan disebar kepada warga agensi. ciri kerja berpasukan serta kepuasan pelanggan. perkhidmatan berkualiti. JAWATANKUASA LATIHAN 11 12 14 15 33 16 Jawatankuasa promosi dilantik oleh pihak pengurusan. . 6 Bahasa yang digunakan mudah dan mengandungi elemen keperluan kebersihan dan keselamatan. produk/perkhidmtan. JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) INSTITUT AMINUDDIN BAKI 7 8 9 10 Carta disediakan dengan jelas dan semua jabatan/bahagian menjadi ahli. Minit mesyuarat JKP direkodkan semasa mesyuarat & disimpan secara teratur serta diedarkan A2) CARTA AGENSI 5S JAWATANKUASA LATIHAN Manual Amalan 5s Jawatankuasa latihan dilantik oleh pihak pengurusan Pelan latihan mengenai 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan) 13 Pelan ini telah dipatuhi dengan baik bagi menyediakan latihan 5S kepada warga agensi (rekod disimpan). 3 Ditandatangani oleh Ketua Agensi & mempunyai tarikh 4 Keadaannya bersih dan dipasang pada tempat-tempat yang strategik. 5 Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi. Pelan promosi dilaksanakan dengan baik (rekod disimpan). Dokumentasi/carta JKP ini direkodkan dengan sistematik Fasilitator 5S dilantik dan ditunjukkan dalam carta tersebut. Pelan promosi mengenai Amalan 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan).Kriteria Audit KOMPONEN A: PERANCANGAN DAN PENUBUHAN JAWATANKUASA PERKARA 1 2 3 4 5 SKOR MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN KATEGORI NO A1) DASAR 5S JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) Disediakan selaras dengan matlamat agensi.

A5) MINIT 28 Mesyuarat di peringkat Jabatan/Agensi/Bahagian/Zon/Unit MESYUARAT diadakan dan rekod disimpan untuk rujukan dan tindakan. AKTIVITI 5S 26 Terdapat bukti gambar sebelum dan selepas aktiviti Amalan 5S dilakukan 27 Mesyuarat di peringkat JKP direkodkan untuk tindakan selanjutnya. KUMPULAN 5S Pelan tersebut dipaparkan di Sudut 5S 22 Setiap kumpulan 5S menyediakan pelan aktiviti 5S berdasarkan 23 kepada dasar dan justifikasi untuk kawasan mereka. PANDUAN 5S DI 31 Perkataan yang digunakan mudah difahami oleh warga agensi. 34 Kriteria audit telah disediakan untuk kegunaan dalaman A7) AUDIT 35 Kriteria ini sesuai untuk digunakan mengikut kawasan kerja atau DALAMAN tempat seperti yang telah ditentukan 36 Hasil audit disebar atau dipaparkan untuk makluman semua warga agensi 37 Kekerapan aktiviti audit di peringkat agensi telah ditentukan dan aktiviti tersebut dijalankan oleh juruaudit yang dilantik . AGENSI 32 Garis Panduan telah diedarkan (hard copy/soft copy) kepada semua warga untuk dijadikan panduan A5S 33 Kandungan buku panduan ini lengkap dan sesuai dijadikan buku panduan. 21 Pelan Zon/Kawasan yang jelas disediakan untuk semua A3) PETA KAWASAN KERJA kumpulan 5S.KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR NO PERKARA MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 34 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI JAWATANKUASA AUDIT 17 Jawatankuasa audit dilantik oleh pihak pengurusan. 29 Terdapat rekod mesyuarat/perbincangan Kumpulan 5S di kawasan mereka mengenai aktiviti yang dilaksanakan. 18 Pelan audit 5S disediakan untuk satu tempoh yang dirancang (carta perbatuan disediakan). 30 Garis Panduan disediakan selaras dengan A6) GARIS Dasar Amalan 5S agensi. promosi dan audit yang telah dirancang itu telah disebar kepada semua warga agensi. Aktiviti pembaikan 5S telah dilakukan mengikut perancangan. 19 Pelan audit dijalankan dengan baik (rekod disimpan) 20 Maklumat mengenai latihan. 24 A4) REKOD 25 Ada rekod menunjukkan berlaku penambahbaikan Amalan 5S.

Kumpulan 5S mempunyai ketua kumpulan yang dilantik. JUMLAH SKOR (KOMPONEN A) KOMPONEN B: RUANG TEMPAT KERJA DAN PERALATAN PERKARA 1 2 3 4 5 MARKAH SKOR CADANGAN PENAMBAHBAIKAN KATEGORI NO INSTITUT AMINUDDIN BAKI B1) KUMPULAN PELAKSANA 5S B2) SUDUT 5S B3) LANTAI Manual Amalan 5s B4) SUSUN ATUR PERALATAN 35 JAWATANKUASA PELAKSANA (JKP) Carta kumpulan 5S yang jelas disediakan. 12 Susunan mengikut label yang seragam. Tiada sampah sarap di sudut atau di bawah peralatan perabot. 3 Disediakan oleh pihak pengurusan dan kedudukannya adalah 4 strategik. Rekod aktiviti pengiktirafan dikemas kini. 14 Teknik susunan mempermudahkan carian/capaian dalam tempoh 15 30 saat. 11 Diletakkan di tempat yang sesuai. kemas dan selamat. 13 Cara menyusun boleh mewujudkan suasana yang kemas. . 10 Laci pertama dikhaskan untuk alat tulis sahaja. Maklumat mengenai program pengiktirafan disebarkan kepada warga agensi. 9 Tidak berlubang/pecah/terkoyak dan sebagainya.KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR NO PERKARA MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN A8) PENGIKTIRAFAN 38 39 40 Pengurusan mempunyai program pengiktirafan Amalan 5S. Penggunaan sudut 5S ini adalah memuaskan dan baik. 1 Nama kumpulan 5S dinyatakan dan carta ahli kumpulan juga 2 dipaparkan. Kumpulan 5S memahami kawasan kerja yang telah ditugaskan 7 untuk mengamalkan aktiviti 5S. 5 Bahan atau maklumat yang dipaparkan adalah terkini dan dalam 6 keadaan baik. 8 Ada tempat pembuangan sampah yang khas.

Peralatan berada dalam keadaan baik. B12) RUANG MENUNGGU B13) BILIK MESYUARAT 35 36 37 38 B14) BILIK LATIHAN 39 40 41 Perabot dan bahan bacaan disediakan dan tersusun. Label petunjuk pada suis lampu. Terdapat label menunjukkan nama seksyen/unit yang berkaitan dengan aktiviti pentadbiran. Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan. mikrofon. Terdapat hiasan yang memadai dan sesuai dengan keadaan persekitaran pejabat. Bersih dan tiada lampu yang rosak. Semua peralatan seperti kerusi. Persekitaran bilik mesyuarat adalah kemas dan selamat. Terdapat tanda nama pegawai/kakitangan pada bilik atau meja. Susunan fail kemas dan selamat. Bersih. . Terdapat papan notis/papan putih/nota kenyataan yang digunakan dengan baik. laci atau dalam rak simpanan. Menggunakan tanda/label bagi bahan yang tersimpan dalam ruang tertentu/laci/perabot.KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR NO PERKARA MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN 36 16 B5) KEADAAN PERALATAN 17 18 19 20 Manual Amalan 5s B6) PENDAWAIAN 21 B7) LAMPU B8) SUSUNAN FAIL 22 23 24 25 26 27 28 INSTITUT AMINUDDIN BAKI B9) PERHIASAN 29 B10) PELABELAN 30 31 32 33 Alat tulis disusun dengan kemas dan selamat di atas meja. kemas dan selamat. Disusun dengan teratur menggunakan tanda/label/abjad. Tiada hiasan yang usang. projektor berada dalam keadaan baik. Tidak berdebu. Tidak terdapat peralatan rosak. Pendawaian elektrik/telefon/kabel komputer dalam keadaan sempurna. Tidak berdebu dan berkeadaan baik. Menggunakan sistem kawalan yang baik dan selamat. bersih dan kemas. B11) KEADAAN PERSEKITARAN DALAMAN 34 Persekitaran dalam yang kemas dan selamat. teratur dan tidak berserabut. skrin komputer. meja. Fail lama disimpan di tempat yang sesuai dan selamat serta secara sistematik. Terdapat maklumat agensi atau maklumat lain yang bersesuaian. Bersih dan bahan yang dipaparkan adalah terkini.

baik & memuaskan Terdapat label pada setiap bahan/komponen dan mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/ label/abjad) Mempunyai daftar/rekod pengeluaran bahan/peralatan yang sesuai dan terdapat etika penggunaan dan peraturan dipatuhi warga kerja Terdapat penanda/petunjuk aras/kad inventori stok dan makulumat dikemas kini Tiada bahan/peralatan yang tidak diperlukan turut disimpan Bilik yang bersih. tersusun dan kemas Peralatan. kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur. perkhidmatan berkualiti. Pelanggan dilayan dengan mesra. Stor dalam keadaan bersih. tersusun dan kemas Peralatan. Semua peralatan dilabel (yang berkenaan sahaja) dengan seragam. tidak berdebu. tidak berdebu. kabinet dan rak berada dalam keadaan teratur. Bersih dan sentiasa dalam jagaan/kawalan. Bahasa yang digunakan mudah & mengandungi elemen keperluan kebersihan dan keselamatan. baik dan kemas Terdapat label pada setiap bahan/komponen. JUMLAH SKOR (KOMPONEN B) 37 . ciri kerja sepasukan serta kepuasan pelanggan.KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR NO PERKARA MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN B15) KAUNTER 42 43 44 45 46 47 48 B16) STOR 49 INSTITUT AMINUDDIN BAKI 50 51 52 53 B17) BILIK CETAK 54 Manual Amalan 5s 55 Kaunter adalah bersih dan kemas. produk/perkhidmtan. mempunyai sistem susunan barang/stok/inventori/aset secara teratur (tanda/label/ abjad) Dasar dijelaskan dan difahami oleh semua warga agensi.

etika dan peraturan Bersih. teratur. kemas dan menyenangkan Peralatan berada dalam keadaan baik. bersih dan teratur Tiada halangan di semua laluan dan di pintu kecemasan Lantai bersih. tiada kerosakan. tidak berdebu dan sentiasa dalam keadaan terurus Susunan peralatan atau hiasan sepanjang laluan kemas.38 KOMPONEN C: PERSEKITARAN TEMPAT KERJA DAN KEMUDAHAN MARKAH 1 2 3 4 5 SKOR KATEGORI NO PERKARA CADANGAN PENAMBAHBAIKAN Manual Amalan 5s C1) ASRAMA 1 2 3 4 C2) DEWAN MAKAN ASRAMA INSTITUT AMINUDDIN BAKI C3) GIMNASIUM 5 6 7 8 9 10 11 12 C4) SURAU / BILIK SOLAT C5) PANTRI 13 14 15 16 17 18 19 C6) LALUAN UTAMA / KORIDOR 20 21 22 23 Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan bilik tidur dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kemudahan tandas sentiasa boleh digunakan dan diselenggara mengikut jadual Pamerkan Pelan Risiko Kecemasan di dinding asrama serta nombor pegawai asrama untuk dihubungi jika berlaku kecemasan Label Nombor Bilik di tampal di luar pintu Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan mencukupi Kaunter berlabel dan sentiasa bersih Sinki basuh tangan disediakan. bersih dan boleh digunakan Kemudahan tanda arah yang jelas Lantai sentiasa bersih dan kering Peralatan dibekalkan dalam keadaan bersih dan selamat untuk digunakan Setiap peralatan berlabel dan ada manual ringkas penggunaan Kemudahan tanda arah yang jelas Jadual penggunaan bilik dipamerkan Peralatan di dalamnya berkeadaan baik dan boleh digunakan Bersih. tiada sampah dan kemas . tersusun dan boleh digunakan Terdapat pemakluman disediakan seperti jadual tugas.

Sistem paip air dan lampu dalam keadaan baik dan selamat. Mangkuk tandas bersih dan kering. Cat bangunan di dalam dan luar adalah kemas dan tidak tertanggal Ada tanda keluar masuk yang jelas untuk kenderaan memasuki kawasan pejabat Manual Amalan 5s JUMLAH SKOR (KOMPONEN C) 39 . Tiada sampah di sekitar kawasan. Ada jadual pembersihan Disediakan di tempat yang sesuai sama ada untuk pekerja/ pelawat. Mudah dilihat oleh orang dan kedudukannya strategik Tanda arah yang jelas untuk ke bilik mesyuarat dan sebagainya.KATEGORI 1 2 3 4 5 SKOR NO PERKARA MARKAH CADANGAN PENAMBAHBAIKAN C7) PAPAN TANDA C8) TANDAS 24 25 26 27 28 29 30 31 32 INSTITUT AMINUDDIN BAKI C9) TEMPAT MELETAK KERETA 33 34 35 C10) KAWASAN SEKITAR 36 37 38 39 40 41 42 Papan tanda dalam keadaan baik dan bersih Saiz yang sesuai dan senang difahami. Berada dalam keadaan baik dan bersih Ada sistem kawalan keluar masuk. Peralatan dan kemudahan dalam keadaan baik dan selamat. Ditanda dengan garisan yang jelas antara lot-lot yang disediakan. Perhiasan tandas dalam keadaan baik dan tiada notis usang dalam tandas. Lantai bersih dan kering. Tidak berbau busuk. Tong sampah disediakan.

kerja sepasukan. Melalui Amalan 5S IAB akan berusaha memenuhi permintaan pelanggan yang semakin mencabar. Amalan 5S akan menanamkan nilai-nilai positif bagi setiap warga IAB seperti bertanggungjawab. Sapu. Melalui amalan ini dapat mengubah pandangan dan persepsi terhadap kerja dan persekitaran tempat kerja yang akhirnya dapat meningkatkan produktiviti dan kualiti perkhidmatan staf IAB secara keseluruhannya. Penyampaian maklumat Amalan 5S melalui mesyuarat. berdisiplin. . Susun. Peningkatan dalam kualiti perkhidmatan dari semasa ke semasa akan memartabatkan perkhidmatan IAB dan seterusnya mendapat pengiktirifan dan persijilan daripada MAMPU. bangga dan sayangkan organisasi. kreatif dan inovatif. Seragam dan Sentiasa amal adalah sangat penting dalam program peningkatan kualiti pengurusan IAB yang dilaksanakan secara berterusan. taklimat dan bengkel dapat memberi kefahaman yang lebih jelas kepada seluruh warga IAB tentang peranan dan tanggungjawab yang harus dilaksanakan.40 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI Penutup Amalan 5S iaitu Sisih. Amalan ini tidak mustahil untuk dicapai oleh sesuatu organisasi jika semua warga IAB menjiwai kepentingannya dan berusaha bersama-sama dalam mencapai matlamat yang satu.

INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 41 Sekalung Penghargaan Sekalung penghargaan kepada Pengarah. Timbalan Pengarah Khidmat Latihan. Timbalan Pengarah Khidmat Profesional. Pendaftar yang memberi sokongan dan dorongan kepada Urus setia yang menjayakan Manual Amalan 5S IAB. terutama kepada: Wan Ghazali bin Wan Din Amalludin bin Sufian Lee Tsock Wah Aziah binti Adi Ainol Hidayah binti Abdul Rauof al-Samawi Norfadzlianawaty binti Mohd Fathel Chew Hook Liong Sukumaran Suppiah Nakoo bin Mustan Khairul Badri bin Ahmad Aziz bin Salleh Faridah binti Mahmood Surani binti Jemali Pendi anak Sadi Khairul Anuar bin Abd. Rahman dan Penghargaan yang tidak terhingga kepada: Semua warga IAB yang menyokong pelaksanaan Amalan 5S IAB .

42 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI LAMPIRAN .

2 1 .1 memberi panduan asas pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia (JPA) dengan menggunakan teknik Amalan 5S (Sisih. aRahan PentaDBIRan BIl.1 tahun 2010 PanDuan aMalan 5s jaBatan PeRKhIDMatan aWaM MalaYsIa tujuan 1. Sapu. 3 ( 39 ) jaBatan PeRKhIDMatan aWaM Blok C1 Dan C2. Ketua unit audit Dalam. Seragam dan Sentiasa Amal). Tujuan Panduan Amalan 5S ini ialah untuk: 1. menerangkan keperluan Amalan 5S di JPA sebagai usaha penambahbaikan secara berterusan ke atas sistem. Penasihat undang-undang. Susun.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 43 Rujukan : JPA(BKP)71/17 Klt. Kompleks C Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62510 Putrajaya semua Pengarah Bahagian. 1. proses dan sumber manusia dengan penggunaan kosnya yang cekap dan berkesan.

44 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI 1.4 lataR BelaKang 2. Amalan 5S dapat memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti JPA (MS ISO 9000).4 .1 4. Keberkesanan pelaksanaannya menjamin peningkatan kualiti perkhidmatan pada kos yang optimum dengan proses kerja yang lebih berkesan dan meningkatkan tahap kepuasan hati pelanggan dalaman dan luaran. Seiton (Susun). Amalan 5S ini berkesan untuk mewujudkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal. Seiketsu (Seragam) dan Shitsuke (Sentiasa Amal). Bahagian Dua: Hala Tuju Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.Persekitaran Kerja. kemas dan selamat sebagai nilai tambah kepada imej korporat JPA. Tumpuan utama penggunaan teknik Amalan 5S di JPA adalah untuk menyumbang kepada proses penambahbaikan terhadap persekitaran tempat kerja yang memberi keutamaan dalam aspek kebersihan. Hasil daripada Amalan 5S yang cekap.2 Bahagian satu: Mengenali Amalan 5S. 3. berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej korporat JPA. PanDuan MelaKsanaKan aMalan 5s DI jPa 4. 2 . Seiso (Sapu). Panduan Amalan 5S ini digubal untuk memastikan keseragaman pelaksanaan Amalan 5S di JPA.3 menerangkan keperluan Amalan 5S di JPA yang memberi keutamaan kepada penghasilan persekitaran yang bersih. dan menerangkan keperluan Amalan 5S kepada semua peringkat organisasi JPA tentang pematuhan piawaian dan peraturan-peraturan yang berkuatkuasa dan bersangkutan secara konsisten serta memenuhi keperluan pelanggan. kekemasan dan keselamatan di tempat kerja. Amalan 5S merujuk kepada singkatan perkataan dalam bahasa Jepun iaitu Seiri (Sisih). Panduan ini terbahagi kepada lima (5) bahagian utama yang akan menerangkan tentang aspek-aspek pelaksanaan Amalan 5S di JPA seperti berikut: 4. khususnya keperluan piawaian di bawah Klausa Pengurusan Sumber iaitu Klausa 6. 1.

3 Bahagian tiga: Langkah-langkah Pelaksanaan Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.4 4. Panduan ini dikuatkuasakan oleh Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP) untuk digunapakai oleh semua Bahagian di JPA. Panduan Amalan 5S JPA ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ianya dikeluarkan. JPA yang menyertai persijilan ini hendaklah memastikan sistem persekitaran kualiti Amalan 5S melalui proses pengauditan dari semasa ke semasa. 6. Pengauditan Amalan 5S hendaklah dilakukan secara berkala oleh kumpulan juruaudit dalaman dan juruaudit pihak ketiga.5 5. semua peringkat anggota di JPA digalakkan merujuk kepada pekeliling-pekeliling dan peraturan-peraturan yang sedang berkuatkuasa serta lain-lain bahan rujukan Amalan 5S untuk membantu dalam pelaksanaan Amalan 5S ini. KePeRluan PeRsIjIlan Dan PengauDItan aMalan 5s 7. Selain daripada panduan ini. Keizinan diberikan kepada mana-mana jawatankuasa dalam organisasi JPA dengan khidmat nasihat dan pertimbangan daripada Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti Jabatan Perkhidmatan Awam untuk mengeluarkan garis-garis panduan yang bersesuaian untuk menjelaskan lagi aktiviti-aktiviti pelaksanaan Amalan 5S di JPA. Bahagian lima: Pelaksanaan Audit Dalaman Amalan 5S.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 45 4. Amalan 5S di JPA memerlukan pengiktirafan menerusi persijilan daripada Perbadanan Produktiviti Malaysia (MPC). 4. PenguatKuasaan 9. 10. Kekemasan dan Keselamatan. Bahagian empat: Piawaian Tindakan Pelaksanaan Amalan 5S di Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia : Kebersihan. 8. 3 .

IsMaIl alIas Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi) Selaku Pengerusi Pasukan Petugas Kualiti dan Produktiviti Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia 18 Januari 2010 s.jpa. Pemakaian panduan ini adalah kepada semua Bahagian di JPA supaya pelaksanaan Amalan 5S dapat diselaras dan diseragam dengan cekap. Panduan ini boleh juga dirujuk secara talian terus menerusi Portal JPA http://www. perubahan dan kesesuaian pelaksanaan Amalan 5S di JPA dalam persekitaran Perkhidmatan Awam. 13.k. Panduan ini akan dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut keperluan.gov.: Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Pembangunan) 4 .my/informasi-jpa/sudut-amalam-5s/. "jPa PeneRaju PeRuBahan PeRKhIDMatan aWaM" “ BeRKhIDMat untuK negaRa” DatO’ DR. teratur dan berkesan. 12.46 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI PeMaKaIan PanDuan aMalan 5s jPa 11.

2. Arahan Pentadbiran Bilangan 1 Tahun 2010 Panduan Amamalan 5S Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia.INSTITUT AMINUDDIN BAKI Manual Amalan 5s 47 Rujukan 1. Panduan Arahan 5S MAMPU 3. Panduan Amalan 5S Bahagian Buku Teks KPM .

48 Manual Amalan 5s INSTITUT AMINUDDIN BAKI .

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->