P. 1
Makalah Korespondensi (Manajemen Perkantoran)

Makalah Korespondensi (Manajemen Perkantoran)

4.57

|Views: 31,739|Likes:
Published by Verdico Arief

More info:

Published by: Verdico Arief on May 28, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC or read online from Scribd
See more
See less

03/28/2014

KORESPONDENSI

Makalah
Disusun untuk memenuhi salah satu tugas semester genap
Mata Kuliah Manajemen Perkantoran
Oleh :
Nama : Verdico Arief
NPM : 170110070078
JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2008
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan an! Maha "sa yan!
telah mem#erikan rahmat taufik dan hidayah$Nya sehin!!a makalah ini dapat
terselesaikan tepat pada %aktunya&
Penulisan makalah yan! #erjudul '(orespondensi) ini* #ertujuan untuk
mem#erikan informasi men!enai korespodensi serta permasalahan$
permasalahanya a!ar pem#aca men!etahui le#ih dalam tentan! korespodensi
+surat menyurat,&
Penulis menyadari #anyak kekuran!an dalam penulisan makalah ini* itu
dikarenakan kemampuan penulis yan! ter#atas& Namun #erkat #antuan dan
doron!an serta #im#in!an dari -#u Mas .alimah /&-P dosen mata kuliah
Manajemen Perkantoran* dan rekan$rekan dari jurusan administrasi ne!ara* -#u
Aan dari 0inas Perikanan Pro1insi 2a%a 3arat serta #antuan dari #er#a!ai pihak*
akhirnya pem#uatan makalah ini dapat terselesaikan tepat pada %aktunya&
Penulis #erharap den!an penulisan makalah ini dapat #ermanfaat
khususnya #a!i penulis sendiri dan #a!i para pem#aca umumnya serta semo!a
dapat menjadi #ahan pertim#an!an untuk men!em#an!kan dan menin!katkan
prestasi di masa yan! akan datan!&
2atinan!or* April 4008
Tim Penulis
D A F T A R I S I
.alaman
(ATA P"N5ANTA6&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& i
0A7TA6 -/-&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& ii
-& P"N0A.898AN
1&1& 9atar #elakan!&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 1
1&4& 6umusan masalah&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 4
1&:& Tujuan penulisan&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 4
1&;& Metode Pen!umpulan 0ata&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 4
1&<& /istematika Penulisan&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& :
-- T-N2A8AN P8/TA(A&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& ;
--- P"M3A.A/AN
:&1& 7un!si /urat&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& <
:&4& /yarat /urat&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& <
:&:& Macam /urat&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& =
:&;& 3ahasa /urat&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 7
:&<& 9an!kah$lan!kah 0alam Penyusunan /urat&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 8
:&=& .al 9ain an! Perlu 0iperhatikan a!ar
Tujuan 3erkirim /urat Tercapai&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 8
:&7& Pedoman 0alam Menyusun -si&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 10
:&8& (e!iatan /urat Menyurat&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 11
:&>& 3entuk$3entuk /urat&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 1:
:&10&Pem#etulan +6e1isi (onsep,&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 41
-V P"N8T8P
;&1& (esimpulan&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 44
;&4& /aran&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 44
0A7TA6 P8/TA(A&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 4:
/T80- (A/8/&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&& 4;
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Lata !elaka"#
0idalam sistem ke!iatan perkantoran ada proses komunikasi or!anisasi
salah satunya komunikasi melalui tulisan yan! ter%ujud melalui surat$menyurat
+korespodensi, (e!iatan ini san!at pentin! dalam se#uah or!anisasi perkantoran
karena korespodensi atau surat$meyurat merupakan rankaian akti1itas yan!
#erkenaan den!an pen!iriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan*
penulisan sampai den!an pen!iriman informasi hin!!a sampai kepada pihak yan!
dituju&
/elain itu* proses korenpodensi*merupakan sarana untuk men!irim atau
mem#eri informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain* #aik se#a!ai laporan*
pem#eritahuan* permintaan* pertanyaan adalah surat&
0alam penyusunan korespodensi harus mempehatikan #er#a!ai unsur$
unsur dalam pem#uatannya yaitu dari se!i tulisan dan pemakain #ahasa yan!
harus #enar dan tepat& 0alam menulis yan! #erarti menulis* mem#entuk atau
menyalin huruf* kata atau an!ka yan! dilakukan den!an pensil atau pena tetapi
dalam perkem#an!annya men!alami perluasan sehin!a kini mempunyai
seran!kaian arti pen!khususan yan! #isa #ermakna melukiskan* menyampai
den!an surat* menjadi pen!aran! dan menyusun atau merancan!& /elain dari se!i
menulis proses #ahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam
pen!unaanya dan memakai #ahasa yana! #aik serta #enar&
?leh karena itu korespodensi merupkan ke#utuhan yan! san!at mendasar
dalam perkantoran maka korespodensi harus di perhatikan secara #aik karena
apa#ila terjadi !an!!uan dalam proses korespodensi pada se#uah perkantoran
maka akan terjadi !an!!uan secara keseluruhan pada perkantoran terse#ut&
1&4& R$%$&a" Ma&alah
0alam makalah ini akan mem#ahas #er#a!ai permasalahan tentan!
korespodensi diantaranya:
1& 7un!si$fun!si surat
4& /yarat$syarat surat
:& Macam$macam surat
;& 3ahasa surat
<& 9an!kah$lan!kah dalam menyusun surat
=& .al lain yan! perlu diperhatikan* a!ar tujuan #erkirim surat tercapai
7& Pedoman dalam menyusun isi
8& (e!iatan surat menyurat
>& 3entuk$#entuk surat
10& Pem#etulan +re1isi konsep,&
1.'. T$($a"
Tujuan dari makalah ini adalah untuk mem#erikan informasi men!enai
korespodensi yan! mencakup 7un!si$fun!si surat* /yarat$syarat surat* Macam$
macam surat* 3ahasa surat* 9an!kah$lan!kah dalam menyusun surat* .al lain
yan! perlu diperhatikan a!ar tujuan #erkirim surat tercapai* Pedoman dalam
menyusun isi* (e!iatan surat menyurat* 3entuk$#entuk surat* dan Pem#etulan
+re1isi konsep, serta permasalahan$permasalahanya a!ar pem#aca men!etahui
le#ih dalam tentan! korespodensi +surat menyurat,&
1.). Met*+e Pe"#$%,$la" Data
0alam penyusunan makalah ini* perlu sekali pen!umpulan data serta
sejumlah informasi aktual yan! sesuai den!an permasalahan yan! akan di#ahas&
/ehu#un!an den!an masalah terse#ut dalam penyusunan makalah ini* penulis
men!!unakan #e#erapa metode pen!umpulan data* yan! pertama den!an
mem#aca #uku sum#er* kedua den!an melakukan o#ser1asi lapan!an dan
terakhir den!an pen!etahuan yan! penulis miliki&
1&<& S-&te%at-ka Pe"$l-&a"
Bab I Pendahuluan
Pada #a!ian ini dijelaskan tentan! latar #elakan!* rumusan masalah* tujuan
penulisan* metode pen!umpulan data dan sistematika penulisan&
Bab II Tinjauan Pustaka
Pada #a!ian ini dijelaskan landasan teori yan! mendukun! pem#uatan
makalah ini&
Bab III Pembahasan
Pada #a# ini ditemukan pem#ahasan yan! terdiri dari 7un!si$fun!si surat*
/yarat$syarat surat* Macam$macam surat* 3ahasa surat* 9an!kah$lan!kah dalam
menyusun surat* .al lain yan! perlu diperhatikan a!ar tujuan #erkirim surat
tercapai* Pedoman dalam menyusun isi* (e!iatan surat menyurat* dan 3entuk$
#entuk surat Pem#etulan +re1isi konsep,&
Bab IV Penutup
3a# terakhir ini memuat kesimpulan dan saran&
Daftar Pustaka
Pada #a!ian ini #erisi referensi$referensi dari #er#a!ai media yan! penulis
!unakan untuk pem#uatan makalah ini&
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
(orespodensi atau surat menyurat adalah salah satu #entuk komunikasi
den!an memper!unakan surat se#a!ai alat* sedan!kan dalam arti luas komunikasi
merupakan proses penyampai pendapat* pesan atau lam#an! yan! men!andun!
pen!ertian antar perseoran!an atau !olon!an& 2adi* maka dapat ditarik
kesimpulan* #ah%a korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yan!
san!at pentin! dan setiap %aktu dilakukan dalam tu!as sehari$hari&
Apa#ila seoran! pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya
sampai den!an hal yan! sekecil$kecilnya tentu akan menyita %aktu pimpinan
terse#ut yan! se#aiknya dapat diper!unakan untuk tu!as lain yan! le#ih pentin!&
0iharapkan pimpinan cukup men!diktekan pokok isi surat saja sedan!kan
penyusunan selanjutnya sampai kepada pen!etikanya dapat diserahkan kepada
staf atau pe!a%ai lainya* termasuk pula kepada siapa tem#usan *alamat dan
lampiran perlu disampaikan&
/urat adalah alat komunikasi tertulis yan! #erasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan #erita den!an demikian jelas
#ah%a surat san!at pentin! artinya dalam mem#antu memperlancar tercapainya
tujuan or!anisasi& ?leh karena itu perlu diusahakan a!ar dapat mem#uat surat
den!an #aik* se#a# penilaian ne!atif terhadap akan dapat mempen!aruhi pula
penilaian ne!atif dalam or!anisasi&
3entuk komunikasi tertulis lainnya yan! serin! di!unakan selain surat*
adalah memo* laporan* dan dll& 8ntuk mem#antu kelancaran komunikasi tertulis*
maka prinsip yan! harus diterapkan adalah 7@* yaitu :
1& @ompliteness + len!kap, =& @ourtesy +sopan,
4& @onciseness + rin!kas , 7& @orrectness +#enar,
:& @onsideration + pertim#an!an ,
;& @oncreteness + kon!krit ,
<& @larity + jelas ,
BAB III
PEMBAHASAN
'.1 F$"#&- S$at
/urat #erfun!si se#a!ai :
1& Aakil dari pen!irimBpenulis&
4& 3ahan pem#ukti&
:& Pedoman dalam men!am#il tindakan le#ih lanjut&
;& Alat pen!ukur ke!iatan or!anisasi&
<& /arana memperpendek jarak + fun!si a#strak ,&
Men!in!at #etapa pentin!nya peranan surat terse#ut* maka siapapun yan!
menulis surat perlu #erusaha untuk men!hasilkan surat yan! sempurna* a!ar dapat
mencapai sasaran sesuai den!an kehendak kitaBor!anisasi&
'.2 S.aat S$at
/urat yan! #aik adalah :
1& ?#yektif dan #ukan su#yektif&
4& /istematis susunan isi surat&
:& /in!kat* tidak #ertele$tele&
;& 2elas* kepada siapa* dari mana* tentan! apa&
<& 9en!kap isinya&
=& /opan&
7& Aujud fisik yan! menarik + k%alitas kertas* #entuk surat* ketikan dan
se#a!ainya ,&
8ntuk men!hasilkan surat yan! memenuhi syarat seperti yan! telah
diutarakan* maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu :
1& Men!uasai permasalahannya&
4& Men!uasai #ahasa tertulis&
:& Memiliki pen!etahuan tentan! surat menyurat&
'.' Ma/a% S$at
(arena #anyaknya macam surat* maka untuk memudahkan men!etahui
macamBjenis surat kita dapat meninjau dari #er#a!ai se!i* misalnya :
1& Menurut wujudnya
a& (artu pos&
#& Aarjat pos&
c& /urat #ersampul&
d& Memorandum dan Nota&
e& Tele!ram&
f& /urat pen!antar
2. Menurut Tujuannya
a& /urat pem#eritahuan&
#& /urat perintah&
c& /urat permintaan&
d& /urat perin!atan&
e& /urat pan!!ilan&
f& /urat susulan&
!& /urat keputusan&
h& /urat laporan&
i& /urat perjanjian&
j& /urat pena%aran* pesanan dan lain$lain&
3. Menurut sifat isi dan asalnya
a& /urat dinas&
#& /urat nia!a&
c& /urat pri#adi&
d& /urat yan! isinya masalah sosial&
4. Menurut jumlah penerima
a& /urat #iasa
$ 8ntuk satu oran! +peja#atBor!anisasi,
#& /urat edaran
$ 8ntuk #e#erapa oran!Bpeja#atBor!anisasi&
c& /urat pen!umuman
$ 8ntuk sekelompok masyarakat&
5. Menurut keamanan isinya
a& /urat san!at rahasia&
#& /urat rahasia&
c& /urat #iasa&
6. Menurut urgensi penyelesaiannya
a& /urat san!at se!era&
#& /urat se!era&
c& /urat #iasa&
7. Menurut prosedur pengurusannya
a& /urat masuk&
#& /urat keluar&
8. Menurut jangkauannya
a& /urat intern&
#& /urat ekstern&
'.) !aha&a S$at
/alah satu syarat a!ar surat dikatakan #aik kalau jelas dan sopan* hal itu
akan dapat dicapai kalau kita men!!unakan #ahasa praktis&
3ahasa praktis* maksudnya adalah :
1& Men!!unakan kata yan! minim* dapat dimen!erti artinya oleh penulis
surat&
4& Penulis mampu men!!unakan kata terse#ut&
:& (ata yan! diper!unakan :
a& /ederhana&
#& 8mum&
c& 3ukan kata daerah* asin! dan lain$lain&
/elain se#uah keharusan memper!unakan #ahasa praktis ke#erhasilan
suatu surat ju!a dipen!aruhi oleh !aya #ahasa&
0alam surat menyurat !aya #ahasa san!at dipen!aruhi oleh dua faktor
yaitu :
a& (edudukan penulis surat terhadap yan! dikirim surat&
#& Persoalan yan! akan dikemukakan di dalam surat* misalnya: intruksi*
pem#eritahuan* permohonan dan se#a!ainnya&
'.0. La"#kah1La"#kah Dala% Me".$&$" S$at
8ntuk men!hindari pem#orosan %aktu* #iaya dan tena!a atau den!an kata
lain a!ar ke!iatan menyusun surat dapat #erjalan lancar dan efektif maka
se#aiknya dilakukan melalui tahap$tahap se#a!ai #erikut :
 Menentukan tujuan&
 Men!adakan pencatatan +in1entarisasi, terhadap masalah$masalah yan!
akan dikemukakan didalam surat* termasuk men!umpulkan referensinnya&
 Menyusun maslah pada #utir a secara sistematis sesuai den!an kaitan dan
urutan masalahnya&
 Men!uraikan atau menja#arkan #utir c ke dalam kalimat surat&
0alam hal menyusun surat satu anjuran atau saran yan! se#aiknya selalu
diin!at yaitu
 A!ar penyusun surat menempatkan diri se#a!ai pihak yan! akan
menerima a!ar dapat mem#ayan!kn apa sekitarny yan! akan terjadi
seandainya penyusun menerima surat terse#ut&
 .entikan untuk sementara %aktu ke!iatan menyusun surat* kalau
penyusun sedan! dalam keadaan tidak kosentarasi&
'.2. 3al La-" 4a"# Pel$ D-,ehat-ka"5 Dala% Pe"#--%a" S$at
(e!iatan menyusun surat #ukanlah ke!iatan yan! mudah artinya diperlukan
pen!etahuan yan! luas tenten! surat$menyurat serta pen!alaman yan! cukup&
8ntuk dapat menulis surat yan! #enar$#enar #aik dan sempurana* disampin!
faktor #ahasan ju!a hal$hal #erikut perlu diperhatikan :
• 3a!ian surat& .al ini pentin! diketahui se#a# setiap #a!ian surat
mempunyai arti dan fun!si yan! #e#eda&
• 3entuk surat dan teknik pen!etikannya&
• Penyusunanisi surat* yan! merupakan #a!ian terpentin! dari se#uah surat&
-ni menyan!kut #a!aimana kita menyusunnya* #ahasa yan! #a!aimana
yan! se#aiknya kita !unakan&
agian surat dan fungsinya!
1& (epala surat + .eadin!* letter head ,* den!an fun!si se#a!ai :
a, Alat Pen!anal + -dentitas ,
#, Alat pem#erian -nformasi
c, -klan* pada kantor$kantor tertentu
4& Tan!!al surat* #erfun!si se#a!ai :
a, 6eferensi
#, Alat pem#erian -nformasi
c, -klan* pada kantor tertentu
:& Nomor surat* den!an fun!si se#a!ai :
a, Alat petunjuk #a!i petu!as fillin!
#, Alat pen!ukur ke!iatan kantor yan! #erhu#un!an den!an surat
pada suatu periode tertentu
c, Penunjuk unit asal surat
d, 6eferensi
e, 9ampiran* suatu petunjuk tentan! dokumen yan! harus disertakan
#ersama surat yan! #ersan!kutan
;& Perihal* den!an fun!si se#a!ai :
a, 6eferensi
#, Petunjuk tentan! intisari dari surat secara keseluruhan
c, Petunjuk #a!i petu!as fillin!
<& Alamat dalam* #erfun!si se#!ai :
a, Petunjuk #a!i petu!as fillin!
#, Petunjuk kemana surat harus disampaikan
c, Alamat luar* #ila men!!unakan amplop #erjendela
=& /alam Pem#uka
Tanda pem#icaraan akan dimulai& Tidak di!unakan dalam surat resmi&
7& -si /urat
Mem#erikan uraian materi pokok dan su#yek$su#yek lainnya&
8& /alam Penutup* #erfun!si se#a!ai :
Tanda #ah%a pem#icaraan telah selesai& Tidak di!unakan dalam surat
resmi
>& Nama 2a#atan + penutup surat , * #erfun!si se#a!ai :
a, -dentitas penan!!un! ja%a#
#, Petunjuk #a!i petu!as fillin!
10& -nitial
-nitial adalah kode nama + sin!katan nama , pem#uatan konsep dan
pen!etikan& 0i!unakan untuk memudahkan pemeriksaan kem#ali
apa#ila terjadi kekeliruan&
11& Tem#usan
0i!unakan apa#ila ada pihak lain yan! dian!!ap perlu men!etahui isi
surat terse#ut&
'.6. Pe+*%a" Dala% Me".$&$" I&-
(e#erhasilan suatu surat terletak terutama pada #a!ian isi& 8ntuk itulah
persyaratan$persyaratan tentan! surat terutama ditujukan pada #a!ian isi& 0i
#a!ian ini pula akan menim#ulkan kesan positif atau ne!atif #a!i pem#aca atau
penerima surat&
(alimat dalam isi surat se#aiknya pendek tetapi jelas dan len!kap&
Pen!!unaan tanda #acaan ju!a haus diperhatikan& (omposisi isi surat harus
menye#a#kan dapat dimen!erti den!an cepat oleh pem#aca& Meskipun dalam satu
surat dikemukakan #e#erapa pokok pikiran* tetapi secara keseluruhan haruslah
ada hu#un!an sehin!!a merupakan satu kesatuan yan! len!kap&
'.8. Ke#-ata" S$at Me".$at
0alam surat menyurat terdapat ke!iatan :
". #endiktean
(eterampilan menuilis sin!kat sesuai den!an kecepatan pendiktean* perlu
dimiliki a!ar yan! didiktekan dapat terekam atau tertulis den!an cepat dan
tepat& Akan le#ih #aik #ila men!!unakan steno!rafi
2. Melatinkan
Adalah keterampilan unutk men!alih #ahasakan steno!rafi menjadi tulisan
latin #iasa* #aik den!an memper!unakan mesin ketik atau tulisan tan!an
a!ar hasilnya dapat di#aca kem#ali oleh oran! lain secara mudah dan jelas&
3. Transkripsi
0alam hal ini tidak men!!unakan pendiktean* maka tape recorder serin!
di!unakan untuk merekam pesan$pesan atau merekam isi surat yan! akan
dikirim oleh pimpinan& 0en!an demikian maka kemampuan untuk
memindahkan suara yan! keluar dari tape recorder terse#ut kedalam
#entuk tulisan harus dimiliki&
4. Mengetik
Pem#uatan konsep surat harus didasari oleh pen!uasaan #ahasa* materi
yan! akan dikomunikasikan* pendekatan kepada pandan!an pem#aca atau
yan! akan dikirimi surat dan pen!uasaan perasaan serta pikiran&
5. Mengoreksi
0iharapkan* konsep surat di#uat tidak #erulan! kali& ?leh se#a# itu*
adalah merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan tindakan
koreksi atas kesalahan men!etik* susunan kalimat* atrau pen!etikan dalam
arti #entuk suratnya&
6. Menandatangankan $urat
9an!kah terakhir dari ke!iatan mempersiapkan surat adalah
penandatan!anan surat yan! telah sesuai konsep oleh pimpinan& Pimpinan
akan #ersedia menandatan!ani surat yan! telah sempurna atau yan! tidak
men!alami kesalahan&
7. Menggandakan
aitu suatu ke!iatan untuk memper#anyak atau memproduksi suatu
naskah& 8ntuk melaksanakan ke!iatan ini maka perlu pula men!etahui
tentan! cara pen!operasian mesin stensil* photo copy* mencetak den!an
men!!unakan komputer* dan lain$lain&
8. Menghitung
Adalah ke!iatan penunjuan! yan! #erupa pen!hitun!an$pen!hitun!an
yan! dapat mem#antu kelancaran ke!iatan lainnya& 0alam melaksanakan
#ermacam$macam ke!iatan kantor* men!hitun! merupakan ke!iatan yan!
salin! menunjan! dan tidak #erdiri sendiri&
'.7 !e"t$k1!e"t$k S$at
1& 3entuk 6esmi B %ffi&ial $tyle
........................................................ + 1 ,
....................................
......................................... + 4 ,
Nomor : ............................... + : ,
9ampiran : ........................... + ; ,
Perihal : ............................... + < ,
.......................................... + = ,
.........................................
.............................

................................. + 7 ,
................................................................................................................................................. + 8a ,
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
................................................................................................................................................. + 8# ,
.................................................................................................................................................
................................................................................................................................................. + 8c ,
............................................................ + > ,
+ 10 ,
.......................................... + 11 ,
.......................................... + 14 ,
.......................................... + 1: ,
.8. + 1; ,
4& 3entuk 9urus PenuhB 'ull lo&k $tyle
......................................................... + 1 ,
....................................
......................................... + 4 ,
......................................... + : ,
......................................... + ; ,
......................................... + < ,

.......................................... + = ,
....................................
...................................

................................. + 7 ,
................................................................................................................................................ + 8a ,
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................ + 8# ,
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................ + 8c ,
................................... + > ,
+ 10 ,
.................................... + 11 ,
.................................... + 14 ,
..................................... + 1: ,
.8. + 1; ,
:& 3entuk 9urusB 3lock /tyle atau Modified 3lock /tyle
......................................................... + 1 ,
....................................
......................................... + 4 ,
............................... + : ,
............................... + ; ,
............................... + < ,

............................. + = ,
.............................
.............................

................................. + 7 ,
................................................................................................................................................ + 8a ,
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................ + 8# ,
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................ + 8c ,
.................................................. + > ,
+ 10 ,
.......................................... + 11 ,
.......................................... + 14 ,
.......................................... + 1: ,
.8. + 1; ,
;& 3entuk /eten!ah 9urusB $emi lo&k $tyle
......................................................... + 1 ,
....................................
......................................... + : , ........................................ + 4 ,
......................................... + ; ,
......................................... + < ,

.......................................... + = ,
.........................................
.........................................

................................. + 7 ,
.................................................................................................................................. + 8a ,
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
.................................................................................................................................. + 8# ,
................................................................................................................................................
.................................................................................................................................. + 8c ,
....................................................... + > ,
+ 10 ,
.......................................... + 11 ,
.......................................... + 14 ,
.......................................... + 1: ,
.8. + 1; ,
<& 3entuk /ederhana B $implified $tyle
......................................................... + 1 ,
....................................
......................................... + 4 ,
......................................... + : ,
......................................... + ; ,
......................................... + < ,

....................................
.................................... + = ,
...................................

............................................................................................................................................. + 8a ,
.............................................................................................................................................
........................................................................................................
............................................................................................................................................. + 8# ,
........................................................................................................
............................................................................................................................................. + 8c ,
+ 10 ,
.................................... + 11 ,
.................................... + 14 ,
..................................... + 1: ,
.8. + 1; ,
=& 3entuk 9ekuk B (ndented $tyle
......................................................... + 1 ,
....................................
......................................... + : , ........................................ + 4 ,
......................................... + ; ,
......................................... + < ,

.......................................... + = ,
....................................
...................................

................................. + 7 ,
....................................................................................................................... + 8a ,
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
....................................................................................................................... + 8# ,
................................................................................................................................................
....................................................................................................................... + 8c ,
................................... + > ,
+ 10 ,
.................................... + 11 ,
.................................... + 14 ,
..................................... + 1: ,
.8. + 1; ,
7& 3entuk Alinea Men!!antun! B )anging #aragraph
......................................................... + 1 ,
....................................
......................................... + : , ........................................ + 4 ,
......................................... + ; ,
......................................... + < ,

..........................................
......................................... + = ,
.........................................

................................. + 7 ,
................................................................................................................................................ + 8a ,
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
................................................................................................................................................ + 8# ,
..................................................................................................................................
................................................................................................................................................ + 8c ,

................................................ + > ,
+ 10 ,
.......................................... + 11 ,
.......................................... + 14 ,
.......................................... + 1: ,
.8. + 1; ,
8& 3entuk 9urus 0en!an Perihal atau ' Pokok /urat ' B $u*je&t +oti&e
......................................................... + 1 ,
....................................
.......................................... + 4 ,

..........................................
......................................... + = ,
.........................................

................................. + 7 ,
........................................................................ 9:
............................................................................................................................................... + 8a ,
...............................................................................................................................................
......................................................................................................
............................................................................................................................................... + 8# ,
......................................................................................................
............................................................................................................................................... + 8c ,
....................................... + > ,
+ 10 ,

.......................................... + 11 ,
.......................................... + 14 ,
.......................................... + 1: ,
.8. + 1; ,
C, #erihal atau , #okok $urat , diketik di tengah-tengah
Ketea"#a" Ga%;a :
1& (epala surat
4& Tan!!al
:& Nomor
;& 9ampiran
<& .al + perihal ,
=& Alamat
7& /alam pem#uka
8& a&
#& -si
c&
>& /alam Penutup
&10 Tanda tan!an
&11 Nama teran!
&14 N-P + Nomor -nduk Pe!a%ai ,
&1: Tem#usan
&1; -nisial + tanda sandi ,
'.10 Pe%;et$la" <Re=-&- K*"&e,:
3ila surat atau naskah sudah di#uat* hendaknya konsep yan! akan diketik
terse#ut diteliti kem#ali& Apa#ila terdapat kesalahan* #aik #erupa pen!ertian
kalimat* pemakaian huruf* tanda #aca dan lainnya* hendakalah se!era dikoreksi
dan diper#aiki& 0en!an kata lain* pem#uat konsep harus mere1isi konsepnya&
0alam hal ini antara pem#uat konsep dan juru ketik harus mempunyai suatu kode
atau tanda yan! sama dalam mere1isi konsep termaksud& (esera!aman tanda$
tanda terse#ut san!at diperlukan* supaya apa yan! dimaksud oleh pem#uat konsep
dapat dipahami sepenuhnya oleh pen!etik&
BAB IV
PENUTUP
).1. Ke&-%,$la"
 (orespodensi atau surat menyurat adalah salah satu #entuk komunikasi
den!an memper!unakan surat se#a!ai alat* oleh karena itu korespondensi
merupakan salah satu alat komunikasi yan! san!at pentin! dan setiap %aktu
dilakukan dalam tu!as sehari$hari dalam kantor&
 /urat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yan! #erasal dari satu
pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan #erita den!an
demikian jelas #ah%a surat san!at pentin! artinya dalam mem#antu
memperlancar tercapainya tujuan or!anisasi&
 Perlu diusahakan a!ar dapat mem#uat surat den!an #aik* se#a# penilaian
ne!atif terhadap surat akan dapat mempen!aruhi pula penilaian ne!atif dalam
or!anisasi&
).2. Saa"
3erdasarkan kesimpulan diatas* maka korespondensi san!atlah pentin!
dalam suatu or!anisasi karena surat$menyurat merupakan salah satu #a!ian dari
proses komunikasi dalam or!anisasi yan! #er#entuk tulisan* proses korespondensi
in le#ih diutamakan untuk lin!kun!an ekstern or!anisasi yan! san!at #erpen!aruh
dalam menciptakan link or!anisasi& 0en!an adanya korespondensi yan! #aik dan
rapi* maka dapat mendukun! tercapainya tujuan or!anisasi yaitu #isa #ertahan
+/ur1i1al, dan #isa tum#uh #erkem#an! +5ro%th,&
D A F T A R P U S T A K A
/oedarmayanti* M&Pd& 4001& .asar-.asar #engetahuan Tentang Manajemen
#erkantoran& 3andun!:Mandar Maju&
Mils* 5eoffrey dkk& 1>>0& Manajemen #erkantoran Modern& 9ondon: Pitman
Pu#lishin! 9imited&
5ie* The 9ian!& 4000& /dministrasi #erkantoran Modern& o!yakarta: 9i#erty
o!yakarta&
S T U D I K A S U S
/urat menyurat atau korespondensi #erada di #a%ah kontrol /u#& 3a!ian
umum* yan! men!urusi masalah surat menyurat ini adalah #a!ian kearsipan&/urat
yan! datan! ke se#uah instansi ter#a!i dalam dua arah yaitu :
D 0idistri#usikan oleh P?/ -ndonesia
D 0iantar lan!sun! melalui pen!antar surat yan! dise#ut cakra
/urat menyurat masuk ke kantor melalui /u#& #a!ian umum #idan!
kearsipan& (emudian surat yan! diantar P?/ atau cakra terse#ut dicatat dan
setiap surat yan! masuk di#eri kartu kendali masuk ran!kap ti!a yan!
#er%arna putih* kunin! dan merah jam#u&
/urat menyurat terdiri dari dua personil + Arsiparis ,
D 3a!ian surat masuk
D 3a!ian surat keluar
/urat ju!a #isa dikirim melalui e$mail* tapi #anyak kendala yan! harus dialami
jika men!!unakan sarana ini
D (etidak mampuan semua pe!a%ai dalam men!!unakan internet + 5aptek ,
D 0apat direkayasa oleh pihak yan! tidak #ertan!!un! ja%a# + @racker ,
0alam korespondensi atau surat menyurat ada kendala yan! serin! terjadi dalam
proses pendistri#usian surat* diantaranya:
Alur surat yan! men!alami ham#atan aki#at kuran!nya perhatian
D Te#usan untuk surat keluar tidak ada
D 0isposisi atau salah perintah
D (artu kendali yan! tidak di!unakan atau di#uat
D Arsip surat hilan!
D .uman error
BAGAN JALANNYA SURAT

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->