KORESPONDENSI

Makalah
Disusun untuk memenuhi salah satu tugas semester genap
Mata Kuliah Manajemen Perkantoran

Oleh :
Nama : Verdico Arief
NPM : 170110070078

JURUSAN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2008

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang
telah memberikan rahmat taufik dan hidayah-Nya sehingga makalah ini dapat
terselesaikan tepat pada waktunya.
Penulisan makalah yang berjudul “Korespondensi” ini, bertujuan untuk
memberikan

informasi

mengenai

korespodensi

serta

permasalahan-

permasalahanya agar pembaca mengetahui lebih dalam tentang korespodensi
(surat menyurat).
Penulis menyadari banyak kekurangan dalam penulisan makalah ini, itu
dikarenakan kemampuan penulis yang terbatas. Namun berkat bantuan dan
dorongan serta bimbingan dari Ibu Mas Halimah S.IP dosen mata kuliah
Manajemen Perkantoran, dan rekan-rekan dari jurusan administrasi negara, Ibu
Aan dari Dinas Perikanan Provinsi Jawa Barat serta bantuan dari berbagai pihak,
akhirnya pembuatan makalah ini dapat terselesaikan tepat pada waktunya.
Penulis berharap dengan penulisan makalah ini dapat bermanfaat
khususnya bagi penulis sendiri dan bagi para pembaca umumnya serta semoga
dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengembangkan dan meningkatkan
prestasi di masa yang akan datang.
Jatinangor, April 2008

Tim Penulis

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR..............................................................................................................

i

DAFTAR ISI............................................................................................................................

ii

I.

PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang...........................................................................................................

1

1.2. Rumusan masalah.....................................................................................................

2

1.3. Tujuan penulisan.......................................................................................................

2

1.4. Metode Pengumpulan Data.......................................................................................

2

1.5. Sistematika Penulisan...............................................................................................

3

II TINJAUAN PUSTAKA.....................................................................................................

4

III PEMBAHASAN
3.1. Fungsi Surat...............................................................................................................

5

3.2. Syarat Surat...............................................................................................................

5

3.3. Macam Surat..............................................................................................................

6

3.4. Bahasa Surat..............................................................................................................

7

3.5. Langkah-langkah Dalam Penyusunan Surat..............................................................

8

3.6. Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan agar
Tujuan Berkirim Surat Tercapai.................................................................................

8

3.7. Pedoman Dalam Menyusun Isi.................................................................................. 10
3.8. Kegiatan Surat Menyurat........................................................................................... 11
3.9. Bentuk-Bentuk Surat................................................................................................. 13
3.10.Pembetulan (Revisi Konsep).................................................................................... 21
IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan................................................................................................................. 22
4.2. Saran........................................................................................................................... 22
DAFTAR PUSTAKA............................................................................................................... 23

STUDI KASUS............................................................................................... 24

BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Didalam sistem kegiatan perkantoran ada proses komunikasi organisasi
salah satunya komunikasi melalui tulisan yang terwujud melalui surat-menyurat
(korespodensi) Kegiatan ini sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran
karena korespodensi atau surat-meyurat merupakan rankaian aktivitas yang
berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan,
penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang
dituju.
Selain itu, proses korenpodensi,merupakan sarana untuk mengirim atau
memberi informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai laporan,
pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat.
Dalam penyusunan korespodensi harus mempehatikan berbagai unsurunsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan pemakain bahasa yang
harus benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau
menyalin huruf, kata atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi
dalam perkembangannya mengalami perluasan sehinga kini mempunyai
serangkaian arti pengkhususan yang bisa bermakna melukiskan, menyampai
dengan surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi
menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam
pengunaanya dan memakai bahasa yanag baik serta benar.
Oleh karena itu korespodensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar
dalam perkantoran maka korespodensi harus di perhatikan secara baik karena
apabila terjadi gangguan dalam proses korespodensi pada sebuah perkantoran
maka akan terjadi gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.

1.2. Rumusan Masalah
Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang
korespodensi diantaranya:
1. Fungsi-fungsi surat
2. Syarat-syarat surat
3. Macam-macam surat
4. Bahasa surat
5. Langkah-langkah dalam menyusun surat
6. Hal lain yang perlu diperhatikan, agar tujuan berkirim surat tercapai
7. Pedoman dalam menyusun isi
8. Kegiatan surat menyurat
9. Bentuk-bentuk surat
10. Pembetulan (revisi konsep).
1.3. Tujuan
Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan informasi mengenai
korespodensi yang mencakup Fungsi-fungsi surat, Syarat-syarat surat, Macammacam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam menyusun surat, Hal lain
yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat tercapai, Pedoman dalam
menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, Bentuk-bentuk surat, dan Pembetulan
(revisi konsep) serta permasalahan-permasalahanya agar pembaca mengetahui
lebih dalam tentang korespodensi (surat menyurat).
1.4. Metode Pengumpulan Data
Dalam penyusunan makalah ini, perlu sekali pengumpulan data serta
sejumlah informasi aktual yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas.
Sehubungan dengan masalah tersebut dalam penyusunan makalah ini, penulis
menggunakan beberapa metode pengumpulan data, yang pertama dengan
membaca buku sumber, kedua dengan melakukan observasi lapangan dan
terakhir dengan pengetahuan yang penulis miliki.

1.5. Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Pada bagian ini dijelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan
penulisan, metode pengumpulan data dan sistematika penulisan.
Bab II Tinjauan Pustaka
Pada bagian ini dijelaskan landasan teori yang mendukung pembuatan
makalah ini.
Bab III Pembahasan
Pada bab ini ditemukan pembahasan yang terdiri dari Fungsi-fungsi surat,
Syarat-syarat surat, Macam-macam surat, Bahasa surat, Langkah-langkah dalam
menyusun surat, Hal lain yang perlu diperhatikan agar tujuan berkirim surat
tercapai, Pedoman dalam menyusun isi, Kegiatan surat menyurat, dan Bentukbentuk surat Pembetulan (revisi konsep).
Bab IV Penutup
Bab terakhir ini memuat kesimpulan dan saran.
Daftar Pustaka
Pada bagian ini berisi referensi-referensi dari berbagai media yang penulis
gunakan untuk pembuatan makalah ini.

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi
dengan mempergunakan surat sebagai alat, sedangkan dalam arti luas komunikasi
merupakan proses penyampai pendapat, pesan atau lambang yang mengandung
pengertian antar perseorangan atau golongan. Jadi, maka dapat ditarik
kesimpulan, bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang
sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari.
Apabila seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinya
sampai dengan hal yang sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinan
tersebut yang sebaiknya dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting.
Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isi surat saja sedangkan
penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikanya dapat diserahkan kepada
staf atau pegawai lainya, termasuk pula kepada siapa tembusan ,alamat dan
lampiran perlu disampaikan.
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas
bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya
tujuan organisasi. Oleh karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat surat
dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula
penilaian negatif dalam organisasi.
Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan selain surat,
adalah memo, laporan, dan dll. Untuk membantu kelancaran komunikasi tertulis,
maka prinsip yang harus diterapkan adalah 7C, yaitu :
1. Compliteness ( lengkap)

6. Courtesy (sopan)

2. Conciseness ( ringkas )

7. Correctness (benar)

3. Consideration ( pertimbangan )
4. Concreteness ( kongkrit )
5. Clarity ( jelas )

BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai :
1. Wakil dari pengirim/penulis.
2. Bahan pembukti.
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi.
5. Sarana memperpendek jarak ( fungsi abstrak ).
Mengingat betapa pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yang
menulis surat perlu berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapat
mencapai sasaran sesuai dengan kehendak kita/organisasi.
3.2 Syarat Surat
Surat yang baik adalah :
1. Obyektif dan bukan subyektif.
2. Sistematis susunan isi surat.
3. Singkat, tidak bertele-tele.
4. Jelas, kepada siapa, dari mana, tentang apa.
5. Lengkap isinya.
6. Sopan.
7. Wujud fisik yang menarik ( kwalitas kertas, bentuk surat, ketikan dan
sebagainya ).
Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang telah
diutarakan, maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu :
1. Menguasai permasalahannya.
2. Menguasai bahasa tertulis.
3. Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.

3.3 Macam Surat
Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan mengetahui
macam/jenis surat kita dapat meninjau dari berbagai segi, misalnya :
1. Menurut wujudnya
a. Kartu pos.
b. Warjat pos.
c. Surat bersampul.
d. Memorandum dan Nota.
e. Telegram.
f. Surat pengantar
2. Menurut Tujuannya
a. Surat pemberitahuan.
b. Surat perintah.
c. Surat permintaan.
d. Surat peringatan.
e. Surat panggilan.
f. Surat susulan.
g. Surat keputusan.
h. Surat laporan.
i. Surat perjanjian.
j. Surat penawaran, pesanan dan lain-lain.
3. Menurut sifat isi dan asalnya
a. Surat dinas.
b. Surat niaga.
c. Surat pribadi.
d. Surat yang isinya masalah sosial.
4. Menurut jumlah penerima
a. Surat biasa
- Untuk satu orang (pejabat/organisasi)
b. Surat edaran
- Untuk beberapa orang/pejabat/organisasi.

c. Surat pengumuman
- Untuk sekelompok masyarakat.
5. Menurut keamanan isinya
a. Surat sangat rahasia.
b. Surat rahasia.
c. Surat biasa.
6. Menurut urgensi penyelesaiannya
a. Surat sangat segera.
b. Surat segera.
c. Surat biasa.
7. Menurut prosedur pengurusannya
a. Surat masuk.
b. Surat keluar.
8. Menurut jangkauannya
a. Surat intern.
b. Surat ekstern.
3.4 Bahasa Surat
Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu
akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis.
Bahasa praktis, maksudnya adalah :
1. Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis
surat.
2. Penulis mampu menggunakan kata tersebut.
3. Kata yang dipergunakan :
a. Sederhana.
b. Umum.
c. Bukan kata daerah, asing dan lain-lain.

Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan
suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa.
Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua faktor
yaitu :
a. Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat.
b. Persoalan yang akan dikemukakan di dalam surat, misalnya: intruksi,
pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.
3.5. Langkah-Langkah Dalam Menyusun Surat
Untuk menghindari pemborosan waktu, biaya dan tenaga atau dengan kata
lain agar kegiatan menyusun surat dapat berjalan lancar dan efektif maka
sebaiknya dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut :
 Menentukan tujuan.
 Mengadakan pencatatan (inventarisasi) terhadap masalah-masalah yang
akan dikemukakan didalam surat, termasuk mengumpulkan referensinnya.
 Menyusun maslah pada butir a secara sistematis sesuai dengan kaitan dan
urutan masalahnya.
 Menguraikan atau menjabarkan butir c ke dalam kalimat surat.
Dalam hal menyusun surat satu anjuran atau saran yang sebaiknya selalu
diingat yaitu
 Agar penyusun surat menempatkan diri sebagai pihak yang akan
menerima agar dapat membayangkn apa sekitarny yang akan terjadi
seandainya penyusun menerima surat tersebut.
 Hentikan untuk sementara waktu kegiatan menyusun surat, kalau
penyusun sedang dalam keadaan tidak kosentarasi.
3.6. Hal Lain Yang Perlu Diperhatikan, Dalam Pengiriman Surat
Kegiatan menyusun surat bukanlah kegiatan yang mudah artinya diperlukan
pengetahuan yang luas tenteng surat-menyurat serta pengalaman yang cukup.
Untuk dapat menulis surat yang benar-benar baik dan sempurana, disamping
faktor bahasan juga hal-hal berikut perlu diperhatikan :

Bagian surat. Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat
mempunyai arti dan fungsi yang bebeda.

Bentuk surat dan teknik pengetikannya.

Penyusunanisi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat.
Ini menyangkut bagaimana kita menyusunnya, bahasa yang bagaimana
yang sebaiknya kita gunakan.

Bagian surat dan fungsinya:
1. Kepala surat ( Heading, letter head ), dengan fungsi sebagai :
a) Alat Penganal ( Identitas )
b) Alat pemberian Informasi
c) Iklan, pada kantor-kantor tertentu
2. Tanggal surat, berfungsi sebagai :
a) Referensi
b) Alat pemberian Informasi
c) Iklan, pada kantor tertentu
3. Nomor surat, dengan fungsi sebagai :
a) Alat petunjuk bagi petugas filling
b) Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat
pada suatu periode tertentu
c) Penunjuk unit asal surat
d) Referensi
e) Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan
bersama surat yang bersangkutan
4. Perihal, dengan fungsi sebagai :
a) Referensi
b) Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan
c) Petunjuk bagi petugas filling
5. Alamat dalam, berfungsi sebgai :
a) Petunjuk bagi petugas filling
b) Petunjuk kemana surat harus disampaikan
c) Alamat luar, bila menggunakan amplop berjendela

6. Salam Pembuka
Tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
7. Isi Surat
Memberikan uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya.
8. Salam Penutup, berfungsi sebagai :
Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat
resmi
9. Nama Jabatan ( penutup surat ) , berfungsi sebagai :
a) Identitas penanggung jawab
b) Petunjuk bagi petugas filling
10. Initial
Initial adalah kode nama ( singkatan nama ) pembuatan konsep dan
pengetikan. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali
apabila terjadi kekeliruan.
11. Tembusan
Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi
surat tersebut.
3.7. Pedoman Dalam Menyusun Isi
Keberhasilan suatu surat terletak terutama pada bagian isi. Untuk itulah
persyaratan-persyaratan tentang surat terutama ditujukan pada bagian isi. Di
bagian ini pula akan menimbulkan kesan positif atau negatif bagi pembaca atau
penerima surat.
Kalimat dalam isi surat sebaiknya pendek tetapi jelas dan lengkap.
Penggunaan tanda bacaan juga haus diperhatikan. Komposisi isi surat harus
menyebabkan dapat dimengerti dengan cepat oleh pembaca. Meskipun dalam satu
surat dikemukakan beberapa pokok pikiran, tetapi secara keseluruhan haruslah
ada hubungan sehingga merupakan satu kesatuan yang lengkap.

3.8. Kegiatan Surat Menyurat
Dalam surat menyurat terdapat kegiatan :
1. Pendiktean
Keterampilan menuilis singkat sesuai dengan kecepatan pendiktean, perlu
dimiliki agar yang didiktekan dapat terekam atau tertulis dengan cepat dan
tepat. Akan lebih baik bila menggunakan stenografi
2. Melatinkan
Adalah keterampilan unutk mengalih bahasakan stenografi menjadi tulisan
latin biasa, baik dengan mempergunakan mesin ketik atau tulisan tangan
agar hasilnya dapat dibaca kembali oleh orang lain secara mudah dan jelas.
3. Transkripsi
Dalam hal ini tidak menggunakan pendiktean, maka tape recorder sering
digunakan untuk merekam pesan-pesan atau merekam isi surat yang akan
dikirim oleh pimpinan. Dengan demikian maka kemampuan untuk
memindahkan suara yang keluar dari tape recorder tersebut kedalam
bentuk tulisan harus dimiliki.
4. Mengetik
Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa, materi
yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembaca atau
yang akan dikirimi surat dan penguasaan perasaan serta pikiran.
5. Mengoreksi
Diharapkan, konsep surat dibuat tidak berulang kali. Oleh sebab itu,
adalah merupakan suatu keharusan untuk dapat melakukan tindakan
koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atrau pengetikan dalam
arti bentuk suratnya.
6. Menandatangankan Surat
Langkah

terakhir

dari

kegiatan

mempersiapkan

surat

adalah

penandatanganan surat yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinan
akan bersedia menandatangani surat yang telah sempurna atau yang tidak
mengalami kesalahan.

7. Menggandakan
Yaitu suatu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi suatu
naskah. Untuk melaksanakan kegiatan ini maka perlu pula mengetahui
tentang cara pengoperasian mesin stensil, photo copy, mencetak dengan
menggunakan komputer, dan lain-lain.
8. Menghitung
Adalah kegiatan penunjuang yang berupa penghitungan-penghitungan
yang dapat membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan
bermacam-macam kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yang
saling menunjang dan tidak berdiri sendiri.

3.9 Bentuk-Bentuk Surat
1.

Bentuk Resmi / Official Style
........................................................

(1)

....................................

.........................................

(2)

Nomor : ............................... ( 3 )
Lampiran : ........................... ( 4 )
Perihal : ............................... ( 5 )
.......................................... ( 6 )
.........................................
.............................

................................. ( 7 )
.................................................................................................................................................

( 8a )

.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

( 8b )

.................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................

( 8c )

............................................................

(9)
( 10 )

..........................................

( 13 )

./.

( 14 )

..........................................

( 11 )

..........................................

( 12 )

2. Bentuk Lurus Penuh/ Full Block Style
.........................................................

(1)

....................................

.........................................

(2)

.........................................

(3)

.........................................

(4)

.........................................

(5)

.......................................... ( 6 )
....................................
...................................

................................. ( 7 )
................................................................................................................................................

( 8a )

................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................

( 8b )

................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
...................................

(9)
( 10 )

....................................

( 11 )

....................................

( 12 )

.....................................

( 13 )

./.

( 14 )

( 8c )

3. Bentuk Lurus/ Block Style atau Modified Block Style
.........................................................

(1)

....................................

.........................................

(2)

............................... ( 3 )
............................... ( 4 )
............................... ( 5 )

............................. ( 6 )
.............................
.............................

................................. ( 7 )
................................................................................................................................................

( 8a )

................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................................................................................................................

( 8b )

................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
..................................................

( 8c )
(9)
( 10 )

..........................................

( 13 )

./.

( 14 )

..........................................

( 11 )

..........................................

( 12 )

4. Bentuk Setengah Lurus/ Semi Block Style
.........................................................

(1)

....................................

.........................................

(3)

.........................................

(4)

.........................................

(5)

........................................

(2)

.......................................... ( 6 )
.........................................
.........................................

................................. ( 7 )
..................................................................................................................................

( 8a )

................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
..................................................................................................................................

( 8b )

................................................................................................................................................
..................................................................................................................................
.......................................................

( 8c )
(9)
( 10 )

..........................................

( 13 )

./.

( 14 )

..........................................

( 11 )

..........................................

( 12 )

5. Bentuk Sederhana / Simplified Style
.........................................................

(1)

....................................

.........................................

(2)

.........................................

(3)

.........................................

(4)

.........................................

(5)

....................................
....................................

(6)

...................................

.............................................................................................................................................

( 8a )

.............................................................................................................................................
........................................................................................................
.............................................................................................................................................

( 8b )

........................................................................................................
.............................................................................................................................................

( 10 )
....................................

( 11 )

....................................

( 12 )

.....................................

( 13 )

./.

( 14 )

( 8c )

6. Bentuk Lekuk / Indented Style
.........................................................

(1)

....................................

.........................................

(3)

.........................................

(4)

.........................................

(5)

........................................

(2)

.......................................... ( 6 )
....................................
...................................

................................. ( 7 )
.......................................................................................................................

( 8a )

................................................................................................................................................
................................................................................................................................................
.......................................................................................................................

( 8b )

................................................................................................................................................
.......................................................................................................................
...................................

(9)
( 10 )

.....................................

( 13 )

./.

( 14 )

....................................

( 11 )

....................................

( 12 )

( 8c )

7. Bentuk Alinea Menggantung / Hanging Paragraph
.........................................................

(1)

....................................

.........................................

(3)

........................................

(2)

.........................................

(4)

.........................................

(5)

................................................................................................................................................

( 8a )

..........................................
.........................................

(6)

.........................................

................................. ( 7 )
..................................................................................................................................
..................................................................................................................................
................................................................................................................................................

( 8b )

..................................................................................................................................
................................................................................................................................................
................................................

(9)
( 10 )

..........................................

( 13 )

./.

( 14 )

..........................................

( 11 )

..........................................

( 12 )

( 8c )

8. Bentuk Lurus Dengan Perihal atau “ Pokok Surat “ / Subject Notice
.........................................................

(1)

....................................

..........................................

(2)

..........................................
.........................................

(6)

.........................................

................................. ( 7 )
........................................................................ *)
...............................................................................................................................................

( 8a )

...............................................................................................................................................
......................................................................................................
...............................................................................................................................................

( 8b )

......................................................................................................
...............................................................................................................................................
.......................................

(9)
( 10 )

..........................................

( 13 )

./.

( 14 )

..........................................

( 11 )

..........................................

( 12 )

*) Perihal atau “ Pokok Surat “ diketik di tengah-tengah

( 8c )

Keterangan Gambar :
1. Kepala surat
2. Tanggal
3. Nomor
4. Lampiran
5. Hal ( perihal )
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. a.
b.

Isi

c.
9. Salam Penutup
.10 Tanda tangan
.11 Nama terang
.12 NIP ( Nomor Induk Pegawai )
.13 Tembusan
.14 Inisial ( tanda sandi )
3.10 Pembetulan (Revisi Konsep)
Bila surat atau naskah sudah dibuat, hendaknya konsep yang akan diketik
tersebut diteliti kembali. Apabila terdapat kesalahan, baik berupa pengertian
kalimat, pemakaian huruf, tanda baca dan lainnya, hendakalah segera dikoreksi
dan diperbaiki. Dengan kata lain, pembuat konsep harus merevisi konsepnya.
Dalam hal ini antara pembuat konsep dan juru ketik harus mempunyai suatu kode
atau tanda yang sama dalam merevisi konsep termaksud. Keseragaman tandatanda tersebut sangat diperlukan, supaya apa yang dimaksud oleh pembuat konsep
dapat dipahami sepenuhnya oleh pengetik.

BAB IV
PENUTUP
4.1. Kesimpulan

Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi
dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu korespondensi
merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu
dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu
pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan
demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian
negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam
organisasi.

4.2. Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka korespondensi sangatlah penting
dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari
proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses korespondensi
in lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh
dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya korespondensi yang baik dan
rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan
(Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

DAFTAR

PUSTAKA

Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen
Perkantoran. Bandung:Mandar Maju.
Mils, Geoffrey dkk. 1990. Manajemen Perkantoran Modern. London: Pitman
Publishing Limited.
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty
Yogyakarta.

STUDI

KASUS

Surat menyurat atau korespondensi berada di bawah kontrol Sub. Bagian
umum, yang mengurusi masalah surat menyurat ini adalah bagian kearsipan.Surat
yang datang ke sebuah instansi terbagi dalam dua arah yaitu :

Didistribusikan oleh POS Indonesia

Diantar langsung melalui pengantar surat yang disebut cakra

Surat menyurat

masuk ke kantor melalui Sub. bagian umum bidang

kearsipan. Kemudian surat yang diantar POS atau cakra tersebut dicatat dan
setiap surat yang masuk diberi

kartu kendali masuk rangkap tiga yang

berwarna putih, kuning dan merah jambu.
Surat menyurat terdiri dari dua personil ( Arsiparis )

Bagian surat masuk

Bagian surat keluar

Surat juga bisa dikirim melalui e-mail, tapi banyak kendala yang harus dialami
jika menggunakan sarana ini

Ketidak mampuan semua pegawai dalam menggunakan internet ( Gaptek )

Dapat direkayasa oleh pihak yang tidak bertanggung jawab ( Cracker )

Dalam korespondensi atau surat menyurat ada kendala yang sering terjadi dalam
proses pendistribusian surat, diantaranya:
Alur surat yang mengalami hambatan akibat kurangnya perhatian

Tebusan untuk surat keluar tidak ada

Disposisi atau salah perintah

Kartu kendali yang tidak digunakan atau dibuat

Arsip surat hilang

Human error

BAGAN JALANNYA SURAT

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful