INSTITUT LATIHAN DAN DAKWAH SELANGOR (ILDAS)

Sungai Lang Parit Baru, Sungai Tawar

45100 Sabak Bernam, Selangor Darul Ehsan.
Tel: 03-32137904/7941/7944

KURSUS PENGURUSAN
FAIL DAN REKOD

3-5 SEPTEMBER 2007

 PRAKATA

PENGENALAN

Kursus Pengurusan fail dan rekod ini dikendalikan oleh Bimbingan dan
Latihan Awal (BLA). Kandungan kursus ini menjuruskan kepada
penkendalian fail dan rekod jabatan dengan lebih teratur dan berkesan.

Mengikut prosedur kualiti MS ISO 9001:2000 menyarankan supaya

organisasi menggunakan pendekatan proses memberi tumpuan kepada
merancang dan menyediakan sumber serta mengurus, mengawal,
menilai dan melaksana proses-proses untuk menghasilkan perkhidmatan
yang berkualiti.

Dalam kursus ini penekanan pengawalan rekod. Rekod di jabatan di

wujudkan dan diselenggarakan bagi dijadikan bukti kepada pematuhan
kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi sistem pengurusan
kualiti. Rekod-rekod hendaklah dikendalikan dengan baik supaya ia dapat
dibaca, mudah dikenali dan mudah diperolehi semula. Prosedur bagi
mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan
melupuskan rekod hendaklah didokumenkan.

MATLAMAT KURSUS

Peserta didedahkan:
1. Cara pengurusan fail dan rekod cara sistematik dan berkesan.
2. Membuka dan menutup fail yang betul.
3. Mengawal pergerakan fail.
4. Cara mengasingkan fail dan rekod.
5. Mengendalikan dan pemeliharaan fail dan rekod.
6. Mengurus fail dan rekod terperingkat.
7. Kaedah pelupusan fail dan rekod.

Setelah tamat kursus ini, peserta akan dapat mengenalpasti rekod-rekod

yang perlu dihasilkan dan diselenggarakan hasil perlaksanaan
perkhidmatan tersebut. Rekod-rekod yang dihasilkan ini selain menjadi
bukti perlaksanaan, ianya juga dapat membantu dari segi analisis data
dan usaha yang dijalankan bagi penambahbaikan.

2
 KURSUS FAIL DAN REKOD

TARIKH PERKARA MASA

03 Septembert SELAMAT DATANG

2007
Suai kenal dan penumbuhan 1430 -1630
kumpulan
Pegertian Pengurusan Fail dan
Rekod
Minum 1630 -1700
Riadah 1700 - 1830
ISO 2100 - 2300

04 September Konsep Pengurusan Fail dan 0830 - 1030

2007 Rekod
Fail Memfail
Minum 1030 - 1100
Pengurusan fail dan rekod 1100 - 1300
Penutupan/buka Fail
Buka Fail (Jilid)
Makan Tengah hari 1300 - 1430
Latih Amal (mengikut 1430 -1630
kumpulan)
Minum 1630 -1700
Riadah 1700 - 1830
Pengurusan fail terperingkat 2100 - 2300

05 September Bilik Rekod dan Pemeliharaan 0830 - 1030

2007 Rekod
Minum 1030 - 1100
Pemisahan 1100 - 1230
Pindah Fail dan Rekod
Pemusnahan Rekod
Penilaian Kursus 1230-1300
Penutupan Program (Kursus)
Makan Tengah hari
Balik (Penyerahan kunci bilik)

SOALAN LATIH AMAL

1. Apa itu rekod awam dan kepentingannya?

3
2. Pengurusan Rekod mengikut Standart ISO
3. Carta Aliran Buka dan Tutup Fail
4. Sistem KIV atau SDP
5. Fail hilang
6. Pengasingan fail dan rekod di jabatan anda

4
 SEJARAH ILDAS

Institut Latihan dan Dakwah Selangor (ILDAS) merupakan sebuah

institusi latihan yang ditubuhkan di bawah pentadbiran Jabatan
Agama Islam Selangor. Dahulunya institut ini terletak di Pekan
Sabak Bernam dan ianya dikenali sebagai Pusat Dakwah Selangor.
Pada 20 Mei 2000, PDS telah memindahkan operasinya ke tempat
baru ini dengan nama Institut latihan dan Dakwah Selangor (ILDAS).
Majlis perasmian ILDAS telah disempurnakan oleh Duli Yang Maha
Mulia Sultan Sharafuddin Idris Shah ibni Al Marhum Sultan
Salahuddin Abdul Aziz Shah Al Haj, Sultan Selangor Darul Ehsan,
Pemangku Raja Selangor ketika itu
pada 25 November 2000.

ILDAS ditubuhkan sebagai sebuah institusi latihan bagi melatih dan

meningkatkan kualiti perkhidmatan kakitangan Jabatan Agama
Islam Selangor. Walaubagaimanapun ia turut memberi peluang
kepada agensi kerajaan lain, swasta, NGO, pelajar dan masyarakat
awam menyertai kursus-kursus yang ditawarkan di ILDAS.

VISI
ILDAS Institut terbaik, bertaraf dunia, diredhai Allah S.W.T.

MISI
Mengurus Latihan dan Pembangunan Insan yang Seimbang dan
Bersepadu secara Sistematik, Cekap serta Berkesan.

MOTTO
ILTIZAM MEMBANGUN INSAN

DASAR KUALITI
Melaksanakan latihan yang efisyen, efektif dan berkualiti ke arah
mencapai Pengurusan Hal Ehwal Islam yang cemerlang. ILDAS akan
memastikan latihan yang diberi menepati Prosedur Kualiti MS ISO
9001:2000 ILDAS.

OBJEKTIF
Mengurus pelaksanaaan latihan dan pembangunan insan yang
terbaik dan berkesan.

5
 Memberi latihan pengurusan perkhidmatan sumber manusia yang
terbaik dan berkesan.
Memberi latihan pengurusan pendidikan yang terbaik dan berkesan.
Memberi latihan pengurusan masjid yang terbaik dan berkesan.
Memberi latihan pengurusan Teknologi Maklumat yang terbaik dan
berkesan.
Memberi latihan pengurusan dakwah dan Pembangunan Insan yang
terbaik dan berkesan.

6
 KANDUNGAN NOTA

B PERKARA MUKA
IL. SURAT

1 ISTILAH REKOD 6-8

2 AKTA ARKIB NEGARA 1966 9-13

3 PANDUAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN 14-22

4 PANDUAN ASAS PENGURUSAN FAIL 23-25

5 BILIK REKOD MUSUH-MUSUH REKOD 26-29

6 GARIS PANDUAN MENGENAI TATACARA 30-40

PENGGUNAAN INTERNET DAN MEL ELEKTRONIK DI
AGENSI-AGENSI KERAJAAN

7 LAMPIRAN BORANG

8 LAMPIRAN CARTA ALIRAN PROSES

7
ISTILAH REKOD

ISTILAH: Jadual Pemisahan Rekod

DEFINISI: Satu jadual yang menunjukkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesuatu Jabatan
sebelum dipisahkan untuk dimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara. Ia mengandungi
maklumat ringkas mengenai isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pemisahan yang akan
diambil selepas tempoh simpanannya dipatuhi.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia
1986.

ISTILAH: Rekod Awam

DEFINISI: Rekod Awam ialah kertas, dokumen, buku daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan,
lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, pita rakaman, alat perakam bunyi yang diterima
atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dalam menjalankan kegiatannya atau dikeluarkan
oleh pegawai atau kakitangan dalam tugas rasminya.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia
1986.
CONTOH PENGGUNAAN: Fail-fail Rasmi Jabatan

ISTILAH: Rekod 'Functional'

DEFINISI: Rekod mengenai tugas dan tanggungjawab khas sesuatu Jabatan yang mencerminkan
aktiviti-aktiviti asas Jabatan.
RUJUKAN Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia
1986.
CONTOH PENGGUNAAN Bahagian Saraan - Rekod mengenai gaji, elaun dan lain-lain
kemudahan.

ISTILAH: Rekod 'Housekeeping'

DEFINISI Rekod mengenai hal pentadbiran am, perkhidmatan kakitangan, bangunan dan harta,
kewangan, peralatan sesuatu Jabatan.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia
1986.
CONTOH PENGGUNAAN Rekod Pembelian Peralatan Pejabat.

ISTILAH: Inventori Rekod

DEFINISI: Inventori rekod ialah satu borang terperinci mengenai siri-siri rekod yang diwujudkan oleh
Jabatan. Dalam inventori dicatat deskripsi lengkap dan ciri-ciri penting mengenai setiap siri rekod.
Inventori dibuat dengan tujuan utama untuk mengenali dengan tepat sesuatu siri rekod supaya
tindakan pemisahan di masa akan datang ke atas siri rekod tersebut akan dapat dilakukan dengan
sistematik.
RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia
1986.

ISTILAH: Rahsia Rasmi

DEFINISI: Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan
berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain
sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai 'Rahsia Besar', 'Rahsia', 'Sulit' atau 'Terhad' mengikut
mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau
mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B.
RUJUKAN: Akta Rahsia Rasmi (Pindaan 1986) - Tafsiran.
CONTOH PENGGUNAAN Keputusan Jemaah Menteri - Rahsia Besar

8
ISTILAH: Sambungan Kulit Fail
DEFINISI: Fail baru yang dibuka dalam siri yang sama bagi menggantikan fail lama yang ditutup.
RUJUKAN: Buku Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan.
CONTOH PENGGUNAAN:
Fail lama : JPA(Q)193/6/75
Fail baru : JPA(Q)193/6/75 Klt. II

ISTILAH: Pendaftaran Rahsia

DEFINISI: Satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen-
dokumen tersebut supaya ianya diuruskan secara berasingan daripada dokumen-dokumen tidak
terperingkat. Ia hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian terasing yang dinamakan Pendaftaran
Rahsia.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan - Para 42

ISTILAH: Rahsia
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran
akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan
martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah
diperingkatkan Rahsia.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan
CONTOH PENGGUNAAN:
• Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia yang membuat perundingan
dengan negara asing;
• maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera;
• maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatan-
kegiatannya;
• surat menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting.

ISTILAH: Rahsia Besar

DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran
akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan Rahsia
Besar.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan
CONTOH PENGGUNAAN
• Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan
berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi;
• maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan
peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan;
• surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan
pertahanan yang sangat penting;
• maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan Malaysia dan
kaedah-kaedahnya.

ISTILAH: Terhad
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan
Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan
keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan
CONTOH PENGGUNAAN
• Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan;
• Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan;
• Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat kelengkapan biasa untuk
tentera atau polis.

9
ISTILAH: Faharasat Fail
DEFINISI: Sistem Doket yang menggunakan abjad atau nombor untuk kemudahan rujukan dan
pengesanan fail.
RUJUKAN: Buku Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan
CONTOH PENGGUNAAN: Borang Am 85 dan 85A.

ISTILAH: Fail Meja (FM)

DEFINISI: Fail Meja adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/jawatan. Antara lain ianya
mengandungi cara Jabatan/Pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam pejabat
berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ditempatkan serta prosedur kerja yang
terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. FM adalah panduan terperinci mengenai senarai
tugas yang dijalankan oleh seseorang individu tersebut setiap hari.
RUJUKAN: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 - Panduan Mengenai
Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

10
AKTA ARKIB NEGARA 1966
Akta Parlimen, No. 44 Tahun 1966

Suatu Akta bagi membuat peruntukan bagi penjagaan dan penyimpanan arkib awam dan rekod
awam Malaysia dan bagi perkara-perkara yang berkaitan dengannya.

MAKA INILAH DIPERBUAT UNDANG-UNDANG oleh Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda
Yang Dipertuan Agong dengan nasihat dan persetujuan Dewan Negara dan Dewan Rakyat yang
bersidang dalam Parlimen, dan dengan kuasa daripadanya, seperti berikut:

BAHAGIAN I: PERMULAAN
1 Tajuk Ringkas, mula berkuatkuasa dan pemakaian

1. Akta ini bolehlah dinamakan Akta Arkib Negara 1966, dan hendaklah mula berkuatkuasa
pada suatu tarikh dan Menteri bolehlah melalui pemberitahuan dalam Warta
menetapkan, suatu tarikh yang tidak awal dari tarikh di mana pemberitahuan itu
diterbitkan
2. Akta ini adalah terpakai bagi seluruh Negeri di Tanah Melayu dan, berhubung dengan
rekod awam Kerajaan Persekutuan yang wujud pada atau selepas Hari Malaysia, Akta
ini, selain dari Bahagian V, adalah juga terpakai kepada Negeri Sabah dan Sarawak

BAHAGIAN II ; TAFSIRAN
2. Dalam Akta ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain :-

"Arkib awam" ertinya -

a. rekod awam
i. Yang berumur lebih dari dua puluh lima tahun;
ii. Yang ditentukan oleh Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan dan
sejarah yang berkekalan atau kedua-duanya sekali; dan
iii. Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-mana tempat lain
sebagaimana yang Pengarah boleh arahkan dari semasa ke semasa; dan
b. apa-apa dokumen, buku atau bahan lain yang diperolehi untuk Arkib Negara oleh
Pengarah;

"Arkib Negara" ertinya Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta ini;

"Menteri" ertinya Menteri yang bertanggungjawab bagi arkib awam dan rekod awam;

"Pejabat awam" ertinya apa-apa jabatan, Suruhanjaya, Lembaga, Perbadanan, Agensi pihak
berkuasa tempatan, atau mana-mana Pejabat Kerajaan Persekutuan atau mana-mana Negeri,
dan termasuk atau tidak termasuk pejabat atau perbadanan atau badan lain sebagaimana Yang
di Pertuan Agong boleh isytiharkan sebagai suatu Pejabat Awam melalui pemberitahuan yang
diterbitkan dalam Warta.

"Pengarah" ertinya Pengarah Arkib Negara:

11
"rekod awam" ertinya, kertas, dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan,
lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, dan rakaman bunyi dalam apa-apa bentuk
sekalipun, yang diterima atau dihasilkan secara rasmi oleh mana-mana pejabat awam bagi
pegawai menjalankan urusannya atau oleh mana-mana pegawai atau pekerja sesebuah
pejabat awamdalam masa menjalankan tugas-tugas rasminya.

BAHAGIAN III PENUBUHAN DAN PENGURUSAN ARKIB

NEGARA
3 Penubuhan Arkib Negara

Dengan ini ditubuhkan sebuah Arkib Negara Malaysia yang mana akan dikumpulkan dan
disimpan dan dipelihara serta dijaga di dalamnya arkib-arkib awam dan yang dengan ini juga
diisytiharkan sebagai sebuah Jabatan Persekutuan.

4 (1) Arkib Negara hendaklah diuruskan dan dikawal oleh Pengarah Arkib Negara
yang dilantik oleh Pengarah Arkib Negara yang dilantik oleh Yang di Pertuan Agong;
dan bagi maksud menjalankan Pengurusan dan Pengawalan tersebut maka adalah
menjadi tugas Pengarah :-

a. Memberikan butir-butir dan menyusun semula arkib awam;

b. Menyediakan kemudahan-kemudahan bagi membuat kajian dan rujukan;
c. tertakluk kepada persetujuan dan syarat-syarat semasa diperolehi, mengeluarkan
semula atau menerbitkan semula mana-mana arkib awam;
d. Memeriksa mana-mana rekod dalam simpanan sesebuah pejabat awam dan menasihati
pejabat tersebut tentang cara penjagaan dan penyimpanan rekod-rekod tersebut;
e. menerima dan memelihara apa-apa rekod yang dipindahkan ke Arkib Negara;
f. atas permintaan mana-mana Ketua Jabatan sesebuah pejabat awam, mengembalikan
kepada pejabat tersebut bagi suatu tempoh sebagaimana yang dipersetujui di antara
Pengarah dengan Ketua Tadbir berkenaan dan tertakluk kepada syarat-syarat
sebagaimana yang ditetapkan oleh Pengarah, rekod-rekod awam yang dipindahkan dari
pejabat berkenaan ke Arkib Negara;
g. Memperolehi secara pembelian , derma, arah serah atau sebagainya apa-apa dokumen,
buku atau bahan lain yang pada pendapat Pengarah adalah atau mungkin mempunyai
nilai kebangsaan dan sejarah yang berkekalan; dan
h. Menjalankan tugas-tugas lain-lain yang perlu bagi maksud pengurusan dan pengawalan
tersebut.

2. Peruntukan perenggan (f) sub seksyen (1) tidak boleh dipakai bagi tujuan menghendaki
Pengarah mengembalikan mana-mana rekod awam yang mana keadaannya (fizikal) tidak
mengizinkan dari dikeluarkan dari Arkib Negara.

3. Tiada apa-apa juga yang terkandung dalam seksyen ini boleh disifatkan sebagai memberi
kuasa kepada Pengarah untuk memeriksa isi kandungan mana-mana rekod awam yang adalah
rahsia atau sulit, kecuali dengan izin Ketua Tadbir pejabat awam yang mempunyai hak jagaan
ke atasnya.

ARKIB NEGARA
5. Lembaga Penasihat

1. Bagi maksud menasihati Pengarah dalam menjalankan tugas-tugasnya di bawah Akta

ini, sebuah Lembaga Penasihat hendaklah ditubuhkan yang terdiri daripada Pengarah
sebagai Pengerusi dan lima orang ahli lain yang akan dilantik oleh Menteri.

12
 2. Lembaga hendaklah menasihati Pengarah tentang perkara-perkara sebagaimana
yang Pengarah menunjukkan kepadanya sari semasa ke semasa dan juga tentang
perkara-perkara sebagaimana yang Lembaga fikirkan patut.
3. Tiga orang ahli Lembaga boleh membentuk suatu korum.
4. lembaga bolehlah menentukan prosedurnya sendiri.

6. Pengarah boleh bertindak berlawanan dengan Lembaga Penasihat

1. Pengarah boleh, selepas berunding dengan Menteri, bertindak berlawanan dengan

nasihat yang diberi kepadanya oleh Lembaga Penasihat, jikalau dalam mana-mana kes
beliau berfikir patut untuk berbuat sedemikian; tetapi dalam keadaan sedemikian –

a. Beliau hendaklah merekodkan dengan lengkap secara bertulis, bagi maksud

memasukkannya ke dalam catatan laporan Lembaga Penasihat, alasan-alasan dan
sebab-sebab bagi keputusan
b. Mana-mana Ahli Lembaga Penasihat adalah berhak untuk menghendaki supaya
direkodkan dalam catatan yang dinyatakan di atas, apa-apa nasihat atau pendapat
yang beliau telah berikan mengenai persoalan yang dipertikaikan, dan alasan-alasan
baginya.

7. Perlantikan Pegawai- pegawai

Menteri bolehlah dari semasa ke semasa melantik pegawai-pegawai sebagaimana yang perlu
untuk membantu Pengarah di dalam menjalankan tugas-tugasnya di bawah Akta ini.

8. Pemindahan rekod-rekod awam ke Arkib Negara

1. Mana-mana rekod awam yang lebih dari dua puluh tahun umurnya, dan mana-mana
rekod yang bukan semasa yang pada pendapat Pengarah adalah mempunyai nilai yang
cukup untuk membenarkan pemeliharaannya, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara.
Dengan syarat bahawa Menteri adalah mempunyai kuasa untuk menahan rekod-rekod
awam yang mengandungi maklumat rahsia dan sulit dari dipindahkan ke Arkib Negara.
2. Adalah sah bagi Pengarah menangguhkan pemindahan mana-mana rekod awam ke
Arkib Negara jikalau beliau berpuas hati bahawa dengan jelas sifat rekod tersebut yang
sedemikian rupa maka pemindahannya dengan segera akan secara tidak wajar
menjejaskan pentadbiran mana-mana perkhidmatan awam atau akan bertentangan
dengan kepentingan awam.

Rekod-rekod awam hendaklah diserahkan apabila diminta

1. Mana-mana orang yang memiliki apa-apa rekod awam hendaklah, apabila diminta
secara bertulis oleh Pengarah, menyerahkannya ke Arkib Negara (sama ada rekod
awam itu berada dalam miliknya sebelum atau selepas kelulusan Akta ini).

2. Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini yang boleh disifatkan sebagai memberi kuasa
kepada Pengarah untuk meminta Penyerahan mana-mana rekod awam yang disimpan
dalam mana-mana pejabat awam Kerajaan Negeri melainkan dengan keizinan Kerajaan
Negeri tersebut.

BAHAGIAN IV : REKOD AWAM

Tiada seseorang pegawai dalam mana-mana pejabat awam boleh memusnah atau
melupuskan rekod-rekod awam tanpa kebenaran daripada Pengarah

13
 1. Tiada seseorang jua pun boleh, tanpa keizinan daripada Pengarah memusnahkan
atau melupuskan, atau memberi kuasa untuk memusnah atau melupuskan mana-mana
rekod awam yang berada dalam miliknya atau di bawah kawalannya.
2. Mana-mana orang yang bermaksud untuk memusnahkan atau melupuskan atau untuk
memberi kuasa bagi membuat pemusnahan atau pelupusan apa-apa rekod awam
hendaklah terlebih dahulu memberitahu kepada Pengarah tentang maksud tersebut dan
dalam pemberitahuan tersebut hendaklah diberikan butir-butir tentang sifat rekod awam
yang berkenaan.
3. Mana-mana orang yang bermaksud untuk memusnahkan atau melupuskan atau untuk
Pengarah bolehlah memeriksa mana-mana rekod yang butiran-butirannya diberikan
dalam apa-apa pemberitahuan di bawah seksyen (2) dan jika beliau ingin supaya rekod-
rekod awam tersebut diserahkan kepadanya, beliau bolehlah memberitahu orang yang
membuat pemberitahuan tersebut tentang keinginan itu dan seterusnya rekod-rekod
awam tersebut hendaklah diserahkan kepada Pengarah.

11 Pemusnahan rekod-rekod awam

Pengarah bolehlah memberi kuasa bagi membuat pemusnahan terhadap beberapa jenis
tertentu rekod-rekod awam yang –

a. dengan sebab-sebab bilangannya, jenis atau sifat lazimnya pada pendapat beliau
adalah tidak tahan untuk dipelihara sebagai satu arkib awam; dan
b. tidak lagi diperlukan untuk dibuat rujukan, oleh mana-mana pejabat awam setelah
tindakan telah sempurna diambil terhadapnya atau selepas tamatnya tempoh beberapa
tahun dari tarikh di mana tindakan ke atasnya telah sempurna diambil sebagaimana
yang telah dipersetujui di antara Pengarah dengan Ketua Pentadbir Pejabat Awam
berkenaan.

12 Akses orang-orang awam ke arkib-arkib awam Seperti yang dipinda oleh Akta
A85 bertarikh 10.9.71
1. Tertakluk kepada syarat-syarat di bawah mana sesuatu rekod awam itu dibuat atau
disimpan dalam Arkib negara, Arkib-arkib awam bolehlah digunakan oleh orang-orang
awam bagi maksud membuat rujukan atau kajian, mengikut apa-apa peraturan yang
dibuat di bawah Akta ini.
2. Tiada seorang jua pun pegawai awam boleh membenarkan orang awam membuat
rujukan dan kajian terhadap mana-mana rekod awam, kecuali dalam masa menjalankan
tugas-tugas rasminya.

13 Salinan rekod-rekod awam yang disahkan

Apa-apa salinan bagi sesuatu rekod awam atau arkib yang disahkan oleh Pengarah sebagai
satu salinan yang betul dari dokumen yang asal hendaklah hendaklah diterima dalam sesebuah
mahkamah undang-undang.

14 Perwakilan kuasa-kuasa Pengarah

1. Pengarah bolehlah dari semasa ke semasa tertakluk kepada syarat-syarat sebagaimana
yang beliau boleh tetapkan mewakilkan mana-mana dari kuasanya di bawah Akta ini
dan mana-mana orang yang diwakilkan kuasa-kuasa tersebut bolehlah menjalankan
kuasa-kuasa itu dengan cara dan dengan kesan yang sama seolah-olah kuasa tersebut
telah diberikan kepada oleh Akta ini.
2. Tiap-tiap orang yang bertindak mengikut apa-apa perwakilan yang diberi di bawah
seksyen ini hendaklah, jika tidak dapat ditunjukkan sebaliknya, dianggap sebagai telah
bertindak mengikut tema-tema perwakilan itu.
3. Apa-apa perwakilan di bawah seksyen ini bolehlah dibuat kepada seseorang atau
segolongan orang atas nama pejabatnya
4. Tiap-tiap perwakilan di bawh seksyen ini bolehlah dibatalkan oleh Pengarah pada bila-
bila masa, dan perwakilan tersebut tidaklah boleh menyekat Pengarah dari menjalankan
kuasa-kuasa yang diwakilkannya itu.

14
ARKIB NEGARA
15 Penerbitan arkib-arkib

1. Tiada seseorang jua pun boleh menerbit atau membuat salinan bagi keseluruhan atau
mana-mana bahagian dari kandungan mana-mana arkib atau rekod yang telah
dipindahkan ke Arkib Negara melainkan dengan keizinan bertulis daripada Pengarah.
2. Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini ditafsirkan sebagai menyentuh atau meluaskan
undang-undang mengenai hak cipta.

16 Larangan mengekspot rekod-rekod dan arkib-arkib awam

Tiada seseorang jua pun boleh mengeluar atau menghantar keluar dari Malaysia apa-apa rekod
awam atau Arkib awam tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah.

17 Peraturan -peraturan

1. Menteri bolehlah membuat peraturan-peraturan bagi memperelokkan lagi perjalanan

peruntukan- peruntukan Akta ini; dan tanpa menjejaskan keluasan makna peruntukan
sebelum ini, bolehlah -

a. Menetapkan bayaran yang patut dikenakan oleh Pengarah bagi membuat dan
mengesahkan salinan apa-apa arkib atau rekod dalam Arkib Negara;
b. Membuat peruntukan bagi pengecualian dari membayar kesemua atau sebahagian dari
apa- apa bayaran yang dikenakan kerana membuat dan mengesahkan salinan apa-apa
arkib awam atau rekod-rekod awam yang berada dalam Arkib Negara;
c. Membuat peruntukan untuk memelihara dan melindungi arkib dan rekod di dalam Arkib
Negara dan juga kelakuan pelawat-pelawat yang berada di dalamya; dan
d. Membuat apa-apa peruntukan yang lain lagi yang boleh dibuat di bawah ini

18 Sesiapa yang melanggar mana-mana peruntukan Akta ini adalah bersalah kerana
melakukan suatu kesalahan yang boleh didenda tidak lebih dari seribu ringgit atau penjara
selama suatu tempoh tidak lebih dari enam bulan atau kedua-duanya sekali.

19 (1). Pengarah hendaklah secepat yang boleh pada setiap tahun membuat dan menghantar
kepada Menteri laporan berhubung dengan kegiatan-kegiatan Arkib Negara bagi tempoh tahun
yang terdahulunya.

(2) Menteri hendaklah membentangkan satu salinan dari tiap-tiap laporan tersebut di
setiap Dewan Parlimen

BAHAGIAN V ARKIB NEGERI

20 Penubuhan Arkib Negeri

1. Sesebuah Kerajaan Negeri bolehlah dengan kelulusan Yang di Pertuan Agong, dengan
perintah menubuhkan sebuah Arkib Negeri.
2. Peruntukan-peruntukan seksyen 4 hingga 19 Akta ini adalah terpakai kepada sesebuah
Arkib Negeri sebagaimana ianya terpakai kepada Arkib Negara, tertakluk kepada
pengubahsuaian -pengubahsuaian berikut iaitu :-

15
 a. Rujukan kepada Arkib Negara, kecuali dalam ungkapan "Pengarah Arkib Negara",
hendaklah ditafsirkan sebagai rujukan kepada Arkib Negeri;
b. Bagi perkataan "lima" dalam sub seksyen (1) seksyen 5, hendaklah dibaca dengan
perkataan"tiga" dalam sub seksyen (3) seksyen 5, hendaklah dibaca dengan perkataan
''dua".
c. Rujukan kepada Menteri hendaklah ditafsirkan sebagai rujukan kepada Menteri Besar
atau, mengikut mana yang berkenaan, Ketua Menteri bagi Negeri berkenaan; dan
d. Rujukan kepada setiap Dewan Parlimen dalam sub seksyen (2) seksyen 19 hendaklah
ditafsirkan sebagai rujukan kepada Dewan Undangan bagi sesebuah Negeri itu.

Telah mendapat persetujuan Diraja

pada 16hb. Julai, 1966.

16
PANDUAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN
KANDUNGAN
1. Rekod Awam dan tanggungjawab anda
2. Pemeliharaan Rekod
3. Pemindahan Rekod
4. Jadual Pemisahan Rekod
5. Pemusnahan Rekod
6. Rancangan Rekod Penting Kerajaan

1. REKOD AWAM DAN TANGGUNGJAWAB ANDA

APA ITU REKOD AWAM

Di bawah Akta Arkib Negara No. 44 Tahun 1966, Rekod Awam ialah semua kertas, dokumen,
buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem,
wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk dan lain-lain diterima secara rasmi
atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan tugas-tugas rasminya.

Dengan kata lain, Rekod Awam merangkumi apa

sahaja maklumat yang tercatat atau yang
direkodkan (recorded information) berhubung
dengan semua tugas atau kerja harian jabatan.

KEPENTINGAN REKOD AWAM

1. Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting
mengenai pentadbiran dan sejarah negara.
2. Rekod Awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran
kebangsaan.
3. Rekod Awam merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh Kerajaan dan
orang ramai.
4. Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta
kepentingan Kerajaan dan individu.

Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah

penting, maka adalah menjadi tanggungjawab
jabatan dan anda untuk menjaga dan
memeliharanya. Ini bersesuaian dengan
matlamat Kerajaan untuk mewujudkan satu
sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik
menerusi satu sistem pengurusan rekod yang
teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan

17
 Kerajaan.

TANGGUNGJAWAB ANDA TERHADAP REKOD AWAM

1. Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan anda perlukan di dalam urusan harian.

2. Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan secara
sistematik dan dipelihara dengan baik.
3. Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan.
4. Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-rekod
yang tidak diperlukan.
5. Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah
ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib
Negara Malaysia untuk disimpan atau dimusnahkan.
6. Mempastikan semua rekod bernilai yangtelah berusia 20 tahun semenjak diwujudkan
disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.
7. Meminta kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk pemusnahan rekod-
rekod yang tidak bernilai.
8. Mendapat khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-pegawai Arkib mengenai
cara pengurusan rekod di jabatan anda.

Untuk melaksanakan kerja-kerja

pengurusan rekod yang lebih berkesan,
Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai
Kerani Rekod perlulah dilantik.

2. PEMELIHARAAN REKOD

KENAPA REKOD PERLU DIPELIHARA?

1. Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal
dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan
bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan, penyelidik dan generasi
akan datang.
2. Rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan
cermat dan akan membawa kerugian kepada negara.

APA DIA MUSUH-MUSUH REKOD?

18
 Musuh-musuh rekod adalah semua agen
perosak yang disebabkan oleh :

• faktor-faktor fizikal
• faktor bilogikal,

• kimiawi dan manusia.

FAKTOR BILOGIKAL

Terdiri daripada binatang/serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan binatang-
binatang perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan di tempat
simpanan yang tidak terurus, lembab, sesak dan kotor. Kulat dan cendawan juga merupakan
agen perosak rekod.

FAKTOR KIMIAWI

Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan

kimia umpamanya kertas yang mengandungi asid
semasa proses pembuatannya. Begitu juga dakwat dan
bahan-bahan kimia lain yang digunakan ke atas rekod-
rekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Sekiranya
rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna,
bahan-bahan kimia di dalamnya akan bertindakbalas
dengan alam sekitar dan akan merosakkan rekod.
Pencemaran udara terutamanya yang berpunca
daripada asap kilang-kilang perindustrian dan
kenderaan, di dalam jangkamasa panjang akan
mendatangkan kesan buruk ke atas rekod.

FAKTOR MANUSIA

Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah berpunca
daripada kelalaian manusia menguruskannya. Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dokendalikan
dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat.

CARA-CARA PEMELIHARAAN REKOD

Tempat simpanan rekod mestilah terdiri daripada bangunan yang sesuai dan selamat yang
mempunyai ciri-ciri berikut:

a. Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi
tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.
b. Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air.
c. Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan
haba, sistem semburan automatik, loceng amaran kebakaran, pintu rintangan api dan
sebagainya.
d. Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.

19
 1. Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran
udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu di
antara 15°C - 18°C dan kelembapan bandingannya
ialah 55% - 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod
tidak mempunyai alat hawa dingin, kipas bolehlah
digunakan untuk mendapatkan peredaran udara
yang sempurna.
2. Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu
menggunakan pencuci hampagas sekurang-
kurangnya dua kali seminggu.

3. Rekod perlu disimpan di atas rak dan disusun kemas

mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan
peredaran udara dan pegesanan kembali rekod-
rekod tersebut.
4. Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas
dan tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk,
berkulat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.

5. Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan
perekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang
tertanggal hendaklah dimasukkan semua ke dalam fail dengan segera.

3. PEMINDAHAN REKOD

APA DIA PEMINDAHAN REKOD

Pemindahan rekod ialah proses di

mana rekod-rekod dipindahkan
dari sesebuah jabatan/agensi
Kerajaan ke Arkib Negara
Malaysia. Hanya rekod-rekod
yang tidak aktif dan tidak
diperlukan lagi di dalam urusan
pentadbiran harian jabatan tetapi
mempunyai nilai-nilai kekal dan
rujukan dipindahkan ke Arkib
Negara.

KENAPA REKOD PERLU DIPINDAHKAN

1. Mempastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan
lebih selamat untuk
2. Menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah lebih menjimatkan
perbelanjaan di samping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan.
3. Meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekod-
rekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja disimpan di jabatan.

KUMPULAN REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN

20
 1. Kumpulan-kumpulan rekod yang
diwujudkan sebelum dan pada tahun
1948.
2. Kumpulan-kumpulan rekod
peribadi/perkhidmatan kakitangan
jabatan Kerajaan.

3. Rekod-rekod yang bernilai yang telah

mencapai usia lebih dari lima tahun
dari tarikh penutupannya. Keutamaan
perlu diberi kepada rekod-rekod yang
telah berusia lebih dari dua puluh
tahun.
4. Rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara
Malaysia berdasarkan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan.
5. Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan semula tarafnya kepada
rekod terbuka dan yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib
Negara Malaysia.

6. Rekod-rekod yang telah dipersetujui oleh Ketua Pengarah Arkib Negara

Malaysia untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

KUMPULAN REKOD YANG TIDAK BOLEH DIPINDAHKAN

1. Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi (Pindaan
1986) yang belum dikelaskan semula dan belum diturunkan tarafnya kepada rekod
terbuka.
2. Rekod-rekod tertentu perlu disimpan di Jabatan disebabkan oleh kepentingan
pentadbiran atau perundangan atau tidak boleh dibuka untuk rujukan awam kerana
tertakluk kepada 'Standing Instruction/Order'. Aturan Perlembagaan Kanun dan Akta
Jabatan tersebut. Sungguhpun begitu jabatan berkenaan perlu mendapat kebenaran
daripada Menteri berkenaan menurut seksyen 8(2) Akta Arkib Negara Bil. 44/1966.

BAGAIMANA REKOD-REKOD DIPINDAHKAN?

• Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk

mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara
pemindahan rekod.
• Mengenalpasti dan mengasingkan rekod-rekod
yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif.

• Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikuti

siri, nombor yang seturut atau tahun rekod
diwujudkan.

21
 • Menyediakan Senarai Pemindahan Rekod di dalam tiga salinan dengan
memberikan cadangan samada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau
dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.
• Memajukan dua salinan Senarai Pemindahan Rekod ke Arkib Negara Malaysia
untuk tindakan Penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.
• Mendapatkan keputusan penilaian rekod sama ada rekod-rekod yang telah
disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.
• Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi
memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.
• Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah
dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan
kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.

• Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil

jabatan perlu hadir untuk semakan rekod-rekod yang dipindahkan dan
mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang
disenaraikan.

BOLEHKAH REKOD-REKOD TERSEBUT DIRUJUK?

1. Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh
jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc. 79)
yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia.
2. Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksmili dengan
memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang
permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia.
3. Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri.
4. Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula ke Arkib Negara
Malaysia setelah digunakan di dalam tempoh sebulan. Jabatan perlu menghubungi Arkib
Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.

Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh tiga
bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.

22
4.JADUAL PEMISAHAN REKOD

APA ITU JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM.

Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang

menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod
di sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia bertujuan
memudahkan sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan menjalankan
kerja-kerja pemisahan (disposal) ke atas rekod-rekod mereka.
Dengan adanya jadual Pemisahan Rekod Awam sesebuah
Jabatan/Agensi akan dapat mengetahui dengan mudah
persoalan-persoalan berikut :

• Selama mana sesuatu jenis rekod harus disimpan di Jabatan/Agensi.

• Bila sesuatu jenis rekod harus dimusnahkan.

• Bila sesuatu jenis rekod harus dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

Jadual disediakan untuk meliputi segala jenis rekod yang
diwujudkan oleh sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia
mengandungi maklumat mengenai subjek, isi kandungan
rekod dan tindakan pemisahan yang perlu diambil selepas
tempoh simpanan rekod di Jabatan/Agensi Kerajaan dipatuhi
dan semua tindakan ke atasnya selesai.

APA ITU REKOD AWAM.

Di bawah Akta Arkib Negara Malaysia no. 44 Tahun 1966, Rekod Awam ialah semua jenis kertas,
dokumen, buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem,
filem wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk dan lain-lain yang diterima
secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan aktiviti-
aktiviti rasmi jabatan atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai atau kakitangan awam
semasa menjalankan tugas-tugas rasmi.

APAKAH KEPENTINGAN JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM.

1. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di

Jabatan/Agensi Kerajaan.
2. Mengenalpasti rekod-rekod yang bernilai penyelidikan/sejarah untuk disimpan di Arkib
Negara Malaysia sebagai bahan penyelidikan.
3. Memberikan kelulusan kepada Jabatan/Agensi Kerajaan memusnahkan dengan segera
rekod-rekod yang tidak bernilai mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan.
4. Mengenalpasti rekod-rekod penting Kerajaan.
5. Menjimatkan kos dari segi penggunaan peralatan dan ruang pejabat.
6. Mengatasi masalah kesesakan ruang.

BAGAIMANA JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM DISEDIAKAN

Tindakan Jabatan/Agensi Kerajaan

23
 1. Melantik Pegawai Rekod Jabatan.
2. Mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangan-
cawangannya.
3. Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam.
4. Mengumpul maklumat mengenai akta, organisasi, fungsi dan aktiviti
Jabatan/Agensi Kerajaan.
5. Mengenalpasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan/Agensi Kerajaan.
6. Mengisi borang Inventori Rekod (Contoh borang boleh didapati dari Arkib Negara
Malaysia)
7. Mengkaji rekod untuk menentukan nilainya.
8. Mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod.
9. Mendapatkan pengesahan dari Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan.
10. Memajukan 3 salinan borang Inventori rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk
semakan.
11. Mengedarkan Jadual Pemisahan Rekod Awam ke bahagian-bahagian untuk
pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.

12. Mengkaji semula Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah disediakan setiap
lima tahun.

Tindakan Arkib Negara Malaysia

1. Menyediakan draf jadual Pemisahan Rekod Awam berdasarkan borang Inventori

rekod yang diterima dari Jabatan/Agensi Kerajaan untuk kajian Jawatankuasa
Inventori/Jadual Pemisahan Rekod Awam Arkib Negara Malaysia.
2. Mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia ke atas Jadual
Pemisahan Rekod Awam.
3. Menyediakan salinan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah diluluskan untuk
simpanan dan edaran Jabatan/Agensi Kerajaan.

4. Memajukan sesalinan borang Inventori Rekod ke Jabatan/Agensi Kerajaan untuk

simpanan.

Penyediaan Jadual Pemisahan Rekod Awam merupakan satu

tanggungjawab yang penting dan harus diberi keutamaan oleh
Jabatan/Agensi Kerajaan. Kerjasama di antara Jabatan/Agensi
Kerajaan dengan Arkib Negara Malaysia diperlukan untuk
menjayakannya.

5. PEMUSNAHAN REKOD AWAM

TAKRIF PEMUSNAHAN REKOD

24
 Pemusnahan Rekod adalah proses akhir dalam pengurusan rekod
di mana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh
digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan
perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur
pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.

• Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi serta tidak mempunyai
nilai utama (primary value) seperti nilai penyelidikan dan perundangan
• Rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi.
• Rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut Jadual Pemisahan
Rekod Jabatan dan Jadual Pemisahan Rekod Am yang telah dipersetujui oleh
Arkib Negara Malaysia dan Jabatan berkenaan.

• Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun, resit, baucer lejer, jernal dan lain-
lain lagi menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada
Arahan Perbendaharaan 150).

KEPERLUAN PEMUSNAHAN REKOD

1. Mengatasi masalah kesesakan ruang pejabat.

2. Menjimatkan kos peralatan dan ruang pejabat.
3. Menjimatkan masa dan tenaga untuk mengesan rekod.
4. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan.

PROSIDUR PEMUSNAHAN REKOD

Pemusnahan rekod yang mempunyai Jadual Pemisahan.

• Mempastikan hanya rekod-rekod yang mempunyai Jadual

Pemisahan dimusnahkan setelah tamat tempoh simpanan
yang ditetapkan.
• Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang musnah dari
rekod-rekod yang masih duperlukan untuk rujukan.
• AMempastikan rekod-rekod yang hendak dimusnahkan
mempunyai nombor dan tajuk/perkara seperti yang terdapat
di dalam Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Jadual Pemisahan
Rekod Am atau borang-borang Inventori Rekod.

• Memaklumkan mengenai jumlah dan jenis rekod yang

dimusnahkan kepada Arkib Negara Malaysia dalam ukuran
meter panjang/padu (ukuran bertimbun).

Pemusnahan Rekod yang tidak mempunyai Jadual Pemisahan

1. Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam
senarai pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.
2. Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.
3. Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadangkan musnah oleh
Arkib Negara Malaysia.
4. Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.

25
 5. Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang
dicadang musnah menurut Seksyen 10, Akta Arkib Negara Malaysia bil. 44/1966.
6. Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun)
kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Pemusnahan rekod-rekod Kewangan

1. Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan
Perbendaharaan 150). Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua
Pengarah, Arkib Negara Malaysia.
2. Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun)
kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

CARA-CARA PEMUSNAHAN REKOD

1. Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/1975.

2. Dibakar atau menggunakan mesin perincih.
3. Berdasarkan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod terperingkat.

PENALTI KERANA MELANGGAR AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA NO.

44/1966

Pelanggaran peruntukan seksyen 10 Akta Arkib

Negara Makaysia akan didenda sebanyak
RM1,000 atau 6 bulan penjara atau kedua-
duanya sekali menurut Seksyen 18 Akta Arkib
Negara Malaysia No. 44/1966.

6. RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN

APA ITU REKOD PENTING KERAJAAN

Rekod Penting Kerajaan adalah rekod-

rekod yang mengandungi maklumat yang
sangat bernilai bagi meneruskan peranan
dan fungsi asas jentera Kerajaan serta
melindungi kepentingan Kerajaan dan
hak-hak asasi individu.

APAKAH TUJUAN RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN?

26
 1. Mengenalpasti Rekod-rekod Penting Kerajaan.
2. Menentukan rekod-rekod tersebut sentiasa berada dalam keadaan selamat terutama
semasa kecemasan/bencana.

APAKAH JENIS KECEMASAN/BENCANA YANG BOLEH MEROSAKKAN

REKOD?

Kecemasan/bencana yang boleh menyebabkan kerosakan kepada rekod-rekod adalah seperti

berikut :

1. Kekacauan dan peperangan

2. Kebakaran
3. Kecurian/kehilangan/kerosakan
4. Bencana alam seperti banjir, ribut, tanah runtuh, gempa bumi dan sebagainya

APAKAH CARA-CARA MEMELIHARA REKOD PENTING KERAJAAN

Cara-cara untuk memelihara Rekod Penting Kerajaan adalah

seperti berikut :

1. Menyimpan dan memelihara salinan asal Rekod Penting

Kerajaan di tempat yang selamat.
2. Membuat salinan Keselamatan Rekod Penting Kerajaan
dalam bentuk mikrofilem, mikrofis dan sebagainya.

3. Menyimpan salinan-salinan keselamatan di tempat yang

selamat.

27
Panduan Asas Pengurusan Fail
Manual ini dikeluarkan hanyalah sebagai dasar Panduan asas untuk, pembaca memahami
sistem surat dan fail yang biasa diamalkan di Organasasi dari masa kesemasa.

Didalam menyatakan pembentukan format fail yang baik perlu kepada beberapa aspek seperti
berikut :-

i) Nombor Fail
ii) Jenis Induk atau pecahan
iii) Tandatangan Pegawai Memohon.

Kandungan Fail.

Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :-

i) Kertas Minit
ii) Tali Fail
iii) Tajuk Fail
iv) Nombor Fail
v) Kad pengedar

Cara meminit surat :-

Semua surat-surat yang diterima hendaklah disusun mengikut susunan tarikh dan masa. surat-
surat tindakan jawapan pula seboleh-bolehnya mengikut tatatertib Nombor folio iaitu
menyusuli surat terima,setelah itu boleh dituliskan folio dan minitnya seperti peraturan berikut
:-

a) Surat Keluar - Dakwat Hitam

b) Surat Masuk - Dakwat Merah
c) Odit - Dakwat Hijau
d) Surat Dalaman - Dakwat Hitam

Penerimaan Surat Dalam Jabatan atau Luar Organisasi

a) apabila surat sudah berada ditangan pegawai bertanggongjawab hendaklah membaca surat
tersebut serta fahamkan isi kandungan dan pastikan surat itu lengkap dengan
tandatangan,tarikh dan lampiran.Jika didapati tiada lengkap hendaklah ditolak penerimaan
surat tersebut.Tidak Sah.

b) Setelah itu semak samada surat itu ada kaitan dengan fail simpanan yang ada..jika tiada
hendaklah dibuka fail baru iaitu ..menyediakan nombor rujukan fail,tajuk dan lain-lain yang
berkaitan dan di Rekod..Bagi surat yang ada mempunyai failnya ,maka bolehlah dimasukan
kedalam fail dan seterusnya edarkan kepada yang berkenaan.

Cara Membuka Dan Mendaftar Fail Baru

Aktiviti ini hanya perlu dilakukan jika tiada fail untuk surat yang diterima atau perkara-perkara
yang baru dan perlu dibuka fail baru.

a) Sediakan kulit fail baru,dan lipatkan kulit fail mengkut kesan lipantan
b) Gunakan penebuk lubang.tebukan satu lubang satu inci dari atas dan satu inci dari
tepi tulang fail.

28
 c) Kemudian masukan tali hijau melalui tebukan yang tadi itu.
d) Setelah itu masukan kertas minit kedalam fail bahagian kiri,setelah ditebuk lubang
pada kertas minit.Tebukan lubang itu hendaklah satu inci dari atas dan satu inci dari
terpi dikedua-dua penjuru atas.
e) Selepas itu berikan nombor failnya.
f) Semua surat-surat hendaklah diletakan disebelah kanan dalam fail .Bagi sistem dwi
fail..anda perlu meletakan fail masuk sebelah kanan dan surat keluar sebelah kiri
folder.
g) Tuliskan juga catitan ringkas pada kertas minit.
h) Tuliskan juga tajuk fail.
i) Disamping itu juga kad pengedar hendaklah dimasukan bersama.

Rekod Pergerakan Fail

a) Catitkan dalam kad pengedar bilangan tarikh dihantar dan kepada pegawai mana
dihantar.
b) Catitkan juga keterangan pergerakan fail pada permukaan depan fail druangan yang
disediakan.
c) Kemudian barulah boleh fail itu diserahkan kepada pegawai berkenaan dengan
merekod didalam kad pergerakan fail.

Mendaftar Fail Sampul Kecil (Sub-Jacket)

a) Baca surat yang diterima,jika didapati fail yang asal digunakan oleh pegawai
lain,bukalah sub-jacket baru dengan memberi tindakan seperti mana pendaftaran
fail asal.
b) Catitlah juga atas kertas minit,sebab-sebab di sampul kecil ini perlu dibuka.
c) Apabila fail asal telah diterima semula masukan fail sub-jacket ini kedalam fail
tersebut dan berikan satu folio baru pada sub-jacket itu kpeada fail asal tadi dan
minitkan.

Penyelenggaraan Fail

Mana-mana kulit fail yang lusuh dan perlukan diganti dengan baru,maka tindakan
berikut perlu dibuat :-
periksa keadaan fail semasa dalam pergerakannya,jika didapati lipatannya koyak,kotor
dan didapati perlu diganti baru hendaklah dilakukan dengan : -

1. mengeluarkan segala kandungannya,kemudian gantikan dengan kulit fail baru.

2. Sesudah itu,salin semula nombor fail dan tajuk fail dan semua maklumat yang
terdapat dikulit fail tersebut.
3. Kandungkan semula segala kandungan kedalam fail berserta dengan kertas
minitnya.

Menutup Dan Menyimpan Fail-Fail Yang Tidak Memerlukan Apa-Apa

Tindakan Lagi (Fail Mati)

1. Pastikan kandungannya benar-benar tidak mempunyai perkara yang perlu diambil

tindakan.Perkara ini boleh dipastikan dengan mendapatkan pengesahan dari
pengguna atau pegawai bertanggungjawab.Setelah disahkan barulah boleh fail
tersebut ditutup.
2. Simpan fail-fail lama mengikut Kumpulan dan siri nombor failnya..
3. Ubah siri nombor mengikut susunan serial yang bersesuaian seperti contoh 30/0001
(30 adalah kod kumpulan dan diikuti nombor sirinya).

29
 4. Rekod hendak dibuat berasingan dengan daftar aktif dan memansuhkan rekod ini
dari fail daftar aktif.

Sistem Simpan Dalam Perhatian (SDP)

i) Apabila terima fail untuk SDP,semak arahan untuk SDP.

ii) Catitan arahan dalam kertas minit,seperti nama,jawatan pegawai yang
mengarahkan SDP itu.
iii) Masukan dalam Pigeon Hole atau tempat simpanan bagi tarikh yang
berkenaan.Pigeon Hole ini kalau digunakan hendaklah tiap-tiap satu lohong
ditarikhkan secara mulai dari 1hb hingg 31hb.
iv) Pastikan fail-fail yang di SDP dikeluarkan pada hari yang dimaksudkan itu dari
Pigeon Hole.
v) Fail tersebut mungkin telah dikeluarkan sebelum daripadanya dan berada pada
pegawai-pegawai atau sebaliknya,jika didapati tiada, semak dalam doket
pergerakan(Kad edaran fail),untuk mengetahui fail berada dimana atau pada
siapa.
i) Setelah diambil tindakan untuk mengambil semula fail tersebut bolehlah
diserahkan semula kpeada pegawai yang memerlukan,catitakan juga didalam
gerakan fail tersebut.

Pengurusan Rekod

Kajian tahunan hendak dilakukan keatas rekod semasa dan tindakan berikut perlu diambil.

1. Setelah dibuat kajian,hendaklah diasingkan rekod yang kurang aktif dan sediakan
satu senarai untuk rekod-rekod tersebut.Sebagai panduan,rekod kurang aktif tidak
dibuat rujukan lebih dari dua kali setahun.
2. Sesudah selesai kerja diatas,pindahkan rekod-rekod yang kurang aktif kebilik fail
yang berasingan,dimana seringkali diletakan diatas rak yang tersusun.
3. Untuk fail-fail yang telah ditutup melebihi lima (5) tahun terdahulu atau lama
hendaklah dikaji semula,samada disimpan lagi atau dibuat proses pemusnahan fail-
fail jika tidak mempunyai nilai-nilai.

Float File Pegawai

Tiap-tiap pegawai perlu mempunyai float file sendiri untuk tujuan rujukan
persendirian..Bagi Organasasi yang mengamalkan sistem fail berpusat ,fail float jabatan
hendak dibina selari dengan kod fail pusat dan juga pegawai boleh membuat float
persendirian mengikut keperluan organasasi dan tanggongjawab

Kegagalan Memulangkan Fail

adalah perlu diawasi,bahawa pegawai yang membawa fail menyerahkan kepada

pegawai yang sepatutnya dan meminta ian menandatangani penerimaan fail berkenaan
Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang,maka kelalaian pegawai berkenaan patutlah
dikenakan tindakan tatatertib kerana kecuaian.

Jenis Dan Pengelasan Fail

30
 i) Fail Rahsia - Warna merah
ii) Fail Sulit - Warna Hijau
iii) Fail Peribadi
a. Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna Merah Jambu
b. Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning
iv) Fail Am (terhad) - Warna putih
v) Sampul Kecil - Warna putih

Fail Peribadi Pegawai/Kakitangan

Organasasi hendaklah mengadakan fail-fail peribadi Pegawai/Kakitangan dengan

menggunakan jenis fail peribadi.Jika Organasasi besar,fail peribadi perlulah diadakan di
Unit Pentadbiran disamping Jabatan/Seksyen.

Fail Am

Kerja-kerja persuratan yang melibatkan tindakan perkara-perkara persuratan

am,hendaklah menggunakan fail am.

Fail Rahsia

Khas digunakan untuk tindakan surat-surat serta tindakan sulit pengurus,pegawai kanan yang
terlibat dengan polisi.

Fail Sulit

Khas digunakan untuk tindakan perkara perkara yang tidak membahaaya keadaan jika
maklumat yang disimpan itu bocor.

Fail Sampul Kecil

Untuk surat-surat biasa yang dismpan untuk sementara waktu sehingga fail asal
dijumpai atau dikembalikan

Sistem Mengenal Kod Fail

Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara berikut ;-

• Nama Kod Pendek Organasasi

• Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada
• Tajuk Indek Perkara Utama.
• Perjenisan Perkara kedua.
• Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya

Contoh XXX/2.04/i -1

XXX = Nama Kod Organasasi

/2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat
04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik
i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama
1 = Jilid Fail = Jilid Satu

31
 Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama

Cara Kendalian Sistem Fail

Semua surat keluar perlulah menggunakan fail dan pastikan semua surat yang dikendalikan
adalah selaras dengan tajuk fail yang dimaksudkan,dengan cara ini memudahkan mengesan
surat-surat berkaitan pada masa akan datang.

Sistem Rekod Berkomputer

Bagi organasasi yang menggunakan sistem berkomputer,hendaklah memastikan semua

kandongan surat perlu ada didalam data komputer bagi memudahkan jejak surat
dilaksanakan..Dipasaran terdapat juga jenis optical scanner dimana susun atur data capture
hendaklah selaras dengan fail fizikal yang ada .

National Archives Act,1966 for Malaysia

Bagi rekod-rekod yang memerlukan simpanan di Arkib Negara,rekod-rekod boleh dibuat rujukan
dengan berdasarkan Akta dimaksudkan
Bagi rekod-rekod kerajaan,rujukan boleh dibuat kepada Arkib Negara untuk mendapatkan
maklumat lanjut
Data ini disediakan oleh Zulkifli Bin Talib untuk bahan rujukan sahaja dan tidak apa-apa
tindakan boleh dibuat terhadap saya mengenai maklumat ini.

BILIK REKOD
MUSUH-MUSUH REKOD

APA DIA BILIK REKOD

• Ruang ‘high density storage’.
• Bilik sementara menunggu tindakan pemisahan diambil keatasnya samada musnah atau simpan.
• Tidak boleh disamatakrif dengan stor.

KEGUNAAN BILIK REKOD:

Untuk menyimpan secara teratur rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya:
–Mudah dikesan kembali
–Mudah diuruskan tindakan pemisahan
–Melicinkan kerja unit registri
–Ruang pejabat menjadi teratur dan kemas

32
–Terjamin keselamatannya
–Perbelanjaan mengurus dapat dijimatkan

KEPERLUAN BILIK REKOD

KESELAMATAN BANGUNAN
–Lokasi
1. Tinggi dari punca air/banjir
2. Dekat dengan ibu pejabat
3. Tingkat atas bangunan
4. Jauh dari punca kebakaran spt. gudang, kawasan berlalang, stesen minyak, depoh gas dll.
5. Akses: Kawasan terkawal dan berpagar
LANGKAH KESELAMATAN (Rujukan: Arahan Keselamatan)

• Langkah-langkah keselamatan terhadap sesebuah bangunan hendaklah diambil bertujuan untuk

menghalang orang-orang yang tidak dibenarkan daripada dapat memperhati, mendengar dan
memperolehi perkara-perkara terperingkat dari luar atau dalam dengan memasuki pejabat secara
haram.
• Langkah-langkah tersebut adalah termasuk semua atau sebahagian daripada berikut:

1. Menghadkan jalan keluar masuk dan mengadakan kaunter-kaunter;

2. Menyediakan atau memperkukuhkan tingkap-tingkap dan pintu-pintu dan dilengkapi dengan
kunci-kunci keselamatan;
3. Memperkukuhkan dinding dan siling;
4. Memasang alat-alat pengalisan bunyi, penggera ceroboh atau lain-lain alat teknik, mekanik,
elektrik dan elektronik;
5. Menyediakan tempat atau bilik khas untuk pelawat;
6. Mewujudkan perkhidmatan pengawalan keselamatan.

• Kekuatan lantai (Floor Loading)

• Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu rintangan api
• Pintu keluar dan pintu masuk
• Tanda kawasan larangan
• Bangunan kayu tidak digalakkan
• Kemudahan elektrik (Sistem Pendawaian conduit)

7. Jenis rak yang bersesuaian

8. Meja dan kerusi
9. Mesin Pericih (Shredder)
10. Trolley
11. Tangga
12. Kotak
13. Mesin taip/word prosessor
14. Vacuum cleaner
15. Telefon/Fax
16. Alat pemadam api/alat bantu mula

KESELAMATAN BILIK REKOD:

API:
Sistem kawalan kebakaran

33
 Pengesan asap
Pengesan api
Alat pemadam
Gelung Pancutan
Loceng amaran
45 sentimeter jarak dari siling
Latihan memadam api

MUSUH-MUSUH REKOD

Musuh (Manusia)
–Bakar
–Sabotaj
–Curi
–Jual

Kawalan

- Kawasan larangan
- Larangan merokok, makan minum
- Perkhidmatan kaunter/tingkap
- Bilik kebal
- Jauh dari orang awam

◆Serangga
–Lipas
–Gegat
–Bubuk
–Anai-anai
–Tikus

Kawalan

–Bahan Kimia
–Ubat gegat
–Pewasapan
–Kontrak pembasmian
–Makanan
–Racun

APAKAH JENIS KECEMASAN/BENCANA YANG BOLEH MEROSAKKAN REKOD?

➚JAUHKAN DARI BAHAN MUDAH TERBAKAR

➚JANGAN BAWA MAKANAN KE BILIK FAIL
➚SELALU DIPERIKSA/DIBERSIHKAN
➚KAWAL SUHU
➚RACUN SERANGGA
➚PERBAIKI SEBARANG KEROSAKAN
➚DIAWIT

34
TEMPAT SIMPANAN

• Rahsia Besar/Rahsia - di dalam bilik kebal atau peti besi dipasang dengan kunci tatakira.
• Fail yang sedang digunakan oleh pegawai boleh disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail
keluli atau almari keluli dipasang dengan palang besi berkunci.
• Sekiranya bangunan yang didudukinya tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen
tersebut dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi.

PETI KESELAMATAN

Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen atau bahan-bahan terperingat sama
ada secara tetap atau sementara adalah seperti berikut:

–Bilik kebal atau bilik kebal yang diubahsuaikan;

–Peti besi;
–Kabinet keluli;
–Peti yang dibuat bagi tujuan khas;
–Peti atau beg berkunci.
Bilik Kebal
• Dinding, lantai dan bumbung bilik kebal sebaik-baiknya hendaklah dibina daripada konkrit
bertetulang besi setebal 23 cm.
• Pintu bilik kebal hendaklah dihadkan kepada satu sahaja dan diperbuat daripada jenis pintu kebal
keluli yang dilengkapkan dengan kunci dan kunci tatakira.
• Bilik kebal tidak boleh mempunyai tingkap atau lubang-lubang angin tetapi jika tidak dapat dielakkan,
tingkap atau lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada minimum dan dipasang dengan
palang besi setebal 1 cm dengan jarak 7 cm di antara palang-palang.
• Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dilindungi
dengan dawai mata punai (kawat besi) berukuran 2 cm.

PETI KESELAMATAN

Bilik Kebal diubahsuai

• Bilik kebal yang diubahsuai ialah sebuah bilik kebal yang dibina tidak mengikut penentuan-
penentuan bilik kebal biasa untuk bangunan di mana bilik kebal biasa tidak dapat dibina.
• Jabatan-jabatan yang bercadang mengadakan bilik kebal yang diubahsuaikan hendaklah
merujuk kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan.

Peti Besi
• Dinding-dinding besi sekurang-kurangnya hendaklah diperbuat daripada keluli setebal 0.5 cm.
Engselnya hendaklah dilindungi dan pintunya hendaklah sendat dengan jenang pintu.
• Peti besi tidak boleh ditempatkan rapat dengan dinding luar atau dinding berkongsi di tingkat
bawah di mana kawasan di sebelahnya tidak dapat dikawal.
• Peti-peti besi yang ringan hendaklah dipasang tetap kepada lantai atau dinding. Peti besi
seelok-eloknya hendaklah dilengkap dengan kunci dan kunci tatakira.

Kabinet Keluli
• Kabinet keluli biasanya disediakan dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan
dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi berkunci
dengan kunci mangga.
• Palang besi yang digunakan hendaklah dipasang melalui sebelah dalam pemegang-pemegang
laci dan menutup lubang kunci.

35
 • Kokot sebelah atas hendaklah dipateri dan hujung palang besi sebelah atas hendaklah
diperbuat sdemikian rupa supaya menutupi pateri kokot apabila digunakan.

Almari Keluli
• Almari keluli biasanya disediakan dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan dokumen-
dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi.

36
 KERAJAAN MALAYSIA
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM
BILANGAN 1 TAHUN 2003

GARIS PANDUAN MENGENAI TATACARA PENGGUNAAN INTERNET DAN

MEL ELEKTRONIK DI AGENSI-AGENSI KERAJAAN
JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA
28 November 2003

Rujukan kami : UPTM 159/526/9 Jld.3(9)

PENGENALAN
Perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah membolehkan maklumat
dihantar dan diterima dengan pantas. Kemudahan ini telah membawa kepada peningkatan
penggunaan Internet dan mel elektronik atau e-mel dalam sektor awam. Hakikat ini turut
dipengaruhi oleh bilangan pengguna dan kepentingan maklumat yang kian meningkat dari
semasa ke semasa. Komunikasi secara elektronik juga dilihat sebagai salah satu saluran
penting dalam membantu mewujudkan perkongsian maklumat. Tambahan pula, kaedah ini
membolehkan proses penghantaran dan penerimaan sesuatu maklumat dilaksanakan dengan
lebih cepat dan mudah. Bagaimanapun, pengurusan Internet dan e-mel yang tidak terkawal
boleh menjejaskan keselamatan maklumat. Justeru, perlindungan keselamatan yang bijaksana
perlu diwujud dan disesuaikan bagi menjamin kesahihan, keutuhan dan kebolehsediaan
maklumat yang berterusan.

Tujuan utama garis panduan ini ialah untuk menerangkan tatacara penggunaan Internet dan e-
mel, meningkatkan tahap keselamatan sistem komunikasi dokumen rasmi Kerajaan dan
mengurangkan risiko gangguan operasi Internet dan e-mel.

TATACARA PENGGUNAAN INTERNET

Teknologi Internet telah memudahkan perhubungan antara pengguna dan menyediakan akses
kepada banyak maklumat dalam pelbagai bentuk format dengan menyediakan sumber
pembelajaran, rekreasi, penyelidikan, analisis, rujukan dan bahan-bahan lain yang berfaedah.
Perkhidmatan Awam dalam usahanya menuju ke arah pemodenan tadbiran telah melihat
Internet sebagai satu platform untuk penambahbaikan perkhidmatan yang disediakan. Dalam
konteks ini, penjawat awam perlu menggunakan kemudahan Internet dengan cara yang
bertanggungjawab dan konsisten.

Internet adalah infrastruktur saluran global dan merupakan punca maklumat yang tidak
terkawal. Dengan sebab itu, ketepatan maklumat Internet tidak boleh ditentukan. Justeru,
penjawat awam perlu memainkan peranan dan bertindak secara bijak menilai kesahihan,
ketepatan dan kesesuaian sesuatu maklumat yang diperolehi agar kerja yang dilaksanakan
tidak menyimpang dari tujuan sebenar jabatan.

Penggunaan Internet dengan cara yang tidak bertanggungjawab adalah dianggap sebagai
pelanggaran tatacara yang boleh mengancam keselamatan, keutuhan dan kerahsiaan
maklumat, melemahkan sistem ICT dan pengurusan rekod elektronik, mengganggu sistem
rangkaian ICT dan merosakkan imej Perkhidmatan Awam. Oleh yang demikian, bagi menjamin
kemudahan Internet digunakan dengan selamat, adalah wajar setiap agensi menentukan
latihan yang bersesuaian, penggunaan teknologi yang kukuh dan dasar yang menyeluruh agar
pelanggaran seumpamanya tidak berlaku.

37
Berikut adalah tatacara yang mesti diikuti dalam menggunakan Internet.

(a) Hak Akses Pengguna

Hak akses hendaklah dilihat sebagai satu kemudahan yang disediakan oleh agensi untuk
membantu melicinkan pentadbiran atau memperbaiki perkhidmatan yang disediakan.
Pengguna harus mengambil maklum bahawa semua aset ICT di bawah kawalannya (termasuk
maklumat) adalah hak milik Kerajaan.

(b) Memilih Laman

Laman yang dilayari hendaklah hanya yang berkaitan dengan bidang kerja dan terhad untuk
tujuan yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan.

(c) Pengesahan Maklumat

Bahan yang diperolehi dari Internet perlulah ditentukan ketepatan dan kesahihannya. Sebagai
amalan baik, rujukan sumber Internet hendaklah juga dinyatakan.

(d) Muat Naik Bahan

Bahan rasmi yang hendak dimuat naik ke Internet hendaklah disemak dan mendapat
pengesahan daripada Ketua Jabatan sebelum dimuat naik.

(e) Muat Turun Bahan

Tindakan memuat turun hanya dibenarkan ke atas bahan yang sah seperti perisian yang
berdaftar dan di bawah hak cipta terpelihara. Sebarang bahan yang dimuat turun dari Internet
hendaklah digunakan untuk tujuan yang dibenarkan oleh jabatan sahaja.

(f) Perbincangan Awam

Hanya pegawai yang mendapat kebenaran sahaja boleh melibatkan diri dan menggunakan
kemudahan ini. Kandungan perbincangan awam seperti newsgroup dan bulletin board mestilah
mendapat pengesahan daripada Ketua Jabatan tertakluk kepada dasar dan tatacara yang telah
ditetapkan. Perlu diingat bahawa setiap maklumat yang dikongsi melambangkan imej Kerajaan.
Dengan sebab itu, setiap pengguna mestilah bertindak dengan bijaksana, jelas dan berupaya
mengekalkan konsistensi dan keutuhan maklumat berkenaan.

Penjawat awam adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar
tatacara penggunaan Internet seperti:

(a) memuat naik, memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian tidak berlesen;
(b) menyedia dan menghantar maklumat berulang-ulang berupa gangguan;
(c) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan material, teks ucapan, imej
atau bahan-bahan yang mengandungi unsur-unsur lucah;
(d) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat Internet yang
melibatkan sebarang pernyataan fitnah atau hasutan yang boleh memburuk dan
menjatuhkan imej Kerajaan;

38
 (e) menyalahgunakan kemudahan perbincangan awam atas talian seperti newsgroup dan
bulletin board;
(f) memuat naik, memuat turun dan menyimpan gambar atau teks yang bercorak
penentangan yang boleh membawa keadaan huru-hara dan menakutkan pengguna
Internet yang lain;
(g) memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian berbentuk hiburan atas talian
seperti permainan elektronik, video dan lagu;
(h) menggunakan kemudahan chatting melalui Internet;
(i) menggunakan kemudahan Internet untuk tujuan peribadi;
(j) menjalankan aktiviti-aktiviti komersial dan politik;
(k) melakukan aktiviti jenayah seperti menyebarkan bahan yang membabitkan perjudian,
senjata dan aktiviti pengganas;
(l) memuat naik, memuat turun, menghantar dan menyimpan kad elektronik, video, lagu
dan kepilan fail melebihi saiz 2 megabait yang boleh mengakibatkan kelembapan
perkhidmatan dan operasi sistem rangkaian komputer; dan
(m)menggunakan kemudahan modem peribadi untuk membuat capaian terus ke Internet.

TATACARA PENGGUNAAN MEL ELEKTRONIK

1Mel elektronik atau e-mel adalah merupakan aplikasi yang membolehkan pengguna
berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej elektronik. Aplikasi e-mel ini
digunakan secara meluas dan membenarkan komunikasi lebih daripada dua hala dengan cara
yang pantas dan lebih sesuai untuk penulisan yang ringkas.
2
3Setiap penjawat awam mempunyai e-mel rasmi yang digunakan untuk tujuan rasmi dan
didaftarkan di bawah agensi Kerajaan. Salah satu contoh alamat e-mel rasmi ialah
ahmad@jpm.gov.my. E-mel rasmi boleh dibahagikan kepada dua kategori iaitu e-mel rahsia
rasmi dan e-mel bukan rahsia rasmi.

1(a) E-mel Rahsia Rasmi

E-mel yang mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi yang mesti diberi perlindungan
untuk kepentingan keselamatan yang dikelaskan mengikut pengelasannya sama ada Terhad,
Sulit, Rahsia atau Rahsia Besar.

1(b) E-mel Bukan Rahsia Rasmi

E-mel yang tidak mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi.

Semua agensi digalakkan untuk mewujudkan satu alamat e-mel khusus bagi memudahkan
orang ramai berhubung dengan agensi berkenaan sekiranya memerlukan penjelasan lanjut,
membuat aduan atau mengemukakan pandangan. Contoh alamat e-mel khusus agensi ialah
gcert@mampu.gov.my.

Berikut adalah kaedah penggunaan e-mel yang betul dan disesuaikan pemakaiannya di setiap
agensi Kerajaan.

1(a) Pemilikan Akaun E-mel

Pemilikan akaun e-mel bukanlah hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk
kepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.

39
Akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan sahaja boleh digunakan.
Penggunaan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama adalah dilarang.

(b) Format

E-mel adalah salah satu saluran komunikasi rasmi Kerajaan. Ini bermakna, setiap e-mel
mestilah mengandungi rujukan fail, tarikh dan logo rasmi. Contoh format e-mel bukan rahsia
rasmi adalah seperti di Lampiran A dan format bagi e-mel rahsia rasmi adalah seperti di
Lampiran B.

Penggunaan huruf besar kandungan e-mel adalah tidak digalakkan dan dianggap tidak
beretika. Sebaik-baiknya, gabungan huruf besar dan huruf kecil digunakan dan dipraktikkan di
tempat-tempat yang bersesuaian di samping mengamalkan penggunaan bahasa yang betul,
ringkas dan sopan.

Pengguna juga perlu memastikan bahawa subjek dan kandungan e-mel adalah berkaitan dan
menyentuh perkara perbincangan yang sama sebelum penghantaran dilakukan.

(c) Penghantaran

Penghantaran e-mel rasmi hendaklah menggunakan akaun e-mel rasmi dan pastikan alamat e-
mel penerima adalah betul. Penghantar boleh menggunakan kemudahan ‘salinan kepada’ (cc)
sekiranya e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Bagaimanapun,
penggunaan ‘blind cc’ (bcc) tidak digalakkan.

Kemudahan ‘reply’ digunakan untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal dan ‘forward’
untuk memanjangkan e-mel atau dimajukan kepada penerima lain. Sebagai amalan baik, e-mel
penghantar hendaklah dijawab selewat-lewatnya 4 hari dari tarikh e-mel berkenaan diterima.
Kemudahan penghantaran e-mel jawab automatik semasa berada di luar pejabat bagi tempoh
waktu yang panjang, boleh dipertimbangkan penggunaannya oleh Jabatan.

(d) Penghantaran Bersama Fail Kepilan

Penghantar hendaklah mengamalkan penggunaan fail kepilan, misalnya mengepilkan fail minit
mesyuarat dan elakkan dari menghantar dan menerima fail e-mel yang bersaiz melebihi 2
megabait. Sekiranya perlu, kaedah pemampatan untuk mengurangkan saiz fail adalah
disarankan.

(e) Penerimaan

Pengguna seharusnya mengelakkan dari membuka e-mel daripada penghantar yang tidak
diketahui atau diragui.

(f) Mengenal Pasti Identiti Pengguna

Setiap pengguna perlu mengenal pasti dan mengesahkan identiti pengguna yang
berkomunikasi dengannya sebelum meneruskan komunikasi dan transaksi maklumat melalui e-
mel. Ini bertujuan untuk melindungi maklumat Kerajaan daripada sebarang bentuk
penyalahgunaan.

(g) Penyimpanan

40
Setiap e-mel rasmi yang dihantar atau diterima hendaklah disimpan mengikut tatacara
pengurusan sistem fail elektronik agensi masing-masing.

Pengguna hendaklah memastikan jumlah e-mel yang disimpan di dalam kotak masuk e-mel
adalah tidak melebihi ruang storan yang telah diperuntukkan dan mengutamakan
penyimpanan e-mel yang perlu sahaja. Penyimpanan salinan e-mel pada sumber storan kedua
seperti disket adalah digalakkan bagi tujuan keselamatan.

(h) Pemusnahan dan Penghapusan

E-mel yang tidak penting dan tidak mempunyai nilai arkib yang telah diambil tindakan dan
tidak diperlukan lagi bolehlah dihapuskan. (Contoh: draf kertas kerja, draf minit, kertas
makluman dan brosur).

(i) Tarikh dan Masa Sistem Komputer

Sebelum sesuatu mesej dihantar, perlu ditentukan tarikh dan masa sistem komputer adalah
tepat.

12. Pengguna adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara
penggunaan e-mel rasmi Kerajaan seperti:

(a) menggunakan akaun milik orang lain, berkongsi akaun atau memberi akaun kepada
orang lain;
(b) menggunakan identiti palsu atau menyamar sebagai penghantar maklumat yang sah;
(c) menggunakan e-mel untuk tujuan komersial atau politik;
(d) menghantar dan memiliki bahan-bahan yang salah di sisi undang-undang seperti bahan
lucah, perjudian dan jenayah;
(e) menghantar dan melibatkan diri dalam e-mel yang berunsur hasutan, e-mel sampah, e-
mel bom, e-mel spam, fitnah, ciplak atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-
undang Kerajaan Malaysia;
(f) menyebarkan kod perosak seperti virus, worm, trojan horse dan trap door yang boleh
merosakkan sistem komputer dan maklumat pengguna lain;
(g) menghantar semula e-mel yang gagal sampai ke destinasi sebelum menyiasat punca
kejadian; dan
(h) membenarkan pihak ketiga untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal bagi
pihaknya.

PENGARKIBAN
Rekod elektronik rasmi adalah merupakan rekod awam mengikut tafsiran Akta Arkib Negara
Malaysia No. 44/1966. Ia merangkumi sebarang mesej atau rekod komputer (termasuk fail
kepilan) yang diwujud, dihantar, diserah, dijawab, diedar, disimpan, disalin, dipapar, dibaca
atau dicetak oleh sistem atau perkhidmatan rekod elektronik sesebuah agensi Kerajaan.

(a) Rekod Elektronik yang Penting

Rekod elektronik rasmi yang penting perlu disimpan di dalam sistem komputer jabatan
sehingga tindakan ke atasnya selesai. Jabatan mestilah menghantar rekod elektronik yang
penting dan mempunyai nilai arkib ke Arkib Negara untuk simpanan kekal.

(b) Rekod Elektronik yang Tidak Penting

41
Rekod elektronik rasmi yang tidak penting tetapi tindakan perlu diambil ke atasnya, tidak perlu
dihantar ke Arkib Negara. Contohnya, makluman dan draf.

(c) Pemindahan Rekod Elektronik ke Arkib Negara

Bagi rekod-rekod elektronik yang penting dan mempunyai nilai arkib yang hendak dipindahkan
ke Arkib Negara Malaysia mestilah di dalam format dan tatacara yang ditentukan oleh Arkib
Negara.

(d) Penghapusan dan Pelupusan Rekod Elektronik

Sebarang cadangan penghapusan atau pelupusan rekod-rekod elektronik yang mempunyai

nilai arkib perlulah dirujuk dan mendapat kelulusan daripada Arkib Negara Malaysia.

KAWALAN KESELAMATAN INTERNET DAN E-MEL

Internet dan e-mel adalah terdedah kepada ancaman seperti pencerobohan, penyelewengan,
pemalsuan, pemintasan dan pembocoran rahsia. Dengan itu, keselamatan Internet dan e-mel
perlu untuk melindungi maklumat rahsia rasmi dan maklumat bukan rahsia rasmi Kerajaan dari
capaian tanpa kuasa yang sah. Keselamatan Internet dan e-mel bergantung kepada faktor-
faktor sokongan berikut.

(a) Keselamatan Fizikal

Komputer hendaklah diletakkan di tempat yang mempunyai kawalan fizikal yang selamat
daripada penceroboh atau sebarang bentuk capaian tidak sah.

(b) Keselamatan Dokumen Elektronik

Bagi memastikan semua fail yang dihantar dan diterima bebas daripada sebarang bentuk
ancaman keselamatan, perisian anti-virus dan penapis malicious codes perlulah dikemas kini
dari semasa ke semasa.

Semua maklumat rahsia rasmi atas talian perlu berada dalam bentuk teks sifer sepanjang
masa, manakala maklumat rahsia rasmi yang tidak diperlukan atas talian mesti dipindahkan
segera ke media storan elektronik sekunder dalam bentuk teks sifer dan hendaklah dikelaskan.
Peraturan mengelaskan maklumat digital telah digariskan dalam dokumen Malaysian Public
Sector Management of Information & Communications Technology Security Handbook (MyMIS),
Buku Arahan Keselamatan dan Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 “Peraturan Pengurusan
Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986”.

Sekiranya penyelenggaraan komputer hendak dilaksanakan, agensi perlu memastikan semua

maklumat bukan rahsia rasmi atau rahsia rasmi di dalam komputer berkenaan telah
dikeluarkan dan selamat sebelum menghantar komputer untuk penyelenggaraan.

(c) Tandatangan Digital

Agensi Kerajaan yang mengendalikan maklumat rahsia rasmi mesti menggunakan tandatangan
digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa perakuan tempatan yang ditauliahkan oleh
Kerajaan Malaysia iaitu Pihak Berkuasa Persijilan (Certification Authority).

42
(d) Keselamatan Pengendalian E-mel Rahsia Rasmi

Perkara–perkara berikut perlu dilaksanakan bagi menentukan keselamatan dan kesahihan e-

mel rahsia rasmi iaitu:

(i) penyulitan mesti dilakukan ke atas semua e-mel rahsia rasmi yang dihantar,
diterima dan disimpan;
(ii) penerima e-mel rahsia rasmi mesti mengesahkan kesahihan dokumen apabila
ditandatangani secara digital oleh pengirim;
(iii) penerima mesti membuat akuan penerimaan e-mel rahsia rasmi sebaik sahaja
menerimanya;
(iv) e-mel rahsia rasmi bertanda Rahsia Besar dan Rahsia tidak boleh dimajukan kepada
pihak lain. Sementara e-mel bertanda Sulit dan Terhad yang hendak dimajukan
kepada pihak lain memerlukan izin daripada pemula dokumen;
(v) e-mel yang melibatkan maklumat rahsia rasmi yang hendak dimusnahkan perlulah
ditulis ganti (overwrite) sekurang-kurangnya tiga (3) kali dengan fail yang lain
sebelum dipadamkan; dan
(vi) agensi perlu menentukan sistem e-mel rahsia rasmi yang disambungkan kepada
Internet atau Intranet mesti mempunyai sistem keselamatan yang mencukupi
seperti Firewall dan Virtual Private Network.

TANGGUNGJAWAB PENTADBIR SISTEM ICT

Bagi memastikan pengendalian Internet dan e-mel agensi beroperasi dengan sempurna dan
berkesan, pentadbir sistem ICT adalah bertanggungjawab:

a. menentukan setiap akaun yang diwujudkan atau dibatalkan telah mendapat kelulusan
Ketua Jabatan. Pembatalan akaun (pengguna yang berhenti, bertukar dan melanggar
dasar dan tatacara jabatan) perlulah dilakukan dengan segera atas tujuan keselamatan
maklumat. Pentadbir sistem ICT boleh membekukan akaun pengguna, jika perlu,
semasa pengguna bercuti panjang, berkursus atau pun menghadapi tindakan tatatertib;
b. menggunakan perisian pemecahan kata laluan yang dibenarkan untuk mengenal pasti
kata laluan pengguna yang lemah dan kemudiannya mencadang dan memperakukan
ciri-ciri kata laluan yang lebih baik kepada pengguna;
c. menghalang kemasukan maklumat dari laman Internet yang berunsur ganas, lucah,
permainan elektronik atas talian, judi dan lain-lain aktiviti yang dilarang;
d. menyimpan jejak audit selama sekurang-kurangnya dua (2) bulan di dalam pelayan e-
mel berkenaan, tertakluk kepada kemampuan ruang storan, dan tiga (3) tahun di dalam
media storan lain;
e. menjalankan pemantauan dan penapisan kandungan fail elektronik dan e-mel secara
berkala jika difikirkan perlu tanpa terlebih dahulu merujuk kepada pengguna. Ini
bertujuan memastikan pelaksanaannya mematuhi dasar dan tatacara yang ditetapkan;
f. melaksanakan jadual penstoran dan pengarkiban e-mel agensi. Penyimpanan media
storan sama ada di luar atau di dalam kawasan mestilah mempunyai ciri-ciri
keselamatan fizikal yang terjamin bagi mengelak daripada sebarang risiko seperti
kehilangan maklumat bernilai;
g. memaklumkan kepada Ketua Jabatan sekiranya mengalami insiden keselamatan seperti
pencerobohan sistem, serangan virus atau sebarang masalah kerosakan. Pentadbir
sistem ICT hendaklah mengurus dan menangani insiden yang berlaku dengan segera
dan sistematik sehingga keadaan kembali pulih. Agensi juga perlu melaporkan setiap
insiden kepada GCERT mengikut Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2001 “Mekanisme Pelaporan
Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)”; dan

43
 h. melaksanakan penyelenggaraan ke atas sistem e-mel dengan baik dan menentukan
segala patches terkini yang disediakan oleh pihak pembekal perisian dipasang dan
berfungsi dengan sempurna.

TANGGUNGJAWAB PENGGUNA
Pengguna hendaklah mematuhi tatacara penggunaan Internet dan e-mel yang telah ditetapkan
agar keselamatan ke atas pemakaiannya akan terus terjamin. Peranan dan tanggungjawab
pengguna adalah seperti berikut:

a. menggunakan akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan;

b. memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT dengan segera sekiranya mengesyaki
akaun telah disalahgunakan;
c. menggunakan kata laluan yang baik dengan ciri-ciri keselamatan yang bersesuaian
dengan merujuk Amalan Baik Keselamatan Kata Laluan di Lampiran C;
d. memastikan setiap fail yang dimuat turun bebas dari virus sebelum digunakan;
e. bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua kandungan fail elektronik termasuk
e-mel di dalam akaun sendiri. Dengan itu, pengguna perlu bertindak bijak,
profesional dan berhati-hati apabila berkomunikasi menerusi saluran elektronik;
f. berhenti dan memutuskan talian dengan serta-merta sekiranya kakitangan
menerima dan disambungkan ke laman Internet yang mengandungi unsur-unsur
tidak menyenangkan;
g. mengadakan salinan atau penduaan pada media storan kedua elektronik seperti
disket dan sebagainya bagi tujuan keselamatan;
h. memastikan kemudahan e-mel digunakan dan dibiarkan aktif pada keseluruhan
waktu bekerja supaya e-mel yang dialamatkan sampai tepat pada masanya dan
tindakan ke atasnya dapat disegerakan;
i. menggunakan kemudahan password screen saver atau log keluar apabila hendak
meninggalkan komputer;
j. memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT sekiranya berada di luar pejabat dalam
tempoh waktu yang panjang, bercuti atau bertukar tempat kerja bagi memudahkan
penyelenggaraan dilakukan; dan
k. memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT atau pegawai keselamatan ICT (ICTSO)
sekiranya berlaku atau mengesyaki berlakunya insiden keselamatan ICT.

KHIDMAT NASIHAT
Sebarang kemusykilan berkaitan dengan Pekeliling ini dan Garis Panduan Mengenai Tatacara
Penggunaan Internet dan Mel Elektronik bolehlah dirujuk kepada MAMPU, manakala
kemusykilan berkaitan dengan Arahan Keselamatan hendaklah dirujuk kepada Pejabat Ketua
Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia dan kemusykilan mengenai pengarkiban e-mel
hendaklah dirujuk kepada Arkib Negara Malaysia. Permohonan untuk keterangan lanjut
mengenai kandungan dokumen ini boleh ditujukan kepada:

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan

Pengurusan Malaysia (MAMPU)
Jabatan Perdana Menteri
Aras 6, Blok B2, Parcel B
Kompleks Jabatan Perdana Menteri
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62502 PUTRAJAYA.
Tel.: 03-88882250, Faks: 03-88883286
E-mel: ictsec@mampu.gov.my

44
PENUTUP
1Garis Panduan ini mengandungi amalan-amalan terbaik penggunaan Internet dan mel
elektronik yang patut diikuti oleh semua anggota Perkhidmatan Awam dan akan dikemas kini
dari semasa ke semasa selaras dengan arus perkembangan teknologi maklumat dan
komunikasi (ICT) dan perundangan. Dokumen ini hendaklah dibaca bersama dengan dokumen
Malaysian Public Sector Management of Information & Communications Technology Security
Handbook (MyMIS) dan Buku Arahan Keselamatan.

LAMPIRAN 1

45
Contoh Format E-mel Bukan Rahsia Rasmi

Subject: Program Latihan Khidmat Negara No.Ruj.: KP/JLKN (17(2))

JABATAN LATIHAN KHIDMAT NEGARA

KEMENTERIAN PERTAHANAN MALAYSIA
ARAS 8-10, MENARA TH SELBORN
153 JALAN TUN RAZAK
50400 KUALA LUMPUR

Cc: ali@kabinet.jpm.my

To: ahmad@mod.gov.my

46
 LAMPIRAN B

Contoh Format E-mel Rahsia Rasmi

To: aziz@agc.gov.my
Cc: razak@mampu.gov.my

UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PENGURUSAN

PERANCANGAN MALAYSIA (MAMPU)
ARAS 6, BLOK B2, PARCEL B
KOMPLEKS JABATAN PERDANA MENTERI
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN
62502 PUTRAJAYA

Subject:Pandangan ke atas Draf Akta EGA No.Ruj.: UPTM(R) 159/338/12

RAHSIA

RAHSIA

LAMPIRAN C

47
Amalan Baik Keselamatan Kata Laluan

(a) Rahsiakan kata laluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan kepada yang
tidak berhak adalah satu kesalahan di bawah Akta Jenayah Komputer 1997.

(b) Sekiranya kata laluan telah dikompromi atau disyaki dikompromi, hendaklah dilaporkan
kepada pentadbir sistem ICT dan kata laluan sedia ada diubah dengan serta merta.

(c) Kata laluan hendaklah diubah sekurang-kurangnya sekali dalam 30 hari.

(d) Kata laluan hendaklah mempunyai saiz sekurang-kurangnya lapan (8) aksara dengan
gabungan alphanumerik dan simbol khas. Contoh kata laluan yang baik adalah “j2-
yU!pa”. (AMARAN: Jangan guna kata laluan ini kerana ianya telah diketahui umum).

(e) Elakkan dari menggunakan semula empat (4) kata laluan yang terdahulu.

(f) Kata laluan hendaklah dihafal dan jangan sekali-kali disalin di mana-mana media.

48
 BPRK-1

BORANG PEMISAHAN REKOD AWAM

Kementerian/Jabatan/
Agensi:
Siri Rekod:
Tajuk Siri Rekod
No.
Tarikh
Bil Rujukan Tajuk Fail Catatan
Diliputi
Fail

Disediakan oleh
Tandatangan
Tarikh

49
BPRK-2

50
 BPRK-3

BORANG CADANGAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

Kementerian/Jabatan/Age
nsi:
Siri Rekod:
Tajuk Siri Rekod
No. Rujukan Deskripsi Ringkas
Bil Tajuk Fail Tarikh Diliputi
Fail Kandungan Fail

Disediakan Diluluskan
oleh oleh:
Pegawai Rekod
Nama: Nama Ketua Jabatan
Jabatan
Tarikh: Tarikh:

51
BPRK-4

52
 BPRK-7

RUJUKAN KAMI: BPRK-7

TARIKH

PERAKUAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM

Adalah dengan ini perakui bahawa

( Nama Jabatan/Agensi )

Setelah mendapat kelulusan pemusnahan dari Pengarah Arkib Negara

melalui surat ruj: …………. bertarikh…………… maka kerja-kerja pemusnahan
rekod-rekod berikut telah dijalankan:

Jumlah (Meter Panjang)

Tarikh

Tempat

Nama Pegawai Yang Menaalankan

Pemusnahan

Jawatan

Tandatangan

Tarikh

Nama Saksi (Wakil Arkib Negeri

Sabah)

Jawatan

Tarikh

Saya Mengakui pemusnahan rekod awam tersebut telah dijalankan seperti yang
dinyatakan di atas

53
Nama: Cop Jabatan

Ketua Jabatan

Tarikh

Untuk Kegunaan Pejabat Arkib Negara

Jabatan ini mengesahkan bahawa pemusnahan rekod awam tersebut telah

dilakukan
pada .......................dengan disaksikan oleh

PENGARAH ARKIB NEGARA

54
 CARTA PENGUJUDAN REKOD

Mula

Cop Terima Surat - Tarikh/Masa

Rekod dalam - Bilangan / Tarikh / Tajuk

Buku Daftar Surat / Daripada
Terima

- Pastikan Serah pada

indeks siri Pegawai
rekod

Wujud Fail Baru Tiada Ada Failkan Surat

FAIL ?

- Masukkan dan
rekod pada kertas
minit
- Buat kandungan
- Rekod pergerakan - Warna merah surat
fail Tindakan Pegawai
masuk
Buku Pendaftaran - Warna biru surat
Pergerakan Fail dan keluar
Kad Pengesan/Doket

- Mengikut sistem
Simpan
abjad/nombor

TAMAT

55
 CARTA PERMINTAAN FAIL TERBUKA

- Pegawai meminta
Minta fail

Rujukan Fail - Melalui Indek Siri

Rekod

Tidak Dijumpai
Rekod - Sistem Doket/Kad
Pengesan.
- Pencarian semula fail - Buku Daftar Pergerakan
daripada pegawai Fail.
terakhir yang
menggunakan fail.
Tandatangan - Oleh pegawai peminjam di
- Sampul kecil dibuka
atas Doket/Kad
bagi menggantikan fail
Pengesan/Buku Daftar
yang hilang
Pergerakan Fail

Tindakan Pegawai

Hilang K.I.V

- Hilang dlm jagaan pegawai

- Tempoh 3 bulan dan buka
fail baru

- Dalam tempoh 2
Dikembalikan Selepas Digunakan minggu
- Diperiksa setiap hari
dan diserahkan pada
Pemulangan tarikh yang telah
ditetapkan

Simpan

TAMAT

56
 FAIL KESELAMATAN

Pengguna Meminta Rekod

(Kenalpasti pengguna)

Tentukan Isi Perkara (Tajuk)

Rujuk Samada Fail Berkaitan

(Kabinet Berkunci)

Ada Tiada

Semakan Doket Semakan Doket

Serahan Tangan
Dengan Sampul Yang Ditutup
Dengan Tanda Sulit

Luaran Dalaman

1 Lapisan Sampul
Pos Tangan Tertutup ‘seal’

Tempoh 72 Jam
Dihantar Pos Beg Berkunci
Berdaftar ‘seal’
- Menggunakan 2
lampiran
(- Sampul surat
pertama dimetri dan
bertulis nombor fail
Ia Mengikut Pengamalan
dan perlu diseal)
Organisasi
(- Sampul surat
kedua ditulis alamat < 72 Jam > 72 Jam
penerima dan
Serahan Semula Cari/Minta
Dengan Tangan
Pengguna

57
Semakan Isi Kandungan
Mengikut Kertas Minit

Lengkap Hilang
Simpan Kembali Berhubung semula
Di tempat asal dengan pengguna
dan pastikan masalah

TAMAT
A
A

Cari fail dalam tempoh

24 jam

Laporkan kepada Ketua

Jabatan

Tindakan Tatatertib Tindakan Tatatertib atau

Penyiasatan Akta Rahsia Rasmi
1972 (OSA 1972)

TAMAT

58
 PROSES PELUPUSAN REKOD

MULA

Kenalpasti Rekod

Tidak boleh
Aktif
dimusnahkan

Tidak aktif

Rekod Terperingkat Dituruntaraf :

- Tiada kes berbangkit /tertangguh Turuntaraf
- Tiada kes yang berkait dgn perundangan TAMAT
- Rekod yang masih menjadi rujukan
jabatan

Buat jadual
pemisahan

Hantar 2 salinan Jadual Hantar Ke Arkib

Pemisahan Rekod ke Arkib

Kelulusan Arkib diperolehi Kelulusan Ketua

Pengarah Arkib

- Samada disimpan Buat Senarai

kekal/sementara/hapus Inventori

Borang Pelupusan Musnah Senarai Pemindahan Dimasukkan ke dalam kotak

Disediakan Inventori yang disediakan dan dilabelkan
(sistem kod)

B
C

59
 B C

- dirincih
- dibakar Pemusnahan dilakukan
- dijual Dimasukkan ke
- ditanam dalam kotak yang
disediakan dan
dilabelkan
Salinan rekod diberikan (sistem Kod)
kpd pegawai berkenaan

Isi Borang
Pemindahan
Pelupusan Dilakukan
(mesti ada saksi dari
jabatan)
Salinan senarai rekod
diberikan kepada
pegawai berkenaan
TAMAT

Pemindahan
Dilakukan

TAMAT

60
 LAMPIRAN
FAIL TERBUKA
Pengguna Meminta Rekod

Tentukan Isi Perkara (Tajuk)

Rujuk Samada Fail Berkaitan Di Rak Fail

Ada Tiada

Semakan Doket Semakan Doket

Rekod dalam
Cari
Buku daftar
@ doket

Serah Kepada
Pengguna

Minta Pengesahan @
Tandatangan Pengguna
Di Buku Daftar Rekod

Letakkan Semula Doket

Di Poket Fail

Fail Lengkap Fail Tidak Lengkap

Tempoh 14 hari Hantar Kembali Ikut Prosedur

Selesai Untuk Tindakan KIV (asingkan)

Hantar Kembali Rekod Dalam Buku

Ikut Prosedur (daftar ikut tarikh yang ditentukan)

Simpan Kembali
Dan Pastikan Tarikh Dicatit
Tidak
Lengkap
Lengkap

Tamat Serah Pada Pengguna

61
 FAIL KESELAMATAN
Pengguna Meminta Rekod
(Kenalpasti pengguna)

Tentukan Isi Perkara (Tajuk)

Rujuk Samada Fail Berkaitan

(Kabinet Berkunci)

Ada Tiada

Semakan Doket Semakan Doket

Serahan Tangan
Dengan Sampul Yang Ditutup
Dengan Tanda Sulit

Luaran Dalaman

Beg Berkunci 2 Lapisan Sampul

‘seal’ Tertutup ‘seal’

Tempoh 72 Jam

Ia Mengikut Pengamalan
Organisasi
< 72 > 72
Jam Jam
Serahan Semula Cari/Minta
Dengan Tangan
Pengguna

62
Semakan Isi Kandungan
Mengikut Kertas Minit

Lengkap Tidak
Lengkap
Simpan Kembali Berhubung semula
Di tempat asal dengan pengguna
dan pastikan masalah

Simpan Kembali Tempoh Tertentu

Di tempat asal

Lengkap Tidak
Lengkap

Simpan Kembali Laporan Bertulis

Di tempat asal

Tindakan Tatatertib

63
 FAIL PERIBADI
PROSES PELUPUSAN REKOD

Ditempatkan
Bersama Rekod Kenalpasti Rekod
Aktif (Klasifikasi)

Pertukaran Taraf
(Sulit - Terbuka)

Diminitkan
Kelulusan Untuk Rujukan

(Jadual Pemisahan Rekod)

Ya

Isi Borang
Inventori Rekod/
Pelupusan

Senarai Rekod Dibuat

Untuk Ditentukan ‘nilai’ rekod
Pelupusan Pemindahan

Borang Dimasukkan ke
Pelupusan dalam kotak yang
Disediakan disediakan dan
dilabelkan
(sistem Kod)
Pemusnahan Dihancurka
Dilakukan n/dikitar
semula Isi Borang
Pemindahan

Salinan Senarai
Rekod Diberikan
Kepada Pegawai Salinan senarai rekod
berkenaan diberikan kepada
pegawai berkenaan

Pelupusan Dilakukan
(mesti ada saksi dari
jabatan) Pemindahan
Dilakukan

64