P. 1
INSTITUT LATIHAN DAN DAKWAH SELANGOR

INSTITUT LATIHAN DAN DAKWAH SELANGOR

4.84

|Views: 3,570|Likes:
Nota dan Latihan kursus
Nota dan Latihan kursus

More info:

Published by: Mohamad Shuhmy Shuib on Jan 26, 2008
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC or read online from Scribd
See more
See less

01/09/2013

Sections

INSTITUT LATIHAN DAN DAKWAH SELANGOR (ILDAS) Sungai Lang Parit Baru, Sungai Tawar 45100 Sabak Bernam

, Selangor Darul Ehsan. Tel: 03-32137904/7941/7944

KURSUS PENGURUSAN FAIL DAN REKOD 3-5 SEPTEMBER 2007

PRAKATA
PENGENALAN Kursus Pengurusan fail dan rekod ini dikendalikan oleh Bimbingan dan Latihan Awal (BLA). Kandungan kursus ini menjuruskan kepada penkendalian fail dan rekod jabatan dengan lebih teratur dan berkesan. Mengikut prosedur kualiti MS ISO 9001:2000 menyarankan supaya organisasi menggunakan pendekatan proses memberi tumpuan kepada merancang dan menyediakan sumber serta mengurus, mengawal, menilai dan melaksana proses-proses untuk menghasilkan perkhidmatan yang berkualiti. Dalam kursus ini penekanan pengawalan rekod. Rekod di jabatan di wujudkan dan diselenggarakan bagi dijadikan bukti kepada pematuhan kepada kehendak standard dan keberkesanan operasi sistem pengurusan kualiti. Rekod-rekod hendaklah dikendalikan dengan baik supaya ia dapat dibaca, mudah dikenali dan mudah diperolehi semula. Prosedur bagi mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan rekod hendaklah didokumenkan. MATLAMAT KURSUS Peserta didedahkan: 1. Cara pengurusan fail dan rekod cara sistematik dan berkesan. 2. Membuka dan menutup fail yang betul. 3. Mengawal pergerakan fail. 4. Cara mengasingkan fail dan rekod. 5. Mengendalikan dan pemeliharaan fail dan rekod. 6. Mengurus fail dan rekod terperingkat. 7. Kaedah pelupusan fail dan rekod. Setelah tamat kursus ini, peserta akan dapat mengenalpasti rekod-rekod yang perlu dihasilkan dan diselenggarakan hasil perlaksanaan perkhidmatan tersebut. Rekod-rekod yang dihasilkan ini selain menjadi bukti perlaksanaan, ianya juga dapat membantu dari segi analisis data dan usaha yang dijalankan bagi penambahbaikan.

2

KURSUS FAIL DAN REKOD
TARIKH 03 Septembert 2007 PERKARA SELAMAT DATANG Suai kenal dan penumbuhan kumpulan Pegertian Pengurusan Fail dan Rekod Minum Riadah ISO 04 September 2007 Konsep Pengurusan Fail dan Rekod Fail Memfail Minum Pengurusan fail dan rekod Penutupan/buka Fail Buka Fail (Jilid) Makan Tengah hari Latih Amal (mengikut kumpulan) Minum Riadah Pengurusan fail terperingkat Bilik Rekod dan Pemeliharaan Rekod Minum Pemisahan Pindah Fail dan Rekod Pemusnahan Rekod Penilaian Kursus Penutupan Program (Kursus) Makan Tengah hari Balik (Penyerahan kunci bilik) 1430 -1630 MASA

1630 -1700 1700 - 1830 2100 - 2300 0830 - 1030 1030 - 1100 1100 - 1300 1300 - 1430 1430 -1630 1630 -1700 1700 - 1830 2100 - 2300 0830 - 1030 1030 - 1100 1100 - 1230 1230-1300

05 September 2007

SOALAN LATIH AMAL 1. Apa itu rekod awam dan kepentingannya? 3

2. 3. 4. 5. 6.

Pengurusan Rekod mengikut Standart ISO Carta Aliran Buka dan Tutup Fail Sistem KIV atau SDP Fail hilang Pengasingan fail dan rekod di jabatan anda

4

SEJARAH ILDAS
Institut Latihan dan Dakwah Selangor (ILDAS) merupakan sebuah institusi latihan yang ditubuhkan di bawah pentadbiran Jabatan Agama Islam Selangor. Dahulunya institut ini terletak di Pekan Sabak Bernam dan ianya dikenali sebagai Pusat Dakwah Selangor. Pada 20 Mei 2000, PDS telah memindahkan operasinya ke tempat baru ini dengan nama Institut latihan dan Dakwah Selangor (ILDAS). Majlis perasmian ILDAS telah disempurnakan oleh Duli Yang Maha Mulia Sultan Sharafuddin Idris Shah ibni Al Marhum Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah Al Haj, Sultan Selangor Darul Ehsan, Pemangku Raja Selangor ketika itu pada 25 November 2000. ILDAS ditubuhkan sebagai sebuah institusi latihan bagi melatih dan meningkatkan kualiti perkhidmatan kakitangan Jabatan Agama Islam Selangor. Walaubagaimanapun ia turut memberi peluang kepada agensi kerajaan lain, swasta, NGO, pelajar dan masyarakat awam menyertai kursus-kursus yang ditawarkan di ILDAS.

VISI
ILDAS Institut terbaik, bertaraf dunia, diredhai Allah S.W.T.

MISI
Mengurus Latihan dan Pembangunan Insan yang Seimbang dan Bersepadu secara Sistematik, Cekap serta Berkesan.

MOTTO
ILTIZAM MEMBANGUN INSAN

DASAR KUALITI
Melaksanakan latihan yang efisyen, efektif dan berkualiti ke arah mencapai Pengurusan Hal Ehwal Islam yang cemerlang. ILDAS akan memastikan latihan yang diberi menepati Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2000 ILDAS.

OBJEKTIF
Mengurus pelaksanaaan latihan dan pembangunan insan yang terbaik dan berkesan.

5

Memberi latihan pengurusan perkhidmatan sumber manusia yang terbaik dan berkesan. Memberi latihan pengurusan pendidikan yang terbaik dan berkesan. Memberi latihan pengurusan masjid yang terbaik dan berkesan. Memberi latihan pengurusan Teknologi Maklumat yang terbaik dan berkesan. Memberi latihan pengurusan dakwah dan Pembangunan Insan yang terbaik dan berkesan.

6

KANDUNGAN NOTA

B IL. 1 2 3 4 5 6 ISTILAH REKOD

PERKARA

MUKA SURAT 6-8 9-13 14-22 23-25 26-29 30-40

AKTA ARKIB NEGARA 1966 PANDUAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN PANDUAN ASAS PENGURUSAN FAIL BILIK REKOD MUSUH-MUSUH REKOD GARIS PANDUAN MENGENAI TATACARA PENGGUNAAN INTERNET DAN MEL ELEKTRONIK DI AGENSI-AGENSI KERAJAAN LAMPIRAN BORANG LAMPIRAN CARTA ALIRAN PROSES

7 8

7

ISTILAH REKOD
ISTILAH: Jadual Pemisahan Rekod DEFINISI: Satu jadual yang menunjukkan tempoh simpanan siri-siri rekod di sesuatu Jabatan sebelum dipisahkan untuk dimusnahkan atau dipindahkan ke Arkib Negara. Ia mengandungi maklumat ringkas mengenai isi kandungan rekod, kegunaannya dan tindakan pemisahan yang akan diambil selepas tempoh simpanannya dipatuhi. RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986. ISTILAH: Rekod Awam DEFINISI: Rekod Awam ialah kertas, dokumen, buku daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, pita rakaman, alat perakam bunyi yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam dalam menjalankan kegiatannya atau dikeluarkan oleh pegawai atau kakitangan dalam tugas rasminya. RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986. CONTOH PENGGUNAAN: Fail-fail Rasmi Jabatan ISTILAH: Rekod 'Functional' DEFINISI: Rekod mengenai tugas dan tanggungjawab khas sesuatu Jabatan yang mencerminkan aktiviti-aktiviti asas Jabatan. RUJUKAN Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986. CONTOH PENGGUNAAN Bahagian Saraan - Rekod mengenai gaji, elaun dan lain-lain kemudahan. ISTILAH: Rekod 'Housekeeping' DEFINISI Rekod mengenai hal pentadbiran am, perkhidmatan kakitangan, bangunan dan harta, kewangan, peralatan sesuatu Jabatan. RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986. CONTOH PENGGUNAAN Rekod Pembelian Peralatan Pejabat. ISTILAH: Inventori Rekod DEFINISI: Inventori rekod ialah satu borang terperinci mengenai siri-siri rekod yang diwujudkan oleh Jabatan. Dalam inventori dicatat deskripsi lengkap dan ciri-ciri penting mengenai setiap siri rekod. Inventori dibuat dengan tujuan utama untuk mengenali dengan tepat sesuatu siri rekod supaya tindakan pemisahan di masa akan datang ke atas siri rekod tersebut akan dapat dilakukan dengan sistematik. RUJUKAN: Buku Panduan Menyediakan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Arkib Negara Malaysia 1986. ISTILAH: Rahsia Rasmi DEFINISI: Apa-apa suratan yang dinyatakan dalam jadual dan apa-apa maklumat dan bahan berhubungan dengannya dan termasuklah apa-apa suratan rasmi, maklumat dan bahan lain sebagaimana yang boleh dikelaskan sebagai 'Rahsia Besar', 'Rahsia', 'Sulit' atau 'Terhad' mengikut mana yang berkenaan oleh seorang Menteri, Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu Negeri atau mana-mana pegawai awam yang dilantik di bawah Seksyen 2B. RUJUKAN: Akta Rahsia Rasmi (Pindaan 1986) - Tafsiran. CONTOH PENGGUNAAN Keputusan Jemaah Menteri - Rahsia Besar

8

ISTILAH: Sambungan Kulit Fail DEFINISI: Fail baru yang dibuka dalam siri yang sama bagi menggantikan fail lama yang ditutup. RUJUKAN: Buku Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan. CONTOH PENGGUNAAN: Fail lama : JPA(Q)193/6/75 Fail baru : JPA(Q)193/6/75 Klt. II ISTILAH: Pendaftaran Rahsia DEFINISI: Satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumendokumen tersebut supaya ianya diuruskan secara berasingan daripada dokumen-dokumen tidak terperingkat. Ia hendaklah dilaksanakan oleh satu bahagian terasing yang dinamakan Pendaftaran Rahsia. RUJUKAN: Arahan Keselamatan - Para 42 ISTILAH: Rahsia DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Rahsia. RUJUKAN: Arahan Keselamatan CONTOH PENGGUNAAN: • Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia yang membuat perundingan dengan negara asing; • maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera; • maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatankegiatannya; • surat menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting. ISTILAH: Rahsia Besar DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar. RUJUKAN: Arahan Keselamatan CONTOH PENGGUNAAN • Kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama Kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi; • maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan; • surat menyurat dengan kerajaan negara asing mengenai aspek perdagangan dan pertahanan yang sangat penting; • maklumat lengkap berkenaan dengan pertubuhan-pertubuhan perisikan Malaysia dan kaedah-kaedahnya. ISTILAH: Terhad DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad. RUJUKAN: Arahan Keselamatan CONTOH PENGGUNAAN • Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan; • Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan; • Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat kelengkapan biasa untuk tentera atau polis.

9

ISTILAH: Faharasat Fail DEFINISI: Sistem Doket yang menggunakan abjad atau nombor untuk kemudahan rujukan dan pengesanan fail. RUJUKAN: Buku Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan CONTOH PENGGUNAAN: Borang Am 85 dan 85A. ISTILAH: Fail Meja (FM) DEFINISI: Fail Meja adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/jawatan. Antara lain ianya mengandungi cara Jabatan/Pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana individu ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan. FM adalah panduan terperinci mengenai senarai tugas yang dijalankan oleh seseorang individu tersebut setiap hari. RUJUKAN: Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 1991 - Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja.

10

AKTA ARKIB NEGARA 1966
Akta Parlimen, No. 44 Tahun 1966
Suatu Akta bagi membuat peruntukan bagi penjagaan dan penyimpanan arkib awam dan rekod awam Malaysia dan bagi perkara-perkara yang berkaitan dengannya. MAKA INILAH DIPERBUAT UNDANG-UNDANG oleh Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang Dipertuan Agong dengan nasihat dan persetujuan Dewan Negara dan Dewan Rakyat yang bersidang dalam Parlimen, dan dengan kuasa daripadanya, seperti berikut:

BAHAGIAN I: PERMULAAN
1 Tajuk Ringkas, mula berkuatkuasa dan pemakaian 1. Akta ini bolehlah dinamakan Akta Arkib Negara 1966, dan hendaklah mula berkuatkuasa pada suatu tarikh dan Menteri bolehlah melalui pemberitahuan dalam Warta menetapkan, suatu tarikh yang tidak awal dari tarikh di mana pemberitahuan itu diterbitkan 2. Akta ini adalah terpakai bagi seluruh Negeri di Tanah Melayu dan, berhubung dengan rekod awam Kerajaan Persekutuan yang wujud pada atau selepas Hari Malaysia, Akta ini, selain dari Bahagian V, adalah juga terpakai kepada Negeri Sabah dan Sarawak

BAHAGIAN II ; TAFSIRAN
2. Dalam Akta ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain :"Arkib awam" ertinya a. rekod awam i. Yang berumur lebih dari dua puluh lima tahun; ii. Yang ditentukan oleh Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah yang berkekalan atau kedua-duanya sekali; dan iii. Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-mana tempat lain sebagaimana yang Pengarah boleh arahkan dari semasa ke semasa; dan b. apa-apa dokumen, buku atau bahan lain yang diperolehi untuk Arkib Negara oleh Pengarah; "Arkib Negara" ertinya Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta ini; "Menteri" ertinya Menteri yang bertanggungjawab bagi arkib awam dan rekod awam; "Pejabat awam" ertinya apa-apa jabatan, Suruhanjaya, Lembaga, Perbadanan, Agensi pihak berkuasa tempatan, atau mana-mana Pejabat Kerajaan Persekutuan atau mana-mana Negeri, dan termasuk atau tidak termasuk pejabat atau perbadanan atau badan lain sebagaimana Yang di Pertuan Agong boleh isytiharkan sebagai suatu Pejabat Awam melalui pemberitahuan yang diterbitkan dalam Warta. "Pengarah" ertinya Pengarah Arkib Negara:

11

"rekod awam" ertinya, kertas, dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, dan rakaman bunyi dalam apa-apa bentuk sekalipun, yang diterima atau dihasilkan secara rasmi oleh mana-mana pejabat awam bagi pegawai menjalankan urusannya atau oleh mana-mana pegawai atau pekerja sesebuah pejabat awamdalam masa menjalankan tugas-tugas rasminya.

BAHAGIAN III PENUBUHAN DAN PENGURUSAN ARKIB NEGARA
3 Penubuhan Arkib Negara Dengan ini ditubuhkan sebuah Arkib Negara Malaysia yang mana akan dikumpulkan dan disimpan dan dipelihara serta dijaga di dalamnya arkib-arkib awam dan yang dengan ini juga diisytiharkan sebagai sebuah Jabatan Persekutuan. 4 (1) Arkib Negara hendaklah diuruskan dan dikawal oleh Pengarah Arkib Negara yang dilantik oleh Pengarah Arkib Negara yang dilantik oleh Yang di Pertuan Agong; dan bagi maksud menjalankan Pengurusan dan Pengawalan tersebut maka adalah menjadi tugas Pengarah :a. Memberikan butir-butir dan menyusun semula arkib awam; b. Menyediakan kemudahan-kemudahan bagi membuat kajian dan rujukan; c. tertakluk kepada persetujuan dan syarat-syarat semasa diperolehi, mengeluarkan semula atau menerbitkan semula mana-mana arkib awam; d. Memeriksa mana-mana rekod dalam simpanan sesebuah pejabat awam dan menasihati pejabat tersebut tentang cara penjagaan dan penyimpanan rekod-rekod tersebut; e. menerima dan memelihara apa-apa rekod yang dipindahkan ke Arkib Negara; f. atas permintaan mana-mana Ketua Jabatan sesebuah pejabat awam, mengembalikan kepada pejabat tersebut bagi suatu tempoh sebagaimana yang dipersetujui di antara Pengarah dengan Ketua Tadbir berkenaan dan tertakluk kepada syarat-syarat sebagaimana yang ditetapkan oleh Pengarah, rekod-rekod awam yang dipindahkan dari pejabat berkenaan ke Arkib Negara; g. Memperolehi secara pembelian , derma, arah serah atau sebagainya apa-apa dokumen, buku atau bahan lain yang pada pendapat Pengarah adalah atau mungkin mempunyai nilai kebangsaan dan sejarah yang berkekalan; dan h. Menjalankan tugas-tugas lain-lain yang perlu bagi maksud pengurusan dan pengawalan tersebut. 2. Peruntukan perenggan (f) sub seksyen (1) tidak boleh dipakai bagi tujuan menghendaki Pengarah mengembalikan mana-mana rekod awam yang mana keadaannya (fizikal) tidak mengizinkan dari dikeluarkan dari Arkib Negara. 3. Tiada apa-apa juga yang terkandung dalam seksyen ini boleh disifatkan sebagai memberi kuasa kepada Pengarah untuk memeriksa isi kandungan mana-mana rekod awam yang adalah rahsia atau sulit, kecuali dengan izin Ketua Tadbir pejabat awam yang mempunyai hak jagaan ke atasnya.

ARKIB NEGARA
5. Lembaga Penasihat 1. Bagi maksud menasihati Pengarah dalam menjalankan tugas-tugasnya di bawah Akta ini, sebuah Lembaga Penasihat hendaklah ditubuhkan yang terdiri daripada Pengarah sebagai Pengerusi dan lima orang ahli lain yang akan dilantik oleh Menteri.

12

2. Lembaga hendaklah menasihati Pengarah tentang perkara-perkara sebagaimana yang Pengarah menunjukkan kepadanya sari semasa ke semasa dan juga tentang perkara-perkara sebagaimana yang Lembaga fikirkan patut. 3. Tiga orang ahli Lembaga boleh membentuk suatu korum. 4. lembaga bolehlah menentukan prosedurnya sendiri. 6. Pengarah boleh bertindak berlawanan dengan Lembaga Penasihat 1. Pengarah boleh, selepas berunding dengan Menteri, bertindak berlawanan dengan nasihat yang diberi kepadanya oleh Lembaga Penasihat, jikalau dalam mana-mana kes beliau berfikir patut untuk berbuat sedemikian; tetapi dalam keadaan sedemikian – a. Beliau hendaklah merekodkan dengan lengkap secara bertulis, bagi maksud memasukkannya ke dalam catatan laporan Lembaga Penasihat, alasan-alasan dan sebab-sebab bagi keputusan b. Mana-mana Ahli Lembaga Penasihat adalah berhak untuk menghendaki supaya direkodkan dalam catatan yang dinyatakan di atas, apa-apa nasihat atau pendapat yang beliau telah berikan mengenai persoalan yang dipertikaikan, dan alasan-alasan baginya. 7. Perlantikan Pegawai- pegawai Menteri bolehlah dari semasa ke semasa melantik pegawai-pegawai sebagaimana yang perlu untuk membantu Pengarah di dalam menjalankan tugas-tugasnya di bawah Akta ini. 8. Pemindahan rekod-rekod awam ke Arkib Negara 1. Mana-mana rekod awam yang lebih dari dua puluh tahun umurnya, dan mana-mana rekod yang bukan semasa yang pada pendapat Pengarah adalah mempunyai nilai yang cukup untuk membenarkan pemeliharaannya, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara. Dengan syarat bahawa Menteri adalah mempunyai kuasa untuk menahan rekod-rekod awam yang mengandungi maklumat rahsia dan sulit dari dipindahkan ke Arkib Negara. 2. Adalah sah bagi Pengarah menangguhkan pemindahan mana-mana rekod awam ke Arkib Negara jikalau beliau berpuas hati bahawa dengan jelas sifat rekod tersebut yang sedemikian rupa maka pemindahannya dengan segera akan secara tidak wajar menjejaskan pentadbiran mana-mana perkhidmatan awam atau akan bertentangan dengan kepentingan awam. Rekod-rekod awam hendaklah diserahkan apabila diminta 1. Mana-mana orang yang memiliki apa-apa rekod awam hendaklah, apabila diminta secara bertulis oleh Pengarah, menyerahkannya ke Arkib Negara (sama ada rekod awam itu berada dalam miliknya sebelum atau selepas kelulusan Akta ini). 2. Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini yang boleh disifatkan sebagai memberi kuasa kepada Pengarah untuk meminta Penyerahan mana-mana rekod awam yang disimpan dalam mana-mana pejabat awam Kerajaan Negeri melainkan dengan keizinan Kerajaan Negeri tersebut.

BAHAGIAN IV : REKOD AWAM
Tiada seseorang pegawai dalam mana-mana pejabat awam boleh memusnah atau melupuskan rekod-rekod awam tanpa kebenaran daripada Pengarah

13

1. Tiada seseorang jua pun boleh, tanpa keizinan daripada Pengarah memusnahkan atau melupuskan, atau memberi kuasa untuk memusnah atau melupuskan mana-mana rekod awam yang berada dalam miliknya atau di bawah kawalannya. 2. Mana-mana orang yang bermaksud untuk memusnahkan atau melupuskan atau untuk memberi kuasa bagi membuat pemusnahan atau pelupusan apa-apa rekod awam hendaklah terlebih dahulu memberitahu kepada Pengarah tentang maksud tersebut dan dalam pemberitahuan tersebut hendaklah diberikan butir-butir tentang sifat rekod awam yang berkenaan. 3. Mana-mana orang yang bermaksud untuk memusnahkan atau melupuskan atau untuk Pengarah bolehlah memeriksa mana-mana rekod yang butiran-butirannya diberikan dalam apa-apa pemberitahuan di bawah seksyen (2) dan jika beliau ingin supaya rekodrekod awam tersebut diserahkan kepadanya, beliau bolehlah memberitahu orang yang membuat pemberitahuan tersebut tentang keinginan itu dan seterusnya rekod-rekod awam tersebut hendaklah diserahkan kepada Pengarah. 11 Pemusnahan rekod-rekod awam Pengarah bolehlah memberi kuasa bagi membuat pemusnahan terhadap beberapa jenis tertentu rekod-rekod awam yang – a. dengan sebab-sebab bilangannya, jenis atau sifat lazimnya pada pendapat beliau adalah tidak tahan untuk dipelihara sebagai satu arkib awam; dan b. tidak lagi diperlukan untuk dibuat rujukan, oleh mana-mana pejabat awam setelah tindakan telah sempurna diambil terhadapnya atau selepas tamatnya tempoh beberapa tahun dari tarikh di mana tindakan ke atasnya telah sempurna diambil sebagaimana yang telah dipersetujui di antara Pengarah dengan Ketua Pentadbir Pejabat Awam berkenaan. 12 Akses orang-orang awam ke arkib-arkib awam Seperti yang dipinda oleh Akta A85 bertarikh 10.9.71 1. Tertakluk kepada syarat-syarat di bawah mana sesuatu rekod awam itu dibuat atau disimpan dalam Arkib negara, Arkib-arkib awam bolehlah digunakan oleh orang-orang awam bagi maksud membuat rujukan atau kajian, mengikut apa-apa peraturan yang dibuat di bawah Akta ini. 2. Tiada seorang jua pun pegawai awam boleh membenarkan orang awam membuat rujukan dan kajian terhadap mana-mana rekod awam, kecuali dalam masa menjalankan tugas-tugas rasminya. 13 Salinan rekod-rekod awam yang disahkan Apa-apa salinan bagi sesuatu rekod awam atau arkib yang disahkan oleh Pengarah sebagai satu salinan yang betul dari dokumen yang asal hendaklah hendaklah diterima dalam sesebuah mahkamah undang-undang. 14 Perwakilan kuasa-kuasa Pengarah 1. Pengarah bolehlah dari semasa ke semasa tertakluk kepada syarat-syarat sebagaimana yang beliau boleh tetapkan mewakilkan mana-mana dari kuasanya di bawah Akta ini dan mana-mana orang yang diwakilkan kuasa-kuasa tersebut bolehlah menjalankan kuasa-kuasa itu dengan cara dan dengan kesan yang sama seolah-olah kuasa tersebut telah diberikan kepada oleh Akta ini. 2. Tiap-tiap orang yang bertindak mengikut apa-apa perwakilan yang diberi di bawah seksyen ini hendaklah, jika tidak dapat ditunjukkan sebaliknya, dianggap sebagai telah bertindak mengikut tema-tema perwakilan itu. 3. Apa-apa perwakilan di bawah seksyen ini bolehlah dibuat kepada seseorang atau segolongan orang atas nama pejabatnya 4. Tiap-tiap perwakilan di bawh seksyen ini bolehlah dibatalkan oleh Pengarah pada bilabila masa, dan perwakilan tersebut tidaklah boleh menyekat Pengarah dari menjalankan kuasa-kuasa yang diwakilkannya itu.

14

ARKIB NEGARA
15 Penerbitan arkib-arkib 1. Tiada seseorang jua pun boleh menerbit atau membuat salinan bagi keseluruhan atau mana-mana bahagian dari kandungan mana-mana arkib atau rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara melainkan dengan keizinan bertulis daripada Pengarah. 2. Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini ditafsirkan sebagai menyentuh atau meluaskan undang-undang mengenai hak cipta. 16 Larangan mengekspot rekod-rekod dan arkib-arkib awam Tiada seseorang jua pun boleh mengeluar atau menghantar keluar dari Malaysia apa-apa rekod awam atau Arkib awam tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah. 17 Peraturan -peraturan 1. Menteri bolehlah membuat peraturan-peraturan bagi memperelokkan lagi perjalanan peruntukan- peruntukan Akta ini; dan tanpa menjejaskan keluasan makna peruntukan sebelum ini, bolehlah a. Menetapkan bayaran yang patut dikenakan oleh Pengarah bagi membuat dan mengesahkan salinan apa-apa arkib atau rekod dalam Arkib Negara; b. Membuat peruntukan bagi pengecualian dari membayar kesemua atau sebahagian dari apa- apa bayaran yang dikenakan kerana membuat dan mengesahkan salinan apa-apa arkib awam atau rekod-rekod awam yang berada dalam Arkib Negara; c. Membuat peruntukan untuk memelihara dan melindungi arkib dan rekod di dalam Arkib Negara dan juga kelakuan pelawat-pelawat yang berada di dalamya; dan d. Membuat apa-apa peruntukan yang lain lagi yang boleh dibuat di bawah ini 18 Sesiapa yang melanggar mana-mana peruntukan Akta ini adalah bersalah kerana melakukan suatu kesalahan yang boleh didenda tidak lebih dari seribu ringgit atau penjara selama suatu tempoh tidak lebih dari enam bulan atau kedua-duanya sekali. 19 (1). Pengarah hendaklah secepat yang boleh pada setiap tahun membuat dan menghantar kepada Menteri laporan berhubung dengan kegiatan-kegiatan Arkib Negara bagi tempoh tahun yang terdahulunya. (2) Menteri hendaklah membentangkan satu salinan dari tiap-tiap laporan tersebut di setiap Dewan Parlimen

BAHAGIAN V ARKIB NEGERI
20 Penubuhan Arkib Negeri 1. Sesebuah Kerajaan Negeri bolehlah dengan kelulusan Yang di Pertuan Agong, dengan perintah menubuhkan sebuah Arkib Negeri. 2. Peruntukan-peruntukan seksyen 4 hingga 19 Akta ini adalah terpakai kepada sesebuah Arkib Negeri sebagaimana ianya terpakai kepada Arkib Negara, tertakluk kepada pengubahsuaian -pengubahsuaian berikut iaitu :-

15

a. Rujukan kepada Arkib Negara, kecuali dalam ungkapan "Pengarah Arkib Negara", hendaklah ditafsirkan sebagai rujukan kepada Arkib Negeri; b. Bagi perkataan "lima" dalam sub seksyen (1) seksyen 5, hendaklah dibaca dengan perkataan"tiga" dalam sub seksyen (3) seksyen 5, hendaklah dibaca dengan perkataan ''dua". c. Rujukan kepada Menteri hendaklah ditafsirkan sebagai rujukan kepada Menteri Besar atau, mengikut mana yang berkenaan, Ketua Menteri bagi Negeri berkenaan; dan d. Rujukan kepada setiap Dewan Parlimen dalam sub seksyen (2) seksyen 19 hendaklah ditafsirkan sebagai rujukan kepada Dewan Undangan bagi sesebuah Negeri itu.

Telah mendapat persetujuan Diraja pada 16hb. Julai, 1966.

16

PANDUAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN
KANDUNGAN
1. Rekod Awam dan tanggungjawab anda 2. Pemeliharaan Rekod 3. Pemindahan Rekod 4. Jadual Pemisahan Rekod 5. Pemusnahan Rekod 6. Rancangan Rekod Penting Kerajaan

1. REKOD AWAM DAN TANGGUNGJAWAB ANDA
APA ITU REKOD AWAM
Di bawah Akta Arkib Negara No. 44 Tahun 1966, Rekod Awam ialah semua kertas, dokumen, buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem, wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk dan lain-lain diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan tugas-tugas rasminya. Dengan kata lain, Rekod Awam merangkumi apa sahaja maklumat yang tercatat atau yang direkodkan (recorded information) berhubung dengan semua tugas atau kerja harian jabatan.

KEPENTINGAN REKOD AWAM 1. Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting
mengenai pentadbiran dan sejarah negara.

2. Rekod Awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran
kebangsaan.

3. Rekod Awam merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh Kerajaan dan 4.
orang ramai. Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta kepentingan Kerajaan dan individu. Memandangkan rekod-rekod tersebut adalah penting, maka adalah menjadi tanggungjawab jabatan dan anda untuk menjaga dan memeliharanya. Ini bersesuaian dengan matlamat Kerajaan untuk mewujudkan satu sistem pentadbiran yang cekap dan ekonomik menerusi satu sistem pengurusan rekod yang teratur dan moden di kalangan jabatan-jabatan

17

Kerajaan.

TANGGUNGJAWAB ANDA TERHADAP REKOD AWAM 1. Mewujudkan rekod-rekod yang jabatan anda perlukan di dalam urusan harian. 2. Menentukan supaya rekod-rekod yang masih diperlukan oleh jabatan disimpan secara
sistematik dan dipelihara dengan baik.

3. Mengasingkan rekod-rekod yang tidak lagi diperlukan. 4. Menghubungi Arkib Negara Malaysia di atas apa-apa perkara mengenai rekod-rekod 5. 6. 7. 8.
yang tidak diperlukan. Menyediakan senarai pemindahan bagi rekod-rekod yang berusia 5 tahun setelah ditutup bagi menentukan sama ada rekod-rekod tersebut perlu dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia untuk disimpan atau dimusnahkan. Mempastikan semua rekod bernilai yangtelah berusia 20 tahun semenjak diwujudkan disenarai dan dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia. Meminta kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara untuk pemusnahan rekodrekod yang tidak bernilai. Mendapat khidmat nasihat dan bekerjasama dengan Pegawai-pegawai Arkib mengenai cara pengurusan rekod di jabatan anda. Untuk melaksanakan kerja-kerja pengurusan rekod yang lebih berkesan, Pegawai Rekod Jabatan dan Pegawai Kerani Rekod perlulah dilantik.

2. PEMELIHARAAN REKOD
KENAPA REKOD PERLU DIPELIHARA? 1. Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal
dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan, penyelidik dan generasi akan datang. Rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan cermat dan akan membawa kerugian kepada negara.

2.

APA DIA MUSUH-MUSUH REKOD?

18

Musuh-musuh rekod adalah semua agen perosak yang disebabkan oleh : • • • faktor-faktor fizikal faktor bilogikal, kimiawi dan manusia.

FAKTOR BILOGIKAL
Terdiri daripada binatang/serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan binatangbinatang perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan di tempat simpanan yang tidak terurus, lembab, sesak dan kotor. Kulat dan cendawan juga merupakan agen perosak rekod.

FAKTOR KIMIAWI
Rekod-rekod yang diwujudkan merupakan bahan-bahan kimia umpamanya kertas yang mengandungi asid semasa proses pembuatannya. Begitu juga dakwat dan bahan-bahan kimia lain yang digunakan ke atas rekodrekod daripada jenis-jenis yang berlainan. Sekiranya rekod-rekod ini tidak dipelihara dengan sempurna, bahan-bahan kimia di dalamnya akan bertindakbalas dengan alam sekitar dan akan merosakkan rekod. Pencemaran udara terutamanya yang berpunca daripada asap kilang-kilang perindustrian dan kenderaan, di dalam jangkamasa panjang akan mendatangkan kesan buruk ke atas rekod.

FAKTOR MANUSIA
Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah berpunca daripada kelalaian manusia menguruskannya. Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dokendalikan dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat.

CARA-CARA PEMELIHARAAN REKOD
Tempat simpanan rekod mestilah terdiri daripada bangunan yang sesuai dan selamat yang mempunyai ciri-ciri berikut:

a. Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi
tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.

b. Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air. c. Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan d.
haba, sistem semburan automatik, loceng amaran kebakaran, pintu rintangan api dan sebagainya. Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.

19

1. Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran
udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu di antara 15°C - 18°C dan kelembapan bandingannya ialah 55% - 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod tidak mempunyai alat hawa dingin, kipas bolehlah digunakan untuk mendapatkan peredaran udara yang sempurna. Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu menggunakan pencuci hampagas sekurangkurangnya dua kali seminggu.

2.

3. Rekod perlu disimpan di atas rak dan disusun kemas
mengikut jenis-jenis rekod bagi memudahkan peredaran udara dan pegesanan kembali rekodrekod tersebut. Rekod yang terkena air hendaklah dikeringkan dengan menggunakan kipas dan tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari. Rekod yang berlapuk, berkulat dan sebagainya hendaklah dibersihkan.

4.

5. Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan
perekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal hendaklah dimasukkan semua ke dalam fail dengan segera.

3. PEMINDAHAN REKOD
APA DIA PEMINDAHAN REKOD
Pemindahan rekod ialah proses di mana rekod-rekod dipindahkan dari sesebuah jabatan/agensi Kerajaan ke Arkib Negara Malaysia. Hanya rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi di dalam urusan pentadbiran harian jabatan tetapi mempunyai nilai-nilai kekal dan rujukan dipindahkan ke Arkib Negara.

KENAPA REKOD PERLU DIPINDAHKAN
1. Mempastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan lebih selamat untuk 2. Menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah lebih menjimatkan perbelanjaan di samping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan. 3. Meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekodrekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja disimpan di jabatan.

KUMPULAN REKOD YANG BOLEH DIPINDAHKAN 20

1. Kumpulan-kumpulan rekod yang diwujudkan sebelum dan pada tahun 1948. 2. Kumpulan-kumpulan rekod peribadi/perkhidmatan kakitangan jabatan Kerajaan.

3. Rekod-rekod yang bernilai yang telah
mencapai usia lebih dari lima tahun dari tarikh penutupannya. Keutamaan perlu diberi kepada rekod-rekod yang telah berusia lebih dari dua puluh tahun. Rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia berdasarkan Jadual Pemisahan Rekod Jabatan. Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan semula tarafnya kepada rekod terbuka dan yang telah dipersetujui untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

4. 5.

6. Rekod-rekod yang telah dipersetujui oleh Ketua Pengarah Arkib Negara
Malaysia untuk dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia.

KUMPULAN REKOD YANG TIDAK BOLEH DIPINDAHKAN 1. Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi (Pindaan 2.
1986) yang belum dikelaskan semula dan belum diturunkan tarafnya kepada rekod terbuka. Rekod-rekod tertentu perlu disimpan di Jabatan disebabkan oleh kepentingan pentadbiran atau perundangan atau tidak boleh dibuka untuk rujukan awam kerana tertakluk kepada 'Standing Instruction/Order'. Aturan Perlembagaan Kanun dan Akta Jabatan tersebut. Sungguhpun begitu jabatan berkenaan perlu mendapat kebenaran daripada Menteri berkenaan menurut seksyen 8(2) Akta Arkib Negara Bil. 44/1966.

BAGAIMANA REKOD-REKOD DIPINDAHKAN?
• • Menghubungi Arkib Negara Malaysia untuk mendapatkan khidmat nasihat mengenai tatacara pemindahan rekod. Mengenalpasti dan mengasingkan rekod-rekod yang tidak aktif daripada rekod-rekod aktif. Menyusun rekod-rekod dengan teratur mengikuti siri, nombor yang seturut atau tahun rekod diwujudkan.

21

• • • • •

Menyediakan Senarai Pemindahan Rekod di dalam tiga salinan dengan memberikan cadangan samada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu. Memajukan dua salinan Senarai Pemindahan Rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk tindakan Penilaian oleh Arkib Negara Malaysia. Mendapatkan keputusan penilaian rekod sama ada rekod-rekod yang telah disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan. Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan. Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan. Memindahkan rekod-rekod ke Arkib Negara Malaysia. Semasa pemindahan, wakil jabatan perlu hadir untuk semakan rekod-rekod yang dipindahkan dan mengesahkan bahawa rekod-rekod tersebut adalah sama seperti yang disenaraikan.

BOLEHKAH REKOD-REKOD TERSEBUT DIRUJUK? 1. Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh 2. 3. 4.
jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc. 79) yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia. Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksmili dengan memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia. Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri. Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula ke Arkib Negara Malaysia setelah digunakan di dalam tempoh sebulan. Jabatan perlu menghubungi Arkib Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.

Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh tiga bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.

22

4.JADUAL PEMISAHAN REKOD
APA ITU JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM.
Jadual Pemisahan Rekod Awam ialah satu jadual yang menentukan satu tempoh simpanan bagi sesuatu jenis rekod di sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia bertujuan memudahkan sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan menjalankan kerja-kerja pemisahan (disposal) ke atas rekod-rekod mereka. Dengan adanya jadual Pemisahan Rekod Awam sesebuah Jabatan/Agensi akan dapat mengetahui dengan mudah persoalan-persoalan berikut : • • Selama mana sesuatu jenis rekod harus disimpan di Jabatan/Agensi. Bila sesuatu jenis rekod harus dimusnahkan.

• Bila sesuatu jenis rekod harus dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia. Jadual disediakan untuk meliputi segala jenis rekod yang diwujudkan oleh sesebuah Jabatan/Agensi Kerajaan. Ia mengandungi maklumat mengenai subjek, isi kandungan rekod dan tindakan pemisahan yang perlu diambil selepas tempoh simpanan rekod di Jabatan/Agensi Kerajaan dipatuhi dan semua tindakan ke atasnya selesai.

APA ITU REKOD AWAM.
Di bawah Akta Arkib Negara Malaysia no. 44 Tahun 1966, Rekod Awam ialah semua jenis kertas, dokumen, buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk dan lain-lain yang diterima secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan aktivitiaktiviti rasmi jabatan atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai atau kakitangan awam semasa menjalankan tugas-tugas rasmi.

APAKAH KEPENTINGAN JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM. 1. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di 2. 3. 4. 5. 6.
Jabatan/Agensi Kerajaan. Mengenalpasti rekod-rekod yang bernilai penyelidikan/sejarah untuk disimpan di Arkib Negara Malaysia sebagai bahan penyelidikan. Memberikan kelulusan kepada Jabatan/Agensi Kerajaan memusnahkan dengan segera rekod-rekod yang tidak bernilai mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan. Mengenalpasti rekod-rekod penting Kerajaan. Menjimatkan kos dari segi penggunaan peralatan dan ruang pejabat. Mengatasi masalah kesesakan ruang.

BAGAIMANA JADUAL PEMISAHAN REKOD AWAM DISEDIAKAN Tindakan Jabatan/Agensi Kerajaan 23

1. Melantik Pegawai Rekod Jabatan. 2. Mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangancawangannya. 3. Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam. 4. Mengumpul maklumat mengenai akta, organisasi, fungsi dan aktiviti Jabatan/Agensi Kerajaan. 5. Mengenalpasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan/Agensi Kerajaan. 6. Mengisi borang Inventori Rekod (Contoh borang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia) 7. Mengkaji rekod untuk menentukan nilainya. 8. Mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod. 9. Mendapatkan pengesahan dari Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan. 10. Memajukan 3 salinan borang Inventori rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk semakan. 11. Mengedarkan Jadual Pemisahan Rekod Awam ke bahagian-bahagian untuk pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.

12. Mengkaji semula Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah disediakan setiap
lima tahun.

Tindakan Arkib Negara Malaysia 1. Menyediakan draf jadual Pemisahan Rekod Awam berdasarkan borang Inventori 2. 3.
rekod yang diterima dari Jabatan/Agensi Kerajaan untuk kajian Jawatankuasa Inventori/Jadual Pemisahan Rekod Awam Arkib Negara Malaysia. Mendapatkan kelulusan Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia ke atas Jadual Pemisahan Rekod Awam. Menyediakan salinan Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah diluluskan untuk simpanan dan edaran Jabatan/Agensi Kerajaan.

4. Memajukan sesalinan borang Inventori Rekod ke Jabatan/Agensi Kerajaan untuk
simpanan.

Penyediaan Jadual Pemisahan Rekod Awam merupakan satu tanggungjawab yang penting dan harus diberi keutamaan oleh Jabatan/Agensi Kerajaan. Kerjasama di antara Jabatan/Agensi Kerajaan dengan Arkib Negara Malaysia diperlukan untuk menjayakannya.

5. PEMUSNAHAN REKOD AWAM
TAKRIF PEMUSNAHAN REKOD

24

Pemusnahan Rekod adalah proses akhir dalam pengurusan rekod di mana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.

• • •

Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi serta tidak mempunyai nilai utama (primary value) seperti nilai penyelidikan dan perundangan Rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi. Rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut Jadual Pemisahan Rekod Jabatan dan Jadual Pemisahan Rekod Am yang telah dipersetujui oleh Arkib Negara Malaysia dan Jabatan berkenaan. Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun, resit, baucer lejer, jernal dan lainlain lagi menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150).

KEPERLUAN PEMUSNAHAN REKOD 1. 2. 3. 4.
Mengatasi masalah kesesakan ruang pejabat. Menjimatkan kos peralatan dan ruang pejabat. Menjimatkan masa dan tenaga untuk mengesan rekod. Mewujudkan sistem pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan.

PROSIDUR PEMUSNAHAN REKOD Pemusnahan rekod yang mempunyai Jadual Pemisahan.
• • • Mempastikan hanya rekod-rekod yang mempunyai Jadual Pemisahan dimusnahkan setelah tamat tempoh simpanan yang ditetapkan. Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang musnah dari rekod-rekod yang masih duperlukan untuk rujukan. AMempastikan rekod-rekod yang hendak dimusnahkan mempunyai nombor dan tajuk/perkara seperti yang terdapat di dalam Jadual Pemisahan Rekod Jabatan, Jadual Pemisahan Rekod Am atau borang-borang Inventori Rekod. Memaklumkan mengenai jumlah dan jenis rekod yang dimusnahkan kepada Arkib Negara Malaysia dalam ukuran meter panjang/padu (ukuran bertimbun).

Pemusnahan Rekod yang tidak mempunyai Jadual Pemisahan 1. Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam
senarai pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.

2. Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian. 3. Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadangkan musnah oleh
Arkib Negara Malaysia. 4. Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.

25

5. Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang
dicadang musnah menurut Seksyen 10, Akta Arkib Negara Malaysia bil. 44/1966.

6. Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun)
kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

Pemusnahan rekod-rekod Kewangan 1. Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan Perbendaharaan 150). Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua Pengarah, Arkib Negara Malaysia. Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun) kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.

2.

CARA-CARA PEMUSNAHAN REKOD 1. Berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/1975. 2. Dibakar atau menggunakan mesin perincih. 3. Berdasarkan Arahan Keselamatan bagi rekod-rekod terperingkat.

PENALTI KERANA MELANGGAR AKTA ARKIB NEGARA MALAYSIA NO. 44/1966
Pelanggaran peruntukan seksyen 10 Akta Arkib Negara Makaysia akan didenda sebanyak RM1,000 atau 6 bulan penjara atau keduaduanya sekali menurut Seksyen 18 Akta Arkib Negara Malaysia No. 44/1966.

6. RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN
APA ITU REKOD PENTING KERAJAAN
Rekod Penting Kerajaan adalah rekodrekod yang mengandungi maklumat yang sangat bernilai bagi meneruskan peranan dan fungsi asas jentera Kerajaan serta melindungi kepentingan Kerajaan dan hak-hak asasi individu.

APAKAH TUJUAN RANCANGAN REKOD PENTING KERAJAAN? 26

1. Mengenalpasti Rekod-rekod Penting Kerajaan. 2. Menentukan rekod-rekod tersebut sentiasa berada dalam keadaan selamat terutama
semasa kecemasan/bencana.

APAKAH JENIS KECEMASAN/BENCANA YANG BOLEH MEROSAKKAN REKOD?
Kecemasan/bencana yang boleh menyebabkan kerosakan kepada rekod-rekod adalah seperti berikut : 1. Kekacauan dan peperangan 2. Kebakaran 3. Kecurian/kehilangan/kerosakan 4. Bencana alam seperti banjir, ribut, tanah runtuh, gempa bumi dan sebagainya

APAKAH CARA-CARA MEMELIHARA REKOD PENTING KERAJAAN
Cara-cara untuk memelihara Rekod Penting Kerajaan adalah seperti berikut :

1. Menyimpan dan memelihara salinan asal Rekod Penting
Kerajaan di tempat yang selamat.

2. Membuat salinan Keselamatan Rekod Penting Kerajaan
dalam bentuk mikrofilem, mikrofis dan sebagainya.

3. Menyimpan salinan-salinan keselamatan di tempat yang
selamat.

27

Panduan Asas Pengurusan Fail
Manual ini dikeluarkan hanyalah sebagai dasar Panduan asas untuk, pembaca memahami sistem surat dan fail yang biasa diamalkan di Organasasi dari masa kesemasa. Didalam menyatakan pembentukan format fail yang baik perlu kepada beberapa aspek seperti berikut :i) ii) iii) Nombor Fail Jenis Induk atau pecahan Tandatangan Pegawai Memohon.

Kandungan Fail.
Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :i) ii) iii) iv) v) Kertas Minit Tali Fail Tajuk Fail Nombor Fail Kad pengedar

Cara meminit surat :Semua surat-surat yang diterima hendaklah disusun mengikut susunan tarikh dan masa. suratsurat tindakan jawapan pula seboleh-bolehnya mengikut tatatertib Nombor folio iaitu menyusuli surat terima,setelah itu boleh dituliskan folio dan minitnya seperti peraturan berikut :a) b) c) d) Surat Keluar - Dakwat Hitam Surat Masuk - Dakwat Merah Odit - Dakwat Hijau Surat Dalaman - Dakwat Hitam

Penerimaan Surat Dalam Jabatan atau Luar Organisasi
a) apabila surat sudah berada ditangan pegawai bertanggongjawab hendaklah membaca surat tersebut serta fahamkan isi kandungan dan pastikan surat itu lengkap dengan tandatangan,tarikh dan lampiran.Jika didapati tiada lengkap hendaklah ditolak penerimaan surat tersebut.Tidak Sah. b) Setelah itu semak samada surat itu ada kaitan dengan fail simpanan yang ada..jika tiada hendaklah dibuka fail baru iaitu ..menyediakan nombor rujukan fail,tajuk dan lain-lain yang berkaitan dan di Rekod..Bagi surat yang ada mempunyai failnya ,maka bolehlah dimasukan kedalam fail dan seterusnya edarkan kepada yang berkenaan.

Cara Membuka Dan Mendaftar Fail Baru
Aktiviti ini hanya perlu dilakukan jika tiada fail untuk surat yang diterima atau perkara-perkara yang baru dan perlu dibuka fail baru. a) Sediakan kulit fail baru,dan lipatkan kulit fail mengkut kesan lipantan b) Gunakan penebuk lubang.tebukan satu lubang satu inci dari atas dan satu inci dari tepi tulang fail.

28

c) Kemudian masukan tali hijau melalui tebukan yang tadi itu. d) Setelah itu masukan kertas minit kedalam fail bahagian kiri,setelah ditebuk lubang pada kertas minit.Tebukan lubang itu hendaklah satu inci dari atas dan satu inci dari terpi dikedua-dua penjuru atas. e) Selepas itu berikan nombor failnya. f) Semua surat-surat hendaklah diletakan disebelah kanan dalam fail .Bagi sistem dwi fail..anda perlu meletakan fail masuk sebelah kanan dan surat keluar sebelah kiri folder. g) Tuliskan juga catitan ringkas pada kertas minit. h) Tuliskan juga tajuk fail. i) Disamping itu juga kad pengedar hendaklah dimasukan bersama.

Rekod Pergerakan Fail
a) Catitkan dalam kad pengedar bilangan tarikh dihantar dan kepada pegawai mana dihantar. b) Catitkan juga keterangan pergerakan fail pada permukaan depan fail druangan yang disediakan. c) Kemudian barulah boleh fail itu diserahkan kepada pegawai berkenaan dengan merekod didalam kad pergerakan fail.

Mendaftar Fail Sampul Kecil (Sub-Jacket)
a) Baca surat yang diterima,jika didapati fail yang asal digunakan oleh pegawai lain,bukalah sub-jacket baru dengan memberi tindakan seperti mana pendaftaran fail asal. b) Catitlah juga atas kertas minit,sebab-sebab di sampul kecil ini perlu dibuka. c) Apabila fail asal telah diterima semula masukan fail sub-jacket ini kedalam fail tersebut dan berikan satu folio baru pada sub-jacket itu kpeada fail asal tadi dan minitkan.

Penyelenggaraan Fail
Mana-mana kulit fail yang lusuh dan perlukan diganti dengan baru,maka tindakan berikut perlu dibuat :periksa keadaan fail semasa dalam pergerakannya,jika didapati lipatannya koyak,kotor dan didapati perlu diganti baru hendaklah dilakukan dengan : 1. mengeluarkan segala kandungannya,kemudian gantikan dengan kulit fail baru. 2. Sesudah itu,salin semula nombor fail dan tajuk fail dan semua maklumat yang terdapat dikulit fail tersebut. 3. Kandungkan semula segala kandungan kedalam fail berserta dengan kertas minitnya.

Menutup Dan Menyimpan Fail-Fail Yang Tidak Memerlukan Apa-Apa Tindakan Lagi (Fail Mati)
1. Pastikan kandungannya benar-benar tidak mempunyai perkara yang perlu diambil tindakan.Perkara ini boleh dipastikan dengan mendapatkan pengesahan dari pengguna atau pegawai bertanggungjawab.Setelah disahkan barulah boleh fail tersebut ditutup. 2. Simpan fail-fail lama mengikut Kumpulan dan siri nombor failnya.. 3. Ubah siri nombor mengikut susunan serial yang bersesuaian seperti contoh 30/0001 (30 adalah kod kumpulan dan diikuti nombor sirinya).

29

4. Rekod hendak dibuat berasingan dengan daftar aktif dan memansuhkan rekod ini dari fail daftar aktif.

Sistem Simpan Dalam Perhatian (SDP)
i) ii) iii) iv) v) Apabila terima fail untuk SDP,semak arahan untuk SDP. Catitan arahan dalam kertas minit,seperti nama,jawatan pegawai yang mengarahkan SDP itu. Masukan dalam Pigeon Hole atau tempat simpanan bagi tarikh yang berkenaan.Pigeon Hole ini kalau digunakan hendaklah tiap-tiap satu lohong ditarikhkan secara mulai dari 1hb hingg 31hb. Pastikan fail-fail yang di SDP dikeluarkan pada hari yang dimaksudkan itu dari Pigeon Hole. Fail tersebut mungkin telah dikeluarkan sebelum daripadanya dan berada pada pegawai-pegawai atau sebaliknya,jika didapati tiada, semak dalam doket pergerakan(Kad edaran fail),untuk mengetahui fail berada dimana atau pada siapa. Setelah diambil tindakan untuk mengambil semula fail tersebut bolehlah diserahkan semula kpeada pegawai yang memerlukan,catitakan juga didalam gerakan fail tersebut.

i)

Pengurusan Rekod
Kajian tahunan hendak dilakukan keatas rekod semasa dan tindakan berikut perlu diambil. 1. Setelah dibuat kajian,hendaklah diasingkan rekod yang kurang aktif dan sediakan satu senarai untuk rekod-rekod tersebut.Sebagai panduan,rekod kurang aktif tidak dibuat rujukan lebih dari dua kali setahun. 2. Sesudah selesai kerja diatas,pindahkan rekod-rekod yang kurang aktif kebilik fail yang berasingan,dimana seringkali diletakan diatas rak yang tersusun. 3. Untuk fail-fail yang telah ditutup melebihi lima (5) tahun terdahulu atau lama hendaklah dikaji semula,samada disimpan lagi atau dibuat proses pemusnahan failfail jika tidak mempunyai nilai-nilai.

Float File Pegawai
Tiap-tiap pegawai perlu mempunyai float file sendiri untuk tujuan rujukan persendirian..Bagi Organasasi yang mengamalkan sistem fail berpusat ,fail float jabatan hendak dibina selari dengan kod fail pusat dan juga pegawai boleh membuat float persendirian mengikut keperluan organasasi dan tanggongjawab

Kegagalan Memulangkan Fail
adalah perlu diawasi,bahawa pegawai yang membawa fail menyerahkan kepada pegawai yang sepatutnya dan meminta ian menandatangani penerimaan fail berkenaan Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang,maka kelalaian pegawai berkenaan patutlah dikenakan tindakan tatatertib kerana kecuaian.

Jenis Dan Pengelasan Fail 30

i) ii) iii)

Fail Rahsia - Warna merah Fail Sulit - Warna Hijau Fail Peribadi a. Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna Merah Jambu b. Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning iv) Fail Am (terhad) - Warna putih v) Sampul Kecil - Warna putih

Fail Peribadi Pegawai/Kakitangan
Organasasi hendaklah mengadakan fail-fail peribadi Pegawai/Kakitangan dengan menggunakan jenis fail peribadi.Jika Organasasi besar,fail peribadi perlulah diadakan di Unit Pentadbiran disamping Jabatan/Seksyen.

Fail Am
Kerja-kerja persuratan yang melibatkan tindakan perkara-perkara persuratan am,hendaklah menggunakan fail am.

Fail Rahsia
Khas digunakan untuk tindakan surat-surat serta tindakan sulit pengurus,pegawai kanan yang terlibat dengan polisi.

Fail Sulit
Khas digunakan untuk tindakan perkara perkara yang tidak membahaaya keadaan jika maklumat yang disimpan itu bocor.

Fail Sampul Kecil
Untuk surat-surat biasa yang dismpan untuk sementara waktu sehingga fail asal dijumpai atau dikembalikan

Sistem Mengenal Kod Fail
Sistem ini hendaklah sekurang-kurangnya mempunyai perkara berikut ;• • • • • Nama Kod Pendek Organasasi Nama Kod Pendek Jabatan/Seksyen jika ada Tajuk Indek Perkara Utama. Perjenisan Perkara kedua. Pecahan Perjenisan Perkara ketiga @ seterusnya

Contoh XXX/2.04/i -1 XXX = Nama Kod Organasasi /2. = Kod Kumpulan - contoh Pengurusan Pejabat 04/ = Kod Perkara - Contoh Tempahan Bilik i = Kod Pecahan - Mesyuarat Utama 1 = Jilid Fail = Jilid Satu

31

Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama

Cara Kendalian Sistem Fail
Semua surat keluar perlulah menggunakan fail dan pastikan semua surat yang dikendalikan adalah selaras dengan tajuk fail yang dimaksudkan,dengan cara ini memudahkan mengesan surat-surat berkaitan pada masa akan datang.

Sistem Rekod Berkomputer
Bagi organasasi yang menggunakan sistem berkomputer,hendaklah memastikan semua kandongan surat perlu ada didalam data komputer bagi memudahkan jejak surat dilaksanakan..Dipasaran terdapat juga jenis optical scanner dimana susun atur data capture hendaklah selaras dengan fail fizikal yang ada .

National Archives Act,1966 for Malaysia
Bagi rekod-rekod yang memerlukan simpanan di Arkib Negara,rekod-rekod boleh dibuat rujukan dengan berdasarkan Akta dimaksudkan Bagi rekod-rekod kerajaan,rujukan boleh dibuat kepada Arkib Negara untuk mendapatkan maklumat lanjut Data ini disediakan oleh Zulkifli Bin Talib untuk bahan rujukan sahaja dan tidak apa-apa tindakan boleh dibuat terhadap saya mengenai maklumat ini.

BILIK REKOD MUSUH-MUSUH REKOD
APA DIA BILIK REKOD • Ruang ‘high density storage’. • Bilik sementara menunggu tindakan pemisahan diambil keatasnya samada musnah atau simpan. • Tidak boleh disamatakrif dengan stor. KEGUNAAN BILIK REKOD: Untuk menyimpan secara teratur rekod-rekod separa aktif dan tidak aktif supaya: –Mudah dikesan kembali –Mudah diuruskan tindakan pemisahan –Melicinkan kerja unit registri –Ruang pejabat menjadi teratur dan kemas

32

–Terjamin keselamatannya –Perbelanjaan mengurus dapat dijimatkan
KEPERLUAN BILIK REKOD KESELAMATAN BANGUNAN –Lokasi 1. Tinggi dari punca air/banjir 2. Dekat dengan ibu pejabat 3. Tingkat atas bangunan 4. Jauh dari punca kebakaran spt. gudang, kawasan berlalang, stesen minyak, depoh gas dll. 5. Akses: Kawasan terkawal dan berpagar LANGKAH KESELAMATAN (Rujukan: Arahan Keselamatan) • Langkah-langkah keselamatan terhadap sesebuah bangunan hendaklah diambil bertujuan untuk menghalang orang-orang yang tidak dibenarkan daripada dapat memperhati, mendengar dan memperolehi perkara-perkara terperingkat dari luar atau dalam dengan memasuki pejabat secara haram. Langkah-langkah tersebut adalah termasuk semua atau sebahagian daripada berikut: 1. Menghadkan jalan keluar masuk dan mengadakan kaunter-kaunter; 2. Menyediakan atau memperkukuhkan tingkap-tingkap dan pintu-pintu dan dilengkapi dengan kunci-kunci keselamatan; 3. Memperkukuhkan dinding dan siling; 4. Memasang alat-alat pengalisan bunyi, penggera ceroboh atau lain-lain alat teknik, mekanik, elektrik dan elektronik; 5. Menyediakan tempat atau bilik khas untuk pelawat; 6. Mewujudkan perkhidmatan pengawalan keselamatan.


• • • •

Kekuatan lantai (Floor Loading) Tidak mudah terbakar seperti siling, pintu rintangan api Pintu keluar dan pintu masuk Tanda kawasan larangan Bangunan kayu tidak digalakkan Kemudahan elektrik (Sistem Pendawaian conduit)

7. Jenis rak yang bersesuaian 8. Meja dan kerusi 9. Mesin Pericih (Shredder) 10. Trolley 11. Tangga 12. Kotak 13. Mesin taip/word prosessor 14. Vacuum cleaner 15. Telefon/Fax 16. Alat pemadam api/alat bantu mula KESELAMATAN BILIK REKOD: API: Sistem kawalan kebakaran

33

Pengesan asap Pengesan api Alat pemadam Gelung Pancutan Loceng amaran 45 sentimeter jarak dari siling Latihan memadam api
MUSUH-MUSUH REKOD

Musuh (Manusia) –Bakar –Sabotaj –Curi –Jual
Kawalan - Kawasan larangan - Larangan merokok, makan minum - Perkhidmatan kaunter/tingkap - Bilik kebal - Jauh dari orang awam
xSerangga

–Lipas –Gegat –Bubuk –Anai-anai –Tikus

Kawalan

–Bahan Kimia –Ubat gegat –Pewasapan –Kontrak pembasmian –Makanan –Racun
APAKAH JENIS KECEMASAN/BENCANA YANG BOLEH MEROSAKKAN REKOD?

ÀJAUHKAN DARI BAHAN MUDAH TERBAKAR ÀJANGAN BAWA MAKANAN KE BILIK FAIL ÀSELALU DIPERIKSA/DIBERSIHKAN ÀKAWAL SUHU ÀRACUN SERANGGA ÀPERBAIKI SEBARANG KEROSAKAN ÀDIAWIT
34

TEMPAT SIMPANAN • • • Rahsia Besar/Rahsia - di dalam bilik kebal atau peti besi dipasang dengan kunci tatakira. Fail yang sedang digunakan oleh pegawai boleh disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli dipasang dengan palang besi berkunci. Sekiranya bangunan yang didudukinya tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen tersebut dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi.

PETI KESELAMATAN Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen atau bahan-bahan terperingat sama ada secara tetap atau sementara adalah seperti berikut:

–Bilik kebal atau bilik kebal yang diubahsuaikan; –Peti besi; –Kabinet keluli; –Peti yang dibuat bagi tujuan khas; –Peti atau beg berkunci.
Bilik Kebal • Dinding, lantai dan bumbung bilik kebal sebaik-baiknya hendaklah dibina daripada konkrit bertetulang besi setebal 23 cm. • Pintu bilik kebal hendaklah dihadkan kepada satu sahaja dan diperbuat daripada jenis pintu kebal keluli yang dilengkapkan dengan kunci dan kunci tatakira. • Bilik kebal tidak boleh mempunyai tingkap atau lubang-lubang angin tetapi jika tidak dapat dielakkan, tingkap atau lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada minimum dan dipasang dengan palang besi setebal 1 cm dengan jarak 7 cm di antara palang-palang. • Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dilindungi dengan dawai mata punai (kawat besi) berukuran 2 cm. PETI KESELAMATAN Bilik Kebal diubahsuai • Bilik kebal yang diubahsuai ialah sebuah bilik kebal yang dibina tidak mengikut penentuanpenentuan bilik kebal biasa untuk bangunan di mana bilik kebal biasa tidak dapat dibina. • Jabatan-jabatan yang bercadang mengadakan bilik kebal yang diubahsuaikan hendaklah merujuk kepada Pegawai Keselamatan Kerajaan. Peti Besi • • • Dinding-dinding besi sekurang-kurangnya hendaklah diperbuat daripada keluli setebal 0.5 cm. Engselnya hendaklah dilindungi dan pintunya hendaklah sendat dengan jenang pintu. Peti besi tidak boleh ditempatkan rapat dengan dinding luar atau dinding berkongsi di tingkat bawah di mana kawasan di sebelahnya tidak dapat dikawal. Peti-peti besi yang ringan hendaklah dipasang tetap kepada lantai atau dinding. Peti besi seelok-eloknya hendaklah dilengkap dengan kunci dan kunci tatakira.

Kabinet Keluli • Kabinet keluli biasanya disediakan dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi berkunci dengan kunci mangga. • Palang besi yang digunakan hendaklah dipasang melalui sebelah dalam pemegang-pemegang laci dan menutup lubang kunci.

35

Kokot sebelah atas hendaklah dipateri dan hujung palang besi sebelah atas hendaklah diperbuat sdemikian rupa supaya menutupi pateri kokot apabila digunakan.

Almari Keluli • Almari keluli biasanya disediakan dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan dokumendokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi.

36

KERAJAAN MALAYSIA PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM BILANGAN 1 TAHUN 2003
GARIS PANDUAN MENGENAI TATACARA PENGGUNAAN INTERNET DAN MEL ELEKTRONIK DI AGENSI-AGENSI KERAJAAN JABATAN PERDANA MENTERI MALAYSIA 28 November 2003 Rujukan kami : UPTM 159/526/9 Jld.3(9)

PENGENALAN
Perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah membolehkan maklumat dihantar dan diterima dengan pantas. Kemudahan ini telah membawa kepada peningkatan penggunaan Internet dan mel elektronik atau e-mel dalam sektor awam. Hakikat ini turut dipengaruhi oleh bilangan pengguna dan kepentingan maklumat yang kian meningkat dari semasa ke semasa. Komunikasi secara elektronik juga dilihat sebagai salah satu saluran penting dalam membantu mewujudkan perkongsian maklumat. Tambahan pula, kaedah ini membolehkan proses penghantaran dan penerimaan sesuatu maklumat dilaksanakan dengan lebih cepat dan mudah. Bagaimanapun, pengurusan Internet dan e-mel yang tidak terkawal boleh menjejaskan keselamatan maklumat. Justeru, perlindungan keselamatan yang bijaksana perlu diwujud dan disesuaikan bagi menjamin kesahihan, keutuhan dan kebolehsediaan maklumat yang berterusan. Tujuan utama garis panduan ini ialah untuk menerangkan tatacara penggunaan Internet dan emel, meningkatkan tahap keselamatan sistem komunikasi dokumen rasmi Kerajaan dan mengurangkan risiko gangguan operasi Internet dan e-mel.

TATACARA PENGGUNAAN INTERNET
Teknologi Internet telah memudahkan perhubungan antara pengguna dan menyediakan akses kepada banyak maklumat dalam pelbagai bentuk format dengan menyediakan sumber pembelajaran, rekreasi, penyelidikan, analisis, rujukan dan bahan-bahan lain yang berfaedah. Perkhidmatan Awam dalam usahanya menuju ke arah pemodenan tadbiran telah melihat Internet sebagai satu platform untuk penambahbaikan perkhidmatan yang disediakan. Dalam konteks ini, penjawat awam perlu menggunakan kemudahan Internet dengan cara yang bertanggungjawab dan konsisten. Internet adalah infrastruktur saluran global dan merupakan punca maklumat yang tidak terkawal. Dengan sebab itu, ketepatan maklumat Internet tidak boleh ditentukan. Justeru, penjawat awam perlu memainkan peranan dan bertindak secara bijak menilai kesahihan, ketepatan dan kesesuaian sesuatu maklumat yang diperolehi agar kerja yang dilaksanakan tidak menyimpang dari tujuan sebenar jabatan. Penggunaan Internet dengan cara yang tidak bertanggungjawab adalah dianggap sebagai pelanggaran tatacara yang boleh mengancam keselamatan, keutuhan dan kerahsiaan maklumat, melemahkan sistem ICT dan pengurusan rekod elektronik, mengganggu sistem rangkaian ICT dan merosakkan imej Perkhidmatan Awam. Oleh yang demikian, bagi menjamin kemudahan Internet digunakan dengan selamat, adalah wajar setiap agensi menentukan latihan yang bersesuaian, penggunaan teknologi yang kukuh dan dasar yang menyeluruh agar pelanggaran seumpamanya tidak berlaku.

37

Berikut adalah tatacara yang mesti diikuti dalam menggunakan Internet.

(a) Hak Akses Pengguna
Hak akses hendaklah dilihat sebagai satu kemudahan yang disediakan oleh agensi untuk membantu melicinkan pentadbiran atau memperbaiki perkhidmatan yang disediakan. Pengguna harus mengambil maklum bahawa semua aset ICT di bawah kawalannya (termasuk maklumat) adalah hak milik Kerajaan.

(b) Memilih Laman
Laman yang dilayari hendaklah hanya yang berkaitan dengan bidang kerja dan terhad untuk tujuan yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan.

(c) Pengesahan Maklumat
Bahan yang diperolehi dari Internet perlulah ditentukan ketepatan dan kesahihannya. Sebagai amalan baik, rujukan sumber Internet hendaklah juga dinyatakan.

(d) Muat Naik Bahan
Bahan rasmi yang hendak dimuat naik ke Internet hendaklah disemak dan mendapat pengesahan daripada Ketua Jabatan sebelum dimuat naik.

(e) Muat Turun Bahan
Tindakan memuat turun hanya dibenarkan ke atas bahan yang sah seperti perisian yang berdaftar dan di bawah hak cipta terpelihara. Sebarang bahan yang dimuat turun dari Internet hendaklah digunakan untuk tujuan yang dibenarkan oleh jabatan sahaja.

(f) Perbincangan Awam
Hanya pegawai yang mendapat kebenaran sahaja boleh melibatkan diri dan menggunakan kemudahan ini. Kandungan perbincangan awam seperti newsgroup dan bulletin board mestilah mendapat pengesahan daripada Ketua Jabatan tertakluk kepada dasar dan tatacara yang telah ditetapkan. Perlu diingat bahawa setiap maklumat yang dikongsi melambangkan imej Kerajaan. Dengan sebab itu, setiap pengguna mestilah bertindak dengan bijaksana, jelas dan berupaya mengekalkan konsistensi dan keutuhan maklumat berkenaan. Penjawat awam adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan Internet seperti: (a) memuat naik, memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian tidak berlesen; (b) menyedia dan menghantar maklumat berulang-ulang berupa gangguan; (c) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan material, teks ucapan, imej atau bahan-bahan yang mengandungi unsur-unsur lucah; (d) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat Internet yang melibatkan sebarang pernyataan fitnah atau hasutan yang boleh memburuk dan menjatuhkan imej Kerajaan;

38

(e) menyalahgunakan kemudahan perbincangan awam atas talian seperti newsgroup dan bulletin board; (f) memuat naik, memuat turun dan menyimpan gambar atau teks yang bercorak penentangan yang boleh membawa keadaan huru-hara dan menakutkan pengguna Internet yang lain; (g) memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian berbentuk hiburan atas talian seperti permainan elektronik, video dan lagu; (h) menggunakan kemudahan chatting melalui Internet; (i) menggunakan kemudahan Internet untuk tujuan peribadi; (j) menjalankan aktiviti-aktiviti komersial dan politik; (k) melakukan aktiviti jenayah seperti menyebarkan bahan yang membabitkan perjudian, senjata dan aktiviti pengganas; (l) memuat naik, memuat turun, menghantar dan menyimpan kad elektronik, video, lagu dan kepilan fail melebihi saiz 2 megabait yang boleh mengakibatkan kelembapan perkhidmatan dan operasi sistem rangkaian komputer; dan (m)menggunakan kemudahan modem peribadi untuk membuat capaian terus ke Internet.

TATACARA PENGGUNAAN MEL ELEKTRONIK
1Mel elektronik atau e-mel adalah merupakan aplikasi yang membolehkan pengguna berkomunikasi antara satu dengan lain dalam bentuk mesej elektronik. Aplikasi e-mel ini digunakan secara meluas dan membenarkan komunikasi lebih daripada dua hala dengan cara yang pantas dan lebih sesuai untuk penulisan yang ringkas. 2 3Setiap penjawat awam mempunyai e-mel rasmi yang digunakan untuk tujuan rasmi dan didaftarkan di bawah agensi Kerajaan. Salah satu contoh alamat e-mel rasmi ialah ahmad@jpm.gov.my. E-mel rasmi boleh dibahagikan kepada dua kategori iaitu e-mel rahsia rasmi dan e-mel bukan rahsia rasmi.

1(a) E-mel Rahsia Rasmi
E-mel yang mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan yang dikelaskan mengikut pengelasannya sama ada Terhad, Sulit, Rahsia atau Rahsia Besar.

1(b) E-mel Bukan Rahsia Rasmi
E-mel yang tidak mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi. Semua agensi digalakkan untuk mewujudkan satu alamat e-mel khusus bagi memudahkan orang ramai berhubung dengan agensi berkenaan sekiranya memerlukan penjelasan lanjut, membuat aduan atau mengemukakan pandangan. Contoh alamat e-mel khusus agensi ialah gcert@mampu.gov.my. Berikut adalah kaedah penggunaan e-mel yang betul dan disesuaikan pemakaiannya di setiap agensi Kerajaan.

1(a) Pemilikan Akaun E-mel
Pemilikan akaun e-mel bukanlah hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk kepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.

39

Akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan sahaja boleh digunakan. Penggunaan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama adalah dilarang.

(b) Format
E-mel adalah salah satu saluran komunikasi rasmi Kerajaan. Ini bermakna, setiap e-mel mestilah mengandungi rujukan fail, tarikh dan logo rasmi. Contoh format e-mel bukan rahsia rasmi adalah seperti di Lampiran A dan format bagi e-mel rahsia rasmi adalah seperti di Lampiran B. Penggunaan huruf besar kandungan e-mel adalah tidak digalakkan dan dianggap tidak beretika. Sebaik-baiknya, gabungan huruf besar dan huruf kecil digunakan dan dipraktikkan di tempat-tempat yang bersesuaian di samping mengamalkan penggunaan bahasa yang betul, ringkas dan sopan. Pengguna juga perlu memastikan bahawa subjek dan kandungan e-mel adalah berkaitan dan menyentuh perkara perbincangan yang sama sebelum penghantaran dilakukan.

(c) Penghantaran
Penghantaran e-mel rasmi hendaklah menggunakan akaun e-mel rasmi dan pastikan alamat emel penerima adalah betul. Penghantar boleh menggunakan kemudahan ‘salinan kepada’ (cc) sekiranya e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Bagaimanapun, penggunaan ‘blind cc’ (bcc) tidak digalakkan. Kemudahan ‘reply’ digunakan untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal dan ‘forward’ untuk memanjangkan e-mel atau dimajukan kepada penerima lain. Sebagai amalan baik, e-mel penghantar hendaklah dijawab selewat-lewatnya 4 hari dari tarikh e-mel berkenaan diterima. Kemudahan penghantaran e-mel jawab automatik semasa berada di luar pejabat bagi tempoh waktu yang panjang, boleh dipertimbangkan penggunaannya oleh Jabatan.

(d) Penghantaran Bersama Fail Kepilan
Penghantar hendaklah mengamalkan penggunaan fail kepilan, misalnya mengepilkan fail minit mesyuarat dan elakkan dari menghantar dan menerima fail e-mel yang bersaiz melebihi 2 megabait. Sekiranya perlu, kaedah pemampatan untuk mengurangkan saiz fail adalah disarankan.

(e) Penerimaan
Pengguna seharusnya mengelakkan dari membuka e-mel daripada penghantar yang tidak diketahui atau diragui.

(f) Mengenal Pasti Identiti Pengguna
Setiap pengguna perlu mengenal pasti dan mengesahkan identiti pengguna yang berkomunikasi dengannya sebelum meneruskan komunikasi dan transaksi maklumat melalui emel. Ini bertujuan untuk melindungi maklumat Kerajaan daripada sebarang bentuk penyalahgunaan.

(g) Penyimpanan

40

Setiap e-mel rasmi yang dihantar atau diterima hendaklah disimpan mengikut tatacara pengurusan sistem fail elektronik agensi masing-masing. Pengguna hendaklah memastikan jumlah e-mel yang disimpan di dalam kotak masuk e-mel adalah tidak melebihi ruang storan yang telah diperuntukkan dan mengutamakan penyimpanan e-mel yang perlu sahaja. Penyimpanan salinan e-mel pada sumber storan kedua seperti disket adalah digalakkan bagi tujuan keselamatan.

(h) Pemusnahan dan Penghapusan
E-mel yang tidak penting dan tidak mempunyai nilai arkib yang telah diambil tindakan dan tidak diperlukan lagi bolehlah dihapuskan. (Contoh: draf kertas kerja, draf minit, kertas makluman dan brosur).

(i) Tarikh dan Masa Sistem Komputer
Sebelum sesuatu mesej dihantar, perlu ditentukan tarikh dan masa sistem komputer adalah tepat. 12. Pengguna adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan e-mel rasmi Kerajaan seperti: (a) menggunakan akaun milik orang lain, berkongsi akaun atau memberi akaun kepada orang lain; (b) menggunakan identiti palsu atau menyamar sebagai penghantar maklumat yang sah; (c) menggunakan e-mel untuk tujuan komersial atau politik; (d) menghantar dan memiliki bahan-bahan yang salah di sisi undang-undang seperti bahan lucah, perjudian dan jenayah; (e) menghantar dan melibatkan diri dalam e-mel yang berunsur hasutan, e-mel sampah, emel bom, e-mel spam, fitnah, ciplak atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undangundang Kerajaan Malaysia; (f) menyebarkan kod perosak seperti virus, worm, trojan horse dan trap door yang boleh merosakkan sistem komputer dan maklumat pengguna lain; (g) menghantar semula e-mel yang gagal sampai ke destinasi sebelum menyiasat punca kejadian; dan (h) membenarkan pihak ketiga untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal bagi pihaknya.

PENGARKIBAN
Rekod elektronik rasmi adalah merupakan rekod awam mengikut tafsiran Akta Arkib Negara Malaysia No. 44/1966. Ia merangkumi sebarang mesej atau rekod komputer (termasuk fail kepilan) yang diwujud, dihantar, diserah, dijawab, diedar, disimpan, disalin, dipapar, dibaca atau dicetak oleh sistem atau perkhidmatan rekod elektronik sesebuah agensi Kerajaan.

(a) Rekod Elektronik yang Penting
Rekod elektronik rasmi yang penting perlu disimpan di dalam sistem komputer jabatan sehingga tindakan ke atasnya selesai. Jabatan mestilah menghantar rekod elektronik yang penting dan mempunyai nilai arkib ke Arkib Negara untuk simpanan kekal.

(b) Rekod Elektronik yang Tidak Penting

41

Rekod elektronik rasmi yang tidak penting tetapi tindakan perlu diambil ke atasnya, tidak perlu dihantar ke Arkib Negara. Contohnya, makluman dan draf.

(c) Pemindahan Rekod Elektronik ke Arkib Negara
Bagi rekod-rekod elektronik yang penting dan mempunyai nilai arkib yang hendak dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia mestilah di dalam format dan tatacara yang ditentukan oleh Arkib Negara.

(d) Penghapusan dan Pelupusan Rekod Elektronik
Sebarang cadangan penghapusan atau pelupusan rekod-rekod elektronik yang mempunyai nilai arkib perlulah dirujuk dan mendapat kelulusan daripada Arkib Negara Malaysia.

KAWALAN KESELAMATAN INTERNET DAN E-MEL
Internet dan e-mel adalah terdedah kepada ancaman seperti pencerobohan, penyelewengan, pemalsuan, pemintasan dan pembocoran rahsia. Dengan itu, keselamatan Internet dan e-mel perlu untuk melindungi maklumat rahsia rasmi dan maklumat bukan rahsia rasmi Kerajaan dari capaian tanpa kuasa yang sah. Keselamatan Internet dan e-mel bergantung kepada faktorfaktor sokongan berikut.

(a) Keselamatan Fizikal
Komputer hendaklah diletakkan di tempat yang mempunyai kawalan fizikal yang selamat daripada penceroboh atau sebarang bentuk capaian tidak sah.

(b) Keselamatan Dokumen Elektronik
Bagi memastikan semua fail yang dihantar dan diterima bebas daripada sebarang bentuk ancaman keselamatan, perisian anti-virus dan penapis malicious codes perlulah dikemas kini dari semasa ke semasa. Semua maklumat rahsia rasmi atas talian perlu berada dalam bentuk teks sifer sepanjang masa, manakala maklumat rahsia rasmi yang tidak diperlukan atas talian mesti dipindahkan segera ke media storan elektronik sekunder dalam bentuk teks sifer dan hendaklah dikelaskan. Peraturan mengelaskan maklumat digital telah digariskan dalam dokumen Malaysian Public Sector Management of Information & Communications Technology Security Handbook (MyMIS), Buku Arahan Keselamatan dan Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 “Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986”. Sekiranya penyelenggaraan komputer hendak dilaksanakan, agensi perlu memastikan semua maklumat bukan rahsia rasmi atau rahsia rasmi di dalam komputer berkenaan telah dikeluarkan dan selamat sebelum menghantar komputer untuk penyelenggaraan.

(c) Tandatangan Digital
Agensi Kerajaan yang mengendalikan maklumat rahsia rasmi mesti menggunakan tandatangan digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa perakuan tempatan yang ditauliahkan oleh Kerajaan Malaysia iaitu Pihak Berkuasa Persijilan (Certification Authority).

42

(d) Keselamatan Pengendalian E-mel Rahsia Rasmi
Perkara–perkara berikut perlu dilaksanakan bagi menentukan keselamatan dan kesahihan emel rahsia rasmi iaitu: (i) (ii) (iii) (iv) (v) (vi) penyulitan mesti dilakukan ke atas semua e-mel rahsia rasmi yang dihantar, diterima dan disimpan; penerima e-mel rahsia rasmi mesti mengesahkan kesahihan dokumen apabila ditandatangani secara digital oleh pengirim; penerima mesti membuat akuan penerimaan e-mel rahsia rasmi sebaik sahaja menerimanya; e-mel rahsia rasmi bertanda Rahsia Besar dan Rahsia tidak boleh dimajukan kepada pihak lain. Sementara e-mel bertanda Sulit dan Terhad yang hendak dimajukan kepada pihak lain memerlukan izin daripada pemula dokumen; e-mel yang melibatkan maklumat rahsia rasmi yang hendak dimusnahkan perlulah ditulis ganti (overwrite) sekurang-kurangnya tiga (3) kali dengan fail yang lain sebelum dipadamkan; dan agensi perlu menentukan sistem e-mel rahsia rasmi yang disambungkan kepada Internet atau Intranet mesti mempunyai sistem keselamatan yang mencukupi seperti Firewall dan Virtual Private Network.

TANGGUNGJAWAB PENTADBIR SISTEM ICT
Bagi memastikan pengendalian Internet dan e-mel agensi beroperasi dengan sempurna dan berkesan, pentadbir sistem ICT adalah bertanggungjawab: a. menentukan setiap akaun yang diwujudkan atau dibatalkan telah mendapat kelulusan Ketua Jabatan. Pembatalan akaun (pengguna yang berhenti, bertukar dan melanggar dasar dan tatacara jabatan) perlulah dilakukan dengan segera atas tujuan keselamatan maklumat. Pentadbir sistem ICT boleh membekukan akaun pengguna, jika perlu, semasa pengguna bercuti panjang, berkursus atau pun menghadapi tindakan tatatertib; b. menggunakan perisian pemecahan kata laluan yang dibenarkan untuk mengenal pasti kata laluan pengguna yang lemah dan kemudiannya mencadang dan memperakukan ciri-ciri kata laluan yang lebih baik kepada pengguna; c. menghalang kemasukan maklumat dari laman Internet yang berunsur ganas, lucah, permainan elektronik atas talian, judi dan lain-lain aktiviti yang dilarang; d. menyimpan jejak audit selama sekurang-kurangnya dua (2) bulan di dalam pelayan emel berkenaan, tertakluk kepada kemampuan ruang storan, dan tiga (3) tahun di dalam media storan lain; e. menjalankan pemantauan dan penapisan kandungan fail elektronik dan e-mel secara berkala jika difikirkan perlu tanpa terlebih dahulu merujuk kepada pengguna. Ini bertujuan memastikan pelaksanaannya mematuhi dasar dan tatacara yang ditetapkan; f. melaksanakan jadual penstoran dan pengarkiban e-mel agensi. Penyimpanan media storan sama ada di luar atau di dalam kawasan mestilah mempunyai ciri-ciri keselamatan fizikal yang terjamin bagi mengelak daripada sebarang risiko seperti kehilangan maklumat bernilai; g. memaklumkan kepada Ketua Jabatan sekiranya mengalami insiden keselamatan seperti pencerobohan sistem, serangan virus atau sebarang masalah kerosakan. Pentadbir sistem ICT hendaklah mengurus dan menangani insiden yang berlaku dengan segera dan sistematik sehingga keadaan kembali pulih. Agensi juga perlu melaporkan setiap insiden kepada GCERT mengikut Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2001 “Mekanisme Pelaporan Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)”; dan

43

h. melaksanakan penyelenggaraan ke atas sistem e-mel dengan baik dan menentukan segala patches terkini yang disediakan oleh pihak pembekal perisian dipasang dan berfungsi dengan sempurna.

TANGGUNGJAWAB PENGGUNA
Pengguna hendaklah mematuhi tatacara penggunaan Internet dan e-mel yang telah ditetapkan agar keselamatan ke atas pemakaiannya akan terus terjamin. Peranan dan tanggungjawab pengguna adalah seperti berikut: a. menggunakan akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan; b. memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT dengan segera sekiranya mengesyaki akaun telah disalahgunakan; c. menggunakan kata laluan yang baik dengan ciri-ciri keselamatan yang bersesuaian dengan merujuk Amalan Baik Keselamatan Kata Laluan di Lampiran C; d. memastikan setiap fail yang dimuat turun bebas dari virus sebelum digunakan; e. bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua kandungan fail elektronik termasuk e-mel di dalam akaun sendiri. Dengan itu, pengguna perlu bertindak bijak, profesional dan berhati-hati apabila berkomunikasi menerusi saluran elektronik; f. berhenti dan memutuskan talian dengan serta-merta sekiranya kakitangan menerima dan disambungkan ke laman Internet yang mengandungi unsur-unsur tidak menyenangkan; g. mengadakan salinan atau penduaan pada media storan kedua elektronik seperti disket dan sebagainya bagi tujuan keselamatan; h. memastikan kemudahan e-mel digunakan dan dibiarkan aktif pada keseluruhan waktu bekerja supaya e-mel yang dialamatkan sampai tepat pada masanya dan tindakan ke atasnya dapat disegerakan; i. menggunakan kemudahan password screen saver atau log keluar apabila hendak meninggalkan komputer; j. memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT sekiranya berada di luar pejabat dalam tempoh waktu yang panjang, bercuti atau bertukar tempat kerja bagi memudahkan penyelenggaraan dilakukan; dan k. memaklumkan kepada pentadbir sistem ICT atau pegawai keselamatan ICT (ICTSO) sekiranya berlaku atau mengesyaki berlakunya insiden keselamatan ICT.

KHIDMAT NASIHAT
Sebarang kemusykilan berkaitan dengan Pekeliling ini dan Garis Panduan Mengenai Tatacara Penggunaan Internet dan Mel Elektronik bolehlah dirujuk kepada MAMPU, manakala kemusykilan berkaitan dengan Arahan Keselamatan hendaklah dirujuk kepada Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia dan kemusykilan mengenai pengarkiban e-mel hendaklah dirujuk kepada Arkib Negara Malaysia. Permohonan untuk keterangan lanjut mengenai kandungan dokumen ini boleh ditujukan kepada: Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU) Jabatan Perdana Menteri Aras 6, Blok B2, Parcel B Kompleks Jabatan Perdana Menteri Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62502 PUTRAJAYA. Tel.: 03-88882250, Faks: 03-88883286 E-mel: ictsec@mampu.gov.my

44

PENUTUP
1Garis Panduan ini mengandungi amalan-amalan terbaik penggunaan Internet dan mel elektronik yang patut diikuti oleh semua anggota Perkhidmatan Awam dan akan dikemas kini dari semasa ke semasa selaras dengan arus perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) dan perundangan. Dokumen ini hendaklah dibaca bersama dengan dokumen Malaysian Public Sector Management of Information & Communications Technology Security Handbook (MyMIS) dan Buku Arahan Keselamatan.

LAMPIRAN 1

45

Contoh Format E-mel Bukan Rahsia Rasmi Subject: Program Latihan Khidmat Negara No.Ruj.: KP/JLKN (17(2))

JABATAN LATIHAN KHIDMAT NEGARA KEMENTERIAN PERTAHANAN MALAYSIA ARAS 8-10, MENARA TH SELBORN 153 JALAN TUN RAZAK 50400 KUALA LUMPUR

Cc: ali@kabinet.jpm.my

To: ahmad@mod.gov.my

46

LAMPIRAN B

Contoh Format E-mel Rahsia Rasmi To: aziz@agc.gov.my Cc: razak@mampu.gov.my UNIT PEMODENAN TADBIRAN DAN PENGURUSAN PERANCANGAN MALAYSIA (MAMPU) ARAS 6, BLOK B2, PARCEL B KOMPLEKS JABATAN PERDANA MENTERI PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN PERSEKUTUAN 62502 PUTRAJAYA
Subject:Pandangan ke atas Draf Akta EGA No.Ruj.: UPTM(R) 159/338/12 RAHSIA

RAHSIA

LAMPIRAN C

47

Amalan Baik Keselamatan Kata Laluan (a) Rahsiakan kata laluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan kepada yang
tidak berhak adalah satu kesalahan di bawah Akta Jenayah Komputer 1997. (b) Sekiranya kata laluan telah dikompromi atau disyaki dikompromi, hendaklah dilaporkan kepada pentadbir sistem ICT dan kata laluan sedia ada diubah dengan serta merta. (c) Kata laluan hendaklah diubah sekurang-kurangnya sekali dalam 30 hari. (d) Kata laluan hendaklah mempunyai saiz sekurang-kurangnya lapan (8) aksara dengan gabungan alphanumerik dan simbol khas. Contoh kata laluan yang baik adalah “j2yU!pa”. (AMARAN: Jangan guna kata laluan ini kerana ianya telah diketahui umum). (e) Elakkan dari menggunakan semula empat (4) kata laluan yang terdahulu. (f) Kata laluan hendaklah dihafal dan jangan sekali-kali disalin di mana-mana media.

48

BPRK-1

BORANG PEMISAHAN REKOD AWAM
Kementerian/Jabatan/ Agensi: Siri Rekod: Tajuk Siri Rekod Bil No. Rujukan Fail Tajuk Fail Tarikh Diliputi Catatan

Disediakan oleh Tandatangan Tarikh

49

BPRK-2

50

BPRK-3

BORANG CADANGAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM
Kementerian/Jabatan/Age nsi: Siri Rekod: Tajuk Siri Rekod No. Rujukan Bil Tajuk Fail Fail

Tarikh Diliputi

Deskripsi Ringkas Kandungan Fail

Disediakan oleh Nama: Tarikh: Pegawai Rekod Jabatan

Diluluskan oleh: Nama Tarikh: Ketua Jabatan

51

BPRK-4

52

BPRK-7

RUJUKAN KAMI: TARIKH

BPRK-7

PERAKUAN PEMUSNAHAN REKOD AWAM Adalah dengan ini perakui bahawa
( Nama Jabatan/Agensi )

Setelah mendapat kelulusan pemusnahan dari Pengarah Arkib Negara melalui surat ruj: …………. bertarikh…………… maka kerja-kerja pemusnahan rekod-rekod berikut telah dijalankan: Jumlah Tarikh Tempat Nama Pegawai Yang Menaalankan Pemusnahan Jawatan Tandatangan Tarikh Nama Saksi (Wakil Arkib Negeri Sabah) Jawatan Tarikh Saya Mengakui pemusnahan rekod awam tersebut telah dijalankan seperti yang dinyatakan di atas (Meter Panjang)

53

Nama: Ketua Jabatan Tarikh

Cop Jabatan

Untuk Kegunaan Pejabat Arkib Negara Jabatan ini mengesahkan bahawa pemusnahan rekod awam tersebut telah dilakukan pada .......................dengan disaksikan oleh

PENGARAH ARKIB NEGARA

54

CARTA PENGUJUDAN REKOD
Mula

Cop Terima Surat

- Tarikh/Masa

Rekod dalam Buku Daftar Terima

- Bilangan / Tarikh / Tajuk Surat / Daripada

- Pastikan indeks siri rekod

Serah pada Pegawai

Wujud Fail Baru

Tiada

FAIL ?

Ada

Failkan Surat

- Rekod pergerakan fail Buku Pendaftaran Pergerakan Fail dan Kad Pengesan/Doket - Mengikut sistem abjad/nombor

Tindakan Pegawai

- Masukkan dan rekod pada kertas minit - Buat kandungan - Warna merah surat masuk - Warna biru surat keluar

Simpan

TAMAT

55

CARTA PERMINTAAN FAIL TERBUKA

Minta

- Pegawai meminta fail

Rujukan Fail

- Melalui Indek Siri Rekod

Tidak Dijumpai

Rekod

- Pencarian semula fail daripada pegawai terakhir yang menggunakan fail. - Sampul kecil dibuka bagi menggantikan fail yang hilang

- Sistem Doket/Kad Pengesan. - Buku Daftar Pergerakan Fail. - Oleh pegawai peminjam di atas Doket/Kad Pengesan/Buku Daftar Pergerakan Fail

Tandatangan

Tindakan Pegawai

Hilang

K.I.V

- Hilang dlm jagaan pegawai - Tempoh 3 bulan dan buka fail baru

Dikembalikan Selepas Digunakan Pemulangan Simpan

- Dalam tempoh 2 minggu - Diperiksa setiap hari dan diserahkan pada tarikh yang telah ditetapkan

TAMAT

56

FAIL KESELAMATAN

Pengguna Meminta Rekod (Kenalpasti pengguna) Tentukan Isi Perkara (Tajuk) Rujuk Samada Fail Berkaitan (Kabinet Berkunci)

Ada Semakan Doket

Tiada Semakan Doket

Serahan Tangan Dengan Sampul Yang Ditutup Dengan Tanda Sulit Luaran Pos Dihantar Pos Berdaftar - Menggunakan 2 lampiran (- Sampul surat pertama dimetri dan bertulis nombor fail dan perlu diseal) (- Sampul surat kedua ditulis alamat penerima dan Tangan Beg Berkunci ‘seal’ Dalaman 1 Lapisan Sampul Tertutup ‘seal’ Tempoh 72 Jam

Ia Mengikut Pengamalan Organisasi < 72 Jam Serahan Semula Dengan Tangan Pengguna > 72 Jam Cari/Minta

57

Semakan Isi Kandungan Mengikut Kertas Minit

Lengkap Simpan Kembali Di tempat asal

Hilang Berhubung semula dengan pengguna dan pastikan masalah

TAMAT A

A

Cari fail dalam tempoh 24 jam

Laporkan kepada Ketua Jabatan

Tindakan Tatatertib

Tindakan Tatatertib atau Penyiasatan Akta Rahsia Rasmi 1972 (OSA 1972)

TAMAT

58

PROSES PELUPUSAN REKOD

MULA

Kenalpasti Rekod

Aktif Tidak aktif Rekod Terperingkat Dituruntaraf : - Tiada kes berbangkit /tertangguh - Tiada kes yang berkait dgn perundangan - Rekod yang masih menjadi rujukan jabatan

Tidak boleh dimusnahkan

Turuntaraf

TAMAT

Buat jadual pemisahan

Hantar 2 salinan Jadual Pemisahan Rekod ke Arkib

Hantar Ke Arkib

Kelulusan Arkib diperolehi

Kelulusan Ketua Pengarah Arkib

- Samada disimpan kekal/sementara/hapus

Buat Senarai Inventori

Borang Pelupusan Disediakan

Musnah

Senarai Pemindahan Inventori

Dimasukkan ke dalam kotak yang disediakan dan dilabelkan (sistem kod)

B

C

59

B
dirincih dibakar dijual ditanam Pemusnahan dilakukan

C

Salinan rekod diberikan kpd pegawai berkenaan

Dimasukkan ke dalam kotak yang disediakan dan dilabelkan (sistem Kod) Isi Borang Pemindahan

Pelupusan Dilakukan (mesti ada saksi dari jabatan)

Salinan senarai rekod diberikan kepada pegawai berkenaan TAMAT Pemindahan Dilakukan

TAMAT

60

FAIL TERBUKA
Pengguna Meminta Rekod Tentukan Isi Perkara (Tajuk) Rujuk Samada Fail Berkaitan Di Rak Fail

LAMPIRAN

Ada Semakan Doket Rekod dalam Buku daftar @ doket Serah Kepada Pengguna

Tiada Semakan Doket

Cari

Minta Pengesahan @ Tandatangan Pengguna Di Buku Daftar Rekod Letakkan Semula Doket Di Poket Fail

Fail Lengkap Tempoh 14 hari Selesai Untuk Tindakan Hantar Kembali Ikut Prosedur

Fail Tidak Lengkap Hantar Kembali Ikut Prosedur KIV (asingkan) Rekod Dalam Buku (daftar ikut tarikh yang ditentukan)

Simpan Kembali Dan Pastikan Tarikh Dicatit Lengkap Tamat

Tidak Lengkap

Serah Pada Pengguna

61

FAIL KESELAMATAN
Pengguna Meminta Rekod (Kenalpasti pengguna) Tentukan Isi Perkara (Tajuk) Rujuk Samada Fail Berkaitan (Kabinet Berkunci)

Ada Semakan Doket

Tiada Semakan Doket

Serahan Tangan Dengan Sampul Yang Ditutup Dengan Tanda Sulit Luaran Beg Berkunci ‘seal’ Dalaman 2 Lapisan Sampul Tertutup ‘seal’ Tempoh 72 Jam Ia Mengikut Pengamalan Organisasi < 72 Jam Serahan Semula Dengan Tangan Pengguna > 72 Jam Cari/Minta

62

Semakan Isi Kandungan Mengikut Kertas Minit

Lengkap Simpan Kembali Di tempat asal Simpan Kembali Di tempat asal

Tidak Lengkap Berhubung semula dengan pengguna dan pastikan masalah Tempoh Tertentu

Lengkap

Tidak Lengkap

Simpan Kembali Di tempat asal

Laporan Bertulis

Tindakan Tatatertib

63

FAIL PERIBADI PROSES PELUPUSAN REKOD
Ditempatkan Bersama Rekod Aktif Kenalpasti Rekod (Klasifikasi)

Pertukaran Taraf (Sulit - Terbuka)

Kelulusan

Diminitkan Untuk Rujukan

(Jadual Pemisahan Rekod) Ya

Isi Borang Inventori Rekod/ Pelupusan Senarai Rekod Dibuat Untuk Ditentukan ‘nilai’ rekod Pelupusan Pemindahan

Borang Pelupusan Disediakan Pemusnahan Dilakukan Dihancurka n/dikitar semula

Dimasukkan ke dalam kotak yang disediakan dan dilabelkan (sistem Kod) Isi Borang Pemindahan

Salinan Senarai Rekod Diberikan Kepada Pegawai berkenaan

Salinan senarai rekod diberikan kepada pegawai berkenaan

Pelupusan Dilakukan (mesti ada saksi dari jabatan)

Pemindahan Dilakukan

64

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->