P. 1
Tugas sekretaris

Tugas sekretaris

|Views: 21|Likes:
Published by Zaqqiya Ifadah

More info:

Published by: Zaqqiya Ifadah on Aug 30, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/30/2013

pdf

text

original

Tugas sekretaris 1. Berdasarkan ruang lingkup tugas sekretaris dikelompokkan menjadi 8(delapan) yaitu: a.

Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi: Membuka surat. Menerima dikte. Menerima tamu. Menerima telepon. Menyimpan arsip/surat. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan. b. Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi: Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. Menyusun surat rahasia (confidential). Menyusun acara pertemuan bisnis. Pembelian kado atau cindera mata. Dan lain-lain. c. Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

Tugas sekretaris dalam Business Meeting (pertemuan bisnis) Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut. e. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan. f. meliputi: Mengurusi Rumah tangga kantor. menyimak kembali kemajuan. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.d. 3. menyiapkan laporan. pengambilan uang dari Bank. 2. dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. pajak. h. misal: brosur. Mengoreksi bahan-bahan cetakan. Tugas insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: Menyiapkan agenda rapat. dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. Membayar rekening-rekening. formulir. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan seharihari. g. undangan. Tugas keuangan ini antara lain: Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan. Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis. menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. yaitu: 1. Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. Tugas Keuangan Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). 2. 4. misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank. Tugas Sosial Tugas sosial. memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. sumbangan dana atas nama pimpinan. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar. brosur. Berdasarkan pendapat para pakar ahli mengenai tugas sekretaris adalah sebagai berikut: . penarikan cek. majalah.

Dengan “mengelola” diri sendiri supaya dapat tampil dengan performansi prima dalam pelaksanaan tugas pokok sehari-hari. e. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam) Sekretaris bertanggung jawab terhadap upaya pencapaian superioritas kinerja kantor dan pengaruhnya terhadap kinerja perusahaan. b. menyusun dan memelihara arsip khusus. dan lain-lain. d. 4. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Menurut H. c. Membuat catatan pertemuan. Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan. Braum dan Ramon C. antara lain: a. Sutarto. 2. Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) Sekretaris bertanggung jawab terhadap performansi diri sendiri dan upaya pengembangan ke arah yang lebih berkualitas. Menerima tamu. (Drs. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. dari Portugal Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1. dan lain-lain. Donald Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati. 2. Menyiapkan pertemuan atau konferensi. b. Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien. 1992: 80-83) Tanggung Jawab Sekretaris Selain sekretaris bertanggung jawab atas pekerjaannya ada tanggung jawab lain yang harus dilaksanakan yaitu: 1. Menurut M. Hal-hal yang dimaksud adalah: 1. 3. Mengurus surat masuk dan surat keluar. . Merencanakan pekerjaan. Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte.a. 3. 2. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya. Tanggung jawab ini terwujud melalui aktivitas: a. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat.

Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja.B Susanto. Bratawidjaja. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut.b. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja. e. 1996: 87-88) . e. berarti sekretaris berperan menjadi wakil pimpinan dalam urusan bisnis dengan pihak ketiga. 1997: 14-15) 4. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir. d. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan. c. Jadi sekretaris harus bertindak hati-hati dan bertanggung jawab. 5. kecuali bila perusahaan memberi ijin. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris: a. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris. Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris. mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. Sebagai perantara. (A. karena sekretaris mempunyai wewenang ini. walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis. Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. b. 3. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif. c. d. adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. (Thomas W.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->