TUGASAN 1

KOMPONEN 1: PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM

SOALAN 1B
Kelemahan dalam aspek penyelarasan di peringkat pentadbiran bagi
pelaksanaan sesuatu projek kerajaan adalah masalah yang sering dihadapi oleh
agensi-agensi kerajaan yang terlibat dalam pembangunan projek berkenaan.
Salah satu mekanisme yang berkesan dalammenyelesaikan masalah tersebut di
semua peringkat pentadbiran adalah mealuli mesyuarat pagi.

i) Nyatakan keangotaan Mesyuarat Pagi mengikut peringkat

Kementerian, Negeri dan Daerah berdasarkan Pekeliling Kemajuan
Pentadbiran Awam Bil. 1 Tahun 1993.

Mesyuarat Pagi ialah satu forum setempat antara jabatan untuk

menyelesaikan masalah-masalah on the spot yang timbul daripada pelaksanaan
program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit.

Keanggotaan ahli Mesyuarat Pagi adalah mengikut peringkat Kementerian,

Negeri dan Daerah.
Peringkat Kementerian
Pengerusi Mesyuarat di peringkat kementerian adalah Ketua Setiausaha
Kementerian, di mana ahli ahlinya terdiri daripada Pegawai-pegawai kanan
Kementerian, ketua-ketua Jabatan dan ketua-ketua Badan Berkanun di bawah
Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/ pengeluaran
lesen dan permit. Bahagian Urusetia mesyuarat juga di tentukan oleh pengerusi
untuk satu sesi mesyuarat tersebut. Keanggotaan sebenar ahli-ahli serta
bahagian urusetia ditentukan oleh Pengerusi Majlis Peringkat Kementerian iaitu
Ketua Setiausaha Kementerian.
 Peringkat Negeri
Keanggotaan mesyuarat pagi peringkat Negeri pula, terdiri daripada Setiausaha
Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Majlis dan ahli-ahlinya terdiri daripada
Pegawai-pegawai kanan Negeri, Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan
Berkanun di peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek
pembangunan/ pengeluaran lesen dan permit. Urusetia untuk mesyuarat
peringkat negeri juga ditentukan oleh pengerusi yang dilantik.

Walaubagaimanapun, keanggotaan ahli- ahli mesyuarat pagi peringkat ini

juga di tentukan oleh pengerusi bagi peringkat ini iaitu Setiausaha Kerajaan
Negeri.

Peringkat Daerah
Pengerusi Majlis untuk peringkat daerah adalah Pegawai Daerah. Ahli-ahlinya
terdiri daripada Pegawai-pegawai kanan Daerah. Ketua-ketua Jabatan, Ketua-
ketua Badan Berkanun di peringkat daerah dan ketua – ketua penguasa
tempatan yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/ pengeluaran lesen
dan permit. Keanggotaan sebenar untuk ahli mesyuarat pagi ini juga sama
seperti di dua peringkat diatas; iaitu ditentukan oleh pengerusi majlis peringkat
tersebut. Bagi Negeri Sarawak pula, Mesyuarat Pagi ini juga hendaklah
dilakukan bagi peringkat bahagian dan dipengerusikan oleh Residen.

Dari penjelasan diatas, jelaslah bahawa pengerusi di setiap peringkat

mempunyai kuasa mutlak dalam menentukan keanggotaan-keanggotaan serta
urusetia untuk mengadakan mesyuarat pagi.
 ii) Jelaskan bagaimana tujuan dan fungsi mesyuarat pagi dapat
menyelesaikan kelemahan dalam pelaksanaan program dan projek
pembangunan kerajaan.

Tujuan utama mesyuarat pagi adalah sebagai mengadakan garis panduan

mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan kerajaan di peringkat
kementerian, jabatan dan daerah bagi meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan perkhidmatan awam.

Fungsi utama mesyuarat pagi pula ialah untuk mengkaji kedudukan

semasa pelaksanaan program atau projek pembangunan, pengeluaran lesen
dan permit. Ini adalah supaya pihak yang berkaitan boleh mengambil tindakan
untuk menghapuskan segala tunggakan kerja. Selain itu, mesyuarat pagi
berfungsi untuk mengenalpasti dan membincangkan tindakan penyelesaian bagi
masalah yang timbul.

Pelbagai masalah yang tidak dijangka boleh timbul dalam pelaksanaan

program dan projek pembangunan kerajaan. Antara masalah-masalah yang
mungkin timbul dalam jangka masa panjang untuk melaksanakan sesuatu
program atau projek pembangunan kerajaan adalah seperti bencana alam,
kematian mendadak pegawai yang dilantik untuk mengetuai projek atau program
itu, kekurangan bahan binaan dan sumber, dan tidak mempunyai dana yang
mencukupi untuk menyempurnakan program atau projek itu.

Justeru itu, mesyuarat pagi perlu dijalankan dari semasa ke semasa untuk
mengesan segala halangan dan mengenalpasti masalah yang timbul untuk
membolehkan tindakan penyelesaian (on the spot) dilakukan dengan segera. Ini
akan dapat memantapkan proses pengesanan dan memperkasakan
pengawasan yang berterusan agar program dan projek pembangunan kerajaan
berjalan mengikut jadual.
 Sebagai contoh, sekiranya projek penaikantaraf bangunan sekolah tidak
dipantau dari semasa ke semasa, dan mesyuarat pagi pula tidak diadakan,
masalah yang timbul dalam projek itu tidak dapat diselesaikan dengan kadar
yang segera kerana laporan secara biasa kepada pihak atasan akan mengambil
masa yang lama dan perlu melalui banyak tapisan. Sebelum cara penyelesaian
dari pihak atasan untuk masalah pertama dapat disalurkan kepada projek
tersebut, masalah-masalah lain yang memerlukan perhatian pula akan timbul.
Proses yang tidak efisyen ini akan menangguhkan projek tersebut dan
menyebabkan orang awam hilang kepercayaan terhadap projek kerajaan.
Tambahan pula, penangguhan tersebut dalam contoh yang diberi akan
membahayakan keselamatan warga sekolah.

Sebaliknya, sekiranya mesyuarat pagi diadakan sekurang-kurangnya dua

kali sebulan sepanjang projek itu dilaksanakan, segala masalah yang timbul
dapat dibentang, dibincang dan diambil tindakan penyelesaiannya dengan
segera. Kesemua prosedur birokrasi yang boleh menyebabkan projek tersebut
tergendala juga boleh dielakkan. Selain itu, salah faham antara jabatan-jabatan
kerajaan yang terlibat di dalam projek itu juga boleh dikurangkan. Ini adalah
kerana mesyuarat pagi merupakan satu forum setempat antara jabatan yang
dapat membuat keputusan dengan kadar yang segera.

Jelaslah mesyuarat pagi ini penting bagi mewujudkan semangat

mengutamakan kepentingan nasional dan memupuk penyelarasan di kalangan
jabatan-jabatan kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk
mencapai matlamat pembangunan negara.