MANAJEMEN RAPAT (1

)
Tujuan Rapat

1. untuk membuat keputusan 2. Menyebarkan informasi 3. Membangun ukhuwah dan ikatan emosional antar anggota 4. Memberikan motivasi 5. Melakukan koordinasi 6. Melakukan evaluasi kegaitan Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai rapat 1. Rumuskan agenda rapat berdasarkan tingkat urgensi. Hal ini memperjelas agenda rapat yang akan di bahas, dan juga mengantisipasi pembahasan yang tidak tersistematis, pembahasan yang mengambang tidak tentu ujungnya yang akan membuat rapat tidak efektif bahkan akan menyia-nyiakan waktu yang tersedia 2. Cek kondisi personal. Sebelum rapat hendaknya mengecek dulu personal yang ada, minimal personal yang sangat dibutuhkan harus hadir dalam rapat tersebut. 3. Cek kondisi tempat dan perlengkapan 4. Pilahkan agenda antara sesuatu yang dapat diselesaikan di dalam rapat dan sesuatu yang dapat diselesaikan di luar rapat 5. persiapkan hal-hal teknis yang berhubungan rapat. Misalnya kondisi tempat, ketersediaan spidol dll. jangan sampai hal-hal teknis ini akan mengganggu jalannya rapat Hal-hal perlu dibahas sebelum rapat inti dimulai 1. Tentukan agenda rapat berdasarkan prioritas. Fungsi dari penentuan agenda ini adalah agar pembahasan terfokus dan tidak membahas hal-hal yang kurang penting. Selain itu agar para peserta rapat mengetahui agenda sehingga dapat memberikan kontribusi dalam rapat

Laporan kegiatan tiap seksi terdiri dari kondisi personal. Pembukaan 2. Notulensi berguna untuk mereview agenda rapat yang sudah dibahas. Hendaknya mengecek dulu personal apakah sudah memenuhi forum atau belum dan apakah forum tersebut sudah mewakili masing-masing bidang apa belum. Saran dan komentar dari SC dan Ketua Umum 6. Acara Inti. jika memang belum lengkap dapat di pending dengan kesepakan anggota yang lain. tetapi dalam pembatasan waktu itu ada fleksibilitas. sehingga ketika membahas suatu yang penting dan mendesak diberikan tambahan alokasi waktu secukupnya 3. kegiatan yang sudah dilakukan. Penutup . tanya jawab dengan anggota rapat yang lain. pembahasan solusi dari permasalahan. permasalahanpermasalahan yang dialami. Cek personal. Tentukan batas waktu masing-masing agenda. Informasi-informasi 5. Tentukan waktu berakhirnya rapat.2. Kegiatan yang belum dilakukan berserta kepastian kapan akan dilakukan. Laporan ketua panitia tentang kondisi umum kegiatan kepanitiaan. Kalau bisa waktuberakhirnya rapat disepakati oleh masing-masing anggota 4. Masing-masing agenda ditentukan batas waktunya. 4. Hasil notulensi ini sebaiknya di fotocopy dan diedarkan kepada masing-masing peserta rapat MANAJEMEN RAPAT (2) Susunan Acara dalam Rapat Koordinasi Kepanitiaan 1. Sambutan Ketua Umum 3. hal ini berfungsi agar tidak terjebak pada pembahasan-pembahasan yang kurang subtansial sehingga rapat menjadi molor bahkan sampai pending. jika dalam waktu tertentu juga belum lengkap maka rapat dapat segera dimulai 5. Pastikan ada notulensi rapat.

jangan merasa benar sendiri dan sombong 14. Minta ijin jika ingin meninggalkan rapat 6. Jangan mendominasi pembicaraan 3. apakah sikapnya sudah benar atau tidak 15. Sebelum memulai rapat hendaknya memotivasi peserta rapat 2. Berbicaralah dengan kadar suara yang sewajarnya. Memotivasi orang pemalu untuk berbicara . Minta ijin jika ingin berbicara 2. jangan berlebih-lebihan 4. Jangan melarang peserta untuk ikut diskusi 6. Harus tetap tenang dan jangan marah Sikap yang tepat seorang pimpinan saat memimpin rapat 1. Bersikap tenang. Jangan meremehkan pendapat orang lain 13. Minimalkan berbicara sendiri saat rapat dimulai 7. Mengakui kesalahan jika memang salah 18. Tidak memonopoli pembicaraan 10. Sekali-kali perlu bercanda untuk memecahkan kebekuan dan keseriusan 9. Keutuhan tim adalah prioritas utama 17. Ingatkan ketika forum sudah keluar dari pembahasan 9. ngambek dan kekanak-kanakan 11.Etika Diskusi dalam Rapat 1. Perhatikan diri sendiri. Jangan memotong pembicaraan peserta rapat 5. bijak dan tidak emosional 8. Dahulukan persamaan 16. Jangan memarahi dan mencela anggota rapat yang lain walaupun ia bersalah 5. Mengontrol agar diskusi tidak keluar dari topik pembahasan 7. Jangan memotong pembicaraan orang lain kecuali dengan memakai mekanisme interupsi 3. Berikan kesempatan pada setiap orang untuk berbicara 4. Dengarkan dan hargai anggota rapat yang sedang berbicara 8. Jangan ngotot. Jangan menuduh atau memojokan orang lain 12.

Fase kedua. Mengukur dan menilai berbagai kelebihan dan kelemahan setiap solusi yang ditawarkan. Interruption for answer. 3. Interrruption point of order. b. Macam-macam interupsi 1. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang sedang berbicara dan kita belum mengerti apa maksunya maka kita bisa pakai interupsi ini. Merasa ada masalah. Terapi (penyelesaian dan pemecahan). Apa masalahnya?. mengumpulkan data. 2. Memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat dengan kondisi yang ada . Ketika ada perselisihan harus tetap netral dan hindari terjadinya dua kubu dengan cara mengingatkan poin-poin kesepakatan terdahulu baru membahas poin-poin yang belum disepakati 11. d. a. e. Interruption for clarification. Interruption for Question. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang bertanya sedangkan kita mengetahui jawabannya. Banyak pihak menyatakan bahwa interupsi model ini digunakan ketika forum telah keluar dari pembahasan semula Fase-fase Pemecahan Masalah 1. f. Memformulasikan masalah. Mengenalkan dan menyambut anggota baru dalam forum 12. 2. c. Menciptakan pemikiran dan berbagai usulan dalam memecahkan masalah. Fase pertama. interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang berbicara/mengeluarkan pernyataan dan ternyata pernyataan yang disampaikan berbeda dengan apa yang kita ketahui 4. Pada akhir rapat pemimpin rapat menyimpulkan lagi hasil rapat MANAJEMEN RAPAT (3) Pengertian Interupsi Interupsi adalah meminta ijin untuk menyela ketika ada seseorang sedang berbicara dan belum selesai karena ada satu hal yang penting yang ingin diungkapkan berkaitan pembicaraan orang yang sedang berbicara tersebut.10.

Mengambil Keputusan. Fase ketiga. Evaluasi dan Pengukuran . g.3. h. Pelaksanaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful