P. 1
MANAJEMEN RAPAT

MANAJEMEN RAPAT

|Views: 11|Likes:
hjbkjbk
hjbkjbk

More info:

Published by: Taufiqurrohman Insect on Sep 22, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

03/20/2014

pdf

text

original

MANAJEMEN RAPAT (1

)
Tujuan Rapat

1. untuk membuat keputusan 2. Menyebarkan informasi 3. Membangun ukhuwah dan ikatan emosional antar anggota 4. Memberikan motivasi 5. Melakukan koordinasi 6. Melakukan evaluasi kegaitan Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai rapat 1. Rumuskan agenda rapat berdasarkan tingkat urgensi. Hal ini memperjelas agenda rapat yang akan di bahas, dan juga mengantisipasi pembahasan yang tidak tersistematis, pembahasan yang mengambang tidak tentu ujungnya yang akan membuat rapat tidak efektif bahkan akan menyia-nyiakan waktu yang tersedia 2. Cek kondisi personal. Sebelum rapat hendaknya mengecek dulu personal yang ada, minimal personal yang sangat dibutuhkan harus hadir dalam rapat tersebut. 3. Cek kondisi tempat dan perlengkapan 4. Pilahkan agenda antara sesuatu yang dapat diselesaikan di dalam rapat dan sesuatu yang dapat diselesaikan di luar rapat 5. persiapkan hal-hal teknis yang berhubungan rapat. Misalnya kondisi tempat, ketersediaan spidol dll. jangan sampai hal-hal teknis ini akan mengganggu jalannya rapat Hal-hal perlu dibahas sebelum rapat inti dimulai 1. Tentukan agenda rapat berdasarkan prioritas. Fungsi dari penentuan agenda ini adalah agar pembahasan terfokus dan tidak membahas hal-hal yang kurang penting. Selain itu agar para peserta rapat mengetahui agenda sehingga dapat memberikan kontribusi dalam rapat

Masing-masing agenda ditentukan batas waktunya. Cek personal. tanya jawab dengan anggota rapat yang lain. Hendaknya mengecek dulu personal apakah sudah memenuhi forum atau belum dan apakah forum tersebut sudah mewakili masing-masing bidang apa belum. jika memang belum lengkap dapat di pending dengan kesepakan anggota yang lain. tetapi dalam pembatasan waktu itu ada fleksibilitas. hal ini berfungsi agar tidak terjebak pada pembahasan-pembahasan yang kurang subtansial sehingga rapat menjadi molor bahkan sampai pending. Penutup . Tentukan batas waktu masing-masing agenda. Saran dan komentar dari SC dan Ketua Umum 6. Kalau bisa waktuberakhirnya rapat disepakati oleh masing-masing anggota 4.2. Laporan kegiatan tiap seksi terdiri dari kondisi personal. Pembukaan 2. 4. Kegiatan yang belum dilakukan berserta kepastian kapan akan dilakukan. kegiatan yang sudah dilakukan. Laporan ketua panitia tentang kondisi umum kegiatan kepanitiaan. Sambutan Ketua Umum 3. pembahasan solusi dari permasalahan. Tentukan waktu berakhirnya rapat. Pastikan ada notulensi rapat. sehingga ketika membahas suatu yang penting dan mendesak diberikan tambahan alokasi waktu secukupnya 3. Hasil notulensi ini sebaiknya di fotocopy dan diedarkan kepada masing-masing peserta rapat MANAJEMEN RAPAT (2) Susunan Acara dalam Rapat Koordinasi Kepanitiaan 1. Informasi-informasi 5. jika dalam waktu tertentu juga belum lengkap maka rapat dapat segera dimulai 5. Notulensi berguna untuk mereview agenda rapat yang sudah dibahas. permasalahanpermasalahan yang dialami. Acara Inti.

Harus tetap tenang dan jangan marah Sikap yang tepat seorang pimpinan saat memimpin rapat 1. Sebelum memulai rapat hendaknya memotivasi peserta rapat 2. Jangan memarahi dan mencela anggota rapat yang lain walaupun ia bersalah 5. Mengakui kesalahan jika memang salah 18. Jangan mendominasi pembicaraan 3. Keutuhan tim adalah prioritas utama 17. Bersikap tenang. Jangan menuduh atau memojokan orang lain 12. Dengarkan dan hargai anggota rapat yang sedang berbicara 8. Berikan kesempatan pada setiap orang untuk berbicara 4. Dahulukan persamaan 16. Jangan memotong pembicaraan orang lain kecuali dengan memakai mekanisme interupsi 3. Memotivasi orang pemalu untuk berbicara . bijak dan tidak emosional 8. Berbicaralah dengan kadar suara yang sewajarnya. Minta ijin jika ingin meninggalkan rapat 6. Jangan memotong pembicaraan peserta rapat 5. ngambek dan kekanak-kanakan 11. Sekali-kali perlu bercanda untuk memecahkan kebekuan dan keseriusan 9. Jangan melarang peserta untuk ikut diskusi 6. Minimalkan berbicara sendiri saat rapat dimulai 7. jangan berlebih-lebihan 4. Ingatkan ketika forum sudah keluar dari pembahasan 9. apakah sikapnya sudah benar atau tidak 15. Perhatikan diri sendiri. jangan merasa benar sendiri dan sombong 14.Etika Diskusi dalam Rapat 1. Minta ijin jika ingin berbicara 2. Tidak memonopoli pembicaraan 10. Mengontrol agar diskusi tidak keluar dari topik pembahasan 7. Jangan ngotot. Jangan meremehkan pendapat orang lain 13.

Fase kedua. 3. Banyak pihak menyatakan bahwa interupsi model ini digunakan ketika forum telah keluar dari pembahasan semula Fase-fase Pemecahan Masalah 1. Fase pertama. 2. Menciptakan pemikiran dan berbagai usulan dalam memecahkan masalah. Interruption for Question. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang sedang berbicara dan kita belum mengerti apa maksunya maka kita bisa pakai interupsi ini. Mengenalkan dan menyambut anggota baru dalam forum 12. d.10. Ketika ada perselisihan harus tetap netral dan hindari terjadinya dua kubu dengan cara mengingatkan poin-poin kesepakatan terdahulu baru membahas poin-poin yang belum disepakati 11. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang bertanya sedangkan kita mengetahui jawabannya. 2. Interruption for clarification. Memformulasikan masalah. e. c. a. Pada akhir rapat pemimpin rapat menyimpulkan lagi hasil rapat MANAJEMEN RAPAT (3) Pengertian Interupsi Interupsi adalah meminta ijin untuk menyela ketika ada seseorang sedang berbicara dan belum selesai karena ada satu hal yang penting yang ingin diungkapkan berkaitan pembicaraan orang yang sedang berbicara tersebut. Macam-macam interupsi 1. interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang berbicara/mengeluarkan pernyataan dan ternyata pernyataan yang disampaikan berbeda dengan apa yang kita ketahui 4. Terapi (penyelesaian dan pemecahan). mengumpulkan data. Merasa ada masalah. Memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat dengan kondisi yang ada . b. Apa masalahnya?. f. Interrruption point of order. Mengukur dan menilai berbagai kelebihan dan kelemahan setiap solusi yang ditawarkan. Interruption for answer.

Evaluasi dan Pengukuran .3. g. Fase ketiga. Mengambil Keputusan. Pelaksanaan. h.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->