MANAJEMEN RAPAT (1

)
Tujuan Rapat

1. untuk membuat keputusan 2. Menyebarkan informasi 3. Membangun ukhuwah dan ikatan emosional antar anggota 4. Memberikan motivasi 5. Melakukan koordinasi 6. Melakukan evaluasi kegaitan Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai rapat 1. Rumuskan agenda rapat berdasarkan tingkat urgensi. Hal ini memperjelas agenda rapat yang akan di bahas, dan juga mengantisipasi pembahasan yang tidak tersistematis, pembahasan yang mengambang tidak tentu ujungnya yang akan membuat rapat tidak efektif bahkan akan menyia-nyiakan waktu yang tersedia 2. Cek kondisi personal. Sebelum rapat hendaknya mengecek dulu personal yang ada, minimal personal yang sangat dibutuhkan harus hadir dalam rapat tersebut. 3. Cek kondisi tempat dan perlengkapan 4. Pilahkan agenda antara sesuatu yang dapat diselesaikan di dalam rapat dan sesuatu yang dapat diselesaikan di luar rapat 5. persiapkan hal-hal teknis yang berhubungan rapat. Misalnya kondisi tempat, ketersediaan spidol dll. jangan sampai hal-hal teknis ini akan mengganggu jalannya rapat Hal-hal perlu dibahas sebelum rapat inti dimulai 1. Tentukan agenda rapat berdasarkan prioritas. Fungsi dari penentuan agenda ini adalah agar pembahasan terfokus dan tidak membahas hal-hal yang kurang penting. Selain itu agar para peserta rapat mengetahui agenda sehingga dapat memberikan kontribusi dalam rapat

jika dalam waktu tertentu juga belum lengkap maka rapat dapat segera dimulai 5. Tentukan waktu berakhirnya rapat. Sambutan Ketua Umum 3. Hendaknya mengecek dulu personal apakah sudah memenuhi forum atau belum dan apakah forum tersebut sudah mewakili masing-masing bidang apa belum. Laporan kegiatan tiap seksi terdiri dari kondisi personal. Penutup . Saran dan komentar dari SC dan Ketua Umum 6. Masing-masing agenda ditentukan batas waktunya. Notulensi berguna untuk mereview agenda rapat yang sudah dibahas. Informasi-informasi 5. Kegiatan yang belum dilakukan berserta kepastian kapan akan dilakukan.2. Pastikan ada notulensi rapat. permasalahanpermasalahan yang dialami. Hasil notulensi ini sebaiknya di fotocopy dan diedarkan kepada masing-masing peserta rapat MANAJEMEN RAPAT (2) Susunan Acara dalam Rapat Koordinasi Kepanitiaan 1. tanya jawab dengan anggota rapat yang lain. sehingga ketika membahas suatu yang penting dan mendesak diberikan tambahan alokasi waktu secukupnya 3. hal ini berfungsi agar tidak terjebak pada pembahasan-pembahasan yang kurang subtansial sehingga rapat menjadi molor bahkan sampai pending. Cek personal. Pembukaan 2. 4. pembahasan solusi dari permasalahan. Kalau bisa waktuberakhirnya rapat disepakati oleh masing-masing anggota 4. jika memang belum lengkap dapat di pending dengan kesepakan anggota yang lain. kegiatan yang sudah dilakukan. Acara Inti. Tentukan batas waktu masing-masing agenda. tetapi dalam pembatasan waktu itu ada fleksibilitas. Laporan ketua panitia tentang kondisi umum kegiatan kepanitiaan.

bijak dan tidak emosional 8. Sekali-kali perlu bercanda untuk memecahkan kebekuan dan keseriusan 9. jangan merasa benar sendiri dan sombong 14. Jangan meremehkan pendapat orang lain 13. ngambek dan kekanak-kanakan 11. Berikan kesempatan pada setiap orang untuk berbicara 4. Mengakui kesalahan jika memang salah 18. Minimalkan berbicara sendiri saat rapat dimulai 7. Dahulukan persamaan 16. Harus tetap tenang dan jangan marah Sikap yang tepat seorang pimpinan saat memimpin rapat 1.Etika Diskusi dalam Rapat 1. Ingatkan ketika forum sudah keluar dari pembahasan 9. Jangan melarang peserta untuk ikut diskusi 6. jangan berlebih-lebihan 4. Memotivasi orang pemalu untuk berbicara . Dengarkan dan hargai anggota rapat yang sedang berbicara 8. Perhatikan diri sendiri. Minta ijin jika ingin berbicara 2. Keutuhan tim adalah prioritas utama 17. Tidak memonopoli pembicaraan 10. Jangan ngotot. Jangan mendominasi pembicaraan 3. Jangan menuduh atau memojokan orang lain 12. Jangan memotong pembicaraan orang lain kecuali dengan memakai mekanisme interupsi 3. Berbicaralah dengan kadar suara yang sewajarnya. Minta ijin jika ingin meninggalkan rapat 6. Jangan memotong pembicaraan peserta rapat 5. Mengontrol agar diskusi tidak keluar dari topik pembahasan 7. Bersikap tenang. Sebelum memulai rapat hendaknya memotivasi peserta rapat 2. Jangan memarahi dan mencela anggota rapat yang lain walaupun ia bersalah 5. apakah sikapnya sudah benar atau tidak 15.

Apa masalahnya?. Fase pertama. a. Fase kedua. Pada akhir rapat pemimpin rapat menyimpulkan lagi hasil rapat MANAJEMEN RAPAT (3) Pengertian Interupsi Interupsi adalah meminta ijin untuk menyela ketika ada seseorang sedang berbicara dan belum selesai karena ada satu hal yang penting yang ingin diungkapkan berkaitan pembicaraan orang yang sedang berbicara tersebut. Memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat dengan kondisi yang ada . Banyak pihak menyatakan bahwa interupsi model ini digunakan ketika forum telah keluar dari pembahasan semula Fase-fase Pemecahan Masalah 1. Memformulasikan masalah. Interrruption point of order. Mengukur dan menilai berbagai kelebihan dan kelemahan setiap solusi yang ditawarkan. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang sedang berbicara dan kita belum mengerti apa maksunya maka kita bisa pakai interupsi ini. Merasa ada masalah. b. d. Macam-macam interupsi 1. Interruption for answer. Terapi (penyelesaian dan pemecahan). 2. Mengenalkan dan menyambut anggota baru dalam forum 12. c. f. interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang berbicara/mengeluarkan pernyataan dan ternyata pernyataan yang disampaikan berbeda dengan apa yang kita ketahui 4. Ketika ada perselisihan harus tetap netral dan hindari terjadinya dua kubu dengan cara mengingatkan poin-poin kesepakatan terdahulu baru membahas poin-poin yang belum disepakati 11. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang bertanya sedangkan kita mengetahui jawabannya. Interruption for Question. e.10. Menciptakan pemikiran dan berbagai usulan dalam memecahkan masalah. 2. Interruption for clarification. 3. mengumpulkan data.

Evaluasi dan Pengukuran . h.3. Fase ketiga. g. Mengambil Keputusan. Pelaksanaan.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful