MANAJEMEN RAPAT (1

)
Tujuan Rapat

1. untuk membuat keputusan 2. Menyebarkan informasi 3. Membangun ukhuwah dan ikatan emosional antar anggota 4. Memberikan motivasi 5. Melakukan koordinasi 6. Melakukan evaluasi kegaitan Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai rapat 1. Rumuskan agenda rapat berdasarkan tingkat urgensi. Hal ini memperjelas agenda rapat yang akan di bahas, dan juga mengantisipasi pembahasan yang tidak tersistematis, pembahasan yang mengambang tidak tentu ujungnya yang akan membuat rapat tidak efektif bahkan akan menyia-nyiakan waktu yang tersedia 2. Cek kondisi personal. Sebelum rapat hendaknya mengecek dulu personal yang ada, minimal personal yang sangat dibutuhkan harus hadir dalam rapat tersebut. 3. Cek kondisi tempat dan perlengkapan 4. Pilahkan agenda antara sesuatu yang dapat diselesaikan di dalam rapat dan sesuatu yang dapat diselesaikan di luar rapat 5. persiapkan hal-hal teknis yang berhubungan rapat. Misalnya kondisi tempat, ketersediaan spidol dll. jangan sampai hal-hal teknis ini akan mengganggu jalannya rapat Hal-hal perlu dibahas sebelum rapat inti dimulai 1. Tentukan agenda rapat berdasarkan prioritas. Fungsi dari penentuan agenda ini adalah agar pembahasan terfokus dan tidak membahas hal-hal yang kurang penting. Selain itu agar para peserta rapat mengetahui agenda sehingga dapat memberikan kontribusi dalam rapat

tetapi dalam pembatasan waktu itu ada fleksibilitas. Informasi-informasi 5. jika memang belum lengkap dapat di pending dengan kesepakan anggota yang lain. Saran dan komentar dari SC dan Ketua Umum 6. Kalau bisa waktuberakhirnya rapat disepakati oleh masing-masing anggota 4. Penutup . Sambutan Ketua Umum 3. permasalahanpermasalahan yang dialami. jika dalam waktu tertentu juga belum lengkap maka rapat dapat segera dimulai 5. Laporan kegiatan tiap seksi terdiri dari kondisi personal. sehingga ketika membahas suatu yang penting dan mendesak diberikan tambahan alokasi waktu secukupnya 3. Laporan ketua panitia tentang kondisi umum kegiatan kepanitiaan. kegiatan yang sudah dilakukan.2. Tentukan batas waktu masing-masing agenda. Cek personal. Pembukaan 2. tanya jawab dengan anggota rapat yang lain. Kegiatan yang belum dilakukan berserta kepastian kapan akan dilakukan. Notulensi berguna untuk mereview agenda rapat yang sudah dibahas. pembahasan solusi dari permasalahan. Acara Inti. Hasil notulensi ini sebaiknya di fotocopy dan diedarkan kepada masing-masing peserta rapat MANAJEMEN RAPAT (2) Susunan Acara dalam Rapat Koordinasi Kepanitiaan 1. 4. hal ini berfungsi agar tidak terjebak pada pembahasan-pembahasan yang kurang subtansial sehingga rapat menjadi molor bahkan sampai pending. Hendaknya mengecek dulu personal apakah sudah memenuhi forum atau belum dan apakah forum tersebut sudah mewakili masing-masing bidang apa belum. Masing-masing agenda ditentukan batas waktunya. Tentukan waktu berakhirnya rapat. Pastikan ada notulensi rapat.

Berikan kesempatan pada setiap orang untuk berbicara 4. Minimalkan berbicara sendiri saat rapat dimulai 7. Bersikap tenang. Harus tetap tenang dan jangan marah Sikap yang tepat seorang pimpinan saat memimpin rapat 1. Dahulukan persamaan 16. Sebelum memulai rapat hendaknya memotivasi peserta rapat 2. Sekali-kali perlu bercanda untuk memecahkan kebekuan dan keseriusan 9. Tidak memonopoli pembicaraan 10. bijak dan tidak emosional 8. Jangan ngotot. apakah sikapnya sudah benar atau tidak 15. Keutuhan tim adalah prioritas utama 17. ngambek dan kekanak-kanakan 11. Jangan melarang peserta untuk ikut diskusi 6. Mengakui kesalahan jika memang salah 18. Dengarkan dan hargai anggota rapat yang sedang berbicara 8. Berbicaralah dengan kadar suara yang sewajarnya. Jangan meremehkan pendapat orang lain 13. Jangan memotong pembicaraan peserta rapat 5. Minta ijin jika ingin meninggalkan rapat 6. Mengontrol agar diskusi tidak keluar dari topik pembahasan 7. Perhatikan diri sendiri. Jangan menuduh atau memojokan orang lain 12. jangan berlebih-lebihan 4. Jangan memarahi dan mencela anggota rapat yang lain walaupun ia bersalah 5. Minta ijin jika ingin berbicara 2. Ingatkan ketika forum sudah keluar dari pembahasan 9. jangan merasa benar sendiri dan sombong 14. Jangan memotong pembicaraan orang lain kecuali dengan memakai mekanisme interupsi 3.Etika Diskusi dalam Rapat 1. Memotivasi orang pemalu untuk berbicara . Jangan mendominasi pembicaraan 3.

Mengukur dan menilai berbagai kelebihan dan kelemahan setiap solusi yang ditawarkan. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang bertanya sedangkan kita mengetahui jawabannya. 3. Merasa ada masalah. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang sedang berbicara dan kita belum mengerti apa maksunya maka kita bisa pakai interupsi ini. Interruption for answer. e. Apa masalahnya?. Fase kedua. d. Fase pertama. Memformulasikan masalah. b. Menciptakan pemikiran dan berbagai usulan dalam memecahkan masalah. Mengenalkan dan menyambut anggota baru dalam forum 12. mengumpulkan data. Macam-macam interupsi 1. Banyak pihak menyatakan bahwa interupsi model ini digunakan ketika forum telah keluar dari pembahasan semula Fase-fase Pemecahan Masalah 1. f.10. interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang berbicara/mengeluarkan pernyataan dan ternyata pernyataan yang disampaikan berbeda dengan apa yang kita ketahui 4. c. 2. a. Terapi (penyelesaian dan pemecahan). Memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat dengan kondisi yang ada . Pada akhir rapat pemimpin rapat menyimpulkan lagi hasil rapat MANAJEMEN RAPAT (3) Pengertian Interupsi Interupsi adalah meminta ijin untuk menyela ketika ada seseorang sedang berbicara dan belum selesai karena ada satu hal yang penting yang ingin diungkapkan berkaitan pembicaraan orang yang sedang berbicara tersebut. Ketika ada perselisihan harus tetap netral dan hindari terjadinya dua kubu dengan cara mengingatkan poin-poin kesepakatan terdahulu baru membahas poin-poin yang belum disepakati 11. Interrruption point of order. Interruption for clarification. 2. Interruption for Question.

g. Mengambil Keputusan. Fase ketiga. Pelaksanaan.3. Evaluasi dan Pengukuran . h.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful