MANAJEMEN RAPAT (1

)
Tujuan Rapat

1. untuk membuat keputusan 2. Menyebarkan informasi 3. Membangun ukhuwah dan ikatan emosional antar anggota 4. Memberikan motivasi 5. Melakukan koordinasi 6. Melakukan evaluasi kegaitan Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum memulai rapat 1. Rumuskan agenda rapat berdasarkan tingkat urgensi. Hal ini memperjelas agenda rapat yang akan di bahas, dan juga mengantisipasi pembahasan yang tidak tersistematis, pembahasan yang mengambang tidak tentu ujungnya yang akan membuat rapat tidak efektif bahkan akan menyia-nyiakan waktu yang tersedia 2. Cek kondisi personal. Sebelum rapat hendaknya mengecek dulu personal yang ada, minimal personal yang sangat dibutuhkan harus hadir dalam rapat tersebut. 3. Cek kondisi tempat dan perlengkapan 4. Pilahkan agenda antara sesuatu yang dapat diselesaikan di dalam rapat dan sesuatu yang dapat diselesaikan di luar rapat 5. persiapkan hal-hal teknis yang berhubungan rapat. Misalnya kondisi tempat, ketersediaan spidol dll. jangan sampai hal-hal teknis ini akan mengganggu jalannya rapat Hal-hal perlu dibahas sebelum rapat inti dimulai 1. Tentukan agenda rapat berdasarkan prioritas. Fungsi dari penentuan agenda ini adalah agar pembahasan terfokus dan tidak membahas hal-hal yang kurang penting. Selain itu agar para peserta rapat mengetahui agenda sehingga dapat memberikan kontribusi dalam rapat

Informasi-informasi 5. Hendaknya mengecek dulu personal apakah sudah memenuhi forum atau belum dan apakah forum tersebut sudah mewakili masing-masing bidang apa belum. Saran dan komentar dari SC dan Ketua Umum 6. Tentukan batas waktu masing-masing agenda. permasalahanpermasalahan yang dialami. Tentukan waktu berakhirnya rapat. tanya jawab dengan anggota rapat yang lain.2. jika memang belum lengkap dapat di pending dengan kesepakan anggota yang lain. Masing-masing agenda ditentukan batas waktunya. Laporan ketua panitia tentang kondisi umum kegiatan kepanitiaan. tetapi dalam pembatasan waktu itu ada fleksibilitas. Sambutan Ketua Umum 3. Kegiatan yang belum dilakukan berserta kepastian kapan akan dilakukan. pembahasan solusi dari permasalahan. Acara Inti. Laporan kegiatan tiap seksi terdiri dari kondisi personal. kegiatan yang sudah dilakukan. Penutup . 4. Pastikan ada notulensi rapat. Kalau bisa waktuberakhirnya rapat disepakati oleh masing-masing anggota 4. sehingga ketika membahas suatu yang penting dan mendesak diberikan tambahan alokasi waktu secukupnya 3. Pembukaan 2. jika dalam waktu tertentu juga belum lengkap maka rapat dapat segera dimulai 5. Notulensi berguna untuk mereview agenda rapat yang sudah dibahas. hal ini berfungsi agar tidak terjebak pada pembahasan-pembahasan yang kurang subtansial sehingga rapat menjadi molor bahkan sampai pending. Hasil notulensi ini sebaiknya di fotocopy dan diedarkan kepada masing-masing peserta rapat MANAJEMEN RAPAT (2) Susunan Acara dalam Rapat Koordinasi Kepanitiaan 1. Cek personal.

Minta ijin jika ingin berbicara 2. Memotivasi orang pemalu untuk berbicara . Ingatkan ketika forum sudah keluar dari pembahasan 9. Sebelum memulai rapat hendaknya memotivasi peserta rapat 2. Minta ijin jika ingin meninggalkan rapat 6. Perhatikan diri sendiri. apakah sikapnya sudah benar atau tidak 15. Minimalkan berbicara sendiri saat rapat dimulai 7. Jangan ngotot. Jangan melarang peserta untuk ikut diskusi 6. Jangan meremehkan pendapat orang lain 13. Sekali-kali perlu bercanda untuk memecahkan kebekuan dan keseriusan 9. Dengarkan dan hargai anggota rapat yang sedang berbicara 8.Etika Diskusi dalam Rapat 1. Mengontrol agar diskusi tidak keluar dari topik pembahasan 7. Bersikap tenang. Tidak memonopoli pembicaraan 10. Jangan menuduh atau memojokan orang lain 12. Berbicaralah dengan kadar suara yang sewajarnya. Berikan kesempatan pada setiap orang untuk berbicara 4. jangan berlebih-lebihan 4. ngambek dan kekanak-kanakan 11. Jangan memarahi dan mencela anggota rapat yang lain walaupun ia bersalah 5. bijak dan tidak emosional 8. Dahulukan persamaan 16. Jangan mendominasi pembicaraan 3. Jangan memotong pembicaraan peserta rapat 5. Mengakui kesalahan jika memang salah 18. jangan merasa benar sendiri dan sombong 14. Harus tetap tenang dan jangan marah Sikap yang tepat seorang pimpinan saat memimpin rapat 1. Keutuhan tim adalah prioritas utama 17. Jangan memotong pembicaraan orang lain kecuali dengan memakai mekanisme interupsi 3.

Memformulasikan masalah. 3. Ketika ada perselisihan harus tetap netral dan hindari terjadinya dua kubu dengan cara mengingatkan poin-poin kesepakatan terdahulu baru membahas poin-poin yang belum disepakati 11. a. b. 2. f. Merasa ada masalah. Terapi (penyelesaian dan pemecahan). Macam-macam interupsi 1. Mengenalkan dan menyambut anggota baru dalam forum 12. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang sedang berbicara dan kita belum mengerti apa maksunya maka kita bisa pakai interupsi ini. d. Interruption for Question. Mengukur dan menilai berbagai kelebihan dan kelemahan setiap solusi yang ditawarkan. Fase pertama. interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang berbicara/mengeluarkan pernyataan dan ternyata pernyataan yang disampaikan berbeda dengan apa yang kita ketahui 4. Interupsi ini dipakai ketika ada seseorang yang bertanya sedangkan kita mengetahui jawabannya. Interruption for answer. Menciptakan pemikiran dan berbagai usulan dalam memecahkan masalah. mengumpulkan data. Interruption for clarification. Fase kedua. c. Interrruption point of order. Memilih alternatif pemecahan masalah yang paling tepat dengan kondisi yang ada .10. 2. e. Apa masalahnya?. Pada akhir rapat pemimpin rapat menyimpulkan lagi hasil rapat MANAJEMEN RAPAT (3) Pengertian Interupsi Interupsi adalah meminta ijin untuk menyela ketika ada seseorang sedang berbicara dan belum selesai karena ada satu hal yang penting yang ingin diungkapkan berkaitan pembicaraan orang yang sedang berbicara tersebut. Banyak pihak menyatakan bahwa interupsi model ini digunakan ketika forum telah keluar dari pembahasan semula Fase-fase Pemecahan Masalah 1.

3. Mengambil Keputusan. Pelaksanaan. g. h. Evaluasi dan Pengukuran . Fase ketiga.