Professional Documents
Culture Documents
Ali
Masjono
SE.
MBIT
dan
Drs
Sri
Wahyono
Msi
Politeknik Negeri
Jakarta
Kampus Baru UI
Depok
Unit Penelitia dan
Pengabdian Kepada
Masyarakat
7270036 Psw 236
10 November 2007
1
Judul
2
Pendahuluan
Banyak pengusaha yang enggan melakukan pembukuan terhadap transaksi yang
dilakukannya setiap hari, hal in terungkap dari berbagai studi kasus dan kunjungan
lapangan terhadap berbagai jenis industri yang ada di sekitar kota Depok dan di
sekitar kecamatan Citereup. (kegitan kunjungan dan pengabdian kepada
masyarakat).
3
Membukukan transaksi akuntansi yang benar merupakan kewajiban bagi
pengusaha. Namun kenyataannya tidak semua pengusaha bisa melakukannya
dengan baik dan dapat menghasilkan informasi yang akurat setiap kali diminta.
Untuk mempermudah hal tersebut diperlukan alat bantu.
Tujuan
• Membuat program komputer praktis menggunakan Excel untuk pengelolahan
transaksi akuntansi yang dapat digunakan oleh semua jenis perusahaan Jasa.
Manfaat
• Hasil atau software ini dapat digunakan oleh semua jenis perusahaan
• Dijadikan sebagai produk ungulan untuk kegiatan pengabdian kepada
masyarakat jurusan akuntansi.
Metode Penelitian
Metodologi yang digunakan dalam pembuatan program ini sangat sederhana dan
dapat dilakukan dengan langkah berikut ini:
buku besar,
neraca saldo,
4
neraca lajurm
laporan keuangan
tersendiri sehingga perlu di tentukan dengan baik
sebelum dibuatkan program komputernya.
2. Mendesain bentuk jurnal, buku besar, neraca saldo,
nerawa lajur, laporan keuangan. Desain ini akan
tertuang di program excel yang diimplementasikan
Menentukan dan
dalam bentuk sheet, yaitu sheet jurnal, sheetm buku
mendesain fungsi
besar, sheet neraca saldo, sheet laporan keuangan.
pengendalian
3. Menentukan fungsi pengendalian yang harus ada di
intenal program
program ini, misalnya pengendalian saat menjurnal
Proses dimana dalam menjurnal sisi debit dan kredit harus
pembuatan balance, hal ini harus dapat dijalankan secar otomatis
otomatisasi sehingga pemakai tidak dipusingkan lagi untuk
progam membalancekan saldo debit dan kredit.
Uji coba program
4. Membuat program agar dapat secara otomatis bisa
melakukan posting dari jurnal ke buku besar, neraca
5
Hasil dan Pembahasan
Hasil penelitian ini berupa program komputer yang dapat menjalankan siklus
akuntansi. Program ini didesain khusus untuk dapat digunakan oleh berbagai jenis
perusahaan jasa, dengan sedikit mengadakan penyesuaian pada akun.
6
121 Tanah
122 Gedung
123 Kendaraan
124 Inventaris
211 Hutang Pajak
212 Hutang Jangka Pendek
213 Hutang Jangka Panjang
214 Biaya Yang Masih Harus Dibayar
215 Pendapatan Yang Diterima Dimuka
311 Modal
312 Prive
411 Pendapatan
423 Pendapatan lain lain
511 Beban Alat Tulis Kantor
512 Beban Poto Kopi
513 Beban Faximili
514 Beban Telepon/Celular
515 Beban lain lain
516 Beban Administrasi Bank
517 Beban Gaji
519 Beban Perlengkapan
521 Beban Perjalanan Perjalanan/Tol/Bensin
522 Beban AIR/PDAM
523 Beban Listrik
524 Beban Rapat
529 Beban Asuransi
1221 Akumulasi Penyusutan Gedung
1231 Akumulasi Penyusutan Kendaraan
1241 Akumulasi Penyusutan Inventaris
5210 Beban Bunga Bank
5211 Beban Bunga Jasa Provisi
5212 Beban Penyusutan Gedung
5213 Beban Penyusutan Kendaraan
5214 Beban Penyusutan Inventaris
5215 Beban Kerugian Piutang
7
Lembar kerja neraca lajur
Lembar kerja ini merupakan ringkasan dari semua transaksi yang dicatat dijurnal.
Ringkasn ini terdiri dari tiga bagian pokok yaitu neraca saldo, neraca dan rugi laba.
Ketiga hal ini merupakan laporan yang harus di buat oleh perusahaan untuk
melaporkan keadaan keuangan perusahaan kepada pemilik.
8
Penggunaan Program
Pengusaha kecil dan menengah umumnya kesulitan atau enggan menggaji orang
untuk melakukan pencatatan pembukuan. Mereka umumnya hanya mencata
transaksi ketiak membuat faktur pesanan barang sebagai bukti telah menerima uang
muka dari pelanggan. Salinan dari faktur tersebut di kumpulkan dan ditumupk dalam
satu map dan dibiarkan saja tanpa disentuh lagi, menurut prinsip kerja akuntansi,
tumpukan faktur tersebut harus diproses yaitu dibuatkan catatan jurnal, buku besar
dan neraca saldo kemudian menghasilkan laporan kuuangan. Proses pencatatan
inilah yang umumnya tidak dilakukan oleh banyak pengusaha karena akan memakan
waktu dan biaya untuk menggaji orang secara khusus mengerjakan pekerjaan
tersebut.
Penelitian ini memberikan satu solusi yang dapat digunakan oleh pengusaha. Prinsip
yang digunakan pada solusi ini adalah dengan dana yang seminum mungkin, akan
menghasilkan laporan keuangan yang akurat dan handal. Solusi tersebut adalah
sebagai berikut.
1. Pengusaha tetap pada kebiasaannya sehari haru, yaitu melayani pelanggan
dan mencatat transaksi keuangannya di sebuah buku sesuai dengan
kemampuan yang dimiliki.
9
2. Setiap tiga tiga bulan, atau enam bulan atau setahun sekali, catatan tersebut
dibuatkan laporan keuangan dengan cara
a. Menggunakan program ini
b. Meminta bantuan jurusan akuntansi PNJ untuk membuatkan laporan
keuangan. Jurusan akuntansi kemudian akan mengutus dosen
akuntansi dan mahasiswa untuk mengerjakan pembuatan laporan
keuangan perusahaan yang bersangkutan.
3. Hasil berupa laporan keuangan dalam bentuk hardcopy dan softcopy yang
dapat digunakan oleh pengusaha.
Input data merupakan aktivitas utama dalam suatu sistem informasi berbasis
komputer. Pada perkembangannya cara input data telah banyak mengalami
perubahan. Cara tradisional adalah menggunakan keyboard hingga saat ini masih
mendominasi proses input data. Perkembangannya adalah dengan menggunakan
alat atau kartu dimana didalam kartu tersebut tersimpan informasi mengenai
seseorang yang berhak untuk menggunakan suatu sistem komputer. Input data
yang lebih modern dapat dirasakan pada media telepon. Ketika mengangkat telepon,
lalu memencet nomor tujuan dan ketika telepon pada nomor yang dituju diangkat
ketika itupula input data secara otomatis dilakukan oleh komputer, sesaat setelah
selesai menelpon pengguna dapat langsung mengetahui berapa biaya yang telah
dikeluarkan untuk menelepon tersebut.
Pengendalian akses kekomputer sistem sangat penting agar semua informasi yang
masuk (data dan pemakai) ke sistem komputer bisa terkendali dan data yang diinput
sesuai dengan keinginan sistem. Pengendalian akses ke komputer sistem membatasi
pemakai sistem komputer hanya mereka yang diberi hak atau otorisasi saja.
10
Membatasi tindakan apa yang bisa dilakukan oleh pemakai, dan meyakinkan bahwa
hanya komputer yang otentik saja yang bisa digunakan oleh pemakai.
Pengendalian interface
Pembatas antara sistem aplikasi dengan pemakai dikenal dengan interface dimana
dengan interface ini pemakai aplikasi dapat berinteraksi dengan aplikasi, data dan
fungsi fungsi yang ada di program aplikasi. Pengendalian terhadap interface ini
sangat diperlukan karena pengendalian ini dapat mengidentifikasi pemakai yang
menggunakan program aplikasi.
Interface yang digunakan bisa didesain seindah mungkin namun faktor pengendalian
siapa dan kapan bisa akses melalui interface ini sangat dibutuhkan karenanya
interface inilah pintu masuk secara logikal terhadap data yang mendukung interface
tersebut.
11
interface, isian dari field ini hanya ada dua pilihan, yaitu L atau P,
untuk memastikan hal ini program input yang ada diinterface
dikendalikan bahwa hanya L dan P saja yang sah, selain itu tidak sah.
Maka ketika pemakai secara tidak sengaja mengetikkan huruf lain
program aplikasi akan menolaknya dengan merespon atau memberi
petunjuk pengisian dengan benar. Banyak pengendalian seperti ini
diterapkan pada berbagai program aplikasi.
12
5. Untuk kolom nama rekening tidak perlu diketik lagi karena akan tertulis
secara otomatis. Khusus untuk kolom keterangan tulislah dengan singkat
kejadian yang dapat menerangkan penggunaan uang.
6. Kolom debit isilah dengan jumlah transaksi yang tertera pada dokumen,
demikian juga dengan untuk kolom kredit. Jagalah jangan sampai angka
salah ketik angka karena kesalahan ini tidak ada pengendaliannya, program
ini hanya mengendaliakan jumlahnya secara keseluruhan, bukan pada saat
diketik.
7. Yakinkan input data tersebut diketik dengan benar karen proses input data
hanya terjadi di sini, selebihnya telah diprogram agar secara otomatis dapat
menghasilkan laporan keuangan.
8. Walaupun program telah dapat mengendalikan jumlah namun pengguna
perlu memperhatikan baris Kontrol Jumlah, dua kolom ini adalah
pengendali jumlah transaksi yang di input. Aturannya jika menjurnal maka
jumlah kolom kredit dan kolom debit harus sama.
9. Setelah semua transaksi diketik di jurnal ini pengguna dapat melihat langsung
hasilnya berupa neraca saldo, neraca dan labarugi serta buku besar masing
masing akun.
10. Semua transaksi diinput disini hingga akhir periode akuntansi.
Pengguna tidak perlu merobah atau menyesuaiakan format dan formula yang
ada karena formt dan formula sudah dibuat untuk seluruh kolom hingga batas
bawah dari lembar kerja excel.
11. Untuk lembar neraca saldo, neraca lajur dan buku besar pengguna
tidak bisa merobahnya karena dilindungi oleh password. Perubahan ini tidak
perlu dilakukan, karena jika terjadi perubahan akan membawa perubahan
pada lembar kerja yang lain sehingga dapat berkibat fatal.
Keunggulan Program
Program ini didesain sedemikian rupa untuk memudahkan pengguna dalam
menginput data. Prinsip yang digunakan dalam pendesainan program ini adalah
meniru semirip mungkin proses pembuatan laporan keuangan yang diajarkan dikelas
untuk mahasiswa jurusan akuntansi semester I dan II.
13
Sesuai dengan siklus akuntansi, program ini mengimplementasikan siklus tersebut,
jika pada proses manual semua langkah pada siklus harus dibuatkan catatannya
pada format atau buku sendiri dan catatan tersebut akan dibuatkan laporan
keuangan. Jika menggunakan program ini, pengguna cukup meyakinkan bahwa
jurnal yang dibuat akurat dan tidak ada kesalahan. Semua proses berikutnya akan
dikerjakan oleh komputer. Selesai jurnal laporan keuangan jadi.
Program ini didesain agar mirip dengan apa yang diajarkan dikelas bagi mahasiswa
akuntansi semester I dan II, kemiripan ini sengaja dibuat agar mahasiswa semester
I dan II dapat menggunakannya.
Pendampingan Pencatatan Transaksi
UKM/pengguna diharapkan mau mencatat semua transaksi keuangannya dan akan
ada tim yang terdiri dari mahasiswa dan dosen dari jurusan akuntansi yang akan
melakukan pembimbingan. Syarat utama dari pendampingan adalah para UKM
bersedia untuk mencatat semua transaksinya dengan menggunakan cara yang saat
ini mereka gunakan.
Catatan tersebut berupa catatan pemasukan uang, catatan pengeluaran uang yang
dicatat dalam satu buku dan disertakan bukti bukti transaksi yang disusun dalam
satu map tersendiri serta disusun berurutan sesuai dengan tanggal kejadian.
Proses pendampingan akan dilaksanakan 3 kali diawal tahun, ditengah tahun dan
diakhir tahun sebagai bagian dari kegiatan pengabdian kepada masyarakat jurusan
akuntansi.
14
Dari tinggka SD hingga Universitas dapat dipastikan bahwa mereka telah mengenal
MS office, dengan demikian tidak sulit untuk mencari tenaga yang mampu
menggunakan MS Excel.
Rekomendasi
15
Bagi pengusaha yang ingin membuat laporan keuangan dengan biaya murah,
bahkan bisa gratis, sangat direkomendasikan mengerjakan hal hal berikut ini:
1. Catatlah semua transaksi keuangan perusahaan dalam satu buku khusus yang
bentuknya diserahkan kepada kemampuan dari pengusaha.
2. Dari catatan tersebut, jurusan akuntansi akan membuatkan laporan keuangan
dengan cara menggunakan program ini dan mahasiswa untuk menginput
transaksi ke program komputer ini.
EOF
16