You are on page 1of 15

DASAR-DASAR ORGANISASI

STRUKTUR ORGANISASI
Oleh : KELOMPOK III Putri Carolina Phn Dwika Septian Ihsan Agiska Ostavia Tarigan Sakti Wibowo Khairunniswah 091301004 091301013 091301060 101301013 101301084

FAKULTAS PSIKOLOGI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 2013/2014

STRUKTUR ORGANISASI Efektivitas suatu organisasi dipengaruhi oleh berbagai faktor antara lain: strategi, sistem, SDM, maupun struktur. Struktur organisasi seringkali dianggap suatu faktor penting yang memepengaruhi jalannya serta kinerja dari suatu organisasi. Sehingga pada waktu terjadinya perubahan dan pengembangan organisasi, yang sering kali terjadi adalah melakukan perubahan struktur organisasi atau bisa disebut dengan retrukturasi. PENGERTIAN STRUKTUR ORGANISASI Robbins (1990): Struktur organisasi menerangkan bagaimana suatu tugas dialokasikan, siapa melapor pada siapa, mekanisme koordinasi formal, serta pola-pola interaksi yang terdapat didalamnya. Mintzberg (1993): Struktur organisasi adalah sejumlah cara yang dapat membagi suatu tugas menjadi pekerjaan kecil, dan terjadi adanya koordinasi diantara tugas-tugas tersebut. Struktur organisasi berhubungan dengan pengalokasian tugas dan tanggung jawab serta koordinasi diantaranya. ESENSI STRUKTUR ORGANISASI Dalam struktur organisasi memiliki esensi yang menurut Robbins (1990) dan Mintzberg (1993) menyatakan bahwa setiap kegiatan manusia yang terorganisasi memiliki dua persyaratan dasar yang sebenarnya saling bertentangan, yaitu: Pembagian Tugas Adanya pembagian tugas, yang dapat membagi tugas menjadi pekerjaan kecil yang harus dilakukan oleh orang atau bagian tertentu. Koordinasi Adanya kerjasama dari berbagai pekerjaan untuk menyelesaikan suatu kegiatan. KOMPONEN STRUKTUR ORGANISASI 1. Kompleksitas Dalam hubungannya dengan kompleksitas, maka yang dibahas antara lain terkait dengan: luasnya diferensiasi, spesialisasi, tingkatan/ jenjang hirarki. Selain itu kompleksitas dapat dilihat juga dari aspek:

a. Komplesitas horizontal, yaitu derajat diferensiansi berdasarkan unit, tugas, maupun tanggung jawab pekerjaannya. b. Kompleksitas vertikal, yaitu berhubungan dengan besar tipe pekerjaan, amupun jenis pekerjaan. c. Kompleksitas ruang (Spatial), yaitu yang berhubungan dengan ruang gerak dan waktu. 2. Formalisasi Adanya formalisasi dari peraturan dan prosedur yang antara lain melakukan standarisasi berupa tugas-tugas yang terdapat dalam organisasi. Dalam hal ini banyak tergantung falam jenis tugas, level/ hirarki, maupun fungsi dalam organisasi. 3. Sentralisasi Deskripsi mengenai bagaimana cara mengambil keputusan di dalam organisasi. MENDESAIN POSISI INDIVIDU Dalam menempatkan suatu individu pada posisi teretntu, maka karakteristik yang perlu dinilai pada suatu posisi antara lain adalah: 1. Besar dan jumlah pekerjaan 2. Spesialisai pekerjan 3. Standarisasi pekerjaan 4. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 5. Dasar pengelompokkan unit kerja 6. Besar suatu unit kerja 7. Jumlah dan karakteristik sumber daya manusia di suatu unit kerja 8. Standarisasi kewenangan/ kekuasaan 9. Mekanisme kerja/ cara koordinasi 10. Kewenangan pengambilan keputusan dan pendelegasian MENDESAIN STRUKTUR ORGANISASI Mendesain suatu organisasi, banyak faktor yang perlu doperhatikan, antara lain bagaimana fungsi, dasar dan kriteria pemeglompokkan sutau tugas/ kelompok supaya

dapat menentukan pembagian tugas dan koordinasi yang efektif (Robbins, 1990 & Mintzberg, 1993). Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi dalam memilih dan mendesain sturktur organisasi yaitu: FUNGSI PENGELOMPOKAN Pengelompokan adalah alat pokok untuk mengkoordinir pekerjaan dalam suatu organisasi. Sehingga pengelompokkan memilikiberbagai fugsi dan peran penting, antara lain: 1. Pengelompokkan dapat menciptakan suatu sistem supervisi diantara posisi dan unit. 2. Pengelompokkan menuntut adanya posisi dan unit untuk bersama-sama menggunakan sumber daya yang ada. 3. Pengelompokkan menciptakan pengakuan kinerja yang standar. 4. Pengelompokan merangsang adanya penyesuaian mutual. Sehingga dapat dikatakan bahwa pengelompokkan dapat menstimulasi adanya berbagai mekanisme penting, penyesuaian mutual, dan standarisasi. KRITERIAN PENGELOMPOKKAN Dasar dari kriteria pengelompokkan yaitu antara lain: 1. Ketergantunga Alur Kerja (Work Flow Interdependencies) Pengelompokan berdasarakan alur kerja dapat menciptakan rasa menyelrsaikan tugas secara keseluruhan. Pada pengelompokan berdasarkan alur kerja, para pekerja memiliki integritas teritorial, mereka mengontrol proses kerja. 2. Ketergantungan Proses/ Fungsi (Process Interdependencies) Ketergantungan dapat juga dilakukan berdasarkan spesialisasi, yang akan menuju pada pengelompokkna berdasarkan fungsi. Posisi-posisi dapat

dikelompokkan untuk merangsang munculnya interaksi berdsarkan proses, bahkan bila berdasarkan atau koordinasi alur kerja. Bila para spesialis dikelompokkan, mereka akan belajar satu sama lain dan akan lebih dapat menyesuaikan satu sama lain dan akan lebih dapat menyesuaikan diri pada tugasnya masing-masing. 3. Ketergantunga Skala Ekonomi ( Scale Interdependencies) Unit/ atau kelompok dapat juga dibentuk untuk mencapai besaran tertentu untuk dapat berfungsi secara efektif. Karena kadang kala dalam organisasi satu

jenis pekerjaan untuk tiap orang tidak memungkinkan. Sehingga diperlukan pengelompokkan berdasarkan skala ekonomi. Hal ini menciptakan timbulnya suatu spesialisasi proses. 4. Ketergantunga Sosial ( Social Interdependencies) Pengelompokkan juga dapat dibuat berdasarkan hubungan sosial yang terjadi. Kadang kala pekerjaan harus dibentuk menjadi suatu kelompok untuk dapat saling memberikan dukungan dan bantuan dalam situasi yang sulit. Hal ini disebut dengan sosioteknikal. Faktor sosial lain yang ikut berpengaruh antara lain adalah jenis pekerjaan, faktor kepribadian biasanya pegawai lebih menyukai untuk dikelompokkan berdasarkan kedekatan/ kesesuaian. Berdasarkan ini, maka desain dan struktur biasanya merupakan kompromi dari berbagai faktor obyektif, alur kerka dan proses. Faktor subyektif, kepribadian dan sosial. Maka dari keempat kriteria diatas yaitu, ketergantunga alur kerja, ketergantungan proses, ketergantungan skala ekonomi, dan ketergantunga sosial merupakan kriteria prima di organisasi dalam mendesain suatu unit maupun kelompok. DASAR-DASAR PENGELOMPOKKAN Pengelompokkan dapat dilakukan berdasarkan : 1. Proses pekerjaan 2. Fungsi 3. Produk/keluaran 4. Lokasi/tempat 5. Keterampilan & pengetahuan 6. Klien/pasar 7. Matrix 8. Gabungan Keterangan tentang dasar-dasar pengelompokkan tersebut adalah sebagai berikut: 1. Proses Pekerjaan Unit dapat dibagi berdasarkan proses atau aktivitas yang dilakukan oleh pekerja. Biasanya dari satu bagian dengan bagian lain memiliki keterkaitan

yang erat. Misalnya : di pabrik, dibagi berdasarkan bagian assembling, las, dan sebagainya. Kekuatan dan kelemahan struktur berdasarkan proses kerja: Kekuatan : Terdapat pembagian tugas secara tegas dan jelas Tidak terdapat tumpang tindih pekerjaan Dapat mendidik pegawai menjadi terspesialisasi pada pekerjaan tertentu

Kelemahan : Diperlukan koordinasi yang erat antar bagian Dengan terspesialisasi pada satu jenis pekerjaan, biasanya mengarah pada aktivitas yang rutin dan monoton sehingga membuat pegawai menjadi bosan dan jenuh Sukar melakukan rotasi. Diperlukan pelatihan terlebih dahulu bila akan dilakukan rotasi pegawai 2. Fungsi Posisi dapat juga dibagi berdasarkan fungsi yang dilakukan di organisasi. Misalnya : produksi, keuangan, marketing, dsb. Pengelompokkan berdasarkan fungsi dapat juga disebut sebagai organisasi fungsional, yaitu organisasi yang disusun berdasarkan sifat dan macam-macam fungsi yang harus dilaksanakan. Ciri-ciri organisasi fungsional antara lain : a. Pembidangan tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan b. Dalam melaksanakan tugas tidak banyak koordinasi terutama pada tingkat pelaksanaan bawahan karena bidang tugasnya sudah tegas dan jelas digariskan, dalam organisasi fungsional koordinasi dititikberatkan pada eselon atas c. Pembagian unit organisasi didasarkan pada spesialisasi tugas d. Para direktur mempunyai wewenang komando pada unit-unit yang berada di bawahnya atas namanya sendiri, tidak perlu atas nama Direktur utama.

Organisasi fungsional pada umumnya digunakan dalam perusahaan di mana pembidangan tugas umpanya unit produksi, unit pemasaran, unit keuangan dan lain-lain bekerja sendiri-sendiri (mandiri) tetapi berhubungan satu dengan lainnya. Kekuatan dan kelemahan organisasi fungsional Hodge & Anthony (1988) dan Galbraith dkk (2002) menyatakan beberapa kekuatan dan kelemahan dari struktur fungsional sebagai berikut: Kekuatan : Dapat berbagi pengetahuan, yaitu dengan mengelompokkan pegawai bersama-sama, akan menciptakan transfer pengetahuan dan keterampilan Spesialisasi, struktur ini memungkinkan untuk melakukan spesialisasi dalam berbagai area keahlian tertentu Skala ekonomis, dengan struktur ini efisiensi akan lebih dapat dicapai Standarisasi, struktur ini akan mengurangi duplikasi dan variasi pada sistem dan prosedur. Karena bila tidak dikelompokkan, masing-masing dapat membuat sistem dan prosedurnya sendiri, sehingga tidak terdapat standarisasi Pembidangan tugas-tugas jelas, sehingga kesimpang-siuran dapat diatasi Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin Solidaritas kelompok tinggi, solidaritas dan kedekatan antar karyawan yang menjalankan fungsi yang sama pada umumnya tinggi Koordinasi lebih baik ; dalam hal ini koordinasi antar karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertian yang mendalam mengenai bidangnya Kelemahan : Lebih efektif untuk satu jenis produk dan jasa. Padahal sebuah perusahaan biasanya memanajemeni berbagai produk dan jasa Kesulitan dalam proses lintas fungsional. Struktur fungsional cenderung untuk menciptakan hambatan antara area fungsional yang berbeda

Sukar untuk melakukan rotasi dan mutasi , para karyawan terlalu menspesialisasi diri pada bidang tertentu saja, sehingga sukar untuk mengadakan mutasi/rotasi tanpa melalui pendidikan yang intensif terlebih dahulu Koordinasi secara menyeluruh sukar dilakukan, para karyawan terlalu mementingkan bidangnya saja, sehingga koordinasi yang bersifat

menyeluruh sukar dilaksanakan Memunculkan rasa kebanggaan kelompok yang berlebihan di antara karyawan yang menjalankan fungsinya yang sama sehingga dapat menimbulkan ikatan kekeluargaan karyawan yang sempit, dan kurang dapat melihat organisasi secara keseluruhan 3. Hasil Produksi/Keluaran Unit dapat dibentuk berdasarkan hasil ( produk atau jasa). Misalnya Persuahaan yang besar memproduksi barang seperti, teknisi computer, radio, video player, cassettes, dsb. Galbraith dkk (2002) menyatakan kekuatan dan kelemahan dan struktur ini sebagai berikut: Kekuatan dan kelemahan struktur berdasarkan hasil produk: kekuatan: Siklus pengembangan produk yang cepat, dengan focus terhadap masing masing produk, kemampuan untuk mendesain atau mendesain ulang suatu produk/ jasa akan lebih cepat dan mudah dilakuakan. Kesempurnaan produk, dengan terfokus pada masing masing produk

memungkinkan organisasi untuk memfokuskan diri pada inovasi dan pengembangan produk. Kebebasan beroperasi, perusahaan yang berorientasi pada produk pada umumnya memilki tingkatan otonomi yang tinggi. Setiap divisi memilki tanggung jawab masing masing, dan hal ini memungkinkan untuk mengembangkan arahan baru tanpa hambatan. Kelemahan: Divergen, dalam struktur ini, setiap divisi bertanggung jawab pada unit/divisinya masing masing sehingga kadangkala merasa harus

berkompetisi dengan divisi yang lain, akhirnya tidak dapat bekerjasana untuk kepentingan organisasi. Duplikasi, setiap area fungsional terduplikasi dan standar kebijakan dan prosedur bisa berbeda. Kehilangan skala ekonomis, dengan membagi fungsi berdasarkan produk atau jasa, skala ekonomis/efisiensi menjadi berkurang. Kontak pelanggan yang beragam, pelanggan pada umumnya menginginkan untuk mengguanakan lebih dari suatu produk/jasa tetapi dengan struktur ini membuatnya harus berhubungan dengan banyak orang di perusahaan, yang pada akhirnya membuatnya kurang nyaman. Gambar IV.3 Struktur Organisasi Berdasarkan Produk

General Motors

Divisi Mobil Besar

Divisi Mobil Kecil

Buick

Oldsmobile

Cadilac

Chevrolet

Pontiac

4.

Lokasi/ Tempat pengelompokan dapat juga dilakukan berdasarkan tempat geografis dimana organisasi tersebut berada. Kekuatan dan kelemahan struktur berdasarkan lokasi kekuatan: Focus lokal Sstruktur oragnisasi berdasarkan lokasi penting apabila factor budaya, bahasa, atau politik akan mempengaruhi pola-poal organisasi yang akan memberikan perbedaan yang signifikan kepada organisasi tersebut.

Efisiensi budaya Efisiensi dapat dilakukan bila sumber daya alam maupun pelanggan berada didaerah masing masing, sehingga dengan adanya kedekatan lokasi akan mengurangi biaya. Mempersingkat dan mempercepat proses pengambilan keputusan dengan adanya struktur dimasing masing daerah, maka pengambilan keputusan lebih cepat dan lebih singkat, tidak perlu harus menunggu dari pusat. Kelemahan: Mobilisasi sumberdaya Struktur berdasarkan lokasi memberikan kekuasaan kepada pimpinan regional yang ada sehingga begitu terdapat kebutuhan konsumen yang bersifat global, maka akan sukar untuk memenuhinya. Mobilisasi SDM Struktur ini memerlukan seorang manajer yang bertanggung jawab pada daerahnya masing masing, sebagai konsekuwensinya hal ini menuntut adanya manajer yang handal serta mengerti akan kondisi daerah tersebut. Padahal memperoleh SDM yang memilki kualitas tersebut tidak mudah, serta kesedian untuk ditempatkan didaerah juga sukar untuk diperoleh. Gambar IV.4. Struktur Organisasi Berdasarkan Lokasi
Direktur

GM Divisi Regional Jabodetabek

GM Divisi Regional Jabar

GM Divisi Regional Jateng

GM Divisi Regional Jatim

GM Divisi Regional Jawa

Berdasarkan hal

tersebut,

tampak bahwa

terdat

2 (dua) dasar

esensi

pengelompokkan yaitu berdasarkan: pasar (produk keluaran, klien, dan tempat) fungsional (pengetahuan, keterampilan, proses kerja dan fungsi).

5.

Pengetahuan dan Keterampilan Posisi dapat dikelompokkan berdasarkan pengetahuan dan keterampilan yang khusus dimiliki oleh masing masing anggota di pekerjaannya. Misalnya: dirumha sakit, ada kelompok/divisi psikiatri, bagian anak, dsb.

dapat juga dibagi berdasarkan pengetahuan dan keterampilan, misalnya : terampil (skilled) dan kurang terampil (unskilled). Kekuatan dan kelemahan struktur berdasarkan pengetahuan dan keterampilan. Kekuatan: Sangat terspesialisasi, struktur ini membuat pegawai menjadi terspesialisai yang disertai dengan kekhususan pengetahuan dan keterampialan yang dimiliki. Pertanggung-jawaban yang ketat dan jelas. Kelemahan Koordinasi antar bagian kadangkala sukar untuk dicapai karena masing masing bagian lebih loyal kepada bagiannya. Pimpinan dan masing masing bagian merasa memiliki otoritas yang besar dibagiannya sehingga kadangkala sukar untuk memikirkan kepentingan secara menyeluruh. Gambar IV.5. Struktur Organisasi Berdasarkan Pengetahuan dan Ketrampilan
Direktur R.S

Bagian Anak

Bagian Peny. Dalam

Bagian Kandungan

Bagian Bedah

Bagian Radiologi

Bagian THT

Bagian Peny. mata

Bagian Psikiatri

6.

Klien/Pasar Pengelompokan dapat dilakukan berdasarkan tipe klien/konsumen yang dihadapi. Misalnya : perusahaan asuransi/perbankan membedakan antara retail dan corporate (induvidual dengan perusahaan).

Kekuatan dan kelemahan struktur berdasarkan klien/pasar Galbraith dkk(2002) menyatakan kekuatan dan kelemahan dari struktur ini sebagai berikut : Kekuatan Dapat disesuaikan dengan tuntutan pelanggan. Setiap pelanggan memiliki karakteristiknya masing-masing, dan hal ini membuatnya memiliki kebutuhan dan keinginnya masing-masing. Berorentasi pada jalinan hubungan, bila hubungan baik dan pengulangan bisnis adalah hal yang penting, maka struktur brdasarkan pelanggan merupakan suatu keuntungan. Pemecah masalah, saat ini semakin disadari oleh organisasi bahwa pelanggan memerlukan pemecahan masalah dan tidak sekedar produk dan jasa, dengan struktur ini hal tersebut dapat diatasi. Misalnya konsultasi, nasehat, pelatihan atau dukungan dan hal ini dapat menjadi suatu nilai tambah bagi peruahaan. Kelemahan Terlalu divergen, dalam hal ini pengetahuan dan standar tidak dapat dibagi berdasarkan jenis pelanggan. Duplikasi, usaha-usaha pengembangan dapat trjadi duplikasi. Potensi penjuanalan, kesempatan untuk menjual area penjualan dapat hilang karena hanya terfokus pada beberapa konsumen saja. Struktur Organisasi Berdasarkan Klien/Pasar pada gambar IV.6. 7. Matrix Yaitu pengelompokan jenis yang dibuat maupun berdasarkan situasi dan gabuangan kondisi antara

profesi/fungsi,

tugas,

organasasi.

Pengelompokan ini dapat sementara dan dapat pula tetap. Kekuatan dan kelemahan struktur berdasarkan matrix Struktur organisasi marix juga memiliki kekuatan dan kelemahannya masingmasing, seperti dibawwah ini : Kekuatan

Efisiensi SDM, satu pegawai dapai berfungsi tidak hanya untuk satu bagian saja tetapi juga untuk bagian-bagian lainnya. Efisiensi biaya, dengan menggunakan SDM yang ada tidak perlu menambah pegawai dan dapat mengurangi biaya. Pengembangan pegawai, dengan berbagai penugasan, pengetahuan, wawasan dan keterampilan pegawai menjadi berkembang. Mengurangi kejenuhan kerja, dengan berbagai penugasan pekerjaan maka kejenuhan kerja seorang pegawai diharapkn akandapat berkurang. Kelemahan Kerancuan tugas dan tanggung jawab, kadangkala dengan berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan maka pegawai yang mendapatkan tanggung jawab tersebut kadangkala mengalami kerancuqan mana hal yang harus didahulukan. Kerancuan dalam penilaian kinerja, seorang pegawai yang diberikan tanggung jawab berbeda, otomatis memiliki atasan yang berbeda yang dapat menilai hasil kinerjanya tersebut, tetapi seringkali pada kenyataanya terjadi kesulitan dan kerancuan dalam proses penilain kinerja tersebut. Ketidak puasan imbal jasa, pegawai yang memiliki berbagai tangung jawab dan penugasan, secara otomatis pekerjaan dan tugasnya juga bertambah, maka bila hal ini tidak diikuti dengan penyesuaian imbal jasa akan manimbulkan masalah ketidakpuasan. Kecemburuan sosial pada sesama pegawai, pada organisasi matrix dapat saja terjadi seorang pegawaidiberikan penugasan pada bahagian macam proyek. Sedangkan pegawai lainnya tidak, sehingga akan dapat

menimbulkan kecemburuan sosial. 8. Gabungan Struktur organisasi dapat juga dibuat berdasarkan gabungan dari semua hal di atas. Hal ini pada umumnya terdapat pada perusahaan besar/lompleks. Misalnya holding company. Kekuatan dan kelemahan struktur berdasarkan gabungan Kekuatan:

Dapat mengatasi berbagai kelemahan dari masing-masing bentuk organisasi. Dapat melihat perbandingan efektivitas dari masing-masing struktur. Dapat membuat struktur secara khusus, sesuai denagn apa yang dibutuhkan, berdasarkan dan disesuaikan dengan situasi dan kondisi. Kelemahan Terlalu kompleks. Sukar untuk melakukan standarisasi secara umum, karena perbedaan yang ada. BENTUK STRUKTUR ORGANISASI Dibedakan atas kriteria: 1. 2. Luassempitnya Tinggirendahnya

Kedua kriteria tersebut memiliki kekuatan dan kelemahan masing-masing. Organisasi modern secara umum lebih menyukai struktur organisasi yang datar. ELEMEN STRUKTUR ORGANISASI Mitzberg (1993), menyatakan bahwa terdapat beberapa elemen dasar dari organisasi yang memiliki fungsi-fungsi tertentu, yaitu: 1. Strategic Apex (Manajer Puncak) Orang yang bertanggung jawab atas tercapainya misi organisasi dengan cara yang efektif, dan dapat memuaskan kebutuhan semua orang yang terkait dengan oraganisasi. Fungsinya: Pengawasan langsung Berhubungan dengan lingkungan Mengembangkan oraganisasi 2. Middle Line (Manajer Madya) Penghubung antara strategic apex dan operating core. Misalnya: supervisor, senior manajer. Fungsi 3K: Kaset, menyampaikan segala macam panduan untuk menjalankan kegiatan. Keset manajer puncak Kloset, menampung segala masalah dari berbagai lapisan atas atau bawah.

3.

Operating Core (Pelaksana) Orang-orang yang langsung berhubungan langsung dengan produksi

barang/jasa. Fungsinya: Bertanggung jawab terhadap barang masuk, e.g. membeli bahan mentah Merubah masukan jadi keluaran, e.g. potong pohon untuk kayu bakar Distribusi hasil produksi, e.g. melakukan penjualan. 4. Technostructure (Pakar) Orang-orang yang bertanggung jawab membuat suatu pekerjaan lebih efektif dan efisien, i.e. standarisasi prosedur dan produk. Fungsinya adalah memberikan saran dan nasehat mengenai cara penyelesaian suatu masalah dengan baik. 5. Supporting Staff (Staf Pendukung) Orang yang membantu jalannya organisasi di luar kegiatan langsung produksi. Fungsinya membantu kelancaran proses produksi. 6. Ideology Hal ini biasanya disebut dengan budaya yang di dalamnya terdapat belief, visi, dan misi yang disetujui bersama. Fungsinya: Menjadi pengikat Menjadi acuan pegawai dalam bersikap dan berperilaku Menjadi karakteristik khas organisasi yang membedakannya dengan organisasi lain. PENUTUP Struktur organisasi akan menunjang efektivitas organisasi karena dengan adanya struktur yang tepat, maka strategi organisasi akan semakin efektif dan berjalan dengan baik, yang akhirnya akan mempengaruhi kinerja organisasi secara keseluruhan.

You might also like