P. 1
TUGASAN KUMPULAN GEMILANG 2009

TUGASAN KUMPULAN GEMILANG 2009

4.5

|Views: 13,264|Likes:
Contoh jawapan dan skima jawapan
Contoh jawapan dan skima jawapan

More info:

Published by: Mohamad Shuhmy Shuib on Jul 27, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC or read online from Scribd
See more
See less

07/07/2013

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

BAHAGIAN A (PENGURUSAN). Soalan 2. Sebagai seorang pengurus, bagaimanakah anda mewujudkan dorongan kerja yang tinggi di kalangan pekerja. Bincang dan huraikan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan.

JAWAPAN Bagi mewujudkan dorongan kerja yang tinggi dikalangan pekerja-pekerja perlulah dibuat langkah-langkah yang dapat memberikan dorongan dan semangat agar mereka terus terdorong untuk meningkatkan prestasi. Antara langkah yang perlu dibuat antaranya;

i.

Anugerah.

Mewujudkan anugerah kepada pekerja yang telah menunjukkan prestasi kerja yang memberansangkan dan menaikkan nama organisasi. Anugerah ini boleh diadakan dalam bentuk seperti Pakej Umrah / Haji, bagi yang beragama Islam. Selain itu, boleh juga dibuat dorongan-dorongan lain seperti bonus tahunan, pakej pelancongan, kenderaan dan lain-lain yang bersesuaian. (BOLEH DIBERI TAPI ADAKAH INI BERUNSUR RASUAH) Semua ini dapat memberikan dorongan kepada pekerja-pekerja tersebut untuk berusaha keras memajukan organisasi.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

1

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

CONTOH
Anugerah

Q

Perdana Menteri Perkhidmatan Awam Perdana TM InovasiPKPA 3/91 KMK APC PKPA 2/93 & 2/02 Laman Web

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysian

MAMPU

ii.

Bengkel.

Bengkel-bengkel latihan, pengurusan dan kemahiran serta dorongan untuk meningkatkan kualiti hendaklah diadakan bagi pekerja-pekerja disetiap peringkat dan bahagian bagi meningkatkan kemahiran dan seterusnya memberikan dorongan kepada pekerja-pekerja untuk meningkatkan produktiviti.Begitu juga kem-kem motivasi dan jati diri diadakan untuk menanamkan sifat-sifat dan sikap yang positif di kalangan pekerjapekerja.Disamping itu nilai-nilai yang positif haruslah ditanam dan disebarkan dikalangan pekerja-pekerja untuk mewujudkan suasana bekerja yang kondusif dan positif. (BINA INSAN)

iii.

Perbincangan.

Perbincangan-perbincangan dalaman perlu selalu diadakan dikalangan pekerja-pekerja bagi membolehkan mereka meluahkan dan membincangkan permasalahan yang

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

2

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

berbangkit dalam melaksanakan tugasan seharian. Dari situ jalan penyelesaian dapat dicari dan seterusnya menyelesaikan permasalahan yang berbangkit. Ini dapat meningkatkan produktiviti dan membeir dorongan kepada pekerja-pekerja untuk terus gigih berusaha. Langkah ini juga dapat menggalakkan penglibatan pekerja-pekerja dalam menentukan matlamat dan halatuju organisasi melalui perbincangan yang lebih kerap. Pekerja-pekerja disetiap bahagian dapat menyuarakan pendapat dan buah fikiran untuk kemajuan organisasi. Langkah ini juga dapat mewujudkan komunikasi yang berkesan antara pekerja-perkerja.

Tujuan Pengwujudan KMK 

Memberi peluang kepada pekerja untuk mengambil bahagian dalam penyelesaian masalah atau penambahbaikan cara bekerja Menggalakkan peningkatan keupayaan dan pengetahuan kakitangan 

Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysian

MAMPU

iv.

Pengurusan.

Pengurus hendaklah mewujudkan wawasan dan objektif jabatan yang mantap dan menyebarkannya kepada semua lapisan pekerja bagi meningkatkan dorongan serta semangat kerja yang tinggi. Penerangan yang berterusan kepada pekerja-pekerja dapat memberikan mereka kefahaman arah dan halatuju organisasi. Ini akan memberi mereka

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

3

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

dorongan untuk berkerja keras mencapai objektif organisasi. Disamping itu segala keputusan, perancangan, belanjawan, pengagihan tugasan dan penilaian prestasi hendaklah dibuat dengan sebaik mungkin demi memastikan pekerja-pekerja mendapat keadilan.

Teori Pengharapan
• Teori pengharapan menumpukan pemilihan kelakuan yang akan membawa kepada ganjaran atau upah yang diingini. • Teori ini menyatakan bahawa individu akan menilai strategistrategi kelakuan tertentu, seperti bekerja keras dan berusaha lebih dan akan, memilih kelakuan yang diharapkan mendapat ganjaran seperti kenaikan gaji atau penghargaan yang bernilai bagi individu itu. • Sebagai contoh, apabila seseorang pekerja yang bekerja kuat akan mendapat upah yang lebih maka teori pengharapan meramalkan bahawa pekerja itu akan bekerja keras untuk mendapatkannya (kelakuan yang bermotivasi). • Model teori pengharapan ini menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi usaha seseorang.

v.

Persekitaran. keselesaan kepada

Susunatur pejabat hendaklah dibuat bersesuaian dan memberi

pekerja-pekerja sebagai dorongan kepada mereka untuk berusaha memajukan organisasi. Segala kemudahan asas dan juga lain-lain kelengkapan terkini hendaklah diadakan bagi memudahkan kelancaran tugasan seharian.Disamping itu segala kemudahan-kemudahan hendaklah berada dalam keadaan baik dan selamat. Oleh itu sesuatu kerja dapat disiapkan dalam jangka masa yang telah ditetapkan. Ini adalah dorongan untuk mereka menyiapkan kerja-kerja atau tugasan dengan lebih pantas dan efisen.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

4

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Perkayaan Kerja
• Cara untuk mendorong pekerja meningkatkan keinginan dan prestasi kerja mereka tidak sahaja terletak kepada cara pusingan kerja dan perluasan kerja. • Terdapat satu cara lain, iaitu perkayaan kerja yang menitikberatkan kerja atau tugas itu sendiri. • Perkayaan kerja di dalam organisasi melibatkan dua faktor penting , iaitu:
– Menyediakan kerja yang pelbagai. – Memberikan autoriti dan tanggungjawab kepada pekerja untuk menjalankan tugas mereka sehingga selesai.

1 Tanggungjawab pekerja
• Pekerja dapat meningkatkan tanggungjawabnya apabila diberikan pengawalan ke atas kerjanya. • Ini bermakna pekerja itu tidak dikawal dengan ketat oleh penyelianya dan dengan demikian pekerja tersebut dapat mengawal dan menyeliakan tugasnya sendiri tanpa peng-awalan rapi yang dapat menyekat kreativiti pekerja.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

5

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

2 Membuat keputusan
• Pekerja hendaklah diberikan kuasa dan kebebasan di dalam membuat keputusan berhubung dengan kerjanya. • Apabila seseorang pekerja itu mempunyai kuasa dan kebebasan ke atas kerjanya, maka ia akan mendapat kepuasan serta dapat menjalankan tugas dengan penuh tanggungjawab.

3 Maklum balas
• Prestasi pekerja hendaklah disampaikan kepadanya sama ada pencapaian itu memuaskan ataupun tidak. • Dengan demikian beliau dapat memperbaiki prestasinya pada masa akan datang.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

6

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

4 Kemajuan dan perkembangan diri
• Tanggungjawab yang diberikan, autoriti dan autonomi yang ada pada pekerja itu dapat menambahkan pengalaman dan keupayaannya melalui latihan yang disediakan oleh pihak peng-urusan serta pengalaman yang ada, pekerja tersebut dapat memajukan diri dan kerjayanya.

vi.

Teknologi.

Organisasi juga perlu dilengkapkan dengan teknologi terkini demi memastikan kelancaran dan juga meningkatkan produktiviti. Dengan adanya kemudahan ini memudahkan pekerja-pekerja menyelesaikan permasalahan yang berbangkit dengan adanya teknologi seperti internet dan juga alatan yang berteknologi tinggi.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

7

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Soalan 4. Pihak pengurusan boleh mengambil tindakan untuk produktiviti melalui gaya pengurusan, persekitaran kerja, teknologi, bahan-bahan dan kelengkapan modal. Huraikan secara ringkas tindakan-tindakan tersebut.

JAWAPAN Mengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 6 tahun 1991, produktiviti boleh didefinisikan sebagai nilai atau kuantiti output yang dapat dihasilkan oleh satu unit input. Output ialah keluaran atau perkhidmatan yang dihasilkan oleh sesebuah organisasi. Sebagai contoh output yang dikeluarkan oleh Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) ialah mengeluarkan lesen memandu, pemeriksaan kenderaan perniagaan dan pendaftaran kenderaan. Input pula ialah sumber-sumber yang digunakan untuk menghasilkan output. Sumber-sumber ini ialah seperti tenaga manusia, modal, bahan-bahan, peralatan kerja, jentera dan sebagainya. Untuk meningkatkan produktiviti, pihak pengurusan hendaklah mengambil langkah-langkah bagi memperkukuhkan faktor-faktor yang mempengaruhi produktiviti. Antara faktor-faktor tersebut adalah gaya pengurusan, persekitaran kerja, teknologi, bahan-bahan dan kelengkapan modal.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

8

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEPIMPINAN
DIRI TEMPAT KERJA PERSEKI -TARAN

ORANG ATASAN

KEADAAN KERJA

ORANG BAWAHAN

PELANGGAN

PENGIKUT

KELUARGA

GAYA KEPIMPINAN

Autokratik/kuku besi

 Demokratik  Gabungan

Bagi mencapai kejayaan, pihak pengurusan perlu menerajui sendiri usaha-usaha meningkatkan produktiviti. Peranan dan pengaruh pihak pengurusan ke atas prestasi
KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

9

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

jabatan atau pejabat adalah besar kerana ia bertanggungjawab terhadap proses-proses utama dalam organisasi. Ini termasuklah proses membuat keputusan, membuat perancangan, belanjawan, penentuan keutamaan kerja, pengagihan sumber, dan juga penilaian prestasi. Oleh itu, pihak pengurusan perlu menunjukkan komitmen terhadap produktiviti dengan mengamalkan corak pengurusan yang berorientasikan output. Tanggungjawab terpenting pihak pengurusan ialah memastikan seluruh kakitangan dan sistem dalam jabatan atau pejabat dapat digerakkan ke arah peningkatan produktiviti. Di antara tindakan yang perlu dilakukan oleh pihak pengurusan ialah: i. Mewujudkan wawasan dan objektif jabatan atau pejabat yang jelas dan menyebarkan kepada seluruh kakitangan. Ini akan memotivasikan kakitangan kerana mereka boleh mengaitkan sumbangan kerja-kerja mereka dengan pencapaian matlamat jabatan. ii. Merancang dan menetapkan matlamat prestasi jabatan atau pejabat dan kemudiannya mengukur pencapaian sebenar. Langkah ini akan membolehkan jabatan atau pejabat mengetahui tahap produktivitinya pada sesuatu masa dan menggunakan matlamat tersebut untuk mengambil tindakan susulan. iii. Mewujudkan budaya kerja yang menakankan produktiviti untuk diamalkan oleh setiap lapisan kakitangan. Budaya ini hendaklah berteraskan nilai-nilai kerja yang baik seperti dedikasi, integriti, akauntabiliti, berdisiplin dan sebagainya.

Manakala, persekitaran kerja sesebuah jabatan atau pejabat mempunyai kesan langsung ke atas produktiviti jabatan atau pejabat berkenaan. Sebagai contoh, sekiranya sesebuah
KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

10

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

jabatan atau pejabat mempunyai susunatur yang baik, proses-proses kerja akan dapat berjalan dengan lancar. Aktiviti-aktiviti seperti pergerakan fail, maklumat dan komunikasi di antara bahagian-bahagian dan di antara kakitangan dapat dibuat dengan berkesan. Oleh itu, masa untuk menyiapkan sesuatu kerja akan dapat dijimatkan dan ini adalah petunjuk kepada peningkatan produktiviti. Selain itu, susunatur pejabat yang baik juga akan mengoptimakan penggunaan ruang dan ini akan menjimatkan kos operasi. Secara tidak langsung, penjimatan kos ini dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti. Untuk meningkatkan produktiviti, jabatan atau pejabat perlu meningkatkan kualiti persekitaran kerjanya supaya bersesuaian dengan tugas-tugas yang dijalankan. Tindakan-tindakan yang boleh diambil termasuklah: i. ii. Mengadakan susunatur pejabat yang sesuai dengan operasi kerja. Melengkapkan pejabat dengan kemudahan-kemudahan asas seperti alat hawa dingin, perabot yang baik dan alat perhubungan. iii. iv. Menjaga kebersihan dan perhiasan pejabat. Menyediakan kemudahan untuk kakitangan seperti bilik rehat, riadah dan sebagainya.

Penggunaan teknologi moden dalam proses kerja adalah satu langkah yang penting bagi meningkatkan produktiviti. Teknologi bukan sahaja merujuk kepada mesin-mesin atau peralatan elektronik seperti komputer, mesin taip elektrik atau mesin faksimili. Tetapi juga merangkumi pengetahuan dan kaedah-kaedah bekerja yang saintifik. Melalui penggunaaan teknologi, sesetengah proses kerja dapat di automasi atau mekanisasikan
KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

11

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

kualitinya. Selain daripada itu, sesetengah kerja yang dahulunya dijalankan oleh manusia secara manual boleh diambilalih oleh mesin. Ini akan membantu mengatasi masalah kecacatan output oleh kecuaian atau kelemahan manusia.

Sebagai strategi meningkatkan produktiviti, jabatan atau pejabat hendaklah mengkaji kesesuaian untuk mengautomasi atau memekanisasi proses-proses kerja yang mereka jalankan. Program mekanisasi boleh ditumpukan kepada kerja-kerja yang bercorak pemprosesan dan rutin seperti penyediaan bil, resit kutipan hasil, penyediaan surat notis atau pengeluaran borang-borang rasmi yang seragam.kerja-kerja seperti ini sesuai dilakukan oleh mesin kerana melibatkan keputusan-keputusan pengurusan yang penting. Program automasi pula, khususnya yang berasaskan komputer, boleh ditumpukan kepada pengendalian sistem maklumat. Ini termasuklah sistem maklumat bagi tujuan pengurusan, perancangan, kawalan kewangan,penyelenggaraan inventori dan sebagainya.

Bukan itu sahaja produktiviti juga boleh ditingkatkan dengan mengurangkan pembaziran bahan-bahan yang digunakan sebagai input. Bahan-bahan ini bahan binaan, kertas, alat tulis, bahan kimia, dan lain-lain yang digunakan untuk menghasilkan output. Pembaziran lazimnya berlaku apabila bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan input itu tidak berkualiti. Bahan-bahan tersebut terpaksa dibuang kerana jika diproses boleh mencacatkan output yang dihasilkan. Sebab itulah untuk meningkatkan produktiviti, jabatan atau pejabat perlu mempastikan bahan-bahan yang digunakan berkualiti tinggi. Di antara cara-cara yang boleh digunakan untuk mengelakkan pembaziran adalah seperti berikut:

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

12

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

i.

Menjalankan pemeriksaan kualiti ke atas semua bahan, sebaik sahaja diperolehi daripada pembekal dan sebelum ianya diproses untuk mengeluarkan output.

ii.

Memberi pendidikan kualiti kepada pembekal dan memastikan hanya pembekalpembekal yang diiktiraf sahaja dibenar membekal bahan-bahan yang diperlukan oleh jabatan pejabat.

iii.

Mengamalkan sistem inventori yang baik untuk mengelakkan pemegangan stok yang berlebihan. Stok yang berlebihan juga adalah satu pembaziran yang membebankan jabatan atau pejabat dari segi kewangan.

Selain dari itu, kelengkapan modal seperti jentera, loji, kenderaan pengangkutan dan sebagainya adalah input penting dalam proses pengeluaran output, kelengkapan ini perlu diselenggarakan dengan sempurna supaya boleh beroperasi di sepanjang masa. Langkah ini boleh mengelakkan masa yang mungkin terbuang jika berlaku kerosakan. Di antara cara-cara bagi meningkatkan tahap bolehguna kelengkapan modal adalah seperti berikut: i. Menyelenggarakan kelengkapan mengikut jadual supaya dapat mengurangkan kemungkinan kerosakan. ii. Menentukan kelengkapan berada dalam persekitran operasi yang baik. Misalnya jika kelengkapan itu ialah alat computer kerangka utama, ia hendaklah diletakkan dalam bilik berhawa supaya tidak rosak. iii. Merancang penggunaan kelengkapan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

13

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Kesimpulannya, jabatan atau pejabat kerajaan hendaklah menjadikan usaha peningkatan produktiviti sebagai satu proses yang berterusan. Ini kerana tahap produktiviti bersifat relaktif. Sesuatu tahap yang dianggap tinggi pada satu masa dahulu tidak lagi dianggap sedemikian pada masa ini. Oleh itu, sesebuah jabatan atau pejabat hendaklah sentiasa memperbaiki prestasinya pada sepanjang masa. Usaha-usaha ke arah ini hendaklah diterapkan menjadi sebahagian daripada amalan pengurusan seharian. Selain itu, tumpuan ke atas produktiviti seharusnya juga diseimbangkan dengan tumpuan ke atas kualiti. Ini adalah kerana jabatan atau pejabat bukan sahaja dinilai berasaskan keupayaannya menghasilkan keluaran-keluaran, tetapi juga dinilai berasaskan keupayaan keluaran tersebut memenuhi kehendak orang ramai yang menjadi pelanggan.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

14

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

BAHAGIAN B (PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM-PKPA). SOALAN 1. Piagam Pelanggan merupakan satu komitmen bertulis sesebuah jabatan terhadap penyampaian perkhidmatan terhadap pelanggan. Nyatakan ciri-ciri yang perlu ada di dalam sesuatu Piagam Pelanggan yang disediakan oleh sesebuah jabatan.

JAWAPAN. Piagam Pelanggan ialah satu komitmen bertulis, jabatan / agensi kerajaan terhadap penyampaian keluaran atau perkhidmatannya kepada pelanggan (termasuk stakeholders). la merupakan satu jaminan jabatan/agensi kerajaan untuk menyampaikan keluaran atau perkhidmatan mengikut standard kualiti yang ditetapkan. Lazimnya standard kualiti keluaran atau perkhidmatan adalah standard yang dapat memenuhi kemahuan dan citarasa pelanggan.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

15

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

PIAGAM PELANGGAN

Berikut adalah ciri-ciri yang perlu ada di dalam sesuatu Piagam Pelanggan. Piagam Pelanggan yang dikeluarkan oleh sesebuah agensi antara lain hendaklah mempunyai ciri-ciri berikut: i. Jelas.

Sesebuah Piagam Pelanggan itu hendaklah jelas, ringkas dan mudah difahami. Maklumat-maklumat di dalamnya hendaklah menyatakan hanya perkara-perkara utama dengan tepat. Ini membolehkan segala hal yang berkaitan dengan sesebuah malumat itu dapat diterima dengan meluas. ii. Senang disebar.

Sesebuah Piagam Pelanggan agensi hendaklah disebar untuk memberi pengetahuan yang berguna kepada orang ramai. Penyebarannya boleh dibuat sama ada melalui risalahKURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

16

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

risalah, 'handbills' atau poster-poster yang boleh dipamerkan di tempat-tempat strategik di jabatan/agensi atau di tempat-tempat awam. Ini kerana penyebaran yang meluas dapat menyampaikan sesuatu risalah dengan lebih telus dan praktikal. iii. Kebolehpercayaan.

Kebolehpercayaan sesuatu piagam, hendaklah menyesuaikan janji berdasarkan keupayaannya. Keupayaan sesebuah jabatan/agensi adalah bergantung kepada sumbersumber yang ada seperti tenaga manusia, teknologi, kewangan, sistem dan prosedur. Dengan hal sedemikian, piagam yang dikeluarkan akan menjadi satu pengisytiharan jaminan yang dapat memenuhi janji dengan tepat pada setiap masa. Ini akan menambahkan keyakinan pelanggan terhadap kualiti keluaran atau perkhidmatan yang diberikan. iv. Praktikal.

Piagam yang praktikal memerlukan perancangan, kajian dan ujian yang teliti. Ini akan menentukan bahawa hasil keluaran atau perkhidmatan sepatutnya boleh dilaksanakan. Sebagai contoh jaminan yang tidak praktikal ialah sesebuah Pihak berkuasa Tempatan akan meluluskan pelan bangunan dalam masa dua hari. Dari kajian yang dibuat adalah tidak praktikal pelan bangunan boleh diluluskan dalam masa kurang dari seminggu.

Piagam Pelanggan akan menerangkan kepada pelanggan jenis-jenis perkhidmatan yang akan diberikan oleh jabatan-jabatan berkaitan. Ia juga menerangkan hak-hak yang patut

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

17

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

diperolehi oleh pelanggan dalam bentuk jaminan bertulis. Menyedari hakikat ini, Perkhidmatan Awam perlulah responsif dan peka kepada keperluan dan kemahuankemahuan ini. Standard kualiti keluaran atau perkhidmatan adalah diasaskan kepada kemahuan dan kehendak pelanggan. Penentuan standard berkenaan hendaklah pula diselaraskan dengan keupayaan jabatan/agensi. Dengan demikian, Piagam Pelanggan bukanlah satu penyataan yang statik. Sebaliknya, ia boleh diperbaiki dari masa ke semasa.

Pelaksanaan Piagam Pelanggan bukan sahaja memberi tumpuan kepada peningkatan kualiti dan produktiviti, tetapi juga kepada perubahan sikap anggota Perkhidmatan Awam. Ia akan melahirkan anggota-anggota yang lebih berdisiplin, beretika, bertanggung jawab dan prihatin. Hasil daripada tumpuan ke atas ketiga-tiga aspek ini akan meningkatkan kepercayaan dan keyakinan orang ramai terhadap perkhidmatan dan keluaran oleh jabatan/agensi Kerajaan.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

18

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

SOALAN 5. Apakah yang dimaksudkan dengan : 5.1 Manual Prosedur Kerja.Jelaskan enam (6) daripada kebaikan-kebaikannya.

JAWAPAN. Maksud Manual Prosedur Kerja (MPK) adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur yang jelas serta pegawai dan staf yang bertangungjawab bagi melaksanakan tiap-tiap aktiviti yang dipertangungjawabkan. Dokumen ini merupakan rujukan utama yang akan membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan. Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelas-jelasnya dan diketahui secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan/ pejabat akan membolehkan mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Prosedur kerja yang lebih terperinci serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga membantu pegawai dan staf menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

19

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

KEBAIKAN MPK/FM 
Merekodkan prosedur dan peraturan kerja sebagai rujukan rasmi.  Keseragaman sistem/kaedah kerja.  Menentukan peraturan dipatuhi.  Mengurangkan kesilapan.  Sebagai alat latihan informal.  Menyenangkan pertukaran pekerja - proses ambilalih tugas.  Memudahkan kajian mengenai sistem kerja.  Mengurangkan arahan secara lisan.  Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan Pegawai lain.
Kebaikan Manual Prosedur Kerja : • • • • • • Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja. Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi. Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat.

5.2 Fail Meja dan jelaskan fungsinya dalam pelaksanaan tugas kakitangan bagi sesebuah agensi.

JAWAPAN.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

20

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Fail Meja adalah dokumen rujukan kerja bagi peringkat individu/jawatan. Dokumen ini antara lain mengandungi carta jabatan/pejabat yang menunjukkan kedudukan individu dalam jabatan atau pejabat berkenaan, objektif jabatan dan bahagian di mana individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu yang berkenaan.

Apabila mereka jelas dengan tuju arah jabatan/pejabat dan jelas juga mengenai peranan yang perlu dilaksanakan serta mempunyai garis panduan yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan dengan lengkap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja.

5.3

Huraikan perbezaan antara MPK dan FM

JAWAPAN. i. MPK adalah dokumen rujukan peringkat jabatan/ pejabat sebaliknya FM merupakan dokumen peringkat individu/jawatan. ii. MPK berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan manakala FM berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. iii. iv. Satu MPK adalah untuk satu jabatan sementara satu FM untuk satu jawatan. MPK mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan sebaliknya FM mengandungi maklumat panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

21

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

PERBEZAAN MPK DAN FM
MPK FM

Dokumen rujukan peringkat pejabat - makro Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan. Satu MPK untuk satu jabatan. Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan.
SOALAN 9.

Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan - mikro. Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu. Satu FM untuk satu jawatan. Mengandungi maklumat panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan.

Dalam layanan urusan melalui telefon, peringkat pengendalian akan melibatkan telefonis, pembantu khas dan pegawai. Jelaskan tindakan-tindakan yang perlu dilakukan oleh pegawai yang menerima panggilan pada peringkat itu.

JAWAPAN. Dalam layanan urusan melalui telefon , peringkat pengendalian akan melibatkan operator telefon , pembantu khas dan pegawai.Pada peringkat ini, pegawai yang terlibat sebagai barisan pertama @ ‘front liner’ akan memainkan peranan penting bagi memberikan perkhidmatan yang memuaskan kepada pelanggan dalam memenuhi keperluan mereka.Ini kerana pegawai ini akan menyampaikan maklumat dan panduan tepat yang diperlukan oleh pelanggan dengan layanan mesra dalam pengendalian telefon di

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

22

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

peringkat

ini.Sekaligus,ia

menggambarkan

imej

organisasi

tersebut

di

mata

pelanggannya.

LAYANAN YANG BERKUALITI
• Layanan yang mesra, bersopan santun dan bertanggungjawab. Bercakap dengan mengamalkan ciri-ciri suara yang baik antaranya:
– Suara yang sederhana iaitu tidak terlalu kuat dan tidak terlalu perlahan, menyenangkan pendengaran pemanggil. – Sebutan yang terang dan jelas akan menyenangkan perhubungan. – Suara yang ramah menyenangkan hati pelanggan untuk perhubungan.

Operator Telefon Contohnya, operator telefon yang menyambut telefon perlu menjawab telefon dengan intonasi suara dan layanan yang mesra sebagai permulaan untuk memberikan tanggapan pertama kepada pelanggan serta mampu memberikan maklumat umum sesebuah organisasi atau panduan umum yang tepat setakat mana yang diketahui atau dibenarkan. Sekiranya pemanggil memerlukan sebarang maklumat lanjut, pemanggil tersebut akan disambungkan kepada pegawai yang lebih mahir yang dipertanggungjawabkan melalui nombor sambungan jabatan.Dalam hal ini, terdapat dua perkara yang perlu diambil berat bagi memastikan talian yang disambungkan itu berjalan lancar dengan memaklumkan kepada pemanggil bahawa panggilannya akan disambungkan kepada pegawai yang

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

23

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

berkenaan dan keduanya, panggilan itu disambung dengan segera. Jika pegawai yang disambungkan tiada di dalam pejabat atau talian sambungannya sibuk, operator telefon perlu memaklumkan kepada pelanggan selepas menunggu dalam tempoh tertentu dan mengambil pesanan ringkas. Bagi pesanan yang tidak dapat diatasi atau di luar bidang kuasanya, panggilan perlu disambungkan kepada kerani bahagian yang terlibat agar pesanan yang diterima dapat disampaikan terus kepada pegawai atasan di bahagiannya. Semua pesanan yang diterima perlu dicatatkan ke dalam borang yang disediakan mengikut format standard yang ditetapkan. Berikut adalah perkara yang perlu dititikberatkan oleh operator telefon dalam merekodkan pesanan pemanggil iaitu: i. ii. iii. iv. v. Nama pemanggil yang tepat dan betul. Nombor telefon pemanggil yang boleh dihubungi. Tarikh dan masa panggilan yang betul. Maklumat / pesanan yang ingin disampaikan ditulis dengan tepat. Mengulangi pesanan ditulis untuk mengesahkannya dengan pemanggil.

Terdapat juga perkara-perkara yang perlu dielakkan dan tidak seharusnya berlaku seperti: i. Membiarkan pemanggil menunggu terlalu lama di talian. Jika melebihi tempoh yang ditetapkan contohnya 1 minit, buat pengesahan dengan pemanggil samada mahu terus menunggu sehingga panggilan dijawab ataupun tidak. Sekiranya pemanggil masih mahu menunggu, maklumkan kepadanya dari masa ke semasa bahawa panggilan belum dapat disambungkan lagi. Jika pemanggil tidak mahu terus menunggu dan mahu meninggalkan pesanan, ambil pesanan tersebut dan

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

24

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

catatkan ke dalam borang pesanan. Pesanan yang ditinggalkan oleh pemanggil diserahkan dengan kadar segera kepada pegawai tersebut. ii. Memindahkan talian kepada pegawai yang tidak berkenaan tanpa mempedulikan pegawai yang bertanggungjawab sehingga pemanggil terpaksa menunggu terlalu lama dan bercakap dengan pegawai yang salah sebelum dapat bercakap dengan pegawai yang dikehendakinya.

Panggilan perlu disambungkan serta-merta sekiranya didapati pegawai bertanggungjawab telah menamatkan perbualan telefon yang terdahulu.

Pembantu Khas Jika pelanggan hanya ingin mendapatkan maklumat tertentu,pastikan maklumat yang disampaikan adalah maklumat yang tepat dan betul seperti yang diminta oleh pelanggan. Pembantu khas yang menerima panggilan, perlu memastikan bahawa pegawai mempunyai waktu untuk menjawab dan melayan pemanggil tersebut atau tidak. Jika pegawai tidak mempunyai masa untuk menjawab panggilan tersebut, pembantu khas perlu memberikan alasan yang sesuai. Contohnya, “Ecik Ali sedang bermesyuarat lagi, boleh tuan tinggalkan nama dan nombor telefon tuan untuk beliau menghubungi tuan semula?”.

Sekiranya panggilan tersebut telah boleh disambungkan,maklumkan kepada pemanggil bahawa panggilannya akan disambungkan kepada pegawai yang bertanggungjawab. Namun begitu, jika pelanggan mahu meninggalkan pesanan, ambil nama, nombor telefon

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

25

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

dan pesanan yang hendak disampaikan serta menyerahkan ia kepada pegawai dengan seberapa segera dengan mengisi borang pesanan.

Pegawai Pegawai perlu memberikan maklumat khusus yang betul dan tepat yang diperlukan oleh pemanggil setakat yang mana diketahui oleh pegawai. Sekiranya maklumat yang diminta oleh pemanggil tidak mencukupi atau pemanggil memerlukan maklumat secara terperinci, rujuk pemanggil kepada pegawai yang lebih arif atau maklumkan kepada pemanggil bahawa rujukan terperinci diperlukan sebelum maklumat boleh disampaikan. Pegawai perlu meminta nama dan nombor telefon pemanggil untuk membolehkan pemanggil dihubungi semula setelah maklumat terperinci dan tepat diperolehi.

Elakkan pelanggan menunggu panggilan terlalu lama melebihi tempoh atau had masa yang ditetapkan contohnya 1 minit atau lebih tanpa alasan. Jika pegawai yang bertanggungjawab tidak ada di pejabat, dapatkan pesanan dan maklumat pemanggil untuk dihubungi semula oleh pegawai terbabit setelah beliau kembali. Antara contoh ayat yang boleh digunakan adalah, “Minta maaf tuan, Encik Ali masih berkursus dan akan kembali bertugas pada hari Selasa nanti. Adakah apa-apa yang boleh saya bantu tuan?”. Jangan menggunakan perkataan-perkataan seperti berikut: a) “Dia belum datang lagi”. b) “Awak siapa?” c) “Nanti sekejap,boleh?” d) “Cepatlah cakap,saya tak ada masa ni!”

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

26

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

e)”Ada apa-apa pesan?”. Penyampaian maklumat juga perlu diberikan secara berhemah dan tidak terburu-buru bagi memastikan maklumat yang disampaikan itu benar-benar maklumat yang diperlukan oleh pelanggan dan ia dapat memahami isi yang hendak disampaikan. Dengan ini juga, pelanggan akan rasa diri mereka amat dihargai dengan pengisian maklumat yang mencapai kehendak yang mereka perlukan dan merasakan kakitangan yang mesra pelanggan dan dialu-alukan pada bila-bila masa untuk membuat pertanyaan melalui panggilan telefon.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

27

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

BAHAGIAN B (DASAR). Bahagian 1 (Dasar). Soalan 1. Apakah perbezaan-perbezaan nyata antara Dasar Ekonomi Baru (DEB) dan Dasar Pembangunan Negara (DPN). Huraikan perbezaan-perbezaan tersebut.

JAWAPAN. Perbezaan–perbezaan nyata antara Dasar Ekonomi Baru (DEB) dan Dasar Pembangunan Nasional (DPN) ialah:

Dasar Ekonomi Baru (DEB). Jika dilihat dari segi perspektif sejarah Malaysia, penjajah British menggalakkan perkembangan masyarakat secara ‘plural’ melalui amalan ‘pecah dan perintah’. Penambahan penduduk dan peningkatan kegiatan ekonomi telah menyebabkan pertumbuhan bandar dan jalanraya.

Objektif. Kerajaan telah berusaha untuk membuat satu pendekatan baru di bidang pembangunan negara yang melibatkan program yang melibatkan program 20 tahun yang dikenali sebagai DEB. Ianya bermatlamat untuk mewujudkan perpaduan negara dengan mengurangkan perbezaan ekonomi, sosial, kebudayaan, penempatan dan lain–lain.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

28

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Matlamat. DEB bermatlamatkan perpaduan negara melalui proses pembasmian kemiskinan dan menyusun semula masyarakat di dalam konteks keselamatan negara yang stabil.

Strategi Dan Perlaksanaan. Di bawah DEB, pelbagai rancangan telah disusun menerusi strategi Serampang Dua Mata iaitu bagi mengurangkan serta membasmi kemiskinan dengan menambahkan pendapatan dan mewujudkan pelbagai peluang pekerjaan kepada semua rakyat tanpa mengira kaum; dan menyusun semula masyarakat untuk menghapuskan pengenalan kaum mengikut fungsi-fungsi ekonomi. Di samping itu juga ianya bertujuan untuk membasmi Kemiskinan

Kemiskinan merupakan sebab utama timbulnya rasa tak puas hati di kalangan rakyat. Keadaan ini menggugat perpaduan negara kerana masalah kemiskinan paling tinggi adalah berlaku di kalangan orang Melayu. Pelbagai usaha telah dijalankan bagi mengelakkan masalah sosioekonomi terjadi. Di antaranya ialah:

i.

Mewujudkan mengganggur.

peluang

pekerjaan

untuk

semua

golongan

rakyat

yang

ii.

Menambahkan lagi daya pengeluaran dan pendapatan .

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

29

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

iii.

Membuka peluang perpindahan kepada mereka yang bekerja disektor yang rendah daya pengeluarannya kepada sektor yang lebih menguntungkan serta lebih lumayan.

iv.

Meminimakan lagi jurang perbezaan pendapatan antara kaum di antara kawasan bandar dengan luar bandar.

v. vi. vii. viii.

Mewujudkan kemudahan dari segi kehidupan di luar bandar. Menambahkan lagi kumpulan perusahaan dan perdagangan Bumiputera. Memupuk suasana pekerjaan yang melambangkan komposisi kaum di Malaysia. Memperbaiki serta meningkatkan lagi taraf dan kualiti hidup rakyat melalui pembelajaran, latihan, kesihatan, infrastruktur dan lain-lain.

Penyusunan Semula Masyarakat Dalam mencapai matlamat penyusunan semula Dasar Ekonomi Baru, strategi berikut telah disusun : i. Meningkatkan daya pengeluaran dan taraf kehidupan golongan miskin melalui proses memodenkan kawasan luar bandar. ii. Mengurangkan keadaan yang tidak seimbang dalam struktur guna tenaga yang terdapat sekarang ini dengan cara yang progresif dan melalui pertumbuhan ekonomi supaya kedudukan tenaga buruh mencerminkan bilangan kaum. iii. Meningkatkan lagi taraf pemilihan modal oleh rakyat dalam stok syarikat dan pertumbuhan ekonomi. iv. Mewujudkan sebuah masyarakat perdagangan dan perindustrian di kalangan orang Melayu dan Bumiputera supaya dapat membantu 30% ekonomi dalam

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

30

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

tahun 1990 serta menubuhkan beberapa agensi seperti MARA, Bank Pembangunan, Bank Bumiputera dan lain-lain. v. Negeri–negeri dan kawasan yang dianggap mundur melalui pembangunan wilayah baru seperti DARA, KEJORA, KESEDAR, JENGKA dan lain-lain.

Dasar Pembangunan Nasional Dasar Pembangunan Nasional mengambil kira beberapa faktor yang perlu

dipertimbangkan. Pendekatan yang lebih terpilih akan dibuat dengan mengambil kira keperluan bagi mencapai hasil yang berkualiti dan berkekalan .Strategi–strategi asas DEB masih dikekalkan tetapi DPN merangkumi aspek-aspek kritikal seperti berikut :

Pertama, dalam proses menghapuskan kemiskinan di kalangan golongan termiskin, penekanan akan diberikan kepada pendidikan dan latihan sebelum bantuan diberi.

Kedua, kemampuan negara untuk bersaing dengan lebih berdaya saing perlu diambil kira dalam pasaran antarabangsa di samping menghadapi cabaran baru. Dalam menghadapi cabaran, Malaysia perlu meningkatkan daya tarikan para pelabur dan pengusaha dengan memperluaskan aktiviti di negara ini.

Ketiga, penyertaan semua kaum hendaklah diambil kira dalam mencapai taraf negara maju menjelang 2020. Ini bermakna DPN akan digubal dalam melaksanakan strategi Serampang Dua Mata. Ianya menggalakkan perkembangan sumber-sumber negara kita.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

31

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Dengan meyakinkan setiap kaum mempunyai sifat dan kekuatannya sendiri serta boleh saling membantu antara satu sama lain.

Objektif DPN i. Mewujudkan satu keseimbangan di antara matlamat pertumbuhan ekonomi dengan pengagihan yang saksama. ii. Memastikan pembangunan yang seimbang bagi sektor–sektor utama ekonomi untuk membolehkan pertumbuhan menjadi lebih sama ada dalam saling melengkapi dan membantu di antara satu sama lain. iii. Menghapuskan keadaan ketidakseimbangan sosial dan ekonomi negara untuk menggalakkan perkongsian faedah yang diperolehi dan pertumbuhan secara lebih adil dan saksama untuk semua rakyat Malaysia. iv. Memperkukuhkan integrasi nasional dengan mengurangkan jurang yang luas dalam pembangunan ekonomi antara negeri dan antara kawasan bandar dan luar bandar. v. Memajukan sumber manusia dan mewujudkan tenaga kerja yang berdisiplin dan produktif serta meningkatkan kemahiran yang perlu bagi menghadapi cabaran pembangunan dalam masyarakat perindustrian melalui satu budaya

kecemerlangan tanpa menjejaskan matlamat penyusunan masyarakat.

Strategi Dan Perlaksanaan.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

32

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

i.

Memberi penekanan kepada strategi pembasmian kemiskinan untuk tujuan menghapuskan kemiskinan di kalangan golongan termiskin di samping mengurangkan kemiskinan relatif.

ii.

Memberi perhatian kepada pembangunan sebuah masyarakat Perindustrian Bumiputera dan Perdagangan sebagai satu strategi ke arah meningkatkan dan mengekalkan penyertaan Bumiputera dalam kegiatan ekonomi.

iii.

Memberi penekanan dalam aspek sektor swasta untuk melibatkan diri dalam proses penyusunan semula masyarakat.

iv.

Memberi lebih tumpuan kepada pembangunan sumber manusia termasuklah sistem nilai dan etika bagi mencapai matlamat pertumbuhan ekonomi dan pengagihan yang saksama.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

33

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Bahagian 2 (Dasar). Soalan 1. Kerajaan sedang berusaha untuk menjadikan Malaysia sebagai sebuah negara perindustrian. Huraikan sekurang-kurangnya lima langkah yang telah

dicadangkan oleh kerajaan dalam Pelan Induk Perindustrian 1983.

JAWAPAN.

Pelan Induk Perindustrian (PIP) merupakan pelengkap kepada pembanguna Negara dari sector perindustrian terutamanya sektor perkilangan. Corak perindustrian negara adalah berlandaskan kepada keperluan semasa dan sosio-ekonomi. Strategi-strategi sektor perindustrian ini adalah ingin menjadikan negara sebagai sebuah negara yang maju dan berdaya saing. Perubahan demi perubahan perlu dilakukan mengikut keperluan dan peruntukan semasa bagi mencapai matlamat.

Antara matlamat PIP adalah untuk menjadikan sektor perkilangan sebagai catalyst pertumbuhan Negara, menggalakkan penggunaan sumber asli dan meninggikan tahap penyelidikan dan pembangunan (R & D) teknologi tempatan.

PIP mengenalpasti 12 sektor industri yang patut diberi penekanan untuk mencapai matlamat-matlamat tersebut. Antaranya daripada sektor-sektor ini adalah dengan menggunakan sumber tempatan seperti getah, kelapa sawit, kayu- kayan, makanan, kimia, logam bukan ferus dan keluaran galian bukan logam. Manakala selebihnya
KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

34

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

merupakan industri yang bukan berasaskan sumber seperti elektrik dan elektronik, peralatan pengangkutan, mesin dan kejuruteraan, logam-logam, tekstil dan pakaian. Industri ini terpilih kerana mempunyai potensi untuk mencapai matlamat asas negara.

Langkah-langkah yang dicadangkan dalam Pelan Induk Perindustrian: i) Meningkatkan penyelidikan dan pembangunan teknologi bagi tujuan memajukan sector-sektor perindustrian diperingkat awam dan swasta serta meluaskan penghasilan keluaran produk yang berteknologi tinggi dan berdaya saing di arena global. ii) Memaju, memoden dan memantapkan struktur perindustrian yang sedia ada seperti industri kecil atau sederhana untuk tujuan pembangunan yang lebih sistematik serta meningkatkan daya pengeluaran supaya kadar kemiskinan dikurangkan. iii) Melaksanakan dasar perindustrian keluar untuk mengekalkan kadar pertumbuhan perindustrian yang lebih tinggi. Malaysia harus tumpukan pengeksportan, pengeluaran-pengeluaran pekilang secara besar-besaran ke tahap pembangunan yang seimbang. iv) Memajukan dan mempelbagaikan hasil pengeluaran seperti menaik taraf kemudahan infrastruktur dikawasan perindustrian bagi tujuan merangsang dan melancarkan perjalanan pembangunan. v) vi) Mempelbagaikan eksport dan menggalakkan sektor gantian import. Menggalakkan pembelian dan penggunaan barang buatan Malaysia. Ini secara tidak langsung dapat mengurangkan kemasukkan barangan import.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

35

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

vii)

Mengurangkan kos dan perbelanjaan dalam sector penghasilan barangan perindustrian melalui penggunaan bahan mentah yang sedia ada dalam negara termasuk penghasilan dan penggunaan tenaga kerja tempatan yang berkemahiran tinggi.

Secara kesimpulannya PIP merangkumi strategi-strategi dan langkah-langkah yang boleh membawa Malaysia ke dalam era sebuah negara perindustrian dan seterusnya menjadi teras kepada sebuah negara maju. Melaluinya pertumbuhan ekonomi Malaysia akan lebih diterajui oleh pertumbuhan dalam sector eksport yang berlandaskan strategi industrialisasi yang “outward-looking”. Sejauh mana ini akan mencapai hasil yang baik bergantung kepada keupayaan pekilang-pekilang di Malaysia mengekalkan prestasi, jika tidak pun meningkatkan lagi daya saing di pasaran antarabangsa yang penuh cabaran.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

36

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Soalan 2. Di bawah dasar penswastaan, kerajaan telah membenarkan penswastaan ini dilaksanakan di dalam beberapa bentuk. Huraikan tiga (3) bentuk penswastaan yang telah dilaksanakan oleh kerajaan.

JAWAPAN. Dasar penswastaan telah diumumkan oleh kerajaan pada tahun 1983 dan merupakan satu pendekatan baru dalam dasar pembangunan negara. Dasar ini menyokong dasar-dasar lain seperti dasar pensyarikatan Malaysia yang menekankan peranan sektor swasta dalam pembangunan ekonomi Malaysia. Pendekatan ini mencerminkan hasrat kerajaan untuk mengurangkan penglibatannya dalam ekonomi serta mengurangkan tahap dan skop perbelanjaan awam dan pada masa yang sama membenarkan kuasa pasaran menentukan aktiviti ekonomi.

Menurut Pekeliling Am Bil.2 yang dikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri, Dasar Penswastaan adalah bertujuan untuk meringankan beban kewangan dan pentadbiran kerajaan dengan menyerahkan beberapa sektor tertentu untuk diurus sendiri oleh pihak swasta. Ia juga bertujuan menggalakan pertandingan dan meningkatkan kecekapan serta daya pengeluaran, mempercepatkan pertumbuhan ekonomi negara, mengecilkan saiz sektor awam dan membuka peluang seluas mungkin untuk mencapai matlamat Dasar Ekonomi Baru (DEB).

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

37

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

DEFINISI PENSWASTAAN. Penswastaan dapat didefinisikan sebagai proses pemindahan kepada sektor swasta, aktiviti dan fungsi yang pada tradisinya merupakan tanggungjawab sektor awam. Definisi ini boleh digunakan bagi entiti yang dimiliki oleh kerajaan dan juga projek baru yang pada kebiasaannya dilaksanakan oleh sektor awam. Dalam melaksanakan

pemindahan tersebut, tiga komponen utama berhubung dengan organisasi terlibat iaitu ; i) ii) iii) Tanggungjawab pengurusan. Aset atau hak untuk mengguna aset, dan Kakitangan.

Walaubagaimanapun terdapat beberapa bentuk penswastaan yang tidak melibatkan ketiga-tiga komponen tersebut. Antara tiga bentuk penswastaan termasuklah penjualan, kontrak pengurusan dan ‘Bina Kendali Pindah’ atau BKP (Build-Operate Transfer atau BOT) dan ‘Bina Kendali’ atau BK (Build-Operate atau BO).

PENJUALAN Salah satu bentuk penswastaan termasuklah penjualan. Bentuk penswastaan melalui penjualan boleh digunakan ke atas aset atau ekuiti kerajaan. Penjualan ekuiti adalah khusus bagi syarikat-syarikat kerajaan dan melibatkan pemindahan ketiga-tiga komponen organisasi iaitu tanggungjawab pengurusan, aset (berserta atau tanpa tanggungan) dan kakitangan.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

38

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

Bentuk penswastaan ini boleh melibatkan penjualan sebahagian atau keseluruhan ekuiti sesuatu syarikat. Penjualan ekuiti keseluruhan bermakna pemindahan 100% penjualan ekuiti kerajaan dalam syarikat berkenaan, manakala penjualan sebahagian bermakna pemindahan berkurang daripada 100%. Penjualan aset boleh melibatkan pemindahan samada ketiga-tiga komponen organisasi tersebut atau sebahagian daripada

komponennya.

Penjualan aset boleh melibatkan aset yang dimiliki oleh apa jua

organisasi kerajaan samada syarikat atau lain-lain entiti. Antara contoh syarikat yang terlibat dengan dasar penswastaan bagi bentuk penjualan termasuklah Pos Malaysia Berhad, Tenaga Nasional Berhad (TNB) dan Telekom Malaysia Berhad (TM).

KONTRAK PENGURUSAN Kaedah ini melibatkan penggunaan kepakaran pengurusan sektor swasta untuk mengurus sesuatu entiti kerajaan dengan dibayar yuran pengurusan. Kaedah ini meliputi

pemindahan tanggungjawab pengurusan kepada sektor swasta dan mungkin juga melibatkan pemindahan kakitangan tetapi tidak melibatkan pemindahan hak milik aset. Di antara syarikat yang terlibat dengan kontrak pengurusan termasuklah Malaysia Productivity Corporation (MPC) dan Malaysia Airlines Systems (MAS).

Pemilikan Bumiputera juga telah meningkat menerusi program penswastaan entiti kerajaan yang diswastakan secara MBO bernilai RM 119 juta. Menerusi kaedah ini, bilangan usahawan Bumiputera yang terlibat dengan dalam projek penswastaan juga meningkat selaras dengan program mewujudkan Masyarakat Perdagangan dan Perindustrian Bumiputera.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

39

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

‘BINA KENDALI PINDAH’ ATAU BKP (BUILD-OPERATE TRANSFER ATAU BOT) DAN ‘BINA KENDALI ATAU BK (BUILD-OPERATE ATAU BO)

Kedua-dua kaedah ini digunakan bagi penswastaan projek-projek baru yang setara tradisinya dimajukan oleh sektor awam, termasuk projek infrastruktur dan kemudahan awam seperti jalan dan bekalan air. Kaedah BKP melibatkan pembinaan sesuatu

kemudahan awam oleh pihak swasta dengan pembiayaannya sendiri dan akan mengendalikannya bagi tempoh yang dinamakan tempoh konsesi. Kemudahan-

kemudahan ini akan diserahkan balik kepada kerajaan di akhir tempoh konsesi tersebut. Dalam tempoh konsesi tersebut, sektor swasta dibenarkan mengutip caj terus daripada pengguna kemudahan berkenaan atau secara tidak langsung daripada pihak perantaraan, biasanya institusi kerajaan. Kaedah BK adalah hampir sama dengan kaedah BKP, kecuali kaedah BK tidak melibatkan penyerahan balik kemudahan berkenaan kepada kerajaan. Kedua-dua kaedah ini biasanya melibatkan pemberian lesen dan/atau konsesi. Contoh yang jelas dapat dilihat kaedah BK dan BKP termasuklah Konsesi Lebuh Raya Utara Selatan (PLUS) dan Syarikat Bekalan Air Selangor (SYABAS).

KESIMPULAN Secara keseluruhannya, sejak dasar pelaksanaan dasar ini, beberapa projek penswastaan telah menunjukkan prestasi yang baik dan memberangsangkan. Beberapa projek telah menunjukkan peningkatan dalam kecekapan, mendorong perkembangan sektor korporat dan membuka peluang yang lebih bagi meningkatkan pertumbuhan melalui daya usaha

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

40

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN GEMILANG

sektor swasta, meningkatkan penyertaan di sektor swasta dan tidak kurang pentingnya dasar ini berjaya mengurangkan beban pentadbiran kerajaan, khasnya dari segi kakitangan dan juga tanggungan kewangan, pencapaian ini menambahkan lagi keyakinan kerajaan untuk memperluaskan dasar penswastaan di negara ini.

Namun begitu, dalam pelaksanaan dasar ini, kerajaan telah mengambil pendekatan yang penuh berhati-hati supaya kepentingan pekerja dan pengguna di agensi yang terlibat dalam penswastaan dilindungi. Ini adalah sangat penting bagi merealisasikan objektif dasar penswastaan dalam usaha untuk mengurangkan beban kewangan kerajaan, meninggikan kecekapan dan penghasilan kerja serta menggalakkan pertumbuhan ekonomi.

KURSUS INDUKSI MODUL UMUM KUMPULAN PENGURUSAN & PROFESIONAL DAN KUMPULAN SOKONGAN 1 SIRI 8/2009

41

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->