KURSUS INDUKSI UMUM BIL 5/2008

BAHAGIAN B

BAHAGIAN II

(PENGURUSAN ORGANISASI,KOMUNIKASI DAN KEPIMPINAN)

SOALAN 1

Faktor dorongan adalah merupakan faktor yang mempengaruhi kecekapan

dan mutu perkhidmatan awam. Huraikan tiga (3) faktor galakan dan tiga (3)

faktor penyelenggaraan sebagaimana yang dimaksudkan di bawah faktor

dorongan tersebut.

TUGASAN KUMPULAN 1
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 5/2008

JAWAPAN

(3) TIGA FAKTOR GALAKAN

1) Persaingan sihat dalam mencapai keperluan dan keinginan

Persaingan yang sihat akan ada setiap organisasi mahupun kerajaan

untuk mencapai matlamat sesebuah organisasi atau individu peseorangan .

Persaingan ini menyebabkan kebolehan serta ketahanan diri seseorang

penjawat awam terhadap mutu dan prestasi hasil kerjanya. Persaingan boleh

menyebabkan seseorang bertungkus – lumus untuk mendapatkan serta

prestij atau nama untuk memantapkan diri seseorang didalam situasi

organisasi . Jika tidak ada persaingan yang sihat, boleh menyebabkan

seseorang rasa leka dan kurang komitmen terhadap hasil kerjanya serta

kurang ”mood” sepanjang perkhidmatannya. Penglibatan ini dilaksanakan

secara terkawal supaya masa dan tenaga yang disumbangkan oleh

kakitangan dapat difokuskan mengikut keutamaan organisasi . Pihak

pengambil keputusan juga perlu wujudkan persaingan hebat ini bagi

bersama-sama mempraktikan perubahan-perubahan dan melalui cara

kepimpinan yang berkesan.

Sebagai pihak pengurusan perlulah tidak mewujudkan sikap `berat

sebelah’ kepada mana-mana pihak supaya tidak mewujudkan rasa tidak puas

hati dikalangan pekerjanya. Maka dengan ini , pekerja akan boleh

TUGASAN KUMPULAN 2
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 5/2008

menghasilkan idea-idea yang kreatif dan inovatif serta mampu melaksanakan

pembaharuan – pembaharuan dengan jayanya terhadap kemajuan dan

kemantapan organisasi.

2) Penghargaan

Penghargaan adalah salah satu bentuk `honorium’ kepada pekerja –

pekerja yang agar dapatmemotivasikan mereka dilengkapi dengan kecekapan

dan kemahiran. Antara cara penghargaan untuk meningkatkan moral

kakitangan, dengan pemberian APC ( Anugerah Perkhidmatan Cemerlang )

untuk menunjukkan penghargaan daripada pihak atasan. Dengan APC ( Sijil

penghormatan dan RM 1000 ) , mereka juga berkelayakan untuk menerima

darjah, pingat kebesaran dari peringkat negeri atau persekutuan serta juga

dapat menghadiri persidangan , kursus dan seminar untuk memantapkan

serta melahirkan rasa puas hati pekerja kepada pihak pengurusan.

Penghargaan yang diberikan akan memberi kesan positif yang sihat kepada

jabatan. Kakitangan yang menerima penghargaan akan merasa gembira dan

dihargai apabila segala komitmen dalam tugasan diberi perhatian oleh pihak

atasan dan ini mendorong mereka untuk terus meningkatkan prestasi kerja

pada masa akan datang.

Melalui penghargaan ini , pihak pengurusan atasan tidak perlu risau

untuk memberi tugasan atau kerja lebih agar pekerja mengambil mudah kerja

mereka dan boleh mencurahkan tenaga dan idea yang membantu mencapai

kejayaan organisasi.

TUGASAN KUMPULAN 3
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 5/2008

3) Sifat-sifat kerja

Sesuatu kerja yang dikelolakan seorang pengurus perlu mempunyai kualiti

yang telah ditetapkan yang mengandungi 4 ciri – ciri yang penting untuk

memenuhi kehendak diri seseorang untuk suasana kerja yang efektif dan

efisyen . Dengan menwujudkan ciri-ciri ini maka, seseorang itu dapat

menyumbangkan semua tenaga untuk mencapai matlamat dengan penuh

dedikasi . Antara ciri-cirinya;

i. Seseorang kakitangan harus menerima maklumbalas mengenai kerja-

kerja yang telah dilaksanakan.

ii. Kakitangan yang berkebolehan untuk melaksanakan kerja-kerja

dengan cekap.

iii. Seseorang kakitangan perlu merasa bahawa beliau mempunyai sedikit

sebanyak hak dalam menentukan matlamatnya sendiri dan

menentukan cara-cara untuk mencapainya.

iv. Seseorang kakitangan awam perlu merasakan bahawa sumbangan

beliau terhadap pencapaian objektifnya adalah penting.

TUGASAN KUMPULAN 4
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 5/2008

(3) TIGA FAKTOR PENYELENGGARAAN

1. Kenaikan Pangkat

Sesuatu insentif yang memang diinginkan oleh seseorang yang telah

lama berkhidmat didalam sesuatu organisasi . Kenaikan pangkat ini

berlaku apabila mereka yang layak dan memenuhi syarat-syarat yang

ditetapkan. Ianya bagaikan satu `durian runtuh’ bagi mereka kerana

segala jasa dan sumbangan selama ini terhadap jabatan mereka diiktiraf

dan di hargai. Ini secara tidak langsung akan meningkatkan lagi semangat

motivasi mereka untuk lebih bersemangat berkerja dan seterusnya

berusaha meningkatkan lagi perkhidmatannya. Manakala bagi yang baru

berkhidmat pula, merasakan ianya satu dorongan yang kuat untuk terus

menunjukkan prestasi dan tahap kerja yang memuaskan . Mereka ini akan

sentiasa meletakkan diri mereka dilandasan yang betul, bersedia dan

terbaik. Situasi sebegini akan menghasilkan satu motivasi kerja yang baik

dan seterusnya akan meningkatkan lagi mutu kecekapan perkhidmatan

awam.

TUGASAN KUMPULAN 5
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 5/2008

2. Persekitaran Kerja

Suasana kerja dan alam sekitar adalah faktor yang boleh

mempengaruhi semangat kakitangan awam untuk melaksanakan tugas

dengan cemerlang yang seterusnya memberi kesan kepada daya

pengeluaran mereka . Pembentukan suasana kerja yang baik dan

sempurna harus diambil kira bersesuaian dengan faktor-faktor seperti

susun atur pejabat, keselesaan udara, peralatan pejabat yang lengkap,

mempunyai kemudahan teknologi terkini dan sebagainya.Suasana kerja

yang baik adalah penting diperkemaskan dan dipelihara bagi menjamin

keselamatan dan keselesaan tugas.

3. Jaminan Kerja

Kerja yang terjamin penting dalam menentukan kakitangan awam tidak

bertukar haluan mencari bidang kerja diluar perkhidmatan awam.

Walaubagaimanapun, kerja yang stabil dan terjamin boleh membawa

kesan negatif jika tidak dikawal selia kerana kakitangan awam mungkin

TUGASAN KUMPULAN 6
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 5/2008

mengambil sikap sambil lewa terhadap kerjanya sekiranya mereka tahu

kedudukan kerjaya mereka adalah terjamin.

RUJUKAN:

1.Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, 2007, MDC Publishers Sdn Bhd

TUGASAN KUMPULAN 7