KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008

KUMPULAN ENAM

KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/ TAHUN 2008

AGENSI ANTIDADAH KEBANGSAAN

KEMENTERIAN DALAM NEGERI

TUGASAN KUMPULAN

KUMPULAN ENAM (6)

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

BAHAGIAN B

(BAHAGIAN II)

PENGURUSAN ORGANISASI, KOMUNIKASI DAN KEPIMPINAN

1
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008
KUMPULAN ENAM

SOALAN 6

Terangkan Peranan Kumpulan Kerja Dalam Suatu Organisasi

PENDAHULUAN

Organisasi merupakan satu sistem yang wujud dimana terdapat beberapa

bahagian dalamnya dan persekitarannya saling berkait antara satu sama lain. Robbins

(1999) mendefinisikan organisasi sebagai satu aktiviti kolektif yang dirancang oleh dua

orang atau lebih yang mengandungi pembahagian buruh dan autoriti berhierarki untuk

mencapai matlamat secara bersama. Walau apa definisi yang diberikan, organisasi

adalah satu sistem yang merangkumi pelbagai aktiviti bersama manusia seperti sumber

semulajadi, modal dan bahan. Pelbagai aktiviti ini akan dapat memenuhi matlamat

individu melalui interaksi dengan persekitaran. Organisasi juga dapat didefinisikan

sebagai satu kumpulan kerja yang terdiri daripada manusia yang bekerjasama dan

saling bergantung antara satu dengan lain untuk mencapai matlamat individu, kumpulan

dan organisasi. Definisi ini menjelaskan unsur-unsur yang perlu ada di dalam sesebuah

organisasi sebagai satu kumpulan kerja, penyatuan usaha, dan hubungan antara

seorang individu dengan individu yang lain.

Apabila organisasi itu dianggap sebagai kumpulan kerja, ini bermakna ia

mempunyai beberapa orang pekerja yang telah diberi peranan tertentu untuk

menjalankan sesuatu tugas. Mereka perlu bekerjasama dan berhubung antara satu

dengan lain bagi menyiapkan sesuatu tugas itu.

2
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008
KUMPULAN ENAM

Sekiranya mereka ini menjalankan tugas tanpa memerlukan perkhidmatan dan

kerjasama daripada pihak lain, sudah tentu tugas yang dijalankan itu tidak dapat

disiapkan seperti yang dikehendaki sama ada dari segi masa, kualiti, kuantiti, dan

penentuan-penentuan lainnya.

Sesebuah organisasi memerlukan pekerja yang menyatupadukan usaha mereka

supaya mencapai matlamat yang dikehendaki. Sekiranya tidak ada perpaduan di

kalangan pekerja, sudah tentu organisasi itu tidak dapat menjalankan aktivitinya dengan

berkesan dan sempurna. Keadaan organisasi akan menjadi kucar-kacir tanpa sebarang

haluan yang tertentu. Penyatuan usaha hendaklah wujud di dalam sesebuah organisasi

bagi menjamin pencapaian yang telah disenaraikan. Hubungan di kalangan kakitangan

dapat menjamin organisasi itu bergerak dengan sempurna, tersusun dan berkesan.

Penyelarasan melalui peraturan dan prosedur yang dibuat dapat meningkatkan

hubungan antara satu fungsi dengan satu fungsi yang lain dan antara individu dengan

individu yang lain. Oleh itu, kumpulan kerja memainkan peranan dalam mencapai

matlamat sesebuah organisasi.

Manakala Robbins dan Coulter (2002) mentakrifkan kumpulan sebagai dua

orang atau lebih individu yang bebas berinteraksi secara bersama-sama untuk

mencapai matlamat tertentu. Kumpulan juga boleh didefinisikan sebagai dua atau lebih

individu yang berinteraksi antara satu sama lain., saling berkongsi tujuan dan juga

identiti.

3
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008
KUMPULAN ENAM

PERANAN KUMPULAN KERJA KEPADA ORGANISASI

Banyak sebab mengapa sesuatu organisasi membentuk kumpulan kerja bagi

melengkapkan kerja-kerja dalam suatu organisasi yang begitu kompleks. Satu

daripadanya ialah saiz sesebuah organisasi semakin besar dan merumitkan

pentadbiran organisasi yang sedia ada. Hasil yang diperolehi daripada menggunakan

kumpulan-kumpulan kecil bagi melaksanakan fungsi-fungsi ini adalah berbeza di antara

jabatan-jabatan. Produktiviti sesebuah organisasi bergantung kepada banyak perkara

termasuklah kebolehan ahli-ahlinya, sifat proses yang digunakan, had kumpulan yang

dibenarkan menggunakan inisiatif dalam menyelesaikan masalah dan keutuhan pihak

pentadbiran dalam mengendalikan cadangan, keputusan dan saranan kumpulan.

Dalam setiap jabatan jika tidak ada kumpulan kerja yang bersatu dalam

membuat, melaksanakan sesuatu kerja, organisasi itu tidak mampu mencapai sesuatu

matlamat yang diharapkan. Satu pendekatan yang praktis untuk mendapatkan

kerjasama tenaga pekerja ialah dengan melibatkan mereka dalam pengendalian

urusan-urusan organisasi. Faedah-faedah lain yang boleh didapati untuk ahli-ahli

kumpulan termasuklah perkembangan kefahaman yang lebih baik tentang matlamat

organisasi, penyelesaian masalah yang lebih efektif, galakan untuk menjadi kreatif,

motivasi dan moral yang meningkat, peluang untuk mengenal pasti dan

mengembangkan kepimpinan dan komunikasi yang lebih baik.

4
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008
KUMPULAN ENAM

Satu daripada proses pembentukan kumpulan kerja ialah melalui penyertaan

kakitangan yang mana ketua jabatan dapat menyelesaikan berbagai-bagai masalah

organisasi dengan bantuan ahli kumpulan kerja. Masalah-masalah tersebut

termasuklah pengelasan objektif unit tertentu dan rancangan-rancangan mengelolakan

unit dan melaksanakan rancangan yang menyeluruh dalam sistem jabatan. Antara

peranan kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi ialah:

1. MENDALAMKAN PENGETAHUAN DALAM SUATU BIDANG KERJA

Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh suatu kumpulan adalah jauh lebih baik

daripada idea seorang individu. Apabila suatu aspek dibentangkan dalam suatu

kumpulan, semua ahli akan menyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam

pelbagai aspek. Ini akan membantu ketua kumpulan untuk membuat keputusan yang

lebih rasional. Kemungkinan juga individu tidak mahir atau pakar dalam pelbagai

bidang. Ini akan membuatkan keputusan yang diambil berkemungkinan besar adalah

tidak rasional. Contohnya, untuk mengeluarkan kereta PROTON SAGA, satu kumpulan

kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas kerja dan melaksanakan projeknya. Ini

akhirnya telah membuahkan hasil yang lebih baik.

Kumpulan sentiasa mengambil ahli baru. Oleh itu, ahli dalam kumpulan harus dipilih

dan diberi latihan supaya mereka dapat memberi sumbangan kepada kumpulan.

Kemahiran yang diperlukan oleh kumpulan termasuklah kepakaran teknikal atau

fungsian, penyelesaian masalah, pembuatan keputusan dan kemahiran berkomunikasi.

Sesetengah pengurus dan kumpulan telah membuat kesilapan dengan menekankan

beberapa kemahiran tertentu sahaja dan mengabaikan yang lain.

5
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008
KUMPULAN ENAM

Adalah amat penting kemahiran tersebut dikuasai dan dikembangkan dikalangan ahli

kumpulan. Contohnya, K Shoes Ltd melatih ahli-ahli kumpulannya untuk mengetahui

keseluruhan pengetahuan perniagaan, pembentukan ikatan pembekal dan pengurusan

peruncitan.

2. MEWUJUDKAN PELBAGAI STRATEGI DALAM PENYELESAIAN MASALAH

Apabila berkerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan. Dengan ini,

mereka akan menjadi lebih arif dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akan

mempengaruhi ahli-ahli kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka. Dalam

perbincangan, sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Ini

akan memudahkan pihak organisasi menyelesaikan suatu masalah. Contohnya, dalam

masalah ekonomi di Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomi maka

pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar untuk mencapai kadar

ekonomi yang tinggi.

3. MEMBANTU MENINGKATKAN PRODUKTIVITI.

Seseorang dalam kumpulan yang telah mempegaruhi dalam pembuatan keputusan,

akan menjadi lebih komited kepada keputusan yang dibuat. Tambahan pula, individu

tersebut akan sanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding

dengan ahli lain. Ia akan meningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat

secara sukarela. Hasil kerja akan jauh lebih berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli

kumpulan yang telah dipaksa untuk membuat suatu perkerjaan.

6
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008
KUMPULAN ENAM

4. MEMBANTU UNTUK MENJIMATKAN MASA

Biasanya pengkhususan akan wujud dalam satu kumpulan kerja. Tugas-tugas akan

dibagikan kepada ahli-ahli kumpulan berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka

ini suda tentu menjimatkan masa untuk menghabiskan suatu projek kerana masing-

masing sudah arif tentang bidang tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang

diperlihatkan akan menjadi lebih baik

5. MENCAPAI MATLAMAT

Dalam setiap penubuhan organisasi perkhidmatan awam, kumpulan kerja adalah amat

perlu dalam melaksanakan segala aktiviti dan kerja untuk mencapai matlamat sesebuah

organisasi. Jika tidak ada kumpulan dalam sesuatu organisasi tersebut, adalah amat

sukar untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan.

6. MENINGKATKAN PRODUKTIVITI

Produktiviti sesebuah kumpulan kerja dalam sesebuah organisasi perlu dipertingkatkan

dalam menambahkan kualiti dan mutu organisasi dalam mencapai matlamat. Jika

produktiviti sesebuah organisasi itu tidak mengalami perubahan atau peningkatan, ia

akan menyebabkan mutu dan kualiti menurun dan tidak dapat mencapai matlamat yang

diharapkan.

7
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008
KUMPULAN ENAM

7. MENYELESAIKAN MASALAH ORGANISASI

Dalam sesuatu organisasi, ketua jabatan adalah orang yang terpenting dalam membuat

sesuatu keputusan yang membawa kepada kebaikan jabatan. Walau bagaimanapun,

apabila terdapat apa-apa permasalahan ketua jabatan memainkan peranan samada

membuat mesyuarat atau perbincangan dengan ahli untuk sama-sama mengatasi

masalah yang dihadapi. Dengan adanya kumpulan kerja, adalah lebih mudah mencapai

sesuatu jalan penyelesaian dan kata sepakat mudah dicapai.

8. MEMBUAT PENAMBAHBAIKAN

Penambahbaikkan amat penting bagi semua organisasi dalam meningkatkan mutu

kerja dan kualiti. Teguran yang didapati daripada pelanggan atau ahli dalam kumpulan

kerja sendiri amat penting dalam menentukan apa penambahbaikkan yang perlu

dilakukan. Kumpulan kerja dalam sesuatu organisasi itu juga perlu peka dan mahir

dalam mengenalpasti kelemahan yang ada supaya penambahbaikkan yang sepatutnya

dapat dibuat.

8
 KURSUS INDUKSI UMUM BIL 05/2008
KUMPULAN ENAM

KESIMPULAN

Bagi membina satu organisasi yang teratur, terarah, mempunyai matlamat dan

cemerlang, kumpulan kerja memainkan peranan yang penting dalam membantu

organisasi tersebut mencapai matlamat yang telah dirancangkan mengikut dasar-dasar

yang ditetapkan. Hasil penyatuan dan kerjasama kumpulan kerja ini, ia dapat

menghasilkan mutu dan kualiti organisasi. Jika kumpulan kerja dalam organisasi

tersebut tidak bersatu dalam mencapai matlamat, ia amat sukar untuk dicapai. Oleh itu,

perlunya peranan kumpulan kerja ini bersama-sama dalam menentukan serta

melaksanakan sesuatu yang boleh memberi kebaikan kepada organisasi.

Rujukan : PKPA Bil.7/91 Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)