SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

“Star Point : Bagaimana mengefisiensikan gaji & upah dengan kinerja
karyawan?...”

-> Dalam perusahaan manufaktur, pembayaran kepada karyawan dikelola oleh

departemen keuangan, pembayaran kepada karyawan dibagi menjadi 2
golongan :

1.GAJI adalah pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh

karyawan yang mempunyai jejang jabatan manajer (jenjang karir), dan
umumnya gaji dibayar secara tetap perbulan.

2.UPAH adalah pembayaran atas jasa yang dilakukan oleh karyawan

pelaksana (buruh) yang pada umumnya dibayarkan berdasarkan hari
kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk.

-> Sistem manajemen sumber daya manusia atau sistem penggajian adalah
serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengelolaan data terkait yang
behubungan dengan pengelolaan karyawan secara efektif.

-> Kegiatan penting yang terkait dalam Sistem manajemen SDM adalah :

1) Seleksi calon karyawan.

2) Pelatihan (trainning).

3) Penempatan atau pengajuan karyawan baru.

4) Penggajian atau penentuan gaji, upah, atau insentif lainnya.

5) Evaluasi kinerja karyawan.

6) Pemberhentian karyawan.

-> Dari keenam kegiatan diatas, pada umumnya dibagi menjadi 2 kelompok
aktivitas, yaitu:

a. Aktivitas penggajian (no. urut 4), adalah fungsi utama dari sistem
penggajian yang secara organisatoris, biasanya dikelola oleh manajer
keuangan.

b. Sedangkan kelima kativitas lainnya menjadi tanggung jawab dari

manajer sumber daya manusia.

-> Sistem gaji dan upah diperlukan oleh perusahaan industri menengah dan
besar untuk mengatasi hal-hal sbb:

Writer by : mys_owner@yahoo.co.id Hal - 1

  Upah merupakan bagian terpenting dalam unsur biaya produksi (+ 30%),
karenanya perlu dipertahankan efesiensinya. Dan gaji merupakan
sebagian besar dari jumlah biaya tetap.

 Sistem tarif dalam upah dapat berbagi bentuk antara lain : upah harian,
upah potongan, upah borongan. Sehingga perlu disusun Sistem Adm
yang baik.

 Buruh dan karyawan yang menerima upah terdiri dari manusia yang
berbagai ragaim sifat dan keterampilan. Karenanya perlu dimonotor terus
menerus mengenai kehadirannya, aktivitas kerjanyadllnya, dalam rangka
mencapai efektifitasnya kerja dan promosi kerja.

==== Organisasi dari Fungsi Upah dan Gaji ====

-> Bagian yang terlibat dalam kegiatan gaji dan upah adalah :

a. Bagian Personalia,

b. Bagian Pencatatan Waktu,

c. Bagian Akuntansi Umum,

d. Bagian Akuntansi Upah,

e. Kasir,

f. Bagian akuntansi biaya.

-> Uraian tugas per-bagian, yaitu :

a. Bagian Personalia, tugasnya antara lain :

 Mencari karyawan baru.

 Mengadakan wawancara.

 Mengeluarkan surat pengangkatan.

 Melakukan tugas-tugas lainya seperti menyediakan data yang

berhubungan dengan pembayaran, pemotongan, data absensi, dan
daftar gaji.

 Menyelenggarakan berbagai catatan dan arsip untuk mengalokasikan

karyawan, menyediakan historis file masing-masing karyawan dan
membuat daftar cuti karyawan.

Writer by : mys_owner@yahoo.co.id Hal - 2

b. Bagian Pencatatan Waktu, tugasnya adalah mencatat dan menganalisa jam
hadir dan jam pulang setiap karyawan dan melaporkanya ke bagian personalia
setiap minggu.

c. Bagian Akuntansi Umum, tugasnya adalah mencatat transaksi pengeluaran

biaya gaji dan upah kedalam buku besar.

d. Bagian Akuntansi Upah, tugasnya adalah mencatat transaksi pengeluaran

biaya upah yang akan dipakai untuk dasar menghitung harga pokok produksi.

e. Bagian kasir, tugasnya adalah melakukan pembayaran gaji dan upah kepada
karyawan.

f. Bagian Akuntansi Biaya, tugasnya adalah mencatat biaya gaji dan upah,
serta mengalokasikannya ke biaya produksi.

==== Pembagian Sistem Akuntansi Gaji dan Upah ====

-> Sistem Akuntansi Gaji dan Upah, terdiri dari 3 sistem :

1. Sistem dan Prosedur Penempatan Karyawan.

2. Sistem dan Prosedur Pencatatan Waktu.

3. Sistem dan Prosedur Pengupahan dan Gaji.

1. Sistem dan prosedur penempatan karyawa terbagi kedalam 6 Tahap, yaitu :

Tahap 1. Bagian personalia mendapat permintaan tenaga kerja (karyawan)

dalam jumlah tertentu dan bagian yang memerlukan. Berdasarkan permintaan
tersebut bagian personalia melakukan aktivitas sebagai berikut :

1. Mencari dalam file.

a. Mencari diantara karyawan yang ada, mungkin bisa dipromosikan

kedalam kedudukan dan pangkat yang sedang diminta atau dengan
tambahan pendidikan.

b. Mencari diantara karyawan yang diberhentikan sementara.

c. Mencari karyawan diantara para pelamar kerja yang dulunya belum

diterima dan sekarang baru dibutuhkan.

2. Menghubungi sumber-sumber tenaga kerja atau sekolah-sekolah atau

sumber-sumber lainya.

3. Memasang iklan dalam surat kabar, radia atau kontak pribadi.

Writer by : mys_owner@yahoo.co.id Hal - 3

Tahap 2. Posedur test atau seleksi yang dilakukan sendiri atau biro konsultan.
Lamaran-lamaran yang diterima kemudian dipanggil untuk di test (test
potensi), guna menilai kemampuan potensi calon. Karyawan yang lulus
kemudian dipanggil untuk mengikuti prosedur selanjutnya.

Tahap 3. Pengambilan keputusan diterima atau tidaknya karyawan tersebut.

Tahap 4. Bagian personalia berdasarkan keputusan diterimanya karyawan,

kemudian membuat surat keputusan pengangkatan kerja dan perjanjian kerja
dalam rangkap 4. Yang akan didistribusikan sebagai berikut :

-1 lembar untuk karyawan baru.

-1 lembar untuk tembusan ke bagian gaji dan upah.

-1 lembar untuk tembusan ke bagian yang memerlukan.

-1 lembar untuk diarsibkan di bagian personalia.

Pada tahap ini sebenarnya belum dianggap karyawan yang sudah lulus, karena
harus memasuki masa percobaan atau training.

Tahap 5. Jika telah lulus masa percobaan dapat masuk ke tahap penempatan
diri. Bagian personalia membuat kartu yang memuat tentang info karyawan
tersebut.

Tahap 6. Setelah sekian tahun, baru karyawan tersebut memperoleh

penempatan tetap dan sudah mulai masuk jalur karir di organisasi tersebut.

Writer by : mys_owner@yahoo.co.id Hal - 4