Tips: Etika Mengirim dan Menerima E-mail

Jaman sekarang, di era fesbuk, e-mail sudah jadi biasa. Memang mungkin belum
50% orang Indonesia yang pake e-mail, but soon, I’m sure.. Dengan teknologi 3G;
sekarang 3.5G; dan kenyataan bahwa handphone sudah jadi barang biasa, aku yakin
sebentar lagi kelompok masyarakat yang tadinya cuma tahu caranya pake hape,
sebentar lagi juga pasti akan belajar pake imel.

Trigger-nya bisa jadi adalah kenyataan bahwa memakai yahoo! messenger di

handphone lebih murah dari pada SMS. Karena murahnya, aku sempat ajarin Office
Boy di kantor aku untuk memakai messenger dan mengajar keluarganya di desa
untuk belajar juga. Bayangkan seandainya dia bener-bener ngajarin sanak
saudaranya untuk memakai messenger, maka mereka akan juga melihat feature e-
mail dari yahoo! yang comes together with the messenger. Lalu mereka belajar bikin
surat pake e-mail. Nice, ya?

Belum lagi kerja keras para telecommunication services provider yang berusaha
Tips: Etika Mengirim dan Menerima Email – Dian Manginta – Cantik Selamanya 1
mencari terobosan baru untuk menembus pasar. Gak aneh, „kan kalau sebentar lagi,
dari tengah sawah, saat sedang beristirahat sambil menikmati angin sepoi-sepoi,
seorang petani muda yang tadi pagi baru tukeran e-mail address dengan si gadis
teman sekelas, mengeluarkan hape-nya lalu login ke yahoo! dan mengetik puisi
dalam sebuah e-mail form?...

Tapi, hati-hati!.. Masih ingat kasus Prita yang sempat menginap di penjara gara-gara
e-mail 'kan [baca artikelku: "Belajar dari Kasus Prita Mulyasari"]? Salah kirim
e-mail bisa-bisa disangka pengerusakan nama baik. Padahal kita cuma curhat, dan
curhatnya juga kepada teman sendiri yang kalau gak ada e-mail, mungkin dilakukan
dengan telepon atau ngumpul di ruang istirahat di kantor, atau saat arisan. Sama
aja, „kan? Cuma yang satu tertulis, sedang lainnya disampaikan secara lisan.

Peraturan Terutama, Sadari Siapa yang Pemilik Sejatinya

Nah, supaya kita tetap bisa memanfaatkan e-mail atau pun curhat lewat e-mail
tanpa deg-degan, ada etika yang sebaiknya kita mengerti dan kita ikuti. Etika ini ada
untuk menghindarkan terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan. Pertama-tama,
perhatikan siapa penyedia e-mail itu. Apakah e-mail itu disediakan oleh perusahaan
sehingga dengan demikian tujuannya adalah untuk menunjang kegiatan
perusahaan? Ataukan e-mail itu milik pribadi?

Kalau milik perusahaan, maka kita harus memastikan diri telah mengerti peraturan
penggunaan e-mail yang ditetapkan oleh perusahaan. Pada banyak perusahaan, ada
larangan untuk menggunakan e-mail kantor untuk keperluan pribadi. Pada
perusahaan lain, ada larangan untuk mengirim attachment berukuran besar.
Biasanya perusahaan menegaskan kepada pegawainya bahwa apapun yang ditulis
atau diterima melalui e-mail itu adalah milik perusahaan.

Bagaimana kalau menulis e-mail menggunakan e-mail pribadi? Meskipun e-mail

pribadi biasanya digunakan untuk berkomunikasi dengan teman-teman atau
keluarga, etika pun tetap harus diperhatikan karena bisa saja e-mail tersebut
disebarkan keluar lingkungan yang menjadi tujuan awal. Mungkin karena isinya
menarik.

Nah, untuk yang seperti itu, kantor seorang teman misalnya, mengajarkan
pegawainya untuk menuliskan pernyataan tambahan. Misalnya "bahwa apa yang
saya tuliskan tidak ada hubungannya dengan tempat saya bekerja dan murni
pemikiran saya sendiri".

Untuk berita yang sensitif seperti kasus Prita, it‟s tricky. Selain perlu dibuatkan
pernyataan bahwa tidak sedang menjelek-jelekkan seseorang atau institusi, juga
penyusunan kata haruslah hati-hati. Berusahalah untuk menahan emosi sebelum
mencurahkan isi hati melalui e-mail. Lebih baik untuk membaca ulang apa yang
telah dituliskan dan merevisi kata-kata yang mungkin dapat menyinggung perasaan
seseorang.

Selanjutnya, secara umum, berikut adalah “DO’s” dan “DON’T’s” dalam etika
berkomunikasi melalui e-mail.

Tips: Etika Mengirim dan Menerima Email – Dian Manginta – Cantik Selamanya 2
Saat Berkirim E-mail

Kalau ingin mendapat respon baik, sebaiknya kita

berusaha agar orang memberikan sambutan yang
baik pula:

 To the point

Semakin singkat, semakin baik. Tuliskan

semua kalimat hanya bila kita sudah tahu
apa yang hendak dibicarakan. Lebih baik
kita biasakan menulis dengan mengingat
bahwa suatu saat nanti tulisan tersebut
bisa disebarluaskan ke rekan kerja, atau
saudara kita.

 Sopan

Jangan pernah nulis "Heh, apa kabar?!..."

pada orang yang belum betul-betul kita
kenal :P.

 Cari informasi sendiri

Jangan biasakan meminta informasi, padahal apa yang ditanya bisa dicari
di search engine [Google, Yahoo, Bing, atau mungkin sekedar di halaman
"search"]. Ini sangat merepotkan, dan memberi kesan diri sebagai
pemalas.

 Beritahu bila mengirimkan lampiran [attachment] berukuran besar

Tidak hanya bisa menghabiskan waktu untuk men-download attachment

yang ukurannya besar, namun kadang suatu account e-mail punya metode
penyimpanan file. Misalnya, setiap attachment harus di-scan virus. Ingat:
ukuran lampiran yang besar cenderung cuma akan merepotkan.

 Jangan biasakan menyebarluaskan alamat e-mail orang lain [Gunakan

BCC]

Kalau harus mengirimkan satu e-mail ke orang banyak [broadcast],

sebaiknya gunakan BCC saja, karena nanti tiap penerimanya tidak akan
melihat alamat account yang dituju.

 Gunakan status "high priority" hanya bila diperlukan

Perlakukan "high priority" sebagai masalah hidup atau mati. Kalau

ternyata berita yang dikirimkan tidak urgent, sementara kita memberi
status "urgent", siap-siap saja nanti orang akan mengacuhkan e-mail
genting kita.

Tips: Etika Mengirim dan Menerima Email – Dian Manginta – Cantik Selamanya 3
  Bila tidak perlu, jangan "berteriak"

SEBISA MUNGKIN JANGAN MENGETIK HANYA MENGGUNAKAN

HURUF KAPITAL. Artinya sama saja dengan B E R T E R I A K.

 Pastikan penerima ingat pembicaraan sebelumnya

Bila e-mail yang dikirimkan merupakan rantai pembicaraan [terdiri dari

beberapa e-mail sebelumnya], jangan lupa untuk menaruh sebagian berita
sebelumnya. Bagian yang kurang penting, dibuang saja [snip].

 Jawab semua pertanyaan

Jawab semua pertanyaan satu per satu. Ingat, pertanyaan yang belum
dijawab cuma akan membuat kita menerima satu e-mail lagi.

 Sebelum dikirim, baca ulang

Apa yang kita pikir sudah ditulis, acapkali sebetulnya belum diketikkan.

Saat Menerima Email

Menerima e-mail pun tidak kalah pentingnya dibanding mengirim. Kita tentu tidak
ingin e-mail tidak mendapat sambutan buruk, 'kan? Oleh sebab itu, ini catatanku
tentang cara bagaimana supaya kita bisa menerima e-mail dengan baik:

 Fixed to mailbox checking schedule

Berikan kesan bertanggungjawab atas e-mail yang sudah masuk ke dalam

mailbox kita. Bila kita sudah punya waktu menjawab e-mail yang jelas
[misalnya pagi atau sore hari atau satu waktu tertentu], orang akan tahu
kapan waktu yang tepat untuk berkomunikasi dengan kita.

 Kategorikan e-mail yang masuk

Folders [kategori e-mail], akan memudahkan dalam memberikan

tanggapan yang paling tepat terutama bagi orang yang sudah biasa
bertukar e-mail dengan kita.

 Pertimbangkan untuk bicara

Kadangkala, pertukaran informasi akan jauh lebih efesien jika dilakukan

dengan bicara langsung. Jadi jangan segan untuk mempertimbangkan
mengajak bicara orang yang mengirim e-mail, terutama yang isinya tidak
begitu jelas.

 Rasional, jangan selalu utamakan emosi

Tips: Etika Mengirim dan Menerima Email – Dian Manginta – Cantik Selamanya 4
 Upayakan jangan mengumbar emosi pada email yang baru masuk, apalagi
akhirnya dengan menjawab secara kasar. Ingat, pesan tertulis bisa
dipergunakan sebagai bukti nyata yang bisa dibaca orang banyak.

 Hapus [delete], atau simpan di media lain

Mailbox yang menggelembung cuma bikin sakit kepala. Sebaiknya, hapus

atau simpan email yang sudah kurang penting di media lain supaya tidak
memenuhi mailbox kita. Ini terutama bagi email yang punya attachment
besar.

 Pakai account yang jelas

Jangan campur-adukkan e-mail pribadi dengan kantor/bisnis.

 Jangan teruskan [forward] e-mail yang tidak perlu

Kadangkala, meneruskan e-mail lelucon cuma hanya membuat kita tidak

tahu aturan atau hanya pandai menghabiskan waktu untuk hal-hal tidak
berguna.

Kesimpulannya?

Orang yang berusaha menjadi solusi, akan mendapat timbalan solusi dari orang lain
manakala ia membutuhkannya. Bila kita menyiapkan diri untuk mengirim dan
menerima e-mail dengan baik, tentu orang lain akan senang berkorespondensi
dengan kita.

Perlu dibaca juga:

 Riset: Sekarang Sibuk, Besok Ada Waktu... Benarkah?

 Managing Your Time between Personal Life and Work
 Ngobrol (lagi), Ah...
 Riset: Ngobrol, Modal "Good Mood" di Kantor dan di Rumah
 Riset: Mengerti Gosip, Perlu Kedewasaan

 Everyday, always find the moments where you can be useful: You'll be
surprised that they all require you to be useful to yourself first. ...And,
gabung di halaman facebook "Cantik Selamanya"... yuk...

Diposkan oleh Dian Manginta di label: culture, karir

Tips: Etika Mengirim dan Menerima Email – Dian Manginta – Cantik Selamanya 5