P. 1
SHIDA BAB 3

SHIDA BAB 3

|Views: 4,553|Likes:
Published by oja/

More info:

Published by: oja/ on Aug 15, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOC, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

10/29/2014

pdf

text

original

BAB 3 : PENGGUNAAN ALATAN PEJABAT

3.1

MESIN FAX

Rajah 3.1.1 Mesin fax 3.1.1 Pengenalan Mesin fax ialah sejenis mesin yang digunakan untuk menghantar sesuatu dokumen melalui talian. Untuk menggunakan mesin fax talian

36

telefon hendaklah sentiasa dibuka bagi memastikan penghantaran dokumen dapat diterima. Syarikat ini mempunyai satu mesin fax jenis HP Officejet 9100 series PCL 6. Syarikat ini juga sering menghantar fax ke luar Negara contohnya Vietnam dan Indonesia.

3.1.2

Kelebihan Mesin Fax  Dapat menghantar dokumen dengan selamat.  Dokumen juga dapat dihantar dengan cepat tanpa menggunakan khidmat pos laju.  Mesin fax juga boleh bertindak sebagai mesin fotocopy.

3.1.3

Keburukan Mesin Fax  Kemungkinan dokumen yang dihantar kurang jelas.  Dokumen yang dihantar tidak dapat sampai dengan cepat apabila talian fax sibuk.  Fax yang dihantar kadang-kadang tidak sampai.

3.1.4

Langkah-langkah untuk menggunakan mesin fax.  letakkan kertas.  tekan butang fax  masukkan nombor-jika nombor fax bukan dari pantai timur masukkan kod negeri.  tekan butang start.  tunggu sehingga report keluar untuk memastikan fax yang dihantar tiada masalah.

37

3.1.5

Komen

Apa yang dapat saya komenkan disini ialah penggunaan mesin fax ini tidak boleh kerap digunakan untuk menghantar dokumen yang penting kerana kadang-kadang apabila kita menggunakan mesin fax untuk menghantar dokumen yang penting pihak yang sepatutnya menerima fax yang dihantar mengatakan fax yang dihantar tidak sampai sedangkan laporan yang kita terima daripada mesin fax mengatakan fax telah dihantar.

3.1.6

Cadangan

Apa yang boleh saya cadangkan ialah penghantaran dokumen yang penting hendakalah dihantar menggunakan khidmat penghantaran pos laju samada melalui pos kerajaan ataupun khidmat pos laju yang ditawarkan oleh pihak swasta.

3.1.7

Kesimpulan

Semasa di politeknik saya hanya dapat mempelajari teori sahaja berkenaan dengan mesin fax ini dan apabila berada di syarikat ini saya telah dapat mempraktikkan teori yang telah saya pelajari. Ternyata untuk menggunakan mesin fax ini bukanlah susah.

38

3.2

PEMOTONG KERTAS (CUTTER) Rajah 3.2 Pemotong Kertas

3.2.1

Pengenalan

pemotong kertas mesin pemotong kertas digunakan untuk memotong kertas-kertas tanpa perlu menggunakan gunting atau pembaris. Penggunaan mesin ini sangat mudah dan menjimatkan masa.

3.2.2

Kebaikan pemotong kertas  Boleh memotong kertas tanpa berlaku ketidaksamaan apabila memotong kertas.  Lebih cepat berbanding menggunakan gunting.  Tidak mudah rosak.  Ringan dan boleh dibawa kemana-mana.  Tidak mendatangkan kecederaan kepada tangan atau jari.

3.2.3

Keburukan pemotong kertas  Tidak boleh memotong dokumen-dokumen yang lebih besar dari ruang pemotong kertas  Kesan potongan nampak tidak cantik apabila mata pemotong kertas tumpul.

3.2.4

Cara-cara menggunakan pemotong kertas

39

 Masukkan kertas ke dalam mata pemotong  Kemudian ukur mengikut saiz yang hendak dipotong.  Akhir sekali tarik mata pemotong untuk membuat potongan.

3.2.5

Komen

Pemotong kertas yang terdapat di syarikat ini adalah tidak sesuai dengan keadaan dimana kakitangan di syarikat ini ramai dan pemotong kertas sering digunakan. Kami terpaksa berkongsi pemotong kertas ini dengan bahagian kewangan yang terletak di bahagian atas.

3.2.6

Cadangan

Saya mencadangkan agar syarikat ini menambah bilangan pemotong kertas dalam pelbagai saiz memandangkan syarikat ini hanya mempunyai satu sahaja pemotong kertas dalam satu saiz sahaja.

3.2.7

Kesimpulan

Pemotong kertas ini memang sesuai digunakan oleh setiap premis kerana penggunaan pemotong kertas ini sangat menjimatkan masa.

40

3.3

MESIN FOTOSTAT Rajah 3.3.1 Mesin Fotostat

3.3.1

Pengenalan Mesin fotostat ialah mesin yang digunakan untuk membuat salinan

dalam kuantiti yang banyak tanpa perlu menaip atau menulis dengan tangan. Syarikat ini mempunyai satu mesin fotostat yang terletak di tingkat bawah iaitu bahagian pentadbiran.

3..3.4 Kebaikan menggunakan mesin fotostat. i. ii. iii. Dapat membuat salinan dalam kuantiti yang banyak. Dapat membuat salinan dalam tempoh yang segera. Dapat menjimatkan masa.

3.3.2 i. ii.

Keburukan menggunakan mesin fotostat. Tidak boleh membuat salinan yang terlalu banyak kerana boleh menyebabkan mesin fotostat itu rosak. Memerlukan orang yang pakar untuk mebaikinya jika berlaku kerosakan.

41

3.4

MESIN TAIP MANUAL Rajah 3.4.1 Mesin taip Manual

3.4.1

Pengenalan

Mesin taip manual ialah mesin yang tidak menggunakan tenaga elektrik untuk menggerakkannya. Mesin taip manual sangat berbeza berbanding komputer. Syarikat ini mempunyai satu mesin taip jenis manual di bahagian bawah iaitu bahagian pentadbiran dan empat mesin taip jenis masin taip manual dibahagian atas iaitu di bahagian akaun dan hartanah.

3.4.2

Tujuan dan ketika bila mesin taip perlu digunakan

Mesin taip manual akan digunakan untuk mengisi borang yang telah siap di ‘print’. Syarikat perlu menggunakan mesin taip kerana komputer tidak boleh mengisi borang yang telah siap di ‘print’. Mesin taip juga akan digunakan apabila hendak menaip alamat pada sampul surat, slip courier dan sebagainya yang memerlukan kita menggunakannya.

3.4.3 i.

Kelebihan mesin taip manual Ringan dan boleh dibawa kemana-mana. 42

ii.

Cara penggunaannya mudah dipelajari oleh semua kakitangan syarikat.

3.4.4 i. ii.

Keburukan mesin taip manual Terpaksa menggunakan ‘liquid paper’ apabila melakukan kesalahan. Tidak boleh menyimpan data.

3.5

MESIN PENGHANCUR KERTAS

3.5.1

Pengenalan Mesin penghancur kertas ialah mesin yang digunakan apabila

dokumen-dokumen sulit syarikat hendak dilupuskan. Mesin ini menggunakan tenaga elektrik untuk menggerakkannya. 3.5.2 i. ii. iii. Tujuan menggunakan mesin penghancur kertas Melupuskan dokumen-dokumen sulit syarikat. Dokumen-dokumen yang hendak dilupuskan itu dalam kuantiti yang banyak. Antara dokumen-dokumen yang biasa dilupuskan ialah Resolusi, Memorandum and Article of Association, Penyata kewangan dan lain-lain.

3.5.3

Kelebihan menggunakan mesin penghancur kertas.

43

i.

Dokumen syarikat dapat dilupuskan dengan selamat.

3.6

MESIN PENCETAK (PRINTER)

Rajah 3.6.1 HP Officejet 9100 series PCL 6 3.6.1 Pengenalan

‘Printer’ ialah mesin pencetak yang disambungkan pada komputer untuk mencetak data yang terdapat pada komputer. Di syarikat ini terdapat dua printer dibahagian pentadbiran dan dua printer dibahagian akaun. Printer yang terdapat di bahagian pentadbiran ialah printer jenis HP Officejet 9100 series PCL 6 dan HP Leser Jet 4V. Printer jenis HP Leser Jet 4V boleh mencetak data dalam saiz A3 dan A4 manakala printer jenis HP Officejet hanya boleh mencetak data dalam saiz A4 sahaja. 3.6.2 i. Tujuan menggunakan mesin pencetak Untuk mencetak data yang terdapat di dalam computer.

44

3.6

KOMPUTER

Rajah 3.7.1 Komputer 3.7.1 Pengenalan Komputer merupakan sebuah peranti elektronik yang memproses dan memanipulasikan data serta mengeluarkan data yang juga dipanggil maklumat. Ia juga merupakan mesin yang fleksibel kerana boleh diprogramkan(programmable), iaitu operasi computer bergantung kepada program yang digunakan oleh computer tersebut. Program merupakan sejujukan arahan yang mengarah computer untuk beroperasi.

45

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->