ANALISA SISTEM PENJUALAN PADA TOKO BANGUNAN KURNIA CIAWI-BOGOR

LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi matakuliah KKP pada program Diploma III

1. Rizki Fahruroji 2. Hamidi 3. Femy Defianto 4. Rizki Maulana 5. Mardian Gustanto 6. Jovi Gilbert

(12120731) (12120986) (12120524) (12120893) (12120314) (12120155)

Jurusan Manajemen Informatika Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika 2013

PERSETUJUAN DAN PENGESAHAN KULIAH KERJA PRAKTEK

Kuliah Kerja Praktik ini telah disetujui dan disahkan serta diizinkanuntuk dinilai pada periode : Tahun ajaran 2013/2014 semester empat

DOSEN PEMBIMBING AKADEMIK KELAS 12.4A.13

..
ii

PENILAIAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK

Kuliah Kerja Praktik ini telah dinilai pada tanggal.

PENILAI

(.)

Saran-saran dari penilai : ..

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kepada Allah SWT yang telah memberikan kami waktu untuk menyelesaikan makalah laporan KKP ini. Tujuan laporan KKP ini adalah untuk melaksanakan tugas mata kuliah metode penelitian pada semester lima. Sebagai bahan penulisan diambil berdasarkan hasil observasi dan wawancara langsung kepada narasumber, kami menyadari bahwa tanpa bimbingan dari semua pihak, maka penulisan laporan kuliah kerja praktik ini tidak lancar, oleh karena itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih kepada : 1. Bapak Ir.Naba Aji Notoseputro selaku Direktur AMIK BSI. 2. Bapak H.Mochamad Wahyudi, S.Kom. MM selaku Pudir I Bidang Akademik Bina Sarana Informatika. 3. Bapak H. Ahmad Ishaq, S.Kom. selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika AMIK Bina Sarana Informatika. 4. Bapak Dosen Pembimbing Akademik kelas 12.4A.13 5. Staf/Karyawan/Dosen dilingkungan AMIK BSI. 6. Bapak Helmi Abdat selaku pemilik Toko Bangunan Kurnia. 7. Para Karyawan Toko Bangunan Kurnia. 8. Orang tua kami yang telah memberikan dorongan moril maupun spiritual kepada kami. 9. serta rekan-rekan sejawat dan seperjuangan yang ikut memberikan
iv

bantuannya dalam penulisan laporan KKP ini. Serta semua pihak yang terlalu banyak untuk kami sebut satu persatu sehinga terwujudnya penulisan ini. Kami menyadari bahwa penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik masih jauh sekali dari sempurna, untuk itu kami mohon saran dan kritiknya yang bersifat membangun demi kesempurnaan dimasa yang akan datang. Akhir kata semoga laporan KKP ini dapat berguna bagi kami khususnya dan bagi para pembaca pada umumnya, amin yaa robbal alamin.Bogor,

22 November 2013

Penulis

DAFTAR ISI
Halaman Lembar Judul Kuliah Kerja Praktik ........................................................................ Lembar persetujuan dan Pengesahan Kuliah Kerja Praktik .................................... Lembar Penilai Laporan Kuliah Kerja Praktik........................................................ Kata Pengantar ........................................................................................................ Daftar Isi.................................................................................................................. Daftar Simbol .......................................................................................................... Daftar Gambar ......................................................................................................... Daftar Tabel ........................................................................................................... Daftar Lampiran ...................................................................................................... BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum ......................................................................................... 1.2 Maksud dan Tujuan .................................................................... 1.3 Metode Penelitian ....................................................................... 1.4 Ruang Lingkup ........................................................................... 1.5 Sistematika Penulisan ................................................................. LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem .................................................................. 2.2 Peralatan Pendukung (Tool System) ...........................................
3.1 Umum ...................................................................................................

i ii iii iv vi viii ix x xi 1 2 3 4 4 5 12
19

BAB II

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.2 Tinjauan Perusahaan ................................................................... 3.2.1 Sejarah Perusahaan ..................................................... 3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi .................................. Prosedur Sistem Berjalan ............................................................ Diagram Alir Data ...................................................................... Kamus Data ................................................................................ Spesifikasi Sistem Berjalan ........................................................ 3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan .................... 3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran ..................... Permasalahan Pokok ................................................................... Alternatif Pemecahan Masalah ................................................... 19 19 21 23 24 26 27 27 28 29 29

3.3 3.4 3.5 3.6

3.7 3.8

vi

BAB IV PENUTUP 4.1 4.2 Kesimpulan ................................................................................. Saran ........................................................................................... 30 30

Daftar Pustaka Daftar Riwayat Hidup Surat Keterangan PKL / Riset

vii

DAFTAR SIMBOL

A. Simbol Data Flow Diagram

External Entity Digunakan untuk menggambar suatu sumber atau tujuan pada urusan data.

Process Digunakan untuk menunjukkan adanya proses transformasi dan aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk.

Data Store Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.

Data Flow Menunjukkan perpindahan data dari satu titik ke titik lain.

viii

DAFTAR GAMBAR
1. Gambar III.1. Gambar Toko Bangunan Kurnia .......................................... 2. Gambar III.2. Struktur Organisasi ............................................................... 3. Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan ....................................... 4. Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan .............................................. 5. Gambar III.5 Diagram Detail Proses 1.0 .................................................... 21 22 24 25 25

ix

DAFTAR TABEL

1. Tabel II.1 Notasi Tipe Data ........................................................................ 2. Tabel II.2 Notasi Struktur Data ..................................................................

17 18

DAFTAR LAMPIRAN
1. 2. 3. 4. Lampiran A.1 Lampiran A.2 Lampiran A.3 Lampiran A.4

xi

BAB I PENDAHULUAN
1.1 UMUM Dalam era globalisasi ini seiring dengan perkembangan dan kemajuan teknologi yang semakin canggih, maka arus informasi haruslah cepat dan akurat. Dengan demikian luasnya kegiatan dan kebutuhan manusia semakin membutuhkan komputer guna menyelesaikan masalah dan kegiatan dengan cepat dan akurat hal ini pula yang dirasakan oleh perusahaan besar maupun perusahaan yang sedang berkembang. Di dalam menghadapi perdagangan bebas maka akan muncul berbagai masalah yang kompleks di dalam dunia usaha atau bisnis. Salah satu masalah yang kompleks itu adalah dibutuhkannya informasi yang luas yang dapat berguna bagi kepentingan pihak intern maupun ekstern. Pada dasarnya keberhasilan perusahaan maupun industri dalam menghadapi tantangan berat saat ini terletak pada kemampuan perusahaan dalam mengolah informasi tersebut. Selain itu juga memberikan dampak ekonomi tersebut berkaitan dengan perdagangan bebas. Sebagai akibat dalam menghadapi persaingan-persaingan yang akan terjadi dalam perdagangan bebas maka perusahaan maupun industry dituntut untuk meningkatkan sistem informasinya. Dalam pelaksanaan system informasi dengan efetif maka dibutuhkan teknologi komputer. Komputer merupakan alat canggih yang tepat waktu dan tepat

xii

guna dalam membantu pelayanan proses informasi, serta untuk mempermudah atau mempercepat proses kerja. Apabila suatu perusahaan atau industri telah menggunakan komputer untuk kegiatan usahanya, terutama kegiatan pengolahan data secara maksimal. Maka dapat dikatakan perusahaan tersebut system kerjanya bersifat manual. Dengan adanya sistem informasi maka perusahaan akan mengetahui hasil kegiatan usahanya atau pendapatannya melalui sub bagian dari sistem tersebut yaitu sistem penjualan. Berdasarkan uraian di atas maka penulis tertarik untuk membahas laporan KKP ini dengan judul Analisa Sistem Penjualan Pada Toko Bangunan Kurnia Bogor dengan penulisan laporan KKP ini diharapkan dapat membantu tercapainya perusahaan.

1.2

Maksud dan Tujuan

Adapun maksud penulisan laporan KKP ini adalah : 1. Agar penulis dapat membangun dan menambahkan suatu sistem penjualan pada Toko Bahan Bangunan Kurnia yang selama ini masih Manual, sehingga bisa beralih ke sistem yang terkomputerisasi. 2. Menerapkan dan mempraktikkan ilmu pengetahuan yang didapat selama perkuliahan. 3. Lebih meningkatkan eisiensi dan efektivitas pada perusahaan.

xiii

Sedangkan tujuan kami dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi mata kuliah Metode Penelitian pada semester empat jurusan Manajemen Informatika Akademik Manajemen Informatika Bina Sarana Informatika.

1.3

Metode Penelitian Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan

KKP khususnya bagi perancangan sistem. Di dalam kegiatan penelitian kami mengumpulkan data melalui cara : 1. Wawancara (Interview) Dalam penulisan laporan KKP ini untuk mendapatkan informasi secara lengkap dan akurat maka kami melakukan suatu metode tanya jawab dengan narasumber terkait mengenai semua hal kegiatan sistem penjualan yang berlangsung di dalam perusahaan.

2. Pengamatan (Observation) Tak hanya lewat wawancara tatapmuka, kami pun melakukan metode penelitian pengamatan atau Observation. Dengan mengamati hal-hal yang terjadi di perusahaan tentunya kami lebih mengerti dan memahami system yang berjalan di perusahaan tersebut.

3. Studi Pustaka
xiv

Selain melakukan kegiatan-kegiatan penelitian tersebut di atas, kami pun melakukan studi kepustakan melalui literatur-literatur atau referensi-referensi yang ada di perpustakaan.

1.4

Ruang Lingkup Di dalam penulisan laporan KKP ini kami membahas tentang sistem

penjualan pada Toko Bahan Bangunan Kurnia. Mengingat pembahasan dalam system penjualan ini cukup luas dan agar laporan KKP ini dapat mencapai sasaran, maka ruang lingkup pembahasan meliputi proses pemesanan barang, proses pembayaran dan proses laporan.

1.5

Sistematika Penulisan Sebelum membahas lebih lanjut, sebaiknya kami menjelaskan terlebih dahulu

secara garis besar mengenai sistematika penulisan. Sehingga pembaca dapat lebih mudah memahami isi Laporan KKP ini. Dalam penjelasan sistematika penulisan laporan KKP ini adalah: BAB I PENDAHULUAN Dalam bab ini diuraikan masalah secara umum, maksud dan tujuan kami menulis laporan KKP tersebut, metode penelitiannya dan ruang lingkup BAB II LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan uraian konsep dasar sistem dan peralatan pendukung sistem atau Tool System. BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
xv

Bab ini

menjelaskan

tentang umum, tujuan perusahaan dengan

menguraikan sejarah perusahaannya dan struktur organisasi dan fungsi, serta prosedur sistem berjalan, Diagram Alir Data, Kamus Data, Spesifikasi-spesifikasi. BAB IV PENUTUP Bab ini merupakan bab terakhir yang berisikan kesimpulan dari apa yang dibahas, kemudian dilanjutkan dengan saran-saran untuk mencapai suatu usaha dengan hasil yang optimal dan baik.

xvi

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem Konsep Dasar SistemTerdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebai berikut. Menurut Jerry FitzGerard, Andra F. FritzGerard, Warren D. Stalilings, Jr. dalam Jogiyanto (2005:1) Suatu sistem adalah satu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urutan-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F. Neuschel dalam Jogiyanto (2005:1) sebagai berikut ini. Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulias menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi.Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, Gordon B. Davis dalam Jogiyanto (2005:2) mendefinisikan sistem sebagai berikut ini. Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu

xvii

A. Pengertian Sistem Menurut Sutabri (2004:3) sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.Menurut Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald dan Warrant D. Stalling dalam Jogiyanto (2005:1) suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

B. Karakteristik Sistem Jogianto (2005: 3) mengemukakan sistem mempunyai karekteristik atau sifatsifat tertentu, yakni: 1. Komponen Suatu komponen terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi membentuk satu kesatuan. 2. Batasan Sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara satu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luar. 3. Lingkungan Luar (Enviroment) Lingkungan Luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang memengaruhi operasi sistem, lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. 4. Penghubung Sistem (Interface)
xviii

Penghubung atau interface merupakan media penghubung antara suatu sub sistem dengan sub sistem lainnya. 5. Masukan Sistem (Input) Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). 6. Keluaran Sistem (Output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat dimasukkan subsistem yang lain atau kepada sub apapun. 7. Pengolahan Sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem (Objective) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau goal atau sasaran(objective), kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya.

C. Klasifikasi Sistem Sistem Abstrak (Abstract System) adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara Sistem Fisikmanusia dengan Tuhan. Physical System adalah sistem yang nampak secara fisik, misalnya sistem komputer, sistem produksi, dan lain-lain.
xix

Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem Alamiah (Natural

System) adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi, terjadinya siang dan malam, pergantian musim. Sistem Buatan Manusia (Human Made System) adalah sistem yang melibatkan interaksi manusia, misalnya sistem akuntansi, sistem informasi, dan lain-lain

Sistem Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik (Deterministic System) adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, misalnya sistem komputer, adalah contoh sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer Sistem Probabilistik yang dijalankan.

(Probabilistic System) disebut juga dengan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi, karena mengandung sistem probabilistik, misalnya sistem manusia.

Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup Sistem Terbuka (Open System) adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya, misalnya sistem kebudayaan manusia. Sistem Tertutup (Close System) adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar.

xx

D. Pengertian Informasi Telah diketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Informasi menunjukkan hasil dari pengolahan data yang telah diorganisasikan dan berguna bagi orang yang menerimanya. Sistem Informasi merupakan suatu sistem pada organisasi yang memertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung informasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari luar oraganisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan pihak luar tertentu. Informasi merupakan hasil akhir dari data yang telah diproses pada suatu sistem sehingga menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya untuk pengambilan keputusan.

E. Pengertian Sistem Informasi Sistem merupakan suatu grup dari elemen-elemen baik berupa fisik maupun bukan fisik yang menunjukkan suatu kumpulan saling berhubungan diantaranya dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sasaran akhir dari suatu sistem. Sistem Informasi terdiri dari komponen-komponen yang tersebut dengan blok bangunan yang terdiri dari: A. Blok Masukan Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukkan, yang berupa dokumen-dokumen dasar.

xxi

B. Blok Model Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. C. Blok Keluaran Produk dari keluaran sistem informasi adlaah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen serta semua pemakai sistem.

D. Blok Teknologi Teknologi merupakan "tool box" dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membentuk pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Tekhnologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu tekhnisi (brainware), perangkat lunak (software) dan perangkat keras (hardware). E. Blok Basis Data Basis Data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer digunakan Data diakses perangkat untuk memanimpulasinya. Basis

atau dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak

paket yang disebut dengan DBMS (Database Management System). F. Blok Kendali
xxii

Banyak hal yang dapat merusak sistem Informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efesienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

F. Sistem Informasi Manajemen sistem informasi manajemen adalah Suatu kerangka yang menjadi alat-alat penghubung bagi sumber daya-sumber daya terkoordinasi guna mengumpulkan, memproses, mengendalikan dan informasi yang disampaikan melalui jaringan komunikasi ke berbagai pemakaian menuju satu tujuan atau lebih. Pendapat yang dikemukakan oleh Barry E Cushing, menurutnya Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu kumpulan manusia dan sumber modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk mengumpulkan dan mengolah data dalam menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkat manajemen dalam perancangan dan pengendalian aktivitas-aktivitas organisasi. Jadi Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu penerapan sistem yang melakukan fungsi-fungsi semua untuk operasi yang menyediakan organisasi dibutuhkan yang suatu semua informasi untuk dan

yang mempengaruhi

berguna organisasi

menyediakan informasi-informasi semua tingkatan manajemen.

xxiii

2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram menurut Jogiyanto (2005:700) adalah Diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus data sistem. Diagram Alir Data atau Data Flow Diagram merupakan alat yang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data didalam sistem dengan terstruktur dan jelas dan juga merupakan dokumentasi dari sistem yang baik.Istilah yang digunakan dalam DAD

A. Diagram Alir Data (DAD atau DFD) Menurut Raymond Me Leod, Jr. Diagram Alir Data "Merupakan alat pembuatan model yang sebagai memungkinkan suatu jaringan profesional proses sistem fungsional untuk yang

menggambarkan sistem dibutuhkan satu sama

lain dengan alur data baik secara manual ataupun

terkomputerisasi". Data Flow Diagram atau Diagram Arus data adalah suatu gambaran gratis dan suatu sistem yang menggunakan sejumlah bentuk-bentuk symbol untuk menggambarkan bagaimana data mengalir melalui suatu proses yang berkaitan. Simbol atau lambang yang digunakan dalam membuat diagram alir data yang lazim digunakan, terdiri dari empat buah symbol yaitu : 1) Entitas/Lingkungan Simbol ini Luar (External Entity)

digunakan

untuk menggambarkan asal atau tujuan data,

menunjukkan entitas atau kesatuan yang berhubungan dengan sistem, dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang akan memberikan input
xxiv

atau menerima input dari sistem atau keduanya digunakan dengan symbol empat persegi panjang. 2) Proses (Process) Simbol ini digunakan untuk proses kerja pengolahan yang atau transformasi oleh orang,

data, menunjukkan mesin untuk

kegiatan

atau

dilakukan

atau komputer dan hasil suatu data yang masuk kedalam proses menghasilkan arus data yang akan keluara dari proses, digambarkan

dengan simbol lingkaran. 3) Arus Data (Data Flow) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan aliran data yang

berjalan, menunjukan arus data yang berupa masukan untuk Sistem atau hasil dari proses sistem yang mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan entitas (external entity) digambarkan dengan arah panah. 4) Simpanan Data (Data Store) Simbol ini digunakan untuk menggambarkan Data Flow yang sudah disimpan, menunjukan suatu tempat penyimpanan data yang dapat berupa suatu file di Sistem Komputer, arsip atau catatan manual, tabel acuan dan lainlain digambarkan dengan sepasang garis horizontal. Tahap pembuatan Diagram Alir Data (DAD) dibagi menjadi tiga tingkatan kontruksi Diagram Alir Data yaitu : 1. Diagram Konteks

xxv

Diagram ini dibuat untuk menggambarkank sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk

menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada. 2. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahap-tahap proses yang akan ada didalam konteks atau penjabaran secara rinci. 3. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci dari tahapan proses yang ada dalam diagram. Berikut ini adalah aturan main Diagram Alir Data dan bentuk rambutrambut atau aturan main yang baku dan berlaku dalam penggunaan diagram alir data untuk membuat model sistem yaitu : a. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan antara

eksternal entity dengan eksternal entity lain secara langsung. b. Didalam diagram alir data tidak boleh menghubungkan data store dengan data store yang lain secara langsung. c. Didalam diagram alir data tidak diperkenankan menghubungkan data store dengan eksternal entity secara langsung. d. Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

xxvi

B. Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-

kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada didalam Diagram Alir Data sifatnya global dan hanya dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatat. Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data harus memuat hal-hal berikut: 1. Arus Data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data didalam diagram arus data. 2. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di diagram alira data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 3. Tipe Data

xxvii

Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data. 4. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 5. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya. 6. Volume Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari yang arus data. Volume rata-rata menunjukkan tertentu.

banyaknya arus data

mengalir

dalam satu

periode

Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. 7. Periode

xxviii

Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentanng analisis data tersebut. Selain hal tersebut diatas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan, yang disebut notasi tipe data Notasi atau Simbol yang digunakan dibagi menjdai dua macam yaitu sebagai : a. Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun input suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel II.1. Notasi Tipe Data

xxix

b.

Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut :

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

xxx

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1 UMUM Dengan perkembangan pembangunan yang semakin pesat akhir-akhir ini, sekarang banyak usaha dibidang penyedia bahan bangunan yang berkembang. salah satu usaha yang bergerak dibidang ini adalah Toko bahan bangunan. Dengan adanya Toko bahan bangunan ini memudahkan para konsumen untuk membeli bahan bangunan yang dibutuhkan. Apalagi dengan sistem kekeluargaan yang artinya barang bisa diambil dulu uang belakangan, toko ini mulai menunjukkan progress yang baik. Walaupun dengan resiko yang cukup besar tentunya jika sistem penjualan ini diterapkan kepada konsumen yang beru dikenal. Maka dari itu toko ini hanya memberlakukan pada konsumen yang sudah dikenal saja dan bisa dibilang sebagai pengikat agar mereka tidak pindah kelain toko.

3.2

Tinjauan Perusahaan Dalam tinjauan Toko bahan Bangunan Kurnia ini berisi tentang sejarah

perusahaan, struktur organisasi, serta fungsi-fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut.

3.2.1

Sejarah Perusahaan

xxxi

Toko Kurnia mulai berdiri pada tanggal 21 agustus 2000 sebelumnya pemilik toko telah membuka toko serupa di daerah Cilendek Bogor pada tahun 1991 sampai dengan tanun 1999 alasannya ditutup dikarenakan tidak ada yang menjaga toko tersebut. setelah out barulah pemilik membuka baru lagi di daerah Ciawi-Bogor pada tahun 2000. Toko ini tidak memiliki database laporan secara terkomputerisasi karena menurut pemiliknya hal itu untuk toko-toko yang sudah besar, unutk toko seperti kami ini rasanya tidak perlu dilakukan, jawabnya ketika sesi interview. Visi: Menjadi Perusahaan yang lebih maju dengan mengutamakan pelayanan yang baik dan ramah.

Misi: 1. Memberikan kepuasan dan kenyamanan bagi pembeli yang dating. 2. Memberikan produk dagang yang berkualitas. 3. Membangun struktur organisasi bisnis yang kuat dengan didukung oleh tenaga kerja berkualitas dalam jumlah mencukupi. 4. Menciptakan bisnis dengan hasil usaha yang optimal bagi Stakeholder.

xxxii

Gambar III.1. PT. TB Kurnia

3.2.2

Struktur Organisasi dan Fungsi Untuk mengolah daya perusahaan manusia, dengan baik dan optimal, terutama yang

terhadap sumber

perusahaan

menerapkan

manajemen

dituangkan dalam bentuk struktur organisasi merupakan sarana yang sangat penting untuk menjalankan fungsinya. Adapun struktur organisasi ini sendiri dapat dikatakan sebagai suatu kerangka yang mewujudkan suatu pola tetapi dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu kerjasama. Bentuk struktur organisai yang dimiliki oleh Toko Bangunan Kurnia adalah sebagai berikut :
xxxiii

Gambar III.2 Struktur Organisasi Toko Bangunan Kurnia

Fungsi dari setiap bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut : 1. PEMILIK yaitu sebagai pengelola yang menerima laporan penjualan dari kasir yang dilaporkan setiap hari, bertugas membuat laporan keuangan sebagai keperluan setor pajak penghasilan setiap tahun. Dan yang bertugas dalam pemesanan barang dari supplier.

2. KASIR yaitu bertugas menerima dan melayani konsumen dan mencatat semua transaksi yang kemudian dilaporkan kepada pemilik sebagai pengelola setiap hari. mengecek barang yang ada di gudang/toko yang kemudian dilaporkan kepada pemilik. 3. SUPIR yaitu bertugas mengantar pesanan barang. 4. KENEK yaitu bertugas untuk bongkar muat barang dari mobil.
xxxiv

3.3 Prosedur Sistem Berjalan Dalam proses transaksi penjualan pada Toko Kurnia dilayani oleh seorang Kasir yang kemudian dicatat didalam bon rangkap dua, setelah itu bon kemudian diberikan kepada supir yang bertugas mengantarkan barang yang tercatat pada bon, apabila belum dibayar maka bon tersebut dibawa keduanya/rangkap dua oleh supir. Supir kemudian memerintahkan kepada keneknya untuk mengangkut barang yang tercatat di bon/bukti transaksi. Setelah sampai ke tempat tujuan kemudian supir memberikan bon rangkap dua tersebut kepada konsumen yang kemudian untuk ditandatangani sebagai tanda bukti pengiriman, apabila konsumen tersebut membayar ditempat maka bon putih diberikan kepada konsumen dan bon merah diberikan kepada supir, apabila belum membayar atau menghutang maka bon putih diberikan kepada supir dan bon merah diberikan kepada konsumen. Setelah pengiriman selesai kemudian supir melaporkan kepada kasir bahwa barang telah dikirim dan memberikan bon putih atau bon merah. jika bon putih harus disertai dengan uang pembelian konsumen tersebut, jika setelah dihitung kurang maka yang bertanggung jawab mengganti kerugian adalah supir Setelah kami lakukan riset pada sebuah Toko Kurnia sebagai penyedia bahan bangunan ternyata sistem penjualan yang berjalan pada toko Kurnia masih manual yaitu tidak menggunakan sistem yang telah terkomputerisasi, dan pencatatannya masih menggunakan bon rangkap dua yang ditulis manual sebagai bukti transaksi. Kasir kemudian mencatat kembali transaksi pada buku laporan harian, yang kemudian akan dilaporkan kepada pemilik disertai dengan bon-bonnya.
xxxv

3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan Dari hasil analisa kami yang dilakukan di Toko Bangunan Kurnia ini dapat diketahui bentuk sistem secara garis besarnya dapat dilihat dalam diagram di halaman berikut ini :

Gambar III.3 Diagram Konteks Sistem Berjalan Keterangan gambar : 1. Konsumen memesan barang. 2. Kasir menerima pesanan barang dari konsumen. 3. Kasir mengecek dan memberikan barang yang diinginkan. 4. Konsumen menerima barang dari kasir. 5. Pemilik toko menerima laporan dari kasir berupa laporan transaksi harian. 6. Pemilik toko menyimpan laporan di data store.
xxxvi

7. Laporan-laporan yang disimpan. 8. Data yang diambil dari data store oleh eksternal entitiy.

Gambar III.4 Diagram Nol Sistem Berjalan

xxxvii

Gambar III.5 Diagram Detail Sistem Berjalan

3.5 Kamus Data Sistem Berjalan Pada Kamus Data ini terdapat keterangan tertulis mengenai suatu data secara kebih rinci, karena kamus data harus dapat memberikan keterangan yang jelas tentang data yang dicari. yang akan dijelaskan disini adalah Dokumen Masukan dan Dokumen Keluaran yang berhubungan dengan sistem penjualan Toko Bahan Bangunan Kurnia.

A. Kamus Data Dokumen Masukan a. Nota Penjualan Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data : Nota Penjualan : NP : Cetakan Manual Kertas Putih : Konsumen---Proses Pembayaran : Sebagai bukti transaksi pembelian barang : Setiap kali terjadi transaksi : Setiap harinya 30 lembar puncaknya 60 lembar : Header+isi

Keterangan: Header = Nama Konsumen+Alamat+No Telp

xxxviii

Isi = Nama Barang Pesanan

B. Kamus Data Dokumen Keluaran a. Nota Pengiriman (Rangkap kedua dari Nota Penjualan) Nama Arus Data Alias Bentuk Data Arus Data Penjelasan : Nota Pengiriman : NK : Cetakan Manual Kertas Merah : Konsumen---Proses Pengiriman : Sebagai bukti barang yang dikirim sesuai dengan yang ada di Nota Penjualan Periode Volume Struktur Data : Setiap kali terjadi transaksi : Setiap harinya 30 lembar puncaknya 60 lembar : Header+isi+Footer

Keterangan: Header = Nama Toko+Alamat+No Telp+Tanggal+Nama Pemesan+Nota Isi = Quantity + Nama Barang + Harga Satuan + Jumlah{14} footer = Tanda terima + Tanda tangan

3.6.

Spesifikasi Sistem Berjalan Yang dimaksud dengan spesifikasi sistem berjalan adalah perincian dari

bentuk dokumen-dokumen

yang

digunakan

dalam

proses penjualan. Bentuk

xxxix

dokumen itu sendiri digolongkan dalam dua bagian, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran.

3.6.1. Bentuk Dokumen Masukan Bentuk dokumen masukan adalah bentuk dari dokumen-dokumen

yang masuk atau diterima untuk melakukan proses. Di bawah ini adalah uraian bentuk dokumen masukan yang ada dalam sistem penjualan pada Toko Bahan Bangunan Kurnia. 1. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah Bentuk : Form pesanan barang : Catatan Pesanan Barang dan pengiriman : Konsumen : Kasir : Setiap kali terjadi transaksi : 1 lembar : Lampiran A1

3.6.2

Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dokumen keluaran merupakan bentuk dari dokumen-dokumen yang

keluar dari sebuah proses. Dibawah ini adalah uraian bentuk Dokumen Keluaran yang ada di dalam Sistem Penjualan pada Toko Bahan Bangunan Kurnia

1. Nama Dokumen Fungsi

: Nota Penjualan : Catatan transaksi Penjualan

xl

Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah Bentuk

: Kasir : Konsumen : Setiap kali terjadi transaksi : 1 lembar : Lampiran A2

2. Nama Dokumen Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Jumlah Bentuk

: Nota Pengiriman (Rangkap kedua Nota Penjualan) : Validasi pegiriman barang : Kasir : Konsumen : Setiap kali terjadi transaksi : 1 lembar : Lampiran A3

a. Permasalahan Proses sistem penjualan yang terjadi di Toko bangunan Kurnia ini masih menggunakan sistem manual artinya segala pencatatan transaksi tidak

terkomputerisasi. Hal ini tentunya saja terdapat kelemahan-kelemahan antara lain: 1. Database yang belum lengkap dan belum lengkapnya item-item yang dibutuhkan. 2. Belum adanya sistem yang mendukung proses pengolahan data yang baik. 3. Belum adanya sistem laporan penyewaan yang dibutuhkan oleh manager 4. Masih adanya data yang redundan
xli

1.8

Alternatif Pemecahan masalah Untuk mengatasi masalah tersebut, agar dibuatnya database dan item-item

yang dibutuhkan dibutuhkan

yaitu

dengan

sistem

komputerisasi.

Laporan

yang

oleh pemilik nantinya akan lebih cepat dan akurat dan diperjelas lagi

data-data yang tidak redudan. Dengan adanya alternative pemecahan masalah ini diharapkan sistem penjualan pada Toko Kurnia dapat berjalan dengan baik.

xlii

BAB IV PENUTUP
4.1. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis dan data yang diperoleh penulis pada PT. TB Kurnia, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: a. Proses pembelian barang pada PT. TB Kurnia belum menggunakan sistem yang terkomputerisasi, melainkan masih menggunakan sistem manual. b. Karena masih menggunakan sistem yang manual, sehingga dapat

menimbulkan suatu permasalahan dan mengganggu efektifitas dan efisiensi perusahaan. c. Dengan menggunakan sistem yang secara manual, dapat menimbulkan resiko kesalahan pencatatan data.

4.2.

Saran Dari kesimpulan tersebut, penulis mencoba memberikan beberapa saran

sebagai masukan yang mungkin berguna bagi PT. TB Kurnia yakni sebagai berikut: a. Dalam proses pembelian barang sebaiknya menggunakan sistem yang terkomputerisasi, agar dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi

perusahaan. Dengan sistem yang terkomputerisasi juga dapat mengurangi resiko kesalahan.

xliii

b. Jika ingin menggunakan sistem yang terkomputerisasi, sebaiknya disesuaikan dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan. c. Semua pihak yang terlibat harus lebih aktif dalam berkoordinasi dan berkomunikasi agar dapat memperlancar proses pembelian barang. DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hannif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern. Edisi ke Satu. Yogyakarta:Andi. HM, Jogianto. 2005. SistemTeknologiInformasi. Yogyakarta: Andi. Sutabri, Tata. 2004. SistemInformasiAkuntansi. Yogyakarta: Andi http://id.wikipedia.org/wiki/Perseroan_terbatas

xliv