MOHAMAD SHUHMY SHUIB

BIMBINGAN DAN LATIHAN AWAL (BLA)

 BIMBINGAN DAN LATIHAN
AWAL (BLA)
Early Guidance and Training (EGT), Seminar &
Consultancy
No 307, Jalan E2/6, Taman Ehsan, 52100, Kepong, Selangor Darul
Ehsan
Tel: 03 62745391
No Pendaftaran: 001588765-V

BAHAGIAN LATIHAN
METRIKULASI KEDAH
KEDAH

PROGRAM KURSUS/BENGKEL FAIL MEJA

Memberi panduan untuk Ketua-Ketua Jabatan berhubung dengan penyediaan Manual

Prosedur Kerja dan Fail Meja bagi pegawai dan staf masing-masing. Panduan ini
bertujuan untuk membantu Ketua-Ketua Jabatan menyediakan Manual Prosedur Kerja
(MPK) dan Fail Meja (FM) dengan lebih berkesan dan berkualiti.

Manual Prosedur Kerja adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat

jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur
yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-
tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Dokumen ini adalah rujukan utama yang
akan membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan.

Dalam bengkel ini peserta dapat penjelasan dan kefahaman bagaimana membuat
serta mewujudkan Fail Meja masing-masing. Panduan mengenai Manual Prosedur
Kerja dan Fail Meja akan dijelaskan pada empat perkara utama iaitu:

• Konsep dan rasional penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
• Kandungan Manual Prosedur Kerja
• Kandungan Fail Meja
• Penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

”SELAMAT BERKURSUS”

DISEDIAKAN OLEH:
MOHAMAD SHUHMY SHUIB
PEGAWAI LATIHAN DAN KOORDINATOR KURSUS
BIMBINGAN DAN LATIHAN AWAL (BLA)
(Early Guidance and Training (EGT), Seminar & Consultancy)
 PROGRAM KURSUS/BENGKEL FAIL MEJA
METRIKULASI KEDAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

Tarikh Masa Perkara

Hari 08.30-10.30 Pengenalan MPK/FM

Pertama (2 jam) • Konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

11.00-13.00 Fail Meja (FM)

(2 jam) Kandungan Manual Prosedur Kerja
• Latar Belakang Jabatan/Pejabat
• Objektif Jabatan/Pejabat
• Carta Organisasi Jabatan/Pejabat
• Fungsi Utama Jabatan/Pejabat
• Aktiviti-aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama
• Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti
• Carta Aliran Kerja
• Borang

14.30-16.30 Bengkel FM (1)

(2 jam) • Kandungan Manual Prosedur Kerja

20.30-22.30 Bengkel FM (2)

(2 jam) • Kandungan Manual Prosedur Kerja

Hari Kedua 08.30-10.30 Kaedah & Proses MPK/FM

(2 jam) Kandungan Fail Meja
• Carta Organisasi Jabatan/Pejabat
• Carta Organisasi Bahagian/Unit
• Objektif Jabatan/Pejabat
• Objektif Bahagian/Unit
• Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan
Pegawai-pegawai Lain
• Peraturan-peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti
• Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan
Dengan Pegawai
• Carta Aliran Kerja
• Senarai Semak/Checklist
• Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas
Pegawai
• Senarai Undang-undang Dan Peraturan Yang
Diperlukan
• Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai
• Norma Kerja
• Senarai Tugas Harian
 11.00-13.00 Bengkel FM (3)
(2 jam) • Penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

14.30-16.30 Bengkel FM (4)

(2 jam) • Kandungan Fail Meja

20.30-22.30 Bengkel FM (5)

(2 jam) • Kandungan Fail Meja

Hari Ketiga 08.30-10.30 Perentasi (Persembahan Kumpulan)

(2 jam)
11.00-13.00 Perentasi (Persembahan kumpulan)
(2 jam)
13.00 Rumusan & Bersurai

KAEDAH

Kaedah penyampaian yang berkesan, kami menggunakan peralatan

dan kaedah seperti:-

Penerangan dan Perbincangan (discussion)

Nota
Latihan Berkumpulan (Latihamal)
LCD
Perentasi (persembahan berkumpulan & Individu)
Kertas majong (marker pen)
Soal jawab (Q&A)

BAYARAN PROFESIONAL

Kursus berjalan selama tiga hari (20 jam pertemuan). Bayaran tenaga
pengajar dan peralatan mengajar RM5200.00 sahaja termasuk nota
kursus. Sekira ada pertanyaan sila hubungi saya Mohamad Shuhmy bin
Shuib Tel: 016-6749056 atau 03 62745391

Terima kasih.
DISEDIAKAN OLEH:
MOHAMAD SHUHMY SHUIB
PEGAWAI LATIHAN DAN KOORDINATOR KURSUS
BIMBINGAN DAN LATIHAN AWAL (BLA)
(Early Guidance and Training (EGT), Seminar & Consultancy)

Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bilangan 8 Tahun 1991

Panduan Mengenai
Manual Prosedur Kerja dan
Fail Meja

Tujuan
Memberi panduan untuk Ketua-Ketua Jabatan berhubung dengan penyediaan Manual
Prosedur Kerja dan Fail Meja bagi pegawai dan staf masing-masing. Panduan ini
bertujuan untuk membantu Ketua-Ketua Jabatan menyediakan Manual Prosedur Kerja
(MPK) dan Fail Meja (FM) dengan lebih berkesan dan berkualiti.

Latar Belakang
Manual Prosedur Kerja adalah sebuah dokumen rujukan bagi peringkat
jabatan/pejabat, mengandungi fungsi dan objektif rasmi pejabat, prosedur-prosedur
yang jelas serta pegawai dan staf yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap-
tiap aktiviti yang dipertanggungjawabkan. Dokumen ini adalah rujukan utama yang
akan membantu jabatan/pejabat berfungsi dengan cekap dan berkesan.

Keterangan mengenai fungsi dan objektif rasmi yang sejelasjelasnya dan diketahui
secara dekat dan terperinci oleh setiap anggota jabatan/pejabat akan membolehkan
mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan. Prosedur kerja yang terperinci
serta penentuan tanggungjawab yang jelas pula akan juga membantu pegawai dan
staf menjalankan tugas masing-masing dengan lebih cekap dan teratur.

Fail Meja pula adalah dokumen rujukan bagi peringkat individu/ jawatan. Dokumen
ini, antara lain, mengandungi carta jabatan/ pejabat yang menunjukkan kedudukan
individu dalam jabatan/pejabat berkenaan, objektif Jabatan dan Bahagian di mana
individu ini ditempatkan serta prosedur kerja yang terlibat dengan jawatan individu
yang berkenaan. Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja adalah alat pengurusan yang
dapat menyumbang kepada peningkatan kecekapan serta keberkesanan
jabatan/pejabat.

Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail

Meja
Panduan mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja mengandungi penjelasan
mengenai empat perkara iaitu:

• Konsep dan rasional penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja
• Kandungan Manual Prosedur Kerja
• Kandungan Fail Meja
• Penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Konsep Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

MPK dan FM adalah dua dokumen rujukan rasmi yang perlu ada dalam sesebuah
jabatan/pejabat. Kedua-dua dokumen ini adalah alat pengurusan penting yang dapat
menyumbang kepada peningkatan produktiviti jabatan/pejabat keseluruhannya.

MPK adalah dokumen rujukan untuk peringkat jabatan/ pejabat. Ia mengandungi

maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai jabatan/pejabat, seperti
sejarah dan rasional penubuhan jabatan/pejabat, objektif, fungsi, prosedur dan
pegawai/staf yang bertanggungjawab melaksanakan prosedur tersebut.

Maklumat mengenai sejarah dan rasional penubuhan jabatan/ pejabat akan

membolehkan individu dalam jabatan/pejabat mengetahui mengapa jabatan/pejabat
ditubuhkan dan apakah harapan-harapan jabatan/pejabat terhadap mereka.
Maklumat mengenai objektif dan fungsi utama jabatan/pejabat pula akan
membolehkan individu dalam jabatan/ pejabat mengetahui tujuarah yang perlu
diikuti dalam melaksanakan tanggungjawab masing-masing. Penetapan fungsi
jabatan/ pejabat serta pembahagian aktiviti yang jelas antara bahagian dan unit di
bawah jabatan/pejabat membolehkan setiap individu di dalam jabatan/pejabat jelas
mengenai parameter tugas masing-masing dengan tepat di samping mengetahui
tugas-tugas bahagian/ unit/ individu lain dalam jabatan/pejabat.

MPK mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja. Tiap-tiap kerja

mempunyai proses dan peraturan yang tertentu. Kerja yang dijalankan dengan tidak
mengikut proses dan peraturan yang telah ditetapkan boleh menimbulkan kelewatan,
pembaziran masa dan ketidakcekapan. Bagi membolehkan kerja dibuat dengan tepat
dan cekap, satu cara yang sistematik perlu diwujudkan. Adalah penting proses,
peraturan, pegawai yang bertanggungjawab dan hubungan kerja di antara pegawai
dikenalpasti, disusun dan dibukukan dengan jelas supaya ia dapat dijadikan sebagai
bahan rujukan. Cara bekerja yang jelas dan teratur akan meningkatkan produktiviti
jabatan/pejabat. Bagi menyenangkan rujukan, tiap-tiap Ketua Bahagian perlu
dibekalkan dengan MPK.

FM pula berperanan untuk meningkat kecekapan dan keberkesanan tiap-tiap seorang

individu dalam jabatan/pejabat. Untuk tujuan ini FM dirangka khusus untuk
memberikan panduan terperinci mengenai semua tugas yang dijalankan oleh
seseorang individu setiap hari. Asas FM adalah senarai tugas dan tanggungjawab
seseorang individu dalam jabatan/pejabat. Rangkaian prosedur dan senarai semak
(checklist) yang terdapat dalam FM adalah garis panduan langkah demi langkah yang
dapat memandu setiap individu menjalankan tugas mereka dengan cekap.
Peruntukan kuasa dan undang-undang yang terlibat dengan tanggungjawab
seseorang individu juga dimuatkan dalam FM. Objektif Jabatan, objektif Bahagian dan
Unit serta carta yang menunjukkan kedudukan individu dalam Bahagian atau Unit
masing-masing akan membantu individu- individu memahami peranan mereka dalam
jabatan/pejabat

MPK dan FM juga berguna sebagai alat latihan terutama kepada pegawai baru
dilantik atau pegawai yang baru ditukarkan ke sesuatu jabatan/pejabat. Biasanya
pegawai- pegawai ini sukar memahami kerja baru mereka dan kerapkali mengambil
masa yang panjang untuk mempelajari cara-cara menjalankan tugas. Didapati
mereka banyak bergantung kepada pengalaman rakan-rakan yang terdahulu dan
tiada satu dokumen rasmi yang menyenaraikan susunan kerja yang tertib untuk
dirujuk.

MPK adalah untuk rujukan semua pegawai/staf. Hanya satu MPK akan disediakan bagi
satu jabatan/pejabat. Fokus utama MPK adalah jabatan/pejabat dan tujuan
penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan kecekapan dan
keberkesanan jabatan/pejabat keseluruhan. Sementara fokus utama FM adalah
individu dan tujuan penyediaan dan penggunaannya adalah untuk meningkatkan
kecekapan dan keberkesanan tugas yang dilaksanakan oleh individu. FM perlu
disediakan untuk semua individu/jawatan dalam jabatan/pejabat.

Penyediaan MPK dan FM membawa beberapa kebaikan seperti berikut:

a. Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan

rasmi;
b. Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;
c. Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi;
d. Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;
e. Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru;
f. Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan
lain;
g. Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan
sistem dibuat;
h. Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja; dan
i. Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

Pelaksanaan KMK
Latar Belakang Jabatan/Pejabat : Latar belakang jabatan/pejabat mencatatkan
sejarah penubuhan sesebuah jabatan/pejabat. Maklumat-maklumat seperti tujuan
dan mtlamat jabatan/pejabat ditubuhkan serta akta atau perundangan yang
berkaitan akan dikandungkan di dalam latar belakang ini. Maklumat-maklumat di
dalam latar belakang boleh dijadikan asas untuk membentuk strategi bertindak
jabatan/pejabat. Ia juga menjadi sumber rujukan utama ke arah membentuk dan
menyusun struktur, fungsi dan objektif jabatan/pejabat. Selain daripada itu
maklumat-maklumat tersebut juga dapat membantu para penyelidik dan mereka
yang berminat untuk mengetahui dan mendapatkan bahan-bahan mengenai
sesebuah jabatan/ pejabat.

Objektif Jabatan/Pejabat : Objektif jabatan/pejabat adalah kenyataan mengenai

apa yang hendak dicapai oleh sesebuah jabatan/pejabat iaitu selaras dengan
matlamat penubuhannya. Objektif jabatan/pejabat amat penting kerana ia
menjelaskan dengan tepat tujuarah jabatan/ pejabat dan adalah asas bagi proses
pengurusan strategik. Oleh yang demikian pengurusan atasan hendaklah
membentuk objektif jabatan/pejabat masing-masing dengan baik, menjelaskannya
kepada ahli-ahli dalam jabatan/ pejabat dan mempastikan objektif ini dicapai.
Objektif jabatan/pejabat juga menjadi asas bagi pembentukan objektif bahagian/unit.

Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta organisasi jabatan/pejabat

menggambarkan struktur yang menunjukkan fungsi, aktiviti dan hierarki di dalam
sesebuah jabatan/pejabat. Carta organisasi jabatan/pejabat ini dijadikan sebagai
rangkakerja dan panduan dalam menjalankan aktiviti-aktiviti jabatan/pejabat bagi
membantu jabatan/pejabat mencapai objektif yang ditetapkan. Kepada seseorang
pekerja di dalam jabatan/pejabat, carta organisasi jabatan/pejabat amat penting bagi
menjelaskan perkara-perkara berikut:

a. Aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh jabatan/pejabat.

b. Rantaian perintah (chain of command)

Bagi jabatan/pejabat pula, struktur atau carta organisasi jabatan/pejabat amat

berguna bagi membantu pihak pengurusan membuat perancangan seperti:

a. penambahan atau pengurangan kakitangan;

b. pembesaran fungsi-fungsi jabatan/pejabat;
c. perancangan latihan staf; dan
d. saluran maklumat-maklumat pengurusan.

Carta organisasi jabatan/pejabat adalah berbeza-beza di antara satu jabatan/ pejabat

dengan jabatan/pejabat yang lain kerana kelainan dari segi aktiviti, fungsi dan
peranan yang dimainkan. Ianya juga boleh berubah-ubah dari semasa ke semasa
selaras dengan perkembangan yang berlaku dalam jabatan/pejabat. Oleh itu, carta
jabatan/pejabat di dalam MPK dan FM perlu dikemaskini.

Fungsi Utama Jabatan/Pejabat Fungsi utama jabatan/pejabat adalah tugas-tugas

utama yang dijalankan bagi membolehkan jabatan/pejabat mencapai objektif
penubuhannya. Fungsi-fungsi utama ini adalah bergantung kepada jenis-jenis
kegiatan sesebuah jabatan/pejabat. Kegiatan- kegiatan ini ada yang khusus untuk
jabatan/pejabat tersebut sahaja dan ada yang merupakan kegiatan biasa (common
activity) bagi setiap jabatan/pejabat

Aktiviti-Aktiviti Bagi Setiap Fungsi Utama Aktiviti ialah kerja yang dijalankan di
bawah fungsi utama. Pelaksanaan sesuatu aktiviti melibatkan tenaga manusia,
peralatan, bahan, masa dan kos.
Proses Kerja Bagi Setiap Aktiviti Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu
diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan
sesuatu aktiviti. Adalah penting bagi proses kerja disenaraikan kerana pekerja akan
jelas dengan tindakan-tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan sesuatu
aktiviti. Proses kerja yang jelas dapat:

a. Mengelakkan kesilapan operasi dan perundangan ketika menjalankan

tugas;
b. Memperlihatkan tindakan-tindakan lengkap yang perludiambil semasa
menjalankan tugas;
c. Membantu kerja penyeliaan;
d. Memudahkan semakan dan pindaan ke atas proses kerja apabila
pengemaskinian diperlukan;
e. Mengurangkan arahan biasa yang berulang-ulang;
f. Memendekkan masa latihan kepada pekerja-pekerja baru;
g. Ia mengekalkan tahap kecekapan dan keberkesanan kerja seseorang
pegawai;
h. Memudah dan melicinkan urusan harian pejabat; dan
i. Menjamin pencapaian kualiti kerja melalui standard kerja yang telah
ditetapkan.

Tindakan-tindakan bagi menyediakan proses kerja adalah seperti berikut:

a. Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis jenis aktiviti yang

memerlukan penyediaan proses kerja;
b. Sediakan turutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut;
c. Mula dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap proses;
dan
d. Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil tindakan ke atas
langkah-langkah yang berkenaan.

Carta Aliran Kerja Carta aliran kerja ialah gambaran secara grafik atau gambarajah
ke atas tindakan-tindakan yang terlibat dalam satu aktiviti atau prosedur. Carta aliran
kerja diperlukan kerana ia dapat memperlihatkan dengan jelas setiap langkah atau
tindakan yang perlu diambil mengikut turutan yang betul, iaitu menunjukkan
peringkat permulaan dan peringkat selesai yang dijelaskan secara ringkas. Carta
aliran memberikan kefahaman kepada staf mengenai tugas dan tanggungjawab
masing-masing. Carta aliran kerja hendaklah disediakan selepas penyediaan proses
kerja. Langkah-langkah bagi penyediaan carta aliran kerja adalah seperti berikut:

a. Rujuk proses kerja bagi aktiviti yang terlibat;

b. Sediakan carta aliran kerja terperinci berdasarkan proses kerja aktiviti
tersebut; dan
c. Gunakan simbol-simbol carta aliran yang ditetapkan.

Borang Borang adalah alat pengurusan yang penting dalam urusan pentadbiran
pejabat. Borang digunakan untuk:

a. Menyimpan dan merekodkan maklumat;

b. Menyenangkan maklumat direkod dengan cara yang teratur dan
sistematik;
c. Membolehkan maklumat yang perlu dan mustahak sahaja yang
direkodkan.
Kandungan Fail Meja
Carta Organisasi Jabatan/Pejabat: Penerangan mengenai carta organisasi
jabatan/pejabat yang menunjukkan fungsi jabatan/pejabat adalah sama seperti yang
dijelaskan di dalam Bahagian Kandungan MPK.

Carta Organisasi Bahagian/Unit Carta organisasi bahagian adalah pecahan dari

carta jabatan/pejabat. Di dalam FM, hanya carta bahagian yang berkaitan dengan
individu/pekerja sahaja yang perlu disediakan. Misalnya, jika individu itu bertugas
sebagai Kerani Perkhidmatan, hanya carta Bahagian Perkhidmatan sahaja yang perlu
dimasukkan dalam FMnya. Kedudukan individu ini perlu ditandakan dalam carta
organisasi bahagian/unit berkenaan. Carta ini perlu untuk menjelaskan kepada
pekerja yang bertugas di Bahagian tersebut mengenai:

a. Aktiviti yang dilaksanakan oleh bahagian/unitnya;

b. Siapa rakan-rakan sejawat yang boleh membantu mengambilalih
tugasnya semasa ia berkursus, bertugas di luar pejabat atau bercuti;
c. Pegawai atasan yang boleh dirujuk sekiranya ia menghadapi masalah
dalam melaksanakan tugas-tugas harian; dan
d. Di mana dirinya/jawatannya ditempatkan di bahagian/unit berkenaan.

Objektif Jabatan/Pejabat Penerangan mengenai objektif jabatan/pejabat adalah

seperti yang dijelaskan di dalam Bahagian Kandungan MPK.

Objektif Bahagian/Unit Objektif bahagian/unit adalah pecahan kepada objektif

jabatan/pejabat dan ia dinyatakan dalam bentuk objektif jangkapendek yang perlu
dicapai oleh bahagian. Setiap aktiviti yang dijalankan oleh bahagian/unit haruslah
menyumbang ke arah pencapaian objektif jabatan/pejabat pada keseluruhannya.
Objektif bahagian/unit hendaklah dinyatakan dengan tepat, jelas, boleh dicapai dan
boleh diukur supaya pihak pengurusan boleh membuat keputusan dan penilaian
kemajuan dengan berkesan berasaskan objektif-objektif yang ditetapkan. Tujuan
menyediakan objektif bahagian/unit adalah seperti berikut:

a. memberi tujuarah yang jelas kepada setiap bahagian bagi mencapai

objektif jabatan/pejabat;
b. menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan
aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah bahagian/unit supaya
memenuhi objektif jabatan/pejabat;
c. menjadi asas bagi penilaian keberkesanan sesebuah bahagian/unit
bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi bahagian/ unit berkenaan;
d. menetapkan keutamaan-keutamaan jangkapanjang bahagian/unit;
e. membolehkan seseorang pengurus menilai keberkesanan sesuatu
rancangan supaya ia dapat diubah jika perlu; dan
f. merupakan mekanisma penyelarasan antara penyelia-penyelia dan
pekerja-pekerja.

Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain

Senarai tugas ialah senarai yang menjelaskan dengan tepat dan terpennci mengenai
tugas, tanggungjawab dan kuasa seseorang pegawai untuk menjalankan tugas-
tugasnya. Setiap pegawai perlu mempunyai satu senarai tugas. Ini adalah penting
bagi memaklumkan kepada pemegang jawatan mengenai tugas, tanggungjawab,
pengetahuan atau kemahiran yang diperlukan. Setiap senarai tugas perlu
mengandungi perkara-perkara berikut:
 a. Nama Jabatan/Pejabat/Bahagian/Unit
b. Jawatan Yang Disandang
c. Tugas dan tanggungjawab:

Kuasa yang diberikan kepada seseorang pegawai perlu dimaklumkan. Ini untuk
memudahkan seseorang pegawai bertindak atau membuat keputusan mengikut had
yang dibenarkan. Hubungan kerja pegawai dengan pegawai-pegawai lain perlu
diketahui. Ini penting dijelaskan bagi membantu pegawai menyelesaikan sesuatu
tugas. Hubungan kerja pegawai lain dibahagikan kepada empat cara iaitu:

• Hubungan kerja dengan pegawai atasan

• Hubungan kerja dengan pegawai bawahan
• Hubungan kerja dengan rakan sejawat
• Hubungan kerja dengan pegawai dari agensi-agensi luar

Senarai tugas, kuasa dan hubungan kerja perlu dimasukkan ke dalam FM kerana:

• dapat menjelaskan tugas dan tanggungjawab seseorang pegawai;

• memudahkan pihak pengurusan merancang kursus yang sesuai untuk
seseorang pegawai;
• memudahkan pegawai menguruskan tugas yang dipertanggungjawabkan;
• setiap pegawai mengetahui had-had kuasa yang diperuntukkan; dan
• menjelaskan hubungan di antara seseorang pegawai dengan pegawai lain
samada didalam jabatan/pejabat atau dengan pegawai-pegawai di
jabatan/pejabat yang lain.

Peraturan-Peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti Tiap-tiap aktiviti

mempunyai beberapa peraturan pentadbiran yang harus diketahui oleh pegawai-
pegawai sesebuah jabatan/ pejabat. Ia merupakan peraturanperaturan jabatan/
pejabat yang mesti dipatuhi dalam menjalankan sesuatu aktiviti.

Proses Kerja Bagi Aktiviti-Aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pegawai Konsep

proses kerja adalah seperti yang diterangkan dalam Bahagian Kandungan MPK. Untuk
FM, senarai jawatan pegawai yang meluluskan tindakan dan senarai undang-undang
dan peraturan yang berkaitan perlu disertakan dalam proses kerja. Bagi
menyediakan proses kerja, tindakan seperti berikut perlu dilaksanakan:

a. Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jenis kerja yang

memerlukan penyediaan proses kerja;
b. Sediakan turutan tindakan mengenai kerja tersebut;
c. Mulakan dengan perkataan 'perbuatan' bagi menyenaraikan setiap
proses;
d. Senaraikan pegawai yang perlu dirujuk; dan
e. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan
tugas berkenaan.

Carta Aliran Kerja Penerangan mengenai carta aliran kerja adalah seperti yang
diterangkan dalam Bahagian Kandungan MPK. Carta aliran kerja bagi FM seseorang
pegawai hendaklah diambil daripada carta aliran yang terdapat dalam MPK bagi
aktiviti yang berkaitan dengan pegawai berkenaan. Langkah-langkah dalam aktiviti
yang melibatkan pegawai berkenaan perlu ditandakan. Dengan menandakan
langkah-langkah ini pegawai berkenaan akan dapat dimaklumkan mengenai
tanggungjawab dan peranannya dalam menyelesaikan sesuatu aktiviti.

Senarai Semak/Checklist Checklist ialah satu alat perancangan dan kawalan kerja
yang ringkas dan tepat mengenai tindakan-tindakan yang perlu diambil dalam
mengendalikan sesuatu aktiviti. Ia boleh berbentuk rangkai kata, soalan dan jawapan
ataupun pernyataan peringatan yang diperlukan mengikut jenis/bidang aktiviti yang
dilakukan. Seboleh-bolehnya, checklist disusun mengikut tertib turutan tindakan di
mana sesuai.

Checklist berfungsi sebagai pelan tindakan di dalam melaksanakan sesuatu aktiviti.

Kepentingannya amat ketara sekali terutama bagi aktiviti-aktiviti seperti memproses
permohonan, semakan keselamatan, semakan kualiti, perancangan dan kawalan
pelaksanaan projek-projek pembangunan, persediaan sebelum mengadakan
mesyuarat, persidangan dan seminar, pemilihan serta pengambilan pekerja, latihan
dan perancangan kemajuan kerjaya. Checklist perlu disediakan kerana ia:

a. Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil

dalam melaksanakan sesuatu aktiviti harian;
b. Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan
kerja;
c. Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama yang melibatkan
aktiviti teknikal seperti jadual perjalanan udara dan laut, prosesan
alatan dalam 'assembly line' dan pengekalan kualiti;
d. Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha
menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dan
memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah;
e. Menjadi semakan terhadap perkara-perkara penting yang perlu diberi
perhatian sebelum diteliti atau diluluskan seperti penyediaan kertas
kabinet, kertas cadangan atau yang berkaitan dengan pemprosesan
lesen/permit/ kelulusan;
f. Menjadi alat mengawal dan menyelaras tindakan-tindakan yang
diambil oleh berbagai-bagai unit; dan
g. Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas.

Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai Konsep borang adalah
seperti penerangan konsep borang dalam Bahagian Kandungan MPK. Senarai borang-
borang dalam FM adalah bertujuan membantu pegawai berkenaan mengetahui
borang-borang yang berkaitan dengan tugasnya. Contoh senarai borang bagi
pegawai yang bertugas di Bahagian Permohonan Kad Pengenalan adalah seperti
berikut:

a. Borang Daftar Permohonan Kad Pengenalan (JPN 1/1);

b. Borang Permohonan Kad Pengenalan (JPN 1/2); dan
c. Borang Permohonan Gantian Kad Pengenalan (JPN 1/3).

Senarai Undang-Undang Dan Peraturan Yang Diperlukan Senarai undang-

undang dan peraturan yang perlu ada dalam FM adalah petikan kecil daripada
arahan-arahan rasmi yang perlu dirujuk oleh seseorang pegawai. Hanya arahan-
arahan yang masih digunakan sahaja yang perlu dikandungkan dalam FM. Senarai
undang-undang dan peraturan adalah perlu kerana ia:

a. Menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu

dilaksanakan dengan sah;
 b. Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan,
yang biasanya tersimpan di pelbagai bahagian/unit dalam sesebuah
jabatan/ pejabat; dan
c. Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan.

Cara menyediakan senarai undang-undang dan peraturan ini adalah seperti berikut:

a. Kumpulkan semua perundangan dan peraturan yang ada kaitan

langsung dengan tugas jawatan berkenaan. Undang-undang dan
peraturan tersebut adalah seperti Pekeliling Am, Pekeliling
Perbendaharaan, Perintah Am, Akta akta tertentu, Peraturan Pejabat,
Arahan dan lain-lain;
b. Sediakan senarai undang-undang dan peraturan tersebut dengan
mencatitkan bilangan,tahun dikeluarkan, tarikh serta tajukringkas
sesuatu arahan tersebut;
c. Kandungkanpetikan daripada perundangan dan peraturan tersebut
yang mana mempunyai kaitan dengan jawatanjawatan berkenaan.

Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai Senarai jawatankuasa yang perlu ada

dalam FM adalah semua jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan.
Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuk tempoh 6 bulan.
Tujuan menyenaraikan jawatankuasa-jawatankuasa ini ialah supaya pegawai
berkenaan mengetahui jawatankuasa- jawatankuasa yang dianggotainya dan
membolehkannya membuat persediaan dan perancangan awal sebelum hadir ke
mesyuarat jawatankuasa jawatankuasa tersebut. Senarai ini juga membolehkan
pegawai baru yang mengambilalih tugas mengetahui jawatankuasajawatankuasa
yang perlu dianggotainya.Di dalam senarai tersebut perlu dicatit nama, kekerapan
mesyuarat dan jenis keanggotaan sama ada Pengerusi, Setiausaha, Ahli Tetap, Ahli
Turut Hadir, Ahli Jemputan dan lain-lain.

Norma Kerja Norma kerja ialah jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang
telah ditetapkan bagi menyiapkan sesuatu kerja. Norma kerja ini boleh menjadi
panduan kepada pekerja dalam melaksanakantugas supaya tahap prestasi yang
diharapkan dapat dicapai sepenuhnya. Ia Juga menjadi asas mengukur pencapaian
produktiviti sesuatu kerja. Melalui pembaikan dalam persekitaran kerja, sama ada
penggunaan teknologi baru, latihan staf dan lain-lain motivasi bekerja, norma kerja
boleh diubahsuai supaya selaras dengan usaha-usaha pembaikan yang telah
dijalankan. Norma kerja membantu dalam memperbaiki kaedah bekerja bagi tujuan
mengurangkan pembaziran dan kesllapan bekerja. Bagi mewujudkan norma kerja,
langkah-langkah berikut boleh diikuti:

• Dapatkan norma kerja bagi jawatan yang berkenaan atau yang bersamaan
dari sumber-sumber yang boleh digunakan, sekiranya ada, dan sesuaikan
dengan kebolehan/ keupayaan penyandang jawatan tersebut, peralatan
dan mesin-mesin di pejabat.

Jika belum ada norma kerja diwujudkan dari sumber-sumber lain,jalankan kajian
pengukuran kerja bagi mewujudkan norma kerja yang diperlukan.

Senarai Tugas Harian Senarai tugas harian ialah format bagi mengingati dan
merancang aktiviti-aktiviti utama yang perlu dilaksanakan pada hari berkenaan.
Senarai ini sebaik-baiknya diletakkan di atas meja supaya mudah dirujuk. Senarai
tugas harian memudahkan pegawai merancang kerja atau mengambil tindakan-
tindakan penting lebih awal. Dengan itu dapat menggalakkan amalan pengurusan
masa yang cekap dan berkesan. Senarai tugas harian boleh disediakan sama ada di
sebelah petang selepas waktu pejabat ataupun sewaktu mula bekerja di sebelah
pagi. Tandakan mana-mana tindakan yang telah selesai dan catitkan alasan bagi
tindakan yang memerlukan tindakan susulan atau tertangguh. Penggunaan senarai
tugas harian boleh diselaraskan dengan keperluan seseorang pegawai iaitu boleh
disediakan secara mingguan atau bulanan. Ada juga jenis jawatan yang hanya sesuai
menggunakan checklist sebagai panduan dalam perancangan kerja mereka. Dengan
itu senarai tugas harian tidak akan digunakan.

Penyediaan Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja

Penyediaan MPK dan FM memerlukan perancangan yang teratur dan teliti.
Penglibatan pengurusan atasan amat diperlukan dalam penyediaan kedua-dua buku
ini. Bagi memudah dan melicinkan penyediaan buku-buku ini, Ketua- ketua Jabatan/
Pejabat perlu melantik seorang pegawai kanan sebagai Penyelaras dan Pasukan
Petugas perlu diwujudkan bagi penyediaan buku-buku ini. Bagi menyediakan
kandungan MPK, langkah-langkah berikut perlu dilaksanakan:

a. Tentukan objektif jabatan/pejabat;

b. Sediakan carta organisasi jabatan/pejabat;
c. Senaraikan fungsi-fungsi utama jabatan/pejabat;
d. Senaraikan aktiviti-aktiviti di bawah setiap fungsi utama;
e. Sediakan proses kerja yang terlibat bagi tiap-tiap aktiviti;
f. Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap aktiviti; dan
g. Senaraikan semua borang yang digunakan.

Bagi menyediakan kandungan FM, langkah-langkah berikut perlu dilaksanakan:

a. Sertakan objektif jabatan/pejabat yang telah disediakan bagi MPK;

b. Sediakan objektif bahagian/unit;
c. Tandakan kedudukan bahagian/unit di dalam carta organisasi
jabatan/pejabat yang disediakan bagi MPK;
d. Sediakancarta organisasi bahagian/unit dan tandakan kedudukan
kedudukan pegawai di dalam bahagian/unit;
e. Senaraikan tugas, tanggungjawab, kuasa dan hubungan kerja pegawai
berkenaan;
f. Senaraikan semua peraturan-peraturan pentadbiran bagi aktiviti-
aktiviti utama (senarai aktiviti adalah seperti yang disediakan bagi
MPK);
g. Senaraikan semua proses kerja yang perlu di bawah tiap-tiap tugas
dan tanggungjawab;
h. Senaraikan semua pegawai berkenaan yang memberi kelulusan;
i. Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan;
j. Sediakan carta aliran kerja bagi tiap-tiap tugas;
k. Sediakan checklist/senarai semak bagi tiap-tiap tugas;
l. Rekodkan norma kerja yang ada;
m. Senaraikan jawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai;
n. Sediakan format senarai tugas harian; dan
o. Gunakan norma-norma kerja yang ada bagi jadual norma kerja.

MPK dan FM perlu dikemaskini apabila berlaku perubahan dalam jabatan/pejabat.

Peraturan, prosedur kerja dan borang-borang yang tidak digunakan lagi berikutan
dari perubahan yang berlaku hendaklah dikeluarkan dari manual ini dan diganti
dengan yang baru. Ini akan menjamin supaya manual ini sentiasa kemaskini dan
digunakan oleh setiap pegawai di jabatan/pejabat masing-masing.

Penutup
Panduan ini telah menggariskan kepentingan menyediakan MPK dan FM serta
perkara-perkara yang perlu dikandungkan ke dalam kedua-dua buku ini. Tindakan
untuk menyediakan MPK dan FM ini melibatkan semua pegawai dan staf sesebuah
jabatan/ pejabat. Adalah diharapkan dengan panduan ini, penyediaan MPK dan FM
dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan.