KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat serta karunia-Nya kepada kami sehingga kami berhasil menyelesaikan Makalah ini yang alhamdulillah tepat pada waktunya yang berjudul Siklus Pengeluaran.

Makalah ini berisikan tentang informasiAktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran. Isi dari makalah ini diharapkan dapat memberikan informasi kepada kita semua tentang siklus pengeluaran.

Kami menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan Makalah ini.

Akhir kata, kami sampaikan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan Makalah ini dari awal sampai akhir. Semoga Allah SWT senantiasa meridhai segala usaha kita. Amin.

Bandung 22 April 2013

Penyusun

Sistem Informasi Akuntansi

Page 1

DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG

BAB II PEMBAHASAN 2.1 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN 2.2 REVIEW AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENGELUARAN 2.3 PENGENDALIAN; TUJUAN, ANCAMAN DAN PROSEDUR 2.4 KEBUTUHAN INFORMASI SIKLUS PENGEUARAN

BAB III KESIMPULAN

Sistem Informasi Akuntansi

Page 2

BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Informasi merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran suatu perusahaan yang mengarahkan kegiatan sehari-hari suatu perusahaan serta membantu dalam mengambil suatu keputusan. Kerangka kerja yang tersktruktur yang lebih dikenal sebagai Sistem Informasi merupakan sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan di distribusikan kepada para pemakai, sehingga dalam hal ini sistem informasi sudah seharusnya mendapat perhatian yang diperlukan agar perusahaan dapat tetap berjalan secara efisien dan efektif. Sistem informasi akan cenderung makin meluas dan kompleks jika perusahaan bertumbuh semakin besar. Dengan adanya sarana ini, maka pimpinan dalam perusahaan dapat memadukan segala kegiatan usahanya, dan mengelola perusahaannya seefektif mungkin. Suatu Informasi biasanya terdiri atas beberapa subsistem dimana subsistem ini bergantung kepada luasnya perusahaan, jumlah pegawai yang ada serta scope daripada perusahaan itu sendiri. Sehingga dapat dikatakan bahwa tidak semua perusahaan memiliki suatu sistem informasi yang memadai karena unuk mendesain suatu sistem itu sendiri diperlukan biaya yang cukup besar dan biasanya manfaat daripada sistem informasi ini baru akan terasa bila diterapkan pada suatu perusahaan yang besar dimana benefit yang akan diterima oleh perusahaan tersebut akan lebih besar dibanding dengan biaya (cost) yang telah dikeluarkan untuk merancang suatu sistem dalam perusahaan. Dalam suatu perusahaan serangkaian didapati bentuk kecurangan yang dilakukan oleh para pegawai yang masih sering kali terjadi. Sistem informasi akuntansi dapat digunakan sebagai alat kontrol atau alat pengawas untuk mencegah yterjadinya bentuk kecurangan tersebut. Suatu bentuk subsistem dari Sistem Informasi Akuntansi yang akan penulis angkat dalam penulisan ini yaitu : siklus pengeluaran dalam suatu perusahaan. Siklus pengeluaran yang ada dalam suatu perusahaan biasanya terdiri atas sistem pembelian, sistem pembayaran utang/sistem pengeluaran kas dan sistem pengeluaran kas dan sistem penggajian. Ketiga sistem ini merupakan bentuk kegiatan bisnis yang ada dalam sutau perusahaan disamping sistem-sistem lainnya. Dalam sistem pembelian diakui adanya kebutuhan untuk membeli persediaan fisik dan melakukan pemesanan dengan pemasok. Ketika barang diterima, sistem pembelian mencatat peristiwa tersebut dengan menambaha persediaan dan membentuk akun utang dagang untuk dibayar pada tanggal yang ditetapkan.

Sistem Informasi Akuntansi

Page 3

Dalam Sistem pengeluaran, ketika kewajiban dihasilkan dari sistem pembelian yang telah jatuh tempo, sistem pengeluaran kas mengotorisasi pembayaran tersebut, mengeluarkan data kepada pemasok dan mencatat transaksi dengan mengurangi kas dan akun utang dagang. Sedangkan dalam Sistem Penggajian, data pemakaian tenaga kerja dari setiap pegawai dikumpulkan kemudian dilakukan penghitungan gaji bagi tiap pegawai dan mengeluarkan cek pembayaran kepada pihak pegawai. Karena kompleksitas akuntansi yang berkaitan dengan gaji, kebanyakan perusahaan memiliki sistem terpisah untuk pemrosesan pembayaran gaji. Suatu bentuk kontrol atau pengawasan dari ketiga sistem diatas didukung dengan adanya suatu bukti atau dokumen yang menjadi pendukung atas terjadinya suatu transaksi dalam suatu perusahaan. Sehingga sangtlah tepat jika perusahaan menggunakan Sistem Informasi Akuntansi sebagai alat kontrol bagi jalannya operasi perusahaan secara efektif dan efisien dan mengurangi bentuk kecurangan yang mungkin terjadi di dalam perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi

Page 4

BAB II PEMBAHASAN

2.1 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS KEGIATAN PENGELUARAN Tiga aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus pengeluaran adalah: a. Memesan barang, persediaan, dan jasa b. Menerima dan menyimpan barang-barang c. Membayar untuk item ini Kegiatan ini mencerminkan kegiatan dalam siklus pendapatan. 2.2 REVIEW AKTIVITAS BISNIS SIKUS PENGEUARAN A.PEMESANAN BARANG, SUPPLIES, DAN LAYANAN Keputusan kunci dalam proses ini melibatkan mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak untuk membeli dan dari siapa. Kelemahan dalam pengendalian persediaan dapat menciptakan masalah signifikan dengan proses ini: Catatan akurat menyebabkan kekurangan. Salah satu faktor kunci yang mempengaruhi proses ini adalah metode pengendalian persediaan yang akan digunakan. Inventory Control Metode Alternatif Kami akan mempertimbangkan tiga pendekatan alternatif untuk pengendalian persediaan: a. Economic Order Quantity (EOQ) b. Material Requirement Product (MRP) c. Just In Time (JIT) Ket : a. EOQ adalah pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan. Tujuan: Menjaga stok cukup sehingga produksi tidak terganggu. Dalam pendekatan ini, ukuran pemesanan yang optimal dihitung dengan meminimalkan jumlah beberapa biaya,yaitu: -biaya pemesanan -membawa biaya -biaya persediaan habis Rumus EOQ juga digunakan untuk menghitung reorder point, yaitu, tingkat persediaan di mana suatu tatanan baru harus ditempatkan. Lainnya, pendekatan yang lebih baru mencoba untuk meminimalkan atau menghilangkan jumlah persediaan. b. MRP berusaha untuk mengurangi tingkat persediaan dengan meningkatkan ketepatan teknik peramalan dan teknik penjadwalan produksi dan pembelian di sekitar perkiraan itu. c. Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan atau menghilangkan persediaan dengan membeli atau memproduksi hanya dalam respon aktual (sebagai lawan diperkirakan) penjualan. Sistem Informasi Akuntansi Page 5

Sistem ini sering memiliki, pengiriman kecil bahan, suku cadang, dan perlengkapan langsung ke lokasi di mana produksi akan terjadi. Sebuah pabrik dengan sistem JIT akan memiliki akses ganda untuk di berbagai pusat kerja mereka. Persamaan dan perbedaan antara MRP dan JIT:

Penjadwalan produksi dan akumulasi persediaan Jadwal MRP produksi untuk memenuhi perkiraan penjualan dan menciptakan stok persediaan barang jadi akan tersedia bagi penjualan mereka. JIT jadwal produksi dalam menanggapi penjualan aktual dan hampir menghilangkan persediaan barang jadi, karena barang yang dijual sebelum mereka dibuat. Sifat produk Sistem MRP lebih cocok untuk produk yang memiliki prediksipermintaan, seperti staples konsumen. Sistem JIT sangat cocok untuk produk dengan siklus hidup yang relatif singkat (misalnya, fashion item) dan untuk permintaan yang sulit untuk diprediksi. Biaya dan efisiensi Keduanya dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi atas pendekatan EOQ tradisional. Terlalu banyak atau terlalu sedikit Dalam kedua kasus, Anda harus dapat: a.Cepat memproses produksi jika ada permintaan tak terduga b.Cepat menghentikan produksi jika persediaan terlalu banyak mengumpulkan Apapun sistem pengendalian persediaan, pemrosesan order biasanya dimulai dengan permintaan pembelian diikuti oleh generasi dari order pembelian. Permintaan untuk membeli barang atau persediaan dipicu oleh salah satu: Pengendalian persediaan fungsi; atau Seorang karyawan memperhatikan kekurangan. Sistem persediaan canggih kontrol otomatis memulai permintaan pembelian ketika kuantitas turun di bawah titik pemesanan ulang. Kebutuhan untuk membeli barang biasanya menghasilkan penciptaan permintaan pembelian. permintaan pembelian adalah sebuah dokumen kertas atau bentuk elektronik yang mengidentifikasi: a. Siapa yang meminta barang b. Dimana mereka harus disampaikan c. Ketika mereka dibutuhkan d. Item nomor, deskripsi, jumlah, dan harga e. Mungkin pemasok disarankan f. Nomor departemen dan nomor rekening yang akan dikenakan Sebagian besar detail pada pemasok dan barang yang dibeli dapat ditarik dari pemasok dan file persediaan master. Sistem Informasi Akuntansi Page 6

Permintaan pembelian diterima oleh agen pembelian (alias, pembeli) dalam pembelian departemen, yang biasanya melakukan kegiatan pembelian. Dalam perusahaan manufaktur, fungsi ini biasanya melapor kepada VP Manufacturing Sebuah keputusan penting adalah pemilihan supplier. Pertimbangan utama adalah: 1. Harga 2. Kualitas 3. Keteguhan Terutama penting dalam sistem JIT karena pengiriman terlambat atau cacat dapat menyebabkan seluruh sistem berhenti. Akibatnya, sertifikasi bahwa pemasok memenuhi ISO 9000 standar kualitas adalah penting. Sertifikasi ini mengakui bahwa pemasok memiliki proses kontrol kualitas yang memadai. Setelah pemasok telah dipilih untuk suatu produk, identitas mereka harus menjadi bagian dari file induk persediaan produk sehingga proses seleksi tidak harus dilakukan untuk setiap pembelian. Daftar alternatif yang potensial juga harus dijaga. Untuk produk yang jarang digunakan, proses seleksi dapat diulang setiap waktu. Sangat penting untuk melacak dan secara berkala mengevaluasi kinerja pemasok, termasuk data mengenai: 1. Harga beli 2. Mengolah dan skrap biaya 3. Pemasok kinerja pengiriman Fungsi pembelian harus dievaluasi dan dihargai berdasarkan seberapa baik meminimalkan total biaya, bukan hanya biaya pembelian barang. Sebuah pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronik yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk tertentu dengan harga tertentu. PO adalah baik kontrak dan janji untuk membayar. Ini mencakup: - Nama agen pemasok dan pembelian - Order dan tanggal pengiriman yang diminta - Pengiriman lokasi - Metode Pengiriman - Rincian barang pesanan Beberapa pesanan pembelian dapat diselesaikan untuk satu permintaan pembelian jika beberapa vendor akan mengisi permintaan. Jumlah perintah juga mungkin berbeda dari jumlah yang diminta untuk mengambil keuntungan dari diskon kuantitas. Perintah selimut adalah komitmen untuk membeli barang-barang tertentu dengan harga tertentu dari pemasok tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan. Mengurangi ketidakpastian pembeli tentang sumber bahan diandalkan Membantu pemasok kapasitas rencana dan operasi TI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas fungsi pembelian. Sopir biaya utama adalah jumlah pesanan pembelian diproses.

Sistem Informasi Akuntansi

Page 7

Waktu dan biaya dapat dipotong oleh:

a.Menggunakan EDI untuk mengirimkan pesanan pembelian b.Menggunakan vendor-dikelola persediaan sistem c. Reverse pelelangan d.Pra-penghargaan audit e. Pengadaan kartu untuk pembelian kecil B. Menerima dan menyimpan barang-barang Departemen menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya laporan ke gudang manajer, yang melapor kepada VP Manufacturing. Toko persediaan biasanya menyimpan barang. Juga melaporkan kepada manajer gudang. Penerimaan barang harus dikomunikasikan kepada fungsi pengendalian persediaan untuk memperbarui catatan persediaan. Dua tanggung jawab utama dari departemen penerima adalah: -Memutuskan apakah akan menerima pengiriman -Memeriksa kuantitas dan kualitas barang yang dikirim -Keputusan pertama didasarkan pada apakah ada pesanan pembelian yang valid. -Menerima memerintahkan barang limbah waktu, penanganan dan penyimpanan. Memverifikasi jumlah barang yang dikirim penting agar: -Perusahaan hanya membayar untuk barang yang diterima -Catatan persediaan yang diperbarui secara akurat

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam proses ini: Ini mendokumentasikan nomor tanggal barang yang diterima, pengirim, pemasok, dan PO. Menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan kuantitas untuk setiap item. Menyediakan ruang untuk tanda tangan dan komentar oleh orang yang menerima dan diperiksa. Penerimaan jasa biasanya didokumentasikan oleh persetujuan pengawas dari faktur pemasok. Ketika barang tiba, seorang petugas penerima membandingkan nomor PO pada slip kemasan dengan file PO terbuka untuk memverifikasi barang diperintahkan. Kemudian menghitung barang. Memeriksa untuk kerusakan sebelum routing ke gudang atau pabrik.

Tiga kemungkinan pengecualian dalam proses ini: -Jumlah barang berbeda dari jumlah memerintahkan -Barang-barang yang rusak -Barang-barang yang berkualitas rendah

Jika salah satu pengecualian terjadi, agen pembelian menyelesaikan situasi dengan pemasok. Pemasok biasanya memungkinkan penyesuaian ke faktur untuk perbedaan kuantitas. Jika barang rusak atau rendah, memo debit disusun setelah pemasok setuju untuk menerima kembali atau memberikan diskon. Satu salinan pergi ke pemasok, yang kembali memo kredit dalam pengakuan. Satu salinan ke Sistem Informasi Akuntansi Page 8

rekening hutang untuk menyesuaikan akun hutang. Satu salinan untuk pengiriman dikembalikan ke pemasok dengan barang yang sebenarnya. TI dapat membantu meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan penerima: - Barcode Mewajibkan pemasok untuk produk barcode mempercepat proses penghitungan dan meningkatkan akurasi. - RFID Frekuensi radio pasif identifikasi (RFID) tag menghilangkan kebutuhan untuk memindai kode bar. EDI and satellite technology EDI dan teknologi satelit memungkinkan untuk melacak lokasi yang tepat dari pengiriman masuk dan telah menerima staf di tangan untuk membongkar truk. Juga memungkinkan driver untuk diarahkan ke dermaga pemuatan barang tertentu di mana akan digunakan. -Audit Audit dapat mengidentifikasi peluang untuk memotong biaya pengangkutan dan dapat memastikan bahwa pemasok tidak penagihan untuk biaya transportasi yang seharusnya mereka berasumsi. Membayar untuk item ini

Ada dua dasar sub-proses yang terlibat dalam proses pembayaran: 1. Persetujuan faktur vendor Persetujuan faktur vendor dilakukan oleh departemen hutang, yang melapor ke controller. Kewajiban hukum untuk membayar muncul ketika barang diterima. Namun sebagian besar perusahaan hanya membayar setelah menerima dan menyetujui faktur. Perbedaan waktu mungkin memerlukan jurnal penyesuaian pada akhir periode fiskal.

Tujuan dari hutang: Mengotorisasi pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima. Membutuhkan informasi dari: -Pembelian-tentang adanya order pembelian yang sah -Menerima-untuk menerima laporan yang mengindikasikan barang diterima Ada dua pendekatan dasar untuk faktur vendor pengolahan: 1.Non-voucher sistem Setiap faktur disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika cek ditulis, faktur ditandai "dibayar" dan kemudian disimpan dalam file faktur dibayar. 2. Voucher sistem Sebuah voucher pencairan disiapkan yang berisi: -Posisi faktur untuk pemasok. -Net jumlah yang harus dibayar setelah diskon dan tunjangan.

Sistem Informasi Akuntansi

Page 9

-Voucher pencairan efektif yang menunjukkan rekening akan didebet dan dikreditkan, bersama dengan nomor rekening. Keuntungan dari sistem voucher: -Faktur beberapa dapat dibayar sekaligus, yang mengurangi jumlah cek yang ditulis. -Voucher dapat pra-nomor yang menyederhanakan jejak audit untuk hutang. -Persetujuan Faktur dipisahkan dari pembayaran faktur, yang membuatnya lebih mudah untuk menjadwalkan baik untuk memaksimalkan efisiensi.

2. Realisasi pembayaran faktur Pembayaran tagihan dilakukan oleh kasir, yang melapor kepada bendahara. Kasir menerima paket voucher, yang terdiri dari faktur vendor dan dokumentasi pendukung, seperti pesanan pembelian dan laporan penerimaan. Paket voucher kewenangan penerbitan cek atau EFT kepada pemasok. Efisiensi pengolahan dapat ditingkatkan dengan: -Mewajibkan pemasok untuk mengirimkan faktur dengan EDI. -Setelah sistem secara otomatis menyesuaikan faktur ke PO dan laporan penerimaan. -Menghilangkan faktur vendor. -Menggunakan kartu pengadaan untuk non-persediaan pembelian. -Menggunakan kartu kredit perusahaan dan bentuk elektronik untuk biaya perjalanan. -Mempersiapkan anggaran kas berhati-hati untuk mengambil keuntungan dari awal-pembayaran diskon. - Menggunakan FEDI untuk membayar pemasok. Sebelum kita melanjutkan untuk membahas pengendalian internal dalam siklus pengeluaran, mari kita lakukan review singkat dari struktur organisasi, termasuk: a.Siapa yang melakukan apa dalam siklus pengeluaran b.Kepada siapa mereka biasanya melaporkan 2.3 PENGENDALIAN: TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR Dalam siklus pengeluaran (atau setiap siklus), sebuah AIS dirancang dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi: a.Semua transaksi telah diotorisasi. b.Semua transaksi yang dicatat valid. c.Semua transaksi yang valid dan resmi dicatat. d.Semua transaksi dicatat dengan akurat. e.Aset yang dijaga dari kehilangan atau pencurian. f.Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan efektif.

Perusahaan ini sesuai dengan semua hukum dan peraturan yang berlaku. Semua pengungkapan penuh dan adil. Ada beberapa tindakan perusahaan dapat mengambil sehubungan dengan siklus untuk mengurangi ancaman dari kesalahan atau penyimpangan. Ini termasuk: -Menggunakan cara sederhana, dokumen lengkap dengan instruksi yang jelas (meningkatkan akurasi dan reliabilitas). Sistem Informasi Akuntansi Page 10

-Menggunakan kontrol aplikasi yang sesuai, seperti cek validitas dan pemeriksaan lapangan (meningkatkan akurasi dan reliabilitas). -Menyediakan ruang pada formulir untuk merekam yang menyelesaikan dan yang terakhir bentuk (mendorong otorisasi yang tepat dan akuntabilitas). -Pra-penomoran dokumen (mendorong pencatatan transaksi yang sah dan hanya berlaku). -Membatasi akses ke dokumen kosong (mengurangi risiko transaksi yang tidak sah). Pada bagian berikut, kita akan membahas ancaman yang mungkin timbul dalam tiga langkah utama dari siklus pengeluaran, serta ancaman umum, EDI terkait ancaman, dan ancaman yang terkait dengan pembelian jasa. ANCAMAN NO. 1-stockouts DAN / ATAU KELEBIHAN PERSEDIAAN Mengapa ini menjadi masalah? Jika Anda kehabisan barang dagangan, Anda mungkin kehilangan penjualan. Jika Anda membawa barang dagangan terlalu banyak, Anda dikenakan biaya membawa kelebihan dan / atau harus menandai persediaan turun. Kontrol: -Persediaan yang akurat kontrol dan sistem penjualan peramalan. -Penggunaan metode persediaan perpetual. -Pemasok laporan kinerja yang menyoroti penyimpangan dalam kualitas produk, harga, dan pengiriman tepat waktu. -Online sistem informasi akuntansi untuk mencatat perubahan persediaan secara real time. -Bar-coding persediaan untuk meningkatkan akurasi. -Jumlah fisik persediaan periodik untuk memverifikasi keakuratan catatan. ANCAMAN NO. 2-PEMESANAN ITEM YANG TIDAK PERLU Mengapa ini menjadi masalah? Kelebihan membawa biaya. Persediaan uang yang tidak dapat dijual atau harus ditandai. Masalah terkait adalah pembelian beberapa item yang sama dengan unit yang berbeda dari organisasi. Sering terjadi ketika departemen yang berbeda atau divisi memiliki sistem penomoran yang berbeda untuk beberapa bagian. Penyebab perusahaan kehilangan volume diskon. Kontrol: -Desain SIA untuk mengintegrasikan database dari berbagai unit. -Menghasilkan laporan yang menghubungkan deskripsi item ke nomor bagian. ANCAMAN NO. 3-PEMBELIAN BARANG DI HARGA INFLATED Mengapa ini menjadi masalah? Meningkatkan biaya produk. Mengurangi profitabilitas dan / atau kerusakan posisi kompetitif. Kontrol: -Daftar harga untuk item-sering dibeli disimpan dalam file master dan berkonsultasi. -Harga murah ditentukan dari katalog. -Tawaran harus diminta untuk produk biaya tinggi dan khusus. -Pesanan pembelian harus ditinjau untuk memastikan kebijakan telah diikuti. -Kontrol anggaran dan akuntansi pertanggungjawaban harus dimanfaatkan untuk mencapai akuntabilitas untuk overruns biaya. -Laporan kinerja harus menyoroti variasi yang signifikan untuk investigasi. Sistem Informasi Akuntansi Page 11

ANCAMAN NO. 4-PEMBELIAN BARANG berkualitas rendah Mengapa ini menjadi masalah? Dapat mengakibatkan penundaan produksi mahal. Scrap dan ulang biaya dapat membuat bahan-bahan lebih mahal daripada berkualitas tinggi alternatif. Kontrol: -Kompilasi daftar pemasok yang telah disetujui dikenal untuk menyediakan barang kualitas yang dapat diterima. -Tinjau pesanan pembelian untuk memastikan penggunaan pemasok yang telah disetujui. -Melacak dan meninjau kinerja pemasok. -Manajer pembelian bertanggung jawab atas biaya total pembelian, termasuk biaya pengerjaan -ulang dan skrap. -Membutuhkan bahwa SIA dapat melacak biaya-biaya. ANCAMAN NO. 5-PEMBELIAN DARI PEMASOK TIDAK SAH Mengapa ini menjadi masalah? Dapat mengakibatkan barang-barang berkualitas rendah. Dapat menyebabkan masalah hukum seperti pelanggaran kuota impor. Kontrol: -Tinjau pesanan pembelian untuk penggunaan pemasok yang telah disetujui. -Membatasi akses ke daftar pemasok yang disetujui. -Secara periodik meninjau daftar pemasok disetujui untuk perubahan tidak sah. -Bekerja dengan penerbit kartu pengadaan untuk mengontrol mana pemasok dapat menerima kartu. ANCAMAN NO. 6-SUAP Mengapa ini menjadi masalah? Suap adalah hadiah dari pemasok ke agen pembelian untuk tujuan mempengaruhi mereka. Mereka biasanya mengakibatkan banyak ancaman sebelumnya, termasuk: Membayar harga tinggi. Membeli barang yang tidak dibutuhkan. Membeli barang berkualitas rendah. Kontrol: -Melarang agen pembelian dari menerima hadiah dari pemasok. -Melatih karyawan untuk merespon dengan tepat untuk hadiah dari pemasok. -Putar pekerjaan sehingga agen pembelian yang sama tidak berurusan dengan pemasok yang sama tanpa batas. -Mengaudit kegiatan agen pembelian. -Menegakkan liburan wajib. -Agen telah membeli meninjau dan menandatangani pernyataan konflik tahunan bunga. -Sertakan klausul yang memungkinkan audit vendor di kontrak dengan pemasok. EDI-TERKAIT ANCAMAN Mengapa ini menjadi masalah? Pengguna yang memiliki niat jahat dan / atau memiliki akses tidak sah ke EDI dapat mengirimkan transaksi yang tidak sah beberapa cepat. Kontrol: -Akses ke sistem EDI harus dibatasi ke petugas yang berwenang melalui password, ID pengguna, matriks kontrol akses, dan kontrol akses fisik. -Prosedur harus berada di tempat untuk memverifikasi dan mengotentikasi transaksi EDI. Sistem Informasi Akuntansi Page 12

Sistem EDI harus mengirim pengakuan untuk setiap transaksi: Menyediakan akurasi cek. Membantu melindungi terhadap masalah transmisi yang dapat mengakibatkan hilangnya pesanan. Sebuah log dari semua transaksi EDI harus dipelihara dan ditinjau oleh pihak independen. Enkripsi harus digunakan untuk menjamin privasi, terutama untuk tawaran kompetitif. Tanda tangan digital harus digunakan untuk memastikan keaslian. Perusahaan harus memiliki kesepakatan dengan pemasok melalui EDI terkait kekhawatiran. ANCAMAN BERHUBUNGAN DENGAN PEMBELIAN LAYANAN Mengapa ini menjadi masalah? Layanan bukan merupakan produk fisik dan tidak dapat dihitung. Ini bisa sulit untuk "audit" apakah mereka disediakan. Kontrol: -Supervisor bertanggung jawab atas semua biaya yang dikeluarkan oleh departemen mereka. -Bandingkan biaya aktual vs dianggarkan, dan menyelidiki perbedaan. -Melakukan penelaahan berkala kontrak untuk layanan, termasuk audit catatan pemasok. ANCAMAN NO. 7-MENERIMA UNORDERED BARANG Mengapa ini menjadi masalah? Hasil dalam biaya yang tidak perlu untuk membongkar, menyimpan, dan item kembali. Kontrol: Instruksikan departemen untuk menerima barang hanya jika ada salinan menyetujui pesanan pembelian ANCAMAN NO. 8-KESALAHAN DALAM BARANG DITERIMA PENGHITUNGAN Mengapa ini menjadi masalah? Perusahaan membayar untuk barang yang tidak diterima. Catatan persediaan tidak akurat, mungkin menyebabkan stockouts dan penjualan hilang. Kontrol: -Bar coding dari barang yang dipesan. -Desain menerima bentuk sehingga pegawai tidak bisa melihat kuantitas yang diperintahkan. -Mengharuskan menerima pegawai untuk menandatangani laporan penerimaan untuk menciptakan akuntabilitas. -Menawarkan bonus untuk menangkap perbedaan. -Apakah pengendalian persediaan menghitung item ditransfer dari menerima. ANCAMAN NO. 9-THEFT OF INVENTORY Mengapa ini menjadi masalah? Hilangnya aset, akurat catatan. Kontrol: Menyimpan persediaan di lokasi yang aman dengan akses terbatas Mendokumentasikan semua transfer persediaan intra-perusahaan, misalnya: -Barang bergerak dari penerimaan ke gudang. -Barang bergerak dari gudang ke lantai produksi. -Periodik fisik hitungan persediaan dan dibandingkan dengan catatan. -Item lebih kritis harus dihitung lebih sering. -Pemisahan tugas. -Pisahkan mereka yang memiliki akses fisik ke persediaan dari mereka yang menyimpan catatan. -Memisahkan kedua mereka yang memiliki hak asuh dan mereka yang dapat mengotorisasi penyesuaian persediaan dari mereka yang bekerja di fungsi penerimaan dan pengiriman.

Sistem Informasi Akuntansi

Page 13

ANCAMAN NO. 10: GAGAL MENANGKAP KESALAHAN DALAM FAKTUR PENJUALAN Mengapa ini menjadi masalah? Membayar lebih untuk barang dagangan. Kontrol: -Periksa akurasi matematis faktur. -Mendapatkan penerimaan dari pengguna kartu pengadaan dan memverifikasi akurasi laporan bulanan. -Mengadopsi Receipt Settlement Dievaluasi (ERS) pendekatan-yaitu, membayar untuk barang pada saat diterima pada harga yang disebutkan dalam urutan pembelian. -Barang-terminologi yang terkait dapat menantang, sehingga memberikan rekening staf hutang dengan pelatihan praktek transportasi dan terminologi. -Ketika pengiriman ditanggung oleh pembeli, menggunakan operator yang sama agar dapat menerima diskon. ANCAMAN NO. 11: MEMBAYAR UNTUK BARANG TIDAK DITERIMA Mengapa ini menjadi masalah? Peningkatan biaya. Kontrol: -Bandingkan jumlah pada faktur dengan jumlah yang dilaporkan dengan menerima dan departemen pengendalian persediaan. -Gunakan ERS. -Sehubungan dengan jasa, memiliki kontrol anggaran yang ketat dan memberikan seksama terhadap biaya departemen. ANCAMAN NO. 12: GAGAL AMBIL DISKON PEMBELIAN Mengapa ini menjadi masalah? Mengurangi profitabilitas. Kontrol: -File disetujui faktur dengan tanggal jatuh tempo dan melacak seperti itu. -Siapkan anggaran arus kas untuk menentukan apakah perusahaan memiliki arus kas yang cukup untuk mengambil keuntungan dari diskon pembayaran awal. ANCAMAN NO. 13: MEMBAYAR FAKTUR SAMA DUA KALI Mengapa ini menjadi masalah? Mengurangi profitabilitas. Dapat menciptakan krisis uang tunai jika faktur besar dibayar dua kali Kontrol: -Menyetujui faktur untuk pembayaran hanya bila disertai dengan paket voucher lengkap (PO & laporan penerimaan). -Hanya membayar pada salinan asli faktur. -Membatalkan faktur setelah cek ditandatangani. -Apakah auditor internal atau konsultan membantu mendeteksi dan memulihkan kelebihan pembayaran. -Dalam faktur sistem hutang, mengontrol akses ke file master dan memonitor semua perubahan. ANCAMAN NO. 14: PENCATATAN DAN KESALAHAN POSTING KE AKUN UTANG USAHA Mengapa ini menjadi masalah? Dapat mengakibatkan pemasok tidak puas. Penyebab kesalahan dalam laporan keuangan dan kinerja. Kontrol: -Sesuai data entry dan pengolahan kontrol, seperti membandingkan perbedaan saldo penjual sebelum

Sistem Informasi Akuntansi

Page 14

dan sesudah pemeriksaan pengolahan dengan jumlah total faktur yang diproses. -Rekonsiliasi saldo pemasok (atau voucher dibayar) dengan akun rekening kontrol hutang. ANCAMAN NO. 15: MENGGELAPKAN KAS, CEK, ATAU EFTS Mengapa ini menjadi masalah? Hilangnya aset. Berpotensi menyesatkan laporan keuangan jika pencurian cukup besar Kontrol: -Membatasi akses ke uang tunai, cek kosong, dan memeriksa mesin penandatanganan. -Apakah cek nomor berurutan dan secara berkala dicatat oleh kasir. Untuk mencegah skema dimana karyawan menyebabkan majikannya untuk mengeluarkan cek palsu, gunakan pemisahan tugas yang tepat: -Account Pembayaran Hutang kewenangan. -Bendahara atau tanda-tanda kasir dan cek mail. -Memerlukan dua tanda tangan untuk cek atas jumlah tertentu. -Membatasi akses ke daftar pemasok yang telah disetujui, telah mengkaji dan menyetujui perubahan. -Membatalkan semua dokumen dalam paket voucher saat pembayaran dilakukan. -Apakah pihak independen (misalnya, audit internal) merekayasa laporan bank. Untuk mencegah memeriksa perubahan dan pemalsuan: -Gunakan cek mesin perlindungan. -Menggunakan tinta yang sulit untuk mengubah. -Cetak pemeriksaan atas kertas watermark. -Mengatur pengaturan gaji positif dengan bank. -Perusahaan ini menyediakan bank dengan daftar cek yang telah ditulis. -Bank hanya akan menghormati cek yang ada di daftar itu. -Apakah rekonsiliasi bank segera diaksanakan. Jika dana kas kecil diperlukan: Ini harus ditangani oleh seorang karyawan yang tidak memiliki uang tunai penanganan atau akuntansi tanggung jawab lain. Ini harus dibentuk sebagai dana imprest (jumlah tetap yang akan diisi ulang pada presentasi voucher). Voucher harus dibatalkan ketika dana diisi kembali. Jumlah kejutan berkala harus dibuat dan kustodian harus bertanggung jawab atas kekurangan. Elektronik transfer dana membutuhkan prosedur kontrol tambahan, termasuk: Ketat kontrol akses fisik dan logis. Mengubah ID password dan user teratur. Log pengguna dan lokasi terminal berasal. Transaksi harus dienkripsi. Transaksi harus dicap waktu dan nomor. Sebuah kelompok kontrol harus memantau transaksi dan kontrol EFT. Modul audit yang tertanam dapat dimasukkan untuk memantau transaksi elektronik dan bendera item yang mencurigakan. ANCAMAN NO. 16-RUGI, PERUBAHAN, ATAU TIDAK SAH PENGUNGKAPAN DATA Mengapa ini menjadi masalah? Kehilangan atau perubahan data yang dapat menyebabkan: Kesalahan dalam pelaporan eksternal atau internal. Akurat pembayaran vendor. Pengungkapan yang tidak sah dari informasi vendor rahasia dapat menyebabkan: Hukum sanksi dan denda. Penjual penawaran penyimpangan. Sistem Informasi Akuntansi Page 15

Kontrol: -Berkas pembelian, pemberian uang kas file, rekening master file hutang, dan file transaksi terbaru harus didukung secara teratur. -Setidaknya satu backup di situs dan satu offsite. -Semua disk dan kaset harus memiliki label file eksternal dan internal untuk mengurangi kemungkinan sengaja menghapus data penting. -Kontrol akses harus dimanfaatkan: -User ID dan password. -Kompatibilitas matriks. -Kontrol untuk terminal individu (misalnya, sehingga departemen agar penjualan tidak dapat membuat laporan penerimaan). -Log dari semua kegiatan, terutama yang memerlukan otorisasi khusus. Pengaturan default pada sistem ERP biasanya memungkinkan pengguna terlalu banyak akses ke data, sehingga sistem ini harus dimodifikasi untuk menegakkan pemisahan tugas yang tepat. Data sensitif harus dienkripsi dalam penyimpanan dan transmisi. Akurasi cek, pesan pengakuan, dan total kontrol harus digunakan untuk memastikan akurasi transmisi. ANCAMAN NO. 17-MISKIN KINERJA Mengapa ini menjadi masalah? Dapat merusak hubungan vendor, mengurangi profitabilitas. Kontrol: -Menyiapkan dan mereview laporan kinerja.

2.4 KEBUTUHAN INFORMASI SIKLUS PENGEUARAN Informasi yang dibutuhkan untuk tugas-tugas operasional berikut dalam siklus pengeluaran, termasuk: -Memutuskan kapan dan berapa banyak persediaan untuk pemesanan. -Menentukan pemasok yang tepat. -Menentukan apakah faktur vendor yang akurat. -Memutuskan apakah akan mengambil diskon pembelian. -Menentukan apakah kas yang cukup tersedia untuk memenuhi kewajiban. Informasi juga diperlukan untuk keputusan strategis berikut: -Menetapkan harga untuk produk / jasa. -Menetapkan kebijakan pengembalian dan jaminan. -Menentukan persyaratan kredit. -Menentukan kebutuhan jangka pendek pinjaman. -Perencanaan kampanye pemasaran baru. SIA harus memberikan informasi untuk mengevaluasi berikut: -Pembelian efisiensi dan efektifitas. -Kinerja pemasok. -Waktu yang dibutuhkan untuk memindahkan barang dari penerima untuk produksi. -Persentase diskon pembelian yang diambil. -Kedua keuangan dan informasi operasi yang dibutuhkan untuk mengelola dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan. -Baik eksternal dan informasi internal yang dibutuhkan. Sistem Informasi Akuntansi Page 16

Ketika SIA mengintegrasikan informasi dari berbagai siklus, sumber, dan jenis, laporan yang dapat dihasilkan tidak terbatas. Mereka meliputi laporan: -Kinerja pemasok. -Posisi faktur. -Kinerja karyawan siklus pengeluaran. -Jumlah PO diproses oleh agen pembelian. -Jumlah faktur diproses oleh petugas A / P. -Jumlah persalinan yang ditangani oleh petugas menerima. -Jumlah persediaan bergerak oleh pekerja gudang perputaran persediaan. -Klasifikasi persediaan berdasarkan kontribusi terhadap profitabilitas. -Akuntan harus terus menyempurnakan dan memperbaiki laporan kinerja.

Sistem Informasi Akuntansi

Page 17

BAB III KESIMPULAN Berdasarkan pembahasan bab sebelumnya maka pada bab ini kami mencoba untuk menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Siklus pengeluaran terdapat 5 aktivitas dalam aktivitas tersebut menggunakan beberapa dokumen yang bertujuan untuk : pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier. pengendalian perusahaan agar barang dan jasa yang dibeli sesuai dengan barang dan jasa yang dipesan oleh departemen yang mengajukan dokumen Purchase Requisition. pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui barang apa saja yang telah diterima dan yang belum dikirim oleh Supplier. pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui berapa jumlah yang harus dibayar sesuai dengan jumlah barang yang telah diterima sesuai dengan kenyataannya. pengendalian perusahaan agar dapat mengetahui jumlah pengeluaran kas perusahaan.

Sistem Informasi Akuntansi

Page 18