TAJUK 4

MESYUARAT

KALAISELVAN A/L PATCHEYAPAN

JABATAN ILMU PENDIDIKAN
IPGM
KAMPUS PERLIS
 PENGENALAN

 Mesyuarat adalah perbincangan formal di

antara dua pihak atau lebih untuk
mencapai objektif bersama melalui proses
komunikasi.
 Mesyuarat berbeza di antara satu dengan
yang lain mengikut keahlian, organisasi
dan objektifnya.
 JENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Agung
 Diadakan sekali setahun atau sekali dalam
dua tahun mengikut perlembagaan.
 Dihadiri oleh semua ahli.
 Laporan aktiviti, laporan kewangan akan
dibentangkan dalam mesyuarat ini untuk
diluluskan sebelum dihantar kepada
Pendaftar Persatuan.
 Pemilihan Ahli jawatankuasa baru akan
diadakan.
 JENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Tergempar
 Membincangkan hanya satu agenda
sahaja.
 Keputusan perlu dibuat dengan segera.
 Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah
berdasarkan kepada perlembagaan.
 JENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Agung Luar Biasa

 Untuk mendapatkan persetujuan semua
ahli persatuan dalam sesuatu perkara.
 Kehadiran untuk mesyuarat ini adalah
berdasarkan kepada perlembagaan.
 JENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Ahli Jawatankuasa

 Mesyuarat biasa yang diadakan oleh
persatuan untuk menggerakkan aktiviti
persatuan.
 Mesyuarat Jawatankuasa Pengelola
diadakan untuk membincang, merancang
dan mengendalikan sesuatu projek.
AGENDA MESYUARAT

 Sebelum sesuatu mesyuarat diadakan

surat panggilan mesyuarat mesti
dihantar kepada semua ahli-ahli
berkenaan.
 Surat panggilan mesti ada agenda
mesyuarat.
AGENDA MESYUARAT

 Contoh agenda mesyuarat:

1. Perutusan Pengerusi.
2. Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit.
4. Perkara-perkara baru untuk perbincangan.
5. Pembentangan kertas-kertas kerja.
6. Hal-hal lain.
7. Penutup.
Definisi dan Konsep Mesyuarat
 Perbincangan formal yang melibatkan
sekurang-kurangnya tiga orang.
 Untuk mengumpul idea-idea atau
penyatuan fikiran.
 Menggunakan agenda tertentu untuk
mencapai objektif, keputusan bersama
atau mencapai sesuatu keputusan.
 Melalui proses komunikasi.
 Definisi dan Konsep Minit
Mesyuarat
 Suatu catatan ringkas, peringatan atau
laporan tentang sesuatu perkara atau
agenda yang dibincangkan dan
diputuskan dalam sesuatu mesyuarat.
 Gambaran satu kesatuan idea yang
memperlihatkan pertalian fikiran di antara
satu perkara dengan perkara lain dalam
rangka memenuhi konsep organisasi.
 Dicatat dengan baik dan mengikut
prosedur tertentu serta format yang telah
ditetapkan.
 Definisi dan Konsep Minit
Mesyuarat
 Menjadi rujukan dan tindakan
susulan AJK tertentu selepas
mesyuarat.
 Sebagai makluma balas dan rujukan
pada mesyuarat berikutnya.
 Tatasusila Mesyuarat
 Jangan tiba lewat.
 Elakkan gangguan telefon kecuali
perkara terpenting.
 Tidak meninggalkan bilik mesyuarat
tanpa kebenaran.
 Elakkan cara duduk yang tidak bersopan
dan menunjukkan kurang minat.
 Tatasusila Mesyuarat
 Mendengar dengan aktif dan memberi
perhatian.
 Memberi sumbangan.
 Memberi tumpuan supaya objektif
mesyuarat tercapai.
 Mencari perkara-perkara yang positif.
 Mencuba menjadi ahli mesyuarat yang
aktif.
 MINIT MESYUARAT

 Setiap mesyuarat yang dikendalikan mesti

ada minitnya.
 Minit mesyuarat dicatat dan disediakan
oleh setiausaha mesyuarat serta
diedarkan kepada semua ahli sebelum
mesyuarat seterusnya agar tindakan-
tindakan yang perlu, dapat diambil.
 MINIT MESYUARAT
Minit mesyuarat harus mengandungi perkara-perkara
berikut:
• Nama mesyuarat, bilangan dan tahun
• Tarikh, masa dan tempat
• Senarai kehadiran
• Senarai hadir bersama
• Urus setia – senaraikan pegawai-pegawai yang
menjadi urus setia mesyuarat. Susunan nama
hendaklah mengikut kekananan
• Perutusan Pengerusi
 MINIT MESYUARAT
• Pengesahan Minit Mesyuarat
• Perkara-perkara Berbangkit
• Perbincangan perkara baru – susunan tajuk
adalah mengikut agenda mesyuarat.
• Perbincangan kertas kerja
• Hal-hal lain
• Penutup
• Nama setiausaha/urus setia yang mencatatkan
minit
• Tarikh
 TUGASAN

Adakah satu mesyuarat bagi

membincang satu projek bagi Unit
Beruniform.
Sediakan minit mesyuarat mengikut
format yang telah diberikan.
Terima
Kasih