PENGENALAN MICROSOFT WORD

I. PENGENALAN MICROSOFT WORD

1.1 Memulai Microsoft Word

Microsoft Word (biasa diakronimkan dengan MS-Word) merupakan salah satu

program aplikasi pengolah kata di bawah sistem Windows. Sistem Windows
merupakan sistem operasi berbasis grafik (Grafic User Interface/GUI) yang
dikembangkan oleh Microsoft. Dengan demikian sistem Windows disamping
digunakan untuk mode grafis juga memiliki kelebihan untuk melaksanakan
tugas ganda/multitasking pada saat yang sama untuk menjalankan program
aplikasi yang berbeda-beda.

Microsoft Word digunakan untuk merancang dokumen secara profesional.

Pembuatan skripsi, diktat, dan buku merupakan sebagian dari tugas dan
kemampuan Microsoft Word. Selain Microsoft Word ada beberapa macam
program pengolah kata diantaranya adalah, Wordstar, Chi Writer, Multimate,
AMI Pro, Word Perfect, PFS Writer, Turbo Sprint, Xerox Writer, dan Lotus
Manuscript.
Cara untuk mulai menjalankan Microsoft Word (Gambar 1)
1. Nyalakan komputer, tunggu sampai komputer menampilkan area kerja
(desktop) Microsoft Word.
2. Klik menu Start (biasanya di kiri bawah).
3. Pilih dan klik menu Program klik menu Microsoft Word.

Pengenalan Microsoft Word 1

1.2 Pengenalan Area Kerja MS Word

Di bawah ini adalah tampilan area kerja Microsoft Word (Gambar 2). Sebelum
memulai aplikasi Microsoft Word sebaiknya kita mengenal dahulu tampilan
area kerja aplikasi Microsoft Word, beserta elemen-elemennya antara lain:
menu bar, toolbar, title bar, ruler dan lain-lain.

Menu Bar
Tool Bar

Close
Restore
Minimize
Left indent
Hanging indent Right indent Control
Menu

Ruler Line
(Mistar)
Scroll Bar
( Baris Penggulung)

View

Status Bar

Keterangan :
• Menu Bar
Menu adalah baris yang memuat sekumpulan menu berupa tulisan, yaitu File,
Edit, sampai Help diujung kanan. Perintah dapat dilakukan dengan meng-klik
menu dikehendaki.
• Toolbar
Toolbar adalah baris yang memuat sekumpulan ikon yang berisi perintah-
perintah Microsoft Word. Masing-masing ikon menggambarkan perintah yang
terkandung di dalamnya. Jika pointer kita letakkan pada salah satu ikon, maka
akan ditampilkan kotak kecil yang berisi keterangan perintah tersebut.
Menjalankan perintah lewat ikon tool bar lebih cepat daripada lewat menu.
• Control Menu terdiri dari:
a. Minimize : Digunakan untuk mengecilkan jendela lembar kerja
sehingga berbentuk ikon di task bar
b. Maximize : Digunakan untuk memperbesar atau untuk mengubah
jendela lembar kerja menjadi satu layar penuh
c. Restore : Digunakan untuk mengembalikan jendela ke posisi semula

Pengenalan Microsoft Word 2

 d. Close/Alt+F4 : Digunakan untuk menutup jendela lembar kerja aktif dan
dapat digunakan untuk mengakhiri program Ms-Word
• Ruler Line (Mistar)
Ruler line berfungsi untuk mengatur tabulasi, masuknya awal paragraf, dan
margin. Ada dua jenis ruler bar, yaitu horozontal dan vertikal. Untuk
menampilkan/menghilangkan mistar, caranya: klik menu View Ruler
• View
View berfungsi untuk mengubah tampilan layar: Normal, Web Layout, Print
Layout dan Outline. View yang biasa dipakai adalah Print Layout. Posisi
menu View berada disamping kiri horizontal scroll bar.
• Status Bar
Status Bar terletak pada bagian bawah layar Microsoft Word. Status bar berisi
informasi mengenai halaman yang sedang kita sunting, antara lain: nomor
halaman, nomor seksi, baris, kolom dan lain sebagainya.
• Scroll Bar
Scroll Bar adalah baris pada sisi kanan monitor yang berfungsi untuk melihat
bagian monitor diatasnya/dibawahnya. Caranya dengan meng-klik segitiga di
ujung scrool bar atau dengan mendrag kotak yang ada pada scroll bar.

1.3 Mengatur Margin dan Ukuran Kertas

Sebelum melaksanakan suatu format pengetikan alangkah baiknya jika di

tentukan dahulu format kertas serta margin yang akan di gunakan nanti. Untuk
menentukan batas margin kita ikuti langkah langkah di bawah ini
1. Klik Menu File Page Setup (Gambar 3)
2. Klik tabs Margin untuk menentukan batas batas garis pinggir halaman
• Top, untuk batas atas
• Bottom, untuk batas bawah
• Left, untuk batas kiri
• Right, untuk batas kanan
• Gutter, untuk batas penjilidan

Pengenalan Microsoft Word 3

 3. Pada kotak Apply to : pilih dan klik salah satu pengaturan
• Whole Document, pengaturan berlaku untuk seluruh dokumen
• This Point Forward, pengaturan berlaku untuk halaman yang dipilih
4. Untuk menentukan ukuran kertas klik tab Paper Size (Gambar 4)

• Jika tidak tersedia ukuran kertas bisa pilih Custom Size, dan isi kotak
isian Width dan Height
• Untuk posisi kertas pada bagian orientation pilih salah satu, Potrait
untuk dokumen posisi tegak, Landscape untuk posisi dokument
tertidur.
• Untuk menentukan batas Header dan Footer klik tab Layout. Ubahlah
angka pada kotak isian Header untuk jarak antara batas atas kertas
dengan header, dan untuk footer ubahlah angka pada kotak isian footer
untuk menentukan jarak antara batas atas kertas dengan footer.

1.4 Spelling dan Grammar

Mengetik menggunakan MS Word sangatlah mudah dan fleksibel, selalu

perhatikan posisi kursor batang yang selalu berkedip-kedip ketika kita tekan
salah huruf tersebut. Bila dokumen yang sedang kita ketik ada garis bawah
berwarna hijau atau merah, ini berarti teks yang sedang di ketik sedang di cek
kesalahan penulisan (Spelling) dan kesalahan tata bahasanya (Grammar)
dalam bahasa inggris.
Jika penggetikan atau dalam pembuatan dokumen tidak menggunakan bahasa
inggris sebaiknya tanda garis bawah tersebut dihilangkan supaya tidak
mengganggu tampilan pada dokumen yang sedang di ketik. Cara
menghilangkannya adalah sebagai berikut :

1. Klik menu Tools

Pengenalan Microsoft Word 4

 2. Kemudian pilih Options yang terletak diujung paling bawah
3. Klik tab atau lembar Spelling & Grammar

4. Lalu kosongkan kotak cek box Check spelling as you type dan kotak
cek box Check grammar as you type

1.5 Menyimpan Dokumen

Ada beberapa cara untuk menyimpan dokumen

 Menyimpan dokumen untuk pertama kali
1. Pilih dan klik menu File Save (Ctrl + S) atau klik tombol klik

Pengenalan Microsoft Word 5

 2. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih drive dan folder tempat Anda
mau menyimpan file.
3. Pada kotak isian file name, ketiklah nama file yang diinginkan.
4. Jika diperlukan, pilih jenis dan bentuk format penyimpanan pada
tombol daftar pilihan Save type as.
5. Klik tombol perintah Save.

 Menyimpan dokumen yang pernah kita simpan menggunakan

nama yang sama. Pilih menu File Save (Ctrl + S) atau klik
tombol toolbar Save
 Menyimpan dokumen yang pernah kita simpan menggunakan nama yang
berbeda. Pilih File Save As. Kemudian ikuti langkah yang sama
dengan langkah menyimpan dokumen untuk pertama kali.

 Setelah tombol Save / Save As di tekan akan muncul kotak dialog seperti di
bawah ini:

Pengenalan Microsoft Word 6

 • Save In : dimana dokumen akan disimpan. Bisa di folder tertentu atau
drive yang sudah di tentukan.
• File name : nama dokumen yang akan di simpan.
• Save as Type : Menyatakan format file dalam penyimpanan dokumen.

1.6 Menutup dan membuka Dokumen

 Untuk menutup dokumen, klik menu File Close

 Setelah selesai bekerja dengan Microsoft Word, kita dapat mengakhirinya
dengan menggunakan langkah berikut ini :
1. Simpan seluruh hasil pekerjaan (dokumen)
2. Kemudian untuk mengakhiri penggunaan Ms Word Anda pilih dan klik
menu File Exit (Alt + F4) atau klik Close (X) yang berada di
pojok kanan atas.

3. Tunggu sampai jendela Microsoft Word tertutup.

 Berikut ini adalah langkah-langkah membuka file dokumen.

1. Pilih dan klik menu File Open (Ctrl + O)

Pengenalan Microsoft Word 7

 2. Pada tombol daftar pilihan Look In, pilih drive dan folder tempat di
mana file tersimpan.
3. Pada kotak isian file name, ketiklah nama file yang diinginkan.
4. Jika diperlukan pilih jenis dan bentuk format penyimpanan pada
tombol daftar pilihan File of type.

II. EDIT DOKUMEN

Setelah kita membuka Microsoft Word, layar (monitor) akan memberikan tampilan
yang siap kita gunakan untuk membuat dokumen. Kita dapat juga meng-klik toolbar
berbentuk kertas putih yang biasanya terletak di kiri atas. Selain itu, kita dapat
memilih menu File New..., atau tekan tombol Ctrl+N.
Pada saat kita memulai program aplikasi Microsoft Word, secara otomatis dokumen
baru yang masih kosong yang diberi nama Document1. Pada dokumen baru yang
masih kosong tersebut, kursor akan muncul di sudut kiri atas dari daerah pengetikan
teks (text area).
Jika teks yang sedang kita ketik mencapai akhir baris, maka teks tersebut acara
otomatis akan pindah ke awal baris berikutnya (word wrap). Kita juga dapat
menekan tombol Enter untuk memindahkan teks sebelum mencapai akhir baris.

2.1 Dasar dasar penyuntingan

Ketika proses pengetikan sedang berlangsung, kita perlu menggunakan
beberapa tombol berikut ini untuk menyunting teks yang sedang diketik.
• Backspace : Digunakan untuk menghapus satu karakter di sebelah kiri
kursor.
• Delete : Digunakan untuk menghapus satu karakter di sebelah kanan
kursor
• Insert : Digunakan untuk menyisipkan karakter baru di antara dua karakter
yang telah diketik

2.2 Memindahkan posisi kursor

Pengenalan Microsoft Word 8

 Untuk memindahkan kursor, kita dapat menggunakan mouse maupun
keyboard. Jika kita memindahkan menggunakan keyboard, maka tekan tombol
seperti yang ada di dalam tabel.

Tombol Keterangan
Memindahkan kursor satu karakter ke kiri atau ke kanan
Memindahkan kursor satu karakter ke atas atau ke bawah
Ctrl + Memindahkan kursor ke awal paragraf yang sedang dipilih
Ctrl + Memindahkan kursor ke awal paragraf berikutnya
Ctrl + Memindahkan kursor ke awal kata berikutnya
Ctrl + Memindahkan kursor ke awal kata sebelumnya
Home Memindahkan kursor ke awal baris
End Memindahkan kursor ke kahir baris
PageDown Memindahkan kursor satu layar ke bawah
PageUp Memindahkan kursor satu layar ke atas
Ctrl + Home Memindahkan kursor ke awal dokumen
Ctrl + End Memindahkan kursor ke akhir dokumen
Ctrl + PageDown Memindahkan kursor ke dasar layar
Ctrl + PageUp Memindahkan kursor ke puncak layar
Shift + F5 Memindahkan kursor ke tempat sebelumnya

2.3 Meng-Copy, Memindahkan dan Menghapus Teks

Meng-Copy, memindahkan dan menghapus teks merupakan pekerjaan yang

paling sering di lakukan dalam pembuatan dokumen.
• Copy Teks
1. Pilih Teks yang akan di Copy
2. Klik menu Edit, kemudian dilanjutkan dengan memilih Copy.
3. Arahkan kursor ke tempat di mana teks tersebut akan diletakkan,
kemudian pilih Paste di menu Edit
• Memindahkan Teks
1. Pilih Teks yang akan dipindahkan, kemudian klik pilih Cut dari menu
Edit.
2. Arahkan kursor pada tempat dimana teks tersebut akan di pindahkan,
pilih Paste pada menu Edit.
• Menghapus Teks
Cara menghapus teks dengan menggunakan perintah pada menu Edit, Cut
pada teks yang akan di hapus. Teks yang di-Cut secara otomatis akan di
bawa ke clipboard dan menggantikan teks yang ada di clipboard
sebelumnya. Jika akan melakukan penghapusan secara permanen maka
gunakan tombol Delete.

2.4 Memodifikasi Teks

.1 Memilih Teks menggunakan Mouse

Perintah Keterangan
Memilih satu kata Klik dua kali pada kata yang dipilih

Pengenalan Microsoft Word 9

 Memilih satu kalimat Sambil menekan Ctrl, klik pada kalimat yang dipilih
Memilih satu Klik tiga kali pada paragraf yang dipilih
paragraf
Memilih satu atau Klik pada selection bar dari baris dipilih. Geser (drag)
beberapa baris teks pada selection bar untuk memilih beberapa baris.
(Selection bar adalah daerah kosong di sebelah kiri
daerah pengetikan)
Memilih seluruh Klik tiga kali pada selection bar
dokumen
Melepaskan pilihan Klik di sembarang tempat di dalam jendela dokumen

2. Memilih Teks menggunakan Keyboard

Perintah Keterangan
Memilih teks Tempatkan kursor pada posisi awal teks. Sambil
menekan tombol shift, tekan tombol panah melewati
teks yang akan dipilih
Memilih teks sampai Tempatkan kursor pada posisi awal teks yang akan
akhir baris dipilih, kemudian tekan tombol Shift+End.
Memilih teks sampai Tempatkan kursor pada posisi awal teks yang akan
awal baris dipilih, kemudian tekan tombol Shift+Home
Melepaskan pilihan Tekan salah satu tombol panah

2.5 Menggunakan Undo dan Redo

Untuk membatalkan perintah yang terlanjur diberikan, caranya sebagai

berikut:
.1 Pilih dan klik menu Edit Undo (Ctrl+Z).
.2 Sedangkan untuk membatalkan perintah Undo dapat dilakukan dengan
cara : pilih dan klik menu Edit Redo (Ctrl+Y).

6.1 Find, Replace, dan Go to

Fasilitas Find, Replace, dan Go To digunakan untuk mempercepat pencarian

dan penggantian teks, serta mempermudah pemindahan insertion point ke
tempat yang diinginkan.
Cara membuka fasilitas tersebut adalah sebagai berikut :
1. Pilih menu Find Edit, kotak dialog Find and Replace akan
muncul.

Pengenalan Microsoft Word 10

 2. Pilih tab Find untuk mencari teks tertentu, Replace untuk mengganti suatu
teks, dan Go To untuk pergi ke posisi tertentu
3. Untuk Field isikan teks yang akan dicari pada kotak isian Find What. Isi
tanda cek pada Highlight all item found in : bila menginginkan pada
semua teksyang ditemukan diisi background / distabilo. Pada Search
tentukan arah pencarian, UP untuk mencari dari posisi kursor ke atas,
Down ke bawah, dan All mencari teks pada seluruh dokumen.
4. Bila ingin mengganti suatu teks dengan teks tertentu aktifkan tab Replace
dan isikan teks pengganti pada kotak isian Replace with.

Pengenalan Microsoft Word 11

 5. Untuk menuju tempat tertentu dapat menggunakan Go To, Klik tab Go To
untuk menentukan kemana kita akan pergi. Bila ingin ke halaman 100
maka Go to what pilih Page dan ketikkan 100 pada kotak isian Enter
page number:. Anda juga dapat mengisi angka +10 untuk menuju ke 10
halaman berikutnya, atau -10 untuk pergi ke 10 halaman sebelumnya.

III. FORMAT DUKUMEN

3.1 Mengatur Format Karakter dengan Tombol Toolbar Formating

Pengenalan Microsoft Word 12

 Untuk mengatur format karakter/teks, gunakan salah satu dari cara-cara
berikut ini :
1. Pilih atau sorot karakter/teks yang akan diformat, kemudian atur formatnya
sesuai dengan keinginan.
2. Tempatkan kursor pada posisi awal pengetikan teks, atur formatnya,
kemudian ketik teks yang diinginkan. Dengan cara ini semua teks mulai
dari posisi kursor akan mengikuti format yang telah dipilih.

a. Tipe Huruf (Font) dan Ukuran Huruf (Size)

Untuk mengganti tipe huruf langkahnya adalah:
1. Bloklah teks yang akan Anda format
2. Klik kotak Daftar Pilihan Font pada Toolbar

3. Klik salah satu nama Font yang dikehendaki

4. Untuk mengganti besar huruf klik kotak daftar pilihan Size. (Semakin
besar angka, semakin besar ukuran huruf).

b. Atribute Teks
Untuk memberikan atribut atau efek pada teks langkah-langkahnya adalah:
1. Blok terlebih dahulu huruf, teks, atau paragraf klik toolbar

2. Icon Bold (B) untuk efek penebalan

3. Icon Italic ( I ) untuk efek miring
4. Icon Underline (U) untuk efek garis bawah.

3.2 Mengatur Format Karakter dengan Menggunakan Kotak Dialog Font

Untuk mengatur format karakter dengan menggunakan kotak dialog font,
gunakan cara sebagai berikut :
1. Pilih teks/karakter yang akan diformat
2. Pilih dan klik menu Format Font (Ctrl+D)
3. Klik tab Font Pilih Format Font yang diinginkan
4. Pada kotak daftar pilihan Font Style, pilih dan klik gaya tampilan huruf
yang diinginkan.
• Regular, jenis huruf normal
• Bold, jenis huruf dicetak tebal
• Italic, jenis huruf dicetak miring
• Bold Italic, jenis huruf dicetak tebal dan miring
5. Pada kotak daftar pilihan Size, pilih dan klik ukuran huruf yang
diinginkan.
6. Pada daftar pilihan Font Color, pilih warna huruf yang diinginkan.

Pengenalan Microsoft Word 13

 7. Pada daftar pilihan Underline style, pilih jenis garis yang Anda inginkan.
8. Klik kotak cek effects
• Strikethrough, teks dicetak coret dengan garis ttunggal.
• Double Strikethrough, teks dicetak coret dengan garis ganda.
• Superscript, teks ditampilkan lebih kecil dan lebih naik.
• Subscript, teks ditampilkan lebih kecil dan lebih turun.
• Shadow, teks dengan bayangan
• Outline, teks dengan garis luar pada setiap karakter.
• Emboss, teks dengan karakter timbul.
• Engrave, teks dengan karakter dipahat.
• Small caps, huruf kecil ditampilkan dengan huruf kapital yang ukurannya lebih
kecil
• All caps, semua huruf ditampilkan dengan huruf kapital
• Hidden, menyembunyikan teks agar turut dicetak.
3.3 Mengatur Jarak Antar Karakter dan Spasi
.a Mengatur Jarak Antar Karakter
Untuk mengatur jarak antar karakter, lakukan langkah-langkah sebagai
berikut :
.1 Pilih teks yang akan diatur jarak karakternya.
.2 Pilih dan klik menu Format Font (Ctrl+D)
Character Spacing.
.3 Kotak daftar pilihan Scale untuk menentukan skala yang dipakai dalam
mengatur jarak spasi antar karakter.
.4 Kotak daftar pilihan Spacing untuk mengatur jarak spasi antar
karakter.

Pengenalan Microsoft Word 14

 .5 Kotak daftar pilihan Position untuk mengatur letak karakter terhadap
suatu baris.
.6 Klik OK.

b. Mengatur Jarak Spasi Baris

Untuk mengatur jarak spasi baris, lakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Pilihlah atau blok paragraph yang akan diformat.
2. Klik menu Format Paragraph, kemudian klik Indents and
Spacing.
3. Spacing Before untuk memberi jarak spasi sebelum paragraph yang
dipilih, sedangkan spacing After untuk memberi jarak spasi setelah
paragraf dipilih.
4. Kotak daftar pilihan Line Spacing diisi dengan jarak spasi yang
diinginkan.
• Single untuk jarak spasi satu.
• 1.5 lines untuk jarak spasi satu setengah
• Double untuk jarak spasi dua
• At least untuk menentukan jarak spasi minimal
• Exactly untuk menentukan jarak spasi yang pasti
• Multiple untuk menggandakan jarak spasi single menjadi dua, 1.5
lines menjadi tiga, dan double menjadi empat
5. Klik OK

Pengenalan Microsoft Word 15

3.4 Mengatur Indentasi
Untuk mengatur indentasi paragraf, lakukan salah satu dari cara-cara berikut
ini :
 Cara 1
Kita dapat menentukan jarak antara penulisan teks awal dengan batas
margin sebelah kiri dengan cara menggeser penanda First Line Indent.
Untuk menentukan jarak antara penulisan paragraf gantung dengan batas
margin kiri, geserlah penanda Hanging Indent.
Untuk menentukan batas margin sebelah kanan, geserlah penanda batas
akhir penulisan teks (Right Indent) yang terletak di sebelah kanan mistar
(ruler).
 Cara 2
.1 Tempatkan kursor pada paragraf yang akan diatur indentasinya.
.2 Pilih dan klik Format Paragraph Indents and
Spacing.
.3 Pada bagian Indentation lakukan pengisian dan pemilihan sebagai
berikut :
• Kotak isian Left untuk menentukan jarak indentasi dari margin
kiri.

Pengenalan Microsoft Word 16

 • Kotak isian Right untuk menentukan jarak indentasi dari margin
kanan.
• Kotak daftar pilihan Special untuk menentukan indentasi khusus
dengan jarak sesuai dengan yang diisi pada kotak By
• Klik OK

First Line Indent

Hanging Indent
Left Indent Right Indent

3.5 Change Case

Untuk mengubah kapital / case dari font, dapat menggunakan menu Format,
Change Case.

Pilih salah satu perubahan yang diinginkan dengan melihat model case / huruf
yang ada pada pilihan tersebut.

3.6 Bullet dan Numbering

Sebuah simbol yang mengawali penulisan baris paragraf disebut bullets.

Untuk memberi bullets, langkah-langkahnya sebagai berikut:

1. Blok terlebih dahulu paragraf yang ingin diberi bullet.
2. Klik menu Format Bullets and Numbering (Alt+N)

Pengenalan Microsoft Word 17

 3. Klik Tab Bulleted klik jenis bullet yang dinginkan.
4. Akhiri dengan meng-klik tombol OK.
5. Apabila dari beberapa pilihan tersebut tidak ada yang sesuai dengan
keinginan, kita dapat meng-klik tombol customize, hingga muncul jendela
Customize Bulleted List seperti tampak pada gambar.
• Tombol Character untuk memilih bentuk bullets
• Tombol Bullets position Indent at untuk menentukan jarak antara
batas margin kiri dengan bullet.
• Text Position-Indent at untuk menentukan jarak antara Bullets dengan
teks. Kotak preview untuk menampilkan tampilan sementara dan
bentuk bullet beserta format seperti yang telah Anda tentukan klik OK.
Pemberian nomor yang mengawali penulisan baris paragraf disebut dengan
numbering. Untuk memberi numbering, langkahnya sebagai berikut:
1. Blok terlebih dahulu paragraf yang ingin Anda beri nomor.
2. Klik menu Format Bullet and Numbering (Alt+N)
3. Klik tab Numbered klik jenis penomoran yang Anda inginkan.
4. Akhiri dengan meng-klik tombol OK.
5. Apabila dari beberapa pilihan tersebut tidak ada yang sesuai dengan
keinginan, kita dapat meng-klik tombol Customize, hingga muncul
jendela Customize Bulleted List seperti tampak pada gambar.
• Tombol Daftar pilihan Number Style untuk memilih bentuk bullets.
• Start at untuk menentukan nomor awal yang Anda inginkan.
• Pada tombol daftar pilihan Number position, pilih dan klik perataan
dari nomor yang diinginkan.
• Pada kotak isian Aligned at, tentukan posisi awal perataan tersebut
terhadap margin kiri.
• Pada bagian Text position, tentukan jarak indentasi teks terhadap
margin kiri pada kotak isian Indent at klik OK

3.7 Menggunakan Header dan Footer

Pada naskah uang telah kita ketik dapat diberikan judul atas naskah atau judul
bawah naskah. Langkahnya sebagai berikut:
.1 Klik menu View Header dan Footer hingga muncul tampilan
area Header seperti tampak pada gambar beserta toolbar Header dan
Footer. Tampilan dari area header atau footer ditunjukkan dengan adanya
garis putus-putus.
.2 Teks yang akan ditulis diletakkan di dalam area tersebut, sedangkan cara
memformat teks tersebut seperti cara memformat paragraf.

Pengenalan Microsoft Word 18

 3.8 Border dan Shading
Untuk membuat borders and shading, ikuti langkah dibawah ini:
1. Klik lokasi yang akan diberi garis-garis batas.
2. Klik menu Format -> Borders and Shading
3. Klik sesuai kebutuhan yang ada
4. Klik OK

IV. TABULASI DAN TABEL

4.1 Mengatur Tabulasi ( Tab Stop)

Untuk mengatur pemasangan tab stop, lakukan langkah-langkah sebagai
berikut:
.1 Tempatkan kursor pada posisi awal penggunaan tab stop
.2 Klik menu Format Tabs hingga muncul jendela seperti tampak
gambar
.3 Isilah kotak isian Tab stop position seperti yang diinginkan
.4 Klik salah satu jenis perataan pada area Alignment.
.5 Klik salah satu Leader
• None, jika tidak memakai karakter leader
• ........, jika memakai karakter pendahulu (leader) titik
• - - - -, jika memakai karakter pendahulu (leader) tanda hubung
• ____, jika memakai karakter pendahulu (leader) tanda garis bawah

Pengenalan Microsoft Word 19

 .6 Klik tombol Set untuk menuliskan tabulasi
.7 Akhiri dengan meng-klik tombol OK

4.2 Membuat Tabel

Tabel merupakan dokumen yang terdiri dari kolom dan baris. Kolom
digunakan biasanya untuk jenis data (Field), dan baris merupakan detail
datannya (record).

Pengenalan Microsoft Word 20

 Langkah langkah membuat tabel :
1. Tentukan jumlah kolom dari tabel yang akan dibuat, dan perkirakan juga
jumlah baris yang diperlukan.
2. Pilih menu Table, Insert, Table muncul kotak dialog seperti di atas.
3. Isi jumlah kolom dan baris yang digunakan dengan cara mengklik tanda
panah atas dan panah bawah
4. Pada pilihan Autofit behavior, ada tiga pilihan, yaitu :
• Fixed column width, kita dapat menentukan lebar kolom sesuai
dengan kebutuhan atau pilih Auto untuk membuat lebar kolom yang
sama diantara margin dokumen
• Autofit to contens, berarti lebar kolom akan secara otomatis
dibesarkan sepanjang teks yang paling panjang pada kolom tersebut.
• Autofit to window, pembuatan tabel dimanaukuran tabel disesuaikan
dengan lebar windows atau web browser

V. MAIL MERGE

5.1 Konsep Mail Merge

Disaat pembuatan dokumen yang cukup banyak seringkali isi sebagian atau
seluruh dokumen serta format sama. Contoh sederhana misal surat undangan,
pencetakan sertifikat dan lain lain. Sebenarnya dokumen tersebut terdiri dari
dua komponen, yaitu dokumen utama (isi surat) dan data source (data orang
yang diundang) yang keduanya harus di pisahkan dalam pembuatannya
sehingga dokumen yang kita buat menjadi lebih efektif dan efisien.
5.2 Membuat Mail Merge
Untuk membuat mail merge, pilih menu Tools, Letter and mailings, Mail
merge wizard, task pane mail merge akan muncul seperti gambar dibawah
ini:
.1 Pilih macam dokumen yang akan dibuat

Pengenalan Microsoft Word 21

 Terdapat 5 pilihan yaitu
• Letters : untuk membuat surat pada sekelompok orang.
• E-mail : untuk mengirim pesan e-mail pada sejumlah orang
• Envelopes : untuk membuat sejumlah amplop
• Directory : untuk membuat daftar alamat
Pilih Letters dalam pembahasan kali ini
.2 Menentukan cara pembuatan surat, apakah menggunakan dokumen yang
sedang aktif (use the current document), memakai model surat yang
telah disediakan oleh microsoft word (Start from a template) atau
menggunakan surat yang telah dibuat sebelumnya (Start from Existing
document)

.3 Tentukan sumber data atau daftar penerima surat (recipients). Ada 3

pilihan untuk hal tersebut, yaitu Use an exicting list berarti
menggunakan sumber data yang telah ada, Select from outlook
contact berarti memilih dari daftar recipients yang telah ada pada
outlook, dan Type a new list untuk membuat sumber data baru. Pilih
pilihan terakhir untuk membuat recipients yang baru, kemudian klik
Create. Kotak dialog New Address List akan muncul seperti di
berikut :

Pengenalan Microsoft Word 22

 microsoft word telah menyediakan daftar isian (field) yang berisikan
data nama, alamat, dan nomor telepon, dan lain-lain. Kita dapat
menggunakan isian tersebut atau membuat baru yang lebih sesuai
dengan kebutuhan, klik Customize untuk melakukan hal tersebut.

.4 Hapus semua daftar field names milik microsoft word dengan memilih
delete, kemudian pilih klik Add untuk menambah field baru. Gunakan
Rename untuk mengganti nama field yang salah, Move Up untuk
memindahkan filed ke bagian atas dan move down ke bagian bawah.

Pengenalan Microsoft Word 23

 .5 Masukkan semua recipients. Klik New Entry untuk menambahkan
data baru.

Delete Entry menghapus data yang salah, find entry untuk mencari
data tertentu yang telah di masukkan, Filter and sort berfungsi untuk
menampilkan data tertentu dan mengurutkan data, Customize untuk
memodifikasi field (jenis data entry). Bila semua telah selesai
dimasukkan klik Close, maka kotak dialog penyimpanan akan muncul
.

Pengenalan Microsoft Word 24

 .6 Isikan dengan nama file yang digunakan untuk menyimpan recipients
tersebut, kemudian pilih Save, daftar recipients akan muncul pada
kotak dialog Mail merge recipients.

Untuk melanjutkan Klik OK untuk langkah berikutnya

.7 Dalam contoh ini kita menggunakan surat undangan . Field bisa berupa
nama, alamat, kota, kode pos, telepon. Bisa juga menambahkan
Address block (kelompok alamat), Greeting Line (salam), Electronic
postage (perangko elektronik), postal barcode (barcode kartu pos) dan
More item (daftar field yang kita buat)

Pengenalan Microsoft Word 25

 Yang terpenting dari semua pilihan adalah More item, arahkan kursor
pada bagian surat yang berbeda dengan yang lain, misalnya pada
bagian nama, alamat, kota, dll, kemudian pilih more item klik. Kotak
Insert Merge Field akan muncul sebagai berikut :

Pengenalan Microsoft Word 26

 Pilih salah satu data kemudian klik Insert. Lakukan hal yang sama
pada field-field yang lain, bila semua telash selesai pilih Next :
preview your letters untuk langkah selanjutnya.

.8 Contoh surat hasil penggabungan akan ditampilkan pada langkah ini,

pada bagian ini kita dapat melihat recipient yang lain dengan mengklik
<< dan >>, untuk mencari recipient lain gunakan Find a recipient,
atau jika ingin memperbaiki recipient dengan menggunakan Edit
recipient list.. Untuk menyelesaikan pembuatan mail merge ini, klik
Next :complete the merge

Langkah terakhir, kita dapat

mencetak surat gabung
tersebut dengan meng-klik
print, atau mengedit masing-
masing surat yang telah
tergabung secara sendiri-
sendiri dengan memilih Edit
Individuals Letters

Pengenalan Microsoft Word 27

 .9 Cetak gabung, atau penggabungan dokumen utama dan sumber data
atau recipient dapat dilakukan ke dokumen maupun printer.

Tentukan jumlah data yang akan digabungkan, All : semua recipient,

Current record: record yang sedang aktif, From to : menentukan
sendiri kisaran data yang akan digabungkan.

VI. SIMBOL, GAMBAR DAN OBJEK

6.1 Menyisipkan Simbol

Kadang kala karakter yang kita ketik pada dokumen tidak tersedia di dalam
keyboard, seperti karakter “ ® © β α ∞ ™ ”. Oleh karena itu kita dapat
menggunakan fasilitas penyisipan simbol untuk membuat karakter yang tidak
ada pada keyboard. Cara melakukannya sebagai berikut :
1. Arahkan kursor pada tempat dimana karakter akan di tempatkan. Klik
menu Insert Symbol

Pengenalan Microsoft Word 28

 2. Pada tab Symbol, pilihlah jenis font yang diinginkan pada kotak pilihan
Font. Untuk menyisipkan karakter yang sudah dipilih, pilihlah karakter
tersebut kemudian klik Insert.

6.2 Menyisipkan Gambar

Menyisipkan gambar ke dalam dokumen akan akan membuat dokumen
menjadi semakin menarik dan komunikatif. Untuk melakukannya buka menu
Insert Picture, akan tampil menu seperti di bawah ini:

6.3 Dokumen Berkolom

Untuk memunculkan kotak dialog Columns, klik menu Format pilih
Columns :

Pengenalan Microsoft Word 29

 1. Tentukan jumlah kolom yang diinginkan pada Present, atau isikan
jumlahnya pada kotak Number of Columns.
2. Pada kotak Width and spacing, kita dapat mengatur lebar masing-
masing kolom (width) dan jarak antar kolom (spacing).
3. Kotak line between akan menambahkan garis antar kolom, sedangkan
kotak equal colomn width dapat digunakan untuk membuat lebar
semua kolom sama.
4. Anda dapat melihat hasil kolom sementara yang dibuat pada kotak
Preview.
5. Klik OK jika pengaturan sudah lengkap.

6.4 Drop Cap

Drop cap adalah pembesaran ukuran karakter pertama pada suatu paragraf.
Cara pengaturannya sebagai berikut :
1. Letakkan kursor pada paragraf yang karakter pertamnya ingin dibesarkan.
2. Klik menu Format kemudian pilih Drop Cap

Pengenalan Microsoft Word 30

 3. Pada kotak Position ada tiga pilihan, yaitu None berarti kita tidak
membuat drop cap, Dropped menandakan kita membuat drop cap sejajar
dengan teks yang ada di bawahnya, dan In margin artinya huruf yang
dibesarkan akan ditempatkan disebelah kiri atas paragraf tersebut dan
menempati daerah margin kiri.
4. Pada option, dapat ditentukan jenis huruf yang akan di-drop dengan
memilih font. Line to drop adalah untuk menentukan berapa baris akan
digunakan untuk pembesaran huruf. Isikan pula jarak huruf yang
dibesarkan tersebut dengan teks yang ada disampingnya dengan mengisi
kotak Distance from text: dalam satuan inchi.
5. Klik OK jika pengaturan selesai.

VII. MENCETAK DOKUMEN

7.1 Penomoran Halaman

Penomoran halaman merupakan bagian penting dalam sebuah dokumen
karena mengandung informasi tentang letak bagian-bagian dokumen. Cara
menggunakan pengisian nomor halaman sebagai berikut:
.1 Pilih menu Insert kemudian klik Page numbers, akan muncul kotak
dialog seperti dibawah ini :

.2 Pada kotak position, tentukan apakah nomor halam akan diletakkan

dihalam bagian atas (top of page) atau di bagian bawah (bottom of
page)
.3 Tentukan juga perataan nomor halaman yang diinginkan dengan
memilih kotak Alignment, ada 5 pilihan : Left (di kiri), Center (di
tengah), Right (di kanan), Inside (halaman genap diletakkan di kanan
dan halaman ganjil di kiri), Outside (halaman genap diletakkan di kiri
dan halaman ganjil di kanan)
.4 Isi cek Show number on first page jika menginginkan halaman
pertama juga diisi nomer.
.5 Klik tombol Format untuk menampilkan kotak dialog Page number
format untuk mengatur model penomeran.

Pengenalan Microsoft Word 31

 .6 Pada kotak Number format, klik tanda panah ke bawah untuk
menampilkan format nomor yang diinginkan.
.7 Tentukan juga pilihan pada page numbering, Continue from
previous section untuk nomer halaman akan dilajutkan dari section
sebelumnya. Bila Start at: berarti memulai dengan penomeran baru.

7.2 Mencetak Dokumen

Langkah langkah mencetak dokumen.
1. Klik menu File kemudian pilih Print

2. Tentukan nama printer yang akan digunakan.

3. Tentukan bagian dokumen mana yang akan dicetak pada bagian Page
Range :
 All, untuk semua dokumen
 Current Pages, untuk mencetak halaman yang sedang di edit

Pengenalan Microsoft Word 32

  Pages, untuk halaman berapa saja yang akan dicetak
4. Pilih Copies untuk menentukan banyaknya persalinan percetakkan.
5. Klik OK

Sumber :

Pengenalan Microsoft Word 33