Professional Documents
Culture Documents
Surat Menyurat
Mira Veranita Effendy
Surat adalah salah satu media / alat komunikasi tertulis, yang bertujuan untuk
menyampaikan pesan atau bertukar pesan secara tertulis. Dengan surat diharapkan
tujuan berkomunikasi dapat berhasil dengan baik, oleh karena itu harus dipenuhi
prinsip-prinsip penulisan surat yaitu :
- Completeness (lengkap)
- Conciseness (ringkas)
- Considerations (pertimbangan)
- Concreteness (konkrit)
- Clarity (jelas)
- Courtesy (sopan)
- Correctness (benar)
Surat adalah : Suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara
tertulis yang dibuat oleh seseorang atau pejabat kepada pihak lain, baik atas nama
sendiri maupun jabatan dalam organisasi, antara lain dapat berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, laporan, keputusan atau buah pikiran. Tujuan menulis surat
adalah : Untuk memberitahukan atau menyampaikan informasi, penjelasan dan
sebagainya, juga untuk menerima atau mendapatkan informasi, penjelasan dan
sebagainya.
Agar tujuan penulisan surat dapat tercapai, seseorang harus mengetahui pengetahuan
dan keterampilan surat menyurat. Penulisan surat yang kurang baik akan
mempengaruhi arus informasi, sehingga dapat terjadi salah pengertian sehingga tujuan
penulisan surat tidak tercapai.
Jenis-jenis surat :
Berdasarkan sifat Surat :
Surat Pribadi, yaitu surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentingan pribadi. Surat menyurat perorangan timbul dalam kehidupan sehari-
hari antara anak dengan orang tua, kerabat, sahabat dan sebagainya.
Surat Dinas, yaitu surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga, badan
pemerintah atau swasta dan ditandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
Surat dinas berisi masalah yang menyangkut kedinasan yang dibuat untuk
memecahkan masalah kedinasan. Surat Dinas terdiri dari 2 (dua) macam, yaitu :
- Surat Dinas Pemerintah : yang berhubungan dengan masalah
pemerintah dan pemerintahan.
KERTAS SURAT
Beberapa ukuran kertas antara lain :
SERI A
SERI B
BRITISH
Foolscap (folio) 8 x 13 inci 205 x 330 mm
Quarto (4to) 8 x 10 inci 205 x 254 mm
Sexto (6to) 8 x 6.5 inci 205 x 165 mm
Oktavo (8to) 5 x 8 inci 127 x 205 mm
Memo 8 x 5 inci 205 x 127 mm
Draft 10 x 1 inci 254 x 410 mm
Brief 13 x 16 inci 330 x 410 mm
American Quarto 8.75 x 11 inci 223 x 282 mm
SAMPUL SURAT
Macam-macam sampul surat antara lain : Sampul Niaga (Commercial,) Sampul
Keamanan (Security), Sampul Rekat Silang Tutup (Open End), Sampul Berjendela
LIPATAN SURAT
Macam-macam lipatan surat antara lain Lipatan Tunggal (Single Fold), Lipatan Baku
(Standard Fold), Lipatan Baku Rendah (Low Standard Fold), Lipatan Akordion
(Accordion Fold), Lipatan Akordion Rendah (Low Accordion Fold), Lipatan Perancis
(French Fold), Lipatan Baron (Baronial Fold), Lipatan Sejajar Ganda (Parallel Double
Fold)
Nada surat akan lebih hidup jika dalam menuangkan buah pikiran ke dalam isi surat
memilih kata-kata dengan cermat lalu disusun dalam kalimat yang menarik tetapi
tidak terlalu panjang.
Sebaiknya hindari kata-kata atau kalimat majemuk, perhatikan aturan tata bahasa
dan terapkan sopan santun penulisan bahasa surat yang lazim.
Kejelasan Makna
Agar tidak terjadi salah penafsiran, maka hendaknya :
- Hindari pemakaian kata atau istilah yang kurang lazim (tidak
umum) dan kalimat yang berbelit-belit serta panjang.
- Pilihlah kata-kata yang tepat, susunan kalimat sederhana,
ungkapan yang wajar, teknik mengemukakan alinea yang
teratur serta tulisan/ketikan jelas dan benar akan memperjelas
isi surat.
- Penggunaan ejaan dan tanda baca yang tepat serta dalam
menggunakan singkatan hanya yang sudah biasa atau umum
dipakai.
Pengaturan Alinea
Dalam sebuah surat, isi surat terdiri dari :
- Alinea Pembuka, merupakan pengantar isi surat, juga untuk
menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.
Surat Lamaran
Surat Lamaran adalah surat permohonan kerja yang dibuat seseorang kepada
instansi atau perusahaan dengan harapan agar diterima sebagai pegawai atau
karyawan di lingkungan instansi atau perusahaan tersebut dengan posisi yang sesuai
dengan tingkat pendidikan dan keahlian / keterampilan pelamar. Untuk dapat diterima
bekerja oleh suatu instansi atau badan usaha, secara umum pelamar harus memenuhi
tiga persyaratan utama, yaitu, pendidikan formal, keahlian/keterampilan dan
kepribadian. Selain itu sebagai persyaratan pelengkap dapat juga dilampirkan
pengalaman kerja (bila ada)
Surat Izin
Surat izin adalah surat pemberitahuan seseorang kepada pejabat yang
berwenang di instansi / perusahaan tempat bekerja atau sekolah yang menyatakan,
bahwa yang bersangkutan tidak dapat masuk kerja atau tidak dapat mengikuti
p[elajaran di sekolah. Surat Izin tidak masuk kerja ditulis / dibuat oleh yang
bersangkutan. Berbeda dengan surat izin tidak masuk sekolah harus dibuat/ditulis
oleh orang tua siswa.
Dalam surat izin, harus ada sesuatu alasan yang kuat mengapa seseorang tidak
dapat melaksanakan tugas, misalnya surat keterangan sakit dari dokter.
Surat Keluarga
Surat Keluarga ialah surat yang dibuat oleh seseorang kepada orang lain yang masih
mempunyai hubungan keluarga. Dalam penulisan surat keluarga penggunaan bahasa
harus yang baik, sopan dan mudah dimengerti sehingga tujuan surat tersebut tercapai.
Penulisan surat, misalnya oleh seorang anak kepada bibinya, kakeknya, kakaknya
atau pamannya. Penulisan surat harus disesuaikan kepada siapa surat itu ditujukan,
karena penulisan surat kepada orang yang lebih tua atau yang lebih muda sudah tentu
berbeda. MIRA VE