PT PLN (PERSERO) PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

BUKU PANDUAN PROJECT ASSIGNMENT DIKLAT EXECUTIVE EDUCATION I (UNTUK PESERTA & MENTOR)

TAHUN 2011
1

PROGRAM PROJECT ASSIGNMENT

I. PENDAHULUAN Peserta yang memenuhi syarat melanjutkan ke tahap PA dan Presentasi PA adalah peserta yang lulus berdasarkan hasil evaluasi dari serangkaian pelaksanaan tahapan LMT, Corporate Exposure dari Direksi, ICT, dan Assessment Centre, serta hasil pembahasan dengan Direksi, setelah didahului dengan Diklat Mentoring selama 2 hari.

Kegiatan PA di unit oleh Mentee, merupakan penerapan pengetahuan dan keterampilan yang didapat pada tahapan sebelumnya dengan bimbingan Mentor (GM/ PERUSAHAAN). Tahapan-tahapan dalam PA meliputi: Identifikasi masalah Analisa akar masalah. Usulan solusi penyelesaian masalah dalam bentuk Opportunity For Improvement (OFI). Detail Action Plan yang siap dilaksanakan dalam bentuk AFI (Action For Improvement) yang komprehensif mencakup: inisiatif strategis, kegiatan termasuk KPI, target, alokasi sumber daya, penanggung jawab, waktu, dsb. KADIV/ DIREKSI PLN/ DIREKSI ANAK

Topik PA ditetapkan bersama antara Mentee dengan Mentor, spesifik untuk permasalahan yang terdapat di Unit Mentee dan memiliki tingkat

penyelesaian yang bersifat stategis dari sudut pandang Manajemen Atas.

II.

MAKSUD & TUJUAN PA Diklat Executive Education I bertujuan agar perserta mampu

mengaplikasikan pengetahuan yang diperoleh dalam LMT, CE, dan ICT untuk menyelesaikan suatu masalah di lapangan/ unit, antara lain dengan membuat OFI dan menindaklanjuti dalam bentuk AFI yang komprehensif. Diharapkan dalam PA tersebut Mentee dapat

menampilkan kompetensi yang dipersyaratkan dalam Kebutuhan Kompetensi Jabatan yang diproyeksikan (Manajemen Atas).

III.

PENGORGANISASIAN PELAKSANAAN Pengorganisasian pelaksanaan PA terdiri atas PLN Kantor Pusat, PLN Pusdiklat, PLN Udiklat Jakarta, dan PLN Unit/ Divisi/ Anak Perusahaan, dengan pengaturan masing-masing tugas dan tanggung jawab sebagai berikut: A. PLN Kantor Pusat: PLN Kantor Pusat bertanggung jawab: 1. Menetapkan Mentor dan lokasi PA para Mentee. 2. Menjadi bagian dari Tim Penguji laporan hasil PA. 3. Menetapkan kelulusan peserta Diklat EE I.

B. PLN Pusdiklat: PLN Pusdiklat bertanggung jawab:

1.

Mengorganisir pelaksanaan Assignment para peserta PA yang meliputi : a. b. c. Pengumpulan Form Pengajuan PA Pengumpulan Bahan Presentasi dan Makalah Pengumpulan Form Pengamatan Mentoring

2.

Memberikan pembekalan dan paduan kepada Mentee dan Mentor mengenai tata cara dan pelaksanaan PA pada Diklat Mentoring.

3.

Memonitor pelaksanaan PA secara berkala untuk menjamin terselenggaranya program dengan baik.

4. Menjadi bagian dari Tim Penguji laporan hasil PA. 5. Melaporkan pelaksanaan Program diklat EE I kepada Direksi.

C. PLN Udiklat Jakarta : 1. Mengorganisir pelaksanaan Uji Project Assignment

D. Mentor: Mentor bertanggung jawab: 1. Menyepakati tingkat kedalaman topik PA sesuai jenjang Manajemen Atas yang merupakan hasil diskusi bersama dengan Mentee dan penyelesaiannya berlangsung dalam waktu 2 bulan sejak Topik PA ditetapkan. 2. Berperan sebagai Mentor bagi Mentee sesuai dengan penetapan sebagai Mentor dari Direktur SDM dan Umum. 3. Membimbing Mentee dalam menyelesaikan PA dalam bentuk: memberikan arahan, memberikan persetujuan pelaksanaan PA, 4

memberikan masukan terhadap pendekatan dan metodologi pelaksanaan PA, pendampingan dan bimbingan kepada Mentee berupa masukan terhadap topik PA, memberi challenge terhadap target pencapaian PA, memfasilitasi resources dalam pelaksanaan PA, dan memberikan evaluasi atas pencapaian hasil pelaksanaan PA. 4. Membimbing Mentee untuk siap menjadi leader yang handal dalam mengelola diri, mengelola orang lain, dan mengelola bisnis. 5. Mendampingi Mentee presentasi PA dihadapan Tim Penguji. 6. Memberikan laporan hasil mentoring sesuai Form yang telah ditetapkan ke Pusdiklat.

Ketentuan penetapan Mentor: Bagi Mentee yang termasuk level Manajemen Atas, Mentor utama adalah DIREKSI PLN. Bagi Mentee yang termasuk level Manajemen Menengah, mentor adalah atasan langsung (GM / KADIV / DIREKSI Anak Perusahaan).

E. Mentee: Mentee bertanggung jawab: 1. Menyusun proposal PA dan disahkan bersama dengan Mentor. 2. Melaporkan proposal PA yang telah disahkan kepada Udiklat Jakarta (tembusan Kapusdiklat) 3. Proaktif menyelesaikan PA tepat pada waktunya. 5

4. Membuat usulan solusi penyelesaian masalah dalam bentuk OFI. 5. Membuat AFI yang komprehensif berdasarkan OFI mencakup: inisiatif strategis, kegiatan termasuk KPI, target, alokasi sumber daya, penanggung jawab, waktu, dlsb. 6. Menyusun dokumen pelaksanaan dengan menyajikan hasil yang dicapai dan melaporkan hasil PA ke Udiklat Jakarta. 7. Mempresentasikan dan mempertahankan hasil PA di depan Tim Penguji.

IV.

JADWAL PELAKSANAAN Waktu pelaksanaan PA selama 60 (enam puluh) hari kerja terhitung sejak surat penetapan dari Direktur SDM dan Umum. Selesai pelaksanaan PA, peserta kembali bertugas seperti biasanya sambil menunggu surat undangan presentasi Project Assignment dari PLN Pusdiklat.

V.

EVALUASI PENILAIAN PESERTA Evaluasi penilaian peserta PA terdiri atas beberapa penilaian meliputi: A. Penilaian Laporan PA melalui Presentasi peserta dihadapan Tim Penguji yang terdiri dari : Pejabat setingkat MA/ F1, Tim Pengajar, Tim Pusdiklat/ setingkat MA/ F1, Pihak Independent/ Universitas. B. Kriteria Evaluasi: 1. Penulisan: Peserta mampu mengaplikasikan pengetahuan yang diperoleh dalam OMT dan ICT untuk menyelesaikan suatu persoalan di 6

lapangan/unit antara lain dengan membuat Opportunity for Improvement (OFI) atau Inovasi dari suatu permasalahan yang dituangkan dalam bentuk penulisan makalah. Issue Stratejik (Pemilihan Topik) Issue terkait perencanaan ketenagalistrikan pada unit Assignment (Proyek, Pembangkitan, Transmisi, Distribusi, Niaga, Penunjang) yang sedang berkembang saat ini dan keterkaitannya dengan misi/visi, road map, budaya dan kepemimpinan, tindaklanjut CEOs Note. OFI Identifikasi masalah, Analisa akar masalah, serta usulan solusi penyelesaian masalah dalam bentuk Opportunity For Improvement (OFI) terkait issue stratejik. AFI Detail Action Plan yang siap dilaksanakan dalam bentuk AFI (Action For Improvement) yang komprehensif mencakup: inisiatif strategis, kegiatan termasuk KPI, target, alokasi sumber daya, penanggung jawab, waktu, dlsb. 2. Presentasi: Peserta mampu meyakinkan tim penguji atas hasil Assignment (presentasi dan tanya jawab). Penguasaan Materi Bukti-bukti dasar pemikiran, pemahaman, argumen,

hubungan pemaparan dengan topik, tanggapan terhadap pertanyaan dan komentar, referensi. 7

Teknik Presentasi Gaya presentasi, kualitas tampilan bahan tayang, struktur presentasi, isi, kreativitas dan kemampuan menarik audience, manajemen waktu.

VI.

PELAPORAN PENYELENGGARAAN Laporan PA terdiri atas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Cover; Proposal PA; Kata Pengatar; Daftar Isi; Abstrak; Bab I. Latar Belakang; Bab II. Issue Stratejik; Bab III. Analisis Permasalahan; Bab IV Perumusan OFI dan Pembahasan;

10. Bab V Usulan AFI; 11. Bab VI Penutup: Kesimpulan dan Saran; 12. Daftar Pustaka; 13. Lampiran.

Catatan: Laporan PA ditulis maksimum 30 halaman, menggunakan font arial ukuran 10, dengan spasi 1,5. Laporan PA disampaikan oleh Mentee ke PLN PUSDIKLAT c.q. Bidang Pengembangan Diklat Penjenjangan. 8

 Waktu presentasi untuk masing-masing peserta selama 1 jam dengan alokasi sebagai berikut : a. b. Presentasi, selama 15 menit Tanya Jawab, selama 45 menit

Hal-hal yang perlu dipersiapkan sebelum presentasi a. b. Executive Summary untuk para Penguji, maksimal 2 halaman Power Point, maksimal 10 halaman dengan komposisi sebagai berikut : Pendahuluan / Latar Belakang (1 lembar) Isi (8 lembar) a. Issue Stratejik b. Analisis Permasalahan c. Rumusan OFI dan Pembahasan d. Usulan AFI Kesimpulan & Saran (1 lembar)

FORMAT PROJECT ASSIGNMENT

I. CONTOH FORM PROPOSAL PA

10

II.

CONTOH FORMAT LAPORAN

11

12

13

14

15

FORMAT MENTORING

16

17

18