Professional Documents
Culture Documents
Munculnya Konflik
Konflik bisa muncul antar orang dalam organisasi, orang-orang dalam tim, antar
departemen / antara user dan kontraktor, antara tim proyek dan staf fungsional.
Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat
untuk negosiasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan
pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama
untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
Ini akan memicu perbedaan. Hasil akhir dari proyek juga masih memungkinkan
terjadinya konflik antara user dan kontraktor.
Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek
mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa
yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan, memang ada konflik
antar individu dalam proyek.
Suatu konflik yang terjadi antar kelompok yang saling bersaing akan sangat
bermanfaat dalam usaha meningkatkan kekompakan, keeratan, semangat dalam suatu
kelompok dan intensitas persaingan.
Dari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta
pendapat dari seratus orang manajer proyek tentang sumber konflik yang terjadi
dalam manajemen proyek, ditemukan tiga penyebab utama konflik.
1. Penjadwalan proyek,
2. Prioritas proyek dan
3. Tenaga kerja.
Sedangkan penyebab yang lain adalah masalah teknis dan trade off hasil fisik,
administrasi dan organisasi, perbedaan inter personal dan biaya. Sumber konflik akan
berubah sesuai dengan tahap proyek yang dilalui. Artinya, ketika proyek masih dalam
tahap konsepsi konflik terjadi karena prioritas proyek, prosedur administrasi, Jadwal
dan tenaga kerja. Bagian fungsional mungkin akan berbeda pendapat dengan orang
proyek mengenai pekerjaan mana yang diprioritaskan untuk dikerjakan lebih dahulu,
bagaimana rancangan organisasi yang tepat, tingkat pengendalian yang dimiliki
manajer proyek orang yang harus ditugaskan dan penjadwalan proyek di antara
pekerjaan yang sekarang ada.
Tabel
Mulai Selesai
Pemecahan Konflik
Hampir semua proyek, kecil atau sederhana apabila skala besar selalu
memungkinkan terjadinya konflik, karena adanya interaksi antar beberapa
departemen, manusia dan peralatan. Justru suatu yang aneh. bila tidak ada sama
sekali konflik. Ada beberapa metoda untuk mengurangi atau memecahkan konflik,
yaitu :
Jika terjadi perdebatan yang sengit, ada baiknya menunggu dulu hingga kondisi
emosional yang terjadi berkurang, sehingga semua pihak yang terlibat dalam
perdebatan dapat berpikir jernih kembali.
4. Kompromi
Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan puas. Dalam hal ini diperlukan
kerelaan semua pihak untuk menerima pendapat pihak lain. Pada tingkat ekstrim
semua pihak mungkin merasa mendapatkan kerugian yang lebih besar
dibandingkan keuntungan yang diperoleh pihaknya, sehingga pemecahan ini tidak
harus optimal untuk kepentingan proyek.
5. Konfrontasi
Mengelola Konflik.
Kita setuju bahwa konflik tidak bisa dihindarkan dalam proyek dan merupakan
sesuatu yang sehat demi keberhasilan proyek dan penyelesaian terbaik adalah
konfrontasi. Tetapi seringkali banyak pihak-pihak yang anti perbedaan, bereaksi
secara emosional dan tidak berpikir logis dalam konfrontasi ini.
Jika dua orang tidak sependapat untuk suatu hal maka itu sering disebut dengan ada
konflik personal. Perbedaan bisa saja didasari karena lain latar belakang, sifat, nilai-
nilai dan pengalaman. Jika itu terjadi antar kelompok maka kelompok yang terlibat
juga mengalami konflik personal (group dianggap sebagai individu).
Dyer mengusulkan suatu langkah untuk mengatasi konflik personal ini dengan apa
yang disebut violation of expectation. Jika seseo-rang melanggar harapan orang lain,
berarti telah terjadi reaksi yang negatif. Di antara kelompok-kelompok dan manajer
dalam proyek mungkin ada yang merasa orang lain lebih enak atau fasilitasnya lebih
lengkap. Jika kemudian mereka mengharapkan untuk mendapatkan perlakuan yang
lebih baik dan tidak mendapatkan mereka akan menyalahkan atau memutuskan
hubungan. Respon yang negatif melanggar harapan pihak lain yang mungkin akan
bereaksi lebih negatif lagi.
Manajer proyek bisa membangun tim melalui berbagai cara. Salah satu memperkuat
kerjasama tim adalah dengan menyelesaikan konflik. Metoda-metoda penyelesaian
konflik dalam kelompok adalah :
Seringkali ketidak sepakatan antar personil dalam satu kelompok muncul karena :
- Proyek masih baru, sehingga bagi orang-orang didalamnya tidak jelas apa yang
harus dilakukan dan apa yang diharapkan orang lain kepadanya.
- Adanya perubahan dalam proyek dan pekerjaan yang telah disepakati dan orang-
orang tidak tahu tentang hal ini.
- Mendapatkan suatu permintaan atau perintah yang ia tidak mengerti, atau adanya
suatu anggapan bahwa dia seharusnya tidak tahu tentang suatu hal.
- Orang-orang tidak tahu apa yang sedang dikerjakan kelompoknya atau dikerjakan
oleh kelompok lain.
Tujuan dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan
tanggungjawabnya masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang
lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.
4. Apa yang perlu anda ketahui tentang pekerjaan orang lain yang sebenarnya
bermanfaat bagi anda?
Pertanyaan-pertanyaan ini diberikan dan dijawab oleh setiap orang dalam tim
sebelum ada suatu pertemuan. Pada awal pertemuan perlu dijelaskan agar setiap
orang dalam tim memberikan jawaban yang jujur, mengeluarkan uneg-unegnya dan
diharapkan semua akan setuju dengan penjelasan ini. Ini perlu ditegaskan agar
pertemuan tersebut tidak hanya formalitas yang akan memperjelas peran tim tersebut.
Selanjutnya disusul dengan setiap orang membaca jawabannya tentang pertanyaan
nomor satu sampai dengan nomor tiga. Orang lain diharapkan memberikan respon
terhadap jawaban yang telah dibacakan oleh setiap orang. Agar setiap orang tahu
bagaimana respon dalam timnya dan apa yang diharapkan orang lain. Setiap orang
kemudian membaca jawaban terhadap pertanyaan nomor empat dan orang lain yang
bersangkutan perlu memberi respon. Jawaban pertanyaan nomor lima perlu
dikemukakan untuk pemecahan. Selanjutnya nomor enam perlu dibahas bersama
untuk mencapai kesepakatan tentang perubahan apa saja yang diperlukan.
Hal ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan untuk memperjelas peran
tim. Kegiatan bisa dimulai dengan satu or-ang tertentu (misalkan A) untuk
menyatakan dalam bentuk tulisan tentang siapa saja yang mempunyai hubungan kerja
dengannya dan mengharap perilaku tertentu terhadapnya dalam hubungan kerja.
Setelah itu orang ini (A) dan orang yang disebutkannya perlu mengadakan suatu
pertemuan untuk membahas mengenai apa saja yang diharapkan orang-orang ini dari
si A. Akan jelas disitu apakah antar orang ini akan mengharapkan peran dari si A
yang cukup membingungkan, tidak konsisten atau tidak pas. Dengan demikian akan
jelas bagi si A peran apa saja yang seharusnya ia lakukan.
Jika beberapa kelompok terlibat konflik karena harapan yang berbeda maka ada
cara tersendiri yang diusulkan Dyer. Pertama, setiap kelompok yang menyiapkan
daftar pertanyaan mengenai apa yang dibutuhkannya dari kelompok lain. Misalkan
tentang apa yang harus dilakukan, harus diakhiri dan diteruskan oleh kelompok lain.
Kelompok yang bersangkutan juga harus berpikir tentang apa yang diharapkan dan
diinginkan kelompok lain terhadap kelompoknya. Kelompok-kelompok tersebut
selanjutnya saling tukar menukar daftar yang sudah dibuatnya. Dilakukan tawar
menawar antar kelompok tersebut untuk mencapai kesepakatan tentang apa yang
harus dilakukan oleh setiap kelompok. Dalam hal ini harus disadari bahwa tujuannya
untuk menemukan solusi dari konflik yang terjadi, bukan untuk saling mencari
kesalahan. Kalau perlu ada seseorang konsultan untuk menjembatani proses negosiasi
ini. Agar setiap kelompok tetap punya komitmen terhadap hasil kesepakatan,
sebaiknya hasilnya dibuat tertulis.