MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK

Munculnya Konflik

1. Adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut ;

2. Seringnya pergantian personil yang sebelumnya mungkin tidak saling kenal,
sehingga orang harus bekerjasama dengan orang-orang baru.
3. Saling mementingkan bagiannya agar pekerjaan di bagiannya akan berhasil.
Lebih cepat atau baik.

Konflik bisa muncul antar orang dalam organisasi, orang-orang dalam tim, antar
departemen / antara user dan kontraktor, antara tim proyek dan staf fungsional.

Konflik Antara User dan Kontraktor

Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat
untuk negosiasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan
pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerjasama
untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Satu pihak ingin mendapatkan keuntungan sementara pihak lain harus

menanggung kerugian. Pihak user ingin agar biaya proyeknya minimum sementara
pihak kontraktor berharap untuk mendapatkan keuntungan maksimum. Setelah
kontrak ditandatangani, masih akan muncul kemungkinan konflik antar keduanya.
Terutama untuk jenis kontrak biaya plus dimana profit bagi kontraktor adalah
persentase dari biaya, kontraktor kurang peduli terhadap pengeluaran sementara user
harus sering memeriksa segala sesuatu tentang proyek.

Ini akan memicu perbedaan. Hasil akhir dari proyek juga masih memungkinkan
terjadinya konflik antara user dan kontraktor.

Konflik dalam Organisasi Proyek

Peluang ini akan besar bila kelompok-kelompok yang bekerja dalam proyek
mempunyai perbedaan dalam hal tujuan dan harapan, beberapa hal tidak jelas siapa
yang harus membuat atau berwenang untuk membuat keputusan, memang ada konflik
antar individu dalam proyek.

Prioritas pekerjaan, jadwal dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber

potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek. Orang-orang dari divisi
fungsional harus melakukan prioritas dalam mengalokasikan sumberdaya karena
seringkali berhadapan dengan para manajer proyek yang menginginkan proyek-
proyek yang dikelolanya berhasil. Keberhasilan ini sangat didukung oleh tersedianya
sumberdaya yang memadai.
Manfaat Adanya Konflik

1. Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik

2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam

menyelesaikan masalah

3. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya

masalah tersebut

4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya

5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang

6. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas

kemampuannya

Ketidakberadaan suatu konflik dalam organisasi akan bisa menjadi suatu

petunjuk ketidak sehatan organisasi karena keadaan seperti ini dapat mengakibatkan
suatu kejenuhan yang akhirnya menghasilkan keputusan-keputusan yang kurang
bermutu. Sebaliknya konflik yang terjadi akibat adanya perbedaan opini maupun
perspektif akan menimbulkan diskusi-diskusi dan meningkatkan pemecahan masalah
serta inovasi-inovasi.

Suatu konflik yang terjadi antar kelompok yang saling bersaing akan sangat
bermanfaat dalam usaha meningkatkan kekompakan, keeratan, semangat dalam suatu
kelompok dan intensitas persaingan.

Konflik Selama Siklus Hidup Proyek

Dari suatu studi yang dilakukan Thamhain dan Wilemon yang meminta
pendapat dari seratus orang manajer proyek tentang sumber konflik yang terjadi
dalam manajemen proyek, ditemukan tiga penyebab utama konflik.

1. Penjadwalan proyek,
2. Prioritas proyek dan
3. Tenaga kerja.

Sedangkan penyebab yang lain adalah masalah teknis dan trade off hasil fisik,
administrasi dan organisasi, perbedaan inter personal dan biaya. Sumber konflik akan
berubah sesuai dengan tahap proyek yang dilalui. Artinya, ketika proyek masih dalam
tahap konsepsi konflik terjadi karena prioritas proyek, prosedur administrasi, Jadwal
dan tenaga kerja. Bagian fungsional mungkin akan berbeda pendapat dengan orang
proyek mengenai pekerjaan mana yang diprioritaskan untuk dikerjakan lebih dahulu,
bagaimana rancangan organisasi yang tepat, tingkat pengendalian yang dimiliki
manajer proyek orang yang harus ditugaskan dan penjadwalan proyek di antara
pekerjaan yang sekarang ada.

Tabel

Hasil Studi Sumber utama konflik dan tahap-tahap proyek

Siklus Hidup Proyek

Mulai Selesai

Project Project Main Project

Formation/K
Prioritas BuildPrioritas Project
Jadwal PhasedJadwal
Proyek
Prosedur ProyekJadwal Teknis Interpers
administrasi
Jadwal Prosedu Tenaga onal/Perorang
Tenaga
Tenaga r Teknis KerjaPriorita KerjaPrioritas
Kerja s Proyek
Jika pada tahap akhir proyek banyak pekerjaan belum selesai maka jadwal akan
menjadi sumber konflik. Sehingga akan membuat orang yang terlibat dalam proyek
merasa khawatir dan bahkan stress. Sebelum memasuki tahap baru proyek yang lain
akan terjadi permasalahan alokasi tenaga kerja.

Pemecahan Konflik

Hampir semua proyek, kecil atau sederhana apabila skala besar selalu
memungkinkan terjadinya konflik, karena adanya interaksi antar beberapa
departemen, manusia dan peralatan. Justru suatu yang aneh. bila tidak ada sama
sekali konflik. Ada beberapa metoda untuk mengurangi atau memecahkan konflik,
yaitu :

1. Menarik kembali kesepakatan (Withdrawing)

Jika terjadi perdebatan yang sengit, ada baiknya menunggu dulu hingga kondisi
emosional yang terjadi berkurang, sehingga semua pihak yang terlibat dalam
perdebatan dapat berpikir jernih kembali.

2. Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada

konflik)

Cara ini dilakukan dengan menganggap ketidaksepakatan yang terjadi tidak

pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan
kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang
seharusnya.
3. Menggunakan kekuasaan (Forcing)

Cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi

menang-kalah. Jika ingin mengatasi konflik dengan menggunakan kekuasaan
lebih baik didasari dengan menggunakan pengetahuan dan keahlian yang cukup.

4. Kompromi

Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan puas. Dalam hal ini diperlukan
kerelaan semua pihak untuk menerima pendapat pihak lain. Pada tingkat ekstrim
semua pihak mungkin merasa mendapatkan kerugian yang lebih besar
dibandingkan keuntungan yang diperoleh pihaknya, sehingga pemecahan ini tidak
harus optimal untuk kepentingan proyek.

5. Konfrontasi

Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini dilakukan dengan

mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi secara
langsung. Pada tingkat organisasi ini dapat dimulai dengan memberikan
kesempatan pada semua pihak untuk terlibat dalam mencapai konsensus mengenai
tujuan proyek, rencana administrasi, kebutuhan tenaga kerja/ dan prioritas-
prioritas. Semua diharapkan untuk mengemukakan apa yang menjadi pendapatnya
mengenai hal-hal tersebut dan diharapkan pihak-pihak bisa menerima perbedaan.
Di sini harus didahulukan cara berpikir analitis (logis) bukan emosional. Lalu
mereka mau melaksanakan hasil kesepakatan. Jika ini bisa dilakukan maka
konfrontasi merupakan cara terbaik menyelesaikan konflik.

Mengelola Konflik.

Kita setuju bahwa konflik tidak bisa dihindarkan dalam proyek dan merupakan
sesuatu yang sehat demi keberhasilan proyek dan penyelesaian terbaik adalah
konfrontasi. Tetapi seringkali banyak pihak-pihak yang anti perbedaan, bereaksi
secara emosional dan tidak berpikir logis dalam konfrontasi ini.

Teori Ekspektasi tentang Konflik

Jika dua orang tidak sependapat untuk suatu hal maka itu sering disebut dengan ada
konflik personal. Perbedaan bisa saja didasari karena lain latar belakang, sifat, nilai-
nilai dan pengalaman. Jika itu terjadi antar kelompok maka kelompok yang terlibat
juga mengalami konflik personal (group dianggap sebagai individu).
Dyer mengusulkan suatu langkah untuk mengatasi konflik personal ini dengan apa
yang disebut violation of expectation. Jika seseo-rang melanggar harapan orang lain,
berarti telah terjadi reaksi yang negatif. Di antara kelompok-kelompok dan manajer
dalam proyek mungkin ada yang merasa orang lain lebih enak atau fasilitasnya lebih
lengkap. Jika kemudian mereka mengharapkan untuk mendapatkan perlakuan yang
lebih baik dan tidak mendapatkan mereka akan menyalahkan atau memutuskan
hubungan. Respon yang negatif melanggar harapan pihak lain yang mungkin akan
bereaksi lebih negatif lagi.

Metoda Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik

Manajer proyek bisa membangun tim melalui berbagai cara. Salah satu memperkuat
kerjasama tim adalah dengan menyelesaikan konflik. Metoda-metoda penyelesaian
konflik dalam kelompok adalah :

• Teknik Memperjelas Peran

Seringkali ketidak sepakatan antar personil dalam satu kelompok muncul karena :

- Proyek masih baru, sehingga bagi orang-orang didalamnya tidak jelas apa yang
harus dilakukan dan apa yang diharapkan orang lain kepadanya.

- Adanya perubahan dalam proyek dan pekerjaan yang telah disepakati dan orang-
orang tidak tahu tentang hal ini.

- Mendapatkan suatu permintaan atau perintah yang ia tidak mengerti, atau adanya
suatu anggapan bahwa dia seharusnya tidak tahu tentang suatu hal.

- Semua orang berpikir bahwa seseoran^akan menyelesaikan suatu pekerjaan

padahal tak seorangpun mengerjakannya.

- Orang-orang tidak tahu apa yang sedang dikerjakan kelompoknya atau dikerjakan
oleh kelompok lain.

Tujuan dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan
tanggungjawabnya masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang
lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.

• Memperjelas Peran-peran Untuk Tim

Mempertemukan orang dalam tim kemudian diberi pertanyaan untuk dijawabnya :

1. Apa yang diinginkan organisasi terhadap pekerjaan anda?

2. Apa yang sebenarnya anda lakukan dalam melakukan pekerjaan?

3. Apa yang seharusnya diketahui orang lain tentang pekerjaan anda yang sebenarnya
dapat membantu mereka (teman satu tim)?

4. Apa yang perlu anda ketahui tentang pekerjaan orang lain yang sebenarnya
bermanfaat bagi anda?

5. Kesulitan-kesulitan apa yang anda alami dengan orang lain?

6. Perubahan apa dalam organisasi/ tugas atau aktivitas-aktivitas yang akan

memperbaiki performansi kerja tim anda?

Pertanyaan-pertanyaan ini diberikan dan dijawab oleh setiap orang dalam tim
sebelum ada suatu pertemuan. Pada awal pertemuan perlu dijelaskan agar setiap
orang dalam tim memberikan jawaban yang jujur, mengeluarkan uneg-unegnya dan
diharapkan semua akan setuju dengan penjelasan ini. Ini perlu ditegaskan agar
pertemuan tersebut tidak hanya formalitas yang akan memperjelas peran tim tersebut.
Selanjutnya disusul dengan setiap orang membaca jawabannya tentang pertanyaan
nomor satu sampai dengan nomor tiga. Orang lain diharapkan memberikan respon
terhadap jawaban yang telah dibacakan oleh setiap orang. Agar setiap orang tahu
bagaimana respon dalam timnya dan apa yang diharapkan orang lain. Setiap orang
kemudian membaca jawaban terhadap pertanyaan nomor empat dan orang lain yang
bersangkutan perlu memberi respon. Jawaban pertanyaan nomor lima perlu
dikemukakan untuk pemecahan. Selanjutnya nomor enam perlu dibahas bersama
untuk mencapai kesepakatan tentang perubahan apa saja yang diperlukan.

Memperjelas Peran Setiap Orang

Hal ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan untuk memperjelas peran
tim. Kegiatan bisa dimulai dengan satu or-ang tertentu (misalkan A) untuk
menyatakan dalam bentuk tulisan tentang siapa saja yang mempunyai hubungan kerja
dengannya dan mengharap perilaku tertentu terhadapnya dalam hubungan kerja.
Setelah itu orang ini (A) dan orang yang disebutkannya perlu mengadakan suatu
pertemuan untuk membahas mengenai apa saja yang diharapkan orang-orang ini dari
si A. Akan jelas disitu apakah antar orang ini akan mengharapkan peran dari si A
yang cukup membingungkan, tidak konsisten atau tidak pas. Dengan demikian akan
jelas bagi si A peran apa saja yang seharusnya ia lakukan.

Resolusi Konflik dalam Kelompok

Jika beberapa kelompok terlibat konflik karena harapan yang berbeda maka ada
cara tersendiri yang diusulkan Dyer. Pertama, setiap kelompok yang menyiapkan
daftar pertanyaan mengenai apa yang dibutuhkannya dari kelompok lain. Misalkan
tentang apa yang harus dilakukan, harus diakhiri dan diteruskan oleh kelompok lain.
Kelompok yang bersangkutan juga harus berpikir tentang apa yang diharapkan dan
diinginkan kelompok lain terhadap kelompoknya. Kelompok-kelompok tersebut
selanjutnya saling tukar menukar daftar yang sudah dibuatnya. Dilakukan tawar
menawar antar kelompok tersebut untuk mencapai kesepakatan tentang apa yang
harus dilakukan oleh setiap kelompok. Dalam hal ini harus disadari bahwa tujuannya
untuk menemukan solusi dari konflik yang terjadi, bukan untuk saling mencari
kesalahan. Kalau perlu ada seseorang konsultan untuk menjembatani proses negosiasi
ini. Agar setiap kelompok tetap punya komitmen terhadap hasil kesepakatan,
sebaiknya hasilnya dibuat tertulis.