PENGELOLAAN OBAT DAN ADMINISTRASI APOTEK

Heru Sasongko, S.Farm.,Apt.

Kegiatan administrasi di apotek (standar pelayanan kefarmasian)

Administrasi umum

pencatatan, pengarsipan, pelaporan narkotika, psikotropika dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Administrasi pelayanan pengarsipan resep, pengarsipan catatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat

Kelengkapan administrasi apotek

Blangko pesanan obat Blangko kartu stok Blangko salinan resep Blangko faktur dan blangko nota penjualan Buku pembelian dan penerimaan serta buku penjualan dan penerimaan obat Buku yang bersangkut paut dengan pembukuan keuangan Buku pencatatan narkotika dan psikotropika Buku pesanan obat narkotika dan psikotropika Form laporan obat narkotika dan psikotropika Alat tulis dan kertas sesuai dengan kebutuhan

Macam laporan yang dibuat apotek

Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika dan obat

obat yang sering disalahgunakan per bulan Laporan statistika resep dan penjualan obat generik berlogo per bulan Laporan daftar hadir tenaga kesehatan Laporan jumlah tenaga farmasi per tiga bulan Laporan perpajakan per tahun Laporan keuangan

Laporan keuangan Apotek

Laporan harian

- buku penjualan obat OTC, OWA, Resep Laporan bulanan - buku kas bulanan - buku tuslah - buku embalase - laporan neraca dan rugi laba - laporan pajak Laporan tahunan - laporan pajak tahunan (SPT) - laporan neraca dan rugi-laba

Penyimpanan sediaan farmasi

Berdasarkan sifat khusus obat (pengaruh suhu penyimpanan, sifat mudah terbakar,dll.) Berdasarkan golongan obat (obat bebas, keras, psikotropika dannarkotika) Berdasarkan jenis nama obat (generik atau obat bermerk dagang) Berdasarkan efek farmakologis Berdasarkan bentuk sediaan Alfabetis Berdasarkan prinsip First Expired Date First Out (FEFO). Berdasarkan prinsip First In First Out (FIFO).

Tempat penyimpanan obat

Disimpan dalam wadah tertutup rapat untuk obat

yang mudah menguap (ether, halotane) Disimpan terlindung dari cahaya (tablet, kaplet, sirup) Disimpan dengan zat pengering/penyerap lembab (kapsul) Disimpan pada suhu 15-30 C (tablet, kaplet, sirup) Disimpan pada suhu 5-15 C (minyak atsiri, salep mata, krim, ovula, suppositoria, tingtur) Disimpan di tempat dingin suhu 0-5 C (vaccina)

Prinsip penataan perbekalan farmasi

Obat golongan narkotika, disimpan di ruang peracikan, di

lemari khusus narkotika Obat golongan psikotropika, disimpan di ruang peracikan, di lemari khusus terpisah dengan sediaan farmasi yang lain Obat golongan Keras, disimpan di ruang peracikan, dikelompokkan : - obat bentuk padat (tablet, kaplet, kapsul, pil) - obat bentuk semi padat (salep, cream, pasta, jelly) - obat cairan (sirup) - obat injeksi (vial, ampul, infus) - lemari pendingin (vaccin, suppositoria, ovula, injeksi)

 Obat HV/OTC, disimpan di ruang penjualan obat

bebas, di bagian depan, perlu diperhatikan : - desain lemari/rak (fungsional dan estetika) - estetika (seni keindahan dalam menata dan mendesain rak/lemari obat OTC, agar menarik bagi konsumen) - tata letak/lay out (susunan barang memberi kenyamanan dan kemudahan untuk diakses) - tanda (petunjuk tempat golongan obat sesuai fungsinya)

Pengelolaan sediaan farmasi yang rusak dan ED

sediaan farmasi yang karena suatu hal tidak bisa digunakan lagi

atau dilarang digunakan, harus dimusnahkan dengan cara dibakar atau ditanam atau dengan cara lain yang ditetapkan Menteri (kepmenkes 1332/2002) Sediaan farmasi yang dimaksud : - sediaan farmasi ED - sediaan farmasi yang rusak - sediaan farmasi yang dilarang oleh pemerintah Cara :

- dibakar, ditanam, atau cara lain

- dilakukan oleh APA atau apoteker pengganti dibantu minimal satu karyawan apotek - dibuat berita acara pemusnahan dan dilaporkan ke Dinkes

11/23/2012

11

Pengelolaan Narkotika
Apotek maupun rumah sakit mendapatkan obat narkotika dari PBF.

Kimia Farma sebagai distributor tunggal

Pemesanan dilakukan dengan menggunakan SP Narkotika rangkap

4 (empat) ditandatangani oleh APA dan dilengkapi dengan SIK (Surat Ijin Kerja) serta stempel Apotek
Satu lembar SP (Surat Pesanan ) hanya untuk satu jenis obat

narkotika,
Tiga lembar SP (Surat Pesanan) dikirim ke PBF dan satu lembar

untuk arsip apotek.

Penyimpanan
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia N0. 28/Menkes/Per/1978 : Harus dibuat seluruhnya dari kayu atau bahan lain yang kuat. Harus mempunyai kunci ganda yang berlainan. Dibagi 2 masing-masing dengan kunci yang berlainan. Bagian 1 digunakan untuk menyimpan morfin, petidin, dan garam-garamnya serta persediaan narkotika. Bagian 2 digunakan untuk menyimpan narkotika yang digunakan sehari-hari.

Penyimpanan
Lemari khusus tersebut berupa lemari dengan ukuran

lebih kurang 40x80x100 cm3, lemari tersebut harus dibuat pada tembok atau lantai. Lemari khusus tidak dipergunakan untuk menyimpan bahan lain selain narkotika, kecuali ditentukan oleh MenKes. Anak kunci lemari khusus harus dipegang oleh pegawai yang diberi kuasa. Lemari khusus harus diletakkan di tempat yang aman dan yang tidak diketahui oleh umum.

Pemusnahan narkotika
Sesuai dengan Pasal 17 Kepmenkes No. 280 tahun 1981 tentang Ketentuan dan Tata Cara Pengelolaan Apotek Pemusnahan dilakukan oleh Apoteker Pengelola Apotek atau Apoteker Pengganti bersama-sama dengan sekurang-kurangnya petugas apotek yang bersangkutan, Disaksikan oleh petugas yang ditunjuk Kepala Balai Pemekriksaan Obat dan Makanan Setempat Berita acara pemusnahan dilakukan sesuai dengan bentuk yang telah ditentukan dalam rangkap lima yang ditandatangani oleh Apoteker Pengelola atau Apoteker Pengganti dan Petugas Balai Pemeriksaan Obat dan Makanan Setempat.

Berita acara
Memuat : Nama, jenis, sifat dan jumlah Keterangan tempat, jam, hari, tanggal, bulan dan tahun dilakukan pemusnahan Tandatangan dan identitas lengkap pelaksana dan pejabat yang menyaksikan pemusnahan.

Lemari penyimpan narkotik

Prinsip pengelolaan psikotropika

Cara pemesanan : dengan SP khusus Cara penyimpanan : disimpan pada lemari khusus terpisah dengan obat lainnya, bentuk dan ukuran sesuai dengan peraturan yang berlaku Cara penyerahan : sesuai dengan persyaratan dokumen sesuai peraturan : - apotek, RS, puskesmas, balai pengobatan : dengan SP khusus narkotika - dokter, pasien : dengan resep asli, lengkap dengan nama-alamat pasien dan dokter Cara pencatatan : resep dipisah, buku catatan penggunaan narkotik-psikotropik Cara pelaporan : laporan internal ke apotek dan Dinkes Cara pemusnahan : ada berita acara dan saksi dari pemerintah, dilaporkan ke Dinkes

SP narkotika

SP Psikotropika

SP obat

Blangko kartu stok

Blangko salinan resep

Kuitansi

Laporan penggunaan narkotika

Laporan penggunaan psikotropika dan obat yang sering disalahgunakan

Laporan statistik resep dan penjualan OGB

Tenaga kefarmasian

Faktur

Buku catatan pelayanan OWA

Retur obat

Buku defecta

Surat setoran pajak

SPT

Laporan neraca

Laporan rugi laba

Laporan Kas bulanan