You are on page 1of 24

Manual

Sistem Pelaporan SPBU


( Sispel SPBU )

Di dalam manual ini anda akan menemukan:

A. Gambaran Umum Sispel SPBU


1. Spesifikasi Program
2. Penjelasan Umum
3. Jenis-Jenis Laporan Yang Dihasilkan
4. Data Entry Yang Diperlukan
5. tabel Data Yang Dibutuhkan
6. Fasilitas-Fasilitas Program

B. Tata Cara Instalasi dan Setup


1. Tata Cara Mendapatkan Sispel SPBU
2. Tata Cara Instalasi
3. Tata Cara Setup

C. Tata Cara Pemakaian Sispel SPBU


1. Cara Menjalankan dan Keluar dari Sispel SPBU
2. Pemasukan Data
3. Proses Data
4. Mencetak Laporan
5. Menggunakan Fasilitas Lain-lain

D. Lampiran
1. Memasukkan Saldo Awal Produk Non-BBM
2. Memulai Pemasukan Data Meteran
3. Melakukan Registrasi Program
4. Technical Support

Cileungsi Computer Halaman 1


Manual Sispel SPBU

A. Gambaran Umum Sispel SPBU

1. Spesifikasi Program

Nama Program : Sistem Pelaporan SPBU


Platform : DOS
Jenis : Aplikasi Database
Versi : 2002
Pembuat/Hak Cipta : Cileungsi Computer
Ruko Pondok Damai Blok B1 No. 6 Cileungsi, Bogor 16820
Telp. 0818-789641
Website: http://www.cileungsi.com
E-mail: office@cileungsi.com

2. Penjelasan Umum

“Sistem Pelaporan SPBU”, atau disingkat “Sispel SPBU”, adalah sebuah program aplikasi
komputer untuk mengotomatiskan sistem pelaporan SPBU, baik laporan harian, maupun
rekapitulasi bulanan.

Dengan Sispel SPBU, petugas hanya perlu memasukkan data meteran awal dan meteran
akhir setiap pompa (per shift atau per hari), dan program akan otomatis menghitung jumlah
pengeluaran yang dilakukan, untuk selanjutnya dicetak ke dalam bentuk laporan harian.

Selain itu, jika terjadi perubahan volume tangki karena penambahan/pasokan, pengeluaran
untuk keperluan test, dan perubahan tinggi permukaan BBM yang diukur menggunakan
stick ukur, data ini pun akan dimasukkan sehingga dapat diketahui jumlah stock/persediaan
BBM yang dimiliki.

Sispel SPBU juga dilengkapi dengan fasilitas pengelolaan data stock barang-barang
suplemen/komplemen lain, seperti minyak pelumas (olie), air accu, dan sebagainya,
sehingga dapat diperoleh laporan yang komprehensif tentang penjualan dan stock/
persediaan yang ada di SPBU.

3. Jenis-jenis Laporan yang dapat dihasilkan oleh Sispel SPBU

1. Laporan Hasil Penjualan BBM (harian)


Yaitu laporan penjualan Premium, Premix, dan Solar dari setiap pompa per shift per
hari. Dilengkapi pula dengan Rincian jumlah uang yang harus disetorkan.
Laporan ini pun dapat merinci penjualan yang dilakukan terhadap konsumen
umum, dan pengeluaran untuk keperluan sendiri (intern perusahaan).

2. Laporan Kondisi Stok (harian)


Yaitu laporan tentang keadaan meteran pompa dan hasil pengukuran yang
dilakukan terhadap tangki.
Cileungsi Computer Halaman 2
Manual Sispel SPBU

Laporan ini dilengkapi pula dengan keadaan stok dalam satuan liter sehingga dapat
diketahui mutasi penambahan dan pengurangan stok, dan sisa serta deviasi
perhitungan dengan pengukuran secara fisik.

3. Laporan Penjualan BBM (bulanan)


Yaitu rekapitulasi penjualan BBM dan mutasi stok/persediaan dalam sebulan,
sehingga dapat diperoleh informasi berapa jumlah penjualan, jumlah pembelian,
HPP, penguapan, dan laba kotor.

4. Laporan Penjualan Non-BBM (harian)


Yaitu laporan penjualan barang-barang suplemen/komplemen yang dijual di SPBU,
disertai dengan rincian jumlah uang yang harus disetorkan.

5. Laporan Kondisi Persediaan Barang Non-BBM


Yaitu laporan yang memperlihatkan kondisi dan mutasi persediaan barang Non-
BBM yang dijual di SPBU. Laporan ini dapat dicetak sewaktu-waktu diperlukan.

6. Rekapitulasi Hasil Penjualan


Yaitu laporan penjualan lima komoditas utama yang dijual di SPBU, yaitu
Premium, Premix, Solar, Olie, dan Air Accu. Laporan ini disusun secara kronologis
(per hari) selama periode waktu yang diinginkan.

Selain laporan-laporan di atas, dapat diperoleh printout daftar produk/komoditas yang


dijual, serta jika diperlukan dapat pula menampilkan mutasi dan ke adaan stock per
produk.

4. Data Entry yang diperlukan

Pada dasarnya, data entry yang dilakukan terdiri dari pemasukan data BBM, dan
pemasukan data produk Non-BBM.

1. Pemasukan data BBM terdiri dari:


• Pemasukan data meteran pompa
• Pemasukan data hasil pengukuran tangki
• Pemasukan data penerimaan BBM
• Pemasukan data pengembalian BBM yang dipergunakan untuk test.

2. Pemasukan data Non-BBM meliputi:


• Pemasukan data penjualan produk Non-BBM
• Pemasukan data pembelian produk Non-BBM
• Pemasukan data yang menambah stock lainnya
• Pemasukan data yang mengurangi stock lainnya, seperti kehilangan atau
kerusakan.

Pemasukan data yang lainnya adalah pemasukan data rincian uang yang diterima
berdasarkan keadaan sebenarnya. Pemasukan data ini dilakukan pada saat hendak
mencetak laporan harian.

Cileungsi Computer Halaman 3


Manual Sispel SPBU

5. Tabel Data Yang Diperlukan

Adapun tabel data yang diperlukan oleh Sispel SPBU adalah:

1. Tabel daftar petugas, dimana petugas adalah para pegawai yang bertanggung jawab
terhadap penjualan BBM dan Non-BBM. Setiap pemasukan data disertai oleh
identitas petugas yang bertanggung jawab terhadap data tersebut.
2. Tabel daftar produk Non-BBM, yang akan digunakan untuk mengelola persediaan
Non-BBM.
3. Tabel Volume, dimana dapat diketahui kondisi dan beda fraksi tangki BBM. Tabel
ini biasanya diberikan oleh instansi yang berwenang terhadap pengukuran tangki
BBM.

6. Fasilitas Program

Sebagai program aplikasi, Sispel SPBU juga dilengkapi dengan fasilitas-fasilitas sebagai
berikut:

1. Pembuatan data cadangan (backup data) secara otomatis untuk mengantisipasi


kerusakan atau kehilangan data.
2. Pemisahan dan penggabungan data untuk meningkatkan performansi kecepatan
program.
3. Periksa keberadaan data, sehingga dapat diketahui sewaktu-waktu data apa yang
telah dimiliki (yang tersedia).
4. Pengurutan data kembali (reindeks) untuk menjamin akurasi dan kecepatan
program.
5. Pembuatan file data stock secara bulanan untuk mencegah akumulasi data yang tak
terhingga sehingga menurunkan performansi program.
6. Penentuan tanggal yang berbeda dengan tanggal sistem komputer, sehingga
memungkinkan penanganan data yang telah lalu.
7. Penempatan data yang relatif permanen ke dalam variabel umum, sehingga jika
diperlukan perubahan terhadap data tersebut dapat dilakukan sendiri oleh
petugas/administrator.
8. Sistem pengamanan program menggunakan password yang dapat diubah sendiri
oleh administrator, sehingga dapat dicegah pemakaian program oleh pihak lain
yang tidak berwenang.

Cileungsi Computer Halaman 4


Manual Sispel SPBU

B. Tata Cara Instalasi dan Setup

1. Tata Cara Mendapatkan Program

Program Sispel SPBU dapat didownload secara gratis dari Internet, dengan alamat website:
http://www.cileungsi.com/spbu. Program yang didownload bernama SPBU2002.EXE.

Program yang anda download ini bersifat shareware, yaitu anda memperoleh kesempatan
untuk menggunakannya secara gratis selama 3 bulan, dan jika anda berniat
menggunakannya untuk seterusnya, anda diharuskan untuk melakukan registrasi dan
membayar harga program.

Selama masa evaluasi (3 bulan) tersebut, program Sispel SPBU anda dapat berfungsi
secara penuh, namun di layar program akan tampak pesan bahwa program anda belum
diregistrasi. Selain itu, pada waktu-waktu tertentu (acak), anda akan diingatkan untuk
melakukan registrasi program.

2. Tata Cara Instalasi

Setelah anda mendapatkan file SPBU2002.EXE, anda dapat melakukan instalasi dengan
menjalankan file tersebut, baik dari DOS, maupun dari Windows. Program
SPBU2002.EXE akan otomatis membuat sebuah direktori/folder pada harddisk bernama
SPBU, dan mengekstrak file-file yang diperlukan oleh Sispel SPBU.

Misal: anda meletakkan file SPBU2002.EXE pada root directory pada drive C:\
Jalankan SPBU2002.EXE, seperti:

C:\>SPBU2002.EXE [Enter]

Program tersebut akan membuat direktori SPBU dan mengekstrak file yang diperlukan ke
dalam direktori tersebut.

Perhatian: Jika anda pernah menginstal program SPBU2002.EXE sebelumnya, atau anda
memiliki sebuah direktori bernama SPBU pada drive C:, maka ketika anda menjalankan
program SPBU2002.EXE akan muncul pesan error. Untuk mengantisipasi hal tersebut,
pastikanlah tidak ada direktori SPBU pada drive C ketika anda hendak menjalankan file
SPBU2002.EXE.

3. Tata Cara Setup

Setelah anda menjalankan program SPBU2002.EXE, maka pada direktori C:\SPBU


(default) akan muncul file-file sebagai berikut:

SPBU.EXE
FOXD2500.ESO
Cileungsi Computer Halaman 5
Manual Sispel SPBU

FOXD2500.ESL
SPBU.DBF
SPBU.FPT
SPBUHELP.HLP
SPBUHELP.FPT
PKZIP.EXE

Program Sispel SPBU ini masih belum bisa dijalankan sebagaimana mestinya, namun
harus di-setup terlebih dahulu agar tercipta file-file data yang diperlukan. Setup juga
diperlukan agar anda dapat mengisi nomor dan nama SPBU sebagai identitas pada laporan.

1) Untuk melakukan setup program, jalankan program SPBU.EXE dengan


parameter, sebagai berikut:

C:\SPBU>SPBU SETUP

Tampilan yang muncul kemudian adalah layar untuk mengisi identitas SPBU, seperti
pada gambar berikut:

Isilah nomor SPBU, nama SPBU (nama yang umumnya disebut orang), nama
perusahaan, dan alamat perusahaan. Setelah selesai, Enter pada <Simpan>.

Selanjutnya, tampak layar yang meminta konfirmasi anda untuk membuat file data,
seperti gambar berikut. Umumnya, anda tinggal menekan Enter pada <Ok>. Tetapi jika
sebelumnya anda sudah memiliki file data, anda bisa menekan Enter pada <Lewati>.

Pilihan “Ciptakan Struktur Data” akan menciptakan file data kosong, sementara pilihan
“Isi Tabel Volume dengan nilai default” akan otomatis mengisi tabel Volume dengan
nilai yang dibawa oleh program. Nilai ini bisa berbeda-beda, anda disarankan mengacu
kepada tabel volume/fraksi yang diberikan oleh Pertamina. Jika anda tidak memilih
pilihan ini, maka tabel Volume yang dihasilkan akan dibiarkan kosong, dan anda harus
memasukkan semua nilai dalam tabel volume/fraksi sendiri. Namun jika pilihan ini

Cileungsi Computer Halaman 6


Manual Sispel SPBU

dipilih, tabel Volume akan diisi dengan nilai default, dan anda bisa menyesuaikan
dengan nilai pada tabel SPBU anda nanti.

Selanjutnya anda akan diminta memasukkan password. Pada keadaan ini, program
Sispel SPBU telah berjalan dengan normal. Jika anda belum memiliki password (baru
melakukan setup pertama kali), password defaultnya adalah “adm” (huruf kecil semua,
tanpa tanda petik). Ketika anda memasukkan password, anda tidak akan melihat huruf-
huruf password tersebut karena sengaja dikaburkan, namun password yang anda
masukkan tetap berlaku. Tekan Enter jika anda telah selesai mengisi password.

2) Memasukkan Daftar Petugas

Petugas adalah para pegawai yang diberi hak untuk menjalankan program Sispel SPBU
(sehingga harus memiliki password), dan para pegawai SPBU yang memegang pompa
(karena mereka bertanggung jawab terhadap data meteran pompa). Setiap petugas
diberi ID, Nama, Tanggal Mulai bertugas/menjadi pegawai, dan tanggal berakhirnya/
tidak bertugas lagi.

Bagi pegawai yang diberi hak menjalankan program Sispel SPBU, diberikan password
yang terdiri dari 5 character (huruf/angka) dan level/tingkatan password. Level 0 (nol,
atau System Manager) memiliki akses terhadap semua fasilitas Sispel SPBU,
sementara level 1 (satu, atau System Administrator) memiliki akses terhadap semua
fasilitas kecuali akses terhadap Tabel Volume. Level 2 (dua, atau System Operator)
diberikan kepada petugas yang memasukkan data, dan level 3 (tiga, Guest) diberikan
kepada orang-orang yang haknya sangat terbatas.

Untuk memasukkan daftar petugas, pilih menu Tabel * Petugas. Isi ID petugas dengan
nama panggilan/singkat, namun tidak boleh ada ID yang sama. Perhatikan huruf besar
(capital) dan huruf kecil, karena mempengaruhi. Setiap record petugas tidak boleh
dihapus jika ID petugas tersebut telah/pernah digunakan pada pemasukan data. ID
petugas juga tidak boleh digunakan oleh orang lain, walaupun petugas yang
bersangkutan sudah tidak bertugas lagi. Hal ini untuk menghindari tanggung jawab
petugas yang lama menjadi beban bagi petugas yang baru.

Isi Nama Petugas dengan nama lengkap petugas tersebut. Dengan adanya nama
lengkap ini dapat diketahui bahwa sebuah ID petugas adalah milik seorang petugas
tertentu.

Isi kolom Mulai dengan tanggal dimana petugas tersebut mulai bertugas, dan kolom
Sampai dengan tanggal dimana petugas tersebut sudah tidak bertugas lagi. Data ini
hanya digunakan sebagai informasi untuk mengetahui kapan seorang petugas mulai
bekerja di SPBU dan kapan pula keluarnya.

Isi kolom Aktif dengan “T” (tanpa tanda petik) jika petugas masih aktif, dan “F” jika
petugas sudah tidak aktif lagi. Petugas yang sudah tidak aktif lagi tidak boleh
mengakses Sispel SPBU dan memegang pompa lagi (sudah tidak bertanggung jawab).
Kolom Catatan bersifat opsional, bisa dipakai dan juga bisa tidak dipakai. Anda bisa
memanfaatkan kolom ini untuk mencatat hal-hal yang berkaitan dengan petugas,
misalnya alamat, nomor telepon, konduite pekerjaan selama di SPBU dan sebagainya.
Untuk mengisi kolom Catatan, letakkan cursor pada kolom Catatan lalu tekan

Cileungsi Computer Halaman 7


Manual Sispel SPBU

Ctrl+Home untuk membuka Memo Editor (lihat keterangan tombol di bagian bawah).
Jika anda sudah membuat catatan di jendela Memo Editor, tekan Ctrl+W untuk
menyimpan catatan dan menutup jendela Memo Editor.

Kolom Password diisi dengan password bagi petugas yang diberi hak untuk
menjalankan program Sispel SPBU. Untuk mengisi password, hapus isi kolom
Password pada baris petugas yang bersangkutan (jika ada isinya). Masukkan character
“#” (tanpa tanda petik) lalu diikuti oleh password (maksimal 5 character), lalu diikuti
dengan angka level passwordnya. Misal akan memasukkan password “mawar” dan
levelnya adalah 1, maka ditulis “#mawar1” (tanpa tanda petik). Password ini akan tetap
terlihat demikian sampai anda keluar ke menu. Jika anda masuk lagi ke Tabel Petugas,
maka password tersebut akan diacak sehingga tidak dapat dibaca lagi.

Masukkanlah setiap petugas yang ada. Jika ingin menambah record, tekan F2. Jika
ingin menghapus record, tekan F3. Record yang dihapus akan ditandai dengan bulatan
kecil di sebelah kiri recordnya. Record yang dihapus ini masih bisa dikembalikan
dengan menekan F4 sehingga bulatan kecil tersebut hilang. Jika anda keluar dari Tabel
Petugas, record yang ditandai untuk dihapus tersebut akan benar-benar dihapus dan
tidak bisa dikembalikan lagi.

3) Memasukkan Daftar Produk

Daftar Produk adalah seluruh produk/komoditas yang dijual di SPBU, baik produk
BBM (Premium, Premix, dan Solar) maupun produk Non-BBM (Olie, Air Accu, dan
lain-lain). Daftar Produk terdiri dari Kode produk, Nama Produk, Harga, Satuan, Jenis,
dan Harga Pokok.

Kode produk adalah sebutan singkat bagi produk tersebut, namun harus berbeda antara
satu dengan yang lainnya. Kode produk yang telah/pernah digunakan pada pemasukan
data tidak boleh dihapus atau diubah. Jika hal ini dilakukan maka data yang telah
dimasukkan tersebut tidak akan bisa dikenali lagi, atau tercantum dengan data produk
lain yang menggunakan Kode produk tadi. Kode produk juga bersifat case-sensitive,
artinya huruf besar (capital) dianggap berbeda dengan huruf kecil.

Nama Produk adalah nama atau deskripsi lengkap tentang produk tersebut.

Harga adalah harga jual produk dalam satuan rupiah.

Satuan adalah satuan produk. Jika sebuah produk dijual dalam beberapa satuan,
misalnya buah, lusin, dan gross, maka harus dibuat kode dan deskripsi sendiri untuk
setiap satuan produk tersebut.

Jenis adalah penggolongan produk, yaitu “01” (tanpa tanda petik) untuk produk BBM,
“02” untuk produk Non-BBM berupa Olie dan sebagainya, dan “03” untuk produk
Non-BBM yang lain selain Olie.

Harga Pokok adalah harga pembelian atau pengadaan produk. Selisih antara Harga
(jual) dengan Harga Pokok adalah keuntungan (profit).

Cileungsi Computer Halaman 8


Manual Sispel SPBU

4) Memasukkan Data Volume / Fraksi

Data Volume / Fraksi adalah data yang diberikan pihak berwenang (Pertamina) sesuai
dengan tangki pendam yang digunakan untuk masing-masing produk BBM. Dalam hal
ini tabel Volume ada 3 macam, yaitu tabel untuk Tangki Premium, Tangki Premix, dan
tangki Solar.

Tabel Volume terdiri dari 3 kolom, yaitu Tinggi (dalam cm), Volume (dalam liter), dan
Beda Fraksi. Setiap cm tinggi sepadan dengan jumlah volume tertentu dan memiliki
beda fraksi tertentu pula. Anda harus memasukkan semua data yang terdapat dalam
tabel agar perhitungan hasil pengukuran menjadi akurat.

Untuk memudahkan pemasukan data yang banyak, disediakan fasilitas pengurutan


(F9). Urutan didasarkan pada nilai pada kolom Tinggi. Setiap kali anda menambahkan
record baru (F2), record baru tersebut akan berada pada urutan teratas dalam tabel,
karena nilai kolom Tinggi masih kosong/lebih kecil dari nilai 1 (satu). Oleh karena itu,
agar pemasukan data yang anda masukkan sesuai dengan urutan pemasukan data, anda
dapat menekan F9 untuk menon-aktifkan sementara pengurutan yang sebenarnya.
Ketika anda selesai memasukkan/mengedit data, anda dapat keluar dari tabel dengan
menekan Esc. Jika muncul pertanyaan konfirmasi, tekan F5 untuk menyimpan
data/perubahan yang anda lakukan, F8 untuk mengabaikan/ membatalkan perubahan,
atau Esc untuk masuk kembali ke dalam tabel.

Setelah anda menyelesaikan empat tahap proses setup di atas, maka Sispel SPBU anda
siap dijalankan secara normal.

Catatan: Jika anda perlu melakukan prosedur setup di atas kembali, misalnya ingin
menambahkan petugas atau produk, anda dapat melakukannya kapan saja tanpa harus
memulai dari awal (langkah 1).

5) Menentukan Produk Pada Pompa BBM

Setiap pompa BBM mengeluarkan produk BBM yang berbeda sesuai dengan
instalasinya. Pompa I, misalnya, akan mengeluarkan Premium, sementara pompa yang
lain akan mengeluarkan Solar atau Premix.

Agar di dalam pemasukan data, produk BBM yang keluar dari setiap pompa tidak
diubah-ubah (yang mungkin sekali menyebabkan kesalahan), maka perlu ditentukan
Cileungsi Computer Halaman 9
Manual Sispel SPBU

terlebih dahulu pompa mana yang akan mengeluarkan produk BBM apa. Untuk
melakukannya, pilih menu Lain-lain, Penentuan Pompa BBM.

Pada tabel yang tersedia anda bisa menentukan produk bagi setiap selang pada pompa.
Anda juga bisa memberi nama/sebutan pada tiap slang. Misalnya pada pompa I, slang
1, diberi nama P1-1. Bisa juga anda memberi nama menurut jenis BBM yang
dikeluarkan. Misalnya pompa I slang 1 mengeluarkan Premix, maka dinamakan P1-X,
sementara jika pada slang 2 mengeluarkan Solar, maka dinamakan P1-S.

Isilah produk BBM yang sesuai untuk setiap slang. Jika kode produk yang anda
masukkan belum/tidak terdaftar dalam Tabel Produk, maka kode tersebut akan ditolak.
Isilah kode produk BBM dengan “Premium”, “Premix”, dan “Solar”, seperti yang anda
masukkan pada Tabel Produk.

Kolom Petugas disediakan jika anda ingin menentukan nama petugas yang memegang
tiap slang/pompa. Jika anda tidak menentukannya di sini, anda bisa memasukkan kode
petugas pada saat memasukkan data meteran.

Cileungsi Computer Halaman 10


Manual Sispel SPBU

C. Tata Cara Pemakaian Sispel SPBU

1. Cara Menjalankan dan Keluar dari Program

Sebenarnya pada waktu mensetup program anda sudah menjalankan program Sispel
SPBU, namun pada waktu tersebut ditambahi parameter “SETUP” agar program
melakukan prosedur setup.

Untuk menjalankan program secara normal, caranya adalah sebagai berikut:

Pada prompt DOS (atau kalau anda menggunakan sistem operasi Windows, pada MS-DOS
Prompt), ketik SPBU lalu tekan Enter. Misalnya:

C:\SPBU>SPBU (Enter)

Program Sispel SPBU akan dijalankan dan anda akan diminta untuk memasukkan
password. Masukkanlah password seperti yang dimasukkan ke dalam Tabel Petugas (pada
waktu setup). Tekan Enter setelah anda memasukkan password. Jika password anda benar,
maka Sispel SPBU akan menampilkan layar utama dimana terdapat menu pengoperasian
yang dapat anda pilih menggunakan tombol panah.

Untuk mengakhiri/keluar dari program, dilakukan dengan memilih menu Lain-lain, lalu
memilih Exit. Cara lain adalah langsung menekan tombol Alt+X pada saat menu utama
tampil di layar.

Jika program diakhiri bukan dengan cara di atas, misalnya langsung mematikan komputer
atau menekan Reset (Ctrl+Alt+Del), program akan meninggalkan file-file temporary
(berekstensi .tmp) yang akan menyebabkan error pada harddisk (namun tidak terlalu
berrisiko), dan akan menjadi file “sampah” saja karena tidak bisa digunakan lagi (hanya
menyita tempat di harddisk). Risiko yang paling besar jika program tidak diakhiri dengan

Cileungsi Computer Halaman 11


Manual Sispel SPBU

cara normal adalah kemungkinan rusaknya file data, dan hal ini akan menyebabkan
kehilangan data dan tidak bisa dijalankannya Sispel SPBU dengan lancar.

Jika program “terpaksa” berakhir secara tidak normal, misalnya karena terputusnya arus
listrik, komputer hang atau error pada sistem operasi sehingga program tidak bisa diakhiri
secara normal, maka lakukan langkah sebagai berikut:

 Lakukan Scandisk
 Hapus file-file berekstensi .tmp pada direktori SPBU

Jika terjadi kerusakan data, hal ini tidak dapat diperbaiki. Anda hanya bisa memulihkan
data dengan mengambil data hasil backup. Oleh karena itu, lakukanlah backup data
sesering yang diperlukan.

2. Pemasukan Data

Pengoperasian Sispel SPBU sehari-hari paling banyak menggunakan menu Entri, yaitu
memasukkan data ke dalam sistem.

Menu Entri terdiri dari:


1. Data Meteran BBM
2. Pengukuran Tangki
3. Penerimaan BBM
4. Pengembalian Test
5. Penjualan Non-BBM
6. Pembelian Non-BBM
7. Penambahan Stok Lain-lain
8. Stock Hilang/Rusak
9. Rincian Jumlah Uang

1) Data Meteran BBM

Digunakan untuk memasukkan data meteran pompa BBM. Sebelum mulai melakukan
penjualan BBM, data meteran pada setiap pompa harus dicatat terlebih dahulu (disebut
METERAN AWAL), kemudian setelah petugas selesai (misalnya karena pergantian
shift atau SPBU tutup), data meteran dicatat kembali (disebut METERAN AKHIR).
Selisih Meteran Akhir dikurangi Meteran Awal adalah jumlah pengeluaran BBM yang
menjadi tanggung jawab petugas pompa.

Pada Sispel SPBU disediakan 2 (dua) Shift, yaitu Shift 1 (pagi sampai sore) dan Shift 2
(sore sampai malam). Angka Meteran Akhir pada Shift 1 akan otomatis menjadi angka
Meteran Awal pada Shift 2 (jadi hanya perlu dicatat sekali yaitu pada pergantian shift).
Selain itu, Sispel SPBU juga menyediakan fasilitas untuk memasukkan data
pengeluaran BBM untuk pemakaian sendiri (intern perusahaan), dan pengeluaran BBM
untuk keperluan test. Jumlah pemakaian intern dan pengeluaran test dapat diperoleh
dari nota atau kupon yang dibuat/dicatat pada waktu terjadi pengeluaran.
Untuk memasukkan data meteran, pilih menu Entri, Data Meteran BBM, Data
Meteran. Tampak tampilan seperti gambar berikut:

Cileungsi Computer Halaman 12


Manual Sispel SPBU

Isi tanggal data, lalu isi shift.

Pada Sispel SPBU tersedia empat pompa, dimana setiap pompa mempunyai dua slang.
Setiap slang dapat dipegang oleh seorang petugas, atau bisa juga dua slang pada pompa
yang sama dipegang/menjadi tanggung jawab seorang petugas.

Isi ID petugas pada kolom Petugas. Isi kode produk pada kolom Produk. Jika kode
produk sudah diset secara default, anda tinggal menekan Enter saja.

Isi angka meteran awal shift, lalu isi angka meteran akhir shift.
Masukkan jumlah pengeluaran Intern yang dikeluarkan dari slang yang sesuai.

Selanjutnya, isi data untuk setiap pompa dan slang.


Jika jumlah pompa dan slang yang dimiliki SPBU kurang dari jumlah pompa dan slang
yang tersedia pada Sispel SPBU, anda bisa mengosongkan field (bidang isian) yang
tidak diperlukan.

Untuk mempercepat pergerakan cursor, gunakan tombol Tab (bukan tombol panah),
atau tekan tombol PgDn (Page Down) untuk langsung menuju ke button <OK>.
Jika anda selesai mengisi data dan hendak keluar ke menu, tekan Enter pada button
<OK> (data disimpan) atau <CANCEL> (data diabaikan/tidak disimpan).

Selanjutnya jika ada pengeluaran untuk test, pilih menu Entri, Data Meteran BBM,
Data Pengeluaran u/ Test. Pemasukan data pengeluaran untuk test ini adalah
merupakan kelanjutan dari form isian Data Meteran, jadi anda tingal mengisi kolom
terakhir saja (Catatan: anda baru bisa mengisi data pengeluaran untuk test ini setelah
terlebih dahulu mengisi data meteran).

2) Pengukuran Tangki

Digunakan untuk memasukkan data hasil pengukuran tangki (menggunakan stick) yang
dilakukan terhadap setiap tangki. Pengukuran ini dilakukan setiap awal dan akhir shift.
Data pengukuran yang dimasukkan adalah tinggi permukaan BBM dalam tangki
(satuan cm). Begitu anda memasukkan angka hasil pengukuran, jumlah BBM dalam

Cileungsi Computer Halaman 13


Manual Sispel SPBU

satuan liter akan otomatis ditampilkan oleh program. Jumlah ini diperoleh dari konversi
yang dilakukan terhadap Tabel Volume.

Jika anda telah selesai memasukkan data, tekan Esc untuk keluar. Muncul permintaan
konfirmasi apakah anda hendak menyimpan data atau mengabaikannya. Tekan F5
untuk menyimpan data, F8 untuk mengabaikan data (tidak disimpan), atau Esc untuk
kembali ke tabel data.

3) Penerimaan BBM

Digunakan untuk memasukkan data penerimaan pasokan BBM. Masukkan tanggal,


shift, dan jumlah penerimaan (dalam liter).

4) Pengembalian Test

Pengeluaran yang dilakukan pada pompa untuk keperluan test bisa dikembalikan lagi
ke dalam tangki. Karena pengembalian ini akan menambah stock BBM setelah tadi
dikeluarkan, maka datanya harus dimasukkan.

Masukkanlah tanggal, shift, dan jumlah BBM (dalam liter) yang dikembalikan.

5) Penjualan Non-BBM

Olie dan semacamnya merupakan produk lain yang dijual di SPBU. Sispel SPBU
menyediakan sistem inventory control sederhana untuk mencatat persediaan produk
Non-BBM ini, sehingga sewaktu-waktu dapat diketahui berapa stock yang dimiliki.
Penjualan adalah unsur pengurang dari stock, sehingga datanya harus dimasukkan.
Untuk memasukkan data penjualan Olie dan produk Non-BBM lainnya, pilih menu
Entri, Penjualan Non-BBM.

Pada jendela Entri Data penjualan yang muncul, masukkan tanggal penjualan, shift,
dan ID petugas yang melakukan penjualan / yang bertanggung jawab. Tekan <Ok>.
Pada tabel yang muncul kemudian, masukkan Kode produk sesuai dengan Kode yang
dimasukkan pada Tabel Produk. Jika Kode yang anda masukkan benar, maka akan
muncul nama produk, satuan, dan harganya secara otomatis. Anda tinggal memasukkan
jumlah (qty) produk yang terjual, dan secara otomatis Jumlah rupiah dari penjualan
produk tersebut akan muncul.

Sama seperti pada produk-BBM, pengeluaran produk Non-BBM juga bisa untuk
keperluan Intern perusahaan. Jika ada pengeluaran/penjualan produk Non-BBM untuk
keperluan Intern, masukkanlah jumlah (qty)-nya pada kolom Qty-Intern.

6) Pembelian Non-BBM

Jika pada pemasukan data penjualan anda memasukkan data per satu hari dan per shift,
pada pemasukan data pembelian anda bisa memasukkan data pembelian per beberapa
tanggal sekaligus. Hal ini dikarenakan pengadaan stock tidak dilakukan setiap hari, dan
tidak setiap produk diadakan pada hari yang sama.

Cileungsi Computer Halaman 14


Manual Sispel SPBU

Pada jendela yang muncul setelah anda memilih menu Entri, Pembelian Non-BBM,
anda dapat menampilkan mutasi pembelian sejak tanggal tertentu sampai tanggal
tertentu. Hal ini memungkinkan anda untuk melihat kembali data pembelian pada
waktu yang lalu. Namun jika anda menampilkan banyak sekali tanggal sekaligus akan
mempengaruhi performansi kecepatan program. Untuk itu, tampilkanlah data pada
tanggal-tanggal yang anda perlukan saja.

Data yang anda masukkan pada tabel ini adalah tanggal pembelian (lebih tepatnya
adalah tanggal penerimaan barang secara fisik, karena pada tanggal tersebutlah stock
benar-benar bertambah secara fisik), kode produk sesuai kode yang dimasukkan pada
Tabel Produk, dan jumlah (qty) produk yang dibeli. Adapun harga dan satuan akan
mengikuti harga yang ada pada Tabel Produk, dan jika harga berubah, maka harga pada
Tabel produklah yang harus diubah.

7) Penambahan Stok Lain-lain

Penambahan stock tidak selalu karena ada pembelian, namun bisa juga karena
menerima produk secara hibah, pengadaan/pembuatan sendiri, dan sebagainya.
Penambahan stock bukan karena pembelian ini dipisahkan dari data pembelian agar
dapat diketahui data pembelian murni / tidak dicampurkan dengan penambahan stock
karena sebab lain.

Tata cara pemasukan data sama dengan tata cara pemasukan data pembelian.

Cileungsi Computer Halaman 15


Manual Sispel SPBU

8) Stock Hilang/Rusak

Pengurangan stock tidak selalu karena ada penjualan, namun bisa juga karena adanya
kehilangan atau kerusakan produk. Agar catatan stock sesuai dengan kondisi aktual,
berkurangnya stock karena hilang atau rusak juga harus dimasukkan datanya.
Tata cara pemasukan data sama dengan tata cara pemasukan data pembelian.

9) Rincian Jumlah Uang

Pemasukan data ini bersifat opsional, namun disarankan agar anda menggunakannya
sehingga pada waktu pencetakan laporan, jumlah keuangan secara fisik dapat dirinci
dan sesuai dengan jumlah uang yang harus disetorkan.

Yang dimaksud dengan jumlah uang di sini adalah jumlah uang yang diterima dari hasil
penjualan per hari per shift. Rincian juga dibedakan antara penjualan BBM dan
Penjualan produk non-BBM, karena masing-masing penjualan tersebut dilaporkan
dalam form masing-masing.

Untuk dapat memasukkan rincian jumlah uang, terlebih dahulu anda harus melakukan
proses data penjualan (menu Proses, Proses Data Penjualan). Hal ini dilakukan agar
jumlah uang tunai yang harus anda rinci dapat diketahui.

Pemasukan data rincian uang ini sederhana, yaitu anda hanya perlu mencantumkan
berapa lembar pecahan uang kertas seratus ribu, berapa lembar pecahan lima puluh
ribu, dan seterusnya. Rincian uang seperti ini sangat diperlukan oleh petugas Kasir atau
bagian Keuangan perusahaan, agar dapat dilakukan opname keuangan.

Data lain yang dimasukkan adalah “jumlah yang dibayarkan lebih dulu”. Jumlah ini
adalah jumlah uang yang telah disetorkan terlebih dahulu kepada petugas Kasir atau
Bagian Keuangan perusahaan, sebelum laporan penjualan dibuat. Hal ini
dimungkinkan karena pada waktu shift 2 (sore-malam), biasanya petugas Kasir sudah
pulang terlebih dahulu, dan sebelum pulang dilakukan pengumpulan uang hasil
penjualan (padahal shift 2 masih belum selesai dan penjualan masih terus berlanjut).

3. Proses Data

Proses data diperlukan untuk melakukan kalkulasi dari setiap data entri yang telah
dilakukan. Proses data ini berlangsung cepat dan tidak mempengaruhi/mengubah data.
Anda dapat melakukan proses data sesering yang anda perlukan. Namun sebagai acuan,
proses data perlu dilakukan jika anda pernah memasukkan atau mengubah data dan akan
mencetak laporan. Jika anda mengubah data pada suatu tanggal, maka data yang perlu
diproses hanyalah data pada tanggal itu saja. Dikecualikan dari ini adalah data stock Non-
BBM, karena data stock ini berlanjut dari hari ke hari. Stock akhir hari ini akan menjadi
stock awal pada hari esok, demikian seterusnya. Jika anda melakukan perubahan data stock
pada tanggal 15 misalnya (melakukan pemasukan data pembelian, modifikasi data, dan
sebagainya), maka anda perlu memproses data mulai tanggal 15 tersebut sampai tanggal
terakhir (terkini).

Cileungsi Computer Halaman 16


Manual Sispel SPBU

1) Proses Data penjualan

Adalah proses untuk melakukan kalkulasi data penjualan, baik penjualan BBM maupun
penjualan produk Non-BBM. Proses ini perlu dilakukan terlebih dahulu sebelum
memasukkan data Rincian Jumlah Uang ketika anda hendak mencetak Laporan
Penjualan harian.

2) Proses Rekapitulasi

Proses ini diperlukan jika anda ingin mencetak Rekapitulasi Hasil Penjualan SPBU
secara total, meliputi produk BBM (Premium, Premix, dan Solar) serta dua produk
Non-BBM yang utama (yaitu Olie dan Air Accu).

3) Proses Stock Non-BBM

Proses ini diperlukan untuk mengkalkulasi dan rekalkulasi data stock produk Non-
BBM, sehingga diperoleh keadaan stock per tanggal.

Sebelum melakukan proses ini, buatlah file stock terlebih dahulu (jika belum ada)
dengan menu Lain-lain, Buat File Stok.

File stock bersifat bulanan karena menampung hasil kalkulasi/proses stock. File ini
dapat dibuat kapan saja diperlukan, dan dapat diisi kembali dengan menjalankan menu
Proses, Proses Stok Non-BBM. Namun yang perlu diingat, jika catatan stock anda
sudah benar pada suatu tanggal (sesuai dengan hasil stock opname), maka tanggal
tersebut dan tanggal-tanggal sebelumnya jangan dilakukan proses lagi (file stocknya
juga jangan sampai hilang).

4. Mencetak Laporan

Laporan yang disediakan Sispel SPBU terdiri dari Daftar Produk, tiga buah laporan tentang
produk BBM, tiga buah laporan tentang produk Non-BBM, dan sebuah rekapitulasi hasil
penjualan total.

1) Daftar Produk

Laporan ini berupa printout dari daftar produk sehingga petugas tidak perlu selalu
mengingat kode dan spesifikasi produk.

2) Laporan Penjualan BBM

Adalah laporan pengeluaran produk BBM, baik untuk penjualan (umumnya) maupun
untuk keperluan test dan pemakaian intern. Laporan ini dilengkapi dengan data rincian
uang tunai yang diterima petugas.

Laporan Penjualan BBM inilah yang selalu dicetak oleh petugas sebagai
pertanggungjawaban per shift.

Cileungsi Computer Halaman 17


Manual Sispel SPBU

3) Kondisi Stok BBM

Adalah laporan keadaan atau kondisi stock BBM per jenis (Premium, Premix, dan
Solar) yang diperoleh dari kalkulasi data meteran dan pengukuran volume tangki.
Laporan ini dapat dicetak untuk setiap shift jika diperlukan.

Selain informasi stock BBM, dari laporan ini dapat pula diketahui berapa deviasi antara
stock berdasarkan catatan/meteran dengan stock berdasarkan pengukuran fisik.

4) Rekap Penjualan BBM

Adalah rekapitulasi penjualan BBM selama satu bulan dibandingkan dengan jumlah
stock BBM yang dimiliki serta Harga Pokok Penjualannya (HPP) sehingga diperoleh
Laba/Rugi Kotor.

Di dalam laporan ini diinformasikan pula tentang jumlah Penguapan BBM.

5) Laporan Penjualan Non-BBM

Adalah laporan pengeluaran produk Non-BBM, baik untuk penjualan (umumnya)


maupun untuk pemakaian intern. Laporan ini dilengkapi dengan data rincian uang tunai
yang diterima petugas.

Laporan Penjualan Non-BBM inilah yang selalu dicetak oleh petugas sebagai
pertanggungjawaban per shift.

6) Stok per Produk

Adalah laporan mutasi stock per macam produk Non-BBM selama satu bulan. Laporan
ini dapat dilihat dalam bentuk tabel di layar maupun dalam bentuk printout.

7) Stok per Tanggal

Adalah laporan keadaan stock semua produk Non-BBM per tanggal. Laporan ini dapat
dilihat dalam bentuk tabel di layar maupun dalam bentuk printout.

8) Rekapitulasi Hasil Penjualan

Adalah rekapitulasi hasil penjualan semua produk BBM (Premium, Premix, dan Solar)
dan dua macam produk Non-BBM yang utama (Olie dan Air Accu) selama jangka
waktu tertentu.

Dari laporan ini dapat diketahui, antara lain, fluktuasi omset tiap produk BBM dan
Non-BBM setiap hari sehingga dapat diketahui hari apa saja atau tanggal berapa saja
yang tergolong hari sibuk dan tanggal berapa saja yang tergolong hari sepi.

Yang perlu diketahui dalam mencetak laporan adalah: printer yang sudah diuji untuk
menghasilkan laporan-laporan dalam Sispel SPBU adalah printer dot matrix seri Epson LX
dan LQ. Umumnya jenis printer produksi Epson dan Canon dapat juga mencetak laporan

Cileungsi Computer Halaman 18


Manual Sispel SPBU

(seri Inkjet), namun tetap kami rekomendasikan printer tersebut di atas, terutama jika anda
juga ingin mencetak pada kertas berkarbon (double ply atau triple ply).

5. Menggunakan Fasilitas Lain-lain

Selain memasukkan data dan mencetak laporan, sebagai pemakai aplikasi komputer anda
juga perlu melakukan perawatan dan pengamanan terhadap data. Hal ini sangat penting
karena jika data anda rusak atau hilang, maka program aplikasi anda juga menjadi tidak
berguna.

Sispel SPBU telah menyediakan beberapa fasilitas tambahan untuk memudahkan anda
bekerja dan mengamankan data, yaitu:

 Reindeks
 Set Tanggal Sistem
 Variabel Umum
 Buat File Stok
 Backup Data
 Pisahkan Data
 Gabungkan Data
 Periksa Keberadaan Data

1) Reindeks

Dipergunakan untuk menciptakan dan memperbaharui indeks data. File indeks


digunakan oleh Sispel SPBU untuk mempercepat pencarian data, mempercepat proses,
dan menampilkan data dalam urutan sebagaimana mestinya.

Jika anda merasa agak aneh terhadap hasil proses atau penampilan data/laporan anda,
lakukanlah reindeks. Atau jika anda baru saja me-restore data, anda perlu melakukan
reindeks.

2) Set Tanggal Sistem

Pada dasarnya, Sispel SPBU selalu menggunakan tanggal pada sistem komputer dalam
pemasukan data dan pencetakan laporan. Namun dengan fasilitas ini, anda bisa
menentukan tanggal lain selain tanggal pada sistem komputer untuk dipakai oleh Sispel
SPBU. Dengan cara ini, anda bisa menangani atau me-review data pada waktu
kapanpun.

Fasilitas Set tanggal Sistem hanya bisa diakses oleh System Administrator, karena
mengandung resiko terhadap perubahan data (jika dilakukan modifikasi). Umumnya
operator diharuskan bekerja berdasarkan tanggal yang aktual, sesuai tanggal pada
sistem komputer.

Cileungsi Computer Halaman 19


Manual Sispel SPBU

3) Variabel Umum

Fasilitas ini memungkinkan anda memasang nama personil yang akan menandatangani
laporan yang dihasilkan oleh Sispel SPBU. Jika personil tersebut berubah, maka anda
dapat menggantinya di sini.

Pada tabel terdapat kolom Jenis laporan. Hanya ada dua jenis laporan yang dihasilkan,
yaitu laporan yang berkaitan dengan BBM, dan laporan Penjualan. Isilah kolom Jenis
laporan dengan 1 untuk laporan BBM, dan 2 untuk laporan Penjualan.

Kolom Mulai dan kolom Sampai berisi tanggal sejak kapan dan sampai kapan personil
yang dimaksud berhak untuk menandatangani laporan. Jika kurun waktu yang
dicantumkan sudah selesai, anda bisa menambah record baru untuk mencantumkan
nama penanda tangan yang baru. Hal ini dimaksudkan, jika di kemudian hari ternyata
anda membutuhkan untuk mencetak kembali laporan yang lama, laporan tersebut
masih tetap mencantumkan nama penanda tangan pada saat laporan tersebut
seharusnya dicetak.

Kolom-kolom Dibuat, Mengetahui, dan Diterima diisi dengan nama personil yang
berhak menandatangani sesuai dengan judul kolomnya.

4) Buat File Stok

Fasilitas ini digunakan untuk membuat file stock, yaitu file yang menampung data
stock harian produk Non-BBM.

File stock yang dibuat berlaku untuk satu bulan. Untuk bulan yang lain anda harus
membuat file stock yang lain lagi. Data saldo akhir pada bulan tertentu akan menjadi
saldo awal pada bulan berikutnya.

5) Backup Data

Fasilitas ini diguanakan untuk membuat cadangan data, yaitu untuk mengantisi-pasi
terjadinya kerusakan atau kehilangan data. Proses pembuatan cadangan data ini sangat
mudah dan otomatis. Cadangan data akan disimpan pada direktori SPBU, di dalam file
.zip bernama Zyymmdd.ZIP (dimana yy adalah angka tahun, mm adalah angka bulan,
dan dd adalah angka tanggal). File cadangan data ini juga akan langsung dicopykan ke
disket jika anda menyediakannya.

Pemakaian file .zip cukup sederhana, karena dalam paket shareware Sispel SPBU telah
disertakan program PKZIP yang kecil namun cukup berdayaguna.

Jika terjadi file data anda rusak atau hilang, anda tinggal mengekstrak file cadangan
yang paling akhir (yaitu backup terhadap data yang benar. Mungkin saja anda justru
sempat mem-backup data yang salah). Untuk melakukan ini, kami tidak
menyediakannya secara terintegrasi dengan Sispel SPBU karena mengandung risiko
terhadap integritas data. Anda harus melakukannya dengan program PKZIP atau
program utilitas yang lain.

Cileungsi Computer Halaman 20


Manual Sispel SPBU

6) Pisahkan Data

Fasilitas ini digunakan agar data di dalam file tidak terakumulasi sehingga
menyebabkan berkurangnya performansi program, serta risiko kerusakan data yang
lebih tinggi. Pemisahan data cukup dilakukan sekali setahun, yaitu untuk data dari
tahun yang telah lewat.

Pemisahan data berarti data di dalam file data anda akan dikeluarkan, dan ditempatkan
pada file data yang lain di dalam direktori yang bernama sesuai angka tahun. Misalnya
anda telah menggunakan Sispel SPBU sejak tahun 2002, dan sekarang anda berada
pada tahun 2003. Anda bisa memisahkan data tahun 2002 agar tidak memenuhi file
data anda. Data yang dikeluarkan ini akan disimpan pada direktori bernama 2002, dan
sewaktu-waktu jika diperlukan, anda bisa menggabungkannya lagi.

Catatan: backuplah data anda sebelum melakukan pemisahan data untuk


mengantisipasi kerusakan data akibat sistem komputer yang tidak bekerja pada waktu
proses pemisahan dilakukan.

7) Gabungkan Data

Fasilitas ini digunakan untuk menggabungkan data yang pernah dipisahkan


sebelumnya. Anda perlu menggabungkan data kembali jika untuk suatu keperluan anda
perlu melihat, memproses, atau mencetak laporan dari tahun yang telah lewat
(kemungkinan ini sangat jarang).

Untuk menggabungkan data, anda tinggal menjalankan menu Lain-lain, Gabungkan


Data, dan menentukan tahun data yang hendak digabungkan. Proses penggabungan
data akan berjalan otomatis.

Catatan: backuplah data anda sebelum melakukan penggabungan data untuk


mengantisipasi kerusakan data akibat sistem komputer yang tidak bekerja pada waktu
proses penggabungan dilakukan.

8) Periksa Keberadaan Data

Fasilitas ini diperlukan jika anda tidak setiap hari melakukan data entry sehingga anda
tidak mengetahui sampai tanggal berapa data yang anda miliki. Selain itu, jika anda
melakukan sebuah proses data dan muncul pesan bahwa tidak tersedia data untuk anda
proses, anda dapat melihat kebenaran informasi tersebut dengan menampilkan daftar
data anda.

Fasilitas Periksa Keberadaan data hanya memberikan informasi tanggal data yang anda
miliki. Informasi ini diperoleh dari pencarian yang dilakukan terhadap file data.
Data01 adalah data meteran BBM
Data02 adalah data penjualan produk Non-BBM
Data03 adalah data rincian uang tunai
Data04 adalah data pengukuran tangki dengan stick ukur
Data05 adalah data penerimaan pasokan BBM
Data06 adalah data penerimaan kembali BBM yang dipergunakan untuk test
Rekap adalah data rekapitulasi penjualan BBM dan Non-BBM (hasil proses).

Cileungsi Computer Halaman 21


Manual Sispel SPBU

D. Lampiran

1. Memasukkan Saldo Awal Produk Non-BBM

Jika anda memiliki saldo persediaan produk Non-BBM, anda dapat memasukkannya
dengan cara sebagai berikut:

1. Pilih menu Tabel, Tabel Produk.


2. Masukkan semua produk ke dalam Daftar Produk.
3. Pilih menu Laporan, Daftar Produk. Cetaklah daftar produk agar anda tidak perlu
mengingat semua kode produk yang telah dimasukkan.
4. Pilih menu Entri, Penambahan Stok Lain2. Masukkan tanggal dimana anda ingin
mulai menghitung persediaan. Jika anda ingin mulai pemakaian Sispel SPBU pada
bulan Juni 2002, maka masukkanlah tanggal 31/05/2002, yaitu sehari sebelum
tanggal awal pemakaian. Tanggal yang anda masukkan pada jendela ini berguna
agar penampilan data pada tabel memperlihatkan tanggal 31/05/2002 tersebut
(sangat berguna jika anda telah memasukkan sebagian saldo persedian, kemudian
akan meneruskannya lagi setelah berhenti dan keluar dari tabel).
5. Masukkan tanggal, seperti contoh di atas, 31/05/2002.
6. Masukkan kode produk. Nama produk akan muncul otomatis jika kode produk
yang anda masukkan benar (sudah dimasukkan ke dalam Tabel Produk).
7. Masukkan jumlah saldo persediaan.
8. Ulangi langkah 5 sampai 7 untuk semua produk yang ingin anda masukkan
saldonya. Jika record/baris kosong tidak tersedia, tekan F2 untuk menambahkan-
nya.
9. Jika anda ingin melihat saldo persediaan produk Non-BBM, lakukan proses data
dengan memilih menu Proses, Proses Stok Non-BBM. Masukkan tanggal sehingga
meliputi tanggal 31/05/2002 (contoh) sampai tanggal dimana data persediaan ingin
anda lihat.

Catatan: jika anda memasukkan saldo persediaan pada tanggal 31/05/2002 (seperti contoh
di atas), padahal sekarang sudah tanggal 17 Juni 2002 (misalnya) dan telah terjadi
penjualan atau pembelian produk Non-BBM tersebut, maka jumlah yang anda masukkan
ke dalam tabel (sebagai saldo awal) harus di-rekalkulasi kembali sehingga angka saldo
persediaan tersebut benar-benar angka seperti seharusnya pada tanggal 31/05/2002.
Dengan demikian, untuk penjualan dan pembelian produk selama periode 1 Juni 2002
sampai 17 Juni 2002 bisa anda masukkan pula datanya ke dalam Sispel SPBU.

2. Memulai Pemasukan Data Meteran BBM


1. Pastikan bahwa Premium, Premix, dan Solar sudah dimasukkan sebagai kode
produk pada Tabel Produk (harga jual maupun harga pokok harus diisi).
2. Pastikan anda telah memiliki catatan angka meteran di awal Shift dan di akhir Shift
untuk semua pompa, serta nama petugas pompa sudah dimasukkan ke dalam Tabel
Petugas.
3. Pilih menu Entri, Data Meteran SPBU, Data Meteran.
4. Masukkan tanggal aktual dimana data meteran tersebut dicatat.

Cileungsi Computer Halaman 22


Manual Sispel SPBU

5. Masukkan angka Shift, yaitu 1 atau 2. Jika anda memasukkan Shift 2 sementara
Shift 1 tidak/belum dimasukkan, maka angka meteran awal harus anda masukkan
sendiri.
6. Masukkan kode petugas. Jika kode petugas benar, maka anda bisa pindah ke kolom
selanjutnya. Jika tidak, program akan terus memperingatkan anda. (Jika anda
kebingungan dan ingin membatalkan pemasukan data, kosongkan semua kolom
lalu tekan tombol Esc (Escape), pilih dan tekan Enter pada button Cancel. Tekan
Esc kembali untuk keluar ke menu).
7. Masukkan kode produk BBM, misalnya Premix, Premium, atau Solar. Anda boleh
mengubah kode produk yang sudah disediakan program jika tidak sesuai.
8. Masukkan angka meteran awal.
9. Masukkan angka meteran akhir.
10. Jika ada pengeluaran BBM untuk keperluan Intern perusahaan, masukkan jumlah
liter yang dikeluarkan tersebut (total yang dikeluarkan pada pompa/slang yang
sesuai).
11. Masukkan data untuk pompa yang lainnya.
12. Jika sudah selesai, anda bisa tekan tombol PgDN (Page Down), lalu tekan Enter
pada button <OK> untuk menyimpan data.
13. Lanjutkan untuk tanggal dan Shift yang lain, jika ada. Jika sudah selesai, tekan Esc.

Catatan: Data meteran tidak memerlukan saldo awal, karena sudah ada angka meteran awal
di setiap Shift setiap hari.

3. Melakukan Registrasi Program


Jika anda mendapatkan program Sispel SPBU dari Internet atau dari pihak lain,
kemungkinan program tersebut adalah shareware. Masa berlaku program shareware adalah
3 (tiga) bulan. Untuk selanjutnya, anda diharuskan melakukan registrasi dan membayar
harga program (nilainya sangat kecil dibandingkan dengan usaha anda, dan dengan itu pula
kami bisa terus melakukan pembuatan sistem dan meningkatkan sistem yang telah ada).

Tanda program shareware yang bisa anda lihat adalah adanya kotak pesan (di sudut kanan
bawah layar program) yang meminta anda untuk melakukan registrasi. Dengan melakukan
registrasi, paling tidak anda mendapatkan:

1. Pesan untuk melakukan registrasi akan hilang dari layar.


2. Program Sispel SPBU anda terprotek sehingga tidak sembarang orang bisa
mensetupnya kembali.
3. Semua fasilitas pada program Sispel SPBU menjadi aktif.
4. Dukungan teknis dari kami selama-lamanya.

Untuk melakukan registrasi program, anda dapat melakukannya melalui Internet pada
alamat: http://www.cileungsi.com/spbu
Jika anda lebih menyukai cara offline, anda dapat menghubungi kami pada alamat berikut:

Cileungsi Computer
Ruko Pondok Damai Blok B1 No. 6 Cileungsi, Bogor 16820
Telp. 0818-789641

Cileungsi Computer Halaman 23


Manual Sispel SPBU

4. Technical Support
Jika anda merasa kesulitan dalam pemakaian Sispel SPBU, anda dapat mengajukan
pertanyaan ke Technical Support kami di:

Cileungsi Computer
Ruko Pondok Damai Blok B1 No. 6 Cileungsi, Bogor 16820
Telp. 0818-789641
Website: http://www.cileungsi.com
E-mail: office@cileungsi.com

Jika anda membutuhkan training atau bantuan dalam mensetup Sispel SPBU sehingga
benar-benar berjalan dengan lancar pada SPBU anda, anda dapat meminta bantuan kami
dengan alamat tersebut di atas. Untuk hal ini anda akan dikenakan biaya dinas yang
besarnya dapat anda tanyakan langsung kepada kami.

Untuk keperluan pengembangan sistem informasi di perusahaan anda, atau jika anda
menghendaki modifikasi terhadap Sispel SPBU atau sistem-sitem buatan kami yang lain
yang telah anda pakai --sehingga benar-benar sesuai dengan karakteristik perusahaan anda-
silahkan menghubungi kami. Kami akan senang sekali membantu anda.

Selamat bekerja,
Semoga bermanfaat…

Cileungsi Computer Halaman 24

You might also like