MoPuu 4

KonseP Otomasi KearsiPan

M' lmam MutYantono
!E

PENDAHULU AN

infrarfi alam membangun otomasi kearsipan benruk penerapan dan hal yang sangat mendasar. Keduanva benindak U ,**;;;";;"* Modul4 ini mengandung
otomasi kearsipan' roUugui aturan dan fondasi dari
2 kegiat4n belajar'

otomasi kearsipan' Dalam Kegiatan dan yang kedua adalai infrastruktur penerapan

V*g p.rt"oa

adalah bentui\ pener4pai otomasi kearsipan

Belajar

dan bagaimana aturann{]' otomasi kearsipan itu, apa saialaptittisinya' yang akan mempelajari tentang apa saJa

kita akan mempelajari tentang seperti apa bentuk

Belajar

poi"

otomasi kearsipan' mengapa tcrmasuk ke dalam infrastruktur kita otomasi kearsipan dan apa yang harus

f.gi"t*

2 kita

mer$a begitu

ilr*;;il-*.Inu-g*
kearsipan.

lakukan untuk memboultnyu menjadi

pilar yang k6koh dalam

otomasi

dan infrastruktur otomasi Dengan mempelajari bentuk penerapan dalam menetapkan dasax kearsipan mahasiswa dapat menggunakannya

fr*Urrgun-

dapat mengetahui ke otomasi kearsipan sehingga mahasiswa kearsipanyang mereka harus lakukan' mana arah pengembangan otomasi diharapkan memAgar dapat memihaminya dengan baik mahasiswa namun juga modul pada teks pelajari modul ini tidak hanya berdasarkan yang ada dan mencoba tes formatif mempelajari contoh, mengir<u-ti latihan seberapa jauh telah memahamiyang diberikan sehingga Lput *t'gttuf''i
nya. Mahasiswa juga

tidak hanya berpatokan pada modul semata sumber-sumber lain seperti yang namun juga dapat mempelajarinya dari

Jin*upt*

rc.aupuiaitu* aut*
bahasan ini.

p*tut

dengan atau uutu-uutu lain yang berhubrmgan

4.2

EITG'MAAI OALAM KEAFBIFAN

KEEIATAN

BEL^A,.JAR

Bentuk Penerapan Otomasi Kearsipa

te 1t' eknik penerapan otomasi kearsipan pada berbagai organisasi yang variabel Banyak lainnya. I tia* akan sama persis satu sama

diperhatikan, termasuk di antaranya adalah jenis arsip berdasarkan fungsi yakni arsip dinamis dan arsip statis. Berikut ini akan dibahas be

penerapan otomasi pada pengelolaan arsip dinamis dan arsip statis'

A.

OTOMASI KEARSIPA$I DINAMIS Secara umum tahapan dalam pengelolaan arsip dinamis

penciptaan, pemel$araan dan penggunaan, serta penyusutan arsip' Pada ti tahapan tersebut penggunaan konputer akan sangat bervariasi sesuai deng

lgrnaniauankorputer,yang mrurgkinbisa dimanfaatkan'

Penciptaan arsip meliputi legiatan teknis pembuatan penerimaan dan pengirirnan dokumen, seria registrasi dokumen menJad{
arsip.
I

a.

Pembuatan Dohtnien

Dalam hal pembuatan dokumen, komputer sudah dikenal hras sebagai alat yang sangat memudahkan orang dalam proses penuangan gag4san, penyuntingan, dan pencetakan sebuah dokumen. Pada fase pembuatan dokumen, pengelola arsip berkepentingan untuk mcngontrol pembuatan terdolumentasi prosesnya dalam forrnat yang sesuai dengan standar. Dalam

dokumen agar suatu kegiatan yang dianggap penting benar-benar

bahasa teknis kearsipan; kontol terhadap penciptaan dokumen perlu dilakukan agar arsip dari suatu kegiatan benar-benar tercipta dan terekam
dalam format yang sesuai dengan ketentuan.
I

Dalam proses pengontrolan tersebut, kornputer dapat digunakan untuk membantu standarisasi format dolarmen serta mekanisme pengontrolan reliabilitas arsip. Hal tersebut dapat dilahikan dengan berbagai cara, di
antaranya;

I ArtP++gzlMoDuL 4
penyeragaman program aplikasi komputer h*o' untuk pengolatr r.uru, ,"*uu fegawai

4.3

yang digunakan (misalnya

""gg*akan

aplikasi MS-

Wordl; J---^- -a-anr!,rn! (misalnya dengan penyusunan penyeragaman format penulisan dokumen pada program aplikasi unnrk setiap dan penyebaran sebuah "'emplate" pembuatan dokumen dinas);

r)
1)

pada lembagu

bisa dilakukan yungi*iJpenciptaan dokumennya kecil'

prrnurut* pencetakan dral akhir dokumen;

'p"i"'ft-U"g" yang telah memiliki jaringan komputer lokal {Local Area mekanisme pelaporan elektonik Network : LAN, Uisu aitut*arakan
secara trpusat' dari setiap pembuatan dokumen

b,

Pengiriman dan Penerimaan Dolatmen arsip' perlu dilakukan kontrol terhadap Dari sisi t"p"ntiogun pengelolaan da1-ditlima oleh lembaga' Dengan Fluruh dokumen yung amii*tun yang tercatat pada sistem uggapan bahwa ."to*i Joku-to "*i.lemtaga keluar idalah arsip' atau dapat dikategorikan poncatatan dokumen *u'"f dan itot*g berapa dan apa saja.dokumen YanB telah rcbagai arsip, maka Oott untuk keperluan dikirim;; rttitueu meniadi pentidg Penerimaan dan pengiriman dokumen

il;il=ffi

ir".r*tr"r,

khasanah ,tip f""Uuga pada dokumen yang dikirim ke dan yang dimaksud tiaaf< nanya terbaL misalnya namun juga yang bersifat inlernal, dlterima dari ruar l"r"bug; saja sendiriditujufan untuk linglungan pegawai

iurut BO*u, yang Untuk kegiatan tersebut, kompqter

digunakan untuk.sarana bantu yang sederhana bisa digunakan program pencatatan. putu- penerapan untuk mencatat dokumen I-reJ"h kata (misalnya iS-W*d'-WordPerfec0 pencatatan bisa dalam bentuk tabel yang diterima dan dikirimkan' Format Pada kata atau dalam format spreadsheet' yang dibuat dengan

dapl

dalam bentuk basisdata dengan tingkatan lebih lanjui iisa dilakukan tertentu (misalnya Paradox' MS-Access' menggunakan p.ogtu* basisdata
dBase).

,""*';

c.

(Registrasi) Pencatqtan Dokumen sebagai Arsip dibuat dan Jika sebuah aon*"" tetln setesai

ia memenuhi laiteria

sebagaisebuah*.ip,,,utuiaakandicatatdalamsistempengelolaanarsip. pencatatan tentunya bukan hanya sekedar Pencatatan yang dimaksudkan proses inteleknral yang rumit'

telnis semata-mata, melainkan melibatkan

4.4

EITOMAtsI DALAM'KEAF'SIF

Namun terlepas dari itu, pada kegiatan 'pencatatan dalam'arti

koryuter dapat dipergunakan sebagai sarana bantu pencatatan. Secara kegiatan pencatatan dengan konputer t6rsebut sama dengan
pencatatan pada dokumen masuk dan keluar.

2.

Pemeliharaan dan Penggunaan Arsip Apabila sebuah dokumen tplah tercatzt sebagai arsip dan

sebagai sebuah arsip, maka ia perlu dipelihga agar bisa terjaga otentisi serta bisa digunakan dalarn arti bisa ditemukan kembali dan bisa Pada kegiatan ini korrputer bisa melakukan banyak hal yang sangat dan sangat menunjang upaya efisiensi danpeningkatan efektivitas.

a.

"

Distribusi ArsiP Sesudah dokumen dibuat atau diterima, dan kemudian tercatat da sistem p"r,g*oU* arsip, maka arsip tersebut akan didistibusikan baik internal lembaga maupun keluar lernbaga guna dipe,rgunakan lebih lar Uotok keperluan ini, komputer bisa digunakan sebagai sarana distribusi
itu sendiri atau hanya untuk kontol distribusi saja.

b.

akan sangat membantu proses penemuan kembali. Sebaliknya jika basisdatanya buruk serta pengentrian data yang sembarangan

Perneliharaan/Penyimpanan Arsip Dalam pemeliharaau arsip perlu adanya data tentang berapa dan arsip yang disimpan. Untuk itu kita perlu membuat basisdata tentang arsip yang disimpan. Basisdata tersebut akan mencakup banyak "fielt' diperlukan terutama untuk keperluan penemuan kernbali. Basisdata dirancang dengan baik dan diikuti dengan pengentrian data yang konsistel

menyebabkan basisdata tidak bisa diperguuakan dan berarti tenaga yang telah digunakan untuk merancang basisdata dan pengentiannya. Pegangan utama dalam penyusunan basisdata adalah prinsip data bagi kegiatan kontrol terhadap arsip yang disimpan. Dalam bahasa lain, dengan menyimak data yang terdapat dalam basisdata inventaris arsip, kita bisa mengetahui berapa dan apa saja arsip yang kita sirryan. Pada dasarnya basisdata bisa dibuat secara manual, tidak hanrs selalu

menggunakan korryuter. Namun demikian, dengan rnerryertirnbangkal

segala kemanpuan yang dimiliki koryuter, tidak ada salahnya basisdata inventaris arsip dibuat dengan mengguEkan konputer, Selain

Aatp44sz,tvtE}DuL 4

4.5

tidak -mungkin bisa juga menawarkan berbagai fasilitas yang

ri[" r"

melakukannya secara manual'

Penggunaan ArsiP

dapat dilihat dari segi arsip vers! ingBurr'r.r oJrr Penggunaan Dari penggunaan arslp (rleh penggunanya. lola arsip dan dari segi cara

ptluY*:1,v:1:^1f:T;,T:

"ruooya. ffiffihal "I"ffi-'r*r'Jiminta:r:hp.'.'ss,l:1-*H:^::'i"*1"#'** ini komputer;"*" tisa aiandaltan Drlam

homputer akan

keperluanpemberianlaffi t"pada'*?,*1^T:9":t:i:T:l::H: serta ketentuan, rr".ufrurni khasanah arsip yang dikelolanya Secara teknis' pengelola p.rguk 1r11:'T-t- T:T::

?:lgfl, i:::'H::: profil arsip, penemuan kembali arsip dengan ilil;"i""";#r-;; Dengan cara yang sama sangat *oduh' cepat serta akurat'
$tn
diketahui iugu ,iupuoiupn 'u.}u

y*g

berhak untuk'rnengaksesnya dan

jlga buguirnura ketentuan-ketentuan cam penggunaannya' u'1kuh itu LAN ataukah intemet' Dengan dut<unganjaringan korypute5 secara d* p-"*bt'iui tayaiiun liearsipan dapat dilakukan

pr*i"irir--

akan sangat dari segi kecepatan dan kemudahan Itsktronik, yang tentunya sebuah itu pelayanan dan pengaks*"'. :"li31l mcnguntungkan. Setain ke dikonversi yang telah ysip, terutama pada *'ip oon-'f'kronik atau orang' satu secara bersamaan oleh lebih tlari

iur*", at*iof , bisa

dilakukan

t.

PenYusutan ArsiP

Penyusutan arsip, sebagaimana telah

umum dikenali,

mencakuP

kcgiatan: " ,, p"rit Orttan arsip dari tempat

-r,.:rr-^:-^lxir. ke inaktif; penyimpanan aktif

b,

c,

penyerahan umip yaag Uemitai ersi Nasional atau Lembaga Kearsipan Daerah;guna' nilai pemusnahan arsip yang tidak lagi memiliki

p1u p"I*ggungiawaban nasional ke

dengan Ketiga kegiatan tersebut dapat dilakukan maupun kegiatannya itu saja kegiatannya baik itu berupa kontrol terhadap rendiri (terutama pada arsip elektronik)' dari tempat pt'yiTIT* aktif ke Pada kegiatan pemindahan arsip mana-mana komputer untuk mengidentifikasi lnaktif, kita bisa menggunakan tentang data saatnia menjadi in-aktit setelah teridentifikasi,
arsip yang sudatr

dukungan komputer'

juga inventaris arsip akan diubah dan usip yang tersangku#poauiusiraut"

4.6

ET?trMABI DALAM

mungkin.ditambahkan data yang diperlukan' Khusus untuk arsip

korrputer dapat secara langsun$ dipergunakan untuk

penyirnpanan arsip {ari media penyirrpanan aktif ke inaktif'

Sedangkan untuk kegiatan penyerahan arsip yang bernilai pertanggungiawaban nasional kepada Arsip Nasional atau Len Kearsipan Daeralr, komputer dapat kila pergunakan untuk mengidenti arsip-arsip yang memiliki nilai gt'na pertanggungfawaban nasional, t kemudian dibuatkan daftarnya. Selain arsipnya yang diserahkan, basi tentang profil arsip yang bersangkutan pun perlu diserahkan kopinya Arsip Nasional grma kemudahan pengolalan berilutnya' Untuk pemusnahan arsip, korrputer juga bisa kita gunakan
menemukan arsip-arsip yang berdasarkan ketentuan yang ada,bisa dan su saatnya dimusnahkan. Pemusnahan suatu arsip tidak deirgan sendiri memusnahlan data profilnya di basisdata. Data profrl arsip masih disirryan tntot k"pertuan-keperluan lain yang berkaitan secara lar 'ataupun tak langsung dengan pengelolaan arsip. Dalam kaitannya

i'

pemusnahan

arsip slsktrsnik, sistem komputer harus

ben

meyakirkan bahwa arsip telah dimusnabkan dalam arti sebenamya, informasi yang dikandungnya tidak dapat diakses lagi bagai
caranya.

B.

OTOMASI KEARSIPAI{ STATIS

Secara teknis dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip statis

pengelolaan arsip dinamis yang memiliki nilai berkelanjutan. Oleh karena itu penerapan otomasinya pun merupakan kelanjutan dari otomasi kearsipan dinanris. kegiatan lanjutan

dari

1.

Akuisisi(PengumPulan)

Apabila pada saat penyrsutan arsip dinamis telah dilakukan otomasi kearsipan, maka pada saat akuisisi yang diterima adalah arsip diserahkan beritut basisdata tentang profil arsip yang bersangkutan. Jika demikian yang terjadi rnaka akan sangat memudahkan langkah kegiatan
otomasi berikutnya.

Sebaliknya, jika temyata penyusutan masih dilahrkan secala manual, maka pada saat penyerahan arsip statis dari lembaga penciptanya hanya disertakan daftar arsipnya yang masih dalam bentuk daftar/tabel tercetak' Jika

4.7

^alP4432lr4oDuL
dari pembuatan basisdata elektronik dan halnya, maka harus dilakukan

yangdiakuisitersebutl*i1"'*r".0111:i:::.":X"13::flr$J arsip vang diakuisisi

selur ai"amisnva [:ir:ffi#;r*rn*l[" pengelolaannya'
ut

telah diotomasikan

Pengolahan

'terhadap arsip vang telah djakuisoi

berdasarkan Fh';:[:"tr]"#'ili'"*al ttgiatan kali ini pun sangat dipengaruhi

**-111}t11:::f'l*lfffr aturan
prinsip asal-usul dan
oleh

Illnya. Sekali lagi, "to"*i terah dlakuk* srkah **il"i#";;iT;;;;iasisdata

,rr"r#il';#*.'ffi *.,,
nongalami kesulitan

saat finamtsnva arsip tersebut metudata yang terdiri dari Li' -t*-k*' dan konteks suatu arsip' gongandung p"o:"f** *'g"noi lengkap dari lembaga penciitanya telah y;;d; Apcbila arsip statis arsip statis tidak akan saat pengolah*oy' t"uugui ficladot*nyarmuru pJ"u

;"t;;ft T3i'::il}ff'#f:*:f*, profil arsip pada

nu"'u ti"ggA menambahkan,O:l:1T:^f"*t

;ffiil;rgan
dongan

statis-yang akan diolah belum -disertai Namun apabila ternyata arsip perlu dilakukan

perawatan lanjutannya sala' teknis penyimpanan dan

dipastikan profil yang *t'uAui' maka dapai

pondeskripsian

,r*g JJ

lumayan rumit konteks arsip yang dllakukan, ut u puti"g

data atau informasi
biasanya terjadi

"r.ip rekonstruksi isi' struktur mengurgat barus dilakukan

akan statis tersebut. Proses pengolatrannya

Uoi-gtu*'

i;t;fkurang

dan gagal Kadang-kala rekonstruksi tersebut kurangnya memadai kualitasnya' karena aapat dijadikan dasar rekonstuksi'

p"a"

diolah belakangu,,,

y*g t"iuh lma "*ip-*tip ti;';6;yan; tetlh berusia 10 tatrun atau lebih'

P";;;";yaig

Ini

penciptaannyl'':*'* b*

3'

dan oleh karena itu s"'ing jumlah pada ienyimpanan arsip statis dalam tldaklah demikian,,"'rtiii-iJil' p"'f' aii"g"t Uafrwa ketidakmampuan paf,a pengelola yang sangat banyak' bagi dikelolanya adalah "l6a6r mati" arsip dalam *r",*uttuo''tip

Iilil-:J#Trsip

bukan kegiatan vang rumit statis sering kali dianggap Namun pada kenyataannya

kali disepelelon'

i*g

mereka.

baik untuk o,uLto

V*ii*u" ;t;;;; terus seoara diakses

penyimpanan arsin stati.s dengan oleh karena itu agar dapat mengatur mtuk dapat mJmastikan ketersediaannya dan

haruslah semua pihak yang bersangkutan

4.8

I]TOMABI DALAM

proaktif. Mereka harus mengernbangkan dan mengimplementasikan organisasi yang ditargetkan pada kegiatan rnengidentifikasi, menyinpan, dan memastikan akses terus menens pada arsip statis. penyinpanan arsip yang efektif sebaiknya menambahkan kebijakan dan prosedur yang mengutamakan pendekatan organisasi untuk manaj iangixa panjang arsip statis dan menetapkan proses untuk
perawatannya berj alan.

Strategi penyirryanan arsip lernbaga kearsipau statis harus kan tanggung jawab legislatifnya, standar industri dan praktek

Strategi penyimpanan arsip harus didukung oleh suatu rencana irnplementasinya yang disebarkan ke staf yang relevan. Ini dapat
dengan:

a.

memformulasikan kebijakan, prosedur,

dan garis

besar

menyediakan Ebatu kerangka kerja dalam organisasi untuk

dari stategi; dan b.{ "menyediaka, manual, informasi dan lembar referensi, dan pela untuk staf untuk memastikan shategi penyimpanan diinrp
secara benar.

Bergantung pada pendekatan yang diadopsi, ini mungkin

pelatihan untuk semua area operasional, tidak terbatas pada stafkearsipan' Lembaga kearsipan statis sebaiknya menugaskan tanggung jawab

manajemen penyinpanan arsip statis pada arca yang tepat dalam

di mana staf mempunyai keahlian dan kualifikasi yang relevan. Ini meqfadi unit informasi terspesialisasi atau mzlnajemen pangetahuan
dikepalai oleh pegawai arsip senior. Tanggrmg jawab unhrk kebijakan formulasi prosedur, inplementasi strategi untuk penyin:panan arsip, pengawasan dartr review proses, dan pengiriman pelatihan seba dilakukan dalam area ini. Uraian panjang lebar di atas untuk mengingatkan bahwa keberhas penyinpanan arsip statis, termasuk otomasinya, bukanlah hanya se mencatbt di rnana suatu arsip disimpan. Bukanlah jaminan bahwa sekali tercatat l*asi simpannya di dalam konputer lalu pasti dapat kembali sccara cepat. Penjelasan di atas menmjuklcan bahwa masih faktor lain yang harfis diperhatikan dalam pelatsanaan otornasi penyi
arsip.

AalP44Sz'lvtoDuL 4

4.9

; i, r ;,

Perawatan tersebut dapat dilakukan dengan cara: pada arsip statis; mencatat kerusakan kondisi fisik yang terjadi kondisi fisik arsip perbaikan menentukan metode dan rangkaian tindakan
statis yang mengalami kerusakan;

arsip statis sesuai dengan melaksanakan tindakan perbaikan kondisi fisik paling layak' metode dan rangkaian tindakan perbaikan yang

lang

Perawatanyangdilakukanharusmemperhatikankandunganin&rmasi tidak sampai tertera ai Oatam arsip, .:h-ry: tindakan perawata4

;onghilangkan inforrnasi yang dibutuhkan arsip. riaur- setiap kegiatan ierawatan dapat menyelamatkan suatu

,forkadang kegiatan yang hams dilakukan'irntuk'menyelamatkan arsip adala]t

donganm"naupHt<.asiarsiptersebut.Duplikasitersebuttidakselarnanya

namun dapat dilakukan drlam bentuk yang sama dengan arsip spbelumnya'

pihak yang &ngan mengalihbentukkan medianya' Saat duplikasi m.iy"rutt* harus diberitahukan secara tertulis bahwa arsipnyadiduplikasi
untuk kepentingan penyelamatan arsip'

Semualangkahkegiatanperawatantersebutdiatasdapatdiotomasikan kegiatan teknis perawatan yang dongan mendokumentasikan seluruh detail

Basisdata perawatan dilakukan pada arsip statis ke dalam basisdata komputer. dan bagaimana irsip ,tatii atan mencakup data; apa, siapa, kapan, mengapa'

Jadwal waktu yang akan daung.

tlndakanperawatansuafuaxsipdilakrrkan.Termasukdidalamnyaadala}r lagi di kapan dan bagaimana tindakan Peralyatan perlu dilakukan

5,

Layanan ArsiP demi ersip ,tutis oisinrpan tentulah untuk digunakan, bukan sekadar harus siap untuk penyimpanannya itu sendiri, untuk itu setiap saat'arsip statrs rmrdah da4 tepat yang cepa! Oifuy*i*. t ayanan yang dihara'ptsan tnonya pengguna& teknologi muiat. untut pencapaian -ssryuin**u-tryunan itu,
lnformasi dan komunikasi sangatlatr membantu'

juga manajemeq data kembali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna namun

Otomasi layanan

*sip

statis tidak harrya terbatas pada penemuan

4.10

OTtrM^Bt

E,.r,a-.AM

KEAFBtpAx

administasi layanan itu sendiri. Data siapa mengguriak n arsip apa, kapaq
mana, mengapa (alasan penggunaan), dan bagaimana (cara penggunaan)

perlu disirnpan dalambasisdata layanan arsip statis. Data tercebut tidak I digunakan untuk kelancaran perayanan nam*n juga untuk pengaturan dan pengamanan slsip statis dari tindakan yang bisa merusak atau
melenyapkan arsip pada saat digunakan.

Dari uraian penrapan otomasi kearsipan dinamis dan statis di pendayagunaan teknologi inforrnasi dan komunikasi gnna efsiensi dan efektivitas pengelolaan arsip hanya dapat dilakukao d"rguo jika didasari kombinasi pemahaman y*g tentang p"olel arsip dan teknologi infonnasi. Tanpa dasar pemahaman yapg kirat

-"o.i.pi

dla bidang ters{ul upaya pengelolaan arsip berbasis teknologi i

dan kgmunikasi hanya akan menjadi program pemborosan sumber daya tsi6-sia.

Guna menghindari hal tersebut, para pengelola arsip harus wawasannya dengan pengetahuan teknologi inforrnasi dan komuni Sedangkau sebalitnya, para pengelola teknologi informasi dan juga harus memahami terlebih dahulu seruk beluk pengeloraan arsip

teknologi informasi dan komunikasi merupakan prasyarat ya-ng k

memungkinkan terlaksananya pengelolaan arsip berbasis teknologi dan komunikasi dalam waktu yang relatif singkat.

dan melaksanakan program pengelolaan arsip teknologi informasi dan komunikasi. Namun yang jela3, ke{a sama di antara pengelola arsip dan penge
merencanakan

tr

LATI HAN
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di
kerjakanlah latihan berikut!
atas,

Penerapan otomasi kearsipan merupakan kegiatan yang sebenarnya

memiliki pakem sendiri. Apa yang harus dilalukan sudah jelas aturau mainnya. Namun dengan kegiatan yang sudah ditetapkan ini pelaksana
terkadang cenderung salah memandangnya sebagai suatu kegiatan rutin sehari-hari. Menurut Anda bagaimanakah mengatasi rnasalah ini agar pelaksana otomasi kearsipan tidak terpaku dengan kegiatan yang sudah ada?
Dan apakah problem-problem yang dapat Anda temui dari usaha tersebut?

a AE1P443z/MErguL 4

PctunjukJau,aban

Latihan

dengan.otomasi Solusi yang Anda cari harus masih ada hubungannya

harsipan.Tidakterbaasperencimaannamunjugapelalssanaankegiatannya.

E[

RANEiKU MAN

adalah Secara umum tahapan dalam pengelolaan arsip dinamis. fada apig' penyusutan serta penggunaan, dan penciptaan, pemeliharaan sesuai bervariasi sangat ttJ*f'q1q".' penggunaan sebut iiup tit op*'tt fi..u*pran komluter yang mungkrlbisa dimanfaatkan' Jriguo -nenciptaan arsip m.tiputi kigiaran teknis pembuatan dokumen' p"noi-uuli aun p.ngiriroan dokumen, serta registrasi dokumen mogladi kbmputer dapat arsip. Dalam proses pengontrolan pembuatan dokumen,

Oidrukun

*""f.*it." J* p.r-i-'"*iokumen, komputer dapat digunakan tmtuk sarana bantu pencatatan dokumen sebagai-arsip il;dt * iedangkan paaa tegiatan sebagai sarana bT* dipergunatcan dapat iregistrasi), komputer' pencatatan dengan komputer tg:ebut i,"i""o*i. Secara teknis, kigiatan p"da doto*trr masuk dan"keluar' Untuk
sama dengan teknik pencatatin

standarisasi format dokumen serta pengontrolan reliabilitas arsip' Untuk kegiatan pengiriman

*tut .".b*to

pengolahannya' r."pofuun" aistribusi arsip dalam rangka tildak lanjut it, sendiri atau distribusinya uisu oigunukan sebagai surar,u hanya untuk konfiol distribusi saja.

16;.;

juga bagaimana ketentuan'ketentuan cara penggunaannya' " oeigan dukungan jaringan komputer, apakalr itu LAN dapat internet,-permintaan aan pe*beriun layanan kearsipan dinamis dan kecepatan segi dari yattg tentunya secara elektrooit,

basisdata arsip dengan menggunakan Lomputer' Dengan memanfaatkan kompYter dengan arsip kembali penemuan innint.it'utuo pr6il.arsip, yang sama akan unu, t*gu, rn*Ouh depai sirta akurat. Dengan cara dan mengaksesnya unnrk yang berhak saja siapa-siapa a*"tutui-;.rgu

Padapenyimpananarsipdinamis,perludibuatbasisdatainventaris

"

aif*,rf.io

kemudahan akan sangat menguntunglcn' Selain

itu

pelayanan dan

p"rg"tt"t*

secara Ituu" yung telah dikonversi ke format digital, bisa dilakukan orang. satu dari lebih bersamaan oleh dukungan Pada kegiatan penyusutan urtip aaput dilakukan dengan maupun saja komputer, to:it< itu'Uerupa kontrol terhalatr- kegiatannya kegiatannya itu sendiri(terutama pada arsip elellronik)'

terhadap

LUuuft isip,

tenrtama nada arsrp.ngn;elektronik

4.12

OToMASI oALAM KEART.PAN

Secara teknis. dapat dikatakan bahwa pengelolaan arsip statis meruglkan kegratan tinJug. aari p""griofuurr-ursip aiuamis ya'rrg mcmiliki nilai euna berkelanjutan. dreh karena iru penerir* otomasinya pun sebenarnya meruparian keranjutan aari -otonlsi
kearsipan dinamis.

pada saat penyusutan arsip dinamis telah dilakukan penempan otomasi keals-rpan, maka pada saat akuisisi yang diterima adalah arsip yang diserahkan berikut basisdata tentang profd-arsip yang
Sebaliknya, jika tenryata penyusutan masih dilakukan secara manual, maka pugu saat penyerahan arsip statis dari lembaga
memudahkan langkah .demikian kegiatan otomasi berikutnya

Apabila

bersangkutan.

J+".

yang terjadi *rt u" akan

sangat

dlotomaslkan pengelolaannya

qelciptanya hanya disercakan daftar arsipnya yang masih dalam bentuk -dilahrkan daftar/taber tercetak. Jika demikian td^y tr*, , perrbuatan basisdata erekhonik dari arsip-yang "it diakuisi iersebut dan -;;;;,;;;-'J; biasanya hanya mencakup data pokok a; p;"ff jika sejak dinamisnya arsip yang diakuisisi i;rr"br; ii;h lglenSkag

r','

'

Bukanlah jaminan !flwa sekari arsip tercatat rokasi komputer lalu p-asti dapat ditemukan kembati

clrna6t'"ru atau tidak. Keberhasilan penyimpanan arsip statis, terrnasuk otomasinya, b'kanlah hanya sekadar mencatat ii rrr" ,**-u,rip-disirryan.

Terhadap arsip yang telah diakuisisi akan d,ak'kan pengorahan agar arsip tertata secara interektual berdasarkan prinsip arit_,rsu a* aturan aslinya. Sekali lagi, otornasi kegiatan LU i"i p* ,rrrgrt _tf"q* oleh apakah telah dilakukan kegiatan oto"rri paaa saat

q+wa masih banyak faktor lain yrij-r,u*. if. diperhatikan "11tyj*:!an dalam pelaksanaan otomasi

siffiyadi dalam ,";;;;rfi;t;U"rrilr-ar

Ircngapal dan bagaimana- linla]Gn perawatan suatu arsip aif-rmLn. Termasuk di dalarnnya a{alah iadwal kapan dan,brgul**, tiraut*
Otornasi layanan arsip-statis_q"k h*;" kembali arsip yang dibutuhkan
data administasi layanan itu.s.endiri.

p"ra*itur- tersebut di atas dapat mendokumentasikan seruruh aetail teg;Ln rctns perawatan yang dilalrukan pada arsip statis ke dalam basird; k;re;; Basisdata perawatan arsip statis akan mencakup aat^; api,,.pn f,pr"

-. Semua langkah keg_raran diotomasikan dengan

ienyimpanan arsip.

gJefrlengguna

tsbatas |ada penenruan

upr, mengapa (alasan p*ggur;o), aulr-Uugui.**-'(.L "r.i! fngunTn) arlp perlu disrmpan Aahm Uasisaata fuyuoi" ,iutir. Data tersebut tidak hanya digunakan untuk kelancaran pelayanan namun

kapan,

Oatiiiapa ,r"nggurikun

,"^r"-fig. ,[""i"il",

*ip

) Ag,tP44.ez/MoDUL 4

4.13

'

arsip statis dari tindakan juga untuk pengatuan akses dan pengarTanan arsip pada saat digunakan' yang bisa merusaKauul"nft* tearsipan dinamis dan statis di atas' Dari uraiari guna peningkatan dan

*a*i"pr*" p""";;p-;;t;;si

oendayaguna*,"LrroiJili"fo*uti fomunikasi ffi ;.ji;;rr"l**io*"p"ttg1ioru*arsiphanvadapatdilakrrkandengan yang mencukupi tentanil baik jika didasari to'iUf"ti pemahaman pemahaman

a* [k";;g'i ;;;"iil;;;io yang kuat t"rh"da;l;;;d;c

infoqrasi' ranpa dasar tersebut' upaya pengelolaan arsip komur'-ikati huoyu akan menjadi berbasis teknologi informasi din sia-sia' ptog.u* p"t"to.*ut' sumber daya yang

TEs F.RMATTF
Jawablah tes formatif

bandingkan jawaban

*J

pada kertps -terpisah' Kemudian pada setiap d""*uo kunci jawaban tes formatif

di bawah ini

akhirmodulAnda.BuatlahperkiraanpencapalanAndaterhadaptesformatif mengulang
untuk

kurang' usahakanlah yang diberikan. Apabila Anda naerasa bekerja! *uiri p"au modul ini' Selamat pengelolaan arsip dinamis! l) Sebutkan tahap-ahap kegiatan otomsl arsip statis! ?\ Sehutkan uhap-tahap rcllatan otomasi pengelolaan arsip! penciptaan vaig termasuk dalam penciptaan arsip! dalam tahap Jelaskan yang "trJipJJ'iap{iap arsip statis ti-dak hauya terbatas pada Jelaskan *"rrgupu'oiJ* i layanan r OiUutotrtuo oleh pengguna saja?

;i ffiffii ffi;ffi;
4) 5) )

p"r"r""* t"i.rj"ri "rrip v,,i

terdapat di bagian Ji'il t*a"f penguasaan berikut untuk mengetahui tingkat Kemudian, gunakan ;;t i' t"tnuaup rnateri Kegiatan Belajar

yang Kunci Jawaban Tes Formatif 1 Cocolkanlah jawaban Anda dengan benar' yang jawaban

iol

nito"gtah

aoau

Arri tingkat psnsuasaan:

?3

t.r.#

: H'I

**u

70- 79o/o:cukuP

4.14

EITBMAST DALAM KEApstpaN

Apabila mencapai tingkat pengusaan 80yo atzu lebih, Anda meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Jika masih di bawah Anda harus mengulangi materi Kegiatan Belajar l, terutama bagian belum dikuasai.

s+

I
i

zlMctouL 4

4.15

KestATAN Pela.rAR Z

lnfrastruktur Otomasi KearsiPan

otomasi kearsipair adalah hal penting yang diperhatikan memulai penerapan otomasi kearsipan itu sendiri. Pilar-pilar
kearsipan yang dimulai dari suprastrukturnya sampar proses membutuhkan perhatian yang lebih agar tercipta otomasi

yang baik bagi pelaksana maupun orang lain di

yang

Pongembangan otomasi kearsipan infrastruktur utama, meliPuti:

suatu lembaga dilandasi oleh 4

Suprastruktur otomasi keirsipan yang memuat antara

6in kepemimpinan

manajemen lembaga (eJeadership), sumberdaya manusia (human resources) dan peraturan yang terkait dengan pengembangan otomasi
kearsipan (akan dibahas pada'Modtil 5).

lnfrastruktur jaringan yang memrlat autara lain protokol komunikasi,

topologi, teftnologi dan kearnanan (akan dibahas pada Modul 6)' Infrastruktur inforrrasi kearsipan yang memuat antara lain elemen data arsip dinamis dau statis (akan dibahas pada Modul 7)[' Infrastruktur aplikasi yang memuat antara lain aplikasi pengelolaan arsip
dinamis dan statis (akan dibahas pada Modul 8)Gambar 4.1 menunjukkan pola

pikir otomasi kearsrpan atau pengelolaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi. Dapat dilihat bahwa
satu infrastruktur dengan infrastruknrr yang lain sangatberkaitan.

4.16

EIToMASI DALAM

Statis

"JlKll"

[IETADATA ARSIP DINAMIS (rsoTs 2348'1.,

Gambar 4.1.
Pota pikir pengetotaan arsip berbasis TIK

A. SUPRASTRI]KTUR
Saat pembangunan otomasi kearsipan unsur manusia dan merupakan hal yang harus diperhatikan karena kedua unsur merupakan pelaksana dan yang menetapkan alasan dibangunnya kearsipan. Manusia sebagai pelaksana otomasi kearsipan kewajiban untuk memiliki keahlian dalam hal teknologi informasi pemanfaatannya. Selain itu mereka juga harus dapat mernbimbing
lain untuk mencapai tujuan yang sama. Sementara motivasi sebagai dibuatnya otomasi kearsipan dapat terjabarkan dalam atau kebijakan yang harus dapat mendukung serta melindungi otomasi kearsipan itu sendiri. Manusia sebagai pelaksana otomasi tidak dapat dipandang pekerja saja, melainkan harus dipandang sebagai aset yarg berbarga. belakang kenapa pekerja dip"qdang sebagai aset berdasarkan
lapangan bahwa mereka yang membuat, mengembangkan dan otomasi kearsipan adalah ofimg-orang memiliki keahlian tertentu.

)a|?+qaztuEtDuL 4

4.17

yang penting' Sumber Daya yang harus dipelihara sebagai sumber daya
,in u,uo

peningkatan yang dapat harus dilatih dan ditingkatkan. Upaya-upaya ilftan adalah: tentang pentingnya informast Meningkatkan kesadaran dan pemahaman
rli$cminasinYa.

kemampuarmya' sDM tidak bisa sekedar dijaga dan dipelihara

informasi dan komunikasi dalam arsip serta pendal,agunaan teknologi

pendidikan dan pelatihan lfcngembangan pedoman penyelenggaraan dan komunikasi ,i*ni* p"rg"lolaan arsip berbasis teknologi informasi tersebut pelatihan dan pendidikan bagi lembaga pemerintah agar hasil jaringan pelaksanaan t"ruui a"rrgun kebutuhan pengembangan dan
turlbrmasi kearsiPan nasional'

teknologi inforrnasi ii",ry"t.ogg*uan pendidikan dan" pelatihan -dan bidang menangani-kegiatan komunikasi bagi aparat pelaksana yang
kcpada masYarakat.

memberikan layanan arsip kcarsipan dan aparat yang bertugas dalam

l,orubahanpolapikir,sikapdanbudayakerjaaparatpemerintahYanB
rnendukung pelaksanaan otomasi kearsipan'

tentu SDM yang ada dapat l)engan adanya perkembangan teknologi dalam bekeija ada pengaruhrnt,"clengan teknologi itu. Seiain membantu
,aruh

karena dengan adanya Birokrasi menjadi lebitr ramping dan sederhana' dapat mengall .:":*u teknologi komputer, semua data dan informasi Terlebih lagi sebaliknya. maupun atas ke bawah dari akurat d; copat sehingga laporanpengolahan data dapat dilakukan secara langsung peran i.p;r* dapat dihasilkan secara otomatis' Dengan demikian' data transaksi *urrui", men"ngah dan operasional dalam mengolah manajer pada m"njuai laporan sangatlah berkurang' Namur; L<eU{al

lain yang muncul, Yaitu:

levelinimasihdibutuhkan,meskipuntidakbanyak,karenamanaJer

dan pengontrol kerja staf' tersebut akan berfungsi sebagai penyelaras pimpinan dapat berlangsung Komunikasi antar staf maupun staf dengan sistem jaringan komputer dengan cepa! fleksibel, dan dinamis melalui

;;

';;i;.

dapat lebih Dengan demikian, koordinasi antar staf

cepat'

ditingkatkan.

dengan Olstitusi informasi antar bagian dapat berlangsung

dan kinerja staf' sehingga dapat meningkatkan produltivitas

4.18

OToMAgt DALAM

4. 5.

Staf di semua lini menjadi lebih produktif meskiprm jumlahnya semakin terbatas. Sementara itu, pola kerja juga mulai bergeser dari basis personal kerja tim lintas deparlemental. Pola kerja yang berbasis memungkinkan perusahaan unhrk berkonsentrasi pada
Iea

rnin g o rga niz a t io n.

ini para pegawai pelaksana sering kali kurang dapat berpikir mengatasi suatu masalah yang timbul dalam suatu situasi tertentu.
Saat

mengatasinya pedu dilakukan perubahan-perubahan seperti pola kerja dapat merangsang pegawai untuk berpikir kritis, sehingga pegawai bekerja dalam segala situasi. Selain itu spesialis pengelola a-rsip dapat

diberi pelatihan seperti worl<shop atau seminar rhengenai manaj informasi. .$engetahuan tentang teknologi informasi juga harus djperbarui secara rutin. Hal ini juga berlaku bagi para pimpinan
mempunyai kewajiban untuk membuat keputusan dalam kaitannya
pengelolaan arsip. iwrvr@ oilP.

Untuk mengatur agar palra pegawai dapat meneapai tujuan yang dibutuhkanlah seorang pemimpin. Pemimpin yang dibutuhkan harus mengetahui apa yang dibutuhkan bawalrannya agar dapat bekerja baik. Sehubungan dengan otomasi kearsipan, pemimpin yang diwajibkan mengetahui seluk beluk teknologi informasi dan arsip baik. Pengetahuan yang sudah dimiliki juga wajib ditingkatkan mt berbagai cara seperti pelatihan atau seminar. Setiap lembaga yarig menerapkan otomasi kearsipan harus da" menetapkan kebijakan dan peraturan pelaksanaan yang menjadi
penerapan tersebut. Langkah tersebut penting untuk dilakukan pengaruh yang ditimbulkan oleh penggunaan otomasi kearsipan perilaku kerja pegawai dan legalitas dari informasi/dokumen yang dici dan dikelola dalam lingkungan elekkonik masih perlu
penanganan secara khusus.

Lembaga/organisasi harus memiliki peraturan yang medadi

hukum bagi otomasi kearsipan. Peraturan tersebut sebaiknya ditetapkan pimpinan lembaga. Sedanglcan petunjuk pelaksanaan yang sifatnya teknis juga harus disusun dan ditetapkan oleh pejabat yang memiliki di bidang penyelenggaraan adrninistrasi perkantoran.

4
^aae443z,lt|'CtDuL

4.19

Dengan adanya kebijakan dan peraturan tentang otomasi r seluruh pihak yang terkait dengan penciptaan dan pengelolaan arsip'

keanipan'

itupejabatmaupunstaf,akantermotivasiuntuksecarabersrrngguh-berpartisipasi dalam pengelolaan arsip de'ngan menggunakatr uh

i kearsipan.
IN

FRASTRUKTI'R JARINGAI\

Arsip sebagai produk dari proses administrasi tentrr diciptakan dan urfaatkan dalam suatu jaringan kerja. Hal tersebut sudah menunjul&an dan pengelolaan arsip pada hakikatnya membutuhkan frhwu p*"ipta* sohrsi yang tknologi jaringan. Dalam hal ini jaringan komputer memberikan ,fpat datam penyeleuggaraan otomasi kearsipan yang efefttif-dan efuien' gimbar 4-2. memberikan ilustrasi bahwa sejak arsip diciptakan hingga jaringan komputer selalu pomanfaatarmya sebagai arsip statis, teknologi
Clgunakan.

SISTEIIi DAil JARI}IGAN INFORIrIASI KEARSIPAN NASIONAL

rroDUL$SrEil iloDuLslslEill uqrylqllE{ pENcELoLAAl{

iL-ncr-rdulii 'lrisrp-ltair

ARslPlllAlfilF

PBIGELq4pI
ARSIPSTATE

[otxjl slsrEt I-AYAM}I xAsloNAt

ARSIPSTATIS

TASYARATGT PEI'IGGUNA

Pengelola
DAERAH

Eeryer Arsip

r---------':::::Ledaga lGamiPao
l(ab,Koh,Provinsl

Ak$

Unlt Pengolah

Gambar 4.2Sistem dan jaringan informasi kearsipan nasionat

'

4.20

rfTEMASI E,ALAM KEAR

Pada saat pengelolaan arsip aktifjaringan komputer digunakan menghubungkan antar unit pengolah dalam hal-penciptaan, pengolahan,

penyimpanan arsip

aldif.

Sementara

unit

kearsipan dapat

pengelolaan arsip aktif yang dikelola oleh unit pengolah melalui jan komputer, Dengan demikian diharapkan sejak aktifnya arsip telah tertata terkelola secara baik berkat adanyajaringan komputer. Pada saat memasuki masa inaktif arsip-arsip yang tadinya dikelola

pengolah akan diserahkan pengelolaannya pada

unit

kearsipan.

pemindrhan arsip inaktiftersebut dapatberlangsung dengan cepat dan dengan dukungan jaringan komputer. Melalui jaringan komputer juga

unit pengolah yang masih ingin menggunakan arsip inaktifnya mengaksesnya seara cepat, meskipun segara fisik arsip inaktif
disimpan di pusat arsip inaktif yang biasanya lokasinya jauh dari ruang unit pengolah. + ,Ketika penyusutan alfiir dilakukan jaringan kompu{er dapat di

kan sebagai sarana komunikasi konsultasi unit kearsipan

dengan

pengolah dan lembaga kearsipan statis dalam menetap(an status akhir arsip inaktif, apakah di perpanjang status inaktifrrya, dimusnahkan diserahkan kepada lembaga kearsipan statis. Apabila dalam penilaian terdapat'arsip yang memiliki nilai guna sekunder maka arsip tersebut

diserahkan kepada lembaga kearsipan statis. Dalam penyerahan jaringan komputerjuga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengiri data profil arsip yang akan diserahkan unit kearsipan. Bahkan untuk elektronik, penyerahan arsipnya sendiri dapat dilakukan melalui jarr
komputer.

Dalam pengelolaan arsip statis, jaringan komputer selain

untuk keperluan administrasi rutin sehari-hari juga digunakan sebagai
pelayanan ar-sip statis pada masyarakat luas. Tentunya yand digunakan

jaringan komputer internet. Dengan kata lain melalui jaringan masyarakat dapat mengakses informasi tentang arsip statis. terhadap arsipnya sendiri pun dapat dilakukan melalui jaringan
untuk arsip yang berformat elelctronik dan arsip non elektronik melalut

digitalnya.

-.

A)lP4AszlM.EtDuL 4

4'21

INFRASTRUKTUR INFORMASI
dimaksud -diolahsedemikianrupasehing*:1': Dalam otomasi kearsipan vang .&"gT

3ffi

i#il,?,:J#';;;;;iiir::::!.,:::":#::;,::""0'
,'.

lT'X;,'t", i"":*;J;"*"r' i perlu disusun du" Oit"tupiun

dipergunakan' mi-salnva r istilah iain yang juga sering f nin arsip, deskripsi arsip, aun .*"buCu1l1:,:::, dunia samparoleh para pakar kearsipan

keperlu"". an secara efektif au" Jfi'l"n untuk

*"'*::fi ;;;ilffi

"T:5::-'*T:;

o*'"T]ii::t:'

*."':!":^::',

j::::,^Tlr":t:

*itt;:"ff:l::] ::f::f::::;t

v'vwereve llilnQgemvnL lanageruentprocesses'-un'oaoito:':::"2ra*r,1;t}l";::::rx:;, brd. Archival pescripfion,. stana iiies", tol, General International
On A rchiv es) intternrtron'ol Council

data tentang pengeloraar metadata atar' aal nenel]113 arstn' ua"r a"r" snip adalah suatu bagial manaJemen zrsrp' aut' firjuan' Dalam konteks yang melayani u"'uugJ-n*gJi konteks' konten' data yang mendeskripsikan ileladatadidefinisikan sebagai (ISO 15489-1' pengelolaannya sepanjang waktu drn stnrktur arsip serta terstruktur yang toaoto io'tpakan informasi 2001:3). Seperti Itau semi-terstrukhr Vu'[' sepanj ang waktu baik i"p" l[-: 'p memperlihatkan suatu bidang Berdasarkan

rsorri iroal-r,

r*r

s:"tY"

d'kq;;;

J:il:::IXH:

di dalam atau di

tulisan intelektual dari

allivitas organisasi dengan nilai ddin O"'i"U" atau- :e$atas yang berbagi kclompok orang yang untuk 'Metadata pengelolaan arsip dapat digunakan pengetahuan tertentu' orang-orang' dan kontekstualitas arsip dan mengidentifika.i, ot"t'tisitus dan mengrn:as

f*' ao*io'

l];ilffi i"tiup io*uio ini

V*ut*t

*"*'"gti't*o'":.:]l'iili ::::t::: *illT"T; ali*'n

dan/atau

nroses dan sistem yang menciptakan, mengaturnya grnuku*yu serta kebijakan yang pada tahap pengkapturan, pada awalny u, *rioirromendefinisikan arsip

mengelola, memelihara

pengelolaan a""g* konteks bisnisnya dan melalnrkan memastikan netadan varrg lagisal arsip atau kelompoknya, kontror. Selama t"t"ruiu* lain yang bisnis pengguna yang baru dalam baru'akan ditambahkan, karena untuk ualtwa meta'data berlanjut ntau konteks konteks dengan berkaitnrr

*,ip

n"***;;;;' ioi'u"'*i yang inforrrasi menambah, setiap ;Jju, bisnisnvl yang menggunakan proses a* pengelolaan **ip
dapat bersumb*

arsip

dan

berhubungandengan;;i;4nstruknraf lsinatautampilannya'Metadata multipel atau tujuan inultipel'

"o'

Ii*'"tL

dengan sistem

4.22

CITEMAS| DALAM KEAR

Metadata diaplikasikan pada arsip selama m-asa aktifrya dan dapat pada saat arsip berhenti diperlukan unark tujuan bisnis saat ini
dipelihara untuk kebutuhan penelitian atau nilai guna lainnya. Metadata mer$amin otentisitas, reliabilitas, ketergunaan dan

setiap saat dan memungkinkan pengelolaan dan pemahaman informasi, baik secara fisilq analog maupun digital. Namun di sisi
metadata sendiri juga perlu dikelola.

Pengelolaan arsip selalu meliputi pengelolaan metadatq. lingkungan digital memerlukan pernyataan yang berbeda dari
tradisional dan mekanisme yang berbeda untuk mengidentikasi, menghubungkan dan menggunakan metadata. Dalam lingleungan

arsip otorisasi disahrkan dengan metadata mendefinisikan pentingnya-.Ikrakteristik ini harus secara eksplisit didolarmentasikan halnya pudfproses arsip berbasis kertas. Dalam lingkungan digital, untuk menjamin bahwa penciptaan dan pengkapturan metadata arsip diimplementasikan di dalam sistem yang menciptakan dan arsip. Sebaliknya, lingkungan digital menghadirkan kesempatan baru menentukan dan menciptakan lnetadata dan menjamin ke pengkapturan arsip'yang sezauuln. Anip ini dapat menjadi bahan transaksi atau arsip itu sendiri menjadi transaksi.
Penerapan metadata peirgelolaan arsip dalam suatu organisasi pada:

l. 2. 3.

kebutuhanbisnis;

lingkunganpengaturannlq dan risiko yang berdampak pada pelaksanaan bisnis

Fungsi metadata pengelolaan arsip menurut ISO/TS 23081-l

untuk:

l. 2. 3. 45. 6.

melindungi arsip sebagai bahan bukti dan menjamin aksesibilitasnya

ketergunaannya setiap saat, memfasilitasi kemampuan untuk memahami arsip, mendukung dan menjamin nilai guna bahan bukti arsip, membantu untuk menjamin otentisitas, reliabilitas dan integritas arsip, mendukung dan mengelola akses, kerahasiaan dan hak-hah mendulcrng efisiensi temu balilq

ABIP44S2IrMODUL

Z1

4.23

mendukung strategi pelaksanaan dengan memungkinkan pengkapturan arsip yang diciptakan dalarr lingkungan teknik dan bisnis yang.beragam
secara terus menerus selama

diperlukan,

memberikau hubungan yang logis antara arsip dan konteks penciplE annya, serta memeliharanya di dalam suatu cara yang terstruktur, reliabel
dan berarti,

),

mendukung identifrkasi lingkungan teknologi tempat arsip digital

diciptakan dan mengelola lingkungan teknologi tempat arsip dipelihara agar arsip yang otentik dapat diciptakan selama diperlukan, serta lingkungan 10, mendukung efisiensi dan keberhasilan migrasi arsip dari satu dari atau platform (suatu istilah yang menerangkan standar keseluruhan suatu perangkat.keras dan perangkat lunak yang drpakai pada komputer) komputer ke lingkungan yang lain atau strategi preservasi lainnya'
Sehingga, ada dua perspektif me tadbra pengelolaan arsip: metaiitayang mendokumentasikan konteks bisnis, kointen, struktur, dan

l, 2.

tampilan arsipnYa; serta metadata yang lnendokumentasikan pengelolaan arsip dan proses bisnis yang menggunakan arsip, termasuk setiap perubAhan pada konten' struktur dan tampilannYa.

Metadata dapat diciptakan dan digunakan untuk tujuan tunggal, tujuun dapat tertentu, atau bermacam-macam tujuan. Metadata pengelolaan arsip

dibagi untuk semua tujuan tersebut.

Metadata untuk e'bisnis Metadata membanfu memungkinkan e-bisnis, termasuk e-commerce dan ,-r;;;;;;";. Metadatq tertan semua proses eib-isnis dapat dikaptur. Hal

1.

penciptaarl layanan, penyediaan dan. pelanggan' persetujuan istilah dan syarat-syarat bisnis, tanda tangan digital' serta transaksi proses bisnrs. Metadata membeirfl<at informasi tentang konteks

ini meliputi lokasi

bisnis dan karenanya dapat saling melengkapi dengan metadata kontekstual serta serta metadala penyimpanan dan struktural, metadata keamanarl beberapa metadats aksesibilitas.

4.?4

EIToMASI DALAM KEARSIPAN

2. .

Metadata untuk preservasi Preservasi informasi, khususnya informasi digital, untuk kelaqi

akses merupakan urusan dari pengelolaan arsip, komunitas" perpustakaan

arsip. Teknologi informasi relatif mudah berubah dibandingkan teknologi kertas. Metadata teknis diperlukan untuk memenuhi perubahan teknologi yang terus menerus. Metadata strulcural
penyimpanan serta beberapa metadata tentang proses pertgelolaan diperlukan untuk mendukung preservasi. Termasuk, metadata tentang pengelolaan arsip yang meliputi akses dan keamanan, migrasi, konversi aktivitas pemindahan untuk menjamin aksesibilitas, otentisitas, reliabili
ketergunaan dan integritas arsip.

3.

Metadsta untuk deskripsi sumber

Satu daql

penggunaan metadata

yang utama

adalah

mendeskripsikan sumber. Sumber ini bisa berupa buku, jurnal, vi 6'.dokumen, gambar dan artifak. Juga termasuk arsip ynng dipindahkan

lembaga kearsipan statis. Metadata diperlukan untuk mengidenti

sumber yang meliputi judul, pencipta, tanggal, pengidentifikasi yang hubungan dengan sumber lain (yaitu dalam series yang sama) serta dan jumlahnya. Beberapa elemen metqdata ini juga dipergunakan di

konteks pengelolaan arsip. Keduanya memiliki kesamaan, dan

melengkapi dengan, elemen metadata utama pada saat pengkapturan mendokumentasikan konten arsip. Namun, metadata deskripsi

pengelolaan arsip dan kepentingan arsip statis (bernilai guna urnunrnya lebih besar daripada metadata deslripsi sumber yang standar dapat meliputi elemen lainnya seperti, misalnya, metadata kontekstual.
Ada hubungan yang kuat antarajenis bagan metadata dan deskripsi statis. Lembaga kearsipan statis menggunakan metadata unf;ttk kan arsip yang bernilai guna selornder untuk mempreservasi setiap saat, untuk menempatkan arsip di dalam pengelolaan arsip dan

se

administratif serta untuk memfasilitasi penggunaan dan Karena itu, standar deskripsi arsip statis yang ada, seperti ISAD(G)
ISAAR(CPF), saling melengkapi dengan metadata pengelolaan arsip, keduanya berurusan dengan pendokumentasian konteks bisnis dan pengelolaan. Pengelolaan arsip statis, termasuk deslripsi arsip merupakan suatu aktivitas yang saling melengkapi dan berlanjut untuk tersebut yang diidentifikasikan memiliki nilai guna sekunder. OIeh

r AalP44ts9,/MEtE,UL 4

4:15

antara sistem arsip fungsionalitas yang memungkinkan migpsi metadata nisa.si dan sistem kontrol arsip statis direkomendasikan'

Metudata untuk Penemuan sumber balik informasi' saling Metadata untuk penemuan sumber, yaitu temu

polengkapidanberlimjuthinggamelebihimetadatadeskriptif.Unitbisnis, luas tergantung pada Aanuj.*"r, pengetahuan, p,,,tuku*uo dan masyarakat

yang mendukung penemuan' Metadata rni drn lokasi metadat'aadalah contoh pengelolaan arsip untuk memfasilitasi penemuan $gu *"rd,rkoog tujuan pengelolaan atsip' metadala ini terutama lumber arsip. Dalam ,** to't"tt borkaitan dengan aksesibilitas metadata'

ileladatauntukmenemukankembaliinformasi.Pengindeksan,klasifikasi,

t.

tumber informasi agen

memedukan metqdcta yafig perdangan, monitoringdan penelusuran hak serta

jeTS- at11. aspek tertentu Manajemen hak dapat dipertimbhngkah menjadi penggunaan dni e-biinis, karena berkaitan dengan manajemen hak dbn penilaian' (pelaku)' Hal ini mencakup deskripsi'

Metadatauntuk Pengelolaan hak

yang terlibat di dalarnnya dalam mendeslripsikan tiga entitas utama pihak-pihak yang ,.ngg.rrrul* sumber.informasi' Ketiga entitas ini adalah konten dalam semua torlibat (misalnya, pencipta, penerbit dan konsumen);
formatnya;sertahakitusendiriftnisalnyaperizinan'batasandanganjaran
untuk menggunakan)

pengkapturan' Proses pengelolaan metqdata meliputi: penciptaan'

p.rr;;;;,
metode.

strategi dan de-stripsl, pemeliharaan, akses' kebijakan definisi'

u.

Penentuan kebijakan dan metode harus mendefinisikan Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipbn'

dan mendokumentasikan kebijakan dan peraturan untuk .mengelola struktutal metadata metadata serta harus menjelaskan ketentuan untuk dan peraturan ini yang sejalan deqgan ketentuan bisnisnya' Kebijakan jawab' metadata apa l"*"t"p musalah seperti penunjukan tanggung alai struktur diciptakan dan dikaptur, kapan dan dari sumber
yang t arus

metadataapayangakanvalid,standarapadansistempendukungapa
yang harus digunakan.

4.26

ElToMAsl

DALAM KEARSIPAN

P enciptaan dan

pemeliharaan metadata Pemimpin unit kearsipan harus mengidentifftasikan metadata apa peflu diciptalcan dan dikaptur pada saat'menciptakan dan memel arsip. Proses penciptaan metadata pada saat penciptaan arsip dimonitor dan didokumentasikan. Metadata tentang penciptaan atau perubahan metadata tentang

harus didefinisikan dan dipelihara. Metqdata

c.

ini akan

me

pendokumentasian yang sesuai dan konsisten di dalam arsip metadata. Penciptaan dan pemeliharaan struktur untuk pengelolaan metadata Struktur untuk mengkaptur, menyimpan dan mengelola metadata

dikembangkan dan didefinisikan untuk menggambarkan arsip

ketentuan pengelolaan arsip.

Hubungan antara elemen metadata dan antar elemen teriebut obyek informasi yang mendeskripsikarmya perlu ditetapkan. ini harug- diperbaiki dan dipelihara secara benar setiap saat perhatian khusus yang diberikan untuk perubahan yang disebabkan
d.

migrasi, konversi, dan pelaksanaan preservasi lainnya. Penentuan kapan dan bagaimana metadata harus dikaptur Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipan, harus mengidenti kasi metadata apa yang digunakan untuk mengkaptur, mengkapturnya, dan dari sumber apa. Ketentuan metadata inl didasarkan pada proses pengelolaan arsip. Bagian dari aktivitas ini untuk menentukan bagaimana metadata harus dikaptur (secara atau automatik). P endokum entasian dan p enyelenggaraan definki yang standar Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsipan, harus mendoku casikan peraturan dan kebijakan tentang konsistensi penggunaan konten, struktur, istilah dan yang berkaitan dengannya, serta yang relevan. Agen (pelaku) tersebut harus menjamin bahwa metadata ini, istilah, deskripsi entitas, dan atribut digirnakan dengan
,

e.

yang konsisten.

f.

Penyimpanan metadata

Agen (pelaku), termasuk, pemimpin unit kearsipan, harus menen cara penyimpanan metadala. Keputusan ini harus
hubungan antara metadata dengan obyeknya yang menghubungkan

memilikinya.

AalP44s2lM-EtDUL 4

4.27

ltau . luletadata dapat disimpan bersarna-sama dengan cara kedua-duanya' atau d''obo'"' dalam terpisah di 'uui' biaya dan kinerja' dapat berdampak pada Kriteria pengelolaan,

dengan arstq

secara

'["'ti akan disimpan keputusan bagaimana metqdata

DeskriPsi

arsipnya masih ada' dilakukan Proses pengelolaan metqdata -selama arsip' pedu u4tuk dan kegunaan

Untuk memelihara arti, realibitas dibutuhka* -t l"1k.ulil^::':: menarnbahkan *"'oaot' bu*yang -Hl satu orgausasl fungsi apabila contoh' saat di domain manapun, sebagai ke sistem
clan

yang sesuai dipindahkan bagian-bagian dari sistem arsip uO'pt"ti dengan organisasi p:":ltu arsip yang lain. Hal inimemerluka" yang ada. organisagi harus mendefinisikan

dari struktur *utrdon

Al<ses

perubahan ini' prosedur dan kebijalon untuk mendokumentasikan

h,

metsdata

untuk lxkses meiadala harus dibatasi yang berlaku' pprat[pn dikelola dengan kebijakan dan
akses dan keamanan harus

orang yang memiliki otoritas dan

ffela'klasifrkasi juga harus diberluft'tutl Agen (pelaku)

dan peraturan agar menghubungkan mendefinisikan suatu kebijakan memfasilitasi pertukaran dan temu metadata p""g"totuuo arsip unhrk informasi' organisasi atau yurisdiksi'
balik arsip dari sistem Pemeliharaanmetudata

l,

1)

Proses.dan metode

'memelihara

Beberapa metode

dan teknis tersedia untuk mengatur

dan

Misalnya' metadata dan struktur metadata' .termasuk serta hubungan jenis data entitas' deskripsi berisi y*g kamus aut'

antarkamusdatadanjenisdata'SertaxML(eXensibleMarla,q secara eksplisit struktur obyek' Langauge) o'*t -""A"skripsikan

digital.
pemeliharaan yakni: Proses yang terrnasuk di dalam
dalam pemeliharaan monitoinguntuk menjamin integritasidata metadata;

a) b)

c)

akses metadata' pelaksanaan pengamanan yang mengontrol dan sistem atau lntitas seperti peraturan otoritas antar orang dengan orang Ini termasuk atau obyek yang memiliki akses' metadata; otoritas untuk mengubah struktur kegagalan sistem; Pemulihan mekanisme dalam kasus

4.28

oToMAEt

DALAM KEAFr

d)

Prosedur backup (duplikasi dari data atau perangkat lunak dimiliki oleh pengguna untuk meniaga ketersediaan inforn tersebut apabila terjadi kehilangan atau kerusakan dari aslinya);

e)

Migrasi melalui lingkungan teknologi informasi atau atau untuk memperbaharui sistem yang mengelola
pengelolaan arsiP.

2)

Otentisitas dan pengatur an metadata Metadata pengelolaan arsip berlaku untuk peraturan atau kri otentisitas arsip yang berhubungan untuk membuatnya dipercaya. Karena itu, agen (pelaku) harus mendoku;nentasik seluruh kebijakan peraturan yang berkaitan dengan metadata

pengeqpangallnya. Perubahan di dalam struktur untuk z baik konseptual maupun fisik, juga harus didokumentasikan'

{'..-Elemenpentinguntukmer{aminotentisitasmetadatadan an ryetadata yang baik merupakan ketentuan untuk metadata. Mei:tadata pengelolaan arsip perlu dipelihara- seperti adanya.dan, dalam perubahan yang diperlukan, peraturan ditempa&an untuk mengatu proses. Hal ini harus melipr peraturan untuk mendokumentasikan alasan rmtuk perubahan itu sendiri, serta otentisitas agen (pelalar) yang terlibat
dalarurya.

Metadata menyediakan kelengkapan tentang penciptaan atau, perubahan, arsip metadala harus dipelihara. Hal ini harus meli
informasi tentang agen (pelaku) manapgn yang berhubungan penciptaan atau perubahan serta jenis aktivitas yang di sebagai contoh: penciptaan, modifikasi, pemeriksaan, pe

serta versi skema metadata yang digunakan dan jumlah eleme m et adata harus diidentifi kasikan. Untuk memungkinkan hubungan antar elemen metadata dan buatnya dapat dimengerti, maka metadata perlu ditata, mi dengan skema. Agen (pelaku), termasuk pemimpin unit kearsip

harus mengembangkan skema untuk mendeskripsikan arsip

diciptakan dan dikelola, termasuk informasi kontekstual

berkaitan dengan proses dan agen (pelaku) bisnis' Skema ini dipelihara setiap saat untuk menggambarkan perubahan di da

4'29

)alP44g2tt4EDUL 4
dan Hubungan antara"skem,'a baru konteks organisasi dan bisnis' ' ,t"*u lama harus diidentifikasi dan didokumentasikan'

entitas, elemen dan hubungannya' skema metadata metdeskripsikan marka"'t"ip'i struktur dokumen (derrgar. Skema :.'gu *""ai'fo*g mengelola untuk XML) dan penting up languages, deskriptif' iotoUo,uyang berisi informasi

;;*r;J;a

X*"r'l#"

dan mendestripsikan khsifikasi untuk mendefrnisikan

hubungan

**

*U"n

atau kategori' seperti aktivitasbisnis'

b) c) d)

Document
lainnYa'

strukhrr database atau obyek mendefinisikan struktur dols'rmen'

s (DfOs) atau skema XML untuk

'*'"i"f"ioT

yang hubungan ata:u Skema konseptual untuk .datlbase

pengamanan akses' Skema untuk otoritas dan

Manfaat metadata' dan konsistensi pengelotian memungkinkan integrasi atau pemetaan ttoui"'gu" dengan perbandingan

skema;

"

a) ,l) *"*"*lt** c) d)

,"P"r*gkut

metadata Yang berbeda' arti katatya' ;;;;.k""hubungan elernen dengan

yang metadata dan arti kata mengonhol kaitan airtara elemen melekat,

e) ;;ft
informasi

0 ;;;-,"'r** g)
database

memisahkan atau p"og"mbungan yang teratur' serta menghubungkan sistem informasi' sistem atau pengernbangan untuk menyediakan landasan

dan memelihara konsistensi (misalnYa sistem miP)'

di

dalam sistem

informasi'

Oleh karena itu, arsip

sistem bisnis, sistem "lio sistem bi,'i' y*g

a)

komlinasi kedua-duarryq seperti: "uo untukmcnciptakan dan mengelola ;;ang

hals

oleh dicingkaL atau dikelola baik

b)

tetapi tidak mengelola arsip sistem bisnis yang menciptakan' berlaku' dengan sistem arsip yang dan karenany" u"iA" t"tuai
atau

4.30

E,TEMAST DALAM

c)

sistem arsip yang didisain untuk menciptakan dan

arsip.

Sistem apapun atau kombinasi sistem manapun yang digunakan, mampu untuk digunakan dan menyalurkan metadata untuk mengelola dengan cara yang efektif dan dapat dipertanggungjawabkan. Sistem arsip harus didisain dan diimplementasikan dengan yang tetap dapat diakses, otentik, reliabel dan dapat digunakan meskipun
perubahan jenis sistem.

Satu metode perubahan perekaman adalah dengan menggunakan lrails. Namun, meskipun atdit trails untuk sistem arsip dan bisnis untuk kepentingan kelangsungan bisnis, tetapi tidak secara penuh

ketentuan pengelolaan arsip untuk memberikan sejarah t.ansaksi

lengkap untuk arsip tertentu.

Instrumen pengglolaan arsip, seperti bisnis, klasifikasi

akses

keamanan serta otoritas penyusutan arsip, juga perlu untuk menjamin b

metqdata'aiamUit dari sumber yang sah. Apabila memungfinkan, si arsip. harus didisain untuk mengakomodasikan instrumen ini
mengautomasikan penggunaannya.
Jenis metadata yang diperlukan untuk mendukung

ISO l54gg-l

Records Management dapat dibagi ke dalam enam komponen atau entitas. a) . metadata tentang arsip; b) metadata tentang peratuian dan kebijakan serta mandat bisnis; c) metadata tentang agen (pelaku);

d) e) 0

metadata tentang aktivitas dan proses bisnis; metadata tentang proses pengelolaan arsip; serta metadata tentang arsip metadata

Metadata tentang Arsip

Metadata arsip pada saat penciptaannya harus: a)

b)
c)

meliputi tanggal dan waktu kapan arsip diciptakan, mengidentifikasi dan mendeskripsikan orang-ofimg yang terlibat
dalam penciptaan arsip,

d)
e)

mendokumentasikan struktur arsip, mendokumentasikan format arsip, mendokumentasikan bahan kimia dan properti fisik lainnya, mendokumentasikan karakteristik dan ketergantungan teknis arsip,

*)lsqqsztwctDUL 4

4-31.

mondokumentasikan hubungan antara datz atau elemen format yang

mcmbentuk arsip.

mendokurnentasikan ketentuan tentang pembuatan, penciptaan, dan

pcnerimaan arsip, memungkinkan migrasi pada perangkat lunak yang berbeda, memfasilitasi penampilan kembal i melalui emulasi, mengajukan aktivitas pengelolaan format dan data untuk melindungi dari
keusangan media,

mendokumentasikan hubungan antara arsip dan transaksi bisnisnya atau aktivitas yang menciptakannya, serta mendokumentasikan hubungan antar arsip atau anrira tiap arsip dan

kelompok yang lebih luas.

Metadata tentang arsip harus ditambahkan setiap saat. Metadata ini akan flrnisikan perubahan dalam atribut skuktur fisik dan teknis arsip yang serta mendefinisikan konteks baru penggunatn arsip. Juga mendefinisi hubungan yang baru dengan kelompok arsip yang lain' Arsip metadata struktural sekarang dan sebelumnya, seperti forfrrat dan

'gantungan teknis, akan berlanjut diaplikasikan untuk menjamin ilitas arsip yang dipelihara setiap saat. Hal ini harus dipelihara untuk n bahan bukti struktur orisinal arsip dan untuk memfasilitasi
preservasi di masa depan. Apabila proses terjadi diawali oleh metadata struktural dan penyimpantn, maka bahan bukti ini harus disimpan, bersama dengan berbagai detail dari dirain dan format arsip. Metadata harus digunakan untuk mengidentifikasikan arsip dan

memfasilitasi temu balik dan penggunaan arsip dalam sistem arsip'

Sistem arsip harus memberikan akses untuk semua arsip dan mctadatanya. Sistem dapat didisain untuk menggunakan {netadata untuk
memfasilitasi obyeknya. Metadata tentang Peraturan, Kebijakan dan Mandat Bisnis pada saat
Penciptaan Arsip Pada saat pengkapturan arsip, metadata harus mendokumentasikan arsip

yang sesuai dengan peraturan dan kebijakan serca ketentuan lainnya untuk
penciptaan dan pengelolaan arsip.

4.32

EToMAst

ETALAM KEARSTP

Metadata ini harus

a) b) c) d) e) . 0 g)
{-'

mengidentifikasikan skema metadata tertentu atau skema

digunakan di dalam sistem bisnis organisasi, mengkaptur peranqan bisnis atau kontrol sistem lainnya yang penciptaan dan pengelolaan arsip, mengkaptur peraturan bisnis atau sistem kontrol lainnya yang pelaksanaan penciptaan dan pengelolaan metadata, mengkaprur peraturan bisnis atau sistem kontrol lainnya yang
pelaksanaan pengelolaan arsip,

mengkaptur peraturan atau kontrol sistem lainnya yang

pelalsanaan akses dan hak atas arsip,

mendokumentasikan mandat atau ketentuan aturan lainnya

penciptaan dan/atatpengelolaan arsip,

mendokumentasikan mandat atau ketentuan aturan lainnya

ketentsa4 penciptaan, pengamanan atau pemusnahan arsip, serta mengkaptur hubungan antara mandat atau informasi peraturan dan
atau proses pengelolaan arsip.

..

h) ,

Metadata Agen (pelaku)

a) b) c)

Metadata agen (pelaku) pada saat pengkapturan arsip harus mengidentifikasi agen (pelaku) yang terlibat dalam penciptaan arsip, mengidentifikasi agen (pelaku) yang terlibat dalam proses arsip dan ortorisasinya, seperti identitas dan posisi agen (pelaku) mengambil keputusan tentang penyusutan arsip, mengidentifikasi agen (pelaku) yang diotorisasi untuk mengakses

i I

Metadata Proses Bisnis Metadata proses bisnis pada saat pengkapturan arsip harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan fungsifungsi bisnis, aktivi dan transaksi yang didokumentasikan oleh arsip di dalam sistem, mendokumentasikan hubungan antara arsip, agen (pelaku) dan fun bisnis, aktivitas dan transaksi yang saling berhubungan, mengidentifikasi dan mendokumentasi agen (pelaku) atau peserta dal

a)

b) c)

sebuah transaksi,

d)

mendokumentasikan peraturan keamanan dan akses untuk proses Eansaksi bisnis,

A)lP4432tMctE,UL 4

4.33

memfasilitasitransaksifungsi,aktivitasdantransakSibisnisyang

diPerlukan' *"rtO**

dan wursaksi bisnis, memfasilitasi ktasifikasi fiqgti, aktivitas memfasilitasi klasifikasi arsip, dan diciptakan' tanggal dan waktu transaksi pada saat arsip tentang Proses Pengelolaari Arsip Metadata Pengelolaan arsiP harus

seperti otoritas pen)rusutan' menjamin instrumen pengelolaan arsip, skemaklasifikasiaktivitasbiSnissertaskemaklasifikasikeamanandan

arsip' akes, dapat diaplikasikan di dalam suahr sistem mengtaptur metadata penyxsutan yang diaplikatik*
sistem arsiP,

It

dalanl suatu
untuk agen

mengidentifikasi dan mendokumentasikan untuk menuqjut&an aktivitas tertentu' lpelaku) yang diperlukan atau izrn pengguna dan mengaplikasikan batasan waHir unt$k otorisasi m"rri a-in evaluasi secara reguler, di dalam metadata akses dan keamanan untuk arsip
mendokurnentasikan sistem arsiP,

otorisasi atan

],tr'in

transaksibisnis' memfasilitasi klasifikasi fungsi, aktivitas dan memfasilitasi klasifikasi arsiP, dan antar arslp' mengkaptur hubungan antara arsip dan kelompoknya' agen (pelaku) dan Proses, serta memfasilitasi preservasi arsip jangka panjang'

D.

INFRASTRUKTUR APLIKASI
bisa

tentu tidak Pengelolaan arsip dengan menggun4kan. komputer ada di dalamnya. Aplikasi yang ada di ditaksanakan tanpa aplika.iy*g u"ti:l1i.9ti:::anva' terkadang belum tentu dallt memenuhi
:

il;;* '-'---i"u"to*

for..*

o";;.i,r*

pembuatan aplikasi pengelolaan arsip dibutuhkan'

perencanaannya' Perencanaan tm rebelum merancang terlebih dahulu dibuat masalah ketika aplikasi i,*J."au,,rlgrri"ru* perancangarlnya tidak ada juga dapat.membantu jika selain itu perencanaan

uptitasl dibuat terlebih dahulu dibuat

rancan

Namun

;ffi;;;i*irnrtuo,

aplikasiingindikembangkanlebihtanjutunfukmengikutiperkernbangan dan pengembangannJa pengelolaan arsip yang 'bda' Saat perancangan

ElToMAst DALAM KEARstp

tersebut tidak mengganggu rancangan, ketentuan atau hal-Lal Uin mengganggu.

sebelum aplikasi dipasa.kan. validasi dapat dilakukan dengan cara peng an aplikasi tersebut. Jika seandainya aplikasi tersebut harus menga perubahan, maka perubahan tersebut harus dikontrol sehingga peru

itu keluaran juga diverifikasi agar dapat persehrjuan yang dibutuhkan. untuk menjamin aplikasi telah memenuhi ketentuan-ketentuan an yang diinginkan maka dilakukanlah validasi. varidasi ini ditat<u

produknya pun memenuhi ketentuan. Selain

ulang sehingga masalah-masarah yang timbul dapat diatasi dengan segera

yang ada sehingga produknya dapat.diakui sebagai suatu arsip memenuhi syarat. Dengan selesainya p"iur"urg"n dan pengembangan berarti masalah selesai sampai di situ saja. Aplikasi tersebut harus d

masukan yang diberikan dan hasilnya (keruaran) harus memenuhi kete

furg

untuk mengetahui apakah produk yang dibeli memenuhi ketentuan yang sudah disetujui. Perangkat lunak aplikasi yang dibeli tidak akan bertahan Perkembangan aplikasi akan terus bergerak sepanjang waktu sehj aplikasi yang lama akan menjadi kuno sehingga tidak kompatibel lagi de dokumen yang ada- oleh sebab itu daur hidup aplikasi harus

diubah serta diperbarui menyesuaikan dengan kondisi saat ini" Sarah model daur hidup yang akan dipelajari adalah SLDC (S7s/e ms Deve Lfe cycle) yang dikembangkan Departemen Kehakiman Amerika (akan dipelajari di rnodul 8). Agar aplikasi dapat berfungsi sesuai dengan hasil yang diinginkan ketentuan yang harus dipenuhi oleh aplikasi tersebut.
ketentuan-ketentuan fungsional tersebut aplikasi harus memenuhi tahapan dari metode perancangan dan implementasi suatu sistem

diperha-tikan

Gtrt L"_"

l?443z,/r,,aDaL 4

4-35

Tahap-tahap (akan dibicarakan dalam modul 8)' bisnis' mengidentifikasi aktivitas *"'g*U'u lkan investigasi awal, mengidentifikasi

ter;ebut adalah

:';H.,"#;;;,
clar,

yang ada, -ketentuan untuk arsip, ir"*tui sistem atsip' merancang sYatu rafesi untuk memenuhi ketentuan-ketentuan sistem pengelolaan

;;;rlementasikan

%ffi;;-o"J

-T:,*-:li:,:J"* seperti perancangan atay rembefT mn dalam kegiatan-kegiatan 1l.t]Y"tl; serra evaluasi t"rpantau dan pengembansan
--memegang dilakuka; dengan benar . - -L:-- .r^r^m peranan sangat penting dalam aplikasi Infrastruktur aplikasi t"u"ipu*' iungsionalitas dari inftastruktur
manajemen transaksi pcngelomPokan sumber daYa prrlu*pulun pesan antar aplikasi yang'andal

implementas', ,ielatokar, peninjauan ulang paska -- --'-.^, ",,-*, membantu dapat

-sebuah

J*"'ra

**u

1ilffi;il'iruJ^;;",

remtransan otomasi

munu3"*.n sistem

,.."r*

pengembangan aplikasi tingkat lanjut

pengauran akses

yang ada' intelperabilitas dengan teknologi

kearsipan dlancans Infrastr-uktur aplikasi otomasi penyampaian data dari l dapat dila*ukan rntegrasi, manipulasi dan basisdata 43 fT :1 i back-end solutions ttf"i"i web misalrrya kuat untuk pttform vang suatu memberikan aplikasi otomasi kearsipan' termasuk gnondukung aur, *"*p"Ao's layanan

t"fl*fl^T::

irH:l"l-::ff# *,*rt
Juga

s lnrnci dalam rlalam strategr peran -o.o- kunci Karena infrastruktur aplikasi memainkan

modul transaksi

elektronik'

Bt()masi kearsipan, beUerapa

antara'lain: hal yang harus mendapqt perhatian

1.

Kinerja Jaringan bilamana server digunakan untuk Efrsiensi jaringan akau terhambat dan jaringan lainnya' seperti enkripsi' oiorisasi menyediakan tugas-tugas server --tunakiol tiauf hanya memerlukan :*}]1 hompresi' P"rrguut'gu' kinerja juga meningkatkan yang mahal, namun dnn lisensi perangkat ui*ini.t utir hinnya. untuk itu pada aplikasi
kompleksitas aun uluvu-uiuvu

4.36

EITEMAST IfALAM KEARS

otomasi kearsipan prioritas akan difokuskan pada fungsi-fungsi

pelayanan informasi.

2.

Penggunaan Bandwidth Semakin canggih aplikasi yang digunakan dalam jaringan maka besar konsumsi bandwith yang diperlukan. Infrastruktur aplikasi kearsipan dirancang untuk mendukung berbagai aplikasi IP (IP appli

seperti suara, video, dan data. Namun demikian perlu terus depannya dalam hal solusi aplikasi yang dipergunakan dalam memaksimalkan sumber-sumber informasi yang' ada di samping meningkatkan kemampuan pengiriman dan fleksibilitas aplikasi
bersangkutan

3.

Manajemen Koneksi

.
{' ,'

tntilhruttw aplikasi otomasi

kearsipan diharapkan selalu

mongelola ketentuan-ketenttran koneksi yang rumi1 secara efisien.

Otomasi kearsipan membutuhkan suatu solusi

aksesibilitas j aringan.

yang

mengamankan infrastruktur aplikasi sekaligus menjaga fleksibilitas

5.

Skalabilitas (scalabitity)

Infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan diharapkan selalu

ditingkatkan kemampuannya di masa mendatang.

Platform infrastruknu aplikasi otomasi kearsipan menjadikan lapisan infrastruktur aplikasi sebagai bagian dari solusi tunggal
terarsitektur dengan baik. Platform infrastruktur aplikasi otomasi
harus:

a)

Terpadu

Platform tersebut menyatukan arsitektur TI dengan cara menyedi suatu integrated suite dari komponen-komponen perangkat lunak
membentuk fungsionalitas dasar yang diperlukan untuk membangun apl aplikasi berbasis internet. Platform tunggal ini akan membantu instansi mengurangi biaya pembelian aplikasi, memenuhi kebutuhan bisnisnya, mendayagunakan aset-aset infrasrukur yang telah ada.

al?A4ezlr*ioDUL 4

4.37

Sederhana

TI' dengan cara Platform tersebut mempermudah oper4si-operasi iakan suatu kerangka kerja yang terpadu untuk melakukan
pengelolaan terhadap rbangan, debugging,pengujian, penyebaran, dan melalui integrasi i-aplikasi. Dengan cara mengurangi "mov:ing purts" yang sama untuk lebih ketat dan dengan cara menyediakan perangkat pengadaan dan dari maka biaya keseluruhan

liharaan dan penyebaran, aplikasi-aplikasi TI dapat dikurangi'

Platform tersebut memperluas nilai dari aset

IT

yang ada dengan cara

Di iakan peranti yang membantu mengintegrasikan aplikasi-aplikasi' m*elalui dukung; itu, ilatform itu sendiri bersifat dapat diperluas pengembangan peranti-peraxrti dan t-".nuaup standar-standar terbuka baru yang fungsionalitas memungkinkan pengembang untuk membuat tersebut' rberi daya dukung keseluruhan infrastruktur aplikasi bagi aplikasifondasi menjadi dtran platform t"r.6b.rt Selain itu karena ketentuan-. memenuhi ia harus sistem otomasi kearsipan,

seluruh

rtuan penting berikut ini:

pemah mati e.ndai yakni menjamin bahwa aplikasi tersebut tidak '"' digunakan'

meskipun daiam situasi yang paling sibuk 'ferus-menerus, yakni aplikasi dapat beroperasi secara terus-menerus selama 24 jxtx 365 hari. instansi untuk merencanakan Dapat dikembangkan, yang memungkinkan level penggunaan' secara murah dan efisien terhadap semua menjaga kontrol yang utuh dapat Dapat dipercaya dan aman, yakni harus
terhadap datanYa. sehrngga aplikasi yang Setiap lapisan dari platform harus bekerja sama, t"o"U,rt dapat memberi daya dukung terhadair semua fungsionalitas-

TI yang mendukung Dengan menstandarkan pada satu platforrn, unit yang berkaitan kegiatan-kegiatan agai kegiatan dapat menjamin bahwa

lnngi

yang kcintrol yang terpusat terhadap sistem secara ketat ao*ruptuo Grrvuvr sr->Edibutuhkan. Pcrubahan Yang

tanpa harus otomasi kearsipan akan terintegasi dengan baik'

akan

?iengurangikemampuansistembereaksiSecaracepatterhadapperubahan-

4.38

EIToMASI oALAM

Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan memberikan' umum bagi aplikasi-aplikasi, mengruangi risiko teknologi dan me kan manfaat yang akan diperoleh dari layanan yang diberikan. Platform infrastruktur aplikasi otomasi kearsipan menerapkan
komponen dari infrastruktur aplikasi

._

portal, server aplikasi,

kea:

integrasi, peranti untuk administrasi dan manajemen operasi,

sebagai satu produk lingkungan pengembangan dan penyebaran koheren yakni terdiri dari komponen-komponen perangkat lunak yang dipergunakan ulang.

Platform infrastruktur aplikasi otomasi

kearsipan

kemudahan pembangunan aplikasi baru, pengintegrasian dengan aplikasi yang ada di pasaran, atau peduasan terhadap aplikasi-aplilhsi

telah dibangun secara khusus bagi instansi yelng bersangkutan fungsionalitas-fir*gsionalitas yang baru di masa mendatang. Di sampi platfolm tersebut akan memudahkan dalam pengelolaan aplikasi, iirdnggunakan peranti-peranti operasl administrasi dan'manajemen
szuna.

Dewasa ini banyak teknologi yang dapat digunalizn instansi membual aplikasi berbasis web. Setiap pilihan teknologi mungkin d sempurrvr bagi pihak yang menggunakannya dan solusi-solusinya si secara sama namun metodologi-metodologi integrasinya, li pengembangannya serta peranti-peranti untuk pengelolaannya berbeda sama sekali. Bila hal ini terjadi maka integrasi akan sulit di Oleh karena itu meskipun teknologi yang melandasinya dapat namun dasar bagi setiap aplikasi yang berbasis intemetlweb me infrastruktur sebagai berikut:

1)

Lapisan Portal (Portal Layer), yakni suatu kerangka kerja mempresertasikan informasi kepada pengguna. Meliputi penggnna berbasis web, manajemen isi, personalisasi,
kolaborasi dan pencarian. Server Aplikasi, yakni mesin untuk mengeksekusi logika bisnis ( logic) - Meliputi infrastruktur untuk menjalankan bisnis yang dapat dipergunakan berulang-ulang, dan peranti meqjamin keandalan, ketersediaan, dan skalabilias. l,apisan Integrasi, yakni suatu kerangka kerja dan peranti membantu komunikasi satu aplikasi dengan aplikasi lainnya. jenis integrasi antara lain yang sinkronis dan asinkronis. Ke

2) 3)

))lP+4satlrtEtDUL 4

4,19

melcakup transaksi-transaksi dan vane lebih maju lainnya dapat

orgamsasr' hurriuj"."t proses kegiatan lintas suatu kerangka kerja untuk yakni Kerangka Kerja K"umuo*' otonsasr es, rayanan direltori, proses memberikan kontrol ,"rtuaup-ut

penggula, dan enkriPsi' Manajemen' yakni sarafla Kerangka Kerja Operasi, Administrasi -dan aplikasi'

yang dapat *"*bu"ti" Mencakup peranti

koneksi dan Profil Para Pengguna

"** Penerapan' yakni suatu -i""g"ilu*gt* dan.qrengkustomisasi Metodologi a*' su'uJu'p-fig"iu*g*-dan aplikasi' kerangka toi" r't tt pengembangarq ;;r";q*Tur\ lingkungan Mencakup antara lain ;;;
peranti

neneoperasian -"t'gu'*gi biaya aplikasi' komponen-komponen t"L"lihira

pemodelan"'"J o'*ui"-"n-kualitas

dan konfigurasi'

otomasi aplikasi yanq dibangun untuk Sebagai sebuah sistem utuh' tuttup* seharusnya *"o"uf..'r'keseluruhan sioan .ot:t:: ry-l*:l:t:T ,rSr.T# sebagar pensuqptan serta pelestariannya

];il;nG"

asi kearsipan ,".iog tuii'aiuugi

arsip statis.

:ff";"1fi;d';;;*ra ii#:--## #: ;;'i

tffi"nie

staris. Namunpuau

t"ovutil

ai Up*g*, serta lokasi pengoperasiannla, .aplrysi

k*"* neni*b*:-:s]::

"t*radi-tis1 pJngelolaan arsip

ry1j;,f] modul inaktii dan :**

UTTI PEilGON.AH

AKTIF MODUL PENGELOLAAN ARSIP

KF1sffi
iI"
i

*Lii#IffiL?.,

..-nt

lrnsrmrnr

pemtlDlttlx

qffi# cF\
C$rkt,Poe
(feluar)

Arsip Aktif Gambar 4.3. Irrtodut Pengetotaan

.{
4.40
OTEMAST DALAM KE

MODUL PENGELOLAAN ARSIF INAKTIF

P+nyimmArcio l{bnibkbod}

PEHYENATIDI ARSIF 9TAN5

ffi#W,"N
PE}IGGUI{A

Gambar 4.4. Modut Pengetolaan Ar5ip lnaktif

MODUL PENGELOLAAN ARSIP STATIS

Srrdi l{riwbkrrsrik

Fcayinxmn Anb

PENYEEAH^II

Angp$T Tts

PEII@JIIA
I,JIUT KERJA LEINBAGA KEARS'PA}I STATIS

Fengnrnprdan; Paoyinpqnrn; Ferawatsn; FsnFlamrt.ni panggunrrn

Gambar 4.5. Modul Pengetotaan Arsip Statis

.l,.ll 43zlvatruL 4

LATI HAN
atas' Anda mengenai materi di Untuk memperdalam pemahaman
! kerj akanlah latihan berikut

disebutkan btyu 1rl1 .,lstiuulsql Dalam menjadi 'am modul ini , ;.;:;:antinonva Sebegitu pentingnya infrastruktur

*",11$.i:',:fi5ilffi
'

.t-.* *"*"si kearsipan' yanssangat'krusiar'la:,1,*"1,3L.,:::t:.::HT*T,:::ffr dalam pengembangan otomasl ;"*;;;;*masalah

Jawaban Latihan

f#

ffi;ff;"*-n"*"

infrastruktur

aPa saja Yang dihadaPi?

sep?t Anda dapat melihat aspek-aspek lostal' kearsipan' dapat mempengaruhi otomasi

politik' inaip*n ekonomi

il;;'**-kira
RAN
Gi

K,U MAN-

adalah hal penting yang Infrastruktur otomasi kearsipan itu sendin' ui penerapan .otomasi kearsipan diperhatikan sebelum'*'*f top'utttoktu*ya sam'1ai *"tfi*;t':"q -"g
Piiar-pilar otomasi
proses

implem"oo"nyu

otomasi kearsipan

itomuti tt"*sioan di memanfaatka*r"' utfi""''*u)t*"? Suprastrukfur infra'struttur utama' meliputi' dilandasi oleh 4 ("*p;'i otomasikearsipan{Tft ;T;;iantaralain.tcenem#ffi i.*["t" tr-t eidershipl' sumber daya manusr otomasi kearsipan; peraruran vang. ter;itT;;;-;""gembanean infr asruktur i uriogun. vun*J;;,,"t dinamis dan statis; i"1,"***Sl'H;1*,f;"Tffi11; pengelolaan arsip uptituti y#;;;,";;;laio

. p"thutian *: yang lebih agar tercrpta lain yang 'l*Ut'ttihttu' ;;gi pelaksa.na mauDun orang rtg;;ik suatu lembaga

##l;'.il

llf:-*, [[H#ffi'T:l

tx#il

infrastruktur aplikasi

dinumis dan i Laqrsi,'An unsur manusia dan motivasi kearlinan-u: Saat pembangunan otomasi unsur tersebut merupakan nur vu"g

statis'

kedua t'J'f;iltilt6" karena dibangunnva otomasi ututun merupakan pelaksana ffi ;;;+taptu" otomasi tidak dapat dipandang kearsipan. Manusia. '"U"g"i ielaksana dipandang sebagai aset yang harus sebagai pekeda *r" *3r"iit"'

ElToMAst DALAM KEARETF

berharga. Untuk mengatur agar para pegawai dapat mencapai yang sama dibutuhkanlah seoriurg pemimpin.. Pemimpin dibutuhkan harus mampu mengetahui apa yang dibutuhkan agar dapat bekerja dengan baik. Arsip sebagai produk dari proses administrasi tentu diciptakan dimanfaatkan dalam suatu jaringan kerja. Hal tersebut sudah

kan bahwa penciptaan dan pengelolaan ars:ip

pada

membutuhkan teknologi jaringan. Pada saat pengelolaan arsip jaringan komputer digunakan unfuk menlhubungkan antar unit dalam hal penciptaan, pengolahan, dan penyimpanan arsip aktif. Pada saat memasukj masa inaktif arsip-arsip yang tadinya unit pengolah akan diserahkan pengelolaannya pada unit kearsi Ketika penyusutan akhir dilakukan jaringan komputer dapat dipe kan sebagai saftrna komunikasi konsultasi unit keardipan dengan pengolah dan lembaga kearsipan statis dalam'menetapkan status dari.prsip inaktif, apakah di pelpanjang status inaktifirya, atafhiserahkan kepada lembaga kearsipan statis. Fungsionalitas dari infrastruktur aplikasi meliputi: transaksi, pengelompokan sumber daya, penyampaian aplikasi yang andal, manajemen sistem, . perangkat aplikasi tingkat lanjut, pengaturan akses, interoperabilitas teknologi yarg ada. Karena platform akan menjadi fondasi bagi ap
aplikasi seluruh sistem otomasi kearsipan, ia harus memenuhi ketentuan penting berikut ini:

a) Andal yakni mcr{amin

Terus-menerus,

b)

bahwa aplikasi tersebut tidak pemah ma meskipun dalam situasi yang paling sibuk digunakan.

yakni aplikasi dapat beroperasi

secara

c) Dapat d)

menerus selama 24 jarn x 365 hari.

dikembangkan, yarrg memungkinkan instansi merencanakan secara murah dan efisien terhadap semua

penggunaan.

Dapat dipercaya dan aman, yakni harus dapat menjaga kontrol utuh terhadap datanya.

Karena infrastruktur aplikasi memainkan peran kunci dalam stra otomasi kearsipan, beberapa hal yang harus mendapat perhatian lain: Kinerja Jaringan, penggunaan bandwidth, manajemen kone keamanan dan atsesibilitas, skalabilitas (Scalability).

a AalP443z,/MoDUL 4

4.43

rEs FERMAT'F z
Jawablah tes formatif

bondingkan jawaban

tes formatif perkiraan pencapaian Anda terhadap lkhir modul Anda' Buatlah kurang, usahakanlah *ntuk meng,lang

,liJ;

pada kertas terpisah' Kemudian pada setidp ;enga" kunci lawaban tes formatif

di

bawah

ini

m"rasa vane diberikan. Apabila Anda matlri puau modul ini' Selamat-bekerja! penggabungan .-^---^r-,,aaa a data Acta tentang rentans arsry tentang masalah-masarah il'siil; statis!

tPt' 2) Sebutkanupaya-upayapeningkatan aolikasi! Tnftutttuktur auti flrng'ionJtit'i 3) Sebutkan dioenuhi oleh fondasi aplikasi! harus yang 4) Sebutkan t tt"o*uo-t"t"ntuan perhatian dalam infrastruktur
&\g
daPat dilakukan!

5i

Sebutkan hal-hal

yaiglh;;'rn"lnduput

6) 3lljll;]" infrasrrukrur inremetlwebl

yang berbasis dari dasar bagi setiap aplikasi

'J

Formatif 2 yang dengan Kunci Jawaban Tes Cocokkanlah jawaban Anda jawaban vang benar' l"i' Hi'""glah tcrdapat di bagian ;fi#;;d"l penguasaar tingkat mengetahui Kemudian, gunakan

ffi;;;d"P

materi

*i""t i"tift"' "1eKegiatanBelajar 2'

Jumlah Jawaban Yang Benar x 100% Jumlah Soal

Arti tinskat pensuasaan:

,r.rff
33:
7O

-:

- 79%: culsrP

l}[*u't

<lOYo.= lffrang

80% atau lebih' Anda dapat Apabila mencapai tingkat penguaslm Bagus! Jika masih di bawah 80%' yang meneruskari dengan '""i'i"t"r"':udyu' Giatan delajar 2' terutama bagian *",gutungi;tJri
Anda harus belum dikuasai.

4.44

ETI]MAEI

DALAM KEAR

Kunci Jawaban Tes Forma

Tes

l)
3)

Formatd I Penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusuian

dinamis:

2\ Akuisisi, pengolahan, penyimpanan, perawatan, dan layanan arsip

Pembuatan dokumen, pengiriman dan penerimaan dokumen, dokumen sebagai arsip (registrasi), distribusi dokumen. Pada fase pembuatan dokumen, pengelola arsip berkepentingan mengontrol pembuatan dolormen aga.r suatu kegiatan yang di penting benar-benar terdokumentasi prosesnya dalam format yang dengan standar. Untuk kegiatan pengiriman dan penerimaan,

4)

komputer dapat digunakan untuk sarana bantu pencatafan. penerapan yang sederhana bisa digunakan program pengolah
(misalnya $[S-Word, WordPerfect) untuk mencatat dokumen diterima dan dikirimkan. Jika sebuah dokumen telah selesai dibuat dan memenuhi kriteria sebagai sebuah arsip, maka ia akan dicatat
sistem pengelolaan arsip.

5)

Otomasi layanan arsip statis tidak hanya terbatas pada kernbali arsip yang dibutuhkan oleh pengguna namun juga manaj
data administrasi layanan itu sendiri. Data siapa menggunakan arsip kapan, di mana, mengapa (alasan penggunaan), dan bagaimana ( penggunaan) arsip perlu disimpan dalam basisdata layanan arsip sta Data tersebut tidak hanya digunakan untuk kelancaran pelayanan na juga untuk pengaturan akses dan pengarnanan arsip statis dari ti yang bisa merusak atau bahkan melenyapkan arsip pada saat digunakan;

Tes Formatd 2

1)

Masalah intelektual, termasuk pengembangan standar format

temu balik yangtnemungkinkan sarana temu balik dari berbagai kearsipan statis yang berbeda tetap dapat berfuqgsi dalam basisdata sama dan bahkan apabila mungkin dapat disatukan; Masalah

termasuk menelaah masalah penciptaan sarana temu balik terdesentralisasi dan pemeliharaan sarana temu balik tersebul masalah-masalah di sekitar kepemilikan dan tanggung jawab
mernbuat basisdata anggota jaringan yang harus sesuai dengan

1.41

^)lP443zlM.oDuL
masalah akses' deskripsi dan pusat jaringan; Masalah teknis, termasuk kelompok-kelompok kontrol sarana temu balik yang merepresentasikan beberapa lembaga dari yang berelasi u*ip yurg memiliki pokok masalah

ekonomi' seperti biaya konversi kearsipan statis yang berbeda; Masalah

sarana temu balilg pemasukan data, dan dokumentasi. tentang pentingnya informasi Meningkatkan kesadaran dan pemahaman

pemeliharaan basisdata' pelatihan

dan komunikasi dalam nrsip serta pendayagunaan teknologi informasi penyelenggarailn pendidikan diseminasinya; Pengembangan pedoman p"ng"l'olu* arsip berbasis teknologi informasi dan
clan

agar hasil pendidikan dan komunikasi bagi lembiga pemerintah pengembangan dan pelatihan tersebut .",'ii d""g* kebutuhan nasional; Pe4yelenggaraan pelaksanaan jaringan informasi kearsipan teknologi informasi dan komunikasi bagi o"nArOttu, dan pelatitran

pelatihan sistem

kegiatan bidang kearsipan dan aparat aparat pelaksarn yang menangani layanan arsip kepada masyarakat;

yang bertugas dalam mernberikan pemerintah yang f""JU*r* pola pikir, sikap dan budaya kerja aparat
mendukung pelaksanaan otomasi kearsipan' daya; penyamparan pesan Manajemei trarsaksi: pengelompokan sumber sistem; perangkat-p-":l:*Yun*un antar aplikasi yang ut'i'f, *'*jemen
.

3)

interoperabilitas dengan aplikasi tingkat lanjut; pengaturan akses;

teknologi Yang ada'

4)

tidak pemah mati Andal, yakni menjamin bahwa aplikasi tersebut Terus-menerus' digunakan; meskipun dalam situasi yang paling sibuk 24 jarh x selama yakni aplikasi dapat beroperasi secara terus-menerus instansi unttrk 365 hari; Dapat dikembangkan' yang memungkinkan terhadap semtxr level merencanakan u""u'u *oi"h dan efisien dan aman' yakni harus dapat menjaga f.rggoouuq Dapat dipercaya
kontrol yang utuh terhadap

5) Kinerja Jaringaq

datanya' pt"gg**t' bandwidth''manajemen

i

koneksi'

6)

(Scalability)' keamanan dan aksesibilitas, skalabilitas kerangka kerja untuk Lapisan Portal (Portal Layer), yakni suaht informasi kepada pengguna' Meliputi antarmuka
mempresentasikan pengguna berbasis web, manajemen

isi' personalisasi' fungsionalitas yakni melin untuk kolaborasi au, p"rr"uriun; s"*". Aplikasi, (bu*n ess logic).Meliputi infrastruktur untuk mengeksekusi togiL bisnis
menjalankankomponen-komponenbisnisyangdapatdipergunakan

4
4.46
clToMABI-DALAM KEAR

berulang-ulang, dan peranti untuk meqiamin keandalan, dan skalabilitas; Lapign Integrasi, yakni suatu kerangka kerja peranti untuk membantu komunikasi satu aplikasi dengan apli lainnya. Beberapa jenis integrasi antara lain yang sinkronis asinkronis. Kemampuan yang lebih maju lainnya dapat mencr transaksi-transaksi dan manajemen proses kegiatan lintas organi

Kerangka Kerja Keamanan, yakni suatu kerangka kerja

memberikan kontrol terhadap akses, layanan direktori, proses otori pengguftr, dan enkripsi; Kerangka Kerja Operasi, Administrasi Manajemen, yakni sarana yang dapat membantu mengurangi
pengoperasian aplikasi. Mencakup peranti untuk memelihara

komponen aplikasi, koneksi dan profil para pengguna; Metodologi Sarana Pengembangan dan Penerapan, yakni suatu ke{angka ke{ia mengembangkan dan mengkustomisasi aplikasi. Mencakup antara bdga pemrcgaman, lingkungan pengembangan, peranti pe serta'manajemen loralitas dan konfigurasi -

?44Az|t,iclol-lL 4

4.47

DaftTr Pustaka
Muhammad. W. Amin. (2000). Sistem Informasi Manajemen' UPP Yogyakarta: AMP YKPN. Budi sutedjo . (2002). Perencanaan & Pembangunan sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.

'