Membuat uraian jabatan (job description)

November 30, 2007 oleh tshahindra

Mengapa kita memerlukan uraian jabatan (job description)?. Ini tentunya kembali dari
organisasi sendiri. Organisasi mempunyai alasan, mengapa harus ada, untuk apa
diadakan, dan sasaran apa yang harus dicapai. Karena itu organisasi merumuskan visi,
misi dan perencanaan yang kemudian membentuk struktur. Dari struktur inilah
selanjutnya pekerjaan / jabatan (job) itu muncul.

Jabatan merupakan unit dasar dari struktur organisasi yang membangun organisasi.
Semua jabatan harus dikombinasikan untuk mencapai tujuan, sehingga jabatan harus
berhubungan dengan individu (employee) dan organisasi sebagai pemilik (employer).
Dari sinilah jabatan bisa disebut sebagai kumpulan tanggungjawab / aktifitas untuk
menghasilkan sesuatu .

Untuk mengetahui apa kumpulan tanggungjawab/aktifitas tersebut, maka perlu ada

analisa yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis), sebagai suatu proses
mengumpulkan, mengkategorikan dan mendokumentasikan seluruh informasi yang
relevan tentang jabatan tersebut dalam periode tertentu. Hasilnya, sudah tentu
dinamakan uraian pekerjaan/ uraian jabatan (job description).

Lalu, apa manfaat dari uraian jabatan ? banyak sekali diantaranya :

• Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan

• Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar
pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
• Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa
yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
• Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai
kebutuhan jabatan
• Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
• Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency
assessment, in-depth interview dll)
• Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai
dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
• Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development &
Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang
membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang
diperlukan
• Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di
dalam organisasi.

Maka jelaslah bahwa job description adalah bagian penting dari sistem pengembangan
SDM. Ibarat navigator, job desc adalah peta yang menentukan arah, kemana harus
berbelok, berapa kecepatan yang diperlukan dan seterusnya. Sudah tentu, sebelum
membuat job desc, didahului dengan yang namanya job analysis.

Job Analysis bisa dilakukan dengan tiga kondisi :

1. Untuk jabatan yang sama sekali baru, namun sudah ada di dalam struktur
organisasi.
2. Untuk jabatan yang ada (vacant) namun belum ada orangnya.
3. Untuk jabatan yang sudah ada posisi orangnya tapi belum mempunyai job
description.

Setiap kondisi membutuhkan pendekatan yang berbeda. Sebagai contoh, untuk kondisi
pertama, tentu tidak bisa dengan proses interview , tapi dengan cara mencari referensi
atau benchmark ke organisasi lain. Sedangkan untuk kondisi ke 2 dan 3, bisa dilakukan
dengan proses tiga arah, yakni dengan menggali informasi pada pemegang jabatan, atasan
atau orang lain yang mengerti.

Langkah-langkah job analysis sesuai kondisi diatas akan dijelaskan pada tulisan
berikutnya.

Melakukan Analisa Jabatan (Job Analysis) (1)

Desember 10, 2007 oleh tshahindra

Job Analisis dilakukan melalui proses tiga arah antara pemangku jabatan (job holder), atasan
(superior) dan job analis. Terkadang bila diperlukan, dapat melibatkan orang lain,misalnya orang
yang memiliki job yang sama, atau orang yang lebih senior yang berada dalam satu departemen
dengan pemegang jabatan, atau bisa juga orang yang mengerti dengan jabatan tersebut.

Pemangku jabatan merupakan sumber informasi utama karena dialah yang yang lebih
mengetahui pekerjaannya dibandingkan dengan orang lain. Atasan melihat jabatan tersebut
dalam prespektif : mampu melihat bagian yang lebih fokus yang tidak terlihat oleh pemegang
jabatan sebagaimana mestinya. Job analis adalah orang luar yang independen dan terlatih untuk
melihat job dan dan membantu pemangku jabatan dan atasan memberikan draft dan menuntun
perubahan-perubahan yang dilakukan semua pihak terkait sampai hasil akhir.

Prinsip dasar dalam melakukan analisa jabatan adalah :

1. Melakukan analisis, bukan membuat list atau daftar tugas pekerjaan

2. Menganalisa job-nya bukan orang yang memangku jabatan
3. Fakta bukan judgement

Rentang isi Job Description

Gugus tugas, tanggungjawab dari job description berupa rentang/kisaran jabatan dalam Min
Tugas dan Max Tugas pada periode waktu tertentu. Jika tugas/tanggunjawab tersebut sudah
dibawah Min Tugas, maka sebaiknya dilakukan revisi terhadap job description tersebut (job re-
analysis ). Demikian juga jika tugas/tanggungjawab sudah melewati Max Tugas.
Dari sini terlihat bahwa job description merupakan dokumen yang dinamis, mengikuti
perkembangan, strategi kondisi maupun situasi organisasi.

si sebuah Uraian Jabatan (Job Description) (2)

Desember 12, 2007 oleh tshahindra

Jika kita diminta untuk membuat job description, maka yang perlu dipertimbangkan
adalah apa bagian-bagian isi dari job description tersebut. Kelengkapan bagian dari isi
sebuah job description sebenarnya tergantung kebutuhan organisasi. Semakin kompleks
dan semakin integratif antara subsistem SDM lainnya, maka job description yang lengkap
akan semakin dibutuhkan.

Karena itu, sebuah Job Description yang baik, minimal memuat dua hal yakni :

1. Uraian tanggungjawab utama,

2. Persyaratan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab
tersebut.

Namun, agar lebih dapat memenuhi sebagai bagian integratif dengan sub sistem
lainnya, yakni akan menjadi referensi utama pengembangan sub sistem manajemen SDM,
job description sebaiknya memiliki tiga hal utama yakni:

1. Uraian mengenai jabatan tersebut, yakni berisikan hal penting mengenai jabatan
itu.
2. Ukuran kinerja yang dipersyaratkan, sebagai indikator terhadap keberhasilan
menyelesaikan tanggungjawab utama jabatan.
3. Kebutuhan jabatan yang dipersyaratkan

Dalam perkembangannya, uraian jabatan berisikan banyak item. Umumnya terdiri dari
Misi Jabatan, Ilustrasi Pekerjaan, Lingkungan Pekerjaan, Hubungan Pekerjaan,
Tanggungjawab utama, Wewenang Pekerjaan, dan Dimensi Pekerjaan. Ukuran kinerja
dapat diambil dari Key Performance Indicator untuk jabatan tersebut, yang berasal dari
Key Result Area nya. Hubungan ini hendaknya sejalan dengan strategi, visi, misi
organisasi dan tentunya terkait dengan tanggungjawab utama bagi pemangku jabatan
tersebut.

Sedangkan untuk kebutuhan jabatan atau pekerjaan, dapat dibagi menjadi persyaratan
utama yang bersifat mutlak, dan persyaratan kompetensi baik soft competency maupun
hard competency.

Isi sebuah uraian jabatan – Uraian Pekerjaan (3)

Desember 17, 2007 oleh tshahindra
Dalam menulis job description yang baik, sebaiknya memuat mengenai uraian pekerjaan, ukuran
kinerja pekerjaan dan kebutuhan (requirement) untuk pekerjaan tersebut. Berikut kita bahas satu-
persatu, mengenai isi uraian pekerjaan. Pada umumnya isi uraian pekerjaan itu meliputi hal
sebagai berikut :

• Misi jabatan
• Ilustrasi jabatan
• Dimensi Pekerjaan
• Tanggung jawab utama
• Wewenang Utama
• Lingkungan kerja
• Hubungan kerja

Misi Jabatan

Misi jabatan bertujuan untuk menjawab alasan mengapa jabatan tersebut ada didalam
organisasi. Misi jabatan terdiri dari pernyataan singkat yang terdiri dari satu sampai dua kalimat.
Beberapa pertanyaan yang mungkin dilakukan untuk dapat menjawab hal ini adalah :

• Untuk apa jabatan ini ada/diciptakan di organisasi?

• Apa kontribusi unik jabatan ini kepada organisasi?
• Apa yang terjadi pada organisasi jika jabatan ini ditiadakan?
• Mengapa perusahaan membutuhkan jabatan ini?

Ilustrasi Pekerjaan

Ilustrasi pekerjaan adalah narasi yang menggambarkan pekerjaan tersebut, biasanya terdiri
beberapa paragraf terstruktur. Dengan membaca ilustrasi pekerjaan diharapkan pembaca dapat
mendapatkan gambaran tentang jabatan tersebut, seolah-olah merasakan bagaimana melakukan
pekerjaan itu. Tidak perlu berupa karangan panjang, yang penting singkat, padat dan mengenai
sasaran. Yang diisi pada ilustrasi pekerjaan terutama :

• Posisi jabatan di organisasi, bertanggungjawab pada siapa dst.

• Aktivitas-aktivitas utama dalam melakukan pekerjaan

o Pelayanan apa yang diberikan oleh pemangku jabatan dan bagaimana pekerjaan tersebut
dilakukan
o Spesialisasi, aspek-aspek teknis dan/atau managerial yang dibutuhkan oleh
pekerjaan tersebut
o Bagian-bagian yang menjadi sumber kreatifitas dan inovasi dalam pekerjaan
• Kerangka kerja (framework) jabatan
o Dalam melakukan pekerjaannya pemangku jabatan terikat kepada peraturan-peraturan
apa saja seperti kebijakan, strategi, aturan, instruksi kerja dll
o Identifikasi apa yang dilakukan pemangku jabatan, apa-apa yang harus
dikonsultasikan atau berkenaan dengan kewenangan yang lebih tinggi
• Pengorganisasian aktifitas bawahan (subordinate coordination)
o Posisi mana saja yang memberikan report/laporan kepada pemangku jabatan
dan dan apa tujuannya?
o Bagaimana pola, sifat dan tingkat koordinasi yang dilakukan bawahan dengan
pemegang jabatan
o Bagaimana pengaturan dan pengecekan aktifitas bawahan (subordinate)
si sebuah uraian jabatan – Uraian Pekerjaan (4)
Desember 26, 2007 oleh tshahindra

Aspek penting lainnya untuk penulisan job description yang lengkap adalah adanya Dimensi
Jabatan. Dimensi jabatan adalah hal-hal penting yang dikelola oleh pemangku jabatan yang
memberikan dampak secara langsung maupun tidak langsung. Dimensi juga berguna untuk
membedakan suatu jabatan dengan jabatan lain yang serupa. Berikut adalah contoh Dimensi
Jabatan

● Aspek keuangan (financial aspect)

- Annual budget, expense, operating cost, project cost

- Annual income, revenue, sales turn over

● Aspek penjualan dan pemasaran (sales and marketing aspect)

- Sales area

- Promotion/Advertising budget

- Banyaknya merk (brand) yang dikelola

- Total sales

● Aspek produksi dan perawatan (production and maitenance aspect)

- Jumlah/luas pabrik / project site yang dikelola

- Biaya perawatan

- Nilai mesin/ unit alat berat yang dikelola

● Jumlah karyawan yang menjadi subordinate

Adanya dimensi, memberikan ruang untuk job description suatu posisi tidak perlu banyak
perubahan, bila jabatan tersebut hanya sedikit berbeda. Sebagai contoh, jika suatu jabatan
memiliki tugas pokok yang 80% sama dengan suatu jabatan lain, maka job descriptionnya bisa
dibuat sama. Yang perlu dibedakan adalah hanya pada dimensi jabatannya.

Isi sebuah uraian jabatan – Uraian Pekerjaan (5)

Januari 3, 2008 oleh tshahindra

Sebuah job description yang baik juga memuat rincian tugas utama atau tanggung jawab utama .
Tanggung jawab utama ini merupakan sasaran-sasaran yang melekat pada pemangku jabatan
agar misi jabatan dapat dicapai. Sebagai penunjang persyaratan pelaksanaan setiap tanggung
jawabnya dengan baik, job description juga dilengkapi wewenang yang jelas sehingga dapat
menjalankan tanggung jawabnya dengan baik.

Tanggung jawab yang disertai wewenang dalam pelaksanaannya hendaknya memenuhi syarat
accountability, artinya harus memiliki ukuran keberhasilan (standard performance) untuk
menunjukkan bahwa tanggung jawabnya sudah dilakukan dengan baik dan wewenang yang
diberikan juga digunakan sebagaimana mestinya. Ukuran keberhasilan ini nantinya akan menjadi
performance indicator.

Beberapa hal penting dalam menyusun tanggung jawab utama yang baik adalah :

• Langsung menggambarkan hasil-hasil utama dari uraian jabatan

• Fokus pada proses maupun hasil, bukan kepada aktivitas semata
• Secara eksplisit menggambarkan hasil yang harus dicapai pemangku jabatan
• Sebaiknya, setiap tanggung jawab dapat diukur keberhasilannya dalam bentuk
performance indicator.

Namun dalam penulisan tanggungjawab utama, seringkali tercampur antara aktifitas tugas
dengan tanggungjawab utama. Berikut adalah contoh penulisan tanggungjawab utama yang
belum tepat untuk posisi manajer pemasaran (marketing manager):

• Melakukan kunjungan ke pelanggan potensial atau customer

• Melakukan kajian pemasaran untuk melihat kebutuhan pasar.

Jika dianalisa, hal diatas belum menggambarkan tanggung jawab utama, masih kabur dan
hanya mencerminkan aktivitas yang harus dilakukan pemegang jabatan, terkait tugas utamanya
sebagai manajer pemasaran.

Dibawah ini ada contoh lain penulisan tanggungjawab yang belum pas, seperti dibawah :

• Meningkatkan pendapatan divisi dan meminimumkan biaya operasi

• Mengelola unit kerja secara efektif dan efisien
• Meningkatkan produktifitas perusahaan secara berkesinambungan

Jika dilihat pernyataan di atas terlampau luas dan melebar, sehingga sulit untuk melihat
keberhasilannya.

Coba perhatikan pernyataan dibawah, yang lebih mencerminkan gugus tanggungjawab utama
seorang manajer pemasaran.

• Memastikan penjualan meningkat sesuai dengan rencana kerja, pendapatan dan

anggaran biaya perusahaan tahun berjalan
• Melaksanakan sistem pemasaran di lingkup kerja departemen pemasaran sesuai
anggaran tahun berjalan

Isi sebuah uraian jabatan – Ukuran Kinerja (6)

Januari 4, 2008 oleh tshahindra

Setelah adanya tanggungjawab utama dalam uraian jabatan, maka penting untuk melengkapinya
dengan wewenang utama. Mengapa demikian? karena kewenangan inilah yang membuat
tanggungjawab utama dapat terlaksana dengan baik. Tanpa kewenangan, si pemangku jabatan
tidak akan bisa berbuat maksimal sesuai tugas yang dibebankan.

Beberapa job description, seringkali terjadi pencampuran antara tanggungjawab utama dengan
kewenangan. Namun sebaiknya hal ini dipisahkan, untuk memudahkan mana penugasan utama,
dan mana kewenangannya. Contoh kewenangan utama :

• Mengusulkan rencana kerja serta anggaran pemasaran untuk tahun berjalan

• Mengusulkan revisi kebijakan prosedur dan instruksi kerja bawahan

Setelah adanya tanggungjawab utama dan kewenangan utama, maka uraian jabatan yang baik
dilengkapi dengan ukuran kinerja jabatan (performance indicator). Ukuran kinerja ini mengukur
keberhasilan si pemangku jabatan sebagai akibat tanggungjawab utama dan kewenangan utama
yang dimilikinya.

Ukuran kinerja yang dituliskan ke dalam uraian jabatan sebaiknya merupakan ukuran kinerja
kunci, agar memudahkan fokus si pemangku jabatan dalam mencapai keberhasilan suksesnya
pekerjaan.

Misal, untuk jabatan IT Security Administrator / Network Security Administrator memiliki

tanggungjawab utama yang sesuai misi jabatan adalah:

• Menjaga sistem network dan webserver aman dari gangguan virus, spammer, spyware,
hacker, deface dll.

Sesuai dengan tanggungjawab utama diatas, maka pemangku jabatan diatas memiliki
kewenangan utama :

• Mendownload dan mengupdate program antivirus, anti spyware/spammer dan tools

lainnya yang tepat bagi jaringan web / IT infrastructure.

Dengan demikian, indikator kinerja kunci bagi jabatan IT Security Administrator / Network
Security Administrator adalah :

• Ketersediaan sistem network yang free dari fault selama periode tertentu

Terlihat sekali hubungan yang jelas antara tanggungjawab dan wewenang yang dimiliki dengan
ukuran kinerja jabatan tersebut. Ini akan memudahkan membuat keterkaitan antara uraian
jabatan (job description) dengan sistem pengelolaan kinerja individu (Individual Performance
Management System). Tentunya, hanya terkait dengan penugasan utama/ rutin dari jabatan
tersebut, sedangkan penugasan yang bersifat assignment / temporary / adhoc, diletakkan dalam
perencanaan kinerja individu.

Isi sebuah uraian jabatan – Lingkungan Pekerjaan (7)

Januari 8, 2008 oleh tshahindra

Aspek lainnya yang perlu dituliskan dalam suatu uraian jabatan

(job description) adalah lingkungan pekerjaan. Aspek ini memiliki
dampak yang cukup besar bagi pemangku jabatan dan juga nilai jabatan, karena melihat
lingkungan tempat kerja secara menyeluruh bagi pemangku jabatan.

Lingkungan kerja yang dimaksud dalam uraian jabatan ini adalah gambaran lingkungan kerja
secara fisik, serta tuntutan fisik dan mental pemangku jabatan dalam melaksanakan
pekerjaannya. Lingkungan kerja boleh digambarkan secara naratif maupun merupakan daftar
aspek fisik/non fisik yang mengenai hal-hal penting yang akan mempengaruhi proses kerja
pemegang jabatan.

Beberapa contoh hal-hal yang bisa dimasukkan dalam lingkungan kerja :

• Aktivitas di dalam ruangan atau di luar ruangan

• Jam kerja normal / shift
• Kondisi ruangan kerja
• Tingkat kebisingan suara
• Tingkat suhu udara
• Resiko-resiko yang mungkin timbul (resiko radiasi, polusi, dst)
• Orang-orang yang dihadapi, tipe orang yang dihadapi
• Peralatan yang harus selalu digunakan (peralatan keamanan, safety dll)
• Tekanan fisik atau mental yang dihadapi pemegang jabatan
• Dan aspek fisik/non fisik lainnya yang terkait.

Contoh lingkungan kerja untuk Pengawas Operasional Produksi Tambang / Supervisor Produksi
Tambang :

Meskipun berkantor di ruangan ber AC yang berada di lokasi tambang, pemegang jabatan seringkali harus
turun kelapangan (areal site) dengan lingkungan yang panas dan berdebu.

Setiap bertugas dilapangan, pemegang jabatan harus menggunakan peralatan pengaman tertentu (APD)
dan berhadapan dengan operator yang pada umumnya berada dalam situasi kerja yang melelahkan secara
fisik maupun mental.

Pemegang jabatan juga berada dalam tingkat stress yang cukup tinggi terutama ketika mesin / alat berat
mengalami breakdown. Dapat dikatakan pemangku jabatan termasuk pihak yang harus siaga (stand by)
selama jam kerja operasional.

Dengan adanya lingkungan kerja, sangat mempengaruhi dalam penilaian bobot jabatan (job
evaluation) karena resiko yang berbeda akan memberikan bobot nilai yang berbeda pula.

Isi sebuah uraian jabatan – Hubungan Pekerjaan (8)

Januari 9, 2008 oleh tshahindra

Aspek lainnya yang tidak kalah penting dan perlu

dituliskan dalam suatu uraian jabatan (job description)
adalah hubungan pekerjaan (work relationship).
Aspek ini memiliki dampak yang bagi pemangku
jabatan dalam melakukan hubungan pekerjaan
terhadap rekan kerja di dalam unit organisasi atau
diluar unit organisasi.
 Pencantuman hubungan kerja bermanfaat untuk menggambarkan kepada siapa saja pemangku
jabatan melakukan bentuk hubungan kerja baik bersifat horizontal maupun vertikal.

Secara umum, Hubungan Kerja dibagi dalam dua besaran utama yakni :

• Hubungan Kerja Internal. Yakni hubungan di dalam organisasi itu sendiri

• Hubungan Kerja Eksternal. Yakni hubungan kerja ke luar organisasi.

Yang terpenting dari hubungan kerja tersebut adalah sifat, karakter maupun jenis hubungan
kerja. Pembagian jenis hubungan kerja ini bisa bersifat fungsional, instruksional, koordinasi,
informasi, konsultasi, kemitraan maupun rekomendasi.

Sebagai Contoh : Hubungan Kerja untuk jabatan seorang Trainer

• Hubungan Kerja Iinternal :

o Training Manager : Hubungan kerja bersifat struktural, informasi,
koordinasi, konsultasi maupun rekomendasi
o User Manager : Hubungan kerja bersifat fungsional, koordinasi,
konsultasi
• Hubungan eksternal :
o Vendor / Supplier Training : Hubungan kerja bersifat fungsional, koordinasi, dan
kemitraan

Isi sebuah uraian jabatan – Persyaratan Jabatan (9)

Januari 11, 2008 oleh tshahindra

Selain hubungan pekerjaan, ada aspek yang penting lainnya yang diperlukan untuk kelengkapan
sebuah uraian jabatan (job description) Aspek ini memiliki dampak strategis terutama dalam
perekrutan, pengembangan karyawan (development) dan pembobotan jabatan. Aspek penting ini
adalah Persyaratan Jabatan (Job Requirement).

Persyaratan jabatan bermanfaat untuk menggambarkan seberapa penting jabatan tersebut

membutuhkan persyaratan baik bersifat mutlak atau tambahan, bersifat khusus atau umum atau
juga persyaratan internal maupun eksternal.

Secara umum, persyaratan jabatan menjadi dua bagian besar yakni :

• Persyaratan Mutlak. Yakni persyaratan yang mau tidak mau harus ada dan dimiliki oleh
si pemangku jabatan.
• Persyaratan Tambahan. Yakni persyaratan yang semestinya dan sebaiknya ada diimiliki
oleh pemangku jabatan agar dapat bekerja efektif.

Ketentuan mengenai persyaratan ini, tergantung dari karakteristik organisasi. Karena itu, seorang
analis jabatan haruslah mengetahui dan menggali lebih dalam, apa kebutuhan utama dan mutlak
dari jabatan tersebut serta apa kebutuhan yang spesifik maupun umum bagi jabatan tersebut.

Ada beberapa perusahaan yang mempersyaratkan memiliki nilai-nilai (values) sebagai syarat
utama dalam jabatan tersebut. Misalnya, seorang account officer bank harus memiliki
persyaratan : berintegritas, jujur. Namun ada pula organisasi yang mempersyaratkan kebutuhan
fisik. Misal sebuah perusahaan jasa keamanan, mempersyaratkan staff guard security harus
memiliki : Kemampuan Beladiri, berjenis kelamin laki-laki, tinggi badan minimal 170 cm dst.

Sekali lagi, persyaratan jabatan yang mutlak disesuaikan dengan :

• Kondisi perusahaan/strategi organisasi

• Peraturan perundangan (internasional, regional, nasional, lokal) untuk jabatan tersebut
• Kriteria spesifik bagi jabatan tersebut

Isi sebuah uraian jabatan – Persyaratan

Kompetensi (10)
Januari 14, 2008 oleh tshahindra

Jika organisasi telah melakukan competency based management,

atau sudah memiliki kamus kompetensi, yang memetakan,
mendefinisikan dan mereferensikan seluruh kompetensi yang
dibutuhkan perusahaan dan diperlukan untuk dipenuhi
karyawannya, maka pada job description dapatlah dilengkapi
dengan persyaratan kompetensi.

Persyaratan kompetensi (competency requirement) pada job

description merupakan persyaratan kompetensi minimum agar
pemangku jabatan dapat melaksanakan tugasnya sesuai yang
diharapkan. Pada dasarnya, pembagian kompetensi pada jabatan,
tergantung model kompetensi yang dibuat oleh organisasi. Ada
yang menerapkan model soft competency dan hard competency
(model gunung es / iceberg). Ada yang membaginya menjadi core competency dan functional
competency. Ada pula yang membaginya menjadi managerial competency, technical
competency dan basic competency. Karena sangat luasnya mengenai permodelan kompetensi
ini, maka penjelasan mengenai model kompetensi, pembagian serta teknik pembuatannya akan
dijelaskan pada tulisan tersendiri dalam kategori competency based management.

Untuk mudahnya, dapat diambil contoh yakni membagi persyaratan kompetensi menjadi dua
jenis yakni :

• Soft Competency, yakni persyaratan kompetensi yang terkait dengan perilaku, budaya,
attitude maupun sikap.
• Hard Competency, yakni persyaratan kompetensi yang terkait dengan pengetahuan,
ketrampilan, dan keilmuan yang diperlukan dalam pekerjaan.

Sebagai contoh, jabatan trainer memiliki persyaratan kompetensi soft :

• Achievement Orientation / Orientasi Berprestasi

• Inititative / Inisiatif
• Relationship Building / MembinaHubungan
• Developing Others / Mengembangkan Orang lain
• Self Development / Pengembangan Diri Sendiri

Sedangkan untuk persyaratan kompetensi hard nya adalah :

 • Presentation Skill / Ketrampilan presentasi
• Training Management / Pengelolaan Pelatihan

Adapun, mengenai tingkat / level kompetensi bisa saja dimasukkan ke dalam job description.
Namun, bila ingin dimasukkan, maka anda harus sudah memetakan profil jabatan tersebut ke
dalam skala kompetensi sesuai kategori kompetensi diatas. Bisa menggunakan skala mulai dari
pemula/ beginner, menengah / intermediate, sampai ahli / advance, atau menggunakan basis
indikator, dengan petunjuk indikator di setiap tingkat kompetensi.

si uraian jabatan – Ukuran Kualifikasi Jabatan (11)

Januari 16, 2008 oleh tshahindra

Sebagai pelengkap namun juga cukup penting untuk dicantumkan dalam uraian jabatan adalah
ukuran kualifikasi jabatan. Ukuran kualifikasi jabatan ini merupakan hal-hal yang dapat dijadikan
ukuran bahwa seseorang memiliki kompetensi yang disyaratkan.

Perlu diperhatikan bahwa ukuran kualifikasi jabatan bukanlah merupakan persyaratan mutlak,
tapi hanya menunjukkan indikator-indikator sebagai bukti bahwa untuk jabatan tersebut akan
lebih efektif bila pemangku jabatan memiliki indikator tersebut.

Beberapa contoh yang bisa dijadikan ukuran kualifikasi jabatan adalah :

• Tingkat pendidikan
• Sertifikasi yang diperoleh
• Pengalaman dalam pekerjaan
• Training dan pelatihan yang pernah diikuti

Contoh Ukuran kualifikasi jabatan untuk instruktur / trainer alat berat

Pendidikan :

• Lulusan SMU/SMK
• D3 dari segala jurusan

Pengalaman Kerja:

• Lulusan SMU : Minimal 3 tahun sebagai instruktur untuk pengoperasian Alat-alat berat
• Lulusan D3 : Minimal 1 tahun sebagai instruktur untuk pengoperasian Alat-alat berat

Pelatihan :

• Heavy Equipment Training

• Training Management
• Presentation Skill
• Heavy Equipment Certification

Dengan adanya ukuran kualifikasi jabatan, sangat memudahkan dalam seleksi awal kandidat
pada proses rekrutmen. Bila menggunakan aplikasi sistem informasi SDM, dimana database
kandidat sudah diletakkan ke dalam database server, anda bisa dengan mudah melakukan
pengurutan seleksi atau query awal dengan kriteria yang anda tentukan sendiri sehingga bisa
memperoleh daftar kandidat untuk posisi / jabatan tertentu secara cepat.

Isi uraian jabatan – Bagan Posisi Organisasi (12)

Januari 17, 2008 oleh tshahindra

Agar mengetahui letak suatu jabatan di dalam

struktur organisasi, maka job description yang
baik dilengkapi dengan bagan posisi tersebut di
dalam struktur organisasi. Kelengkapan ini tidak
mutlak, namun sebaiknya disediakan untuk
memudahkan pemangku jabatan mengetahui
konfigurasi penugasannya di dalam struktur.

Supaya lebih mudah, bagan posisi jabatan

tersebut di dalam organisasi tidaklah perlu dibuat
komplit atau sangat lengkap, misalnya sampai 2
atau 3 layer (lapisan) struktural ke atas / bawah.
Namun, yang penting adalah bagan posisi yang
dibuat sudah memberikan detil yang cukup
melihat hubungan si pemangku jabatan dengan
atasan dan bawahan serta hubungan rekan kerja. Detil ini bersifat relatif, sekali lagi tergantung
seberapa penting dan kritikal posisi tersebut perlu dilengkapi dengan bagan organisasinya.

Sebagai contoh, anda bisa membuat bagan posisi organisasi untuk jabatan Supervisor
Accounting, cukup dengan satu layer ke atas (atasan) dan satu layer ke bawah (bawahan).
Namun adakalanya, anda perlu membuat bagan posisi organisasi untuk General Manager
Finance dengan satu layer ke atas (atasan), dan 2 sampai 3 layer kebawah (bawahan), sehingga
mencukupi untuk melihat hubungan atasan, rekan kerja, bawahan.
Sekali lagi, anda bisa membuat bagan posisi organisasi di dalam job description, jika organisasi
tersebut tentunya sudah memiliki Struktur Organisasi baku, yakni yang menjelaskan konfirgurasi
formal di dalam organisasi yang dengan alokasi rangkaian tugas, tanggungjawab dan wewenang
di dalam organisasi. Struktur ini hendaknya sudah disahkan oleh manajemen puncak Organisasi.

Adapun proses pembuatan struktur organisasi biasanya menggunakan metode dan teknik yang
dinamakan Disain Organisasi (Organization Design). Penjelasan mengenai Disain Organisasi
akan dibuat dalam tulisan tersendiri, mengingat luasnya bahasan Disain Organisasi itu sendiri,
termasuk teori, latar belakang maupun strategi yang mendasarinya.