Professional Documents
Culture Documents
MEMUTUSKAN :
Menetapkan :
1
KEDUA : Pedoman pelaksanaan sebagaimana dimaksud dalam Diktum
Pertama adalah seperti pada lampiran dan merupakan bagian
tak terpisahkan dari Keputusan ini;
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 18 September 2002
Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara,
Feisal Tamin
2
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Tugas pokok aparatur negara sebagai abdi negara juga sebagai abdi masyarakat,
antara lain tercermin dalam penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan
pembangunan serta pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat. Dalam era reformasi
dan globalisasi dewasa ini, tuntutan masyarakat dan dunia usaha terhadap
peningkatan kualitas pelayanan semakin kuat. Masyarakat sebagai pelaku utama
dalam pelaksanaan pembangunan diharapkan dapat berperan aktif. Untuk itu perlu
didukung dengan terciptanya iklim usaha yang kondusif, yang ditandai dengan
kondisi pelayanan yang cepat, pasti, aman layak dan dapat dipertanggungjawabkan.
1
rasa kebanggaan, (c) secara simultan dapat menjadi contoh atau model bagi upaya
perbaikan unit pelayanan lainnya. Penyelenggaraan pemberian penghargaan UPP
merupakan kegiatan terprogram untuk memilih dan menseleksi unit pelayanan
melalui proses penilaian atas dasar kriteria dan prosedur tertentu (bukan
lomba/kompetisi/membandingkan dengan unit kerja lainnya) untuk kemudian
dinyatakan "layak" terpilih sebagai Unit Pelayanan yang patut ditetapkan menjadi
Unit Pelayanan Percontohan, dan karenanya patut dianugerahi penghargaan.
2
1. Jenis Pelayanan Administratif, yaitu jenis pelayanan yang diberikan oleh unit
pelayanan berupa kegiatan pencatatan, penelitian, pengambilan keputusan,
dokumentasi dan kegiatan tata usaha lainnya yang secara keseluruhan
menghasilkan produk akhir berupa dokumen, misalnya sertifikat, ijin-ijin,
rekomendasi, keterangan tertulis dan lain-lainnya.
Contoh jenis pelayanan ini adalah : pelayanan seetifikat tanah, pelayanan IMB,
pelayanan administrasi kependudukan (KTP, NTCR, akta kelahiran/kematian).
2. Jenis Pelayanan Barang, yaitu jenis pelayanan yang diberikan oleh unit pelayanan
berupa kegiatan penyediaan dan atau pengolahan bahan berwujud fisik termasuk
distribusi dan penyampaiannya kepada konsumen langsung (sebagai unit atau
sebagai individual) dalam satu sistem. Secara keseluruhan kegiatan tersebut
menghasilkan produk akhir berwujud benda (berwujud fisik) atau yang dianggap
benda yang memberikan nilai tambah secara langsung bagi penerimanya.
Contoh jenis pelayanan ini adalah : pelayanan listrik, pelayanan air bersih,
pelayanan telepon.
3. Jenis Pelayanan Jasa, yaitu jenis pelayanan yang diberikan oleh unit pelayanan
berupa penyediaan sarana dan prasarana serta penunjangnya. Pengoperasiannya
berdasarkan suatu sistem pengoperasian tertentu dan pasti, produk akhirnya
berupa jasa yang mendatangkan manfaat bagi penerimanya secara langsung dan
habis terpakai dalam jangka waktu tertentu.
Contoh jenis pelayanan ini adalah : pelayanan angkutan darat, laut dan udara,
pelayanan kesehatan, pelayanan perbankan, pelayanan pos dan pelayanan
pemadaman kebakaran.
BAB II
Proses pemberian penghargaan UPP meliputi rangkaian kegiatan yang terdiri dari :
3
4) produk/hasil kerja/prestasi kerja yang dicapai sekurang-kurangnyad alam
periode 6 bulan terakhir;
c. Pengajuan usulan dilakukan sekurang-kurangnya pada 3 (tiga) bulan sebelum
dilakukan penilaian dan seleksi.
.
2. Kegiatan Penilaian
Prinsip penilaian dilakukan secara terbuka oleh anggota masyarakat pengguna
pelayanan atau yang lainnya (unsur LSM setempat, asosiasi profesi setempat,
pers/wartawan media local) dengan dibantu oleh Tim Penilai dan seleksi oleh
Kementerian PAN yang berfungsi sebagai mediator dan fasilitator. Penilaian
diutamakan oleh anggota masyarakat, dengan pertimbangan karena mereka adalah
pengguna pelayanan yang langsung mengalami dan merasakan serta mengetahui
secara obyektif kondisi prestasi pelayanan pada unit pelayanan yang bersangkutan.
3. Kegiatan seleksi
Merupakan kegiatan pengolahan data/informasi hasil penilaian dari masyarakat dan
Tim Penilai dan seleksi untuk diproses perolehan nilai/angka guna memilih unit
pelayanan yang layak. Dinyatakan layak apabila perolehan jumlah nilai/angka
mencapai standard tertentu, yaitu :
a. 70 - 85 lulus dengan katagori nilai baik;
b. 86 - 100 lulus dengan katagori nilai terbaik;
BAB III
METODE PENILAIAN
Rangkaian kegiatan dalam penilaian dan seleksi calon UPP dilakukan dengan tatacara
dan teknik sebagai berikut :
4
1. Pelaksanaan penilaian dilakukan secara terbuka dan obyektif oleh unsur masyarakat
pengguna pelayanan dan dibantu oleh Tim Penilai dan seleksi oleh Kementerian PAN
sebagai mediator dan fasilitator.
4. Tehnik penilaian
a. Penilaian terhadap unit pelayanan didasarkan pada hasil perhitungan dari jumlah
angka penilaian perolehan pada Form A dan angka penilaian Form B
(digabungkan dan dicari angka terakhirnya);
b. Masing-masing kriteria pada Form A dan Form B dihitung angka nilainya dengan
cara :
1) Angka penilaian dari variable (a,b,c,d dan e) dikalikan dengan prosentase
bobot indikator.
Misalnya : indikator Prosedur Pelayanan (15%) yang terdiri dari 2 (dua)
varaiabel : a. Prosedur tetap dengan nilai 90, dan b. Persyaratan pelayanan
dengan nilai 75, kemudian dijumlah dan dikalikan bobotnya = (90+75) x 15%
= 24,75. Jadi nilai kriteria prosedur pelayanan = 24,75.
2) Sedangkan penilaian pada Form B yang terdiri dari 7 kriteria penilaian, diisi
menurut hasil penilaian. Misal untuk Kepastian pelaksanaan pelayanan yang
5
teridiri dari 2 (dua) pilihan jawaban, apabila menjawab (a) maka nilai 100, dan
huruf (c) nilai 40, maka nilai dari Kepastian pelaksanaan pelayanan adalah =
(100 +40) : 2 = 70.
3) Perolehan jumlah angka nilai dari Form A dan Form B dan ditambah dengan
catatan/temuan tertentu yang bersifat prestasi yang menonjol, akan menjadi
bahan untuk dilaporkan oleh Tim Penilai kepada Tim Pengarah sebagai dasar
pertimbangan dalam mengambil keputusan menjadi UPP.
5. Kriteria penilaian
Kriteria penilaian unit pelayanan meliputi keseluruhan aspek yang didayagunakan
dalam proses penyelenggaraan pelayanan masyarakat, yang teridiri dari :
a. Prosedur pelayanan, yang dinilai ialah mencakup variabel prosedur tetap/Standar
Operasional Pelayanan (SOP), apakah telah tersedia prosedur pelayanan secara
terbuka, agar diteliti bagaimana dalam pelaksanaannya, apakah telah dilaksanakan
secara konsisten atau tidak, dan bagaimana tingkat kemudahan dalam mendukung
kelancaran pelayanan - harap diteliti dan diamati fakta di lapangan;
b. Keterbukaan informasi pelayanan, yang dinilai ialah apakah ada keterbukaan
informasi mengenai prosedur, persyaratan dan biaya pelayanan, apakah dengan
jelas dapat diketahui oleh masyarakat, apakah terdapat media informasi termasuk
petugas yang menangani untuk menunjang kelancaran pelayanan, harap
dicermati;
c. Kepastian pelaksanaan pelayanan, yang dinilai ialah apakah variabel waktu
pelaksanaan dan biayanya, apakah waktu yang digunakan dalam proses
pemberian pelayanan sesuai dengan jadual yang ada, dan apakah biaya yang
dipungut atau dibayar oleh masyarakat sesuai dengan tarif/biaya yang ditentukan,
harap diteliti konsistensi dalam pelaksanaannya;
d. Mutu produk pelayanan, yang dinilai ialah kualitas pelayanan meliputi aspek cara
kerja pelayanannya, apakah cepat/tepat, apakah hasil kerjanya baik/rapi/
benar/layak;
e. Tingkat profesional petugas, yang dinilai ialah bagaimana tingkat kemampuan
ketrampilan kerja petugas mengenai, sikap, perilaku dan kedisiplinan dalam
memberikan pelayanan, apakah ada kebijakan untuk memotivasi semangat kerja
para petugas;
6
h. Prestasi lain yang menonjol, yang dicermati dan dinilai ialah adanya dampak
samping yang mengakibatkan peningkatan kinerja pelayanan, yang memberikan
kemanfaatan pada masyarakat.
Faktor lain yang dapat memberi nilai tambah dalam memberikan penilaian ialah
faktor moril semangat daya juang, kreativitas termasuk sikap perilaku pelayanan
(service attitude), dan faktor kesulitan/keterbatasan dalam upaya meningkatkan
kinerja pelayanan. Tidak selalu bahwa tampilan sarana/fasilitas bagus akan
mencerminkan proses kegiatan pelayanan juga bagus, apabila tidak ditunjang oleh
faktor sikap perilaku para petugas maupun moril yang tinggi tersebut.
BAB IV
1. Form A
Form A adalah formulir isian penelitian kinerja unit pelayanan calon UPP, yang
digunakan sebagai alat bagi Tim Penilai dan seleksi dalam kegiatan observasi
(pengamatan) meneliti obyek unit pelayanan untuk memberikan apresiasinya dalam
angka/nilai sesuai kondisi fakta yang sebenarnrya di lapangan.
Cara penggunaan dan pengisian Form A sebagai berikut :
a. Form A merupakan alat bantu penelitian dan penilaian yang diisi sendiri oleh
anggota Tim Penilai dan seleksi, dengan cara memilih deretan angka pada kolom
nilai, dengan mempertimbangkan hasil pengamatan obyektif dari kondisi kinerja
pelayanan yang nyata;
b. Kolom Indikator dan Bobot, merupakan aspek-aspek dalam proses pelayanan
yang harus dicermati, diobservasi dan dinilai sesuai kondisi kinerja melalui
variabel;
c. Kolom Variabel, merupakan unsur-unsur yang harus diteliti, dicermati untuk
dinilai dengan melihat bagaimana kondisi kinerja di lapangan;
d. Kolom Kondisi, merupakan penuntun dalam memberikan nilai, mengenai kondisi
nyata dan membandingkan kedalam tiga katogori kondisi (a,b atau c);
e. Kolom Nilai, merupakan deretan angka nilai yang harus dipilih salah satu atas
dasar pertimbangan obyektif dari kondisi dari variabel pelayanan yang nyata di
lapangan;
f. Kolom Keterangan/Temuan, merupakan kolom untuk memberikan catatan
berkaitan dengan temuan atau alasan dalam memberikan pilihan nilai.
2. Form B
Form B merupakan kuesioner alat bantu survey yang harus diisi oleh anggota
masyarakat pengguna pelayanan (sebagai responden). Anggota masyarakat
7
(responden) dapat terdiri dari unsur pengguna pelayanan sendiri, LSM lokal/setempat,
asosiasi profesi setempat, anggota DPRD setempat, pers/ wartawan media lokal.
Form B diisi melalui teknik wawancara dengan masyarakat yang dipandu oleh Tim
Peneliti. Dalam hal ini Tim Penilai dapat mengatur acara mencari/menemui
responden para pengguna pelayanan ketika dalam kunjungan observasi di lokasi unit
pelayanan.
BAB V
LAIN - LAIN
Untuk mendukung kelancaran dalam melaksanakan tugas penelitian dan penilaian unit
pelayanan masyarakat, maka setiap anggota kelompok Tim Penilai unit pelayanan calon
percontohan agar memperhatikan petunjuk sebagai berikut :
1. Masing-masing Kelompok/Tim Penilai bertanggungjawab untuk menyebarkan Form
B kepada anggota masyarakat dan menarik kembali untuk pengolahan datanya;
2. Masing-masing anggota Tim Penilai berhak meneliti/menilai dan bertanggungjawab
untuk mentabulasi hasil penilaiannya dari Form A dan Form B dengan menggunakan
Formulir Tabulasi yang tersedia;
3. Masing-masing Kelompok/Tim Penilai menyimpulkan/menetapkan angka penilaian
atas unit pelayanan yang dinilai berdasarkan hasil tabulasi/penilaian masing-masing
anggotanya, dan melaporkannya kepada Tim Pengarah melalui Ketua Tim Penilai;
4. Dalam penilaian agar mencermati dan mengenali setiap proses pelayanan dan simpul-
simpulnya serta kondisi yang terjadi di lapangan/lokasi unit pelayanan;
5. Sedapat mungkin mencari tahu/informasi dan mengamati fakta dari masyarakat
pengguna pelayanan, misal dengan menghubungi unsur/anggota masyarakat
setempat, LSM lokal, anggota DPRD dll;
6. Dalam pengamatan agar memperhatikan sikap perilaku pelayanan (service attitude)
petugas unit pelayanan, dan tidak hanya terpaku pada penampilan phisik
sarana/fasilitas pada unit pelayanan;
7. Bersikap obyektif/independen, tidak terpengaruh oleh suatu pemberian hadiah/oleh-
oleh dalam bentuk apapun;
8. Berusaha mencari tahu dampak positif dan kemanfaatan (out come) dari kegiatan
pelayanan masayrakat, maupun dampak negatifnya apabila ada, sebagai pertimbangan
penambahan atau pengurangan nilai bagi unit pelayanan.
8
-----o0o-----
9
Form. A
1
FORMULIR PENELITIAN DAN PENILAIAN KINERJA
UNIT PELAYANAN MASYARAKAT
Nama Unit Pelayanan :
Instansi/Lembaga :
Lokasi/Daerah :
INDIKATOR
KETERANGAN/
NO DAN VARIABEL KONDISI NILAI
TEMUAN
BOBOT
1. Prosedur a. Prosedur tetap/ standar a. Tersedia, 80 85 90 95 10
pelayanan operasional pelayanan. konsis- ten & 0
(15%) Apakah tersedia Protap, dan mudah dilak
apakah pelaksanaannya mudah, Sanakan; 60 65 70 75
konsisten? b. Tersedia, 79
kurang 40 45 50 55
konsisten/muda 59
h;
c. Tidak tersedia.
2
b. Media atau petugas. a. Tersedia, jelas 80 85 90 95 10
Adakah fasilitas/media, brosur dan terbuka; 0
atau Petugas penerangan & b. Tersedia tapi 60 65 70 75
rambu-rambu/ petunjuk kurang jelas; 79
pendukung kelancaran pela- c. Tidak jelas 40 45 50 55
yanan? 59
INDIKATOR KETERANGAN
NO DAN VARIABEL KONDISI NILAI /
BOBOT TEMUAN
3
4. Mutu produk a. Produk pelayanan a. Rapi, lengkap, 80 85 90 95 10 Untuk
pelayanan administratif*) benar, syah; 0 pertanyaan
(15%) Bagaimana mutu produk b. Kurang rapi, 60 65 70 75 Nomor 4. a, b
pelayanan-nya? kurang lengkap, 79 dan c mohon
*) Misal pelayanan sertifikat kurang benar; dipilih salah
tanah, pelayanan IMB, pelayanan c. Tidak rapi, tidak 40 45 50 55 satu sesuai
administra-si kependudukan lengkap, tidak 59 dengan unit
(KTP, NTCR, akta benar, tidak kerjanya.
kelaharian/kematian) dll syah.
INDIKATOR
KETERANGAN/
NO DAN VARIABEL KONDISI NILAI
TEMUAN
BOBOT
4
c. Produk pelayanan jasa***) a. Tepat, aman, 80 85 90 95 10
Bagaimana mutu produk yang nyaman; 0
dihasil- kan ? b. Kurang tepat, 60 65 70 75
***) Misal pelayanan angkutan kurang aman 79
darat, laut, udara, pelayanan dan kurang
kesehatan, pelayanan nyaman; 40 45 50 55
perbankan, pelayanan pos, c. Tidak tepat, 59
pelayanan pemadam kebakaran. tidak aman,
tidak nyaman
INDIKATOR KETERANGA
NO DAN VARIABEL KONDISI NILAI N/
BOBOT TEMUAN
5
b. Sikap para petugas. a. Tanggap, 80 85 90 95 10
Bagaimana sikap, perilaku terbuka dan 0
petugas dalam memberikan sopan; 60 65 70 75
pelayanan b. Kurang tanggap, 79
kurang terbubka
dan kurang 40 45 50 55
sopan; 59
c. Tidak tanggap,
tidak sopan
INDIKATOR KETERANG
NO DAN VARIABEL KONDISI NILAI AN/
BOBOT TEMUAN
6
c. Visi, misi dan motto/kiat-kiat. a. Tersedia dan 80 85 90 95 10
Apakah tersedia visi, misi dan terlaksana 0
motto/ kiat-kiat? erektif; 60 65 70 75
b. Tersedia tapi 79
kurang efektif; 40 45 50 55
c. Tidak tersedia. 59
7
INDIKATOR
KETERANGAN/
NO DAN VARIABEL KONDISI NILAI
TEMUAN
BOBOT
8
Form. B
2
4. Mutu produk a. Menurut anda, bagaimana mutu produk pelayananannya ?
& kerja (a).memuaskan; (b) kurang memuaskan; (c) tidak
pelayanan memuaskan.
3
7. Kondisi/pena a. Apakah anda merasa nyaman atas fasilitas penunjang
mpilan pelayanan yang ada, seperti : ruang tunggu/AC, tempat
Instansi duduk dan toilet ?
pelayanan (a) nyaman; (b) kurang nyaman; (c) tidak
nyaman.
Nama *) :
Pekerjaan :
Alamat :
*) apabila keberatan boleh tidak diisi
…………………………………………….., 2002
Petugas penilai :
1. ………………………………………..
2. ……………………………………….
3. ……………………………………….
Keterangan :
(a) = 100; (b) = 70; (c) = 40.
4
5