MAKALAH

FORMAT BAKU DATA ADMINISTRASI DAN

SISTEM PENGELOLAAN DATA ADMINISTRASI
KEPENDIDIKAN YANG MENDUKUNG
PELAYANAN PENDIDIKAN

Oleh :
SUGIARTO
Tata Usaha pada

SMK. “AHMAD YANI” PROBOLINGGO

 KATA PENGANTAR

Syukur Alhamdulillah, bahwa atas ridho dan karunia-Nyal ah , maka

kami masih dapat menyelesaikan tugas-tugas menyusun Makalah dalam
rangka pelatihan Jardiknas, meskipun di tengah-tengan kesibuhan dan dalam
waktu yang sangat singkat. Hal ini dikarenakan kami merasa mempunyai
kewajiban dan tanggung jawab sebagai peserta latihan sekali-gus akan
melatih diri kami dalam menyampaikan pemikiran-pemikiran guna
membangun administrasi di lingkungan lembaga pendidikan, khusunya yang
berkaitan dengan teknologi informasi.

Tentu saja dengan terbatasnya pengetahuan yang dimiliki oleh penulis

ditambah sempitnya waktu yang diberikan kepada penulis, tulisan ini masih
jauh dari sempurna, lebih-lebih dukungan datanya hampir tidak ada, Namun
walaupun demikian penulis berharap tulisan ini bisa bermanfaat bagi para
pembacanya.

Kritik dan saran yang bermasud membangun, apa lagi mengembankan

pemikiran ini, kiranya masih terbukan bagi siapa saja. Betapa kecilnya
bantuan yang diberikan namun apabila diseta niat yang baik, akan terasa
besar juga manfaatnya

Semoga bermanfaat.-

Penulis.
 BAB. I

PENDAHULUAN

a. Latar Belakang.

Selama ini adminitasi hanya dipandang sebagai kegiatan tulis-

menulis belaka. Pandangan orang demikian ini tentu bukan tidak
beralasan. Secara phisik kegiatan admninistasi memang banyak
didominasi dalam kegiatan tulis menulis, baik menggunakan tangan, alat
tulis, mesin ketik atau komputer. padahal banyak teori yang mengatakan
kegiatan administrasi lebih dari pada itu. Bahkan ada yang lebih
keterlaluan lagi bahwa administrasi hanya dipandang sebagai kegiatan
pendukung saja dalam melengkapai kegiatan yang ada di lapangan.

Tidak semuanya pandangan demikian itu benar. Kegiatan

administrasi atau tulis-menulis atau lebih dikenal dengan ketata usahaan
di sebuah lembaga mempunyai out put yang sangat penting, terkait di
berbagai bidang, baik hukum, sosial maupun ekonomi dan lain-lain,
sehingga tidak bisa dipandang kurang penting fungsinya. Lebih-lebih
produk administrasi yang berupa dokumen seperti Ijazah, Sertifikat dan
surat-surat penting lainnya akan mempunyai nilai tinggi sekali di mata
hukum, jika akurasi isinya dijamin benar.

Oleh karena itu keakuratan data administrasi menunutut kejujuran

dan kedisiplinan baik pelaksana maupun pengelolanya, karena produk
administrasi yang demikian ini biasanya digunakan untuk memperkuat
bukti-bukti hukum.

Dalam bidang pendidikan, kebutuhan informasi mulai tentang data

lembaga, sarana kurikulum sampai dengan data asal dan kondisi
ekonomi siswa, banyak ditanyakan baik oleh perorangan maupun
lembaga-lembaga pemerintah dan swasta. Dalam rangka memberikan
pelayanan yang baik bagi masyarakat umum, tentu hal ini menjadi
tantangan bagi para pemikir administrasi pendidikan untuk menciptakan
format data administrasi pendidikan dan sistem pengelolaan data
administrasi kependidikan yang mampu mengakomodir berbagai
 keperluan. .Seiring dengan kemajuan teknologi yang semakin cepat ini,
sudah barang tentu format administrasi pendidikan harus kapable
terhadap teknologi informasi saat ini.

b. Ruang lingkup pembahasan.

Bertolak dari pemikiran tersebut diatas, ditambah adanya kemajuan

teknologi dan informasi yang bisa dimanfaatkan untuk mendukunya saat
ini, kiranya perlu adanya sebuah pembakuan format administrasi
pendidikan bagi satuan-satuan pendidikan di Indonesia. Format
administrasi pendidikan yang dimaksudkan adalah mudah
pengelolaannya, mudah pemahamannya dan bisa ditangani oleh tenaga-
tenaga yang pas-pasan pengetahuan Teknik Informasinya (TI). Padahal
sementara ini banyak institusi baik dari pemerintah maupun non
pemerintah yang membutuhkan data pendidikan pada suatu lembaga
pendidikan dengan berbagai macam format administrasi, sesuai
kepentingan mereka.

Oleh karena itu dalam lingkup masalah ini, penmulis hanya

membatasi dalam membahas :

1. Format baku data administarsi kependidikan dan sistem

pengelolaan data administrasi kependidikan

2. Pelayanan informasi data administasi kependidikan.

 BAB II

TINJAUAN TEORITIS

a. Pengertian Administrasi

Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli

administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian
administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai
proses sosial

Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam

bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa
administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapan-
tahapan yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan
menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan Dalam implementasinya, administasi berkembang dan
mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi
sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol,
Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi
perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan.

Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang

sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah
keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha
bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai
cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan
melibatkan seluruh anggota kelompok.

Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan

oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar
Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu
kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.
 Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi
dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya
antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh
berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan
ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat..

b. Pengertian Tata Usaha

Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya

hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada
pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa
pengertian tentang Tata Usaha

a. Ditinjau arai asal kata

Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang
masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut

Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah
suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai
suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu
aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja.

b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia dijelaskan bahwa yang dimaksud

dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis
(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan
sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang
menyelenggarakan taha usaha.

c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan,
mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan
dalam setiap usaha kerja.

Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian

sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk
 mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan,
sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung
sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan
atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.

c, Pengertian Pelayanan

Ada beberapa pengertian tentang Pelayanan, antara lain :

Pelayanan merupakan serangkaian kegiatan, karena itu pelayanan

juga merupakan suatu proses. Sebagai proses, pelayanan berlangsung
secara rutin dan berkesinambungan yang meliputi seluruh kehidupan
orang dalam masyarakat (Munir, 2000; 17). Yang dimaksud pelayan
umum adalah setiap kegiatan yang dilakukan oleh pihak lain yang
ditujukan guna memenuhi kepentingan orang banyak.

Menurut Ahmad Batinggi (1999; 12) Pelayanan Umum dapat

diartikan sebagai perbuatan atau kegiatan yang dilakukan oleh
pemerintah untuk mengurus hal-hal yang diperlukan masyarakat/
khalayak umum. Dengan demikian, pelayanan yang baik dan berkualitas
adalah pelayanan yang cepat, menyenangkan, tidak mengandung
kesalahan, mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.

Masih banyak pengertian pelayanan yang dikemukakan oleh

beberapa pakar, diantaranya Fandi Ciptono dan lain-lainnya. Pada
prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang
dilakukan oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta
termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara
lain :

1. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket

informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas ;

2. Kesederhanaan yaitu mencakup prosedur palayanan dan

persyaratan pelayanan

3. Kepastian yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas

pelayanan yang jelas ;
 4. Keadilan yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan
tanpa adanya diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau
kedekatan seseorang ;

5. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi

kualitas teknis dan dilengkapi dengan jaminan purna pelayanan
secara administrasi ;

6. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus

tanggap dan peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak
mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi.

BAB III

PEMBAHASAN DAN KESIMPULAN

a. Pembahasan

Dengan melihat latar belakang, ruang lingkup masalah serta

membandingkan dengan berbagai pengertian administrasi dan pelayanan,
banyak hal tentang administrasi data kependidikan di sekolah-sekolah yang
masih perlu dibenahi sehingga memudahkan dalam memberikan pelayanan
bagi masyarakat pengguna informasi kependidikan, maupun kepada siswa
yang membutuhkan informasi atau dokumen kependidikan dirinya.

Dengan adanya teknologi informasi / komputer, selama ini setiap satuan

pendidikan atau sekolah memiliki format data administrasi kependidikan dan
sistem pengelolaan data adminitrasi kependidikan yang berbeda-beda. Begitu
juga program aplikasi yang digunakan juga berbeda-beda, menurut
kemampuan petugas pengelolanya. Beberapa sekolah ada yang mengelola
data administasii kependidikannya dengan program aplikasi Excel, Word dan
Acces (Microsoft Ofice), tetapi juga ada yang mengelola dengan program
aplikasi dBase Visual atau Foxpro dan bahkan ada yang menggunakan My
SQL. Demikian juga petugas pengelolanya juga berbeda-beda peranan dan
jabatannya di sekolah. Ada petugas pengelola data administasii kependidikan
dari staf Tata Usaha, ada yang berasal dari seorang guru yang dianggap
mumpuni penguasaan komputernya, tetapi juga ada yang berasal dari staf
administrasi jurusan.

Hal ini paling tidak menjadi hambatan dalam rangka tukar informasi antar
sekolah atau dalam rangka memberikan pelayanan informasi tentang data
administasii kependidikan seperti data kelembagaan, kurikulum, peralatan
maupun siswa dan keuangan. Belum lagi kalau melayani institusi yang
membutuhkan data administasii kependidikan sesuai dengan kepentingan
mereka seperti data siswa yang khusus berasal dari desa “X” karena akan
diberi beasiswa, atau siswa dari keluarga kurang mampu, dan sebagainya.

Dari pihak-pihak yang berkopenten dan berwenang dibidang pendidikan

seperti Depdiknas, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan
Kab/Kota, kelihatannya telah menyadari kondisi ini. Telah diujicobakan dan
disosialisasikan sistem pengelolaan data administasii kependidikan dan
format data administasii kependidikan melalui berbagai jenis pelatihan
maupun workshop. Akan tetapi kurang mendapat respon baik dari sekolah-
sekolah dengan berbagai alasan. Banyak sekolah yang kurang bersedia
memanfaatkan sistem tersebut, karena harus entry data ulang, juga kurang
kapable dengan kepentingan sekolah yang bersangkutan. Sebagai contoh,
walaupun telah mengisi sistem pengelolaan data administasii kependidikan
yang disosialisasikan oleh Dinas P dan K Propinsi Jawa Timur, tetapi untuk
kepentingan Ujian Nasional sekolah masih harus mengisi PCPU yang
didistribusikan ke sekolah-sekolah oleh Dinas yang sama.

Demikian juga format data administasii kependidikan dan sistem

pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunanan NISN,
sekolah masih harus memenuhi permintaan data siswa kelas III Dinas
Pendidikan Kota sehubungan dengan Uji kompetensi, walaupun semua siswa
kelas III telah mempunyaiu NISN, yang data administasii kependidikan sudah
ada disana.

b. Kesimpulan
1. Agar sekolah dapat memberikan pelayanan yang baik dan
berkualitas akan kebutuhan data administasii kependidikan di
sekolah yang bersangkutan, kepala masyarakat, sangat dibutuhkan
adanya keseragaman format data administrasi kependidikan yang
baku, yang mudah pengelolaanya, mudah pemahamannya serta
yang paling penting kapable dengan program aplikasi yang selama
ini digunakan oleh sekolah yang bersangkutan. Sudah barang tentu
format data harus lengkap, sehingga mampu memenuhi kebutuhan
masyarakat penggunanya.

2. Disamping format data administasii kependidikan, juga sistem

pengelolaan data administasii kependidikan yang menggunakan
progrtam aplikasi uyang sudah familier dengan petugas-petugas
pengelolanya. Kalau memang secara teknis harus menggunakan
program aplikasi lain, seharusnya ada semacam pendidikan atau
pelatihan cara mengkonversi sebuah data administasii kependidikan
dari program aplikasi yang digunakanb sekolah ke program aplikasi
yang digunakan dalam sistem pengelolaan data administasii
kependidikan. Bukan sekedar pelatihan mengoperasikan sistemnya
saja atau entry data saja..

3. Mengingat data administasii kependidikan sangat penting pernannya

sebagai bahan pertimbangan pengambilan kebijaksanaan di bidang
pembangunan pendidikan, maka yang paling penting adalah
kejujuran dan kedisiplinan petugas pengelola/up date data di setiap
satuan pendidikan.

~~~~~~~~~~~~
 DAFTAR PUSTAKA

1. Soebroto, R. 1980. Pokok-pokok Pengertian Ilmu Taha Usaha, Jakarta :

Balai Pembinaan Administrasi, Akademi Administrasi Negara

2. Ahmad Batinggi, 1999. Manajerial Pelayanan Umum. Universitas Terbuka,

Jakarta

3 Ciptono F, 1997. Prinsip-prinsip Total Quality Service. Andi Offset.

Yogyakarta

4 Munir, 2000. Manajemen Pelayanan Publik. Bina Aksara. Jakarta

5. Soewarno Handayaningrat, 1996. Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan

Manajemen. Gunung Agung. Jakarta

6. Program Kerja SMK. “AHMAD YANI” Probolinggo Tahun 2007/2008

----------------------