Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

Fungsi yang penting tetapi sering diabaikan dalam penataan arsip untuk menjamin
kelestarian informasi yang dikandung di dalam arsip adalah pemeliharaan dan
perawatan fisik.

1. Kerusakan arsip

Sebelum membahas masalah pemeliharaan dan perawatan arsip perlu

dikemukakan sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip
disebabkan oleh 3 faktor, yakni biologis, fisik, dan kimiawi. Disamping itu terdapat
faktor-faktor lain seperti banjir, kebakaran dan kerusakan lainnya akibat perbuatan
manusia itu sendiri, baik yang disengaja maupun tidak.

Kerusakan yang disebabkan oleh faktor biologi banyak menimpa di daerah tropis.
Yang termasuk kategori biologis antara lain jamur dan serangga. Berberapa contoh
kerusakan arsip dapat dilihat pada gambar-gambar berikut:

kerusakan biologis karena disimpan di basement.

Sumber: S.K. Jordan 1995

kerusakan biologis karena temperatur

Tanda-tanda adanya microorganisme pada foto

Sumber: Conservatory Laboratory of the City of Paris
Kerusakan yang disebabkan oleh serangga
Sumber: Arsip Nasional RI
 Microorganisme yang timbul di atas disk yang disimpan
dalam ruang yang sangat lembab
Sumber: Jean-Marc Fontain

Dokumen yang terbakar

Sumber: The Archives of the Republic of Slovenia -
photo Dragica Kokalj

Masalah jamur ini perlu mendapat perhatian yang besar. Bakteri penyebab
tumbuhnya jamur ini begitu kecilnya, sehingga sangatlah sulit untuk dapat dilihat
dengan mata biasa. Jamur ini dapat membusukkan selulos dan kertas. Biasanya
kertas berubah menjadi kuning, coklat datu bintik-bintik hitam. Disamping
membusukkan selulos, jamur juga merusakkan perekat serta melengketkan antara
satu kertas dengan kertas lainnya. Jamur tumbuh terutama disebabkan oleh faktor
lingkungan, seperti kelembaban, temperatur dan cahaya. Faktor kelembaban dan
temperaturlah seberulnya yang paling berpengaruh. Faktor lain yang
memungkinkan untuk tumbuhnya jamur adalah ruang penyimpanan yang terlalu
gelap dan kelembaban di atas 0% RH (relative humidity).

Disamping itu, jamur juga menyebabkan timbulnya "foxing" yaitu bintik-bintik coklat
pada kertas. Ini banyak terjadi pada kertas-kertas tua. Bintik-bintik tersebut sebagai
akibat dari reaksi kimia antara campuran besi yang terkandung di dlaam kertas dan
asam organik yang dikeluarkan oleh jamur.

Serangga berbahaya bagi arsip dan merupakan masalah yangpelik di negara tropis.
Serangga sering diketemukan di pelbagai tempat di dalam gedung yang gelap.
Mereka biasanyam membuat sarang di antara lembar-lembar arsip, rak, almari, laci
dan sebagainya. Lem atau perekat dari tepung kanji merupakan makan yang
mereka gemari. Sehingga tidak mengherankan jika jilidan buku/arsip mendapat
prioritas utama untuk dimakan/dirusak. Selain itu mereka juga merusak kertas, foto,
label dan sebagainya.

Beberapa jenis serangga yang menyerang kertas antara lain rayap, ngengat
(silferfish), kutu buku (bookworm), dan psocids (semacam kutu buku).

Kerusakan fisik disebabkan oleh faktor cahaya, panas dan air. Ketiganya merupakan
penyebab perubahan photochemical, hydrolytic atau oxidatic di dalam kertas.

Penyebab utama dari kehancuran kertas oleh faktor cahaya adalah sinar ultraviolet.
Ultraviolet dapat merusakkan selulos kertas dan bahan-bahanlain arsip, tekstil,
lukisan, dan sebagainya.

Disamping akibat ultraviolet, juga akibat dari "radiant energy" (kekuatan radian).
Kekuatan radian adalah kekuatan dari gerak gelombang sinar yang mengenai suatu
objek. Beberapa atau sebagian dari kekuatan radian ini diserap oleh objek yang
bersangkutan. Bila mengenai kertas, molekul-molekul pada kertas akan
mengembang atau mengurai dan akan mengalami reaksi kimia. Banyak kertas
luntur warnanya dan menjadi lemah atau getas jika terkena sinar. Semua sinar, baik
sinar matahari maupun yang buatan mengandung unsur sinar ultraviolet.

Kondisi fisik kertas akan terpengaruh oleh derajat panas dan kadar kelembaban di
dalam ruang penyimpanan. Derajad panas yang tinggi akan menyebabkan kertas
menjadi kering, getas dan mudah rapuh. Sedangkan uap air menyebabkan kertas-
kertas menjadi lembab atau basah dan mendorong untuk tumbuhnya jamur.

Zat-zat kimia yang terdapat dlaam udara ruang penyimpanan dan arsip sendiri
menyebabkan kerusakan kertas misalnya gas asidik, pencemaran atmosfir, dbu dan
tinta. Gas asidik dan pencemaran udaralah yang sangat cepat merusak arsip.

Gas asidik secara perlahan-lahan akan menyerang selulos, dengan akibat kertas
menjadi luntur dan getas. Kerusakan akan menjadi lebih hebat lagi jika panas dan
uap air yang terkandung di dalam atmosfir melampaui batas yang sebenarnya.

Pencemaran atmosfir adalah salah satu sebab utama merosotnya derajat kimia
yang terkandung di dalam kertas. Pencemaran karena adanya nitorogen, sulfur acid
penyebab kerusakan terbesar dari pada kertas. Berkas-berkas zat besi dan tembaga
yang ada pada kertas atau kulit merupakan katalistor yang sempurna dalam
mengubah sulfur dioksid menjadi asam belerang. Asam belerang inilah yang
mempunyai daya perusak yang sangat besar terhadap kertas. Pencemaran udara ini
banyak terjadi di daerah-daerah industri.

Faktor kerusakan kertas uamg lain inilah yang disebabkan oleh asama. Adanya
asam ini biasanya sejak kertas itu sendiri dibuat. Dengan kata lain bahwa kerusakan
kertas disebabkan karena kertas itu sendiri. Kertas yang baik adalah kertas yang
bebas asam atau yang ber HP 7. Ukuran HP ini adalah dari satu sampai dengan 14.
Kurang dari 7 berarti mengandung asam dan lebih dari 7 berarti alkalin. Alat-alat
yang sering dipergunakan untuk mengukur HP ini adalah PH meter. Arsip-arsip
sebelum abad ke-19 biasanya menggunakan kertas dengan rata-rata PH 6,9 sedang
setelah abad ke-19 dengan rata-rata PH 5,4. Semakin rendah PH nya berarti
semakin banyak asamnya dan dengan sendirinya kertas tersebut akan lebih cepat
rusak.
 Pengetesan kadar PH pada arsip konvensional di ANRI Bahan-bahan pengetesan kadar keasaman di ANRI

Instalasi Laboratorium mempunyai tugas melaksanakan pengujian laboratorium

dalam rangka preservasi arsip konvensional dan media baru. Instalasi Laboratorium
menyelenggarakan fungsi:

1. Melakukan pengujian kualifikasi mutu sarana dan prasarana

arsip
2. Melakukan pengujian arsip yang perlu direstorasi atau
direproduksi
3. Melakukan pengujian bahan untuk pemeliharaan, restorasi,
dan reproduksi arsip
4. Melakukan pengujian hasil restorasi dan reproduksi arsip
5. Melakukan pengujian otentisitas arsip
 Foto beberapa aktivitas di Instalasi Laboratorium ANRI

FAKTOR-FAKTOR UTAMA PENYEBAB DEGRADASI PADA DOKUMEN

Deteriorasi
Peneranga Faktor
Medan
n yang Kimiawi
Temperatur Kelembaban Relatif Debu Polusi Magne Goncangan
tidak dan
t
terkontrol Biologis
Berflungtu
tinggi rendah tinggi Berflungtuasi
asi
men-dokumen tradisional
Mengunin
g dan
memudar;
Memperce mengkatal Hydroli Hydrolisi
Muncul
pat reaksi Kering Sobek isasi Kotor sis dan s dan Sobek
jamur
kimia reaksi- oxidasi oxidasi
reaksi
photokimi
a
nts Idem Idem Idem Deformasi Idem Idem Idem Idem Deformasi
Idem Idem Idem Sobek Idem Idem Idem Idem Sobek

men-dokumen foto
Mengunin
g dan
memudar;
Kering
o Memperce Deformasi, mengkatal Tergor Hydroli Hydrolisi
(jika Muncul
atif pat reaksi mempercepat isasi es, sis dan s dan Deformasi, sobek
RH<20% jamur
utih kimia reaksi kimia reaksi- kotor oxidasi oxidasi
)
reaksi
photokimi
a
o
atif Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem
a

ss Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem Patah, tergores

men-dokumen audiovisual
Muncul
Patah/ jamur, Tergo- Oksida
Deformasi Patah
retak reaksi res si
kimia
Dilaminasi
cal
Deformasi (pengelupa Idem Idem Patah, tergores, materi hi
san pernis)
 Static
electricit
y (jika
RH<20% Degrad
k Degradasi
), Idem deformasi Idem asi
an sinyal
mengala sinyal
mi
kerapuh
an
Thermo- Mempeng
oxdation aruhi dye
ed)
terhadap layer Idem
varnish (recordabl
ble)
(pernis) e CD)

Sumber: Safeguarding Our Documentary Heritage, UNESCO, 2001