You are on page 1of 5

PENGENALAN KEPADA PENGURUSAN

PROJEK

Projek menterjemah dimulai 29/5/2006. Ianya merupakan ringkasan


dari modul OUM + Nota dari laman web saya. Tujuan utama adalah
untuk membantu rakan supaya mudah memahami Subjek ini.

Membuat nota bukanlah suatu perkara mudah, oleh itu saya


cukuplah sekadar email saya di shuhmy@gmail.com apabila
saudara/i memuat turun dari laman web saya. Seterusnya email
sekali lagi selepas saudara/i memperolehi keputusan peperiksaan.
Ini membolehkan saya mengetahui keberkesanan nota ini.

Terima Kasih kerana sudi menjadi nota ini sebagai rujukan.

1
Bab 1 Pengenalan Kepada Pengurusan Projek
1.1 Pengertian Projek dan Pengurusan Projek

Menurut PIM (Project Management Institute) definasi Projek:

“Projek adalah satu usaha sementara terdiri dari pada beberapa siri aktiviti
dan tugas yang dibuat untuk mencipta satu produk atau servis yang unik”

Projek adalah aktiviti yang dirancang. Projek selalunya adalah suatu aktiviti yang
dirancang dengan teliti untuk mencapai keputusan yang diidamkan. Projek boleh
dibahagikan kepada beberapa tugas yang mesti dicapai(dipenuhi) dalam usaha
utuk mencapai cita-cita yang diinginkan.

Contoh projek:
 Pembinaan Bangunan
 Pengeluaran Produk
 Pembinaan Pakej Perisian Payroll

Projek mempunyai objektif yang spesifik yang perlu diselesaikan di dalam


spesifikasi tertentu, menentukan tarikh mula dan tamat, dilakukan oleh manusia
atau sumber bukan manusia (duit, bahan dll), dirancang, dilaksanakan dan
dikawal, dengan sumber yang terhad (budget, orang, peralatan, masa dll yang
terhad). Syarikat yang melaksanakan sesuatu projek biasanya akan
membahagikan projek mereka kepada beberapa fasa atau peringkat untuk
membolehkan kawalan pengurusan yang lebih baik. Semua fasa projek ini
dikenali sebagai Kitar Hayat Projek (project life-cycle).

Projek adalah sangat komplek sehinggakan pecahan tugasan memerlukan


penyelarasan yang teliti dan kawalan terhadap masa, kos dan pretasi.

Seperti benda hidup, projek juga mempunyai kitar hayat. Dari permulaan yang
perlahan, ianya akan terus maju sehingga tahap kemuncak dan seterusnya
berkurangan dan akhirnya perlu ditamatkan. Tujuan asas projek adalah untuk
mencapai tujuan yang spesifik.

Pengurusan Projek (Project Management) adalah penggunaan terhadap


pengetahuan, skil, perkakasan dan teknik terhadap aktiviti projek untuk
menyiapkan sesuatu projek. Ianya adalah proses penggabungan kesemuanya
untuk membolehkan projek itu disiapkan sejajar dengan perubahan projek di
dalam kitar hayatnya di dalam mencapai matlamat (cita-cita) projek.

Kejayaan Pengurusan Projek berlaku apabila mencapai objektif projek dalam


masa dan budget yang telah ditetapkan. Pengurusan Projek melibatkan
perancangan projek, menganjurkan (organising), pengambilan kakitangan
(staffing), arahan (directing), pemantauan, kawalan, memperkenalkan sesuatu
yang baru (innovating) dan mewakili. Pengurus Projek bermatlamat untuk
mencapai sasaran atau lebih dari sasaran yang diharapkan oleh pemegang
saham (stakeholder).

2
Pengurus Projek adalah orang yang bertanggungjawap di dalam pengurusan,
menyediakan kakitangan, membuat budget, memberi arahan, perancangan dan
melakukan kawalan terhadap sesuatu projek. Pengurus Projek membina satu
pelan dimana projek tersebut dikawal dan dijejak (tracked) untuk memastikan
projek tersebut mencapai matlamat yang ditetapkan. Untuk ini, Pengurus Projek
memerlukan informasi (maklumat) betul dan tepat pada masanya. Maklumat ini
perlu dibekalkan dengan perancangan dan sistem kawalan, dimana mengariskan
skop kerja dan mengukur prestasi supaya mengikut perancangan yang asal.

1.2 Projek Perisian melawan Projek Jenis Lain (Software Porjects vs Other
Types of Projects)

Produk berdasarkan Projek Perisian mempunyai beberapa ciri:

Ciri-ciri Butir
Tidak Nampak Artifak fizikal seperti jambatan atau jalan sedang dibuat.
(Invisibility) Kemajuan projek dapat dilihat. Projek-projek perisian,
kemajuan(progres) bukanlah dengan serta merta boleh
dilihat hasilnya. Adalah sukar untuk pengurus projek
menilai(mentaksirkan) kemajuan sesuatu projek perisian
semasa pembikinan perisian tersebut.

Kerumitan Perbandingan setiap ringgit, produk perisian mempunyai


(Complexity) kerumitan yang lebih jika dibandingkan dengan kejuruteraan
artifak. Usaha yang dikenakan terhadap modul program
yang berbeza adalah berbeza mengikut keperluan, input
dan output yang diperlukan oleh setiap modul.

Keakuran Projek jenis sistem fizikal seperti simen, besi dll mengikut
(conformity) hukum fizikal yang tetap tetapi pembangunan perisian
mestilah selaras dengan kehendak pelanggan, organisasi
dsbnya yang mempunyai pandangan yang berbeza. Konflik
terhadap perbezaan teknik pengkodan (coding), kaedah dan
logik membuatkan projek perisian perlu menjelaskan
keakuran secara jelas.

Kelenturan Projek perisian mempunyai kekuatan kelenturan untuk


(flexibilty) menyesuaikan diri terhadap perubahan yang banyak.
Penambahan ke atas perisian tidak memerlukan program
yang lama untuk dibuang. Walaupun perubahan dibenarkan
dalam projek perisian namun ia akan memanjangkan
jangkamasa projek tersebut.

3
1.3 Project Stakeholders (Pemegang Kepentingan Projek)

Sesiapa yang mempunyai taruhan atau kepentingan di dalam projek dikenali


sebagai projek stakeholders.

Projek StakeHolder mungkin terdiri daripada 3 golongan:

Orang Dalaman yang Orang luar dari Orang luar yang tidak
berada di dalam pasukan projek tetapi ada kena mengena
pasukan projek yg berada di dalam dengan organisasi yang
dilaksanakan Organisasi yang sama membuat projek

Mereka ini terlibat secara Kakitangan atau jabatan Pelanggan(pengguna)


langsung dalam pasukan yang mana pasukan yang memperolehi
projek dan berpengaruh projek memerlukan manfaat dari sistem yang
di dalam aktiviti projek. bantuan dipasangkan atau
Boleh jadi Pengurus kontraktor yang terlibat
Projek atau ahli pasukan melakukan kerja-kerja
untuk projek tersebut

Projek stakeholders adalah organisasi atau orang (dalaman dan luaran) yang
mana berminat melibatkan diri secara aktif terhadap projek atau orang yang
berkepentingan serta berminat terhadap kesan yang akan terjadi apabila projek
itu dilaksanakan. Sesetengah stakeholders hanya berminat di dalam kesan hasil
daripada pelaksanaan projek tersebut, sementara yang lain hanya berminat
terhadap projek semasa projek tersebut dalam pembinaan.

Selain sebagai Pengurus Projek dan ahli pasukan projek, projek stakeholders
juga boleh terdiri daripada pelanggan luaran, pelanggan dalaman, pengguna
perniagaan, kakitangan dalaman, pemegang saham, kerajaan, pembekal,
komuniti tempatan dan agensi-agensi lain.

Adalah menjadi tugas Pengurus Projek untuk mengenal pasti semua Projek
Stakeholders dan menentukan keperluan dan jangkaan stakeholders terhadap
projek tersebut. Keperluan dan jangkaan(harapan) mesti di urus dan seimbang
untuk memastikan kejayaan projek. Mereka (stakeholders) digalakkan untuk
menyumbangkan kepakaran, idea dan pengetahuan yang berguna untuk
membantu kejayaan projek.

1.4 Cadangan Projek (Project Proposal) dan Kontrak

Cadangan projek adalah ringkasan kepada keputusan pembangunan yang dibuat


berdasarkan informasi yang diterima daripada pelanggan, pengalaman pengurus
projek, perbincangan diantara ahli kumpulan projek mengenai kemungkinan
alternatif yang boleh dilakukan sekiranya berlaku ancaman kepada projek
tersebut. Cadangan projek tersebut perlulah jelas dan kefahaman yang tinggi
perlu diberikan kepada pelanggan.

4
Cadangan projek mesti memasukkan cadangan jadual pembangunan peringkat
utama (main stages) dan kos keseluruhan. Ini membolehkan pelanggan
membuat keputusan sama ada ingin meneruskan atau berhenti setakat itu
sahaja.

Cadangan di dalam cadangan projek mestilah menyakinkan dan berkaitan


dengan kehendak pengguna. Cadangan mestilah menakjubkan dan inovatif
kerana pelanggan mungkin juga telah menerima cadangan dari syarikat lain.
Oleh itu cadangan tersebut perlulah mempunyai daya bersaing (bertanding).

Cadangan Projek mesti meliputi perkara di bawah:

 Pengenalan am dan ringkasan eksekutif (executive summary)


 Kenyataan apa yang pelanggan dan pelanggan mahu dari projek tersebut
 Menerangkan secara am perkhidmatan yang ditawarkan dan alasan untuk
memilih mereka dan kemungkinan kepelbagaian jika ada.
 Gambar rajah menggariskan struktur dicadangkan
 Menerangkan keperluan sumber manusia/bukan manusia yang diperlukan
 Struktur jadual dan pecahan kerja
 Struktur pembayaran/kos
 Kekangan/batasan (limitations) terhadap cadangan tersebut.

Kontrak adalah persetujuan diantara semua pihak yang terlibat yang


mendefinasikan faedah dan tanggungjawap mereka yang berkaitan.

Kontrak untuk produk perisian mengharuskan pasukan projek untuk


menyediakan jadual untuk projek tersebut dapat dihantar dalam satu jangkamasa
yang ditetapkan dan kadar upah yang dikenakan. Kontrak hanya ditanda tangani
setelah pelanggan berpuas hati dan bersetuju dengan cadangan yang dihantar.
Cadangan boleh diperincikan (mengenai akitiviti/tugas, jadual dan budget) dan
seterusnya menjadi dokumen kontrak. Setelah kontrak ditanda tangani oleh
semua pihak yang terlibat, kerja sebenar projek boleh dilaksanakan.

1.5 Project Management Information System (PMIS) - Pengurusan Projek


berdasarkan Sistem Informasi.

PMIS membantu di dalam membuat gambar rajah. Penjadualan dan


menjejak semua projek yang ada di dalam sesuatu projek.

PMIS juga mengawal kiraan kos, kadar keuntungan, perbedaan, membuat


laporan pengurusan dsbnya. Pakej awal PMIS adalah besar dan menggunakan
mainframe. Kini perisian seperti Micorsoft Project boleh digunakan pada
komputer biasa.

1.6 Pengenalan kepada Microsof Project

Versi terkini adalah Microsoft Project 2002. Perisian ini membolehkan kita
melakukan pelan perancangan, mengisi dan mengurus semua butiran yang perlu
disiapkan mengikut susun atur untuk mencapai okbjektif projek. Boleh membantu
di dalam persediaan dokumen projek, jejak progres, menganalisis kos, menilai
kualiti projek dan mengurus banyak projek di dalam sesuatu masa. Boleh dicapai
mengunakan web browser untuk memudahkan komunikasi.

You might also like