BAB I PENDAHULUAN

1.1. Umum Dunia komputer jaman sekarang berkembang dengan begitu pesat dan canggih baik dari segi perangkat keras maupun perangkat lunak, ini memungkinkan karena kemajuan teknologi di bidang elektronika komputer yang menunjang berkembangnya perangkat keras komputer, ini juga mengakibatkan perkembangan ilmu perangkat lunak serta cabang-cabang ilmu yang terkait. Kemajuan teknologi perangkat lunak tentunya diikuti dengan tingginya kebutuhan akan perangkat keras. Maka dengan demikian penggunaan komputer dalam segala aspek bisnis terus berkembang pesat. Komputer merupakan peralatan yang umum bagi pemecahan masalah di seluruh dunia karena dapat mengakses data dari penyimpanan dan lebih mudah dibandingkan dengan teknologi lain. Komputer, awalnya digunakan pada tingkat lokal untuk memecahkan

permasalahan lokal. Sekarang situasinya jauh berbeda, komputer digunakan untuk mengelola sumber daya yang luas dari perusahaan-perusahaan yang memandang seluruh dunia sebagai pasar mereka. Para eksekutif perusahaan melakukan investasi pada teknologi komputer, dengan tujuan mencapai skala ekonomis, mengembangkan produk yang dapat memenuhi pelayanan kesehatan masyarakat.

1

2 Setiap perusahaan dapat meningkatkan mutu pelayanan dengan memperlancar proses transaksi yang lebih maksimal, cepat, tepat dan akurat. Oleh karena itu pada laporan kuliah kerja praktek ini penulis akan mencoba membuat suatu rancangan sistem dengan judul : “ ANALISA SISTEM IURAN BULANAN SISWA SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 8 JL. RAYA PEJATEN PASAR MINGGU JAKARTA SELATAN “ 1.2. Maksud dan Tujuan Maksud dari penyusunan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengembangkan sistem yang sudah ada agar lebih maksimal. 2. Sebagai manifestasi yang sudah di dapat selama duduk dibangku kuliah ke dalam lingkungan kerja nyata. Adanya tujuan Untuk memenuhi salah satu mata kuliah Kuliah Kerja Praktek (KKP) pada Semester V dan syarat untuk dapat mengikuti program tugas akhir (TA) pada semester terakhir pada jurusan Akademi Manajemen Informatika dan Komputer di Bina Sarana Informatika (AMIK BSI). 1.3. Metode Penelitian Dalam menyusun Tugas Akhir ini penulis melakukan pengumpulan data dengan metode sebagai berikut :

3 1. Observasi Observasi atau pengamatan langsung merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung terhadap kegiatan yang teliti. Disini penulis

melaksanakan riset pada SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 8 selama satu minggu dan mengamati bagaimana system pembayaran iuran bulanan siswa pada sekolah ini. 2. Wawancara Penelitian melakukan wawancara langsung dengan orang-orang yang bekerja dalam bidang Pengolahan Data Iuran Bulanan. 3. Studi Kepustakaan Data diperoleh dengan bersumber dari buku-buku kuliah, literatur-literatur, referensi buku, dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan penyusunan kuliah kerja praktek (KKP) ini. 1.4. Ruang Lingkup Permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini dimulai dari proses pembayaran, pemeriksaan, pencatatan, pembuatan laporan. 1.5. Sistematika Penulisan Laporan penelitian ini secara keseluruhan ditulis dalam 5 (lima) bab terdiri dari:

BAB I

PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan mengenai umum, maksud dan tujuan, metode penelitian yang digunakan, ruang lingkup penelitian dan sistematika penulisan.

4

BAB II

LANDASAN TEORI Bab ini menjelaskan tentang konsep yang dibahas tentang pengertian sistem serta peralatan pendukung (tools system) yang meliputi Diagram Alir Data (DAD).

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN Bagian ini menjelaskan secara umum tentang tinjauan terhadap perusahaan baik tentang sejarah perusahaan, struktur dan fungsi organisasi, mengenai bagaimana prosedur sistem yang berjalan, diagram alir data, spesifikasi sistem berjalan, spesifikasi bentuk dokumen masukan maupun keluaran serta permasalah yang ada serta alternatif pemecahan masalah tersebut.

BAB V

PENUTUP Bagian ini menguraikan mengenai kesimpulan dari hasil penulisan tugas akhir ini dan disertai saran-saran yang berguna di kemudian hari.

5

BAB II LANDASAN TEORI

2.1. Konsep Dasar Sistem Menurut Raymond Meleod, Jr, 1998 sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Jerry Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr. John Willey and Sons, 1981 Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut John F, Nash, Martin B Roberts, 1984 sistem adalah suatu kumpulan komponen yang berinteraksi membentuk satu kesatuan dan keutuhan yang kompleks dalam tingkat tertentu untuk mengejar tujuan yang umum. Menurut HM Jogiyanto, 2001 sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang

berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem mempunyai karakteristik tertentu yaitu:

a.

Komponen Sistem (Components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

6

b.

Batasan Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environments) Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem. d. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari subsistem ke subsistem yang lainnya. e. Masukan Sistem (Input) Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) yaitu energi yang dimasukan supaya sistem tersebut dapat beroperasi, dan masukan sinyal (signal input) yaitu energi yang diproses untuk di dapatkan keluaran.

7

f. Keluaran Sistem (Output) Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. g. Pengolah Sistem (Process) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Contohnya suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain menjadi keluaran berupa barang jadi. h. Sasaran Sistem (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective) .Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan di hasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila megenai sasaran atau tujuannya.

Klasifikasi Sistem Selain karakteristik yang telah dijelaskan di atas sistem juga dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, di antaranya adalah sebagai berikut : 1. Sistem abstrak (Abstract System) dan sistem fisik (Physical System).

8 Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akutansi, sistem produksi dan lain-lain. 2. Sistem alamiah (Natural System) dan sistem buatan manusia (Human Made System). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antar manusia dengan mesin disebut dengan human –machine system atau man-machine system. Contoh sistem informasi. 3. Sistem tertentu (Deterministic System) dan sistem tak tentu (Probabilistic System). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat di prediksi. Interaksi diantaranya bagian-bagiannya terdapat di dedikasi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat di ramalkan. Contohnya sistem komputer. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem tertutup (Closed System) dan sistem terbuka (Open System) Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lainnya.

9 2.2. Peralatan Pendukung (Tools System) Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logikal model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang dan diagramdiagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya. Peralatan pendukung yang digunakan pada penulisan laporan kuliah kerja praktek ini adalah A. Diagram Alir Data (DAD) Diagram alir data (DAD) menurut Kusnadi, adalah diagram yang menggunakan simbol-simbol yang digunakan untuk menggambarkan arus dari data sistem dan untuk membantu didalam berkomunikasi dengan pemakai sistem secara logika. Diagram alir data sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. Kekurangan dari Diagram Alir Data adalah tidak menunjukkan proses perulangan atau looping, proses keputusan dan proses perhitungan. Simbol-simbol yang digunakan :
a.

Kesatuan Luar (External Entity) Kesatuan Luar (External Entity) atau batasan sistem (boundary) adalah merupakan kesatuan dilingkungan luar sistem yang berupa orang atau organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. External Entity digambarkan dengan simbol bujur sangkar.

b.

Proses (Process) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk

10 menghasilkan arus data yang akan keluar dari proses. dengan simbol lingkaran. Proses digambarkan

c.

Simpanan Data (Data Store) Simpanan data digambarkan dengan simbol sepasang garis horizontal paralel yang tertutup disalah satu ujungnya. Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa, suatu file atau database disistem komputer, suatu arsip atau catatan manual, suatu kotak tempat data di meja seseorang, suatu tabel acuan manual, suatu agenda atau buku.

d.

Arus Data (Data Flow) Menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem. Arus data digambarkan dengan simbol tanda panah. Arus data mengalir diantara proses, external entity dan data store. Arus data sebaiknya diberi nama yang jelas dan mempunyai arti. Nama dari arus data dituliskan disamping garis panahnya. Aturan main atau bentuk rambu-rambu yang baku dan berlaku dalam penggunaan Diagram Alir Data untuk membuat model sistem adalah :
a. b.

External entity dengan external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung. Data Store yang satu dengan data store yang lainnya tidak boleh dihubungkan secara langsung.

c.

Tidak diperbolehkan atau diperkenankan menghubungkan data store dengan external entity secara langsung.

d.

Setiap proses harus ada data flow yang masuk dan ada juga data flow yang keluar.

11 Langkah-langkah didalam membuat Diagram Alir Data dibagi menjadi tiga tahap atau tingkat konstruksi Diagram Alir Data, yaitu :

Diagram Konteks Diagram konteks untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. Diagram Nol Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses yang ada didalam diagram konteks, yang penjabarannya secara lebih terinci. Diagram Detail Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada didalam diagram nol. B. Normalisasi File Teknik normalisasi dikemukakan pertama kali oleh E.F Codd (1970). Normalisasi adalah proses pengelompokkan elemen data kedalam bentuk tabel yang menyatakan entitas-entitas hubungan mereka sehingga terwujud satu bentuk yang memudahkan adanya perubahan dengan dampak sekecil mungkin tata sutabri (1999). Analisa Sistem Informasi (Jakarta : BSI,1999),hal 120. Normalisasi file merupakan proses pengelompokkan data elemen memiliki tabeltabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Adapun normalisasi file adalah untuk memudahkan disaat ingin melakukan pembacaan dan update database, semakin baik pembuatan normalisasi filenya maka semakin baik pula rancangan databasenya.

12 Setiap file selalu terdapat kunci dari file berupa suatu field atau satu set field yang dapat mewakili record. Ada beberapa macam kunci (key Function) yang digunakan untuk proses pencarian, penyaringan, hapus dan lain sebagainya yang biasa digunakan di dalam pengolahan database, yaitu sebagai berikut : 1. Super Key Himpunan dari satu atau lebih entitas yang digunakan untuk mengidentifikasikan secara unik sebuah identitas dalam entitas set. 2. Kunci Calon (Candidate Key) Kunci kandidat adalah satu set atribut atau satu set minimal atribut yang

mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik dari satu entity. 3. Kunci Primer (Primary Key) Kunci Primer adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian yang spesifik, akan tetapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. 4. Kunci Alternatif (Alternate Key) Kunci alternatif adalah kunci kandidat yang tidak dipakai sebagai primary Key. 5. Kunci Tamu (Foreign Key) Kunci tamu adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mewakili satu relationship (hubungan) yang menunjukkan ke induknya. Adapun bentuk normalisasi file adalah sebagai berikut : a. Bentuk Tidak Normal (Unnormalized Form)

13 Bentuk ini merupakan data yang akan direkam, tidak ada keharusan mengikuti suatu format tertentu, dapat saja data tidak lengkap atau terduplikasi. Data dikumpulkan apa adanya sesuai dengan saat menginput.

b. Bentuk Normal Kesatu (1 NF/First Normal Form) Bentuk ini mempunyai ciri dimana setiap data dibentuk setiap record, dan nilai dari field atomatic value yaitu tidak ada satu set atribut yang bernilai ganda. c. Bentuk Normal Kedua (2 NF/Second Normal Form) Untuk menjadi bentuk normal kedua, data yang telah ada pada bentuk 1NF dan atribut bukan harus bergantung utama/Primary key yang bersifat unik. d. Bentuk Normal Ketiga (3 NF/Third Normal Form) Dalam bentuk normal ketiga, relasi haruslah dalam bentuk 2 NF dan secara fungsional pada kunci

semua atribut bukan primer tidak punya hubungan yang transitif. Dengan kata lain, setiap atribut bukan kunci haruslah bergantung hanya pada primary key dan pada primary key secara menyeluruh. e. Boyce-Codd Normal Form (BCNF) Yaitu relasi harus berada dalam bentuk normal kesatu dan setiap atribut harus bergantung fungsi pada atribut superkey. Dari hasil normalisasi tersebut maka didapat beberapa file. File di dalam pemprosesan aplikasi dapat dikatagorikan ke dalam beberapa file, diantaranya yaitu :

14 a. File Master Berisi data yang tetap dimana pemprosesan terhadap data hanya pada waktu-waktu tertentu. b. File Input (Transaksi) Berisi data masukan yang berupa data transaksi dimana data-data tersebut akan diolah oleh komputer. c. File Laporan File ini berisi informasi yang ditampilkan dalam sebuah laporan. d. File Sejarah/Arsip (History) Berisi data masa lalu yang sudah tidak aktif lagi tetapi disimpan untuk keperluan masa depan. e. File Pelindung (Backup) Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu. f. File Kerja (Temporary File) Berisi data-data hasil pemprosesan yang bersifat sementara. g. File Library Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data. C. Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi (JogiantoHM, Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, 1999, hal 725). Kamus data

15 dibuat berdasarkan arus data yang ada pada Diagram Alir Data. Arus data yang ada di dalam Diagram Alir Data sifatnya global dan hanya ditunjukkan nama arus datanya saja. Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Hal-hal yang harus dimuat dalam kamus data antara lain : 1. Nama Arus Data Karena kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir diagram alir data, maka nama dari arus data ini perlu dicatat di kamus data, sehingga mereka yang membaca Diagram Alir Data memerlukan penjelasan lebih lanjut tentang suatu arus data tertentu di Diagram Alir Data dapat langsung mencarinya dengan mudah di kamus data. 2. Alias Alias atau nama lain dari data yang harus di tuliskan. Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen yang satu dengan yang lainnya. 3. Arus Data Arus Data menunjukan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di kamus data supaya memudahkan mencari arus data di dalam diagram arus data. 4. Tipe Data Telah di ketahui bahwa arus data dapat mengalir dari hasil suatu proses ke proses yang lainnya. Data yang mengalir ini biasanya dalam bentuk laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari data yang mengalir dapat

16 berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini perlu dicatat di kamus data. 5. Struktur Data Struktur data menunjukkan arus data yang perlu dicatat pada kamus data yang terdiri dari item-item atau elemen-elemen data. 6. Volume Volume perlu dicatat didalam kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya arus data yang mengalir dalam saru periode tertentu. Sedangkan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. 7. Periode Periode ini menunjukkan kapan terjadinya arus data ini. Periode perlu dicatat di kamus data karena dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan kedalam sistem, kapan proses program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

17 1. Notasi Tipe Data Selain hal tersebut di atas, kamus data juga mempunyai suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan,yang disebut notasi tipe data. Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format input maupun output suatu data. Notasi yang umum digunakan antara lain :

Tabel II.1 Notasi Tipe Data

NOTASI X 9 A Z . , /

KETERANGAN Setiap Karakter Angka Numerik Karakter Alphabet Angka nol ditampilkan sebagai spasi kosong Titik, sebagai pemisah ribuan Koma, sebagai pemisah pecahan Hypen, sebagai tanda penghubung Slash, sebagai tanda pembagi

2. Notasi Struktur Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi elemen data. Dimana notasi yang umum digunakan adalah sebagai berikut:

18

Tabel II.2. Notasi Struktur Data

NOTASI = + () {} [] I *

KETERANGAN Terdiri dari And (dan) Pilihan (boleh Ya atau Tidak) Iterasi atau pengulangan proses Pilih salah satu pilihan Pemisah pilihan didalam tanda [ ] Keterangan atau catatan

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum Kesehatan berperan penting demi tercapainya pembangunan nasional dalam rencana pembangunan kesehatan menuju Indonesia sehat dan bertujuan meningkatkan dan menciptakan masyarakat yang sehat untuk peningkatan kualitas sumber daya manusia yang tangguh, dan ditunjang dengan peningkatan petugas yang profesional, kreatif dan disiplin tinggi dalam melaksanakan pelayanan kesehatan. Puskesmas merupakan sarana pelayanan kesehatan yang sangat diperlukan oleh masyarakat karena dalam setap kegiatannya meliputi bidang-bidang lingkungan kesehatan. Adapun kegiatan pelayanan di Puskesmas Pancoran Mas Depok ini meliputi kesehatan ibu dan anak, KB, kesehatan lingkungan, pengobatan, posyandu, peningkatan gizi, pencegahan dan pemberantas penyakit menular dan lain-lain. Dalam setiap kegiatan yang ada di Puskesmas Pancoran Mas Depok ini hasil laporan masing-masing kegiatan ini harus mendekati kebenaran dan keabsahannya, maka dibutuhkan sarana komputer sebagai alat bantu untuk meningkatkan kemampuan manajemen yang berkualitas. Adapun fungsi dari Puskesmas itu sendiri adalah sebagai berikut : a. Sebagai pusat pembangunan kesehatan masyarakat. b. Membina peran serta masyarakat dalam rangka meningkatkan kemajuan

untuk hidup sehat.

19

20 c. Memberikan pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan terpadu pada

masyarakat. 3.2. Tinjauan Terhadap Perusahaan Puskesmas Pancoran Mas Depok ini merupakan puskesmas induk yang berada di Kecamatan Pancoran Mas. Puskesmas ini dipimpin oleh seorang Kepala Puskesmas. Puskesmas ini mempunyai dua wilayah binaan Puskesmas Pancoran Mas, dan Desa Mampang masuk dalam wilayah binaan Puskesmas Depok Jaya. Oleh karena itu sasaran program semakin besar, sehingga perlu diadakan kerja sama secara optimal dan terpadu. 3.2.1. Sejarah Perusahaan Puskesmas Pancoran Mas dibangun sekitar tahun 1959 dengan nama KOPEM yaitu Komando Pemberantas Penyakit Malaria, pada tahun 1967 dari kopem dirubah menjadi klinik, pada tahun 1970 diubah lagi menjadi balai pengobatan, dari bala pengobatan menjadi puskesmas Depok pada tahun 1980 sekaligus peningkatan status menjadi puskesmas Induk. Pada tahun angkatan 1999/1991 Puskesmas Depok banyak mengalami perubahan baik program, sasaran, wilayah binaan, maupun nama. Sesuai dengan keputusan kapala dinas kesehatan terhitung bulan februari 1991 nama Puskesmas Depok berubah menjadi Pancoran Mas Depok sampai sekarang. Struktur Organisasi dan Fungsi Struktur organisasi dalam Puskesmas Pancoran Mas Depok ini mempunyai satu orang pemimpin yaitu kepala Puskesmas yang memberikan saran maupun pendapat kepada para pegawai yang ada di dalam Puskesmas Pancoran Mas Depok guna memperlancar kerja dari pada puskesmas itu sendiri. Adapun struktur organisasi Puskesmas Pancoran Mas digambarkan dalam bagan sebagai berikut :

21

Kepala Puskesmas Tata Usaha

UNIT 1 Pencegahan dan Pemberantasan Penyakit

UNIT 2 Peningkatan dan Kesehatan Keluarga

UNIT 3 Pemulihan Kesehatan dan Rujukan

UNIT 4 Kesling Penyuluhan dan PSM

UNIT 5 Perawatan Persalinan

UNIT 6 Penunjang

UNIT 7 Pelaksanaan Khusus

Bidan Desa

Keterangan : Kesling : Kesehatan Lingkungan PSM : Penyuluhan Kesehatan Masyarakat

Gambar III.1 Struktur Organisasi Puskesmas Pancoran Mas Depok

Adapun fungsi dari Struktur Organisasi adalah sebagai berikut : 1. Kepala Puskesmas

22 a. Memimpin dan bertanggung jawab atas koordinasi dari segala kegiatan dalam daerah yang dilayani oleh Puskesmas, atas pemberian arah dan petunjuk kepada staf dalam menetapkan sasaran, merencanakan dan melaksanakan rencana kerja, mendapatkan pembekalan dan penilaian kerja. b. Menetapkan kebijaksanaan di bidang medik dalam hal pengobatan dan rehabilitasi medis. c. Melaksanakan penggunaan dan tanggung jawab keuangan dibantu oleh bagian keuangan. 2. Tata Usaha a. Administrasi Umum Fungsinya melaksanakan kegiatan-kegiatan berupa pencatatan data, penyimpanan data, pembuatan laporan-laporan data dan kunjungan pasien untuk pertanggung jawabkan dan di serahkan kepada Kepala Puskesmas Pancoran Mas Depok. b. Bendahara Fungsinya: 1. Membuat perencanaan anggaran yang dibutuhkan kemudian diajukan kepada kepala puskesmas untuk mendapat persetujuan. 2. Membuat laporan jumlah pendapatan dan pengeluaran Puskesmas. 3. Membantu kepala Puskesmas dalam melaksanakan kebijaksanaan keuangan Puskesmas.

3. Unit 1 (Pencegahan dan Pemberantas Penyakit Menular)

23 Mencegah dan menahan atau membatasi epidemik, mengurangi kejadian penyakit menular sanpai tingkat yang serendah-rendahya. 4. Unit 2 (Peningkatan dan Kesehatan Keluarga) a. Ahli Gizi Fungsinya memberikan penyuluhan kepada masyarakat megenai penyakitpenyakit yang dapat diderita akibat kekurangan gizi, memberikan pengobatan kepada masyarakat yang sudah menderita kekurangan gizi, mempelajari keadaan gizi masyarakat serta mengembangkan kesadaran masyarakat akan penting gizi, bertanggung jawab terhadap pendistribusian vitamin. Perawat Fungsinya memberikan bantuan kepada para dokter yang sedang memeriksa pasien. Sanitarian Fungsinya memberikan pelayanan dan penyuluhan kepada masyarakat tentang kebersiuhan rumah dan lingkungan. Bidan Fungsinya memberikan pengobatan kepada ibu dan anak-anak prasekolah dalam keadaan sakit yang tidak berat. Serta memberikan pelayanan dalam usaha keluarga berencana kepada mereka yang berkepentingan, untuk meningkatkan kesehatan keluarga dan mencapai taraf hidup yang lebih baik melalui menjarangkan kelahiran.

b.

c.

d.

5.

Unit 3 (Pemulihan Kesehatan dan Rujukan)

24 Dokter Umum Memberikan pengobatan dan perawatan kesehatan kepada masyarakat. b. Dokter Gigi Memberikan perawatan, pencegahan dan pengobatan pada kesehatan gigi serta memberikan penyuluhan kesehatan kepada masyarakat di wilayah kerja. Perawat Gigi Memberikan bantuan kepada dokter gigi dalam merawat dan mngobati pasien. 6. Unit 4 (Kesling penyuluhan dan PSM) Penyuluhan kesehatan masyarakat Memberikan penyuluhan tentang kesehatan lingkungan kepada masyarakat di desa-desa binaan. Sanitarian Sanitarian bekerja sama dengan penyuluhan kesehatan masyarakat memberikan penyuluhan tentang kebersihan rumah dan lingkungan. 7. Unit 5 (Perawatan Persalinan) Hanya terdapat pada Puskesmas perawatan membutuhkan tenaga dokter, bidan dan perawat. 8. Unit 6 (Penunjang) a. Petugas Laboratorium Fungsinya memberikan pelayanan laboratorium yang efisien, sebagai bagian dari infrastruktur kesehatan yang menunjang pemberantas penyakit menular, penyelidikan efimediologi dan pembinaan kesehatan. b. Apoteker

a.

c.

a.

b.

25 Memberikan pelayanan obat-obatan kepada pasien yang berobat jalan di Puskesmas. c. Gudang Obat Fungsinya: 1. 2. 3. 4. Membuat laporan pemakaian dan lembar permintaan obat Mengatur obat di gudang Mengisi kartu stock obat Menyalurkan obat ke loket obat

9. Unit 7 (Pelaksanaan Khusus) a. Mata Pemeriksaan kesehatan mata serta mengadakan operasi katarak. b. Jiwa Pelayanan dan pemeriksaan kejiwaan seseorang (pasien). 10. Bidan Desa Fungsinya: a. Melakukan posyandu 3.3. Prosedur Sistem Berjalan Sistem pelayanan rawat jalan adalah salah satu sistem yang terdapat di dalam Puskesmas Pancoran Mas Depok. Dalam pembuatan sistem berjalan ini akan dijelaskan tentang bagaimana pelayanan kesehatan rawat jalan, dimulai dari pasien pertama kali mendaftarkan diri, proses pemeriksaan pasien, dan penerimaan obat sampai dengan pembuatan laporan. a. Proses Pendaftaran Pasien

26 Pada saat pendaftaran pasien menyerahkan kartu berobat ke bagian pendaftaran setelah itu bagian pendaftaran melakukan pendataan pasien, setelah selesai di data kartu berobat diberikan kepada pasien. Kartu berobat ini harus dibawa jika pasien ingin berobat kembali. Data pasien yang telah disimpan sebagai arsip pasien. b. Proses Pemeriksaan Pasien Bagian pendaftaran memberikan kartu pasien rawat jalan ke dokter pada saat pemeriksaan dokter yang akan digunakan untuk pencatatan hasil pemeriksaan dokter dan dokter akan memberikan resep kepada pasien. c. Proses Pengambilan Obat Setelah pasien diperiksa, pasien mendapatkan resep obat dari dokter selanjutnya pasien memberikan resep obat ke bagian loket obat. d. Proses Pembuatan Laporan Setiap bulannya bagian tata usaha akan membuat laporan kegiatan bulanan Puskesmas berdasarkan arsip kartu pasien rawat jalan. Lalu laporan diberikan kepada Kepala Puskesmas. 3.4. Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan Pembahasan mengenai sistem berjalan di Puskesmas Pancoran Mas

divisualisasikan dalam bentuk diagram alir data. Adapun penjelasan lebih rinci diagram tersebut dibagi menjadi dua diagram, yaitu :

27

PASIEN

KB, RESEP, NO URUT

KB

BAGIAN PENDAFTARAAN

OBAT, RESEP, NO URUT

RESEP

ANALISA SISTEM PELAYANAN PASIEN RAWAT JALAN PADA PUSKESMAS PANCORAN MAS DEPOK

KB

LOKET OBAT

OBAT

LAPORAN KEGIATAN BULANAN

KEPALA PUSKESMAS

Keterangan : KB : Kartu Berobat

Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan

28

Arsip Pasien

Data Pasien

KB Pasien No Urut 1.0 Pendaftaran Pasien

KB KB Bagian Pendaftaran

No Urut Resep 2.0 Pemeriksaan KPRJ KPRJ Arsip KPRJ

Resep Resep Obat 3.0 Pengambilan Obat Loket Obat Obat

4.0 Laporan

KPRJ

Laporan Kegiatan Bulanan

Kepala Puskesmas

Keterangan : KPRJ KB : Kartu Pasien Rawat Jalan : Kartu Berobat Gambar III.3 Diagram Nol Sistem berjalan

29 3.5. Kamus Data Sistem Berjalan Kamus data atau Data Dictionary adalah katalog tentang data dan kebutuhankebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dibuat pada tahap analisa dan perancangan sistem, kamus data sebagai alat komunikasi antara sistem analis dengan pemakai, kamus data terdiri dari : a. Kamus Data Dokumen Masukan Kartu Berobat Nama Arus Data : Kartu Berobat Alias Bentuk Data Arus Data : : Formulir : Proses 1.0 – Pasien Proses 1.0 – Bagian Pendaftaran Proses 1.0 – Pasien Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi Keterangan : Sebagai kartu berobat : Setiap pasien datang berobat : 30 per hari : Header + Isi + Footer : Judul : Nomor + Nama_Pasien + Alamat : Nomor*nomor pasien* Nama_Pasien*nama pasien yang berobat* Alamat = Jalan + Rt + Rw + Kota Rt*Rukun tetangga*

1.

30 Rw*Rukun warga* Kota*Kota tempat tinggal pasien* b. Kamus Data Dokumen Keluaran 1. Resep Nama Arus Data : Resep Alias Bentuk Data Arus Data : : Cetakan Manual : Proses 2.0 – Pasien Pasien – Proses 3.0 Proses 3.0 – Loket Obat Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi : Untuk mengetahui jenis obat yang harus dibeli oleh pasien : Saat pasien selesai diperiksa dokter : 30 per hari : Isi : : No_Index + Nama_Pasien + Usia + Alamat + Tanggal + Daftar_Nama_Obat Keterangan : No_Index *terdiri dari enam digit* Nama_Pasien *nama pasien yang berobat* Alamat *tempat tinggal pasien* Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Daftar_Nama_Obat *nama obat yang akan ditebus* Footer : -

31 2. Laporan Kegiatan Bulanan Nama Arus Data : Laporan Kegiatan Bulanan Alias Bentuk Arus Data Penjelasan Periode Volume Struktur Data Header Isi : : Formulir : Proses 4.0 – Kepala Puskesmas : Laporan yang berisi kegiatan bulanan Puskesmas : Saat laporan selesai diperiksa Kepala Puskesmas : Per Bulan : Header + Isi + Footer : Judul : Kode_Puskesmas + Nama_Puskesmas + Kecamatan +

Puskesmas_Pembantu + Kota + Nama_Propinsi + Bulan + Tahun + Nomor + Kegiatan + Jumlah Keterangan : Kode_Puskesmas *terdiri dari delapan digit* Nama_Puskesmas *nama puskesmas* Kecamatan * terdiri dari tiga digit* Puskesmas_Pembantu *terdiri dari tiga digit* Kota *nama kota* Nama_Propinsi *nama propinsi* Nomor *nomor urut* Kegiatan *nama kegiatan puskesmas* Jumlah *jumlah pasien* Footer : Tanggal + Mengetahui + NIP

32 Keterangan : Tanggal = Tanggal + Bulan + Tahun Mengetahui *tanda tangan pejabat yang berwenang* NIP *terdiri dari sembilan digit* 3.6. Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi sistem yang telah ada, membutuhkan data atau input sebagai bahan untuk diproses atau diolah, sehingga akan menghasilkan bentuk output atau keluaran. Adapun spesifikasi sistem yang telah ada : 3.6.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Bentuk dokumen masukan pada sistem ini adalah segala bentuk input atau pemasukan yang diperlukan di dalam pemprosesan. Adapun bentuk dokumen masukan adalah : 1. Nama Dokumen : Kartu Berobat Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Bentuk : Kartu Tanda Pasien : Bagian Pendaftaran : Pasien : Setiap pasien datang berobat : Kertas : Satu Lembar : Lampiran A1.

4. Nama Dokumen : Data Pasien Fungsi Sumber Tujuan : Untuk mencatat data pasien yang akan berobat : Bagian Pendaftaran : Pasien

33 Frekuensi Media Jumlah Bentuk : Setiap pasien datang berobat : Kertas : Satu Lembar : Lampiran A2.

3.6.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Bentuk dokumen keluaran di dalam sistem berjalan ini adalah segala bentuk dokumen keluaran yang dihasilkan dari proses pengolahan data dokumen masukan. Dokumen keluarannya adalah sebagai berikut : 1. Nama Dokumen : Resep Fungsi Sumber Tujuan Frekuensi Media Jumlah Bentuk : Daftar obat yang diberikan pada pasien : Dokter : Pasien : Setelah pasien diperiksa dokter : Kertas : Satu Lembar : Lampiran B1.

2. Nama Dokumen : Laporan Kegiatan Bulanan Fungsi : Untuk memberikan laporan yang berisi jumlah data pasien yang berkunjung dan jumlah kegiatan setiap bulannya. Sumber Tujuan Frekuensi Media : Tata Usaha : Kepala Puskesmas : Laporan akhir bulan : Kertas

34 Jumlah Bentuk : Satu Lembar : Lapiran B2.

3.7. Permasalahan Pada Puskesmas Pancoran Mas Depok ini dalam sistem berjalannya terdapat beberapa masalah yang mungkin terjadi diantaranya : a. Dalam hal pencarian data masih dilakukan secara manual yang belum terkomputerisasi apabila pasien tidak membawa kartu berobat/kartunya hilang maka akan memerlukan waktu yang cukup lama untuk mencari data pasien tersebut. b. Diperlukannya tempat penyimpanan data yang besar supaya data tersebut

tersusun rapih sesuai nomor. c.Media yang digunakan berupa kertas sehingga mengakibatkan cepat terjadinya kerusakan, data mudah hilang, sobek, dan basah. 3.8. Alternatif Pemecahan Masalah Dari masalah di atas tersebut, maka penulis akan memberikan alternatif pemecahan masalah yaitu sebaiknya menggunakan media penyimpanan data yang mudah dalam pencarian data, yaitu dengan menggunakan komputer yang mempunyai kelebihan dan kekurangan. 1. Manual Pemecahan masalah secara manual dapat dilakukan dengan penambahan personil guna membantu dalam pemasukan, penyimpanan dan pengolahan data sampai dihasilkan laporan. Kelebihan :

35 a. Perubahan sistem relatif lebih sederhana dalam hal penyediaan peralatan

dan personil. b. Tidak membutuhkan biaya yang terlalu besar. Kekurangan : a. Masih ditemukan ketidaktelitian dalam pengolahan data. b. Masih menggunakan banyak tempat penyimpanan data. c. Data kurang terjamin keamanannya jika masih terjadi kerusakan dan kehilangan data. d. Dalam penambahan personil mengakibatkan sempitnya di dalam ruang geraknya sehingga dibutuhkan pula lebih banyak ruang kerja yang dibutuhkan. 2. Dengan Bantuan Komputer Perbaikan sistem dengan menggunakan komputer dapat menangani beberapa masalah yang ada. Kelebihan : a. Keamanan data yang lebih baik. b. Di dapatkan laporan data yang terbaru dengan cepat dan mudah

dengan ketelitian yang terjaga. c. Kekurangan : a. Memerlukan biaya yang cukup besar di dalam pengadaan dan perencanaan. b. Sebagai konsekuensinya diperlukan adanya tenaga ahli di bidang komputer dirasakan lebih menguntungkan, karena dapat menghasilkan informasi yang lebih akurat. Walaupun biaya awal yang diperlukan cukup besar, namun akan lebih jauh Penyimpanan data secara fisik tidak membutuhkan tempat yang luas.

36 menguntungkan bersamaan dengan meningkatnya jumlah pasien dan pelayanan medis Puskesmas Pancoran Mas Depok.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan Setelah membahas dan memahami sistem berjalan pada penulisan mata Kuliah Kerja Praktek ini maka penulis memberikan kesimpulan sebagai berikut : a. Sistem pelayanan kesehatan pada Puskesmas Pancoran Mas Depok masih dilakukan secara manual sehingga terjadinya permasalahan. b. Komputer sebagai alternatife pemecahan masalah yang dapat membatu menangani permasalahan yang dihadapi pada sistem yang ada pada bagian administrasi pada pelayanan pengobatan. c. Pengolahan data dengan menggunakan komputer dapat memberikan informasi yang cepat, tepat waktu, tepat guna dan akurat yang dapat menunjang semua kegiatan, adanya sarana komputer juga dapat mempermudah dalam penyimpanan data pasien, surat-surat dan laporan akan lebih terjamin keamanannya. d. Resiko yang dihadapi dalam pengetikan dan dari kesalahan-kesalahan dapat diperkecil.

37

38 5.2. Saran Dari beberapa macam kesimpulan yang telah penulis kemukakan di atas, maka untuk itu penulis mencoba memberikan beberapa saran-saran yang mungkin dapat membantu sistem kerja yang optimal, penulis memberikan saran terhadap sistem sekarang yaitu : a. Di dalam pengisian data harus dilakukan seteliti mungkin untuk mencegah terjadinya kesalahan yang akan membuat kekacauan dalam pembuatan laporan. b. Pemeliharaan perangkat keras dan perangkat lunak hendaknya harus selalu dipelihara secara rutin dan teratur, sehingga dalam pemakaian sistem lebih lancar dan baik serta tahan lama. c. Untuk keamanan sistem data pasien harus diberi password pada karyawan atau petugas yang lebih berhak mengakses data-data mengenai sistem, supaya tidak terjadi kekacauan yang disebabkan oleh petugas yang lain yang bukan haknya. d. Mengingat pentingnya data-data file, maka perlu adanya duplikat atau backup untuk data kerja. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kerusakan pada data atau data hilangnya yang disebabkan oleh virus atau error. e. Untuk periode tertentu perlu adanya pengecekan kembali pada sistem yang diusulkan untuk menjaga segala kemungkinan timbulnya kelemahan sistem dari sistem yang penulis buat. Karena kemajuan teknologi dibidang elektronika komputer yang menunjang berkembangnya perangkat keras komputer, ini juga mengakibatkan perkembangan ilmu perangkat lunak serta cabang-cabang ilmu yang terkait.

DAFTAR PUSTAKA

Jogiyanto, HM. 1999. Analis dan Design Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Edisi 2. PT. Andi Offset. Yogyakarta. Kusnadi, Yahdi, S. Kom. dkk. 1998. Perancangan Sistem Informasi. AMIK BSI. Jakarta. Mcleod, Jr, Raymond. 1996. Sistem Informasi Manajemen. Jilid 1. PT. Prenhalindo. Jakarta. Sutabri, Tata, S. Kom. 1999. Analisa Sistem Informasi. AMIK BSI. Jakarta.

39

40 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

BIODATA NIM Nama Lengkap Jenis Kelamin Tempat / Tanggal Lahir Alamat Lengkap : 12051370 : Dwi Siska Amiyati : Perempuan : Bogor, 1 Maret 1988 : Jl. Masjid Al-Ittihad Rt 01/03 No. 15 Bojong Pondok Terong Pancoran Mas Depok 16431

PENDIDIKAN Formal SDN Pondok Terong III SLTP Bintara SMUN I Bojong Gede di Depok di Depok di Bojong Gede Lulus tahun 1999 Lulus tahun 2002 Lulus tahun 2005

Saya Yang Bersangkutan Foto 3x4 Dwi Siska Amiyati

41

42

Lampiran A.1

43

Lampiran B.1

44

Lampiran B.2

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful