P. 1
Kesekretarisan untuk SMK

Kesekretarisan untuk SMK

3.0

|Views: 93,747|Likes:
Published by royhan_benasetya

More info:

Published by: royhan_benasetya on Nov 26, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/21/2015

pdf

text

original

Arsip sangat penting bagi tata laksana kantor baik itu dalam instansi
atau perusahaan. Arsip disebut dengan kearsipan atau filling merupakan
bagian dari kegiatan rutin seorang sekretaris. Arsip merupakan salah satu
alat otentik disebuah instansi atau perusahaan, semua dokumen atau
arsip akan dipelihara dengan baik dan akan digunakan kembali jika suatu
saat diperlukan, sehingga penyimpanan arsip harus disusun sedemikian
rupa agar mudah dicari bila dibutuhkan. Untuk itu, perlu dibuat sistem
arsip yang sistematis menurut kebutuhan instansi atau perusahaan.

Ada beberapa cara dalam pengarsipan diantaranya :
1. Dibagi kedalam kategori perkasus atau permasalah secara sistematis
dan logis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi atau perusahaan.
Klasifikasi arsip berguna untuk :
a. Mengelompokkan arsip yang masalahnya sama kedalam satu
berkas.
b. Mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.
c. Memudahkan penemuan kembali arsip.

2. Dibagi perelasi atau alamat. Dimasukkan kedalam arsip yang sama,
walaupun kasusnya bermacam – macam.
3. Telitilah kebenaran dan kelengkapan arsip yang akan disimpan dan
singkirkanlah bahan – bahan tidak perlu disimpan. Tentukanlah folder
dan indeks, bila diperlukan buatlah petunjuk silang.
4. Siapkan folder, lalu tulislah kode dan indeks pada TAB folder sesuai
kode dan indeks arsip yang akan disimpan.
5. Masukilah berkas arsip kedalam folder. Buatlah tunjuk silang apabila
pada suatu surat terdapat dua atau lebih masalah atau antara berkas
yang satu dengan lainnya berkaitan.
6. Simpan dan tatalah folder yang telah berisi berkas arsip kedalam laci
arsip dibelakang guide sesuai kode dan indeks.
Semua arsip sebaiknya dicatat, dengan cara yang sederhana

namun efektif adalah :
1. Bila Anda menerima surat, bubuhkan stempel, tanggal, dan beri
nomor urutnya.
2. Catatlah surat kedalam buku agenda dengan lengkap.
Penataan atau penyimpanan arsip merupakan suatu sistem karena
adanya suatu proses kerjasama, yaitu proses pengaturan atau
penyusunan surat dengan menggerakan elemen – elemen yang terdapat
didalam aktivitas penyimpanan.
Dalam penyelenggaraan sistem kearsipan atau sistem filling yang
baik, diantaranya sebagai berikut :

242

1. Tidak memakan tempat, tata letak sarana atau perlengkapan dibuat
seefektif dan seefisien mungkin.
2. Sederhana dan praktis.
3. Surat yang disimpan hendaknya mudah dicapai agar mudah digapai.
4. Ekonomis tidak berlebihan dalam pengeluaran biaya.
5. Fleksibel, mudah dikembangkan dan dilaksanakan.
6. Aman dan bebas dari kerusakan karena penyimpanan.
Pola pelaksanaan penyimpan sistem filing umumnya melalui

langkah sebagai berikut.

Klasifikasi indeks kode dengan instansi tertentu sortir
dokumen penempatan ditempat penyimpanan transfer
pemusnahan.

Pola pelaksanaan system pencarian kembali arsip :

Kode dokumentasi tertentu

Menetapkan tempat dokumen

Sortir dokumen yang dicari

Diambil

Dikembalikan ketempat semula

Tempat penyimpan arsip lembaran yang lain, yang sering dijumpai
diinstansi atau perusahaan antara lain adalah sebagai berikut :

a. Lemari arsip (filing cabinet)
b. Lemari Sortir (sortir deks)
c. Kotak indeks (index box)
d. Meja kartu (card desk)
e. Rak
f. Lemari filing tahan api (file resiting)
g. Folder
h. Odner

Mengelola arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yang
disesuaikan dengan besar atau kecilnya suatu instansi atau perusahaan.
Dalam pelaksanaannya pengelolaan arsip dapat dilakukan dengan dua
sistem yaitu sistem buku agenda dan sistem kartu kendali.

9.1.6 Mengatur penggandaan dan Pengumpulan Dokumen Kantor

Pekerjaan perkantoran dizaman sekarang lebih efektif dan efisien
karena terbantu dengan adanya alat – alat perkantoran antara lain

243

komputer, foto copy, scanner, mesin cetak, duplicator offset – litho
printer, OHP.

Dalam memiliki peralatan penggandaan dokumen kita perlu
memperhatikan beberapa hal antara lain :
a. Jumlah penggandaan yang diperlukan. Kebutuhan terpenuhi, jumlah
yang sangat besar dapat dikerjakan dengan menyiapkan dua masker.
b. Jenis dan kualitas kertas yang digunakan perlu dipertimbangkan
harus cocok untuk pengetikan atau tulisan tangan.
c. Penduplikasian warna perlu dipertimbangkan untuk gambar, bagan
atau sketsa yang diduplikasi.
d. Volume penggandaan yang sangat besar memerlukan mesin yang
akan digunakan sepanjang hari, maka pilihlah mesin yang
berkonstruksi kokoh dan mempunyai penggerak listrik yang hemat
energi.
Ada beberapa alat yang digunakan dalam penggandaan dokumen
atau surat sebagai berikut :
1. Penggandaan dokumen dengan menggunakan duplicator hektografik
dengan alkohol mesin ini cocok untuk menggandakan dokumen
berjumlah 10 keatas.
2. Penggandaan dokumen dengan duplikator stensil mesin ini
menghasilkan lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan
alat bantu kertas master yang disebut dengan stensil atau sit stensil.
Mesin ini mampu menghasilkan 100 keatas.
3. Duplicator Offset Litho
Dapat memproduksi ketikan tulisan tangan, gambar atau foto.
4. Duplikator Typeset
Mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpies. Menghasilkan
cetakan berkualitas.
5. Mesin Scanner

Stensil sit yang diproses dengan mesin Scanner mula – mula
diproses dengan kertas biasa lalu dieditdengan foto, gambar, table
atau grafik dengan bantuan mesin scanner yang bekerja secara
elektronik.
6. Mesin Fotocopy

Menggandakan dokumen dengan fotocopy akan menghasilkan
rekaman naskah yang mirip mendekati aslinya tetapi tulisannya
bewarna hitam.
7. Alat pencetak (Printer)
Alat ini harus dihubungkan dengan komputer untuk pengetikan dan
hasilnya digandakan melalui printer.
8. LCD atau Citra Elektronis
Alat ini untuk menjalin dokumen secara elektronis informasi yang
disimpan . mesin ini menggunakan lasser yang dikendalikan oleh
pengelola kata.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->