P. 1
Kesekretarisan untuk SMK

Kesekretarisan untuk SMK

3.0

|Views: 93,708|Likes:
Published by royhan_benasetya

More info:

Published by: royhan_benasetya on Nov 26, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/21/2015

pdf

text

original

Dalam suatu organisasi kantor berbagai problematika kearsipan
sering kali muncul sehingga menimbulkan terhambatnya penyelesaian
aktivitas surat menurat di lingkunagan kantor itu sendiri. Beberapa ahli
berpendapat tentang masalah-masalh yang ada kaitannya dengan
kearsipan.

a. Menurut Moekijat

Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi
kearsipan yaitu :
1. Dipergunakannya sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah
2. Organisasi yang kurang baik dn perumusan tanggung jawab dan
kekuasaan yang tidak jelas
3. Pegawai-pegawai yang tidak terlatih
4. Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

293

5. Tidak ada penentuan waktu yang direncanakan untuk
menyimpan dan menghapuskan warkat-warkat
6. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan
7. Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-
surat) yang dipinjam atau pengembaliannya

b. Menurut E. Martono
Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain:
1. Warkat tidak dapat ditemukan kembali karena hilang
2. Warkat ditemukan setelah lam mencari dan membongkari
seluruh tumpukan data
3. Warkat setiap hari selalu bertambah
4. Tempat penyimpanan warkat terlalu sesak kurang tempat
5. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat
6. Pegawai di bidang penyimpanan warkat kurang terlatih

c. Menurut The Liang Gie
Masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang pada umumnya
dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal-hal sebagai
berikut :
1. Tidak dapat menemkan kembali secara cepat dari bagian arsip
sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan
organisasi
2. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau
satuan organisasi lainnya jangka waktunya sering sangat lama,
bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan
3. Bertambahnya surat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada
penyingkirannya, sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi
mencukupi
4. Tata kerja dan pealatan kearsipan yang tidak mengikuti
perkembangan dalam ilmu kearsipan modrn, seebagai akibat dari
pegawai-pegawai arsip yang tidak cakap dan kurangnya
bimbingan yang teratur.

Setelah mengetahui beberapa permasalahan berkaitan dengan
kearsipan, tentu harus dapat mengetahui bagaiman cara memecahkan
masalah kearsipan tersebut, yaitu dengan memperhatikan langkah-
langkah sebagai berikut :

1. Hrus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat
2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping
pengawasan/kontrol dan pengendalian yang ketat
3. Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan
ruangan serta peralatan yang ada
4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti
perkembangan jaman

294

5. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan
6. Petugas arsip harus memenuhi syarat
7. Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus
atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih
8. Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap
arsip-arsip yang sudah tidak terpakai

11.2. Memilih sistem kearsipan yang sesuai

Sistem penyimpanan arsip/warkat adalah suatu proses kegiatan
atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan,
penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemuan kembali
dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan
pemusnaan arsip.

11.2.1 Sistem penyimpanan dan tujuan sistem penyimpanan arsip

Ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip yang dapat dipilih
dalam penyimpanan arsip, yaitu :

a. Penyimpanan arsip sistem abjad
Susunan penyimpanan pada sistem ini, berdasarkan urutan abjad.
Umumnya digunakan untuk sistem nama, sistem geografis dan
sistem subjek.
b. Penyimpanan arsip sistem tanggal
Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan arsip yang didasarkan
pada urutan waktu surat diterima atau surat dikirim ke luar. Pada
sistem ini menyimpan warkat menurut urutan-urutan tanggal. Sistem
ini dipilih bagi warkat-warkat yang harus memperhatikan jangka
waktu tertentu misalnya surat tagihan
c. Penyimpanan arsip sistem nomor
Penyimpanan arsip sistem nomor adalah cara penyimpanan menurut
urut-urutan angka dimulai dari satu terus meningkat hingga angka
yang lebih besar.
d. Penyimpanan arsip sistem wilayah
Penyimpanan arsip sistem wilayah adalah tata cara penyimpanan
arsip menurut pembagian wilayah. Misalnya : Pembagian menurut
pulau ( Sumatra, Jawa, Kalimantan) atau menurut wilayah provensi (
DKI, Jawa Barat, Jawa Tengah, Daerah Istimewa Yogyakarta)
e. Penyimpanan arsip sistem masalah/subjek
Semua naskah/dokumen disusun dan dikelompokan berdasarkan
pokok soal/masalah. Masalah-masalah itu dapat dipecah lagi menjadi
sub-masalah dan seterusnya.

Ada beberapa Pendapat tentang tujuan kearsipan menurut para ahli :

295

a. Menurut Undang Undang nomer 7 tahun 1971 Bab I pasal 3.

Arsip

adalah

untuk

menjamin

keselamatan

bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan
dan penyelenggaraan kehidupan kebangsanaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan
Pemerintah

b. Menurut Drs Anhar
Tujuan Kearsipan adalah menyimpan warkat sedemikian rupa
sehingga mudah ditemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

c. Menurut Drs Soewito, Tujuan kearsipan adalah sebagai berikut :
1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
2. Agar mudah mendapatkan kemblai arsip yang dibutuhkan
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari
arsip yang dibutuhkan
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan arsip
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip
6. Untuk menjaga kelestarian arsip

Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan kearsipan adalah

1. Untuk menjamain Keselamatan dokumen/warkat sebagai
bahan pertanggungjawaban
2. Dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara
sistematis dan efesien
3. Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan

tepat

4. Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasian

arsip

5. Meningkatkan efesiensi dan efektivitas baik waktu, tempat
dan biaya dalam pengolahan arsip.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->