P. 1
Kesekretarisan untuk SMK

Kesekretarisan untuk SMK

3.0

|Views: 93,708|Likes:
Published by royhan_benasetya

More info:

Published by: royhan_benasetya on Nov 26, 2009
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

12/21/2015

pdf

text

original

1. Bersifat pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah
melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok
kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai
pekerjaan pelayanan (service work). Yang berfungsi memudahkan
dan meringankan. Pekerjaaan kantor berperan membantu
pekerjaan-pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan
kantor berperan sebagai satua organisasi pelayanan (service unit)
yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam
organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung
mendatangkan laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan
operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan.
Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan
menguntungkan, apabila pekerjaan kantor berhail melayani
kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes segenap bagian organisasi
Olehkaren pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap
semua perkerjaan operatif.
3. Dilakukan semua pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap
bagian organisasi, maka pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua
orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan
kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya
bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi
monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan
dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak
mengubah kedudukannay) sampai pegawai terendah. Misalnya
seorang direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data
atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima
telepon dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para
pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa

58

mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai
rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula
mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku
ekspedisi.

Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pkerjaan
kantor sebagaimana yang telah diuraikan diatas, memperlihatkan
kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan
suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan
merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.

Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial
mulia dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan
pengawasan. Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-
hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

2.4.4 Perincian pekerjaan kantor

Pekerjaan kantor yang meliputi aktifitas manajerial yang
didalamnya terdapat 5 jenis kegiatan pokok (menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan dan menyimpan). Apabila
masing-masing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan
kantor.

Menurut leffingwell dan EM Robinson , yang dikutip Drs.
Soedaryonopekrjaan kantor dapat diperinci dalam kegiatan
sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-peanan mengantarkan dan mengirimkan
dengan kapal
2. Membuat rekening
3. Menyimpan warkat
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang
belum selesai.
5. Mengurus, membagi- bagi, mengirimkan dan menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat
(duplicating and addressing work )
7. Macam- macam pekerjaan seperti penelepon, menerima
tamu, pekerjaan pesuruh ( meycelianecus, such as
telephone, receiving visitors, messengerservice)

8. Tugas-tugas

khusus

dengan

maksud

untuk
menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang
tidak perlu.
9. surat menyurat, mendikte, mengetik
10. membuat warkat, mencatat data yang diinginkan

GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaan-
perusahaan di Amerika Serikat untuk mengetahui banyaknya
masing- masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan

59

menunjukan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam
kegiatan pekerjaan kantor yang pokok dengan perbandinngan
waktu dalam presentase sebagai berikut :
1. Mengetik ( typing )

= 24,6%

2. Menghitung ( calculating)

= 19,5%

3. Memeriksa ( checking )

=12,3%

4. Menyimpan warkat ( filling )

= 10,2%

5. menelpon ( telephoning )

= 8,8%

6. Menggandakan ( duplicating)

= 6,4%

7. Mengirim surat ( mailing )

= 5,5%

8. lain-lain

= 12,5%
________________________
Jumlah

=100%

Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan
GR. Terry di atas, penullis menambahkan pekerjaan kantor senyatanya
dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh,sbb :
1. pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :
- Mengetik

- Menyalin

- Menghitung

- Memilah-milah ( sortir )

- Memeriksa

- Melekatkan

- Menstensil

- Menandai
- Membubuhkan cap / stempel - Menyampul
- Menelepon

- Membagi- bagi

2. Bahan baku

Bahan baku yang yang lajim digunakan delam pekerjaan kantor

adalah :

- Abjad / huruf

- Tanda baca

- Angka

- Tanda hitunng, dan

- Garis

- Tulisan

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->